Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán
HCSN
Chương 1. TỔNG QUAN VỀ CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN
HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
Mục tiêu chung:
Giúp cho người học khái quát hoá, hệ thống hoá, những nội dung cơ bản của
chế độ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, trước hết là nội
dung của chế độ kế toán hiện hành.
Tạo điều kiện giúp người học tìm hiểu, xác định hệ thống chứng từ, tài
khoản, sổ sách và báo biểu kế toán theo ché độ kế toán phù hợp với đặc điểm
của đơn vị hành chính sự nghiệp.
1.1. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành được biên soạn trong tài liệu này đã
thay thế Quyết định số 999-TC QĐ CĐKT ngày 02-11-1996 bằng QĐ Số: 19/2006/QĐBTC, ngày 30 tháng 03 năm 2006.
Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp được áp dụng cho:
- Cơ quan nhà nước
- Đơn vị sự nghiệp
- Tổ chức có sử dụng kinh phí NSNN
- Tổ chức có nhiệm vụ thu, chi NSNN các cấp: Văn phòng Quốc hội; Văn phòng
Chủ tịch nước; Văn phòng Chính phủ; Tòa án nhân dân và viện Kiểm sát nhân
dân các cấp; Bộ, cơ quan ngang Bộ; cơ quan thuộc Chính phủ; Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, huyện;
- Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội; tổ chức chính trị- xã hội nghề
nghiệp; tổ chức xã hội; tổ chức xã hội- nghề nghiệp có sử dụng kinh phí NSNN
- Đơn vị sự nghiệp được NSNN đảm bảo một phần hoặc toàn bộ kinh phí
- Tổ chức quản lý tài sản quốc gia
- Ban quản lý dự án đầu tư có nguồn kinh phí NSNN
- Các hội; Liên hiệp hội; Tổng hội;
- Các tổ chức khác được ngân sách nhà nước hỗ trợ một phần kinh phí hoạt động;
- Đơn vị vũ trang nhân dân, kể cả tòa án quân sự và Viện kiểm sat quân sự (trừ các
doanh nghiệp thuộc lực lượng vũ trang nhân dân)
- Đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí NSNN (trừ các đơn vị sự
nghiệp ngoài công lập, gồm: đơn vị sự nghiệp tự cân đối thu, chi; các Tổ chức
phi chính phủ; Hội, Liên hiệp hội; Tổng hội tự cân đối thu, chi; tổ chức xã hội; tổ
chức xã hội- nghề nghiệp tự cân đối thu, chi; Tổ chức khác không sử dụng kinh
phí NSNN
1
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán
HCSN
1.2. HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Để thu thập thông tin đầy đủ, có độ chính xác cao về tình hình tiếp nhận và sử dụng
kinh phí, phục vụ kịp thời cho kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành các định mức chi tiêu
và làm căn cứ để ghi sổ kế toán, cần thiết phải sử dụng chứng từ. Chứng từ kế toán là
những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh trong việc sử
dụng kinh phí và tình hình thu, chi Ngân sách của các đơn vị HCSN đã phát sinh và thực
sự đã hoàn thành. Mọi nghiệp vụ phát sinh trong các đơn vị HCSN đều được phản ánh
vào chứng từ theo đúng mẫu quy định, trong đó phải được ghi chép đầy đủ, kịp thời các
yếu tố, các tiêu thức và theo đúng quy định về phương pháp lập của từng loại chứng từ.
Tuỳ thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của từng đơn vị HCSN, trên cơ sở hệ
thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn mà Nhà nước ban hành, kế
toán sẽ xác định những chứng từ cần thiết mà đơn vị phải sử dụng. Từ đó, hướng dẫn các
cá nhân và bộ phận liên quan nắm được cách thức lập (hoặc tiếp nhận), kiểm tra và luân
chuyển chứng từ.
S
TT
1
A
I
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
II
1
2
3
4
TÊN CHỨNG TỪ
SỐ HIỆU
2
Chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định
này
Chỉ tiêu lao động tiền lương
Bảng chấm công
Bảng chấm công làm thêm giờ
Giấy báo làm thêm giờ
Bảng thanh toán tiền lương
Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm
Bảng thanh toán học bổng (Sinh hoạt phí)
Bảng thanh toán tiền thưởng
Bảng thanh toán phụ cấp
Giấy đi đường
Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
Hợp đồng giao khoán công việc, sản phẩm
Bảng thanh toán tiền thuê ngoài
Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán
Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
Bảng kê thanh toán công tác phí
Chỉ tiêu vật tư
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Giấy báo hỏng, mất công cụ, dụng cụ
Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm,
3
2
LOẠI
CHỨNG
TỪ KẾ
TOÁN
BB HD
4
5
C01a-HD
C01b-HD
C01c-HD
C02a-HD
C02b-HD
C03-HD
C04-HD
C05-HD
C06-HD
C07-HD
C08-HD
C09-HD
C10-HD
C11-HD
C12-HD
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
C 20 - HD
C 21 - HD
C 22 - HD
C 23 - HD
x
x
x
x
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán
HCSN
5
6
III
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
IV
1
2
3
4
5
6
7
hàng hoá
Bảng kê mua hàng
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản
phẩm, hàng hoá
Chỉ tiêu tiền tệ
Phiếu thu
Phiếu chi
Giấy đề nghị tạm ứng
Giấy thanh toán tạm ứng
Biên bản kiểm kê quỹ (Dùng cho đồng Việt
Nam)
Biên bản kiểm kê quỹ (Dùng cho ngoại tệ,
vàng bạc, kim khí quí, đá quí)
Giấy đề nghị thanh toán
Biên lai thu tiền
Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo,
tập huấn
Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo,
tập huấn
Chỉ tiêu tài sản cố định
Biên bản giao nhận TSCĐ
Biên bản thanh lý TSCĐ
Biên bản đánh giá lại TSCĐ
Biên bản kiểm kê TSCĐ
Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn
thành
Bảng tính hao mòn TSCĐ
Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
6
Chứng từ kế toán ban hành theo các văn
bản pháp luật khác
Vé
Giấy xác nhận hàng viện trợ không hoàn lại
Giấy xác nhận tiền viện trợ không hoàn lại
Bảng kê chứng từ gốc gửi nhà tài trợ
Đề nghị ghi thu- ghi chi ngân sách tiền, hàng
viện trợ
Hoá đơn GTGT
7
Hoá đơn bán hàng thông thường
8
9
10
11
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý
Hoá đơn bán lẻ (Sử dụng cho máy tính tiền)
Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không có
hoá đơn
B
1
2
3
4
5
3
C 24 - HD
C 25 - HD
C 30 - BB
C 31 - BB
C 32 - HD
C 33 - BB
C 34 - HD
x
x
x
x
x
x
x
C 35 - HD
x
C 37 - HD
C 38 - BB
C 40a- HD
x
x
x
C 40b- HD
x
C 50 - BD
C 51 - HD
C 52 - HD
C 53 - HD
C54 - HD
x
x
x
x
x
C55a - HD
C55b - HD
x
x
01 GTKT3LL
02 GTGT3LL
03PXK- 3LL
04 H02- 3LL
04/GTGT
x
x
x
x
x
x
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán
HCSN
12
13
Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH
Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau,
thai sản
14 Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền
mặt
15 Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển
khoản, chuyển tiền thư- điện cấp séc bảo chi
16 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng
17 Giấy nộp trả kinh phí bằng tiền mặt
18 Giấy nộp trả kinh phí bằng chuyển khoản
19 Bảng kê nộp séc
20 Uỷ nhiệm thu
21 Uỷ nhiệm chi
22 Giấy rút vốn đầu tư kiêm lĩnh tiền mặt
23 Giấy rút vốn đầu tư kiêm chuyển khoản,
chuyển tiền thư- điện cấp séc bảo chi
24 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư
25 Giấy nộp trả vốn đầu tư bằng tiền mặt
26 Giấy nộp trả vốn đầu tư bằng chuyển khoản
27 Giấy ghi thu – ghi chi vốn đầu tư
.......................
Ghi chú:
- BB: Mẫu bắt buộc
- HD: Mẫu hướng dẫn
1.3. HỆ THÔNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
STT
SỐ
HIỆ
U
1
2
3
4
5
T
Ê
N
111
1111
1112
1113
112
1121
1122
1123
113
121
1211
1218
152
PHẠM VI ÁP DỤNG
GHI CHÚ
LOẠI TK 1: TIỀN VÀ
VẬT TƯ
Tiền mặt
Tiền Việt Nam
Ngoại tệ
Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
Tiền Việt Nam
Ngoại tệ
Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
Tiền đang chuyển
Đầu tư tài chính ngắn hạn
Đầu tư chứng khoán ngắn hạn
Đầu tư tài chính ngắn hạn khác
Nguyên liệu, vật liệu
4
Mọi đơn vị
Mọi đơn vị
Chi tiết theo
Mọi đơn vị
Đơn vị có phát
sinh
Mọi đơn vị
Chi tiết theo
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán
HCSN
6
7
153
Công cụ, dụng cụ
155
Sản phẩm, hàng hoá
1551 Sản phẩm
Mọi đơn vị
Đơn vị có hoạt
động SX, KD
1552 Hàng hoá
lý
Chi tiết
theo sản
phẩm,
hàng hoá
LOẠI TK 2: TÀI SẢN
CỐ ĐỊNH
8
9
10
11
12
211
TSCĐ
2111
2112
2113
2114
2115
2118
213
214
2141
2142
221
2211
2212
2218
Đầu tư
241
2411
2412
2413
Mọi đơn vị
Nhà cửa, vật kiến trúc
Máy móc, thiết bị
Phương tiện vận tải, truyền dẫn
Thiết bị, dụng cụ quản lý
Cây lâu năm, súc vật làm việc và
cho sản phẩm
Tài sản cố định khác
TSCĐ vô hình
Hao mòn TSCĐ
Hao mòn TSCĐ hữu hình
Hao mòn TSCĐ vô hình
Đầu tư tài chính dài hạn
Đầu tư chứng khoán dài hạn
Vốn góp
Chi tiết theo
Mọi đơn vị
Mọi đơn vị
XDCB dở dang
Mua sắm TSCĐ
Xây dựng cơ bản
Sửa chữa lớn TSCĐ
LOẠI TK 3: THANH TOÁN
13
14
15
16
311
Các khoản phải thu
3111 Phải thu của khách hàng
3113
Đơn vị được khấu trừ thuế GTGT
Thuế
31131 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng
hoá, dịch vụ
31132 Thuế GTGT được khấu trừ của
TSCĐ
3118 Phải thu khác
312
Tạm ứng
313
Cho vay
3131 Cho vay trong hạn
Mọi đơn vị
Mọi đơn vị
Đơn vị có dự
án tín dụng
3132 Cho vay quá hạn
3133 Khoanh nợ cho vay
331
Các khoản phải trả
Mọi đơn vị
5
Chi tiết theo
yêu cấu
quản lý
Chi tiết
từng đối
tượng
Chi tiết
từng đối
tượng
Chi tiết
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán
HCSN
3311 Phải trả người cung cấp
17
18
từng đối
tượng
3312
3318
332
3321
3322
3323
333
3331
33311
33312
Thuế
3332
3334
3337
3338
334
335
Phải trả nợ vay
Phải trả khác
Các khoản phải nộp theo lương
Bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm y tế
Kinh phí công đoàn
Các khoản phải nộp nhà nước
Thuế GTGT phải nộp
Thuế GTGT đầu ra
341
342
Các đơn vị cấp trên
Thanh toán nội bộ
Phí, lệ phí
Thuế thu nhập doanh nghiệp
Thuế khác
Các khoản phải nộp khác
Phải trả công chức, viên chức
Phải trả các đối tượng khác
19
20
Tạm
ứng
kinh
223 337
Kinh phí đã quyết toán chuyển
36
3371 Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng
cụ tồn kho
3372 Giá trị khối lượng sửa chữa lớn hoàn
thành
3373 Giá trị khối lượng XDCB hoàn
thành
23
24
Mọi đơn vị
Các đơn vị có
phát sinh
Mọi đơn vị
Chi tiết theo
từng đối
tượng
Chi tiết
Đơn vị có phát
sinh
LOẠI TK 4 –
NGUỒN KINH PHÍ
25
411
Nguồn vốn kinh doanh
26
27
412
413
Đơn vị
Chênh lệch tỷ giá hối đoái
Đơn vị có hoạt
động SXKD
Đơn vị có
ngoại tệ
28
421
Chênh lệch thu, chi chưa xử lý
6
Chi tiết
theo từng
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán
HCSN
29
30
31
32
33
34
4211 Chênh lệch thu, chi hoạt động
thường xuyên
4212 Chênh lệch thu, chi hoạt động sản
xuất, kinh doanh
4213
Đơn vị có đơn đặt hàng của Nhà
C
nước
hê
4218 Chênh lệch thu, chi hoạt động khác
431
Các quỹ
Mọi đơn vị
4311 Quỹ khen thưởng
4312 Quỹ phúc lợi
4313 Quỹ ổn định thu nhập
4314
Quỹ
441
Nguồn kinh phí đầu tư xây dựng Đơn vị có đầu
cơ bản
4411 Nguồn kinh phí NSNN cấp
tư XDCB dự
4413 Nguồn kinh phí viện trợ
án
4418 Nguồn khác
461
Nguồn kinh phí hoạt động
Mọi đơn vị
4611
Năm
46111 Nguồn kinh phí thường xuyên
46112 Nguồn kinh phí không thường xuyên
4612 Năm nay
46121 Nguồn kinh phí thường xuyên
46122 Nguồn kinh phí không thường xuyên
4613 Năm sau
46131 Nguồn kinh phí thường xuyên
46132
Nguồn
462
Nguồn kinh phí dự án
Đơn vị có
4621 Nguồn kinh phí NSNN cấp
dự án
4623 Nguồn kinh phí viện trợ
4628 Nguồn khác
465
Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng Đơn vị có đơn
của Nhà nước
đặt hàng của
Nhà nước
466
Nguồn kinh phí đã hình thành
Mọi đơn vị
TSCĐ
LOẠI TK 5CÁC KHOẢN THU
35
36
511
5111
5112
5118
521
5211
Các khoản thu
Thu phí, lệ phí
Thu theo đơn đặt hàng của nhà nước
Thu khác
Thu chưa qua ngân sách
Phí, lệ phí
7
Đơn vị có
phát sinh
Đơn vị có
phát sinh
Chi tiết từng
nguồn KP
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán
HCSN
37
5212 Tiền, hàng viện trợ
531
Thu hoạt động sản xuất, kinh
doanh
Đơn vị có HĐ
SXKD
LOẠI TK 6-CÁC KHOẢN CHI
38
631
39
635
Ch
i
643
40
41
42
661
6611
66111
66112
6612
66121
Chi
66122
6613
66131
66132
662
6621
6622
Chi hoạt động sản xuất, kinh
doanh
Đơn vị có đơn đặt hàng của Nhà
nước
Đơn vị có hoạt
động SXKD
Chi phí trả trước
Đơn vị có phát
sinh
Mọi đơn vị
Chi hoạt động
Năm trước
Chi thường xuyên
Chi không thường xuyên
Năm nay
Chi không thường xuyên
Năm sau
Chi thường xuyên
Chi không thường xuyên
Chi dự án
Chi quản lý dự án
Chi thực hiện dự án
Đơn vị có
dự án
0- TÀI
1
2
001
002
Tài sản thuê ngoài
Tài sản nhận giữ hộ, nhận gia
công
3
004
Khoán chi hành chính
4
005
Dụng cụ lâu bền đang sử dụng
5
007
Ngoại tệ các loại
6
008
Dự toán chi hoạt động
0081 Dự toán chi thường xuyên
Dự
008
toán
7
009
Dự toán chi chương trình, dự án
0091 Dự toán chi chương trình, dự án
0092 Dự toán chi đầu tư XDCB
8
Chi tiết theo
động SXKD
Chi tiết theo
dự án
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán
HCSN
1.4. HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN
Đặc điểm chung về các hình thức sổ kế toán áp dụng trong các đơn vị Hành chính sự
nghiệp
Các hình thức kế toán áp dụng trong các đơn vị HCSN
Hình thức
Hình thức
Hình thức
Nhật ký Sổ Cái
Nhật ký chung
Chứng từ ghi sổ
x
Nhật ký chung
Chứng từ ghi sổ
Những mẫu sổ Bảng tổng hợp
Nhật ký chuyên
Bảng tổng hợp chứng từ
đặc thù theo các chứng từ gốc
dùng
gốc cùng loại
hình thức sổ kế
cùng loại
toán
Sổ đăng ký chứng từ ghi
x
x
sổ
Sổ Cái theo hình
Sổ Cái nhật ký
Sổ Cái theo hình thức
CTGS
thức NKC
Những mẫu sổ
thống nhất giữa Sổ, Thẻ chi tiết
Sổ, Thẻ chi tiết
Sổ, Thẻ chi tiết
các hình thức sổ
kế toán
1.4.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung
Đặc điểm
9
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán
HCSN
Chứng từ kế toán
(1)
(2)
(2)
Sổ Nhật ký
đặc biệt
Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
(4)
(3)
Bảng tổng hợp
chi tiết
SỔ CÁI
(3)
(4)
(5)
(5)
Bảng cân đối
số phát sinh
(5)
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
1
0
(5)
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
- Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ,
trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên
sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có
mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ
phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các
chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt
liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh,
tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ
Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ
Nhật ký đặc biệt (nếu có).
(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số
phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp
chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối
số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký
chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp
trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
1.4.2. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế
(theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng
hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Nhật ký - Sổ Cái;
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết
xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của
mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở
cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những
chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần
trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ
Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng
vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của
cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái
10
để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số
phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào
số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng
(cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.
(3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ
Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền của cột
Tổng số phát sinh
Tổng số phát sinh
“Phát sinh” ở phần
=
Nợ của tất cả các
=
Có của tất cả các
Nhật ký
Tài khoản
Tài khoản
Tổng số dư Nợ các Tài khoản
=
Tổng số dư Có các tài khoản
11
Chứng từ kế toán
(1)
(1)
(2)
Sổ quỹ
(2)
Sổ, thẻ kế
toán chi
tiết
Bảng tổng
hợp chứng từ
kế toán cùng
loại
(3)
(2)
Bảng tổng
hợp chi
tiết
NHẬT KÝ – SỔ CÁI
(3)
(4)
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
(4)
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được
kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
(4) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số
phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ
của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng
tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối
tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
12
1.4.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi
sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
+ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng
hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số
thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế
toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Chứng từ kế toán
(1)
(2)
(1)
(2)
Sổ quỹ
Bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại
(2)
(2)
Sổ đăng ký
CTGS
SSổư, ,
ththẻ kế
tot¸onánch
cihtiit
tiết
CHỨNG TỪ GHI SỔ
(4)
(2)
(3)
Sổ Cái
(4)
(5)
(4)
Bảng cân đối số
phát sinh
Bảng tổng
hợp chi
tiết
(5)
(5)
(5)
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Chứng từ ghi sổ;
- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
- Sổ Cái;
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
(1)- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế
toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi
sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được
dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ
được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2)- Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh
Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập
Bảng Cân đối số phỏt sinh.
(3)- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết
(được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát
sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phỏt sinh phải bằng nhau và bằng
Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư
Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phỏt sinh phải bằng nhau, và số dư của từng
tài khoản trên Bảng Cân đối số phỏt sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng
trên Bảng tổng hợp chi tiết.
1.4.4- Hình thức kế toán trên máy vi tính
(1)
CHỨNG TỪ
KẾ TOÁN
PHẦN MỀM
KẾ TOÁN
(1)
BẢNG TỔNG HỢP
CHỨNG TỪ KẾ
TOÁN CÙNG LOẠI
(3)
SỔ KẾ TOÁN
- Sổ tổng hợp
- Sổ chi tiết
(4)
(2)
MÁY VI TÍNH
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Đối chiếu, kiểm tra
Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính
a. Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế toán quản
trị
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được
thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán
được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình
thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ
kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính:
Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của
hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
b- Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ
kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi
Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế
sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế
toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao
tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số
liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin
đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế
toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy,
đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng
tay.
1.5- HỆ THỐNG SỔ KẾ TOÁN
ST
T
1
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1- Danh mục sổ kế toán áp dụng cho đơn vị kế toán cấp cơ sở
Ký hiệu Phạm vi
TÊN SỔ
áp dụng
mẫu sổ
2
3
4
Nhật ký- Sổ Cái
S01- H
S02a- H
Chứng từ ghi sổ
S02b- H
Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ
Sổ Cái (Dùng cho hình thức kế toán Chứng từ S02c- H
ghi sổ)
Sổ Cái (Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký S03- H
chung)
S04- H
Sổ Nhật ký chung
S05-H
Bảng cân đối số phát sinh
S11- H
Sổ quỹ tiền mặt (Sổ chi tiết tiền mặt)
S12- H
Sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
10
Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ
S13- H
11
Sổ kho (Hoặc thẻ kho)
S21- H
12
S22- H
16
17
18
19
20
21
Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng
cụ, sản phẩm, hàng hoá
Bảng tổng hợp chi tiết nguyên liệu, vật liệu,
công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
Sổ tài sản cố định
Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi
sử dụng
Sổ chi tiết các tài khoản
Sổ theo dõi cho vay (Dùng cho dự án tín dụng)
Sổ theo dõi dự toán ngân sách
Sổ theo dõi nguồn kinh phí
Sổ tổng hợp nguồn kinh phí
Sổ chi tiết đầu tư chứng khoán
22
Sổ chi tiết doanh thu
23
24
Sổ chi tiết các khoản thu
Sổ theo dõi thuế GTGT
25
26
27
Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại
Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm
Sổ chi tiết chi hoạt động
Sổ chi tiết chi dự án
Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh (Hoặc đầu tư
XDCB)
Sổ theo dõi chi phí trả trước
Sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của Kho bạc
13
14
15
28
29
30
31
STT
1
1
S23- H
Đơn vị có ngoại
tệ
Đơn vị có kho
vật liệu,
dụng cụ, sản
phẩm, hàng hoá
S31 - H
S32 - H
S33- H
S34- H
S41- H
S42- H
S43- H
S45- H
S51- H
S52- H
S53- H
S54- H
S55- H
S61- H
S 62 - H
S63 - H
Đơn vị có đầu tư
chứng khoán
Đơn vị có hoạt
động
sản xuất kinh
doanh
Đơn vị có nộp
thuế
GTGT
Đơn vị có dự án
Đơn vị có hoạt
động SXKD
S71- H
S72- H
2- Danh mục sổ kế toán áp dụng cho đơn vị kế toán cấp I, II (Cấp trên)
TÊN SỔ
Ký hiệu mẫu sổ
2
3
Sổ tổng hợp quyết toán ngân sách và nguồn khác của Mẫu số S04/CTđơn vị
H
1.6. BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ BÁO CÁO QUYẾT TOÁN
- Danh mục báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán áp dụng cho các đơn vị kế toán
cấp cơ sở
NƠI NHẬN
KỲ
S
TÊN BIỂU BÁO CÁO
Tài Kh Cấ Thống
HẠN
T Ký hiệu
chín
p
o
kê
LẬP
T
biểu
h (*) bạ trê
(*)
n
BÁO
c
CÁO
1
2
3
4
7
8
5
6
1 B01- H Bảng cân đối tài khoản
Quý,
x
x
năm
2 B02- H Tổng hợp tình hình kinh phí
Quý,
x
x
x
x
và quyết toán kinh phí đã sử
năm
dụng
Quý,
3 F02-1H Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt
x
x
x
x
động
năm
Quý,
4 F02-2H Báo cáo chi tiết kinh phí dự án
x
x
x
x
năm
Quý,
5 F02-3aH Bảng đối chiếu dự toán kinh
x
x
x
phí ngân sách tại KBNN
năm
Quý,
6
F02Bảng đối chiếu tình hình tạm
x
x
x
3bH
năm
ứng và thanh toán tạm ứng
kinh phí ngân sách tại KBNN
7 B03- H Báo cáo thu- chi hoạt động sự
Quý,
x
x
x
nghiệp và hoạt động sản xuất,
năm
kinh doanh
8 B04- H Báo cáo tình hình tăng, giảm
Năm
x
x
x
TSCĐ
9 B05- H Báo cáo số kinh phí chưa sử Năm
x
x
x
dụng đã quyết toán năm trước
chuyển sang
1 B06- H Thuyết minh báo cáo tài chính
Năm
x
x
0
Ghi chú: - (*) Chỉ nộp báo cáo tài chính năm
- Những đơn vị vừa là đơn vị dự toán cấp I, vừa là đơn vị dự toán cấp III nhận
dự toán kinh phí trực tiếp từ Thủ tướng Chính phủ hoặc Chủ tịch UBND do cơ quan Tài
chính trực tiếp duyệt quyết toán thì báo cáo đó gửi cho cơ quan Tài chính.
- Xem thêm -