Tài liệu Tiểu luận quản trị marketing kỹ năng giao dịch thư tín trong kinh doanh

Trường Đại Học Kinh Tế TPHCM Khoa Thương Mại-Du Lịch-Marketing KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH Tên đề tài: Kỹ năng giao dịch thư tín trong kinh doanh G.v hướng dẫn: Ths. Nguyễn Quỳnh Giang TPHCM, ngày 28 tháng 1 năm 2010 DANH SÁCH NHÓM THỰC HIỆN- NHÓM 5 Ngoại thương 2 • Huỳnh Tùng Long • Phạm Hữu Hoàng Nhân • Huỳnh Vân Tiên Ngoại thương 3 • Nguyễn Thị Minh Huyền • Nguyễn Thanh Nhàn • Ngô Võ Hạnh Phúc • Nguyễn Thị Thanh Thùy • Nguyễn Thị Bảo Trâm Ngoại thương 4 • Nguyễn Thị Liên Chi • Lê Thị Trà Liên • Nguyễn Thị Diễm My • Trần Thị Nga • Hồ Nguyễn Khánh Tường Nhận xét của giảng viên hướng dẫn ....................................................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... Lời mở đầu Giao tiếp là một nhu cầu, một hoạt động không thể thiếu của con người.Giao tiếp là sự thể hiện mối quan hệ giữa người với người trong xã hội.Dù bạn là ai đi chăng nữa, bạn cũng phải luôn giao tiếp với thế giới xung quanh để hoàn thiện chức trách của mình.Là nhà quản trị bạn cần có khả năng giao tiếp tốt bởi để điều hành doanh nghiệp bạn phải bạn phải giao tiếp với cấp trên, cấp dưới đồng nghiệp và khách hang.Trong điều kiện hội nhập, thị trường ngày càng mở rộng, cạnh tranh ngày càng gay gắt, muốn chiến thắng trên thương trường lại càng cần những người có khả năng giao tiếp tốt trong đó giao dịch thư tín trong kinh doanh cũng là một phần tất yếu của giao tiếp.Trong kinh doanh , nhất là đối với những người làm công tác quản trị, thư tín hầu như không thể thiếu trong suốt quá trình làm việc.Đề thấy hết được tầm quan trong của giao dịch thư tín trong kinh doanh và những kỹ năng cần có. Trên cơ sở tài liệu thu thập được cộng với sự giúp đỡ của cô Nguyễn Quỳnh Giang, nhóm chúng em thực hiện đề tài : “ Kỹ năng giao dịch thư tín trong kinh doanh” . KẾT LUẬN Như bạn đã thấy, giao tiếp bằng thư tín rất thông dụng trong kinh doanh. Đặc biệt trong thương mại quốc tế, nhiều hợp đồng được kí kết mà các bên không hề biết mặt nhau, họ viết thư cho nhau từ lúc chào hàng, đặt hàng, kí kết hay cả khi có khiếu nại, phàn nàn. Vì thế, một lá thư tốt sẽ cho khách hàng thiện cảm mà chưa cần tiếp xúc. Tưởng chừng như chuyện viết thư tín rất dễ dàng, chỉ đặt bút viết hay gõ phím theo suy nghĩ, nhưng thông qua bài tiểu luận trên giúp ta nhận thấy không phải ai cũng nắm hết các quy tắc để viết một bức thư hiệu quả. Thông qua bài viết, các bạn đã hiểu hơn tầm quan trọng của thư tín, từ đó tiếp cận với quy trình viết thư tín cũng như các lỗi thường gặp để rút kinh nghiệm cho bản thân. Tuy nhiên bài viết trên chỉ mang tính lý thuyết, để có cơ hội thực hành và nêu những thắc mắc của mình, bạn có thể tự đăng kí cho mình một lớp học rèn luyện kỹ năng viết thư tín, chương trình này thường bao gồm trong khóa học kỹ năng giao tiếp cho kinh doanh. Hiện tại có rất nhiều công ty và tổ chức giáo dục quốc tế quan tâm đến vấn đề này. Nhiều khóa học đã được mở ra đáp ứng nhu cầu của các nhân viên văn phòng nhất là khi họ làm việc trong các tập đoàn đa quốc gia. MỤC LỤC I. Thư tín trong kinh doanh..................................................................................................1 I.1. Tầm quan trọng của thư tín trong kinh doanh...............................................................1 I.2. Cách trình bày thư tín trong kinh doanh........................................................................2 II. Kỹ năng viết thư tín trong kinh doanh............................................................................8 II.1. Qui trình viết thư tín trong kinh doanh........................................................................8 II.2. Kỹ năng viết thư hiệu quả............................................................................................8 II.2.1. Chiến thuật GIRO......................................................................................................8 II.2.2. Điều cần biết khi viết thư chào hàng.........................................................................9 II.2.3. Những chú ý khi viết thư cho khách hàng...............................................................12 II.2.4. Một số lỗi thường gặp khi viết thư tín.....................................................................16 II.2.5. Một số lưu ý khi viết một bức thư tiếng Anh..........................................................16 III. Kỹ năng viết thư tín cho thông điệp tích cực và trung lập...........................................19 III.1. Thế nào là những thông điệp mang tính tích cực và trung lập ?...............................19 III.2. Sử dụng cách viết thư trực tiếp cho thông điệp tích cực và trung lập.......................20 III.2.1. Chiến thuật sử dụng cách viết trực tiếp cho thông điệp tích cực và trung lập.......20 III.2.2.Sau đây là một số điều cần chú ý trong từng phần của sơ đồ phát thảo thư theo cách trực tiếp......................................................................................................................21 III.2.3.Thực hiện cách viết trực tiếp...................................................................................23 III.2.4. Một số thông điệp tích cực hay trung lập dùng cách trực tiếp...............................27 IV. Kỹ năng viết thư tín cho thông điệp thiện chí.............................................................31 IV.1. Vài nét về thông điệp thiện chí.................................................................................31 IV.1.1. Thông điệp chúc mừng..........................................................................................32 IV.1.2. Thông điệp chia buồn............................................................................................34 IV.1.3. Thông điệp thể hiện sự cảm kích, khen ngợi.........................................................36 IV.1.4. Thư chúc mừng......................................................................................................36 IV.1.5 Thư mời..................................................................................................................39 IV.1.6. Thông điệp chào mừng..........................................................................................43 IV.1.7. Phong cách viết thông điệp thiện chí.....................................................................45 V. Kỹ năng viết thư tín cho thông điệp tiêu cực................................................................45 V.1. Thông điệp tiêu cực và cách truyền thông điệp hiệu quả...........................................45 V.2. Chiến thuật dùng cách gián tiếp để viết thư...............................................................46 V.3. Ứng dụng cách gián tiếp vào trường hợp cụ thể........................................................48 V.4. Một số loại thông điệp tiêu cực..................................................................................55 V. Một số loại thông điệp thuyết phục...............................................................................60 ................................................................................................................................................ I. Thư tín trong kinh doanh: I.1. Tầm quan trọng của thư tín trong kinh doanh: a. Thư tín là một phần tất yếu của giao tiếp viết. Thực hiện thư tín hiệu quả sẽ có lợi cho bản thân và tổ chức. Truyền thông qua trao đổi các từ ngữ được gọi là thư. Chúng ta truyền đạt cảm xúc của chúng ta, những suy nghĩ ….để bạn bè và người thân của chúng ta qua thư có thể sẽ được gọi là thư tín cá nhân. Thư kinh doanh là một giao tiếp bằng văn bản giữa hai bên. Doanh nghiệp có thể viết thư cho nhà cung cấp hàng hoá và cũng nhận được thư từ các nhà cung cấp. Khách hàng có thể viết thư cho doanh nghiệp tìm kiếm thông tin về sẵn có của hàng hóa, giá cả, chất lượng, vv mẫu hoặc lệnh đặt mua hàng hóa. Do đó, thư kinh doanh có thể được định nghĩa như là một phương tiện truyền thông, mà thông qua đó thể hiện những ý tưởng hoặc thông tin được truyền đạt bằng văn bản trong quá trình hoạt động kinh doanh. Ngày nay , hoạt động kinh doanh không bị giới hạn vào bất kỳ địa phương, tiểu bang hay quốc gia. Ở thời đại mà sản xuất diễn ra trong một khu vực, nhưng tiêu thụ diễn ra ở khắp mọi nơi. Kể từ khi doanh nghiệp cũng như khách hàng sống ở xa nơi họ không có đủ thời gian để liên lạc với nhau. Như vậy, có phát sinh sự cần thiết phải viết thư. Người tham gia giao tiếp kinh doanh thực hiện việc viết thư cho các đối tác, cho khác hàng, cấp trên, đồng nghiệp…Do đó việc viết thư tín đem lại lợi ích cho công ty cũng như bản thân người viết. Các lợi ích đó bao gồm: 1. Giúp duy trì mối quan hệ : ngày hoạt động kinh doanh không bị giới hạn vào bất kỳ một khu vực hoặc địa phương. Các doanh nghiệp cũng như các khách hàng nằm rải rác trong cả nước. Như vậy, cần phải duy trì mối quan hệ bằng cách sử dụng phương tiện truyền thông thích hợp. Ở đây thư kinh doanh đóng một vai trò quan trọng. Các khách hàng có thể viết thư đến các nhà kinh doanh tìm kiếm thông tin về sản phẩm và doanh nghiệp cũng cung cấp thông tin khác nhau cho khách hàng. 2. Chi phí thấp và tiện lợi. 3. Tạo và duy trì thiện chí của công ty. 4. Là căn cứ xác định mối quan hệ giữa các đối tác: Chúng ta không mong đợi một nhà kinh doanh, ghi nhớ tất cả các sự kiện và số liệu trong một chuyện bình thường diễn ra giữa các doanh nghiệp. Thông qua các chữ cái, anh ta có thể giữ một bản ghi của tất cả các sự kiện. Do đó,thư có thể phục vụ như là bằng chứng trong trường hợp có tranh chấp giữa hai bên. 5. Trợ giúp việc mở rộng kinh doanh. b. Thư tín quan trọng cả về nội dung và hình thức. Giao dịch thư tín cũng phải theo đúng các nguyên tắc của giao tiếp kinh doanh. Thư tín thương mại là một sợi dây liên lác giữa công ty này với công ty khác, giữa các cấp quản trị trong và ngoài công ty. Nó thể hiện phong cách của người viết và văn hóa của công ty hay của đất nước khi giao dịch với đối tác nước ngoài. Vì vậy mà hình thức và nội dung của thư tín đều rất quan trọng. Ngoài việc phân tích người nhận và tình huống giao tiếp, tiếp theo là đúng các bước của thông điệp viết , người viết còn phải chú ý đến việc thực hiện phong cách riêng của mình trong thư thương mại. Hình thức bên ngoài của thư là bộ mặt của công ty cũng như của người viết thư, nó sẽ tạo ấn tượng đầu tiên đối với người nhận về người gửi cũng giúp người viết đạt được mục tiêu trong giao tiếp kinh doanh. I.2 Cách trình bày thư tín trong kinh doanh: a) Thiết kế về hình thức: Hình thức của thư tạo ấn tượng đầu tiên đối với người nhận. Bao gồm - Chất lượng giấy tốt - Màu sắc của giấy: tốt nhất là sử dụng màu sắc khác nhau cho các loại thư khác nhau giúp người nhận dễ dàng xác định. - Kích thước của giấy - Tiêu chuẩn kích cỡ giấy (A4) nên được sử dụng. - Cách gấp thư phải chuẩn và đúng vừa vặn với phong thư. - Khoảng cách trình bày phải cân đối, khoảng các từ hai bên lề nên đều nhau khoảng 3cm, khoảng cuối thư nên chừa từ 4-5 cm. Tóm lại, thư phải được phân bố cân đối giữa các phần. Điều quan trọng nhất là các nội dung của thư trong một trang giấy - Ngôn ngữ sử dụng phải rõ ràng tránh sự hiểu nhầm. Một số thiết kế hình thức thư: Prudential Finance Saigon Trade Centre 37 Ton Duc Thang, District1, HCMC -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Hình a. Thiết kế thư có 3 đoạn theo kiểu khối, đoạn mở đầu và đoạn kết ngắn, đoạn giữa dài hơn SOFTWARE CIE 123 Javar Street Wahington, DC. 2002 (919) 0888-2222 ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Hình b. Thiết kế thư có 4 đoạn theo kiểu khối, đoạn mở đầu và đoạn cuối ngắn, hai đoạn giữa dài hơn TEM Prudential Financial Services, Inc 22 Cressent Towers Drive Cincinati, OH 83923 Ms. Mamcy Reston Vice-President First National Bank 789 Seventh Avenue Clevenland, OH 89283 Confidential Address (Địa chỉ) Attention, Personal, Confidential (Lưu ý, Thư cá nhân, Thư mật) Hình c. Cách trình bày bìa thư 1. Tiêu đề: 2. Địa chỉ trả lời thư: cách 1 dòng 3. Ngày tháng năm: cách 1 dòng trở lên 4. Địa chỉ người nhận: cách 1 dòng trở lên 5. Dòng lưu ý: cách 1 dòng trở lên 6. Lời chào mở đầu: cách 1 dòng 7. Dòng chủ đề: cách 1 dòng 8. Phần chính của thư: mỗi đoạn cách 1 dòng 9. Lời chào kết thúc: cách 1 dòng 10. Chữ ký: cách nhiều dòng tùy theo chữ ký lớn hay nhỏ, thường là từ 3-5 dòng 11. Tên và chức danh người gửi: cách 1 dòng 12. Chữ viết tắt tham khảo: cách 1 dòng 13. Nơi nhận khác( bản sao): cách 1 dòng 14. Đính kèm: cách 1 dòng 15. Tái bút: cách 1 dòng Hình d. Cách để khoảng cách giữa các phần. b) Các phần trong một lá thư: 1. Tiêu đề: Thông thường các công ty dùng giấy in sẵn tiêu đề của công ty để gửi thư, Tiêu đề bao gồm logo, tên công ty, địa chỉ, điện thoại, fax, email…….. 2. Địa chỉ trả lời thư: nếu giấy viết thư không có tiêu đề thì phải để địa chỉ của người gửi. Địa chỉ này phải để trên phần ngày tháng năm nhưng không để tên người gửi vì tên và chức vụ sẽ được ghi ở phần cuối thư. 3. Ngày tháng năm: phải ghi rõ ngày, tháng, năm. Không nên chỉ ghi bằng số vì sẽ không trang trọng và dễ bị nhầm lẫn giữa 2 cách viết thư theo kiểu Anh và Mỹ 4. Địa chỉ người nhận: địa chỉ người nhận trên thư cũng là địa chỉ ngoài phong bì. Địa chỉ trên thư này làm cho việc lưu hồ sơ được thuận tiện hơn. Ngoài ra, khi dùng bao thư có cửa sổ thì không phải ghi lại địa chỉ ngoài phong bì 5. Dòng lưu ý: chỉ áp dụng khi gửi thư cho toàn thể công ty hoặc một tổ chức mà địa chỉ trên thư không có tên người nhận. 6. Lời chào mở đầu: lời chào mở đầu phải phù hợp với người nhận, nếu là người nhận cụ thể thì phải nêu cả đầy đủ chức danh và tên ở phần địa chỉ phía trên. 7. Dòng chủ đề: chủ đề của thư được nêu ngay sau phần chào hỏi, điều này giúp cho người đọc thấy được ngay vấn đề cần giải quyết hoặc thư sẽ được chuyển ngay đến người quan tâm. 8. Phần chính của thư: gồm 3 phần (1) đoạn mở đầu, (2) đoạn chính, và (3) đoạn kết. Đoạn chính có thể có nhiều hơn 1 đoạn tùy theo từng trường hợp cụ thể. Phương pháp viết sé được trình bày sau. 9. Lời chào kết thúc: là lời chào lịch sự, thể hiện sự tôn trọng. Chữ đầu của lời chào nên thẳng hàng với chữ đầu của dòng ngày tháng. 10. Tên công ty: đặt ở dòng tiếp theo lời chào kết thúc thư khi người gửi đại diện cho tổ chức. 11. Chữ ký, tên và chức danh người gửi: nên ghi rõ tên và chức danh người gửi sau khi đã ký tên. 12. Chữ tắt tham khảo: chỉ chú thích khi có dùng từ viết tắt. 13. Nơi nhận khác( bản sao) và tài liệu đính kèm: nêu nơi nhận bản sao và tài liệu đính kèm giúp giảm nhẹ công việc hành chánh văn phòng vì thông tin được nhận rõ ràng hơn. 14. Tái bút: sử dụng khi vấn đề nêu ra không liên quan đến nội dung chính của thư hoặc những phát sinh sau khi hoàn tất thư. Nên sử dụng phần này khi thật sự cần thiết. II/ KỸ NĂNG VIẾT THƯ TÍN TRONG KINH DOANH II.1 Qui trình viết thư tín trong kinh doanh Dựa trên các nguyên tắc giao tiếp trong kinh doanh và kỹ năng phát triển thông điệp viết trng kih doanh, một quy trình viết thư tín được xây dựng với tên gọi là quy trình 5D: Bước 1: Determing the End(s) and the Means: Xác địnhmục đích và cách đạt được mục đích. Bước 2: Defining the Reader and the Situation: Xác định người đọc và bối cảnh có liên quan. Bước 3: Developing the Message: Viết phác thảo bức thư. Bước 4: Detecting Deficiencies: Kiểm tra phát hiện nững thiếu hụt và sai sót Bước 5: Distributing the Message: Phát hành bức thư II.2 KỸ NĂNG VIẾT THƯ HIỆU QUẢ: II.2.1. Chiến thuật GIRO: GIRO là 4 chữ đầu tiên trong tên cảu 4 chiến thuật được sử dụng khi viết thư tín: 2.1.1/ Gaining attention: Tạo sự chú ý: để người dọc quan tâm ngay ở đoạn đầu tiên và dẫn dắt họ đọc hết nội dung. Có thể sử dụng nhiều cách để tạo sự chú ý : một lời bình luận hấp dẫn, một lời thắc mắc, một câu danh ngôn, ….. 2.1.2/ Increasedesire: Tăng thêm sự mong muốn: đưa ra những lập luận, chúng cứ để thuyết phục người đọc, nhấn mạnh quyền lợi của họ để hướng họ vào vấn đề. Như vậy sẽ tạo thêm sự mong muốn hợp tác của họ. 2.1.3/ Reducing resistance: Giảm bớt khó khăn, trở ngại: phải biết đặt mình vào vị trí của đối tác, giúp họ giải quyết những khó khăn, trở ngại có thể gạp phải khi thực hiện. 2.1.4/ Orchestration action: Lên kế hoạch hành động: sau khi đưa ra những lập luận khéo léo ở các phần trê, trước khi kết thúc bức thông điệp bạn hãy lập một kế hoạch làm vệc cụ thể để đối tác thêm phần tin tưởng và hướng họ tới hành động. Những điểm cần lưu ý: - Luôn giữ đạo đức, chữ tín, không hứa bừa, hứa hảo Không phóng đại quá mức, không nịnh hót, sáo rỗng Tự tin, cách hành văn quả quyết nhưng không áp đặt đối tác Những lập luận phải có tính khoa học, hợp lý Chú ý ảnh hưởng của văn hóa dân tộc đến cách viết thư II.2.2. Điều cần biết khi viết thư chào hàng: 1. Thu hút sự chú ý của khách hàng mục tiêu Sẽ là vô nghĩa khi Bạn cố tìm cách thu hút sự chú ý của tất cả các độc giả không phân biệt già trẻ gái trai tới quảng cáo của mình. Cái Bạn cần là sự chú ý của đối tượng khách hàng của Bạn. Không phải ai đọc được quảng cáo của Bạn cũng sẽ trở thành khách hàng của Bạn, và tất nhiên là không ai mua một tờ báo chỉ để đọc tin quảng cáo của Bạn. Nhưng Bạn cũng chẳng cần đến sự chú ý của tất cả các độc giả làm gì, mà chỉ cần hướng vào nhóm đối tượng có khả năng sẽ quan tâm đến đề nghị của Bạn nhất. Chính bởi thế mà những tiêu đề hướng đến những nhóm khách hàng cụ thể luôn tỏ ra rất hiệu quả. Nếu như đối tượng mục tiêu của Bạn là những chủ sở hữu xe hơi hiệu Volkswagen thì Bạn có thể dùng một tiêu đề như thế này: “Chủ nhân các xe Volkswagen chú ý!” Bạn sẽ chẳng cần đến những người sở hữu xe Ford, hay Chevrolet, hay bất cứ nhãn hiệu nào khác. Để đạt được sự chú ý của đối tượng mục tiêu của Bạn, hãy bổ sung các hình ảnh minh họa cho quảng cáo của Bạn và nghĩ ra một tiêu đề phù hợp. 2. Hãy thu hút sự quan tâm bằng cách đánh vào tình cảm của độc giả! Quảng cáo của Bạn không nên chỉ là một danh sách liệt kê đơn thuần các sản phẩm và dịch vụ của Bạn. Quảng cáo phải đánh vào tình cảm của độc giả, khơi gợi sự quan tâm, óc tò mò và dấy lên mong muốn trong họ. Thường thì quyết đinh mua món hàng này hay món hàng kia đơn thuần là một quyết định có tính bốc đồng mà sau đó mới được củng cố bằng các lý lẽ. Quảng cáo của Bạn cần phải gợi sự quan tâm của độc giả thông qua việc “gãi vào đúng chỗ ngứa” của họ. Đánh vào tình cảm của độc giả là cả một nghệ thuật và nếu như biết cách sử dụng nó một cách khéo léo thì nó có thể rất có ích trong việc quảng cáo bất cứ một doanh nghiệp nhỏ nào. Chẳng hạn, một cửa hàng trang sức có thể được quảng cáo theo kiểu rất bình thường: “Tại đây có bán nhẫn mới!” Nhưng cũng có thể nghĩ ra một cái gì đó lãng mạn hơn: “Hãy mua nhẫn để tìm lại tình yêu của Bạn!” 3. Hãy chứng minh rằng những gì Bạn nói là thực! Mọi người đều biết rằng Bạn đã phải bỏ tiền để được quảng cáo, đã bỏ công để thiết kế và duyệt quảng cáo đó. Họ sẽ không tin quảng cáo của Bạn nếu nó không chứa đựng những bằng chứng thuyết phục. Để đạt được điều đó, cần phải đưa ra các phản hồi của khách hàng, ý kiến của các chuyên gia và những bằng chứng khác cho thấy những điều Bạn khẳng định là đúng sự thực. Chúng ta sống trong thời đại của chủ nghĩa hoài nghi, chính vì vậy mà có thể sẽ cần rất nhiều nỗ lực để vượt qua sự nghi ngờ của người mua hàng. Nếu như sản phẩm của Bạn thực sự là tốt nhất thì ai sẽ nói điều này ra, ngoài Bạn? Nhưng mặt khác, làm sao Bạn có thể chứng minh điều này? 4. Bảo đảm Nếu như Bạn không thể cho khách hàng một bảo đảm nào đối với dịch vụ hay sản phẩm của Bạn thì tốt nhất là không nên quảng cáo chúng. Kiếm tiền giờ đây chẳng dễ dàng chút nào, vì vậy mà mọi người chi tiêu cũng phải suy nghĩ, nhất là khi quảng cáo không tạo cho họ cảm giác đáng tin cậy. Hãy xua tan mọi nghi ngờ của độc giả bằng cách đưa ra những bảo đảm chắc nịch. Bảo đảm càng đáng tin cậy bao nhiêu càng tốt. Một trong những bảo đảm khác người nhất mà tôi từng biết trong những năm kinh nghiệm của tôi là quảng cáo về một cuốn sách hứa hẹn giúp đỡ người ta tìm được “người Bạn duy nhất”. Bảo đảm này đại loại như sau: “Chúng tôi đảm bảo là nếu Bạn làm theo những lời khuyên của chúng tôi trong cuốn sách này trong suốt 3 năm, Bạn chắc chắn sẽ tìm được một người mà Bạn mơ ước”. Nhờ có bảo đảm đó mà cuốn sách đã bán được hàng ngàn bản, và theo tôi được biết là không có ai đòi lại tiền cả. 5. Hãy kêu gọi độc giả hành động! Cần phải cho độc giả biết họ phải làm gì trước khi họ bắt đầu hành động. Nếu như Bạn muốn họ gọi điện cho Bạn, đến chỗ Bạn, hay cắt một phiếu mua hàng… - hãy giải thích cho họ một cách cụ thể và chính xác họ phải làm thế nào và vào lúc nào. Đừng tiết kiệm lời quá. Nếu Bạn không miêu tả cho khách hàng của Bạn là họ phải làm gì thì họ sẽ chẳng làm điều đó đâu. Cũng có thể thúc giục khách hàng hành động bằng những câu như: “Hãy gửi đến cho chúng tôi một phiếu cắt từ tạp chí… trước ngày 15 tháng 10, Bạn sẽ nhận được một phần thưởng!” hay: “Chỉ cần gọi điện cho chúng tôi theo số điện thoại miễn phí này ngay bây giờ…!” 6. Tái bút Cuối mỗi bức thư quảng cáo người ta thường viết thêm một câu Tái bút nhắc lại một lần nữa lợi ích chính của việc mua hàng. Đó không chỉ là một thông tin được viết thêm vào bức thư quảng cáo, mà là một đề nghị thương mại được cố tình đặt ở cuối bức thư. Mọi người thường hay đọc Tái bút (P.S.) trước và sau tất cả các thông tin khác và thường nhớ chúng lâu hơn cả. Bạn cũng có thể viết một Tái bút trong quảng cáo của mình. Sau khi đã viết xong nội dung thư quảng cáo theo tất cả những khuyến cáo trên, Bạn có thể thêm phần Tái bút, trong đó trình bày vắn tắt một lý lẽ rất nặng ký cho thấy là việc mua hàng sẽ có lợi cho khách hàng ra sao và đề nghị họ gọi điện cho Bạn. Chẳng hạn: “P.S. Hãy gọi điện cho chúng tôi ngay hôm nay – và Bạn sẽ được tặng một giờ massage miễn phí!" II.2.3. Những chú ý khi viết thư cho khách hàng: Với tư cách một khách hàng, đã bao nhiêu lần bạn nhận được thư phản hồi từ một công ty nào đó để giải đáp các thắc mắc của bạn? Còn với tư cách một chủ doanh nghiệp, đã bao nhiêu lần bạn tự tay viết một bức thư cho khách hàng để trả lời về một vấn đề gì đó? Quả là trong thời đại ngày nay, khi các mối quan hệ cá nhân dường như ngày càng bị “điện tử hóa”, thì viết thư đang trở thành một việc mà ít người chịu bỏ thời gian thực hiện. Riêng trong lĩnh vực kinh doanh, những bức thư gửi cho khách hàng còn đóng vai trò quan trọng hơn việc chỉ đơn thuần là thắt chặt mối liên hệ sẵn có. Một bức thư với lời lẽ nhã nhặn, chân thành, biểu lộ thiện chí của bạn sẽ là sợi dây vô hình giữ chân khách hàng ở lại với công ty bạn.