Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Nguyễn Thị Thu Thủy
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành chương trình Đại học và thực hiện khóa luận này, tác giả đã nhận
được sự hướng dẫn, giúp đỡ, động viên và góp ý nhiệt tình của quý thầy cô trường Đại
học Thương Mại.Trước hết, tác giả xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc đến toàn thể
quý thầy cô trường Đại học Thương Mại, đặc biệt là những thầy cô đã tận tình dạy bảo
tác giảtrong suốt thời gian học tập tại trường.
Tác giả xin được bày tỏ lòng biết ơn và lòng kính trọng sâu sắc đến Tiến sĩ
Nguyễn Thị Thu Thủy, người đã dành rất nhiều thời gian và tâm huyết hướng dẫn,
nghiên cứu, góp ý, chỉnh sửa giúp tác giả hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này.
Đồng thời, tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban Giám hiệu trường Đại
học Thương Mại cùng quí thầy cô trong Khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã tạo điều
kiện để tác giả học tập và tích lũy được những kiến thức phong phú trong thời gian học
tập tại trường.
Tác giả cũng xin cảm ơn quý anh, chị và ban lãnh đạo Công ty TNHH TM-DV
Á Châu đã tạo điều kiện cho tác giảthực hiện điều tra khảo sát trong quá trình thực tập,
giúp tác giả có được những kiến thức thực tế và những trải nghiệm thiết thực để từ đó
có được những dữ liệu cần thiết giúp tác giả hoàn thành khóa luận ngày hôm nay.
Mặc dù tác giả đã có nhiều cố gắng hoàn thiện khóa luận bằng tất cả sự nhiệt tình
và năng lực của mình, tuy nhiên không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận
được những đóng góp quý báu của quý thầy cô. Xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 21 tháng 5 năm 2012
Sinh viên
Phan Thị Hằng
SV: Phan Thị Hằng
i
Lớp: K44S2
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Nguyễn Thị Thu Thủy
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN ...................................................................................................................i
MỤC LỤC ...................................................................................................................... ii
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ HÌNH VẼ............................................................ iv
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ......................................................................................... vi
Phần 1. TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU .................................................1
1.1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU ........................................1
1.2 TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ ............................................................. 2
1.3 MỤC TIÊU CẦN ĐẠT ĐƢỢC..........................................................................2
1.4 ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI ......................... 3
1.5 PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN ĐỀ TÀI.......................................................... 3
1.6 KẾT CẤU CỦA KHÓA LUẬN .........................................................................4
Phần 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV Á CHÂU ............................. 5
2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN .............................................................................................. 5
2.1.1 Tổng quan về hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý ....................5
2.1.2 Sơ lược về phân tích thiết kế hệ thống ....................................................... 10
2.1.3 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng chức năng .............................. 12
2.2 ĐÁNH GIÁ, PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ
KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV Á CHÂU .....................................20
2.2.1 Tổng quan về công ty TNHH TM-DV Á Châu..........................................20
2.2.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH TM-DV Á
Châu ....................................................................................................................... 22
2.2.3 Thực trạng của hệ thống quản lý kho hàng tại Công ty ............................. 27
2.2.4 Đánh giá thực trạng của hệ thống quản lý kho hàng tại Công ty ...............27
2.2.5 Đề xuất giải pháp ........................................................................................ 28
Phần 3. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO
HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV Á CHÂU ....................................................... 29
3.1 MÔ TẢ NGHIỆP VỤ ...................................................................................... 29
3.1.1 Nhập kho ....................................................................................................29
3.1.2 Xuất kho .....................................................................................................29
3.1.3 Báo cáo .......................................................................................................30
3.2 PHÂN TÍCH VÀ ĐẶC TẢ YÊU CẦU .......................................................... 30
SV: Phan Thị Hằng
ii
Lớp: K44S2
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Nguyễn Thị Thu Thủy
3.2.1 Phân tích chi tiết các yêu cầu chức năng của hệ thống: .............................. 30
3.2.2 Yêu cầu phi chức năng ................................................................................32
3.3 THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG ..............33
3.3.1 Mô hình nghiệp vụ...................................................................................... 33
3.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu ...................................................................................34
3.3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu ...................................................................................36
3.3.4 Các bảng dữ liệu vật lý ................................................................................47
3.3.5 Thiết kế giao diện ......................................................................................... 50
Phần 4. KẾT LUẬN ....................................................................................................57
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................. 58
PHỤ LỤC ...................................................................................................................... 59
PHỤ LỤC 1. SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC DƢỚI ĐỈNH ............................ 59
PHỤ LỤC 2. MÔ HÌNH THỰC THỂ LIÊN KẾT ER ........................................64
PHỤ LỤC 3. MỘT SỐ FORM TRONG CHƢƠNG TRÌNH .............................. 65
SV: Phan Thị Hằng
iii
Lớp: K44S2
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Nguyễn Thị Thu Thủy
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ HÌNH VẼ
Hình 2.1 Mô hình xử lý thông tin của hệ thống ..................................................6
Hình 2.3 Sơ đồ hệ thống thông tin.....................................................................10
Hình 2.4 Các giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống thông tin ........................... 11
Hình 2.5 Biểu đồ phân cấp chức năng tổng quát...............................................13
Hình 2.6 Chức năng xử lý .................................................................................14
Hình 2.7 Luồng dữ liệu vào ra chức năng xử lý ................................................14
Hình 2.8 Biểu diễn kho dữ liệu .........................................................................14
Hình 2.9 Biểu diễn tác nhân ngoài ....................................................................15
Hình 2.10 Biểu diễn tác nhân trong ...................................................................15
Hình 2.11 Ví dụ minh họa một biểu đồ luồng dữ liệu.......................................15
Hình 2.12 Ví dụ Mô hình thực thể liên kết........................................................ 18
Hình 2.14 Ví dụ về mô hình quan hệ ................................................................ 20
Hình 2.15 Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty .................................................21
Bảng 2.1 Kết quả hoạt động của công ty từ 2009 đến 2011.............................. 23
Hình 2.17 Sơ đồ kết nối mạng trong công ty ....................................................25
Hình 3.1 Sơ đồ ngữ cảnh ...................................................................................33
Hình 3.2 Sơ đồ phân cấp chức năng ..................................................................34
Hình 3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh ....................................................... 35
Hình 3.4 Liên kết giữa NhomHang và HangHoa ..............................................38
Hình 3.5 Liên kết giữa NhanVien và BoPhan ...................................................38
Hình 3.6 Liên kết giữa NhanVien và NhomHang .............................................38
Hình 3.8 Liên kết giữa PhieuNhap và HangHoa ..............................................39
Hình 3.9 Liên kết giữa NhanVien và PhieuNhap ..............................................39
Hình 3.10 Liên kết giữa NhanVien và PhieuXuat.............................................39
Hình 3.11 Liên kết giữa KhachHang và PhieuXuat .........................................39
Hình 3.12 Liên kết giữa HangHoa và PhieuXuat ..............................................40
Hình 3.13 Liên kết giữa NhanVien và PhieuYeuCau .......................................40
Hình 3.14 Liên kết giữa KhachHang và PhieuYeuCau.....................................40
Hình 3.15 Liên kết giữa HangHoa và PhieuYeuCau ........................................40
Hình 3.16 Mô hình quan hệ ..............................................................................47
Bảng 3.1 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "HangHoa" ......................................47
Bảng 3.2 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "NhanVien".....................................48
Bảng 3.3 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "KhachHang" ..................................48
Bảng 3.4 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "NhaCC" .........................................48
Bảng 3.5 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "NhomHang" ...... Lỗi! Thẻ đánh dấu
không đƣợc xác định.
SV: Phan Thị Hằng
iv
Lớp: K44S2
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Nguyễn Thị Thu Thủy
Bảng 3.6 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "QuanlyBP" ........ Lỗi! Thẻ đánh dấu
không đƣợc xác định.
Bảng 3.7 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "BP_NV" Lỗi! Thẻ đánh dấu không
đƣợc xác định.
Bảng 3.8 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "PhieuNK" .......... Lỗi! Thẻ đánh dấu
không đƣợc xác định.
Bảng 3.9 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "PN_HH" ........................................49
Bảng 3.10 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "PhieuXK" ....................................49
Bảng 3.12 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "PhieuYC" ........ Lỗi! Thẻ đánh dấu
không đƣợc xác định.
Bảng 3.13 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "YC_HH" .......... Lỗi! Thẻ đánh dấu
không đƣợc xác định.
Bảng 3.14 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "QuanLyNH" ................................ 50
Hình 3.1 Form Đăng nhập .................................................................................50
Hình 3.17 Form Main ........................................................................................ 51
Hình 3.18 Form Quản lý danh mục hàng hóa ...................................................52
Hình 3.19 Form Quản lý nhập kho ....................................................................53
Hình 3.20 Form Quản lý xuất kho .....................................................................54
Hình 3.21 Form Tìm kiếm .................................................................................55
Hình 3.22 Báo cáo nhập kho .............................................................................56
SV: Phan Thị Hằng
v
Lớp: K44S2
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Nguyễn Thị Thu Thủy
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT
Từ viết tắt
1
BPC
2
3
BLD
4
CNTT
5
CRM
6
7
8
9
CSDL
ĐH
ĐHQG
DSS
10
EIS
11
ER
12
ERP
13
14
15
ES
HT
KM
16
MIS
17
NXB
18
OAS
19
SCM
20
21
TNHH
22
TPS
TNHH TM-DV
SV: Phan Thị Hằng
Nghĩa tiếng Anh
Nghĩa tiếng Việt
Biểu đồ phân cấp chức năng
Customer Relationship
Management
Decision Support System
Executive Information
System
Entity Relationship
Enterprise Resource
Planning
Expert System
Biểu đồ luồng dữ liệu
Công nghệ thông tin
Hệ thống quản lý quan hệ
khách hàng
Cơ sở dữ liệu
Đại học
Đại học quốc gia
Hệ thống hỗ trợ ra quyết định
Hệ thống hỗ trợ điều hành
Mô hình thực thể liên kết
Hệ thống quản lý nguồn lực
Hệ chuyên gia
Hệ thống
Knowledge Management
Hệ thống quản lý tri thức
Management Information
Hệ thống thông tin phục vụ
System
quản lý
Nhà xuất bản
Hệ thống tự động hóa văn
Officer Assignment System
phòng
Hệ thống quản lý chuỗi cung
Supply Chain Management
ứng
Trách nhiệm hữu hạn
Trách nhiệm hữu hạn thương
mại và dịch vụ
Transaction Processing
Hệ thống xử lý giao dịch
System
vi
Lớp: K44S2
Khóa luận tốt nghiệp
23
GVHD: Nguyễn Thị Thu Thủy
TT
SV: Phan Thị Hằng
Thông tin
vii
Lớp: K44S2
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Nguyễn Thị Thu Thủy
Phần 1. TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1.1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Ngày nay, chúng ta đang sống trong một thời đại với nền kinh tế phát triển cùng
với một nền khoa học công nghệ hiện đại, trong đó có sự đóng góp to lớn của những
thành tựu công nghệ thông tin nói chung và của tin học nói riêng. Công nghệ thông tin
đang ngày càng đóng vai trò quan trọng, gắn bó mật thiết và gần như không thể tách
rời với các hoạt động của con người. Chính những thành tựu mà công nghệ thông tin
mang lại đã tạo điều kiện cho nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển đồng thời giảm
bớt đáng kể sức lao động của con người, đưa mức sống con người ngày càng cao hơn.
Ở Việt Nam,công nghệ thông tin cũng đang hoà nhập với thế giới, và ngày càng
được chú trọng đầu tư phát triển để bắt kịp, sánh vai cùng với sự phát triển chung của
các nước năm châu. Chúng ta đã ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin vào mọi mặt
của đời sống, nghiên cứu khoa học, cho công nghệ sản xuất, kinh doanh, du lịch, y tế,
giải trí, quản lý kinh tế…
Công ty TNHH TM-DV Á Châu là một doanh nghiệp kinh doanh máy tính và
các thiết bị, linh kiện máy tính có nhiều loại mặt hàng khác nhau.Đối với hoạt động
kinh doanh của Công ty, kho hàng là một bộ phận rất quan trọng, nó liên quan chặt chẽ
với các bộ phận khác trong công ty, bởi vậy quá trình này yêu cầu tính chính xác rất
cao. Việc quản lý kho hàng được thực hiện chủ yếu bằng phương pháp thủ côngtheo
cách thức truyền thống, thông qua hàng loạt sổ sách rời rạc, phức tạp khiến người quản
lý gặp rất nhiều khó khăn trong việc như nhập, xuất, thống kê tìm kiếm và giao dịch.
Do đó, việc tin học hóa quy trình quản lý kho nhằm giúp doanh nghiệp nắm bắt được
thông tin về hàng hóa sản phẩm một cách chính xác kịp thời là việc rất cần thiết. Từ
đó, có thể giúp người quản lý Công ty có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng
đắn, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
SV: Phan Thị Hằng
1
Lớp: K44S2
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Nguyễn Thị Thu Thủy
Dựa trên các khảo sát thực tế về nghiệp vụ và nhu cầu của doanh nghiệp, tác giả
xin đề xuất thực hiện khóa luận với đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho
hàng tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu”
1.2 TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ
Hiện nay, phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng là một bài toán
được rất nhiều người trên thế giới quan tâm và đã có những nghiên cứu khoa học và
chuyên sâu về nội dung này.
Ở Việt Nam cũng đã có nhiều nghiên cứu được thực hiện, sau đây là một số
nghiên cứu được thực hiện bởi sinh viên các trường Đại học trong nước thực hiện với
đề tài này:
- Luận văn Phân tích và thiết kê hệ thống thông tin quản lý hàng tồn kho tại cửa
hàng 17 Lý Nam Đế do sinh viên Nguyễn Ngọc Kiên, trường Đại học CNTT - Đại học
quốc gia TP Hồ Chí Minh thực hiện. Luận văn này đã nêu ra được những lý thuyết cơ
bản về vấn đề cần nghiên cứu, tuy nhiên tác giả lại không thực hiện các bước chuẩn
hóa cơ sở dữ liệu và thiết lập mô hình quan hệ giữa các thực thể mà đi thẳng vào thiết
kế cơ sở dữ liệu vật lý, điều này có thể gây khó hiểu cho người quan sát.
- Luận văn Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại công ty
TNHH Ngọc Khánh do sinh viên Nguyễn Bích Ngọc, trường ĐH Kinh tế quốc dân
thực hiện. Đối với luận văn này, tác giả đã nêu lên được những nét khái quát về Công
ty TNHH Ngọc Khánh, các bước phân tích hệ thống khá đầy đủ, tuy nhiên tác giả lại
không nêu lên các cơ sở lý thuyết mà tác giả đã vận dụng để thực hiện đối với đề tài
này.
1.3 MỤC TIÊU CẦN ĐẠT ĐƢỢC
Việc thực hiện đề tài này nhằm đạt được các mục tiêu sau:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý, tiến trình và phương
pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng, bao gồm: các khái
niệm, đặc điểm, nội dung, quy trình thực hiện như thế nào.
SV: Phan Thị Hằng
2
Lớp: K44S2
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Nguyễn Thị Thu Thủy
- Tiến hành phân tích, đánh giá thực trạng của quy trình quản lý hàng tồn kho tại
Công ty TNHH TM-DV Á Châu và đưa ra những nhận xét về ưu nhược điểm còn tồn
tại.
- Từ cơ sở lý luận và hiện trạng tại Công ty, thiết kế được một hệ thống thông tin
quản lý kho hàng cho Công ty, thực hiện được đầy đủ các chức năng trong quy trình
quản lý kho hàng của Công ty TNHH TM-DV Á Châu nói riêng và các doanh nghiệp
kinh doanh thương mại vừa và nhỏ nói chung.
1.4 ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI
Đối tượng nghiên cứu: là quy trình quản lý kho hàng tại Công ty TNHH TMDV Á Châu.
Phạm vi nghiên cứu:
+ Về không gian: đề tài tiến hành nghiên cứu thực trạng và đưa ra giải pháp ứng
dụng thực tế tại công ty TNHH TM-DV Á Châu .
+ Về thời gian: các dữ liệu, thông tin phục vụ cho nghiên cứu đề tài được thu
thập trong thời gian từ năm 2009 – 2011, nội dung đề tài được thực hiện trong vòng 3
tháng.
1.5 PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
Để thực hiện đề tài này tác giả sử dụng cả hai phương pháp định tính và định
lượng. Trong đó, phương pháp định tính được sử dụng để tổng hợp các lý luận cơ bản
về hệ thống thông tin và phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin theo
hướng chức năng và các vấn đề có liên quan. Phương pháp định lượng được sử dụng
để lượng hóa kết quả hoạt động kinh doanh và lượng hóa câu trả lời từ các mẫu điều
tra trắc nghiệm nhằm hỗ trợ các phương pháp định tính trong nghiên cứu thực trạng tại
Công ty.
Trên cơ sở tổng hợp kết quả phân tích định tính và định lượng thực trạng quản lý
kho hàng tại Công ty, tác giả sử dụng phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông
tin theo hướng chức năng đề phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng
tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu.
SV: Phan Thị Hằng
3
Lớp: K44S2
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Nguyễn Thị Thu Thủy
1.6 KẾT CẤU CỦA KHÓA LUẬN
Khóa luận được chia thành 4 phần chính, trong đó:
Phần 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu.
Nội dung phần 1 trình bày những vấn đề khái quát chung về đề tài, tính cấp thiết,
tình hình nghiên cứu vấn đề, mục tiêu, phạm vi, đối tượng và phương pháp nghiên
cứu đối với đề tài "Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại Công ty
TNHH TM-DV Á Châu".
Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại
Công ty TNHH TM-DV Á Châu
Trình bày cơ sở lý luận về hệ thống thông tin và phương pháp phân tích thiết kế
hệ thống thông tin theo hướng chức năng. Trình bày thực trạng và đánh giá ưu nhược
điểm của quy trình quản lý kho hàng tại Công ty hiện nay.
Phần 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng và định hướng
phát triển
Trình bày các bước phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng cho
Công ty TNHH TM-DV Á Châu và định hướng phát triển, nghiên cứu đề tài.
Phần 4: Kết luận
Đưa ra các kết luận cơ bản về nội dung đã thực hiện.
SV: Phan Thị Hằng
4
Lớp: K44S2
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Nguyễn Thị Thu Thủy
Phần 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦAHỆ
THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG
TY TNHH TM-DV Á CHÂU
2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.1.1 Tổng quan về hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý
*Khái niệm chung về hệ thống:
“Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phần tử, có các mối quan hệ ràng buộc lẫn
nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung” (Phân tích và thiết kế hệ
thống thông tin các phương pháp có cấu trúc, Nguyễn Văn Ba, 2009, NXB ĐHQG Hà
Nội, trang 7).
Ví dụ: hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông, hệ thống các trường đại học…
*Hệ thống thông tin (Information Systems):
Hệ thống thông tin được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau, nhưng tựu chung
lại chúng ta có thể hiểu hệ thống thông tin là hệ thống bao gồm con người, các phương
tiện và các phương pháp tham gia xử lý thông tin kinh doanh. Hệ thống thông tin là
phân hệ con của hệ thống kinh doanh, mang chức năng chính là xử lý thông tin của hệ
thống.
Ngoài con người và thiết bị thì hệ thống thông tin trong doanh nghiệp có 2 thành
phần cơ bản: các dữ liệu (ghi nhận thực trạng của doanh nghiệp) và các xử lý (cho
phép biến đổi các dữ liệu). Trong đó:
- Dữ liệu là các thông tin được lưu trữ và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện
thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Bao gồm các số liệu phản ánh cấu trúc nội bộ của
cơ quan (nhân sự, nhà xưởng, thiết bị…) và các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh
doanh/dịch vụ của cơ quan (sản xuất, mua bán, giao dịch…).
- Các xử lý: là quá trình biến đổi thông tin nhằm 2 mục đích chính: sản sinh các
thông tin theo thể thức quy định (các chứng từ giao dịch, các báo cáo, thống kê…) và
SV: Phan Thị Hằng
5
Lớp: K44S2
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Nguyễn Thị Thu Thủy
trợ giúp cho các quyết định, thông thường là cung cấp những thông tin cần thiết cho
việc chọn lựa một quyết định lãnh đạo. Mỗi xử lý thường là một sự áp dụng một quy
tắc quản lý định sẵn và diễn ra theo một trật tự định sẵn (gọi là thủ tục). Các quy tắc
quản lý và các thủ tục có thể được ấn định bởi hệ thống quyết định của doanh nghiệp,
chúng có thể bị điều chỉnh theo ý muốn, nhưng chúng có thể được ấn định từ bên
ngoài doanh nghiệp thì doanh nghiệp không được tùy tiện thay đổi. Hình 2.1 mô tả
khái quát mô hình xử lý của hệ thống.
Output
(Đầu ra)
Black box
(Hộp đen)
Input
(Đầu vào)
Feedback (Phản hồi)
Hình 2.1 Mô hình xử lý thông tin của hệ thống
Dữ liệu đầu vào của một xử lý gồm 2 loại: dữ liệu tự nhiên (giữ nguyên dạng khi
nó phát sinh: lời nói, công văn, hình ảnh…) và dữ liệu có cấu trúc (được cấu trúc hóa
với khuôn dạng nhất định: sổ sách, bảng biểu…). Thông tin đầu ra là các thông tin
được phân tích, tổng hợp… từ dữ liệu vào và tùy thuộc nhu cầu trong từng trường hợp,
từng đơn vị cụ thể của tổ chức.
Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa tổ chức kinh tế và mô trường,
giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp (xem hình 2.2).
Tư vấn
Thông tin môi trường
Thông tin vào
Quyết định
HT quyết định
Thông tin ra
HT thông tin
Nguyên vật liệu
Tiền, sức lao động
HT tácnghiệp
Thành phẩm
Tiền
Hình 2.2. Vai trò của hệ thống thông tin
SV: Phan Thị Hằng
6
Lớp: K44S2
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Nguyễn Thị Thu Thủy
Hệ thống thông tin có thể được phân thành nhiều loại dựa trên các tiêu thức khác
nhau, cụ thể có thể phân loại hệ thống thông tin theo 3 tiêu thức sau: phân loại theo
cấp ứng dụng, phân loại theo chức năng nghiệp vụ và theo quy mô tích hợp. Trong đó:
- Phân loại theo cấp ứng dụng: gồm:
+ Hệ thống hỗ trợ điều hành (EIS–Executive Information System): Là môi
trường khai thác thông tin tổng thể từ trong và ngoài doanh nghiệp, phục vụ việc ra các
quyết định đòi hỏi sự suy xét, đánh giá và không có quy trình thống nhất.
+ Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS–Decision Support System): Là hệ thống hỗ
trợ các nhà quản lý ra quyết định đặc thù, nhanh thay đổi và không có quy trình định
trước.
+ Hệ thống thông tin phục vụ quản lý (MIS–Management Information System):
Là hệ thống phục vụ các chức năng lập kế hoạch, giám sát và ra quyết định ở các cấp
quản lý.
+ Hệ thống xử lý giao dịch (TPS–Transaction Processing System): xử lý các dữ
liệu thu được từ hoạt động giao dịch tác nghiệp của tổ chức, cung cấp các thông tin để
phục vụ các hoạt động quản lý tác nghiệp, giúp cho việc xử lý thông tin giao dịch tác
nghiệp đáp ứng được yêu cầu về tốc độ và đạt độ chính xác cao, một số công việc tác
nghiệp khác có thể được xử lý tự động hóa bởi hệ thống.
+ Hệ thống tự động hóa văn phòng (OAS-Officer Assignment System) : Là
những ứng dụng được thiết kế nhằm hỗ trợ các công việc phối hợp và liên lạc trong
văn phòng như xử lý văn bản, chế bản điện tử, lịch điện tử, liên lạc thông qua thư tử…
+ Hệ chuyên gia (ES–Expert System): Là những hệ thống cơ sở trí tuệ nhân tạo,
có nguồn gốc từ nghiên cứu trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ
tin học những tri thức chuyên gia về một lĩnh vực nào đó.
SV: Phan Thị Hằng
7
Lớp: K44S2
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Nguyễn Thị Thu Thủy
- Phân loại theo chức năng nghiệp vụ: gồm:
+ HTTT tài chính kế toán: là hệ thống trợ giúp các hoạt động của chức năng tài
chính kế toán (ghi lại các chứng từ, lập báo cáo…).
+ HTTT marketing: Là hệ thống trợ giúp các hoạt động của chức năng
marketting, bán hàng…
+ HTTT kinh doanh và sản xuất: Là hệ thống trợ giúp các hoạt động của chức
năng sản xuất
+ HTTT quản trị nhân lực: Là hệ thống trợ giúp các chức năng của hoạt động tổ
chức nhân sự.
+ HTTT văn phòng: là một hệ thống thông tin hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ
văn phòng nhằm cải thiện luồng công việc giữa các nhân viên.
- Phân loại theo quy mô tích hợp: gồm
+ Hệ thống quản lý nguồn lực (ERP- Enterprise Resource Planning): Là hệ thống
tích hợp và phối hợp hầu hết các quy trình tác nghiệp chủ yếu của doanh nghiệp.
+ Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM-Supply Chain Management): Là hệ
thống tích hợp giúp quản lý và liên kết bộ phận sản xuất, khách hàng và nhà cung cấp.
+ Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM- Customer Relationship
Management): Là hệ thống tích hợp giúp quản lý và liên kết toàn diện các quan hệ với
khách hàng thông qua nhiều kênh và bộ phận khác nhau.
+ Hệ thống quản lý tri thức (KM – Knowledge Management): Là hệ thống tích
hợp, thu thập, hệ thống hóa, phổ biến phát triển tri thức trong và ngoài doanh nghiệp.
* Hệ thống thông tin quản lý (Management Information Systems): là hệ
thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một doanh
nghiệp (hay nói rộng hơn là một tổ chức).
SV: Phan Thị Hằng
8
Lớp: K44S2
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Nguyễn Thị Thu Thủy
Hệ thống thông tin quản lý thường được ứng dụng trong các lĩnh vực hoạt động
như: thương mại, hành chính, kế toán, tài vụ… Ví dụ như: hệ thống thông tin quản lý
nhân sự, hệ thống quản lý mua bán hàng hóa… Hạt nhân của HTTT quản lý là một cơ
sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình trạng hiện thời và hoạt động kinh doanh
hiện thời của doanh nghiệp.
* Phân loại hệ thống thông tin quản lý:
Hệ thống thông tin quản lý thường được phân loại theo 2 mức là mức thấp và
mức cao.
- Mức thấp hay còn gọi là mức tác nghiệp và hệ thống thường được gọi là hệ xử
lý dữ liệu, ví dụ: hệ xử lý đơn hàng, hệ quản lý nhân sự, hệ kế toán….
- Mức cao hay còn gọi là mức điều hành và hệ thống được gọi là hệ hỗ trợ quyết
định. Đối với hệ hỗ trợ quyết định, bên cạnh cơ sở dữ liệu còn có thêm một cơ sở mô
hình chứa các mô hình, các phương pháp mà khi được chọn để vận dụng lên các dữ
liệu sẽ cho ra các kết quả theo yêu cầu của người dụng đặt ra khi chọn lựa các quyết
định của mình.
* Nhiệm vụ, chức năng của HTTT quản lý:
Các HTTT quản lý khác nhau thường thực hiện các nhiệm vụ khác nhau, cụ thể:
ở mức tác nghiệp, hệ thống chỉ có nhiệm vụ in ra một số bảng biểu, chứng từ theo
khuôn mẫu của cách xử lý bằng tay truyền thống còn ở mức điều hành, hệ thống phải
đưa ra các thông tin có tính chất chiến lược và kế hoạch giúp các nhà lãnh đạo đưa ra
các quyết định đúng đắn trong quá trình điều hành hoạt động của doanh nghiệp.
HTTT thu thập các thông tin đến từ môi trường doanh nghiệp, phối hợp với các
thông tin có trong CSDL để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời
thường xuyên cập nhật CSDL để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ánh đúng thực
trạng hiện thời của doanh nghiệp. Hay nói cách khác, HTTT quản lý có các chức năng
chính sau (xem hình 2.3):
- Thu thập, phân tích và lưu trữ thông tin một cách có hệ thống
SV: Phan Thị Hằng
9
Lớp: K44S2
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Nguyễn Thị Thu Thủy
- Thực hiện xử lý, phân tích, tính toán, thay đổi, sữa chữa… thông tin được thu
thập, tạo ra các thông tin có kết quả, hữu ích cho người sử dụng.
- Phân phối, cung cấp thông tin phản hồi, hỗ trợ việc thu thập, xử lý thông tintiếp
theo…
Lƣu trữ
Xử lý
Phân tích
Sắp xếp
Tính toán
Thu thập
Phân phối
Phản hồi
Hình 2.3 Sơ đồ hệ thống thông tin
Chất lượng của hệ thống thông tin được đánh giá qua tính nhanh chóng trong
việc đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính toàn vẹn của
thông tin.
2.1.2 Sơ lƣợc về phân tích thiết kế hệ thống
Phân tích thiết kế hệ thống nói chung là sự nhận thức, mô tả một hệ thống, bởi
vậy người ta thường dùng các mô hình, các biểu đồ để trừu tượng hoá và là công cụ
giúp con người trao đổi với nhau trong quá trình phát triển hệ thống. Mỗi mô hình là
một khuôn dạng để nhận thức về hệ thống và nó mang ý thức chủ quan của người xây
dựng.
Mục tiêu của việc phân tích các mô hình xử lý là đưa ra được chính xác yêu cầu
của người dùng trong quá trình phát triển hệ thống, thông qua các khảo sát (phỏng vấn,
đặt câu hỏi, đọc tài liệu, qua các phép đo thử nghiệm…) thì những yêu cầu về hệ thống
sẽ được hình thành một cách rõ ràng, chi tiết, nhờ vậy việc thiết kế hệ thống sẽ được
tiến hành thuận lợi, có logic, và chính xác, giúp đảm bảo về tiến độ và chất lượng của
hệ thống mới được xây dựng.
SV: Phan Thị Hằng
10
Lớp: K44S2
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Nguyễn Thị Thu Thủy
Hai đối tượng chính của Phân tích và thiết kế hệ thống bao gồm là chức năng xử
lý và dữ liệu. Nhìn chung quá trình phân tích và thiết kế hệ thống có thể xem xét qua
sơ đồ phân tích thiết kế cấu trúc gồm 4 bước chính tương ứng với các khối chỉ ra trong
sơ đồ hình 2.4 dưới đây:
Hình 2.4 Các giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống thông tin
Trong đó:
Khối I: mô tả hệ thống hiện tại làm việc như thế nào?
Khối II: mô tả hệ thống hiện tại làm gì? Lúc này hệ thống chỉ xác định các yếu tố
bản chất và loại bỏ các yếu tố vật lý
Khối III: mô tả hệ thống mới làm gì? Dựa trên khối II ta cần bổ sung thêm các
yêu cầu mới cho hệ thống và khắc phục hoặc lược bỏ những nhược điểm của hệ thống
hiện tại.
Khối IV: mô tả hệ thống mới làm việc như thế nào? Giai đoạn thiết kế nhằm xây
dựng hệ thống mới có thể hoạt động được.
Tuy rằng các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống khác nhau có thể được
phát triển bởi nhiều tác giả, có nhiều điểm, thuật ngữ, quy ước khác nhau, nhưng nhìn
SV: Phan Thị Hằng
11
Lớp: K44S2
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Nguyễn Thị Thu Thủy
chung các phương pháp luận này đều định ra các bước cơ bản cho quá trình phát triển
dự án, đó là:
Bước 1: Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án
Bước 2: Phân tích hệ thống
Bước 3: Thiết kế hệ thống
Bước 4: Xây dựng hệ thống
Bước 5: Cài đặt, bảo trì
Ta có thể nhận thấy phân tích thiết kế hệ thống là giai đoạn rất quan trọng trong
quá trình phát triển hệ thống thông tin. Nếu đầu tư cho phân tích thiết kế càng nhiều
bao nhiêu thì các giai đoạn sau như cài đặt, kiểm thử và khai thác bảo trì càng ít bấy
nhiêu.
2.1.3 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin hƣớng chức năng
Có rất nhiều phương pháp phân tích thiết kế khác nhau đã được hình thành theo
tiến trình lịch sử, ta có thể kể đến một số phương pháp phân tích thiết kế như: phương
pháp SADT (Structured Analysis And Design Technique), phương pháp MERISE
(Methode pour Rassembler les Idées Sans Effort), phương pháp GALACSI (Groupe
d’Animation et de Liaision pour l’ Analyse et la Conception dè Système de
Information)…. mỗi phương pháp đều có những ưu nhược điểm riêng của nó. Trong
khuôn khổ và ứng dụng trực tiếp với nội dung đề tài này, tác giả xin được đề cập đến
phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng.
Theo phương pháp này chúng ta quan tâm chủ yếu tới những thông tin mà hệ
thống sẽ lưu trữ, mục đích là lập một mô hình chức năng của hệ thống nhằm trả lời câu
hỏi “Hệ thống làm gì?”. Theo đó, người xây dựng hệ thống sẽ tiến hành điều tra,
phỏng vấn người dùng xem họ sẽ cần những thông tin nào, sau đó thiết kế ngân hàng
dữ liệu để chứa những thông tin đó, cung cấp Forms để nhập thông tin và in báo cáo
để trình bày các thông tin.
SV: Phan Thị Hằng
12
Lớp: K44S2
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Nguyễn Thị Thu Thủy
* Các mô hình và phương tiện diễn tả chức năng
Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC): là một loại biểu đồ dạng cây, diễn tả sự
phân rã dần các chức năng từ tổng quát đến chi tiết. Các chức năng được biểu diễn
bằng một hình chữ nhật có gắn tên nhãn, các quan hệ duy nhất giữa các chức năng
được biểu diễn bởi các đoạn thẳng nối liền các chức năng, từ chức năng cha tới chức
năng con. Ở biểu đồ phân cấp chức năng, các chức năng được thể hiện một cách khái
quát nhất, rất dễ thành lập và mang tính chất tĩnh (chỉ cho thấy các chức năng mà
không cho thấy các trình tự xử lý như thế nào). Hình 2.5 là một thí dụ mang tính khái
quát về biểu đồ phân cấp chức năng, trong đó chức năng F1 phân rã thành các nhóm
chức năng F1.1 , F1.2 ,F1.n
Hình 2.5 Biểu đồ phân cấp chức năng tổng quát
Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD): là công cụ chính của quá trình phân tích, nhằm
mục đích thiết kế, trao đổi và tạo lập dữ liệu. Biểu đồ luồng dữ liệu chỉ rõ các chức
năng (con) phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lý cần mô tả, chỉ rõ các thông tin
được chuyển giao giữa các chức năng đó và qua đó có thể thấy được trình tự thực hiện
giữa các chức năng.
SV: Phan Thị Hằng
13
Lớp: K44S2
- Xem thêm -