Tài liệu Quy trình quản lý, kiểm đếm, điều chỉnh tồn kho ttpp – kcv vn

Quy trình Quản lý, Kiểm đếm, Điều chỉnh tồn kho TTPP – KCV VN. Giới thiệu chung: Công ty TNHH MTV ICD Tân Cảng-Sóng Thần (ICDTC-ST) được thành lập ngày 21/12/2000, là điểm thông quan nội địa đầu tiên của tỉnh Bình Dương và là hậu phương của Cảng Tân Cảng và Cảng tân Cảng – Cát Lái,Cảng Tân cảng – Cái Mép giúp hàng hóa của các doanh nghiệp được chuyển cảng từ các cửa khẩu về điểm kiểm hóa tập trung tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí Logistics. ICDTC-ST tọa lạc tại KCN Sóng Thần và giữa hơn 10 KCN, KCX thuộc TP.HCM, Tỉnh Bình Dương và Tỉnh Đồng Nai. Đường giao thông trong khu vực đã được đầu tư hoàn chỉnh, kết nối thuận tiện giữa các kho – Nhà máy – Cảng biển. Tổng diện tích 500.000 m2 với 20 nhà kho tiêu chuẩn quốc tế, diện tích tương đương 185.500m2 được trang bị các phương tiện xếp dỡ hiện đại, cùng gần 300,000 m2 diện tích bãi với sự góp mặt của tất cả các hãng tàu lớn trên thế giới, tạo thuận lợi tối đa cho hoạt động xuất nhập khẩu của khách hàng. Với hệ thống kho bãi rộng lớn, ICDTC-ST hiện có hàng trăm khách hàng thuê kho và dịch vụ. Sản lượng thông qua bình quân hàng năm đạt khoảng 6 triệu tấn. Các dịch vụ như lưu kho bãi, bốc xếp hàng hóa, vận chuyển hàng hóa là một trong những thế mạnh của ICDTC-ST. Để đáp ứng các nhu cầu và dịch vụ cho khách hàng, ICDTC-ST luôn cải tiến liên tục các quy trình sản xuất theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Tầm nhìn và mục tiêu kinh doanh  Tầm nhìn: - Công ty ICD Tân Cảng – Sóng Thần hướng tới cửa khẩu thông quan nội địa, nhà dịch vụ Logistics chuyên nghiệp hàng đầu tại Việt Nam.  Mục tiêu: - Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ SXKD, đạt hiệu quả kinh tế cao, tăng trưởng nhanh, bèn vững. - Liên tục cải tiến, đổi mới nâng cao chất lượng dịch vụ, đạt tiêu chuẩn Quốc tế, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng. - Đa phương hóa phương thức hoạt động và hình thức sở hữu, đa dạng hóa ngành nghề, dịch vụ kho bãi và Logistics, tích cực mở rộng thị trường, tăng năng lực cạnh tranh, đưa công ty phát triển bền vững. Nghành nghề kinh doanh chính của ICDTC-ST hiện tại: - Dịch vụ kho bãi, Dịch vụ cảng biển, làm thủ tục hải quan, khai thuê hải quan, Dịch vụ xếp dỡ hàng hóa, Dịch vụ vận tải Container, Dịch vụ phân loại và đóng gói hàng hóa, Dịch vụ phân phối hàng nội địa. Bên cạnh những ngành nghề kinh doanh chính chúng tôi cũng tham gia thực hiện các dịch vụ: dịch vụ Bảo vệ, dịch vụ vệ sinh tại khu Kiểm hoá Hải quan. Một số khách hàng đang sử dụng dịch vụ xếp dỡ hàng hóa, dịch vụ Bảo vệ, dịch vụ vệ sinh hiện nay của ICDTC-ST: Công ty chúng tôi là một hệ thống dịch vụ Logistics, cung cấp dịch vụ trọn khâu cho khách hàng (3PL), những dịch vụ đi kèm như: vận chuyển, lưu trữ, đóng gói và phân phối hàng hóa, các dịch vụ Bốc xếp, Bảo vệ và Vệ sinh là những dịch vụ không thể thiếu trong dây chuyền dịch vụ trọn khâu của chúng tôi. Để đáp ứng các yêu cầu ngày càng khắt khe về dịch vụ của Khách hàng, ICDTC-ST liên tục cải tiến quy trình sản xuất, nâng cao chất lượng dịch vụ. Dưới đây là danh sách liệt kê một số khách hàng lớn hiện tại đang sử dụng dịch vụ bốc xếp – Vệ sinh – bảo vệ của chúng tôi: STT Khách hàng 1 Công ty Toll SGN 2 Công ty Logitem VN 3 Công ty DHL 4 Công ty APL-NOL 5 Công ty Kimberly – Clark VN 6 Công ty ASACO 7 Công ty Unithai 8 Công ty Hanjin Logistics 9 Công ty ICP-Xmen 10 Công ty VIETFRACHT 1. Mục đích, phạm vi áp dụng Đưa ra quy trình chuẩn các bước công việc đảm bảo tính chuyên nghiệp, khoa học, hiện đại, phục vụ hiệu quả việc quản lý, kiểm đếm, điều chỉnh hàng tồn kho tại Trung tâm phân phối – Kimberly clark-Việt Nam. 2. Tài liệu viện dẫn 2.1.Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008; 2.2.Sổ tay chất lượng và các tài liê ̣u liên quan khác. 3. Trách nhiệm thực hiện quy trình Trung tâm phân phối – Kimberly – Clark-VN chịu trách nhiệm thực hiện quy trình này. 4. Nội dung 4.1. Quản lý tồn kho - đảo chuyển và dọn kho. 4.1.1. Quản lý tồn kho  Nhân viên IT-Quản trị tồn kho báo cáo cho đại diện Kimberly- Clark VN về số liệu xuất nhập, tồn kho, tình hình sử dụng kho theo quy định (Ngày, tuần , tháng).  Nhân viên IT-Quản trị tồn kho đối chiếu số tồn kho giữa hệ thống quản lý WMS của TTPP và hệ thống quản lý SAP của KCV vào ngày thứ 6 hàng tuần (Tương ứng với số tồn cuối ngày thứ 5). 4.1.2. Đảo chuyển dọn kho.  Khi nhu cầu thực tế cần dọn kho hay đảo chuyển hàng hóa từ vị trí này sang vị trí khác nhằm mục đích ( Theo yêu cầu của khách hàng, để thuận lợi cho việc quản lý, tiếp nhận hàng nhập…) thực hiện: - Nhân viên xử lý đơn hàng tìm trên hệ thống vị trí thích hợp để đưa các pallet hàng cần đảo chuyển in (phiếu chuyển vị tríLocation Transfer Form - BM 01–QT-TTSX-12), nhãn pallet chuyển cho hiện trường. - Nhân viên hiện trường điều hành phương tiện thực hiện việc đảo chuyển dọn kho theo (phiếu chuyển vị trí-Location Transfer Form). Thay mới nhãn pallet vị trí cần đảo chuyển. Ghi bổ sung lý do đảo chuyển lên ( phiếu chuyển vị trí-Location Transfer Form-BM 01–QT-TTSX-12). ký tên và chuyển cho nhân viên xử lý đơn hàng. - Nhân viên xử lý đơn hàng cập nhật lại vị trí trên hệ thống theo ( phiếu chuyển vị trí-Location Transfer Form-BM 01–QT-TTSX12) ký, ghi rõ họ tên lên phiếu và lưu chứng từ. - Nhân viên xữ lý đơn hàng tổng hợp sản lượng đảo chuyển hàng ngày. Căn cứ vào từng yêu cầu đảo chuyển để tính sản lượng đảo chuyển với khách hàng vào cuối mỗi tháng theo (bảng chi tiết sản lượng đảo chuyển- BM 02-QT-TTSX-12) và bảng tổng hợp sản lượng đảo chuyển- BM 03-QT-TTSX-12). 4.2. Kiểm đếm tồn kho. 4.2.1. Căn cứ lịch kiểm kho thống nhất giữa ICD và KCV, hoặc nhu cầu cần thiết phải kiểm kho. Trưởng TTPP – KCV lập kế hoạch tổ chức kiểm đếm tồn kho. 4.2.2. Nhân viên xữ lý đơn hàng tạo danh sách đếm kho (Phiếu kiểm đếmStock Cont Sheet-BM 03 –QT-TTSX-12). Tùy theo mục đích đếm kho để tạo danh sách đếm kho theo vùng, vị trí hoặc các mã hàng. In (phiếu kiểm đếm-Stock Cont Sheet). Chuyển cho Tổ trưởng hiện trường. 4.2.3. Căn cứ kế hoạch kiểm kho Tổ trưởng hiện trường giao bố trí nhân lực, phương tiện để tiến hành kiểm đếm.  Theo sự phân công thủ kho tiến hành kiểm đếm và ghi nhận số lượng thực tế lên phiếu kiểm đếm. Khi kiểm đếm xong ký, ghi rõ họ tên lên (phiếu kiểm đếm) và chuyển cho nhân viên xử lý đơn hàng.  Nhân viên dữ liệu cập nhật kết quả đếm thực tế, đối chiếu giữa kết quả đếm thực tế với số liệu tồn kho.  Khi phát hiện sai lệch về tồn kho thì tổ chức kiểm đếm lần 2: (chỉ in phiếu kiểm đếm và kiểm đếm cho các trường hợp sai lệch tồn kho – Thực hiện kiểm đếm và cập nhật dữ liệu giống lần 1).  Khi phát hiện sai lệch về tồn kho thì tổ chức kiểm đếm lần 3: (chỉ in phiếu kiểm đếm và kiểm đếm cho các trường hợp sai lệch tồn kho – Thực hiện kiểm đếm và cập nhật dữ liệu giống lần 1 và lần 2).  Nhân viên dữ liệu: lập báo cáo tổng hợp dựa trên kết quả 3 lần đếm (lấy kết quả tồn kho sau khi kết thúc kiểm đếm lần 3) 4.3. Điều chỉnh tồn kho.  Tổ trưởng hiện trường đề nghị lập “BM 04-QT-TTSX-12: Phiếu đề nghị điều chỉnh tồn kho” cho các trường hợp sai lệch tồn kho.  Nhân viên xử lý đơn hàng lập và in 02 bộ“Phiếu đề nghị điều chỉnh tồn kho”  “Phiếu đề nghị điều chỉnh tồn kho” phải có các chữ ký: (Người đề nghị điều chỉnh, Nhân viên xư lý đơn hàng, nhân viên Quản trị tồn kho, Trưởng TTPP, đại diện khách hàng Kimberly-Clark VN).  Tổ trưởng xử lý đơn hàng gửi “Phiếu đề nghị điều chỉnh tồn kho” cho đại diện KCV và chờ phê duyệt.  Sau khi phê duyệt KCV sẻ điều chỉnh số tồn trên hệ thống quản lý SAP lưu 01 bộ“Phiếu đề nghị điều chỉnh tồn kho”, bộ còn lại chuyển cho tổ trưởng xử lý đơn hàng.  Theo chỉ đạo của Trưởng TTPP nhân viên quản trị tồn kho thực hiện điều chỉnh số tồn trong hệ thống quản lý WMS dựa trên “Phiếu đề nghị điều chỉnh tồn kho”đã được phê duyệt. Đồng thời nhập vào phần ghi chú lý do cũng như các lưu ý cho việc điều chỉnh tồn kho.  Nhân viên It Quản trị tồn kho đối chiếu số liệu với khách hàng sau khi điều chỉnh trên hệ thống. 4.4. Phương án đền bù khi thiếu hàng. 4.4.1. Nguyên tắc điều chỉnh bù trừ hàng thừa thiếu  Điều chỉnh bù trừ hàng thừa thiếu so với số tồn trên hệ thống quản lý chỉ thực hiện theo các nguyên tắc sau: a. Mã hàng có số tồn thừa thiếu bằng nhau chỉ lẫn lộn qua lại giữa cốt này và cốt khác.(A,B,C..) b. Mã hàng tương đương có số tồn thừa thiếu bằng nhau mà lẫn lộn qua lại giữa size này và size khác.  Các trường hợp khác chỉ thực hiện điều chỉnh sau khi đã hoàn tất các yêu cầu ở mục 4.4.2 và 4.4.3: 4.4.2. Đối với trường hợp hàng Thiếu.  Đại diện Kimberly-Clark VN sẻ lập báo cáo gửi TTPP bao gồm: a. Đơn giá cho từng mã hàng thiếu. b. Tổng số tiền bồi thường. c. Số tài khoản, Công ty, Địa chỉ chuyển tiền.  Người bồi thường tiến hành: a. Chuyển tiền vào tài khoản nói trên. b. Photo giấy chuyển tiền nộp cho TTPP chuyển cho KCV.  Kimberly-Clark VN điều chỉnh số tồn trên hệ thống quản lý SAP, và gửi văn bản đồng ý điều chỉnh cho TTPP.  TTPP căn cứ văn bản đồng ý điều chỉnh của KCV tiến hành điều chỉnh trên hệ thống quản lý WMS. 4.4.3. Đối với trường hợp hàng Thừa.  TTPP-KCV lập biên bản báo cáo KCV, Giám đốc Công ty để xin ý kiến xử lý.  Việc điều chỉnh số tồn trên hệ thống quản lý WMS chỉ thực hiện sau khi có sự đồng ý của KCV bằng văn bản. 4.5.Kiểm soát sản phâm, dịch vụ không phù hơp:  Các sản phẩm, dịch vụ không phù hợp khi: - Các trường hợp trong quá trình quản lý, sau kiểm đếm phát hiê ̣n hàng thiếu, thừa, hư hong… người có trách nhiê ̣m báo cáo tổ trưởng/tổ phó hiê ̣n trường hoă ̣c Trưởng TT Phân phối để giải quyết.  Ngoài ra còn có các trường hợp cần được phát hiê ̣n xử lý kịp thời như: - Kho bị dô ̣t, ẩm, mốc, bị nứt, lún, có côn trùng gây hại, thiếu hê ̣ thống phòng chống cháy nổ, thiếu hê ̣ thống chiếu sáng, thiếu kê ̣ để hàng khi cần thiết; các kê ̣ kê hàng hư hong, cửa ra vào thiếu an toàn… - Chất lượng dịch vụ xếp dỡ hàng hóa không phù hợp; - Câ ̣p nhâ ̣t thông tin dữ liê ̣u không chính xác: sai, sót, nhầm lẫn, phần mềm xử lý bị lỗi…dẫn đến in sai chứng từ, báo cáo… - Kiểm đếm không chính xác; - Không đảm bảo an toàn lao đô ̣ng; - Không đảm bảo quy cách, an toàn trong xếp dỡ hàng hóa…;  Khi có sản phẩm, dịch vụ không phù hợp xảy ra nhân viên kho, tổ trưởng/tổ phó hiê ̣n trường/người kiểm tra lâ ̣p báo cáo dịch vụ không phù hợp báo cáo Trưởng TTPP và xử lý theo QT-HT-03 Kiểm soát sản phẩm dịch vụ không phù hợp. 4.6. Tổng hợp báo cáo  Nhân viên xữ lý đơn hàng tổng hợp báo cáo sản lượng đảo chuyển, dọn kho hàng ngày.  Nhân viên quản trị tồn kho tổng hợp báo cáo số tồn sau kiểm kho cho Trưởng TTPP-KCV và cho KCV.  Trưởng TTPP tổng hợp báo cáo Giám đốc công ty, Ban quản lý dự án, Trung Tâm Sản xuất về tình hình quản lý tồn kho dẫn đến hàng thừa, thiếu cũng như các yếu tố phát sinh đảo chuyển (nếu có) nhằm nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng cũng như các giải pháp, biện pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. 5. Hồ sơ lưu  Các hồ sơ lưu theo mục 6.  Thời giam lưu 02 năm.  Nơi lưu: Kho lưu trữ hồ sơ của TTPP-KCV.  Hủy hồ sơ: Theo quy định hủy hồ sơ. 6. Phụ lục  BM 01–QT-TTSX-12: phiếu chuyển vị trí-Location Transfer Form.  BM 02-QT-TTSX-12: Báo cáo chi tiết đảo chuyển.  BM 03-QT-TTSX-12: Báo cáo sản lượng đảo chuyển.  BM 04-QT-TTSX-12: Phiếu kiểm đếm – Stock Count Sheet.  BM 05-QT-TTSX-12: Phiếu đề nghị điều chỉnh tồn kho-Inventory Adjustment Request Form. 7. Phụ lục 1: Lưu đồ các bước kiểm đếm, đảo chuyển, điều chỉnh tồn kho tại TTPP – KCV. Trách nhiệm Đối chiếu số liệu tồn kho Nhân viên quản trị tồn Tiến trình Tài liệu/ Mô tả công việc - Hệ thống quản lý WMS. - Hệ thống quản lý SAP. kho. - BM 01 QT-TTSX-12, In phiếu chuyển vị trí, Nhân viênphiếu Xử lýkiểm đơn đếm. phiếu chuyển vị trí hàng - BM 04-QT-TTSX-12: Phiếu kiểm đếm Tiếp nhận chứng từ chức kiểm đếm Tổ trưởngTổ – Hiện trường. BM 01 QT-TTSX-12, phiếu chuyển vị trí - BM 04-QT-TTSX-12: Phiếu kiểm đếm Thực hiện kiểm đếm, Đảo chuyển, dọn kho BM 01 QT-TTSX-12, phiếu chuyển vị trí Thủ kho - BM 04-QT-TTSX-12: Phiếu kiểm đếm Cập Nhân viên xử lýnhật đơndữ liệu BM 01 QT-TTSX-12 hàng. BM 04-QT-TTSX-12 Lập đề nghị điều Nhân viên xửphiếu lý đơn hàng. chỉnh (nếu có) Trưởng TTPP-KCV Thực hiện điều chỉnh số liệu Nhân viên quản trị tồn - BM 05-QT-TTSX-12 Phiếu đề nghị điều chỉnh. - Văn bản phê duyệt của KCV. kho. - Nhân viên IT-Quản BM02-QT-TTSX-12 trị tồn kho. BM 03-QT-TTSX-12 Tổng hợp báo cáo Nhân viên xữ lý đơn hàng - Trưởng TTPP Tổ trưởng – Xử lý hồ sơ Lưu đơn hàng. Theo mục 5.