Tài liệu “xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần xây dựng vinaconex 1

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự và quản lý đào tạo cho công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Văn Lang” ngoài sự cố gắng của bản thân trong suốt quá trình học tập còn có sự giúp đỡ rất nhiều của Nhà trường, của thầy cô, cùng ban lãnh đạo cũng như cán bộ nhân viên trong công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Văn Lang. Trước hết em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, các thầy cô Khoa Hệ thống thông tin kinh tế cùng toàn thể thầy cô giáo trong Trường Đại học Thương Mại đã tận tình giảng dạy và tạo mọi điều kiện tốt nhất cho em trong suốt thời gian học tập tại trường. Em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến Thầy PGS.TS Đàm Gia Mạnh đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ tận tình cho em trong thời gian thực hiện khóa luận tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu của Ban giám đốc cùng toàn thể nhân viên, các phòng ban của Công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Văn Lang đã cung cấp đầy đủ thông tin và tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập tại công ty để em có thể nắm bắt được những kiến thức thực tế và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp. Hà Nội, Ngày 03 tháng 05 năm 2013 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Tảo 1 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN................................................................................................................. i MỤC LỤC..................................................................................................................... ii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ..........................................................iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT.......................................................................................vi PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ..................................................................................................................... 1 1.1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự..........1 1.1.1 Tầm quan trọng của xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự.......................1 1.1.2 Ý nghĩa của xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự....................................2 1.2 Tổng quan về vấn đề xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự......................2 1.3 Mục tiêu cụ thể đặt ra cần giải quyết trong đề tài..................................................4 1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài.........................................................4 1.4.1 Đối tượng ............................................................................................................4 1.4.2 Phạm vi nghiên cứu...............................................................................................4 1.5 Phương pháp thực hiện đề tài................................................................................5 1.6 Kết cấu của khóa luận...........................................................................................5 PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG VỀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VĂN LANG....................6 2.1 Cơ sở lý luận............................................................................................................6 2.1.1 Một số lý thuyết về nguồn nhân lực, quản trị nguồn nhân lực..............................6 2.1.2 Khái quát về hệ thống thông tin............................................................................7 2.1.3 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin.........................................................11 2.1.4 Các yêu cầu đối với hệ thống quản lý.................................................................12 2.1.5 Các giai đoạn xây dựng hệ thống thông tin.........................................................13 2.1.5 Công cụ xây dựng hệ thống thông tin.................................................................16 2.2 Đánh giá, phân tích thực trạng quản trị nguồn nhân lực tại công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Văn Lang...............................................................................18 2.2.1 Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Văn Lang ............................................................................................................................ 18 2.2.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Văn Lang............................................................................................19 2 2.2.3 Phân tích thực trạng quản trị nguồn nhân lực tại công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Văn Lang............................................................................................22 2.2.4 Đánh giá thực trạng vấn đề quản trị nguồn nhân lực tại công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Văn Lang....................................................................................30 PHẦN 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VĂN LANG................................................................34 3.1 Định hướng phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự và quản lý đào tạo cho công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Văn Lang..........................................34 3.2 Các đề xuất xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự và quản lý đào tạo cho công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Văn Lang..........................................35 3.2.1 Khảo sát..............................................................................................................35 3.2.2 Phân tích.............................................................................................................37 3.2.3 Mô hình quan hệ thực thể...................................................................................40 3.2.4 Thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự và quản lý đào tạo tại công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Văn Lang............................................................41 3.3 Một số kiến nghị đối với công ty...........................................................................47 KẾT LUẬN.................................................................................................................48 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC 3 DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ ST Tên bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ Trang T 1 Hình 2.1. Mối liên kết giữa dữ liệu, thông tin và tri thức 8 2 Bảng 2.1. Danh mục sản phẩm phần mềm 20 3 Bảng 2.2. Danh mục sản phẩm dịch vụ phần mềm, phần cứng 21 4 Bảng 2.3. Danh mục sản phẩm hàng hóa 21 5 Bảng 2.4. Kết quả hoạt động kinh doanh 3 năm gần nhất của 22 6 công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Văn Lang 7 Bảng 2.5. Cơ cấu lao động của công ty phân theo trình độ 23 8 Bảng 2.6. Cơ cấu lao động của công ty phân theo hợp đồng lao 23 9 động 10 Bảng 2.7. Cơ cấu lao động của công ty phân theo giới tính 24 11 Bảng 2.8. Chính sách đào tạo định kỳ cán bộ, nhân viên 27 12 Bảng 3.1. Bảng NHANVIEN 41 13 Bảng 3.2. Bảng PHONGBAN 42 14 Bảng 3.3. Bảng CHUCVU 42 15 Bảng 3.4. Bảng LUONG 42 16 Bảng 3.5. Bảng HOSODAOTAO 42 17 Bảng 3.6. Bảng THANNHAN 43 18 Bảng 3.7. Bảng TRINHDOHV 43 19 Bảng 3.8. Bảng HESOLUONG 43 20 Hình 3.1. Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống thông tin 38 21 quản lý nhân sự 22 Hình 3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh hệ thống 38 23 Hình 3.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 39 24 Hình 3.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của 2 chức năng 39 25 Quản lý nhân viên và Quản lý lương 26 Hình 3.5. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng 27 Quản lý đào tạo, tìm kiếm, báo cáo 28 Hình 3.6. Biểu đồ mô hình quan hệ 41 29 Hình 3.7. Giao diện phần mềm quản lý nhân sự 44 4 40 30 Hình 3.8. Form các thao tác với bảng NHANVIEN 44 31 Hình 3.9. Form các thao tác với bảng HOSODAOTAO 45 32 Hình 3.10. Form hợp đồng lao động 45 33 Hình 3.11. Form cập nhập hợp đồng lao động 45 34 Bảng 3.12. Form quản lý LUONG 46 35 Bảng 3.13. Form báo cáo bảng lương 46 Hình 3.14. Form nhập thông tin để in báo cáo tổng hợp 46 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 5 STT Từ viết tắt Từ viết đầy đủ 1 CP Cổ phần 2 CNTT Công nghệ thông tin 3 CSDL Cơ sở dữ liệu 4 HTTT Hệ thống thông tin 6 PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1.1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự 1.1.1 Tầm quan trọng của xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự Quản trị nguồn nhân lực giữ vai trò đặc biệt quan trọng và ngày càng được các nhà quản trị quan tâm nghiên cứu và phân tích, xem đây là một chức năng cốt lõi và quan trọng nhất của tiến trình quản trị. Quản trị nguồn nhân lực là công tác quản lý trong phạm vi nội bộ một tổ chức, là sự đối sử của tổ chức đối với người lao động. Nói cách khác, quản trị nhân lực chịu trách nhiệm về việc đa con người vào tổ chức, giúp cho họ thực hiện công việc, thù lao cho sức lao động của họ và giải quyết các vấn đề phát sinh. Con người là yếu tố cấu thành lên tổ chức, vận hành tổ chức và quyết định sự thành bại của tổ chức. Nguồn nhân lực là một trong những nguồn lực không thể thiếu, mặt khác quản lý các nguồn lực khác cũng sẽ không có hiệu quả nếu tổ chức không quản lý hiệu quả nguồn nhân lực con người. Nền kinh tế nước ta hiện nay là nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của nhà nước, do đó đặc trưng nổi bật là tính cạnh tranh, đặc biệt trước ngưỡng cửa hội nhập kinh tế quốc tế, khi phải đối mặt với hàng loạt các công ty, tập đoàn lớn mạnh trên thế giới. Các tổ chức nói chung và doanh nghiệp nói riêng buộc phải cải thiện tổ chức, trong đó yếu tố con người là quyết định. Việc tìm đúng người phù hợp để giao đúng việc, hay đúng cương vị đang là vấn đề đáng quan tâm đối với mọi hình thức tổ chức hiện nay. Sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật hiện đại cùng với sự phát triển của nền kinh tế “mở” buộc các nhà quản trị phải biết thích ứng, do đó việc tuyển chọn, sắp xếp, đào tạo, điều động nhân sự trong bộ máy tổ chức nhằm đạt hiệu quả tốt nhất đang được mọi giới quan tâm. Quản trị nhân lực là bộ phận cấu thành và không thể thiếu của quản trị kinh doanh. Quản trị nhân lực thường là nguyên nhân của thành công hay thất bại trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy câu hỏi được đặt ra là: “Quản lý nhân sự như thế nào cho đơn giản mà hiệu quả cao nhất? Quản lý bằng phương pháp gì cho nhanh mà tiết kiệm chi phí?” Một hệ thống thông tin hoàn hảo sẽ cải thiện tất cả những băn khoăn trên. 1 1.1.2 Ý nghĩa của xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự Nghiên cứu quản trị nhân sự giúp cho các nhà quản trị học được cách giao dịch với người khác, biết lắng nghe, biết tìm ra ngôn ngữ chung với nhân viên, biết cách đánh giá nhân viên một cách tốt nhất, cũng như biết cách lôi kéo nhân viên say mê với công việc và tránh được các sai lầm trong việc tuyển chọn và sử dụng lao động, nâng cao chất lượng công việc, nâng cao hiệu quả tổ chức. Quản lý nguồn nhân lực vừa là khoa học vừa là nghệ thuật làm cho những mong muốn của doanh nghiệp và mong muốn của nhân viên tương hợp với nhau và cùng đạt đến mục tiêu. Quản lý tốt nguồn nhân lực trong công ty chính là yếu tố quyết định sự thành công trong kinh doanh vì chính con người tạo dựng nên doanh nghiệp và chỉ đạo hướng phát triển của doanh nghiệp. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự đem lại những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, tiết kiệm thời gian, công sức so với việc quản lý bằng phương pháp thủ công. Đơn giản hóa nhưng chính xác và có tính tự động hóa cao trong việc quản lý giờ làm việc của nhân viên trong đoàn thể đơn vị, dễ dàng bảo trì và phát triển ứng dụng, không giới hạn phạm vi, quy mô phát triển của đơn vị, chi phí triển khai và đào tạo sử dụng thấp. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là công cụ tốt nhất giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự một cách hiệu quả. Nhà lãnh đạo có thể giành thời gian đó để chuyên tâm cho những công việc khác mang tầm chiến lược. Có được một hệ thống thông tin quản lý nhân sự hoàn hảo ban lãnh đạo sẽ dễ dàng trong việc quản lý chính bản thân mình, nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và mọi thông tin về nhân sự trong công ty khi có nhu cầu tìm kiếm rất đơn giản, nhanh chóng, sẵn sàng cho mọi nhu cầu mở rộng trong tương lai. 1.2 Tổng quan về vấn đề xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự Qua tham khảo tài liệu trong và ngoài trường Đại Học Thương Mại, có rất nhiều tác giả có cùng công trình nghiên cứu đã đóng góp không ít cho các doanh nghiệp nói riêng và xã hội nói chung. Các công trình đó không chỉ đơn thuần là giá trị lý luận, học thuyết mà có cả những giá trị thực tế có tính chất ứng dụng cụ thể, dưới đây là một số công trình nghiên cứu liên quan: Chuyên đề tốt nghiệp của Vương Ngọc Quỳnh, lớp Tin 47A, Khoa Tin Học Kinh Tế, Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội, 2009, với đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần xây dựng vinaconex 1” Công trình đưa 2 ra một số lý luận về hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin và trình tự phân tích hệ thống thông tin. Trên cơ sở lý luận đi sâu vào phân tích thực trạng hoạt động kinh doanh và tình hình công tác quản lý nhân sự tại công ty cổ phần xây dựng Vinaconex 1,…Từ đó tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần xây dựng Vinaconex 1. Nhưng công trình chưa tuân thủ quy trình xây dựng hệ thống thông tin quản lý, chưa xây dựng biểu đồ mô hình hóa hệ thống thông tin dưới dạng luồng dữ liệu. Luận văn thạc sĩ của anh Nguyễn Chí Thành, Đại Học Thái Nguyên với đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương trong hệ thống ERP”. Công trình đưa ra hiện trạng tổng quát ERP ở Việt Nam và những bất cập, lựa chọn phương pháp lập trình chính là hướng đối tượng để phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự và lương và đi sâu mô tả các hoạt động nghiệp vụ bằng biểu đồ Ucase, các biểu đồ lớp bằng sơ đồ tuần tự. Tuy nhiên, hệ thống quản lý nhân sự trong luận văn này chủ yếu mô tả bằng lý thuyết và biểu đồ lớp, công trình chỉ dừng lại ở việc thiết kế các bảng thực thể dữ liệu, công trình chưa đề cập đến lý thuyết về các công cụ sử dụng lập trình, chưa thiết kế giao diện phần mềm, chưa có các hình ảnh về các Form làm việc trong phần mềm. Luận văn tốt nghiệp của một bạn sinh viên, lớp Tin 49A, Khoa Tin Học Kinh Tế, Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội, đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần phần mềm BRAVO”. Công trình nêu khái quát về tổ chức hoạt động trong công ty từ đó đưa ra mục tiêu của đề tài. Trong công trình đã nêu được khái niệm về thông tin, hệ thống thông tin. Qua đó phân tích chi tiết hệ thống (biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh, biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh), thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế phần mềm, thiết kế giao diện phần mềm, cài đặt và đánh giá hệ thống. Tuy nhiên, công trình chưa đề cập đến vấn đề phân loại hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực, công trình chưa tuân thủ quy trình xây dựng hệ thống thông tin quản lý. Nhận thức rõ tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý cũng như vai trò to lớn của đội ngũ cán bộ nhân viên công ty. Tôi nhận thấy cần có kế hoạch xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự. Vì vậy trong thời gian thực tập tại công ty, tôi đã tìm hiểu cách thức quản lý nhân sự tại công ty và quyết định lựa chọn đề tài: ”Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự và quản lý đào 3 tạo cho công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Văn Lang” nội dung đề tài này có phần trùng lặp với đề tài khóa luận tốt nghiệp, các công trình của các anh chị khóa trước ở cả trong và ngoài trường nhưng không có sự trùng lặp hoàn toàn, do khác về thời gian và không gian thực hiện. Tính cấp thiết, thời sự của vấn đề và sự liên quan sâu sắc đến tính kinh tế ngày càng nóng hổi đòi hỏi sự hoàn thiện hơn. Các đề tài trước hầu hết là sử dụng ngôn ngữ Visual Basic 6.0 và Microsoft access 2003 để lập trình, các đề tài vẫn mang tính nhỏ lẻ, riêng biệt cho mỗi công ty, chưa áp dụng được sâu rộng. Vấn đề mà tôi lựa chọn nghiên cứu còn hết sức khó khăn và đặt ra nhiều thách thức cho các chủ thể nghiên cứu. Chính vì vậy, một lần nữa tôi muốn đi sâu nhìn nhận và tìm ra những giải pháp thực sự có tính ứng dụng trong thực tiễn để áp dụng cho công ty tôi thực tập cũng như sẽ được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp. 1.3 Mục tiêu cụ thể đặt ra cần giải quyết trong đề tài Cụ thể với các mục tiêu trong đề tài như sau: - Hệ thống hóa quy trình xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Văn Lang - Đánh giá thực trạng quản lý nhân sự và quản lý đào tạo tại công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Văn Lang - Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý nhân sự và quản lý đào tạo phù hợp với yêu cầu của công tác quản lý nhân sự trong công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Văn Lang - Đưa ra một số kiến nghị với ban lãnh đạo công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Văn Lang nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự. 1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 1.4.1 Đối tượng Hệ thống thông tin, hệ thống thông tin trong quản lý nhân sự, phần mềm quản lý nhân sự và quản lý đào tạo trong doanh nghiệp. 1.4.2 Phạm vi nghiên cứu Không gian: Công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Văn Lang Thời gian: Các số liệu được khảo sát từ năm 2010 đến năm 2012 4 1.5 Phương pháp thực hiện đề tài Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu: Dựa vào quan sát thực tế về những lợi ích của một số công ty khi áp dụng phần mềm quản lý nhân sự, vận dụng phương pháp phân tích, đánh giá tìm ra những ưu, nhược điểm trong các phần mềm đó nhằm tổng hợp rút kinh nghiệm trong việc định hướng phát triển và giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý nhân sự và quản lý đào tạo cho công ty trong thời điểm hiện tại cũng như định hướng phát triển trong tương lai. Phương pháp mô hình hóa để tiến hành thiết kế cơ sở dữ liệu dựa vào các thông tin đầu ra đã được mô tả cụ thể. Phương pháp so sánh đối chiếu: Đối chiếu giữa cơ sở lý luận và thực tiễn để phát hiện ra những yếu kém và xây dựng nên một hệ thống thông tin quản lý nhân sự hữu dụng. Ngoài ra còn vận dụng phương pháp thống kê, điều tra thu thập số liệu để làm rõ những nội dung liên quan. 1.6 Kết cấu của khóa luận Ngoài danh mục bảng biểu sơ đồ hình vẽ, danh mục từ viết tắt, kết luận và phần tài liệu tham khảo, phụ lục, khóa luận gồm ba phần: Phần 1: TỔNG QUAN VỀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG VỀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VĂN LANG Phần 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VĂN LANG 5 PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG VỀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VĂN LANG 2.1 Cơ sở lý luận 2.1.1 Một số lý thuyết về nguồn nhân lực, quản trị nguồn nhân lực a, Nguồn nhân lực Nguồn nhân lực là nguồn lực về con người và được nghiên cứu dưới nhiều khía cạnh. Trước hết với tư cách là nguồn cung cấp sức lao động cho xã hội. Nguồn nhân lực với tư cách là một yếu tố của sự phát triển kinh tế - xã hội là khả năng lao động của xã hội được hiểu theo nghĩa hẹp hơn, bao gồm nhóm dân cư trong độ tuổi lao động có khả năng lao động. Với cách hiểu này nguồn nhân lực tương đương với nguồn lao động. Nguồn nhân lực còn có thể hiểu là tổng hợp các cá nhân những con người cụ thể tham gia vào quá trình lao động, là tổng thể các yếu tố về thể chất và tinh thần được huy động vào quá trình lao động. Với cách hiểu này nguồn nhân lực bao gồm những người từ giới hạn độ tuổi lao động trở lên (ở nước ta là tròn 15 tuổi). Về chất lượng nguồn nhân lực, được xem xét trên mặt trình độ văn hóa, sức khỏe, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, năng lực phẩm chất,... Ngày nay nguồn nhân lực được đánh giá là yếu tố quan trọng nhất tạo nên sự tiến bộ và phát triển của xã hội. Vấn đề quản trị nguồn nhân lực đang được các cấp lãnh đạo rất quan tâm và chú trọng. b, Quản trị nguồn nhân lực Quản trị được hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tin thành hành động, một việc tương đương với quá trình ra quyết định. Quản trị nguồn nhân lực là quá trình khai thác, tổ chức, sử dụng khoa học kỹ thuật hiện đại và lý luận về quản trị nhằm thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức, bằng cách thường xuyên tìm kiếm, tạo nguồn nhân lực, tiến hành điều phối, lãnh đạo, kiểm tra, đôn đốc thực hiện chế độ tiền lương, thưởng phạt hợp lý nhằm khai thác và sử dụng nguồn nhân lực có hiệu quả. Mỗi tổ chức phải luôn củng cố, duy trì đầy đủ số lượng và chất lượng lao động cần thiết trong tổ chức mình để đạt được mục tiêu đặt ra. Theo nghĩa hẹp hơn: Quản trị nguồn nhân lực là quá trình cơ quan quản lý thực hiện những công việc cụ thể như: Tuyển người, bình xét, phân công công việc, giải 6 quyết tiền lương bồi dưỡng, đánh giá chất lượng cán bộ công nhân viên, nhằm thực hiện tốt mục tiêu, kế hoạch của tổ chức. Xét trên góc độ quản trị, việc khai thác và quản trị nguồn nhân lực lấy giá trị con người làm trọng tâm, vận dụng hoạt động khai thác và quản lý nhằm giải quyết những tác động lẫn nhau giữa nhân viên với công việc, giữa nhân viên với nhân viên và giữa nhân viên với tổ chức. Khai thác và quản lý nguồn nhân lực cần đạt được kết quả nâng cao hiệu suất của tổ chức, nâng cao sức cạnh tranh. Mặt khác, phải nâng cao đời sống của nhân viên, làm cho mỗi nhân viên cảm thấy thoải mái và gắn bó với công việc. Quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp được thực hiện qua ba bước sau:  Thứ nhất: Nhà quản trị cấp cao nhất đưa ra mục tiêu, kế hoạch và chính sách đồng thời đưa ra cách thức giải quyết vấn đề nguồn nhân lực.  Thứ hai: Người quản trị nguồn nhân lực chịu trách nhiệm giải thích thuyết minh và yêu cầu thi hành các mục tiêu, kế hoạch, chính sách về nguồn nhân lực ở các bộ phận có nhu cầu.  Thứ ba: Người phụ trách nguồn nhân lực nhận và thi hành cụ thể các mục tiêu, kế hoạch, chính sách của cấp trên đưa ra. 2.1.2 Khái quát về hệ thống thông tin a, Một số khái niệm Dữ liệu là các con số, các dữ liệu về đối tượng nào đó. Thông tin có thể coi như dữ liệu đã xử lý ở dạng tiện dùng, dễ hiểu. Như vậy thông tin có thể ví như đầu ra còn dữ liệu giống như đầu vào. Thông tin là một sản phẩm hoàn chỉnh thu được sau quá trình xử lý dữ liệu, là các tin tức mà con người trao đổi với nhau hay nói rộng hơn thông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng. Người ta còn định nghĩa thông tin là sự phản ánh và biến thành tri thức mới của chủ thể phản ánh. Qua các định nghĩa đó ta có thể thấy thông tin luôn được gắn với sự tiện dụng, có ích đối với chủ thể nhận tin. Thông tin là một yếu tố cơ bản của quá trình thành lập, lựa chọn và ra quyết định để điều khiển một hệ thống thông tin nào đó. Tri thức bao gồm trước hết là sự hiểu biết, kinh nghiệm và sự học hỏi, được khẳng định lại hoặc điều chỉnh lại khi con người nhận được các thông tin mới. Khái 7 niệm dữ liệu và thông tin là hai khái niệm cơ bản dùng trong hệ thống thông tin. Các liên kết giữa dữ liệu, thông tin, tri thức: Hình 2.1. Mối liên kết giữa dữ liệu, thông tin và tri thức Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phần tử, có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới mục đích chung. Hệ thống thông tin (HTTT) bao gồm các chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và phản hồi thông tin nhằm phục vụ mục đích ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối kiểm soát tình hình hoạt động của con người. Hệ thống thông tin quản lý: Một hệ thống tích hợp "Người - Máy" tạo ra các thông tin giúp con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định là hệ thông tin quản lý. Hệ thông tin quản lý sử dụng các thiết bị tin học, các phần mềm, cơ sở dữ liệu (CSDL), các thủ tục thủ công, các mô hình để phân tích, lập kế hoạch quản lý và ra quyết định. Hệ thống thông tin quản lý nhân lực là một hệ thống thông tin dùng để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan đến nguồn nhân lực trong tổ chức để hỗ trợ cho việc ra quyết định. Hệ thống thông tin quản lý nhân lực có vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, các thông tin do hệ thống mang lại có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định liên quan đến nhân sự tại công ty. b, Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp Có nhiều loại hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, chia thành ba nhóm chính như sau: Nhóm 1: Hệ thống thông tin chức năng 8 Bao gồm: HTTT marketing: Có chức năng xác định khách hàng hiện nay, tương lai là ai? Khách hàng cần và muốn gì? Lên kế hoạch và phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới để đáp ứng được nhu cầu đó. Định giá cho sản phẩm và dịch vụ. Xúc tiến bán hàng. Phân phối sản phẩm và dịch vụ tới các khách hàng. HTTT quản lý sản xuất: Cung cấp và hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu và các yếu tố sản xuất khác. Kiểm tra, theo dõi việc sử dụng và chi phí các nguồn lực cần thiết. HTTT tài chính, kế toán: Chức năng quản trị tài chính trong doanh nghiệp, quản trị các chu trình nghiệp vụ như chu trình tiêu thụ, chu trình cung cấp, chu trình sản xuất, chu trình tài chính, chu trình báo cáo tài chính. HTTT quản lý nhân lực: Chức năng tuyển chọn, đánh giá, phát triển và đào tạo nguồn nhân lực,... Hỗ trợ cho các nhà quản lý trong việc ra quyết định, có chế độ khen thưởng với người có công, bảo hiểm, phúc lợi với người lao động. Phân tích khả năng sử dụng nguồn nhân lực trong các hoạt động của doanh nghiệp, giúp nhà quản lý nhân lực giải quyết các vấn đề về nhân lực. Hoạt động của HTTT quản lý nhân lực bao gồm mức tác nghiệp và mức chiến thuật: - Mức tác nghiệp: HTTT quản lý lương, HTTT quản lý vị trí làm việc, HTTT quản lý người lao động, HTTT đánh giá tình hình thực hiện công việc và con người, HTTT báo cáo lên cấp trên, HTTT tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc,... - Mức chiến thuật: HTTT phân tích và thiết kế công việc, HTTT tuyển chọn nhân lực, HTTT quản lý lương thưởng và bảo hiểm trợ cấp, HTTT đào tạo và phát triển nguồn nhân lực,... Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý nhân lực là: - Đối tượng cần quản lý là con người - Nguồn nhân lực như là nhà cung cấp dịch vụ bên trong mỗi tổ chức: Các cá nhân trong tổ chức cung cấp sức lực, trí tuệ nhằm đạt được các mục tiêu chung của tổ chức. - Tạo sự gắn kết giữa các nhân viên: Tổng hợp đầy đủ thông tin của các nhân viên, giúp mọi người có thể tìm hiểu được thông tin về nhau, tạo sự gần gũi và thêm hiểu giữa các thành viên. 9 - Sử dụng cơ sở dữ liệu bên trong hệ thống máy tính để lưu trữ các thông tin về nhân lực. - Hệ thống tạo ra các báo cáo dạng bản in và bản điện tử bao gồm các thông tin liên quan đến nguồn nhân lực. Nhóm 2: Hệ thống thông tin cung cấp tri thức HTTT tự động hóa công việc văn phòng: Là một hệ thống thông tin dựa trên máy tính nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và gửi thông báo, tin nhắn, tài liệu và các dạng truyền tin khác giữa các cá nhân và nhóm làm việc, các tổ chức khác nhau. HTTT xử lý dữ liệu (DPS): Cập nhật dữ liệu định kỳ, xử lý dữ liệu cục bộ,... HTTT cung cấp tri thức (KWS): Hỗ trợ việc phân loại dữ liệu và thông tin, kiểm soát, thiết kế, lập kế hoạch và lịch hành động tạo ra các giải pháp khác nhau để giải quyết một vấn đề cụ thể cho doanh nghiệp. Bao gồm: Hệ thống trí tuệ nhân tạo và hệ thống chuyên gia. Nhóm 3: Các hệ thống hỗ trợ nhà quản lý HTTT quản lý (MIS): Là những hệ thống quản lý các hoạt động của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các CSDL được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. HTTT hỗ trợ ra quyết định (DSS): Cho phép phân tích tổng hợp dữ liệu qua các mô hình phức tạp để hỗ trợ cho những quyết định dạng không có cấu trúc và nửa cấu trúc giúp cho nhà quản lý các cấp ra quyết định. HTTT hỗ trợ nhóm (GSS): Là một hệ thống máy tính được thiết kế để hộ trợ một nhóm tạo ra các ý tưởng hoặc tạo ra các quyết định. Hỗ trợ ra quyết định có tính bán cấu trúc bằng cách cho phép các nhà ra quyết định tập hợp lại với nhau. HTTT hỗ trợ điều hành (EIS): Một HTTT dựa trên máy tính được thiết kế để cung cấp những dữ liệu và thông tin trong và ngoài doanh nghiệp cần cho nhà quản lý cấp cao phục vụ cho việc ra quyết định dưới những dạng có ý nghĩa (trích lọc, nén theo vết những dữ liệu xác định, đánh giá và điều tra hiện trạng, minh họa bằng đồ họa, gần như không phải đào tạo, nhà quản lý cấp cao sử dụng trực tiếp). Được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. 10 2.1.3 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin Mục đích của dự án là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, phù hợp với tổ chức. Có nhiều phương pháp phát triển hệ thống thông tin, tôi lựa chọn một phương pháp phân tích thiết kế khá phổ biến là phương pháp hướng cấu trúc. Nguyên tắc phát triển HTTT: - Sử dụng triệt để các mô hình - Chuyển từ cái chung sang cái riêng, từ cái phức tạp ra cái đơn giản hơn - Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Mô hình hóa với biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) để xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng cho hệ thống, biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh, biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh, biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của các chức năng. Mô hình DFD để mô tả hệ thống thông tin như biểu đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên biểu đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Biểu đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Mô hình DFD cung cấp cho người sử dụng một cái nhìn tổng quát về hệ thống và cơ chế lưu chuyển thông tin trong hệ thống ấy. Nó xác định các thông tin chuyển vận từ một quá trình hoặc từ chức năng này trong hệ thống sang một quá trình hoặc chức năng khác. Điều quan trọng nhất là nó chỉ ra phải có sẵn những thông tin nào trước khi thực hiện một hàm hay quá trình. Các mức của DFD: Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống: Là việc phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ thống. Mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng. Mỗi chức năng có thể gồm nhiều chức năng con và thể hiện trong một khung của sơ đồ. Biểu đồ ngữ cảnh: Thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống, là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất. Cả hệ thống như một chức năng duy nhất, các tác nhân ngoài và các luồng dữ liệu vào ra từ tác nhân ngoài đến hệ thống được xác định. Biểu đồ mức đỉnh: Biểu đồ này được phân rã từ biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh, nhằm mục đích mô tả hệ thống một cách chi tiết hơn. 11 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh: Biểu đồ này được phân rã nhỏ hơn từ biểu mức đỉnh Nguyên tắc phân rã: - Các luồng dữ liệu được bảo toàn - Các tác nhân ngoài bảo toàn - Có thể xuất hiện các kho dữ liệu - Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại nếu cần thiết. Như vậy khi phân rã các mô hình DFD, ta thu được nhiều mức khác nhau. Hệ thống được mô tả từ mức tổng quát nhất đến mức ngày càng chi tiết hơn. 2.1.4 Các yêu cầu đối với hệ thống quản lý Các yêu cầu chung đối với các hệ thống thông tin quản lý: - Hệ thống phải đáp ứng được yêu cầu quản lý, đảm bảo tính hiệu quả kinh doanh cao, hệ thống phải khoa học và có thể phát triển hơn trong tương lai: Các hệ thống thông tin nhằm cung cấp cho ban lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp những thông tin cần và đủ để họ ra quyết định đúng, để tác động quản lý có hiệu quả. Những thông tin cung cấp chính xác, được xử lý và lưu trữ một cách khoa học tạo niềm tin đối với khách hàng. Là hệ thống mở, linh hoạt trong tương lai có thể cải tiến rộng lớn hơn. - Hệ thống phải được xây dựng dựa trên các thuật ngữ và các khái niệm mà người sử dụng có thể hiểu được hơn là những khái niệm liên quan đến máy tính: Con người có khả năng, trình độ khác nhau, người thiết kế nên dùng những thuật ngữ, khái niệm trong hệ thống, trên các nút điển khiển là những từ, cụm từ gần gũi quen thuộc với người sử dụng tạo sự dễ dàng trong công việc. Ví dụ: Hệ thống văn phòng nên sử dụng các khái niệm như thư, tài liệu, cặp giấy,... mà không nên sử dụng những khái niệm như thư mục, danh mục,... - Hệ thống phải xử lý một cách mềm dẻo, linh hoạt, chính xác, đầy đủ các thông tin cần quản lý: Các thông tin trong hệ thống cần được lưu trữ khoa học, tìm kiếm với tốc độ nhanh chóng, hiển thị dữ liệu ở mức thống nhất và thích hợp. Hỗ trợ nhiều loại tương tác cho nhiều loại người sử dụng khác nhau. Ví dụ: Các câu lệnh và menu nên có cùng định dạng, nên hiển thị phông chữ lớn với những người cận thị,... - Giao diện giữa người sử dụng và máy phải được thiết kế khoa học, thân thiện dễ sử dụng: Giao diện người dùng cần phải được thiết kế sao cho phù hợp với kỹ năng, 12 kinh nghiệm và sự trông đợi của người sử dụng nó, người sử dụng hệ thống thường đánh giá hệ thống thông qua giao diện hơn là chức năng của nó. - Hệ thống có khả năng thực hiện chế độ hội thoại cao, nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng, cung cấp nhanh gọn, chính xác, đầy đủ của dữ liệu: Nếu thiếu yêu cầu này người sử dụng có thể gây ra lỗi khiến hệ thống hoạt động sai, những thông báo không thích hợp có thể làm tăng áp lực lên người sử dụng và do đó càng xảy ra nhiều lỗi hơn. - Ngoài ra hệ thống phải trợ giúp, giải đáp thắc mắc của người dùng: Hệ thống cần có chức năng hướng dẫn người sử dụng ở các thao tác khó, có thể là hướng dẫn trực tuyến theo các nút hiển thị hay hệ thống trợ giúp đi kèm. - Hệ thống nên cung cấp một số khả năng phục hồi lỗi của người sử dụng và cho phép người sử dụng khôi phục lại từ chỗ bị lỗi: Hệ thống nên cung cấp một số khả năng phục hồi từ lỗi của người sử dụng và cho phép người sử dụng khôi phục lại từ chỗ bị lỗi. Khả năng này bao gồm cho phép làm lại, hỏi lại những hành động như xóa, hủy,... Các yêu cầu riêng đối với HTTT quản lý nhân lực doanh nghiệp: - Hệ thống quản lý nhân lực lưu trữ đầy đủ thông tin về mỗi hồ sơ cá nhân, dễ dàng cập nhập, sửa đổi, tạo thêm dữ liệu,... Hệ thống hướng vào nguồn nhân lực doanh nghiệp. - Hệ thống này cần nói lên sự thống nhất giữa mục đích và phương hướng lãnh đạo của tổ chức về nguồn nhân lực, mọi phân tích dữ liệu, thông tin phục vụ cho việc ra quyết định và những vấn đề liên quan đến nhân lực. - HTTT này quản lý nhân lực và các nguồn lực có liên quan phải được sắp xếp như một quá trình xuyên suốt, tiện dụng cho việc kiểm tra, theo dõi mọi hoạt động của mỗi cá nhân. 2.1.5 Các giai đoạn xây dựng hệ thống thông tin a, Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống thông tin. Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. - Làm rõ yêu cầu. 13 - Đánh giá khả năng thực thi. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu. b, Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau đây: - Lập kế hoạch phân tích chi tiết. - Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại. - Nghiên cứu hệ thống thực tại. - Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp. - Đánh giá lại tính khả thi. - Thay đổi đề xuất của dự án. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. c, Giai đoạn 3: Thiết kế Giai đoạn này gồm 3 quá trình: thiết kế logic, thiết kế vật lý ngoài và thiết kế phần mềm Quá trình thứ nhất: Thiết kế logic Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs). Mô hình logic sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế logic bao gồm những công đoạn sau: - Thiết kế cơ sở dữ liệu. - Thiết kế xử lý. - Thiết kế các luồng dữ liệu vào. 14