Tài liệu Bài giảng quản trị doanh nghiệp i

Chương 4: Phân cấp, phân quyền và ủy quyền
Phân cấp
Phân quyền
Ủy quyền I. Phân cấp
Đ/n: Phân cấp là quá trình xác lập các vị trí quản trị ở các cấp quản trị và quy mô quản trị ở mỗi cấp quản trị. • Ba cấp quản trị: Cấp cao, cấp trung, cấp cơ sở • Phân cấp xác lập bộ khung tổ chức quản lý của doanh nghiệp
Nội dung của phân cấp: • Xác định tầm quản trị (số cấp dưới trực tiếp của một nhà quản trị) • Số cấp quản trị trung gian Cấp quản trị và tầm quản trị • Cấp quản trị là số cấp bậc quản trị trong một tổ chức Tầm kiểm soát = 4 Tầm kiểm soát = 8 1 1 1 2 4 8 3 16 64 4 64 512 5 256 6 1024 7 4096 Số nhà quản trị (1 – 6) 1.365 4096 Số nhà quản trị (1 – 4) 585
Các yếu tố quyết định mức độ phân cấp • • • • • • • • • Quy định của pháp luật Triết lý quản trị và truyền thống quản trị Giá trị của quyết định Tầm quan trọng của lĩnh vực quản trị Mức độ kiểm soát quyết định Nhu cầu ra quyết định Trình độ nhà quản trị Điều kiện cơ sở vật chất …..
Xu hướng phân cấp  Phân cấp hẹp: Mỗi nhà quản trị có ít cấp dưới trực tiếp và có nhiều cấp quản trị trung gian • Ưu điểm: Mỗi nhà quản trị có thể giám sát và kiếm soát chặt chẽ trong phạm vi của mình. • Nhược điểm: Chi phí quản lý cao, khoảng cách lớn giữa cấp quản trị cao nhất và thấp nhất.  Phân cấp rộng: Mỗi nhà quản trị có nhiều cấp dưới trực tiếp và có ít cấp quản trị trung gian • Ưu điểm: giảm được quy mô hệ thống quản trị và chi phí quản lý • Nhược điểm: Đòi hỏi nhà quản trị cấp cao có khả năng kiểm soát và điều phối hoạt động của nhiều bộ phận cấp dưới. Xu hướng phân cấp II. PHÂN QUYỀN
Quyền hành trong quản trị  Là năng lực quyết định chỉ huy, khen thưởng, trừng phạt đối với cấp dưới và trông đợi sự thực hiện của họ  Các nguồn gốc của quyền hành: Quy định chính thức, phần thưởng, trừng phạt, trình độ chuyên môn  Sử dụng quyền hành đối với các thái độ lao động khác nhau: • Bắt buộc => dựa dẫm • Mua chuộc => tính toán • Kết thân => tích cực  Bốn điều kiện để thực thi quyền hành đầy đủ: • Cấp dưới hiểu rõ mệnh lệnh • Mệnh lệnh phù hợp với mục tiêu của DN • Mệnh lệnh phù hợp với mục tiêu của cấp dưới • Cấp dưới có khả năng thực thi mệnh lệnh Phân quyền là sự phân chia quyền hành giữa các cấp quản trị và giữa các vị trí quản trị ở từng cấp Các nguyên tắc phân quyền Phù hợp với chức năng Phù hợp với cấp quản trị 2 Phù hợp với kết quả mong muốn 3 4 1 Thống nhất mệnh lệnh 5 Tương xứng quyền hành và trách nhiệm 6 Trách nhiệm tuyệt đối Xu hướng phân quyền Tập quyền Tán quyền - Quyền hành tập trung chủ yếu ở quản trị cấp cao và các cấp quản trị thấp hơn có ít quyền hành trong một phạm vi hẹp - Một nhóm nhỏ nhà quản trị cấp cao đưa ra phần lớn các quyết định - Các nhà quản trị cấp trung gian và cấp cơ sở chủ yếu giám sát quá trình thực thi các quyết định do các nhà quản trị cấp cao đưa ra - Quyền hành không tập trung nhiều vào quản trị cấp cao và các cấp quản trị thấp hơn được giao nhiều quyền hành - Các nhà quản trị cấp cao giữ quyền ra các quyết định quan trọng - Các cấp quản trị thấp hơn được giao quyền ra các quyết định nhất định trong phạm vi quản trị của mình III. Ủy quyền  Ủy quyền là giao một phần công việc cho người dưới quyền chịu trách nhiệm thi hành và đồng thời giao cho họ quyền hành tương xứng với trách nhiệm được giao  Phân biệt phân quyền và ủy quyền: • Phân quyền: phạm vi toàn doanh nghiệp, gắn với hình thành hệ thống chức vụ trong doanh nghiệp • Ủy quyền: Quan hệ giữa nhà quản trị với cấp dưới trực tiếp  Sự cần thiết của ủy quyền • Giúp cấp trên tập trung vào các công việc quan trọng nhất • Đào tạo cấp dưới  Các bước của quy trình ủy quyền • Bước 1: lựa chọn công việc để ủy quyền • Bước 2: lựa chọn người cấp dưới để ủy quyền • Bước 3: giao nghĩa vụ, quyền hành và trách nhiệm thực hiện công việc cho người cấp dưới đã được lựa chọn • Bước 4: theo dõi quá trình cấp dưới thực hiện công việc và trợ giúp khi cần thiết • Bước 5: đánh giá kết quả thực hiện công việc  Các điều kiện để thực hiện ủy quyền hiệu quả • Xây dựng cơ cấu tổ chức rõ ràng • Xây dựng bản mô tả chức năng và công việc cụ thể • Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá công việc cụ thể  Những nguyên tắc thiết yếu trong ủy quyền • • • • • • • • • • Tin tưởng vào nhân viên Cụ thể và rõ ràng Đưa ra chỉ dẫn công việc đầy đủ Hãy “quản lý”, đừng “làm” ủy quyền là một cách dạy kỹ năng Giám sát Khen ngợi kịp thời nỗ lực của nhân viên Linh hoạt trong ủy quyền ủng hộ nhân viên Đúng người đúng việc Thảo luận chương 4  Những vấn đề thường nảy sinh trong doanh nghiệp khi ủy quyền? Cho ví dụ minh họa?  Nếu bạn là nhân viên, bạn sẽ làm gì khi cấp trên của bạn hạn chế phân quyền và ủy quyền cho cấp dưới?  Ưu nhược điểm và điều kiện để thực thi các xu hướng phân quyền?  Có phải phân quyền và ủy quyền sẽ làm giảm mất quyền hành và uy tín của lãnh đạo cấp trên? THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Bộ môn QTKD, 2011 1 2.3.1 Thông tin và quá trình truyền đạt thông tin trong DN
Thông tin trong quản trị doanh nghiệp Thông tin quản trị là những tin tức mới được thu nhận, được hiểu và được đánh giá là có ích trong việc ra quyết định về sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp • Thông tin là phi vật chất, nhưng nó luôn tồn tại dưới các vỏ vật chất • Giá trị sử dụng của thông tin là rất khác biệt ở các thời điểm khác nhau, và giữa các nhà quản trị khác nhau • Thông tin là đối tượng (đầu vào) của nhà quản trị • Thông tin là công cụ (đầu ra) của nhà quản trị 2
Quá trình thông tin: 3
Vai trò của thông tin • Thông tin là mạch máu của doanh nghiệp, gắn kết thống nhất các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp • Thông tin là cơ sở để ra các quyết định quản trị • Thông tin là đầu vào và cũng là đầu ra của quá trình ra quyết định
Các yêu cầu đối với thông tin quản trị • Chính xác • Kịp thời • Đầy đủ • Chính thức • Hiệu quả • Bí mật 4
Phân loại thông tin quản trị • Căn cứ vào cấp quản trị: Thông tin xuống dưới, thông tin lên trên, thông tin chéo • Căn cứ vào hình thức truyền tin: bằng văn bản, bằng lời, thông tin liên lạc không lời • Căn cứ vào tính chất pháp lý của thông tin: Thông tin chính thức, thông tin không chính thức 5