Tài liệu B210 thu quan ly_2009_ntl

B210 Thư quản lý CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI VAS THƯ QUẢN LÝ Cho năm tài chính kết thúc ngày 31 tháng 12 năm 2010 1 Chương trình kiểm toán mẫu (Áp dụng chính thức từ kỳ kiểm toán năm 2010/2011) (Ban hành theo Quyết định số 1089/QĐ-VACPA ngày 01/10/2010 của Chủ tịch VACPA) B210 Thư quản lý Logo Công ty TNHH Kiểm toán ABC Kính gửi: Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc Công ty Cổ phần Sản Xuất và Thương mại VAS Ngày: 10/02/2011 V/v. Thư quản lý cho năm tài chính 2010. Thưa Quý vị, Chúng tôi đã hoàn thành cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2010 của Công ty Cổ phần Sản Xuất và Thương mại VAS (“Công ty”). Trong quá trình này, chúng tôi đã tiến hành soát xét hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ thống kế toán của Công ty. Các vấn đề mà chúng tôi cho rằng Quý vị cần quan tâm được đề cập trong Thư quản lý kèm theo. Thư quản lý này bao gồm các quan sát của chúng tôi về những thủ tục và chính sách hiện hành và các gợi ý của chúng tôi để hoàn thiện các quy trình của Công ty. Chúng tôi đã thảo luận các gợi ý của mình với Ban Giám đốc Công ty. Ý kiến của Ban Giám đốc Công ty được phản ánh trong Thư quản lý dưới tiêu đề “Ý kiến của Công ty”. Tuy nhiên, chúng tôi cũng xin lưu ý rằng các vấn đề đề cập trong Thư quản lý này là kết quả của việc thực hiện cuộc kiểm toán thông thường để chúng tôi đưa ra ý kiến kiểm toán về Báo cáo tài chính của Công ty. Do đó Thư quản lý này không bao gồm đầy đủ các khiếm khuyết có thể tồn tại trong hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ thống kế toán của Công ty. Nhân dịp này, chúng tôi cảm ơn sự hợp tác và giúp đỡ của Công ty trong quá trình kiểm toán. Nếu Công ty cần thêm thông tin về các gợi ý của chúng tôi hoặc các trợ giúp nào khác, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi. Kính thư, _________________ Trần Văn A Giám đốc Thay mặt và đại diện cho CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN ABC 2 Chương trình kiểm toán mẫu (Áp dụng chính thức từ kỳ kiểm toán năm 2010/2011) (Ban hành theo Quyết định số 1089/QĐ-VACPA ngày 01/10/2010 của Chủ tịch VACPA) B210 Thư quản lý Công ty Cổ phần Sản Xuất và Thương mại VAS Số 1, Đường Đinh Tiên Hoàng, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội Thư quản lý cho năm tài chính 2010 MỤC LỤC A. Các vấn đề đã đề cập trong Thư quản lý năm trước 1. Quản lý nợ 4 2. .................. B. Các phát hiện trong quá trình kiểm toán năm nay 1. Quản lý tiền mặt 5 2. Hạch toán các khoản chi trả cho người lao động 6 3. .................. 3 Chương trình kiểm toán mẫu (Áp dụng chính thức từ kỳ kiểm toán năm 2010/2011) (Ban hành theo Quyết định số 1089/QĐ-VACPA ngày 01/10/2010 của Chủ tịch VACPA) B210 Thư quản lý Công ty Cổ phần Sản Xuất và Thương mại VAS Số 1, Đường Đinh Tiên Hoàng, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội Thư quản lý cho năm tài chính 2010 A. Các vấn đề đã đề cập trong Thư quản lý năm trước Chúng tôi đã xem xét lại Thư quản lý phát hành cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2009 và tổng hợp việc giải quyết những vấn đề đã nêu trong Thư quản lý năm trước cho đến thời điểm hiện tại như sau: 1. Quản lý nợ Vấn đề đã nêu - Tại thời điểm khóa sổ kế toán lập BCTC năm 2009, Công ty chưa thực hiện đầy đủ thủ tục đối chiếu xác nhận số dư các khoản nợ phải thu, phải trả; - Tại 31/12/2009, Tài khoản 331 – “Phải trả người bán” đang phản ánh một số khoản nợ phải trả nhà cung cấp liên quan đến các công trình, dự án XDCB, phát sinh trước năm 2003, tồn đọng lâu ngày chưa được rà soát, xử lý. Giải quyết thực tế - Tại thời điểm khóa sổ kế toán lập BCTC năm 2010, Công ty đã thực hiện tương đối đầy đủ thủ tục đối chiếu xác nhận số dư các khoản nợ phải thu, phải trả (tỷ lệ xác nhận nợ phải thu đạt 90%, tỷ lệ xác nhận nợ phải trả đạt 95% trên tổng số dư nợ); - Trong năm 2010, Công ty đã thực hiện thủ tục đối chiếu, rà soát và xử lý các khoản nợ phải trả nhà cung cấp liên quan đến các công trình, dự án XDCB phát sinh lâu ngày. Tại thời điểm hiện tại, Tài khoản 331 - “Phải trả người bán” không còn các số dư tồn đọng. 2. ........................ 4 Chương trình kiểm toán mẫu (Áp dụng chính thức từ kỳ kiểm toán năm 2010/2011) (Ban hành theo Quyết định số 1089/QĐ-VACPA ngày 01/10/2010 của Chủ tịch VACPA) B210 Thư quản lý Công ty Cổ phần Sản Xuất và Thương mại VAS Số 1, Đường Đinh Tiên Hoàng, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội Thư quản lý cho năm tài chính 2010 B. Các phát hiện trong quá trình kiểm toán năm nay 1. Quản lý tiền mặt Phát hiện kiểm toán Qua kiểm tra thực tế, chúng tôi thấy có khoản chênh lệch giữa số dư tiền mặt theo sổ kế toán và số dư quỹ tại ngày 31/12/2010 vào khoảng hơn 37 triệu VND. Nguyên nhân của chênh lệch này là kế toán và thủ quỹ không thường xuyên đối chiếu và ngày ghi sổ kế toán và ngày thực chi tiền của thủ quỹ không thống nhất với nhau nên không phát hiện ra chênh lệch kịp thời. Ngoài ra, trong việc quản lý tiền mặt chúng tôi nhận thấy có các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ thuê ngoài … bằng tiền mặt có giá trị lớn (trên 20 triệu VND mỗi lần) và số dư tồn quỹ tiền mặt của Công ty thường khá lớn, có thời điểm lên tới hơn 1 tỷ VND trong khi Công ty chỉ sử dụng quỹ tiền mặt để chi lương, chi tạm ứng công tác phí và các chi phí văn phòng. Các khoản chi này phát sinh không nhiều. Ảnh hưởng Việc không thường xuyên đối chiếu số liệu giữa kế toán và thủ quỹ có thể coi là một điểm yếu trong kiểm soát nội bộ của Công ty, có khả năng dẫn đến những nhầm lẫn và gian lận ngoài ý muốn. Theo quy định tại Thông tư 129/2008/TT- BTC ngày 26/12/2008 của Bộ Tài chính, đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu VND, Công ty chỉ được khấu trừ thuế GTGT khi thanh toán qua ngân hàng. Do đó nếu các khoản chi từ 20 triệu VND trở lên được chi bằng tiền mặt sẽ dẫn đến việc không được khấu trừ thuế trong tương lai. Ngoài ra, nếu Công ty không có chi tiêu nhiều bằng tiền mặt, thì mức tồn quỹ như đã nêu là quá lớn. Đề xuất của kiểm toán viên Công ty cần quy định và thực hiện kiểm kê tiền mặt định kỳ và đột xuất để quản lý tiền chặt chẽ, giảm thiểu những nhầm lẫn và gian lận không đáng có. Kế toán và thủ quỹ phải thực hiện đúng nguyên tắc: Mọi khoản thu, chi đều phải lập chứng từ và được duyệt trước khi nhập, xuất tiền mặt vào/ra khỏi quỹ; Ghi sổ kế toán và sổ quỹ kịp thời, ngay khi phát sinh các khoản thu, chi tiền mặt. Cuối mỗi ngày hoặc định kỳ, thủ quỹ phải kiểm kê quỹ để đối chiếu với sổ quỹ. Định kỳ, kế toán phải đối chiếu số liệu với sổ quỹ và ký xác nhận đối chiếu trên sổ quỹ…, bảo đảm số liệu kế toán với sổ quỹ và số tiền mặt thực tế tồn quỹ phải luôn khớp đúng. Công ty cần quy định cụ thể để duy trì một mức tồn quỹ tiền mặt hợp lý. Khi số dư tồn quỹ vượt định mức quy định, thủ quỹ cần báo cáo kế toán trưởng và làm thủ tục nộp tiền mặt vào ngân hàng. Chỉ chi tiền mặt đối với các khoản chi dưới 20 triệu VND và các khoản chi thường xuyên có giá trị không cao. Ý kiến của Công ty Đồng ý với các đề xuất của Kiểm toán viên. Chúng tôi sẽ sớm có các quy định và chỉ đạo thực hiện nghiêm túc, cụ thể các nội dung mà Kiểm toán viên đã đề xuất. 5 Chương trình kiểm toán mẫu (Áp dụng chính thức từ kỳ kiểm toán năm 2010/2011) (Ban hành theo Quyết định số 1089/QĐ-VACPA ngày 01/10/2010 của Chủ tịch VACPA) B210 Thư quản lý Công ty Cổ phần Sản Xuất và Thương mại VAS Số 1, Đường Đinh Tiên Hoàng, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội Thư quản lý cho năm tài chính 2010 2. Hạch toán các khoản chi trả cho người lao động Phát hiện kiểm toán Số dư tài khoản “Phải trả người lao động” (chi phí trích trước trên lương nghỉ phép của công nhân) tại ngày 31/12/2010 là 18.072.542 VND chưa được Công ty thanh toán cho người lao động trong khoảng thời gian 3 tháng đầu năm 2011. Ngoài ra, tổng giá trị tiền lương và phụ cấp được tăng của người lao động trong năm 2010 so với năm 2009 là 425.287.353 VND nhưng không được ghi rõ trên hợp đồng lao động của Công ty. Ảnh hưởng Theo quy định hiện hành tại Thông tư số 130/2008/TT-BTC ngày 26/12/2008 của Bộ Tài chính, các khoản chi phí liên quan đến tiền lương, tiền phụ cấp nói trên sẽ không được tính vào chi phí hợp lý cho mục đích tính thuế TNDN. Đề xuất của kiểm toán viên Công ty cần lập bổ sung phụ lục hợp đồng lao động cho các khoản tiền lương tăng và tiền phụ cấp của người lao động trong năm 2010. Đối với các khoản tiền lương trích trước vào chi phí mà không chi trong vòng 03 tháng, phải được ghi giảm chi phí tương ứng. Ý kiến của Công ty Đồng ý với đề xuất của Kiểm toán viên. Chúng tôi sẽ hoàn thiện lại các vấn đề này ngay trước khi kê khai thuế. 3. ............................... 6 Chương trình kiểm toán mẫu (Áp dụng chính thức từ kỳ kiểm toán năm 2010/2011) (Ban hành theo Quyết định số 1089/QĐ-VACPA ngày 01/10/2010 của Chủ tịch VACPA)