TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
KHOA TIN HỌC KINH TẾ
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP
Tên đề tài:
XÂY DỰNG PHẦN MỀM HỆ THỐNG QUẢN LÝ HÀNG HÓA
TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT VÀ THƯƠNG MẠI HOÀN TRANG
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT:……………………………………………
DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ:…………………………
LỜI MỞ ĐẦU:……………………………………………………………………1
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT VÀ
THƯƠNG MẠI HOÀN TRANG………………………………………………...3
1.1. Những thông tin về Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang….…3
1.1.1. Giới thiệu về công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang…………...3
1.1.2. Hệ thống chức năng của công ty…………………………………………………3
1.2. Khái quát về Bộ phận kế hoạch hàng hoá………………………………….…7
1.2.1.Nhiệm vụ của quản lý hàng hoá…………………………………………………...7
1.2.2. Các phương pháp kế toán chi tiết hàng hoá………………………………….…7
1.2.3.Chứng từ trong Quản lý hàng hoá………………………………………………...8
1.2.4. Quy trình thực hiện quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH kỹ thuật và thương
mại Hoàn Trang……………………………………………………………………………8
1.3. Tình hình ứng dụng tin học quản lý tại Công ty…………………….……….10
1.4. Tính cấp thiết của đề tài……………………………………………..……….11
1.5. Một số vấn đề về đề tài nghiên cứu…………………………………….……12
1.5.1. Mục Tiêu Của Đề Tài………………………………………………………..……12
1.5.2. Chức năng của đề tài…………………………………………………………..…12
1.5.3.Phương pháp nghiên cứu………………………………………………………….13
1.5.4.Yêu cầu của HTTT quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH kỹ thuật và thương
mại
Hoàn
Trang………………………………………………………………………..13
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
THÔNG TIN …………………………………………………………………….14
2.1. Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý………………………………...…..14
2.1.1.. Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin…………………14
2.1.2. Phân loại hệ thống thông tin……………………………………………….15
2.2. Các công đoạn của phát triển hệ thống thông tin………………………….…16
2.3.Các khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu…………………………………….….19
2.3.1. Cơ sở dữ liệu và Hệ cơ sở dữ liệu……………………………………….…19
2.3.2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu……………………………………………….…..20
2.4. Thiết kế cơ sở dữ liệu…………………………………………………….…..22
2.4.1. Thiết kế CSDL logic từ các thông tin đầu ra…………………………….....22
2.4.2. Mã hoá dữ liệu……………………………………………………...............24
2.4.3.Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá………………….....26
2.4.3.1.Mô hình thực thể liên kết (mô hình E-R)…………………………………26
2.4.3.2. Các loại mô hình dữ liệu…………………………………………………29
2.4.4.Chuẩn hóa trong CSDL quan hệ và mối quan hệ giữa các file dữ liệu….…30
2.4.4.1.Tại sao phải chuẩn hóa?..............................................................................30
2.4.4.2. Định nghĩa về dạng chuẩn của các hệ khóa………………………….….31
2.5. Khái quát hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình Visual Basic……..32
2.5.1.Khái niệm vềCSDL…………………………………………………………32
2.5.2.Tổng quan về ngôn ngữ lập trình Visual Basic…………………………......33
2.5.3. Cấu trúc một ứng dụng VB…………………………………………..….....33
2.5.4. Những thao tác áp dụng trên VB…………………………………………..34
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ HÀNG HOÁ………………………………………………………..36
3.1. Khái quát hệ thống thông tin Quản lý hàng hoá……………………………..36
3.1.1.Nghiệp vụ nhập kho………………………………………………………...36
3.1.2.Nghiệp vụ xuất kho…………………………………………………...…......37
3.1.3.Nghiệp vụ báo cáo……………………………………………………….....37
3.2. Sơ đồ chức năng của hệ thống (BDF)………………………………………..37
3.2.1.Khái niệm về mô hình nghiệp vụ…………………………………………….37
3.2.2.Biểu đồ chức năng của hệ thống………………………………………..….37
3.3. Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống (DFD)………………………..…………..40
3.4. Thiết kế cơ sở dữ liệu………………………………………………..………45
3.4.1. Cấu trúc của các bảng trong cơ sở dữ liệu……………………………..…45
3.4.2. Mối quan hệ giữa các bảng trong CSDL…………………………………..49
3.5. Một số thuật toán sử dụng trong chương trình………………………………50
3.5.1.Một số ký hiệu sử dụng trong giải thuật………………………………………..51
3.5.2.Thuật toán Đăng nhập chương trình……………………………………….51
3.5.3.Thuật toán cập nhật phiếu nhập kho……………………………………….52
3.5.4.Cập nhật phiếu xuất kho……………………………………………………53
3.5.5..Thuật toán báo cáo………………………………………………………...54
3.6. Cài đặt, sử dụng và hướng phát triển……………………………………..55
3.6.1. Cài đặt sử dụng…………………………………………………………….55
3.6.2. Hướng phát triển…………………………………………………………...55
KẾT LUẬN………………………………………………………………………56
NHẬN XÉT CỦA CƠ SỞ THỰC TẬP
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
HTTT: Hệ thống thông tin
CSDL: Cơ sở dữ liệu
HQTCSDL: Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu
VB: Visual Basic
DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
Hình 1.1. Sơ đồ bộ máy tổ chứ…………………………………………….……..5
Hình 1.2: Nhật ký chung………………………………………………………….8
Hình 1.3: Sơ đồ xử lý dữ liệu……………………………………………………. 14
Hình 1.4: Sơ đồ chức năng của hệ thống( BFD)………………………………… 39
Hình 1.5: Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh……………………………………………..40
Hình 1.6: Sơ đồ DFD mức đỉnh…………………………………………………..41
Hình 1.7: Sơ đồ mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý danh mục……………….42
Hình 1.8: Sơ đồ mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý danh mục……………….43
Hình 1.9: Sơ đồ mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý xuất……………………44
Hình 1.10: Mối quan hệ giữa các bảng trong CSDL………………………….….45
Hình 1.11: Thuật toán Đăng nhập chương trình…………………………………49
Hình 1.12: Thuật toán cập nhật phiếu xuất kho……………………………….....51
Hình 1.13: Thuật toán báo cáo…………………………………………………..53
1
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay cùng hoà nhịp với sự phát triển chung của nền công nghệ thông tin
trên thế giới, thì nền công nghệ thông tin của nước ta trong những năm gần đây đã
có những bước phát triển mạnh mẽ trên nhiều lĩnh vực. Cụ thể là trong lĩnh vực
quản lý, đây là lĩnh vực mà máy tính được sử dụng nhiều nhất. Máy tính điện tử
không còn là phương tiện quý hiếm mà đang ngày một gần gũi với con người và là
một phương án tối ưu trong công việc quản lý và sử dụng thông tin.
Trước sự chuyển dịch của nền kinh tế thị trường, thì sự cạnh tranh giữa các
doanh nghiệp là điều không thể tránh được, và lợi nhuận luôn là mục tiêu hướng
tới của các doanh nghiệp. Để có thể đứng vững trong cạnh tranh và không ngừng
phát triển mở rộng thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải chú trọng tới tất cả các
khâu của quá trình kinh doanh từ khi bỏ vốn ra cho đến khi thu được vốn về, làm
sao thu được hiệu quả kinh tế cao nhất trong khi bỏ ra chi phí thấp nhất. Đồng thời
các doanh nghiệp phải thực hiện các biện pháp tổ chức quản lý theo một quy trình
công nghệ hiện đại, và có sự quản lý chặt chẽ của con người.
Đối với doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng trên một thị trường rộng lớn và
có tính cạnh tranh cao như Công ty TNHH Kỹ thuật và Thương mại Hoàn Trang
thì việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách chính xác, nhanh chóng và tiện
lợi sẽ chiếm được lòng tin của khách hàng và từ đó đem lại hiệu quả kinh tế cao
cho công ty. Điều đó đòi hỏi công ty phải tìm mọi biện pháp để xây dựng hoàn
thiện hệ thống thông tin nhằm tin học hoá các hoạt động tác nghiệp của các đơn vị
và trong việc quản lý kinh doanh của công ty.
Sau một thời gian thực tập tại bộ phận Kế hoạch hàng hoá của công ty em đã
chọn đề tài: ”Xây dựng phần mềm hệ thống quản lý hàng hóa tại công ty TNHH
Kỹ thuật và Thương mại Hoàn Trang” với ngôn ngữ để xây dựng phần mềm này
là:”Visual Basic 6.0”, từ đó đi sâu tìm hiểu về công tác quản lý hàng hoá của
doanh nghiệp để tìm ra những nhược điểm, ưu điểm và qua đó có thể đề xuất
những biện pháp, cách quản lý để công tác quản lý hàng hoá của công ty được
hoàn thiện hơn. Em xin giới thiệu một cách tổng quát về Công ty TNHH kỹ thuật
và thương mại Hoàn Trang và tình hình ứng dụng tin học tại công ty qua bản báo
2
cáo này.
Hà Nội, ngày 25 tháng 03 năm 20…
Sinh viên thực hiện
3
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT VÀ
THƯƠNG MẠI HOÀN TRANG
1.1. Những thông tin về Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang
1.1.1. Giới thiệu về công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang
Công ty là một doanh nghiệp tư nhân được thành lập và đi vào hoạt động từ
tháng 8/2001. Trong những năm qua Công ty đã cung cấp một số mặt hàng vật liệu
xây dựng cho các cửa hàng, công trình khu vực Hà Nội và một số vùng lân cận.
Với lòng nhiệt tình và mong muốn mang đến cho khách hàng sự hài lòng về
những sản phẩm chất lượng cao và mang tính thẩm mĩ, Công ty luôn cải tiến và tìm
những giải pháp mới để giải quyết các vướng mắc trong hoạt động quản lý cũng
như hoạt động kinh doanh của khách hàng. Hoàn Trang tin rằng các tiêu chí để tạo
sự tin tưởng nơi khách hàng chính là: sự phục vụ nhiệt tình của đội ngũ nhân viên
giàu kinh nghiệm; áp dụng quy trình kiểm tra chất lượng một cách nghiêm ngặt;
chính sách không ngừng cải tiến và hoàn thiện mẫu mã sản phẩm. Quan trọng hơn
cả, Hoàn Trang xây dựng đội ngũ chuyên nghiệp, chuyên sâu để nắm vững nghiệp
vụ và giải pháp về mẫu mã ,chất lượng và giá cả cho từng loại công trình, từ đó thấu
hiểu công việc và mong muốn của khách hàng, cùng khách hàng chia sẻ kinh
nghiệm để cùng đi tới thành công.
Với mục tiêu trở thành nhà cung cấp chính cho hệ thống các cửa hàng vật
liệu xây dựng tại khu vực, Hoàn Trang cam kết duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài
với khách hàng. Trên nguyên tắc “cùng đi tới thành công”, sự thành công của khách
hàng chính là động lực để Hoàn Trang phát triển và hướng tới.
Công ty chuyên cung cấp các loại sản phẩm gạch ốp lát, các loại thiết bị sứ vệ
sinh và các sản phẩm sen vòi cho các cửa hàng khu vực Hà nội và một số vùng lân
cận.
Tên công ty: Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang
Địa chỉ: Số 10 Tổ dân phố Kiên Thành – Trâu Quỳ - Gia Lâm – Hà Nội
Mã sồ thuế: 0105822744
Điện thoại: 043.85852258
4
Fax: : 043.85852258
Email:
[email protected]
Quá trình hình thành và phát triển
Khi mới thành lập trụ sở chính của Công ty đặt tại Số 10 Tổ dân phố Kiên
Thành, Trâu Quỳ, Gia Lâm, Hà Nội. Lúc này công ty chỉ cung cấp các mặt hàng
chủ yếu cho thị trường khu vực Gia Lâm, sau 1 năm hoạt động công ty đã mở rộng
thị trường ra các vùng lân cận và mở thêm chi nhánh tại số 120 đường Hoàng Quốc
Việt, Ba Đình, Hà Nội
Trong kinh doanh, công ty luôn chú trọng việc mở rộng thị trường và đáp ứng nhu
cầu của khách hàng. Do đó hàng hoá của công ty đa dạng về chủng loại, đảm bảo về
chất lượng với mức giá hợp lý. Khi mới thành lập công ty chỉ kinh doanh trên một
thị trường nhỏ, sau một thời gian tiến hành khảo sát, ban lãnh đạo công ty nhận thấy
Hà Nội là một thị trường tiềm năng trong ngành xây dựng đã quyết định nâng cấp
và mở rộng cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, bồi dưỡng chuyên môn cho đội ngũ công
nhân viên, từng bước tiếp cận các khu vực thị trường lân cận.
Hoạt động của công ty
- Cung cấp các mặt hàng sản xuất trong nước và nhập khẩu :
•
Gạch men, granit ốp lát cao cấp: đây là mặt hàng chính của công ty, sản phẩm của
các hãng : Long Hầu, Viglacera, Prime, Mikado, và sản phẩm nhập khẩu Venus,
Shinchen
•
Thiết bị sứ vệ sinh: American Standard, Viglacera.
•
Các sản phẩm sen vòi: American Standard, Viglacera, Selta
•
Các dịch vụ: Vận tải hàng hoá, lắp đặt, sửa chữa các thiết bị sứ vệ sinh và sản phẩm
sen vòi, bình nóng lạnh.
1.1.2. Hệ thống chức năng của công ty
Cơ cấu tổ chức của công ty gồm có: Giám đốc, phó Giám đốc và các bộ phận
được thể hiện dưới đây :
5
Giám đốc
Phó Giám đốc
Trụ sở chính
Bộ
phận
Bán
hàng
Bộ
phận
Kế
toán
Chi nhánh
Bộ
phận
Kinh
doanh
Bộ
phận
Kỹ
thuật
Bộ
phận
Kế
hoạch
hàng
hoá
Bộ
phận
Bán
hàng
Bộ
phận
Kế
toán
Hình 1.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức
-Giám đốc:
+ Là người đứng đầu công ty, có trách nhiệm quản lý về mọi mặt hoạt động tổ
chức, kinh doanh, kỹ thuật.
+ Điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty trước pháp luật.
+ Tuyển dụng, cho thôi việc, khen thưởng, kỷ luật các nhân viên theo quy chế đề
ra
+ Ký các báo cáo, văn bản, chứng từ, hợp đồng các bộ phận trong công ty trình
nên cần xét duyệt
- Phó giám đốc:
+ Là người đứng sau trợ giúp cho giám đốc, có nhiệm vụ chỉ huy, điều hành cụ thể
lĩnh vực do mình nắm giữ.
+Thay mặt giám đốc điều hành công ty khi giám đốc đi vắng và sẽ trực tiếp ban chỉ
thị từ giám đốc tới các bộ phận, giao nhiệm vụ cho các bộ phận và chịu trách nhiệm
về các bộ phận của mình quản lý.
- Bộ phận Bán hàng: Chủ yếu là bán hàng qua điện thoại
6
+Tiếp nhận những yêu cầu thông tin về hàng hoá từ khách hàng, kiểm tra và thông
báo về số lượng còn tồn, quy cách của mặt hàng mà khách hàng yêu cầu.
+Tổng hợp số liệu của các hoá đơn bán hàng để cuối kỳ lập báo cáo và đối chiếu sổ
sách chứng từ với bộ phận kho và kế toán.
- Bộ phận Kế toán:
+Mọi số liệu chứng từ liên quan đến tài chính của công ty do bộ phận này quản lý
xác nhận, giám sát kiểm tra trình duyệt theo vụ việc, hoặc theo yêu cầu đột xuất.
Hàng năm sẽ thực hiện quyết toán theo định kỳ của công ty.
+ Xây dựng kế hoạch tài chính để giúp ban lãnh đạo chủ động cân đối việc đầu tư
và phát triển kinh doanh
+ Cùng với các bộ phận phối hợp để tổ chức thanh quyết toán, nghiệm thu các hợp
đồng kinh tế, lên các báo cáo theo đúng yêu cầu của ban giám đốc.
+ Bộ phận quản lý tài chính theo đúng pháp lệnh của nhà nước nói chung và của
công ty nói riêng
- Bộ phận Thị trường: Đây là phòng có đội ngũ cán bộ công nhân viên có năng lực,
chuyên môn cao.
+ Toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty được bộ phận này thực hiện và chỉ
đạo, tham mưu cho giám đốc để định hướng chiến lược trong lĩnh vực kinh doanh
thương mại của công ty để đạt hiệu quả cao nhất.
+Xây dựng các kế hoạch tiêu thụ, quảng bá sản phẩm của công ty, nghiên cứu và
xâm nhập vào các thị trường mới và mở rộng thị trường tiêu thụ cho công ty, mở
rộng lĩnh vực kinh doanh.
+ Các nhân viên trong bộ phận sẽ giao dịch trực tiếp với các cửa hàng bán lẻ và
các chủ công trình, do đó có trách nhiệm tạo dựng uy tín cho công ty và thực hiện
trên cơ sở những điều khoản đã cam kết.
+Mọi phương án kinh doanh phải trình giám đốc phê duyệt để đảm bảo tính khả thi
cao nhất.
+ Theo dõi, cập nhật thông tin với khách hàng về chất lượng, mẫu mã sản phẩm.
-Bộ phận Kỹ thuật:
+Nhiệm vụ của phòng này là lắp đặt, bảo dưỡng, bảo hành thiết bị nhằm đảm bảo
7
chất lượng của sản phẩm.
+Báo cáo những vấn đề liên quan đến chất lượng hàng hoá để có những quyết định
đúng đắn trong việc kinh doanh mặt hàng này
-Bộ phận Kế hoạch hàng hoá:
+Chịu trách nhiệm về việc quản lý kho hàng hoá, nhập từ nhà cung cấp và xuất cho
bộ phận bán hàng.
+Khảo sát và lập bản dự trù gửi lên ban lãnh đạo.
o
1.2. Khái quát về Bộ phận kế hoạch hàng hoá
1.2.1.Nhiệm vụ của quản lý hàng hoá
+ Cùng với bộ phận kinh doanh và bộ phận bán hàng tổ chức đánh giá phân loại
hàng hoá cho phù hợp với nhu cầu thị trường thông qua việc tập hợp các Bản dự trù
hàng hoá của các bộ phận này
+ Tổ chức chứng từ tài khoản, sổ sách kế toán phù hợp, ghi chép phản ánh tổng
hợp số liệu tình hình mua vận chuyển, bảo quản nhập - xuất - tồn.
+ Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo dưỡng và bảo hành hàng hoá, quản lý các
chi phí phát sinh trong quá trình bảo dưỡng, bảo hành.
+ Tham gia kiểm tra đánh giá mẫu mã và chất lượng của hàng hoá .Phân tích tình
hình thu mua bảo quản dự trữ và bảo hành nhằm giảm thiểu các chi phí.
+ Quản lý chặt chẽ trong quá trình nhập xuất hàng, tránh tình trạng thất thoát
1.2.2. Các phương pháp kế toán chi tiết hàng hoá
Hạch toán chi tiết hàng hoá là một công việc có khối lượng lớn và là khâu hạch
toán phức tạp của doanh nghiệp. Việc hạch toán chi tiết vật tư đòi hỏi phản ánh cả
giá trị số lượng và chất lượng vật liệu theo từng người phụ trách . Trong thực tế có
ba phương pháp hạch toán chi tiết hàng hoá và tuỳ vào điều kiện của mình mỗi
doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một phương pháp thích hợp:
- Phương pháp thẻ song song
- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Phương pháp số dư
Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá của công ty TNHH kỹ thuật và thương mại
Hoàn Trang. Công ty tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ và
8
cuối tháng lập các báo cáo tài chính.
Ghi chú:
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Ghi hàng ngày
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
`
Sổ chi tiết vật
tư
Bảng tổng hợp nhập
xuất tồn hàng hoá
Sổ nhật ký
chung
Sổ cái tài khoản
152,154
Bảng tính giá thành
sản phẩm
Hình 1.2: Nhật ký chung
1.2.3. Chứng từ trong Quản lý hàng hoá
+ Biên bản kiểm nghiệm hàng hoá
+ Phiếu nhập kho
+ Phiếu xuất kho
+ Hoá đơn cước vận chuyển
+ Phiếu báo hàng hoá còn lại cuối kỳ
+ Biên bản kiểm kê hàng hoá
+Bản dự trù hàng hoá
1.2.4.Quy trình thực hiện quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH kỹ thuật và
thương mại Hoàn Trang
Như chúng ta đã biết hàng hoá trước khi xuất ra thị trường phải trải qua các
công đoạn phân tích, lựa chọn, thu mua, kiểm kê, bảo quản, do đó công việc quản lý
hàng hoá là vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp kinh doanh. Đối với
Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang công tác quản lý hàng hoá
9
được giao cho phòng Kế hoạch hàng hoá. Và các hoạt động chính của công tác quản
lý hàng hoá được diễn ra như sau: gồm hai bộ phận, bộ phận nhập hàng và xuất
hàng.
a. Bộ phận nhập hàng
Bộ phận này có nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ các bản dự trù mà các bộ phận,
các đơn vị trong công ty gửi lên. Và tổng hợp tất cả các bản dự trù này thành một
bản dự trù chung gửi lên ban giám đốc, ban giám đốc sẽ duyệt và gửi cho bộ phận
đặt hàng. Bộ phận đặt hàng sẽ lựa chọn nhà cung cấp, lập và gửi đơn đặt hàng đến
cho nhà cung cấp.
Khi hàng về cùng với hoá đơn bộ phận nghiệm thu sẽ có nhiệm vụ kiểm tra
số lượng, chất lượng hàng hoá vật tư.
- Nếu như hàng hoá đúng như hoá đơn đặt hàng sẽ cho nhập vào kho.
- Nếu không đáp ứng được các tiêu chuẩn như hoá đơn đã ghi thì sẽ lập biên bản
kiểm nghiệm, không nhận lượng hàng đó và trả lại cho nhà cung cấp.
b. Bộ phận xuất hàng
Sau khi nhận hoá đơn từ bộ phận bán hàng, tiến hành kiểm tra lượng hàng tồn
phù hợp với số lượng yêu cầu, nhất là loại mặt hàng gạch ốp lát ,yêu cầu lượng hàng
xuất ra phải cùng lô trong một ngày và một ca, tránh tình trạng chênh lệch về kích
thước và màu sắc đối với một mã hàng.
-Khi kiểm kê hàng đủ số lượng yêu cầu tiến hành xuất hàng
-Nếu không đủ hàng gửi trả lại hoá đơn. Tuy nhiên trong trường hợp số lượng hàng
trong hoá đơn lớn thì bộ phận xuất hàng sẽ yêu cầu bộ phận nhập hàng tiến hành
nhập đủ số lượng yêu cầu.
Cuối mỗi ngày bộ phận quản lý hàng hoá sẽ tiến hành kiểm kê, tổng hợp và đưa
ra danh sách các hàng hoá về số lượng đã nhập xuất tồn. Để từ đó giúp cho bộ phận
bán hàng nắm bắt được tình hình nhập - xuất - tồn khi cần thiết và phục vụ cho công
việc bán hàng ngày hôm sau.
Khi hàng về nhập vật tư vào trong kho thủ kho phải làm những công việc sau:
- Quản lý nhập hàng hoá:
+ Lập phiếu nhập kho hàng hoá.
10
+ Cập nhật hoá đơn hàng về.
Khi hàng hoá đã được nhập kho, công ty có thể lựa chọn các hình thức thanh toán
đó là: thanh toán bằng tiền mặt hoặc bằng chuyển khoản hoặc cũng có thể là mua trả
chậm nếu công ty chưa có điều kiện thanh toán khi bên bán chấp thuận.
- Quản lý xuất hàng hoá:
- công ty xuất hàng hoá từ các kho trực tiếp cho các bộ phận bán hàng. Thủ kho của
công ty quản lý hàng hoá theo sổ kho của mình.
+ Nếu hàng hoá trong kho còn đủ đáp ứng yêu cầu thì thủ kho sẽ xuất hàng
hoá trực tiếp từ các kho và lập phiếu xuất kho.
+ Nếu hàng hoá nào không đủ chất lượng mà đã nhập kho công ty sẽ trả lại.
Nhưng mặt hàng này sẽ được lưu tại kho để chờ xử lý
+ Nếu như hàng hoá trong kho đã hết và không đủ đáp ứng thì thủ kho phải lập
bản dự trù hàng nhập gửi lên ban giám đốc. Cuối mỗi tuần, tháng, quý thủ kho sẽ
gửi thông tin lên phòng kế toán lập các báo cáo sản xuất kinh doanh gồm có: báo
cáo chi tiết hàng hoá, báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn.
Định kỳ hàng năm vào cuối năm thủ kho cùng các bộ phận thực hiện kiểm kê, xác
định chính xác số lượng , chất lượng và giá trị các mặt hàng hiện có. Báo cáo lập
định kỳ từ ngày 27 đến ngày 30 của tháng cuối quý và hàng năm từ ngày 1 đến ngày
10 tháng 1 của năm sau. Các báo cáo gồm :
- Báo cáo chi tiết
- Báo cáo tổng hợp tình hình hàng hoá nhập – xuất – tồn
- Báo cáo chi tiết hàng tồn
1.3. Tình hình ứng dụng tin học quản lý tại Công ty
Qua thời gian thực tập tại phòng kế hoạch hàng hoá tại Công ty TNHH kỹ
thuật và thương mại Hoàn Trang, có thể đưa ra một số nhận xét về tình hình
quản lý của công ty như sau:
Tại bộ phận kế hoạch hàng hoá có ba máy tính :hai máy tính có cấu hình là 256
MB RAM, dung lượng đĩa cứng 40GB, hệ điều hành WINDOWS XP, máy còn lại
512 MB RAM, dung lượng đĩa cứng 80 GB, hệ điều hành WINDOW XP. Tại bộ
phận kế toán cũng được trang bị tương tự nhưng chỉ dùng để soạn thảo văn bản, in
11
các mẫu hoá đơn, mẫu phiếu thanh toán. Các nhân viên trong công ty chủ yếu ghi
chép bằng tay, chỉ có kế toán làm những công việc liên quan đến máy tính nhưng rất
hạn chế. Công ty không sử dụng máy tính thường xuyên nên Giám đốc chưa có kế
hoạch cho nhân viên đi học thêm tin học ứng dụng và mua thêm máy tính mới.
Trong công ty, bộ phận quản lý hàng hoá luôn phải quản lý và cập nhật một khối
lượng lớn hàng hoá mỗi ngày với hàng trăm mã hàng khác nhau, việc tính toán phức
tạp dễ nhầm lẫn, việc quản lý sổ sách cồng kềnh, dễ nhầm lẫn, thất lạc... Vì vậy khi
Ban Giám đốc cần thông tin thì sẽ không đáp ứng kịp thời, do đó không đảm bảo
được sự nhanh nhạy chính xác trong việc xử lý thông tin.
1.4.Tính cấp thiết của đề tài
Công ty chuyên cung cấp một số lượng lớn mặt hàng vật liệu xây dựng và
thiết bị vệ sinh cho các cửa hàng bán lẻ khu vực Hà Nội và một số vùng lân cận, vì
vậy công việc quản lý về số lượng, qui cách, chủng loại hàng hoá đòi hỏi phải chính
xác và nhanh nhạy để đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường. Tuy công việc không quá
khó khăn nhưng việc ghi chép nhiều, thao tác tìm kiếm mất nhiều thời gian và việc
tính toán dễ nhầm lẫn, việc quản lý sổ sách phức tạp dễ thất lạc không đảm bảo
chính xác trong việc xử lý thông tin. Do đó việc xây dựng một chương trình quản lý
hàng hoá của công ty là rất cần thiết đáp ứng được thông tin trong công tác quản lý
một cách chính xác và nhanh chóng. Vì vậy việc áp dụng công nghệ thông tin, đưa
máy tính vào công tác quản lý vật tư là yêu cầu cấp bách cần được giải quyết.
Việc theo dõi tình hình nhập xuất, khối lượng tồn kho trong toàn công ty còn
rất khó khăn. Muốn biết tình hình kinh doanh của công ty tại một thời điểm nào đó
thì nhà quản lý phải thông báo cho các bộ phận trong công ty, đưa ra các báo cáo về
tình hình nhập - xuất - tồn. Sau đó lọc từng thông báo và so sánh, những công việc
này rất mất thời gian. Công việc ghi chép quản lý tên, ký hiệu hàng hoá còn chưa
thống nhất gây khó khăn cho người có trách nhiệm theo dõi tổng hợp. Từ đó có thể
dẫn đến sai sót trong việc quản lý khối lượng hàng hoá lớn làm ảnh hưởng nghiêm
trọng trong quá trình hạch toán kinh doanh của công ty. Với những lý do trên, việc
xây dựng một chương trình quản lý hàng hoá của công ty là rất cần thiết đáp ứng
được thông tin trong công tác quản lý một cách chính xác và nhanh chóng.
12
Bài toán quản lý hàng hoá bằng máy tính phần nào thay thế được một phần
công việc cho nhân viên ở bộ phận kế hoạch hàng hoá đồng thời tạo điều kiện giúp
cho nhân viên trong công ty tiếp xúc và làm quen với máy tính. Thực hiện cơ chế tự
động hoá trong các khâu quản lý bằng máy tính. Do vậy nhân viên không phải thực
hiện công việc ghi chép và tìm kiếm thủ công nữa, đồng thời đưa tin học vào ứng
dụng rộng rãi.
1.5. Một số vấn đề về đề tài nghiên cứu
1.5.1. Mục Tiêu Của Đề Tài
Lợi nhuận là cái đích cuối cùng của các doanh nghiệp. Chính vì vậy mà việc
giải quyết những bất cập và hạn chế trong bộ máy quản lý hàng hóa, và việc phát
triển đề tài quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn
Trang là rất đúng đắn ,thực sự cần thiết cho công ty để có thể phát triển kinh doanh.
Đề tài này ra đời nhằm khắc phục được những nhược điểm của hệ thống cũ và
hệ thống mới cần đạt những yêu cầu sau:
- Hệ thống mới phải tối ưu hoá về tính năng sử dụng như phải dễ dàng cập nhật các
hoá đơn nhập - xuất, đưa ra báo cáo tổng hợp tồn kho theo yêu cầu của nhà quản lý.
- Tự động hoá hệ thống tránh việc cập nhật thông tin một cách thủ công .
- Màn hình giao diện đẹp, bài trí rõ ràng và khoa học.
- Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu.
- Đảm bảo xử lý thông tin nhanh gọn, chính xác số lượng tồn - nhập - xuất hàng hoá.
1.5.2. Chức năng của đề tài
Hệ thống: Thực hiện quản lý tất cả các thông tin về người dùng và quyền hạn của
họ. Phần chương trình này bao gồm:
Quản lý nhóm người sử dụng
Quản lý trực tiếp người sử dụng
Danh mục: Thực hiện cập nhật toàn bộ các thông tin được sử dụng chung trong
chương trình. Phần này bao gồm :
Danh mục hàng hoá
Danh mục nhà cung cấp
Danh mục tài khoản
13
Danh mục loại chứng từ
Danh mục kho
Phân loại hàng hoá
Cập nhật: Phần này bao gồm toàn bộ các quy trình nhập hoá đơn, chứng từ
Lập phiếu nhập hàng
Lập phiếu xuất hàng
Lập đơn đặt hàng:
Lập bản dự trù hàng nhập
Báo cáo
Nhập - xuất - tồn
Chi tiết hàng tồn kho
1.5.3.Phương pháp nghiên cứu
- Các bước xây dựng một hệ thống quản lý hàng hoá
Thông qua việc khảo sát thực tế để từ đó đưa ra được những phân tích và thiết kế
cơ sở dữ liệu là ba việc rất quan trọng để xây dựng được một chương trình quản lý
và nó được xây dựng như sau:
Khảo sát: Đây là công việc rất quan trọng, tiến hành tìm hiểu khảo sát hệ thống
hiện tại, nhằm mục đích phát hiện ra những nhược điểm còn tồn tại của hệ thống
hiện tại, để từ đó đề xuất phương án khắc phục và đưa ra bài toán khả thi giúp tối
ưu hoá công tác quản lý cho giai đoạn tiếp theo trong hệ thông mới
Phân tích hệ thống: Tiền hành phân tích hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ
khái niệm cho hệ thống mới và việc phân tích được chia làm hai công đoạn :
+ Phân tích về xử lý: Sử dụng biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ
liệu.
+ Phân tích về dữ liệu: Sử dụng lược đồ về dữ liệu theo mô hình thực thể liên
kết.
Thiết kế hệ thống: Bao gồm hai giai đoạn thiết kế tổng thể và thiết kế chi tiết.
1.5.4.Yêu cầu của HTTT quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH kỹ thuật và
thương mại Hoàn Trang
Phần mềm đó phải đạt được các yêu cầu sau:
14
Xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu thống nhất.
Đảm bảo các cập nhật, quản lý, tìm kiếm nhanh cho người quản lý.
Giao diện với người dùng phải thuận tiện và mang tính trực quan.
Đặc biệt phải linh động và dễ dàng nâng cấp khi có nhu cầu.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
THÔNG TIN
2.1. Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý
2.1.1.. Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin
Thông tin là các bản tin, thông báo, tài liệu được phát đi từ nguồn phát tin tới
đối tượng nhận tin nhằm cung cấp sự hiểu biết nào đó tới đối tượng nhận tin.
Hệ thống thông tin (HTTT) là một tập hợp những con người, các thiết bị
phần cứng, phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và
phân phối thông tin trong một tập hợp các rằng buộc được gọi là môi trường.
Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết vị tin học
hoặc không tin học. Đầu vào của HTTT được lấy từ các nguồn và được xử lý bởi
hệ thống sử dụng nó cùng các dữ liệu đã đước lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý được
chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu.
Đích
Nguồn
Thu thập
Xử lý và lưu trữ
Phân phát
Kho dữ
liệu
Hình 1.3: Sơ đồồ xử lý dữ liệu
Đầu vào của hệ thống đó là các loại chứng từ: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho,
phiếu…
15
Nguồn của hệ thống: Bên ngoài là nhà cung cấp, khách hàng và bộ phận bên trong
là kho hàng.
Đích của hệ thống đó là Phòng kế toán, phòng hành chính, phòng kinh doanh,
khách hàng.
2.1.2. Phân loại hệ thống thông tin
* Các hệ thống thông tin có thể được phân loại theo các chức năng chúng phục vụ.
• Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction processing system – TPS) là một hệ
thống thông tin có chức năng thu thập và xử lý dữ liệu về các giao dịch nghiệp
vụ.
• Hệ thống thông tin quản lý (Management information system - MIS) là một hệ
thống thông tin cung cấp thông tin cho việc báo cáo hướng quản lý dựa trên việc
xử lý giao dịch và các hoạt động của tổ chức.
• Hệ thống hỗ trợ quyết định (Decision support system – DSS) là một hệ thống
thông tin vừa có thể trợ giúp xác định các thời cơ ra quyết định, vừa có thể cung
cấp thông tin để trợ giúp việc ra quyết định.
• Hệ thống thông tin điều hành (Excutive information system – EIS) là một hệ
thống thông tin hỗ trợ nhu cầu lập kế hoạch và đánh giá của các nhà quản lý
điều hành.
• Hệ thống chuyên gia (Expert System) là hệ thống thông tin thu thập tri thức
chuyên môn của các chuyên gia rồi mô phỏng tri thức đó nhằm đem lại lợi ích
cho người sử dụng bình thường.
• Hệ thống truyền thông và cộng tác (Communication and collaboration system)
là một hệ thống thông tin làm tăng hiệu quả giao tiếp giữa các nhân viên, đối
tác, khách hàng và nhà cung cấp để củng cố khả năng cộng tác giữa họ.