Tài liệu Thực trạng và giải pháp phát triển dịch vụ tổ chức sự kiện trên địa bàn thành phố việt trì

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG KHOA KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ VĂN HÓA DU LỊCH LÊ THỊ THANH LÂM THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ VIỆT TRÌ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH: QUẢN TRỊ DỊCH VỤ DU LỊCH VÀ LỮ HÀNH Phú Thọ, 2021 i TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG KHOA KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ VĂN HÓA DU LỊCH LÊ THỊ THANH LÂM THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ VIỆT TRÌ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH: QUẢN TRỊ DỊCH VỤ DU LỊCH VÀ LỮ HÀNH NGƯỜI HƯỚNG DẪN: TH.S HỒ THỊ KHÁNH GIANG Phú Thọ, 2021 ii LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến trường Đại học Hùng Vương, Khoa Khoa học xã hội và Văn hóa du lịch, thầy cô giáo trong khoa, các cô giáo trong bộ môn Văn hóa - Du lịch đã tạo mọi điều kiện thuận lợi và tận tình giúp đỡ chúng em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến cô giáo - Thạc sĩ Hồ Thị Khánh Giang đã quan tâm, tận tình dẫn dắt từng bước trong quá trình em làm khóa luận tốt nghiệp. Em xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo, các anh chị nhân viên của các công ty, doanh nghiệp Tổ chức sự kiện, nhà hàng – khách sạn, Du lịch – Lữ hành đã luôn nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình khảo sát và thu thập tài liệu để em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn tới các bạn sinh viên đã cổ vũ động viên nhiệt tình giúp đỡ, đồng thời có những ý kiến đóng góp trong quá trình em thực hiện và hoàn thành khóa luận một cách tốt nhất. Phú Thọ, ngày tháng năm 2020 Sinh viên thực hiện Lê Thị Thanh Lâm iii DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT CHỮ VIẾT TẮT NỘI DUNG TCSK Tổ chứuc sự kiện TNHH Trách nghiệm hữu hạn BTC Ban tổ chức UNESCO United Nations Educational Scientific and Cultural Organization) UBND Ủy ban nhân dân VIP Very important person POSM Point of sales material SWOT Strengths, weaknesses, opportunitie, threats MICE Meeting incentive conference ưvent USD United states Dollar ATK An toàn khu IPL Intense pulsed light GDP Gross domestic product TNV Tình nguyện viên CP Cổ phần PG Promotion girl MC Master of ceremonies TP Thành phố iv DANH MỤC BẢNG, BIỂU STT Tên bảng, biểu Trang 1 Biểu đồ 1.1. Cơ cấu kinh tế Việt Nam năm 2019 13 2 Biểu đồ 1.2. Cơ cấu kinh tế Việt Nam năm 2020 14 3 Biểu đồ 1.3. Các giai đoạn của quy trình tổ chức sự kiện 16 4 Biểu đồ 1.4. Quy trình tổ chức sự kiện 16 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Bảng 1.1. Tác động của tổ chức sự kiện đến các lĩnh vực đời sống xã hội Bản đồ 2.1. Bản đồ hành chính thành phố Việt Trì, tỉnh Phú Thọ Bảng 2.1. Bảng xếp hạng chỉ số năng lực cạnh tranh cấp tỉnh của Phú Thọ Bảng 2.2. Thống kê tỷ lệ lao động từ 15 trở lên có qua đào tạo của Thành phố Việt Trì năm 2019i Bảng 2.3. Thống kê các bệnh viện trên địa bàn thành phố Việt Trì tính đến hết năm 2020 Biểu đồ 2.1. Đánh giá những phẩm chất cần có của nhân sự ngành Sự Kiện Biểu đồ 2.2. Đánh giá những khó khăn trong việc tổ chức sự kiện Biểu đồ 2.3. Đánh giá chất lượng dịch vụ TCSK của cộng đồng dân cư địa phương Biểu đồ 2.4. Đánh giá yếu tố tác động đến lựa chọn sử dụng dịch vụ TCSK của khách hàng tại Việt Trì Biểu đồ 2.5. Biểu đồ đánh giá cơ cấu lượng khách tham dự sự kiện 27 37 41 43 44 47 48 49 49 51 15 Biểu đồ 2.6. Các dạng sự kiện phổ biến ở TP. Việt Trì 52 16 Biểu đồ 3.1. Khảo sát vấn tìm kiếm nhâm lực 58 17 Biểu đồ 3.2. Đánh giá những yếu tố làm nên thành công của một sự kiện 59 1 MỤC LỤC A. MỞ ĐẦU ....................................................................................................................4 1. Tính cấp thiết của đề tài............................................................................................... 4 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu ..................................................................................5 2.1. Trên thế giới .............................................................................................................5 2.2. Tại Việt Nam .............................................................................................................6 2.3. Tại thành phố Việt Trì .............................................................................................. 7 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ...............................................................................7 3.1. Đối tượng nghiên cứu ............................................................................................... 7 3.2. Phạm vi nghiên cứu ..................................................................................................8 4. Mục tiêu nghiên cứu ....................................................................................................8 5. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................................ 8 6. Kết cấu đề tài ...............................................................................................................9 chương 1. CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ SỰ KIỆN, DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN .......................................................................................................................10 1.1. Cơ sở lí luận về sự kiện .......................................................................................... 10 1.1.1. Khái niệm ......................................................................................................10 1.1.2. Phân loại sự kiện .......................................................................................... 12 1.1.2.1. Theo quy mô, lãnh thổ ................................................................................12 1.1.2.2. Theo thời gian ............................................................................................ 13 1.1.2.3. Theo hình thức và mục đích .......................................................................13 1.2. Cơ sở lí luận về tổ chức sự kiện .............................................................................15 1.2.1. Khái niệm ......................................................................................................15 1.2.2. Vai trò của tổ chức sự kiện ...........................................................................16 1.2.3. Quy trình tổ chức sự kiện ..............................................................................18 1.2.4. Những rủi ro .................................................................................................27 2 1.2.5. Mục đích của tổ chức sự kiện .......................................................................29 1.2.6. Tác động tổ chức sự kiện đến các lĩnh vực của đời sống xã hội ..................30 1.2.7. Mối quan hệ giữa sự kiện và du lịch ............................................................. 32 1.2.7.1. Tổ chức sự kiện và xúc tiến du lịch ............................................................ 32 1.2.7.2. Tổ chức sự kiện và thời vụ du lịch ............................................................. 32 1.2.7.3. Tổ chức sự kiện nâng cao cơ sở vật chất phục vụ du lịch .........................33 1.3. Cơ sở thực tiễn ........................................................................................................33 1.3.1. Trên thế giới ..................................................................................................33 1.3.2. Tại Việt Nam .................................................................................................35 1.3.2. Tại Phú Thọ...................................................................................................37 Chương 2. THỰC TRẠNG PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ VIỆT TRÌ .............................................................................39 2.1. Khái quát chung về thành phố Việt Trì. .................................................................39 2.1.1. Vị trí địa lý và điều kiện tự nhiên .................................................................39 2.1.2. Lịch sử phát triển .......................................................................................... 40 2.1.3. Điều kiện về kinh tế - xã hội .........................................................................42 2.2. Thực trạng về dịch vụ tổ chức sự kiện ở TP. Việt Trì ............................................48 2.2.1. Nguồn nhân lực ............................................................................................. 48 2.2.2. Về chất lượng dịch vụ, quy trình tổ chức sự kiện .........................................50 2.2.2.1. Về chất lượng dịch vụ ................................................................................50 2.2.2.2. Quy trình tổ chức sự kiện ...........................................................................52 2.2.3. Về thị trường tập khách ................................................................................52 2.3.4. Về cơ sở vật chất - trang thiết bị ..................................................................54 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ VIỆT TRÌ .................................................................56 3.1. Định hướng phát triển các ngành dịch vụ tại thành phố Việt Trì ........................... 56 3 3.1.1. Định hướng chung ........................................................................................56 3.1.2. Các định hướng cụ thể ..................................................................................56 3.2. Hệ thống các giải pháp phát triển dịch vụ tổ chức sự kiện trên địa bàn thành phố Việt Trì .......................................................................................................................... 59 3.2.1. Giải pháp về nhân sự ....................................................................................60 3.2.2. Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ, hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện .......................................................................................................................................61 3.2.3. Đa dạng hóa các dịch vụ trong tổ chức sự kiện ...........................................64 3.2.4. Giải pháp về truyền thông, xúc tiến quảng bá sự kiện .................................65 3.2.5. Đầu tư xây dựng trung tâm Hội nghị, triển lãm, liên hợp thể thao ..............67 KẾT LUẬN ...................................................................................................................69 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................. 71 4 A. MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trên thế giới, ngành tổ chức sự kiện đã xuất hiện từ rất sớm và đóng vai trò vô cùng quan trọng trong đời sống của con người. Theo dòng thời gian, hoạt động này diễn ra ngày càng thường xuyên hơn trên nhiều lĩnh vực, từ quy mô nhỏ đến cực lớn, từ đơn giản đến phức tạp. Ở các nước phát triển như Mỹ, Anh, Pháp, Nhật Bản, Trung Quốc… tổ chức sự kiện đã trở thành một ngành công nghiệp có tính chuyên nghiệp. Tại Việt Nam, khoảng một thập niên trước khi nói đến tổ chức sự kiện chắc chẳn đây là một cụm từ mới mẻ. Thậm chí nhiều người còn chưa hiểu dịch vụ này là như thế nào. Nhưng trong vài năm gần đây sự phát triển của ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam có nhiều chuyển biến. Kinh tế xã hội ngày càng được phát triển, đời sống con người ngày càng càng được nâng cao nên các nhu cầu về mặt tinh thần của con nguời cũng đồng thời gia tăng. Điều đó làm nảy sinh cơ hội cho các ngành dịch vụ xuất hiện và phát triển mạnh mẽ. Mỗi cá nhân, gia đình khi có nhu cầu về tổ chức sự kiện như tổ chức sinh nhật, ma, chay, cưới hỏi… các sự kiện thường tổ chức theo phong tục, văn hóa địa phương. Và do khách mời cũng chỉ là người thân, họ hàng, bạn bè, đồng nghiệp nên công tác tổ chức cũng không cần thiết phải quá cầu kỳ, xa lạ. Đôi khi một số gia đình có điều kiện kinh tế cũng tìm đến các nhà tổ chức (nhà hàng, khách sạn,..) nhìn chung các sự kiện cũng chỉ chú trọng đến tiệc tùng tiếp đãi khách chứ cũng chưa chú trọng nhiều đến nội dung chương trình. Đối với các tổ chức, các doanh nghiệp khi có nhu cầu về tổ chức sự kiện, họ thường cân nhắc nhiều yếu tố trước khi quyết định là nên tự tổ chức hay tìm đến các nhà tổ chức chuyên nghiệp, có kinh nghiệm. Bởi chính các nhà tổ chức này sẽ phải vạch ra cho họ một hướng đi sáng tạo và chuyên nghiệp nhằm mang đến cho các khách tham dự sự kiện những trải nghiệm tích cực, đảm bảo giá trị giải trí lẫn thương mại. Thành phố Việt Trì là trung tâm chính trị, kinh tế, văn hóa và xã hội của tỉnh Phú Thọ. Với hệ thống giao thông thuận lợi, nối liền các tỉnh miền núi phía bắc với Hà Nội và các tỉnh đồng bằng Bắc Bộ khác đã giúp cho thành phố bắt nhịp với sự phát triển của dịch vụ tổ chức sự kiện trên thế giới nói chung và tại Việt Nam nói riêng. 5 Dịch vụ tổ chức sự kiện ở Việt Trì ngày càng được biết đến rộng rãi và được người dân sử dụng nhiều, thậm chí là được sử dụng thường xuyên. Đặc biệt là đối với các công ty, doanh nghiệp kinh doanh với mục tiêu chủ yếu là để quảng bá hình ảnh, thu hút khách hàng và đáp ứng được đầy đủ nhu cầu cho khách hàng. Thậm chí, hiện nay tại các doanh nghiệp như nhà hàng – khách sạn phát triển đi kèm với các dịch vụ tổ chức sự kiện để đáp ứng đầy đủ các nhu cầu cho khách hàng đồng thời mang lại lợi nhuận đáng kể cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, đối với Việt Trì, “Sự kiện” và “Dịch vụ tổ chức sự kiện” là một lĩnh vực khá mới mẻ, thiếu đi sự đầu tư bài bản từ nhân sự cho đến việc hoàn thiện quy trình tổ chức. Sự nhìn nhận của người dân địa phương và độ phổ biến của lĩnh vực này vẫn là một bài toán đặt ra cho những nhà đầu tư, những người muốn tạo ra một môi trường chuyên nghiệp hướng đến việc xây dựng hình ảnh của Việt Trì trở thành một thành phố của lễ hội và sự kiện giống như ở thị trường Hà Nội, thành phố Hồ Chính Minh, Đà Nẵng…. Chính vì những lí do trên, tác giả lựa chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp phát triển dịch vụ tổ chức sự kiện trên địa bàn thành phố Việt Trì” để nghiên cứu và góp phần phát triển dịch vụ tổ chức sự kiện trên địa bàn thành phố Việt Trì – tỉnh Phú Thọ. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu 2.1. Trên thế giới Ngành Tổ chức sự kiện là một lĩnh vực được hình thành trên thế giới từ rất sớm tuy nhiên việc nghiên cứu học thuật vấn đề này còn khá ít và chủ yếu ở dạng những bài viết tạp chí và một số cuốn sách của những người đã có kinh nghiệm trong nghề nghiệp, chia sẻ về quy trình và nguyên tắc tổ chức sự kiện. Các hoạt động nghiên cứu về dịch vụ tổ chức sự kiện được diễn ra mạnh mẽ và trở thành một lĩnh vực nghiên cứu, thu hút được nhiều học giả tham gia từ các giáo trình, bài giảng đến các tạp chí được đăng tải rộng rãi hơn vào cuối những năm 80 thế kỷ 20. Đồng thời, kể từ đây, ngành công nghiệp sự kiện mới ra đời với tốc độ phát triển rất nhanh và hứa hẹn sẽ còn tiếp tục phát triển mạnh mẽ trong tương lai. Theo một bài viết phát hành trên tạp chí “International Journal of Event Management Research” số 7, xuất bản tháng 2/2012, tác giả Doug Matthews đã chỉ ra 6 rằng: những loại hình tổ chức khác nhau của sự kiện tại phương Tây đã trải dài trong khoảng thời gian từ thế kỷ 15 trước Công nguyên cho tới thập niên 60 của thế kỷ 20. Trong cuốn “Event Planning: The Ultimate Guide To Successful Meetings, Corporate Events, Fundraising Galas, Conferences, Conventions, Incentives and Other Special Events” của Judy Allen đã đưa ra quan điểm trong việc nghiên cứu ứng dụng về Sự Kiện đã chỉ ra rằng, trong việc xây dựng, tổ chức các sự kiện cần đưa sự sáng tạo, sự hiểu biết cả về các lĩnh vực liên quan như: thiết kế nhà cửa, phong cách sống….để thực hiện các dạng sự kiện khác nhau. Đồng thời cuốn sách cũng đề cập đầy đủ, chính xác và trọn vẹn các khâu quan trọng nhất trong việc chuẩn bị 1 sự kiện, bao gồm: Xác định chi phí dịch vụ Trao đổi thông tin với khách hàng Thiết kế sự kiện với từng loại văn hóa và chủ đề khác nhau Dàn dưng chương trình, kịch bản mẫu Lên đối tượng và danh sách khách hàng, người dự tiệc… Trong nghiên cứu “Integrated event management: event correlation using dependency graphs” của Boris Gruschke (Đại học Munich) đã sử dụng phương pháp quản trị sự kiện bằng các dạng biểu đồ, đồ thị để thể hiện vai trò, chức năng của các bộ phận trong tổ chức sự kiện đồng thời mô hình hóa ý tưởng của nhà tổ chức. 2.2. Tại Việt Nam Ngành Tổ chức Sự Kiện ở Việt Nam phải đến đầu những năm 2000 mới bắt đầu được thừa nhận chính thức và có các công ty, đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và có những nghiên cứu cùng các trao đổi học thuật về lĩnh vực này. Theo PGS.TS. Lưu Văn Nghiêm trong “Giáo trình Tổ chức sự kiện” đã đề cập nhiều vấn đề, nhiều công việc trong tổ chức sự kiện, từ việc lớn tới việc nhỏ, từ công tác chuẩn bị trước sự kiện tới các hoạt động trong và sau sự kiện… Đặc biệt sách đi sâu vào hướng dẫn kỹ năng nghiệp vụ nên rất cụ thể và dễ tiếp cận. Bên cạnh đó, trong “Giáo trình quản trị tổ chức sự kiện và lễ hội” TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh và ThS. Sử Ngọc Diệp đã nói về các kiến thức nền tảng liên quan đến tổ chức sự kiện như các khái niệm về TCSK, lịch sử hình thành, xu thế phát triển, vai trò ý nghĩa và các kiến thức cần có trong quá trình TCSK đồng thời bao hàm cả các vấn đề về lễ hội. 7 Hoặc theo phân tích của bài viết “Xu hướng chuyển đổi số trong ngành sự kiện: thay đổi hay là chết?” đăng trên trang website: brand, tác giả Lê Thành Công đã chỉ ra rằng: việc thay đổi sang các hoạt động sự kiện thông qua internet là yêu cầu cấp thiết đặt ra lúc này trước những khó khăn thực sự do Covid-19 mang lại. Chi phí thấp và hàng loạt những lợi ích tối ưu về không gian, thời gian… đang giúp sự kiện trực tuyến chiếm ưu thế so với sự kiện trực tiếp. Đồng thời theo phân tích của một số đạo diễn về tổ chức sự kiện thì ngành Sự Kiện của Việt Nam sau đại dịch Covid sẽ hướng đến loại hình “Sự kiện ảo” (virtual event) và “Sự kiện trực tuyến” (online event) , điều này đã trở thành một xu hướng phổ biến khi các nhãn hàng, khách hàng và nhà tổ chức sự kiện đầu tư nhiều hơn vào việc tổ chức và vận hành các sự kiện ảo, sự kiện trực tuyến. 2.3. Tại thành phố Việt Trì Thành phố Việt Trì là trung tâm chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội của tỉnh Phú Thọ, có hệ thống giao thông thuận lợi, nối liền các tỉnh miền núi phía bắc với Hà Nội và các tỉnh đồng bằng Bắc Bộ khác. Tại Phú Thọ, việc phát triển dịch vụ tổ chức sự kiện mới chỉ phát triển trong khoảng gần 5 năm trở lại đây mặc dù trước đây, việc tổ chức sự kiện đã được thực hiện ở những cấp độ, quy mô nhỏ như: đám cưới, lễ khai trương, khánh thành...Sau đó, dưới sự du nhập và học hỏi từ các thị trường dịch vụ phát triển như: Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh..., ngành Tổ chức sự kiện đã dần được đón nhận và trở thành một lĩnh vực đầy hứa hẹn tại tỉnh Phú Thọ nói chung và thành phố Việt Trì nói riêng. Việc nghiên cứu dịch vụ tổ chức sự kiện mới chỉ dừng lại ở các đề tài nghiên cứu tại điểm như các báo cáo thực tập tại các công ty, chưa có công trình chuyên sâu nào đi vào phân tích hiện trạng và thiết lập một quy trình hoàn thiện về loại hình này. Từ thực tế và lý luận như trên, tác giả đã chọn vấn đề: “Thực trạng và giải pháp phát triển dịch vụ tổ chức sự kiện trên địa bàn thành phố Việt Trì” nhằm phân tích hiện trạng của của ngành tổ chức sự kiện và đồng thời đưa ra các giải pháp phù hợp với tình hình thực tế và chủ trương phát triển kinh tế - xã hội của thành phố Việt Trì. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3.1. Đối tượng nghiên cứu - Dịch vụ tổ chức sự kiện 8 3.2. Phạm vi nghiên cứu - Về không gian nghiên c: Đề tài nghiên cứu được thực hiện tại thành phố Việt Trì - Về thời gian nghiên cứu: Tác giả tiến hành nghiên cứu, khảo sát thu thập tài liệu, số liệu sơ cấp cho đề tài từ thàng 11 năm 2020 đến tháng 5 năm 2021. 4. Mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu phát triển dịch vụ tổ chức sự kiện tại TP.Việt Trì được thực hiện nhằm mục tiêu: - Hệ thống hoá các vấn đề lý luận liên quan đến phát triển dịch vụ tổ chức sự kiện. - Nghiên cứu nhu cầu sử dụng dịch vụ TCSK tại TP. Việt Trì, phân tích tiềm năng và cơ hội cho sự phát triển của thị trường TCSK. - Phân tích tình hình phát triển dịch vụ TCSK tại TP. Việt Trì trong thời gian qua nhằm tìm ra những hạn chế và vướng mắc đang cản trở sự phát triển của thị trường. - Kiến nghị những giải pháp phát triển thị trường tổ chức sự kiện góp phần vào sự phát triển các hoạt động kinh doanh tại TP. Việt Trì 5. Phương pháp nghiên cứu Nghiên cứu và xây dựng đề tài là một nghiên cứu khoa học đòi hỏi độ chính xác cao, phải dựa trên một cơ sở lí luận nhất định. Để xây dựng và hoàn thành đề tài, tôi đã sử dụng kết hợp nhiều phương pháp khác nhau: - Phương pháp phân tích, so sánh và tổng hợp: dựa trên dữ liệu và thông tin thu thập được, kết hợp với những kiến thức đã được học tập, những kinh nghiệm công tác của bản thân, tác giả đã sử dụng phương pháp phân tích để hệ thống hóa các vấn đề, sử dụng phương pháp so sánh, tổng hợp và đưa ra những nhận xét, đánh giá về hoạt động của dịch vụ tổ chúc sự kiện trong thời gian qua. - Phương pháp điều tra xã hội học: thu thập thông tin từ quần chúng thông qua các phiếu hỏi, bảng hỏi để hiểu rõ hơn và đánh giá đúng những vấn đề về dịch vụ tổ chức sự kiện trên địa bàn TP. Việt Trì 9 - Phương pháp chuyên gia: đối với các vấn đề liên quan đến nội dung nghiên cứu, tác giả đã trực tiếp thảo luận, tham khảo ý kiến của một số chuyên gia trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và một số chuyên gia trong các lĩnh vực có liên quan. 6. Kết cấu đề tài Đề tài bao gồm phần mở đầu, phần nội dung, phần kết luận và gồm có 3 chương: Chương 1. Cơ sở lí luận và thực tiễn về sự kiện, dịch vụ tổ chức sự kiện Chương 2. Thực trạng phát triển dịch vụ tổ chức sự kiện trên địa bàn thành phố Việt Trì Chương 3. Một số giải pháp phát triển dịch vụ tổ chức sự kiện trên địa bàn thành phố Việt Trì. 10 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ SỰ KIỆN, DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1. Cơ sở lí luận về sự kiện 1.1.1. Khái niệm Có rất nhiều quan điểm khác nhau về sự kiện, mỗi một quan điểm sẽ thể hiện một góc nhìn về vấn đề của nhà nghiên cứu: Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội, thì sự kiện là một hiện tượng, hoặc một sự cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiện. Ví dụ khi nói đến các sự kiện kinh tế tiêu biểu của Việt Nam trong năm người ta có thể đề cập đến: Việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán ... Theo Từ điển tiếng Việt, “Sự kiện” được hiểu là một việc quan trọng xảy ra, ví dụ, những sự kiện lịch sử đáng ghi nhớ hay sự kiện thể thao của thế giới, châu lục hay khu vực. Theo Từ điển Oxford, sự kiện được định nghĩa như sau: Nghĩa thứ nhất là “a thing that happens, especially one of importance” được hiểu là: một sự việc có tính chất quan trọng sẽ xảy ra. Nghĩa thứ hai là “a planned public or social occasion” được hiểu là một hoạt động công cộng hoặc một động xã hội đã được lên kế hoạch. Nghĩa thứ ba, sự kiện là “each of several particular contests making up a sports competition” được hiểu là một hoạt động tiêu biểu như một dạng hoạt động thể thao. Theo Wikipedia: “Tổ chức sự kiện hay quản lý sự kiện (tiếng Anh: event management) là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức.” Theo The Chambers Dictionary (1998): “Sự kiện là những việc xảy ra, sự việc tác động vào hoặc làm xảy ra sự ghi nhớ, những sự việc xảy ra ngẫu nhiên còn gọi là biến cố (chẳng hạn, sóng thần ở bãi biển Phuket Thái Lan), một phần của một chương trình (chẳng hạn, chương trình thể thao, một cuộc đua ngựa), việc xảy ra như số phận hay vận mệnh, một hoạt động có tổ chức tại một địa điểm cụ thể (Chương trình tiếp thị hay khuyên góp)”. Theo Getz (1991) định nghĩa, sự kiện là “một hoạt động xảy ra chỉ một lần hoặc thường xuyên, khác với các hoạt động ngày thường". Những hoạt động này nhằm 11 thỏa mãn nhu cầu của công chúng trong việc tổ chức các hoạt động cộng đồng, vui chơi, giải trí, văn hóa, xã hội bên cạnh các hoạt động thường ngày của con người. Theo Hinch và Delemere (1993); Mayfield và Crumpton (1995), sự kiện có thể được xem như là các hoạt động quan trọng nhằm thu hút khách du lịch hoặc thể hiện đặc trưng của một cộng đồng và những nét văn hóa của cộng đồng đó. Đề tài này sử dụng quan điểm của Giáo trình tổ chức sự kiện và lễ hội: “Sự kiện là những hoạt động đặc biệt được tổ chức nhằm quy tụ số đông công chúng để tác động vào sự ghi nhớ của đối tượng được xác định.” [16] Với những trích dẫn nói trên, thì “Sự kiện” chủ yếu là các hoạt động liên quan đến hoạt động thương mại, marketing của các doanh nghiệp như: hội thảo, hội nghị ,khai trương ,giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm... Ngay cả một số công ty có dịch vụ tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam, trong phần giới thiệu các sản phẩm về “tổ chức sự kiện” của mình cũng chỉ tập trung trong những nội dung này mà ít quan tâm đề cập đến các lĩnh vực xã hội và đời sống thường ngày khác. “Sự kiện” mới tiếp cận ở một số lĩnh vực, trong một phạm vi nhất định. Với sự phát triển của nghề “Tổ chức sự kiện” nếu chỉ tiếp cận theo những hướng trên sẽ không đủ. Trong thực tế chúng ta đã bắt gặp rất nhiều những từ liên quan đến sự kiện, như trong tiếng Anh có các thuật ngữ: + Bussiness event: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh + Corporate events: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng ... + Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ, Exhibitions: Triển lãm, Trade fairs: Hội chợ thương mại, Entertainment events: Sự kiện mang tinh chất giải trí + Concertslive performances: Hoà nhạc , biểu diễn trực tiếp Festive events : Lễ hội, liên hoan + Government events: Sự kiện của các cơ quan nhà nước + Meetings : Họp hành, gặp giao lưu, Seminars : Hội thảo chuyên đề, Workshops: Bán hàng, Conferences: Hội thảo, Conventions: Hội nghị, + Social and cultural events: Sự kiện về văn hoá , xã hội ;Sporting events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao + Marketing events: Sự kiện liên quan tới marketing 12 + Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại + Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm... Như vậy, khái quát có thể chỉ ra khái niệm về sự kiện (trong lĩnh Vực tổ chức sự kiện) như sau: Sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục- tập quán …được tổ chức nhằm quy tụ số đông công chúng để tạo tác động vào sự ghi nhớ tới đối tượng được xác định. 1.1.2. Phân loại sự kiện Có nhiều cách phân loại sự kiện, tuy nhiên trong đề tài này, tác giả xin được phân loại theo quan điểm của tác giả Nguyễn Vũ Hà trong “Bài giảng tổ chức sự kiện”thì sự kiện được phân loại theo 3 tiêu chí: - Quy mô, lãnh thổ - Thời gian - Hình thức và mục đích sự kiện 1.1.2.1. Theo quy mô, lãnh thổ - Theo quy mô: Quy mô của sự kiện là một tiêu chí định lượng, tuy nhiên không chỉ dựa vào số lượng người tham gia, hay quy mô của không gian tổ chức sự kiện để phân loại mà còn phải dựa vào mức độ ảnh hưởng của sự kiện để xác định quy mô (vì có những sự kiện ở một xã có rất nhiều người tham gia, được tổ chức ở sân vận động xã nhưng cũng không thể gọi là sự kiện lớn được) Sự kiện lớn: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng lớn ở phạm vi quốc gia, quốc tế, thường có sự tham gia của nhiều người, thời gian tổ chức sự kiện khá dài, nội dung hoạt động đa dạng, phong phú. Sự kiện nhỏ: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng hẹp (thường giới hạn trong phạm vi một tổ chức doanh nghiệp hoặc gia đình thường có sự tham gia của ít người, thời gian tổ chức sự kiện khá ngắn, nội dung hoạt động ít ... - Theo lãnh thổ: Theo lãnh thổ có thể chia thành: sự kiện địa phương (lễ kỷ niệm 10 năm ngày tải thanh lập lập huyện A), sự kiện của một vùng (lễ hội cồng chiêng ở Tây Nguyên) , 13 sự kiện quốc gia (Hội khỏe Phù đổng toàn quốc lần thứ ...), sự kiện quốc tế (Lễ hội Olimpic ... ) 1.1.2.2. Theo thời gian Tiêu chí thời gian có thể căn cứ theo độ dài thời gian hoặc tính thời vụ. Theo độ dài thời gian, căn cứ vào thời gian diễn ra sự kiện có thể chia thành: Sự kiện dài ngày, sự kiện ngắn ngày. Theo tính mùa vụ có thể chia thành: Sự kiện thường niên - diễn ra vào các năm thường vào những thời điểm nhất định như (Hội nghị tổng kết, lễ bảo công, hội nghị khách hàng thường niên, họp đồng hương đầu năm cuối năm, các lễ hội thường niên ...). Sự kiện không thường niên: không mang tính quy luật, không có hiện tượng lặp lại ở các năm (ví dụ: lễ khai trương cửa hàng, hội thảo du học Lào, triển lãm hàng nông nghiệp tỉnh A ...) 1.1.2.3. Theo hình thức và mục đích Đây là cách phân loại phổ biến có ý nghĩa trong nghiệp vụ tổ chức sự kiện. Vì hình thức tổ chức sự kiện thường phụ thuộc vào mục đích sự kiện nên nó thường đi liền với nhau, gồm có: - Sự kiện kinh doanh: là những sự kiện có liên quan đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. + Sự kiện kinh doanh (Bussiness Event); các ngày lễ của doanh nghiệp (Corporate events): Như kỷ niệm ngày sinh nhật, ngày truyền thống của công ty... + Sự kiện gây quỹ (Fundraising events), triển lãm (Exhibitions), hội chợ thương mại (Trade fairs), sự kiện liên quan đến bán hàng (Workshops) + Sự kiện liên quan tới marketing (Marketing events); sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại (Promotional events); Sự kiện tung thương hiệu, sản phẩm (Brand and product launches) + Hội nghị khách hàng, giao lưu, gặp gỡ (Customers Meetings, Conferences, Conventions) + Các loại hội nghị thường niên: tổng kết các kỳ, đại hội cổ đông...;Lễ khai trương, khánh thành, động thổ ... ;Các sự kiện khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Sự kiện giáo dục, khoa học: Đó là những sự kiện liên quan đến giáo dục, khoa học như: 14 + Hội thảo, hội nghị (Education Training Meetings: Seminars, Conferences, Conventions) về văn hóa giáo dục: diễn thuyết, chuyên đề, hội thảo du học... + Liên hoan, hội giảng, các cuộc thi: Hội giảng giáo viên dạy giỏi, thi học sinh giỏi, Gặp mặt sinh viên xuất sắc. + Các trò chơi (game show) mang tính giáo dục - Sự kiện văn hóa truyền thống: Liên quan đến văn hóa, truyền thống, tôn giáo- tín ngưỡng và phong tục tập quán, bao gồm: + Lễ hội truyền thống (Traditional festival events) + cưới hỏi, ma chay, mừng thọ, sinh nhật + Social and cultural events: Event văn hoá xã hội + Giao lưu văn hóa + Các lễ kỷ niệm truyền thống khác: như họp đồng hương, kỷ niệm ngày thành lập... - Sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí: Entertainment events: Event giải trí; Hội thi nghệ thuật (ví dụ: liên hoan tiếng hát học sinh - sinh viên, hội diễn sân khấu chuyên nghiệp ... ); Concerts/ live performances: Hoà nhạc, biểu diễn trực tiếp; Festive events: Event lễ hội; triển lãm nghệ thuật; biểu diễn nghệ thuật; khai trương giới thiệu Album mới, ban nhạc; biểu diễn từ thiện, biểu diễn đánh bóng tên tuổi, tạp kỹ... - Sự kiện thể thao : + Thi đấu, Hội thi , hội khỏe ... + Đón tiếp, chào mừng, bảo công, tiễn đoàn,Giao lưu thể thao - Sự kiện chính thống/ Sự kiện của nhà nước (Government events): Loại sự kiện thường có những chuẩn mực và quy tắc riêng, chủ đầu tư sự kiện chính là các cơ quan nhà nước. Ví dụ: Tổng kết, khen thưởng, tuyên dương, phát động phong trào, hội thảo, hội nghị, họp báo; Hội nghị hiệp thương, đón tiễn ... - Sự kiện truyền thông: Là các sự kiện có tính truyền thông cao, thường do một hay nhiều cơ quan truyền thông báo chí là chủ đầu tư sự kiện, hoặc có sự tham gia của các cơ quan truyền thông trong quá trình tiến hành, ví dụ: Lễ ghi nhận thương hiệu, Thu hút nhà tài trợ, kỷ niệm, gây quỹ, phát động phong trào, họp báo, thông cáo báo chí ... 15 1.2. Cơ sở lí luận về tổ chức sự kiện 1.2.1. Khái niệm Tổ chức sự kiện là một phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá cho doanh nghiệp. Tổ chức sự kiện được nhìn nhận dưới nhiều góc độ khác nhau: Theo Wikipedia: “Tổ chức sự kiện hay quản lý sự kiện (tiếng Anh: event management) là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức.” Theo PGS.TS Lưu Văn Nghiêm: “Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động lao động với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao độngthực hiện các dịch vụ đảm bảotoafn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể”[11]. Quan điểm này cho thấy sự chuyển hướng đối tượng tham dự sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu của chủ sở hữu sự kiện và thỏa mãn nhu cầu của khách tham dự sự kiện. Các hoạt động tổ chức sự kiện bao gồm nhiều lĩnh vực: cá nhân, xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như roadshow, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được. Theo cách tiếp cận về mặt xã hội học: Tổ chức sự kiện là một hoạt động nhằm truyền đạt thông tin đến đối tượng khách hàng mục tiêu để kích thích họ mua sản phẩm hoặc dịch vụ mà nhà tổ chức sự kiện đó đã đề xuất. Theo cách tiếp cận về mặt kinh tế học: Tổ chức sự kiện là hoạt động nhằm trình bày cho khán giả có được những hiểu biết cần thiết về hàng hoá, dịch vụ và uy tín của doanh nghiệp thông qua buổi sự kiện. Theo cách tiếp cận về mặt hành vi: Tổ chức sự kiện là một quá trình để truyền tin về sản phẩm, dịch vụ, doanh nghiệp cho các khách hàng cuối cùng hoặc người trung gian trong một khoảng không gian và thời gian nhất định. Mỗi cách tiếp cận nói trên đều có những điểm hợp lý nhưng nếu chỉ xác định mục đích của tổ chức sự kiện là hành động “mua hàng hoá dịch vụ” thì sẽ không bao quát hết phạm vi của hoạt động tổ chức sự kiện. Hoặc nếu chỉ xác định mục đích của tổ chức sự kiện là tryền đạt thông tin thì sự kiện đó chưa đạt hết mục tiêu tổ chức của nó. Tuy nhiên, cách tiếp cận nào