Tài liệu Quy trình và thủ tục triển khai phần mềm kế toán cyber accounting tại công ty cổ phần phát triển công nghiệp và đô thị việt nam

Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế LỜI CẢM ƠN Để mở đầu, em xin dành đôi lời để cảm ơn những người đã giúp đỡ em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Những người mà nếu không có họ, bài khóa luận này sẽ không thể hoàn thành được. Thời gian hai tháng để xây dựng khóa luận tốt nghiệp có thể không dài. Nhưng trong thời gian này, em đã nhận được sự hỗ trợ quý báu từ rất nhiều người. Những kiến thức cùng kinh nghiệm mà họ truyền cho em sẽ mãi là hành trang em mang theo trên con đường trưởng thành xây dựng đất nước. Xin chân thành gửi lời cảm ơn đến:  Thạc sĩ Nguyễn Hằng Giang – Giảng viên Bộ môn Tin Học – Giáo viên hướng dẫn khóa luận tốt nghiệp: Cảm ơn cô đã hướng dẫn em trong quá trình thực tập tốt nghiệp và thực hiện bài khóa luận này.  Anh Lê Cảnh Toàn – Giám đốc công ty Cyber Soft: Cảm ơn anh đã hỗ trợ em trong quá trình thực tập và thu thập thông tin viết khóa luận tốt nghiệp.  Toàn bộ các thầy cô giáo thuộc khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế – Trường Đại học Thương mại: Cảm ơn các thầy, các cô đã dạy dỗ em suốt những năm học vừa qua. Em sẽ không ngừng cố gắng để không phụ công dạy dỗ của thầy cô.  Gia đình, bạn bè và đồng nghiệp: Những người luôn động viên và giúp đỡ em để em có thể đạt được thành tích như ngày hôm nay. MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN.............................................................................................................i MỤC LỤC................................................................................................................. ii Sinh viên: Trần Thị Lan Oanh 09D190286 i Mã Sinh Viên: Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ HÌNH VẼ......................................................iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT....................................................................................v LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................vi Phần 1: TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH TRIỂN KHAI VÀ CÀI ĐẶT PHẦN MỀM KẾ TOÁN Ở CÁC DOANH NGHIỆP...........................................................1 1.1. Tầm quan trọng của việc triển khai phần mềm kế toán ở các doanh nghiệp...........1 1.2. Tổng quan việc triển khai phần mềm kế toán ở nước ta hiện nay...................2 1.3. Mục tiêu nghiên cứu:........................................................................................3 1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:...................................................................3 1.4.1. Đối tượng nghiên cứu:...................................................................................3 1.4.2. Phạm vi nghiên cứu:......................................................................................4 1.5. Phương pháp thực hiện đề tài:..........................................................................4 1.6. Kết cấu của khóa luận:......................................................................................5 Phần 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI VÀ CÀI ĐẶT PHẦN MỀM CYBER ACCOUNTING TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ VIỆT NAM..................................................6 2.1. Cơ sở lý luận......................................................................................................6 2.1.1. Một số khái niệm cơ bản................................................................................6 2.1.1.1. Thông tin kế toán.........................................................................................6 2.1.1.2. HTTT kế toán...............................................................................................7 2.1.1.3. Phần mềm kế toán:......................................................................................7 2.1.2. Các điều kiện cơ bản để chuẩn bị cài đặt và triển khai phần mềm kế toán tại doanh nghiệp:....................................................................................................12 2.1.3. Quy trình triển khai và cài đặt một phần mềm tại doanh nghiệp:..............13 2.1.4. Phân định nội dung nghiên cứu:.................................................................16 2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng triển khai và cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại ICD..................................................................................................................... 17 2.2.1. Giới thiệu về đơn vị nghiên cứu...................................................................17 2.2.2. Khái quát về hoạt động kinh doanh của đơn vị...........................................19 2.2.3. Phân tích thực trạng triển khai và cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.................21 Sinh viên: Trần Thị Lan Oanh 09D190286 ii Mã Sinh Viên: Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế 2.2.3.1. Quy trình triển khai và cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.......................................21 2.2.3.2 Thực trạng triển khai và cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.......................................30 2.2.4. Đánh giá thực trạng triển khai và cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam:.....................................34 2.2.4.1. Ưu điểm:....................................................................................................34 2.2.4.2. Nhược điểm:..............................................................................................35 Phần 3 : ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TRIỂN KHAI VÀ CÀI ĐẶT CYBER ACCOUNTING TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHIỆP VÀ ĐÔ THỊ VIỆT NAM...............................................36 3.1. Hướng phát triển dành cho quy trình triển khai và cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam ................................................................................................................................. 36 3.2. Các đề xuất cụ thể đối với quy trình triển khai và cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại ICD.................................................................................................38 KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC Sinh viên: Trần Thị Lan Oanh 09D190286 iii Mã Sinh Viên: Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ HÌNH VẼ Bảng 2.1. Bảng các điều kiện và yêu cầu đối với thông tin kế toán........................6 Hình 2.1. Mô hình tổng quát HTTT kế toán...........................................................7 Hình 2. 2 : Các tính năng của Cyber Accounting...................................................8 Bảng 2.2. Bảng các tiêu chuẩn và yêu cầu để một phần mềm trở thành phần mềm kế toán.............................................................................................................. 9 Bảng 2.3. Cách phân loại phần mềm kế toán........................................................11 Hình 2.3. Quy trình triển khai và cài đặt phần mềm kế toán................................13 Bảng 2.4. Các bước chuyển đổi dữ liệu.................................................................14 Hình 2.4: Cơ cấu tổ chức của công ty ICD............................................................18 Hình 2.5: Bảng tình hình tài chính công ty ICD...................................................20 Bảng 2.6. Bảng so sánh quy trình cài đặt và triển khai Cyber Accounting tại ICD với quy trình triển khai chung của phần mềm kế toán MISA SME.Net và..........33 Hình 3.1. Quy trình triển khai và cài đặt Cyber Accounting tương lai.................38 Hình 3.2. Minh họa cho phân quyền Ct70 trong CSDL...........................................41 Sinh viên: Trần Thị Lan Oanh 09D190286 iv Mã Sinh Viên: Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Viết tắt HTTT CSDL CNTT ICD SQL FPT PR LAN TT DL CRM Viết đầy đủ Hệ thống thông tin Cơ sở dữ liệu Công nghệ thông tin Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam Ngôn Ngữ Truy Vấn Có Cấu Trúc Công Ty Cổ Phần Viễn Thông FPT Quan Hệ Công Chúng Mạng Cục Bộ Thông Tin Dữ Liệu Quản Trị Mối Quan Hệ Khách Hàng Sinh viên: Trần Thị Lan Oanh 09D190286 v Mã Sinh Viên: Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, tin học đang được ứng dụng vào hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống trong đó công tác quản lý là một trong những lĩnh vực được thừa hưởng thành quả của sự phát triển công nghệ thông tin nhiều nhất. Hầu hết các công việc trước đây được thựa hiện bằng tay, thực hiện trên giấy, được tính toán thủ công, thì ngày nay đã có thể thực hiện dễ dàng thuận lợi và chính xác hơn nhờ các ứng dụng tin học. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán trong việc quản lý của doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại Công Ty Cổ Phần Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam em đã đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu đề tài: “Quy trình và thủ tục triển khai phần mềm kế toán Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp và Đô Thị Việt Nam.” Làm khóa luận tốt nghiệp của mình. Mục đích của đề tài nhằm giúp các nhân viên kế toán tài chính của Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam có thể thực hiện các nghiệp vụ kế toán trên máy tính một cách hiệu quả hơn, bằng một phần mềm phù hợp hơn để nâng cao hiệu quả công tác quản lý. Sinh viên: Trần Thị Lan Oanh 09D190286 vi Mã Sinh Viên: Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Phần 1: TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH TRIỂN KHAI VÀ CÀI ĐẶT PHẦN MỀM KẾ TOÁN Ở CÁC DOANH NGHIỆP. 1.1. Tầm quan trọng của việc triển khai phần mềm kế toán ở các doanh nghiệp Trong một doanh nghiệp, các nghiệp vụ kế toán diễn ra hàng ngày, hàng giờ và ảnh hưởng trực tiếp đến sự vận hành của doanh nghiệp. Vì vậy việc hạch toán, theo dõi và kiểm tra tình trạng của doanh nghiệp tại mọi thời điểm là rất cần thiết. Phần mềm kế toán là công cụ giúp quá trình bán hàng diễn ra thuận lợi hơn, giúp doanh nghiệp có được sự chính xác khi theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hóa. Trên cơ sở các số liệu, hóa đơn chứng từ cập nhật hàng ngày kế toán viên sắp xếp, kết chuyển và ghi chép vào các sổ kế toán, sổ theo dõi liên quan. Trong đó các nghiệp vụ kế toán, kiểm toán đóng vai trò giám sát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cụ thể như:  Theo dõi tình hình biến động (tăng/giảm) của lượng tiền mặt, tiền gửi của doanh nghiệp.  Theo dõi biến động của tài sản cố định.  Theo dõi lượng vật tư hàng hoá.  Theo dõi tình hình sản xuất qua các con số kế toán.  Theo dõi kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh thu, lợi nhuận sau một chu kỳ kinh doanh….  Theo dõi và giám sát doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật. Trên cơ sở những vai trò quan trọng của nghiệp vụ kế toán, phần mềm kế toán ra đời nhằm quản lý các nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đạt được hiệu suất cao hơn trong công tác kế toán. Vậy Giải pháp nào để công tác hạch toán kế toán bán hàng diễn ra tốt hơn, phù hợp với các đặc điểm và sự phát triển của công ty trong tương lai? Ta thấy, phần mềm kế toán tại Việt Nam hiện nay không phải là một khái niệm xa lạ và đang dần được đón nhận như là một phần của HTTT kế toán trong doanh nghiệp. Các ứng dụng phần mềm kế toán càng ngày phổ biến, kéo theo đó là nhu cầu đối với các tài liệu trực quan về nhiều mặt của phần mềm kế toán cùng với các nhân tố liên quan lại càng cao. Với những thông tin đã nghiên cứu và thu thập trong quá trình thực tập tại doanh nghiệp em xin đề xuất đề tài khóa luận của bản thân: “Quy trình và thủ tục triển khai và cài đặt phần mềm kế toán Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.” Sinh viên: Trần Thị Lan Oanh 1 Mã Sinh Viên: 09D190286 Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế 1.2. Tổng quan việc triển khai phần mềm kế toán ở nước ta hiện nay. Nhận định về tiềm năng của thị trường phần mềm kế toán tại Việt Nam trong năm 2013, hầu hết các công ty phần mềm đều cho rằng năm nay Doanh Nghiệp sẽ tiếp tục hạn chế chi tiêu như đã tiến hành từ năm 2012 do tình hình kinh tế vẫn khó khăn. Một số công ty cung cấp phần mềm kế toán đã khẳng định doanh thu của họ 3 năm trở lại đây (từ 2010 đến nay) khá ổn định, Thường tăng trưởng ở mức 20%-30%. Đi theo xu hướng phần mềm kế toán ngày càng thông minh hơn là phần lớn các nhà sản xuất, cung cấp phần mềm đã có tên tuổi, có nhiều khách hàng như MISA, AME, Fast…. Phần mềm kế toán hiện nay đã có nhiều phát triển trên nền Web. Nếu như trước đây phần mềm kế toán chủ yếu được bán dưới dạng đóng gói với chi phỉ khoảng vài chục triệu đồng/bản. Thì nay, cùng với xu hướng ảo hóa và điện toán đám mây, nhiều doanh nghiệp chuyển sang cung cấp trên nền web hoặc cung cấp dưới dạng dịch vụ cho thuê theo năm. Chi phí sản phẩm phần mềm ngày càng thấp sẽ tạo điều kiện cho Doanh Nghiệp tin học hóa các hoạt động mà không bị áp lực về việc đầu tư cho CNTT. Khi chọn lựa phần mềm kế toán, điều đầu tiên là các doanh nghiệp sẽ phải cân nhắc xem phần mềm đó có phù hợp với quy mô và nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp hay không. Tuy nhiên, do sản phẩm phần mềm kế toán là sản phẩm trừu tượng, không thể kiểm định ngay nên đa số các doanh nghiệp thường lựa chọn thông qua giới thiệu hoặc dựa vào thương hiệu, uy tín của đơn vị cung cấp. Việc lựa chọn đúng phần mềm kế toán nào cùng với việc tiến hành cài đặt và triển khai ra sao là câu hỏi khó trả lời dành cho nhiều doanh nghiệp. Đặc biệt trong bối cảnh nền kinh tế thế giới có nhiều biến động trái chiều, các doanh nghiệp Việt Nam lại càng gặp khó khăn trong việc lựa chọn giải pháp kế toán sao cho phù hợp. Nghiệp vụ kế toán đối với doanh nghiệp có ý nghĩa sống còn, bất kỳ lựa chọn sai lầm nào cũng có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng cho bản thân doanh nghiệp, thậm chí có thể kéo theo các ảnh hưởng xấu tới toàn bộ nền kinh tế. Bài khóa luận này sẽ là một tham khảo tốt giúp các tổ chức, cá nhân có cái nhìn chân thực hơn về việc triển khai và cài đặt một phần mềm kế toán chuyên nghiệp, từ đó, đưa ra lựa chọn đúng đắn cho doanh nghiệp của mình. Phần mềm Cyber Accounting được ra đời vào năm 2006 và phát triển bởi anh Lê Cảnh Toàn cùng các đồng nghiệp tại công ty phần mềm Cyber Soft. Cyber Accounting đã trở thành một phần mềm hàng đầu thuộc khối phần mềm kế toán. Sinh viên: Trần Thị Lan Oanh 2 Mã Sinh Viên: 09D190286 Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế 1.3. Mục tiêu nghiên cứu: Mục tiêu nghiên cứu của bài khóa luận là làm nổi bật những nội dung trong quy trình triển khai dự án phần mềm kế toán Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam. Cụ thể là:  Thông qua các thông tin thu thập được từ quá trình thực tập tổng hợp, phản ánh chân thực, khách quan về quy trình triển khai và cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam; giúp Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam, Cyber Soft cùng các tổ chức cá nhân khác hiểu rõ hơn về quy trình triển khai và cài đặt một phần mềm kế toán tại một doanh nghiệp cụ thể.  Phân tích, nghiên cứu thực trạng triển khai và cài đặt Cyber Accounting tại ICD. Từ đó, chỉ ra các ưu điểm cần phát huy, cũng như các nhược điểm cần khắc phục của quy trình triển khai, cài đặt phần mềm.  Đưa ra các kinh nghiệm từ quá trình triển khai và cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại ICD, tìm ra cách phát huy các ưu điểm và đưa ra những giải pháp tham khảo để giải quyết các khó khăn, tồn tại để tận dụng tốt hơn Cyber Accounting tại ICD. 1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 1.4.1. Đối tượng nghiên cứu: Là một đề tài nghiên cứu khóa luận của sinh viên nên phạm vi nghiên cứu của đề tài chỉ mang tầm vi mô, giới hạn chỉ trong một doanh nghiệp và trong giới hạn khoảng thời gian ngắn hạn. Cụ thể:  Về Không Gian:  Đối tượng nghiên cứu lựa chọn: Quy trình triển khai và cài đặt phần mềm kế toán Cyber Accounting tại ICD.  Đơn vị phát triển Cyber Accounting: Công ty cổ phần phần mềm và quản trị doanh nghiệp Cyber Soft.  Đơn vị ứng dụng Cyber Accounting: Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam. Sinh viên: Trần Thị Lan Oanh 3 Mã Sinh Viên: 09D190286 Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế  Đối tượng nghiên cứu tham chiếu – bổ sung hoặc dùng trong so sánh: Các phân hệ khác của Cyber Accounting, Fast Accouting, MISA…  Về Thời Gian: Các số liệu được khảo sát từ năm 2009-2012. Đồng thời trình bày các nhóm giải pháp định hướng phát triển tương lai. 1.4.2. Phạm vi nghiên cứu:  Thực trạng triển khai và cài đặt phần mềm kế toán Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.  Các ưu khuyết điểm của quy trình triển khai và cài đặt phần mềm kế toán Cyber Accounting.  Các đề nghị đưa ra cho quy trình triển khai và cài đặt phần mềm kế toán Cyber Accounting. 1.5. Phương pháp thực hiện đề tài: Phương pháp nghiên cứu: + Phương pháp điều tra xã hội học: Sử dụng các phiếu điều tra để lấy thông tin cần thiết, cùng với đó là sử dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp khi cần thiết đối với các các nhân hoặc nhóm có liên quan. + Tìm kiếm thông tin qua mạng Internet cùng các tài liệu có liên quan. + Phương pháp phân tích thông tin cho đề tài:  Phương pháp Nguyên nhân – Kết quả: Phân tích các vấn đề dưới hai góc độ: Thực trạng và nguyên nhân dẫn đến thực trạng đó, từ đó đưa ra các đề nghị thích hợp đối với vấn đề.  Phương pháp phân tích tổng hợp: Phân tích các khâu, các phân đoạn của vấn đề rồi tổng hợp lại để đưa ra nhận xét trực quan nhất. Sử dụng các kiến thức đã học để xử lý các thông tin thu thập được trong quá trình thực tập tổng hợp, kết hợp với các trải nghiệm thực tế và kiến thức chuyên môn mới từ tài liệu tham khảo. Sinh viên: Trần Thị Lan Oanh 4 Mã Sinh Viên: 09D190286 Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế 1.6. Kết cấu của khóa luận: Bài khóa luận này được phân làm ba chương như sau: Phần 1: Tổng quan về quy trình triển khai và cài đặt phần mềm Kế Toán ở các Doanh Nghiệp. Phần 2 : Cơ sở lý luận và thực trạng triển khai và cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam. o 2.1. Cơ sở lý luận o 2.2. Đánh giá, phân tích thực trạng triển khai và cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam. Phần 3 : Để Xuất Các giải pháp hoàn thiện quy trình triển khai và cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam. Sinh viên: Trần Thị Lan Oanh 5 Mã Sinh Viên: 09D190286 Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Phần 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI VÀ CÀI ĐẶT PHẦN MỀM CYBER ACCOUNTING TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ VIỆT NAM 2.1. Cơ sở lý luận: 2.1.1. Một số khái niệm cơ bản: 2.1.1.1. Thông tin kế toán:  Khái niệm thông tin kế toán: “Thông tin kế toán là các TT có được từ các nghiệp vụ hạch toán kế toán hay là những thông tin có được do hệ thống kế toán xử lý và cung cấp.” Thông tin kế toán cho biết thu, chi, lỗ, lãi trong kinh doanh và dịch vụ thương mại; tuy nhiên, không phải thông tn nào cũng có th ể trở thành thông tn kêế toán. Đ ể tr ở thành thông tn kêế toán, một thông tn phải đáp ứng được các điêều ki ện và yêu cầều sau: Các điều kiện để một thông tin trở thành thông tin kế toán Là tt kế Là tt có độ Là tt có giá trị Việc lập và toán tài tin cậy vì pháp lý. lưu hành chính. mọi số liệu báo cáo kế kế toán đều toán là giai Là tt hiện phải có đoạn cung thực, đã chứng từ, cấp tt và xảy ra. hóa đơn hợp truyền tin lý, hợp lệ. đến người ra quyết định. Các yêu cầu đối với thông tin kế toán  Phản ánh trung thực, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính.  Phản ánh kịp thời, chính xác, liên tục kể từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kế toán tài chính.  Thông tin kế toán phải được phân loại, sắp xếp theo trình tự và có hệ thống. Bảng 2.1. Bảng các điều kiện và yêu cầu đối với thông tin kế toán Sinh viên: Trần Thị Lan Oanh 6 Mã Sinh Viên: 09D190286 Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế (Theo Giáo trình Kế toán máy – NXB Văn hóa thông tin -2009) 2.1.1.2. HTTT kế toán: _ Khái niệm HTTT kế toán:“HTTT kế toán là hệ thống bao gồm con người, phương tiện, các chính sách, thủ tục, quyết định... về kế toán tài chính; HTTT kế toán là HTTT có chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt các thông tin kế toán.” Hệ thống thông tin kế toán được chia làm năm phần chính: Phần cứng, phần mềm, hệ thống mạng, nhân lực, dữ liệu. Trung tâm của HTTT kế toán là quy trình xử lý kế toán, năm thành phần chính trên hoạt động xung quanh quy trình xử lý và có tác động qua lại với nhau. Một HTTT kế toán có thể được biểu diễn bằng mô hình sau: Hình 2.1. Mô hình tổng quát HTTT kế toán (Theo Giáo trình HTTT kế toán – NXB Thống kê) 2.1.1.3. Phần mềm kế toán:  Khái niệm Phần mềm kế toán: “Là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo Sinh viên: Trần Thị Lan Oanh 7 Mã Sinh Viên: 09D190286 Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác.” ( Giáo trình Kế toán máy – NXB Văn hóa thông tin – 2009) Hình 2. 2 : Các tính năng của Cyber Accounting. Phần mềm kế toán là một thành phần của HTTT kế toán, nằm trong thành phần chính thứ 3 – Phần mềm – trong mô hình HTTT kế toán đã biểu diễn phần trước và được phân vào loại phần mềm chuyên dụng. Phần mềm kế toán phục vụ cho quá trình xử lý thông tin kế toán, hỗ trợ tăng tốc độ và hiệu quả quá trình xử lý thông tin kế toán lên so với các phương pháp xử lý truyền thống. Tuy nhiên, không phải phần mềm nào cũng có thể trở thành phần mềm kế toán, để được coi là một phần mềm kế toán hoàn thiện, phần mềm kế toán phải đáp ứng được các tiêu chuẩn và yêu cầu sau đây: Sinh viên: Trần Thị Lan Oanh 8 Mã Sinh Viên: 09D190286 Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Các tiêu chuẩn của một phần mềm kế toán  Hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán. Khi sử dụng không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán.  Có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến dữ liệu đã có.  Có khả năng tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán.  Đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu. Các yêu cầu đối với một phần mềm kế toán  Phần mềm kế toán trước khi đưa vào sử dụng phải được đặt tên, thuyết minh rõ xuất xứ, tính năng kỹ thuật, mức độ đạt các tiêu chuẩn hướng dẫn tại Thông tư 103/2005/TT-BTC và các quy định hiện hành về kế toán.  Phần mềm kế toán khi đưa vào sử dụng phải có tài liệu hướng dẫn cụ thể kèm theo để giúp người sử dụng vận hành an toàn, có khả năng xử lý các sự cố đơn giản.  Phần mềm kế toán do tổ chức, cá nhân ngoài đơn vị kế toán cung cấp phải được bảo hành trong thời hạn do hai bên thỏa thuận, ít nhất phải hoàn thành công việc kế toán của một năm tài chính. Bảng 2.2. Bảng các tiêu chuẩn và yêu cầu để một phần mềm trở thành phần mềm kế toán (Theo thông tư 103/2005/TT-BTC của Bộ Tài chính ký ngày 24 tháng 11 năm 2005 về việc "Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán") Tóm lại, có thể hình dung phần mềm kế toán như sau:  Phần mềm kế toán đơn thuần là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán, tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc.  Quá trình xử lý phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ ban hành. Sinh viên: Trần Thị Lan Oanh 9 Mã Sinh Viên: 09D190286 Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế  Độ chính xác của đầu ra báo cáo phụ thuộc vào yếu tố con người như kế toán thủ công.  Vai trò của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp:  Hỗ trợ cho kế toán viên:  Không phải thực hiện việc tính toán bằng tay.  Không yêu cầu phải nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết mà chỉ cần nắm vững được quy trình hạch toán, vẫn có thể cho ra được báo cáo chính xác. Điều này rất hữu ích đối với các kế toán viên mới ra trường chưa có kinh nghiệm về nghiệp vụ.  Hỗ trợ cho kế toán trưởng:  Tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các sổ sách, báo cáo kế toán.  Cung cấp tức thì được bất kỳ số liệu kế toán nào, tại bất kỳ thời điểm nào cho người quản lý khi được yêu cầu.  Hỗ trợ cho giám đốc tài chính:  Cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính của doanh nghiệp theo nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng.  Hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính của doanh nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng.  Hỗ trợ cho giám đốc điều hành:  Có được đầy đủ thông tin tài chính kế toán của doanh nghiệp khi cần thiết để phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư, điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh một cách kịp thời, nhanh chóng và hiệu quả.  Tiết kiệm được nhân lực, chi phí và tăng cường được tính chuyên nghiệp của đội ngũ, làm gia tăng giá trị thương hiệu trong con mắt của đối tác, khách hàng và nhà đầu tư. Sinh viên: Trần Thị Lan Oanh 10 Mã Sinh Viên: 09D190286 Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế  Phân loại phần mềm kế toán: Cách phân loại Các loại phần mềm kế toán Phân loại theo Phần mềm kế toán bán lẻ (còn Phần mềm kế toán tài chính quản bản chất nghiệp gọi là hệ thống POS - Point Of trị (hay phần mềm kế toán phía vụ kinh tế phát Sales hoặc hệ thống kế toán sau văn phòng - Back Office sinh giao dịch trực tiếp với khách Accounting): Sử dụng để nhập hàng Front Office Accounting): các chứng từ kế toán, lưu trữ, tìm Là các phần mềm hỗ trợ cho kiếm, xử lý và kết xuất báo cáo công tác lập hóa đơn, biên lai tài chính, báo cáo quản trị và báo kiêm phiếu xuất bán và giao cáo phân tích thống kê tài chính. hàng cho khách hàng. Tùy từng lĩnh vực và phần mềm cụ thể mà phần mềm này có thể hỗ trợ thêm phần kiểm tra hàng tồn kho. Phân loại theo Phần mềm đóng gói: Là các Phần mềm kế toán đặt hàng: Là hình phẩm thức sản phần mềm được nhà cung cấp phần mềm được nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng gói thành các phần mềm thiết kế riêng biệt cho hộp sản phẩm với đầy đủ tài một doanh nghiệp hoặc một số liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng nhỏ các doanh nghiệp trong cùng và bộ đĩa cài phần mềm. một tập đoàn theo đơn đặt hàng. Trong trường hợp này nhà cung cấp phần mềm không cung cấp một sản phẩm sẵn có mà cung cấp dịch vụ phát triển sản phẩm dựa trên những yêu cầu cụ thể. Bảng 2.3. Cách phân loại phần mềm kế toán Sinh viên: Trần Thị Lan Oanh 11 Mã Sinh Viên: 09D190286 Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế 2.1.2. Các điều kiện cơ bản để chuẩn bị cài đặt và triển khai phần mềm kế toán tại doanh nghiệp: * Thành phần tham gia:  Phân tích viên: Có vai trò đưa ra thiết kế phù hợp cho HTTT kế toán tại doanh nghiệp, xác định các yêu cầu dành cho phần mềm, chuyển hóa các yêu cầu này thành tài liệu để thuận tiện cho việc xây dựng phần mềm.  Lập trình viên: Đóng vai trò xây dựng phần mềm sao cho phù hợp với HTTT của doanh nghiệp, chuyển hóa các yêu cầu thu được từ phân tích viên thành chức năng trên phần mềm.  Kỹ thuật viên: Truyền đạt cách cài đặt, sử dụng hay cách thực hiện các nghiệp vụ trên phần mềm, đóng vai trò hỗ trợ cài đặt và triển khai phần mềm kế toán. * Điều kiện kỹ thuật:  Đảm bảo rằng phần mềm phù hợp với hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp.  Trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học của cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên kế toán.  Có quá trình sử dụng thử nghiệm (Trial/Demo) phần mềm mới trên quy mô thử nghiệm. Sau quá trình thử nghiệm, nếu phần mềm kế toán đáp ứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế toán và yêu cầu kế toán của đơn vị thì đơn vị mới tiến hành cài đặt và triển khai chính thức.  Xây dựng quy chế (dạng văn bản, tài liệu, điều ước…) giữa các bên tham gia triển khai phần mềm trong quá trình triển khai và cài đặt.  Tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống trước khi cài đặt để tránh sai sót xảy ra trong qúa trình cài đặt, triển khai. * Điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán:  Lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán và tin học.  Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu trong quá trình triển khai phần mềm kế toán (cần sự thống nhất giữa các bên). Sinh viên: Trần Thị Lan Oanh 12 Mã Sinh Viên: 09D190286 Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế  Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu máy tính; chức năng, nhiệm vụ của từng người trong quá trình triển khai và cài đặt phần mềm. * Tính thống nhất trong công tác kế toán:  Có kế hoạch cẩn thận với trường hợp tiến hành triển khai phần mềm kế toán đối với các đơn vị kế toán có các đơn vị kế toán trực thuộc để đảm bảo thống nhất về số liệu. 2.1.3. Quy trình triển khai và cài đặt một phần mềm tại doanh nghiệp: Việc triển khai và cài đặt một phần mềm kế toán dựa trên nguyên tắc đảm bảo hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp, dễ thực hiện và phù hợp với khả năng của các bên tiến hành triển khai. 1. Lập kế hoạch cài đặt 3. Huấn luyện 2. Biến đổi dữ liệu 5. Biên soạn tài liệu hệ thống 4. Cài đặt Hình 2.3. Quy trình triển khai và cài đặt phần mềm kế toán (Theo Software Engineering – McGraw – Hill 2001) Sau đây chúng ta sẽ đi vào nghiên cứu lý thuyết về bốn bước trong quy trình triển khai phần mềm kế toán.  Lập kế hoạch cài đặt: Dựa trên yêu cầu và dự tính về quá trình triển khai, lập kế hoạch cài đặt và triển khai phần mềm hợp lý dựa trên tiêu chí hiệu quả và phù hợp cho tất cả các bên.  Kết quả: Kế hoạch triển khai và cài đặt phần mềm kế toán.  Biến đổi dữ liệu: Là quá trình đồng nhất dữ liệu từ hệ thống cũ sao cho chất lượng và quy cách phù hợp với phần mềm mới. Sinh viên: Trần Thị Lan Oanh 13 Mã Sinh Viên: 09D190286 Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Các bước chuyển đổi dữ liệu 1 2 3 4 5 6 7 8 Xác định Ổn định Tổ chức Lập Bắt Kiểm tra Biến đổi Thực hiện chất một và đào thời đầu dữ liệu các tệp bước kiểm lượng phiên tạo đội gian thực được dữ liệu chứng lần của dữ bản, tổ ngũ của quá hiện liệu chức và biến đổi trình biến vào tài thay đổi dữ liệu đổi liệu gốc được đưa cuối cùng Bảng 2.4. Các bước chuyển đổi dữ liệu.  Kết quả: Dữ liệu phù hợp với phần mềm kế toán mới.  Huấn luyện: Xây dựng một kế hoạch huấn luyện những người cung cấp thông tin, sử dụng thông tin trong hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp. Phân định trách nhiệm của mỗi người đối với phần mềm kế toán. Cung cấp thông tin, đào tạo về các thao tác mới, hệ thống biểu mẫu mới, các thủ tục tra cứu tài liệu… Huấn luyện các kỹ xảo chuyên môn cho người sử dụng phần mềm.  Kết quả: Kế hoạch huấn luyện sử dụng phần mềm cho nhân viên các bộ phận liên quan.  Cài đặt: Việc cài đặt được diễn ra tùy theo yêu cầu và hoàn cảnh của doanh nghiệp sử dụng phần mềm. Sinh viên: Trần Thị Lan Oanh 14 Mã Sinh Viên: 09D190286