Tài liệu Xây dựng văn phòng hiện đại

Thuật ngữ văn phòng xuấất hiện lấu đời trong lịch sử loài người, nhấất là từ khi có khái niệm nhà nước, làm việc theo cơ chếấ tập trung. Theo Từ điển Tiếấng Việt năm 1997 (Hoàng Phế chủ biến, Nhà xuấất b ản Đà Năẵng) thì văn phòng là “bộ phận phụ trách công việc giấấy tờ, hành chính trong một c ơ quan”. Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc, là n ơi giao tiếấp c ủa c ơ quan, đơn vị. Trước thời đại công nghệ thông tin, khoa học kyẵ thuật phát triển nhanh, người ta mong muôấn cơ quan tham mưu, giúp việc hành chính, qu ản tr ị h ậu phải được cải tiếấn, phải vững mạnh mới có thể giúp lãnh đạo đ ơn v ị nấng cao hiệu quả quản lý, điếều hành. Khái niệm văn phòng hiện đ ại xuấất hi ện, với ý đôề tổ chức thực hiện chức năng thu thập, xử lí và tổng h ợp thông tin phục vụ lãnh đạo đơn vị phải được tổ chức băềng các phương tiện kyẵ thu ật nghiệp vụ hành chính hiện đại; bảo đảm các điếều kiện vật chấất, kyẵ thu ật cho hoạt động chung của đơn vị một cách tiếất kiệm, hợp lý và hiệu quả. Với ý nghĩa đó thì việc xấy dựng một văn phòng mạnh là yếu cấều cấền thiếất, là xu hướng tấất yếấu của thời đại. Việc Công ty Điện lực Quảng Nam chủ trương xấy dựng văn phòng hiện đại là phù hợp với yếu cấều đ ổi m ới, phù hợp với chủ trương cải cách hành chính của Tập đoàn và Tổng công ty Đi ện lực miếền Trung, hướng đếấn mục tiếu nấng cao chấất lượng d ịch vụ khách hàng sử dụng điện. Tổ thông tin dịch vụ khách hàng Công ty Điện lực Quảng Nam Tập trung cho con người Văn phòng hiện đại phải đủ 2 yếấu tôấ cơ bản là có trang b ị kyẵ thu ật hi ện đ ại và con người được đào tạo bài bản, chủ động làm tôất công tác tham m ưu. Đấều tư để đạt các yếu cấều vếề kyẵ thuật là một quá trình lấu dài, rấất tôấn kém, vì thếấ nến băềng lòng với trang bị kyẵ thuật hiện có trong điếều kiện nguôền kinh phí đấều tư cho phép và phải định mức thật chặt cheẵ; đôềng thời phải tính toán đấều tư đếấn mức nào là vừa phải, chẳng hạn môẵi ng ười có th ể bôấ trí một máy vi tính, một máy điện thoại tại chôẵ làm việc, nhưng không nhấất thiếất phải có một máy in, một máy photocopy hoặc một máy fax, nh ư thếấ seẵ rấất lãng phí. Con người là đôấi tượng chính của văn phòng hiện đại, vì thếấ phải tập trung đào tạo con người để tự môẵi người thay đổi thói quen, nấng cao năng lực tham mưu, chủ động làm tôất công tác ph ục v ụ trến nếền t ảng lấấy tăng năng suấất lao động và hiệu quả công việc làm m ục tiếu phấấn đấấu. Hiện tại, ở Công ty Điện lực Quảng Nam việc trang b ị cơ sở vật chấất kyẵ thuật tương đôấi đáp ứng yếu cấều công việc của văn phòng theo hướng hiện đại, nhấất là với sự trợ giúp của công nghệ thông tin. Vấấn đếề quan tr ọng là phải tổ chức, săấp xếấp lại bộ máy, phấn công lao động hợp lý, giao vi ệc phải găấn với kiểm tra để phát huy nhấn tôấ con người. Đó là m ục tiếu tổ chức b ộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ, năng động, linh hoạt và hi ệu quả trến cơ sở cải tiếấn các định mức hợp lý, tiếấn bộ. Xấy dựng văn phòng hiện đại phải đôềng bộ từ trến xuôấng, tại tr ụ sở c ơ quan và ở các đơn vị cơ sở trực thuộc. Văn phòng hiện đại phải hướng đếấn mục tiếu khăấc phục tình trạng lãng phí thời gian, công sức, gi ảm chi phí quản lý điếều hành nhăềm bảo đảm công việc trôi chảy, có chấất l ượng và hi ệu quả. Nhấn viến văn phòng hiện đại phải được tạo điếều ki ện tôấi đa đ ể phát huy tính sáng tạo, tìm kiếấm các giải pháp tôấi ưu để đ ạt hi ệu qu ả cao nhấất; tập trung thời gian công sức hoàn thành tôất những nhiệm vụ chính của b ản thấn và của văn phòng. Môẵi người phải được đào tạo lại để chuyển dấền cách thức làm việc theo thói quen dựa dấẵm, trông chờ giao việc sang chếấ đ ộ chuyến gia tr ực tuyếấn tránh nhiếều tấềng nấấc trung gian. Cấền nhanh chóng ban hành các quy đ ịnh, quy tăấc xử sự, chếấ độ trách nhiệm trong văn phòng hiện đại. Cũng cấền ph ải tiếu chuẩn hoá các thủ tục, các mấẵu giấấy tờ hành chính g ọn nhẹ vừa b ảo đảm tính pháp chếấ văn bản, vừa dếẵ dàng thuận tiện cho việc thi hành c ủa CBCNV, của đôấi tác và khách hàng sử dụng điện. Xấy dựng văn phòng hiện đại phải dựa trến nếền tảng c ải cách hành chính; giúp cho công việc của cơ quan được giải quyếất nhanh chóng và chính xác, đúng đường lôấi chính sách, nguyến tăấc và chếấ độ. Làm đấều môấi cung cấấp thông tin cấền thiếất phục vụ cho hoạt động của cơ quan một cách đấềy đ ủ k ịp thời, hạn chếấ bệnh quan liếu giấấy tờ, góp phấền c ải cách th ủ t ục hành chính phục vụ cho công cuộc đổi mới. Văn phòng hiện đại phải giúp cho lãnh đ ạo Công ty thoát ly những công việc hành chính, sự vụ. Ăn mặc đôềng phục gọn gàng, tác phong lịch thiệp, săấp xếấp chôẵ làm việc cho môẵi người độc lập, có không gian làm việc riếng trong m ột không gian m ở; bảo đảm cho không gian văn phòng thoáng đãng, thẩm myẵ, h ạn chếấ các lo ại dấy kyẵ thuật chăềng chịt. Nhấn viến phải thực hiện tôất 5S, phải biếất phấn tích và mô tả công việc theo SWOT, tiếất kiệm chi phí. Khắắc phục thói quen, rào cản Lực cản hiện nay là tấm lý e ngại đổi mới, sợ khi xấy dựng văn phòng hiện đại seẵ sinh ra nhiếều việc. Đổi mới mà nặng việc thì ít ai mong muôấn. Kỳ th ực, bản chấất của văn phòng hiện đại là phải làm thếấ nào để ít vi ệc hơn, nhưng công việc phải mang lại hiệu quả nhiếều hơn. Hiện tại đội ngũ nhấn viến văn phòng chuyến nghiệp có bản lĩnh còn ít, trong khi những người “tay ngang” lại nhiếều nến sợ như thếấ là đúng! Văn phòng hiện đại phải khăấc phục được sức ì vếề mặt tấm lý, ph ải chuy ển nhấn viến văn phòng sự vụ sang chuyến nghiệp, hoạch đ ịnh được công vi ệc. Nhấn viến văn phòng hiện đại phải là những người tham mưu trực tiếấp, phải ý thức được công việc, không đổ lôẵi cho hoàn cảnh, hiểu và chia sẻ được công việc với lãnh đạo; biếất phạm vi quyếền h ạn c ủa mình đếấn đấu và làm tôất trong phạm vi đó. Thói quen làm việc của CBCNV nói chung và của nhấn viến văn phòng lấu nay theo lôấi thụ động, có sai bảo mới làm. Khi làm thì d ựa dấẵm, thiếấu b ản lĩnh, tự tin. Sức ì còn phát sinh từ cách thức phấn công chôềng chéo, giao nhiệm vụ khép kín đã tạo tấm lý bàng quan, chuyện của ai ng ười ấấy biếất, việc của ai người nấấy làm. Văn phòng làm việc theo lôấi đ ơn tuyếấn, môẵi người kiếm nhiệm nhiếều việc, vì thếấ phải tổ chức để một người biếất làm nhiếều việc để thay thếấ lấẵn nhau khi cấền thiếất. Văn phòng hiện đại phải phục vụ tôất hệ thôấng điện đang l ớn m ạnh, khách hàng đang tăng nhanh hang ngày. Phải lến án thật mạnh lôấi sôấng ích k ỷ, thờ ơ, vô cảm, nói hay làm dở, thấấy đôềng nghiệp khó khăn không hôẵ trợ...Cấền phải xấy dựng ý thức trách nhiệm cộng đôềng, lến án những người hay đ ổ lôẵi, hứa hẹn mà không làm. Văn hoá doanh nghiệp, nội quy lao động, các quy chếấ qu ản lý cũng như quy trình, quy phạm do Công ty ban hành từ lấu nay cũng đã quy đ ịnh c ụ th ể những việc cấền làm, những việc cấền tránh nhưng phát huy tác d ụng ch ưa được như mong muôấn. Tình trạng “cha chung không ai khóc” ngoài xã h ội lấấn dấền vào cơ quan, làm biếấn tướng văn hoá trách nhiệm, văn hoá giao tiếấp ở một bộ phận không nhỏ CBCNV. Chẳng hạn Công ty quy đ ịnh không hút thuôấc nơi công cộng và chôẵ đông người nhưng trong sấn cơ quan vãi đấềy tàn thuôấc; quy định để xe phải săấp xếấp theo thứ tự nhưng xe thì cái s ụt, cái trôềi, cái năềm chếềnh ếềnh cản lôấi đi; vào nhà vệ sinh cơ quan seẵ thấấy nhếấch nhác nhiếều hơn nữa… Muôấn xấy dựng văn phòng hiện đại thì cấền phải có cái nhìn sấu xa, lấu dài và phải băất đấều từ môẵi người quyếất tấm xoá bỏ lực cản, cải tiếấn công vi ệc. Ðương nhiến, muôn sự cũng phải băất đấều từ vai trò quản lý, điếều hành kiến quyếất của lãnh đạo Công ty và nhấất là khấu tổ chức thực hi ện của lãnh đ ạo Văn phòng./.