Tài liệu Thảo luận quản trị học vcu đề tài ưu nhược điểm của cơ cấu tổ chức và khắc phục các nhược điểm

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI BÀI THẢO LUẬN BỘ MÔN: QUẢN TRỊ HỌC Giáo viên hướng dẫn Lớp học phần Nhóm Đề tài : Ths.Phương Thanh Thanh : 1363BMGM0111 :07 :Bài tập tình huống số 9 Hà Nội, 11/2013 Nhóm 7 – K48 – Bài tình huốống sốố 9 ĐỀ TÀI THẢO LUẬN (bài tình huống số 9) “Tôi sẽ không có bất kì sơ đồ tổ chức hay mô tả cương vị công tác dưới bất kì hình thức nào ở cái công ty này”, ông Minh chủ tịch và là người sáng lập công ty quần áo may sẵn, nhà sản xuất complê may sẵn và áo khoác thể thao chon nam giới đã tuyên bố như vậy.”Chúng ta là một công ty thành đạt và đang phát triển nơi tôi muốn tất cả quản lí và nhân viên của chúng ta đều cảm thấy họ là những người cùng một đội ngũ. Sơ đồ tổ chức và bản mô tả công việc chính là cách làm cho mọi người cảm thấy họ có cương vị riêngmỗi ô trong sơ đồ- và vì thế chỉ muốn khư khư giữ lấy. Tôi khồng muốn bất kì người nào với ý nghĩ như vậy ! Chúng ta đã trưởng thành từ một công ty nhỏ với doanh thu hàng năm vài trăm triệu đồng đến này trở thành một công ty lớn với doanh thu hàng năm vài chục tỷ đồng chính là vì tất cả chúng ta đã hòa hợp ăn ý với nhau và đã mạnh dần nhờ mẫu tốt và chi phí thấp. Chúng ta không cần phải là General Motors với sơ đồ tổ chức rắc rối của họ, và tôi không bao giờ muốn chúng ta như vậy”. Khi bàn luận về ý kiến của vị chủ tịch về sơ đồ tổ chức và bản mô tả vị trí công tác vào một bữa ăn trưa, ông Hùng kế toán trưởng cồng ty đã ra sức bảo vệ vị chủ tịch và nhấn mạnh rằng hành động theo tinh thần đồng đội thực sự chính là cốt lõi của sự thành công.Tuy nhiên cô Lan, phụ trách sản xuất thì cho rằng “ quan điểm của vị chủ tịch là sai lầm không thể chấp nhận được” . Cô Lan nói :”Sự thật là tôi không thể điều hành nổi công việc của tôi nếu không có sơ đồ tổ chức và bản mô tả vị trí công tác, tôi phải dấu nó trong ngăn bàn của tôi, chỗ mà ông Minh không sao tìm được” Câu Hỏi: Câu 1: Anh(chị ) đánh giá như thế nào về quan điểm của ông Minh và cô Lan? Câu 2: Ưu nhược điểm của cơ cấu tổ chức? Khắc phục các nhược điểm như thế nào? 1 Nhóm 7 – K48 – Bài tình huốống sốố 9 ĐỀ CƯƠNG BÀI THẢO LUẬN MÔN: QUẢN TRỊ HỌC PHẦN 1: LỜI MỞ ĐẦU PHẦN 2: NÔI DUNG Chương I.Khái niệm và vai trò của tổ chức 1. Khái niệm của tổ chức 2. Vai trò của công tác tổ chức Chương II.Cấu trúc tổ chức 1. Khái niệm và đặc điểm của cấu trúc tổ chức a. Khái niệm b. Đặc điểm của cấu trúc tổ chức 2. Các nguyên tắc cấu trúc tổ chức a. Tương thích giữa hình thức và chức năng b. Thống nhất chỉ huy c. Cân đối d. Tin cậy e. Linh hoạt 3. Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức 4. Các mô hình cấu trúc tổ chức a. Cấu trúc tổ chức đơn giản b. Cấu trúc tổ chức chức năng c. Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm d. Cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý e. Cấu trúc tổ chức định hương theo khách hang f. Cấu trúc tổ chức dạng ma trận g. Cấu trúc tổ chức hỗn hợp 2 Nhóm 7 – K48 – Bài tình huốống sốố 9 Chương III.Giải quyết bài tập tình huống số 9 Chương IV. Liên hệ thực tế “Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh Đức Việt” PHẦN 3: KẾT LUẬN LỜI MỞ ĐẦU Đối với một doanh nghiệp ngay từ khi thành lập đến những giai đoạn phát triển cơ cấu tổ chức luôn đóng một vai trò hết sức quan trọng, có những ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Cơ cấu tổ chức thật gọn nhẹ, linh hoạt, nhưng đảm bảo tính khoa học hợp lí, mang lại hiệu quả hoạt động kinh tế cao và phù hợp với điều kiện đặc trưng của doanh nghiệp trong điều kiện môi trường kinh doanh luôn biến động.Trong quá trình hình thành có rất nhiều công ty đã quan tâm đến vấn đề này, tuy nhiên nhược điểm nổi bật của cơ cấu tổ chức là sự phối hợp giữa các phòng ban trong công ty chưa được chặt chẽ.Đó cũng là lí do mà nhiều nhà quản trị cho răng “Sơ đồ tổ chức và bản mô tả công việc chính là cách làm cho mọi người cảm thấy họ có cương vị riêng- mỗi ô trong sơ đồ- và vì thế chỉ muốn khư khư giữ lấy”. Từ đó họ có quyết đinh rằng một doanh nghiệp phát triển không cần đến những cơ cấu tổ chức rắc rối đó. Và để làm rõ cho các quan điểm trái chiều trên thì bài tập tình huống về công ty quần áo may sẵn,nhà sản xuất comple may sẵn và áo khoác thể thao cho nam giới dưới đây sẽ là câu trả lời tốt nhất cho những quan điểm lệch lạc này.Nội dung của bài tập tình huống như sau: “Tôi sẽ không có bất kì sơ đồ tổ chức hay mô tả cương vị công tác dưới bất kì hình thức nào ở cái công ty này”, ông Minh chủ tịch và là người sáng lập công ty quần áo may sẵn, nhà sản xuất complê may sẵn và áo khoác thể thao chon nam giới đã tuyên bố như vậy.”Chúng ta là một công ty thành đạt và đang phát triển nơi tôi muốn tất cả quản lí và nhân viên của chúng ta đều cảm thấy họ là những người cùng một đội ngũ. Sơ đồ tổ chức và bản mô tả công việc chính là cách làm cho mọi người cảm thấy họ có cương vị riêngmỗi ô trong sơ đồ- và vì thế chỉ muốn khư khư giữ lấy. Tôi khồng muốn bất kì người nào với ý nghĩ như vậy ! Chúng ta đã trưởng thành từ một công ty nhỏ với doanh thu hàng năm vài trăm triệu đồng đến này trở thành một công ty lớn với doanh thu hàng năm vài chục tỷ đồng chính là vì tất cả chúng ta đã hòa hợp ăn ý với nhau và đã mạnh dần nhờ mẫu tốt và chi phí thấp. Chúng ta không cần phải là General Motors với sơ đồ tổ chức rắc rối của họ, và tôi không bao giờ muốn chúng ta như vậy”. Khi bàn luận về ý kiến của vị chủ tịch về sơ đồ tổ chức và bản mô tả vị trí công tác vào một bữa ăn trưa, ông Hùng kế toán trưởng cồng ty đã ra sức bảo vệ vị chủ tịch và nhấn mạnh rằng hành động theo tinh thần đồng đội thực sự chính là cốt lõi của sự thành công.Tuy nhiên cô Lan, phụ trách sản xuất thì cho rằng “ quan điểm của vị chủ tịch là sai 3 Nhóm 7 – K48 – Bài tình huốống sốố 9 lầm không thể chấp nhận được” . Cô Lan nói :”Sự thật là tôi không thể điều hành nổi công việc của tôi nếu không có sơ đồ tổ chức và bản mô tả vị trí công tác, tôi phải dấu nó trong ngăn bàn của tôi, chỗ mà ông Minh không sao tìm được” CHƯƠNG 1: KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC I. Khái niệm tổ chức: -Theo tiếng Hy Lạp "Organon" nghĩa là "hài hòa",đó là những hoạt động đem lại bản chất thích nghi với sự sống. -Theo Harold Koontz:"Công tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu,là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó,và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu tổ chức". Khái niệm chung nhất: Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ,quyền hạn mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung tổ chức. -> Tổ chức là quy định các mối quan hệ chính thức giữa mọi thành viên và nguồn lực để đạt mục tiêu ->Tổ chức là phân chia các nguồn lực thành các bộ phận và quy định các mối quan hệ về nhiệm vụ quyền hạn để đạt mục tiêu. -Tổ chức là quá trình hai mặt:một là, phân chia tổ chức thành các bộ phận, và hai là xác lập các mối quan hệ về quyền hạn giữa các bộ phận. -Mục đích của chứng năng tổ chức là tạo một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân,mỗi bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình,đóng góp tốt nhất vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức,cụ thể: +Làm rõ nhiệm vụ cần tiến hành để đạt mục tiêu +Xây dựng bộ máy quản trị gọn nhẹ, có hiệu lực +Xác định vị trí,vai trò từng cá nhân trong tổ chức +Xây dựng nề nếp văn hóa của tổ chức +Phát hiện, điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức +Phát huy sức mạnh các nguồn tài nguyên vốn có của tổ chức +Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với sự thay đổi của môi trường II. Vai trò của công tác tổ chức: 4 Nhóm 7 – K48 – Bài tình huốống sốố 9 -Tạo “nền móng” cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hoạt động quản trị nói riêng.Công tác hoạch định,lãnh đạo,kiểm soát đều phải dựa trên một cấu trúc tổ chức nhất định.Nói cách khác mọi hoạt động quản trị căn bản trên cũng phải được tổ chức sao cho phù hợp và hiệu quả. -Sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức,đặc biệt là nguồn nhân lực và cơ sở vật chất kỹ thuật.Việc phân công lao động khoa học, phân quyền hợp lý và xác định tầm quản trị phù hợp sẽ tạo điều kiện nhân viên phát huy tốt nhất năng lực sở trường của họ.Mặt khác, tạo điều kiện thuận lợi cho sự mở rộng và đa dạng hóa của tổ chức,nâng cao tính độc lập,tự chủ,sáng tạo cho đội ngũ các nhà quản trị. -Nếu công tác tổ chức không thực hiện tốt sẽ gây khó khăn phức tạp cho công tác quản lý.Có khoảng 75-80% những vấn đề khó khăn,phức tạp trong công tác quản trị phải được xem xét giải quyết bắt đầu từ nhược điểm của công tác tổ chức.Hơn nữa, phần lớn trong những khuyết điểm mắc phải trong 1 tổ chức là do có sự coi thường và vi pham quy luật của tổ chức. -Tạo ra văn hóa tổ chức-nền tảng của sự hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức CHƯƠNG 2: CẤU TRÚC TỔ CHỨC I.Khái niệm và đặc điểm của cấu trúc tổ chức 1. Khái niệm Cấu trúc tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau,được chuyên môn hóa theo những chức trách,nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu đã xác định. -Cơ cấu tổ chức cho phép sử dụng hợp lý các nguồn lực -Cơ cấu tổ chức cho phép xác định rõ vị trí,vai trò các đơn vị,cá nhân,cũng như mối liên hệ giữa các đơn vị, cá nhân này,hình thành các nhóm chính thức trong tổ chức. -Cơ cấu tổ chức phân định rõ ràng các dòng thông tin,góp phần quan trọng trong việc ra quyết định quản trị. 2. Đặc điểm cấu trúc tổ chức: -Tính tập trung: Phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổ chức cho các cá nhân, bộ phận. Ví dụ:Nếu quyền lực được tập trung chủ yếu cho một cá nhân(hoặc một bộ phận) thì tính tập trung của tổ chức là cao và ngược lại. -Tính phức tạp: Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong cấu trúc tổ chức.Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối quan hệ phức tạp,cấu trúc tổ chức có tính phức tạp cao và ngược lại. -Tính tiêu chuẩn hóa: Phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi mỗi bộ phận,cá nhân,thông qua các chính sách,thủ tục,quy tắc hay các nội quy,quy chế...Nếu mức độ ràng buộc cao,tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh của tổ chức. II. Các nguyên tắc cấu trúc tổ chức 1. Tính tương thích giữa hình thức và chức năng Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, các cán bộ hay các đơn vị cấu thành đều phải nhằm thực hiện các chức năng, hay xuất phát từ việc thực hiện các chức năng. “Hình thức phải đi sau chức năng”. Trong tổ chức hoạt động kinh doanh, mỗi bộ phận (hay đơn vị) và cá nhân đều phải có sự tồn tại khách quan và cần thiết, do việc tham gia thực hiện các chức năng 5 Nhóm 7 – K48 – Bài tình huốống sốố 9 của tổ chức. Sự lựa chọn mô hình, sự phân công, phân quyền hay giao trách nhiệm cho các bộ phận, cá nhân… đều phải xuất phát từ việc thực hiện chức năng, thông qua việc thực hiện các mục tiêu đã xác định. 2. Thống nhất chỉ huy Cấu trúc tổ chức được xác lập phải đảm bảo mỗi đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình, đảm bảo sự chỉ huy mang tính thống nhất trong tổ chức, tránh tình trạng chồng chéo, mâu thuẫn. 3. Cân đối Tính cân đối ở đây thể hiện sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau. Sự cân đối sẽ tạo ra sự ổn định,bền vững trong quá trình phát triển của tổ chức. 4. Độ tin cậy Đảm bảo tình chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo sự thống nhất, ăn khớp về hoạt động giữa các bộ phận, cá nhân trong tổ chức cúng như tính chính xác của các quyết định quản trị được ban hành. 5. Linh hoạt Cấu trúc tổ chức phải có khả năng thích ứng, đổi phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức. 6. Hiệu quả Cấu trúc tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc sử dụng chi phí đạt hiệu quả cao nhất (dựa trên tiêu chuẩn về mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả thu về). III. Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức 1. Mục tiêu và chiến lược của tổ chức: Cấu trúc tổ chức được xây dựng nhằm đáp ưng mục tiêu của tổ chức. Vì vậy, khi mục tiêu và chiến lược của tổ chức thay đổi, thì cấu trúc tổ chức phải có sự thay đổi, điều chỉnh và hoàn thiện sao cho phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của mục tiêu và chiến lược 2. Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức : Đây là cơ sở pháp lí, là căn cứ quan trọng để từng tổ chức thiết kế cấu trúc tổ chức để đảm bảo thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của mình( chẳng hạn: cấu trúc tổ chức một doanh nghiệp kinh doanh chắc chắn phải có sự khác biệt với cấu trúc tổ chức của một trường dại học do chức năng, nhiệm vụ của chúng là khác nhau). 3. Quy mô của tổ chức : Quy mô của tổ chức càng lớn, cấu trúc tổ chức càng phức tạp. bởi vì quy mô đòi hỏi tổ chức phải có nhiều cấp, nhiều bộ phận, đơn vị tạo ra nhiều mối quan hệ phức tạp trong tổ chức 4. Đặc điểm về kĩ thuật, công nghệ của tổ chức: Trong tổ chức, kĩ thuật, công nghệ được sử dụng càng hiện đại bao nhiêu, thiết bị càng có xu hướng tự động hóa cao sẽ dẫn đến cấu trúc tổ chức càng đơn giản hơn. 5. Môi trường bên ngoài tổ chức: Trong điều kiện môi trường bên ngoài ổn định, các yếu tố của môi trường có thể dự đoán và dễ kiểm soát thì cấu trúc tổ chức có tình ổn định, ít phức tạp.Ngược lại, khi môi trường có nhiều biến động, có nhiều yếu tố khó dự báo, thì cấu trúc tổ chức sẽ phức tạp hơn, đòi hỏi sự linh hoạt cao hơn. 6. Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị 6 Nhóm 7 – K48 – Bài tình huốống sốố 9 -Với đội ngũ quản trị viên có trình độ, kinh nghiệm và kiến thức, thì trong cấu trúc tổ chức có thể giảm bớt đầu mối, giảm bớt các mối quan hệ, các bộ phận quản trị với nhau -Với trang thiết bị quản trị hiện đại, đầy đủ sẽ đáp ứng tốt hơn các yêu cầu công việc, vì thế mà cấu trúc tổ chức quản lý sẽ đơn giản hơn. IV. Các mô hình cấu trúc tổ chức 1. Cấu trúc tổ chức đơn giản (hay cấy trúc trực tuyến): Đặc điểm: + Quyền hành quản trị tập trung cao độ vào tay một người + Có ít cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viên không nhiều. + Mọi thông tin đều được tập trung về cho người quản lý cao nhất xử lý và mợi quyết định cũng phá ra từ đó. -Mô hình cấu trúc tổ chức đơn giản: Giám đốốc tuyếốn 1 Tổng giám Giámđốốc Giám đốốc đốốc tuyếốn tuyếốn 3 2 Giám đốốc tuyếốn 4 Cấu trúc tổ chức đơn giản chỉ nên áp dụng đối với các tổ chức các qui mô nhỏ, tính chất hoạt động đơn giản. 2. Cấu trúc tổ chức chức năng - Đặc điểm: + Chia tổ chức thành các “tuyến” chức năng, mỗi tuyến là mộ bộ phận hay đơn vị đảm nhận thực hiện một hay nhiều chức năng, nhiệm vụ nào đó của tổ chức. Mỗi bộ phận này đạt dưới sự điều hành của một giám đốc chức năng. + Các hoạt động giống nhau hoặc gần giống nhau được tập trung lại một tuyến chức năng như hoạt đông sản xuất, thương mại, nhân sự, tài chính, marketing… - Mô hình cấu trúc tổ chức chức năng Giám đốốc chức năng A Tổng giám Giámđốốc Giám đốốc đốốc chức chức năng năng C B Cấu trúc tổ chức theo chức năng chỉ phát huy tác dụng trong hoạt đông của tổ chức tường đối ổn định với cơ cấu sản phẩm duy nhất hoặc hoạt động kinh doanh đòi hỏi trình độ chuyên môn hóa và sử dụng trang thiết bị chuyên dung công nghệ cao. Ngược lại nó sẽ 7 Giám đốốc chức năng D Nhóm 7 – K48 – Bài tình huốống sốố 9 bộc lộ các nhược điểm nếu môi trường kinh doanh không ổn định hoặc kinh doanh đa dạng hóa sản phẩm. 3. Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm - Đặc điểm: + Chia tổ chức thành các “nhánh”, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh theo các loại hoặc nhóm sản phẩm nhất định. + Mỗi nhánh vẫn có thể sử dụng các bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia chuyên môn tập hợp xung quanh các giám đốc bộ phận để hỗ trợ giúp việc. -Mô hình cấu trúc tổ chức theo sản phẩm Giám đốốc sản phẩm A Tổng giám Giámđốốc Giám đốốc đốốc sản sản phẩm phẩm B C Giám đốốc sản phẩm D Giám đốốc khu vực 1 Tổng giám Giámđốốc Giám đốốc đốốc khu khu vực 3 vực 2 Giám đốốc khu vực 4 Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm thường phát huy tác dụng khi môi trường hoạt động của tổ chức có sự thay đổi hay nhiều biến động, có nhiều yếu tố nhấn mạnh đến khía cạnh kinh doanh hơn là việc đảm bảo yêu cầu kĩ thuật cao, hoặc khi tổ chức theo đuổi chiến lược đa dạng hóa sản phẩm. 4. Cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý - Đặc điểm: + Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận thức hiện hoạt động của tổ chức theo từng khu vực địa lý. + Mỗi nhà quản trị đại diện cho khu vực chịu trách nhiệm phân phôi sản phẩm và dịch vụ theo từng vùng địa lỵ cụ thể. - Mô hình cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý: 5. - Cấu trúc tổ chức định Đặc 8 hướng theo khách hàng: điểm: Nhóm 7 – K48 – Bài tình huốống sốố 9 + Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh nhằm phục vụ một đối tượng khách hàng nào đó + Mỗi đơn vị khách hàng tập trung vào việc thoả mãn nhu cầu của từng nhóm khách hàng chuyên biệt - Mô hình cấu trúc tổ chức theo khách hàng 6. Cấu trúc tổ chức dạng ma trận: Đặc điểm: + Cấu trúc ma trận là cấu trúc kết hợp các cấu trúc tổ chức trên để tận dụng các ưu điểm của mỗi loại và hạn chế tối đa những nhược điểm của chúng + Cấu trúc ma trận có hai hệ thống chỉ huy cặp đôi (theo chức năng và theo sản phẩm hoặc theo khu vực địa lý, theo khách hàng),vì vậy tồn tại cùng lúc hai tuyến chỉ đạo trực tuyến -- -Mô hình cấu trúc tổ chức dạng ma trận: 9 Nhóm 7 – K48 – Bài tình huốống sốố 9 7. Cấu trúc tổ chức hỗn hợp: Đặc điểm: + Kết hợp logic các loại cấu trúc tổ chức để khai thác hiệu quả mọi nguồn lực trong tổ chức + Cấu trúc hỗn hợp có thể tận dụng các ưu điểm và hạn chế những nhược điểm của các cấu trúc kết hợp - Mô hình cấu trúc tổ chức hỗn hợp: 10 Nhóm 7 – K48 – Bài tình huốống sốố 9 CHƯƠNG 3: GIẢI QUYẾT BÀI TẬP TÌNH HUỐNG - Đề tài : (Bài tình huống số 9: Công ty quần áo may sẵn) “Tôi sẽ không có bất kì sơ đồ tổ chức hay mô tả cương vị công tác dưới bất kì hình thức nào ở cái công ty này”, ông Minh chủ tịch và là người sáng lập công ty quần áo may sẵn, nhà sản xuất complê may sẵn và áo khoác thể thao chon nam giới đã tuyên bố như vậy.”Chúng ta là một công ty thành đạt và đang phát triển nơi tôi muốn tất cả quản lí và 11 Nhóm 7 – K48 – Bài tình huốống sốố 9 nhân viên của chúng ta đều cảm thấy họ là những người cùng một đội ngũ. Sơ đồ tổ chức và bản mô tả công việc chính là cách làm cho mọi người cảm thấy họ có cương vị riêngmỗi ô trong sơ đồ- và vì thế chỉ muốn khư khư giữ lấy. Tôi khồng muốn bất kì người nào với ý nghĩ như vậy ! Chúng ta đã trưởng thành từ một công ty nhỏ với doanh thu hàng năm vài trăm triệu đồng đến này trở thành một công ty lớn với doanh thu hàng năm vài chục tỷ đồng chính là vì tất cả chúng ta đã hòa hợp ăn ý với nhau và đã mạnh dần nhờ mẫu tốt và chi phí thấp. Chúng ta không cần phải là General Motors với sơ đồ tổ chức rắc rối của họ, và tôi không bao giờ muốn chúng ta như vậy”. Khi bàn luận về ý kiến của vị chủ tịch về sơ đồ tổ chức và bản mô tả vị trí công tác vào một bữa ăn trưa, ông Hùng kế toán trưởng cồng ty đã ra sức bảo vệ vị chủ tịch và nhấn mạnh rằng hành động theo tinh thần đồng đội thực sự chính là cốt lõi của sự thành công.Tuy nhiên cô Lan, phụ trách sản xuất thì cho rằng “ quan điểm của vị chủ tịch là sai lầm không thể chấp nhận được” . Cô Lan nói :”Sự thật là tôi không thể điều hành nổi công việc của tôi nếu không có sơ đồ tổ chức và bản mô tả vị trí công tác, tôi phải dấu nó trong ngăn bàn của tôi, chỗ mà ông Minh không sao tìm được” Câu Hỏi: Câu 1: Anh(chị ) đánh giá như thế nào về quan điểm của ông Minh và cô Lan? Câu 2: Ưu nhược điểm của cơ cấu tổ chức? Khắc phục nhược điểm ? GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG (Bài 9: Công ty quần áo may sẵn) Câu1: Trong bài này có hai ý kiến trái ngược nhau, đó là ý kiến của ông Minh và ý kiến của cô Lan. Nhưng theo nhóm chúng tôi thì ý kiến của cô Lan có lý hơn bởi vì chúng ta có thể thấy rằng là việc tổ chức rất cần thiết cho mọi hoạt động của tổ chức. 12 Nhóm 7 – K48 – Bài tình huốống sốố 9 Chúng ta đã biết rằng công tác tổ chức tạo “nền móng” cho hoạt động của tổ chức nói chung và cho hoạt động quản trị nói riêng, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức đặc biệt là nguồn nhân lựcvà cơ sở vật chất kỹ thuật, tạo ra văn hóa tổ chức… như vậy thì không thể phủ nhận sự có ích của việc tổ chức. Đối với ông Minh thì điều này chỉ đúng trong vài trường hợp với những điều kiện cụ thể, ví dụ như trình độ của người quản trị quá giỏi khả năng quản trị của ông ta rất tốt với quy mô công ty còn nhỏ hẹp…thì họ có thể không cần đến bản “sơ đồ mô tả công việc” mà họ vẫn làm tốt công tác lãnh đạo. Ở đây, trong bài cũng có nói rằng công ty may sẵn quần áo này đang trên đà phát triển, do vậy ông Minh không cần bản “sơ đồ tổ chức” ông Minh vẫn làm tốt nhưng khi công ty của ông Minh đã phát triển với quy mô lớn hơn, rộng hơn thì chúng tôi nghĩ rằng nếu không có “sơ đồ mô tả công việc” thì hoạt động quản trị của ông Minh sẽ không đạt hiệu quả. Ông Minh có nêu là “chúng ta đã trưởng thành từ một công ty nhỏ với doanh thu hằng năm vài trăm triệu đồng đến nay trở thành một công ty lớn với doanh thu hằng năm vài chục tỷ đồng chính là tất cả chúng ta đã hòa hợp ăn ý với nhau” nhưng ông Minh đâu có biết rằng thành công đó có sự đóng góp của “sơ đồ tổ chức và sơ đồ mô tả công việc” của chị Lan. Chị Lan đã dùng chúng trong suốt quá trình làm việc của mình. Như vậy chúng ta hãy có suy nghĩ lại về “sơ đồ tổ chức” và “sơ đồ mô tả công việc” thực sự là chúng rất cần thiết cho công tác quản trị của những nhà quản trị các cấp. Câu2: Tuy rằng là cơ cấu tổ chức có nhiều cái lợi cho nhà quản trị nhưng không thể không có những nhược điểm mà chúng ta cần khắc phục. Hiện nay có rất nhiều mô hình cơ cấu tổ chức để chúng ta lựa chọn và cũng tùy từng cầu trúc với mô hình công ty mà chùng ta có những khắc phục khác nhau. Sau đây là một số mô hình cơ bàn: Cấu trúc tổ chức đơn giản - ưu điểm: + Gọn nhẹ, linh hoạt + Chi phí quản lý thấp + Kiểm soát và điều chỉnh dễ dàng - nhược điểm: mỗi nhà quản trị phải làm nhiều công việc, tình trạng quá tải đối với cấp quản trị  Ví dụ:Giám đốc Công ty cổ phần thương mại trực tuyến Nology cho biết: “vì là 1 công ty nhỏ mới lập chưa được lâu nên cấu trúc tổ chức công ty vẫn áp dụng hình thức tổ chức đơn giản. Trong cùng 1 lúc thì anh phải đảm nhiệm nhiều chức năng khác nhau như quản lý bên bộ phận marketing và bộ phận bán hàng. Như vậy tuy tiết kiệm được chi phí về nhân sự nhưng lại ôm nhiều công việc về mình cùng một lúc nên đôi khi không hiệu quả. Và thậm trí quản lí bộ phận bán hàng không phải chuyên ngành của anh nên nhiều lúc anh không có hướng giải quyết tốt cho công việc” Cấu trúc tổ chức chức năng: - Ưu điểm: + Phản ánh logic chức năng + Tuân thủ nguyên tắc chuyên môn hóa công việc + Đơn giản hóa công việcđào tạo và huấn luyện nhân sự + Nêu bật vai trò của các chức năng chủ yếu 13 Nhóm 7 – K48 – Bài tình huốống sốố 9 - + Dễ kiểm soát Nhược điểm: + Chỉ có cấp quản trị cao nhất mới có trách nhiệm về lợi nhuận + Tầm nhìn bị hạn chế + Tính phối hợp kém giữa các bộ phận chức năng + Tính hệ thống bị suy giảm + Kém linh hoạt  Công ty đa quốc gia cocacola đã áp dụng hình thức tổ chức này rất tốt. Họ chia ra các bộ phận chuyên môn riêng với những nhà quản trị có tài và kinh nghiệm trong từng bộ phận. Như vậy họ có trình độ chuyên môn hóa cao trong mỗi lĩnh vực và có thể quản lý và hoàn thành tốt công việc được giao. Họ có các bộ phận như marketing riêng, phân phối riêng, ….đảm nhiệm duy nhất chức năng của mình. Và kết quả là lợi nhuận hàng năm là 1 con số không hề nhỏ. Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm - Ưu điểm: + Hướng sự chú ý và nỗ lực vào tuyến sản phẩm + Trách nhiệm lợi nhuận thuộc các nhà quản trị cấp dưới + Phối hợp tốt giữa các bộ phận + Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị + Linh hoạt - Nhược điểm: + Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp + Công việc có thể bị trùng lặp + Khó kiểm soát + Cạnh tranh nội bộ về nguồn lực Cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý - Ưu điểm: + Chú ý đến những đặc điểm của thị trường địa phương + Tận dụng tốt các lợi thế theo vùng + Tiết kiệm thời gian đị lại của nhân viên + Quan hệ tốt với các đại diện của địa phương - Nhược điểm: + Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp + Phân tán nguồc lực + Công việc có thể bị trùng lặp + Khó kiểm soat  Ví dụ: Các đại lý phân phối bán lẻ như big c, metro họ có nhiều chi nhánh trên toàn quốc như ở Hà Nội, Hải Phòng,… chính vì thế đòi hỏi cần có các nhà quản trị của từng khu vực anh hiểu về khu vực mình quản trị để có những kế hoạch, chiến lược, hoạch định đúng cho từng khu vực phân phối của mình. Cấu trúc tổ chức định hướng theo khách hang - Ưu điểm: + Tạo sự hiểu biết khách hàng tốt hơ 14 Nhóm 7 – K48 – Bài tình huốống sốố 9 - + Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị Nhược điểm: + Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp + Công việc có thể bị trùng lặP + Khó kiểm soát + Cạnh tranh nội bộ về nguồn lực  Ví dụ: Cơ cấu tổ chức theo khách hàng của công ty unilever. Tổng giám đốc: Jayaraman Vaidyaraman, phụ trách việc hoạch định chiến lược, hướng đi dài hạn của công ty, tạo nên những lí tưởng được lưu hành trong công ty Giám đốc khách hàng về dầu gội: ADam,phụ trách về việc ra quyết định sản xuất và loại bỏ những sản phẩm dầu gội của công ty để phù hợp nhu cầu khách hàng Giám đốc khách hàng về đồ ăn ( kem ): Jayaraman Vanci Vai tro tìm kiếm thị trường và phát triển các thị trường tiềm năng Giám đốc phụ trách thu thập thông tin của khách hàng về các sản phẩm tiêu dùng thường ngày: Robeto, vai trò điều tra, nghiên cứu về cầu của khách hàng cho những nhu yếu phẩm hàng ngày rồi cung cấp thông tin cho các bộ phận khác. -Ưu điểm: Cơ cấu cho phép thích nghi và linh động trong việc thoả mãn các nhu cầu của các nhóm hoạt động bên ngoài Cơ cấu cho phép nhận ra những sự thay đổi bên ngoài. Cơ cấu tạo ra sự liên kết theo chiều sâu qua chuyên môn hoá trong hệ thống thứ bậc. Cơ cấu tập trung vào sự thành công hoặc thất bại của những sản phẩm, dịch vụ, khách hàng hoặc thị trường đặc biệt. Cơ cấu tạo ra các “đơn vị kinh doanh” khác biệt nhau, trong đó cho phép một bộ phận này cạnh tranh với bộ phận khác. -Nhược điểm: Cơ cấu có thể dẫn đến xu hướng nhấn quá mạnh vào sự mềm dẻo linh hoạt trong việc đáp ứng nhu cầu của các đơn vị bên ngoài quan trọng. Cơ cấu có thể dẫn tới sự trùng lặp cố gắng ở mỗi phân khoa nhằm giải quyết những vấn đề tương tự trong công ty. Các mục tiêu của các bộ phận có thể ưu tiên qua sức mạnh và tiềm năng của toàn công ty. Tuy nhiên, các tổ chức có cơ cấu này có thể có khó khăc với các thích ứng của công ty Cấu trúc tổ chức dạng ma trận - Ưu điểm: + Cho phép tổ chức đạt được đồng thời nhiều mục đích + Trách nhiệm của từng bộ phận được xác định rõ + Phối hợp tốt giữa các bộ phận + Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị - Nhược điểm: + Tồn tại song song hai tuyến chỉ đạo trực tuyến + Có sự tranh chấp quyền lực gữa các bộ phận Cấu trúc tổ chức hỗn hợp - Ưu điểm: 15 Nhóm 7 – K48 – Bài tình huốống sốố 9 + Giải quyết được những tình huống phức tạp + Cho phép chuyên môn hóa một số cấu trúc tổ chức + Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị - Nhược điểm: + Cấu trúc này phức tạp + Quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản trị có thể bị trùng lặp. + Khó kiểm soát =>Tóm lại tùy vào mô hình, quy mô cua doanh nghiệp mà nhà quản trị nên chọn những “cấu trúc tổ chức” phù hợp nhất. Sau đây sẽ là một số biện pháp để khắc phục những nhược điểm của mô hình cấu trúc tổ chức: -Cấu trúc tổ chức đơn giản: Để tránh tình trạng quá tải công việc với cấp quản trị thì mô hình cần chia ra nhiều cấp quản trị thấp hơn cho các tuyến giám đốc để giảm tải công việc cho nhà quản trị. Từ đó nhà quản trị sẽ có thời gian tập trung vào chuyên môn hơn và cũng là tạo cơ hội việc làm cho những người khác có khả năng phù hợp với công việc của tổ chức. -Cấu trúc tổ chức chức năng: Để khắc phục các nhược điểm của các cơ cấu trực tuyến và chức năng, hiện nay kiểu cơ cấu liên hợp (trực tuyến - chức năng được áp dụng rộng rãi và phổ biến cho mọi doanh nghiệp). Theo cơ cấu này người lãnh đạo doanh nghiệp được sự giúp sức của người lãnh đạo chức năng để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định. Người lãnh đạo doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về mọi mặt công việc và toàn quyền quyết định trong phạm vi doanh nghiệp. Việc truyền mệnh lệnh vẫn theo tuyến đã quy định, các người lãnh đạo ưu điểm kiểu cơ cấu trực tuyến và chức năng, nhưng lại xuất hiện những nhược điểm mới. Người lãnh đạo doanh nghiệp phải giải quyết thường xuyên mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. Ngoài ra mỗi khi các người lãnh đạo các bộ phận chức năng có nhiều ý kiến khác nhau, đến nỗi người lãnh đạo doanh nghiệp phải họp hành nhiều, tranh luận căng thẳng không ra được những quyết định có hiệu quả mong muốn. Vì thế, người lãnh đạo sử dụng các bộ phận tham mưu giúp việc của một nhóm chuyên gia hoặc chỉ là một cán bộ trợ lý nào đó. Nó giống như cơ cấu tham mưu trong quân đội. Nhờ đó, người lãnh đạo lợi dụng được tài năng chuyên môn của một số chuyên gia, có thể tiếp cận thường xuyên với họ, không cần hình thành một cơ cấu tổ chức phức tạp của các bộ môn thực hiện các chức năng quản lý. -Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm theo địa lý và theo khách hàng: Tổ chức phải chú ý đến những điểm khác nhau giữa các sản phẩm, địa lý hay khách hàng. Tạo ra mội trường làm việc hòa đồng, sử dụng các hình thức tuyên dương, khen thưởng cho nhân viên để tạo ra tâm lý làm việc thoải mái và không bị lôi kéo nguồn lực -Cấu trúc tổ chức dạng ma trận:Nhà lãnh đạo phải khéo léo giải quyết các mối quan hệ tranh chấp giữa các bộ phận, cần chính chắn và cượng quyết khi đưa ra mệnh lệnh, phận định roc cấp trên và cấp đươi để có sự quyền hạn rõ rệt.Các bộ phận báo cáo tình trạng định kỳ cho lãnh đạo 16 Nhóm 7 – K48 – Bài tình huốống sốố 9 CHƯƠNG 3:LIÊN HỆ THỰC TẾ (Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh Đức Việt) I. Vài nét về công ty  Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh Đức Việt thành lập ngày 7/11/2003 do phòng kế hoạch và đầu tư UBND tỉnh Hà Tây.  Văn phòng đại diện: số 13 lô 4A Trung Yên 6 - Trung Hòa – Cầu Giấy – Hà Nội.  Slogan của công ty: “uy tín hiệu quả của khách hàng là phương châm hoạt động của công ty” 17 Nhóm 7 – K48 – Bài tình huốống sốố 9  Ngành nghề kinh doanh: công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh Đức Việt là đơn vị chuyên sản xuất và kinh doanh các thiết bị cho việc thi công các công trình xây dựng. sản phẩm của công ty bao gồm: cốt pha thép định hình, cột chống siêu trọng, giáo chống tổ hợp, giáo hoàn thiện, máy móc thi công, ống thép định hình, vận thăng và cẩu tháp. Ngoài ra, công ty còn là nhà phân phối độc quyền hệ thống đỗ xe ô tô tự động của hãng SIMMATEC – Hàn Quốc và có chi nhánh tại Đà Nẵng Và Sài Gòn.  Công ty là doanh nghiệp có quy mô vừa với 250 lao động. thu nhập bình quân 1 người là 2.5 triệu II. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh Đức Việt 1. Mục tiêu và chiến lược của công ty Công ty đặt ra mục tiêu là xâm nhập thị trường một số nước trong khu vực Đông Nam Á và một số nước khu vực Bắc Mỹ. Vì vậy công ty xác định định hướng phát triển và mục tiêu phát triển của mình đến năm 2015 như sau:  Định hướng phát triển: Xây dựng và phát triển Công ty Cổ phần sản xuất và kinh doanh Đức Việt thành Tổng công ty lớn mạnh, có trình độ công nghệ tiên tiến, quản trị hiện đại đáp ứng được yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Công ty phát triển theo hướng đa nghành, lấy sản xuất cốt pha giàn giáo xây dựng, máy móc thi công các loại là chính. Phát triển các ngành nghề khác trên nguyên tắc là ngành hỗ trợ cho ngành sản xuất cốt pha giàn giáo xây dựng, máy móc thi công các loại. Phát triển công ty theo hướng lấy nội lực làm nòng cốt, tập trung đào tạo cán bộ công nhân kỹ thuật sản xuất có trình độ cao bắt kịp với công nghệ hiện đại.  Mục tiêu phát triển: Doanh thu: Đạt trên 500 tỷ Lợi nhuận trước thuế: Khoảng 10 tỷ Số cán bộ công nhân viên: Khoảng 400 nhân viên Thị trường: Chiếm lĩnh thị trường khu vực Đông Nam Á, và một số nước khác như Hàn Quốc, các nước khu vực Phía Bắc Châu Mỹ…, đặc biệt bao phủ toàn bộ thị trường trong nước. Cơ sở sản xuất: mở rộng thêm xưởng sản xuất hiện tại, tăng thêm kho hàng. Cơ sở vật chất – trang thiết bị: Đầu tư cơ sở vật chất – trang thiết bị hiện đại đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh. Nghiên cứu nhập khẩu những dây chuyền sản xuất hiện đại, đồng thời cải tiến, nâng cấp những dây chuyền hiện có của công ty. Vậy cơ cấu tổ chức cần linh hoạt hơn, chuyên môn hóa hơn để đáp ứng tốt nhất những mục tiêu đặt ra. 2. Quy mô của công ty Với mục tiêu phát triển và mở rộng thị trường nhân sự của công ty đã liên tục tăng lên về cả số lượng và chất lượng công ty không ngừng tuyển dụng nguồn nhân lực và gần đây vừa lắp đặt và vận hành thành công 2 dây chuyền mới, hiện đại nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường trong và ngoài nước thế nhưng cơ cấu tổ chức của công ty chưa có sự thay đổi phù hợp, vẫn giữ nguyên các phòng ban, vị trí cũ nên đã ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh. Vì vậy, cơ cấu tổ chức của công ty cần có sự thay đổi để theo kịp với sự thay đổi của quy mô cũng như chiến lược phát triển của công ty. 3. Đặc điểm kỹ thuật, công nghệ của công ty 18 Nhóm 7 – K48 – Bài tình huốống sốố 9 Công nghệ - kỹ thuật ảnh hưởng trực tiếp tới cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Việc điều hành công ty dễ dàng hay không phụ thuộc lớn vào yếu tố khoa học, công nghệ - kỹ thuật. Hiện nay công ty đang áp dụng các thiết bị khoa học công nghệ hiện đại như: Công nghệ viễn thông, các phần mềm kế toán, phần mềm quản trị doanh nghiệp mới, các thiết bị máy móc mới, sử dụng máy chấm công điện tử…, vừa tiết kiệm nhân công, lại đem lại hiệu quả cao. Vì thế cơ cấu tổ chức của công ty gọn nhẹ hơn, linh hoạt hơn để tiết kiệm được chi phí nhất là chi phí quản lý. 4. Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị Khi mới thành lập, đội ngũ cán bộ còn ít, cơ cấu tổ chức của công ty chỉ có : 1 Ban giám đốc và 3 phòng ban: Phòng tổ chức – kế toán, phòng kỹ thuật và phòng kinh doanh. Hiện nay, thị trường được mở rộng, nhân lực tăng lên cả về số lượng lẫn chất lượng (cán bộ có trình độ đại học, trên đại học trong các ngành tài chính kế toán, quản trị kinh doanh, kinh tế…) nên cơ cấu tổ chức của công ty cũng có sự thay đổi. Cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty bao gồm Ban giám đốc, và 4 phòng ban: Phòng tổ chức – hành chính, phòng kế hoạch – kinh doanh, phòng kế toán – tài chính, phòng kỹ thuật. Do vậy ta thấy điều này ảnh hưởng trực tiếp tới cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của Công ty qua đó ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 5. Môi trường bên ngoài của tổ chức  Yếu tố kinh tế Các yếu tố kinh tế ảnh hưởng rất lớn tới tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Năm 2008 vừa qua, khi lạm phát kéo dài lãi, suất ngân hàng liên tục tăng (năm 2008 lên tới 19%), khiến cho thu nhập quốc dân, tốc độ tăng trưởng kinh tế, tình hình tài chính tiền tệ bị ảnh hưởng rất nặng nề. Và Công ty Đức Việt cũng chịu ảnh hưởng chung như các doanh nghiệp sản xuất khác trong nền kinh tế. Hơn nữa khủng hoảng kinh tế kéo dài khiến công ty ngừng các chuyến tập huấn của các nhà quản trị sang Singapo, ngừng kế hoạch hỗ trợ từ thiện, hạn chế mua sắm các trang thiết bị… , ngoài ra còn ngừng tiến hành xâm nhập thị trường một số nước trong khu vực. Từ đó đòi hỏi cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị phải linh hơn để kịp thời thay đổi với sự thay đổi của nền kinh tế.  Yếu tố chính trị - pháp luật Các yếu tố chính trị, pháp luật Việt Nam có tác động rất lớn đối với Công ty Đức Việt. Việc Nhà nước ban hành luật về: Luật thương hiệu, Luật Thương mại, Luật Doanh nghiệp, Luật Phá sản, Luật Xuất nhập khẩu… tạo điều kiện tốt cho Công ty xây dựng được bản quyền riêng cho thương hiệu của mình, tạo điều kiện cho khách hàng nhận biết về thương hiệu giàn giáo, cốt pha Đức Việt. III. Mô hình cấu trúc tổ chức Công ty Đức Việt tổ chức theo mô hình cấu trúc tổ chức chức năng, thống nhất từ trên xuống. - Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty 19