Tài liệu Thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống quản lý nhân sự tại công ty tnhh giải pháp phần mềm gia linh

LỜI CÁM ƠN Sau quá trình thực tập, em đã tìm hiểu, khảo sát, phân tích, đánh giá tình hình quản lý nhân sự tại công ty TNHH Giải pháp phần mềm Gia Linh. Với mong muốn giúp công ty đưa ra được phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả, tiện dụng, em đã đi vào tìm hiều về cách thức tổ chức và hoạt động của công ty để từ đó xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệ thống quản lý nhân sự thông qua đề tài “Thiết kế Cơ sở dữ liệu cho hệ thống quản lý nhân sự tại công ty TNHH Giải pháp phần mềm Gia Linh”. Trong khi làm bài khóa luận, em nhận được sự giúp đỡ rất tận tình của các anh chị trong công ty cũng như của các thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tê – Thương mại điện tử. Em xin gửi lời cám ơn chân thành đến các anh (chị) và các thầy cô, đặc biệt tới cô Th.S Nghiêm Thị Lịch – giáo viên hướng dẫn đã chỉ bảo tận tình giúp em có những định hướng đúng đắn khi thực hiện bài khóa luận. Với thời gian thực tập còn hạn chế, sự hiểu biết có hạn, bài khóa luận không tránh khỏi những thiếu xót, em rất mong nhận được sự đóng góp của thầy cô, các anh (chị) trong công ty và các thầy cô để bài khóa luận của em được hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cám ơn MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN...............................................................................................................i MỤC LỤC.................................................................................................................... ii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT.....................................................................................iv DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ......................................................................v CHƯƠNG 1:TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐÊ NGHIÊN CỨU.......................................1 1.1. Lý do chọn đề tài.....................................................................................................................1 1.1.1. Tầm quan trọng của vấn đề nghiên cứu.....................................................1 1.1.2. Ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu...................................................................2 1.2. Tính cấp thiết của đề tài........................................................................................................2 1.3. Tình hình nghiên cứu.............................................................................................................3 1.3.1. Tình hình nghiên cứu ngoài nước, các đề tài nghiên cứu trên thế giới....3 1.3.2. Tình hình nghiên cứu trong nước, các đề tai nghiên cứu.........................3 1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu......................................................................................4 1.4.1. Đối tượng nghiên cứu.................................................................................4 1.4.2. Phạm vi nghiên cứu.....................................................................................5 1.5. Kết cấu khóa luận....................................................................................................................5 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THIẾT KẾ CSDL QUẢN LÝ NHÂN SỰ.....6 2.1. Tổng quan về nhân sự...........................................................................................................6 2.2.1. Nhân sự........................................................................................................6 2.1.2. Quản trị nhân sự..........................................................................................7 2.2. Tổng quan về cơ sở dữ liệu..................................................................................................8 2.2.1. Lý thuyết chung về CSDL............................................................................8 2.2.2 Hệ quản trị CSDL.......................................................................................15 Nếu gây lỗi thì rấ tốn kém thông qua việc phản ánh các thông tin sai lệch được lấy ra từ hệ thống dữ liệu..........................................................................16 2.2.3. Tổng quan về ngôn ngữ SQL.....................................................................16 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP PHẦN MỀM GIA LINH.......................28 3.1. Giới thiệu chung....................................................................................................................28 3.1.1. Mục tiêu hoạt động.....................................................................................29 3.1.2. Cơ cấu tổ chức...........................................................................................29 3.2. Phân tích tình hình quản lý nhân sự tại công ty........................................................31 3.3. Đánh giá thực trạng.............................................................................................................34 CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU CHO HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP PHẦN MỀM GIA LINH.......................36 4.1. Mô tả bài toán........................................................................................................................36 4.2. Thiết kế CSDL.......................................................................................................................37 4.2.1. Thiết kế CSDL mức logic...........................................................................37 4.2.2. Thiết kế CSDL mức vật lý..........................................................................42 4.3. Thiết kế giao diện..................................................................................................................47 4.4. Một số đề xuất cho việc thiết kế CSDL cho hệ thống quản lý nhân sự cho công ty TNHH Giải pháp phần mềm Gia Linh...........................................................................55 KẾT LUẬN................................................................................................................56 TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................57 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 1. Từ tiếng Việt STT 1 2 3 5 6 8 9 Tên từ viết tắt CSDL TNHH NXB CMTND SDT STK BHYT Cụm từ đầy đủ Cơ sở dữ liệu Trách nhiệm hữu hạn Nhà xuất bản Chứng minh thư nhân dân Số điện thoại Số tài khoản Bảo hiểm y tế 2. Từ tiếng Anh STT Từ viết tắt 1 QA 2 OT Cụm từ đầy đủ Quality Assurance Over time Nghĩa tiếng Việt Đảm bảo chất lượng Làm thêm giờ DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ Bảng 2.1: Các kiểu dữ liệu cơ bản trong SQL Server..................................................18 Hình 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH giải pháp phần mềm Gia Linh.....30 Biểu đồ 3.1: Biểu đồ đánh giá hệ thống quản lý nhân sự tại công ty..........................33 Hình 4.1: Sơ đồ phân cấp chức năng...........................................................................37 Hình 4.2: Mô hình thực thể liên kết ER.......................................................................39 Hình 4.3: Mô hình dữ liệu quan hệ..............................................................................41 Hình 4.4: Giao diện của chức năng quản lý Nhân Viên...............................................47 Hình 4.5: Giao diện chức năng quản lý Phòng Ban.....................................................49 Hình 4.6: Giao diện Dự án...........................................................................................51 Hình 4.7: Giao diện Timesheet....................................................................................52 Hình 4.8: Giao diện Báo Cáo.......................................................................................54 Hình 4.9: Giao diện chi tiết Báo Cáo Dự án................................................................55 CHƯƠNG 1:TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐÊ NGHIÊN CỨU 1.1. Lý do chọn đề tài 1.1.1. Tầm quan trọng của vấn đề nghiên cứu Sự phát triển của công nghệ thông tin thực sự đã và đang ngày càng khẳng định vai trò quan trọng trong quá trình hội nhập, phát triển kinh tế xã hội. Công nghệ thông tin đã trở thành một ngành công nghiệp hàng đầu với những quốc gia phá triển trên thế giới. Ngày nay, công nghệ thông tin đã đi vào đời sống, đi vào các doanh nghiệp với một số phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanh chóng, tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức, độ chính xác, tiện lợi, hiệu quả, bảo mật hiệu quả. Điều này mang lại rất nhiều lợi ích cho sự phát triển của doanh nghiệp. Vì thế mà mỗi doanh nghiệp thường tập trung đầu tư, áp dụng tin học vào trong hê thống quản lý, kinh doanh. Doanh nghiệp có thể thu thập, xử lý, phổ biến thông tin một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Vấn đề quản lý nhân sự cũng là một trong những mối quan tâm hàng đầu của mỗi doanh nghiệp. Quản lý nhân sự là yếu tố giúp ta biết được tổ chức có hoạt động tốt hay không, hiệu quả hay không hiệu quả phụ thuộc vào lực lượng nhân sự, những con người với sự nhiệt huyết, thông minh, sáng tạo. Con người là nhân tố quyết định cho sự thành công của doanh nghiệp, tổ chức. Các thiết bị, cơ sở vật chất hạ tầng, kỹ thuật đều có thể mua bán, trao đổi, học hỏi được nhưng nhân sự thì không thể. Vì vậy, việc quản lý nhân sự là vấn đề thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Quản lý nhân sự giữ vai trò đặc biệt quan trọng và ngày càng được quan tâm, nghiên cứu, phân tích, đây được coi như là một chức năng cốt lõi và quan trọng nhất của tiến trình quản lý. Tuy nhiên, quản lý nhân sự là một việc không hề đơn giản và gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý, lãnh đạo. Trong quá trình quản lý, các nhà lãnh đạo, các phòng ban luôn gặp phải các vấn đề quản lý bằng thủ công, sổ sách, giấy tờ. Đôi khi xảy ra nhầm lẫn, sai sót gây tốn thời gian hiệu quả không cao, khó kiểm soát việc cập nhật hồ sơ, tìm kiếm hồ sơ. Chính vì vậy, việc xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệ thống quản lý nhân sự là việc làm hết sức cần thiết, giúp doanh nghiệp nắm bắt được các hoạt động quản lý của mình, thực hiện các hoạt động, thao tác được nhanh chóng, tiện lợi, khoa học hơn, góp phần phát triển doanh nghiệp. 1 1.1.2. Ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu Việc thiết kế cơ sở dữ liệu có ý nghĩa rất quan trọng trong việc đảm bảo dữ liệu cho các chức năng, nắm bắt được các hoạt động, nghiệp vụ, mối quan hệ giữa các yếu tố trong hệ thống. Hệ thống quản lý nhân sự được phân tích chặt chẽ, logic, khoa học sẽ đưa ra các hoạt động quản lý mang lại hiệu quả cao, giảm thiểu chi phí và thời gian cho doanh nghiệp. Mọi hoạt động quản lý thông tin về nhân sự trong công ty được thực hiện hiệu quả, tìm kiếm nhanh chóng, cập nhật thông tin dễ dàng. 1.2. Tính cấp thiết của đề tài Dựa vào nhu cầu thực tế của doanh nghiệp và xã hội đòi hỏi con người phải sáng tạo ra nhiều sản phẩm thông minh, tiện lợi cho xã hội. Công ty THHH Giải pháp phần mềm Gai Linh sẽ mở rộng quy mô, gia tăng số lượng nhân viên cho nên việc quản lý nhân sự luôn là vấn đề cấp bách được chú trọng. Việc gia tăng số lượng nhân viên khiến việc quản lý thủ công gặp nhiều khó khăn, bất cập, gây mất thời gian, tiền bạc, công sức nhưng hiệu quả không cao, xảy ra sai sót, nhầm lẫn. Hơn nữa, trong công ty chủ yếu quản lý thông tin nhân viên, khó quản lý trong việc đăng ký, tính thời gian làm thêm giờ, xin nghỉ. Thông thường, khi nhân viên muốn đăng ký làm thêm giờ, xin nghỉ đều phải viết mail xin nghỉ. Nhân viên phải được sự cho phép của trưởng nhóm mới đăng ký thành công. Việc này làm tốn thời gian của cả nhân viên, trưởng nhóm và bộ phận nhân sự. Bên cạnh đó, còn gây khó khăn trong viêc tính lương khi phải kiểm tra thời gian nghỉ, làm thêm giờ. Bên cạnh đó, công tác quản trị nhân sự sẽ giúp công ty tìm kiếm nhũng nhân viên tham gia tích cực vào sự thành công của công ty. Quản lý nhân sự giúp công ty tìm ra đúng người, đúng số lượng, đúng thời điểm, thỏa mãn nhu cầu của doanh nghiệp. Khi lựa chọn đúng người thì cả doanh nghiệp và nhân viên đều có lợi. Vì vậy, áp dụng hệ thống quản lý nhân sự vào công ty là vấn đề cấp thiết và cần chú trọng giải quyết. Chính vì vậy, việc thiết kế một cơ sở dữ liệu chặt chẽ cho hệ thống, thể hiện muốn quan hệ, hoạt động các yếu tố trong hệ thống sẽ mang lại hiệu quả cao để quản lý nhân sự trong công ty. 2 1.3. Tình hình nghiên cứu 1.3.1. Tình hình nghiên cứu ngoài nước, các đề tài nghiên cứu trên thế giới Hệ thống quản lý nhân sự có vai trò vô cùng quan trọng , mang lại lợi ích lớn cho các tổ chức, doanh nghiệp. Đây cũng là một trong những đề tài phổ biến trên thế giới Đề tài nghiên cứu về cơ sở dữ liệu cho thư viện “Database for Management Library” của hai sinh viên K.Chakitha và S.V.Rohith trong trường KL University năm 2016. Bài nghiên cứu đã chỉ ra được nhiều lợi ích khi quản lý thư viện với một cơ sở dữ liệu chặt chẽ. Thông thường, việc quản lý thư viện tiến hành rất thủ công, người dùng muốn biết thông tin về sách, tình trạng sách còn hay hết đều phải đến trực tiếp thư viện để kiểm tra. Hệ thống mới sẽ cung cấp tất cả các thông tin sách có trong thư viện, chi phí, trang thái và tổng số sách có trong thư viện. Người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm một cách tự động qua hệ thống. Hệ cơ sở dữ liệu này sẽ lưu trữ toàn bộ thông tin cần thiết đó. Cơ sở dữ liệu bao gồm các bảng về: Chi nhánh, Nhân viên, Khách hàng, Trạng thái mượn sách, Trạng thái trả sách, Sách. Đề tài nghiên cứu đã được đánh giá cao trong số các đề tài tốt nghiệp của sinh viên trong trường. Tuy nhiên, cơ sở dữ liệu vẫn chưa được áp dụng vào thực tế. Hay một đề tài nghiên cứu khác “Designing a Database for a Hotel Room Booking System” của một nhà thiết kế CSDL Maria Alcaraz. Đề tài được nghiên cứu trong năm 2015. Nhu cầu đặt phòng khách sạn trước khi đến khi đi du lịch hay làm việc đang được quan tâm. Hệ thống với CSDL rất đơn giản, không quá phức tạp với ba bảng chính: Thông tin đặt phòng, khách hàng, phòng. Tuy đơn giản nhưng hệ thống vẫn đáp ứng được nhu cầu của người dùng. Khách hàng có thể đặt phòng trước khi đến địa điểm một cách nhanh chóng, thuận tiện nhất, không gây mất thời gian, công sức. Mặc dù vậy, hệ thống vẫn chưa được áp dụng đối với nhiều khách sạn. 1.3.2. Tình hình nghiên cứu trong nước, các đề tài nghiên cứu Việt Nam đã và đang thúc đẩy, áp dụng các phần mềm quản lý nhân sự vào doanh nghiệp. Tuy nhiên nó mới được biết đến và phổ biến hơn trong khoảng chục năm trở lại đây cùng với sự bùng nổ, phát triển của công nghệ thông tin. Nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý nhân sự trong mỗi doanh nghiệp nên đã có rất nhiều công trình nghiên cứu vấn đề này. Một số nghiên cứu như: 3 Đề tài: “Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho công ty TNHH Anh Khoa” của sinh viên Nguyễn Minh Phương, trường Đại học công nghệ, đại học Quốc gia Hà Nội năm 2016 cho thấy khó khăn trong việc quản lý nhân sự và giải pháp xây dựng phần mềm nhân sự vấn đề cấp bách. Đề tài chỉ ra nhiều thay đổi tích cực khi xây dựng phần mềm trong khi nhân viên có bất kỳ sự thay đổi gì thì đều được cập nhật nhanh chóng ngay trong hệ thống một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Hệ thống phân tích, xây dựng CSDL rất chặt chẽ. Tuy nhiên, phần mềm này chỉ có thể áp dụng được ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ vói chi phí thấp, đối với doanh nghiệp lớn thì cần hệ thống lớn hơn mới có thể quản lý được. Khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Xây dựng cơ sở dữ liệu trong quản lý nhân sự” của nhóm sinh viên Nguyễn Thị Phương, Trần Thị Lan trường Học viện Công nghệ bưu chính viễn thông năm 2015 cũng là một trong những đề tài nghiên cứu nổi bật về quản lý nhân sự. Cùng với sự phát triển của xã hội, để có thể đáp ứng được nhu cầu, chủ trương chính sách với người lao động trước hết quản lý tốt hệ thống lưu trữ hồ sơ, dễ tìm kiếm dễ bổ sung, xử lý kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu ngay khi cập nhật. Các chức năng cơ bản của hệ thống bao gồm: Quản lý thông tin nhân sự, theo dõi cập nhật thường xuyên thông tin, tính lương cho nhân viên, các chế độ đãi ngộ. Đặc biệt với hệ thống CSDL này, hoạt động quản lý lương được tập trung nhiều nhất. Việc nghiên cứu xây dựng phần mềm này góp phần giảm thiểu tối đa thời gian, công sức, kinh phí cho công ty. Từ các công trình nghiên cứu trên ta thấy, quản lý nhân sự có vai trò vô cùng quan trọng cho sự phát triển của các công ty trên toàn thế giới. 1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1.4.1. Đối tượng nghiên cứu Thứ nhất: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các thông tin, cơ sở dữ liệu và thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống quản lý nhân sự. Thứ hai: Hệ thống quản lý nhân sự, quy trình, hoạt động quản lý, các chức năng, hoạt động quản lý của công ty TNHH Giải pháp phần mềm Gia Linh. Thứ ba: Các kiến thức thiết kế cơ sở dữ liệu, hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2012 4 1.4.2. Phạm vi nghiên cứu Về không gian: Quá trình nghiên cứu được thực hiện tại công ty TNHH Giải pháp phần mềm Gia Linh. Về thời gian: Đề tài sử dụng số liệu liên quan của công ty giai đoạn 2014-2017. 1.5. Kết cấu khóa luận Trong bài khóa luận, ngoài các phần như: Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng biểu, sơ đồ, danh mục từ viết tắt thì bài khóa luận gồm bốn chương chính: Chương 1: Tổng quan về đề tài nghiên cứu. Trong chương này, tầm quan trọng, lý do chọn đề tài, tính cấp thiết của đề tài đưa nêu ra đồng thời thể hiện đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài. Chương 2: Cơ sở lý luận về thiết kế CSDLquản lý nhân sự. Các vấn đề: Các cơ sở lý luận về cơ sở dữ liệu, lý thuyết cơ bản về hệ quản trị cơ sở dữ liệu và tổng quan về quản lý nhân sự được trình bày trong chương này. Chương 3: Phân tích và đánh giá thực trạng về quản lý nhân sự tại công ty TNHH Giải pháp phần mềm Gia Linh. Nội dung của chương là giới thiệu công ty TNHH Giải pháp phần mềm Gia Linh, phân tích thực trạng của vấn đề nghiên cứu và đánh giá thực trạng. Chương 4: Thiết kế CSDL cho hệ thống quản lý nhân sự. Bài toán về quản lý nhân sự của công ty được đưa ra từ đó phân tích, thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống, thiết kế giao diện cho hệ thống. 5 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THIẾT KẾ CSDL QUẢN LÝ NHÂN SỰ 2.1. Tổng quan về nhân sự 2.2.1. Nhân sự Nhân sự chỉ sức mạnh tiềm ẩn, khả năng huy động vào quá trình sáng tạo ra của cải vật chất, đóng vai trò vô cùng quan trọng cho sự phát triển của tổ chức, doanh nghiệp. Nhân sự: Nhân sự được hiểu là nguồn lực của mỗi con người, gồm có thể lực và trí lực.  Thể lực: Là sức khỏe của nhân viên. Thể lực, phụ thuộc vào tình trạng sức khỏe của từng người, mức sống, thu nhập, chế độ ăn uống, chế độ làm việc và nghỉ ngơi, chế độ y tế, độ tuổi, giới tính, thời gian công tác,…  Trí lực: Là sức suy nghĩ, sự hiểu biết, sự tiếp thu kiến thức, tài năng, năng khiếu cũng như quan điểm, long tin, nhân cách … của từng người. Nhân sự của một tổ chức bao gồm tất cả người lao động làm việc trong tổ chức đó. (Theo giáo trình Quản trị nhân lực căn bản, TS.Mai Thanh Lan, NXB Thống kê 2016) Nhân sự trong các tổ chức, doanh nghiệp là toàn bộ những người làm việc trong tổ chức/doanh nghiệp đó, họ được trả công, khai thác và sử dụng có hiệu quả nhằm thực hiện các mục tiêu của tổ chức, doanh nghiệp. Nhân sự là nguồn lực quan trọng nhất của doanh nghiệp, vì vậy cần được đầu tư, khai thác và sử dụng có hiệu quả. Đặc điểm của nhân sự: Thứ nhất: Nhân sự là nguồn lực đặc biệt, đa dạng, phức tạp tạo ra lợi thế cạnh tranh, tiềm năng cho doanh nghiệp. Trong điều kiện xã hội đang chuyển sang nền kinh tế tri thì trí lực của con người ngày càng chiếm vị trí quan trọng, tổ chức, doanh nghiệp cần đầu tư thích đáng để xây dựng và phát triển một nguồn nhân sự có chất lượng cao. Thứ hai: Nhân sự là nguồn lực đặc biệt, có tính chủ động, sáng tạo và khó bắt chước, sao chép bởi chỉ có con người mới sáng tạo ra các hàng hoá, dịch vụ và kiểm tra quá trình sản xuất kinh doanh đó. Mỗi người lại có tính cách, sự sáng tạo, trí tưởng tượng riêng. Mặt dù trang thiết bị, tài sản, nguồn tài chính là những nguồn tài nguyên 6 mà các tổ chức đều cần phải có nhưng trong đó, tài nguyên nhân sự lại đặc biệt. Nếu không có con người làm việc hiệu quả thì tổ chức đó không thể nào đạt đến mục tiêu. Thứ ba: Nhân sự là nguồn lực vô tận. Xã hội không ngừng tiến lên, doanh nghiệp ngày càng phát triển và nguồn lực con người là vô tận. Nếu chúng ta biết khai thác nguồn lực này đúng cách sẽ tạo ra nhiều của cải vật chất cho xã hội, thoả mãn nhu cầu ngày càng tăng cao của con người. 2.1.2. Quản trị nhân sự Quản trị nhân sự được hiểu là tổng hợp các hoạt động quản trị liên quan đến việc hoạch định nhân sự, tổ chức quản trị nhân sự, tạo động lực cho người lao động và kiểm soát hoạt động quản trị nhân sự trong tổ chức, doanh nghiệp nhằm thực hiện mục tiêu và chiến lược đã xác định. (Theo giáo trình “Quản trị nhân lực căn bản” ,TS. Mai Thanh Lan, NXB Thống kê 2016) Quản trị nhân sự là một hoạt động đặc thù bao gồm bốn chức năng chính của hoạt động quản trị là: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát. Quản trị nhân sự được thực hiện thông qua các hoạt động như tuyển dụng, đào tạo, bố trí và sử dụng nhân sự, đánh giá, kiểm soát. Mục tiêu của quản trị nhân sự là hướng tới thực hiện mục tiêu, chiến lược đã xác định của tổ chức, doanh nghiệp đề ra. Con người trong quá trình làm việc tại tổ chức, doanh nghiệp là đối tượng của quản trị nhân sự. Nội dung cơ bản của quản trị nhân sự Theo tiếp cận quá trình, quản trị nhân sự bao gồm hoạt động nhân sự và phân tích công việc, tổ chức quản trị nhân sự, tạo động lực cho người lao động và kiểm soát quản trị nhân sự. Theo hướng tác nghiệp: Hoạt động quản trị nhân sự bao gồm tuyển dụng nhân lưc, bố trí và sử dụng nhân sự, đào tạo và phát triển nhân sự, đánh giá thực hiện công việc, đãi ngộ nhân sự. Vai trò của quản trị nhân sự Quản trị nhân khai thác mọi tiềm năng của con người, nhằm đạt được hiệu quả năng suất trong quá trình làm việc, nâng cao năng lực cạnh tranh về đội ngũ nhân sự của tổ chức, doanh nghiệp 7 Quản trị nhân sự đống vai trò thiết yếu trong việc triển khai và thực thi chiến lược. Việc quản lý hiệu quả sẽ giúp việc đạt mục tiêu mà công ty, doanh nghiệp đề ra dễ dàng hơn, bố trí nhân sự hợp lý hơn. Quản trị nhân sự góp phần tạo ra văn hóa, bầu không khí làm việc thân thiện, văn minh lành mạnh cho tổ chức, doanh nghiệp, thúc đẩy sự đổi mới tiến bộ của tổ chức. Sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào việc khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực: vốn, cơ sở vật chất, tiến bộ khoa học kỹ thuật, người lao động, các yếu tố này có mối quan hệ mật thiết với nhau và tác động lại với nhau. Những yếu tố như: máy móc thiết bị, của cải vật chất, công nghệ kỹ thuật đều có thể mua được, học hỏi được, sao chép được, nhưng con người thì không thể. Vì vậy có thể khẳng định rằng quản trị nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. 2.2. Tổng quan về cơ sở dữ liệu 2.2.1. Lý thuyết chung về CSDL Cơ sở dữ liệu có vai trò rất quan trọng trong việc xử lý các thông tin bằng máy tính và được sử dụng rộng rãi trong tất cả mọi lĩnh vực của đời sống con người. Mọi dữ liệu trong máy tính là các sự kiện có ý nghĩa được ghi lại để xử lý. Vì vậy, CSDL được xem như một tập hợp có cấu trúc các dữ liệu được sử dụng để xử lý, tham chiếu thống kê. Có rất nhiều khái niệm khác nhau về CSDL: Cơ sở dữ liệu: là một lượng lớn các thông tin được lưu trữ trong máy tính sao cho chúng có thể dễ dàng truy xuất và thay đổi khi cần thiết . (Theo từ điển Cambridge) Hay theo Thomas & Carolyn (2005): Cơ sở dữ liệu là một tập hợp các dữ liệu có liên quan với nhau một cách logic, chúng được miêu tả, thiết kế sao cho cúng có thểkeets xuất ra các thông tin cần thiết cho yêu cầu nào đó của doanh nghiệp Còn theo giáo trình Cơ sở dữ liệu (phần 1) của TS. Nguyễn Thị Thu Thủy xuất bản năm 2014: Cơ sở dữ liệu là một tập hợp các dữ liệu có liên quan với nhau, được tổ chức, cài đặt và lưu trữ trên máy tính sao cho có nhiều người có thể sử dụng theo yêu cầu của mình 8 Ví dụ như trong hệ thống quản lý nhân sự, chúng ta có thể lưu trữ các thông tin của toàn bộ nhân viên trong công ty, từ hồ sơ lý lịch, chế độ khen thưởng, bảng lương. Việc lưu trữ thông tin sẽ dễ dàng trong việc tìm kiếm, sửa chữa, cập nhật cho bộ phận nhân sự và nhân viên. Vai trò của CSDL trong hệ thống thông tin CSDL đóng vai trò rất quan trọng, nó được coi là “kho chứa dữ liệu” bao gồm các thông tin để hệ thống sử dụng các công cụ khác nhau khai thác nó nhằm đưa ra các thông tin theo yêu cầu cho mục đích của người sử dụng. Ví dụ hệ thống quản lý thư viện lưu trữ thông tin về sách, tạp chí, thông tin người mượn, ngày mượn trả sách. Với các thông tin đó, người dùng dễ dàng tìm kiếm và quản lý sách trong thư viện. Ngoài ra, CSDL làm giảm sự trùng lặp thông tin, đảm bảo thông tin có tính nhất quán, toàn vẹn, dữ liệu được truy xuất theo nhiều cách khác nhau và nhiều người có thể sử dụng. Đặc điểm và tính chất của CSDL Toàn bộ dữ liệu trong CSDL phải có sự liên kết với nhau một cách logic và được phục vụ cho một mục đích nhất định. Mỗi CSDL được thiết kế và sử dụng cho mục đích nhất định của một hay nhiều người dùng và nó được sử dụng kèm theo một số ứng dụng nào đó phục vụ cho mối quan tâm của người sử dụng. Một CSDL có thể có kích cỡ tùy ý và có độ phức tạp thay đổi. Có những CSDL chỉ gồm vài trăm bản ghi, tuy nhiên cũng có những CSDL có dung lượng rất lớn. Các CSDL phải được tổ chức, quản lý sao cho người sử dụng có thể tìm kiếm dữ liệu, cập nhật dữ liệu và lấy dữ liệu ra khi cần thiết Dữ liệu được tổ chức thành một CSDL thống nhất để cho nhiều người dùng có thể sử dụng với nhiều mục đích khác nhau. Khác với việc xử lý tệp dữ liệu truyền thóng, việc lưu trữ dữ liệu trong một CSDL thống nhất cho phép chúng ta định nghĩa về dữ liệu một lần nhưng cho nhiều người dùng truy cập và sủ dụng nó theo từng ứng dụng mà họ cần. Nói một cách khác, trong CSDL, tên hoặc nhãn của dữ liệu được định nghĩa một lần và chúng sec được sử dụng lặp nhiều lần thông qua các truy vẫn và ứng dụng mà họ cần. 9 Một cách chi tiết chúng sẽ được thể hiện qua các đặc điểm chính sau: - CSDL phải tự mô tả được bản chất của hệ thống dữ liệu - Có sự độc lập với chương trình và dữ liệu cũng như sự trừu tượng hóa về mặt dữ liệu - Hỗ trợ các quan điểm khác nhau về mặt dữ liệu - Chia sẻ dữ liệu với nhiều người dùng Các bước xây dựng CSDL được tiến hành như sau: Bước 1: Xác định yêu cầu. Thông thường, tại bước này cần tạo ra một bản tài liệu chỉ ra các đặc tả yêu cầu của hệ thống thông tin Bước 2: Xác định mô hình với các kiểu dữ liệu và quan hệ tương ứng Bước 3: Xác định các ràng buộc cho dữ liệu để đảm bảo tính toàn vẹn của hệ thống Bước 4: Xác định việc cài đặt ở mức vật lý đối với các quan hệ Bước 5: Định nghĩa các giao diện người dùng tương ứng với từng nhiệm vụ cụ thể của hệ thống thông tin. Bước 6: Cài đặt CSDL cho hệ thống Quy trình phân tích, thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ  Phân tích yêu cầu Cần quan tâm đến các vấn đề chủ yếu sau: Các dữ liệu nào cần lưu trữ trong CSDL, các ứng ứng dụng nào có thể phát triển để có thể tổ chức, khai thác CSDL, các thao tác cần thực hiện trên CSDL.  Thiết kế mô hình quan hệ dữ liệu Đây là công cụ kết nối giữa người phân tích thiết kế và người sử dụng. Mô tả cấu trúc và các ràng buộc của dữ liệu trong CSDL. Mô hình quan niệm dữ liệu và độc lập với hệ quản trị dữ liệu sẽ được sử dụng để cài đặt hệ thống. Mô hình được biểu diễn dưới dạng sơ đồ với ba thành phần: thành phần chính là tập thực thể, các thuộc tính và các mối liên kết  Thiết kế mức logic Trong thiết kế mức logic là bước quan trong tiến tới thiết kế mức vật lý. Kết quả thiết kế logic cho người phân tích, thiết kế, nhà quản lý có thể hình dung về CSDL của hệ thống trong tổ chức bao nhiêu tệp dữ liệu, tên và cấu trúc tệp dữ liệu, nhóm các thuộc tính khóa, tổng thể mối kiên kết giữa các tệp dữ liệu 10  Thiết kế mức vật lý Đây là bước chuyển từ thiết kế logic sang thiết kế cho việc tổ chức, cài đặt CSDL trên máy tính. Việc chuyển đổi này có thể sử dụng ngôn ngữ lập trình vì: hiệu quả sử dụng thấp, đòi hỏi lập trình viên phải thực hiện toàn bộ các chức năng như tạp cấu trúc tệp dữ liệu là giải pháp tốt nhất. Bởi lẽ các hệ quản trị đã cung cấp các phương tiện mô tả dữ liệu, thao tác, đảm bảo toàn vẹn dữ liệu tìm kiếm  Thiết kế mô hình thực thể liên kết ER (Entity Relationship Model)  Mô hình ER: là sự thể hiện các tập thực thể, các thuộc tính và các mối liên kết giữa các thực thể.  Các biểu diễn trong mô hình ER Thực thể: là một sự vật trong thế giới thực và có sự tồn tại độc lập, có thể là một người, tổ chức, vật thể,…nói chung là đối tượng trong hệ thống mà ta muốn thu thập và lưu trữ dữ liệu về chúng trong cơ sở dữ liệu để quản lý. (Theo giáo trình Cơ sở dữ liệu (phần 1), TS. Nguyễn Thị Thu Thủy, Nhà xuất bản thống kê năm 2014) Trong mỗi thực thể chứa nhiều cá thể riêng biệt. Thực thể được chia làm hai loại: Thực thể mạnh và thực thể yếu  Thực thể mạnh: Là những thực thể có thể nhận dạng một cách độc lập. Thực thể mạnh được biểu diễn bởi hình chữ nhật nét đơn, bên trong có ghi tên thực thể. Ví dụ: Thực thể phòng ban ( PHONGBAN):  Thực thể yếu: Là những thực thể không thể nhận dạng được mà phải phụ thuộc vào thực thể khác để xác định. Thực thể yếu được biểu diễn bằng hình chữ nhật nét đôi. Ví dụ: Thực thể Thân nhân (THANNHAN) là thực thể yếu được xác định từ thực thể Nhân viên. 11 Thuộc tính: Mỗi thực thể sẽ bao gồm các thuộc tính. Thuộc tính là đặc trưng dùng để mô tả đặc điểm cụ thể của thực thể theo các xác định nào đó, được sử dụng để biểu diễn nó. Hay nói cách khác thuộc tính được hiểu là các yếu cần quản lý của thực thể. ((Theo giáo trình Cơ sở dữ liệu (1), TS. Nguyễn Thị Thu Thủy, Nhà xuất bản thống kê năm 2014) Ví dụ: Thực thể Nhân viên (NHANVIEN) được mô tả bằng các thuộc tính: Mã nhân viên, (MaNV), Họ nhân viên (Ho_NV), Tên nhân viên (Ten_NV), Ngày Sinh (NgaySinh), Email (Email), Số điện thoại (SDT). Căn cứ vào loại thuộc tính có thuộc tính đơn và thuộc tính phức hợp: Thuộc tính đơn: là thuộc tính không thể phân chia ra được thành các phần nhỏ hơn. (Theo giáo trình Cơ sở dữ liệu (1), TS.Nguyễn Thị Thu Thủy, NXB Thống kê năm 2014) Ví dụ: thuộc tính Email của nhân viên là thuộc tính đơn, được ký hiệu bởi hình ovan  Thuộc tính phức hợp: Là thuộc tính có thể phân chia ra được thành các phần nhỏ hơn. Chúng có thể được biểu diễn bởi thuộc tính cơ bản hơn cá ý nghĩa độc lập. (Theo giáo trình Cơ sở dữ liệu (1), TS.Nguyễn Thị Thu Thủy, NXB Thống kê năm 2014) Ví dụ: thuộc tính Họ Tên của nhân viên là một thuộc tính phức hợp, có thể chia thành thuộc tính nhỏ hơn là Họ (Ho_NV) và Tên (Ten_NV). 12 Căn cứ vào giá trị của thuộc tính, ta có các thuộc tính sau:  Thuộc tính đơn trị: Là thuộc tính có giá trị duy nhất cho một thực thể cụ thể (Theo giáo trình Cơ sở dữ liệu (1), TS.Nguyễn Thị Thu Thủy, NXB Thống kê năm 2014) Ví dụ: Mõi nhân viên có Chứng minh thư nhân dân (CMTND) riêng nên CMTND là thuộc tính đơn trị.  Thuộc tính đa trị: Là thuộc tính có thể có một tập giá trị cho cùng một thực thể. (Theo giáo trình Cơ sở dữ liệu (1), TS.Nguyễn Thị Thu Thủy, NXB Thống kê năm 2014) Ví dụ: Thuộc tính Địa điểm phòng ban của công ty là thuộc tính đa trị vì phòng ban có nhiều địa điểm khác nhau.  Thuộc tính dẫn xuất: Là thuộc tính mà giá trị của nó được tính ra được từ các thuộc tính khác (Theo giáo trình Cơ sở dữ liệu (1), TS.Nguyễn Thị Thu Thủy, NXB Thống kê năm 2014) Ví dụ: Thuộc tính Số giờ làm của Nhân viên là thuộc tính dẫn xuất, được tính ra từ thuộc tính Thời gian vào, Thời gian ra của Nhân viên. Các ràng buộc quan hệ: Giả sử có hai thực thể A, B  Quan hệ một-một: mối quan hệ một - một (1:1) giữa hai thực thể hay hai bảng A, B nếu mỗi dòng (bản ghi) trong bảng A chỉ tương ứng với một dòng trong bảng B và ngược lại. Ví dụ: Một nhân viên chỉ có một tài khoản để đăng nhập vào hệ thống. 13  Quan hệ một – nhiều: mối quan hệ một- nhiều giữa hai thực thể hay hai bảng A, B nếu mỗi dòng trong bảng A tương ứng với nhiều dòng trong bảng B nhưng ngược lại mỗi dòng trong bảng B chỉ tương ứng với một dòng trong bảng A. Ví dụ: Một nhân viên chỉ làm việc trong một phòng ban nhưng một phòng ban có nhiều nhân viên.  Quan hệ nhiều – nhiều: mối quan hệ nhiều – nhiều giữa hai thực thể hay hai bảng A, B nếu mỗi dòng trong bảng A tương ứng với nhiều dòng trong bảng B và ngược lại. Ví dụ: Một nhân viên tham gia vào nhiều dự án, một dự án có nhiều nhân viên làm việc. Quy trình và nguyên tắc thiết kế mô hình ER Quy trình thiết kế B1: Xác định tập các thực thể B2: Xác định các mối liên kết giữa các thực thể B3: Xác định tập thuộc tính, gắn các thuộc tính cho tập thực thể và mối liên kết B4: Xác định miền giá trị cho các thuộc tính B5: Xác định thuộc tính khóa B6: Xác định bậc tối thiểu và bậc tối đa cho các mối quan hệ B7: Vẽ mô hình ER B8: Đánh giá mô hình Quy tắc chuyên đổi từ mô hình ER sang mô hình quan hệ Quy tắc 1: Các tập thực thể (trừ thực thể yếu) được chuyển thành quan hệ cùng tên và cùng tập thuộc tính, cùng khóa. Quy tắc 2: Với liên kết một-nhiều Tên quan hệ là tên tập thực thể ở bên một và thêm quan hệ này thuộc tính khóa của quan hệ nhiều. 14 Quy tắc 3: Đối với mối liên kết nhiều-nhiều Tạo một quan hệ mới có: Tên quan hệ là tên mối liên kết, thuộc tính bao gồm thuộc tính khóa của các tập thực thể liên quan. Quy tắc 4: Chuyển đổi dựa trên các thực thể yếu Thực thể yếu chuyển thành một quan hệ có cùng tên với thực thể yếu, các thuộc tính bao gồm các thuộc tính của thực thể yếu mà thuộc tính khóa của quan hệ liên quan. Quy tắc 5: Chuyển đổi dựa trên thuộc tính đa trị Thuộc tính đa trị được chuyển đổi thành một quan hệ có cùng tên với thuộc tính đa trị và thuộc tính khóa của quan hệ này là khóa ngoại của quan hệ chứa thuộc tính đa trị. 2.2.2 Hệ quản trị CSDL Khái niệm về hệ CSDL Hệ quản trị CSDL là một phần mềm mà cho phép người dùng định nghĩa, tạo, duy trì hoạt động và điều khiển việc truy cập vào CSDL. (Theo giáo trình Cơ sở dữ liệu (phần ) TS. Nguyễn Thị Thu Thủy, xuất bản năm.. Phần mềm này có thể tương tác với các chương trình ứng dụng của người dùng và CSDL thông qua chức năng sau: Cho phép người dùng định nghĩa CSDL thông qua ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu Cho phép người dùng xử lý dữ liệu với các thao tác chèn, cập nhật, xóa thông qua ngôn ngữ khai thác dữ liệu Cung cấp các quyền truy cập vào CSDL như: Hệ thống bảo mật để định danh khi truy cập vào CSDL, hệ toàn vẹn để duy trì việc lưu trữ dữ liệu, hệ thống điều khiển việc chia sẻ tài nguyên trong CSDL, nhật ký việc người dùng truy cập 15