Tài liệu Soạn thảo và ban hành văn bản tại công ty cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu từ liêm

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU TỪ LIÊM Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG Ngƣời hƣớng dẫn : THS. NGUYỄN THỊ HƢỜNG Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ THẢO Mã số sinh viên, Khoá, Lớp : 1405QTVC051, 2014 – 2018, ĐH.QTVP14C HÀ NỘI - 2018 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là bài khóa luận của riêng cá nhân tôi, các nội dung trong bài khóa luận là kết quả trong quá trình thực tập nghiên cứu tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm, kết quả trong bài khóa luận này là trung thực, không sao chép. Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm. Sinh viên Nguyễn Thị Thảo LỜI CẢM ƠN Được sự phân công của Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và sự đồng ý của cô giáo hướng dẫn Ths. Nguyễn Thị Hường, tôi đã thực hiện đề tài “Soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm”. Từ những kiến thức được trang bị trên ghế nhà trường, được sự giúp đỡ của tập thể cán bộ, công chức, viên chức của Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm trong quá trình thực tập cùng sự hướng dẫn tận tình của các thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, và giảng viên hướng dẫn Nguyễn Thị Hường trong thời gian viết khoá luận đã trang bị cho tôi những kiến thức làm cơ sở, nền tảng cho việc tiếp thu tri thức mới cũng như kỹ năng nghề nghiệp, giúp đỡ tôi trong quá trình vận dụng kiến thức đã học tại trường vào thực hiện những công việc thực tế của cơ quan nơi thực tập và hoàn thành khoá luận này. Mặc dù đã có nhiều cố gắng song do hạn chế về thời gian và phạm vi kiến thức nên khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được sự góp ý của quý thầy cô giáo và các bạn để bài khóa luận của tôi được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Nghĩa đầy đủ 1 HTX Hợp tác xã 2 SX- DV- XNK Sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu 3 VBHC Văn bản hành chính 4 CBCNV Cán bộ, công nhân viên MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN .............................................................................................. LỜI CẢM ƠN .................................................................................................... DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT............................................................................ PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1 1. Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................. 1 2. Lịch sử nghiên cứu ...................................................................................... 2 3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài .................................................................. 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài ................................................................. 3 5. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu.................................................................. 3 6. Giả thuyết nghiên cứu ................................................................................. 4 7. Phƣơng pháp nghiên cứu............................................................................ 4 8. Cấu trúc của đề tài ...................................................................................... 5 Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN ............................................................................................ 6 1.1. Những vấn đề chung về văn bản.......................................................... 6 1.1.1. Khái niệm Văn bản ........................................................................... 6 1.1.2. Khái niệm Văn bản hành chính ........................................................ 7 1.2. Phân loại văn bản hành chính ............................................................. 7 1.2.1. Văn bản hành chính (cá biệt )........................................................... 7 1.2.2. Văn bản hành chính thông thường ................................................... 8 1.3. Chức năng, vai trò của văn bản hành chính..................................... 10 1.3.1. Chức năng của văn bản hành chính ............................................... 10 1.3.2. Vai trò của văn bản hành chính ...................................................... 11 1.4. Công tác soạn thảo, ban hành văn bản hành chính và yêu cầu chung về công tác soạn thảo văn bản ....................................................... 12 1.4.1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính................... 12 1.4.2. Yêu cầu chung về công tác soạn thảo văn bản ............................... 17 Tiểu kết ........................................................................................................... 23 Chƣơng 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU TỪ LIÊM ........................................................... 25 2.1. ................................................................................................................ 25 Giới thiệu về Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm ............................................................................................................. 25 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm............................................................... 25 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm............................................................... 27 2.2. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ Từ Liêm............................................ 31 2.2.1. Bộ phận chịu trách nhiệm soạn thảo văn bản ................................ 31 2.2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm....................................................................... 31 2.2.3. Nhận xét tình hình tổ chức, quản lý công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ................................................................................... 34 2.2.4. Nhận xét tình hình thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm........................................................................................................... 35 2.2.5. Công tác kiểm tra đánh giá công tác soạn thảo văn bản hành chính ................................................................................................................... 54 2.2.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác soạn thảo văn bản hành chính ................................................................................................. 54 2.3. Đánh giá thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm ............... 55 2.3.1. Thuận lợi ......................................................................................... 55 2.3.2. Hạn chế ........................................................................................... 56 2.3.3. Nguyên nhân của những tồn tại trong soạn thảo và ban hành văn bản hành chính .......................................................................................... 57 Tiểu kết ........................................................................................................... 58 Chƣơng 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN, NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN hành chính TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT- DỊCH VỤ- XUẤT NHẬP KHẨU TỪ LIÊM .......................................................................................... 60 3.1. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao nhận thức công tác soạn thảo văn bản hành chính tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm ........................................................................... 60 3.1.1. Đối với Ban lãnh đạo công ty ......................................................... 60 3.1.2. Đối với Bộ phận Văn phòng ........................................................... 62 3.2. Xây dựng và ban hành hệ thống văn bản quản lý, chỉ đạo công tác soạn thảo văn bản hành chính tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm ........................................................................... 64 3.3. Tiến hành chuẩn hóa văn bản ............................................................ 66 3.3.1. Mức độ tiêu chuẩn hoá .................................................................. 66 3.3.2. Cấp độ tiêu chuẩn hoá văn bản ...................................................... 67 3.4. Giải pháp về công tác kiểm tra, đánh giá và khen thƣởng trong công tác soạn thảo văn bản hành chính ................................................... 68 3.4.2. Kiểm tra, đánh giá phải theo tiêu chuẩn ........................................ 69 3.4.3. Kiểm tra, đánh giá phải có quy trình cụ thể và có sự phối hợp của các đơn vị trong công ty............................................................................ 69 3.4.4. Tự kiểm tra đánh giá ....................................................................... 70 3.4.5. Khen thưởng.................................................................................... 70 3.5. Đảm bảo cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ............................................ 70 Tiểu kết ........................................................................................................... 72 PHẦN KẾT LUẬN ........................................................................................ 74 PHẦN TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................ 76 PHỤ LỤC ........................................................................................................... PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Là sản phẩm và phương tiện của hoạt động giao tiếp, văn bản ngày càng đóng vai trò không thể tách rời với mọi hoạt động của xã hội con người. Nếu trong hoạt động quản lý nhà nước, trong giao dịch giữa cơ quan nhà nước với cơ quan nhà nước, cơ quan nhà nước với tổ chức, công dân thì trong hoạt động quản lý doanh nghiệp văn bản là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, là sợi dây liên lạc giữa lãnh đạo và nhân viên. Soạn thảo văn bản tốt thì có văn bản tốt, chất lượng tốt, truyền tải được hết thông tin, tăng hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo, trao đổi thông tin giữa các cấp trong hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp; soạn thảo văn bản kém thì chất lượng văn bản kém, gây ảnh hưởng đến quá trình quản lý, hoạt động của cơ quan tổ chức. Chính vì vậy, quan tâm đúng tới công tác soạn thảo và ban hành văn bản, tới việc hoàn thiện, nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác soạn thảo văn bản sẽ góp phần tích cực và tăng hiệu quả công tác quản lý. Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác soạn thảo văn bản, tuy nhiên việc áp dụng và thực hiện các văn bản này là chỉ được quan tâm nhiều tại các cơ quan nhà nước còn tại các doanh nghiệp tư nhân thì công tác soạn thảo chưa được quan tâm đúng mức, việc áp dụng các văn bản của Nhà nước, các quy định của Nhà nước còn hạn chế. Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm là công ty được hình thành khá lâu đời, nhân sự công ty chủ yếu là cổ đông lớn tuổi nên vấn đề liên quan đến công tác soạn thảo văn bản không được chú trọng và còn nhiều hạn chế. Tuy nhiên công ty đang dần trẻ hóa đội ngũ cán bộ đặc biệt là cán bộ văn phòng, đây là điều kiện thuận lợi để công ty có thể hoàn thiện và 1 nâng cao chất lượng cho công tác soạn thảo văn bản. Có cơ hội thực tập tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm để tìm hiểu về thực trạng công tác soạn thảo văn bản của công ty, tìm hiểu về các nguyên nhân dẫn đến những hạn chế còn tồn tại trong quá trình soạn thảo văn bản của công ty và nhằm mục đích hoàn thiện và nâng cao chất lượng các văn bản được soạn thảo tại công ty. Đồng thời mong muốn đóng góp một phần nghiên cứu của mình trong vấn đề soạn thảo văn bản, tôi quyết định chọn đề tài “Soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm”. 2. Lịch sử nghiên cứu - GS.TS. Nguyễn Đăng Dung, PGS.TS. Nguyễn Hoàng Anh, TS. Võ Trí Hào (đồng chủ biên), (2014), Kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Đại học Quốc Gia: Trình bày những lý thuyết về văn bản và soạn thảo văn bản tại Phần I: Lý luận chung về văn bản và soạn thảo văn bản. - TS. Lê Văn In (Chủ biên) (2013), Giáo trình văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh: Đã đề cấp những kỹ năng thực hiện quy trình soạn thảo văn bản tại Chương 5, Phần thứ II: Kỹ thuật soạn thảo văn bản. - PSG. Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội: Đã đề cập đến vấn đề những lý luận chung về soạn thảo văn bản tại: Chương VI: Những vấn đề chung về soạn thảo văn bản. - Lê Thành Tây (2008), Các tác vụ xử lý văn bản và công việc văn phòng, NXB Thanh Hóa: Đã đi sâu vào việc thao tác xử lý văn bản trên phầm soạn thảo văn bản tại Chương II: Xử lý đoạn text. - Nguyễn Thị Thơm (2010), Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm Đào tạo tư vấn và chuyển giao công nghệ. Thực trạng và giải pháp, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội. 2 Trên thực tế, có rất nhiều công trình nghiên cứu về công tác soạn thảo văn bản và hầu hết các công trình nghiên cứu đều tập trung đối tượng là văn bản tại các cơ quan hành chính nhà nước, cơ quan nhà nước, còn các công trình nghiên cứu về công tác soạn thảo văn bản tại doanh nghiệp thì số lượng không nhiều. Do vậy, đề tài của tôi sẽ có tình kế thừa những giá trị nghiên cứu của các tác giả khác, đồng thời vừa có tính mới, vừa phát triển hướng nghiên cứu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại doanh nghiệp. 3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài - Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm; từ đó, đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả tổ chức công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm. - Xây dựng mẫu văn bản hành chính tại Công ty cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm 4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài - Tìm hiểu lý luận chung và hệ thống các văn bản quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản; - Khảo sát thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm; - Phân tích, đánh giá thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm để chỉ ra những ưu, nhược điểm, nguyên nhân trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại công ty. Từ đó, đề xuất các giải pháp phù hợp để phát huy được những mặt mạnh và hạn chế được những tồn tại của công ty. 5. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, hệ thống văn bản hành chính, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; 3 cán bộ quản lý làm công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm Phạm vi nghiên cứu: Tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm; thời gian từ năm 2012 đến năm 2017. 6. Giả thuyết nghiên cứu Nếu Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ, công nhân viên, nhất là cán bộ lãnh đạo, cán bộ trực tiếp soạn thảo văn bản theo đúng thể thức quy định thì từ đó việc soạn thảo văn bản có đảm bảo được chất lượng văn bản đúng tiến độ, chuyên nghiệp và khoa học hơn, giúp các CBCNV trong quá trình thi hành công việc tiết kiệm được thời gian, đem lại hiệu quả công việc một cách nhanh chóng, chính xác hơn. Nếu xây dựng mẫu văn bản hành chính tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm thì văn bản được ban hành tại công ty có được thống nhất về thể thức, kỹ thuật trình bày, ngôn ngữ và nội dung văn bản. 7. Phƣơng pháp nghiên cứu Để thu thập thông tin nhằm làm rõ vấn đề nghiên cứu, đề tài đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như: - Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Nghiên cứu, tìm hiểu các tài liệu, giáo trình, bài viết và các nguồn thông tin có chọn lọc liên quan công tác soạn thảo và ban hành văn bản. - Phương pháp phân tích tổng hợp: Nghiên cứu các tài liệu, lý luận có liên quan đến đối tượng nghiên cứu và phân tích tìm hiểu sâu hơn về đối tượng nghiên cứu. - Phương pháp thống kê: Thu thập, tổng hợp, trình bày số liệu và từ đó tìm ra những đặc trưng của đối tượng nghiên cứu tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm. 4 - Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn cán bộ nhân viên trong công ty để tìm hiểu chính xác hơn về đối tượng nghiên cứu, đồng thời cũng là cơ sở để đánh giá, phân tích đối tượng. 8. Cấu trúc của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, đề tài có kết cấu gồm 03 chương: Chương 1. Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm Chương 2. Thực trạng công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản hành chính tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm Chương 3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm. 5 Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 1.1. Những vấn đề chung về văn bản 1.1.1. Khái niệm Văn bản Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Tùy theo góc độ nghiên cứu mà các ngành đó có những định nghĩa khác nhau về từ này. Dưới góc độ ngôn ngữ học, Trần Ngọc Thêm định nghĩa như sau: “Văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang tính hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung, nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp nào đó” [4,tr20]. Dưới góc độ văn học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất: “Văn bản là vật mang tin được ghi bằng kí hiệu ngôn ngữ nhất định” [9,tr16]. Có nhiều quan điểm, khái niệm về văn bản nhưng có thể hiểu đơn giản: “Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định” [11;http://doc.edu.vn/tai-lieu/khoa-luan-quy-trinhxay-dung-va-ban-hanh-van-ban-quan-ly-nha-nuoc-cua-bo-giao-duc-va-daotao-38044/]. Hoặc nói một cách khác văn bản là một dạng sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ được thể hiện ở dạng viết trên một chất liệu nào đó ( giấy, bia, đá...); gồm tập hợp các câu có tính trọn vẹn về nội dung, hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định. Văn bản bao gồm các tài liệu, tư liệu, giấy tờ có giá trị pháp lý nhất định, được sử dụng trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, chính trị- xã hội, các tổ chức kinh tế...như: các văn bản pháp luật, các công văn, tài liệu, giấy tờ. Việc phân loại văn bản có vai trò rất quan trọng, giúp cho người soạn thảo văn bản lựa chọn loại văn bản phù hợp với mục đích sử dụng của mình, vì mỗi loại văn bản khác nhau thường có nội dung, hình thức 6 và chức năng khác nhau. Văn bản phân loại theo nhiều cách dựa vào nhiều tiêu chí như tính chất văn bản, chủ thể ban hành văn bản, chức năng của văn bản, thuộc tính pháp lý và hình thức của văn bản. Theo đặc trưng tính pháp lý thì hệ thống văn bản được chia thành hai loại: hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và hệ thống văn bản hành chính. Trong phạm vi nghiên cứu của khóa luận này tôi tập trung nghiên cứu về hệ thống văn bản hành chính, công tác soan thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm 1.1.2. Khái niệm Văn bản hành chính “Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin mang tính áp dụng quy phạm pháp luật, cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý” [5, tr15]. Cụ thể hơn thì văn bản hành chính là những quyết định thành văn mang tính áp dụng pháp luật hoặc chứa đựng những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức. 1.2. Phân loại văn bản hành chính Theo Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2011/NĐ- CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư thì văn bản hành chính được chia làm hai loại chính sau: Văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường. 1.2.1. Văn bản hành chính (cá biệt ) Văn bản hành chính (cá biệt) là những quyết định quản lý thành văn do cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục nhất định trên cơ sở áp dụng pháp luật để giải quyết những công việc có 7 tính chất cụ thể, cá biệt [6, tr32]. Văn bản hành chính (cá biệt) có các hình thức: Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt), Nghị quyết (cá biệt) - Quyết định (cá biệt): là văn bản được ban hành để giải quyết các công việc cụ thể đối với từng đối tượng cụ thể - Chỉ thị (cá biệt): là văn bản được ban hành để vận hành bộ máy thuộc quyền quản lý của đơn vị nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ mà Nhà nước giao cho đơn vị có nội dung chứa đựng các mệnh lệnh của cấp trên giao cho cấp dưới trong việc thực hiện pháp luật và các nhiệm vụ cụ thể phát sinh trong quá trình quản lý - Nghị quyết (cá biệt ): là văn bản dùng để ghi lại một cách chính xác những kết luận và quyết định của hội nghị tập thể, được thông qua tại cuộc họp về đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc vấn đề cụ thể 1.2.2. Văn bản hành chính thông thường Văn bản hành chính thông thường là văn bản được hình thành trong quá trình của hoạt động quản lý nhằm ghi chép, truyền đạt và phản ánh các thông tin trong hoạt động quản lý [6, tr40]. Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức. Hệ thống loại văn bản này rất đa dạng và phức tạp, có thể phân thành 2 loại chính: - Văn bản có tên loại: là văn bản do các cơ quan, đơn vị có thẩm quyền ban hành, thể hiện rõ tên gọi như thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,…) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…). + Thông báo: Dùng truyền đạt nội dung một quyết định, tin tức cho các 8 cơ quan, cá nhân biết và giới thiệu một chủ trương chính sách chưa được thể chế hóa bằng văn bản + Báo cáo: Dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc. Ví dụ: Báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị; + Biên bản: Bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một sự việc để làm chứng về sau + Tờ trình: là văn bản dùng để trình bày với cấp trên hoặc cơ quan có thẩm quyền về một chủ trương, chế độ, chính sách, một đề án công tác, một dự thảo văn bản, các tiêu chuẩn, định mức kỹ thuật và đề nghị phê duyệt + Đề án: Toàn bộ ý kiến có hệ thống về những công việc cần làm, được nêu ra để thảo luận, thông qua, xét duyệt + Chương trình: Bản kê dự kiến công tác sẽ phải làm trong một thời gian, theo một trình tự nhất định + Kế hoạch: có thể là các chương trình hành động hoặc bất kỳ danh sách, sơ đồ, bảng biểu được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, chia thành các giai đoạn, các bước thời gian thực hiện, có phân bổ nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp, sự chuẩn bị, triển khai thực hiện nhằm đạt được một mục tiêu, chỉ tiêu đã được đề ra + Hợp đồng: là một cam kết giữa hai hay nhiều bên (pháp nhân) để làm hoặc không làm một việc nào đó trong khuôn khổ pháp luật. Hợp đồng thường gắn liền với dự án, trong đó một bên thỏa thuận với các bên khác thực hiện dự án hay một phần dự án cho mình + Giấy giới thiệu là hình thức để giới thiệu một cá nhân đi làm việc và công tác tại một nơi nào đó có quan hệ hay hợp tác với đơn vị mà mình đang theo làm việc. Giấy giới thiệu được viết ra như một sự đảm bảo để cá nhân đó có thể có các quyền lợi nhất định khi làm việc tại nơi được giới thiệu, nhằm hoàn thành tốt các nhiệm vụ của mình 9 - Văn bản không có tên loại: là văn bản dùng để giao dịch về công việc giữa các cơ quan đoàn thể. Hình thức thể hiện của văn bản không có tên loại đó là công văn. + Công văn là văn bản được dùng phổ biến trong các cơ quan để thông tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi công tác, phản ánh tình hình, hướng dẫn thực hiên hoặc trả lời, đề nghị với những nhiệm vụ có liên quan. Trong hoạt động thực tiễn, công văn được sử dụng nhiều với mục đích khác nhau nên được sử dụng phổ biến nhất. Do đó văn bản này cũng chiếm một tỉ lệ khá lớn trong khối lượng văn bản được ban hành 1.3. Chức năng, vai trò của văn bản hành chính 1.3.1. Chức năng của văn bản hành chính - Chức năng thông tin: Là chức năng cơ bản nhất, bao gồm: việc ghi lại các thông tin quản lí, truyền đạt các thông tin đó, giúp các cơ quan thu nhận các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lí, đánh giá các thông tin thu được qua các hệ thống truyền đạt thông tin khác. Để đảm bảo chức năng thông tin, phải: quan tâm đến khả năng tiếp nhận thông tin qua văn bản thuận lợi hay không, những thông tin đó được sử dụng như thế nào trong thực tế quản lý Dưới dạng văn bản, thông tin thường gồm ba loại: + Thông tin quá khứ: liên quan tới sự việc đã được giải quyết + Thông tin hiện hành: liên quan đến sự việc đang xảy ra hàng ngày + Thông tin dự báo: mang tính kế hoạch tương lai, dự báo chiến lược - Chức năng quản lí Được thể hiện ở chỗ là công cụ, phương tiện để tổ chức có hiệu quả công việc (trong cơ quan quản lí hành chính nhà nước là công cụ tổ chức các hoạt động quản lí, thí dụ: thông tư, chỉ thị, quyết định, điều lệ, thông báo…) Để đảm bảo chức năng quản lí, văn bản phải đảm bảo được khả năng 10 thực thi của cơ quan nhận được (tính hiệu quả, khả thi của văn bản) Từ giác độ chức năng quản lí, văn bản hành chính gồm 2 loại: + Văn bản là cơ sở tạo nên tính ổn định của bộ máy lãnh đạo và quản lí: xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, vị trí của mỗi cơ quan, xác lập mối quan hệ, điều kiện hoạt động của cơ quan. Ví dụ: Nghị định, nghị quyết, quyết định thành lập, điều lệ… + Văn bản giúp cho cơ quan quản lí tổ chức các hoạt động cụ thể theo quyền hạn của mình: Ví dụ: Quyết định, chỉ thị, thông báo, công văn, báo cáo… - Chức năng pháp lí Là cơ sở pháp lí để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lí (văn bản ghi lại và truyền đạt các quyết định hành chính) Là căn cứ pháp lí để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể Ngoài ra, tùy thuộc từng loại văn bản, chức năng pháp lí còn thể hiện trong việc xác lập mối quan hệ giữa các cơ quan thuộc bộ máy quản lí, giữa hệ thống quản lí với hệ thống bị quản lí. Để đảm bảo chức năng pháp lí, cần xem việc xây dựng các văn bản là một bộ phận hữu cơ của hoạt động quản lí, khi xây dựng và ban hành phải cẩn thận, chuẩn mực. Các văn bản thể hiện tính chất pháp lí không giống nhau, có những văn bản chỉ mang tính thông tin quản lí thông thường, có những loại mang tính chất cưỡng chế thực hiện. 1.3.2. Vai trò của văn bản hành chính Văn bản hành chính có vai trò chủ yếu là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật. Văn bản hành chính là phương tiện không thể thiếu được trong các hoạt động tác nghiệp của các cơ quan, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội. Mặc 11 dù có tầm quan trọng và giá trị pháp lý thấp hơn các văn bản quy phạm pháp luật nhưng văn bản hành chính là cơ sở thực tiễn cho các cơ quan có thẩm quyền điều chỉnh, sửa đổi ban hành văn bản. Văn bản tác nghiệp hành chính chiếm tỉ trọng lớn trong tổng số các loại văn bản cần thiết phải soạn thảo, ban hành của cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội. Vì thế văn bản hành chính chiếm giữ vai trò vô cùng quan trọng trong mỗi cơ quan, tổ chức. 1.4. Công tác soạn thảo, ban hành văn bản hành chính và yêu cầu chung về công tác soạn thảo văn bản 1.4.1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính Quy trình soạn thảo văn bản hành chính là khái niệm dùng để chỉ trình tự các công việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản hành chính để ban hành [8, tr18]. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính là trình tự các bước được sắp xếp khoa học mà cơ quan quản lý nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản. Tuỳ theo tính chất nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một trình tự ban hành tương ứng Hiện nay Nhà nước ta mới có quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật, còn đối với quy trình soạn thảo văn bản hành chính chưa có quyết định cụ thể mà các cơ quan cũng như các đơn vị, doanh nghiệp dựa vào cơ chế và lề lối làm việc của cơ quan đơn vị mà đề ra quy trình soạn thảo văn bản cho cơ quan, đơn vị mình. Quy trình soạn thảo chung tại các đơn vị, doanh nghiệp được thực hiện như sau: Quy trình soạn thảo văn bản gồm các bước sau: Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo Công tác chuẩn bị soạn thảo là công tác rất quan trọng để giúp cho việc soạn thảo được thuận lợi và chất lượng 12 - Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản + Khi dự định ban hành một văn bản, trước hết cần xác định rõ văn bản đó ban hành nhằm giải quyết vấn đề gì, thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan + Làm sáng tỏ được mục đích ban hành văn bản, trước hết sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan và người soạn thảo thấy rõ cần hay không cần thiết phải ban hành văn bản. Loại trừ khả năng lạm phát văn bản, giấy tờ + Có cơ sở để xác định giới hạn của văn bản, các đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản + Xác định giới hạn của văn bản tức là xác định phạm vi các vấn đề cần nêu ở văn bản, để làm rõ nội dung văn bản dự định ban hành đề cập những vấn đề, mức độ, trọng tâm như thế nào + Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản là việc xác định cơ quan hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết hoặc thực hiện. - Chọn tên loại văn bản + Xác định tên loại và trích yếu nội dung của văn bản: Việc xác định hình thức văn bản sử dụng cần căn cứ vào mục đích, tính chất và nội dung cần văn bản hoá; căn cứ vào chức năng của từng hình thức văn bản và thẩm quyền ban hành của cơ quan để lựa chọn hình thức văn bản phù hợp. Trích yếu nội dung phải ngắn gọn và phản ánh được chủ đề của văn bản + Căn cứ vào mục đích và tính chất của văn bản dự định ban hành. Ngoài ra còn lệ thuộc vào thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan và đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản đó là ai + Tên loại văn bản cần xác định đúng đắn. Nếu không sẽ ảnh hưởng đến hiệu lực thi hành và kết quả thực hiện của văn bản đó. - Thu thập và xử lý thông tin + Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên 13