Tài liệu Quản trị quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty tnhh giao nhận vận tải hà thành

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp em xin chân thành cám ơn ban giám hiệu , Khoa Thương mại Quốc tế, bộ môn Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập và làm khóa luận tốt nghiệp. Em xin chân thành cám ơn thầy giáo PGS.TS Doãn Kế Bôn đã tận tình hướng dẫn em trong đề tài “Quản Trị Quy Trình Giao Nhận Hàng Xuất Khẩu Bằng Đường Biển Tại Công Ty Tnhh Giao Nhận Vận Tải Hà Thành”. Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Hà Thành (HANOTRANS)em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của Ban giám đốc cùng toàn thể cán bộ công nhân viên công ty. Em xin chân thành cám ơn Ban giám đốc cùng toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Hà Thành Do hạn chế về kiến thức cũng như tài liệu khóa luận tốt nghiệp không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận được những ý kiến đóng góp và chỉ bảo từ thầy cô để khóa luận tốt nghiệp hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cám ơn ! Hà Nội, tháng 4 năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Luyên SVTH: Nguyễn Thị Luyên – K47E5 1 MSV: 11D130265 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn MỤC LỤC MỤC LỤC................................................................................................................ ii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ HÌNH VẼ....................................................iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..................................................................................v Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI HÀ THÀNH...............................................................................1 1.1. Tính cấp thiết của đề tài...................................................................................1 1.2. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu.....................................................................2 1.3. Mục đích nghiên cứu.........................................................................................2 1.4. Đối tượng nghiên cứu........................................................................................2 1.5. Phạm vi nghiên cứu...........................................................................................2 1.6. Phương pháp nghiên cứu..................................................................................2 1.6.1. Phương pháp thu thập dữ liệu......................................................................2 1.6.2. Phương pháp xử lý số liệu.............................................................................3 1.7. Kết cấu của khóa luận.....................................................................................3 Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA DOANH NGHIỆP...4 2.1. Khái quát chung về giao nhận bằng đường biển............................................4 2.1.1. Định nghĩa chung về quản trị quy trình giao nhận.......................................4 2.1.2. Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận..........................4 2.1.3. Các phương thức giao nhận hàng xuất khẩu................................................5 2.1.4. Cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao nhận hàng hoá XNK tại cảng......................8 2.1.5. Nhiệm vụ của các cơ quan tham gia giao nhận hàng hoá XNK...................9 2.2. Quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển đối với doanh nghiệp..........................................................................................................10 2.2.1 Lập kế hoạch giao nhận hàng hóa quốc tế...................................................10 2.2.2 Tổ chức giao nhận hàng hóa quốc tế............................................................12 SVTH: Nguyễn Thị Luyên – K47E5 2 MSV: 11D130265 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn Chương 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI HÀ THÀNH..................................................................17 3.1. Giới thiệu về công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Hà Thành......................17 3.2. Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty................................18 3.2.1. Khái quát tình hình chung hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty....18 3.2.2. Các hoạt động thương mại quốc tế của công ty...........................................20 3.3. Phân tích thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty.........................................................................................22 3.3.1. Khâu lập kế hoạch giao nhận hàng.............................................................23 3.3.2. Khâu tổ chức giao hàng...............................................................................23 3.3.3. Khâu điều hành và giám sát giao hàng........................................................28 3.4 đánh giá thực trạng quản trị giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Hà Thành.............................................31 3.4.1. Thành công và kết quả đạt được..................................................................31 3.4.2. Những khó khăn và nguyên nhân...............................................................32 Chương 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VỚI VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI HÀ THÀNH........................34 4.1. Định hướng phát triển của quản trị quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Hà Thành...............34 4.3. Các kiến nghị nhằm tăng cường hiệu quả quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty................................................................35 4.3.1 Những giải pháp từ phía công ty...................................................................35 4.3.2 Những kiến nghị với cơ quan chức năng.....................................................41 TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................................................44 PHỤ LỤC 1..............................................................................................................1 SVTH: Nguyễn Thị Luyên – K47E5 3 MSV: 11D130265 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ HÌNH VẼ Bảng 3.1: Doanh thu từ hoạt động kinh doanh....................................................18 Biểu đồ 3.1: kết quả kinh doanh của công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Hà Thành giai đoạn 2011-2014...................................................................................19 Biểu đồ 3.2: tỷ trọng doanh số của từng hoạt động..............................................20 SVTH: Nguyễn Thị Luyên – K47E5 4 MSV: 11D130265 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ST T 1 2 3 4 5 6 7 Tên viết tắt AWB B/L C/O CFR CFS CIF CIP 8 9 10 11 12 CY ETA FCA FCL FCR 13 FIATA 14 FOB 15 HAWB 16 17 HB/L IATA 18 19 20 ICD L/C LCL 21 22 23 24 MB/L TMDV TNHH VCCI 25 VIFFAS 26 VISSAB A VN VNĐ XNK 27 28 29 Nghĩa Tiếng Anh Nghĩa Tiếng Việt Airway Bill Bill of Lading Certificate of Origin Cost and Freight Container Freight Station Cost, Insurance and Freight Carriage and Insurance Paid to Vận đơn đường hàng không Vận đơn đường biển Giấy chứng nhận xuất xứ Tiền hàng và cước phí Trạm đóng hàng lẻ Giá thành, Bảo hiểm và Cước Cước và bảo hiểm trả tới điểm đến Container Yard Bãi container Estimated time of arrival Thời gian dự kiến đến Free Carrier Giao cho người vận tải Full container load Hàng đầy container Forwarder’s Cargo of Receipt Giấy chứng nhận đã nhận hàng hóa International Freight hiệp hội Giao Nhận Kho Vận Forwarder Association Quốc Tế Free On Board Miễn trách nhiệm Trên Boong tàu nơi đi House Airway Bill Vận đơn đường hàng không thứ cấp House Bill Of Lading Vận đơn thứ cấp Air Transport Association hiệp hội Vận Tải Hàng Không Quốc Tế Inland Container Depot Cảng nội địa Letter of Credit Thư tín dụng Less than Container Load hàng xếp không đủ một container. Master Bill of Lading vận đơn chủ Thương mại dịch vụ Trách nhiệm hữu hạn VietNam Chamber of phòng Thương Mại và Công Commerce and Industry Nghiệp Việt Nam Vietnam Freight Forwarders hiệp hội Giao Nhận Kho vận Association Việt Nam VietNam Ship Agents And hiệp hội đại lý và môi giới Brokers Association hàng hải Việt Nam Việt Nam Việt Nam Đồng Xuất nhập khẩu SVTH: Nguyễn Thị Luyên – K47E5 5 MSV: 11D130265 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI HÀ THÀNH 1.1. Tính cấp thiết của đề tài Như chúng ta đã biết xuất khẩu luôn là một tiêu chí quan trọng phản ánh sự phát triển của một nền kinh tế. Việt Nam hiện nay luôn khuyến khích các doanh nghiệp trong nước sản xuất và xuất khẩu tạo ra nhiều nguồn lợi cho đất nước. Tuy nhiên để xuất khẩu trong nước phát triển ngoài việc phải phát triển về sản xuất chúng ta cũng cần sự hỗ trợ đắc lực của các công ty giao nhận. Chính vì những nhu cầu này mà các công ty giao nhận của Việt Nam ngày càng phát triển rộng cả về quy mô và chất lượng, cung cấp ngày càng nhiều dịch vụ về giao nhận quốc tế. Tuy nhiên ngành giao nhận hàng hóa bằng đường biển của các công ty Việt Nam còn non trẻ và nhiều công ty còn thiếu chuyên nghiệp so với trình độ phát triển của các công ty giao nhận trên thế giới, làm sao để các công ty có thể cung cấp được những dịch vụ có chất lượng thỏa mãn sự phát triển xuất nhập khẩu hàng hóa luôn là câu hỏi quan trọng đối với mỗi công ty giao nhận quốc tế. Trong các hình thức giao nhận, hình thức giao nhận bằng đường biển vẫn phát triển nhất ở Việt Nam. Có nhiều nguyên nhân của sự phát triển dịch vụ giao nhận bằng đường biển ở Việt Nam như nước ta có chiều dài đường biển lớn,vận tải đường biển có thể vận chuyển khối lượng hàng hóa lớn, chi phí không cao và quãng đường vận chuyển dài… là những ưu điểm mà nhiều phương thức vận chuyển khác khó có thể có được. Vận chuyển đường biển thậm chí làm thay đổi cơ cấu hàng hóa và cơ cấu thị trường trong buôn bán quốc tế. Chính vì vậy trong quá trình thực tập và tìm hiểu tại công ty TNHH Giao Nhận Vận Chuyển Hà Thành (HANOTRANS) em đã nghiên cứu về công tác quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty. Nhận thấy đây là một chủ đề rất cấp thiết bởi trong tình hình hiện nay, công việc quan trọng nhất của công ty giao nhận nói chung và công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Hà Thành nói riêng việc nâng cao chất lượng cho công tác giao nhận bằng đường biển cũng như là công tác quản lý quá trình giao nhận hàng hóa, đó là yêu cầu cần thiết trước sự gia tăng về nhu cầu xuất khẩu và việc các công ty giao nhận trong và ngoài nước đang cạnh tranh ngày càng khốc liệt trong ngành SVTH: Nguyễn Thị Luyên – K47E5 1 MSV: 11D130265 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn này. Việc kiểm soát, quản lý quátrình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sẽ giúp qua trình giao nhận được thuận lợi, hoàn chỉnh và ngày càng nâng cao chất lượng, tìm ra yếu điểm. Do đó không chỉ quan trọng có tác dụng thu hút các khách hàng là các nhà xuất khẩu trong nước mà còn từ đó có thể lôi kéo các khách hàng là các nhà nhập khẩu khi công ty thực hiện tốt quá trình giao hàng cho họ. 1.2. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu Qua quá trình nghiên cứu và đề tài em cũng đã tham khảo những đề tài trước có liên quan tới vấn đề nghiên cứu của mình như: Đề tài: Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần giao nhận quốc tế Bến Hải – Phạm Thị Trang – 2013. Đề tài: Quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần Châu Giang – Nguyễn Thị Hoài Thanh – 2009. 1.3. Mục đích nghiên cứu - Về lý luận: Làm rõ các vấn đề cơ sở xoay quanh công tác giao nhận hàng hóa và quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển - Về thực tiễn Nghiên cứu và làm rõ thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Hà Thành. Và đề xuất một số giải pháp kiến nghị cho công tác quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Hà Thành. 1.4. Đối tượng nghiên cứu Đề tài nghiên cứu về hoạt động “Thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Hà Thành”. 1.5. Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: nghiên cứu tại công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Hà Thành - Về thời gian: phân tích những dữ liệu trong giai đoạn 2012-2014 1.6. Phương pháp nghiên cứu 1.6.1. Phương pháp thu thập dữ liệu. SVTH: Nguyễn Thị Luyên – K47E5 2 MSV: 11D130265 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn - Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Thông qua quá trình thực tập tại công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Hà Thành để phục vụ nghiên cứu của mình em có tiến hành nghiên cứu và thu thập dữ liệu thứ cấp qua báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh cũng như các tài liệu về thủ tục trong quá trình hoạt động của công TNHH Giao Nhận Vận Tải Hà Thành - Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp:Qua quá trình thực tập tại công ty để nghiên cứu và làm rõ hơn trong thực tiễn của công ty, song song với việc nghiên cứu các dữ liệu thứ cấp em cũng tiến hành một số hình thức thu thập dữ liệu sơ cấp thông qua phiếu điều tra trắc nghiệm và phỏng vấn nhân viên tại công ty nhằm làm rõ hơn thực trạng của công ty trong thực tiễn, thông qua đó có cái nhìn tổng quan hơn về quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty.Từ đó giúp cho đề tài đi sát với thực tiễn hơn. 1.6.2. Phương pháp xử lý số liệu Để phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài sau khi thu thập số liệu, nhằm làm rõ mối tương quan giữa các số liệu em tiến hành phương pháp tổng hợp, phân tích so sánh giữa các số liệu. Ngoài ra trong bài viết cũng sử dụng bảng biểu thống kê. Qua đó có những phân tích đánh giá chính xác hơn. 1.7. Kết cấu của khóa luận Khóa luận gồm bốn chương: Chương 1: Tổng quan về quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Hà Thành Chương 2: Cơ sở lý luận của quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp Chương 3: Phân tích thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Hà Thành Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất với vấn đề quản trị quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Hà Thành. SVTH: Nguyễn Thị Luyên – K47E5 3 MSV: 11D130265 Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Luyên – K47E5 GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn 4 MSV: 11D130265 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA DOANH NGHIỆP 2.1. Khái quát chung về giao nhận bằng đường biển 2.1.1. Định nghĩa chung về quản trị quy trình giao nhận - Khái niệm giao nhận: Giao nhận là dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ gửi hàng đến nơi nhận hàng, trong đó người giao nhận (freight forwarder) ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng, đồng thời cũng ký hợp đồng đối ứng với người vận tải để thực hiện dịch vụ. Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận, dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá. - Khái niệm người giao nhận: là người thực hiện các dịch vụ giao nhận theo sự ủy thác của khách hàng hoặc người chuyên chở. Nói cách khác, người kinh doanh các dịch vụ giao nhận gọi là người giao nhận - Khái niệm quản trị giao nhận hàng hóa quốc tế: là một hoạt động có chức năng quản trị chung nhằm điều tiết dòng vận chuyển của hàng hóa từ nơi giao hàng hóa đến nơi nhận hàng hóa thông qua các hoạt động lập kế hoạch, tổ chức giao nhận , giám sát và điều hành quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế 2.1.2. Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận. 2.1.2.1. Quyền hạn và nghĩa vụ của người giao nhận. - Người giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác. - Thực hiện đầy đủ nghiã vụ của mình theo hợp đồng - Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng. - Sau khi ký kết hợp đồng, nếu thấy không thể thực hiện được chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo cho khách hàng để xin chỉ dẫn thêm. - Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp đồng không thoả thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng. SVTH: Nguyễn Thị Luyên – K47E5 5 MSV: 11D130265 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn 2.1.2.2. Trách nhiệm của người giao nhận - khi là đại lý của chủ hàng Tuỳ theo chức năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm về: + Giao hàng không đúng chỉ dẫn + Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có hướng dẫn. + Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan + Chở hàng đến sai nơi quy định + Giao hàng cho người không phải là người nhận + Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng + Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế + Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gây nên. - Khi là người chuyên chở ( principal) Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầu độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu. Anh ta phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở, của người giao nhận khác mà anh ta thuê để thực hiện hợp đồng vận tải như thể là hành vi và thiếu sót của mình. Người chuyên chở thu ở khách hàng khoản tiền theo giá cả của dịch vụ mà anh ta cung cấp chứ không phải là tiền hoa hồng. 2.1.3. Các phương thức giao nhận hàng xuất khẩu 2.1.3.1. Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển Người xuất khẩu giao hàng cho người giao nhận ,người giao nhận sau đó tiến hành giao hàng cho cảng hay giao hàng trực tiếp cho tàu -Giao hàng cho cảng : +Giao danh mục hàng hóa xuất khẩu và đăng kí với phòng điều độ để bố trí phương án xếp dỡ .Liên hệ với phòng thương vụ để kí kết hợp đồng lưu kho, bốc xếp hàng hóa với cảng . +Lấy lệnh nhập kho và báo với hải quan và kho hàng, giao hàng vào kho. - Giao hàng cho tàu SVTH: Nguyễn Thị Luyên – K47E5 6 MSV: 11D130265 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn +Người giao nhận làm thủ tục thông quan hàng hóa, báo cho cảng ngày giờ tàu đến, chấp nhận thông báo sẵn sàng. Trên cơ sở danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu lập sơ đồ xếp hàng. +Cùng cảng tổ chức vận chuyển hàng ra cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số máng xếp hàng. Công nhân cảng sẽ tiến hành bốc hàng lên tàu dưới sự giám sát của đại diện hải quan, người giao nhận, nhân viên kiểm đếm của cảng và của tàu. -Sau khi giao nhận lấy biên lai thuyền phó, bản tổng kết xếp hàng lên tàu đổi lấy B/L. -Bộ chứng từ gồm: +Vận đơn đường biển +Hóa đơn thương mại +Bản kê chi tiết hàng hóa +Sơ đồ xếp hàng +Giấy chứng nhận xuất xứ +Tờ khai hải quan 2.1.3.2. Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không -Người xuất khẩu giao hàng cho người giao nhận kèm thư chỉ dẫn gửi hàng để người giao nhận giao cho hãng vận chuyển và lập vận đơn. - Người giao nhận cấp FCR cho người xuất khẩu - Người giao nhận sẽ cấp CWR cho người xuất khẩu nếu hàng được lưu taị kho trước khi gửi cho hãng hàng không. - Trên cơ sở ủy thác của người xuất khẩu, người giao nhận tiến hành tập hợp các chứng từ sau đây thành 3 bộ chứng từ gốc, một bộ để chuẩn bị giao hàng cho hãng hàng không gồm: +Vận đơn hàng không AWB +Hóa đơn thương mại +Giấy phép xuất nhập khẩu +Bản kê chi tiết hàng hóa +Giấy chứng nhận xuất xứ +Tờ khai hải quan SVTH: Nguyễn Thị Luyên – K47E5 7 MSV: 11D130265 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn Sau khi làm xong thủ tục với hãng hàng không, sân bay và thanh toán các chi phí, người giao nhận sẽ gửi bộ chứng từ gốc thứ 2 kèm theo hàng hóa. Bộ chứng từ thứ 3 và thông báo chi phí dịch vụ được giao cho người xuất khẩu 2.1.3.3. Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường sắt - Người xuất khẩu giao hàng cho người giao nhận, người giao nhận tổ chức giao hàng lên tàu. Đối với gửi hàng lẻ, có số lượng và khối lượng không đủ để xếp nguyên toa, đường sắt sẽ chịu trách nhiệm nhận hàng, cân đo và xếp dỡ hàng, niêm phong toa xe. Đối với hàng nguyên toa, người giao nhận sẽ tự tiến hành bốc dỡ, gia cố hàng vào toa và niêm phong toa. - Người giao nhận có trách nhiệm lập vận đơn đường sắt RB và giao lại một bản sao RB cho người xuất khẩu. Mỗi toa hàng có một RB riêng. - Người giao nhận tiến hành lập bộ chứng từ kèm hàng gồm: +Bản gốc của RB +Giấy theo hàng được gửi kèm hàng hóa và được đường sắt lưu lại +Hóa đơn thương mại +Bản kê chi tiết hàng hóa +Tờ khai hải quan 2.1.3.4. Giao hàng xuất khẩu bằng container + Gửi hàng nguyên container ( FCL/FCL) Người giao nhận sẽ thuê vỏ container rỗng, đóng hàng vào container theo đúng yêu cầu kỹ thuật để đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong suốt quá trình chuyên chở.Mời hải quan làm thủ tục kiểm hóa, niêm phong kẹp chì từng container. Vận chuyển container đã đóng hàng từ kho của mình tới CY để giao cho người chuyên chở, lấy biên lai nhận container của tàu để đổi lấy vận đơn. + Gửi hàng lẻ bằng container (LCL/LCL) Áp dụng khi người gửi có khối lượng hàng hóa nhỏ, không đủ xếp đầy một container. Người giao nhận sẽ tập hợp những lô hàng nhỏ lẻ của nhiều chủ hàng thành lô hàng hỗn hợp, đóng vào container và giao cho người chuyên chở tại CFS. Người giao nhận sẽ ký phát vận đơn gom hàng (HB/L đối với đường biển, HAWB đối với hàng không) cho người gửi hàng lẻ. Người chuyên chở sau khi nhận hàng SVTH: Nguyễn Thị Luyên – K47E5 8 MSV: 11D130265 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn cấp vận đơn chủ (MB/L đối với đường biển, MAWB đối với hàng không) cho người giao nhận . + Gửi hàng bằng container kết hợp (FCL/LCL- LCL/FCL) Là phương pháp kết hợp giữa hai phương pháp trên FCL /LCL là một chủ hàng đóng hàng gửi cho nhiều người nhận vào chung một container, LCL/FCL nghĩa là nhiều chủ hàng gửi chung hàng hóa trong một container tới một người nhận 2.1.4. Cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao nhận hàng hoá XNK tại cảng. 2.1.4.1. Cơ sở pháp lý: Việc giao nhận hàng hoá XNK phải dựa trên cơ sở pháp lý như các quy phạm pháp luật quốc tế, Việt nam.... - Các Công ước về vận đơn, vận tải; Công ước quốc tế về hợp đồng mua bán hàng hoá .... - Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt nam về giao nhận vận tải; Các loại hợp đồng và L/C mới đảm bảo quyền lợi của chủ hàng XNK 2.3.4.2. Nguyên tắc: - Việc giao nhận hàng hoá XNK tại các cảng biển là do cảng tiến hành trên cơ sở hợp đồng giữa chủ hàng và người được chủ hàng uỷ thác với cảng. - Ðối với những hàng hoá không lưu kho tại cảng thì có thể do các chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác giao nhận trực tiếp với người vận tải (tàu). Trong trường hợp đó, chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác phải kết toán trực tiếp với người vận tải và chỉ thoả thuận với cảng về địa điểm xếp dỡ, thanh toán các chi phí có liên quan. - Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện. Trường hợp chủ hàng muốn đưa phương tiện vào xếp dỡ thì phải thoả thuận với cảng và phải trả các lệ phí, chi phí liên quan cho cảng. - Khi được uỷ thác giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu với tầu, cảng nhận hàng bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đó. - Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hoá khi hàng đã ra khỏi kho bãi, cảng. - Khi nhận hàng tại cảng thì chủ hàng hoặc người được uỷ thác phải xuất trình những chứng từ hợp lệ xác định quyền được nhận hàng và phải nhận được một cách liên tục trong một thời gian nhất định những hàng hoá ghi trên chứng từ. SVTH: Nguyễn Thị Luyên – K47E5 9 MSV: 11D130265 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn - Việc giao nhận có thể do cảng làm theo uỷ thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm. 2.1.5. Nhiệm vụ của các cơ quan tham gia giao nhận hàng hoá XNK 2.1.5.1. Nhiệm vụ của cảng - Ký kết hợp đồng xếp dỡ, giao nhận, bảo quản, lưu kho hàng hoá với chủ hàng - Giao hàng xuất khẩu cho tầu và nhận hàng nhập khẩu từ tầu nếu được uỷ thác - Kết toán với tầu về việc giao nhận hàng hoá và lập các chứng từ cần thiết khác để bảo vệ quyền lợi của các chủ hàng. - Giao hàng nhập khẩu cho các chủ hàng trong nước theo sự uỷ thác của chủ hàng xuất nhập khẩu. - Tiến hành việc xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho trong khu vực cảng - Chịu trách nhiệm về những tổn thất của hàng hoá do mình gây nên trong quá trình giao nhận vận chuyển xếp dỡ. - Hàng hoá lưu kho bãi của cảng bị hư hỏng, tổn thất thì cảng phải bồi thường nếu có biên bản hợp lệ và nếu cảng không chứng minh được là cảng không có lỗi. 2.1.5.2. Nhiệm vụ của các chủ hàng xuất nhập khẩu - Ký kết hợp đồng uỷ thác giao nhận với cảng trong trường hợp hàng qua cảng - Tiến hành giao nhận hàng hoá trong trường hợp hàng hoá không qua cảng hoặc tiến hành giao nhận hàng hoá XNK với cảng trong trường hợp hàng qua cảng. - Ký kết hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho hàng hoá với cảng - Cung cấp cho cảng những thông tin về hàng hoá và tầu - Cung cấp các chứng từ cần thiết cho cảng để cảng giao nhận hàng hoá - Theo dõi quá trình giao nhận để giải quyết các vấn đề phát sinh - Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình giao nhận để có cơ sở khiếu nại các bên có liên quan - Thanh toán các chi phí cho cảng. 2.1.5.3. Nhiệm vụ của hải quan - Tiến hành thủ tục hải quan, thực hiện việc kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan đối với tầu biển và hàng hoá xuất nhập khẩu SVTH: Nguyễn Thị Luyên – K47E5 10 MSV: 11D130265 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn - Ðảm bảo thực hiện các quy định của Nhà nước về xuất nhập khẩu, về thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu - Tiến hành các biện pháp phát hiện, ngăn chặn, điều tra và xử lý hành vi buôn lậu, gian lận thương mại hoặc vận chuyển trái phép hàng hoá, ngoại hối, tiền Việt nam qua cảng biển. 2.1.5.4. Nhiệm vụ của người vận chuyển - Cung cấp các chứng từ cần thiết cho cảng để cảng giao nhận hàng - Tạo điều kiện để các bên liên quan bốc dỡ hàng an toàn. - Tiến hành xếp dỡ, bảo quản và giao nhận hàng hóa nếu không ủy thác cho cảng. - Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình xếp dỡ để có cơ sở pháp lý khiếu nại các bên liên quan khi cần. - Thanh toán các chi phí theo hợp đồng đã ký với cảng 2.2. Quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển đối với doanh nghiệp 2.2.1 Lập kế hoạch giao nhận hàng hóa quốc tế Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là một tập hợp các nghiệp vụ mang tính phức tạp nên người xuất khẩu thường thuê người giao nhận thay mặt họ thực hiện quy trình này. Người kinh doanh dịch vụ giao nhận cũng giống bất cứ nhà kinh doanh nào khác, đều mong muốn được thu lợi nhuận cao nhất đồng thời thỏa mãn được nhu cầu của khách hàng. Muốn vậy, trước hết nhà quản trị phải xây dựng được một kế hoạch giao hàng hiệu quả, hoàn thành tốt các yêu cầu được ủy thác bằng cách tận dụng tối đa nguồn lực của doanh nghiệp một cách hữu hiệu hoen, sẵn sang đối phó với những thay đổi của môi trường qua đó thu được kết quả tốt nhất. 2.2.1.1. Căn cứ lập kế hoạch + Đặc điểm các lô hàng giao Tính chất lô hàng: hàng có giá trị cao hay thấp, kiên cố hay dễ hỏng, hàng hóa thong thường hay đặc biệt, nhạy cảm, hàng rời hay hàng đóng container,…. Số lượng, khối lượng. Thời hạn, địa điểm giao hàng. + Địa điểm nhận hàng gửi SVTH: Nguyễn Thị Luyên – K47E5 11 MSV: 11D130265 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn Tại kho của người gửi. Tại kho của người giao nhận. Tại cảng. + Phương thức giao – vận chuyển hàng hóa Giao – vận chuyển thẳng: hàng hóa không phải lưu tại kho, bãi của cảng mà có thể giao trực tiếp cho tàu. Giao – vận chuyển qua kho: hàng hóa phải lưu tại kho, bãi của cảng. Giao – vận chuyển hàng hóa bằng container. + Phương tiện vận tải Tàu của doanh nghiệp Tàu thuê + Vai trò của các bên có liên quan Người xuất khẩu, người chuyên chở, hải quan, cảng biển, các tổ chức, cơ quan, ban ngành có liên quan 2.2.1.2. Nội dung kế hoạch giao nhận hàng hóa xuất khẩu: + Theo dõi hàng hóa suốt quá trình giao nhận Kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa được ủy thác và đảm bảo tình trạng của hàng hóa khi nhận phù hợp với miêu tả hàng hóa trọng hợp đồng ngoại thương để tránh những rắc rối có thể gặp khi làm thủ tục hải quan, gây chậm trễ, phiền hà. Nếu hàng hóa đóng gói thì phải kiểm tra số lượng, khối lượng, chủng loại , tình trạng hàng hóa dựa theo parking list và hóa đơn thương mại do khách hàng cấp Đảm bảo trong quá trình vận chuyển, lưu kho, xếp dỡ, hàng hóa không bị mất mát, hư hỏng. Thực hiện trách nhiệm của người giao nhận trong việc theo dõi quá trình giao hàng lên tàu và tình trạng của hàng hóa nhằm đảm bảo hạn chế tối đa khiếu nại phát sinh. + Liên hệ với các bên có liên quan - Người xuất khẩu: Tiến hành kí hợp đồng giao hàng xuất khẩu bằng đường biển với người ủy thác. Thông báo thường xuyên về tình trạng hàng hóa trong quá trình giao nhận. Cung cấp các chứng từ cần thiết để thanh toán. Giải quyết khiếu nại nếu có. SVTH: Nguyễn Thị Luyên – K47E5 12 MSV: 11D130265 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn - Cảng biển: Kí hợp đồng thuê kho bãi, xếp dỡ, vận chuyển với cảng, thông báo ngày giờ tàu vào cảng - Hải quan: Khai báo và nộp tờ khai hải quan theo mẫu cùng với chứng từ cần thiết để quyết định hình thức, mức độ kiểm tra hàng hóa. Kiểm tra hàng hóa thực tế, kiểm hóa, nộp lệ phí hải quan và lấy tờ khai đã được đóng dấu - Hãng tàu: Theo dõi cước giá vận tải, tìm giá cước tối ưu, liên hệ lưu khoang, lưu cước, ngày tàu cập cảng. Liên hệ với tàu để lập cargo plan, giao cho hang tàu bộ chứng từ phù hợp với tình trạng hàng hóa, xếp hàng lên tàu, nhận MR để đổi lấy B/L. Đối với xuất khẩu bằng container, trường hợp giao hàng nguyên container, đăng ký thuê vỏ container rỗng và tiến hành đóng hàng, giao lại cho tàu tại CY. Trường hợp giao hàng lẻ, tập kết hàng hóa tại CFS, đóng hàng vào container và giao cho tàu tại đây. + Phân bổ nguồn lực: bao gồm phân bổ nguồn lực nhân lực và ngân sách. Xác định các nhóm nhiệm vụ để phân công nhân sự, xác lập các nguồn vốn và chi tiêu để phân bổ cho phù hợp. + Công cụ hoạch định: các phần mềm trợ giúp: Microsoft office Project Professional 2007, phần mềm quản lý giao nhận vận tải, phần mềm quản lý vận tải container. 2.2.2 Tổ chức giao nhận hàng hóa quốc tế  Chuẩn bị cho quá trình giao nhận hàng hóa  Chuẩn bị thông tin  Lựa chon người giao nhận Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu Yêu cầu  Chuẩn bị hàng đúng như hợp đồng hoặc L/C quy định  Tổ chức giao hàng cho người vận tải  nhanh chóng (Quickly –Q)  chính xác (Accurately –A) SVTH: Nguyễn Thị Luyên – K47E5 13 MSV: 11D130265 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn  kinh tế ( Econimic – E) giảm đến mức thấp nhất những tổn thất của hàng hóa.  Lập bộ chứng từ thanh toán phải:  Đầy đủ ( Sufficiency – S)  Hợp lệ ( Lawful/Legal –L) và  Đúng thời gian ( Exactly/Intime –E)  Chuyển giao nhanh cho ngân hàng để thu hồi tiền hàng. Bước 1: Chuẩn bị hàng để giao cho người vận chuyển  Chuẩn bị khối lượng hàng cụ thể: 1) Tên hàng: Phải phù hợp với hợp đồng hoặc L/C 2) Số lượng: Kiểm tra số dung sai, đơn vị tính (trọng lượng), hàng thay thế… 3) Chất lượng: Cần dựa theo quy cách tiêu chuẩn ( specification), hoặc thay mẫu ( sample) để kiểm tra và phải được cấp các loại giấy chứng nhận về chất lượng ( certificate of quality), kiểm dịch thực vật, đông vật 4) Bao bì: Yêu cầu đảm bảo đúng quy cách: - Bảo vệ (Protection) - Bảo quản được hàng ( Preservation); - Trình bày đẹp (Presentation) 5) Ký mã hiệu: Phải đảm bảo đứng yêu cầu của hợp đồng, rõ ràng, chính xác, không phai… thuận tiện cho việc vận chuyển, xếp dỡ và giao nhận an toàn cho hàng hóa.  Chuẩn bị các chứng từ hàng hóa Thông thường một bộ chứng từ hàng xuất khẩu bao gồm: - Export Licence - Commercail and/or Consular Invoice - Packing List - Export Declaration - Sale of Contract/ Purchase and/or L/C - Certificate of Origin (C/O) - Certificate oof Quality SVTH: Nguyễn Thị Luyên – K47E5 14 MSV: 11D130265 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn - Certificate of Weight - Certificate of Measurement - Certificate of Phytosanitary and/or Veterinary Bước 2: Giao hàng cho người vận tải  Làm thủ tục cho hàng hóa được thông quan  Giao hàng cho người vận tải Đối với hàng xuất khẩu phải lưu kho bãi cảng  Giao hàng xuất khẩu tại cảng - Chủ hàng ký hợp đồng lưu kho, bảo quản hàng hóa với cảng - Trước khi giao hàng phải giao cho cảng các giấy tờ + Cargo List (bảng liệt kê hàng hóa) + Export License (giấy phép xuất khẩu, nếu có) + Shipping Order (Lệnh xếp hàng) + Shipping Note (Thông báo xếp hàng do hãng tàu cấp) - Giao hàng vào kho cảng, nhận phiếu nhập kho  Cảng giao hàng xuất khẩu cho tàu - Chủ hàng phải hoàn tất cả thủ tục như: kiểm nghiệm, kiểm dịch ( nếu có), hải quan - Báo ETA (Estimated Time of Arrival – thờ gian đến dự kiến) cho cảng, chấp nhận NOR (Notice of Readiness - Thông báo sẵn sàng bốc dỡ) (nếu là tàu chuyến) - Giao Cargo plan / Stowage plan – sơ đồ xếp hàng cho cảng - Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu: Khi giao xong một lô hoặc toàn tàu, phải lấy Biên lai thuyền phó – “ Clean Mate’s Receipt” để trên cơ sở đó lập B/L  Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container  FCL/FCL - Người gửi hàng điền vào Booking Note rồi giao cho đại diện hang tàu xin chữ ký cùng với bản danh mục hàng xuất khẩu (cargolist) - Hãng tàu ký Booking Note, và cấp lệnh giao vỏ container để chủ hàng mượn - Người gửi hàng đưa container rỗng về kho của mình, đóng hàng vào, kiểm nghiệm, kiểm dịch ( nếu có), làm thủ tục Hải quan và niêm phong kẹp chì SVTH: Nguyễn Thị Luyên – K47E5 15 MSV: 11D130265