Tài liệu ứng dụng tin học trong công tác quản lý nhân sự tại tổng công ty xăng dầu việt nam và các công ty thành viên

1 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ LỜI MỞ ĐẦU Máy vi tính, công nghệ thông tin, tin học hoá…. đã trở thành những cụm từ phổ biến không chỉ riêng đối với những chuyên viên trong lĩnh vực công nghệ thông tin, những người hiểu biết về máy tính và ngôn ngữ lập trình… Mà trong thời đại ngày nay, có thể khẳng định rằng hầu hết mọi người đều biết đến. Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, và công nghệ hiện đại kéo theo đó là sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin đã trở thành một ngành công nghiệp hàng đầu đối với những quốc gia phát triển trên thế giới. Và ở Việt Nam công nghệ thông tin thực sự đã và đang ngày càng khẳng định vai trò quan trọng trong quá trình hội nhập, phát triển, công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước. Công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi trong rất nhiều ngành, nhiều lĩnh vực, nhiều tổ chức và với những mức độ khác nhau. Ứng dụng công nghệ thông tin ở các tổ chức không chỉ dừng lại ở việc trang bị những chiếc máy tính với những ứng dụng tiện ích phổ biến như : soạn thảo văn bản, bảng tính, thiết kế bản vẽ, xử lý hình ảnh… Mà hữu dụng hơn nữa đó là việc tin học hoá và xây dựng các hệ thống thông tin với những phần mềm riêng phục vụ cho công tác quản lý . Điển hình như công tác: Quản lý nhân sự, quản lý tài chính – kinh doanh, quản lý sản xuất… Trong thời đại ngày nay, không thể phủ nhận, bên cạnh các máy móc, thiết bị hữu hình, thông tin được đánh giá như một nguồn tài nguyên quan trọng nhất. Việc thu thập thông tin, lưu trữ, xử lý thông tin và đưa ra các quyết định đúng đắn kịp thời có ý nghĩa sống còn đối với các tổ chức, doanh nghiệp để có thể tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay. Nhưng với một hệ thống thông tin được xây dựng đồng bộ, hiệu quả thì việc làm chủ nguồn Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức Chuyên đề tốt nghiệp 2 GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ lực thông tin sẽ không còn là vấn đề quá khó. Nhất là khi khối lượng thông tin cần được thu thập, lưu trữ, xử lý ngày càng nhiều và vượt xa khả năng thủ công của con người thì việc xây dựng hệ thống thông tin riêng càng trở thành vấn đề cấp bách của các doanh nghiệp và tổ chức. Có thể khẳng định rằng: Một hệ thống thông tin tốt là mấu chốt để quản lý hiệu quả và đưa ra các quyết định chính xác, đem lại thành công cho doanh nghiệp, tổ chức. Như vậy, công nghệ thông tin và tin học hoá công tác quản lý có vai trò thật quan trọng đối với tổ chức, doanh nghiệp trong thời đại ngày nay - thời đại kinh tế thông tin… Là một sinh viên chuyên ngành Tin học kinh tế của trường Đại học kinh tế quốc dân, em nhận thấy kỳ thực tập cuối khoá sẽ không chỉ là cơ hội tốt đề em thực hành những gì đã học ở trường mà còn là cơ hội để em có thể tiếp cận, tìm hiểu sâu hơn về những vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin, tin học hoá quản lý một doanh nghiệp - tổ chức thực tế. Qua quá trình thực tập tốt nghiệp tại Công ty cổ phần tin học viễn thông Petrolimex, được tiếp cận với nhiều phần mềm quản lý của công ty và được tìm hiểu về công tác quản lý nhân sự tại Tổng công ty xăng dầu Việt Nam và các công ty thành viên, em quyết định lựa chọn đề tài “Ứng dụng tin học trong công tác quản lý nhân sự tại Tổng công ty xăng dầu Việt Nam và các công ty thành viên” để làm chuyên đề tốt nghiệp. Chuyên đề gồm 3 phần: Chương 1 : Giới thiệu về đơn vị thực tập và bài toán quản lý nhân sự Nội dung : - Giới thiệu về Tổng công ty xăng dầu Việt Nam và Công ty cổ phần tin học viễn thông Petrolimex trực thuộc. - Giới thiệu về đề tài Quản lý nhân sự: mục đích, phương pháp, công cụ. Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức Chuyên đề tốt nghiệp 3 GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ Chương 2 : Phương pháp luận cơ sở được sử dụng để nghiên cứu đề tài Chương này trình bày các vấn đề về phương pháp luận được sử dụng để nghiên cứu đề tài. Chương 3 : Phân tích - thiết kế chương trình quản lý nhân sự Petrolimex Chương này trình bày quá trình thiết kế chương trình quản lý nhân sự Petrolimex theo tài liệu khảo sát thu thập được về quản lý nhân sự tại Công ty xăng dầu Khu vực I. Do thời gian có hạn và khả năng tìm hiểu - phân tích - lập trình phần mềm của bản thân còn hạn chế nên đề tài không thể tránh khỏi những thiếu xót. Em rất mong được sự giúp đỡ, quan tâm, phê bình của các thầy cô, các bạn và tất cả mọi người để đề tài này được hoàn thiện hơn và có thể ứng dụng rộng rãi hơn trong thực tế. Em xin chân thành cảm ơn! Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức Chuyên đề tốt nghiệp 4 GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP VÀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1.1.Tổng quan về Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam và Công ty cổ phần tin học viễn thông Petrolimex. 1.1.1. Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam là tổ chức kinh doanh thương mại xăng dầu và các sản phẩm hóa dầu tại khâu hạ nguồn lớn nhất ở Việt Nam. Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam hiện có 43 Công ty thành viên, 25 Chi nhánh và 09 Xí nghiệp trực thuộc các Công ty thành viên 100% vốn Nhà nước; Có 20 Công ty cổ phần có vốn góp chi phối của Tổng công ty; Có 03 Công ty Liên doanh với nước ngoài. Ngoài ra, Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam có 01 Chi nhánh tại Singapore. Tổng công ty có hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại phục vụ cho việc kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm hóa dầu. Mọi hoạt động quản lý, điều hành kinh doanh trong nội bộ ngành đều được thực hiện thông qua hệ thống mạng Petronet kết hợp với mạng Internet. Ngoài trung tâm hóa nghiệm của toàn Tổng công ty đặt tại số 1 Khâm Thiên, Hà nội, Petrolimex còn có các phòng hóa nghiệm hiện đại đặt tại các kho xăng dầu, cảng để kiểm tra chất lượng xăng dầu, các sản phẩm hóa dầu từ khi nhập khẩu đến khi bán cho khách hàng theo đúng tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế. Hàng năm Tổng công ty đầu tư hàng trăm tỷ đồng vào các chương trình đầu tư phát triển mở rộng và hiện đại hóa cơ sở vật chất kỹ thuật, tạo ra năng lực sản xuất mới và khả năng cạnh tranh; đầu tư vào các công trình trọng điểm tạo điều kiện nâng cao hiệu quả kinh doanh như: mua thêm tàu viễn dương chở dầu, Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức Chuyên đề tốt nghiệp 5 GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ chở gas, nâng cấp và xây dựng hệ thống cầu cảng, đầu tư mới và mở rộng cải tạo hệ thống kho xăng dầu, nâng cấp tuyến ống, phát triển thêm cửa hàng xăng dầu và cửa hàng kinh doanh dầu mỡ nhờn, gas hoá lỏng,… Petrolimex luôn chú trọng tìm hướng phát triển mới, mở rộng loại hình kinh doanh và lĩnh vực kinh doanh. Petrolimex đang bước đầu thử sức trong kinh doanh kho xăng dầu ngoại quan, kinh doanh bất động sản, kinh doanh trong lĩnh vực tài chính- ngân hàng, tham gia thị trường chứng khoán… 1.1.2.Cán bộ lãnh đạo ►Hội đồng quản trị  Ông Vũ Ngọc Hải - Chủ tịch hội đồng quản trị.  Ông Trần Văn Đức - Ủy viên Hội đồng quản trị, kiêm Tổng giám đốc.  Ông Bùi Ngọc Bảo - Ủy viên Hội đồng quản trị, kiêm Phó Tổng giám đốc.  Ông Phan Quang Hưởng - Ủy viên chuyên trách Hội đồng quản trị.  Ông Trần Long An - Ủy viên Hội đồng quản trị, kiêm Trưởng ban Kiểm soát. ►Ban giám đốc điều hành  Ông Trần Văn Đức - Tổng giám đốc (kiêm Ủy viên Hội đồng quản trị).  Ông Bùi Ngọc Bảo - Phó Tổng giám đốc (kiêm Ủy viên Hội đồng quản trị), phụ trách lĩnh vực Kinh doanh, Xuất nhập khẩu, Tiêu chuẩn chất lượng, Liên doanh.  Ông Nguyễn Quang Kiên - Phó Tổng giám đốc, phụ trách lĩnh vực Đầu tư phát triển, Công nghệ, Kỹ thuật, An toàn, Môi trường.  Ông Vương Thái Dũng - Phó Tổng giám đốc, phụ trách lĩnh vực Cổ phần hóa, Nội chính, Đoàn thể. Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức Chuyên đề tốt nghiệp 6 GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ ►Phương trâm lãnh đạo: ” Khơi dậy và khai thác mạnh mẽ nguồn lực con người ” Petrolimex nhận thức sâu sắc rằng: Sức mạnh của doanh nghiệp trong cơ chế thị trường hiện nay nằm ở nhân tố con người; Chính vì vậy, việc khơi dậy và khai thác mạnh mẽ nguồn lực con người đã được xác định là nhiệm vụ trọng tâm, cần được ưu tiên đầu tư cao nhất. Giáo dục truyền thống 50 năm Anh hùng trong chiến đấu với các phong trào “mở đường máu” để nhập khẩu xăng dầu, “Vì miền Nam sẵn sàng đổi máu lấy xăng dầu”, “Tất cả chạy đi, mình phải chạy về” bám trụ để bảo vệ các kho xăng dầu bị Mỹ đánh phá, “Con đường xăng dầu” để duy trì dòng xăng dầu không ngừng chảy ra chiến trường… đã khơi dậy lòng tự hào, khát vọng của mỗi CBCNV, tạo động lực tinh thần mạnh mẽ cho sự phát triển của Petrolimex hôm nay. Đặt con người vào vị trí trung tâm, coi doanh nghiệp là phương tiện để con người phát huy tài năng, sáng tạo; tin tưởng cộng sự, xây dựng đội hình làm việc có hiệu quả là chủ thuyết và phương châm hành động của Tổng công ty trong giai đoạn phát triển và hội nhập hiện nay theo đường lối đổi mới của Đảng. Theo đó, Tổng công ty đã tập trung mọi nguồn lực để phát triển thành tập đoàn kinh doanh đa ngành, đa sở hữu nhằm tạo ra môi trường thuận lợi để cán bộ quản lý phát huy năng lực, CBCNV có đầy đủ việc làm. Phát hiện và sử dụng đúng cán bộ trẻ, cán bộ giỏi, tạo mọi điều kiện thuận lợi để cán bộ thể hiện tài năng sáng tạo; đầu tư mạnh mẽ cho đào tạo để trang bị kiến thức, rèn luyện kỹ năng cho từng thành viên trong đó đặc biệt quan tâm đào tạo người đứng đầu và đội ngũ cán bộ quản lý chủ chốt. Đồng thời, quan tâm giải quyết hài hoà mối quan hệ lợi ích giữa việc hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ Nhà nước giao với đầu tư phát Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức Chuyên đề tốt nghiệp 7 GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ triển bền vững doanh nghiệp và không ngừng cải thiện đời sống vật chất tinh thần của người lao động; Các phong trào thi đua thiết thực; văn hoá văn nghệ, thể dục thể thao sôi nổi được duy trì và phát triển ngày càng mạnh mẽ, tạo cơ hội bình đẳng để mỗi cán bộ công nhân viên phát triển toàn diện trong đại gia đình Petrolimex đoàn kết chặt chẽ vì mục tiêu phát triển chung trong kỷ nguyên mới. 1.1.3. Công ty cổ phần tin học viễn thông Petrolimex  Tên công ty : Công ty cổ phần tin học viễn thông Petrolimex  Tên viết tắt: PIACOM ., JSC( Petrolimex Information Technology and Telecommunication Joint - Stock Company)  Địa chỉ: Trụ sở chính : Số1, phố Khâm Thiên, Hà Nội  Cơ sở : 412 Trần Khát Chân, Hà Nội  Website : http:\\www.Piacom.com.vn  Thành phần kinh tế : Thành phần kinh tế Nhà nước .  Quyết định thành lập: Để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các đơn vị trong ngành, đồng thời phù hợp với xu thế thời đại, năm 1996, Tổng Cty Xăng Dầu Việt Nam có Quyết định số 049/XD-QĐ ban hành ngày 24/10/1996 thành lập Trung tâm Tin học và Tự động hoá Petrolimex (PIAC) kế thừa đội ngũ cán bộ và sản phầm của phòng Tin học ứng dụng Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam.  Cán bộ lãnh đạo: Giám đốc Piacom – Ngô Quang Toàn  Sơ đồ tổ chức của Piacom Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức 8 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ BAN GIÁM ĐỐC Phòng Kế Toán Tài chính Phòng Thiết Bị Mạng Phòng PhòngTin TinHọc Học II Phòng Tổ Chức Hành Chính Phòng Tự Động Hoá Phòng PhòngTin TinHọc Học IIII Phòng Dịch Vụ Viễn Thông ►Chức năng, nghĩa vụ của PIACOM Trung tâm Tin học và Tự động hóa Petrolimex (tiền thân của Piacom) ra đời với sứ mệnh ban đầu là nghiên cứu và triển khai ứng dụng công nghệ thông tin, Tự động hoá vào trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị trong toàn ngành xăng dầu và xã hội. Việc thành lập Trung tâm đã tạo động lực thúc đẩy mạnh mẽ việc ứng dụng công nghệ thông tin, tự động hóa trong hệ thống Petrolimex, đã góp phần rất lớn vào những tiến bộ trong việc ứng dụng công nghệ hiện đại vào quá trình sản xuất kinh doanh của các công ty trong ngành. Việc ứng dụng công nghệ tiên tiến đã giúp cho công việc sản xuất kinh doanh của các đơn vị ngày càng được thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn, đồng thời giúp tinh giản bộ máy hoạt động, mang lại nhiều lợi ích cho toàn ngành. Thời kỳ đầu hoạt động, Trung tâm có nhiệm vụ triển khai hệ thống công nghệ thông tin tổng thể cho toàn bộ các đơn vị trong ngành, cụ thể là các hệ Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức Chuyên đề tốt nghiệp 9 GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ thống phần mềm kế toán, quản trị nhân sự, liên kết thông tin toàn ngành qua việc triển khai xây dựng lắp đặt mạng LAN, WAN, kết nối Internet trong từng Công ty và trong toàn ngành, đào tạo cán bộ quản lý, sử dụng Công nghệ thông tin…; đồng thời triển khai tự động hoá tại các Tổng kho, Bến xuất, cửa hàng xăng dầu, pha chế dầu nhờn ... Sau hơn 10 năm hoạt động, Phòng Tin học TCTY và sau này Trung tâm PIAC đã triển khai thành công các hệ thống công nghệ thông tin và tự động hóa đồng bộ cho các đơn vị trong toàn ngành. Các sản phẩm tiêu biểu có thể kể đến, đó là:  Sản phẩm PIS (Petrolimex Information System), PBM(Petrolimex Business Management) được thiết kế cho loại hình doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu. PBM hiện nay vẫn còn được sử dụng như một phần không thể thiếu tại tất cả các công ty xăng dầu thuộc Petrolimex.  Hệ thống kế toán bảo hiểm PIAS (Petrolimex Insurance Accounting System) được cung cấp cho công ty PJICO, Công ty bảo hiểm dầu khí (PVI) gồm VP công ty và hệ thống các chi nhánh trực thuộc công ty đóng trên địa bàn cả nước.  Hệ thống tự động hóa bến xuất xăng dầu cho xitec tại kho Hải Dương, Ðỗ Xá, K135 Phủ Lý, Phủ Ðức Vĩnh Phú, Ðức Giang Hà Nội...  Hệ thống tự động hóa cho dây chuyền pha chế dầu nhờn Công ty hóa dầu, nhà máy dầu nhờn Hải Phòng...  Hệ thống tự động hóa báo lẫn trên tuyến ống Tổng kho Ðức Giang, K135 Phủ Lý , Nam Phong - Hà Sơn Bình... Năm 2003 là một năm đánh dấu bước chuyển biến quan trọng đối với lĩnh vực công nghệ của Petrolimex, từ Trung tâm PIAC hoạt động dưới cơ chế bao cấp đã chuyển sang Công ty CP PIACOM với cơ chế hạch toán kinh doanh độc Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức Chuyên đề tốt nghiệp 10 GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ lập. Bước chuyển biến đột phá này đã tạo một động lực thúc đẩy mạnh mẽ cho việc đổi mới, phát triển và nâng cao tính chủ động sáng tạo trong hoạt động sản xuất kinh doanh của PIACOM. ►Đội ngũ cán bộ khoa học – công nghệ. Hiện nay PIACOM đã có gần 100 cán bộ công nhân viên. Hầu hết trong số đó đã tốt nghiệp Đại học và trên Đại học, được đào tạo cả trong nước và ngoài nước; có nhiều năm kinh nghiệm trong việc triển khai các hệ thống CNTT, tự động hóa và viễn thông. Đặc biệt PIACOM là công ty có cơ cấu cán bộ trẻ nhất trong toàn TCTY Xăng dầu VN , độ tuổi trung bình của cán bộ công nhân viên trong công ty chỉ vào khoảng 30. ►Năng lực công nghệ và triển khai hệ thống công nghệ. PIACOM đã sớm có định hướng chiến lược cho việc phát triển lâu dài, từng bước đi lên trên con đường hội nhập và phát triển. Đó là phát huy tối đa tiềm năng và thế mạnh của doanh nghiệp, trên cơ sở quan trọng nhất là phát huy con người, tạo điều kiện tối đa cho người lao động phát huy tài năng, phát huy tính tích cực chủ động sáng tạo, cùng nhau tạo dựng thương hiệu PIACOM ngày càng uy tín và lớn mạnh. PIACOM luôn đặt mục tiêu phục vụ khách hàng là nhiệm vụ trọng tâm để phấn đấu không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường trong và ngoài Petrolimex. ►Piacom cung cấp các giải pháp tự động Trong thời gian qua, PIACOM đã trở thành nhà cung cấp các giải pháp tự động hóa đồng bộ trong nhiều lĩnh vực đặc biệt cho các kho xăng dầu, dây truyền pha chế dầu nhờn, kết nối thu nhận tín hiệu cột bơm điện tử tại các cửa hàng xăng dầu. Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức Chuyên đề tốt nghiệp 11 GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ Là một nhà tích hợp hệ thống chuyên nghiệp, Piacom có thế sử dụng các sản phẩm đo lường điều khiển, các phần mềm công cụ chuyên nghiệp của nhiều hãng trên thế giới như Allen Bradley, RockWell Automation, Siemens, Omron, Oval…nhằm đáp ứng tối ưu các bài toán điều khiển do khách hàng đặt ra. PIACOM đã tập hợp được một đội ngũ cán bộ, chuyên gia năng động, hoạt động có tính chuyên nghiệp cao, có kinh nghiệm thực tiễn, có phòng thí nghiệm. Tự động hóa hiện đại cho phép thử nghiệm và ứng dụng các lý thuyết điều khiển tiến tiến vào thực tiễn phục vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mang lại hiệu quả thiết thực, Piacom tự động hóa có khả năng thực hiện các dự án từ những bứớc khảo sát thiết kế, quản lý dự án, thi công lắp đặt các trang thiết bị, vận hành và đưa hệ thống vào phục vụ sản xuất kinh doanh  Nghiên cứu thiết kế, tư vấn, lắp đặt và tích hợp các hệ thống tự động hóa xăng dầu, các dây chuyền sản xuất.  Hợp tác và trao đổi công nghệ và nhân lực, tập huấn và đào tạo kỹ thuật viên.  Khai thác đổi mới, thiết kế, nâng cấp và cải tạo các dây chuyền tự động cũ lạc hậu theo hướng công nghệ tự động hóa tiên tiến.  Thẩm định, tư vấn thiết kế hệ thống điều khiển tự động- quá trình sản xuất, sử dụng các hệ DCS, SCADA từ chi tiết đến giải pháp tổng thể  Cung cấp các giải pháp tự động hóa chuyển giao công nghệ.  Cung cấp các dịch vụ lắp đặt, bảo hành, bảo trì hệ thống tự động hóa. ► Một số công trình tự động hóa  Nhờ có sự ủng hộ về chủ trương hiện đại hóa công nghệ của các Công ty xăng dầu trong ngành. Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức Chuyên đề tốt nghiệp  12 GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ Nhờ có sự định hướng đầu tư có tính chiến lược và các bước chỉ đạo thực hiện cụ thể của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam. Nhờ có sự cộng tác giúp đỡ nhiệt tình của lực lượng các bộ kỹ thuật chủ chốt tại các công ty, ham muốn làm việc, cống hiến của lực lượng các bộ trẻ của PIACOM. 1.2. Những vấn đề về nghiệp vụ quản lý nhân sự tại Tổng công ty xăng dầu Việt Nam và các công ty thành viên đã được tìm hiểu trong thời gian thực tập. 1.2.1. Khái niệm hồ sơ cán bộ, công chức  Hồ sơ cán bộ, công chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về cán bộ, công chức bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ, công chức.  Hồ sơ gốc là hồ sơ của cán bộ, công chức do cơ quan có thẩm quyền quản  lý cán bộ, công chức lập và xác nhận lần đầu khi cán bộ, công chức được tuyển dụng theo quy định của pháp luật. 1.2.2. Nguyên tác xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức  Xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức là trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức.  Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức được thực hiện thống nhất, khoa học để quản lý được đầy đủ, chính xác thông tin của tường cán bộ, công chức từ khi được tuyển dụng vào cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước đến khi ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước nhằm đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, thống kê, đánh giá, tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động, biệt phái, luân chuyển, bố trí sử dụng, khen Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức Chuyên đề tốt nghiệp 13 GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ thưởng kỷ luật, nghỉ hưu và thực hiện chính sách đối với cán bộ, công chức.  Hồ sơ cán bộ, công chức được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức dồng ý bừng văn bản mới được nghiên cứu, khai thác hồ sơ của cán bộ, công chức.  Cán bộ, công chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp. Những tài liệu do cán bộ, công chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức hoặc cơ quan có thẩm quyền khác xác minh, chứng nhận. 1.2.3. Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức bao gồm các tài liệu sau:  Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức “ là tài liệu chính và bắt buộc có trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức để phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình, xã hội của cán bộ, công chức. Quyển lý lịch do cán bộ, công chức tự kê khai và được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận.  Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức “ là tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt về bản thân cán bộ, công chức và các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ, công chức. Sơ yếu lý lịch do cán bộ, công chức tự kê khai hoặc do người có trách nhiệm ghi từ Quyển lý lịch cán bộ, công chức và các tài liệu bổ sung khác của cán bộ, công chức được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức xác minh, chứng nhận. Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức Chuyên đề tốt nghiệp  14 GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ Bản “Bổ sung lý lịch cán bộ, công chức “ là tài liệu do cán bộ, công chức khai bổ sung theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức. Bản bổ sung lý lịch được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận.  Bản “Tiểu sử tóm tắt “ là tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức tòm tắt từ Quyển lý lịch của cán bộ, công chức để phục vụ cho bầu cử, bổ nhiệm khi có yêu cầu.  Bản sao giấy khai sinh, giấy chứng nhận sức khỏe do đơn vị y tế từ cấp huyện trở lên cấp và các văn bản có liên quan đến nhân thân của cán bộ, công chức; các loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đoà tạo của cán bộ, công chức như: bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền chứng nhận… Trường hợp, văn bằng chứng chỉ được cấp bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt Nam theo quy định của pháp luật.  Các quyết định về việc tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, biệt phải, luân chuyển, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật…. của cán bộ, công chức.  Các bản tự kiểm điểm, nhận xét, đánh giá cán bộ, công chức theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền.  Các bản nhận xét, đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền đối với cán bộ, công chức (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm giới thiệu ứng cử, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học tập…)  Bản kê khai tài sản theo quy định của pháp luật. Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức Chuyên đề tốt nghiệp  15 GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến cán bộ công chức và gia đình cán bộ, công chức được phản ánh trong đơn thư. Không lưu trong thành phần hồ sơ những đơn, thư nặc danh : đơn, thư chưa được xem xét, kết luận của cơ quan có thẩm quyền.  Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và quan hệ xã hội của cán bộ, công chức. Đối với cán bộ, công chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo phải bổ sung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ của cán bộ, công chức đó. 1.2.4. Chế độ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức. Sau đây là những chế độ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đang được thực hiện ở Tổng công ty Petrolimex và các công ty thành viên: ►Lập hồ sơ cán bộ, công chức  Trong thời gian 45 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng lần đầu, cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức có trách nhiệm hướng dẫn cán bộ, công chức kê khai lý lịch, hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ gốc.  Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức có trách nhiệm tổ chức thẩm tra và xác minh tính trung thực của các tiêu chí thông tin do cán bộ, công chức tự kê khai và đóng dấu xác nhận của cơ quan, tổ chức, đơn vị đó để đưa vào quản lý. ►Bổ sung hồ sơ cán bộ, công chức  Định kỳ hàng năm chậm nhất là ngày 15 tháng 01 của năm sau hoặc theo yêu cầu quản lý đội ngũ cán bộ, công chức, cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức hướng dẫn cán bộ, công chức Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức Chuyên đề tốt nghiệp 16 GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ kê khai những thông tin phát sinh trong kỳ liên quan đến bản thân, quan hệ gia đình và xã hội của năm trước để bổ sung vào hồ sơ cán bộ, công chức.  Cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức có trách nhiệm sưu tầm, thu thập những tài liệu có liên quan đến cán bộ, công chức thuộc đối tượng quản lý để bổ sung vào hồ sơ của cán bộ, công chức. Các tài liệu thu thập được phải bảo đảm tính trung thực như ghi rõ họ và tên, đơn vị của người cung cấp tài liệu; họ và tên người trích sao, nguồn gốc trích sao, ngày trích sao… và phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức xác nhận.  Hồ sơ cán bộ, công chức bị hư hỏng, thất lạc, thì việc lập lại hồ sơ mới thay thế phải được người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức quyết định thực hiện.  Việc sửa chữa các dữ liệu thông tin trong hồ sơ cán bộ, công chức phải được người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức quyết định sau khi có kết quả thẩm tra, xác minh theo đúng quy định của pháp luật. Trường hợp các thông tin trong hồ sơ của cán bộ, công chức không thống nhất giữa các tài liệu thì căn cứ vào hồ sơ lập lần đầu khi cán bộ, công chức được tuyển dụng vào cơ quan, tổ chức, đơn vị của nhà nước để xác định. ► Chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức  Cán bộ, công chức được điều động, luân chuyển đến cơ quan, tổ chức, đơn vị khác hoặc được bổ nhiệm chức vụ thuộc cơ quan khác quản lý, thì hồ sơ của cán bộ, công chức đó được chuyển cho cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ mới quản lý. Cán bộ, công chức được biệt phái đến cơ quan, tổ chức, đơn vị khác, thì cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức Chuyên đề tốt nghiệp 17 GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức sao chụp 01 bộ hồ sơ của cán bộ, công chức đó để cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức mới theo dõi.  Khi chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức phải tuân thủ các quy định sau: + Kiểm tra tài liệu, ghi phiếu chuyển hồ sơ + Niêm phong hồ sơ + Vào sổ giao, nhận hồ sơ + Lập biên bản giao hồ sơ  Cán bộ, công chức không còn làm việc tại cơ quan, tổ chức, đơn vị, thì việc chuyển giao và lưu giữ hồ sơ được thực hiện như sau: + Đối với cán bộ, công chức nghỉ hưu, nghỉ mất sức, thôi việc hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc, thì được nhận một bản sao sơ yếu lý lịch, quyết định liên quan. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức lưu giữ. + Đối với cán bộ, công chức từ trần, gia đình cán bộ, công chức được nhận một bản sao sơ yếu lý lịch. Hồ sơ của cán bộ, công chức vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức lưu giữ. + Đối với cán bộ, công chức chuyển ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị của Nhà nước được nhận một bản sao sơ yếu lý lịch của bản thân. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ của cán bộ, công chức đó lưu giữ và chỉ được chuyển giao cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác quản lý khi các cơ quan, tổ chức, đơn vị đó yêu cầu bằng văn bản. + Việc chuyển giao hồ sơ phải do cán bộ, công chức được phân công làm công tác tổ chức cán bộ thuộc cơ quan, tổ chức đơn vị tiếp nhận cán bộ, Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức Chuyên đề tốt nghiệp 18 GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ công chức thực hiện. Trường hợp khoảng cách quá xa nơi tiếp nhận, thì hồ sơ cán bộ, công chức được chuyển theo đường bưu điện. ►Tiếp nhận hồ sơ cán bộ, công chức  Cách tiếp nhận hò sơ cán bộ, công chức thực hiện như sau: + Cán bộ, công chức được điều động, luân chuyển hoặc bổ nhiệm chức vụ thuộc cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức khác, thì cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức mới khi tiếp nhận cán bộ, công chức phải yêu cầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức cũ bàn giao đầy đủ hồ sơ của cán bộ, công chức đó. + Cán bộ, công chức được biệt phái đến cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức khác, thì cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức mới yêu cầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ của cán bộ, công chức đó gửi một bộ hồ sơ là bản sao để theo dõi.  Thời gian tiếp nhận hồ sơ là 30 ngày, kể từ ngày cán bộ, công chức có quyết định điều động, luân chuyển, biệt phái hoặc bổ nhiệm chức vụ ở cơ quan, tổ chức, đơn vị khác.  Hồ sơ tiếp nhận phải đảm bảo các yêu cầu sau: + Kiểm tra niêm phong, dấu bưu điện (nếu gửi qua đường bưu điện) và xác nhận tình trạng tài liệu nhận được vào phiếu chuyển hồ sơ và gửi trả phiếu này cho nơi giao hồ sơ. + Vào sổ nhận hồ sơ + Lập số hồ sơ + Phân loại tài liệu + Lập phiếu liệt kê tài liệu Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức Chuyên đề tốt nghiệp 19 GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ + Lập phiếu kiểm soát hồ sơ + Vào sổ đăng ký hồ sơ + Lập biên bản giao nhận ►Nghiên cứu sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức  Đối tượng nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức: + Cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức được nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức để phục vụ yêu cầu công tác. + Trong trường hợp cần thiết, được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ của mình hoặc đề nghị cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cung cấp bản sao sơ yếu lý lịch của mình để phục vụ cho việc giao dịch hành chính của bản than. + Người được cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền giao nhiệm vụ nghiên cứu hồ sơ của cán bộ, công chức phải có mục đích cụ thể, rõ ràng và bảo đảm các thủ tục theo quy định.  Các quy định khi nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức: + Có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền ghi rõ địa chỉ, chức danh, yêu cầu nghiên cứu hồ sơ của ai, về vấn đề gì. Các yêu cầu phải được ghi cụ thể trong Phiếu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức và phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đồng ý. + Chỉ được nghiên cứư tại nơi lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức. + Chỉ được xem những tài liệu (hoặc một phần tài liệu) có nội dung liên quan đến nhiệm vụ, công vụ được giao. Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức Chuyên đề tốt nghiệp 20 GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ + Không được làm sai lệch nội dung và hình thức hồ sơ cán bộ, công chức như: đánh dấu, tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt các tài liệu đã có trong hồ sơ cán bộ, công chức cho phép.  Nhiệm vụ của cán bộ, công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức. + Cung cấp đúng và đầy đủ các tài liệu cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức theo Phiếu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức đã được người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức phê duyệt. + Kiểm tra tình trạng hồ sơ khi trả phải đảm bảo đúng như khi cho mượn và vào sổ theo dõi nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức + Sao lưu hồ sơ cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ theo Phiếu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức đã được người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức phê duyệt. ►Lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức tại cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức  Việc lưu giữ hồ sơ gốc của cán bộ, công chức phải thực hiện đầy đủ các bước: Lập số hồ sơ, phân loại tài liệu, lập phiếu liệt kê tài liệu, lập phiếu kiểm soát hồ sơ và vào sổ đăng ký hồ sơ, lập thư mục hồ sơ để phục vụ công tác tra cứu.  Lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức phải bảo đảm các yêu cầu sau: + Sắp xếp hồ sơ theo vần tên A, B, C hoặc theo đầu mối trực tiếp bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, để bảo quản và không bị nhàu nát hoặc thất lạc hồ sơ Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức