Tài liệu Quản trị thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ trong hoạt động nhập khẩu tại công ty cổ phần đầu tư, thương mại và dịch vụ tây hồ

GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Phương Liên Luận văn tốt nghiệp Chương 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ QUẢN TRỊ THANH TOÁN QUỐC TẾ THEO PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ. 1.1. Tính cấp thiết của quản trị thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ trong hoạt động nhập khẩu tại công ty Cổ phần đầu tư, thương mại và dịch vụ Tây Hồ. Theo kết quả điều tra tổng hợp trong báo cáo tổng hợp kết quả điều tra thì một trong những khó khăn vướng mắc trong hoạt động quản trị của Công ty Cổ phần đầu tư, thương mại và dịch vụ Tây Hồ là hoạt động quản trị thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ. Cũng theo kết quả điều tra thì hoạt động kinh doanh thương mại- nhập khẩu là lĩnh vực kinh doanh chủ đạo và thường xuyên của Công ty góp phần làm tăng tổng doanh thu của Công ty Cổ phần đầu tư, thương mại và dịch vụ Tây Hồ. Trong tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế của nước ta hiện nay, kinh doanh quốc tế trở thành một hoạt động đem lại nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp và cũng là một xu hướng cần thiết nếu như các doanh nghiệp muốn phát triển. Trong hoạt động XNK bao giờ cũng đi liền với thanh toán quốc tế vì vậy hoạt động XNK chỉ có hiệu quả cao nhất khi hoạt động thanh toán quốc tế được thông suốt và ổn định. Nhưng hoạt động thanh toán quốc tế trong đó có thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ, là hình thức thanh toán quốc tế phổ biến nhất hiện này vì nó tổ ra là có nhiều ưu điểm vượt trội so vối các hình thức thanh toán khác. Nhưng bên cạnh đó thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ cũng là hoạt động phức tạp chứa đựng nhiều rủi ro nhất là đối với các doanh nghiệp có ít kinh nghiệm kinh doanh quốc tế như các doanh nghiệp Việt Nam. Những kiến thức mới và những quy tắc quốc tế vẫn chưa được các doanh nghiệp Việt Nam nắm bắt hết, dẫn đến những sai sót trong quá trình thanh toán. Vì vậy vấn đề quản trị thanh toán quốc tế cần được quan tâm đặc biệt và tìm hiểu một cách sâu rộng nhằm nâng cao hiệu quả thanh toán quốc tế. Thực tiễn ở Công ty Cổ phần đầu tư, thương mại và dịch vụ Tây Hồ có thể thấy công tác thanh toán của Công ty luôn gặp phải những trở ngại, khó khăn trong khâu thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ- phương thức thanh toán chủ yếu của Công ty trong hoạt động XNK. Là doanh nghiệp kinh doanh XNK với hoạt động NK là hoạt động chính vì thế quản trị thanh toán quốc tế cần được quan tâm và đầu tư đúng mức. Do còn khá mới mẻ nên quản trị hoạt động thanh toán quốc tế của công ty còn có nhiều sai sót, chưa phát huy được hết hiệu quả của phương thức thanh toán này. Trình độ nghiệp vụ, cũng như thiếu kinh nghiệm trong khâu tổ chức thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ nên dẫn đến sự Đại Học Thương Mại 1 SV: Ngọc Phương Nhung - Lớp42E6 GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Phương Liên Luận văn tốt nghiệp lúng túng trong khâu tác nghiệp như kiểm tra bộ chứng từ gửi tới, thủ tục mở L/C…dẫn tới tốn kém về chi phí cũng như thời gian. Chính vì thế để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh quốc tế thì việc quản trị thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ là vấn đề hết sức cấp thiết cần được quan tâm nghiên cứu nhằm nâng cao hiêu quả thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ. Tạo được uy tín của công ty đối với đối tác và nâng cao tính cạnh tranh của công ty Tây Hồ trên thị trường cả trong và ngoài nước. 1.2. Xác lập và tuyên bố đề tài trong luận văn. Quản trị thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ là một hoạt động quan trọng cần được quan tâm và đầu tư. Qua thời gian thực tế và quan sát nghiệp vụ tại Công ty Cổ phần đầu tư, thương mại và dịch vụ Tây Hồ em thấy Công ty đã đạt được nhiều thành công nhưng bên cạnh đó còn một số thiếu sót trong nghiệp vụ quản trị thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ. Xuất phát từ vấn đề cấp thiết nêu trên, em muốn đi sâu tìm hiểu nghiên cứu đề tài: “ Quản trị thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ trong hoạt động nhập khẩu tại Công ty Cổ phần đầu tư, thương mại và dịch vụ Tây Hồ”. 1.3. Các mục tiêu nghiên cứu. Luận văn đưa ra 3 mục tiêu cơ bản sau: - Hệ thống hóa các lý luận cơ bản về quản trị thanh toán quốc tế đặc biệt là quản trị thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ. - Tìm hiểu thực tế về quản trị thanh toán quốc tế theo phương thưc tín dụng chứng từ trong hoạt động nhập khẩu tại Công ty Cổ phần đầu tư, thương mại và dịch vụ Tây Hồ, nhằm tìm ra những thành công của Công ty cũng như những khó khăn, tồn tại và nguyên nhân chủ quan và khách quan của những khó khăn đó. - Đề xuất các giải pháp, kiến nghị hoàn thiện hơn hoạt động quản trị thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ, tạo ra vị thế mới và sức cạnh của doanh nghiệp trên trường quốc tế. 1.4. Phạm vi nghiên cứu. - Về không gian. Không gian nghiên cứu về quản trị thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ trọng hoạt động nhập khẩu của luận văn là tại Công ty Cổ phần đầu tư, thương mại và dịch vụ Tây Hồ. - Về thời gian. Đại Học Thương Mại 2 SV: Ngọc Phương Nhung - Lớp42E6 GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Phương Liên Luận văn tốt nghiệp Luận văn đi sâu khảo sát, tìm hiểu thực trạng hoạt động quản trị thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ tại Công ty Cổ phần đầu tư, thương mại và dịch vụ Tây Hồ. Đề tài thu thập số liệu trong phạm vi thời gian là từ năm 2007- 2009. - Đối tượng nghiên cứu. Đối tượng nghiên cứu của luận văn là vấn đề “ Quản trị thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ trong hoạt động nhập khẩu tại Công ty Cổ phần đầu tư, thương mại và dịch vụ Tây Hồ”. 1.5. Kết cấu luận văn tốt nghiệp. Ngoài lời cảm ơn, mục lục, các danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, từ viết tắt, kết luận, các tài liệu tham khảo và phụ lục. Luận văn bao gồm 4 chương sau: Chương 1: Tổng quan nghiên cứu về quản trị thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ. Chương 2: Một số vấn đề lý luận cơ bản về Quản trị thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ. Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng Quản trị thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ tại công ty Cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ Tây Hồ giai đoạn 2007-2009. Chương 4: Các kết luận và đề xuất hoàn thiện Quản trị thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ tại công ty Cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ Tây Hồ Đại Học Thương Mại 3 SV: Ngọc Phương Nhung - Lớp42E6 GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Phương Liên Luận văn tốt nghiệp Chương 2: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ THANH TOÁN QUỐC TẾ BẰNG PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ 2.1. Khái quát chung về thanh toán quốc tế bằng phương thức tín dụng chứng từ (Documentary credit) 2.1.1. Khái niệm phương thức tín dụng chứng từ: Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ là một sự thỏa thuận mà trong đó, một ngân hàng ( ngân hàng phát hành) theo yêu cầu của khách hàng ( người yêu cầu mở thư tín dụng) cam kết sẽ trả một số tiền nhất địnhcho một người thứ ba ( người thụ hưởng) hoặc chấp nhận hối phiếu do người thứ ba ký phát trong phạm vi số tiền đó khi người thứ ba này xuất trình tại ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với các điều khoản trong thư tín dụng. 2.1.2. Các chủ thể tham gia và mối quan hệ giữa các chủ thể trong phương thức tín dụng chứng từ. 2.1.2.1. Các chủ thể tham gia trong phương thức tín dụng chứng từ. - Người xin mở thư tín dụng ( Applicant): Là bên mà L/C được phát hành theo yêu cầu của họ. Trong TMQT, người mở thường là người nhập khẩu, yêu cầu ngân hàng phục vụ mình phát hành một L/C và có trách nhiệm phát lý về việc ngân hang phát hành trả tiền cho người thụ hưởng L/C. - Người hưởng lợi L/C ( Beneficialy): Là bên hưởng lợi L/C được phát hành, nghĩa là được hưởng số tiền thanh toán khi sở hữu hối phiếu đã chấp nhận thanh toán của L/C. - Ngân hàng phát hành thư tín dụng (Issusing Bank): Là ngân hàng thực hiện phát hành L/C theo yêu cầu của người mở. NHPH thường được hai bên mua bán thỏa thuận và quy định trong hợp đồng mua bán. Nếu không có sự thỏa thuận trước thì nhà NK được phép tự chọn NHPH. - Ngân hàng thông báo ( Advising Bank): Là ngân hàng thực hiện thông báo L/C cho người hưởng lợi theo yêu cầu của NHPH. NHTB thường là ngân hàng đại lý hay một chi nhánh của NHPH ở nước nhà NK. - Ngân hàng xác nhận ( Confirming Bank): Là ngân hàng bổ sung sự xác nhận của mình đối với L/C theo yêu cầu hoặc theo sự uỷ quyền của NHPH. Ngân hàng xác nhận có thể là NHTB hay là một ngân hàng khác do người XK yêu cầu, thường là một ngân hàng lớn, có uy tín trên thị trường tín dụng, tài chính quốc tế. - Ngân hàng chỉ định ( Nominated Bank): Là ngân hàng mà tại đó L/C có giá trị thanh toán hoặc chiết khấu, hoặc là bất cứ ngân hàng nào nếu L/C có giá trị tự do. - Ngân hàng thanh toán ( The Paying Bank): Có thể là NHPH hoặc có thể là một ngân hàng khác được NHPH chỉ định thay mình thanh toán tiền cho nhà XK hay chiết khấu hối phiếu. Đại Học Thương Mại 4 SV: Ngọc Phương Nhung - Lớp42E6 GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Phương Liên Luận văn tốt nghiệp 2.1.2.2. Mối quan hệ pháp lý giữa các chủ thể tham gia trong phương thức tín dụng chứng từ. Trong phương thức tín dụng chứng từ có ba mối quan hệ hợp đồng được tạo thành theo mô hình: Hình 2.1:Mối quan hệ giữa các chủ thể trong hoạt động thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ. NHPH L/C Đơn xin mở L/C Người mở L/C Hợp đồng thương mại Người hưởng lợi - Thứ nhất: Quan hệ hợp đồng giữa người mua và người bán. Được thực hiện bằng các điều khoản quy định trong hợp đồng mua bán, bao gồm các chi tiết liên quan đến số lượng, trọng lượng, chất lượng…Ngoài ra, trong hợp đồng mua bán còn có các điều khoản quy định về điều kiện thanh toán. Nếu người mua và người bán đồng ý chọn phương thức tín dụng chứng từ thì nó cũng phải được thể hiện thành điều khoản trong hợp đồng. - Thứ hai: Quan hệ hợp đồng giữa người mua ( người làm đơn mở L/C) và ngân hàng phục vụ người mua ( NHPH). Mối quan hệ hợp đồng này được thể hiện bởi tất cả hoặc bất cứ một trong các loại hợp đồng sau đây giữa người mua và NHPH. + Các điều kiện và điều khoản quy định trong bất kỳ thủ tục nào được ký của người mua, trên cơ sở đó ngân hàng phát hành L/C trên danh nghĩa của người mua. + Các điều kiện và điều khoản chung được ký bởi người mua về biện pháp đảm bảo tín dụng, trong đó có khoản ký quỹ của người mua cho NHPH. + Các điều khoản và điều kiện thực hiện trong đơn xin mở L/C được ký bởi người mua gửi NHPH. - Thứ ba: Quan hệ hợp đồng giữa ngân hàng người mua ( NHPH) và người hưởng lợi ( Người bán/ người XK). Mối quan hệ này là hệ quả của hai mối quan hệ trên, nhưng lại là một nghiệp vụ hợp đồng độc lập của NHPH L/C thực hiện cam kết của ngân hàng này đối với người bán và là cơ sở để thanh toán. Thực chất nghiệp vụ hợp đồng này là sự cam kết của NHPH đối với người bán rằng sẽ thanh toán, nếu người bán xuất trình được bộ chứng từ phù hợp với các điều kiện, điều khoản của L/C. Cam kết thanh toán của NHPH là hoàn toàn độc lập với hợp đồng mua bán giữa người mua và người bán và độc lập hoàn toàn với người mua và NHPH. Ngoài ra, cam kết của NHPH cũng hoàn toàn độc lập với bất kỳ hợp đồng cơ sơ nào có liên quan tới hàng hoá. Đại Học Thương Mại 5 SV: Ngọc Phương Nhung - Lớp42E6 GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Phương Liên Luận văn tốt nghiệp 2.1.3. Quy trình thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ Hình 2.2 Quy trình nghiệp vụ trong giao dịch bằng L/C. (8) (7) (6) NHTB (5) (2) NHPH (1) Người xin mở L/C (Nhà NK) (2) (4) (3) (5) Người thụ hưởng (Nhà XK) Bước 1: Trên cơ sở các điều khoản và điều kiện của hợp đồng ngoại thương, nhà NK làm đơn theo mẫu gửi đến ngân hàng phục vụ mình yêu cầu phát hành một L/C cho người Xk hưởng lợi. Bước 2: Căn cứ vào đơn xin mở L/C, nếu đồng ý NHPH lập L/C và thông qua đại lý của mình ở nước nhà XK để thông báo về việc phát hành L/C và chuyển L/C đến nhà XK. Bước 3: NHTB sẽ chuyển L/C bản gốc tới cho nhà XK. Bước 4: Nếu nhà XK chấp nhận L/C thì tiến hành giao hàng, nếu không thì đề nghị nhà NK thông qua NHPH sửa đổi, bổ sung L/C cho phù hợp với hợp đồng ngoại thương. Bước 5: Sau khi giao hàng, nhà XK phải hoàn tất bộ chứng từ thanh toán theo yêu cầu của L/C và xuất trình đúng thời hạn quy định cho NHPH để thanh toán. Bước 6: NHPH sau khi kiểm tra bộ chứng từ thanh toán, nếu thấy phù hợp với L/C do mình phát hành thì tiến hành thanh toán cho nhà XK, nếu thấy không phù hợp, thì từ chối thanh toán và gửi trả bộ chứng từ cho nhà XK. Bước 7: NHPH đòi tiền nhà NK và chuyển bộ chứng từ cho nhà NK. Bước 8: Nhà NK kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp với L/C thì trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền cho NHPH, nếu thấy không phù hợp thì có quyền từ chối trả tiền cho NHPH. 2.1.4. Thư tín dụng. 2.1.4.1. Khái niệm: Thư tín dụng là một bức thư do NH viết ra theo yêu cầu của người NK ( người mở thư tín dụng), cam kết sẽ trả tiền cho người XK ( người hưởng lợi) một số tiền nhất định trong một thời gian nhất định, với điều kiện người này thực hiện đúng và đầy đủ những điều khoản trong thư tín dụng. 2.1.4.2. Đặc điểm của thư tín dụng. - L/C độc lập với hợp đồng cơ sở và hàng hoá: Về bản chất, L/C là một giao Đại Học Thương Mại 6 SV: Ngọc Phương Nhung - Lớp42E6 GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Phương Liên Luận văn tốt nghiệp dịch hoàn toàn độc lập với hợp đồng ngoại thương hoặc hợp đồng khác , và hợp đồng này là cơ sở để hình thành giao dịch L/C. Trong mọi trường hợp, NH không liên quan hoặc bị ràng buộc vào hợp đồng như vậy, ngay cả khi L/C có bất cứ dẫn chiếu nào đến hợp đồng này. Như vậy L/C có tính chất quan trọng, nó hình thành trên cơ sở hợp đồng ngoại thương, nhưng sau khi được thiết lập nó lại hoàn toàn độc lập với hợp đồng này. Một khi L/C đã được mở và được các bên chấp thuận thì cho dù nội dung của L/C có đúng với hợp đồng ngoại thương hay không, cũng không làm thay đổi quyền lợi và nghĩa vụ của các bên có liên quan đến L/C. - L/C chỉ giao dịch bằng chứng từ và thanh toán chỉ căn cứ vào chứng từ: Các NH chỉ dựa trên cơ sở chúng từ, kiểm tra việc xuất trình để xem trên bề mặt của chứng từ có tạo thành một xuất trình phù hợp không? Như vậy, các chứng từ trong giao dịch L/C có tầm quan trọng đặc biệt, nó là bằng chứng cho việc giao hàng của người bán, là đại diện cho giá trị hàng hoá đã được giao, do đó chúng trở thành căn cứ để NH trả tiền, là căn cứ để nhà NK hoàn trả tiền cho NH, là chứng từ đi nhận hàng của nhà NK. Việc nhà NK có thu được tiền hay không phụ thuộc duy nhất vào việc xuất trình chứng từ có phù hợp, nghĩa là NH không chịu trách nhiệm về sự thật của hàng hoá mà bất kỳ chứng từ nào đại diện. Khi chứng từ xuất trình là phù hợp thì NH phải thanh toán vô điều kiện cho nhà XK , mặc dù trên thực tế hàng hoá có thể được giao hoặc không được giao hoàn toàn đúng như trên chứng từ, nếu hàng hoá không khớp với chứng từ thì hai bên mua bán tự giải quyết với nhau trên cơ sở hợp đồng mua bán, không liên quan đến NH. Chỉ trong trường hợp chứng từ không phù hợp, nhưng NH vẫn thanh toán cho nhà XK thì NH phải chịu hoàn toàn trách nhiệm, bởi vì người NK có quyền từ chối thanh toán cho NH. - L/C tuân thủ chặt chẽ của bộ chứng từ: Vì giao dịch chỉ bằng chứng từ và thanh toán chỉ bằng chứng từ, nên yêu cầu tuân thủ chặt chẽ của chứng từ là nguyên tắc cơ bản của giao dịch L/C. Để được thanh toán người XK phải lập bộ chứng từ phù hợp, tuân thủ chặt chẽ các điều khoản, điều lệ của L/C. Bao gồm số loại, số lượng và nội dung chứng từ phải đáp ứng được chức năng của chứng từ yêu cầu. 2.1.4.3. Ưu, nhược điểm của phương thức thanh toán tín dụng chứng từ. a.Đối với người nhập khẩu. - Lợi ích: + Người nhập khẩu sẽ nhận được các chứng từ về hàng hóa do mình quy định như NHPH ghi rõ trong L/C, đồng thời NHPH giúp kiểm tra bộ chứng từ với chuyên môn và trách nhiệm cao nhất. + Người nhập khẩu được bảo đảm rằng sẽ chỉ bị ghi nợ tài khoản số tiền L/C khi tất cả các chỉ thị trong L/C được thực hiện đúng. + Người nhập khẩu có khả năng bảo toàn được vốn vì anh ta không phải ứng trước tiền. + Tận dụng được tín dụng của ngân hàng: Theo từng giai đoạn nhập hàng, nếu Đại Học Thương Mại 7 SV: Ngọc Phương Nhung - Lớp42E6 GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Phương Liên Luận văn tốt nghiệp được ngân hàng cho phép miễn ký quỹ một phần hay toàn bộ trị giá L/C thì không khác gì ngân hàng đã cấp tín dụng cho nhà nhập khẩu. + Đảm bảo hàng hóa phù hợp với bộ chứng từ theo các điều kiện và điều khoản đã ký kết trong hợp đồng ngoại thương, như số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng. + Vì có sự bảo đảm về thanh toán, người nhập khẩu có thể thương lượng để đạt được giá cả tốt hơn mà mở rộng được quan hệ khách hàng cũng như quy mô kinh doanh. - Rủi ro: + Việc thanh toán của ngân hàng cho người thụ hưởng chỉ căn cứ vào bộ chứng từ xuất trình, mà không căn cứ vào kiểm tra hàng hóa. Như vậy sẽ không có sự đảm bảo nào cho nhà nhập khẩu rằng hàng hóa sẽ đúng như đơn đặt hàng hay không bị hư hại gì. Trong trường hợp này, nhà nhập khẩu vẫn phải hoàn trả đầy đủ tiền đã thanh toán cho NHPH. + Những thay đổi trong hợp đồng ngoại thương giữa nhà xuất khẩu với nhà nhập khẩu phải tiến hành làm thủ tục sửa đổi, bổ xung L/C làm kéo dài thời gian giao dịch, tăng chi phí. + NHXN hay một NHCĐ khác có thể mắc sai lầm khi đã thanh toán cho một bộ chứng từ có sai sót, sau đó ghi nợ NHPH. Nếu ngân hàng mắc sai lầm lại do người nhập khẩu chỉ định thì NHPH có quyền truy hoàn lại số tiền đã bị ghi nợ. Hơn nữa, trong một số trường hợp, nhà nhập khẩu phải chấp nhận điều khoản hoàn trả cho NHPH ngay cả khi ngân hàng mắc sai lầm do NHPH chỉ định. Về nguyên tắc, NHCĐ mắc sai lầm phải hoàn trả lại số tiền đã ghi nợ cho NHPH, nhưng thực tế thì rất phức tạp và dễ bị từ chối. Điều này xảy ra là vì để được bồi hoàn buộc NHPH phải giao dịch với một ngân hàng ở rất xa và tại một quốc gia khác, hơn nữa ngân hàng này thường đề cao mối quan hệ và trách nhiệm của mình với nhà xuất khẩu nội địa. Thậm chí, cho dù cuối cùng thì NHPH cũng được bồi hoàn, nhưng phải mất nhiều tháng giao dịch thư từ, tranh cãi, và chi phí có thể vượt cao hơn cả L/C. + Nhà nhập khẩu chưa nhận được bộ chứng từ cho đến khi hàng đã cập cảng. Vì bộ chứng từ bao gồm vận đơn, mà vận đơn lại là chứng từ sở hữu hàng hóa, nên thiếu vận đơn thì hàng hóa không được giải tỏa. Nếu nhà nhập khẩu cần gấp ngay hàng hóa, thì phải thu xếp để được NHPH phát hành cho một thư bảo lãnh gửi hàng tàu để nhận hàng. Để được bảo lãnh nhận hàng, nhà nhập khẩu phải trả một khoản phí cho ngân hàng. Hơn nữa nếu không nhận hàng theo quy định thì tiền bồi thường giữ tàu quá hạn sẽ phát sinh. Tuy nhiên thông thường theo các điều khoản của L/C thì nhà nhập khẩu sẽ nhận được bộ chứng từ trong khoảng thời gian hợp lý. - Nếu không quy định "bộ vận đơn đầy đủ" (full set of bills of lading), thì một người khác có thể lấy được hàng hóa khi chỉ cần xuất trình một phần của bộ vận đơn, trong khi đó người trả tiền hàng hóa lại là nhà nhập khẩu. b. Đối với người xuất khẩu. - Lợi ích. + Là người hưởng lợi L/C, người xuất khẩu được bảo đảm rằng khi xuất trình (cho Đại Học Thương Mại 8 SV: Ngọc Phương Nhung - Lớp42E6 GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Phương Liên Luận văn tốt nghiệp NHPH, NHXN hoặc ngân hàng được chỉ định) bộ chứng từ phù hợp với các điều khoản của L/C thì sẽ nhận được tiền thanh toán, mà không cần phải chờ đến khi người nhập khẩu chấp nhận hàng hóa hay chấp nhận bộ chứng từ. + Tình trạng tài chính của người mua được thay thế bằng cam kết của NHPH là sẽ trả tiền, chấp nhận hoặc chiết khấu trên cơ sở chứng từ xuất trình phù hợp với các điều khoản của L/C. + Một L/C không hủy ngang có xác nhận sẽ đặt trách nhiệm thanh toán không những cho NHPH mà còn cho NHXH, do đó, nó cung cấp sự an toàn tốt nhất cho người xuất khẩu. + Để có ưu thế trong việc ký kết hợp đồng ngoại thương, nhà xuất khẩu có thể đồng ý để nhà nhập khẩu trả chậm trên cơ sở NHPH chấp nhận thanh toán hối phiếu kỳ hạn. Nhà xuất khẩu có thể mang hối phiếu đã chấp nhận đến ngân hàng phục vụ mình (hay bất kỳ ngân hàng nào khác) để chiết khấu nhận tiền tức thời. + Để đảm bảo quyền lợi của mình, nhà xuất khẩu phải ký được hợp đồng ngoại thương có các điều khoản, điều kiện khả thi và trong tầm khả năng thực hiện của mình: trên cơ sở đó kiểm tra chặt chẽ các điều khoản và điều kiện của L/C xem có phù hợp với hợp đồng ngoại thương gốc hay không, nhằm mục đích lập được bộ chứng từ hàng xuất phù hợp với L/C đã được mở. - Rủi ro. + Những thay đổi trong hợp đồng ngoại thương giữa nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu phải tiến hành làm thủ tục sửa đổi bổ sung L/C. + L/C loại hủy ngang có thể được NHPH sửa đổi, bổ sung hay hủy bỏ bất cứ khi nào trước khi nhà xuất khẩu xuất trình bộ chứng từ, mà không cần sự đồng ý của người này (hiện nay loại L/C này đã không được dùng). + Nếu nhà xuất khẩu xuất trình bộ chứng từ không phù hợp với L/C, thì mọi khoản thanh toán chấp nhận có thể bị từ chối, và nhà xuất khẩu phải tự xử lý hàng hóa như dỡ hàng; lưu kho cho đến khi vấn đề được giải quyết. + Trong trường hợp L/C không có xác nhận, nếu NHPH mất khả năng thanh toán, thì cho dù bộ chứng từ xuất trình là hoàn hảo thì cũng không được thanh toán. + Nếu nhà xuất khẩu nhận được một L/C trực tiếp từ NHPH (không gửi thông qua NHTB), thì đó có thể là một L/C giả. Nhà xuất khẩu phải yêu cầu có một ngân hàng trong nước xác nhận L/C hay phải được ngân hàng phục vụ mình xác nhận L/C là thật. 2.2. Quản trị hoạt động thanh toán quốc tế bằng phương thức tín dụng chứng từ. 2.2.1. Hoạch định: Hoạch định tác nghiệp của quá trình thanh toán quốc tế trong hoạt động NK: là ra quyết định ngắn hạn, chi tiết xây dựng nội dung công việc thanh toán cần tiến hành: người tiến hành các hoạt động thanh toán và cách thức tiến hành. Như vậy, công việc đầu tiên mà nhà quản trị cần làm là lập bản kế hoạch chi tiết về việc thanh toán bằng tín dụng chứng từ. Đó là kết quả của cấp hoạch định tác nghiệp Đại Học Thương Mại 9 SV: Ngọc Phương Nhung - Lớp42E6 GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Phương Liên Luận văn tốt nghiệp trong công tác quản trị hoạt động thanh toán hàng . Trong bản kế hoạch cần nêu rõ: nội dung công việc, ai chịu trách nhiệm thực hiện, khi nào bắt đầu và khi nào kết thúc, tiến độ thực hiện…Trước khi bắt đầu thực hiện kế hoạch thanh toán, nhà quản trị cần tổ chức họp nhóm để phổ biến và giải thích cho các nhân viên tham gia về nội dung và cách thức tiến hành công việc. Trong quá trình hoạch định cần xác định rõ các nội dung như: + Đồng tiền thanh toán: Nên xác định trước đồng tiền thanh toán sao cho thuận lợi nhất cho công ty. Đồng tiền thanh toán có thể là đồng tiêng của nước NK, đồng tiền của nước XK hoặc đồng tiền của một nước thứ ba. + Địa điểm thanh toán: địa điểm thanh toán có thể là ở nước XK, nước NK hoặc một nước thứ bai nào đó. + Thời gian thanh toán: Công ty cần xác định rõ thời gian phải tiến hành thanh toán trị giá L/C. Khi thời gian thanh toán càng kéo dài thì càng tạo điều kiện cho doanh nghiệp NK hơn. Tăng thời gian luân chuyển vốn của doanh nghiệp. Chính vì thế doanh nghiệp cần có kế hoạch trước để có thể sẵn sàng thanh toán theo đúng yêu cầu. Đàm phán với đối tác nhằm kéo dài thời gian thanh toán càng dài càng tốt. + Lựa chọn ngân hàng mở L/C: Thực chất là lựa chọn ngân hàng làm thủ tục thanh toán đã được tiến hành từ khâu ký hợp đồng. Lựa chọn ngân hàng căn cứ vào tiêu chí: uy tín ngân hàng, hạn mức tín dụng cho phép, lãi xuất cho vay… + Loại L/C: Được tiến hành từ khâu ký kết hợp đồng. Chọn lựa L/C có ảnh hưởng lớn đến quá trình thanh toán sau này. Nếu trong hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C trả chậm sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp NK có khả năng sử dụng tốt hơn nguồn vốn của mình 2.2.2. Tổ chức thực hiện. Quy trình tổ chức thực hiện thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ trong hoạt động NK. Đại Học Thương Mại 10 SV: Ngọc Phương Nhung - Lớp42E6 GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Phương Liên Luận văn tốt nghiệp Hình 2.3: Quy trình tổ chức thực hiện thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ Phòng kinh doanh Kế hoạch NK (1) (3) Phòng KT-TC (2) (1) (2) (3) Giám đốc (4) NHPH (1) Đơn xin mở L/C gửi đến NHPH. (2) Ký quỹ và tu chỉnh L/C. (3) NH gửi bộ chứng từ gốc cho nhà NK. (4) Nhà NK đồng ý hoặc từ chối thanh toán cho NHPH. - Đơn xin mở L/C: Lập đơn xin mở L/C là một công việc quan trọng. Nó thể hiện nhà NK tuân thủ các điều khoản trong hợp đồng ngoại thương, vừa tạo điều kiện thuận lợi để tiến hành NK hàng hoá. Do đó, quản trị công tác lập đơn xin mở L/C có ảnh hưởng lớn đến các nghiệp vụ sau này. Đơn xin mở L/C là một trong những yếu tố quyết định để NH cung cấp bộ chứng từ của nhà sản xuất, hạn chế sai sót và giảm các tranh chấp phát sinh sau này. Thời gian lập đơn xin mở L/C cần phải dựa trên bản kế hoạch NK đã lập. Có như vậy mới tránh được tình trạng L/C được mở quá sớm hay quá muộn. Bởi nếu L/C được mở quá sớm sẽ làm ứ đọng vốn kinh doanh, đặc biệt nếu tỷ lệ ký quỹ là 100% ảnh hưởng đến tốc độ quay vòng vốn của doanh nghiệp. Còn nếu L/C được mở quá muộn sẽ gây khó khăn cho nhà XK trong việc gửi hàng hóa và xuất trình bộ chứng từ thanh toán. Các đơn hàng của các khách hang khác nhau sẽ do từng nhân viên kinh doanh đảm trách. Nhân viên này có nhiệm vụ theo dõi các đơn hàng và dựa vào bản kế hoạch NK để làm đơn xin mở L/C. Nội dung đơn xin mở L/C căn cứ chủ yếu vào hợp đồng ngoại thương. Sau đó giấy xin mở L/C cần được một nhân viên giàu kinh nghiệm xem kỹ càng từng nội dung trước khi gửi tới NH. Như vậy mới có thể hạn chế tối đa các sai sót. Đại Học Thương Mại 11 SV: Ngọc Phương Nhung - Lớp42E6 GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Phương Liên Luận văn tốt nghiệp Khi lập đơn xin mở L/C cần chú ý một số điểm sau: + Cơ sở để viết giấy đề nghị mở L/C là hợp đồng ngoại thương đã ký kết. Tuy nhiên nhà NK có thể đưa thêm vào đơn những nội dung có lợi cho mình mà người bán vẫn chấp nhận. + Giấy đề nghị mở L/C là cơ sở để giải quyết tranh chấp ( nếu có) giữa nhà NK và NHPH. Đồng thời đơn là cơ sở để NH phát hành L/C. Cho nên nhà NK phải cân nhắc kỹ từng nội dung khi viết đơn sao cho thật chặt chẽ vừa tôn trọng các điều khoản đã thoả thuận trong hợp đồng và nhà XK có thể chấp nhận được. + Trên đơn phải có chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng đơn vị NK. Nếu thực hiện NK uỷ thác thì trên giấy mở L/C phải có đầy đủ bốn chữ ký: Giám đốc doanh nghiệp NK, kế toán trưởng đơn vị NK, chữ ký của giám đốc đơn vị được ủy thác, kế toán trưởng đơn vị uỷ thác. + Để tránh L/C phải tu chỉnh nhiều lần mất thời gian và tốn kém chi phí nhà Nk có thể gửi fax giấy đề nghị mở L/C đến nhà XK xem trước và kiểm tra tính chính xác. - Ký quỹ: Ký quỹ là hình thức lập ra tài khoản đặc biệt chỉ dành cho thanh toán một L/C đã mở, doanh nghiệp không được sử dụng nó vào mục đích khác. Mục đích của việc ký quỹ là đảm bảo an toàn thanh toán cho NHPH. Ở các NH khác nhau thì tỷ lệ ký quỹ là khác nhau. Căn cứ vào: Uy tín thanh toán của doanh nghiệp, mối quan hệ của doanh nghiệp với NH, số dư ngoại tệ trên tài khoản của NH, công nợ của doanh nghiệp NK, tính khả thi của phương án kinh doanh hàng NK của đơn vị. + Khách hàng mở L/C trả ngay được chia làm 3 loại:    Không cần ký quỹ: Là khách hàng loại 1 có quy mô hoạt động lớn. Thường là doanh nghiệp nhà nước có uy tín trong thanh toán. Ký quỹ dưới 100% giá trị L/C: Đây là những đơn vị có quan hệ tốt với NH. Tuy trường hợp mà ký quỹ sẽ là 10%, 20%, 30%... Ký quỹ 100% áp dụng cho các doanh nghiệp mới hay chưa tạo uy tín với NH + Khách hàng mở L/C trả chậm: Tỷ lệ ký quỹ thường rất nhỏ. 10%- 20% hoặc thể không phải ký quỹ. Quản trị tỷ lệ ký quỹ khi mở L/C có ảnh hưởng lớn tới khả năng quay vòng vốn Đại Học Thương Mại 12 SV: Ngọc Phương Nhung - Lớp42E6 GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Phương Liên Luận văn tốt nghiệp kinh doanh. Nêu đối với mỗi L/C doanh nghiệp đều phải ký quỹ 100% sẽ giảm tốc độ quay vòng vốn và gây ứ đọng vốn. Nhà quản trị cần tạo dựng mối quan hệ tốt với NH, tạo cơ sở uy tín trong các giao dịch với NH nhằm giảm càng thấp tỷ lệ ký quỹ càng tốt. Để làm được điều này nhà quản trị cần dựa trên kế hoạch kinh doanh đã xây dựng, từ đó quyết định chương trình NK nhằm đảm bảo cân đối trong thanh toán. Số dư tài khoản ngoại tệ phải luôn đảm bảo khả năng thanh toán với NH khi cần thiết. Tránh tình trạng NK quá nhiều mà chưa có khả năng thanh toán, như vậy sẽ giảm uy tín của doanh nghiệp đối với NH. Nếu số dư trên tài khoản tiền gửi lớn hơn số tiền ký quỹ thì NH sẽ trích số tiền ký quỹ này chuyển sang tài khoản ký quỹ. Nếu số dư tài khoản của đơn vị nhỏ hơn số tiền ký quỹ thì sẽ quyết định một trong hai cách:   Vay ngoại tệ để ký quỹ. Mua ngoại tệ để ký quỹ. Nhà quản trị cần phải quan tâm nên vay ngoại tệ hay mua ngoại tệ để ký quỹ. Điều này căn cứ vào tỷ giá ngoại tệ thời điểm hiện hành, số dư trên tài khoản ngoại tệ và nội tệ. Bởi quyết định này ảnh hưởng đến chi phí của việc huy động vốn và quản trị rủi ro tiền tệ trước sự biến động của tỷ giá. - Tu chỉnh L/C: Quản trị tu chỉnh L/C phải được thực hiện ngay từ khi bắt đầu lập đơn xin mở L/C. Trước khi lập đơn xin mở L/C gửi NHPH, nhà NK có thể lập một bản Draff và gửi fax để nhà XK kiểm tra trước. Nếu phát hiện ra sai sót gì cần xem xét và tiến hành sửa chữa ngay. Làm như vậy sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí. Tuy nhiên, giữa thời điểm ký kết hợp đồng và lúc tiến hành giao hàng có nhiều sự biến động về giá cả, tỷ giá hối đoái…gây khó khăn cho cả nhà XK và nhà NK. Trong trường hợp này cần sớm tiến hành thương lượng để tiến hành tu chỉnh L/C nhằm tạo điều kiện để thực hiện tốt hợp đồng và nhà XK có điều kiện lập bộ chứng từ phù hợp. Việc sửa đổi L/C phải bằng văn bản và có xác nhận của NHPH. Văn bản sửa đổi đã được xác nhận trở thành một bộ phận cấu thành của L/C và huỷ bỏ những nội dung cũ có liên quan. Việc sửa đổi có thể xuất phát từ phía người XK hoặc NHPH, nhưng nội dung sửa đổi chỉ có giá trị thực hiện nếu thoả mãn:   Sửa đổi bổ sung L/C trong thời hạn hiệu lực của L/C. Các nội dung giao dịch có liên quan đến nội dung sửa đổi hay bổ sung L/C phải tiến hành bằng văn bản như điện báo, thư từ, fax…  Tất cả các giao dịch liên quan đến nội dung sửa đổi hay bổ sung L/C có thể Đại Học Thương Mại 13 SV: Ngọc Phương Nhung - Lớp42E6 GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Phương Liên Luận văn tốt nghiệp trực tiếp giữa nhà XK và nhà NK, song kết quả cuối cùng phải có sự xác nhận của NHPH và NH xác nhận ( nếu có) - Kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ thanh toán: Kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ trước khi chấp nhận thanh toán cho NH là một công việc cần giải quyết nhanh, đòi hỏi tính chính xác cao. Nhà quản trị cần lựa chọn những nhân viên giàu kinh nghiệm và cẩn thận để đảm trách công việc này. + Kiểm tra hối phiếu: có giá trị thanh toán phải là hối phiếu bản gốc, có chữ ký bằng tay của người ký phát trên hối phiếu Kiểm tra ngày ký phát hối phiếu có trùng hoặc sau ngày B/L và trong thời hạn hiệu lực của L/C hay không. Vì sau khi giao hàng, nhà xuất khẩu hoàn tất bộ chứng từ gửi hàng rồi mới ký phát hối phiếu đòi tiền. Kiểm tra số tiền ghi trên hối phiếu, số tiền này phải nằm trong trị giá của L/C và phải bằng 100% trị giá hoá đơn. Kiểm tra thời hạn ghi trên hối phiếu có đúng như L/C quy định hay không. Trên hối phiếu phải ghi At sight nếu là thanh toán trả ngay hoặc at...days sight nếu là thanh toán có kỳ hạn. Kiểm tra các thông tin về các bên liên quan trên bề mặt hối phiếu: tên và địa chỉ của người ký phát ( drawer), người trả tiền ( drawee). Kiểm tra số L/C và ngày của L/C ghi trên hối phiếu có đúng không? Kiểm tra xem hối phiếu đã được ký hậu hay chưa. Nếu bộ chứng từ đã được chiết khấu trước khi gửi đến ngân hàng thì trên mặt sau hối phiếu phải có ký hậu của ngân hàng thông báo hoặc hối phiếu được ký phát theo lệnh của ngân hàng thông báo + Kiểm tra hoá đơn ( Commercial Invoice) Kiểm tra số bản được xuất trình có đúng quy định của L/C không? Kiểm tra các dữ liệu về người bán, người mua (tên công ty, địa chỉ, số điện thoại...) so với nội dung của L/C quy định có phù hợp không? Hoá đơn có chữ ký xác nhận của người thụ hưởng hay không? ( Lưu ý theo UCP-500, nếu L/C không quy định thêm thì hoá đơn không cần ký tên). Nếu hoá đơn không phải do người thụ hưởng lập thì hoá đơn được coi là hợp lệ khi L/C có quy định chấp nhận chứng từ do bên thứ ba lập: commercial invoice issued by Đại Học Thương Mại 14 SV: Ngọc Phương Nhung - Lớp42E6 GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Phương Liên Luận văn tốt nghiệp third party is acceptable hay third party acceptable Mô tả trên hoá đơn có đúng quy định của L/C hay không? Kiểm tra số lượng, trọng lượng, đơn giá, tổng trị giá, điều kiện cơ sở giao hàng, điều kiện đóng gói và ký mã hiệu hàng hoá có mâu thuẫn với các chứng từ khác như phiếu đóng gói, vận đơn đường biển hoặc vận đơn hàng không... Kiểm tra hoá đơn về các dữ kiện mà ngân hàng đã đề cập trong L/C, hợp đồng, quota, giấy phép xuất nhập khẩu... và các thông tin khác ghi trên hoá đơn: số L/C, loại và ngày mở L/C, tên phương tiện vận tải, cảng xếp, cảng dỡ hàng, số và ngày lập hoá đơn có phù hợp với L/C và các chứng từ khác hay không? + Kiểm tra vận tải đơn: Kiểm tra số bản chính được xuất trình Kiểm tra loại vận đơn: Vận đơn có nhiều loại như vận đơn đường biển, vận đơn đường thuỷ, vận đơn đa phương thức...Căn cứ vào quy định của L/C, cần kiểm tra xem loại vận đơn có phù hợp không? Kiểm tra tính xác thực của vận đơn: Nhà nhập khẩu phải kiểm tra vận đơn có chữ ký của người chuyên chở ( hãng tàu) hoặc đại lý của người chuyên chở hoặc thuyền trưởng của con tàu hoặc người giao nhận và tư cách pháp lý. Nếu chỉ có chữ ký của người vận chuyển, không nêu tư cách pháp lý hoặc không nêu đầy đủ các chi tiết liên quan tư cách pháp lý của người đó thì chứng từ sẽ không được ngân hàng thanh toán. Kiểm tra mục người gửi hàng. Tuy nhiên, ngân hàng vẫn chấp nhận một chứng từ vận tải mà trên đó bên thứ ba được đề cập cho dù trong L/C không quy định như vậy. Kiểm tra mục người nhận hàng: đây là mục quan trọng trên B/L và luôn được quy định rõ trong L/C nên người lập vận đơn phải tuân thủ quy định này một cách nghiêm ngặt. Kiểm tra mục thông báo ( Notify): Mục Notify trên B/L sẽ ghi tên và địa chỉ đầy đủ của người làm đơn xin mở L/C. Kiểm tra tên cảng xếp hàng ( port of loading) và cảng dỡ hàng ( port of discharge) có phù hợp với quy định của L/C hay không? Kiểm tra điều kiện chuyển tải: Nếu L/C quy định không cho phép chuyển tải (transhipment prohibited), trên B/L không được thể hiện bất cứ bằng chứng nào về sự chuyển tải. Nếu việc chuyển tải xảy ra, NH chỉ chấp nhận chứng từ này khi tên Đại Học Thương Mại 15 SV: Ngọc Phương Nhung - Lớp42E6 GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Phương Liên Luận văn tốt nghiệp cảng chuyển tải, tên tàu và tuyến đường phải được nêu trên cùng một vận đơn. Kiểm tra nội dung hàng hoá được nêu trên B/L có phù hợp với quy định trong L/C và các chứng từ khác hay không? Nội dung này bao gồm: tên hàng hoá, ký mã hiệu hàng hoá, số lượng, số kiện hàng hoá, tổng trọng lượng hàng hoá. đặc biệt NH thường chú ý đến mục ký mã hiệu hàng hoá ghi trên thùng hàng, số hiệu container hoặc số hiệu lô hàng được gửi trên tàu với nội dung L/C và Packing Lits. Kiểm tra đặc điểm của vận đơn: có thể là vận đơn đã xếp hàng ( shipped on board B/L) hoặc v ận đơn nhận hàng để xếp ( received for shipment B/L)- loại vận đơn này không được ngân hàng chấp nhận và từ chối thanh toán trừ khi có sự chấp nhận của người nhập khẩu. Kiểm tra mục cước phí: có phù hợp với quy định của L/C hay không? Do ở nước ta, hàng hoá nhập khẩu chủ yếu theo điều kiện giao hàng CIF và CFR nên hầu hết các L/C quy định cước phí trả trước freight prepaid. Nếu vận tải đơn nêu cước phí phải thu freight to collect thì nhà nhập khẩu sẽ không chấp nhận chứng từ này. Cần lưu ý các sửa đổi bổ sung trên B/L phải được xác nhận bằng chữ ký và con dấu đồng thời kiểm tra các thông tin như số L/C và ngày mở, các dẫn chiếu các chứng từ khác như hoá đơn, hợp đồng ... Nhà nhập khẩu phải kiểm tra ngày ký phát vận đơn có hợp lệ hay không? + Chứng từ bảo hiểm ( insurance policy/ insurance certificate) Kiểm tra loại chứng từ bảo hiểm được xuất trình có đúng quy định hay không: chứng thư bảo hiểm ( Insurance Policy) hay chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate). Kiểm tra số lượng bản chính được xuất trình theo quy định của L/C Kiểm tra tính xác thực của chứng từ bảo hiểm: Chứng từ bảo hiểm có được ký xác nhận của người có trách nhiệm hay không? Kiểm tra loại tiền và số tiền trên chứng từ bảo hiểm: Trong thực tế các L/C đều quy định giá trị bảo hiểm bằng 110% trị giá hoá đơn. Do vậy thanh toán viên sẽ đối chiếu số tiền trên chứng từ bảo hiểm và hoá đơn theo quy định của L/C Kiểm tra tên và địa chỉ của người được bảo hiểm có đúng theo quy định của L/C hay không? đồng thời kiểm tra việc chuyển nhượng quyền bảo hiểm hàng hóa có hợp lệ hay không? Ngoại trừ có quy định khác, tên và địa chỉ của người được bảo hiểm phải là nhà xuất khẩu ( người thụ hưởng) và việc chuyển nhượng quyền Đại Học Thương Mại 16 SV: Ngọc Phương Nhung - Lớp42E6 GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Phương Liên Luận văn tốt nghiệp bảo hiểm hàng hoá cho nhà nhập khẩu phải được thể hiện bằng hình thức ký hậu để trắng ( blank endorsed) tương tự như trường hợp chuyển quyền sở hữu đối với chứng từ vận tải Kiểm tra ngày lập chứng từ bảo hiểm: Căn cứ theo UCP 600 chứng từ bảo hiểm phải được lập trước hoặc trùng với ngày B/L. Nếu ngày lập chứng từ bảo hiểm sau ngày lập vận đơn, nhà NK sẽ từ chối thanh toán. Kiểm tra nội dung hàng hoá trên chứng từ bảo hiểm: các mô tả về hàng hoá và số liệu khác phải phù hợp với L/C và các chứng từ khác. Theo UCP-600, việc mô tả hàng hoá có thể chung chung nhưng không được mâu thuẫn với L/C. Kiểm tra các dữ kiện về vận chuyển hàng hoá trên chứng từ bảo hiểm: tên tàu, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng có phù hợp với L/C hay không? Kiểm tra các cơ quan giám định tổn thất và nơi khiếu nại, bồi thườn phải phù hợp với quy định của L/C. Kiểm tra phí bảo hiểm đã được thanh toán hay chưa? ( đối với trường hợp L/C quy định phải ghi rõ) Kiểm tra các điều kiện bảo hiểm có phù hợp với yêu cầu của L/C hay không? Thông thường trong L/C quy định điều kiện bảo hiểm mọi rủi ro ( all risks), rủi ro chiến tranh ( war risk), rủi ro đình công ( strike risk)... Kiểm tra phần này, thanh toán viên căn cứ theo UCP-600 + Phiếu đóng gói ( Packing lits) Mô tả hàng hoá, số lượng, trọng lượng hàng trên một đơn vị bao gói có phù hợp với quy định của L/C hay không? Ðiều kiện đóng gói có được nêu chính xác hay không Các thông tin khác không được mâu thuẫn với nội dung của L/C và các chứng từ khác. Các chứng từ khác: Ngoài các chứng từ kể trên, thanh toán viên cũng sẽ chú ý kiểm tra các chứng từ sau theo nguyên tắc đã nêu ở trên, trong đó có các chứng từ sau: + Giấy chứng nhận kiểm nghiệm, giấy chứng nhận hun trùng/ giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật.. phải được lập hoặc có xác nhận ngày tiến hành kiểm nghiệm/ kiểm dịch là trước ngày giao hàng Đại Học Thương Mại 17 SV: Ngọc Phương Nhung - Lớp42E6 GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Phương Liên Luận văn tốt nghiệp + Hoá đơn bưu điện gửi chứng từ ( Courier receipt) ngày nhận chứng từ phải nằm trong thời hạn của L/C, kèm theo xác nhận của người nhận chuyển bộ chứng từ + Giấy chứng nhận chất lượng và số lượng phải được lập theo quy định của L/C + Giấy chứng nhận xuất xứ do Phòng thương mại và Công nghiệp hoặc người sản xuất hoặc người thụ hưởng lập theo quy định của L/C + Các điện, fax thông báo giao hàng: thời hạn thông báo phải phù hợp với quy định của L/C. 2.2.3. Kiểm soát. Kiểm soát là một hoạt động quản trị nhằm kiểm tra, giám sát và đưa các quyết định xử lý các phát sinh kịp thời. Quản trị thanh toán quốc tế bao gồm quản trị cả những rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động thanh toán bằng L/C. Do đó nhà quản trị cần sớm nhận diện các rủi ro có thể xảy ra trong các hoạt động thanh toán quốc tế để sớm có biện pháp phòng ngừa thích hợp. Một trong những vấn đề có thể xảy ra trong thanh toán bằng L/C đó là không đủ lượng ngoại tệ để tiến hành ký quỹ. Trên thực tế hầu hết các doanh nghiệp NK đều phải tiến hành ký quỹ, tỷ lệ ký quỹ có thể từ 10%- 100% trị giá L/C tuỳ theo mối quan hệ giữa NH và doanh nghiệp và uy tín của doanh nghiệp. Do đó ký quỹ là yêu cầu bắt buộc khi mở L/C. Tuy nhiên tại nhiều doanh nghiệp sự phối hợp giữa phòng kinh doanh và phòng kế toán không đồng nhất dẫn đến khi tiến hành mở L/C phòng kế toán tài chính không huy động đủ lượng ngoại tệ cần thiết để tiến hành ký quỹ. Một trong những nguyên nhân chủ yếu là do chưa thu hồi được tiền bán hàng, các khoản phải thu chưa đến thời hạn thanh toán hoặc phòng kế toán tài chính cùng lúc giải quyết nhiều đơn đặt hàng, làm cho lượng ngoại tệ của doanh nghiệp không đủ đáp ứng nhu cầu. Trong trường hợp này, phòng kế toán tài chính phải vay ngoại tệ từ NH để ký quỹ với lãi suất rất cao. Bên cạnh đó do sự biến động của tỷ giá hối đoái cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro trong hoạt động thanh toán quốc tế. Sự biến động tỷ giá ngoại tệ ảnh hưởng tới tình hình kinh doanh chung của doanh nghiệp. Với sự tăng giảm giá của đồng tiền phải trả sẽ làm tăng chi phí kinh doanh của công ty do phải mất một lượng nội tệ nhiều hơn để mua ngoại tệ khi tiến hành ký quỹ hoặc thanh toán. Hệ quả của sự tăng tỷ giá đồng tiền thanh toán sẽ buộc doanh nghiệp phải tăng giá của hàng hóa khi bán trong thị trường trong nước, làm giảm sức cạnh tranh của doanh nghiệp. Trong các rủi ro có cả rủi ro về pháp luật: Pháp luật cũng như các chính sách về thanh toán quốc tế giữa các quốc gia có sự khác biệt. Dẫn đến những hiểu lầm Đại Học Thương Mại 18 SV: Ngọc Phương Nhung - Lớp42E6 GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Phương Liên Luận văn tốt nghiệp và tranh chấp có thể xảy ra. Gây thiệt hại cho cả hai bên và hiệu quả của quá trình thanh toán. Nguyên nhân của nó là do sự khác biệt về kinh tế văn hoá, chính trị giữa các quốc gia dẫn đến hệ thống chính sách có nhiều điểm mâu thuẫn. Để kiểm soát rủi ro này, trong qua trình hoạch định nhà NK cần tìm hiểu một cách chi tiết và đầy đủ pháp luật và các chính sách của nước XK để tránh những mâu thuẫn có thể xảy ra hay những luật mà nước XK cấm. Doanh nghiệp NK cần có đội ngũ nhân viên phụ trách việc tìm kiếm thông tin thị trường nước XK như hệ thống chính sách, pháp luật. nối sống văn hoá, chính trị kinh tế để có thể lường trước và đối phó với mọi tính hình có thể xảy ra. Bên cạnh đó còn có rủi ro về đạo đức trong việc nhà XK không thực hiện đúng nghĩa vụ của mình theo như hợp đồng đã ký kết giữa 2 bên. Rủi ro đó là nhà XK không giao hàng như quy định trong hợp đồng ngoại thương giữa 2 bên. Nhà XK giao hàng chất lượng, số lượng không đúng, thời gian giao hàng chậm. Trong trường hợp này thì nhà NK phải có biện pháp buộc nhà XK thực hiện đúng hợp đồng của mình. Dùng hợp đồng ngoại thương đã ký buộc nhà XK thực hiện đúng nghĩa vụ. trong trường hợp nhà XK không thực hiện thì có thể tiến hành kiện lên trọng tài quốc tế và đòi bồi thường những khoản thiệt hại mà nhà NK phải chịu do nhà XK không giao hàng theo đúng hợp đồng. Để tránh trường hợp này thì trong khâu tìm kiếm nhà cung cấp, doanh nghiệp NK phải tiến hành tìm hiểu kỹ truớc khi ký hợp đồng. Tìm hiểu khả năng cung cấp hang, uy tín cũng như khả năng tài chính của nhà XK. Thực hiện hợp đồng với một đối tác tin tưởng có quan hệ lâu dài sẽ tránh được rủi ro về đạo đức của nhà XK có thể gặp phải. Nhằm hạn chế những rủi ro mà hoạt động thanh toán quốc tế mang đến công ty có thể áp dụng một số phương pháp sau: Biện pháp đầu tiên là có thể áp dụng nhằm giảm thiểu rủi ro không đủ lượng ngoại tệ cần thiết để tiến hành ký quỹ là đa dạng hoá nguồn vốn, trong đó có sử dụng dự trữ các trái phiếu có tính thanh khoản cao. Khi cần tiền mặt, doanh nghiệp có thể bán các trái phiếu này trên thị trường tiền tệ để lầy tiền mặt hoặc trao đổi lấy ngoại tệ. Biện pháp tiếp theo là sử dụng các công cụ phòng ngừa trên thị trường tiền tệ như: nghiệp vụ kỳ hạn, nghiệp vụ tương lai để phòng tránh các rủi ro do sự biến động của tỷ giá hối đoái. Trong quá trình thanh toán của mình, nhà NK vẫn mắc một số lỗi làm ảnh hưởng tới lợi ích của cả nhà NK và XK, trong đó lợi ích của nhà NK bị phương hại nhiều hơn. Nghĩa vụ của người NK trong phương thức thanh toán bằng tín dụng chứng từ là mở L/C theo đúng quy định của hợp đồng ngoại thương. Tuy nhiên nếu hoạt động quản trị thanh toán không tốt người NK có thể mắc một số lỗi sau: Không mở L/C, mở L/C chậm hoặc mở L/C với các điều khoản, điều kiện không tuân thủ hợp đồng. Trong quá trình kiểm soát hoạt động thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ, nhà quản trị cần có hoạt động giám sát chặt chẽ trong quá trình thực hiện. Cần có phiếu giám sát công việc xem hoạt động tác nghiệp có thực hiện đúng như đã được hoạch định trước hay không. Tiến trình thực hiện có đảm Đại Học Thương Mại 19 SV: Ngọc Phương Nhung - Lớp42E6 GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Phương Liên Luận văn tốt nghiệp bảo đúng tiến độ đã đề ra. Trường hợp doanh nghiệp không mở L/C, đây được coi là hành động vi phạm nghĩa vụ chủ yếu của hợp đồng. Khi người NK không mở L/C thì người XK không có nghĩa vụ giao hàng. Khi đó người bán có thể áp dụng các biện pháp phạt như đã quy định trong hợp đồng. Do đó, nhà quản trị cần chú ý tới các điều khoản trong hợp đồng dần đến nhứng khó khăn khi mở L/C. Trường hợp nhà NK mở L/C chậm, đây cũng được coi là hành vi vi phạm nghĩa vụ thanh toán mà cụ thể là vi phạm thời hạn mở hợp đồng. Do đó, nhà quản trị cần có một kế hoạch NK chi tiết, khoa học để tránh những tranh chấp phát sinh làm tăng chi phí và giảm uy tín của doanh nghiệp. Trường hợp nhà NK mở L/C không đúng với các nội dung trong hợp đồng: Khi viết đơn xin mở L/C người NK phải dựa vào các nội dung trong hợp đồng mua bán. Một mặt do năng lực đàm phán còn hạn chế nên vội vàng trong khi ký hợp đồng, dẫn đến những sai sót, nội dung hợp đồng chưa chặt chẽ. Khi nhà NK phát hiện ra, nếu tiếp tục mở L/C đồng nghĩa với việc chấp nhận hợp đồng không hiệu quả, đôi khi dẫn tới những tổn thất cho doanh nghiệp. Để đối phó với tình trạng trên, nhà NK thoái thác trách nhiệm- không mở L/C như hợp đồng đã ký. Chính vì thế cần xem xét kỹ lưỡng các điều khoản trước khi ký hợp đồng. Trong trường hợp đã có sai sót trong khâu ký kết hợp đồng cần có các điều khoản thêm vào mà không làm ảnh hưởng đến lợi ích cơ bản của người bán, vẫn tạo ra thuận lợi cho mình. Khi cần thay đổi những điều kiện chủ yếu chủ yếu cần sớm tiến hành đàm phán với người bán để họ có thể san sẻ bớt những khó khăn cho mình. Khi phát hiện những sai sót của bộ chứng từ mà NH gửi đến cần nhanh chóng họp bàn trong nội bộ để tìm ra hướng giải quyết, sau đó trình nên cấp trên đưa ra các biện pháp giải quyết kịp thời. 2.3. Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu. Qua quá trình nghiên cứu các công trình nghiên cứu trước đó về quản trị thanh toán quốc tế bằng phương thức tín dụng chứng từ như:    Hoàn thiện công tác thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ trong hoạt động nhập khẩu tại công ty cơ khí Quang Trung- Nguyễn Thu Hằng2005. Một số giải pháp hoàn thiện công tác thanh toán quốc tế bằng phương thức tín dụng chứng từ trong hoạt động kinh doanh XNK tại công ty cổ phần vật tư và XNK Masimex- Cao Thị Hồng Hạnh- 2007. Tăng cường hiệu lực quản trị hoạt động thanh toán quốc tế bằng phương thức tín dụng chứng từ tại Unimex Hà Nội- Genexim- Nguyễn Anh Tuấn- Đại Học Thương Mại 20 SV: Ngọc Phương Nhung - Lớp42E6