Tài liệu Sử dụng phần mềm trong việc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo tại công ty tnhh xây dựng và thương mại liên việt

GVHD : Th.S Nguyễn Đức Minh Khóa luận tốt nghiệp LỜI CẢM ƠN Để viết một khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Sử dụng phần mềm trong việc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báp cáo tại công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt” ngoài sự nổ lực của bản thân qua quá trình học tập còn có sự giúp đỡ rất nhiều của Thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế, cùng ban lãnh đạo cũng như cán bộ nhân viên trong công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt. Lời đầu tiên em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Hệ thống thông tin đã tận tình truyền đạt kiến thức trong 4 năm học tập. Vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu khóa luận mà còn là hành trang quý báu để em bước vào đời một cách vững chắc và tự tin. Tiếp đến, em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến Thầy giáo ThS. Nguyễn Đức Minh, người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành khóa luận. Em xin cảm ơn Thầy đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ em trong suốt quá trình viết khóa luận tốt nghiệp. Lời cuối cùng, em xin kính chúc toàn thể quý Thầy Cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế luôn dồi dào sức khỏe, thành công trong sự nghiệp giảng dạy của mình. Do trình độ hiểu biết và thời gian còn hạn chế, bài khóa luận của em chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được các ý kiến đóng góp của các Thầy Cô giáo. Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên thực hiện Nguyễn Văn Quang MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN................................................................................................................i MỤC LỤC.....................................................................................................................ii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ..........................................................iv SVTH : Nguyễn Văn Quang – K45S1 1 GVHD : Th.S Nguyễn Đức Minh Khóa luận tốt nghiệp DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT........................................................................................v PHẦN I: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU.......................................................1 1.1.Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu :....................................................1 1.2. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu :..........................................................................2 1.3. Mục tiêu nghiên cứu :.............................................................................................3 1.4. Cơ sở để nghiên cứu đề tài:.....................................................................................4 1.5. Phương pháp nghiên cứu :......................................................................................4 1.6. Kết cấu khóa luận :.................................................................................................5 PHẦN II : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG SỬ DỤNG PHẦN MỀM TRONG VIỆC TỰ ĐỘNG HÓA QUÁ TRÌNH XỬ LÝ SỐ LIỆU VÀ LẬP BÁO CÁO TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI LIÊN VIỆT..............................6 1. Về cơ sở lý luận :.......................................................................................................6 1.1. Một số khái niện và định nghĩa cơ bản :.................................................................6 1.1.1. Phần mềm (Software) ?........................................................................................6 1.1.2. Tự động hóa là gì? Tự động hóa văn phòng là gì?...............................................7 1.2. Cơ sở dữ liệu...........................................................................................................9 1.2.1. Định nghĩa về cơ sở dữ liệu:................................................................................9 1.2.2. Các chức năng của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu:................................................9 1.2.3. Thực thể và liên kết giữa các thực thể..................................................................9 1.3. Hệ thống, hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý ?...................................10 1.4. Một số lý thuyết về ứng dụng phần mềm trong việc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo tại công ty:.....................................................................................11 1.4.1. Một số lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin..............................11 1.4.1.1.Quy trình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin...............................................11 1.4.1.2. Phân tích hệ thống thông tin............................................................................13 1.4.1.3. Thiết kế hệ thống thông tin.............................................................................16 1.4.2.Tìm hiểu về Microsoft Access :..........................................................................20 1.4.2.1.Microsoft Access là gì ?...................................................................................20 1.4.2.2. Bảng (Table)...................................................................................................20 1.4.2.3. Truy vấn (Query)............................................................................................21 1.4.2.4. Biểu mẫu ( Form)............................................................................................21 1.4.2.5. Báo biểu ( Report):..........................................................................................22 1.4.2.6. Macro:.............................................................................................................22 2. Thực trạng về việc sử dụng phần mềm trong quá trình tự động hóa xử lý số liệu và lập báo cáo tại công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt..............................23 2.1.1. Giới thiệu chung về công ty :.............................................................................23 2.1.2. Lĩnh vực kinh doanh..........................................................................................23 SVTH : Nguyễn Văn Quang – K45S1 2 GVHD : Th.S Nguyễn Đức Minh Khóa luận tốt nghiệp 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt........25 2.1.4. Tình hình tài chính của công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt......26 2.1.5. Tình hình ứng dụng CNTT và HTTT trong công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt...............................................................................................................27 2.2. Phân tích thực trạng sử dụng phần mềm trong việc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo tại công ty:.....................................................................................30 2.2.1. Cách thức ứng dụng phần mềm vào việc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo tại công ty.................................................................................................30 2.2.2. Vấn đề tin học hóa ở Công ty.............................................................................30 2.3. Đánh giá thực trạng...............................................................................................31 2.3.1. Những thuận lợi của quá trình quản lý số liệu và lập báo cáo ở Công ty...........31 2.3.2. Khó khăn và giải pháp khắc phục......................................................................32 PHẦN III : ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRONG VIỆC TỰ ĐỘNG HÓA QUÁ TRÌNH XỬ LÝ SỐ LIỆU VÀ LẬP BÁO CÁO TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI LIÊN VIỆT.................................................................................34 1.Khảo sát hiện trạng :.................................................................................................34 2. Phân tích hệ thống sử dụng phần mềm :..................................................................34 3. Các bảng quan hệ và mối quan hệ giữa các thực thể:...............................................37 3.1. Các bảng quan hệ :................................................................................................38 3.2. Mối quan hệ giữa các thuộc tính trong Access :....................................................40 4. Thiết kế phần mềm với các giao diện :....................................................................40 5. Đánh giá kết quả việc sử dụng phần mềm trong việc tự đông hóa quá trình xử lý số liệu tại công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt :........................................46 6. Định hướng phát triển trong việc sử dụng phần mềm để tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo tại công ty :...............................................................................46 7. Một số giải pháp nhằm nâng cao việc sử dụng phần mềm trong việc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo tại công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt :.................................................................................................................................... 47 KẾT LUẬN.................................................................................................................48 TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ ST Tên Bảng biểu, sơ dồ hình vẽ Trang T SVTH : Nguyễn Văn Quang – K45S1 3 GVHD : Th.S Nguyễn Đức Minh Khóa luận tốt nghiệp 1 Hình 2.1. Mô hình hệ thống thông tin 11 2 Hình 2.2. Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin 13 3 Hình 2.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty 26 4 Hình 2.4. Biểu đồ tăng trưởng doanh thu của công ty 29 5 Hình 2.5. Mô hình thực thể liên kết 38 6 Hình 2.6. Mô tả quan hệ các thuộc tính trong Access 41 7 Hình 2.7. Giao diện quản lý thông tin nhân viên 42 8 Hình 2.8. Giao diện quản lý thông tin khách hàng 42 9 Hình 2.9. Giao diện quản lý sản phẩm 43 10 Hình 2.10. Giao diện quản lý thông tin hóa đơn 44 11 Hình 2.11. Lập báo cáo về nhân viên 45 12 Hình 2.12. Lập báo cáo về khách hàng 45 13 Hình 2.13. Lập báo cáo về sản phẩm 46 14 Hình 2.14. Lập báo cáo về hóa đơn 46 21 Bảng 2.1. Tình hình tăng trưởng của công ty trong các năm 27 22 Bảng 2.2. Bảng nhân viên 39 23 Bảng 2.3. Bảng khách hàng 39 24 Bảng 2.4. Bảng sản phẩm 40 25 Bảng 2.5. Bảng hóa đơn 40 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt SVTH : Nguyễn Văn Quang – K45S1 Nghĩa của từ 4 GVHD : Th.S Nguyễn Đức Minh Khóa luận tốt nghiệp TNHH Trách nhiệm hữu hạn OA Tự động hóa văn phòng CNTT Công nghệ thông tin CBNV Cán bộ nhân viên KH Khách hàng SP Sản phẩm HĐ Hóa đơn VD Ví dụ HTTT Hệ thống thông tin SVTH : Nguyễn Văn Quang – K45S1 5 GVHD : Th.S Nguyễn Đức Minh Khóa luận tốt nghiệp PHẦN I: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1.Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu : Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật và công nghệ hiện đại kéo theo đó là sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin đã trở thành một ngành công nghiệp hàng đầu đối với những quốc gia phát triển trên thế giới, thông tin thực sự đã và đang ngày càng khẳng định vai trò quan trọng trong quá trình hội nhập, phát triển. Hiện nay các doanh nghiệp tại Việt Nam, nhất là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng thương mại, vai trò của tin học và sử dụng tin học lại càng có ý nghĩa đặc biệt. Nó giúp các doanh nghiệp nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu cạnh tranh và phát triển. Nhưng con người luôn là yếu tố trung tâm và sử dụng các tài nguyên khác cho quá trình phát triển. Có được nguồn nhân lực vững mạnh, tay nghề cao là sự đảm bảo thành công cho tất cả mọi tổ chức. Vì thế việc sử dụng phần mềm vào vấn đề tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo của doanh nghiệp là việc làm giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát hoạt động trong công ty . Công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt với chức năng chính là chuyên về cung cấp vật liệu hoàn thiện công trình như: cổng đúc hợp kim nhôm. Trang trí nội thất … và cung cấp xây dụng như: bơm hút cát, san lấp mặt bằng. Với hệ thống tổ chức của Công ty ngày càng mở rộng là công ty xây dựng nên việc kiểm soát quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo của công ty sẽ giúp người quản lý dễ dàng hơn trong việc sắp xếp, quản lý phù hợp hơn. Công ty còn có nhiều thiếu xót trong việc kiểm soát cũng như nắm bắt quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo, việc quản lý vẫn ở dạng tin học hóa cục bộ và chưa thống nhất. Thực tế hiện nay việc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo tại Công ty chỉ đuợc xây dựng và quản lý bằng tay gây khó khăn và mất nhiều thời gian cho cán bộ quản lý. Vì vậy, việc sử dụng phần mềm trong việc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo trong công ty để nâng cao vấn đề nắm bắt con người, tổ chức, nhân viên, lập báo cáo sản phẩm, xử lý sản phẩm... của Công ty là cần thiết. Do tầm quan trọng của vấn đề sử dụng phần mềm trong việc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo nên qua quá trình thực tập tốt nghiệp tại SVTH : Nguyễn Văn Quang – K45S1 1 GVHD : Th.S Nguyễn Đức Minh Khóa luận tốt nghiệp Công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt, em tìm hiểu về quá trình xứ lý số liệu và lập báo cáo tại Công ty em quyết định lựa chọn đề tài: “ Sử dụng phần mềm trong việc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo tại công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt ”. Đề tài nhằm mục đích đi sâu vào việc sử dụng phần mềm access để tạo ra một phần mềm giúp người quản lý có thể dễ dàng kiểm soát quá tình xử lý số liệu và lập báo cáo trong công ty, cũng như phân tích những mặt mạnh và điểm yếu còn tồn tại để khắc phục, bổ sung, giúp cho công ty phát triển hơn.. 1.2. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu : Việc sử dụng phần mềm vào hoạt động kinh doanh sản xuất trong mỗi doanh nghiệp giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát hơn. Đặc biệt sử dụng phần mềm trong việc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do nhận thấy tầm quan trọng của việc sử dụng phần mềm vào hoạt động kinh doanh sản xuất nên đã có nhiều công trình nghiên cứu liên quan tới việc sử dụng hay ứng dụng phần mềm vào một vấn đề của công ty như: Tuyển tập báo cáo Hội sinh viên nghiên cứu khoa học của nhóm sinh viên: Huỳnh Đức Dũng, Nguyễn Thị Khế, Lê Thị Thu Hiền- Ngành Kế toán – Tin học, Trường cao đẳng công nghệ thông tin với đề tài “Ứng dụng access trong công tác quản lý nhân sự và kế toán tiền lương”. Đề tài đã đưa ra một số lý luận về hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin,định nghĩa về access. Trên cơ sở lý luận nhóm đã xây dưng được một chương trình quản lý nhân sự và kế toán tiền lương cơ bản bằng access đáp ứng được một số yêu cầu của các doanh nghiệp trong việc ứng dụng phần mềm vào quản lý nhân sự và kế toán tiền lương. Tuy nhiên đề tài mới chỉ thực hiện được một phần của kế toán tiền lương và phần mềm quản lý nhân sự chưa hoàn thiện, giao diện chưa được đẹp. Khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Chí Cường, Khoa Công nghệ thôn tin, Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật TPHCM, 2009, với đề tài “ Xây dựng ứng dụng Quản lý hàng hóa công nợ tại công ty Nam Mai”. Đề tài đã nêu được tổng quan về vấn đề hàng hóa của Công ty từ đấy đưa ra được những thuận lợi và khó khăn trong việc quản lý hàng hóa của công ty. Trong đề tài còn nêu ra được khái niệm hệ thống, hệ thống thông tin các phương pháp luận cơ bản để SVTH : Nguyễn Văn Quang – K45S1 2 GVHD : Th.S Nguyễn Đức Minh Khóa luận tốt nghiệp thiết kế và xây dựng ứng dụng quản lý hàng hóa công nợ tại công ty.Tuy nhiên, đề tài mới chỉ thực hiện được công việc quản lý số liệu về hàng hóa của công ty chưa quản lý rộng được nhiều mặt khác của công ty Tuy nhiên các đề tài ấy còn các vấn đề như: chưa nêu bật tầm quan trọng ý nghĩa, các đánh giá, phân tích thực trạng ứng dụng quản lý còn chung chung chưa nêu rõ ưu điểm, nhược điểm của các đề tài. Do đó, các đề tài thiếu tính thực tiễn chưa đáp ứng được nhu cầu của các nhà quản lý. Công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt sau 8 năm thành lập và phát triển lĩnh vực phát triển các sản phẩm hoàn thiện xây dựng và xây dựng các công trình đã và đang ngày càng dành được uy tín trên thị trường. Trước kia, khi Công ty chưa mở rộng lĩnh vực hoạt động của mình quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo của công ty đang phải sử dụng thủ công, làm mất thời gian và công sức rất nhiều của người quản lý. Hiện nay, Công ty đang ngày càng mở rộng lĩnh vực hoạt động của mình. Để có thể đáp ứng cho phát triển Công ty thì yếu tố quan trọng đóng vai trò quyết định chính là các hoạt động về nhân sự - tổ chức, sản phẩm, tài chính, khách hàng... Muốn vậy tổ chức phải tiến hành: kế hoạch hóa nhân lực; phân tích, thiết kế công việc; biên chế nhân lực; tuyển mộ, tuyển chọn, các chế độ đãi ngộ, chế độ bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế cho người lao động, an toàn lao động và điều kiện việc làm,kế hoạch bán hàng.chăm sóc khách hàng, quảng cáo sản phẩm... Tuy nhiên, việc quản lý số liệu và lập báo cáo của ông ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt còn thực hiện khá thủ công với hệ thống cơ sở vật chất công nghệ thông tin còn nhiều hạn chế. Bởi vậy, nhằm nâng cao hiệu quả quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo của Công ty em đã lựa chọn đề tài “Sử dụng phần mềm trong việc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo tại công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt” 1.3. Mục tiêu nghiên cứu : Việc sử dụng phần mềm vào quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo về tại công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt nhằm các mục đích sau : - Quản lý tốt hồ sơ nhân viên. - Giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát được các sản phẩm của công ty. - Cung cấp thông tin nhân viên phản ánh có hệ thống, khái quát và chi tiết vấn đề có liên quan đến đội ngũ nhân sự trong của công ty. - Quản lý tốt khách hàng của công ty SVTH : Nguyễn Văn Quang – K45S1 3 GVHD : Th.S Nguyễn Đức Minh Khóa luận tốt nghiệp - Giúp người quản lý kiểm soát tốt các báo cáo và các số liệu về sản phẩm, khách hàng, nhân viên, hóa dơn của công ty Trên cơ sở thông tin của từng phòng ban,từng sản phẩm... cán bộ quản lý thực hiện các công việc sau: + Xây dựng hệ thống chương trình lưu trữ, tra cứu nhanh các thông tin với độ chính xác, tin cậy cao trong thời gian nhanh nhất. + Cung cấp nhanh chóng, đầy đủ chính xác thông tin theo yêu cầu của cán bộ quản lý, các cấp lãnh đạo có liên quan. + Xem trên màn hình các biểu mẫu báo cáo tổng quát hay chi tiết và in báo cáo hóa dơn Do đó mục đích của đề tài này là xây dựng cơ sở dữ liệu thống nhất cho việc quản lý và lưu trữ những thông tin về quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo của công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt giúp cho việc kiểm soát của cán bộ quản lý chính xác và nhanh chóng. Chương trình cho phép lưu trữ, thống kê, tra cứu, in các báo cáo theo yêu cầu của cán bộ quản lý 1.4. Cơ sở để nghiên cứu đề tài: Dựa trên cơ sở chủ yếu sau: - Những yêu cầu cụ thể về công việc của người quản lý của công ty. - Những góp ý đề nghị thêm của bản thân để làm cho việc sử dụng phần mềm thông dụng hơn với người quản lý của công ty. 1.5. Phương pháp nghiên cứu : Đề tài nghiên cứu sử dụng một số phương pháp sau: - Phương pháp quan sát: Quan sát quá trình làm việc của người quản lý công ty để tìm hiểu về cách thức lập báo cáo và xử lý số liệu của công ty. Từ đó giúp em có thể nắm bắt được cách sử lý công việc hiện tại của người quản lý để có thể đưa ra giải pháp cải thiện hiện trạng. - Phương pháp nghiên cứu tài liệu:Từ những tài liệu như : Hóa đơn giao dịch, phiếu thanh toán, báo cáo tổng kết hàng tuần, hàng tháng, lịch làm việc tuần của ca nhân hay nhóm cá nhân em đưa ra kết luận về cách xử lý số liệu và lập báo cáo tại công ty. 1.6. Kết cấu khóa luận : SVTH : Nguyễn Văn Quang – K45S1 4 GVHD : Th.S Nguyễn Đức Minh Khóa luận tốt nghiệp Ngoài Lới cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng biểu, Danh mục từ viết tắt, Kết luận, Tài liệu tham khảo, kết cấu khóa luận bao gồm ba phần : Phần 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu. Phần 2 : Cơ sở lý luận thực trạng Sử dụng phần mềm trong việc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo tại công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt. Phần 3 : Sử dụng phần mềm trong việc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo tại công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt SVTH : Nguyễn Văn Quang – K45S1 5 GVHD : Th.S Nguyễn Đức Minh Khóa luận tốt nghiệp PHẦN II : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG SỬ DỤNG PHẦN MỀM TRONG VIỆC TỰ ĐỘNG HÓA QUÁ TRÌNH XỬ LÝ SỐ LIỆU VÀ LẬP BÁO CÁO TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI LIÊN VIỆT 1. Về cơ sở lý luận : Ứng dụng phần mềm ở đây có thể hiểu là chúng ta sử dụng một phần mềm để thiết kế ra một chương trình (hay tạo ra một hệ thống thông tin để quản lý) từ đó ta sử dụng chương trình ấy ứng dụng vào việc tự động hóa. 1.1. Một số khái niện và định nghĩa cơ bản : 1.1.1. Phần mềm (Software) ?  Khái niệm và phân loại phần mềm (Software) Phần mềm (Software) là : một tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trình tự xác định nhằm tự động thực hiện một số chức năng hoặc giải quyết một vấn đề tính toán nào đó. Phần mềm thực hiện các chức năng của nó bằng các chỉ thị trực tiếp đến phần cứng hoặc bằng cách cung cấp dữ liệu để phục vụ các chương trình hay phần mềm khác. Phần mềm là một khái niệm trừu tượng, nó khác với phần cứng ở chỗ là “ Phần mềm không thể sờ hay đụng vào ” và nó phải có phần cứng mới thực thi được. Phần mềm mang lại cho con người sự tự động hóa nhằm tiết kiệm thời gian đồng thời sản xuất phần mềm cũng mang tính cạnh tranh nhằm đưa nền công nghệ phát triển ngày một lớn mạnh hơn. Có thể phân loại phần mềm theo phương thức hoạt động như : - phần mềm hệ thống : dùng để vận hành máy tính và các phần cứng máy tính VD : Windows, Linux… Đây là các loại phần mềm mà hệ điều hành liên lạc với chúng để điều khiển và quản lý các thiết bị phần cứng. - Phần mềm ứng dụng : để người sử dụng có thế hoàn thành một hay nhiều công việc nào đó. VD : Phần mềm văn phòng Microsoft Office, phần mềm doanh nghiệp, phần mềm trò chơi, phần mềm tiện ích… Các phần mềm chuyển dịch mã bao gồm trình phiên dịch và trình phiên dịch: Các loại chương trình này sẽ đọc các câu lệnh từ mã nguồn được viết bởi các lập trình viên theo một ngôn ngữ lập trình và dịch nó sang dạng ngôn ngữ máy mà máy tính có thể hiểu được hay dịch nó sang một dạng khác như là một tậ tin đối tượng (object file) SVTH : Nguyễn Văn Quang – K45S1 6 GVHD : Th.S Nguyễn Đức Minh Khóa luận tốt nghiệp và các tập tin như viện(library file) mà các phần mềm khác có thể hiểu để vận hành máy tính thực thi các lệnh.  Đặc điểm của phần mềm : Trước đây để tạo ra chương trình máy tính người ta phải làm việc trực tiếp với các con số 0 hoặc 1 (sử dụng hệ số nhị phân), hay còn gọi là ngôn ngữ máy. Công việc này vô cùng khó khan, chiếm nhiều thời gian, ông sức và đặ biệt dễ gây ra lỗi. Để khắc phục nhược điểm này người ta đề xuất ra hợp ngữ, một ngôn ngữ cho phép thay thế dãy 0 hoặc 1 này bởi các từ gợi nhớ tiếng Anh. Tuy nhiên cải tiến này còn chưa thật thích hợp với đa số người dung máy tính,những người luôn mong muốn các lệnh chính là ý nghĩa của các thao tác mà nó mô tả. Vì vậy, ngay từ những năm 1950, người ta đã xây dựng những ngôn ngữ lập trình mà câu lệnh của nó gần với ngôn ngữ tự nhiên. Các ngôn ngữ này được gọi là các ngôn ngữ bậc cao. Chương trình máy tính thường được tạo ra bởi con người, những người này được gọi là lập trình viên, tuy nhiên cũng tồn tại những chương trình được sinh ra bởi các chươn trình khác. Chương trình máy tính thường được tạo ra bởi con người, những người này được gọi là lập trình viên, tuy nhiên cũng tồn tại những chương trình được sinh ra bởi các chươn trình khác. 1.1.2. Tự động hóa là gì? Tự động hóa văn phòng là gì?  Tự động hóa : là việc sử dụng các hệ thống kiểm soát như máy tính để kiểm soát máy móc thiết bị giảm bớt sự cần thiết phải can thiệp của con người. Trong phạm vi điều chỉnh của công nghiệp hóa, tự động hóa là một bước kế tiếp của cơ giới hoá. Trong khi cơ giới hoá mang lại cho con người khả năng vận hành máy móc thiết bị để giúp cho các cơ cấu vật lý hoạt động theo yêu cầu công việc, thì tự động hóa lại làm giảm thiểu rất nhiều nhu cầu về sự giám sát cần thiết cũng như trí tuệ của con người. Các quy trình và hệ thống đều có thể được tự động hoá.  Tự động hóa văn phòng : Khái niệm tự động hóa văn phòng : Tự động hóa văn phòng gọi tắt là OA. Là 1 loại hình mang tính tổng hợp, mới nổi lên từ thập kỷ 70 của thé kỷ 20, nói cách khác đó là trang bị lại nơi làm việc bằng thiết bị khoa học tiên tiến nhằm nâng cao hiệu suất, nâng cao trình độ quản lý. Phấn đấu để văn phòng đạt được mục tiêu thông tin trông suốt, quản lý tiện lợi, đề ra các chủ trương chính sách đúng đắn. Có thể chia sự phát triển của OA thành 3 giai đoạn: SVTH : Nguyễn Văn Quang – K45S1 7 GVHD : Th.S Nguyễn Đức Minh Khóa luận tốt nghiệp Giai đoạn 1 thông qua cơ khí hoá để nâng cao hiệu suất lao động của từng người. Giai đoạn thứ 2 nâng cao năng lực của từng nhân viên đối với từng loại công việc một từ đó nâng cao hiệu quả chung của toàn bộ công việc. Giai đoạn thứ 3, thực hiện thống nhất hoá thành một thể hoàn chỉnh, quyết sách về kinh doanh sau khi đã đưa ra thực hiện, thì mọi hoạt động truyền thống từ trong đến ngoài xí nghiệp đều nhất loạt hành động, tin tức từ các ban ngành lập tức phản hồi trở lại, đến lúc đó xí nghiệp phải tự đánh giá lại tình hình của mình, sửa chữa điều chỉnh các sai sót. Đây là giai đoạn phát triển cao nhất của OA. Tương ứng với ba giai đoạn nói trên, thì quá trình phát triển của máy móc OA cũng được chia làm ba giai đoạn. - Giai đoạn thứ nhất là sử dụng riêng lẻ một số loại thiết bị văn phòng như máy fotocoppy, máy fax, máy tính cá nhân, giai đoạn này goi là " OA xử lý sự vụ ". Phần lớn các xí nghiệp vừa và nhỏ ở Trung Quốc đang nằm trong giai đoạn này. - Giai đoạn thứ hai là các máy móc này được ghép nối với hệ thống, để phát triển thành hệ thống máy tính đa chức năng, đến lúc này tất cả các loại thông tin gồm văn tự, tiếng và hình ảnh đều được ghi nhớ vào cơ sở dữ liệu để làm căn cứ phân tích xử lý tin tức, giai đoạn này gọi là " OA xử lý tin tức ". - Giai đoạn thứ ba là giai đoạn mạng hoá, tức là hình thành mạng mà trung tâm của nó là máy móc phục vụ chất lượng cao, dung lượng lớn. Ngày nay kỹ thuật nối mạng (Internet) toàn thế giới đã có bước phát triển lớn, một xí nghiệp có thể giữ nối mối liên hệ với các chi nhánh ở khắp nơi trên thế giới với giá cước tương đối thấp, đồng thời được hưởng thụ nguồn tin tức vô cùng vô tận trên mạng, giai đoạn này gọi là " OA hỗ trợ quyết sách " . Trung Quốc cũng đang theo hướng các nước phát triển, phấn đấu phát triển kỹ thuật OA thuộc giai đoạn 2 và giai đoạn 3. Đặc điểm của tự động hoá văn phòng là không dùng đến giấy. Vì hầu như tin tức tài liệu đều được lưu trữ trong máy vi tính không cần phải viết ra giấy, các nhân viên đều có khả năng phân tích xử lý thông tin trên máy để lấy tài liệu, người ta không còn bỏ nhiều công sức vào việc sắp xếp chỉnh lý lưu trữ văn bản tài liệu, phần công việc này đã được giao cho máy vi tính đảm nhiệm. Hiện các nhà sản xuất đang nghiên cứu chế tạo giới thiệu các loại phần mềm dễ đọc dễ hiểu, để thúc đẩy phong trào tự động hoá văn phòng tiến triển nhanh hơn. SVTH : Nguyễn Văn Quang – K45S1 8 GVHD : Th.S Nguyễn Đức Minh Khóa luận tốt nghiệp 1.2. Cơ sở dữ liệu 1.2.1. Định nghĩa về cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là tập hợp thông tin có cấu trúc miêu tả về một đối tượng quản lý đáp ứng yêu cầu người dùng và thoả mãn các yêu cầu sau: - Cơ sở là một bộ sưu tập các dữ liệu các tác nghiệp được lưu giữ lại và được các hệ ứng dụng của một cơ quan nào đó sử dụng. - Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là phần chương trình có thể xử lý thay đổi dữ liệu của một cơ sở dữ liệu. 1.2.2. Các chức năng của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu: - Cho khả năng lưu trữ dữ liệu lâu dài. - Khả năng truy nhập một số lượng lớn dữ liệu một cách có hiệu quả. - Được xây dựng trên một mô hình dữ liệu qua đó người sử dụng có thể quan sát dữ liệu. - Có một ngôn ngữ cấy cao để định nghĩa và thao tác dữ liệu. - Có thể đồng bộ các truy nhập cạnh tranh khi nhiều người cùng sử dụng cơ sở dữ liệu. - Khả năng kiểm tra truy nhập. - Khả năng phục hồi dữ liệu khi có sự cố xảy ra. 1.2.3. Thực thể và liên kết giữa các thực thể - Thực thể là một vật có thể tồn tại và có thể phân biệt được. Ví dụ : Người , động vật ... - Một nhóm các thực thể giống nhau gọi là các thực thể giống nhau. Ví dụ : Các nhân sự - Mọi thành viên của tập hợp các thực thể được biểu diễn bởi một tập các đặc điểm gọi là tập các thuộc tính. Ví dụ : Tập thực thể chiến sỹ được đặc trưng bởi: + Họ và tên + Tuổi + Mã cán bộ - Quan hệ giữa các tập thực thể là một danh sách có thứ tự của một tập thực thể. Ví dụ: Quan hệ giữa R với hai tập (x) (y) viết: xRy - Quan hệ giữa các thực thể cũng là một thực thể. SVTH : Nguyễn Văn Quang – K45S1 9 GVHD : Th.S Nguyễn Đức Minh Khóa luận tốt nghiệp 1.3. Hệ thống, hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý ? Theo Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Thạc Bình cường, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội.  Hệ thống: Là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung. Trong hoạt động có trao đổi vào ra với môi trường ngoài.  Hệ thống quản lý: Là một hệ thống có một mục đích mang lại lợi nhuận hoặc lợi ích nào đó. Đặc điểm của hệ thống là có sự tham gia của con người và trao đổi thông tin. Hệ thống quản lý chia thành hai hệ thống con: + Hệ tác nghiệp: Gồm con người, phương tiện, phương pháp trực tiếp thực hiện mục tiêu đã đề ra. + Hệ quản lý: Gồm con người, phương tiện, phương pháp cho phép điều khiển hoạt động của hệ thống.  Hệ thống thông tin (information system): Là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức. Hệ thống thông tin phát triển qua bốn loại hình: + Hệ xử lý dữ liệu: Lưu trữ, cập nhật dữ liệu hàng ngày, ra các báo cáo theo định kỳ. + Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System – MIS): Một hệ thống thông tin gồm cơ sở dữ liệu hợp nhất và các dòng thông tin giúp con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định. + Hệ hỗ trợ ra quyết định: Hỗ trợ cho việc ra quyết định. + Hệ chuyên gia: Hỗ trợ nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làm quyết định một cách thông minh. Nguồn Thu thập Đích Xử lý và lưu giữ Phân phát Kho dữ liệu Hình 2.1. Mô hình hệ thống thông tin Nguồn: Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, Thạc Bình Cường Trong hệ thống thông tin các yếu tố đầu vào (Input) của hệ thống gắn liền với việc thu thập dữ liệu đưa vào hệ thống xử lý. Quá trình xử lý (Proccessing) gắn liền SVTH : Nguyễn Văn Quang – K45S1 10 GVHD : Th.S Nguyễn Đức Minh Khóa luận tốt nghiệp với quá trình biến đổi đầu vào thành đầu ra (Output) và được chuyển đến đích (Destination) hay cập nhập vào các kho dữ liệu (Storage) của hệ thống. 1.4. Một số lý thuyết về ứng dụng phần mềm trong việc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo tại công ty: 1.4.1. Một số lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin 1.4.1.1.Quy trình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin  Quy trình: gồm có các giai đoạn sau: khảo sát hiện trạng sát lập dự án, phân tích hệ thống, thiết kế hệ thống, cài đặt hệ thống. + Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án: Là công đoạn xác định tính khả thi của dự án xây dựng hệ thống thông tin, thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu hiện trạng nhằm làm rõ tình trạng hoạt động của hệ thông tin cũ trong hệ thống thực, từ đó đưa ra giải pháp xây dựng hệ thông tin mới. Công việc thực hiện:  Khảo sát hệ thống đang làm gì  Đưa ra đánh giá về hiện trạng  Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm.  Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo  Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và những ràng buộc khác + Phân tích hệ thống: Là công đoạn đi sau giai đoạn khảo sát hiện trạng và xác lập dự án và là giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống (chức năng xử lý, dữ liệu). Công việc thực hiện:  Phân tích hệ thống về xử lý: xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng xử lý của hệ thống  Phân tích hệ thống về dữ liệu: xây dựng được lược đồ cơ sở dữ liệu mức logic của hệ thống giúp lưu trữ lâu dài các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống + Thiết kế hệ thống: Là công đoạn cuối cùng của quá trình khảo sát, phân tích, thiết kế. Tại thời điểm này đã có mô tả logic của hệ thống mới với tập các biểu đồ lược đồ thu được ở công đoạn phân tích. Nhiệm vụ: Chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý. Công việc thực hiện:  Thiết kế tổng thể  Thiết kế giao diện  Thiết kế cơ sở dữ liệu  Thiết kế các kiểm soát  Thiết kế phần mềm + Cài đặt hệ thống Quy trình cài đặt theo tiến trình sau: SVTH : Nguyễn Văn Quang – K45S1 11 GVHD : Th.S Nguyễn Đức Minh Lập kế hoạch cài đặt pháp cài đặt → → Khóa luận tốt nghiệp Biến đổi dữ liệu → → Huấn luyện Các phương Biên soạn tài liệu về hệ thống.  Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin + Hệ thống được phân tích, thiết kế với 2 mức: mức vật lý và mức logic. + Áp dụng phương thức biến đổi: - Đi từ mô tả vật lý sang mô tả logic: Chuyển từ mô tả vật lý của hệ thống cũ sang mô tả logic của hệ thống cũ. - Đi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới: Chuyển từ mô tả logic của hệ thống cũ sang mô tả logic của hệ thống mới Bằng cách trả lời: Ở mức vật lý: Mô tả thực trạng hệ thống cũ làm việc như thế nào, làm gì? Ở mức logic: Mô tả hệ thống mới làm gì, làm việc như thế nào? Mô tả hệ thống cũ làm việc như thế nào? Mô tả hệ thống mới làm việc như thế nào? Mức vật lý Phân tích hệ thống Thiết kế thống hệ Mức logic Phân tích thống kế hệ thống thông tin Hình 2.2. Mô hình phân tích,hệthiết Mô tả hệ thống cũ Mô tả hệ thống mới làm gì? làm gì? Hình 2.2. Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin Nguồn: Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, trang 56. 1.4.1.2. Phân tích hệ thống thông tin  Phân tích hệ thống thông tin: Là quá trình xem xét nhìn nhận, đánh giá hệ thống thông tin hiện hành và môi trường của nó để xác định các khả năng cải tiến, phát triển hệ thống (Bài giảng Hệ thống thông tin, 2011, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, trang 41).  Mục đích của phân tích hệ thống: Giúp việc thu thập thông tin, đánh giá về hệ thống hiện tại, tạo lập mối quan hệ tốt đẹp với người sử dụng, xác định chi tiết các khó khăn cần giải quyết của hệ thống hiện tại. Phân tích hệ thống thông tin gồm có: phân tích chức năng và phân tích dữ liệu. SVTH : Nguyễn Văn Quang – K45S1 12 GVHD : Th.S Nguyễn Đức Minh Khóa luận tốt nghiệp  Phân tích chức năng Trong giai đoạn phải tiến hành mô hình hoá hệ thống thông tin để thấy được những chức năng, ưu điểm của hệ thống thông tin mới so với hệ thống thông tin cũ. Các công cụ dùng để mô hình hoá hệ thống thông tin: Biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu.  Biểu đồ phân cấp chức năng + Khái niệm: Là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện. Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống. + Thành phần: - Các chức năng: Được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn Kí hiệu: Tên chức năng - Kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp và được ký hiệu bằng đoạn thẳng nối chức năng cha tới chức năng con.  Biểu đồ luồng dữ liệu. + Khái niệm: Là công cụ mô tả các dòng thông tin liên hệ giữa các chức năng với nhau và giữa các chức năng với môi trường bên ngoài. + Thành phần: * Chức năng xử lý: Là chức năng biểu đạt các thao tác, nhiệm vụ hay tiến trình xử lý nào đó. Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi thông tin từ đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức lại thông tin hoặc tạo ra thông tin mới. Biểu diễn: Hình tròn hoặc hình oval trong có tên chức năng. Tên chức năng là một động từ (có thể kèm thêm bổ ngữ). Tên chức năng * Luồng dữ liệu: Là việc chuyển giao thông tin (dữ liệu) vào hoặc ra khỏi chức năng nào đó. Biểu diễn: Là mũi tên có hướng trên đó có ghi tên luồng dữ liệu. Tên luồng dữ liệu là một danh từ (có thể kèm tính từ). Tên luồng dữ liệu * Kho dữ liệu: Là các thông tin cần lưu giữ lại trong một khoảng thời gian, để sau đó có một hoặc nhiều chức năng truy nhập vào. SVTH : Nguyễn Văn Quang – K45S1 13 GVHD : Th.S Nguyễn Đức Minh Khóa luận tốt nghiệp Biểu diễn: Cặp đường thẳng song song, bên trong có tên kho. Tên kho là danh từ hoặc là danh sách thuộc tính. Tên kho dữ liệu * Tác nhân ngoài: Là một người, nhóm người hay tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống nhưng đặc biệt có một số hình thức tiếp xúc, trao đổi thông tin với hệ thống. Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống, định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài. Biểu diễn: Hình chữ nhật bên trong có ghi tên tác nhân ngoài. Tên tác nhân ngoài là một danh từ. Tên tác nhân ngoài * Tác nhân trong: Là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống được mô tả ở trang khác của biểu đồ. Biểu diễn: Hình chữ nhật khuyết một cạnh, bên trong ghi tên tác nhân trong. Tên tác nhân trong là động từ (có thể kèm theo bổ ngữ). . Tên tác nhân trong + Các mức của biểu đồ luồng dữ liệu Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Phân rã sơ đồ Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ mức ngữ cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức 1, mức 2….  Phân tích dữ liệu Phân tích dữ liệu là một phương pháp xác định các đơn vị thông tin cơ sở có ích cho hệ thống và định rõ mối quan hệ bên trong hoặc các tham khỏa giữa chúng. Điều này có nghĩa là mọi phần dữ liệu sẽ chỉ được lưu trữ một lần trong toàn bộ hệ thống của tổ chức và có thể thâm nhập được từ bất kỳ chương trình nào; phải có chỗ cho mọi thứ đều ở đúng chỗ của nó. Công cụ sử dụng cho việc này chính là mô hình thực thể. Mô hình thực thể liên kết còn gọi là mô hình dữ liệu logic hoặc sơ đồ tiêu chuẩn. SVTH : Nguyễn Văn Quang – K45S1 14 GVHD : Th.S Nguyễn Đức Minh Khóa luận tốt nghiệp Mô hình thực thể liên kết được xây dựng từ các khái niệm logic chính: + Thực thể: Là chỉ đối tượng, nhiệm vụ, sự kiện trong thế giới thực hay tư duy được quan tâm trong quản lý. Một thực thể tương đương với một dòng trong bảng nào đó. Ví dụ: Thực thể Nhân viên +Kiểu thực thể: Là nhóm một số thực thể lại, mô tả cho một loại thông tin chứ không phải là bản thân thông tin. - Các kiểu thực thể quan trọng nhất rơi vào ba phạm trù: * Thông tin liên quan tới một trong các giao dịch chủ yếu của hệ thống * Thông tin liên quan đến các thuộc tính hoặc tài nguyên của hệ thống * Thông tin đã khái quát, thường dưới dạng thống kê, liên quan tới vạch kế hoạch hoặc kiểm soát. + Liên kết: Trong một tổ chức hoạt động thống nhất thì các thực thể không thể tồn tại độc lập với nhau mà các thực thể phải có mối quan hệ qua lại với nhau. Vì vậy khái niệm liên kết được dùng để thể hiện những mối quan hệ qua lại giữa các thực thể. + Kiểu liên kết: Là tập hợp các liên kết có cùng bản chất. Các kiểu liên kết cho biết số thể hiện lớn nhất của mỗi thực thể tham gia vào liên kết với một thể hiện của một thực thể khác. Có ba kiểu liên kết: * Liên kết một - một (1-1): Hai thực thể A và B có mối liên kết 1-1 nếu một thực thể kiểu A tương ứng với một thực thể kiểu B và ngược lại. Ví Dụ 1-1 Nhân viên Thẻ nhân viên * Liên kết một - nhiều (1-n): Hai thực thể A và B có mối liên kết 1-n nếu một thực thể kiểu A tương ứng với nhiều thực thể kiểu B và một thực thể kiểu B chỉ tương ứng với một thực thể kiểu A. Ví Dụ Phòng ban 1-n Nhân viên * Liên kết loại nhiều - nhiều (n-n): Hai thực thể A và B có mối liên kết n-n nếu một thực thể kiểu A tương ứng với nhiều thực thể kiểu B và ngược lại. Ví Dụ Lớp học phâần SVTH : Nguyễn Văn Quang – K45S1 n-n Giảng viên 15