Tài liệu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng của viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp

Luận văn tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật và công nghệ với những thành tựu kỳ diệu của nó đang tác động mạnh mẽ tới mọi hoạt động chính trị, kinh tế, xã hội trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng. Cùng với sự phát triển nhanh chóng của tin học và vai trò ngày càng nổi trội của thông tin sau cuộc cách mạng về quản lý, từ hai thập kỷ nay thế giới đã bước vào một kỷ nguyên mới, kỷ nguyên của Công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin đã và đang từng bước đi vào tất cả các lĩnh vực, chiếm một vị trí quan trọng trong xã hội. Cùng phát triển với khoa học công nghệ, hoạt động quản lý đang có nhiều đổi mới theo xu thế hiện đại hoá đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao của xu thế hội nhập và phát triển kinh tế. Công nghệ thông tin càng ngày càng phát triển, càng có nhiều phát minh sáng chế được ứng dụng vào đời sống xã hội nhằm giải phóng sức lao động, làm phong phú thêm đời sống vật chất, tinh thần của con người. Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp là một đơn vị thuộc Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn có địa bàn hoạt động rộng khắp cả nước, vì vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý là thực sự cần thiết. Xuất phát từ thực tiễn của tình hình thực hiện công tác văn phòng của Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp, em đã mạnh dạn chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng của Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Trọng tâm của chuyên đề này nhằm đề cập đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng của Viện và một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động tổ chức quản lý. Ngoài lời mở đầu và phần kết luận, nội dung chuyên đề gồm 3 phần chính: Nguyễn Thanh Hà - 846018 1 Luận văn tốt nghiệp Phần I: Nhận thức chung về văn phòng và công nghệ thông tin trong công tác văn phòng. Phần II: Khái quát về tổ chức hoạt động của Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp. Phần III: Thực trạng và giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp. Để có được bản chuyên đề thực tập tốt nghiệp này, ngoài sự nỗ lực và cố gắng của bản thân, em còn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của cơ quan thực tập cũng như của nhà trường và các thầy cô giáo. Em xin bày tỏ sự cảm ơn chân thành tới các cô chú cán bộ đang công tác tại Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp và các thầy cô giáo. Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn – GS.TS. Trần Minh Tuấn về sự chỉ bảo tận tình đã giúp em hoàn thành bản chuyên đề này. Mặc dù đã có nhiều cố gắng song do còn hạn chế về kiến thức và thời gian, nên không khỏi có những thiếu sót. Em mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của các thầy cô để giúp em hoàn thiện được chuyên đề này và bổ sung kiến thức cho bản thân. Em xin chân thành cảm ơn! Nguyễn Thanh Hà - 846018 2 Luận văn tốt nghiệp CHƯƠNG I NHẬN THỨC CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG I - NHẬN THỨC CHUNG VỀ VĂN PHÒNG 1. Khái niệm văn phòng. Văn phòng là một bộ phận nằm trong tổ chức bộ máy của các cơ quan, đơn vị, tổ chức có chức năng trợ giúp cho các nhà quản lý trong việc xử lý thông tin và ra quyết định. Hiện nay có nhiều cách nhìn nhận về văn phòng. Theo tác giả cuốn sách “Nghiệp vụ văn phòng”- PGS.TS. Nguyễn Hữu Tri thì văn phòng được tiếp cận một cách toàn diện ở hai trạng thái động và tĩnh. Nếu quan sát văn phòng ở trạng thái động thì nó bao gồm toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra trong đơn vị. Nếu quan sát văn phòng ở trạng thái tĩnh thì nó bao gồm những yếu tố vật chất hiện hữu như nhà cửa, xe cộ, các thiết bị, con người v.v… có trong văn phòng cơ quan, đơn vị đủ để thực hiện mục tiêu của tổ chức. Ngoài ra, tác giả cuốn sách “ Quản trị hành chính Văn phòng”- Nguyễn Hữu Thân cho rằng : “Văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát, nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức hồ sơ, công văn, giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả”. Nhắc đến văn phòng, không thể không nói đến công tác văn phòng. Công tác văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động của một tổ chức. Nếu xem xét công tác này theo quan điểm hệ thống thì ở đầu vào bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin kinh tế, chính trị, xã hội, hành chính, môi trường…theo các phương án sử dụng khác nhau Nguyễn Thanh Hà - 846018 3 Luận văn tốt nghiệp nhằm thu được kết quả tối ưu trong hoạt động của đơn vị. Còn ở đầu ra, là những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lí thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ hoạt động trên đây sẽ góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ chức điều hành thông tin trong đơn vị, hay nói cách khác là không ngừng củng cố hoạt động văn phòng trong mỗi cơ quan, đơn vị. Để công tác văn phòng đạt kết quả tốt cần phải có những điều kiện cơ bản sau: - Phải có một bộ máy văn phòng được tổ chức thích hợp. ở các cơ quan, đơn vị có quy mô lớn bộ máy văn phòng có thể gồm đầy đủ các phòng, các bộ phận với số lượng nhân sự cần thiết để thực thi mọi hoạt động văn phòng một cách độc lập, có liên quan đến nhiều đầu mối với các tính chất khác nhau. Đối với các đơn vị có quy mô nhỏ và các hoạt động mang tính thuần nhất, đơn lẻ bộ máy văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu, đồng thời còn kiêm nhiệm các chức năng quản trị nhân sự, vật tư, tài chính… - Phải có địa điểm hoạt động, giao dịch với những cơ sở hạ tầng nhất định như nhà cửa, phương tiện, thiết bị…Vị trí, quy mô của các yếu tố vật chất nêu trên cũng sẽ phụ thuộc vào đặc tính tổ chức quản lí, vào quy mô hoạt động của công tác văn phòng. Từ những quan niệm trên và liên hệ hoạt động văn phòng với các điều kiện của kinh tế thị trường thì công tác văn phòng là toàn bộ những yếu tố vật chất phù hợp với yêu cầu thu thập, tổng hợp phân tích, xử lý, ra quyết định chuyển tải thông tin của các cấp quản lý đơn vị nhằm đạt được mục tiêu nhất định. Trong các khái niệm trên thì khái niệm này là phù hợp nhất vì nó vừa phản ánh được bản chất, quá trình của hoạt động văn phòng, vừa đề cập đến những điều kiện vật chất cần thiết cho công tác văn phòng. Tất cả các khái niệm trên cho thấy vai trò hết sức quan trọng của văn phòng. Không một cơ quan, đơn vị, tổ chức nào là không có văn phòng. Văn phòng có thể Nguyễn Thanh Hà - 846018 4 Luận văn tốt nghiệp tồn tại dưới nhiều tên gọi khác nhau, tuỳ thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của cơ quan mà có nơi gọi là Văn phòng, có nơi gọi là phòng Hành chính, phòng Tổng hợp… Tuy nhiên dù có những tên gọi khác nhau nhưng tính chất công việc cũng như chức năng, nhiệm vụ là giống nhau, đều là bộ máy giúp việc cho lãnh đạo. 2. Chức năng, nhiệm vụ của công tác văn phòng. 2.1. Chức năng. Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan bởi vậy nó cũng có những điều kiện tồn tại như bất kỳ một thực thể nào, thông qua mối quan hệ đặc trưng với môi trường mà nó tồn tại. Hay nói cách khác, văn phòng cũng có những lý do tồn tại độc lập tương đối như các tổ chức, đơn vị khác về cả phương diện tự nhiên (gồm chức năng theo quy luật và chức năng liên hệ, tác động lẫn nhau trong hệ thống) và phương diện xã hội (gồm chức năng hoạt động có ý thức, có mục tiêu và chức năng tự điều chỉnh cho phù hợp với môi trường). Theo khái niệm về công tác văn phòng có thể thấy văn phòng có những chức năng cơ bản sau: 2.1.1. Chức năng tham mưu. Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan, bởi vậy muốn ra những quyết định mang tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào các yếu tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp. Những ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án phán quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn (ít bị sức ép, gò bó) và tính chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế). Chức năng Nguyễn Thanh Hà - 846018 5 Luận văn tốt nghiệp này được gọi là chức năng tham mưu cho các nhà lãnh đạo, quản lý đơn vị của công tác văn phòng. 2.1.2. Chức năng tổng hợp. Kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra và thông tin ngược trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tượng mà văn phòng là đầu mối thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của người lãnh đạo, quản lý. Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo những nguyên tắc, trình tự nhất định, mới có thể mang lại hiệu quả thiết thực. Hoạt động như trên thuộc về chức năng tổng hợp của công tác văn phòng. Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực đến chức năng tham mưu của văn phòng mà còn có vai trò quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của cơ quan, đơn vị (lợi thế của thông tin). Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này nên các tổ chức, đơn vị luôn quan tâm củng cố và hiện đại hoá công tác văn phòng cho kịp với tốc độ phát triển của thời đại. 2.1.3. Chức năng hậu cần. Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính v.v… Những cái đó thuộc về hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi. Các chức năng trên vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại cơ quan văn phòng ở mỗi đơn vị, tổ chức. Trong đó chức năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyết định đến sự thành bại của công tác văn phòng. 2.2. Nhiệm vụ của văn phòng. Từ chức năng chung, cơ bản của mỗi thực thể người ta phân thành các chức năng cụ thể, chi tiết. Các chức năng này là lý do sinh ra và tồn tại của văn phòng. Mỗi một Nguyễn Thanh Hà - 846018 6 Luận văn tốt nghiệp chức năng có thể có nhiều nhiệm vụ cụ thể. Những nhiệm vụ này chính là những công việc, hoạt động nhằm cụ thể hoá các chức năng của văn phòng. Trong từng điều kiện không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức và nội dung cụ thể lại có những nhiệm vụ cụ thể khác nhau để thực hiện các chức năng đó. Nhiệm vụ của văn phòng bao gồm:  Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị. Mọi tổ chức muốn được sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều cần phải tuân theo những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và các điều kiện để duy trì hoạt động. Mỗi tổ chức, cơ quan đều có một nội quy, quy chế hoạt động riêng phù hợp với tính chất hoạt động, chức năng và vai trò mình. Đây là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động.  Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị. Mỗi một cơ quan, đơn vị trong quá trình hoạt động đều có định hướng mục tiêu hoạt động. Để đạt được mục tiêu, đơn vị cần lên kế hoạch cụ thể cho từng hoạt động của mình. Kế hoạch có nhiều loại như kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm…Mỗi bộ phận sẽ xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện. Tất cả các kế hoạch đó sẽ được tổng hợp thành một kế hoạch tổng thể của cơ quan. Kế hoạch tổng thể này sẽ do văn phòng, bộ phận tham mưu dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện, giúp cho sự liên hệ, phối hợp giữa các bộ phận này mật thiết hơn, đồng bộ hơn.  Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin. Bất kỳ hoạt động nào của đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có thông tin. Thông tin giúp cho lãnh đạo ra quyết định. Thông tin rất đa dạng và phong phú, có thông tin xuôi, thông tin phản hồi, thông tin thực tế, thông tin dự báo… người lãnh đạo không Nguyễn Thanh Hà - 846018 7 Luận văn tốt nghiệp thể tự thu thập, xử lý thông tin được mà cần phải có người trợ giúp, đó là văn phòng. Mọi thông tin đều được qua văn phòng xử lý, phân loại theo các kênh thích hợp để chuyển tải hay lưu trữ. Một quyết định đúng hay sai phụ thuộc vào sự tiếp nhận và xử lý thông tin có chính xác, đầy đủ, kịp thời hay không. Đây là hoạt động quan trọng liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của tổ chức, vì vậy văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư lưu trữ khi thu thập và xử lý thông tin.  Trợ giúp về văn bản. Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu, hiện nay nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng nó trong quản lý, điều hành hoạt động. Hiện nay ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật nhằm điều chỉnh các phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Văn bản luật và pháp quy sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như điều lệ, nội quy, quy chế, các quyết định hành chính và quản lý thường nhật. Để ban hành văn bản hợp pháp và hợp lý cần phải có bộ phận chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo. Văn phòng sinh ra để đảm nhận nhiệm vụ này.  Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của cơ quan. Muốn tồn tại và phát triển, các cơ quan, đơn vị cần phải có các yếu tố kỹ thuật và vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn tại, vừa là vật trung gian kết gắn tổ chức với môi trường, đồng thời còn là phương tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động của tổ chức đến mục tiêu kinh tế- xã hội. Các yếu tố đó bao gồm nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, trang thiết bị, các chi phí cần thiết mang tính thường xuyên liên tục, vì vậy, văn phòng phải căn cứ vào tiến độ thực hiện công việc mà cung cấp kịp thời, đầy đủ. Công việc này có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động của đơn vị.  Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng. Nguyễn Thanh Hà - 846018 8 Luận văn tốt nghiệp Đây là việc làm thiết thực, mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu ra trên đây. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc tổ chức chung của đơn vị để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống. Tuy nhiên cũng phải thấy được tính thống nhất, đa dạng, phong phú trong công tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầu nhiệm vụ đặt ra với công tác văn phòng. Không những thế trong thời đại “bùng nổ thông tin” này, đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển chung, trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn phòng. Yêu cầu đó đặt ra với văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lý điều hành công việc.  Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng. Khác với các hoạt động của cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong cả lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy vừa thực thi, vừa kiểm tra vừa giám sát. Đặc tính của hoạt động này là do xuất phát từ chức năng của văn phòng để đảm bảo tiếp nhận được mọi nguồn tin của mọi đối tượng đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị. Văn phòng luôn có một bộ phận làm việc trong giờ hành chính, bên cạnh đó có một bộ phận làm việc liên tục ngày đêm, ngay cả lúc đơn vị ngừng hoạt động để đảm bảo trật tự an ninh và thông tin được thông suốt. Hoạt động của văn phòng gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị thông qua các nhiệm vụ trợ giúp tham mưu, vừa gắn với các bộ phận khác bằng các nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tự tổ chức , quản lý lấy các hoạt động của chính mình cho phù hợp với các hoạt động trên. Vì thế để duy trì được hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị. Trên đây là một số nhiệm vụ chính của công tác văn phòng mà cơ quan, đơn vị nào cũng phải thực hiện. Bên cạnh đó văn phòng có thể có những nhiệm vụ khác tuỳ theo tính chất, đặc trưng của cơ quan, đơn vị. Nguyễn Thanh Hà - 846018 9 Luận văn tốt nghiệp 3. Vai trò của công tác văn phòng. Trong thời kỳ “bùng nổ thông tin“ các cơ quan kinh tế, xã hội hay hành chính đều rất quan tâm đến việc thu thập, phân tích và xử lý thông tin để có thể ra được những quyết định sáng suốt, kịp thời mang lại hiệu quả cao cho đơn vị và cho xã hội. Hiện nay, người ta cho rằng yếu tố quyết định đến việc thành bại của một tổ chức là do họ có lợi thế về thông tin và họ coi thông tin có quan hệ sống còn với bất kỳ một tổ chức, đơn vị nào. Chúng ta biết rằng hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng, cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào. Tuy nhiên, để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác văn phòng đòi hỏi lãnh đạo các cơ quan, đơn vị tổ chức chỉ đạo công tác này một cách khoa học. II - CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1. Khái niệm và đặc điểm của công nghệ thông tin. 1.1. Khái niệm Cuộc cách mạng Công nghệ thông tin diễn ra sôi động hiện nay đang tác động sâu sắc và trực tiếp đến mọi hoạt động kinh tế, xã hội của các quốc gia trên thế giới, mở ra một thời kỳ phát triển mới khi nhân loại bước vào thế kỷ XXI. Nội dung chủ đạo của bước chuyển lần này là sự phát triển từ nền văn minh công nghiệp tiến lên nền văn minh thông tin và trí tuệ, mà cơ sở của nó là sự phát triển từ nền kinh tế công nghiệp truyền thống sang nền kinh tế tri thức. Về cơ bản, bước chuyển biến này được nảy sinh và được thực hiện chủ yếu tại các nước có nền kinh tế công nghiệp phát triển. Tuy nhiên, với xu thế “toàn cầu hoá” nhanh chóng hiện nay, tác động của bước chuyển biến vĩ đại này đã lan toả nhanh chóng đến khắp các nước trên thế giới. Xu thế này cũng tạo ra những cơ hội to lớn và đồng thời cũng tạo ra những thách thức gay gắt cho các nước đang phát triển đang tìm đường công nghiệp hóa và hiện đại hoá nền kinh tế và xã hội của mình. Nguyễn Thanh Hà - 846018 10 Luận văn tốt nghiệp Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện, công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là máy tính điện tử và các mạng viễn thông nhằm cung cấp các giải pháp toàn thể để tổ chức, khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội. Trong giai đoạn mới của sự phát triển kinh tế, xã hội dưới tác động của công nghệ thông tin tri thức và các ý tưởng sáng tạo đóng vai trò trung tâm có ý nghĩa quyết định. Vì vậy, hầu hết các quốc gia, các tổ chức và các công ty đều hiểu rằng vị trí tương lai của họ trong thế giới và trên thị trường quốc tế phụ thuộc một cách quyết định vào việc liệu họ có tận dụng được công nghệ thông tin để phát triển một cách nhanh chóng mọi năng lực đổi mới nền sản xuất và kinh tế của họ được không? Không những đối với các nước phát triển, mà nhiều nước đang phát triển trong khu vực cũng có những chính sách mạnh mẽ phát triển công nghệ thông tin trong những thập niên gần đây và đã đạt được nhiều thành tựu to lớn. Không nằm ngoài luồng xoáy của sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin, Việt Nam đã và đang thực hiện nhiều chương trình, dự án nhằm phát triển công nghệ thông tin trong nước. Chính phủ đã ra Nghị quyết 49/CP ngày 6/8/1993 xác định Chính sách quốc gia về phát triển công nghệ thông tin đến năm 2000 và một Chương trình quốc gia về công nghệ thông tin đang được bắt đầu triển khai. 1.2. Tác dụng của công nghệ thông tin Công nghệ thông tin ra đời và phát triển đã đem lại cho xã hội loài người một bước ngoặt lớn, đánh dấu bước chuyển sang một nền kinh tế mới - nền kinh tế tri thức. Với những tiến bộ nhanh chóng kỳ diệu của kỹ thuật máy tính và kỹ thuật viễn thông trong vài thập niên gần đây, công nghệ thông tin đã thực sự thâm nhập rộng khắp vào mọi mặt của hoạt động của con người. Công nghệ thông tin có một số đặc điểm sau đây: Nguyễn Thanh Hà - 846018 11 Luận văn tốt nghiệp - Công nghệ thông tin ra đời đã đưa loài người thoát khỏi nền kinh tế công nghiệp và tiến tới nền kinh tế tri thức - nền kinh tế mà vai trò của con người được đề cao hơn bao giờ hết. - Công nghệ thông tin với những thành tựu của nó đã làm cho cuộc cách mạng khoa học công nghệ phát triển như vũ bão, đã tạo nên hệ quả là rút ngắn chu kỳ đổi mới công nghệ. Đây là nhân tố quan trọng hàng đầu trong cạnh tranh kinh tế và phát triển xã hội. - Công nghệ thông tin đã làm thay đổi khái niệm về xử lý thông tin, khiến con người phải công nhận rằng yếu tố vô hình như thông tin và khả năng sáng tạo mới chính là nhân tố quyết định sức mạnh cạnh tranh của mỗi quốc gia trong khi nền kinh tế công nghiệp các yếu tố như nguồn vốn, lao động, tài nguyên là những nhân tố quyết định sự cạnh tranh. - Công nghệ thông tin phát triển nhanh chóng hình thành mối quan hệ kinh tế thương mại toàn cầu, đòi hỏi các nước phải mở cửa, gấp rút hội nhập thị trường thế giới nếu không muốn tụt hậu so với các quốc gia khác. - Việc ứng dụng công nghệ thông tin cho phép con người có thể làm được những việc mà mình mong muốn, từ đó phát triển nền kinh tế, nâng cao đời sống. 2. Thành phần cơ bản của công nghệ thông tin Công nghệ thông tin bao gồm 3 thành phần cơ bản sau: 2.1. Thành phần máy tính Máy tính điện tử là thành phần cơ bản của công nghệ thông tin. Theo cách hiểu đơn giản, máy tính là thiết bị điện tử dùng để thu nhận, xử lý, lưu cất và hiển thị thông tin. Máy tính có nhiều loại khác nhau, thông dụng nhất là máy vi tính để gọn trên bàn làm việc, ngoài ra còn có các loại lớn về kích thước và tính năng, ví dụ: máy mini Nguyễn Thanh Hà - 846018 12 Luận văn tốt nghiệp dùng để xử lý những công việc đồng thời, máy Super rất mạnh dùng để giải các bài toán lớn và phức tạp. Máy tính cùng với các thiết bị đi kèm như màn hình, máy in, thiết bị ngoại vi được gọi là phần cứng (Hardware). Nếu như phần cứng đứng riêng rẽ thì sẽ không làm được gì cả mà nó cần phải có các chương trình hay còn gọi là phần mềm đi kèm để điều khiển hoạt động của phần cứng (còn gọi là phần mềm hệ thống). Ngoài ra một số yếu tố quan trọng của công nghệ thông tin là hệ thống (tổ chức, xã hội) mà qua đó dòng thông tin chuyển vận từ cá nhân hoặc cơ quan này sang cơ quan khác. Như vậy hiểu theo nghĩa rộng, máy tính gồm phần cứng, phần mềm và thông tin. 2.2. Thành phần mạng truyền thông Một tính năng nữa của công nghệ thông tin đó là việc cho phép liên kết, gửi và nhận thông tin qua mạng. Qua mạng truyền thông, các máy tính (còn gọi là trạm làm việc) ở các vị trí khác nhau được nối lại với nhau bằng các đường truyền thông dụng nhất. Việc đưa các mạng truyền thông vào sử dụng mang tính chất cách mạng không chỉ cho cá nhân người dùng mà cho cả quản lý, sản xuất, dịch vụ của các doanh nghiệp và các cơ quan quản lý Nhà nước … Bản thân mạng truyền thông cũng bao gồm cả phần cứng, phần mềm để điều khiển các thông tin trong quá trình chuyển vận trên mạng. 2.3. Thành phần bí quyết Thành phần thứ 3 của công nghệ thông tin có tầm quan trọng không kém 3 thành phần trên là Know-how (tức là biết làm một điều gì đó sao cho tốt). Bí quyết bao gồm: - Quen với các công cụ của công nghệ thông tin. - Có kỹ năng cần thiết để sử dụng được các công cụ này. - Hiểu cách thức dùng công nghệ thông tin để giải quyết vấn đề. Nguyễn Thanh Hà - 846018 13 Luận văn tốt nghiệp Lợi ích của công nghệ thông tin được quyết định chủ yếu bởi thành phần thứ 3 này, từ việc biết dùng công nghệ thông tin có thể làm được gì, làm như thế nào? Bí quyết bao gồm: con người, các quy trình nghiệp vụ và các phần mềm ứng dụng. Ba thành phần cơ bản của công nghệ thông tin được liên kết chặt chẽ, không tách rời nhau tạo các cơ hội cho cá nhân và tổ chức hoạt động có hiệu quả hơn, năng suất hơn. 3. Sự ra đời và phát triển của công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin khởi đầu từ lúc con người sáng chế ra các loại máy móc tự động thực hiện một số chức năng xử lý thông tin, trước hết là các máy tính điện tử. Để chế tạo ra các máy tính điện tử, người ta phải tìm được cách biểu diễn thông tin bằng các tín hiệu kỹ thuật và thực hiện các hoạt động lưu trữ, chế biến thông tin bằng các biện pháp xử lý kỹ thuật trên các tín hiệu tương ứng. Máy tính điện tử và mọi thiết bị thông tin hiện đại đều làm việc với các thông tin được biểu diễn bởi các dãy chữ số nhị phân (binary digits), tức là dãy các tín hiệu 0;1. Mọi dạng thông tin (số, chữ, tiếng nói, âm thanh, hình ảnh, màu sắc,…) đều có thể – những cách làm rời rạc và mã khóa thích hợp – biểu diễn lại bằng các dãy chữ số nhị phân. Khả năng biểu diễn mọi thông tin bất kỳ một hệ thống tín hiệu đơn giản và thống nhất bằng chữ số nhị phân là cơ sở cho việc phát triển nhanh chóng các thiết bị kỹ thuật xử lý thông tin làm việc được với mọi dạng thông tin khác nhau. Máy tính điện tử được thiết kế trên nguyên tắc: mọi quá trình xử lý thông tin đều có thể quy về một trình tự thực hiện liên tiếp các phép toán sơ cấp đơn giản. Vì vậy, cấu trúc một máy tính điện tử gồm có: bộ logic – số học thực hiện các phép toán sơ cấp; bộ điều khiển để chỉ huy việc thực hiện các phép toán theo chương trình tự quy định; bộ nhớ để ghi các chương trình tính toán và dữ liệu; các thiết bị đưa vào (chuột, bàn phím, đĩa mềm…) và đưa kết quả ra (màn hình, máy in, đĩa mềm…). Cấu trúc đó tạo thành phần cứng của máy tính điện tử, sẵn sàng tổ chức thực hiện các trình tự Nguyễn Thanh Hà - 846018 14 Luận văn tốt nghiệp tính toán được quy định bởi các chương trình bất kỳ. Tuỳ theo từng bài toán cụ thể, người ta viết một chương trình để giải nó trong một ngôn ngữ máy tính nào đó và chương trình được đưa vào máy tính để máy thực hiện. Các chương trình làm thành phần mềm của máy tính điện tử. Tuỳ theo tính chất và phạm vi tác động của các loại chương trình mà ta có: phần mềm hệ thống, phần mềm tiện ích và phần mềm ứng dụng. Máy tính điện tử là thành phần cơ bản của công nghệ thông tin. Tuy nhiên, theo nghĩa rộng thường dùng hiện nay, công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện, công cụ kỹ thuật hiện đại – chủ yếu là máy tính điện tử và các mạng viễn thông – nhằm cung cấp các giải pháp toàn thể để tổ chức, khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội. Trong hơn nửa thế kỷ qua, kỹ thuật máy tính điện tử, viễn thông đã phát triển một cách mạnh mẽ, nhanh chóng và liên tục, tạo tiền đề cho sự thâm nhập sâu rộng của công nghệ thông tin vào mọi mặt hoạt động của con người. Năm 1946, các máy tính điện tử đầu tiên ra đời, kéo theo việc sản xuất hàng loạt máy tính điện tử thế hệ thứ nhất và thứ hai dùng đèn điện tử. Giữa thập kỷ 60, sự ra đời của các máy tính điện tử thế hệ thứ 3 với kỹ thuật mạch tích hợp và các bộ nhớ bán dẫn, máy tính điện tử bắt đầu được ứng dụng rộng rãi trong kinh doanh, quản lý kinh tế. Đến giữa thập kỷ 70, ra đời các bộ vi xử lý, đó là các linh kiện thực hiện chức năng của cả bộ xử lý trung tâm của một máy tính điện tử được chứa trong chỉ một “chíp” bán dẫn có diện tích khoảng 1-2 cm2. Cho đến cuối thập kỷ 80 sang đầu thập kỷ 90, sự phát triển bùng nổ của các mạng viễn thông truyền dữ liệu quốc gia và quốc tế trên cơ sở kỹ thuật cáp quang, vệ tinh và vi ba số đã có khả năng nối mạng không những giữa các trung tâm tính toán mà còn nối được đến từng máy vi tính cá nhân. Xuất hiện những hệ thống “siêu xa lộ thông tin” liên kết hàng trăm triệu người trong từng quốc gia cũng như trong phạm vi khu vực và toàn cầu. Xây dựng “kết cấu hạ tầng về thông tin” làm nền móng cho một “xã hội thông tin” trong những năm cuối của thế kỷ này đang trở thành Nguyễn Thanh Hà - 846018 15 Luận văn tốt nghiệp hiện thực và được xác định trong những chính sách của nhiều nước trên thế giới trong đó có nước ta. Cũng trong thập kỷ 90 này, thế giới đã có những bước phát triển vượt bậc về công nghệ thông tin. Những bước tiến bộ đó đã tạo nên những sự chuyển dịch công nghệ quan trọng sau:  Từ kỹ thuật tương tự (analog) sang kỹ thuật chữ số (digital).  Từ công nghệ bán dẫn truyền thống sang công nghệ vi xử lý.  Từ kiểu tính toán ở máy chủ sang kiến trúc khách hàng/dịch vụ (clien/server).  Từ cách truyền thông dải rộng kiểu lối đi trong vườn sang các siêu lộ cao tốc thông tin.  Từ các đầu cuối truy nhập thụ động đến các đầu cuối thông minh với các ứng dụng thông tin chủ động.  Từ các dạng thông tin riêng rẽ (số liệu, văn bản, tiếng nói, hình ảnh) đến kỹ thuật đa phương tiện (multimedia)  Từ các hệ dùng riêng đến các hệ thống mở.  Từ các mạng “câm lặng” đến các hệ thống mở.  Từ kiểu lập trình thủ công, mưu mẹo sang lập trình hướng đối tượng.  Từ giao diện người dùng đồ hoạ đang phổ biến hiện nay sẽ tiến đến giao diện người dùng đa phương tiện, hướng đối tượng,…. Nguyễn Thanh Hà - 846018 16 Luận văn tốt nghiệp Những sự chuyển dịch công nghệ này đang trong quá trình thực hiện và sẽ tạo ra những khả năng mới với nhiều thuận lợi mới cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào mọi lĩnh vực hoạt động của con người trong đó có hoạt động văn phòng. 4. Tác động của công nghệ thông tin tới sự phát triển của nền kinh tế xã hội. Thông tin và tri thức luôn hiện hữu trong mọi hoạt động của đời sống kinh tế và xã hội của con người ngay từ giai đoạn đầu của nền văn minh nông nghiệp. Thông tin trong thời kỳ sơ khai của con người chỉ đơn thuần ở dạng cử chỉ, điệu bộ, nét mặt, rồi phát triển đến tiếng nói, chữ viết. Thế nhưng, thông tin đã đóng vai trò vô cùng quan trọng, vì không xã hội nào có thể tồn tại nếu không có thông tin, tức là sự trao đổi, truyền tải thông tin. Xã hội càng phát triển, nhu cầu về thông tin và xử lý thông tin ngày càng lớn, đòi hỏi phải được đáp ứng kịp thời. Sự ra đời của máy tính điện tử và kỹ thuật tính toán đã đưa đến một cuộc cách mạng trong sản xuất nông nghiệp: tự động hóa các thiết bị sản xuất và các dây chuyền sản xuất, tin học hoá các hoạt động quản lý, kinh doanh… Và đến khi công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi đã thúc đẩy nhanh chóng các hoạt động thông tin trong mọi lĩnh vực, tạo ra ngày càng nhiều giá trị gia tăng trong các khu vực kinh tế, làm cho thông tin trở thành nguồn tài nguyên quốc gia quan trọng hàng đầu. Những tác động chủ yếu của công nghệ thông tin tới sự phát triển của nền kinh tế và xã hội được đề cập trong các lĩnh vực sau: + Đối với công nghiệp, một mặt công nghệ thông tin đã tạo ra một ngành công nghiệp công nghệ thông tin, hiện đang phát triển rất nhanh chóng, mặt khác, được ứng dụng trong các quá trình sản xuất và trong tổ chức của các ngành công nghiệp vốn có để tăng năng suất và chất lượng sản phẩm, tạo ra sản phẩm mới với nhiều tính năng hiện đại, tự động hoá các hoạt động thiết kế và chế tạo sản phẩm, tin học hóa các hoạt động tiếp thị, kinh doanh… Có thể nói, với công nghiệp,công nghệ thông tin là một công nghệ tạo khả năng. Làm chủ được công nghệ đó thì có thể sáng tạo ra nhiều cách sử dụng linh hoạt trong nhiều lĩnh vực của sản xuất. Nguyễn Thanh Hà - 846018 17 Luận văn tốt nghiệp + Đối với các ngành dịch vụ, công nghệ thông tin đã làm thay đổi một cách sâu sắc nội dung và cách thức hoạt động của nhiều loại hình dịch vụ vốn có như trong thương mại, quảng cáo, tiếp thị, giao thông vận tải, bảo hiểm, thông tin liên lạc… và đặc biệt là các dịch vụ tài chính và ngân hàng. Công nghệ thông tin cũng tạo ra nhiều ngành dịch vụ mới như dịch vụ thông tin và tri thức, văn hóa, tư vấn, giáo dục từ xa, y tế từ xa… Công nghệ thông tin đã góp phần làm biến đổi các hoạt động theo hướng tăng hàm lượng trí tuệ, vì vậy, trong nhiều trường hợp làm chuyển đổi vai trò của các dịch vụ đó từ chỗ phục vụ thụ động sang trợ giúp quyết định đối với khách hàng. + Khu vực quản lý công cộng vẫn là khu vực lớn nhất trong việc đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin và phần lớn là thuộc các cơ quan Nhà nước. Vì vậy, tin học hoá quản lý Nhà nước, quản lý công cộng và quản lý văn phòng, bao gồm các lĩnh vực quản lý tài chính, ngân sách, kho bạc, thuế, hải quan, đầu tư, quản lý giao thông công cộng, hàng hải, hàng không, quản lý dân cư và lao động, bảo hiểm xã hội… vẫn luôn có ý nghĩa quan trọng hàng đầu và có thể mang lại những hiệu quả kinh tế và xã hội vô cùng to lớn. 5. Đặc điểm của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng. Công tác văn phòng là toàn bộ những yếu tố vật chất phù hợp với yêu cầu thu thập, tổng hợp phân tích, xử lý, ra quyết định chuyển tải thông tin của các cấp quản lý đơn vị nhằm đạt mục tiêu nhất định. Với chức năng và nhiệm vụ của công tác văn phòng, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng có ý nghĩa hết sức to lớn, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra quyết định. Nó được thể hiện qua một số đặc điểm sau: - Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng làm thay đổi phương thức hoạt động của văn phòng từ thủ công sang sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại là chủ yếu. Nguyễn Thanh Hà - 846018 18 Luận văn tốt nghiệp - Thông qua mạng máy tính, thông tin được tiếp nhận và chuyển tải nhanh chóng tới các bộ phận để phân tích, xử lý, thông tin đầu ra được truyền tới các bộ phận cần thiết để thực hiện công việc. Hệ thống mạng còn cho phép mọi người chia sẻ thông tin, tài nguyên mạng, dùng chung máy in, gửi và nhận thư điện tử…tiết kiệm thời gian và tiền của, nâng cao hiệu quả công việc. Mạng máy tính còn tạo điều kiện làm việc tại nhà, tiết kiệm chi phí đi lại cho con người mà vẫn đạt được hiệu quả cao như làm việc tại văn phòng. - Sự ra đời của “Văn phòng không giấy” là một tất yếu khách quan thay thế cho văn phòng trước đây, hệ thống các ngăn tủ đựng hồ sơ được thay bằng hệ thống tủ, khay hoặc bao lưu trữ hệ thống đĩa mềm và đĩa cứng trên trục quay… ngày càng hiện đại. - Việc ứng dụng công nghệ thông tin đòi hỏi đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng phải tự bồi dưỡng, đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ, trình độ tin học, ngoại ngữ để có thể cập nhật thông tin một cách nhanh nhạy, chính xác trong xu thế toàn cầu hoá hiện nay. - Phong cách làm việc trong điều kiện hiện nay là làm việc theo nhóm, tổ chức cơ quan rất uyển chuyển linh hoạt. - Trong văn phòng hiện đại, vai trò của con người được đề cao, được phát huy năng lực, tài năng, được cung cấp thông tin, được quan tâm đến cái đẹp, làm đẹp cho bản thân và cho xã hội (đặc biệt là phụ nữ). 6. Sự cần thiết của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng. Trong đời sống hằng ngày, các quá trình thông tin thường bao gồm các loại hoạt động như thu thập, lựa chọn, sắp xếp, lưu trữ, tìm kiếm, chế biến, truyền đưa, khai Nguyễn Thanh Hà - 846018 19 Luận văn tốt nghiệp thác và sử dụng thông tin…Một quá trình gồm một số các hoạt động đó nhằm đạt một mục đích nhất định thường được gọi chung là quá trình xử lý thông tin. Quản lý và lãnh đạo, về thực chất là thực hiện các quá trình xử lý thông tin, mà sản phẩm là các thông tin điều khiển nhằm mang lại những kết quả tối ưu trong quá trình hoạt động. Văn phòng với chức năng tham mưu, giúp việc thường phải xử lý thông tin để giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị điều hành công việc một cách có hiệu quả. Với một khối lượng công việc bao gồm rất nhiều khâu từ thu thập, xử lý thông tin cho đến công tác lập kế hoạch, kiểm tra đánh giá… rồi soạn thảo văn bản, lưu trữ tài liệu…thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn phòng là một bước ngoặt lớn, đánh dấu sự thay đổi về phương pháp quản lý thông tin. Trước đây khi nói đến văn phòng người ta hình dung ngay tới những tập hồ sơ, những chồng tài liệu cao ngất, nhưng bây giờ hình ảnh đó đã được thay bằng những chiếc máy tính hiện đại với những phần mềm tiện ích cho phép lưu trữ một khối lượng lớn dữ liệu và vô vàn những tính năng ưu việt của nó. Hơn thế nữa, công nghệ mạng máy tính còn cho phép các máy tính được nối mạng có thể chia sẻ nguồn tài nguyên, dùng chung dữ liệu, trao đổi thông tin, truy cập và tìm hiểu thông tin một cách nhanh chóng. Trong nội bộ cơ quan, đơn vị có hệ thống mạng LAN (local area network) giúp cho việc xử lý luồng thông tin đầu vào và nối với mạng WAN (wide area netword) để xử lý thông tin đầu ra. Mạng toàn cầu INTERNET còn cho phép truy cập đến bất cứ nơi nào trên thế giới chỉ trong một vài phút, thay vì trước đây phải mất hàng tuần, thậm chí hàng tháng. Có thể nói công nghệ thông tin đã mang lại rất nhiều lợi ích không chỉ trong công tác văn phòng mà trong tất cả các lĩnh vực kinh tế - xã hội khác. Sự phát triển của các xa lộ thông tin liên lạc đã thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia, giữa các vùng và các đơn vị tổ chức để cùng nhau tìm kiếm lợi ích cho mình và cho nhân loại. CHƯƠNG II KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY Nguyễn Thanh Hà - 846018 20