Tài liệu “quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu sản phẩm bít tất sang thị trường mỹ của công ty cp dệt kim hà nội

Chuyên đề tốt nghiệp khoa Thương mại quốc tế LỜI CẢM ƠN Là sinh viên cuối khoá của trường đại học Thương Mại, thực hiện nhiệm vụ học tập của nhà trường, em đã hoàn thành khóa thực tập tốt nghiệp của khoa đào tạo chuyên ngành Thương Mại Quốc Tế tại Công ty cổ phần Dệt Kim Hà Nội. Trong quá trình thực tập, được sự đồng ý của ban lãnh đạo Công ty và dưới sự hướng dẫn của các nhân viên phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, em đã được trau dồi thêm kiến thức thực tiễn và hiểu biết hơn về công tác sản xuất, các hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty. Trên cơ sở đó em đã chọn đề tài “ Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu sản phẩm bít tất sang thị trường Mỹ của Công ty CP Dệt Kim Hà Nội” để làm chuyên đề tốt nghiệp. Kết cấu của đề tài gồm 3 chương: Chương 1: Tổng quan nghiên cứu quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu sản phẩm bít tất sang thị trường Mỹ của Công ty CP Dệt Kim Hà Nội. Chương 2: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng bít tất sang thị trường Mỹ của công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội. Chương 3: Các kết luận và đề xuất, kiến nghị giải pháp nhằm quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng bít tất sang thị trường Mỹ của công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội. Em đã hoàn thành chuyên đề này dưới sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo PGS.TS Doãn Kế Bôn, trưởng khoa Thương mại quốc tế, trường Đại học Thương mại, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc về sự giúp đỡ quý báu của thầy. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo Khoa Thương Mại Quốc Tế trường Đại học Thương Mại đã giúp đỡ tạo mọi điều kiện để em hoàn thành chuyên đề này. Em xin cảm ơn các cô, chú, anh, chị trong phòng xuất nhập khẩu của Công ty Cổ Phần Dệt Kim Hà Nội đã giúp đỡ, hướng dẫn em trong quá trình thực tập. 1 Chuyên đề tốt nghiệp khoa Thương mại quốc tế Do kiến thức bản thân còn nhiều hạn chế, thời gian hạn hẹp, chuyên đề chỉ phân tích một số nghiệp vụ cơ bản của quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu sản phẩm bít tất nên chưa phản ánh hết các khía cạnh của vấn đề và còn tồn tại những hạn chế, sai sót nhất định. Vì vậy, em mong nhận được sự góp ý tích cực của quý thầy cô và các bạn để hoàn thiện bài viết. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Phạm Thùy Linh 2 Chuyên đề tốt nghiệp khoa Thương mại quốc tế MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN..............................................................................................................................1 MỤC LỤC...................................................................................................................................3 DANH MỤC BẢNG BIỂU.........................................................................................................6 DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ................................................................................................7 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT....................................................................................................v8 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU.................................................................................................................9 1.1. Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài.....................................................................................9 1.2. Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài................................................................................9 1.3. Mục tiêu nghiên cứu...........................................................................................................10 1.4. Phạm vi nghiên cứu............................................................................................................10 1.5. Lý thuyết thực hiện hợp đồng xuất khẩu và quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu .......................................................................................................................................10 1.5.1. Lý thuyết về hợp đồng xuất khẩu....................................................................................10 1.5.1.1. Khái niệm hợp đồng xuất khẩu.....................................................................................10 1.5.1.2. Phân loại hợp đồng xuất khẩu.......................................................................................10 1.5.1.3. Nội dung của hợp đồng xuất khẩu................................................................................11 1.5.1.4. Điều kiện hiệu lực của một hợp đồng xuất khẩu..........................................................12 1.5.2. Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu............................................................13 1.5.2.1. Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu................................................................13 1.5.2.2. Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu........................................................................14 1.5.2.3. Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng xuất khẩu..................................................19 CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP HỆ NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU SẢN PHẨM BÍT TẤT SANG THỊ TRƯỜNG MỸ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT KIM HÀ NỘI........23 2.1. Phương pháp hệ nghiên cứu vấn đề....................................................................................23 2.1.1. Phương pháp thu thập thông tin dữ liệu...........................................................................23 2.1.1.1. Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp............................................................................23 3 Chuyên đề tốt nghiệp khoa Thương mại quốc tế 2.1.1.2. Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp..........................................................................23 2.1.2. Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu..........................................................................24 2.1.2.1. Phân tích và xử lý dữ liệu sơ cấp..................................................................................24 2.1.2.2. Phân tích và xử lý dữ liệu thứ cấp................................................................................24 2.2. Đánh giá tổng quan tình hình và nhân tố ảnh hưởng đến quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng bít tất sang thị trường Mỹ của Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội...24 2.2.1. Đánh giá tổng quan hoạt động kinh doanh của công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội.........24 2.2.1.1. Tổng quan về Công ty...................................................................................................24 2.2.1.2. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh sản phẩm bít tất của Công ty CPDKHN sang thị trường Mỹ.............................................................................................................................25 2.2.2. Các nhân tố ảnh hưởng tới quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu sản phẩm bít tất sang thị trường Mỹ của Công ty CPDKHN..........................................................................28 2.2.2.1. Các nhân tố trực tiếp.....................................................................................................28 2.2.2.2. Các nhân tố gián tiếp....................................................................................................30 2.3. Thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu sản phẩm bít tất sang thị trường Mỹ của Công ty cổ phần Dệt Kim Hà Nội.....................................................................31 2.3.1. Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu...................................................................31 2.3.2. Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu...........................................................................32 2.3.2.1. Nhóm bước chuẩn bị hàng xuất khẩu và kiểm tra hàng hóa.........................................33 2.3.2.2. Nhóm bước làm thủ tục thông quan và giao hàng cho người vận tải...........................34 2.3.2.3. Nhóm bước làm thủ tục thanh toán và giải quyết khiếu nại tranh chấp.......................35 2.3.3. Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng xuất khẩu.....................................................36 CHƯƠNG 3: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHẤP NHẰM QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU SẢN PHẨM BÍT TẤT SANG MỸ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT KIM HÀ NỘI...............................................................................38 3.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu..........................................................................38 3.1.1. Những thành tựu..............................................................................................................38 3.1.2. Tồn tại và nguyên nhân....................................................................................................39 3.1.2.1. Tồn tại...........................................................................................................................39 4 Chuyên đề tốt nghiệp khoa Thương mại quốc tế 3.1.2.2. Nguyên nhân.................................................................................................................40 3.2. Định hướng phát triển của công ty CPDKHN....................................................................41 3.2.1. Định hướng chung của công ty........................................................................................41 3.2.2. Định hướng của công ty CPDKHN về xuất khẩu hàng bít tất.........................................41 3.3. Các đề xuất, kiến nghị nhằm quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu sản phẩm bít tất sang thị trường Mỹ của Công ty cổ phần Dệt Kim Hà Nội..................................................42 3.3.1. Các đề xuất......................................................................................................................42 3.3.1.1. Đối với công tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu......................................42 3.3.1.2. Đối với công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu..............................................43 3.3.1.3. Đối với công tác giám sát, điều hành thực hiện hợp đồng xuất khẩu...........................45 3.3.2 Các kiến nghị....................................................................................................................46 3.3.2.1. Về hải quan...................................................................................................................46 3.3.2.2. Ngân hàng nhà nước cần tăng cường hoạt động tài trợ thương mại cho các doanh nghiệp XK..................................................................................................................................46 3.3.2.3. Nhà nước cần hỗ trợ thêm cho các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh mặt hàng dệt may về dịch vụ xúc tiến thương mại..........................................................................................47 3.3.2.4. Hoàn thiện cơ chế quản lý xuất nhập khẩu...................................................................47 KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC 5 Chuyên đề tốt nghiệp khoa Thương mại quốc tế DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.2.1.2.a: Báo cáo SXKD của công ty CPDKHN năm 2008-2010..................................26 Bảng 2.2.1.2.b: Kết quả XK bít tất sang thị trường Mỹ của Công ty CPDKHN.......................27 Biểu đồ 2.2.1.2: Kết quả XK bít tất sang thị trường Mỹ của Công ty CPDKHN......................19 Bảng 2.2.1.2.c: Tổng doanh thu của Công ty CPDKHN năm 2008 – 2010..............................28 6 Chuyên đề tốt nghiệp khoa Thương mại quốc tế DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Sơ đồ 1.5.2.2: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu..............................................................7 Sơ đồ 1.5.2.3. Mô hình điều hành hợp đồng..............................................................................22 Sơ đồ 2.3.2: Sơ đồ quy trình thực hiện hợp đồng XK sản phẩm bít tất sang thị trường Mỹ của Công ty CPDKHN.....................................................................................................................33 7 Chuyên đề tốt nghiệp khoa Thương mại quốc tế DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Nghĩa tiếng anh Nghĩa tiếng việt 1. XNK Xuất nhập khẩu 2. XK Xuất khẩu 3. NK Nhập khẩu 4. CPDKHN Cổ phần Dệt Kim Hà Nội 4. KDTMQT Kinh doanh thương mại quốc tế 5. SXKD Sản xuất kinh doanh 6. SX Sản xuất 7. TMQT Thương mại quốc tế 8. L/C Leter and Credit Thư tín dụng 9. M/T Mail Transfer Chuyển tiền bằng thư 10 T/T Telegraphic Transfer Chuyển tiền bằng điện báo 11 FOB Free on board 12 C/O Certificate of Origin Giao lên tàu (… cảng bốc hàng quy định) 8 Giấy chứng nhận xuất xứ Chuyên đề tốt nghiệp khoa Thương mại quốc tế CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU 1.1. Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài Trong chiến lược phát triển kinh tế, Đảng và Nhà nước ta nhấn mạnh nền công nghiệp dệt may là trọng tâm của quá trình chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung sang nền kinh tế thị trường đồng thời là yếu tố then chốt trong quá trình phát triển XK và hội nhập kinh tế quốc tế. Quy trình XK được diễn ra qua rất nhiều bước nghiệp vụ, để thúc đẩy XK thì cần phải cải tiến, nâng cao, hoàn thiện hệ thống quản trị. Là một trong những ngành mũi nhọn của thương mại Việt Nam, ngành dệt may đang từng bước khẳng định vai trò của mình trong nền kinh tế quốc dân, hàng năm mang lại một nguồn thu ngoại tệ lớn cho đất nước. Vì vậy, việc tập trung nghiên cứu, đầu tư, thúc đẩy ngành dệt may cũng như lĩnh vực xuất khẩu hàng dệt may phát triển là một việc làm cần thiết. Công ty CPDKHN là một công ty của ngành dệt may Việt Nam, hàng năm đóng góp một phần nhỏ vào tổng kim ngạch XK của ngành. Vài năm gần đây kim ngạch XK sản phẩm bít tất, sản phẩm chính của công ty có xu hướng giảm. Nguyên nhân có cả những nhân tố khách quan bên ngoài và những nhân tố chủ quan từ chính doanh nghiệp. Qua thời gian thực tập và tìm hiểu tại công ty CPDKHN em đã phần nào nhận biết được tình hình kinh doanh XNK cũng như cách thức quản lý kinh doanh của công ty. Trên cơ sở những kiến thức đã học tại Khoa Thương Mại Quốc Tế, Trường Đại học Thương Mại, cùng với những kinh nghiệm mà em đã tích lũy được qua thời gian thực tập tại phòng kinh doanh XNK, em chọn đề tài: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng bít tất sang thị trường Mỹ của công ty cổ phần Dệt Kim Hà Nội ” để viết chuyên đề tốt nghiệp. 1.2. Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Đề tài được chia làm ba chương: 9 Chuyên đề tốt nghiệp khoa Thương mại quốc tế  Chương 1: Tổng quan nghiên cứu quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu.  Chương 2: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu sản phẩm bít tất sang thị trường Mỹ của Công ty cổ phần Dệt Kim Hà Nội.  Chương 3: Các kết luận và đề xuất giải pháp nhằm quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu sản phẩm bít tất sang thị trường Mỹ của Công ty cổ phần Dệt Kim Hà Nội. 1.3. Mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu thực trạng và đề xuất các giải pháp để quy trình thực hiện hàng xuất khẩu mặt hàng bít tất sang thị trường Mỹ được hoàn thiện. 1.4. 1.5. Phạm vi nghiên cứu  Về nội dung: Nghiên cứu quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng bít tất.  Về không gian: Nghiên cứu thị trường Mỹ.  Về thời gian: Nghiên cứu từ năm 2008 đến 2010. Lý thuyết thực hiện hợp đồng xuất khẩu và quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu 1.5.1. Lý thuyết về hợp đồng xuất khẩu 1.5.1.1. Khái niệm hợp đồng xuất khẩu Hợp đồng XK là sự thỏa thuận giữa hai bên có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau, theo đó một bên gọi là bên bán (bên XK) có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu cho bên kia gọi là bên mua (bên NK) một tài sản nhất định gọi là hàng hóa. Bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và thanh toán tiền. 1.5.1.2. Phân loại hợp đồng xuất khẩu * Xét theo thời gian thực hiện hợp đồng có hai hợp đồng: 10 Chuyên đề tốt nghiệp  Hợp đồng ngắn hạn  Hợp đồng dài hạn khoa Thương mại quốc tế * Theo nội dung quan hệ kinh doanh có:  Hợp đồng trực tiếp  Hợp đồng đại lý  Hợp đồng môi giới * Theo cách thức thành lập hợp đồng:  Hợp đồng một văn bản  Hợp đồng gồm nhiều văn bản 1.5.1.3. Nội dung của hợp đồng xuất khẩu Một hợp đồng XK gồm hai phần chính: phần trình bày chung và phần các điều khoản hợp đồng. a. Phần trình bày chung Phần trình bày chung là phần bắt buộc mà hợp đồng nào cũng phải có, nếu không có thì hợp đồng không có giá trị. Nội dung này bao gồm:  Số liệu của hợp đồng;  Địa điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng;  Tên và địa chỉ các bên tham gia ký kết hợp đồng;  Các định nghĩa dùng trong hợp đồng;  Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng. Luật Việt Nam hiện hành quy định trên hợp đồng phải ghi rõ tên ngân hàng của người mua, bán và số tài khoản thanh toán. 11 Chuyên đề tốt nghiệp khoa Thương mại quốc tế b. Phần các điều khoản của hợp đồng Theo mức độ quan trọng của các điều khoản có thể chia thành  Các điều khoản chủ yếu: là các điều khoản cần thiết và bắt buộc cho một hợp đồng, nếu thiếu thì hợp đồng không có giá trị pháp lý. Trong hợp đồng XNK,các điều khoản chủ yếu là: điều khoản tên hàng, số lượng, chất lượng, giá, thanh toán và giao hàng.  Các điều khoản khác: Là các điều khoản rất cần thiết cho một hợp đồng, nhưng nếu không có nó, hợp đồng vẫn có giá trị pháp lý. Ví dụ như các điều khoản về trường hợp miễn trách, khiếu nại, bảo hành, bồi thường thiệt hại, hay điều khoản trọng tài… Theo tính chất của các điều khoản chia ra:  Các điều khoản về hàng hóa như: tên hàng, số lượng, chất lượng, bao bì mã hiệu.  Các điều khoản về tài chính: giá cả và cơ sở tính giá, về thanh toán…  Các điều khoản về vận tải: điều kiện giao hàng, thuê tàu…  Các điều khoản pháp lý: Luật áp dụng vào hợp đồng, khiếu nại, bất khả kháng, phạt và bồi thường thiệt hại, trọng tài, thời gian và hiệu lực hợp đồng…  Các điều khoản khác. 1.5.1.4. Điều kiện hiệu lực của một hợp đồng xuất khẩu a. Về chủ thể Chủ thể hợp đồng phải là các thương nhân của các doanh nghiệp có trụ sở thương mại ở các nước khác nhau. Nếu là doanh nghiệp Việt Nam thì phải được thành lập theo luật Việt Nam còn doanh nghiệp nước ngoài thì do luật nước ngoài điều chỉnh. b. Đối tượng của hợp đồng xuất khẩu 12 Chuyên đề tốt nghiệp khoa Thương mại quốc tế Phải là các mặt hàng được phép XK theo quy định của Nhà nước. Nếu là hàng Nhà nước quản lý bằng hạn ngạch thì muốn XK phải có phiếu hạn ngạch, hàng hóa trong hợp đồng XK phải phù hợp với giấy đăng ký kinh doanh mà doanh nghiệp được cấp. c. Hình thức của hợp đồng xuất khẩu Hợp đồng XK chỉ có giá trị pháp lý khi được lập thành văn bản (theo luật Việt Nam), trong đó thư từ, điện tín, telex, fax cũng được coi là văn bản. Tất cả những sửa đổi, bổ sung của hai bên về hợp đồng đều phải được làm thành văn bản, ngoài ra mọi sự thảo luận bằng miệng đều không có giá trị pháp lý. 1.5.2. Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế bao gồm: Lập kế hoạch; Tổ chức thực hiện; Giám sát và điều hành hợp đồng TMQT. 1.5.2.1. Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu a. Ý nghĩa của lập kế hoạch thực hiện hợp đồng Việc lập kế hoạch có một ý nghĩa quan trọng đối với quá trình thực hiện hợp đồng:  Định hướng cho tất cả các hoạt động trong quá trình thực hiện hợp đồng của doanh nghiệp: vì vậy việc lập kế hoạch phải đầy đủ, khoa học, xác định mục tiêu rõ ràng, chính xác và hợp lý.  Làm cho người thực hiện nắm vững được các công việc của mình, chủ động và có khả năng kiểm soát, điều khiển được quá trình thực hiện, tạo một môi trường ra quyết định an toàn hơn trong quá trình thực hiện.  Lập kế hoạch có tác dụng phối hợp các nguồn lực và các nỗ lực trong từng khâu của quá trình thực hiện hợp đồng, làm cho các bước thực hiện hợp đồng diễn ra theo một trình tự khoa học, được quản trị chặt chẽ và đạt hiệu quả cao. 13 Chuyên đề tốt nghiệp  khoa Thương mại quốc tế Giúp các nhà quản trị triển khai các tiêu chuẩn kiểm tra đánh giá quá trình thực hiện, chỉ ra những kết quả đã đạt được, những tồn tại và nguyên nhân, từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm cần thiết cho quá trình thực hiện các hợp đồng sau. b. Căn cứ để lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu Khi lập kế hoạch thực hiện hợp đồng, ta thường dựa vào các căn cứ sau:  Căn cứ vào hợp đồng XK đã ký kết: người bán có thể phải thực hiện các công việc như chuẩn bị hàng, kiểm tra hàng, thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm cho hàng hóa, làm thủ tục hải quan, giao hàng thanh toán… Căn cứ vào đó, nhà XK lập kế hoạch cụ thể để thực hiện có hiệu quả hợp đồng XK.  Căn cứ vào điều kiện thực tế của doanh nghiệp: căn cứ vào kế hoạch kinh doanh chung của doanh nghiệp, khả năng SXKD, nguồn lực tài chính, nhân lực, cơ sở vật chất kỹ thuật và các nguồn lực khác của doanh nghiệp.  Căn cứ vào điều kiện môi trường chung và điều kiện thực tế của đối tác: tình hình giá cả, hệ thống ngân hàng, vận tải, bảo hiểm, bưu chính viễn thông, điều kiện thực tế và khả năng thực hiện hợp đồng của đối tác. c. Trình tự lập kế hoạch Sau khi hợp đồng XK đã được ký kết, việc lập kế hoạch thực hiện theo trình tự sau:  Chuẩn bị lập kế hoạch: Chuẩn bị các thông tin, dữ liệu liên quan đến thị trường, đối tác và chính doanh nghiệp. Nghiên cứu và phân tích các nội dung của hợp đồng.  Tiến hành lập kế hoạch: Tính toán thời điểm tiến hành, kết thúc, phân bổ các nguồn lực và xác định cách thức tiến hành các công việc đó.  Trình duyệt kế hoạch: Kế hoạch sau khi lập phải được trình và bảo vệ trước ban lãnh đạo và các phòng ban của doanh nghiệp. Sau khi kế hoạch được góp ý, bổ sung, chỉnh sửa, được phê duyệt và chính thức đi vào giai đoạn thực hiện. d. Nội dung của kế hoạch 14 Chuyên đề tốt nghiệp khoa Thương mại quốc tế Nội dung của kế hoạch phải tương ứng với nội dung của từng hợp đồng cụ thể. Thông thường, kế hoạch thực hiện hợp đồng XK bao gồm: kế hoạch chuẩn bị hàng, kế hoạch kiểm tra hàng, thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm, làm thủ tục hải quan, giao hàng và thanh toán. Trong mỗi kế hoạch tác nghiệp cần xác định các nội dung công việc, phương thức tiến hành, thời điểm tiến hành, kết thúc và các nguồn lực cần tập trung để thực hiện kế hoạch. 1.5.2.2. Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu Tổ chức thực hiện hợp đồng XK bao gồm nhiều bước, mỗi bước cụ thể có nội dung khác nhau. Các bước này được thực hiện theo quy trình sau: Chuẩn bị hàng xuất khẩu Làm thủ tục hải quan Kiểm tra hàng xuất khẩu Giao hàng cho người vận tải Thuê phương tiện vận tải Làm thủ tục thanh toán Mua bảo hiểm cho hàng hóa Giải quyết khiếu nại đồ 1.5.2.2: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Ta có thể nhóm các bước quy trình trên thành các nhóm bước dưới đây a. Nhóm bước chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu và kiểm tra hàng hóa * Chuẩn bị hàng xuất khẩu Quá trình chuẩn bị hàng hóa XK gồm các nội dung sau:  Tập trung hàng XK;  Bao gói hàng XK; 15 Sơ Chuyên đề tốt nghiệp  khoa Thương mại quốc tế Kẻ ký mã hiệu hàng XK. Tập trung hàng hóa xuất khẩu Tập trung hàng thành lô hàng đủ về số lượng, phù hợp về chất lượng và đúng địa điểm, tối ưu hóa chi phí. Các doanh nghiệp XK thường tập trung hàng XK từ các nguồn hàng là nơi đã và có đủ khả năng cung cấp hàng hóa đủ điều kiện cho XK. Việc tập trung hàng hóa XK gồm các bước chính sau: Xác định nhu cầu hàng XK => Nhận dạng và phân loại nguồn hàng XK => Nghiên cứu và lựa chọn nguồn hàng XK => Lựa chọn hình thức giao dịch => Tổ chức hệ thống tập trung hàng XK. Bao gói hàng xuất khẩu Căn cứ vào số lượng hàng hóa, tính chất hàng hóa và chất lượng bao bì mà hợp đồng đã ký kết, doanh nghiệp cần xác định được nhu cầu bao bì để có kế hoạch cung ứng bao bì cho đầy đủ và đúng thời điểm. Khi đóng gói có thể đóng gói hở và đóng gói kín nhưng phải đảm bảo đúng kỹ thuật, đảm bảo thuận tiện và tối ưu trong bốc xếp hàng hóa. Kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu Ký mã hiệu là những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được ghi trên bao bì bên ngoài nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình giao nhận, bốc xếp, vận chuyển và bảo quản hàng hóa. * Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu Trước khi giao hàng XK cho người mua thì nhà XK phải có nghĩa vụ kiểm tra hàng hóa về số lượng, chất lượng và trọng lượng bao bì. Cơ sở để kiểm tra hàng hóa XK là hợp đồng và L/C cũng như các tài liệu có liên quan như tài liệu kỹ thuật, thiết kế, tiêu chuẩn, mẫu hàng…Với những tác động tích cực của việc kiểm tra hàng XK, công việc này được thực hiện ở hai cấp: cấp cơ sở và ở các cửa khẩu. b. Nhóm bước thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm cho hàng xuất khẩu (nếu có) 16 Chuyên đề tốt nghiệp khoa Thương mại quốc tế Nghĩa vụ thuê tàu và mua bảo hiểm tùy thuộc vào điều kiện trong hợp đồng, nếu nghĩa vụ thuộc về người XK thì họ phải thực hiện nó. * Thuê phương tiện vận tải Việc thuê phương tiện vận tải dựa vào các căn cứ sau: Các điều kiện trong hợp đồng, căn cứ vào khối lượng hàng hóa và đặc điểm hàng hóa, căn cứ vào điều kiện vận tải. Phương tiện vận tải quốc tế bao gồm: Phương tiện vận tải đường biển, đường bộ, đường sắt, đường hàng không, đường ống. Mỗi một loại phương tiện vận tải đều có những ưu nhược điểm riêng, tùy theo các điều kiện cụ thể mà nhà XK quyết định sử dụng loại phương tiện nào cho hợp lý và đạt hiệu quả kinh tế. Ở Việt Nam hiện nay hầu hết hàng hóa XK được vận chuyển bằng đường biển theo các phương thức: thuê tàu chợ hoặc thuê tàu chuyến. * Mua bảo hiểm cho hàng hóa Trong KDTMQT, hàng hóa thường phải vận chuyển đi xa, trong những điều kiện vận tải phức tạp, do đó hàng hóa dễ bị hư hỏng, mất mát, tổn thất trong quá trình vận chuyển. Chính vì vậy, những người KDTMQT thường mua bảo hiểm cho hàng hóa để giảm bớt rủi ro. Căn cứ mua bảo hiểm cho hàng hóa:  Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng đã ký kết.  Căn cứ vào hàng hóa vận chuyển.  Căn cứ vào điều kiện vận chuyển. Nghiệp vụ mua bảo hiểm cho hàng XK Khi tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hóa XK cần theo các bước sau:  Xác định nhu cầu bảo hiểm;  Xác định loại hình bảo hiểm;  Lựa chọn công ty bảo hiểm; 17 Chuyên đề tốt nghiệp  khoa Thương mại quốc tế Đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm. c. Nhóm bước làm thủ tục hải quan và giao hàng cho người vận tải * Làm thủ tục hải quan Để làm thủ tục hải quan, doanh nghiệp có thể trực tiếp tiến hành hoặc ủy quyền cho đại lý nhưng phải tuân thủ theo pháp luật. Theo pháp luật Việt Nam, quy trình làm thủ tục hải quan cho hàng hóa XK bao gồm các bước: khai và nộp tờ hải quan, xuất trình hàng hóa, nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính. * Tổ chức giao nhận hàng cho người vận tải Trong KDTMQT, có nhiều phương thức vận tải. Mỗi phương thức vận tải có quy trình nhận hàng hóa riêng biệt. Nhà XK có thể giao hàng theo các phương thức sau:  Giao hàng với tàu biển  Vận tải bằng đường sắt  Giao hàng cho vận tải đường không  Giao hàng cho vận tải đường bộ  Giao hàng khi chuyên chở bằng container d. Nhóm bước làm thủ tục thanh toán và giải quyết khiếu nại tranh chấp (nếu có) * Làm thủ tục thanh toán Hiện nay có rất nhiều phương thức thanh toán như tín dụng chứng từ, nhờ thu, giao chứng từ chuyển tiền (điện T/T hay thư M/T). Tuy nhiên có hai loại chủ yếu được dùng trong doanh nghiệp kinh doanh XK đó là phương thức thanh toán thư tín dụng chứng từ và phương thức thanh toán chuyển tiền (điện chuyển tiền). Thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ 18 Chuyên đề tốt nghiệp khoa Thương mại quốc tế Hầu hết các hợp đồng đặc biệt là các hợp đồng có giá trị lớn được thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ. Quy trình thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ theo các bước:  Nhắc nhở mở L/C  Kiểm tra L/C  Sửa L/C (nếu có)  Giao hàng và chuẩn bị chứng từ thanh toán Thanh toán bằng phương thức chuyển tiền Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng phương thức chuyển tiền thì người XK khi giao hàng xong phải nhanh chóng hoàn thành việc lập hồ sơ chứng từ phù hợp với yêu cầu của hợp đồng, và chuyển đến cho người NK. Khi người NK chuyển tiền thanh toán đến, ngân hàng sẽ gửi giấy báo cho đơn vị XK. Ngoài hai phương thức trên, nhà XK có thể thanh toán bằng phương thức nhờ thu và hoặc phương thức giao chứng từ trả tiền. * Giải quyết khiếu nại tranh chấp (nếu có) Khiếu nại Khi nhà NK vi phạm các điều khoản trong hợp đồng như: thanh toán chậm, không thanh toán, thanh toán không đúng lịch hoặc không chỉ định phương tiện đến nhận hàng hoặc đến chậm, đơn phương hủy hợp đồng, khi đó người XK sẽ tiến hành khiếu nại nhà NK. Để khiếu nại, nhà XK cần phải lập hồ sơ khiếu nại bao gồm: đơn khiếu nại, bằng chứng về sự vi phạm và các chứng từ liên quan gửi đến cho trọng tài và các bên liên quan. Giải quyết khiếu nại Khi nhận được hàng, người mua kiểm tra hàng và thường khiếu nại các vấn đề như: Giao hàng không đúng như quy định trong hợp đồng, hàng hỏng trong quá trình vận chuyển, 19 Chuyên đề tốt nghiệp khoa Thương mại quốc tế thời gian giao hàng sai, sai tài liệu kỹ thuật, hoặc thực hiện không đầy đủ các nghĩa vụ khác đã cam kết trong hợp đồng… Tùy theo từng trường hợp khiếu nại mà nhà XK tiến hành giải quyết khiếu nại cho bên NK một cách thỏa đáng. 1.5.2.3. Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng xuất khẩu a. Giám sát thực hiện hợp đồng xuất khẩu Khái niệm giám sát thực hiện hợp đồng: Giám sát hợp đồng là một hệ thống báo động sớm, cảnh tỉnh về các công việc mà mỗi bên phải thực hiện để đảm bảo cả hai bên tránh được chậm chễ hoặc sai sót trong thực hiện hợp đồng. Phạm vi của giám sát: Giám sát nội dung và thời gian tiến hành công việc, giám sát cả công việc của mình và của đối tác trong quá trình thực hiện hợp đồng. Mục đích của giám sát: Để các công việc thực hiện hợp đồng của cả hai bên được xảy ra theo đúng nội dung và thời gian, hạn chế được rủi ro tranh chấp. Nội dung của giám sát thực hiện hợp đồng xuất khẩu: Dựa vào nội dung hợp đồng, nhà XK cần thực hiện giám sát: Giám sát quá trình chuẩn bị hàng; Giám định hàng; Chỉ định tàu (nếu có); Mua bảo hiểm (nếu có); Lịch giao hàng; Thủ tục hải quan; Giá và thanh toán; Bảo hành; Khiếu nại (nếu có); Giải quyết tranh chấp. Phương pháp giám sát Công việc giám sát đòi hỏi phải xây dựng được một hệ thống nhắc nhở có hiệu quả để nhắc nhở người bán những công việc nào cần thực hiện và khi nào cần phải hoàn thành. Như vậy người giám sát có thể sử dụng mọi phương pháp và biện pháp liên lạc để thực hiện được điều đó. 20