Tài liệu “phân tích và đánh giá hệ thống thông tin quản lý dịch vụ quảng cáo tại đài tiếng nói việt nam

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang LỜI CẢM ƠN Để hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân tích và đánh giá hệ thống thông tin quản lý dịch vụ quảng cáo tại Đài Tiếng nói Việt Nam” ngoài sự cố gắng của bản thân qua quá trình học tập còn có sự giúp đỡ rất nhiều của Nhà trường, của thầy cô, cùng ban lãnh đạo cũng như cán bộ nhân viên trong Đài Tiếng nói Việt Nam. Trước hết em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, các thầy cô Khoa Hệ thống thông tin kinh tế cùng toàn thể thầy cô giáo trong Trường Đại học Thương Mại đã tận tình giảng dạy và tạo mọi điều kiện tốt nhất cho em trong suốt thời gian học tập tại trường. Em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến cô Ths. Nguyễn Hằng Giang đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ tận tình cho em trong thời gian thực hiện khóa luận tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu của Ban giám đốc cùng toàn thể nhân viên, các phòng ban của Đài Tiếng nói Việt Nam đã cung cấp đầy đủ thông tin và tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập để em có thể nắm bắt được những kiến thức thực tế và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp. Hà Nội, ngày 03 tháng 05 năm 2013 Sinh viên thực hiện Đinh Mạnh Cương SVTH: Đinh Mạnh Cương 1 Lớp: K45S1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i MỤC LỤC ii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần 1. Tổng quan về vấn đề phân tích, đánh giá hệ thống quản lý dịch vụ quảng cáo tại Đài TNVN. 2 1.1. Tầm quan trọng và ý nghĩa của hệ thống quản lý dịch vụ quảng cáo. 2 1.1.1 Tầm quan trọng của hệ thống quản lý dịch vụ quảng cáo. 2 1.1.2 Ý nghĩa của hệ thống quản lý dịch vụ quảng cáo. 3 1.2. Tổng quan về phân tích, đánh giá hệ thống dịch SVTH: Đinh Mạnh Cương 2 Lớp: K45S1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang vụ quảng cáo. 3 1.3. Mục tiêu, đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài 4 1.3.1 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài. 4 1.3.2 Đối tượng nghiên cứu của đề tài. 5 1.3.3 Phạm vi nghiên cứu của đề tài. 5 1.4. Phương pháp thực hiện. 5 1.5. Kết cấu của khóa luận.5 Phần 2. Cơ sở lý luận và thực trạng của hệ thống quản lý dịch vụ quảng cáo tại Đài TNVN. 7 2.1. Cơ sở lý luận chung về hệ thống quản lý dịch vụ quảng cáo. 7 2.1.1 Khái niệm cơ bản. 7 2.1.2 Hệ thống thông tin quản lý. 12 SVTH: Đinh Mạnh Cương 3 Lớp: K45S1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang 2.1.3 Phương pháp phân tích, đánh giá. 16 2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý dịch vụ quảng cáo. 16 2.2.1. Khái quát hoạt động kinh doanh của Đài TNVN. 16 2.2.1.1. Thông tin chung về đài tiếng nói việt nam 16 2.2.1.2. Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Đài TNVN 17 2.2.3 Phân tích thực trạng hệ thống quản lý dịch vụ quảng cáo tại Đài TNVN. 21 2.2.4 Đánh giá thực trạng hệ thống quản lý dịch vụ quảng cáo tại Đài TNVN. 37 PHẦN 3. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP SVTH: Đinh Mạnh Cương 4 Lớp: K45S1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang HOÀN THIỆN CHU TRÌNH QUẢN LÝ DỊCH VỤ QUẢNG CÁO TẠI ĐÀI TNVN 40 3.1. Định hướng phát triển 40 3.2. Một số giải pháp 42 KẾT LUẬN 45 DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 46 SVTH: Đinh Mạnh Cương 5 Lớp: K45S1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ STT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 Tên Bảng biểu, sơ dồ hình vẽ Hình 2.1. Sơ đồ hệ thống Hình 2.2. Luồng thông tin. Hình 2.3. Quá trình tạo lập thông tin Hình 2.4. Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin Hình 2.5. Các thành phần của hệ thống thông tin Hình 2.6. Mô hình hệ thống thông tin quản lý Hình 2.7. Mô hình mối quan hệ các hệ thống thông tin quản lý thông dụng HÌNH 2.8. Sơ đồ tổ chức phòng ban Hình 2.9. Sơ đồ phân cấp chức năng Hình 2.10. Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống Hình 2.11. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Hình 2.12. Chức năng giao dịch khách hàng Hình 2.13. Chức năng xây dựng và thực hiện dịch vụ Hình 2.14. Chức năng thanh toán và kết thúc hợp đồng Hình 2.15. Chức năng tra cứu, báo cáo Hình 2.16. Sơ đồ liên kết thực thể Hình 2.17. Giao diện form đăng nhập Hình 2.18. Giao diện đổi mật khẩu Hình 2.19. Giao diện nhân viên Hình 2.20. Giao diện khách hàng Hình 2.21. Giao diện hợp đồng Hình 2.22. Giao diện chi tiết hợp đồng Hình 2.23. Giao diện chương trình Hình 2.24. Giao diện hóa đơn Hình 2.25. Giao diện dòng hóa đơn DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT SVTH: Đinh Mạnh Cương 6 Lớp: K45S1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang TỪ VIẾT TẮT Ý NGHĨA TNVN Tiếng Nói Việt Nam CQTT Cơ quan thường trú CNTT Công nghệ thông tin HTTT Hệ Thống Thông Tin HT Hệ thống CSDL Cơ sở dữ liệu SVTH: Đinh Mạnh Cương 7 Lớp: K45S1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang LỜI MỞ ĐẦU Quảng cáo là một công cụ rất phổ biến trong thế giới thương mại ngày nay. Được sử dụng nhằm thu hút sự chú ý, lôi kéo sự quan tâm của khách hàng, tạo ra những mong muốn sở hữu sản phẩm hay dịch vụ, và sau đó là kích thích khách hàng bỏ ra chi phí để sở hữu sản phẩm hay dịch vụ quảng cáo. Có rất nhiều hình thức để thực hiện quảng cáo phục vụ cho các hoạt động thương mại của doanh nghiệp, và những phương pháp mới đang ngày càng được phát triển mạnh mẽ. Những mẫu quảng cáo có thể thực hiện trên các tạp chí, nhật báo, và ngày càng xuất hiện nhiều hơn trên internet. Ngoài ra doanh nghiệp cũng có thể thiết kế và thực hiện những hoạt động quảng cáo trên radio, tivi… Đối với các doanh nghiệp ở Việt Nam, khi nói tới quảng cáo trên radio thì Đài Tiếng nói Việt Nam luôn là một sự lựa chọn tối ưu đối với các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân muốn quảng cáo các sản phẩm, dịch vụ cũng như quảng bá hình ảnh, thương hiệu của họ tới rộng rãi người nghe đài. Chính vì vậy mà số lượng đăng ký quảng cáo trên radio tại Đài Tiếng nói Việt Nam ngày càng gia tăng, số lượng công việc không ngừng tăng và phức tạp hơn. Nhận biết được tình hình trên mà lãnh đạo của Đài Tiếng nói Việt Nam đã cho xây dựng một Hệ thống quản lý dịch vụ quảng cáo để phục vụ công việc của các nhân viên chuyên trách phòng quảng cáo, cũng như giúp ban lãnh đạo có thể dễ dàng hơn trong công tác quản lý, phê duyệt các chương trình quảng cáo. Và với đề tài:”Phân tích và đánh giá hệ thống quản lý dịch vụ quảng cáo tại Đài Tiếng nói Việt Nam.” Em sẽ giúp quý thầy, cô và các bạn có một cái nhìn tổng quát về Hệ thống trên. SVTH: Đinh Mạnh Cương 1 Lớp: K45S1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang Phần 1. Tổng quan về vấn đề phân tích, đánh giá hệ thống quản lý dịch vụ quảng cáo tại Đài TNVN. 1.1. Tầm quan trọng và ý nghĩa của hệ thống quản lý dịch vụ quảng cáo. 1.1.1 Tầm quan trọng của hệ thống quản lý dịch vụ quảng cáo. Cùng với sự phát triển của xã hội ngày nay quảng cáo là một trong những nhu cầu và phương tiện hết sức cần thiết trong quá trình hình thành, phát triển và tồn tại của một sản phẩm nói riêng và của một doanh nghiệp nói chung. Nhờ vào quảng cáo mà có thể giúp cho nhà sản xuất tạo ra nhu cầu đối với sản phẩm, tăng sức mua, nâng cao thị phần. Thông tin nhanh chóng cho thị trường về đặc điểm, tính năng của sản phẩm. Góp phần hỗ trợ cho việc bán hàng, giảm chi phí phân phối vì khách hàng tự tìm đến sản phẩm là chính. Trang bị cho khách hàng những kiến thức tốt nhất để lựa chọn sản phẩm cho phù hợp với nhu cầu của mình. Tăng giá thành sản phẩm mà khách hàng vẫn vui lòng chi trả vì nó đã giúp cho khách hàng tin tưởng vào chất lượng sản phẩm và yên tâm hơn khi sử dụng. Điều này làm tăng doanh thu vì có nhiều khách hàng biết đến và lựa chọn. Quảng cáo kích thích nhu cầu tiêu thụ sản phẩm, làm tăng thị phần ở giai đoạn phát triển bảo vệ thị phần khi thị trường đã ổn định.Đã từ lâu chiến lược Quảng cáo được xem là thế mạnh để thành công trong kinh doanh. Vì vậy nhu cầu quảng cáo từ doanh nghiệp tăng cao. Song song theo đó là sự ra tăng ào ạt các công việc liên quan đến quảng cáo. Quản lý dịch vụ quảng cáo giữ vai trò đặc biệt quan trọng và ngày càng được các nhà lãnh đạo quan tâm nghiên cứu, phân tích và áp dụng, xem đây là một trong những chức năng cốt lõi và quan trọng của tiến trình quản lý. Quản lý dịch vụ quảng cáo là một bộ phận phức tạp, khó khăn trong công tác quản lý, lãnh đạo, có quan hệ lớn đến sự hưng, suy, thành, bại đối với các doanh nghiệp, các tổ chức đơn vị. Việc nghiên cứu quản lý dịch vụ quảng cáo là hết sức cần thiết. Nền kinh tế nước ta hiện nay là nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của nhà nước, do đó đặc trưng nổi bật là tính cạnh tranh. Các tổ chức nói chung và doanh nghiệp nói riêng buộc phải cải thiện tổ chức,sản phẩm, dịch vụ của mình hơn để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Trong đó yếu tố quảng cáo là một trong những vấn đề quyết định. Sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật hiện đại cùng với sự phát triển của nền kinh tế mở buộc những người tham gia công tác quản lý phải biết thích ứng. Nghiên cứu chu trình quản lý dịch vụ SVTH: Đinh Mạnh Cương 2 Lớp: K45S1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang quảng cáo sẽ giúp cho người quản lý học được cách giao dịch với người khác, biết cách đặt câu hỏi, biết lắng nghe, biết tìm ra ngôn ngữ chung với khách hàng. 1.1.2 Ý nghĩa của hệ thống quản lý dịch vụ quảng cáo. Quản lý dịch vụ quảng cáo có ý nghĩa quan trọng cho sự thành công của doanh nghiệp. Bởi vì sự thành công của doanh nghiệp phụ thuộc vào tính hiệu quả trong công tác xúc tiến bán hàng và quảng cáo là một trong số đó. Góp phần vào tăng doanh số hoặc thị phần bằng cách cung cấp thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng. Thông báo cho khách hàng mọi thay đổi như cải tiến chất lượng dịch vụ khách hàng hoặc đưa ra sản phẩm mới. Thông báo cho mọi người về những sản phẩm độc đáo hoặc lợi ích đặc thù mà sản phẩm của bạn mang lại… Quản lý dịch vụ quảng cáo vừa là nghệ thuật vừa là khoa học làm cho những mong muốn của doanh nghiệp và mong muốn của khách hàng tương hợp với nhau và cùng đạt đến mục tiêu chung của cả hai bên. Người quản lý với tư cách là chủ luôn mong muốn đem đến cho khách hàng của mình những sản phẩm dịch vụ tốt nhất, chất lượng nhất, đáp ứng sự mong mỏi nhu cầu của khách hàng. Cùng với các chính sách kinh doanh, thực hiện tốt mọi nhiệm vụ, đóng góp sáng kiến của khách hàng vào các mục tiêu về sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp. Quản lý dịch vụ quảng cáo là những hoạt động (một chu trình) mà người làm công tác quản lý và nhóm quản lý dịch vụ quảng cáo tiến hành triển khai sắp xếp các công việc nhằm đạt được các mục tiêu của khách hàng đề ra. 1.2. Tổng quan về phân tích, đánh giá hệ thống dịch vụ quảng cáo. Trong thế giới kinh doanh ngày nay, việc áp dụng CNTT đã trở thành một nhu cầu cấp bách cho các công ty tìm cách nâng cao năng suất và hiệu suất hàng ngày để có thể tồn tại và đứng vững trên thị trường. Trên thực tế, việc sử dụng các phương tiện khoa học và công nghệ hiện đại ngày càng trở nên phổ biến. Quan trọng hơn, phần lớn các DN cũng bày tỏ ý muốn được quản lý nguồn thông tin sẵn có một cách nhanh chóng hơn, từ đó có thể đạt được những kết quả kinh doanh có lợi nhất, giảm chi phí và công sức lao động. Bài khóa luận của em với định hướng chính về phân tích, đánh giá hệ thống quản lý dịch vụ quảng cáo tại Đài Tiếng nói Việt Nam sẽ đi sâu làm rõ, phân tích những yếu tố liên quan từ đó đưa ra các đánh giá chính xác về hệ thống, cuối cùng SVTH: Đinh Mạnh Cương 3 Lớp: K45S1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang đề ra những giải pháp, kiến nghị giúp hoàn thiện hệ thống hơn. Trong quá trình làm bài, em đã có sự tham khảo tìm hiểu một số quy trình quản lý. Đầu tiên em xem xét về nghiệp vụ quản lý dịch vụ quảng cáo của các doanh nghiệp nước ngoài. Các doanh nghiệp nước ngoài có trình độ kỹ thuật, công nghệ thông tin cao, cơ sở hạ tầng phát triển, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cần có để vận hành một hệ thống và phần lớn các hệ thống quản lý sẽ gắn bó với công việc đó lâu dài. Trong quy trình quản lý dịch vụ quảng cáo thì các quyền sẽ được phân chia một cách rõ ràng. Quản lý có sự kiểm tra, giám sát, chặt chẽ còn các công việc được hoàn thành với thời gian và độ chính xác cao. Ứng dụng hệ thống giám sát kiểm tra hiện đại vào trong quá trình quản lý dịch vụ quảng cáo của tổ chức. Hệ thống này đã hỗ trợ một cách thiết thực và mang lại hiệu quả cao trong việc sử dụng, quản lý, đáp ứng các yêu cầu về dịch vụ quảng cáo của tổ chức. Trên thực tế công tác quản lý dịch vụ quảng cáo ở các doanh nghiệp trong nước hiện nay vẫn còn gặp rất nhiều thách thức lớn. Khó khăn và thách thức lớn nhất đối với các doanh nghiệp trong nước hiện nay không phải là thiếu vốn hay trình độ kỹ thuật mà là làm thế nào để quản trị một cách có hiệu quả. Quản lý thủ công, áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác quản lý chưa đồng bộ và chưa đem lại hiệu quả thực sự rõ rệt. Hệ thống hỗ trợ cho công tác quản lý dịch vụ quảng cáo chưa được khai thác hết các tính năng, các tài nguyên sẵn có. Với Hệ thống quản lý dịch vụ quảng cáo tại Đài Tiếng nói Việt Nam nói chung thì cũng đã giải quyết được tương đối các yêu cầu công việc đề ra. Tuy nhiên, chu trình này cũng có phần chưa được tốt Chính vì vậy, cần phải có sự phân tích, đánh giá một cách tổng quát cũng như chi tiết hơn về chu trình quản lý dịch vụ quảng cáo này từ đó sẽ tìm ra hướng phát triển, giải pháp hoàn thiện giải quyết các vướng mắc còn tồn tại cho Hệ thống đang ứng dụng tại Đài TNVN. 1.3. Mục tiêu, đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài 1.3.1 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài. Giúp hiểu rõ hơn về Hệ thống quản lý dịch vụ quảng cáo và lợi ích mà nó mang lại trong hoạt động dịch vụ quảng cáo. Đưa ra những phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động của chu trình quản lý dịch vụ quảng cáo của Đài TNVN để tìm ra những điểm mạnh, điểm yếu, phân tích nguyên SVTH: Đinh Mạnh Cương 4 Lớp: K45S1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang nhân, từ đó nêu lên định hướng phát triển và một số giải pháp nhằm hoàn thiện chu trình quản lý của Đài TNVN. Kết quả đem lại từ quá trình phân tích, đánh giá sẽ nâng cao hiệu quả trong hoạt động quản lý cho Đài TNVN và hỗ trợ thực hiện các nội dung mục tiêu đã đề ra. 1.3.2 Đối tượng nghiên cứu của đề tài. Đối tượng nghiên cứu được đặt ra đó là Hệ thống quản lý dịch vụ quảng cáo tại Đài Tiếng nói Việt Nam 1.3.3 Phạm vi nghiên cứu của đề tài. Đề tài nghiên cứu được đặt ra trên thực trạng của Hệ thống quản lý dịch vụ quảng cáo tai Đài Tiếng nói Việt Nam. Thực tế quản lý, sử dụng, hướng phát triển và đưa ra giải pháp hoàn thiện cho Hệ thống quản lý dịch vụ quảng cáo tại Đài Tiếng nói Việt Nam. 1.4. Phương pháp thực hiện. Phương pháp phân tích, tổng hợp, đánh giá: Các bộ phận của chu trình sẽ được phân tích thành các bộ phận riêng biệt, vận dụng phương pháp đánh giá tổng hợp kết hợp với hệ thống hóa để có thể nhận định đầy đủ về tình hình hoạt động chung, để đánh giá thực trạng của chu trình quản lý nhân sự trong thời điểm hiện tại và định hướng phát triển trong tương lai. Phương pháp so sánh đối chiếu: Đối chiếu giữa lý luận và thực tiển để tìm ra và giải quyết những khó khăn thách thức còn tồn tại bên trong chu trình. Qua đó giúp ta đánh giá được năng lực hiện tại của chu trình sử dụng. Ngoài ra còn vận dụng phương pháp thống kê, thu thập số liệu để làm rõ những nội dung liên quan. 1.5. Kết cấu của khóa luận. Ngoài danh mục bảng biểu sơ đồ hình vẽ, danh mục từ viết tắt, kết luận và phần tài liệu tham khảo, phụ lục, khóa luận gồm ba phần: Phần 1. Tổng quan về vấn đề phân tích, đánh giá hệ thống quản lý dịch vụ quảng cáo tại Đài TNVN. Phần 2. Cơ sở lý luận và thực trạng của hệ thống quản lý dịch vụ quảng cáo tại Đài TNVN. SVTH: Đinh Mạnh Cương 5 Lớp: K45S1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang Phần 3. Định hướng phát triển và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý dịch vụ quảng cáo tại Đài TNVN. Phần 2. Cơ sở lý luận và thực trạng của hệ thống quản lý dịch vụ quảng cáo tại Đài TNVN. 2.1. Cơ sở lý luận chung về hệ thống quản lý dịch vụ quảng cáo. 2.1.1 Khái niệm cơ bản. - Dịch vụ Dịch vụ là những hoạt động và kết quả mà một bên (người bán) có thể cung cấp cho bên kia (người mua) và chủ yếu là vô hình không mang tính sở hữu. Dịch vụ có thể gắn liền hay không gắn liền với một sản phẩm vật chất. - Quảng cáo Quảng cáo bao gồm mọi hình thức giới thiệu một cách gián tiếp nhằm đề cao những ý tưởng, sản phẩm và dịch vụ và được thực hiện theo yêu cầu của chủ thể quảng cáo, chủ thể quảng cáo phải trả chi phí. - Hệ thống Hệ thống là một tập hợp các phần tử có mối qua lại, tác động lẫn nhau, cùng hoạt động để hướng tới mục tiêu chung thông qua việc tiếp cận dữ liệu vào và sản sinh ra dữ liệu ra nhờ một quá trình chuyển đổi. Hệ thống Input (system) Output Hình 2.1. Sơ đồ hệ thống Một số mô hình hệ thống: Mô hình logic: Mô tả hệ thống làm gì, dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời các câu hỏi cái gì? và để làm gì?. Mô SVTH: Đinh Mạnh Cương 6 Lớp: K45S1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang hình hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình logic này. Mô hình vật lý ngoài: Mô hình vật lý ngoài chú ý đến những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng. Mô hình vật lý trong: Liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên nó không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan đến loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình này giải đáp câu hỏi như thế nào? Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của góc nhìn sử dụng và mô hình vật lý trong là góc nhìn của kỹ thuật. Ba mô hình trên có ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là mô hình hay biến đổi nhất. - Thông tin. Được biểu thị theo nghĩa thông thường là thông báo hay tin nhận được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiện các mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng. Nói đến thông tin là phải nói đến hai chủ thể: Chủ thể phản ánh (truyền tin) và đối tượng nhận sự phản ánh đó (tiếp nhận thông tin). Chủ thể phản ánh thông tin Đối tượng tiếp nhận Hình 2.2. Luồng thông tin. SVTH: Đinh Mạnh Cương 7 Lớp: K45S1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang Các tính chất của thông tin: Tính tương đối, tính định hướng, tính thời điểm, tính cục bộ. Quá trình tạo lập thông tin: Dữ liệu Quá trình xử lý  Các kí tự, số hiệu  Dữ liệu thô  Thông tin không định dạng  Dữ liệu chung Phân loại Sắp xếp Tổng hợp Tính toán  Chọn lựa     Thông tin  Tài liệu đã xử lý  Thông tin có định dạng  Dữ liệu trong ngữ cảnh  Giá trị hữu hình  Giá trị vô hình Hình 2.3. Quá trình tạo lập thông tin - Phân tích hệ thống Phân tích hệ thống là tìm hiểu cấu trúc và sự vận hành của hệ thống, xác lập các mô hình mô tả chúng. - Đánh giá hệ thống Đánh giá hệ thống là quá trình hình thành những nhận định, phân đoán về kết quả làm việc của hệ thống, dựa vào sự phân tích những thông tin thu được, đối chiếu với những mục tiêu, tiêu chuẩn đã đề ra, nhằm đề xuất những quyết định thích hợp để cải tạo thực trạng, điều chỉnh năng cao chất lượng và hiệu quả công việc của hệ thống. - Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp các phần cứng, phần mềm, hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻ dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ chức. SVTH: Đinh Mạnh Cương 8 Lớp: K45S1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang Hệ thống thông tin là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức. Có thể hiểu hệ thống thông tin là 1 hệ thống mà mối liên hệ giwuax các thành phần của nó cũng như mối liên hệ giữa nó và cá hệ thống khác là sự trao đổi thông tin. Hệ thống thông tin bao gồm các chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và phẩn hồi thông tin nhằm phục vụ mục đích sử dụng của con người. Hình 2.4. Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin Các thành phần của hê thống thông tin:  Phần cứng Phần cứng là các thiết bị vật lý cụ thể của máy tính hay hệ thống máy tính như là màn hình, chuột, bàn phím, máy in,… Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng máy tính mà chúng ta có những lựa chọn cần thiết nhất. Dựa trên chức năng và cách thức hoạt động người ta còn phân biệt các thiết bị phần cứng ra thành: + Thiết bị nhập(input)/ Thiết bị xuất(output) + Thiết bị xử lý(Processing Decies) + Thiết bị lưu trữ(Stogare Devies)  Phần mềm SVTH: Đinh Mạnh Cương 9 Lớp: K45S1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang Phần mềm được coi là tất cả các kỹ thuật ứng dụng để thực hiện những dịch vụ chức năng cho mục đích nào đó bằng phần cứng, làm cho sử dụng phần cứng máy tính đạt hiệu quả cao.  Dữ liệu CSDL: là một HT các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thông tin thứ cấp (như băngtừ, đĩa từ,…) để có thể thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với nhiều mục đích khác nhau. Tài nguyên về dữ liệu gồm các CSDL. Các CSDL phải được thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa học theo một mô hình có cấu trúc xác định, tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng.  Mạng HT truyền thông là HT mà các thông tin, dữ liệu được truyền bằng các phương tiện diện tử từ khoảng cách xa Các dịch vụ truyền thông cho phép trao đổi thông tin giữa những người sử dụng ở các vị trí địa lý khác nhau. Mạng máy tính là một HT gồm hai hay nhiều máy kết nối với nhau thông qua đường truyền vật lý cho phép chúng chia sẻ dữ liệu và tài nguyên.  Con người Con người là chủ thể điều hành và sử dụng HTTT. Gồm hai nhóm chính: những người xây dựng và bảo trì HTTT. Con người là thành phần rất quan trọng của HTTT nên tổ chức phải có kế hoạch đào tạo đội ngũ lao động tri thức, có tay nghề cao để sử dụng HTTT. Bảo trì HT: phân tích viên, lập trình viên, kỹ thuật viên… Sử dụng HT: lãnh đạo, kế toán, tài vụ.,, SVTH: Đinh Mạnh Cương 10 Lớp: K45S1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang Hình 2.5. Các thành phần của hệ thống thông tin 2.1.2 Hệ thống thông tin quản lý. Có nhiều cách khác nhau để phân loại HTTT như theo chức năng hoặc theo cấu trúc của nó và khi phân loại theo chức năng của HTTT ta có HTTT quản lý. - Khái niệm hệ thống thông tin quản lý (MIS - Managerment Information System) Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống có nhiệm vụ cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý điều hành một tổ chức. Thành phần chiếm vị trí quan trọng trong HTTT quản lý là một cơ sở dữ liệu hợp nhất chứa các thông tin phản ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các thông tin về các hoạt động diễn ra trong hệ thống. SVTH: Đinh Mạnh Cương 11 Lớp: K45S1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang Hình 2.6. Mô hình hệ thống thông tin quản lý Mô hình tổng quát các thành phần của hệ thống thông tin quản lý biểu diễn trong Hình 2.6 cho ta thấy hệ thống bao gồm bốn thành phần mà người ta thường gọi là các tài nguyên của hệ thống, đó là: Tài nguyên về phần mềm, tài nguyên về nhân lực, tài nguyên về phần cứng, tài nguyên về dữ liệu. Qui trình xử lý thông tin là khâu trung tâm của các hệ thống thông tin quản lý. Người ta thường áp dụng hai phương pháp xử lý thông tin cơ bản là: xử lý theo lô và xử lý thời gian thực. - Khái quát về hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức. Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức. Đây cũng là tên gọi của một chuyên ngành khoa học. Ngành khoa học này thường được xem là một phân ngành của khoa học quản lý và quản trị kinh doanh. Ngoài ra, do ngày nay việc xử lý dữ liệu thành thông tin và quản lý thông tin liên quan đến công SVTH: Đinh Mạnh Cương 12 Lớp: K45S1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang nghệ thông tin, nó cũng được coi là một phân ngành trong toán học, nghiên cứu việc tích hợp hệ thống máy tính vào mục đích tổ chức.  Các loại thông tin quản lý: Thông tin quản lý là những dữ liệu được xử lý và sẵn sàng phục vụ công tác quản lý của tổ chức. Có ba loại thông tin quản lý trong một tổ chức, đó là thông tin chiến lược, thông tin chiến thuật và thông tin điều hành. Thông tin chiến lược: Là thông tin sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ chức, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý cao cấp khi dự đoán tương lai. Loại thông tin này đòi hỏi tính khái quát, tổng hợp cao. Dữ liệu để xử lý ra loại thông tin này thường là từ bên ngoài tổ chức. Đây là loại thông tin được cung cấp trong những trường hợp đặc biệt. Thông tin chiến thuật: Là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý phòng ban trong tổ chức. Loại thông tin này trong khi cần mang tính tổng hợp vẫn đòi hỏi phải có mức độ chi tiết nhất định dạng thống kê. Đây là loại thông tin cần được cung cấp định kỳ. Thông tin điều hành (thông tin tác nghiệp): Sử dụng cho công tác điều hành tổ chức hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp của tổ chức. Loại thông tin này cần chi tiết, được rút ra từ quá trình xử lý các dữ liệu trong tổ chức. Đây là loại thông tin cần được cung cấp thường xuyên.  Cấu trúc HTTT quản lý: Một hệ thống thông tin quản lý được thiết kế cấu trúc tốt gồm bốn hệ thống con, đó là các hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu và hệ thống hỗ trợ quyết định. Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp những số liệu hiện thời, nhiều tổ chức đã phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ tiên tiến có sử dụng máy tính để có thể cung cấp thông tin nhanh và đầy đủ hơn. SVTH: Đinh Mạnh Cương 13 Lớp: K45S1