Tài liệu 461006 htttkt2 hk 2016 2017

08/09/16 MÔ TẢ HỌC PHẦN - HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 2 Thời lượng: 45 tiết - Bộ môn Kế toán Khoa: Kế Toán – Tài Chính – Ngân Hàng HTTTKT là môn học trang bị những kiến thức cơ bản nhằm phân tích, đánh giá, thiết kế bộ máy kế toán của doanh nghiệp, từ đó phản ánh và kiểm soát toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh. Môn học giúp sinh viên phân tích HTTTKT hiện hành và đưa ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống. HTTTKT2 giúp sinh viên hiểu được nguyên tắc hoạt động của một hệ thống thông tin kế toán, nguyên tắc để đánh giá và kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng công nghệ thông tin, cung cấp kiến thức về phát triển HTTTKT trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán. BÀI 1 NỘI DUNG HỌC PHẦN TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ HTTTKT BÀI 2: TỔ CHỨC VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU HTTTKT BÀI 3: HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ BÀI 4: CHU TRÌNH NGHIỆP VỤ BÀI 5: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 08/09/16 4 I.HỆ THỐNG THÔNG TIN  Mục tiêu 1. Khái niệm về hệ thống  Nhận biết tầm quan trọng của việc lập tài liệu cho hệ thống Là tập hợp các thành phần/ bộ phận phối hợp nhau cùng thực hiện 1 mục tiêu chung và phải thỏa mãn các yêu cầu sau:  Biết sử dụng các công cụ và phương pháp lập tài liệu  Thực hiện vẽ sơ đồ dòng dữ liệu và lưu đồ bằng phương pháp thủ công và máy tính  Các thành phần bộ phận hoặc đặc điểm hữu hình  Cách thức hay phương thức xử lý  Mục tiêu của hệ thống 08/09/16 5 08/09/16 6 1 08/09/16 I.HỆ THỐNG THÔNG TIN I.HỆ THỐNG THÔNG TIN 1.Khái niệm về hệ thống 2.Các kiểu hệ thống Một hệ thống có thể có nhiều hình thức tồn tại theo nhiều cấp độ khác nhau 08/09/16 2.1.Hệ thống đóng 7 I.HỆ THỐNG THÔNG TIN 8 I.HỆ THỐNG THÔNG TIN 2.Các kiểu hệ thống 2.Các kiểu hệ thống 2.2.Hệ thống m ở 08/09/16 08/09/16 2.3.Hệ thống m ở có kiểm soát 9 08/09/16 10 I.HỆ THỐNG THÔNG TIN I.HỆ THỐNG THÔNG TIN 3.Hệ thống thông tin 3.Hệ thống thông tin 3.1.Khái niệm 3.1.Khái niệm Hoạt động quản lý chính là quá trình thực hiện việc ra quyết định, nhận thông tin phản hồi và điều chỉnh quyết định 08/09/16 11 08/09/16 12 2 08/09/16 I.HỆ THỐNG THÔNG TIN I.HỆ THỐNG THÔNG TIN 3.Hệ thống thông tin 3.Hệ thống thông tin 3.1.Khái niệm 3.2.Quá trình ra quyết định Lưu trữ Quyết định có cấu trúc Dữ liệu đầu vào Xử lý Thông tin đầu ra Quyết định không có cấu trúc Kiểm soát – phản hồi 13 08/09/16 I.HỆ THỐNG THÔNG TIN I.HỆ THỐNG THÔNG TIN 3.Hệ thống thông tin 3.Hệ thống thông tin 3.3.Các hệ thống thông tin tại DN 3.3.Các hệ thống thông tin tại DN 3.3.1.Hệ thống xử lý nghiệp vụ Khi đưa ra các quy ết định khác nhau nhà quản trị cần phải có các thông tin từ nhiều hệ thống khác nhau Nhằm xử lý v à cung cấp thông tin chi tiết v ề hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp 15 08/09/16 I.HỆ THỐNG THÔNG TIN 16 08/09/16 I.HỆ THỐNG THÔNG TIN 3.Hệ thống thông tin 3.Hệ thống thông tin 3.3.Các hệ thống thông tin tại DN 3.3.2.Hệ thống thông tin quản lý 3.3.Các hệ thống thông tin tại DN 3.3.2.Hệ thống thông tin quản lý Là hệ thống nhằm tổng hợp v à quản lý thông tin tại doanh nghiệp Hệ Hệ Hệ Hệ Hệ … Giúp nhà quản trị phân tích thông tin khi ra QĐ 08/09/16 14 08/09/16 17 08/09/16 thống TT thống TT thống TT thống TT thống TT thị trường sản xuất tài chính nhân lực kế toán Liệt kê các thông tin liên quan 18 3 08/09/16 I.HỆ THỐNG THÔNG TIN II.HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 3.Hệ thống thông tin Trong các hệ thống con của HTTT Quản lý, HTTT Kế toán được coi là bộ phận quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho các cấp độ ra quyết định. 3.3.Các hệ thống thông tin tại DN 3.3.2.Hệ thống thông tin quản lý Lưu trữ Quá trình SXKD Dữ liệu đầu vào Với đầu vào là các nghiệp vụ kinh tế, HTTT kế toán sẽ xử lý, ghi nhận và cuối cùng là tạo ra:  Báo cáo tài chính Thông tin đầu ra Xử lý  Báo cáo quản trị Kiểm soát – phản hồi 19 08/09/16 II.HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Mục tiêu DN Cung cấp thông tin hỗ trợ hoạch định, thực hiện, kiểm soát, đánh giá hoạt động của DN II.HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Hệ thống thông tin kế toán  Chứng từ Dữ liệu Thủ tục kiểm soát Thực hiện các hoạt động cung cấp hàng hoá dịch vụ cho khách hàng Chức năng kế toán 20 08/09/16 Hệ thống được thiết lập nhằm thu thập, lưu trữ và cung cấp thông tin kế toán cho người sử dụng  Tài khoản  Đối tượng chi tiết  Bộ máy Lưu trữ Xử lý  Quy trình  Phương thức xử lý  Báo cáo tài chính Thông tin  Báo cáo quản trị  Sổ kế toán 08/09/16 21 08/09/16 22 II.HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN II.HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Phân loại hệ thống thông tin kế toán:  Phân loại theo đối tượng cung cấp thông tin o Hệ thống thông tin kế toán tài chính: cung cấp thông tin tài chính chủ y ếu cho đối tượng bên ngoài. Những thông tin tài chính này được ghi nhận, xử lý theo các qui định, chế độ, nguy ên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành. Hệ thống thông tin kế toán tài chính còn được gọi là hệ thống xử lý nghiệp v ụ. o Hệ thống thông tin kế toán quản trị: cung cấp thông tin nhầm mục đích quản trị trong nội bộ DN để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra v à dự đoán các ảnh hưởn g tài chính đối v ới DN cũng như quản trị thực hiện mục tiêu tài chính của đơn 08/09/16 23 v ị. Phân loại hệ thống thông tin kế toán: Kế toán quản trị v à kế toán tài chính cung cấp thông tin cho các nhóm đối tượng khác nhau nhưng đều liên quan đến v ấn đề tài chính của đơn v ị như thông tin v ề tình hình sử dụng tài sản, quản lý nguồn v ốn v à các hoạt động tại doanh nghiệp. Qui trình xử lý thực hiện các bước sau:  Lập chứng từ  Ghi nhật ký  Ghi sổ tài khoản  Thực hiện bút toán điều chỉnh  Kiểm tra số liệu kế toán  Lập báo cáo tài chính 08/09/16 24 4 08/09/16 II.HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN II.HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Phân loại hệ thống thông tin kế toán:  Phân loại theo phương tiện xử lý: o Hệ thống thông tin kế toán xử lý thủ công: người kế toán thực hiện v iệc ghi chép thủ công các nghiệp v ụ kinh tế phát sinh v à lưu trữ dưới dạng sổ, thẻ, bảng o Hệ thống thông tin kế toán xử lý bán thủ công: kết hợp ghi chép thủ công v à máy tính (in các báo cáo tài chính …) o Hệ thống thông tin kế toán xử lý trong môi trường máy tính: máy tính thực hiện công v iệc sự kế toán dưới sự điều khiển giám sát của người kế toán Hệ thống thông tin kế toán xử lý thủ công: 25 08/09/16 Quá trình SXKD Sự kiện ảnh hưởng đến BCTC Báo cáo tài chính Ghi sổ nhật ký Chứng từ Lập báo cáo Sổ cái Sổ nhật ký Chuyển sổ cái 26 08/09/16 III.CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ HỆ THỐNG II.HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Hệ thống thông tin kế toán xử lý trên máy: Sự kiện của quá trình SXKD Chứng từ Nhập liệu Các dữ liệu liên quan đến hoạt động Lưu đồ chứng từ Sơ đồ dòng dữ liệu Thông tin theo yêu cầu Truy xuất thông tin theo yêu cầu Các đối tượng liên quan Các tập tin lưu trữ dữ liệu Khai báo 27 08/09/16 III.CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ HỆ THỐNG III.CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ HỆ THỐNG 1.Lưu đồ 1.Lưu đồ 1.1.Ý nghĩa 1.1.Ý nghĩa Ngoài hai công cụ trên còn có thêm các công cụ khác như: Lưu đồ chứng từ mô tả chứng từ hay thông tin trong doanh nghiệp, nhấn mạnh khía cạnh vật lý thể hiện nguồn gốc, hoạt động, xử lý hay luân chuyển dữ liệu giữa các bộ phận trong hệ thống. 08/09/16 28 08/09/16  Lưu đồ hệ thống  Lưu đồ chương trình 29 08/09/16 30 5 08/09/16 III.CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ HỆ THỐNG III.CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ HỆ THỐNG 1.Lưu đồ 1.Lưu đồ Kế toán tiền Phiếu thu Khách hàng Lập phiếu thu Phiếu thu Phiếu thu 08/09/16 Tập tin hàng tồn kho A Phiếu thu Ghi nhật ký Nhật ký thu tiền N A Đơn hàng Thủ quỹ Xác nhận ghi sổ Phiếu thu Tập tin khách hàng Sổ quỹ Kế toán công nợ Nhập hóa đơn khách hàng Nhập vào phần mềm Cập nhật hóa đơn Hóa đơn Tập tin bán hàng N Khách hàng Quá trình thu tiền 31 III.CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ HỆ THỐNG 32 08/09/16 III.CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ HỆ THỐNG 1.Lưu đồ 1.Lưu đồ 1.2.Hệ thống ký hiệu a. Ký hiệu đầu vào 1.2.Hệ thống ký hiệu b. Ký hiệu xử lý C hứng từ hay báo c áo kế toán bằng giấy Xử lý bằng máy tính N hập dữ liệu vào hệ thống bằng c ác thiết bị như bàn phím, máy quét … 33 08/09/16 III.CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ HỆ THỐNG Xử lý thủ c ông 34 08/09/16 III.CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ HỆ THỐNG 1.Lưu đồ 1.Lưu đồ 1.2.Hệ thống ký hiệu c. Ký hiệu đầu ra 1.2.Hệ thống ký hiệu d. Ký hiệu lưu trữ H iển thị bằng thiết bị video hình, máy in nhưng không in ra giấy L ưu trữ trong máy tính N Sổ/báo c áo 08/09/16 Hiển thị khi nhập 35 08/09/16 L ưu trữ thủ c ông: N : lưu trữ theo s ố thứ tự A : lưu trữ theo A lphabet D : lưu trữ theo ngày 36 6 08/09/16 III.CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ HỆ THỐNG III.CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ HỆ THỐNG 1.Lưu đồ 1.Lưu đồ 1.2.Hệ thống ký hiệu e. Ký hiệu kết nối 1.3.Phương pháp vẽ Bắt đầu hay kết thúc lưu đồ, c hỉ ra thông tin bắt đầu từ đâu hay c huyển tới đâu Đ iểm nối trong c ùng một trang giấy, kết nối với phần khác trong trang giấy Đ iểm nối s ang trang (1 ,2 ,3 …) 37 08/09/16 III.CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ HỆ THỐNG 1.Lưu đồ o Bước 1: Phân tích mô tả hệ thống để xác định các bộ phận xử lý, các xử lý của từng bộ phậ n đầu v ào v à đầu ra của hệ thống o Bước 2: Lập bảng đối tượng và các hoạt động liên quan đến đối tượng; Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu; Phân loại các đối tượng của hệ thống. 08/09/16 III.CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ HỆ THỐNG 1.Lưu đồ 1.3.Phương pháp vẽ 1.3.Phương pháp vẽ o Bước 3: Chia lưu đồ thành các cột • Có bao nhiêu đố i tượng bên trong thì chia lưu đồ thành bấy nhiêu cột • Đặt tên mỗi cột là tên của đối tượng bên trong lưu đồ o Bước 4: mô tả thành phần cho từng cột v à hoàn thành lưu đồ • Xác định các thành phần đi v ào của hoạt động xử lý: nơi xuất phát của quá trình xử lý có thể là đối tượng bên ngoài/bắt đầu, thành phần đi v ào có thể là chứng từ/dữ liệu chuy ển đến thông qua gọi điện thoại, f ax… • Các cột được sắp xếp theo trình tự tham gia của đối tượng bên trong hệ thống theo hướng từ trái sang phải 08/09/16 38 39 III.CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ HỆ THỐNG 1.Lưu đồ 1.3.Phương pháp vẽ o Bước 4: mô tả thành phần cho từng cột v à hoàn thành lưu đồ (tt) • Xác địn h các hoạt động xử lý: phương thức xử lý, các hoạt động xử lý đồng thời cùng một đối tượng có thể mô tả chung bằng một biểu tượng xử lý40 08/09/16 Ví dụ: Vẽ lưu đồ cho quy trình “Yêu cầu mua hàng” Bộ phận mua hàng lập phiếu yêu c ầu hàng (2 liên), liên 1 c huyển c ho nhà c ung c ấp, liên 2 được lưu tại bộ phận. BP mua hàng Nhà cung cấp • Xác đị nh các thành phầ n đi ra của hoạt động xử lý: các chứng từ đi v ào biểu tượng xử lý sẽ đi ra biểu tượng xử lý đó, các dòng thông tin mới tạo ra từ các dòng xử lý (chứng từ mới lập thêm, sổ sách, báo cáo) • Xác định phương thức v à tính chất lưu trữ • Một số lưu ý: sử dụng ký hiệu phù hợp v ới nội dung, nối các ký hiệu trong lưu đồ bằng đườ ng nối mũi tên, 41 08/09/16 kiểm tra lại để tránh sai sót. 08/09/16 42 7 08/09/16 III.CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ HỆ THỐNG 2.Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) 2.Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) 2.2.Hệ thống ký hiệu 2.1.Ý nghĩa Hoạt động xử lý Sơ đồ dòng dữ liệu là nơi mô tả hình ảnh các thành phần của hệ thống, bao gồm dòng lưu chuyển dữ diệu, điểm khởi đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu của một hệ thống, có 3 loại DFD: 08/09/16 – – – Nguồn dữ liệu v à điểm đến Lưu trữ dữ liệu Dòng dữ liệu 43 44 08/09/16 2.Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) 2.Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) 2.3.Phương pháp vẽ 2.3.Phương pháp vẽ Sơ đồ dòng d ữ liệu đ ược trình bày theo nguy ên tắc phân cấp, trước hết là sơ đồ dòng dữ liệu trình bày tổng quát luân chuy ển dữ liệu của toàn hệ thống, sau đó sẽ trình bày chi tiết xử lý, luân chuy ển dữ liệu của cấp tổng quát, sau đó là chi tiết hơn cho từng nội dung xử lý của cấp sau cấp tổng quát. Sơ đồ dòng dữ liệu có nhiều cấp:  Sơ đồ dòng dữ liệu cấp tổng quát (0)  Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1  Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 2 … Điểm đầu Điểm đầu A D 1.0 3.1 D Hệ thống C 2.0 3.0 Lưu trữ 3.2 Lưu trữ Điểm cuối B Cấp 0 B Điểm cuối Cấp 2 45 08/09/16 08/09/16 2.Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) 2.Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) 2.3.Phương pháp vẽ 2.3.Phương pháp vẽ Ví dụ: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 Ghi nhận thông tin 1.0 Khách hàng Ghi nhận thanh toán 3.0 Thông tin tổng hợp  Bước 1: mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn v ăn mô tả  Bước 2: lập bảng đối tượng v à các hoạt động liên quan đến các đối tượng Sổ quỹ Đối tượng Tiền sẽ thu Xác nhận thanh toán 2.0 Hoạt động Khách hàng Chuy ển thông báo trả tiền Kế toán thanh toán Lập phiếu thu Ghi số tiền, số hóa đơn, số phiếu thu v ào thông báo trả tiền … Kế toán thanh toán 08/09/16 46 Cấp 1 47 08/09/16 … 48 8 08/09/16 2.Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) 2.Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) 2.3.Phương pháp vẽ 2.3.Phương pháp vẽ Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động mô tả ở trên o Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: lập chứng từ, nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, lưu trữ, tính toán, tổng hợp… o Các hoạt động luân chuy ển v à nhận dữ liệu giữa các đối tượng không phải là hoạt động xử lý dữ liệu o Nhận diện các đối tượng bên ngoài hệ thống (các đối tượng không thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu nào trong hệ thống), các đối tượng bên tron g hệ thống (các đối tượng tham gia thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu trong hệ thống). 49 08/09/16  Bước 3: v ẽ biểu tượng, đặt tên, nối dữ liệu o DFD khái quát (cấp 0) • Vẽ các hình chữ nhật mô tả đối tượng bên ngoài • Vẽ một hình tròn ở giữa các hình chữ nhật v à đặt tên theo chức năng của hệ thống • Vẽ các dòng dữ liệu nối hình tròn v à các đối tượng bên ngoài hệ thống, đặt tên cho các dòng dữ liệu đi v ào, đi ra của hệ thống. 50 08/09/16 2.Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) 2.Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) 2.3.Phương pháp vẽ 2.3.Phương pháp vẽ  Bước 3: v ẽ biểu tượng, đặt tên, nối dữ liệu o Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1, 2, 3: • Vẽ các hình chữ nhật mô tả các đối tượng bên ngoài, đặt tên các đối tượng • Vẽ các hình tròn mô tả cho hoạt động xử lý/các nhóm hoạt động xử lý, đặt tên theo nội dun g mô tả (nhóm các hoạt động xảy ra cùng 1 nơi v à cùng thời điểm, liên quan đến cùng nội dung ). Nếu mỗi hoạt động xử lý của DFD cấp 1 có nhiều hoạt động xử lý chi tiết thì mô tả từng hoạt động xử lý bằng cách v ẽ DFD chi tiết. • Vẽ dòng d ữ liệu: nối các hình tròn v ới các hình chữ nhật, đặt tên cho các dòng dữ liệu đi v ào, đi ra của hệ thống. • Vẽ ký hiệu lưu trữ dữ liệu: gần hình tròn của nhóm hoạt 08/09/16 51 động xử lý v à ghi nội dung lưu trữ.  Bước 4: đánh số v à hoàn tất o Công v iệc đánh số chỉ tiến hành v ới DFD cấp chi tiết, giúp ích cho người đọc v à người v ẽ DFD có thể mô tả hệ thống một cách trình tự v à dễ hiểu o Hoàn tất: để khắc phục các sai sót có thể xảy ra trong quá trình v ẽ DFD, người v ẽ nen kiểm tra lại tính đầy đủ v à chính xác của các dòng dữ liệu đi vào v à đi ra, đối tượng bên trong, đối tượng bên ng oài, hoạt động xử lý v à lưu trữ, đánh số DFD. 52 08/09/16 Ví dụ: Sơ đồ dòng dữ liệu tại công ty Tiến Đạt  Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả: • Sau khi nhận phiếu xuất kho do thủ kho chuy ển sang, bộ phận gửi hàng đóng gói hàng v à lập “phiếu gửi hàn g” ba liên: liên 1 gửi cho khách hàng cùng hàng hóa, liên 2 gửi cho bộ phận lập hoá đơn, liên 3 gửi cho kế toán, lưu phiếu xuất kho theo số thứ tự. • Sau khi nhận được phiếu gửi hàng, bộ phận lập hóa đơn căn cứ v ào thông tin này lập “hóa đơn” hai liên v à lưu phiếu gửi hàng theo số thứ tự tại bộ phận lập hóa đơn. Liên 1 hóa đơn gửi cho khách hàng, liên 2 gửi cho kế toán. • Định kỳ , kế toán đối chiếu phiếu giao hàng và hóa đơn, ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng v à lưu 53 08/09/16các chứng từ trên theo tên khách hàng  Bước 2: Lập bảng đối tượng, các hoạt động liên quan đến đối tượng: Đối tượng Hoạt động Thủ kho Chuyển phiếu xuất kho Bộ phận gửi hàng Nhận phiếu xuất kho, đóng gói hàng và lập phiếu gửi hàng ba liên, lưu phiếu xuất kho theo thứ tự Khách hàng Nhận phiếu gửi hàng (liên 1) và hàng hóa, nhận hóa đơn (liên 1) Bộ phận lập hóa đơn Nhận phiếu gửi hàng (liên 2) Lập hóa đơn hai liên Lưu phiếu gửi hàng theo số thứ tự Kế toán Nhận phiếu gửi hàng (liên 3), nhận hóa đơn (liên 2). Đối chiếu, ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng, lưu chứng từ theo tên khách hàng 08/09/16 54 9 08/09/16 Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu: Hoạt động Đánh dấu Chuyển phiếu xuất kho - Nhận phiếu xuất kho Đóng gói hàng và lập phiếu gửi hàng ba liên Lưu phiếu xuất kho theo thứ tự + + Nhận phiếu gửi hàng (liên 1) và hàng hóa Nhận hóa đơn (liên 1) - Nhận phiếu gửi hàng (liên 2) Lập hóa đơn hai liên Lưu phiếu gửi hàng theo số thứ tự + + Nhận phiếu gửi hàng (liên 3), nhận hóa đơn (liên 2) Đối chiếu, ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng Lưu chứng từ theo tên khách hàng + + Phân loại các đối tượng của hệ thống: • Đối tượng bên ngoài hệ thống: khách hàng, thủ kho • Đối tượng bên trong h ệ thống: bộ ph ận gửi hàng, bộ phận lập hóa đơn, kế toán + Hoạt động xử lý dữ liệu - Không phải hoạt động xử lý dữ liệu 55 08/09/16  Bước 3: Vẽ DFD cấp 1:  Bước 3: Vẽ DFD cấp 0: • Hai hình chữ nhật: khách hàng, thủ kho • Ba hình tròn: mô tả nhóm hoạt động xử lý • Dòng dữ liệu: nối ba hình tròn v ới hai hình chữ nhật • Ký hiệu lưu trữ dữ liệu: bộ phận gửi hà ng lưu PXK, bộ phận lập hóa đơn lưu PGH, bộ phận kế toán lưu PGH (liên 3) v à HĐ (liên 2) • Hai hình chữ nhật: khách hàng, thủ kho • Hình tròn: mô tả hệ thống xử lý bán hàng • Dòng dữ liệu: nối hình tròn v ới hai hình chữ nhật, đặt tên dòng dữ liệu đi v ào, đi ra của hệ thống Hệ thống xử lý bán hàng PXK Thủ kho PGH (liên Khách hàng 1), HH, HĐ (liên 1) 57 08/09/16 Ví dụ: lưu đồ chứng từ tại công ty Tiến Đạt Bộ phận gửi hàng Phiếu xuất kho PXK PGH (liên 3) Đóng gói hàng và lập PGH 1.0 PGH (liên 1), HH, HĐ (liên1) PGH (liên 3), HĐ (liên 2), sổ chi tiết phải thu KH 08/09/16 HĐ (liên 2) Bộ phận lập hóa đơn B C Thủ kho PGH PGH HĐ PXK Lập HĐ Đóng gói, lập PGH PGH (liên 2) Lập hóa đơn 2.0 Đối chiếu, ghi sổ HĐ HĐ PGH PXK N PGH C B PGH (liên 2) 59 Kế toán A Khách hàng HĐ (liên 1) Đối chiếu ghi sổ chi tiết 3.0 58 08/09/16  Bước 4: Đánh số và hoàn tất: Thủ kho 56 08/09/16 PGH 08/09/16 N Sổ chi tiết A A Khách hàng 60 10 08/09/16 BÀI 2 3.Vẽ bằng phần mềm Visio 2010 TỔ CHỨC VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG HTTTKT Phần mềm này được tích hợp sẵn trong hệ thống ứng dụng văn phòng Office của Mircosoft, do đó ta có thể:  Cài trực tiếp từ đĩa CD  Hoặc update từ đĩa cài đặt Office (xem hướng dẫn sách trang 23) 61 08/09/16 62 HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU  Mục tiêu I.KHÁI NIỆM  Hiểu cách tiếp cận tổ chức dữ liệu để xử lý hoạt động kinh doanh trong hệ thống thông tin kế toán CSDL là một tập hợp có cấu trúc của các thông tin được ghi chép vào một nơi nào đó nhưng phải phụ  Hiểu được tổ chức nguyên tắc dữ liệu theo mô hình REAL thuộc vào các qui định, tính chất sao cho phù hợp với  Hiểu các phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu người sử dụng. nơi ghi chép dữ liệu và phải thỏa mãn đồng thời nhiều 63 64 I.KHÁI NIỆM 1.Phân biệt dữ liệu I.KHÁI NIỆM 1.Phân biệt dữ liệu Đối với Kế toán tay Đối với Kế toán máy tính  Dữ liệu thông tin thường được xử lý thủ công và lưu trên giấy  Dữ liệu thông tin được lưu trên ổ đĩa, USB,… ở dạng tập tin (File)  Cấu trúc của dữ liệu chính là các mẫu chứng từ, sổ sách.  Cấu trúc của dữ liệu chính là các tập tin CSDL (File Database) 65 66 11 08/09/16 HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU I.KHÁI NIỆM I.KHÁI NIỆM 2.Các thuật ngữ 2.Các thuật ngữ Cấp độ thấp nhất của thông tin trong một tập tin chính là kiểu số nhị phân (Binary Digit). Đơn vị đo lường dung lượng tập tin:  Vùng dữ liệu (Data Field )  Mẫu tin (Record)  1 bit =  1024 Byte =  Tập tin (File)  1024 KB =  Cơ sở dữ liệu (Database)  1024 MB = 67 I.KHÁI NIỆM 68 I.KHÁI NIỆM 2.Các thuật ngữ 2.Các thuật ngữ  Thực thể (entities)  Thực thể (entities) Là một sự vật, sự tồn tại trong thế giới thực, Các loại thực thể:  là một đối tượng mà DN cần ghi nhớ các thông tin  cho chúng như: thông tin về Sinh viên, Khách hàng,  Hàng hóa,…  69 I.KHÁI NIỆM 70 I.KHÁI NIỆM 2.Các thuật ngữ 2.Các thuật ngữ  Thuộc tính  Thuộc tính Là thông tin mô tả chi tiết cho các thực thể, là Các loại thuộc tính: các thông tin DN cần thu thập và lưu trữ  Mỗi thuộc tính còn được gọi là vùng dữ liệu  (field) của tập tin.  71 72 12 08/09/16 I.KHÁI NIỆM I.KHÁI NIỆM 2.Các thuật ngữ 2.Các thuật ngữ  Thuộc tính  Thuộc tính  Thuộc tính m ô tả  Thuộc tính khóa chính (Primary key) Là thông tin cần mô tả chi tiết cho thực thể, các thông tin này tùy thuộc vào mức độ yêu cầu  Thuộc tính liên kết – khóa ngoại (Foreign key) thông tin của doanh nghiệp 73 74 HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU I.KHÁI NIỆM I.KHÁI NIỆM 3.Kiểu dữ liệu 2.Các thuật ngữ Khóa chính Mỗi Field trong bảng đều được gán 1 kiểu dữ liệu. Khóa chính Kế toán tay: thường lưu dữ liệu ở dạng số (số tiền, số lượng,…), dạng ký tự (họ tên, nội dung,…) Khóa chính Kế toán m áy: dữ liệu ở dạng số, ký tự, logic. Tùy thuộc vào loại CSDL mà các kiểu này được chia thành nhiều kiểu phụ khác nhau. Khóa ngoại 75 I.KHÁI NIỆM 76 II.TIẾP CẬN TỔ CHỨC DỮ LIỆU KẾ TOÁN 4.Mối liên kết (Relationship) Là cách phân loại và sắp xếp dữ liệu vào Nhằm kiểm tra qua lại sự ràng buộc dữ liệu các nơi cần thiết, dùng để làm cơ sở cho việc xử giữa các tập thực thể. lý dữ liệu tron bộ phận kế toán. Có các loại liên kết: 1. 2. 3. 77 78 13 08/09/16 II.TIẾP CẬN TỔ CHỨC DỮ LIỆU KẾ TOÁN II.TIẾP CẬN TỔ CHỨC DỮ LIỆU KẾ TOÁN 1.Mô hình kế toán truyền thống 1.Mô hình kế toán truyền thống 1.1.Dữ liệu Là mô hình kế toán được hình thành và phát triển từ mô hình kế toán kép và được xử lý trong môi trường thủ công.  Toàn bộ sổ sách kế toán được ghi chép thủ công trên giấy  Lưu trữ riêng biệt theo từng đối tượng kế toán 79 II.TIẾP CẬN TỔ CHỨC DỮ LIỆU KẾ TOÁN II.TIẾP CẬN TỔ CHỨC DỮ LIỆU KẾ TOÁN 1.Mô hình kế toán truyền thống 1.Mô hình kế toán truyền thống 1.2.Nhược điểm Qui trình các bước xử lý 1. 2. 3. 4. 5. 6. 80   Thu thập dữ liệu Phân tích nghiệp vụ và ghi nhật ký Chuyển sổ (sổ cái – chi tiết) Kiểm tra dữ liệu ghi chép qua bảng CĐTK Điều chỉnh – khóa sổ Lập báo cáo tài chính   Ghi chép dữ liệu trùng lặp, các sổ bị phân tán Gặp khó khăn và mất thời gian khi cần thay đổi Do lưu chủ yếu trên giấy nên có nhiều rủi ro Thời gian cung cấp và mức độ chi tiết của thông tin không đạt yêu cầu 82 81 II.TIẾP CẬN TỔ CHỨC DỮ LIỆU KẾ TOÁN II.TIẾP CẬN TỔ CHỨC DỮ LIỆU KẾ TOÁN 2.Mô hình tổ chức theo tập tin thông thường cho từng hệ thống ứng dụng – kế toán trên máy 3.Mô hình tổ chức theo Hệ QT CSDL Các thông tin liên quan tài chính hay phi tài chính đều được nhà quản trị quan tâm cần theo dõi chi tiết các hoạt động đã và đang xảy ra tại doanh nghiệp. Tổ chức tương tự mô hình kế toán thủ công nhưng được xử lý trên máy tính Mỗi hoạt động kinh doanh được xử lý và lưu trữ dữ liệu trong một ứng dụng riêng. Để giải quyết bài toán này các DN cần tránh hạn chế và xử lý thông tin, tổ chức tập trung dữ liệu trong một CSDL duy nhất và có sự quản lý chung theo mô hình Hệ quản trị CSDL Ví dụ Các hoạt động mua, bán, thu, chi,… sẽ được xử lý trên một phân hệ cụ thể trong phần mềm. 83 84 14 08/09/16 II.TIẾP CẬN TỔ CHỨC DỮ LIỆU KẾ TOÁN 1.Theo phương pháp truyền thống II.TIẾP CẬN TỔ CHỨC DỮ LIỆU KẾ TOÁN 2.Theo qui trình hoạt động Tiếp cận theo từng qui trình HĐKD (chu trình Tiếp cận từng nghiệp vụ kế toán riêng biệt, kinh doanh) nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của hướng tới từng đối tượng kế toán cụ thể tương tự quản lý bên trong hoặc bên ngoài DN (gồm dữ liệu như kế toán truyền thống liên quan tài chính và phi tài chính) Dữ liệu tổ chức sẽ mô tả mối quan hệ giữa các sự kiện trong chuỗi sự kiện của một chu trình 85 II.TIẾP CẬN TỔ CHỨC DỮ LIỆU KẾ TOÁN 2.Theo qui trình hoạt động Khi tổ chức dữ liệu cần sắp xếp các đặc tính cần mô tả sự kiện kinh tế như:  86 III.TỔ CHỨC THEO MÔ HÌNH REAL Có nhiều mô hình dữ liệu đã được xây dựng như:  Mô hình Thực thể mối liên kết (Entity Relationship - ER)  Mô hình liên kết (Relationship Data – RD)   Mô hình thực thể mối liên kết mở (Extended Entity   Relationship Modeling – EER)  87 III.TỔ CHỨC THEO MÔ HÌNH REAL 88 III.TỔ CHỨC THEO MÔ HÌNH REAL 1.Cấu trúc mô hình Trong đó ER (hình thành từ 1970) được sử dụng phổ biến hiện nay và được đánh giá hiệu quả, dễ sử dụng  Thực thể  Thuộc tính Từ ER hiện nay đã phát triển thêm thành REAL  Mối liên kết (Resource, Events, Agents và Location) 89 90 15 08/09/16 III.TỔ CHỨC THEO MÔ HÌNH REAL III.TỔ CHỨC THEO MÔ HÌNH REAL 2.Mô tả mô thình REAL T ác nhân bên trong Nguồn lực Sự kiện Có nhiều cách và ký hiệu để mô tả mô hình này, REAL cũng có tính kế thừa các ký hiệu từ ER Vị trí (nếu cần) T ác nhân bên ngoài (nếu cần) Nguồn lực T ác nhân bên trong Nguồn lực Vị trí (nếu cần) T ác nhân bên ngoài (nếu cần) 91 III.TỔ CHỨC THEO MÔ HÌNH REAL 3.Các bước phân tích và xây dựng mô hình 92 III.TỔ CHỨC THEO MÔ HÌNH REAL 3.Các bước phân tích và xây dựng mô hình  Bước 1  Bước 3 Tìm hiểu các hoạt động, chiến lược chính sách và các nhu cầu thông tin liên quan  Bước 2 Xem xét xác qui trình xử lý, tr ình tự qui trình và các sự kiện quan trọng cần thu thập, lưu trữ. Phân tích các sự kiện đã nhận diện ở bước 2 để xác định nguồn lực, tác nhân tham gia và các vị trí quan trọng của sự kiện  Bước 4 Xác định các nhu cầu thông tin cần thu thập và lưu trữ về nội dung nhận đã nhận diện ở bước 7 93 94 IV.THU THẬP – XỬ LÝ – KẾT XUẤT III.TỔ CHỨC THEO MÔ HÌNH REAL 1.Thu thập dữ liệu 3.Các bước phân tích và xây dựng mô hình  Bước 5 Là hoạt động nghi nhận dữ liệu về hoạt động kinh tế và nhập liệu về hệ thống nhằm phục vụ cho việc quản lý. Vẽ mô hình REAL theo các nguyên tắc trên  Thu thập thủ công:  Thu thập trên m áy: 95 96 16 08/09/16 IV.THU THẬP – XỬ LÝ – KẾT XUẤT IV.THU THẬP – XỬ LÝ – KẾT XUẤT 1.Thu thập dữ liệu 1.Thu thập dữ liệu 1.1.Nội dung dữ liệu Phụ thuộc vào nhu cầu thông tin lưu trữ của người sử dụng: 1.2.Phương pháp và công cụ thu thập   Kế toán tài chính    Kế toán quản trị 97 98 IV.THU THẬP – XỬ LÝ – KẾT XUẤT IV.THU THẬP – XỬ LÝ – KẾT XUẤT 1.Thu thập dữ liệu 1.Thu thập dữ liệu 1.3.Kiểm soát dữ liệu thu thập 1.3.Kiểm soát dữ liệu thu thập Tính xét duyệt, có thực, đầy đủ, chính xác (văn bản và số học), toàn vẹn, đầy đủ và tính kịp thời liên quan nghiệp vụ phát sinh  Dữ liệu giấy: kiểm soát bằng cách đối chiếu chứng từ liên quan  Dữ liệu điện tử: kiểm soát tính pháp lý, sự tin cậy của chứng từ qua chữ ký hoặc chứng thực điện tử, các nội dung khác vẫn kiểm tra như dữ liệu giấy 99 IV.THU THẬP – XỬ LÝ – KẾT XUẤT 100 IV.THU THẬP – XỬ LÝ – KẾT XUẤT 2.Xử lý dữ liệu 2.Xử lý dữ liệu  Hoạt động xử lý dữ liệu  Xử lý dữ liệu thủ công Là quá trình phân loại dữ liệu vào các sổ kế toán phù hợp Xử lý dữ liệu trên m áy tính Là các hoạt động xử lý trên tập tin chính sau đó phân các nghiệp vụ kinh tế theo nguồn lực và đối tượng tham gia.  101 Gồm 4 hoạt động chính     102 17 08/09/16 IV.THU THẬP – XỬ LÝ – KẾT XUẤT IV.THU THẬP – XỬ LÝ – KẾT XUẤT 2.Xử lý dữ liệu 2.Xử lý dữ liệu Phương pháp xử lý dữ liệu  Phương pháp xử lý dữ liệu  Xử lý theo lô (nhóm) nghiệp vụ Là phương pháp cập nhật các hoạt động vào tập tin chính theo định kỳ (cuối tuần, cuối ngày,...) Có 2 cách cập nhật dữ liệu vào hệ thống   Có 2 phương pháp chính   103 IV.THU THẬP – XỬ LÝ – KẾT XUẤT 104 IV.THU THẬP – XỬ LÝ – KẾT XUẤT 2.Xử lý dữ liệu 3.Kết xuất dữ liệu  Phương pháp xử lý dữ liệu  Mục đích  Xử lý theo thời gian thực Là phương pháp mà hoạt động cập nhật tập tin chính được thực hiện ngay khi nghiệp vụ phát sinh. Đối với các ứng dụng nhằm xử lý thông tin có tính thời gian (hệ thống xử lý đặt chổ mua vé, hệ thống đặt hàng,...)  Hình thức Trình bày ra giấy hoặc chứng từ điện tử (chứng từ giấy, chứng từ điện tử, báo cáo,...) hoặc ra màn hình hay tập tin luân chuyển 105 IV.THU THẬP – XỬ LÝ – KẾT XUẤT 106 V.MÃ HÓA DỮ LIỆU 3.Kết xuất dữ liệu  Nội dung  BCTC: báo cáo về tình hình tài chính của DN và công bố cho đối tượng bên ngoài DN do đó nội dung cần tuân thủ qui định pháp luật.  BCQT: dùng cho nội bộ trong DN nội dung phụ thuộc nhu cầu quản lý và người dùng nên thông tin kết xuất BCQT là cơ sở để thiết kế các thuộc tính và thông tin cần thu thập 107 Giúp phân loại, đặt tên, nhận diện và tìm kiếm dữ liệu dễ dàng, hiệu quả và nhanh chóng Có thể mã hóa ở dạng số hoặc dạng ký tự nhưng phải theo nguyên tắc chung và hợp logic khi mã hóa dữ liệu 108 18 08/09/16 V.MÃ HÓA DỮ LIỆU V.MÃ HÓA DỮ LIỆU 2.Yêu cầu khi xây dựng m ã 1.Phân loại  Mã trình tự  Phản ánh đúng và đủ chi tiết cần mô tả  Mã khối  Phù hợp đặc điểm về cấu trúc, chiến lược và kế hoạch phát triển chung của DN  Mã nhóm  Đảm bảo tính lâu dài và ổn định, linh hoạt, dễ chỉnh sửa, dễ phát triển và dễ sử dụng  Mã phân cấp  Mã gợi nhớ  Bảo đảm cân đối giữa lợi nhuận – chi phí  Mã vạch 109 110 VI.TỔ CHỨC VÀ THAO TÁC TRÊN HỆ QUẢN TRỊ CSDL (DBMS) V.MÃ HÓA DỮ LIỆU 3.Hướng dẫn xây dựng m ã 2.Tính năng của DBMS  Phản ánh đúng và đủ chi tiết cần mô tả Các loại Ngôn ngữ chính nhằm cung cấp cho người dùng Hệ QT CSDL trong việc quản lý và tổ chức CSDL:  Phù hợp đặc điểm về cấu trúc, chiến lược và kế hoạch phát triển chung của DN  Đảm bảo tính lâu dài và ổn định, linh hoạt, dễ chỉnh sửa, dễ phát triển và dễ sử dụng Ngôn ngữ định nghĩa (Data def inition Languages - DDLs)  Bảo đảm cân đối giữa lợi nhuận – chi phí Ngôn ngữ thao tác (Data manipulation Laguages - DMLs) Ngôn ngữ truy vấn (Select Query Languages - SQLs) 111 VI.TỔ CHỨC VÀ THAO TÁC TRÊN HỆ QUẢN TRỊ CSDL (DBMS) 2.Tính năng của DBMS 112 2.Tính năng của DBMS 2.1.Ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu: (DDLs) Field (cột) 2.1.Ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu: (DDLs) DDL của một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có thể giúp cho người sử dụn g thiết kế v à xác định cấu trúc mẫu tin cho một thực thể 113 Để tạo thực thể CHUCVU ta có thể dùng ngôn ngữ định nghĩ a như sau: 114 19 08/09/16 VI.TỔ CHỨC VÀ THAO TÁC TRÊN HỆ QUẢN TRỊ CSDL (DBMS) 2.Tính năng của DBMS 2.Tính năng của DBMS 2.2.Ngôn ngữ truy vấn dữ liệu: Dùng khung lưới QBE: 2.2.Ngôn ngữ truy vấn dữ liệu: Cho phép ngư ời sử dụng thu được các thông tin từ CSDL, thực hiện bằng một trong 2 cách sau: Dùng khung lưới QBE (Query By Example) Dùng ngôn ngữ SQL (Structure Query Language) 115 2.Tính năng của DBMS 116 VI.TỔ CHỨC VÀ THAO TÁC TRÊN HỆ QUẢN TRỊ CSDL (DBMS) 2.2.Ngôn ngữ truy vấn dữ liệu: 2.Tính năng của DBMS Dùng ngôn ngữ SQL: 2.3.Ngôn ngữ thao tác dữ liệu: (DMLs) DML bao gồm các lệnh nhằm cho phép n gười sử dụng có thể thực hiện các nhiệm v ụ khác nhau (update, delete, insert, …) 117 118 BÀI 3 2.Tính năng của DBMS 2.3.Ngôn ngữ thao tác dữ liệu: (DMLs) Ví dụ 1: T hêm c ác T K loại 3 từ Table TAIKHOAN vào Table A HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Ví dụ 2: T hay đổi N gày Đ K trong Table SO DUDAU thành 0 1 /0 2/2009 119 120 20