Tài liệu Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện vận dụng máy vi tính tại công ty cổ phần đầu tư thương mại và xây lắp thiên thai

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà MỤC LỤC Lời mở đầu LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG BIỂU PHẦN MỞ ĐẦU..........................................................................................................1 1. Tính cấp thiết, ý nghĩa của đề tài...........................................................................1 2. Mục tiêu nghiên cứu................................................................................................1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu..........................................................................2 4. Phương pháp nghiên cứu........................................................................................2 5. Kết cấu của khóa luận.............................................................................................3 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP........................................................................................................4 1. Một số định nghĩa, khái niệm cơ bản về tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp........................................................................................................................... 4 2. Nguyên tắc và nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp................4 2.1. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán...................................................................4 2.2. Nội dung tổ chức công tác kế toán.......................................................................5 2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán.....................................................................................6 2.2.2. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán..................................................................9 2.2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán...............................................................9 2.2.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán.............................................................12 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG MÁY VI TÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ XÂY LẮP THIÊN THAI........................................................23 2.1 Tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến tổ chức công tác kế toán..................................................................................................................23 2.1.1. Tổng quan tình hình về tổ chức công tác kế toán ở Việt nam hiện nay..............23 2.1.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác kế toán................................................25 Phùng Thị Mùi – K45D3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà 2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần đầu tư thương mại và xây lắp Thiên Thai................................................................................................27 2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán....................................................................................27 2.2.2. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán..................................................................28 2.2.3. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán....................................................................31 2.2.4. Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán của doanh nghiệp ........................................................................................................................ 33 CHƯƠNG 3: CÁC KÊT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ XÂY LẮP THIÊN THAI.............................................................................................................37 1. Các phát hiện qua nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần đầu tư thương mại và xây lắp Thiên Thai.................................................37 1.1. Những ưu điểm trong bộ máy kế toán.................................................................37 1.2. Những hạn chế trong bộ máy kế toán khi ứng dụng máy vi tính.......................38 2. Quan điểm giải quyết vấn đề nghiên cứu.............................................................40 3. Các đề xuất, kiến nghị về tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần đầu tư thương mại và xây lắp Thiên Thai............................................................................41 Kết luận...................................................................................................................... 44 Tài liệu tham khảo.....................................................................................................45 Phùng Thị Mùi – K45D3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà Lời mở đầu Ngày nay, công việc tổ chức kế toán trong mỗi doanh nghiệp dù nhỏ hay lớn vẫn có khối lượng công việc rất lớn. Vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nói chung và trong tổ chức công tác kế toán nói riêng là một nhu cầu tất yếu của doanh nghiệp. Để hoạt động kế toán có hiệu quả cũng như xử lý các thông tin chính xác kịp thời thì hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng máy vi tính. Tùy thuộc đặc thù mỗi doanh nghiệp mà doanh nghiệp sử dụng máy vi tính cũng như sắp xếp lực lượng kế toán hợp lý, đầy đủ và tiết kiệm nhất. Khi có máy vi tính thì hầu hết các công việc của kế toán đều làm việc với máy tính. Từ khâu lập chứng từ, xử lý đến khâu cuối cùng là lập báo cáo tài chính.Tuy vậy, không phải công ty nào cũng biết cách ứng dụng máy vi tính sao cho có hiệu quả trong công tác kế toán. Do đó chúng ta cần tổ chức công tác kế toán thế nào để tận dụng các lợi thế của công nghệ thông tin trong quá trình xử lý, cung cấp thông tin kế toán một cách hữu hiệu và hiệu quả. Cũng như việc sử dụng máy tính để triển khai một hệ thống kế toán máy và chọn phần mềm phù hợp với tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp. Phùng Thị Mùi – K45D3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà LỜI CẢM ƠN Qua thời gian thực tập em đã tìm hiểu khá kỹ về công tác kế toán tại công ty cổ phần đầu tư thương mại và xây lắp Thiên Thai. Tuy vậy, trong quá trình làm bài thực sự em đã gặp khá nhiều khó khăn cả về nội dung và hình thức. Nhưng với sự hướng dẫn tận tình của thầy Đào Ngọc Hà phần lớn những khó khăn đó đã được tháo gỡ. Bởi vậy em thực sự cảm ơn thầy đã giúp chúng em hoàn thiện được bài cũng như hoàn cả quá trình học tập tại trường. Bên cạnh đó em cũng cảm ơn các anh chị không chỉ các anh chị bộ phận kế toán mà cả ở các bộ phận khác đã giúp em trong quá trình làm bài với những thông tin về công ty rất hữu ích. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy Hà cùng toàn thể nhân viên công ty cổ phần đầu tư thương mại và xây lắp Thiên Thai đã giúp em hoàn hiện bài khóa luận cuối khóa này. Phùng Thị Mùi – K45D3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT BCTC: Báo cáo tài chính TK : tài khoản SXKD: Sản xuất kinh doanh QLDN: Quản lý doanh nghiệp VKD: Vốn kinh doanh TNDN: Thu nhập doanh nghiệp TNCN: Thu nhập cá nhân Phùng Thị Mùi – K45D3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà DANH MỤC BẢNG BIỂU Biểu số 01: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung Biểu số 02: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái Biểu số 03: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Biểu số 04: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần đầu tư-thương mại và xây lắp Thiên Thai Sơ đồ 1.2: Sơ đồ bộ máy kế toán công ty CP đầu tư-thương mại và xây lắp Thiên Thai Phùng Thị Mùi – K45D3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết, ý nghĩa của đề tài Hiện nay, công tác kế toán tại các công ty ngày càng có ý nghĩa quan trọng và cầng được chú trọng trong nền kinh tế thị trường. Tổ chức công tác kế toán là một trong những nhân tố thể hiện việc quản lý của công ty có tính khoa học, hợp lý như thế nào. Bởi vậy bộ máy kế toán cũng phần nào quyết định đến việc kinh doanh thành công của doanh nghiệp. Hiểu được vấn đề này, nhiều công ty trong đó có công ty cổ phần đầu tư thương mại và xây lắp Thiên Thai đã chú trọng vào tổ chức công tác kế toán. Tuy vậy sau thời gian thực tập và tìm hiểu về công ty phát hiện một số tồn tại căn bản như sau: - Bộ máy khá gọn nhẹ nhưng phân công công việc, trách nhiệm của từng nhân viên chưa rõ ràng gây chồng chéo, nhầm lẫn, thiếu xót. - Việc thu thập dữ liệu,thông tin kế toán ban đầu, chứng từ, luân chuyển chứng từ còn chậm chễ, thủ tục rườm rà - Công tác kiểm tra kế toán còn mang nặng tính hình thức, không chú trọng đến chất lượng công việc của nhân viên. Như vậy, trong công tác kế toán của công ty cổ phần đầu tư thương mại và xây lắp Thiên Thai tưởng chững khá hiệu quả, gọn nhẹ nhưng vẫn còn tồn tại khá nhiều bất cập. Và đây cũng là nhưng bất cập trong nhiều doanh nghiệp hiện nay. Bên cạnh đó, khi công nghệ thông tin phát triển thì cũng đòi hỏi công ty bắt kịp với xu hướng, đầu tư trang bị kỹ thuật. Tuy vậy khi áp dụng một nền công nghệ mới nó cũng đòi hỏi một trình độ mới. Đây lại là một vấn đề nóng trong mỗi doanh nghiệp. Vì vậy từ đây đặt ra một vấn đề quan trọng để nghiên cứu tại doanh nghiệp là tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính. 2. Mục tiêu nghiên cứu - Hệ thống hóa các vấn đề lý luận trong đó đi sâu vào quá trình vận dụng của máy vi tính trong hệ thống tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp. - Tìm hiểu, nghiên cứu, đánh giá thực tiễn trong tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần đầu tư thương mại và xây lắp Thiên Thai. - Từ đó đưa ra phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tại công ty. 1 Phùng Thị Mùi – K45D3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà Thông qua đề án cho ta thấy được công tác kế toán trong điều kiện vận dụng máy vi tính rất có giá trị thực tiễn trong sự phát triển và bùng nổ của công nghệ thông tin ngày nay phù hợp với sự phát triển của thời đại. Qua đó khẳng định vai trò của công nghệ thông tin trong nền kinh tế thế giới cũng như trong công tác kế toán tại doanh nghiệp. Nên công tác kế toán trong doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện và không ngừng nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin tại đơn vị cho phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế ngày nay. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: những vấn đề lý luận và thực tiễn tổ chức công tác kế toán trông diều kiện ứng dụng tại các doanh nghiệp. Phạm vi nghiên cứu: nghiên cứu các nội dụng công tác kế toan tại công ty cổ phần đầu tư thương mại và xây lắp Thiên Thai. Đề tài nghiên cứu về vấn đề “Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện vận dụng máy vi tính tại công ty cổ phần đầu tư thương mại và xây lắp Thiên Thai”.Đây là hình thức kế toán thông dụng hiện nay phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế thế giới. Nội dung đề án tập trung vào nghiên cứu cách tổ chức bộ máy kế toán và phần hành kế toán tại đơn vị, hình thức và chế độ kế toán, hệ thống báo cáo tại đơn vị nghiên cứu 4. Phương pháp nghiên cứu Đề án nghiên cứu sử dụng nhiều phương pháp trong đó chủ yếu là: phân tích, tổng hợp, thu thập, so sánh dựa trên tài liệu hiện có tại công ty, những thống kê đã được công bố, thông tin trên mạng internet kết hợp với suy luận cùng với hướng dẫn của giáo viên bộ môn tạo nên phương pháp nghiên cứu của đề tài Để thu thập thông tin có sử dụng nhiều phương pháp: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: đây là một phương pháp phổ biến để nghiên cứu vấn đề. Để hiểu vấn đề thì trước tiên phải tìm hiểu vân đề. Bởi vậy em đã bắt đàu nghiên cứu vấn đề em quan tầm bằng cách tham khảo một số tài liệu như sách nguyên lí kế toán, luận văn, tạp chí,… - Phương pháp điều tra: là phương pháp thu thập số liệu thông tin thống nhất trong nghiên cứu thông qua việc phát các phiếu khảo sát tới các bộ phận, nhân viên của công ty. Với phương pháp này cùng với sự trợ giúp của giáo viên hướng dẫn để 2 Phùng Thị Mùi – K45D3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà thiết kế câu hỏi trong phiếu khảo sát sao cho phù hợp với nội dung, mục đích cần nghiên cứu nhất. Em đã đưa phiếu điều tra cho đối tượng cần điều tra. Ở đây điển hình để biết thông tin về bộ máy kế toán, em chủ yếu điều tra chị kế toán trưởng: Nguyễn Thu Hương - Phương pháp quan sát thực tế: là phương pháp sử dụng các giác quan và các thiết bị hỗ trợ để tìm hiểu một cách chính xác về tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cổ phần đầu tư thương mại và xây lắp Thiên Thai. Trong quá trình thưc tập tại công ty em có cơ hội quan sát công việc kế toán tại công ty cũng như hiểu rõ về bộ máy kế toán tại công ty. - Phương pháp phỏng vấn: là phương pháp trực tiếp trao đổi với đối tượng được phỏng vấn. Đây là phương pháp em sử dụng khi những thắc mắc trong quá trình timd hiểu không thể làm rõ bằng những phương pháp trên. Khi có điều gì không biết em sẽ trực tiếp trao đổi với nhân viên trong công ty. Em kết hợp các phương pháp này để có thể tìm hiểu rõ nhất về bộ máy của công ty. 5. Kết cấu của khóa luận Khóa luận sẽ làm rõ đề tài nghiên cứu với 3 chương sau đây: - Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp - Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính tại công ty cổ phần đầu tư thương mại và xây lắp Thiên Thai - Chương 3: Các kết luận và đề xuất tổ chưc công tác kế toán tại công ty cổ phần đầu tư thương mại và xấy lắp Thiên Thai 3 Phùng Thị Mùi – K45D3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP 1. Một số định nghĩa, khái niệm cơ bản về tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp Với sự phát triển của nền kinh tế và sự cạnh tranh ngày càng gay gắt thì tăng cường quản lý kinh tế sản xuất ngày càng được chú trọng. Trong đó, tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức quản lý doanh nghiệp. Hiện nay có rất nhiều quan điểm về tổ chức công tác kế toán, mỗi quan điểm thể hiện những cách tiếp cận khác nhau khi nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán. - Quan điểm thứ nhất của GSTS Ngô Thế Chi- học viện tài chính: “Tổ chức công tác kế toán là việc thực hiện ghi chép, phân loại , tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo những nội dung công tác kế toán bằng phương pháp khoa học của kế toán, phù hopwj với chính sách chế độ quản lý kinh tế quy đinh để phát huy chức năng vai trò quant trọng của kế toán.- trang 17 giáo trình kế toán tài chính. - Quan điểm thứ hai của PGS.TS Đỗ Minh Thành -đại học thương mại: Tổ chức công tác kế toán là tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức áp dụng các nguyên tắc, phương pháp kế toán nhằm thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin kinh tế tài chính phục vụ cho công tac quản lý kinh tế ở đơn vị. – trang 213 giáo trình nguyên lý kế toán. 2. Nguyên tắc và nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 2.1. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán Để thực hiện tốt công tác kế toán đáp ứng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp đòi hỏi tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải tuân theo một số nguyên tắc: ♦ Nguyên tắc thứ nhất, tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo thu nhận toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Mục đích của công tác kế toán là thu nhận, xử lý và phân tích các thông tin của các hoạt động kinh tế phát sinh. ♦ Nguyên tắc thứ hai, tổ chức công tác kế toán phải tuân theo các văn bản pháp lý về kết toán hiện hành của nhà nước Để thực hiện việc quản lý thống nhất công tác kế toán, Nhà nước ban hành hệ thống pháp lý về kế toán. Luật kế toán qui định về nội dung công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, người làm công tác kế toán,…Khi tổ chức công tác kế toán tuân theo các qui định, văn bản pháp lý này sẽ đảm bảo cho kế toán mộ công cụ quản lý, giám sát chặt chẽ mọi hoạt động kinh tế, cung cấp thông tin đầy đủ đáp ứng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. ♦ Nguyên tắc thứ ba, tổ chức công tác kế toan phải phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý của đơn vị. 4 Phùng Thị Mùi – K45D3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà Mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm và điều kiện khác nhau, có những yêu cầu quản lý khác nhau. Vì vậy, tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp không thể giống nhau. Mà khi tổ chức công tác kế toán phải căn cứ và đảm bảo phù hợp với đặc điểm, điều kiện, trình độ ky thuật, trình độ quản lý của mỗi daonh nghiệp. ♦ Nguyên tắc thứ tư, lựa chọn những người có đủ năng lực và điều kiện làm công tác kế toán. Người làm kế toán phải có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, có trình độ chuyên môn đáp ứng được yêu cầu công tác kế toán. Nguyên tắc thứ năm, tổ chưc công tác kế toán trong các đơn vị phải đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả. Theo nguyên tắc này, tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo khoa học hợp lý, thực hiện tốt chức năng, vai trò của kế toán để đạt hiệu quả công việc cao nhất cũng như tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp. 2.2. Nội dung tổ chức công tác kế toán Tổ chức công tác kế toán là một hệ thống các yếu tố cấu thành bao gồm nhiều nội dung khác nhau. Bởi vây, trước khi thực hiện các công việc của tổ chức công tác kế toán chúng ta phải thực hiện hai bước: ► Xác định yêu cầu thông tin Tổ chức công tác kế toán trong DN cần đáp ứng việc cung cấp thông tin trung thực, hợp lý và đáng tin cậy cho các đối tượng sử dụng thông tin. Do đó, khi tiến hành tổ chức công tác kế toán, việc phân tích và xác định nhu cầu thông tin là nội dung có ý nghĩa quan trọng. ► Xây dựng danh mục đối tượng kế toán Đối tượng kế toán được hiểu một cách chung nhất là tất cả những gì kế toán phải theo dõi, phải ghi chép khi có biến động và phải cung cấp thông tin. Đối tượng kế toán là tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của DN. Đối tượng kế toán được xác định dựa trên cơ sở các yêu cầu thông tin mà kế toán phải cung cấp. Khi xây dựng danh mục đối tượng kế toán cần lưu ý những vấn đề sau: - Xây dựng theo mức độ từ tổng hợp đến chi tiết. - Xác định đối tượng quản lý có liên quan - Xây dựng hệ thống mã số cho đối tượng quản lý chi tiết Các bước cần phải làm: 5 Phùng Thị Mùi – K45D3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà  Phân loại các hoạt động theo từng chu trình kinh doanh: phân loại các hoạt động xảy ra trong quá trình sản xuất của DN theo các chu trình doanh thu, chi phí, tài chính, sản xuất.  Đối với mỗi hoạt động, căn cứ vào yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý để xác định các đối tượng cần theo dõi chi tiết thường là theo dõi theo từng chu trình (chu trình doanh thu, chi phí, sản xuất, tài chính,..)  Tổng hợp các hoạt động trong mỗi chu trình để xác định các đối tượng theo dõi chi tiết cho từng chu trình  Thiết lập danh mục các đối tượng cần theo dõi chi tiết cho DN Sau khi xác định các đối tượng cần theo dõi, chúng ta sẽ xác định các nội dung chi tiết cần thu thập cho các đối tượng đó bao gồm:  Mã đối tượng  Tên đối tượng  Các nội dung mô tả cho đối tượng: địa chỉ, mã số thuế,…  Các nội dung cần thu thập do yêu cầu quản lý và yêu cầu thông tin đặt ra: quản lý theo khu vực, theo loại khách hàng,… Mã hóa các đối tượng chi tiết: được xem là một biểu diễn ngắn gọn theo quy ước những thuộc tính và cách thức quản lý của đối tượng mã hóa. Lợi ích của việc mã hóa: - Giúp nhận diện không nhầm lẫn, chính xác, dễ dàng và nhanh chóng từng đối tượng quản lý - Giúp quản lý và tập hợp các đối tượng chi tiết theo các thuộc tính, tiêu thức cần quản lý - Thông qua bộ mã mang các nội dung và tiếu thức quản lý, có thể trích lọc, phân tích thông tin theo các nội dung dung yêu cầu của người sử dụng thông tin 2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán là nội dung rất quan trọng của tổ chức công tác kế toán. Bộ máy kế toán trong DN cần được hiểu như một tập hợp cán bộ, nhân viên kế toán cùng các phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán, thông tin được trang bị để thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ khâu tổng hợp, phân tích và cung cấp thông tin. Đây 6 Phùng Thị Mùi – K45D3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà là một trong những công việc khá phức tạp trong tổ chức công tác kế toán. Để xây dựng mô hình bộ máy kế toán ở DN một cách khoa học hợp lý cần căn cứ vào các đặc điểm sau: - Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của DN - Đặc điểm và quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh của DN - Quy mô và phạm vi địa bàn hoạt động sản xuất kinh doanh - Mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nôi bộ của DN - Trình độ trang thiết bị, sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại, máy tính,.. - Biên chế bộ máy kế toán và trình độ chuyên môn nghề nghiệp của đội ngũ nhân viên kế toán hiện có Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung là hình thức tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp được tiến hành tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp. Ở các bộ phận khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán doanh nghiệp để xử lý và tiến hành công tác kế toán. Ưu điểm: Là tạo điều kiện thuận lợi để vận dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại. Đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất công tác kế toán, thuận tiên cho việc cơ giới hóa công tác kế toán, kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán kịp thời, bồi dưỡng và nâng cao trình độ của cán bộ, nhân viên kế toán, nâng cao hiệu suất công tác kế toán. Nhược điểm:hạn chế trong việc giám sát, kiểm tra của kế toán các đơn vị phụ thuộc. Điều kiện áp dụng: áp dụng cho các đơn vị có quy mô nhỏ và vừa, tổ chức hoạt động tập trung trên cùng địa bàn, hoặc ở những đơn vị có quy mô lớn địa bàn phân tán nhưng đã được trang bị các phương tiện kỹ thuật hiện đại. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán: 7 Phùng Thị Mùi – K45D3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà Hình thức tổ chức kế toán phân tán là hình thức tổ chức mà công tác kế toán không những được tiến hành ở phòng kế toán doanh nghiệp mà còn được tiến hành ở những bộ phận khác như phân xưởng hay đơn vị sản xuất trực thuộc doanh nghiệp. Công việc kế toán ở những bộ phận khác do bộ máy kế toán ở nơi đó đảm nhận từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ đến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế toán và lập báo cáo kế toán trong phạm vi của bộ phận theo qui định của kế toán trưởng. Phòng kế toán của doanh nghiệp thực hiện tổng hợp số liệu từ báo cáo ở các bộ phận gửi về, phản ánh các nghiệp vụ có tính chất chung toàn doanh nghiệp, lập báo cáo theo quy định của Nhà nước, đồng thời thực hiện việc hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán của các bộ phận. Ưu điểm: công tác kế toán gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh tạo điều kiện cho kế toán kiểm tra, giám sát trực tiếp hoạt động kinh tế tài chính Nhược điểm: bộ máy kế toán cồng kềnh, thông tin cung cấp thường không được kịp thời, hạn chế sự kiểm tra, chỉ đạo giám sát của lãnh đạo đơn vị đối với toàn hoạt động của DN Hình thức kế toán này được vận dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có quy mô lớn - liên hợp sản xuất kinh doanh. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hình thức tổ chức bộ máy kết hợp hai hình thức tổ chức trên, bộ máy tổ chức theo hình thức này gồm phòng kế toán trung tâm của doanh nghiệp và các bộ phận kế toán hay nhân viên kế toán ở các đơn vị - bộ phận khác. Phòng kế toán trung tâm thực hiện các nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn doanh nghiệp và các bộ phận khác không tổ chức kế toán, đồng thời thực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ các bộ phận khác có tổ chức kế toán gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiễm tra kế toán toàn đơn vị. Các bộ phận kế toán ở các bộ phận khác thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân công của phòng kế toán trung tâm. Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm. 8 Phùng Thị Mùi – K45D3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà Ưu điểm: tạo điều kiện cho kế toán gắn với các hoạt động của DN, kiểm tra, giám sát chặt chẽ các hoạt động một cách có hiệu quả. Nhược điểm: bộ máy kế toán cồng kềnh Hình thức tổ chức bộ máy kế toán này thường phù hợp với những đơn vị có qui mô lớn nhưng các bộ phận phụ thuộc có sự phân cấp quản lý khác nhau thực hiện công tác quản lý theo sự phân công đó. Do đặc thù xử lý của hệ thống kế toán máy tính và các hỗ trợ khác của tiến bộ công nghệ thông tin mà tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện kế toán máy tính có những khác biệt rất cơ bản so với tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện thủ công. Những khác biệt đó bắt nguồn từ khả năng cùng chia sẻ dữ liệu cho nhiều người, khả năng khắc phục những giới hạn, thời gian, vị trí địa lý, khả năng xử lý đồng thời khối lượng nghiệp vụ rất lớn, khả năng kiểm tra, xét duyệt, tổng hợp, phân tích trên hệ thống mạng…Bên cạnh đó, công nghệ thông tin cũng mang lại những thách thức ảnh hưởng đến việc tổ chức bộ máy kế toán, đó là khả năng gian lận của nhân viên kế toán sẽ nâng cao, độ bảo mật, an toàn thông tin có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng do rất nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan. Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp được tổ chức khoa học, hợp lý sẽ giúp hệ thống thông tin kế toán đáp ứng được các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp trong việc ghi nhận, xử lý, cung cấp thông tin và đảm bảo an toàn của tài sản. Khi có hệ thống máy tính hỗ trợ thì hầu hết hiện nay các doanh nghiệp đều sử dụng hình thức hệ thống kế toán tập trung. 2.2.2. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán 2.2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán Là khâu quan trọng đối với toàn bộ quy trình kế toán vì nó cung cấp nguyên liệu đầu vào về các đối tượng kế toán cũng như cung cấp thông tin ban đầu cho toàn bộ tổ chức công tác kế toán sau này. Cơ sở xây dựng hệ thống chứng từ kế toán là chế độ chứng từ kế toán, đặc điểm vận động của các chứng từ kế toán, đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lí của doanh nghiệp. Có nhiều cách tiếp cận để xây dựng hệ thống chứng từ cho doanh nghiệp, nhưng cách tiếp cận phổ biến hiện nay là tiếp cận theo chu trình kinh doanh. Trong mỗi chu kì kinh doanh, phân tích các hoạt động được thực hiện, các bộ phận co liên quan và các đối tượng có tham gia vào quá trình hoạt động đó, từ đó xác định các 9 Phùng Thị Mùi – K45D3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà chứng từ cần được lập va hình thành nên danh mục chứng từ kế toán. Vi dụ: trong chu trình doanh thu của một doanh nghiệp kinh doanh thương mại, có các hoạt động: - Nhận và xử lí đơn đặt hàng của khách hàng - Lập lệnh bán hàng - Xuất hàng và lập hóa đơn - Ghi nhận nghiệp vụ bán chịu vào các số kế toán có liên quan. - Ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu, các khoản giam trừ nợ phải thu (nếu có) - Thu tiền của khách hàng và ghi số kế toán nghiệp vụ khách hàng thanh toán - Các bộ phận có liên quan đến hoạt động bán chịu và thu tiền nói trên gồm: Bộ phận nhận, xử lí đơn đặt hàng va lập lệnh bán hàng Bộ phân xét duyệt nghiệp vụ bán chịu Bộ phận giao hàng Bộ phận lập hóa đơn Bộ phận kho Bộ phận vận chuyển( có thể thuê ngoài vận chuyển hàng hóa cho khách hàng) - Kế toán phải thu, kế toán bán hàng, kế toán kho, kế toán tổng hợp Khi xây dựng danh mục chứng từ sao cho phù hợp với đặc điểm hoạt động của DN dựa vào hệ thống chứng từ kế toán của Nhà nước ban hành áp dụng cho từng loại hình DN. Cụ thể là kế toán trưởng sẽ căn cứ vào danh mục chứng từ kế toán thống nhất thuộc chế độ kế toán mà DN áp dụng và căn cứ vào đặc điểm, yêu cầu quản lý đơn vị để lựa chọn và quy định việc sử dụng mẫu chứng từ kế toán phù hợp, đồng thời quy định rõ người chịu trách nhiệm ghi chứng từ kế toán. Sau khi xây dựng danh mục chứng từ, cần lưu ý đối với các chứng từ không có trong hệ thống chứng từ theo chế độ kế toán, cần thiết kế mẫu biểu và hướng dẫn phương pháp lập chứng từ. Khi tổ chức lập và luân chuyển chứng từ cần đưa ra các quy định về văn bản mô tả quy trình, sau đó trình bày dưới hình thức lưu đồ chứng từ và đính kèm tất cả các mẫu biểu có liên quan. Nguyên tắc khi thiết kế quy trình lập va luân chuyển chứng từ là đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả của quá trình xử lí, đáp ứng các yêu cầu kiểm soát nhằm đảm bảo tất cả dữ liệu cần được ghi nhận đầy đủ, chính xác, kịp thời tài sản được an toàn. Quy trình lập luân chuyển chứng từ cần được 10 Phùng Thị Mùi – K45D3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà xây dựng dựa trên các chức năng của quá trình xử lí, không nên gắn chặt lấy một bộ phận hay một con người cụ thể nhằm đảm bảo tính linh hoạt cho hệ thống kế toán. Tổ chức hạch toán ban đầu: thiết lập các quy định về lập chứng từ, xử lý, kiểm tra chứng từ, phân loại và tổng hợp chứng từ sao cho phải đảm bảo được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời vào các chứng từ kế toán. Bao gồm các công việc: + Lập chứng từ : Chứng từ kế toán hiện hành được yêu cầu lập đầy đủ số liên theo qui định, ghi chép phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ. Không tẩy xoá, sửa chữa trên chứng từ, nếu viết sai không xé rời khỏi cuốn chứng từ. Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung qui định cho chứng từ kế toán. + Ký chứng từ: Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh qui định trên chứng từ mới có giá trị hiện thực. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo qui định của pháp luật. Phải ký bằng bút bi hoặc bút mực không ký bằng bút đỏ, bút chì và phải đăng ký chữ ký mẫu theo qui định. Thủ trưởng và kế toán trưởng không ký trên chứng từ trắng, mẫu in sẵn, séc trắng. + Tổ chức thu nhận thông tin kế toán phản ánh trong các chứng từ kế toán: Xác định rõ các mẫu chứng từ kế toán thích hợp đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.Xác định rõ người chịu trách nhiệm trực tiếp ghi nhận hoặc trực tiếp liên quan đến việc ghi nhận + Kiểm tra chứng từ kế toán: trước khi được sử dụng để ghi sổ, chứng từ kế toán cần được kiểm tra nhằm đảm bảo tính hợp lệ, hợp lệ hợp pháp, tính trung thực, chính xác, khách quan về nội dung nghiệp vụ kinh tế cũng như kiểm tra các mẫu chứng từ đã đúng với quy định. Sau đó xử lý chứng từ kế toán : chỉnh lý những thiếu sót nếu có, chuẩn bị cho việc ghi sổ kế toán như lập bảng tổng hợp chứng từ gốc , bảng phân bổ, định khoản, …; nếu phát hiện có hành vi vi phạm phải từ chối thực hiện việc xuất quỹ, thanh toán, xuất kho, … đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:  Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;  Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt; 11 Phùng Thị Mùi – K45D3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà  Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; Khi xây dựng quy trình lập và luân chuyển chứng từ cần lưu ý đến các ảnh hưởng của việc sử dụng phần mền kế toán. Khi sử dụng phần mềm kế toán, có nhiều chứng từ do phần mềm thiết kế in ra, do đó không thể la cơ sở nhập liệu. Đồng thời có nhiều công việc được thực hiện riêng lẽ khi làm kế toán thủ công có thể gộp chung khi làm kế toán máy. Điều này sẽ dẫn đến việc điều chỉnh quy trình cho phù hợp. Khi tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa, thay cho việc ghi sổ thủ công là việc nhập liệu vào phần mềm kế toán. Do đó khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cần xác định các nội dung nhập liệu cần thiết vào phần mềm và các thủ tục kiểm soát quy trình nhập liệu liên quan. Việc xác định các nội dung dữ liệu nhập và các thủ tục kiểm soát quá trình nhập liệu cũng là một trong những cơ sở để lựa chọn phần mềm kế toán. 2.2.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Là việc thiết lập danh mục tài khoản kế toán ở DN đủ để phản ánh toàn bộ các đối tượng kế toán và tổ chức việc ghi chép trên các tài khoản sử dụng nhằm phục vụ công việc tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán nhằm đáp ứng những yêu cầu của thông tin kế toán. Hệ thống tài khoản kế toán phải đáp ứng yêu cầu phân loại các nghiệp vụ kinh tế theo từng đối tượng kế toán giúp cho người quản lý nắm được tình hình hiện có và sự biến động của mỗi đối tượng kế toán cụ thể. Nó bao gồm các công việc: - Xác định số lượng TK tổng hợp, TK chi tiết áp dụng ở đơn vị theo các nguyên tắc sau: + Đảm bảo bao quát được đầy đủ tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của DN. + Không được tự ý thêm các TK tổng hợp ngoài các TK đã quy định trong hệ thống TK kế toán + Các Tk chi tiết có thể được mở thêm để thuận tiện cho việc yêu cầu quản lý của DN + Hệ thống TK kế toán cần được xây dựng đơn giản, dễ làm, hợp lý. + Hệ thống TK có thể đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng phần mềm và máy tính thỏa mãn thông tin cho các nhà quản lý và quản trị 12 Phùng Thị Mùi – K45D3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà -Xác định nội dung, kết cấu, phạm vi ghi chép trên các TK kế toán tổng hợp và chi tiết: xây dưng phù hợp với từng DN cụ thể , đảm bảo tính thống nhất của chế độ kế toán Nhà nước quy định Khi xây dựng hệ thống TK kế toán, ta xây dựng từ TK tổng hợp đến TK chi tiết. Dựa vào đặc điểm, tính chất của các hoạt động sản xuất kinh doanh để xác định hệ thống TK tổng hợp cần sử dụng để phản ánh các đối tượng kế toán của DN trên cơ sở hệ thống TK kế toán thống nhất thuộc chế độ kế toán. Sau đó DN xây dựng TK chi tiết trên cơ sở các TK kế toán chi tiết quy định trong hệ thống TK kế toán thống nhất. DN có thể mở các TK chi tiết khác ngoài các TK trong hệ thống TK kế toán sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm từng đối tượng kế toán mà không cần phải xin phép Bộ tài chính Hệ thống TK kế toán thống nhất bao gồm có 9 loại trong bảng danh mục các hệ thống TK theo phương pháp ghi kép và 1 loại ngoài bảng theo phương pháp ghi đơn bao gồm: Loại 1, 2 : Nhóm tài khoản Tài sản Loại 3, 4 : Nhóm Tài khoản Nguồn vốn Loại 5, 6, 7, 8, 9: Nhóm Tài khoản trung gian Loại 0 : Có số dư cuối kỳ ghi ngoài bảng Cân đối kế toán -Xác định các nguyên tắc và phương pháp hạch toán chủ yếu áp dụng ở DN: khi thực hiện hạch toán, ghi chép trên TK kế toán đòi hỏi đơn vị phải xác định được các nguyên tắc phương pháp hạch toán chủ yếu. Các nguyên tắc và phương pháp hạch toán cần được xác định trong quy định chung trong luật kế toán , các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán đồng thời phải căn cứ vào đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của đơn vị Cách thức xây dựng hệ thống tài khoản sẽ được thực hiện thông qua các nội dung sau: - Phân loại các nghiệp vụ kế toán ghi nhận theo từng chu trình kinh doanh - Đối với mỗi nghiệp vụ, xác định các đối tượng kế toán liên quan - Đối với mỗi đối tượng kế toán trog từng nghiệp vụ, xác định các yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lí liên quan đối tượng( tài khoản) đó 13 Phùng Thị Mùi – K45D3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà - Tổng hợp các đối tượng kế toán và yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lí liên quan theo cho từng chu trình - Thiết lập danh mục các tài khoản sử dụng cho hệ thống kế toán theo bảng sau ` Tên tài khoản Các nghiệp vụ liên quan Các yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lí - Mã hóa các tài khoản kế toán Trong hệ thống kế toán của Việt Nam các đối tượn kế toán sẽ được theo dõi qua hệ thống tài khoản kế toán bao gồm cấp 1 va cấp 2. Các tại khoản cấp 1 va 2 được thiết lập chỉ để phản ánh nội dung chủ yếu của từng đối tượng kế toán. Tuy nhiên để theo dõi, phân tích sự biến động của các đối tượng kế toán theo các đối tượng quản lí thì phải mở các tài khoản chi tiết cho các tài khoản có liên quan, Do đó mã tài khoản( hay số hiệu) sẽ thể hiện nội dung của đối tượng kế toán( ở cấp 1, cấp 2 ) và thể hiện các đối tượng quản lí chi tiết( ở cấp 2 ,cấp 3, cấp 4 ….) Việc tiến hành thiết lập mã hóa các tài khoản sẽ dựa trên các cơ sở sau: - Hệ thống tài khoản cấp 1, cấp 2 của chế độ kế toán ban hành - Các đối tượng quản lí chi tiết cần theo dõi liên quan đến các đối tượng kế toán - Khả năng mở các tài khoản cấp con trong hệ thống tài khoản của phần mềm kế toán sử dụng. - Khả năng theo dõi chi tiết của hệ thống tài khoản đối với các đối tượng quản lí của phần mềm kế toán sử dụng. Cách thức mã hóa các tài khoản có theo dõi chi tiết - Xác định các đối tượng kế toán và các yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lí cần theo dõi cho từng đối tượng( bảng trên) - Đối với các yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lí có quan hệ phân cấp với nhau, phân loại các yêu cầu cừ cấp cao( cấp tổng hợp) đến cấp thấp ( cấp chi tiết ) - Xác định các đối tượng quản lí có thể được theo dõi chi tiết cho 1 tài khoản trong phần mềm kế toán sử dụng: Việc chọn các đối tượng quản lí để theo dõi chi tiết cho tài khoản phụ thuộc vào đặc tính của từng phần mềm kế toán. Có những phần mềm 1 tài khoản theo nhiều đối 14 Phùng Thị Mùi – K45D3