Tài liệu Quản trị kênh phân phối sản phẩm chăn ga gối đệm của công ty cp may sông hồng trên thị trƣờng nam định

TÓM LƯỢC Trong thời đại phát triển của khoa học kỹ thuật, nền kinh tế thị trường đang thay đổi từng ngày, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển được thì cần phải hợp lý các quá trình, xây dựng chi tiết các kế hoạch, tối thiểu hóa các chi phí, hoàn thiện các nghiệp vụ về quản trị, tận dụng các thời cơ giảm thiểu các rủi ro cũng như khó khăn. Do đó việc nghiên cứu lý luận cũng như phân tích thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác quản trị kho hàng hóa là hết sức cần thiết. Nhận thức được tầm quan trọng và ảnh hưởng của công tác quản trị kho đối với doanh nghiệp, đồng thời sau quá trình thực tập tìm hiểu thực tế tại công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà cùng những kiến thức đã học được ở trường em đã lựa chọn đề tài: Giải pháp quản trị kho hàng của Công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà. Đề tài tập trung nghiên cứu một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị kho như: việc lập kế hoạch, triển khai và đánh giá, kiểm soát hoạt động kho. Trên cơ sở lý luận đó em nghiên cứu thực trạng quản trị hoạt động kho tại Công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà để chỉ ra những thành công, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế của quản trị kho và các hoạt động liên quan đến kho hàng hóa tại công ty. Căn cứ vào đó cùng với việc tìm hiểu tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, mục tiêu và xu hướng phát triển của công ty tới năm 2020. Từ đó, em đã đưa một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động quản trị kho của công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà. i LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực tập, với sự vận dụng những kiến thức đã được học tại trường đại học Thương Mại vào thực tế và sự giúp đỡ tận tình của cô giáo, gia đình và bạn bè đã luôn cổ vũ, giúp em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Giải pháp quản trị kho hàng của Công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà.” Em xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến PGS.TS An Thị Thanh Nhàn, là người trực tiếp hướng dẫn em trong suốt quá trình thực hiện đề tài này, đồng thời cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Markerting trường đại học Thương Mại đã tạo điều kiện để em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình. Xin chân thành cảm ơn công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà đã chấp nhận cho em được thực tập tại công ty. Xin cảm ơn các cô, các chú, các anh chị trong công ty đặc biệt là các anh chị ở phòng kinh doanh, bộ phận kho đã tận tình chỉ bảo và tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt quá trình thực tập tại công ty. Mặc dù đã hết sức cố gắng, nỗ lực học tập, nghiên cứu, nhưng do hạn chế về thời gian, kinh nghiệm, kiến thức thực tế nên bài khóa luận của em còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chia sẻ, đóng góp ý kiến của quý thầy cô để khóa luận tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! ii MỤC LỤC TÓM LƯỢC.................................................................................................................. i LỜI CẢM ƠN..............................................................................................................ii MỤC LỤC................................................................................................................... iii DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ.......................................................................v DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT............................................................................vi PHẦN MỞ ĐẦU..........................................................................................................1 1. Tính cấp thiết của đề tài..........................................................................................1 2. Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu...........................................................2 3. Mục đích nghiên cứu đề tài:....................................................................................3 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu..........................................................................3 5. Phương pháp nghiên cứu........................................................................................3 5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu...............................................................................3 5.2 Phương pháp phân tích dữ liệu..............................................................................4 6. Kết cấu đề tài............................................................................................................5 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KHO HÀNG VÀ QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI CÁC CÔNG TY THƯƠNG MẠI............................6 1.1 Kho hàng tại công ty thương mại.........................................................................6 1.1.1 Khái niệm, vị trí và chức năng của kho hàng tại doanh nghiệp thương mại...........6 1.1.2 Đặc điểm hoạt động kho tại công ty thương mại................................................7 1.1.3. Các yêu cầu quản trị kho hàng tại công ty thương mại.....................................8 1.2 Các nội dung cơ bản của quản trị kho hàng tại công ty thương mại.................9 1.2.1 Lập kế hoạch mạng lưới nhà kho của công ty....................................................9 1.2.2 Tổ chức, triển khai các hoạt động kho.............................................................10 1.2.3. Kiểm tra, đánh giá kết quả hoạt động kho.......................................................14 1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kho tại doanh nghiệp thương mại........15 1.3.1 Các yếu tố chủ quan...........................................................................................15 1.3.2 Các yếu tố khách quan.......................................................................................15 iii CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ KHO TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI THANH HÀ..................................17 2.1 Giới thiệu khái quát và kết quả kinh doanh của công ty cổ phần đầu tư Thương mại Thanh Hà..............................................................................................17 2.1.1 Sự hình thành và phát triển của công ty...........................................................17 2.1.2 Bộ máy quản lý nhân sự của công ty.................................................................18 2.1.3 Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây.......................19 2.2 Phân tích thực trạng quản trị kho hàng tại công ty Thanh Hà........................20 2.2.1 Xây dựng kế hoạch kho hàng............................................................................20 2.2.2 Tổ chức triển khai các nghiệp vụ kho...............................................................23 2.2.3 Kiểm tra và đánh giá các hoạt động kho...........................................................29 2.3 Kết luận về thực trạng.........................................................................................30 2.3.1 Những ưu điểm..................................................................................................30 2.3.2 Những hạn chế...................................................................................................30 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI THANH HÀ.......................................................32 3.1 Xu hướng phát triển mạng lưới kho của các doanh nghiệp thương mại, chiến lược kinh doanh của công ty đến năm 2020.............................................................32 3.1.1 Xu hướng phát triển mạng lưới kho của các doanh nghiệp thương mại.........32 3.1.2 Chiến lược phát triển của công ty đến năm 2020.............................................32 3.2 Giải pháp hoàn thiện quản trị kho hàng tại công ty Thanh Hà.......................33 3.2.1 Xây dựng kế hoạch mạng lưới kho...................................................................33 3.2.2 Tổ chức và triển khai quá trình nghiệp vụ kho.................................................35 3.2.3 Kiểm soát, đánh giá...........................................................................................37 KẾT LUẬN................................................................................................................41 TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................42 iv DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ Hình 1.1: Vị trí của kho hàng tại doanh nghiệp thương mại..........................................6 Hình 1.2: Qúa trình nghiệp vụ kho..............................................................................12 Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy công ty Thanh Hà..................................................................18 Hình 2.2: Quy trình nghiệp vụ phát hàng của công ty..................................................26 Bảng 2.1: Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty Thanh Hà từ năm 2013-2015......19 Bảng 2.2: Kết quả kinh doanh một số sản phẩm chính của công ty giai đoạn 2013 – 2015. 19 Bảng 2.3:Kết quả lượng hàng nhập và tồn kho của công ty giai đoạn 2013-2015.......20 Bảng 2.4: Mô tả chung các kho của công ty Thanh Hà................................................21 Bảng 2.5: Các thiết bị kho tại công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà...................22 Bảng 2.6: Tổ chức lao động trong kho của công ty Thanh Hà.....................................23 Bảng 2.7: Cơ cấu nhân sự của bộ phận kho trong công ty Thanh Hà...........................24 Bảng 3.1: Hệ thống các chỉ tiêu đo lường hiệu quả nghiệp vụ kho tại công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà.............................................................................................38 Bảng 3.2: Quản lý chất lượng các quy trình.................................................................39 v DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 1. PGS.TS : Phó giáo sư tiến sĩ 2. CP : Cổ phần 3. TNHH : Trách nhiệm hữu hạn 4. VNĐ : Việt Nam đồng 5. NXB : Nhà xuất bản 6. PCCC : Phòng cháy chữa cháy vi PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong quá trình tồn tại và phát triển của mọi tổ chức, logistics luôn là hoạt động không thể thiếu. Xã hội ngày càng phát triển, logistics ngày càng khẳng định rõ hơn vai trò quan trọng của mình. Giờ đây trong quá trình hội nhập và toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới, cạnh tranh ngày càng khốc liệt để cạnh tranh thành công trong môi trường biến động như vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải tham gia công việc kinh doanh của nhà cung cấp cung như khách hàng của họ bằng việc xây dựng riêng cho mình một chuỗi cung ứng hoàn chỉnh. Trong hệ thống các hoạt động logistics, nghiệp vụ kho là những hoạt động logistics tiếp nối và hỗ trợ cho quá trình cung ứng và đặc biệt là quá trình cung ứng hàng hóa cho khách hàng. Do đó, nhiệp vụ kho chịu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng hóa bán, quản trị dự trữ và quản trị mua hàng. Mặt khác, quản trị kho góp phần làm gia tăng dịch vụ khách hàng. Việc quản lý tốt nghiệp vụ kho còn giúp giảm chi phí logistics cho doanh nghiệp. Do vậy, ngày nay các doanh nghiệp đã quan tâm nhiều hơn đến công tác quản trị kho hàng. Nghiên cứu về quản trị kho là một vấn đề rất có ý nghĩa trong việc bổ sung kiến thức cho sinh viên. Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam đều chưa đầu tư nhiều cho hệ thống logistics của doanh nghiệp mình. Bên cạnh đó, các công ty liên doanh với nước ngoài thì họ có nền tảng công nghệ cao nói chung và nền tảng về hoạt động logistics của doamh nghiệp nói riêng, họ đã giành sự quan tâm nhiều hơn đến hoạt động logstics của doanh nghiệp, nhưng vấn đề quản trị kho hàng hóa chưa được quan tâm đúng mực. Để nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác quản lý kho hàng, đồng thời hỗ trợ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh đạt kết quả cao, các doanh nghiệp nên quan tâm đặc biệt đến công tác quản trị kho của doanh nghiệp mình. Qua quá trình thực tập tổng hợp, nghiên cứu và phân tích thực trạng tại công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà phát hiện những tồn tại của công ty, nhận thấy những vấn đề nổi cộm nhất là công tác quản trị kho tại công ty còn nhiều hạn chế, ảnh hưởng đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Là một doanh nghiệp chuyên cung cấp linh kiện trong phòng cháy chữa cháy, nên mật độ sư dụng nhà kho và dự trữ hàng hóa trong kho lớn. Vì vậy mà việc tổ chức các nghiệp vụ trong kho rất được doanh 1 nghiệp chú ý. Vấn đề cấp thiết đặt ra là cần có những giải pháp khắc phục những hạn chế trong công tác quản lý kho tại công ty. Do đó, cần nghiên cứu, phân tích thực trạng, tìm hiểu nguyên nhân để có những biện pháp khắc phục kịp thời, hợp lý. Vì lý do đó em xin chọn đề tài: Giải pháp quản trị kho hàng của Công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà. 2. Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu Quản trị kho hàng một cách toàn diện và hiệu quả vẫn còn là vấn đề lớn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, đặc biệt với doanh nghiệp thương mại, kho chiến vị trí vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh Trong quá trình học tập ở trường, em đã có những nhận thức nhất định về việc quản trị kho hàng và tầm quan trọng của nó trong các công ty thương mại. Trong một vài năm gần đây đã có một số sinh viên của trường tìm hiểu và nghiên cứu vấn đề quản trị kho hàng. Chuyên đề tốt nghiệp với đề tài “Giải pháp quản trị kho hàng hóa của công ty TNHH một thành viên Thương mại và dịch vụ Thiên Long Hoàn Cầu” của tác giả Lê Thu Hoài, Khoa Kinh doanh thương mại, Đại học Thương Mại năm 2009 Chuyên đề “các giải pháp quản trị công tác kho của công ty CP xuất nhập khẩu HTC” của tác giả: Trần Hữu Huy, Khoa Kinh doanh thương mại, Đại học Thương Mại năm 2010 Chuyên đề” Tăng cường hiệu lực hoạt động quản trị kho và vận chuyển sản phẩm bao bì tại công ty cổ phần in và bao bì Goldssun” của tác giả: Lê Thị Mai Phương. Khoa Marketing, Đại học Thương Mại năm 2011 Luận văn tốt nghiệp “Quản trị kho hàng tại công ty TNHH Korea- VietNam Kyung Seung” của tác giả Giáp Thị Toàn, Khoa kinh doanh thương mại, Đại học Thương Mại năm 2014 Tất cả các chuyên đề trên đều đã đi vào tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ của kho hàng, các biện pháp khác nhau để có thể quản trị kho hàng một cách hiệu quả nhất. Tuy nhiên, chưa có một chuyên đề nào đưa ra được các biện pháp quản trị kho hàng một cách tối ưu cho một công ty mang đặc thù là công ty thương mại. Vẫn chưa có đề tài nào nghiên cứu đến kho hàng hóa của công ty CP Thương mại Thanh Hà. Vì vậy với đề tài: Giải pháp quản trị kho hàng của Công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà .Sẽ là cơ sở khoa học quan trọng trong việc quản trị kho hàng hóa tại công ty Thanh Hà. 2 3. Mục đích nghiên cứu đề tài: Xuât phát từ nhận thức về tầm quan trọng và tính cấp thiết về vấn đề quản trị kho hàng hóa đối với nền kinh tế nói chung và đối với doanh nghiệp nói riêng kết hợp với việc nghiên cứu thực tế quá trình nghiệp vụ quản trị kho tại công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà nhằm mục đích sau: Thứ nhất: nghiên cứu những vấn đề lý luận về việc quản trị kho hàng hóa trong doanh nghiệp Quản trị kho hàng là một trong những nội dung quan trọng của các hoạt động hậu cần. Đối với đề tài về quản trị kho muốn đi sâu nghiên cứu về đề tài đó trước hết phải nắm rõ những lý thuyết cơ bản trong công tác quản trị kho hàng hóa Thứ hai: ứng dụng những lý thuyết về quản trị kho hàng hóa vào thực tế tại đơn vị đang thực tập. Đi sâu nghiên cứu và làm rõ thực trạng công tác quản trị kho.. nhằm phát hiện ra những ưu điểm, những mặt còn hạn chế trong công tác quản trị kho hàng hóa Thứ ba: sau khi tìm hiểu được thực trạng còn tồn tại và nguyên nhân gây nên, đưa ra những giải pháp nâng cao trình độ quản lý và khai thác hiệu quả hoạt động kho. Đây là mục tiêu then chốt của đề tài 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Để nghiên cứu việc quản trị kho hàng của công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà cần tập trung vào nghiên cứu những nghiệp vụ nhập hàng, xuất hàng trong kho, các công tác tổ chức nhân sự, bảo quản hàng hóa trong kho… Phạm vi về không gian: nghiên cứu thực tiễn hoạt động quản trị kho hàng của công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà . Phạm vi về thời gian: Thu thập dữ liệu, kết quả liên quan đến hoạt động kinh doanh và hoạt động kho trong 3 năm gần đây nhất từ năm 2013 đến 2015, đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hoạt động quản trị kho hàng trong những năm tới. 5. Phương pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu Thu thập dữ liệu thứ cấp: Trong quá trình nghiên cứu tìm hiểu các tài liệu, sách, các luận văn tốt nghiệp, các văn bản quy phạm pháp luật, các thông tin trên mạng internet, các diễn đàn doanh nghiệp về các vấn đề liên quan đến công tác quản trị kho hàng tại các công ty thương mại, các bài khóa luận tốt nghiệp của những người đi 3 trước làm về hoạt động quản trị kho nói chung và về kho hàng của công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà. Các số liệu về doanh thu, lợi nhuận của công ty trong 3 năm gần đây. Các tài liệu liên quan đến việc quản trị nhà kho của công ty. Thu thập dữ liệu sơ cấp Phương pháp phỏng vấn sâu: phương pháp này được dùng để phỏng vấn một số cán bộ quản lý kho và các công nhân làm việc trong kho của công ty. Nội dung phỏng vấn dựa trên bộ câu hỏi phỏng vấn với hệ thống các câu hỏi mở, nhằm tìm hiểu về thực trạng hoạt động quản trị kho hàng tại công ty. Phương pháp quan sát: quan sát quá trình quản trị kho hàng tại Công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà , như quá trình nhập, luân chuyển, vận chyển…Thời gian quan sát được thực hiện trong 2 giai đoạn: Giai đoạn 1 được thực hiện trong 2 tuần cuối thực tập làm báo cáo thực tập ( từ 18/1/2016 đến 29/1/2016), giai đoạn 2 được thực hiện trong 2 tuần ( từ 22/2/2016 đến 5/3/2016). Địa điểm quan sát: Tại 2 nhà kho của công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà. 5.2 Phương pháp phân tích dữ liệu Sau khi đã thu thập được những thông tin cần thiết phục vụ cho quá trình nghiên cứu đề tài, các dữ liệu được phân loại, đánh giá, tổng hợp theo từng đối tượng (công ty, khách hàng của công ty, thị trường). Qúa trình phân tích dữ liệu có sử dụng phương pháp phân tích định tính, phân tích định lượng và thống kê so sánh, biểu thị qua các số liệu, biểu đồ và hình vẽ. Phương pháp phân tích định tính: Dựa trên các thông tin thứ cấp và sơ cấp cùng với việc quan sát tại công ty nhằm tạo ra lời giải đáp cho vấn đề nghiên cứu về quản trị logistics. Trong bài khóa luận có sử dụng phương pháp phân tích định tính như dự báo xu hướng phát triển của thị trường.., phân tích điểm mạnh, điểm yếu. Phương pháp so sánh: Sử dụng phương pháp này để tiến hành so sánh và đối chiếu các chỉ tiêu về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty qua các năm hay so sánh doanh thu, khối lượng hàng… Phương pháp phân tích tổng hợp: Phân tích những kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong các bảng báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, kết quả phỏng vấn, kết hợp giữa lý luận và thực tiễn một cách khoa học. Sau đó, chọn lọc những thông tin một cách logic phù hợp với nội dung đề tài nghiên cứu. 4 6. Kết cấu đề tài Đề tài được trình bày với kết cấu gồm 3 chương. Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về kho hàng và quản trị kho hàng tại các công ty thương mại Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng quản trị kho tại công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà Chương 3: Giải pháp tăng cường quản trị kho hàng tại công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà 5 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KHO HÀNG VÀ QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI CÁC CÔNG TY THƯƠNG MẠI 1.1 Kho hàng tại công ty thương mại 1.1.1 Khái niệm, vị trí và chức năng của kho hàng tại doanh nghiệp thương mại a, Khái niệm kho hàng Là loại hình cơ sở logistics thực hiện việc dự trữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hóa nhằm cung ứng hàng hóa cho khách hàng với trình độ dịch vụ cao nhất và chi phí thấp nhất. Kho là một bộ phận của hệ thống logistics, thực hiện các chức năng tồn trữ bảo quản, nơi cất giữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp các thông tin về tình trạng, điều kiện lưu trữ và vị trí của hàng hóa được lưu trong kho. Kho hàng tại doanh nghiệp thương mại chủ yếu thực hiện chức năng dự trữ, bảo quản hàng hóa. b, Vị trí của kho hàng tại doanh nghiệp thương mại. Hình 1.1: Vị trí của kho hàng tại doanh nghiệp thương mại Nhà cung ứng Công ty thương mại Khách hàng Kho hàng Trong chuỗi cung ứng kho có vị trí vô cùng quan trọng, là một mắt xích trong chuỗi cung ứng, nó có nhiệm vụ duy trì và bảo quản hàng hóa về cả số lượng và chất lượng. Tại các doanh nghiệp thương mại kho hàng có vị trí quan trọng, là nơi thực hiện chức năng nhiệm vụ chính của doanh nghiệp thương mại. Là nơi tồn trữ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu thị trường, nó là cả đầu vào đồng thời cũng là đầu ra của các doanh nghiệp thương mại. 6 c, Chức năng của kho hàng tại doanh nghiệp thương mại Ngày nay, nhà kho không chỉ đơn giản là nơi lưu trữ hàng hóa mà còn được sử dụng như một nơi trung chuyển hàng hóa. Đối với các doanh nghiệp thương mại bán buôn, kho là diện tích kinh doanh chính để gom hàng, tồn trữ hàng hóa. Đối với các doanh nghiệp bán lẻ, kho có chức năng phân chia hàng hóa, hỗ trợ cho các hoạt động phân phối đến tay người tiêu dùng, là một bộ phận nhất thể hóa của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần hoạch định công tác mua hàng với số lượng thích hợp và sử dụng nhà kho như một địa điểm đến để gom, ghép, tách đồng bộ, hoàn thiện hàng hóa để phục vụ tốt nhu cầu của khách hàng trên cơ sở tiết kiệm chi phí vận tải và các dịch vụ khác. Kho bãi hiện đại thường có những chức năng sau: Gom hàng: khi hàng hóa không đủ số lượng thì người gom hàng sẽ tập hợp, chỉnh đốn và sắp xếp hợp lý cho lô hàng lẻ thành những lô hàng đủ số lượng để sử dụng cách vận chuyển trọn gói container Khi hàng hóa được nhận tù nhiều nguồn hàng nhỏ, kho đóng vai trò là điểm tập kết thành những lô hàng lớn như vậy sẽ có điểm lợi thế về quy mô khi vận chuyển tới cho các khách hàng bằng các phương tiện vận chuyển. Phối hợp hàng hóa: Để đáp ứng tốt đơn hàng gồm nhiều mặt hàng đa dạng của khách hàng, kho bãi có nhiện vụ tách lô hàng lớn ra, phối hợp và ghép loại hàng hóa khác nhau thành một đơn hàng hoàn chỉnh, đảm bảo hàng hóa sẵn sàng cho quá trình bán hàng. Cung cấp cho khách hàng những sản phẩm đồng bộ chứ không chỉ là những sản phẩm đơn lẻ. Sau đó từng đơn hàng sẽ được vận chuyển bằng các phương tiện nhỏ tới khách hàng. Bảo đảm và lưu giữ hàng hóa: Đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn về số lượng, chất lượng trong suốt quá trình tác nghiệp, tận dụng tối đa diện tích và dung tích kho, chăm sóc giữ gìn hàng hóa trong kho. 1.1.2 Đặc điểm hoạt động kho tại công ty thương mại a, Công ty thương mại Công ty thương mại là doanh nghiệp được thành lập hợp pháp, nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thương mại. 7 b, Vị trí của công ty thương mại trong chuỗi cung ứng Công ty thương mại thuộc khâu phân phối trong chuỗi cung ứng. Giúp kết nối giữa người sản xuất và người tiêu dùng. Đồng thời các công ty thương mại này là cánh tay nối dài của các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt trong các ngành sản xuất có quy mô lớn. - Đẩy mạnh tốc độ chu chuyển của sản phẩm trong nền kinh tế quốc dân, tổ chức tốt công tác thu mua, phân phối và giảm bớt các khâu trung gian, giảm chi phí kinh doanh để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh đặc biệt là chi phí lưu thông. - Đẩy mạnh các hoạt động tiếp tục quá trình sản xuất trong khâu lưu thông và phát triển các hoạt động dịch vụ thương mại đó là các hoạt động phục vụ cho hoạt động mua bán, dự trữ, bảo quản nhằm đảm bảo thuận tiện cho khách hàng. Với vị trí và chức năng trên hoạt động kho là một trong những công việc quan trọng của công ty thương mại. Là hoạt động chính yếu tại các doanh nghiệp thương mại nói chung. c, Hoạt động kho của công ty thương mại Đối với các doanh nghiệp lớn, có mạng lưới cửa hàng thì kho là một loạt những hệ thống hỗ trợ gom hàng, bảo quản và dự trữ tại các địa điểm, diện tích kho sao cho phù hợp để cung cấp cho các cửa hàng một cách thuận tiện, nhanh nhất và tiết kiệm chi phí nhất. Với các doanh nghiệp bán lẻ lớn: hệ thống kho dự trữ sẽ nhiều hơn, được phân bố rải rác dựa trên hệ thống bán, diện tích kho không cần quá rộng so với các doanh nghiệp bán buôn. Các doanh nghiệp bán buôn, kho là bộ phận kinh doanh chính mang đầy đủ các chức năng: gom, dự trữ và bảo quản hàng hóa. Lượng kho có thể ít hơn các doanh nghiệp bán lẻ, nhưng diện tích kho lớn hơn, độ chuyên nghiệp trong quản lý kho cũng đòi hỏi cao hơn. Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều hình thức bán như bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng. 1.1.3. Các yêu cầu quản trị kho hàng tại công ty thương mại a, Khái niệm quản trị kho Quản trị kho là quá trình hoạch định, thực hiện và kiểm soát mạng lưới nhà kho và các quy trình nghiệp vụ kho nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng và mang lại những đóng góp lợi ích cho doanh nghiệp. 8 b, Qúa trình quản trị kho Gồm quá trình cơ bản: B1: Lập kế hoạch hoạt động kho hàng B2: Tổ chức triển khai các hoạt động kho B3: Kiểm tra đánh giá kết quả hoạt động kho c, Các yêu cầu trong quản trị kho hàng tại công ty thương mại Đảm bảo tính liên tục của quá trình phân phối hàng hóa: nhu cầu tiêu dùng có thể biến thiên theo mùa vụ và có những giao động khó lường. Các nguồn cung cũng luôn có những diễn biến phức tạp trong khi hoạt động sản xuất cần được duy trì liên tục để đảm bảo chất lượng ổn định với chi phí hợp lý, do vậy lượng dữ trữ nhất định trong kho giúp doanh nghiệp có thể đối phó được với những thay đổi bất thường của điều kiện kinh doanh phòng ngừa rủi ro. Góp phần giảm chi phí sản xuất, vận chuyển, phân phối: Nhờ có kho nên có thể chủ động tạo ra các lô hàng với quy mô kinh tế trong quá trình sản xuất và phân phối, nhờ đó giảm chi phí bình quân trên đơn vị. Hỗ trợ quá trình cung cấp dịch vụ: khách hàng của doanh nghiệp thông qua việc đảm bảo hàng hóa sẵn sàng về số lượng, chất lượng và trạng thái lô hàng, góp phần giao hàng đúng thời gian và địa điểm. Hỗ trợ việc thực hiện quá trình“ logistics ngược” thông qua việc thu gom, xử lý, tái sử dụng bao bì, sản phẩm hỏng… 1.2 Các nội dung cơ bản của quản trị kho hàng tại công ty thương mại. 1.2.1 Lập kế hoạch mạng lưới nhà kho của công ty a, Số lượng kho Là tổng số kho hàng hóa thuộc quyền sở hữu hay công ty sử dụng trong thời gian nhất định. Doanh nghiệp cần quyết định sửu dụng bao nhiêu kho? Ít kho với quy mô lớn hay nhiều kho với quy mô nhỏ. Số lượng kho, đặc biệt số lượng kho định hướng khách hàng có ảnh hưởng lớn đến trình độ dịch vụ khách hàng và chi phí của hệ thống logistics. Biết được số lượng, diện tích kho thì có thể quản lý kho một cách dễ dàng, có được cái nhìn tổng quát về hoạt động kho của công ty. b, Vị trí kho Chọn vị trí của kho như thế nào, gần thị trường/gần nguồn hàng, khoảng cách là bao nhiêu, có thuận tiện hay không thuận tiện cho việc luân chuyển hàng. Có nên sử 9 dụng kho có sẵn, xây mới hay đi thuê? Đó là các quyết định liên quan chặt chẽ với nhau và phụ thuộc vào nhiều yếu tố: Thị trường mục tiêu: quá trình phát trển thị trường của doanh nghiệp, tăng trưởng quy mô và cơ cấu nhu cầu trên thị trường mục tiêu, nhu cầu về dịch vụ logistics của khách hàng Nguồn hàng: Số lượng quy mô và cơ cấu nguồn hàng cung ứng cho thị trường. Điều kiện giao thông vận tải: mạng lưới các con đường giao thông, hạ tầng cơ sơ kĩ thuật của các điểm dừng đỗ; bến bãi, cảng, cước phí vận chuyển… Phân bố mạng lưới kho: Với các công ty lớn có thị trường lớn, thị mạng lưới kho sẽ nhiều hơn để đáp ứng nhu cầu. Với các công ty kinh doanh về các sản phẩm nhanh hỏng như thực phẩm, mạng lưới kho cũng phải đáng lưu ý cho quá trình phân bố đến tay khách hàng. c, Trang thiết bị công nghệ Đây là yếu tố về công cụ và phương tiện lao động có liên quan đến yêu cầu về đảm bảo hàng hóa, tổ chức lao động, thực hiện các tác nghiệp với hàng hóa trong kho và phương tiện vận tải khi thực hiện việc giao nhận hàng hóa. Đảm bảo trang thiết bị công nghệ kho có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao năng suất lao động, tăng cường mức độ cơ giới hóa, giảm thiểu hao hụt hàng hóa và đồng bộ với việc xây dựng các loại hình kho hiện đại, áp dụng công nghệ kho tiên tiến. d, Các phương án kho Khi đưa hàng hóa vào trong kho sẽ có hai phương án, lưu kho dài ngày hoặc trung chuyển qua kho sau đó chuyển luôn. Với phương án lưu kho, khi hàng hóa được tiếp nhận tại kho qua quá trình gom tách được sắp xếp vào kho thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ kho, bảo quản dữ trữ trong kho. Đối với phương án trung chuyển, hàng hóa được đưa về kho trong thời gian rất ngắn, đơn giản chỉ là nơi để hàng tạm thời không cần thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ kho. 1.2.2 Tổ chức, triển khai các hoạt động kho a, Tổ chức hoạt động kho. Các công ty thương mại có thể hoạt động một trong hai hình thức hoặc là sự kết hợp sử dụng giữa tự làm những nghiệp vụ kho hoặc đi thuê ngoài. Ở đây ta chỉ đề cập đến hình thức thuê ngoài là thuê kho và đưa lực lượng lao động của công ty vào 10 quản lý. Do tùy thuộc vào loại hàng, loại hình công ty… các doanh nghiệp sẽ sử dụng đến các dịch vụ outsourcing. Có thể thuê kho bãi và sử dụng nguồn nhân lực của công ty để quản lý hay ngược lại. Có thể dùng kho của công ty nhưng thuê nhân công và các thiết bị bảo quản… hoặc cũng có thể thuê hoàn toàn theo mùa vụ, ngắn hạn, dài hạn. Đối với việc tự thực hiện các nghiệp vụ kho: các công ty thương mại sẽ làm đầy đủ các quá trình nghiệp vụ kho. Còn với đi thuê, các doanh nghiệp sẽ phải trả tiền thuê cho mặt bằng kho và vẫn thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ kho giống như bên kho của mình. b, Cơ cấu tổ chức và lao động kho Liên quan đến việc phân công các loại lao động trong kho theo chức trách nhiệm vụ, gắn với quá trình hoạt động của kho, xây dựng nội qui-qui chế hoạt động kho gắn với các đối tượng có liên quan ( nhân viên kho, các đối tượng giao dịch trong nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp), xây dựng chế độ bảo quản theo lô hàng, xây dựng định mức công tác, trong đó nhấn mạnh xây dựng và quản lý định mức hao hụt hàng hóa theo các khâu của quy trình nghiệp vụ kho. Quản lý lao động trong kho Tổ chức lao động trong kho là việc phân công, bố trí sử dụng công nhân kết hợp với tư liệu lao động để hoàn thành những công việc nhất định một cách hợp lý, tiết kiệm nhất về số lượng và thời gian lao động. Bộ máy và lao động nhân sự vận hành trong kho bao gồm: Thủ kho: Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, hàng hóa, lao động trong kho hàng và tổ chức tất cả các nghiệp vụ kho: tiếp nhận, giao hàng, sắp xếp bảo quản hàng hóa, ghi chép thẻ kho.. Kế toán kho: Cùng với thủ kho thực hiện ghi chép các nghiệp vụ xuất nhập hàng hóa vào sổ kế toán, làm công tác hành chính tại kho. Công nhân làm việc trong kho: Chất xếp hàng hóa trong kho, vệ sinh kho… Công nhân vận chuyển bốc dỡ: chuyên làm công việc vận chuyển, xếp dỡ, đảo hàng, xê dịch khi thay đổi chỗ dự trữ hoặc dồn hàng khi có nhập hoặc xuất. Bảo vệ kho: giữ an ninh kho. 11 c, Quá trình nghiệp vụ kho Hình 1.2: Qúa trình nghiệp vụ kho ĐẦU VÀO Nhập Hàng  Tiếp nhận xe theo lịch  Dở hàng  Kiểm tra số lượng/chất lượng  SoTRÌNH sánh với chứng từ QÚA TÁC NGHIỆP TRONG KHO Bảo quản Chất xếp hàng           Tìm sản phẩm Tìm vị trí cất giữ Di chuyển sản phẩm Cập nhật thông tin Thiết bị Nhiệt độ/độ ẩm Vệ sinh/phòng cháy Quản lý hao hụt Thời gian lưu giữ Kích thước hình khối Tập hợp đơn hàng Chuẩn bị vận chuyển  Thông tin  Nhãn hàng  Ghép hàng đơn  Đóng gói  Dán nhãn  Xếp theo thứ tự theo PHÁT HÀNG Xếp lịch chạy xe Chất hàng lên xe Vận đơn Cập nhật thông tin ĐẦU RA Nghiệp vụ tiếp nhận hàng Tiếp nhận hàng là hệ thống các mặt công tác kiểm tra tình trạng số lượng và chất lượng hàng hóa hực nhập vào kho, xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên 12 giao nhận, vận chuyển hàng hóa trong việc chuyển giao quyền sở hữu, quyền quản lý hàng hóa theo các văn bản pháp lý quy định. Các yêu cầu tiếp nhận hàng hóa ở kho: Xác định trách nhiệm vật chất cụ thể giữa đơn vị cung ứng và người nhận hàng, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch nhận hàng của doanh nghiệp, kiểm tra việc thực hiện hợp đồng mua bán và vận chuyển giữa các bên, đảm bảo tiếp nhận kịp thời, nhanh chóng và chính xác. Thực hiện tốt công tác tiếp nhận hàng hóa ở kho góp phần hạn chế tình trạng thiếu hụt mất mát, hàng kém chất lượng, tạo điều kiện giảm chi phí bảo quản, chi phí sản xuất, tăng lợi nhuận. Nghiệp vụ bảo quản hàng hóa trong kho Bảo quản hàng hóa là hệ thống các mặt công tác nhằm đảm bảo giữ gìn nguyên vẹn số lượng và chất lượng hàng hóa trong quá trình dự trữ, tận dụng đến mức cao nhất diện tích và dung tích kho, nhằm nâng cao năng suốt thiết bị và lao động kho. Trong toàn bộ quá trình nghiệp vụ kho, bảo quản là công đoạn nghiệp vụ cơ bản và phức tập nhất, quyết định chất lượng công tác kho. Công đoạn nghiệp vụ này có ảnh hưởng rõ rệt đến chất lượng của công đoạn nghiệp vụ tiếp nhận và phát hàng, thực hiện mục tiêu của quá trình nghiệp vụ kho. Các yêu cầu của việc bảo quản hàng hóa trong kho của công ty: Phải giữ gìn tốt số lượng và chất lượng hàng hóa bảo quản trong kho, phấn đấu giảm đến mức thấp nhất hao hụt hàng hóa trong kho. Nâng cao năng suất các loại thiết bị và lao động trong kho. Tạo điều kiện để thực hiện tốt quá trình nghiệp vụ kho. Qúa trình bảo quản hàng hóa trong kho gồm 3 mặt cơ bản: Phân bổ và chất xếp hàng hóa ở kho, chăm sóc và giữ gìn hàng hóa bảo quản ở kho, quản trị định mức hao hụt hàng hóa ở kho Nghiệp vụ phát hàng Phát hàng là công đoạn nghiệp vụ cuối cùng thể hiện chất lương của toàn bộ quá trình nghiệp vụ kho hàng hóa. Những mục tiêu cơ bản của nghiệp vụ kho đều được thực hiện ở công đoạn nghiệp vụ này Khi thực hiện nghiệp vụ phát hàng cần đảm bảo các yêu cầu sau: Xác định rõ trách nhiệm vật chất cụ thể giữa các bộ phận công tác kế hoạch, chuẩn bị và giao hàng, Phải 13 đảm bảo phát hàng kịp thời, nhanh chóng và chính xác cho khách hàng theo hợp đồng và lệnh xuất kho; phải đảm bảo giảm những chi phí cho toàn bộ quá trình phát hàng. Công đoạn nghiệp vụ phát hàng gồm 3 công tác chủ yếu sau: Xây dựng kế hoạch phát hàng, chuẩn bị phát hàng, tiến hành giao hàng. Nội dung nghiệp vụ phát hàng Xây dựng nghiệp vụ phát hàng là quá trình dự tính các chỉ tiêu và các giải pháp nghiệp vụ kĩ thuật nhằm thực hện tốt việc phát hàng đồng thời sử dụng tốt nhất lực lượng lao động và thiết bị kỹ thuật kho. Nghiệp vụ phát hàng cần thỏa mãn một số yêu cầu sau: Phải đảm bảo cung cấp hàng hóa cho khách một cách cân đối, mặt khác, phải theo đúng hợp đồng, lệnh xuất kho. Căn cứ để lập kế hoạch nghiệp vụ phát hàng là: hợp đồng, đơn đặt hàng mua bán và vận chuyển hàng hóa. d, Quản lý hệ thống thông tin giấy tờ chứng từ và quản lý lao động trong kho Là việc liên quan đến các hóa đơn, chứng từ kho nhập hàng, xuất hàng của công ty, đây là công việc phức tạp, cần tiến hành theo từng bước cụ thể, rõ ràng để tránh gây nhầm lẫn gây thiệt hại cho công ty. Đây là một công việc vô cùng quan trọng và phức tạp, vì vậy cần đảm bảo các yêu cầu sau: Các giấy tờ, chức từ liên quan đến hoạt động nhập xuất kho cần được cất giữ cẩn thận, tránh mất mát thất lạc. Cần có hệ thống máy tính và các phần mềm chuyên biệt để quản trị kho một cách hiệu quả. 1.2.3. Kiểm tra, đánh giá kết quả hoạt động kho Kiểm tra hoạt động kho là việc đi thực tế quan sát, xem xét, phân tích các hoạt động liên quan đến kho hàng hóa như hoạt động quản trị dữ trữ trong kho, các hoạt động trong kho: nghiệp vụ tiếp nhận hàng hóa, nghiệp vụ bảo quản hàng hóa và nghiệp vụ phát hàng. Đánh giá các hoạt động kho là việc dựa vào một số chỉ tiêu có sẵn để so sánh, đối chiếu kết quả thực tế của công ty so với các chỉ tiêu có sẵn của công ty hoặc của ngành. Sử dụng các phương pháp đánh giá như so sánh, theo dõi… Các kết quả đạt được: số lượng hàng hóa, dung tích chứa được hàng, doanh thu, lượng hàng tồn kho. Những đánh giá này chủ yếu dựa vào so sánh với những thỏa mãn của khách hàng, so đối thủ cạnh tranh chính. Và so với những mục tiêu bên trong doanh nghiệp . 14