Tài liệu Văn phòng ảo thực trạng và giải pháp

Tiểu luận: Văn phòng ảo thực trạng và giải pháp GVHD: TS. Nguyễn Nam Hà Trong xu thế kinh tế hóa toàn cầu như hiện nay có rất nhiều công ty được thành lập để phục vụ nhu cầu kinh doanh sản xuất. Tuy nhiên trong điều kiện kinh tế khó khăn như hiện nay thì việc mở văn phòng làm việc để thực hiện giao dịch với đối tác đang là vấn đề khó khăn đối với các nhà đầu tư, bởi những yếu tố như chọn địa điểm, giá thuê mặt bằng, các trang thiết bị nội thất của văn phòng v.v… Do đó dịch vụ văn phòng ảo đang là phương án khả thi đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, bởi vì văn phòng ảo có thể đáp ứng các yêu cầu cần thiết của một văn phòng làm việc thực sự và đồng thời khắc phục được những khó khăn khi doanh nghiệp mở văn phòng làm việc thực sự. Dịch vụ văn phòng ảo đã được phát triển khá rầm rộ trên thế giới, còn ở Việt Nam vẫn còn khá mới mẻ, do vậy nhóm chúng tôi quyết định tìm hiểu đề tài “Văn phòng ảo thực trạng và giải pháp” để có thể hiểu rõ hơn nguyên tắc làm việc cũng như nhưng ưu thế mà dịch vụ này mang đến cho khách hàng so với văn phòng làm việc thực sự hiện nay. Hi vọng sau đề tài này sẽ giúp các bạn có thêm những hiểu biết mới về văn phòng ảo, một dịch vụ khá mới lạ nhưng đầy tiện ích. Trong quá trình làm tiểu luận nhóm chúng tôi cũng không thể không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Rất mong nhận được sự đóng góp chân thành của quý thầy, cô cũng như tất cả các bạn để cho bài tiểu luận được hoàn thiện hơn. Xin chân thành cám ơn! Thực hiện: Nhóm 3 1 Tiểu luận: Văn phòng ảo thực trạng và giải pháp GVHD: TS. Nguyễn Nam Hà Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG ẢO 1.1. Khái niệm văn phòng. Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. 1.2. Khái niệm văn phòng ảo. Văn phòng ảo là văn phòng dùng để cho các chủ công ty, doanh nghiệp, tổ chức hay là một cá nhân thuê để mở công ty hoặc làm nơi giao dịch nhưng người thuê không phải là chủ sở hữu mà trong đó công ty kinh doanh văn phòng ảo sẽ trao cho người thuê quyền sử dụng toàn bộ văn phòng để làm việc theo thời gian thỏa thuận. 1.3. Những dịch vụ và lợi ích của văn phòng ảo. 1.3.1. Dịch vụ.  Sử dụng số điện thoại riêng và tổng đài trả lời với tên công ty bạn.  Sử dụng địa chỉ kinh doanh.  Khu vực Tiếp tân.  Chuyển tiếp fax, email, tin nhắn hoặc gửi thông báo theo yêu cầu của bạn.  Sử dụng hệ thống phòng họp.  Văn phòng làm việc với trang thiết bị hiện đại được sử dụng phù hợp nhu cầu kinh doanh.  Sử dụng khu vực làm việc, khu vực tiếp khách và thư giãn. 1.3.2. Lợi ích.  Giúp người thuê tiết kiệm được chi phí tối đa. Thực hiện: Nhóm 3 2 Tiểu luận: Văn phòng ảo thực trạng và giải pháp GVHD: TS. Nguyễn Nam Hà  Không mất nhiều thời gian để thiết lập một văn phòng. 1.4. Nguyên tắc hoạt động của văn phòng ảo.  “Share office” (văn phòng chia sẻ): Chủ dịch vụ không chỉ cho một người thuê sử dụng mà còn cho nhiều người thuê sử dụng tại cùng một địa điểm.  “Share cost” (chi phí chia sẻ): nhiều người thuê tại cùng một địa điểm nên chi phí được chia ra cho nhiều người với những gói cước tương ứng giúp người thuê tiết kiệm được tối đa chi phí. 1.5. Đối tượng thuê văn phòng ảo. Có 3 đối tượng chính:  Những người mới lập nghiệp.  Các công ty mở văn phòng đại diện.  Các công ty mở văn phòng giao dịch loại vừa và nhỏ. 1.6. Lý thuyết về ma trận SWOT. Mô hình phân tích SWOT là một công cụ rất hữu dụng cho việc nắm bắt và ra quyết định trong mọi tình huống đối với bất cứ tổ chức kinh doanh nào. Viết tắt của 4 chữ Strengths (điểm mạnh), Weaknesses (điểm yếu), Opportunities (cơ hội) và Threats (nguy cơ), SWOT cung cấp một công cụ phân tích chiến lược, rà soát và đánh giá vị trí, định hướng của một công ty hay của một đề án kinh doanh. SWOT phù hợp với làm việc và phân tích theo nhóm, được sử dụng trong việc lập kế hoạch kinh doanh, xây dựng chiến lược, đánh giá đối thủ cạnh tranh, tiếp thị, phát triển sản phẩm và dịch vụ...  Strengths: Lợi thế của mình là gì? Công việc nào mình làm tốt nhất? Nguồn lực nào mình cần, có thể sử dụng? Ưu thế mà người khác thấy được ở mình là gì? Phải xem xét vấn đề từ trên phương diện bản thân và của người khác. Cần thực tế chứ không khiêm tốn. Các ưu thế thường được hình thành khi so sánh với đối thủ cạnh tranh. Chẳng hạn, nếu tất cả các đối thủ cạnh tranh đều cung cấp các sản phẩm chất lượng cao thì một quy trình sản xuất với chất Thực hiện: Nhóm 3 3 Tiểu luận: Văn phòng ảo thực trạng và giải pháp GVHD: TS. Nguyễn Nam Hà lượng như vậy không phải là ưu thế mà là điều cần thiết phải có để tồn tại trên thị trường.  Weaknesses: Có thể cải thiện điều gì? Công việc nào mình làm tồi nhất? Cần tránh làm gì? Phải xem xét vấn đề trên cơ sở bên trong và cả bên ngoài. Người khác có thể nhìn thấy yếu điểm mà bản thân mình không thấy. Vì sao đối thủ cạnh tranh có thể làm tốt hơn mình? Lúc này phải nhận định một cách thực tế và đối mặt với sự thật.  Opportunities: Cơ hội tốt đang ở đâu? Xu hướng đáng quan tâm nào mình đã biết? Cơ hội có thể xuất phát từ sự thay đổi công nghệ và thị trường dù là quốc tế hay trong phạm vi hẹp, từ sự thay đổi trong chính sách của nhà nước có liên quan tới lĩnh vực hoạt động của công ty, từ sự thay đổi khuôn mẫu xã hội, cấu trúc dân số hay cấu trúc thời trang..., từ các sự kiện diễn ra trong khu vực. Phương thức tìm kiếm hữu ích nhất là rà soát lại các ưu thế của mình và tự đặt câu hỏi liệu các ưu thế ấy có mở ra cơ hội mới nào không. Cũng có thể làm ngược lại, rà soát các yếu điểm của mình và tự đặt câu hỏi liệu có cơ hội nào xuất hiện nếu loại bỏ được chúng.  Threats: Những trở ngại đang gặp phải? Các đối thủ cạnh tranh đang làm gì? Những đòi hỏi đặc thù về công việc, về sản phẩm hay dịch vụ có thay đổi gì không? Thay đổi công nghệ có nguy cơ gì với công ty hay không? Có vấn đề gì về nợ quá hạn hay dòng tiền? Liệu có yếu điểm nào đang đe doạ công ty? Các phân tích này thường giúp tìm ra những việc cần phải làm và biến yếu điểm thành triển vọng. Mô hình phân tích SWOT thích hợp cho việc đánh giá hiện trạng của công ty thông qua việc phân tích tình hình bên trong (Strengths và Weaknesses) và bên ngoài (Opportunities và Threats) công ty. SWOT thực hiện lọc thông tin theo một trật tự dễ hiểu và dễ xử lý hơn. Thực hiện: Nhóm 3 4 Tiểu luận: Văn phòng ảo thực trạng và giải pháp GVHD: TS. Nguyễn Nam Hà Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ DỊCH VỤ VĂN PHÒNG ẢO TẠI VIỆT NAM 2.1. Một số nét về văn phòng ảo ở nước ta. Hiện nay, do nhịp độ phát triển kinh tế, nhu cầu thuê văn phòng ngày càng tăng. Do lượng cung không đủ cầu đã đẩy mức giá thuê văn phòng lên khá cao và đã trở thành chi phí rất đáng lo ngại cho các doanh nghiệp. Theo một số chuyên gia nhận xét, sau chi phí về nhân sự thì chi phí thuê văn phòng có khuynh hướng là chi phí lớn thứ hai trong kinh doanh. Vì vậy, với mức giá cao như hiện nay sẽ làm các doanh nghiệp cân nhắc việc mở văn phòng tại Việt Nam hoặc chọn một quốc gia khác có chi phí và giá thuê cạnh tranh hơn. Với chủ trương tiết kiệm chi phí, thu hẹp hoạt động để tồn tại của nhiều doanh nghiệp khi nền kinh tế rơi vào tình trạng suy thoái đã đem đến cơ hội cho lĩnh vực kinh doanh “văn phòng ảo”. “Văn phòng ảo” (Vitual office) là mô hình kinh doanh khá phổ biến trên thế giới và đã phát triển từ rất lâu. Tuy nhiên, đến năm 2000 khái niệm này mới bắt đầu xuất hiện tại Việt Nam, khi một số công ty địa ốc nước ngoài vào Việt Nam và mở ra hướng kinh doanh mới trong lĩnh vực này. Đặc biệt trong những năm gần đây, loại hình dịch vụ này đã thực sự gây được sự chú ý. Năm 2009 là năm nền kinh tế gặp nhiều khó khăn nhưng lại là năm thị trường “văn phòng ảo” phát triển tốt nhất từ trước tới nay. Doanh thu của nhiều công ty kinh doanh “văn phòng ảo” tăng gấp 3 lần so với hồi trước khi suy thoái. Theo thống kê chỉ trong 2 tháng đầu năm 2009 số văn phòng ảo được cung cấp đã tăng lên 150% so với năm 2008. Hiện nay, với mức giá từ 50 – 300 USD/tháng tùy theo gói nhu cầu của khách hàng, các doanh nghiệp có thể sở hữu một “văn phòng ảo” với những tiện nghi, trang thiết bị hiện đại. Ở Việt Nam hiện đang có một số đơn vị khai thác dịch vụ hoạt động có quy mô và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn là Regus, G-Office, Thực hiện: Nhóm 3 5 Tiểu luận: Văn phòng ảo thực trạng và giải pháp GVHD: TS. Nguyễn Nam Hà Văn phòng trọn gói, công ty TNHH Giải Pháp Thông Minh, công ty Hub Business… Hình thức kinh doanh này chưa gặp sự cạnh tranh nhiều vì vẫn còn rất ít công ty kinh doanh dịch vụ “văn phòng ảo”, hoạt động chủ yếu ở Tp. Hồ Chí Minh và Hà Nội. Ít doanh nghiệp biết đến dịch vụ này do nó còn quá mới ở Vệt Nam. Mặt khác, các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ này hầu như ít quảng bá, khách hàng tự tìm đến dịch vụ và đăng kí. Nhìn chung, thị trường Việt Nam đang rất rộng mở với nhiều cơ hội cho sự phát triển của loại hình dịch vụ này. 2.2. Thực trạng về dịch vụ văn phòng ảo ở Việt Nam. 2.2.1. Điểm mạnh.  Tiết kiệm chi phí: Chi phí thuê văn phòng làm việc cho công ty luôn là một khoản chi phí gây đau đầu cho các nhà quản lý, đặc biệt là các công ty vừa và nhỏ, tìm một vị trí mở văn phòng đã là không dễ với những vị trí đắt địa – trung tâm thành phố thì các công ty phải bỏ ra từ 20 – 40 USD/m 2 chưa tính các khoản chi phí lắp đặt trang thiết bị, trang trí lại văn phòng, tiền thuê nhân viên, thiết bị an ninh, vệ sinh, bảo vệ, cộng hết các khoản này lại hàng tháng doanh nghiệp mất cả trong triệu để duy trì hoạt động của văn phòng. Trong khi đó với chọn lựa dịch vụ văn phòng ảo doanh nghiệp chỉ mất từ 50 – 179 USD/tháng tùy theo gói thuê và vị trí của văn phòng, với khoản chi phí này doanh nghiệp có nơi làm việc với đầy đủ trang thiết bị hiện đại, đầy đủ tiện nghi để phục vụ cho công việc kinh doanh: điện thoại, máy Fax, máy photo, kết nối Internet, trang web, địa chỉ E-mail, phòng họp tiện nghi, máy chiếu…sự lựa chọn này tiết kiệm cho doanh nghiệp 80% chi phí, quả là một số tiền không nhỏ đối với các công ty vừa và nhỏ ở Việt Nam hiện nay.  Tạo cho doanh nghiệp có cơ hội quảng bá: Hầu hết các văn phòng ảo đều được đặt ở những vị trí thuận lợi trong thành phố - những cao ốc văn phòng, có cơ sở vật chất được trang bị đồng bộ, hiện đại, khi các doanh nghiệp đến đăng ký mở văn phòng ở đây thì bảng hiệu của công Thực hiện: Nhóm 3 6 Tiểu luận: Văn phòng ảo thực trạng và giải pháp GVHD: TS. Nguyễn Nam Hà ty sẽ có mặt trên những tòa nhà này, tạo điều kiện cho doanh nghiệp có cơ hội mở rộng tên tuổi, cơ hội tiếp xúc với những đối tác lớn từ đó mang lại những hợp đồng có giá trị, tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Không chỉ dừng lại ở những lợi ích kể trên ngoài ra khi tiếp khách, ký kết hợp đồng, hay tổ chức những cuộc họp, những buổi hội thảo với khách hàng của công ty là điều kiện cho doanh nghiệp nâng tầm trong mắt khách hàng của mình, điều này rất có ý nghĩa với những doanh nghiệp không có điều kiện xây dựng cho mình một văn phòng làm việc hiện đại và chuyên nghiệp.  Tiết kiệm thời gian. Với văn phòng ảo doanh nghiệp chỉ mất từ 45 – 60 phút để có được một văn phòng làm việc hoàn hảo, vừa tiết kiệm được thời gian thủ tục lại nhanh gọn và đơn giản. Trong khi đó thời gian để doanh nghiệp xây dựng một văn phòng theo lối truyền thống không phải là ít: công ty phải tìm địa điểm, đàm phán thuê mặt bằng, trang trí lại văn phòng, tuyển nhân sự,…  Tính ổn định cao. Tìm được một địa điểm thuận lợi mở văn phòng đã không dễ, nhiều doanh nghiệp đầu tư máy móc thiết bị, thuê nhân viên được vài tháng chủ cho thuê đòi lại nhà khiến cho các doanh nghiệp này phải lao đao, tìm một chỗ mới. Nhưng khi đến văn phòng ảo các doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm về vấn đề này, doanh nghiệp sẽ có một địa chỉ làm việc ổn định, với phong cách phục vụ hết sức chuyên nghiệp. 2.2.2. Điểm yếu.  Gò bó về mặt thời gian. Các dịch vụ cho thuê văn phòng ảo của các công ty hiện nay cung cấp đòi hỏi doanh nghiệp muốn thuê phòng họp, tổ chức gặp đối tác phải hẹn trước, thời gian là bao lâu điều này gây khó khăn do doanh nghiệp trong công tác tổ chức và điều hành ảnh hưởng đến chất lượng của các cuộc gặp mặt hay cuộc họp. Thực hiện: Nhóm 3 7 Tiểu luận: Văn phòng ảo thực trạng và giải pháp GVHD: TS. Nguyễn Nam Hà  Vấn đề pháp lý Hiện tại dịch vụ văn phòng ảo tại Việt Nam là một dịch vụ rất mới, chỉ được phát triển ở nước ta được 3 năm gần đây, chính vì thế trong các văn bản luật khái niệm “văn phòng ảo” không tồn tại, chưa có chế tài, cơ sở pháp lý để quản lý loại hình này, chính vì thế có nhiều lo ngại từ phía doanh nghiệp kinh doanh cũng như từ phía những người đi thuê văn phòng.  Khó khăn trong công tác quản lý. Về hình thức các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ văn phòng ảo sử dụng địa chỉ của mình cho các công ty thuê làm địa chỉ giao dịch của họ, theo luật doanh nghiệp thì: doanh nghiệp chỉ cần đăng ký địa chỉ là được trong khi đó vấn đề một địa chỉ có thể cho thuê nhiều công ty khác nhau thì trong tất cả các văn bản luật điều chưa đề cập đến vấn đề này gây rất nhiều khó khăn cho công tác quản lý của nhà nước, đặc biệt là công tác quản lý kê khai thuế và kiểm tra thuế, cơ quan thuế khó tiếp xúc với doanh nghiệp bởi vì địa chỉ doanh nghiệp đăng ký kinh doanh chỉ là nơi doanh nghiệp thuê khi cần thiết tiếp xúc với khách hàng thì doanh nghiệp mới có mặt ở địa chỉ này, còn ngoài ra họ làm việc ở địa điểm khác. Đây là cũng là một cơ hội cho các trường hợp gian dối trong kinh doanh lẫn vào.  Văn phòng ảo: Tâm lý con người nói chung và người Việt Nam nói riêng, ảo là một cái gì đó không có thật, văn phòng ảo – văn phòng không có thật của doanh nghiệp, doanh nghiệp chỉ đi thuê của người khác, đặc điểm này cộng thêm tâm lý ngại “ảo” của khách hàng, loại hình này khó mang lại sự tin tưởng cho khách hàng trong quan hệ kinh doanh.  Quy mô nhỏ. Thực hiện: Nhóm 3 8 Tiểu luận: Văn phòng ảo thực trạng và giải pháp GVHD: TS. Nguyễn Nam Hà Hiện tại văn phòng ảo chỉ phổ biến tại hai thành phố lớn Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh nhưng chỉ với quy mô nhỏ và chưa phát triển ra các tỉnh thành khác trong khi đó nhu cầu của thị trường lại rất lớn. 2.2.3. Cơ hội.  Khủng hoảng kinh tế Khủng hoảng kinh tế là mối lo ngại rất lớn đối với hầu hết các doanh nghiệp, nó đồng nghĩa với việc doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong kinh doanh, doanh số sụt giảm dẫn đến lợi nhuận cũng tụt dốc, một số doanh nghiệp không trụ nổi phải phá sản nhưng với các doanh nghiệp kinh doanh loại hình văn phòng ảo này thì khủng hoảng kinh tế quả thật là một cơ hội rất lớn do các doanh nghiệp trong lĩnh vực này ăn nên làm ra. Bởi vì khi đối diện với khủng hoảng doanh nghiệp tìm mọi cách cắt giảm chi phí đến mức thấp nhất để có thể vượt qua được giai đoạn khó khăn, trong đó chi phí duy trì hoạt động của văn phòng vật lý là một khoản chi phí không nhỏ trong các khoản chi phí của doanh nghiệp. Do đó lựa chọn văn phòng ảo lúc này là một giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp.  Giá văn phòng cho thuê. Hiện tại và kể cả trong tương lai một xu hướng rõ ràng mà chúng ta có thể nhìn thấy được đó là chi phí thuê văn phòng khá cao, đặc biệt là ở các thành phố lớn Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, trong khi đó chi phí doanh nghiệp phải bỏ ra cho văn phòng ảo chỉ khoản từ 50 – 179 USD/tháng là một cơ hội cho loại hình dịch vụ này phát triển hơn nữa trong tương lai.  Nền kinh tế Việt Nam hội nhập. Thực hiện: Nhóm 3 9 Tiểu luận: Văn phòng ảo thực trạng và giải pháp GVHD: TS. Nguyễn Nam Hà Bước vào cánh cửa WTO nền kinh tế Việt Nam đang dần hòa nhập cùng thế giới, là điều kiện tốt cho nhiều công ty ra đời (chỉ riêng tại TP. Hồ Chí Minh, theo thống kê của Sở Kế hoạch và Đầu tư, tính đến hết tháng 12/2008, có khoảng hơn 300.000 doanh nghiệp đăng ký hoạt động, phân tán khắp nơi, đó là chưa kể đến các tỉnh, thành khác trên cả nước) và cũng là điều kiện thuận lợi cho các công ty nước ngoài thâm nhập tìm hiểu thị trường trong nước. Đây là quả thật là một thị trường tìm năng cho loại hình dịch vụ này phát triển. 2.2.4. Thách thức.  Cơ sở hạ tầng. Để duy trì và phát triển loại hình văn phòng ảo này đòi hỏi doanh nghiệp kinh doanh cần có một đội ngũ nhân viên có trình độ về công nghệ thông tin cao, áp dụng những tiến bộ khoa học và quản lý, đòi hỏi một cơ sở hạ tầng mạng tốt, dữ liệu phải được bảo mật,…tuy nhiên những điều kiện này ở Việt Nam vẫn chưa được đảm bảo, đó là thách thức rất lớn để loại hình này có thể phổ biến rộng và phát triển trong tương lai. Thực hiện: Nhóm 3 10 Tiểu luận: Văn phòng ảo thực trạng và giải pháp GVHD: TS. Nguyễn Nam Hà Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VĂN PHÒNG ẢO TẠI VIỆT NAM  Sắp xếp thời gian hợp lý Khách hàng muốn gặp đối tác phải hẹn trước và thời gian tiếp khách bị bó buộc theo số giờ đã đăng ký. Do đó về phía chủ văn phòng cho thuê cần sắp xếp lại thời gian cho khách hàng hợp lý và linh hoạt hơn, qua đó đảm bảo hơn nhu cầu công việc của khách hàng.  Thủ tục pháp lý Một số doanh nghiệp cũng lo ngại vấn đề pháp lý, đặc biệt là thủ tục đăng ký kinh doanh cho văn phòng ảo. Vì vậy, pháp luật cần quan tâm hơn đến loại hình kinh doanh này nhằm giúp các doanh nghiệp yên tâm hoạt động, đồng thời nhà nước có thể quản lý được tốt hơn.  Mở rộng quy mô Do hoạt động văn phòng ảo chỉ chủ yếu tập trung ở 2 thành phố lớn là Hà Nội và TP.Hồ Chí Minh nên nó không thu hút được khách hàng hoạt động ở các tỉnh thành khác. Chính vì vậy việc mở rộng văn phòng ảo ra khắp các tỉnh thành là rất cần thiết nhằm đáp ứng nhiều hơn nhu cầu ngày càng tăng của các doanh nghiệp, qua đó góp phần cải thiện bức tranh ảm đạm của nền kinh tế do suy thoái đem lại.  Đẩy mạnh việc quảng bá Thực hiện: Nhóm 3 11 Tiểu luận: Văn phòng ảo thực trạng và giải pháp GVHD: TS. Nguyễn Nam Hà Các doanh nghiệp hiện nay hầu như chưa biết đến dịch vụ này do còn quá mới tại Việt Nam. Mặt khác, các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ này hầu như ít quảng bá. Khách hàng tự tìm hiểu về dịch vụ và đến đăng ký là chính. Chính vì vậy các doanh nghiệp kinh doanh về dịch vụ này cần quảng bá nhiều hơn nữa để có thể giúp cho khách hàng hiểu rõ về nó.  Nâng cao chất lượng văn phòng cho thuê, đồng thời giảm giá cho thuê để thu hút khách hàng. Qua bài tiểu luận giúp chúng ta thấy được những tiện ích mà dịch vụ văn phòng ảo mang lại cho khách hàng, chẳng hạn như khách hàng không cần phải có một đội ngũ nhân viên đông đảo nhưng vẫn hoàn thành công việc tốt đẹp đồng thời có thể tiệt kiệm thời gian đến văn phòng và khoản tiền thuê mặt bằng đáng kể. Khi sử dụng dịch vụ này, khách hàng không phải chuyển đồ đạc, trang thiết bị đến mà chỉ đặt biển hiệu, logo của công ty mình tại đó. Từ đó giúp các nhà đầu tư có thể dể dàng mở một văn phòng có đầy đủ chức năng và tiện dụng cần thiết trong hoạt đông giao dịch với khách hàng mà không phải tốn thêm các khoản chi phí phụ như khi mở văn phòng làm việc thực sự. Dịch vụ văn phòng ảo đang là một dịch vụ vô cùng tiện ích và là một lựa chọn sáng suốt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, vì nó giúp ích rất nhiều trong vấn đề tiết kiệm thời gian và chi phí trong qúa trình thành lập và hoạt động kinh doanh, làm tăng hiệu suất làm việc và nâng cao kết quả kinh doanh của các doanh nghiệp. Thực hiện: Nhóm 3 12 Tiểu luận: Văn phòng ảo thực trạng và giải pháp GVHD: TS. Nguyễn Nam Hà PHỤ LỤC GIỚI THIỆU VỀ DỊCH VỤ VĂN PHÒNG ẢO G – OFFICE 1. Một số hình ảnh về dịch vụ văn phòng ảo G – OFFICE: Indochina Park Tower-goffice Thực hiện: Nhóm 3 13 Bản đồ vị trí G-Office Tiểu luận: Văn phòng ảo thực trạng và giải pháp GVHD: TS. Nguyễn Nam Hà Bảng tên Công ty-goffice Thực hiện: Nhóm 3 Sảnh tiếp khách A-goffice Phòng họp B-goffice 14 Tiểu luận: Văn phòng ảo thực trạng và giải pháp GVHD: TS. Nguyễn Nam Hà Chỗ ngồi làm việc - goffice 2. Những dịch vụ và gói cước G – OFFICE cung cấp: STT Dịch vụ Chi phí Standard Economy Business First Class 3.220.000 Class 900.000 Class 1.450.000 Class 2.200.000 VND VND VND VND /năm /tháng /tháng /tháng    1 Đặt bảng tên công ty 2 Sử dụng địa chỉ kinh     3 doanh Lễ tân/tiếp khách     Thực hiện: Nhóm 3 15 Tiểu luận: Văn phòng ảo thực trạng và giải pháp GVHD: TS. Nguyễn Nam Hà 4 Tiếp nhận thư/bưu   5 phẩm Chuyển tiếp thư/bưu       phẩm trong tháng đầu 6 tiên Chuyển tiếp thư/bưu 7 phẩm Sử dụng khu vực tiếp 8 9 khách Nước uống/phục vụ Miễn phí web hosting 10 (50MB) và Email Miễn phí sử dụng 11 Phòng họp tiêu chuẩn Sử dụng phòng họp giá             2 giờ/6 3 giờ/6 5 giờ/ 6 tháng tháng tháng    ưu đãi (miễn phí phụ vụ 5USD/giờ) 12 Số điện thoại riêng và   13 tổng đài riêng Hộp thư thoại - truy   14 xuất 24/24 Số Fax riêng (Fax-to-   15 Email) Điện thoại viên trả lời  cuộc gọi Thực hiện: Nhóm 3 16 Tiểu luận: Văn phòng ảo thực trạng và giải pháp GVHD: TS. Nguyễn Nam Hà TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình Quản Trị Văn Phòng ( Trường đại học Công Nghiệp) 2.Trang web : www.google.com 3. Trang web : www.tuoitre.com 4. Trang web : www.wikipedia.com 5. Trang web :.www.thanhnien.com.vn 6. Trang web : www.vanphongao.vn Thực hiện: Nhóm 3 17