Tìm hiểu một số nghiệp vụ tổ chức thực hiện xuất khẩu trực tiếp hàng dệt may sang thị trường hoa kỳ tại công ty cổ phần may sài gòn 3

  • Số trang: 28 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 9 |
  • Lượt tải: 0
nganguyen

Đã đăng 34173 tài liệu

Mô tả:

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG CƠ SỞ II TẠI TP. HỒ CHÍ MINH CHUYÊN NGÀNH: KINH TẾ ĐỐI NGOẠI BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU MỘT SỐ NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC THỰC HIỆN XUẤT KHẨU TRỰC TIẾP HÀNG DỆT MAY SANG THỊ TRƯỜNG HOA KỲ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY SÀI GÒN 3 Họ và tên sinh viên : Huỳnh Thị Ngọc Thu Khóa : K47D Lớp : A14 Mã số sinh viên : 0851015632 Giáo viên hướng dẫn : Th.S Nguyễn Thị Phương Chi Tp. Hồ Chí Minh, tháng 8 năm 2011 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 4 Chương 1: Tổng quan về Công ty CP May Sài Gòn 3 5 I. Sơ lược về Công ty ........................................................................................... 5 II. Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty ............................................................... 6 1. Chức năng và nhiệm vụ................................................................................. 6 2. Cơ cấu tổ chức .............................................................................................. 6 III. Tình hình xuất khẩu của Công ty CP May Sài Gòn 3 sang thị trường Hoa Kỳ giai đoạn 2008-2010 ............................................................................................. 8 1. Phân tích kim ngạch xuất khẩu theo cơ cấu mặt hàng .................................... 8 2. Phân tích kim ngạch xuất khẩu theo điều kiện thương mại ............................ 9 3. Phân tích kim ngạch xuất khẩu theo phương thức thanh toán ...................... 10 IV. Tóm tắt quá trình thực tập giữa khóa tại Công ty CP May Sài Gòn 3............ 10 Chương 2: Tổ chức thực hiện xuất khẩu trực tiếp hàng thành phẩm sang thị trường Hoa Kỳ tại Công ty CP May Sài Gòn 3 12 I. Sơ đồ tổ chức thực hiện ................................................................................... 12 II. Nhận xét và đánh giá chung về quy trình ....................................................... 18 1. Thuận lợi .................................................................................................... 18 2. Khó khăn .................................................................................................... 18 Chương 3: Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp hàng thành phẩm sang thị trường Hoa Kỳ 20 I. Một số dự báo về cơ hội và thách thức đối với Công ty CP May Sài Gòn 3 khi xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Hoa Kỳ .............................................. 20 1. Cơ hội ......................................................................................................... 20 2. Thách thức .................................................................................................. 20 II. Định hướng phát triển của công ty giai đoạn 2011-2015 ................................ 21 III Đề xuất để hoàn thiện nghiệp vụ.................................................................... 23 1. Hoàn thiện nghiệp vụ hải quan .................................................................... 23 2. Hoàn thiện nghiệp vụ và giành quyền vận tải .............................................. 23 KẾT LUẬN 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 PHỤ LỤC 27 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức của Công ty Cổ phần May Sài Gòn 3. ............................... 4 Sơ đồ 1.2: Sơ đồ cơ cấu phòng Xuất Nhập Khẩu. .................................................... 5 Bảng 1.1: Kim ngạch xuất khẩu theo cơ cấu mặt hàng ............................................ 5 Bảng 1.2: Kim ngạch xuất khẩu theo điều kiện thương mại Incoterms 2000 ............ 6 Bảng 1.3: Kim ngạch xuất khẩu theo phương thức thanh toán giai đoạn ................. 7 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức xuất khẩu .......................................................................... 9 LỜI MỞ ĐẦU Trong quá trình học tập chuyên ngành Kinh tế đối ngoại tại Trường ĐH Ngoại Thương Cơ Sở 2, người viết đã được trang bị kiến thức về lý luận, các học thuyết kinh tế và bài giảng về các vấn đề thương mại quốc tế, nghiệp vụ ngoại thương, vận tải giao nhận và bảo hiểm…Và giai đoạn thực tập giữa khóa dành cho sinh viên năm 3 chính là cơ hội để người viết được tiếp cận thực tế, từ đó kết hợp với lý thuyết đã học có nhận thức khách quan đối với các vấn đề xoay quanh những kiến thức về hoạt động xuất nhập khẩu. Khoảng thời gian thực tập 5 tuần tại Công ty Cổ phần May Sài Gòn 3, được sự giúp đỡ tận tình của các anh chị trong phòng Xuất Nhập Khẩu, người viết có điều kiện nắm bắt tổng quát chung về tình hình hoạt động của công ty trong giai đoạn 2008-2010 và hoàn thành được bài báo cáo thực tập của mình với đề tài: “TÌM HIỂU MỘT SỐ NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC THỰC HIỆN XUẤT KHẨU TRỰC TIẾP HÀNG DỆT MAY SANG THỊ TRƯỜNG HOA KỲ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY SÀI GÒN 3”, trong đó đi sâu nghiên cứu nghiệp vụ tổ chức thực hiện xuất khẩu từ khâu chuẩn bị hàng đến khâu giao hàng lên phương tiện vận tải hoặc giao cho người chuyên chở do nhà nhập khẩu chỉ định. Bài báo cáo có kết cấu ba chương, bao gồm:  Chương 1: Tổng quan về Công ty CP May Sài Gòn 3  Chương 2: Tổ chức thực hiện xuất khẩu trực tiếp hàng thành phẩm sang thị trường Hoa Kỳ tại Công ty CP May Sài Gòn 3  Chương 3: Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp hàng thành phẩm sang thị trường Hoa Kỳ Tuy nhiên, do đây là lần đầu tiên người viết tiếp xúc với việc tìm hiểu quy trình thực tế và hạn chế về lượng kiến thức nên không thể tránh khỏi những thiếu sót khi trình bày báo cáo cũng như những đánh giá chủ quan của người viết về quy trình được nêu, người viết rất mong nhận được đánh giá từ phía Công ty và Giáo viên hướng dẫn. Chương 1: Tổng quan về Công ty CP May Sài Gòn 3 I. Sơ lược về Công ty Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN MAY SÀI GÒN 3. Tên giao dịch: SAIGON 3 GARMENT JOINT – STOCK COMPANY. Tên viết tắt: GATEXIM. Địa chỉ: 86 Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam. Văn phòng: 40/32 Quốc Lộ 13, Phường Hiệp Bình Phước, Quận Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam. Điện thoại: (08) 37271140 – 37271153. Fax: (08) 37271143 – 37271362. Mã số thuế: 0302427278. Email: tochuc@saigon3.com.vn; personel@saigon3.com.vn. Website: www.saigon3.com.vn. Công ty được thành lập từ năm 1986, tiền thân là Công ty May Sài Gòn 3 trực thuộc sở công nghiệp và đã chuyển từ Doanh nghiệp Nhà nước sang Công ty Cổ phần với vốn nhà nước 10% theo quyết định số 785/QĐ-TTg ngày 27/6/2001 của Thủ Tướng Chính Phủ từ ngày 11 tháng 10 năm 2001. Công ty Cổ phần May Sài Gòn 3 hiện có khoảng 2800 cán bộ công nhân viên cùng với 6 xí nghiệp trực thuộc trong đó:  Năng lực sản xuất: 800 000 pcs – 900000 pcs/ tháng.  Mặt hàng sản xuất chính: Quần Jeans và Khaki nam, nữ.  Khách hàng chính: Levi’s, Liz Claiborne, JC Penney, Lucretia, Uniqlo, Mitsubishi, AIC, NI Teijin, Esprit, Maytex, Excel Kind, Saitex, ANF, Pacsun, Polo Raph Lauren…  Thị trường xuất khẩu: Nhật Bản (45%), Hoa Kỳ (40%), Châu Âu (10%) và 5% các thị trường khác như Hàn Quốc, Đài Loan… Ngành nghề kinh doanh:  Sản xuất kinh doanh xuất – nhập khẩu hàng may mặc.  Nhập khẩu nguyên phụ liệu, máy móc, thiết bị, công nghệ và phụ tùng phục vụ cho sản xuất các mặt hàng ngành dệt may.  Xuất khẩu các mặt hàng ngành dệt may.  Mua bán nguyên phụ liệu, thiết bị ngành may, quần áo.  Kinh doanh nhà đất.  Môi giới bất động sản.  Cho thuê nhà, dịch vụ tư vấn về quản lý kỹ thuật may. II. Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty 1. Chức năng và nhiệm vụ Nhiệm vụ chính của công ty là nhập khẩu nguyên phụ liệu và sản xuất hàng may xuất theo hai hình thức gia công xuất khẩu và sản xuất xuất khẩu, trong đó chú trong gia tăng xuất khẩu hàng FOB qua các năm. Bên cạnh đó, công ty còn đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng trong nước bằng cách xây dựng thêm Trung tâm thời trang Sài Gòn 3 và các đại lý tiêu thụ sản phẩm của công ty. Tuy các cửa hàng này về quy mô thì không lớn so với các shop thời trang trên thị trường nội địa nhưng nó góp phần mở rộng và nâng cao uy tín của công ty. 2. Cơ cấu tổ chức Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo cơ cấu phân cấp quản lý, theo chức năng và phân công công việc. Lãnh đạo công ty tham gia phụ trách trực tiếp từng cơ sở. Cơ cấu này nhằm giúp cho các phòng ban có thể hỗ trợ cho Ban Giám Đốc của Công ty vừa điều hành tốt vừa đảm bảo tính tuân thủ tại công ty. Giám đốc là người quyết định công việc, các phòng ban chức năng giúp Giám đốc về chuyên môn, nghiệp vụ, chỉ huy hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty. Quan hệ giữa các phòng ban với nhau là quan hệ phối hợp, các phòng ban chuyên môn chỉ tham mưu và làm nhiệm vụ nghiệp vụ, các phòng ban chức năng không có quyền ra quyết định hay mệnh lệnh. Quan hệ cấp dưới là quan hệ hướng dẫn, hỗ trợ, giúp đỡ nhằm cụ thể hóa để thực thi mệnh lệnh của Giám đốc. Có thể nói cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp đóng vai trò là yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành công hay thất bại cho hoạt động sản xuất của công ty được thuận lợi tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững lâu dài. Mô hình quản lý được công ty áp dụng phù hợp với quy mô và tầm hoạt động của công ty, thực hiện được chế độ thủ trưởng có hiệu quả, tránh trùng lắp, chồng chéo công việc, những vẫn phát huy được năng lực và trí tuệ của đội ngũ chuyên môn, cán bộ chuyên môn nghiệp vụ. TỔNG GIÁM ĐỐC P. GĐ KỸ THUẬT P.KỸ THUẬT P. GĐ KẾ HOẠCH SX P.THIẾT BỊ XN MINAKO 1 P.KẾ HOẠCH XN MINAKO 2 P.XNK P. GĐ NỘI CHÍNH P.KINH DOANH XN MINAKO 3 TRUNG TÂM THỜI TRANG XN BÌNH PHƯỚC P.TỔ CHỨC NHÂN SỰ P. GĐ TÀI CHÍNH BAN QUẢN LÝ XN THỊNH PHƯỚC P.KẾ TOÁN XN HIỆP PHƯỚC Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức của Công ty Cổ phần May Sài Gòn 3. (Nguồn: Phòng Tổ chức nhân sự Công ty CP May Sài Gòn 3). TRƯỞNG PHÒNG PHÓ PHÒNG BỘ PHẬN CHỨNG TỪ BỘ PHẬN GIAO DỊCH BỘ PHẬN GIAO NHẬN Sơ đồ 1.2: Sơ đồ cơ cấu phòng Xuất Nhập Khẩu. (Nguồn: Phòng Xuất Nhập Khẩu Công ty CP May Sài Gòn 3) III. Tình hình xuất khẩu của Công ty CP May Sài Gòn 3 sang thị trường Hoa Kỳ giai đoạn 2008-2010 1. Phân tích kim ngạch xuất khẩu theo cơ cấu mặt hàng Bảng 1.1: Kim ngạch xuất khẩu theo cơ cấu mặt hàng SL: Sản lượng (ĐVT: cái); GT: Giá trị (ĐVT: USD) Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Mặt hàng Áo Jacket SL GT SL GT SL GT 15.609 385.147 0 0 2.500 67.000 Quần các loại (Quần âu, Jeans, 3.822.682 38.962.612 3.704.323 38.364.848 3.796.467 38.869.355 Khaki,...) Tổng cộng 3.838.291 39.347.759 3.704.323 38.364.848 3.798.967 38.936.355 (Nguồn: Báo cáo tình hình kinh doanh XNK năm 2008-2010 của Phòng XNK) Nhận xét: Các mặt hàng xuất khẩu chủ yếu của công ty là quần âu, Jeans, áo Jacket và một số quần áo khác. Trong đó mặt hàng quần dài là mặt hàng xuất khẩu chủ lực của công ty, chiếm tỷ trọng cao nhất, có ảnh hưởng lớn đến kinh ngạch xuất khẩu của công ty. Bên cạnh đó, mặt hàng Jeans là mặt hàng mang lại kim ngạch lớn thứ hai sau mặt hàng quần dài. Thị trường tiêu thụ áo Jacket giảm sút, cụ thể trong năm 2009 công ty ngưng xuất khẩu áo Jacket sang thị trường Hoa Kỳ và năm 2010 thì xuất khẩu với số lượng ít (chỉ bằng 16% so với năm 2008) . Nguyên nhân khối lượng tiêu thụ giảm là do mặt hàng này có thể sử dụng lâu dài, ít thay đổi. Mặt khác, áo Jacket có nhiều chi tiết phức tạp, đầu tư máy móc thiết bị nhiều, khó đạt năng suất cao. Song song đó thì công ty cũng đã chuyên môn hóa và mở rộng sản xuất các mặt hàng khác như Jeans, Khaki để xuất khẩu. Điều này cho thấy Ban Giám Đốc công ty đã rất nhạy bén với sự biến động của thị trường và linh hoạt điều tiết chiến lược kinh doanh phù hợp với xu thế thị trường nhằm đạt mục tiêu và kế hoạch kinh doanh đã đề ra. 2. Phân tích kim ngạch xuất khẩu theo điều kiện thương mại Bảng 1.2: Kim ngạch xuất khẩu theo điều kiện thương mại Incoterms 2000 ĐVT: Giá trị (USD), Tỷ trọng (%) Năm Incoterms 2008 2000 Giá trị 2009 Tỷ trọng Giá trị 2010 Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng FCA 35.591.506 90,45 35.291.159 91,99 35.720.522 91,74 FOB 3.756.253 9,55 3.073.689 8,01 3.215.833 8,26 Tổng cộng 39.347.759 100 38.364.848 100 38.936.355 100 (Nguồn: Báo cáo tình hình kinh doanh XNK năm 2008-2010 của Phòng XNK) Nhận xét: Công ty xuất khẩu hàng hóa sang thị trường Hoa Kỳ qua các năm theo điều kiện FCA (chiếm hơn 90%) và FOB (chưa tới 10%). Nguyên nhân là do sản phẩm của công ty được xuất khẩu chủ yếu cho các tập đoàn lớn như JC Penny, Levi’s, Liz Claiborne, Abercrombi & Fitch (ANF),… Các tập đoàn này đã có sẵn chuỗi cung ứng và logistics nên hàng hóa phần lớn được giao cho người chuyên chở của đối tác tại Việt Nam. 3. Phân tích kim ngạch xuất khẩu theo phương thức thanh toán Bảng 1.3: Kim ngạch xuất khẩu theo phương thức thanh toán ĐVT: Giá trị (USD), Tỷ trọng (%) Phương thức 2008 2009 2010 thanh toán Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng L/C at sight 20.142.674 51,19 19.021.426 49,58 23.001.651 59,07 T/T 19.205.085 48,81 19.343.422 50,42 15.934.704 40,93 Tổng cộng 39.347.759 100 38.364.848 100 38.936.355 100 (Nguồn: Báo cáo tình hình kinh doanh XNK năm 2008-2010 của Phòng XNK) Khi xuất khẩu sang thị trường Hoa Kỳ, công ty áp dụng cả hai hình thức thanh toán L/C at sight và T/T. Phương thức thanh toán L/C at sight được công ty áp dụng đối với các khách hàng ký kết hợp đồng với trị giá lớn, các hợp đồng theo hình thức mua đứt bán đoạn và các khách hàng mới giao dịch, công ty chưa biết rõ khả năng thanh toán của đối tác. Phương thức thanh toán T/T được áp dụng đối với những khách hàng có mối quan hệ lâu dài với công ty và các đối tác này có uy tín trong thanh toán, trị giá hợp đồng ký kết không lớn. Phương thức T/T thực hiện đơn giản, dễ dàng, nhanh chóng và ít tốn phí hơn so với phương thức thanh toán L/C. Năm 2009, tỷ trọng phương thức thanh toán bằng T/T tăng 1,61% so với năm 2008 và sau đó giảm mạnh (9,49%) vào năm 2010. Nguyên nhân là do cuối năm 2008 đầu năm 2009, nền kinh tế Việt Nam chịu ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu, tuy vậy, công ty đã mạnh dạn ký kết hợp đồng xuất khẩu theo phương thức thanh toán T/T nhằm tạo điều kiện dễ dàng hơn cho nhà nhập khẩu, từ đó giúp công ty tăng khả năng ký kết và thực hiện hợp đồng, ổn định doanh thu trong năm chịu tác động của khủng hoảng kinh tế. IV. Tóm tắt quá trình thực tập giữa khóa tại Công ty CP May Sài Gòn 3 27/6: đến công ty liên hệ xin được thực tập giữa khóa trong thời gian 5 tuần. Sau khi trình bày với bộ phận nhân sự về chuyên ngành học và đề xuất đề tài muốn nghiên cứu, người viết được phân công thực tập tại phòng Xuất Nhập Khẩu (XNK) của công ty. 28/6 – 1/7: làm quen với môi trường làm việc tại công ty, tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng và lĩnh vực hoạt động của công ty. Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của phòng XNK, quan sát nhiệm vụ của từng nhân viên trong phòng và từ đó đưa ra đề tài thực tập giữa khóa (có trao đổi và tiếp thu ý kiến của chị Nguyễn Thị Thanh Tâm, Trưởng phòng XNK). 4/7 – 8/7: được các anh chị ở bộ phận giao dịch giới thiệu và hướng dẫn các công việc cụ thể; được tiếp xúc với các loại giấy tờ cần thiết trong bộ hồ sơ xuất khẩu FOB sang thị trường Hoa Kỳ như hợp đồng, vận đơn B/L, Invoice, Packing List, C/O…; được tiếp xúc với phần mềm khai hải quan điện tử ECUS_EX2 sử dụng cho hàng sản xuất xuất khẩu, sau đó chuẩn bị bộ hồ sơ cần thiết cho nhân viên chứng từ đến cục Hải quan Tp. Hồ Chí Minh để làm thủ tục xác nhận thông quan. 11/7 – 15/7: được đi làm thủ tục xác nhận thông quan cùng với nhân viên chứng từ để hiểu rõ quy trình kiểm tra chứng từ giấy (đối với tờ khai được phân luồng vàng và luồng đỏ), đăng ký định mức nguyên phụ liệu và thanh lý tờ khai… 18/7 – 22/7: được đi cùng với nhân viên giao nhận ra cảng để quan sát quy trình xuất hàng, nhập hàng tại cảng. 23/7 – 29/7: tổng hợp kiến thức thu được, so sánh giữa thực tế và lý thuyết để hoàn thành bài báo cáo. 1/8: xin xác nhận thực tập giữa khóa, nhận xét của phòng XNK về quá trình thực tập và những kết quả thu được, kết thúc thực tập. Chương 2: Tổ chức thực hiện xuất khẩu trực tiếp hàng thành phẩm sang thị trường Hoa Kỳ tại Công ty CP May Sài Gòn 3 I. Sơ đồ tổ chức thực hiện Chuẩn bị hàng để xuất Liên hệ nhận Booking Note Lập hồ sơ xuất khẩu thành phẩm Giao hàng tại cảng Lập chứng từ cho khách hàng và nhận thanh toán Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức xuất khẩu 1. Bước 1: Chuẩn bị hàng theo đơn đặt hàng để xuất Bộ phận Xí nghiệp sẽ kiểm soát quá trình này trên từng công đoạn, nếu có sai sót sẽ được phát hiện và giải quyết ngay. Kiểm tra xuất hàng là bước rà soát lại quá trình sản xuất và nhằm bảo đảm chất lượng sản phẩm đúng theo yêu cầu của bên nhập khẩu. Việc đóng gói và chuẩn bị hàng xuất được thực hiện đồng thời có sự kiểm tra của nhân viên kiểm tra chất lượng Q/C (Quality Controlller) và bộ phận kho (warehouse). Bộ phận Kế hoạch Sản xuất thiết lập chi tiết đóng gói (shipping details). 2. Bước 2: Liên hệ nhận Booking Note Phòng XNK kiểm tra kế hoạch hàng tuần do Phòng Kế Hoạch thông báo vào đầu tuần. Nhân viên chứng từ đứng ra liên hệ với khách hàng và hãng tàu, đại lý để nhận lệnh đóng hàng (Booking note), kiểm tra các thông tin trên lệnh: Nước nhập khẩu, phương thức giao hàng, cửa khẩu đóng hàng, thời gian cắt máng (cut-off time), phương thức đóng hàng (CY hay CFS), rồi chuyển Booking note cho bộ phận phụ trách đơn hàng của Phòng Kế hoạch phối hợp với Xí nghiệp để đóng hàng đúng tiến độ. Lưu ý: Tùy theo chỉ định của khách hàng mà giao hàng theo phương thức đóng hàng CY hay CFS.  Đối với hàng xuất nguyên container (cont) (CY): Nhân viên giao nhận được thông báo thời gian, địa điểm lấy cont rỗng và nhận seal hãng tàu mang về xí nghiệp để đóng hàng xuất. Nếu tờ khai xuất khẩu được phân luồng xanh hoặc vàng (hàng hóa được miễn kiểm tra thực tế) thì sau khi đóng hàng sẽ niêm phong cont bằng seal của hãng tàu. Nếu tờ khai xuất khẩu được phân luồng đỏ (hàng hóa phải kiểm tra thực tế) thì niêm phong cont bằng seal “Saigon 3”. Kết quả phân luồng do nhân viên chứng từ của phòng XNK cung cấp.  Đối với hàng xuất lẻ (CFS): hàng được đóng trong carton xếp lên xe tải, niêm phong bằng seal “Saigon 3”, đưa ra kho CFS theo lệnh Booking note. 3. Bước 3: Lập hồ sơ xuất khẩu thành phẩm 3.1. Nhân viên chứng từ của phòng XNK liên hệ Bộ phận phụ trách đơn hàng của Phòng Kế hoạch để nhận Packing List và bảng định mức nguyên vật liệu. Từ đó Nhân viên chứng từ xác định các mã hàng được xuất theo lịch xuất hàng, kiểm tra số liệu trên Packing List, và kiểm tra những thông tin bắt buộc phải có trong bảng định mức, bao gồm: thành phần vải, khổ vải/ keo/ gòn, mã số của nguyên vật liệu cần sử dụng, chỉ phải thể hiện bao nhiêu mét/ cuộn, dây kéo phải thể hiện lớn hơn hay nhỏ hơn 50cm, danh mục nhãn chính, móc treo và dây nịt không cho phép phần trăm hao hụt. 3.2. Kiểm tra nước nhập hàng (Hoa Kỳ), địa chỉ nhận hàng, giá FCA hoặc giá FOB, giấy chứng nhận xuất xứ C/O (nếu khách hàng có yêu cầu). 3.3. Lập hồ sơ hải quan: Địa điểm mà công ty làm thủ tục hải quan: Số 02, Hàm Nghi, P. Bến Nghé, Q.1 (Chi cục Hải quan quản lý hàng Gia công - Cục Hải quan Thành phố Hồ Chí Minh). Nhân viên giao dịch thực hiện khai báo thủ tục hải quan điện tử trên phần mềm ECUS_EX2 (đối với hàng Sản xuất xuất khẩu) qua các bước sau:  Kê khai đầy đủ thông tin trên tờ khai điện tử theo mẫu HQ/2009TKĐTXK đồng thời khai thêm những chứng từ kèm theo như hợp đồng, Invoice, Packing List, vận đơn, giấy phép (nếu có),…  Thực hiện gửi khai báo điện tử. Khi có số tiếp nhận của Hệ thống Hải quan trả về thì đã xong bước gửi tờ khai điện tử.  Nhận kết quả khai báo điện tử. Chờ một thời gian nhất định, cán bộ Hải quan sẽ xử lý tờ khai và phản hồi kết quả (cho số tờ khai). Trường hợp khai báo sai hoặc chứng từ không rõ ràng thì Cơ quan Hải quan sẽ gửi phản hồi yêu cầu bổ sung và điều chỉnh, sau khi điều chỉnh Nhân viên giao dịch gửi lại khai báo để lấy số tiếp nhận mới. Khi chứng từ hợp lệ thì Cơ quan Hải quan sẽ cấp số tờ khai và sau đó đưa ra kết quả phân luồng:  Luồng xanh: Nhân viên chứng từ sẽ in 2 bản tờ khai điện tử có ký tên, đóng dấu của đại diện công ty (thường là con dấu của Phó Giám Đốc hoặc Giám Đốc công ty) và sau đó giao cho Nhân viên giao dịch đem ra Hải Quan nộp cho cán bộ đăng ký đóng dấu vào ô “xác nhận thông quan” (ô 32) trên TKHQĐT.  Luồng vàng: Luồng vàng điện tử: hình thức giống như luồng xanh, nhưng đồng thời phải scan bộ chứng từ xuất khẩu cần thiết chuyển đến Cơ quan Hải Quan thông qua phần mềm khai điện tử (lưu ý dung lượng file scan không quá 2Mb, nếu tổng các file có dung lượng lớn hơn 2Mb, Nhân viên chứng từ có thể chia nhỏ thành nhiều phần để gửi). Luồng vàng giấy: Nhân viên chứng từ in 2 bản tờ khai điện tử có ký tên, đóng dấu của đại diện công ty, kèm với toàn bộ chứng từ xuất khẩu cần thiết rồi giao cho Nhân viên giao dịch đem ra Cơ quan Hải quan làm thủ tục xác nhận thông quan.  Luồng đỏ: Nhân viên chứng từ in 2 bản tờ khai điện tử có ký tên, đóng dấu của đại diện công ty, kèm với toàn bộ chứng từ xuất khẩu cần thiết rồi giao cho Nhân viên giao dịch đem ra Cơ quan Hải quan để xử lý chứng từ, Nhân viên giao nhận chuẩn bị hàng để phục vụ công tác kiểm hóa (kiểm tra thực tế hàng hóa) của Cơ quan Hải quan. Khi đó, cán bộ kiểm hóa sẽ ký xác nhận thông quan hàng hóa. 3.4. Nhân viên công ty sẽ nhận lại tờ khai đã được cán bộ hải quan xử lý và tờ khai này sẽ được chuyển giao cho Nhân viên giao nhận để làm thủ tục giao hàng. 4. Bước 4: Giao hàng tại cảng 4.1. Giao hàng tại CY a. Cảng Cát Lái: Sơ đồ 1: Đóng tiền hạ cont, ra phiếu Eir (1)  Xe vào cổng, cảng nhập máy (2)  Thanh lý tờ khai (3)  Vào sổ tàu, in phiếu đã vào sổ tàu (4). Giải thích sơ đồ: (1) Nhân viên giao nhận cầm Packing List cont đến phòng thương vụ để đóng tiền hạ cảng và nhận phiếu Eir. (2) Xe qua trạm cân cảng, nhân viên cảng nhập máy cont đã vào cảng và cấp cho tài xế xe bảng “BATH” hướng dẫn vị trí hạ cont. (3) Nhân viên giao nhận làm thủ tục thanh lý tờ khai tại Hải quan giám sát cảng khi cont đã vào cảng. Hải quan giám sát cảng thanh lý tờ khai và cấp phiếu đã thanh lý. (4) Nhân viên giao nhận xuất trình tờ khai và phiếu do Hải quan giám sát cấp để vào sổ tàu tại văn phòng cảng. b. Cảng Vict Sơ đồ 2: Xe vào cổng, cảng nhập máy  Đóng tiền hạ cont, ra phiếu Eir  Thanh lý tờ khai (Tờ khai được hải quan cảng bấm giờ và ngày)  Vào sổ tàu, in phiếu đã vào sổ tàu. c. Các cảng khác Sơ đồ 3: Đóng tiền hạ cont, ra phiếu Eir  Xe vào cổng, cảng nhập máy  Thanh lý tờ khai (Tờ khai được hải quan cảng bấm giờ và ngày)  Vào sổ tàu, in phiếu đã vào sổ tàu. Lưu ý: Đối với tờ khai có kiểm tra, Nhân viên giao nhận phải đóng tiền hạ cont để kiểm hóa, kiểm hóa xong thì trình báo điều độ cảng để bấm seal  Nhập máy, cấp phiếu đã bấm seal  Thanh lý  Vào sổ tàu, in phiếu đã vào sổ tàu. 4.2. Giao hàng tại CFS a. Hàng đóng vào kho ngoài cửa khẩu cảng (như Sagawa, kho Nam Tiên, kho TBS) theo trình tự như sau:  Nhân viên giao nhận cầm Booking note, Packing List và giấy Final của khách hàng (nếu có yêu cầu) đến Văn phòng Hải quan kho trình báo đóng hàng và đăng kí vào sổ theo dõi của Hải quan.  Hàng kiểm tra tại Hải quan kho (đối với Tờ khai có kiểm tra).  Đóng hàng.  Hàng đóng xong thì in phiếu đã nhập hàng.  Sau đó trình báo lại Hải quan kho khi hàng đã nhập xong. b. Hàng đóng vào kho tại các cửa khẩu cảng theo trình tự như sau:  Nhân viên giao nhận cầm Booking note và các chứng từ có liên quan đến trình báo kho và Hải quan kho.  Sau khi hàng đã hoàn tất thủ tục kiểm hóa đối với Tờ khai có kiểm tra (do Hải quan Gia công Thành phố kiểm).  Đăng kí đóng hàng khi hàng đã tập kết đủ.  Nhập kho, in phiếu đã nhập hàng vào kho.  Thanh lý tờ khai khi hàng đã nhập xong. 5. Bước 5: Lập chứng từ cho khách hàng và nhận thanh toán Commercial Invoice : 2 bản chính Packing List : 2 bản chính Vận đơn B/L : 3 bản chính Giấy chứng nhận xuất xứ C/O (nếu có) : 1 bản chính+1 bản sao Multiple Declaration (nếu có yêu cầu) : 2 bản chính (theo mẫu) Packing Declaration (nếu có yêu cầu) : 2 bản chính (theo mẫu) Manufacturer’s Certificate (nếu có yêu cầu) : 2 bản chính (theo mẫu) Đối với hàng xuất khẩu sang Hoa Kỳ, tùy theo yêu cầu của khách hàng, bộ chứng từ giao cho khách hàng cần phải bổ sung theo các loại giấy tờ sau: Wearing Apparel Detail Sheet, Supplemental, Denim Certificate, Quota Statement, Inspection Certificate, Container Loading Result,… 01 ngày sau ngày hàng xuất, Nhân viên chứng từ liên hệ bộ phận phụ trách đơn hàng nhận Packing List thực tế và thông báo chi tiết lô hàng xuất khẩu cho hãng tàu/ đại lý hoặc khách hàng để lập vận đơn B/L theo các nội dung khách hàng yêu cầu hoặc quy định trong thư tín dụng L/C để đảm bảo khách hàng nhận được hàng. Tiến hành lập Commercial Invoice, lập thủ tục xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ C/O theo quy định của nước nhập khẩu (Hoa Kỳ) và/hoặc theo yêu cầu của khách hàng. Hoàn tất bộ chứng từ xuất khẩu theo yêu cầu của khách hàng hoặc thư tín dụng, trình Ban Giám Đốc ký, đóng dấu giao cho khách hàng hoặc giao cho hãng tàu, đại lý (tùy theo yêu cầu của khách hàng). Liên hệ hãng tàu, đại lý hoặc khách hàng nhận B/L gốc hoặc fax lưu hồ sơ. Lưu trữ bộ chứng từ xuất khẩu và tờ khai xuất khẩu (tờ khai chủ hàng) đã thực xuất. Giao 01 bộ chứng từ xuất khẩu cho khách hàng làm thủ tục thông quan hàng hóa tại cửa khẩu, thanh toán. Giao 01 bộ chứng từ xuất khẩu cho Phòng Kế Toán để theo dõi công nợ. II. Nhận xét và đánh giá chung về quy trình 1. Thuận lợi Nhìn chung các bước trong quy trình là đủ và cần thiết để thực hiện nghiệp vụ xuất khẩu. Nhờ am hiểu nghiệp vụ xuất nhập khẩu nên công ty đã tận dụng tốt nguồn nhân lực và tiết kiệm được một khoản chi phí khá lớn khi không cần sử dụng đến dịch vụ thuê khai hải quan, liên hệ hãng tàu ở các công ty giao nhận. Các phòng ban trong công ty luôn có sự phối hợp nhịp nhàng để kịp thời thực hiện đơn hàng, giao hàng đúng, đủ và kịp lúc. Dù ở khâu nào có sự chậm trễ thực hiện thì cũng được kiểm tra, giám sát, đôn đốc và hỗ trợ giải quyết từ đồng nghiệp và cấp trên để đảm bảo các bước được hoàn thành đúng tiến độ. Phòng XNK có cách làm việc linh động, mỗi nhân viên của phòng theo dõi đơn hàng của mỗi khách hàng từ đầu đơn hàng cho đến khi kết thúc đơn hàng, giúp công việc nhanh chóng. Khi xảy ra sự cố, các nhân viên hỗ trợ nhau trước khi nhận được đề xuất từ trưởng phòng. 2. Khó khăn 2.1. Khi khai hải quan Do công ty mới triển khai thực hiện hình thức khai hải quan điện tử từ ngày 15 tháng 3 năm 2011 nên thực tế còn gặp một số trở ngại, lúng túng. Yêu cầu khi khai hải quan điện tử một mặt cần phải đúng và chính xác, mặt khác Nhân viên chứng từ phải đảm bảo tiến độ khai báo hải quan trong khi thời gian xử lý dữ liệu từ đó cấp số tờ khai và đưa ra kết quả phân luồng của Cán bộ Hải quan còn tương đối chậm. Bên cạnh đó, phần mềm khai hải quan thường hay bị lỗi, tốc độ chuyển file chậm gây khó khăn cho công tác truyền file scan trong trường hợp tờ khai được phân luồng vàng điện tử. Theo lý thuyết, luồng vàng điện tử sẽ dễ dàng hơn rất nhiều so với luồng vàng giấy, vì với tờ khai luồng vàng điện tử, công ty không cần chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu đến cơ quan hải quan kiểm tra, mà chỉ cần truyền file scan thuộc bộ chứng từ qua phần mềm. Tuy nhiên, theo thực tế áp dụng, dung lượng truyền cho phép là 2Mb, với đặc thù mặt hàng may mặc nên số lượng Packing List khá nhiều, bộ hồ sơ xuất khẩu của công ty cần dung lượng tương đối cao nên thường gặp trở ngại khi truyền qua hệ thống khai hải quan điện tử. Nếu như nén ảnh để đáp ứng dung lượng cho phép thì khi gửi qua, nhân viên hải quan không đọc được vì chữ quá nhỏ và mờ, nếu chia thành nhiều file để gửi thì sẽ gây khó khăn cho việc tập hợp các file cho cùng 1 bộ hồ sơ xuất. Khi đó nhân viên chứng từ của công ty phải gửi lại file chứng từ nhiều lần làm mất nhiều thời gian. 2.2 Về quyền chủ động thuê tàu Khi xuất khẩu hàng hóa sang thị trường Hoa Kỳ cho các tập đoàn lớn, công ty chưa chủ động được quyền thuê tàu và phương tiện vận tải do đối tác có lợi thế về chuỗi cung ứng và logistics rộng khắp. Do đó, quy trình xuất hàng của công ty phụ thuộc nhiều vào thời gian thuê tàu của đối tác. Ngoài ra, công ty còn mất quyền chỉ định dung sai về khối lượng, đồng thời cũng mất đi các khoản thu nhập từ quyền thuê tàu và hoa hồng do các hãng vận tải khuyến mãi.
- Xem thêm -