lOMoARcPSD|16911414
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN LANG
KHOA THƯƠNG MẠI
BÀI BÁO CÁO
KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN RA MẮT SẢN
PHẨM XE MÁY ĐIỆN VINFAST IMPES
GVHD: La Thị Thu Thảo
LỚP : 202_DCO0241_09
MÔN : Quan hệ công chúng
SVTH : Nhóm 2
1
Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (
[email protected])
lOMoARcPSD|16911414
NHÓM 2: BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN
T
T
Họ và tên
1
Đoàn Duy Trường
2
3
Trương Thị
Phương Thảo
Lương Thị Hồng
4
Phạm Lê Tố Như
5
Bùi Huy Nghĩa
6
8
Nguyễn Thị Thuỳ
Linh
Nguyễn Huỳnh
Tấn Tài
Lê Thanh Lam
9
Lưu Tấn Thành
7
Nội dung thực hiện
Thái độ, trách nhiệm làm việc nhóm
(đánh giá theo %)
Sự nhiệt Đưa ra Tạo bầu
Hoàn
tình
ý kiến
không
thành
tham gia
và ý
khí môi
nhiệm
tổ chức
tưởng
trường
vụ hiệu
sự kiện
mới
thân
quả,
thiện vui
đúng
vẻ
thời hạn
2
Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (
[email protected])
lOMoARcPSD|16911414
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU
NỘI DUNG
Phần 1
Kế hoạch tổ chức sự kiện
1. Mục đích sự kiện
2. Yêu cầu sự kiện
3. Thời gian, địa điểm sự kiện
4. Đối tác của sự kiện
5. Lợi ích của sự kiện
6. Sơ đồ nơi sự kiện diễn ra.
7. Chi phí sự kiện
Phần 2
Tổ chức nhân sự
1. Phân chia công việc trước khi sự kiện bắt đầu.
Mục đích và nội dung phân chia.
2. Phân chia công việc trong lúc sự kiện diễn ra.
Phân chia khu vực làm việc.
Phần 3
Kế hoạch truyền thông
Phần 4
Kịch bản truyền thông
Phần 5
Kịch bản Mc
3
Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (
[email protected])
lOMoARcPSD|16911414
MỞ ĐẦU
Trong cuộc sống sinh hoạt ngày nay, ngày càng xuất hiện nhiều những phương tiện
đi lại thuận tiện, dễ sử dụng và phục vụ được cho những nhu cầu đi lại của con
người như: Ô tô, xe máy,….. Nhưng chính vì sự thuận tiện khi sử dụng những
phương tiện đó thì chính là nguyên nhân gây ô nhiểm không khí hàng đầu. Vấn đề
ô nhiễm môi trường không chỉ trực tiếp làm tổn hại đến sức khoẻ, tính mạng con
người mà còn ảnh hưởng đến giống nòi, con cháu mai sau. Chưa bao giờ cả nhân
loại và nhân dân trong cả nước tại quan tâm đến vấn đề ô nhiễm môi trường như
hiện tại. Chính vì thế, để đáp ứng lại những thực trạng dễ dàng nhận thấy ấy thì
chúng ta có những biện pháp thay thế khắc phục để có một môi trường sống tốt
hơn cho chúng ta và cho cả thế hệ con cháu sau này. Sử dụng những thiết bị
phương tiện chạy bằng điện đang là xu hướng toàn cầu hoá hiện nay và cụ thể hơn
đó là xe máy điện Vinfast được sản xuất và láp ráp đến từ thương hiệu Việt Nam sẽ
góp phần làm giảm ô nhiễm đến với môi trường. Đó cũng chính là lý do nhóm
chúng em chọn đề tài để tổ chức sự kiện lần này cùng với thông điệp để truyền tải
“Kiến Tạo Tương Lai Xanh”
4
Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (
[email protected])
lOMoARcPSD|16911414
NỘI DUNG
I. Kế hoạch tổ chức
1. Mục đích của sự kiện:
- Ra mắt dòng sản phẩm mới trong dòng xe máy điện. Ra mắt xe máy điện
Vinfast Impes.
- Sự kiện lần này đánh mạnh vào các bạn sinh viên và cụ thể hơn là các
bạn sinh viên đến từ trường Đại Học Văn Lang.
- Tăng độ nhận biết của dòng sản phẩm.
- Giới thiệu thông điệp “Kiến Tạo Tương Lai Xanh”. Thúc đẩy lối sống
xanh, có trách nhiệm với môi trường và xã hội.
2. Yêu cầu của sự kiện:
- Chương trình sự kiện được diễn ra theo đúng tiến độ, kịch bản đã được
bàn sẵn.
- Chuẩn bị nhiều tình huống xử lý phòng những sự cố bất ngờ về đại dịch
(covid-19).
- Tạo được một sự thu hút lớp khán giả, các bạn sinh viên đến tham dự.
- Hợp tác thành công và giữ mối quan hệ tốt đẹp với đối tác, truyền thông.
- Đại biểu, khách mời tham dự đầy đủ.
- Hạn chế tối thiểu và sẵn sàn xử lý tốt những xự cố bất ngờ trong quá trình
tổ chức sự kiện (kinh phí, tiến độ thực hiện các phần được giao,….)
- Đảm bảo tiến độ chương trình được hoàn thành đúng thời hạn.
3. Thời gian, địa điểm sự kiện diễn ra:
- Vào lúc 9 giờ đến 11 giờ
- Ngày 3 tháng 6 năm 2021
- Tại phòng học toà nhà A, Trường Đại Học Văn Lang cơ sở 3
5
Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (
[email protected])
lOMoARcPSD|16911414
(69 Đặng Thuỳ Trâm, Phường 13, Bình Thạnh, Tp.HCM)
4. Nhà tài trợ và đối tác của sự kiện:
- Nhóm đã tìm hiểu nhiều những bên có thể hỗ trợ cho sự kiện lần này của
nhóm. Và rất may đã được bên nhà tài trợ Xe Điện Smile hỗ trợ xe máy
điện Vinfast Impes trong dự án lần này ngay từ lần liên hệ hợp tác thông
qua kênh email (hình 1) và messenger (hình 2). Nhóm sẽ hỗ trợ bên Xe
điện Smile về phần truyền thông đính kèm logo thương hiệu trên tất cả
các bài post quảng cáo, banner, poster,…
(Hình 1: email)
(Hình 2: messenger)
- Nhóm đã nghiên cứu và bàn bạc họp team để quyết định sẽ có tiết mục
văn nghệ đến từ một nhóm nhảy hot nhất hiện nay tại trường Đại Học
Văn Lang để có thể tiếp cận một nguồn khách hàng, nguồn khán giả đến
từ người hâm mộ của chính nhóm nhảy này chính là các bạn sinh viên
(hình 3). Nhóm cũng có liện hệ nhờ hỗ trợ những bạn có năng khiếu làm
6
Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (
[email protected])
lOMoARcPSD|16911414
ca sĩ để hỗ trợ thêm cho tiết mục văn nghệ thêm đặc sắc. Rất may mắn
nhóm đã
được sự hợp
tác đến từ
nhóm nhảy
Cdscrew và
vài bạn đã
nhận lời
đồng ý đến
góp tiết mục
văn nghệ
cho sự kiện.
Tất cả các tiết mục văn nghệ điều được nhóm chi trả tiền công để mang
đến một chương trình chất lượng nhất.
(hình 3: Cdscrew)
- Nhóm cũng liên lạc nhờ hỗ trợ từ các bạn đến từ khoa Quan hệ công
chúng và truyền thông để làm báo chí cho sự kiện lần này. Và các bạn
cũng rất nhiệt tình đồng ý hỗ trợ cho sự kiện lần này.
5. Lợi ích khi tham gia sự kiện:
- Khi tham gia chương trình, các đại biễu, khách mời, phóng viên nhà báo
sẽ được một phần quà nhỏ có giá trị, khu bánh ẩm thực bánh ngọt, và đặc
biệt được trải nghiệm dòng xe Vinfast Impes mới ngay tại sự kiện.
7
Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (
[email protected])
lOMoARcPSD|16911414
6. Sơ đồ sự kiện:
8
Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (
[email protected])
lOMoARcPSD|16911414
7. Chi phi sự kiện
Tổng dự kiếến:
Tổng phát sinh:
HẠNG MỤC
TỔNG DỰ KIẾẾN
TỔNG PHÁT SINH
Vận chuyển
Vận chuyển xe máy điện
Vận chuyển loa, ánh sáng
Vận chuyển backdrop các thiếết bị
decor
Truyếền thông
Thiếết kếế banner, backdrop, hastag
Thông cáo báo chí
Decor trang trí
Trang trí sảnh
Trang trí sân khâếu
Standee
Banner
Backdrop 3m x 2.2m
Hastag
Trang trí toàn bộ
Chương trình sự kiện
MC
Biểu diếễn văn nghệ chuong trình
Sản xuâết video
Food and Beverage
Thức ăn
Thức uôếng
Khác
Quà tặng
Chi phí khác
9
Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (
[email protected])
GHI CHÚ
lOMoARcPSD|16911414
NHÓM 2
9:00-10h30 2-6-2021
Người soạn: Đoàn Duy Trường
Trình
tự
Hạng mục công việc
Mô tả công việc
10
Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (
[email protected])
lOMoARcPSD|16911414
1
Phát triển Proposal
Phát triển ý tưởng, tến chủ đếề, slogan cho proposal
1a
Trình bày Proposal
Trình bày Proposal đâềy đủ trước team và cùng nghiếng cứu
để triển khai Proposal
1b
Xây dựnoposal Triển khai
chi tiếết
2
Tô chức triển khai thực
hiện công việc
KẾẾ HOẠCH CẦẦN LÀM
Liến lạc với nhà tài trợ
Liến lạc với nhà tài trợ vếề tại trợ xe Vinfast Impes trong dự án
lâền này
Mời và làm việc với ca si,
diếễn viến người mâễu tham
gia kịch bản...
Lập check-list
2a
Xây dựng checklist, triển khai chi tiếết đâềy đủ các hạng mục
công việc từ giai đoạn duyệt, xác nhận, chuẩn bị, triển khai,
sản xuâết, vận chuyển, set-up, kếết thúc, nhân sự, địa điểm,
phương án, phương tiện, công cụ, vật tư,…...
Liến lạc với các nhóm nhãy ca si để tham gia tiếết mục văn
nghệ
Lập bản kếế hoạch nhiệm vụ cá nhân
Xin phép nhà trường, khoa,
cô,…
Xin phép khoa, cô, nhà trường cho mượn phòng học, thiếết bị
máy chiếếu
Hạng mục tông khu vực sự
kiện
KẾẾ HOẠCH CẦẦN LÀM
Trang trí toàn bộ
Trang trí theo đúng layout mà team đã bàn bạc trước đó
Bôế trí bàn tiệc, khu vực-bàn Săếp xếếp bàn ghếế khu vực sự kiện cho khách mời
đón khách-sôế lượng
Lến sơ đôề ghếế-sôế lượng
chính xác tại diểm diếễn
Kiểm tra thiếết kếế & đôề họa
trang trí, hình ảnh
Food and drink
2b
Hạng mục khu vực sân
khâếu
Săếp xếếp bàn ghếế khu vực sự kiện cho khách mời
Check lại thiếết kếế layout, slide, hình ảnh trong sự kiện
Chuẩn bị dia, ly nhựa, thức ăn, nước uôếng,….. Trang trí tại
khu vực food and drink
KẾẾ HOẠCH CẦẦN LÀ
11
Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (
[email protected])
lOMoARcPSD|16911414
Thiếết bị máy chiếếu, màn
chiếếu
Kiếếm tra màn chiếếu có bị lôễi màu,…..
Thiếết bị âm thanh, micro
Kiểm tra âm thanh, micro,…
Thiếết bị ánh sáng sân khâếu
Bục phát biểu
Decor khu vực sân khâếu
2c
Chôễ treo banner, dán
banner
Hạng mục khu vực checkin
Trang trí khu vực checkin
2d
Chuẩn bị bục phát biểu
Phôếi hợp cùng nhau trang trí khu vực sân khâếu theo đúng
layout mà nhóm đã bàn
Chuẩn bị in âến các banner, bandrolles, standees
Chuẩn bị in âến các banner, bandrolles, standees và trang trí
Hậu câền
Kịch bản chương trình
Ca si, nhóm múa
Ầm nhạc
MC
3
Kiểm tra ánh sáng sân khâếu, cách sử dụng,….
Quay clip-chụp ảnh cho
chương trình
Giám đôếc
Sự kiện diếễn ra
Cả team cùng nhau bàn bạc để chôết kịch bản cuôếi cùng của
sự kiện
Check giờ giâếc của ca si, nhóm múa và tập duyệt chương
trình
Lựa chọn những bài nhạc phù hợp với chương trình, không
bị bản quyếền khi phát lại trến youtube
MC làm theo đúng kịch bản cuôếi cùng của chương trình
Quay phim, chụp ảnh toàn bộ sự kiện
Giám đôếc ra giới thiệu như đúng kịch bản của chương trình
1:Làm theo nhiệm vụ phân công
2:Giám sát và làm đung theo nhịp độ của chương trình
3:Giải quyếết những sự côế ngoài kịch bản của chương trình
4:Két thúc sự kiện dọn dẹp và lưu giữ dữ liệu sự kiện
4
Sau khi sự kiện
1: Liến lạc với nhà tài trợ, bến cung câếp để hoàn trả vật dụng
2:Họp team đút kếết những gì sau sự kiện lâền này
12
Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (
[email protected])
lOMoARcPSD|16911414
3:Tông hợp lại video, hình ảnh trong sự kiện
4:Viếết BÁO CÁO NỘP cho Khoa và cô
II. Tổ chức nhân sự
1. Quy trình thực hiện event
13
Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (
[email protected])