Tài liệu Xây dựng hệ thống kế toán trách nhiệm tại tổng công ty công nghiệp thực phẩm đồng nai

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM ---------------------------- HUỲNH NGỌC HẰNG THU XÂY DỰNG HỆ THỐNG KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM ĐỒNG NAI Chuyên ngành: Kế toán Mã số : 6340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. TRẦN ANH HOA TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2016 MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ LỜI MỞ ĐẦU…………….............................................................................................1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TRONG DOANH NGHIỆP....................................................................................................... 7 1.1 Tổng quát về kế toán trách nhiệm .................................................................... 7 1.1.1 Khái niệm kế toán trách nhiệm .................................................................. 7 1.1.2 Bản chất của kế toán trách nhiệm .............................................................. 9 1.1.3 Vai trò của kế toán trách nhiệm ............................................................... 10 1.2 Nội dung cấu thành hệ thống kế toán trách nhiệm .......................................... 10 1.2.1 Sự phân cấp quản lý ................................................................................ 11 1.2.2 Các trung tâm trách nhiệm ...................................................................... 12 1.2.3 Xác định các chỉ tiêu đánh giá trách nhiệm quản lý ................................. 17 1.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm ........................................ 22 1.3 Tổ chức kế toán trách nhiệm của một số nước trên thế giới và bài học kinh nghiệm cho các doanh nghiệp Việt Nam.................................................................. 27 1.3.1 Tổ chức kế toán trách nhiệm của một số nước trên thế giới ..................... 27 1.3.2 Bài học kinh nghiệm cho các doanh nghiệp Việt Nam ............................ 30 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1.............................................................................................35 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ TẠI TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM ĐỒNG NAI ............ 36 2.1 Giới thiệu về Tổng công ty công nghiệp thực phẩm Đồng Nai ....................... 36 2.1.1 Giới thiệu chung ..................................................................................... 36 2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty ............................... 36 2.1.3 Định hướng phát triển của Tổng công ty ................................................. 39 2.1.4 Cơ cấu tổ chức quản lý............................................................................ 39 2.1.5 Đặc điểm tổ chức kế toán tại Tổng công ty công nghiệp thực phẩm Đồng Nai 45 2.2 Thực trạng công tác đánh giá trách nhiệm quản lý tại Tổng công ty công nghiệp thực phẩm Đồng Nai .................................................................................... 47 2.2.1 Thực hiện khảo sát .................................................................................. 47 2.2.2 Nhận xét về tình hình thực hiện kế toán trách nhiệm tại Tổng công ty công nghiệp thực phẩm Đồng Nai ................................................................................. 51 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2.............................................................................................57 CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG HỆ THỐNG KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM ĐỒNG NAI ....................................... 58 3.1 Các quan điểm về xây dựng kế toán trách nhiệm ........................................... 58 3.2 Nội dung xây dựng kế toán trách nhiệm tại Tổng công ty công nghiệp thực phẩm Đồng Nai ....................................................................................................... 59 3.2.1 Về việc phân cấp quản lý và xác định các trung tâm trách nhiệm ............ 60 3.2.2 Hoàn thiện dự toán ngân sách cho từng trung tâm trách nhiệm ................ 62 3.2.3 Xác định các chỉ tiêu đánh giá phù hợp cho từng trung tâm trách nhiệm . 71 3.2.4 Xây dựng báo cáo trách nhiệm cho các trung tâm trách nhiệm ................ 73 3.3 Các giải pháp hỗ trợ thực hiện xây dựng kế toán trách nhiệm tại Tổng công ty công nghiệp thực phẩm Đồng Nai ........................................................................... 76 3.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán phù hợp ............................................................ 76 3.3.2 Hoàn thiện công tác thu thập số liệu theo yêu cầu kế toán quản trị .......... 78 3.3.3 Đào tạo và chuẩn bị nguồn nhân lực, nâng cao nhận thức nhà quản lý..... 80 3.3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc xây dựng kế toán trách nhiệm. 80 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3…………………………………………………………….81 KẾT LUẬN CHUNG………………………………………………………………...82 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC 1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Nền kinh tế Việt Nam đang trong giai đoạn chuyển đổi, mức độ cạnh tranh ngày càng cao bên cạnh đó là xu thế hội nhập, toàn cầu hóa về kinh tế đã buộc các doanh nghiệp tại Việt Nam phải tự thay đổi để thích nghi với xu hướng này. Việc thành công của một doanh nghiệp được quyết định rất nhiều bởi các quyết định của nhà quản lý, vì vậy công tác đánh giá hiệu quả hoạt động và trách nhiệm nhà quản lý bộ phận nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho nhà quản lý trong việc ra quyết định ngày càng được các doanh nghiệp chú ý. Kế toán trách nhiệm là một nội dung cơ bản của kế toán quản trị. Bên cạnh chức năng chính của mình là cung cấp thông tin đánh giá trách nhiệm người đứng đầu các bộ phận, kế toán trách nhiệm còn giúp cho nhà quản lý trong việc đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn. Vì vậy, kế toán trách nhiệm ngày càng có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý tại các doanh nghiệp trên thế giới. Tại Việt Nam, kế toán quản trị nói chung và kế toán trách nhiệm nói riêng vẫn còn là lĩnh vực khá mới mẻ. Việc áp dụng kế toán trách nhiệm trong doanh nghiệp Việt Nam còn rất nhiều hạn chế, đặc biệt là trong các doanh nghiệp có phạm vi hoạt động trải rộng, đa ngành nghề, việc đánh giá trách nhiệm nhà quản lý bộ phận và toàn doanh nghiệp còn tồn tại nhiều bất cập. Cạnh tranh ngày càng gay gắt cộng với những thay đổi liên tục trong môi trường kinh doanh khiến cho những hệ thống kiểm soát cũ không đủ khả năng cung cấp thông tin hỗ trợ nhà quản lý trong việc ra quyết định và kiểm soát. Vì vậy, việc xây dựng hệ thống đánh giá trách nhiệm quản lý kết hợp giữa những chỉ tiêu tài chính và phi tài chính đang được nghiên cứu và áp dụng ngày càng nhiều trên thế giới. Tổng công ty công nghiệp thực phẩm Đồng Nai có quy mô lớn, hoạt động trên nhiều lĩnh vực. Công tác tổ chức kế toán quản trị nói chung, kế toán trách nhiệm nói riêng chưa được triển khai và áp dụng một cách hiệu quả. Vì vậy, tác giả đã quyết định 2 lựa chọn đề tài “Xây dựng kế toán trách nhiệm tại Tổng công ty công nghiệp thực phẩm Đồng Nai” làm đề tài nghiên cứu cho luận án của mình. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu về kế toán trách nhiệm 2.1. Tình hình nghiên cứu trên thế giới Kế toán trách nhiệm được đề cập đầu tiên vào những năm 1950 ở Mỹ. Từ đó đến nay, kế toán trách nhiệm đã nhận được nhiều sự quan tâm của các chuyên gia, ngày có càng nhiều nghiên cứu được công bố về đánh giá trách nhiệm quản lý. • Trước hết, theo Higgins (1952), kế toán trách nhiệm là sự phát triển của hệ thống kế toán, được thiết kế để kiểm soát chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến các cá nhân trong tổ chức, người chịu trách nhiệm kiểm soát. Hệ thống kiểm soát này được thiết kế cho tất cả các cấp quản lý. Tác giả cho rằng kế toán trách nhiệm như là một công cụ để kiểm soát hoạt động và chi phí. • Martin N. Kellogg (1962) trong tác phẩm “Fundamentals of Responsibility Accounting” đã trình bày về sự phát triển của kế toán trách nhiệm trong mối quan hệ giũa kế toán trách nhiệm với cơ cấu tổ chức, kế toán chi phí, kiểm soát chi phí… Tác giả cho rằng kế toán trách nhiệm có mối quan hệ chặt chẽ với phân cấp quản lý và kế toán chi phí. Nguyên tắc thiết lập một hệ thống kế toán trách nhiệm là phải phân chia tổ chức thành các bộ phận, phân công trách nhiệm cho các bộ phận đó. Bên cạnh đó, hệ thống kế toán chi phí được sử dụng như là công cụ quản lý, trước hết phải gán trách nhiệm cho từng khoản chi phí. Để kiểm soát được chi phí thì cần phải tìm hiểu và xác định được nguồn gốc phát sinh chi phí. • Joseph P. Vogel (1962) cũng đã bàn về kế toán trách nhiệm trong tác phẩm “Rudiments of Responsibility Accounting in Public Utilities”. Kế toán trách nhiệm trước hết được sử dụng để kiểm soát chi phí. Tác giả đã đề cập đến việc xây dựng và thiết lập hệ thống kế toán trách nhiệm trong doanh nghiệp. Kế toán 3 trách nhiệm phải được xây dựng trên cơ sở phân cấp quản lý nhằm thu thập thông tin cũng như kiểm soát thông tin tại các bộ phận, từ đó cung cấp thông tin cho nhà quản trị ra quyết định một cách có hiệu quả. • N. J. Gordon (1963) trong tác phẩm “Toward a Theory of Responsibility Accounting System” đã trình bày những nghiên cứu về lý thuyết của hệ thống kế toán trách nhiệm. Kế toán trách nhiệm chỉ phát huy hiệu quả khi doanh nghiệp có phân cấp quản lý. • Ahmed Belkaoui (1981) qua tác phẩm “The Relationship between self – disclosure Style and Attitude to Responsibility Accounting” đã trình bày về khái niệm, điều kiện thực hiện kế toán trách nhiệm trong tổ chức. Tác giả nhấn mạnh rằng nhân tố con người đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của hệ thống kế toán trách nhiệm vì nhà quản lý phải tự chịu trách nhiệm về hiệu quả của đơn vị mình. Và còn rất nhiều công trình, bài báo nghiên cứu nói về kế toán trách nhiệm. Tóm lại, kế toán trách nhiệm là công cụ kiểm soát rất hiệu quả. Đây là những nội dung rất bổ ích cho việc kế thừa để vận dụng tổ chức hệ thống kế toán trách nhiệm trong điều kiện thực tiễn ở Việt Nam. 2.2. Tình hình nghiên cứu tại VIệt Nam Tại Việt Nam, việc nghiên cứu kế toán trách nhiệm nói chung và tổ chức kế toán trách nhiệm trong các tổng công ty nói riêng trong thời gian qua đã có một số cơ quan, tác giả đã đề cập và nghiên cứu. Có thể điểm qua tình hình nghiên cứu kế toán quản trị nói chung, kế toán trách nhiệm nói riêng trong nước thời gian qua: • Năm 1995, trong luận án “Vấn đề hoàn thiện kế toán Việt Nam” đã trình bày phương hướng và giải pháp xây dựng hệ thống kế toán tài chính và kế toán quản 4 trị trong các doanh nghiệp Việt Nam. Đây là những đề xuất mang tính sơ khai trong bối cảnh kế toán quản trị bắt đầu được nghiên cứu. • Năm 1997, tác giả Phạm Văn Dược đã nghiên cứu về “Phương hướng xây dựng nội dung và tổ chức vận dụng kế toán quản trị vào doanh nghiệp Việt Nam”. Trong đó so sánh về mặt lý luận giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính; vai trò, nội dung và các nghiên vụ của kế toán quản trị. Đây chính là bước khởi xướng cho những nghiên cứu tiếp nối về kế toán quản trị sau này. • Năm 2010, tác giả Phạm Văn Dược đã thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học “Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán đánh giá trách nhiệm bộ phận trong doanh nghiệp thương mại tại Việt Nam” tại Trường Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh do tác giả Phạm Văn Dược (2010) thực hiện. Đây là một trong những tài liệu rất có giá trị cho việc nghiên cứu về kế toán trách nhiệm. Nghiên cứu đã hệ thống hóa được cơ sở lý luận về kế toán trách nhiệm, trình bày được một hệ thống báo cáo đánh giá trách nhiệm quản trị được thiết lập phù hợp với cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp thương mại. Về mặt ứng dụng thực tiễn, kế toán trách nhiệm cũng là đề tài nghiên cứu của rất nhiều tác giả: • Năm 2010, luận án của tiến sĩ Trần Văn Tùng “Xây dựng hệ thống báo cáo đánh giá trách nhiệm quản trị trong công ty niêm yết ở Việt Nam” đã trình bày những nghiên cứu về mặt lý luận của hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm nói chung, đặc thù kế toán trách nhiệm trong các công ty cổ phần và mô hình tổ chức kế toán trách nhiệm trong công ty cổ phần của một số quốc gia phát triển trên thế giới. • Luận án tiến sĩ “Tổ chức kế toán trách nhiệm trong các Tổng công ty xây dựng thuộc Bộ giao thông vận tải” của tiến sĩ Nguyễn Hữu Phú đề cập đến việc áp 5 dụng mô hình Knowledge Management Star (KM Star) trong việc đánh giá trách nhiệm quản lý tại các trung tâm trách nhiệm. • Bùi Thị Bích Liên, 2012. Xây dựng kế toán trách nhiệm tại Tổng công ty văn hóa Sài Gòn – Công ty TNHH MTV. Luận văn thạc sĩ. Trường Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh. Luận văn có đề cập tới lý thuyết phân loại chi phí gắn với trách nhiệm bộ phận và áp dụng kế toán trách nhiệm cho công ty nhà nước. • Đỗ Khánh Ly, 2010. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán trách nhiệm tại IDICO. Nghiên cứu đã bổ sung những ảnh hưởng cơ cấu tổ chức trong tổng công ty hoạt động theo mô hình mẹ con đến công tác kế toán trách nhiệm. Vì vậy, hướng nghiên cứu của đề tài này là sẽ khai thác đặc điểm riêng của Tổng công ty công nghiệp thực phẩm Đồng Nai, qua đó ứng dụng lý thuyết kế toán trách nhiệm và kế thừa các nghiên cứu trước để triển khai thực hiện việc tổ chức hệ thống kế toán trách nhiệm tại Tổng công ty. 3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài Mục tiêu chính của đề tài là đề xuất xây dụng hệ thống kế toán trách nhiệm tại Tổng công ty công nghiệp thực phẩm Đồng Nai. Vì vậy, các mục tiêu cụ thể được đặt ra là: • Hệ thống hóa các lý luận và nghiên cứu liên quan đến kế toán trách nhiệm trong doanh nghiệp. • Phân tích thực trạng công tác đánh giá trách nhiệm quản lý bộ phận tại Tổng công ty công nghiệp thực phẩm Đồng Nai và các đơn vị thành viên. Qua đó đưa ra các giải pháp xây dựng hệ thống kế toán trách nhiệm tại tổng công ty giúp tổng công ty ngày càng hoạt động hiệu quả hơn. 4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài 6 Đề tài nghiên cứu hệ thống kế toán quản trị, kế toán trách nhiệm tại Tổng công ty công nghiệp thực phẩm Đồng Nai và các đơn vị thành viên. Dựa vào cơ sở lý thuyết, tác giả sẽ xây dựng hệ thống kế toán trách nhiệm phù hợp với tình hình của tổng công ty. 5. Phương pháp nghiên cứu Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính. Trong phương pháp định tính, công cụ được lựa chọn sử dụng để thu thập dữ liệu chính là sự khảo sát các nhà quản lý tại Tổng công ty và các đơn vị thành viên thông qua bảng câu hỏi khảo sát, kết hợp với quan sát và phỏng vấn. Qua đó phân tích dữ liệu bằng phương pháp thống kê, phương pháp phân tích, phương pháp so sánh đối chiếu… để làm sáng tỏ nội dung nghiên cứu về lý luận, thực trạng cũng như đưa ra các giải pháp cụ thể. 6. Kết cấu của luận văn Luận văn bao gồm ba chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán trách nhiệm trong doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng công tác đánh giá trách nhiệm quản lý tại Tổng công ty công nghiệp thực phẩm Đồng Nai. Chương 3: Xây dựng kế toán trách nhiệm tại Tổng công ty công nghiệp thực phẩm Đồng Nai. 7 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Tổng quát về kế toán trách nhiệm 1.1.1 Khái niệm kế toán trách nhiệm Kế toán trách nhiệm là thuật ngữ dùng để mô tả sự phân cấp thẩm quyền gắn với việc đo lường mức độ thực hiện của các trung tâm phân cấp dưới góc độ kế toán. Kế toán trách nhiệm là một nội dung của kế toán quản trị. Kể từ khi được đề cập đến lần đầu tiên tại Mỹ trong tác phẩm “Basic organizational planning to tie in with responsibility accounting” của Ailman, H.B.1950 đến nay, kế toán trách nhiệm đã được nghiên cứu và vận dụng khắp nơi trên thế giới. Tuy nhiên cho đến nay vẫn chưa có khái niệm thống nhất cho kế toán trách nhiệm. Trong đó có một số quan điểm nổi bật: • Theo nhóm tác giả Clive R. Emmanuel, David T. Otley, Kenneth A. Merchant (1990) có quan điểm về kế toán trách nhiệm như sau: Kế toán trách nhiệm là việc thu thập và báo cáo những thông tin tài chính về những trung tâm khác nhau trong một tổ chức. Theo quan điểm này kế toán trách nhiệm được xem xét từ chi phí, thu nhập, lợi nhuận đến những người chịu trách nhiệm về các chỉ tiêu đó. Kế toán trách nhiệm phù hợp với các tổ chức mà ở đó nhà quản lý cấp cáo thực hiện chuyển giao quyền ra quyết định cho các cấp dưới. • Theo nhóm tác giả Anthony A.Atkinson, R.D. Banker, Robert Kaplan, S.M. Young (2001) thì kế toán trách nhiệm là một hệ thống kế toán có chức năng thu thập, tổng hợp và báo cáo các dữ liệu kế toán có liên quan đến trách nhiệm của từng nhà quản lý riêng biệt trong một tổ chức, thông qua các báo cáo liên quan đến chi phí, thu nhập và các số liệu hoạt động bởi từng khu vực trách nhiệm hoặc đơn vị trong tổ chức. Theo đó nhóm tác giả còn nhấn mạnh việc đánh giá trách nhiệm thành quả mỗi nhà quản lý dựa trên các báo cáo chứa cả những đối tượng có thể kiểm soát và không kiểm soát đối với một cấp quản lý. 8 • Nhóm tác giả Jerry J. Weygandt, Paul D. Kimmel, Donald E. Kieso (2002), kế toán trách nhiệm là một bộ phận của kế toán quản trị, nó liên quan đến việc tích lũy, báo cáo về thu nhập và chi phí trên cơ sở nhà quản lý có quyền đưa ra những quyết định trong hoạt động hàng ngày về các vấn đề đó. • Theo nhóm tác giả D.F. Hawkins, V.G. Narayanan, J. Cohen, M. Jurgens (2004) thì kế toán trách nhiệm là một hệ thống tạo ra những thông tin tài chính và phi tài chính có liên quan, về những hoạt động thực tế và được lập kế hoạch của những trung tâm trách nhiệm trong một công ty – những đơn vị trong tổ chức được đứng đầu bởi những nhà quản lý có trách nhiệm cho kết quả hoạt động của đơn vị họ quản lý. Theo đó, kế toán trách nhiệm cung cấp thông tin chủ yếu thông qua việc so sánh kết quả hoạt động thực tế của đơn vị với kế hoạch được giao. • B. Venkat Rathnam và K. Raji Reddy (2008) trình bày quan điểm của mình về kế toán trách nhiệm như sau: kế toán trách nhiệm là một hệ thống kiểm soát của nhà quản lý được dựa trên những nguyên tắc về ủy uyền và phân định trách nhiệm. Sự ủy quyền được giao đến từng trung tâm trách nhiệm, nhà quản lý phải chịu trách nhiệm theo từng phân khu, các phân khu này có thể là các bộ phận, chi nhánh hay phòng ban. • Theo James R. Martin (2012), kế toán trách nhiệm là hệ thống kế toán cung cấp thông tin về kết quả, hiệu quả hoạt động của các bộ phận, các đơn vị trong tổ chức. Đó là công cụ đo lường, đánh giá hoạt động của những bộ phận liên quan đến đầu tư, lợi nhuận, doanh thu và chi phí mà mỗi bộ phận đều có quyền và trách nhiệm riêng biệt. Với quan điểm này, tác giả đã dựa trên cơ sở phân chia tổ chức thành những trung tâm trách nhiệm, các bộ phận được giao quyền để thực hiện một phần hay toàn bộ công việc đó. Việc phân quyền trong tổ chức tạo nên sự phân cấp và đòi hỏi cấp trên phải theo dõi vfa đánh giá kết quả của các cấp dưới. 9 Qua các quan điểm về kế toán trách nhiệm đã nêu trên, có thể hiểu về kế toán trách nhiệm như sau: kế toán trách nhiệm là một bộ phận cấu thành nội dung của kế toán quản trị, là hệ thống thông tin được tập hợp, lập báo cáo qua đó kiểm tra các quá trình hoạt động, đánh giá kết quả và hiệu quả việc thực hiện nhiệm vụ ở từng bộ phận trong một tổ chức có phân quyền. Kế toán trách nhiệm sử dụng cả thông tin tài chính và phi tài chính được thiết kế phù hợp và có liên quan đến quá trình thực hiện trách nhiệm quản lý của từng cấp quản lý. 1.1.2 Bản chất của kế toán trách nhiệm Hệ thống kế toán trách nhiệm được thiết lập để có thể ghi nhận, đo lường kết quả hoạt động của từng bộ phận trong tổ chức, trên cơ sở đó lập các báo cáo thực hiện nhằm phục vụ cho các nhà quản lý kiểm soát được hoạt động và chi phí của họ. Nói cách khác, kế toán trách nhiệm là một phương pháp kế toán thu thập và báo cáo các thông tin dự toán và thực tế về các “đầu vào” và “đầu ra” của các trung tâm trách nhiệm. Kế toán trách nhiệm đo lường, đánh giá trách nhiệm quản lý và kết quả hoạt động của từng bộ phận trong việc thực hiện mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Việc đánh giá này thường được dựa trên hai tiêu chí hiệu quả và hiệu năng. • Kết quả: nó được xác định bằng cách so sánh giữa kết quả đạt được với mục tiêu đặt ra cho trung tâm trách nhiệm đó, mà chưa kể đến việc sử dụng tài nguyên như thế nào. Nói cách khác, đây chính là mức độ hoàn thành mục tiêu của trung tâm trách nhiệm. • Hiệu quả: là tỷ lệ giữa đầu ra so với đầu vào của trung tâm trách nhiệm. Nói cách khác, đó chính là tỷ lệ giữa kết quả thực tế đạt được với nguồn lực thực tế mà trung tâm đã sử dụng để tạo ra kết quả đó. Như vậy, để có thể đánh giá được kết quả và hiệu quả của các trung tâm trách nhiệm, chúng ta phải lượng hóa được đầu vào và đầu ra của các trung tâm trách nhiệm. 10 Trên cở sở đó sẽ xác định được các chỉ tiêu cụ thể để đánh giá kết quả hoạt động của từng trung tâm cụ thể. 1.1.3 Vai trò của kế toán trách nhiệm • Cung cấp thông tin cho việc thực hiện chức năng tổ chức và điều hành doanh nghiệp qua việc xác định các trung tâm trách nhiệm, xây dựng các chỉ tiêu đánh giá việc thực hiện trách nhiệm quản lý tại các bộ phận, xác định mức độ đóng góp của từng bộ phận trong việc thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. • Cung cấp phản hồi hỗ trợ việc lập kế hoạch của nhà quản lý. Các báo cáo của kế toán trách nhiệm cung cấp thông tin phản hồi để nhà quản lý nắm bắt tình hình thực hiện thực tế so với kế hoạch, đồng thời dựa vào đó để tìm ra những khó khăn, hạn chế giúp cho nhà quản lý ra những quyết định điều chỉnh kịp thời đảm bảo doanh nghiệp vẫn đi đúng mục tiêu. Ngoài ra những phản hồi này cũng giúp nhà quản lý trong trong việc lập kế hoạch cho ký sau. • Định hướng các nhà quản lý hướng tới mục tiêu của bộ phận và mục tiêu chung của tổ chức. Khuyến khích các bộ phận, các nhà quản lý chủ động sáng tạo trong việc điều hành bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao gắn với mục tiêu chung của tổ chức 1.2 Nội dung cấu thành hệ thống kế toán trách nhiệm Nội dung cơ bản để thực hiện hệ thống kế toán trách nhiệm bao gồm những vấn đề cụ thể như sau: • Phân cấp quản lý và xác định các trung tâm trách nhiệm. • Xác định các chỉ tiêu đánh giá trách nhiệm quản lý. • Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm. 11 1.2.1 Sự phân cấp quản lý Trong một tổ chức tập quyền, một cá nhân duy nhất (thường là người sở hữu, chủ tịch của công ty) được toàn quyền ra quyết định và giữ hoàn toàn trách nhiệm đối với toàn bộ hoạt động của tổ chức mình. Tuy nhiên, tại một tổ chức tập quyền như vậy, một cá nhân duy nhất đó sẽ không đủ chuyên môn và thông tin để ra các quyết định một cách hiệu quả. Trong thực tế, mỗi tổ chức thường có hoạt động đa dạng, một tổ chức phân quyền thường được phân chia thành nhiều cấp quản lý khác nhau, mỗi cấp quản lý sẽ hoạt động như một cá thể độc lập. Sự phân quyền là sự chuyển giao quyền lực, trách nhiệm từ quản lý cấp cao xuống quản lý cấp thấp hơn. Phân quyền không có nghĩa là các nhà quản lý cấp dưới có quyền quyết định tất cả tại cấp của mình. Nhà quản lý cấp cao sẽ quyết định những quyền được chuyển giao cho nhà quản lý cấp dưới. Ngay cả khi các chức năng và quyền quyết định các chức năng đó đã được chuyển giao thì nhà quản lý cấp cao vẫn là người chịu trách nhiệm cuối cùng. Do đó, hệ thống kế toán và báo cáo phải được thực hiện đầy đủ để cung cấp thông tin cho nhà quản lý cấp cao. Một tổ chức thường xác định mức độ phân quyền phù hợp dựa trên các yếu tố sau: • Tính cách của nhà quản lý. • Bản chất của quyết định được chuyển giao. • Loại hoạt động mà công ty đang tham gia. Ưu điểm của sự phân cấp quản lý: • Ở từng cấp quản lý, nhà quản lý cấp cơ sở sẽ hiểu và có kinh nghiệm điều hành trong lĩnh vực mà họ quản lý, giúp cho hoạt động tại bộ phận đạt được hiệu quả cao nhất. 12 • Việc cho phép các nhà quản lý cấp cơ sở tự chịu trách nhiệm về các quyết định của mình giúp họ trưởng thành hơn trong công việc, sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu ngày càng cao, phù hợp với hướng phát triển của tổ chức. • Việc phân quyền cho nhiều cấp quản lý từ cao đến thấp, các nhà quản lý cấp cao bớt phải giải quyết rất nhiều vấn đề xảy ra hàng ngày và do đó có thời gian tập trung lập các kế hoạch chiến lược cho doanh nghiệp. • Sự phân cấp quản lý giúp tăng thêm trách nhiệm, động lực để nhà quản lý các cấp hoàn thành công việc được giao. Bên cạnh đó, tạo ra môi trường thi đua lành mạnh giữa các cá nhân, các bộ phận và khuyến khích họ đạt được các chỉ tiêu. Tuy nhiên việc phân cấp quản lý cũng tồn tại những hạn chế: • Tại mỗi cấp quản lý, các nhà quản lý thường quan tâm đến việc điều hành hoạt động và hiệu quả của bộ phận do mình phụ trách, đôi khi không quan tâm đến những tác động ảnh hưởng đến các bộ phận khác hay mục tiêu chung của cả doanh nghiệp. • Việc phối hợp giữa các bộ phận quản lý đôi lúc hạn chế, gây lãng phí nguồn lực hoặc trùng lắp công việc. 1.2.2 Các trung tâm trách nhiệm Kế toán trách nhiệm là một hệ thống kiểm soát quản lý dựa trên các nguyên tắc ủy quyền và phân định trách nhiệm. Các bộ phận của tổ chức được chia thành các trung tâm trách nhiệm và hình thành hệ thống kế toán cho các trung tâm trách nhiệm này. Hệ thống kế toán trách nhiệm xác định, đo lường và báo cáo về các trung tâm trách nhiệm và các nhà quản lý của chúng. Các trung tâm trách nhiệm thường được phân loại theo phạm vi quản lý của họ về quyền hạn và loại trách nhiệm tài chính: chi phí, doanh thu, lợi nhuận và tài sản. 13 1.2.2.1 Trung tâm chi phí Một trung tâm chi phí là một trung tâm trách nhiệm, trong đó có thể lượng hóa trên cơ sở các yếu tố đầu vào. Trong một trung tâm chi phí, hệ thống kế toán chỉ ghi lại chi phí phát sinh tại trung tâm trong khi yếu tố doanh thu bị loại trừ. Nó đo lường hoạt động tài chính về chi phí mà tự nó phát sinh. Nói cách khác, việc thực hiện đánh giá tại một trung tâm chi phí là việc đo lường hiệu quả hoạt động trong trung tâm đó về số lượng đầu vào được sử dụng để sản xuất một số lượng đầu ra nhất định. Sự chênh lệch giữa thực tế và dự toán cho thấy mức độ hiệu quả của bộ phận. Một điểm lưu ý trong việc đánh giá trách nhiệm ở trung tâm trách nhiệm chi phí là khả năng kiểm soát. Khả năng kiểm soát là khái niệm quan trọng trong một hệ thống kế toán trách nhiệm. Một trung tâm trách nhiệm chỉ được đánh giá dựa trên các yếu tố có thể kiểm soát được. Sẽ là không hợp lý nếu bắt nhà quản lý chịu trách nhiệm về các yếu tố ngoài tầm kiểm soát của họ. Vì vậy, cần phải xác định các chi phí có thể kiểm soát và chi phí không kiểm soát được. Chi phí có thể kiểm soát được của một cấp quản lý là chi phí mà nhà quản lý đó được quyền ra quyết định, ngược lại là chi phí không kiểm soát được. Như vậy, trung tâm chi phí là cơ sở của hệ thống xác định chi phí có thể kiểm soát, là tiền đề cho các hoạt động sau: lập dự toán chi phí, xác định chi phí thực tế phát sinh và so sánh chi phí thực tế với dự toán chi phí. Trong một môi trường sản xuất truyền thống, bộ phận sản xuất là trung tâm chi phí lớn nhất. Bên cạnh đó, trung tâm chi phí còn gắn liền với các hoạt động gián tiếp phục vụ sản xuất kinh doanh như các phòng ban chức năng… Theo đó, nhà quản lý bộ phận chỉ chịu trách nhiệm về những chi phí có thể kiểm soát, không chịu trách nhiệm đối với doanh thu và đầu tư vốn. Có 2 dạng trung tâm chi phí: • Trung tâm chi phí định mức: là trung tâm chi phí mà các nguồn lực có thể kiểm soát và hao phí để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm dịch vụ có thể được xây 14 dựng định mức cụ thể. Theo đó, chi phí để tạo ra một đơn vị sản phẩm có thể được xác định trước, vì vậy nhà quản lý bộ phận không chịu trách nhiệm về những biến động chi phí phát sinh do thay đổi mức độ hoạt động. Đối với trung tâm này thì tính hữu hiệu được đo lường bởi chi phí thực tế phát sinh và chi phí định mức còn tính hiệu quả được đo lường bằng mức độ hoàn thành sản lượng mong muốn trong giới hạn về chất lượng và thời gian nhất định. Các trung tâm chi phí này thường gắn với các cấp quản lý cơ sở, ví dụ như nhà máy, phân xưởng, tổ đội sản xuất… • Trung tâm chi phí dự toán: là trung tâm chi phí mà mối quan hệ giữa nguồn lực sử dụng và kết quả đạt được là không rõ ràng. Kiểm soát chi phí trong trường hợp này nhằm đảm bảo mỗi chi phí thực tế phát sinh gắn liền với mục tiêu, nhiệm vụ được giao. Đánh giá hiệu quả của trung tâm này thường bằng cách so sánh chi phí giữa dự toán ngân sách đã định và thực tế thực hiện. Tuy nhiên, cách so sánh này chỉ cho kết quả tương đối, nên cần phải kết hợp một số chỉ tiêu phi tài chính về mức độ và chất lượng của các sản phẩm, dịch vụ mà trung tâm này cung cấp. Về mặt quản lý kiểm soát, trung tâm chi phí có vai trò to lớn vì đây là bộ phận phát sinh chi phí chủ yếu cho doanh nghiệp. Quản lý tốt trung tâm chi phí sẽ góp phần gia tăng hiệu quả hoạt động, giảm chi phí, gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. 1.2.2.2 Trung tâm doanh thu Trung tâm doanh thu được định nghĩa là một đơn vị tổ chức chỉ chịu trách nhiệm kiểm soát đối với doanh thu phát sinh, không chịu trách nhiệm kiểm soát về chi phí phát sinh, lợi nhuận và vốn đầu tư. Nhà quản lý có quyền quyết định đối với tất cả hoạt động liên quan đến bán hàng (giá bán, hàng hóa, các hoạt động khuyến mãi…) nhằm tạo ra doanh thu cho đơn vị. Tại một số trung tâm doanh thu không có sự kiểm soát về giá bán. Ví dụ, tại các cửa hàng bán lẻ, nhà quản lý được đánh giá dựa trên tổng 15 doanh thu của cửa hàng. Tuy nhiên, nhà quản lý bộ phận không có thẩm quyền điều chỉnh giá bán để tác động đến doanh thu. Trung tâm này thường được phân định cho các cấp quản lý cấp trung hay cơ sở là các cửa hàng, chi nhánh tiêu thụ… Trong hầu hết các trường hợp, các trung tâm doanh thu thuần không tồn tại, bởi vì các nhà quản lý cũng phải chịu trách nhiệm về việc quản lý chi phí tại bộ phận mình, xem xét hiệu quả tăng lên của lợi nhuận. Ví dụ, việc áp dụng các chương trình khuyến mãi có thể làm doanh thu tăng lên nhưng phải xem xét để mức độ chi phí gia tăng dẫn đến lợi nhuận giảm sút. 1.2.2.3 Trung tâm lợi nhuận Một trung tâm lợi nhuận là một bộ phận mà nhà quản lý của nó chịu trách nhiệm về việc tạo ra doanh thu và quản lý chi phí liên quan đến hoạt động hiện tại. Nói cách khác cả chi phí và doanh thu của trung tâm được ghi nhận. Sự khác biệt về doanh thu và chi phí được gọi là lợi nhuận. Cũng giống như trung tâm chi phí, chỉ những doanh thu và chi phí nhà quản lý có thể kiểm soát được mới được sử dụng trong quá trình đánh giá trách nhiệm nhà quản lý bộ phận. Một trung tâm lợi nhuận tạo ra doanh thu có thể là chi phí của một trung tâm lợi nhuận khác. Vì vậy, quản lý có thể xác định sự phân chia có hiệu quả trong việc đạt được mục tiêu của mình. Khái niệm về lợi nhuận phân chia được gọi là “đóng góp lợi nhuận” vì nó là số tiền đóng góp lợi nhuận trực tiếp bởi các bộ phận. Nhà quản lý trung tâm lợi nhuận thường được tự do quyết định giá bán, xác định thị trường bán, cơ cấu sản phẩm, ra quyết định về sản lượng và lựa chọn nhà cung cấp. Trung tâm lợi nhuận thường được hình thành theo dòng sản phẩm, phân khúc thị trường hoặc dựa theo điều kiện quản lý. Thông thường báo cáo lợi nhuận sẽ được thiết lập theo dạng số dư đảm phí nhằm dễ dàng xác định các nguyên nhân chủ quan và khách quan dẫn tới biến động lợi nhuận.