Tài liệu Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tại công ty tnhh mtv nhựa bảo thiên

LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến thầy Nguyễn Hưng Long đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp. Em xin bày tỏ lời cám ơn sâu sắc đến những thầy cô giáo đã giảng dạy em trong bốn năm ngồi trên ghế giảng đường Đại học Thương mại, cũng như quý thầy cô trong Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, trường Đại học Thương mại với những kiến thức mà em nhận được trong quá trình học tập sẽ là hành trang giúp em vững bước trong tương lai. Em xin gửi lòng biết ơn sâu sắc đến quý công ty Bảo Thiên, ban lãnh đạo công ty cùng toàn thể các anh chị nhân viên trong công ty đã tạo điều kiện cho em tìm hiểu, nghiên cứu trong suốt quá trình thực tập tại công ty. Dù rất bận rộn với công việc nhưng mọi người vẫn hỗ trợ, cung cấp tài liệu, thông tin cho em trong quá trình tìm hiểu và khảo sát nghiệp vụ. Cuối cùng em kính chúc quý thầy, cô dồi dào sức khỏe và thành công trong sự nghiệp cao quý. Đồng kính chúc các cô chú, anh chị trong Công ty TNHH MTV nhựa Bảo Thiên luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Quỳnh Mai 1 LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay cùng hòa nhịp với sự phát triển chung của nền công nghệ thông tin trên thế giới thì nền công nghệ thông tin của nước ta trong những năm gần đây đã có những bước phát triển mạnh mẽ trên nhiều lĩnh vực. Cụ thể là trong lĩnh vực quản lý, đây là lĩnh vực máy tính được sử dụng nhiều nhất. Máy tính điện tử không còn là phương tiện quý hiếm mà đang ngày một gần gũi với con người và là một phương án tối ưu trong công việc quản lý và sử dụng thông tin. Trước sự dịch chuyển của nền kinh tế thị trường, thì sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp là điều không thể tránh được, và lợi nhuận luôn là mục tiêu hướng tới của các doanh nghiệp. Để có thể đứng vững trong cạnh tranh và mở rộng phát triển thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải chú trọng tới tất cả các khâu cảu quá trình kinh doanh từ khi bỏ vốn ra cho tới khi thu được vốn về, làm sao thu được hiệu quả kinh tế cao nhất trong khi chi phí bỏ ra thấp nhất. Đồng thời các doanh nghiệp phải thực hiện các biện pháp tổ chức quẩn lý theo một quy trình công nghệ hiện đại và có sự quản lý chặt chẽ của con người. Đối với doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng trên thị trường có tính cạnh tranh cao thì việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách chính xác, nhanh chóng và tiện lợi sẽ chiếm được lòng tin của khách hàng và từ đó đem lại hiệu quả kinh tế cao cho doanh nghiệp. Điều đó đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm mọi biện pháp để xây dựng hoàn thiện hệ thống thông tin nhằm tin học hóa các hoạt động tác nghiệp của các đơn vị và trong việc quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Sau một thời gian nghiên cứu, em đã chọn đề tài“ Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tại Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên”, từ đó đi sâu tìm hiểu về công tác quản lý hàng hóa, vật tư của doanh nghiệp để tìm ra những ưu điểm, nhược điểm và qua đó có thể đề xuất các biện pháp, cách quản lý để công tác quản lý của doanh nghiệp được hoàn thiện hơn. MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN...............................................................................................................i LỜI MỞ ĐẦU..............................................................................................................ii MỤC LỤC................................................................................................................... iii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ.........................................................v 2 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT.....................................................................................vi PHẦN 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI.....................................................1 1.1 Tính cấp thiết của đề tài........................................................................................1 1.1.1 Tầm quan trọng của đề tài.................................................................................1 1.1.2 Ý nghĩa của đề tài................................................................................................1 1.2 Tổng quan nghiên cứu đề tài.................................................................................2 1.3.Mục tiêu nghiên cứu của đề tài.............................................................................2 1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu........................................................................3 1.5 Phương pháp thực hiện đề tài..............................................................................3 1.6 Kết cấu của khóa luận...........................................................................................3 Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH MTV NHỰA BẢO THIÊN....................................................................................................5 2.1. Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin.......................................5 2.1.1. Các khái niệm cơ bản về phân tích thiết kế hệ thống thông tin............................5 2.1.2 Một số phương pháp phân tích thiết kế hệ thống................................................11 2.1.3. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin bằng UML...............................................14 2.2.1. Giới thiệu về Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên và khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh...................................................................................................15 2.2.2. Thực trạng về quản lý kho vật tư tại Công ty............................................20 2.2.3 Phân tích, đánh giá thực trạng quản lý kho vật tư tại Công ty.....................21 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH MTV NHỰA BẢO THIÊN......................24 3.1 Phân tích và đặc tả yêu cầu hệ thống hệ thống thông tin quản lý kho vật tư. .24 3.1.1 Yêu cầu về chức năng của hệ thống.................................................................24 3.1.2 Yêu cầu phi chức năng......................................................................................25 3.1.3 Mô tả quy trình quản lý kho vật tư.................................................................25 3.2. Pha phân tích.......................................................................................................25 3.2.1. Xác định các tác nhân và Usecase...................................................................25 3.2.2 Xây dựng biểu đồ Usecase................................................................................26 3.2.2. Xây dựng biểu đồ lớp đối tượng.....................................................................28 3 3.3 Pha thiết kế...........................................................................................................29 3.3.1. Xây dựng biểu đồ tuần tự:...............................................................................29 3.3.2 Xây dựng biểu đồ hoạt động............................................................................35 3.3.3 Thiết kế các bảng cơ sở dữ liệu........................................................................38 3.3.4 Thiết kế giao diện..............................................................................................44 3.3.5 Thiết kế kiểm soát.............................................................................................46 3.4 Nhận xét và một số đề xuất, kiến nghị................................................................46 KẾT LUẬN................................................................................................................47 TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................................................1 PHỤ LỤC..................................................................................................................... 2 DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ STT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Sơ đồ, bảng biểu, hình vẽ Sơ đồ 2.1: Chức năng của hệ thống thông tin Sơ đồ 2.2: Các thành phần của hệ thống thông tin Sơ đồ 2.3: Hoạt động quản lý kho hàng Sơ đồ 2.4: Cơ cấu bộ máy tổ chức công ty Bảng 3.1 Bảng mô tả Usecase HTTT quản lý kho Hình 3.1 Biểu đồ Usecase hệ thống thông tin quản lý kho Hình 3.2 Biểu đồ các Usecase phân rã Hình 3.3: Biểu đồ tuần tự đăng nhập Hình 3.4: Biểu đồ tuần tự quản lý nhập kho Hình 3.5: Biểu đồ tuần tự quản lý xuất kho Hình 3.6: Biểu đồ tạo phiếu xuất Hình 3.7: Biểu đồ tuần tự tạo phiếu nhập 4 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 Hình 3.8: Biểu đồ lập thống kê Hình 3.9: Biểu đồ hoạt động chức năng đăng nhập Hình 3.10: Biểu đồ hoạt động chức năng nhập thêm hàng Hình 3.11: Biểu đồ hoạt động chức năng xuất hàng Hình 3.12: Biểu đồ hoạt động chức năng lập thống kê Hình 3.13: Mô hình dữ liệu quan hệ Hình 3.14: Form giao diện đăng nhập Hình 3.15: Form giao diện chính của hệ thống thông tin quản lý kho hàng Hình 3.16: Form quản lý thông tin hàng Hình 3.17: Form phiếu xuất kho Hình 3.5: Form phiếu nhập kho DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt CSDL CNTT HTTT NCC TNHH DN Giải nghĩa cơ sở dữ liệu Công nghệ thông tin Hệ thống thông tin Nhà cung cấp Trách nhiệm hữu hạn Doanh nghiệp 5 PHẦN 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1.1.1 Tầm quan trọng của đề tài Vật tư, hàng hóa là yếu tố kinh doanh rất quan trọng của của mỗi doanh nghiệp (DN). Làm thế nào để quản lý kho hàng, vật tư tốt là một vấn đề vô cùng quan trọng. Hệ thống thông tin (HTTT) quản lí kho vật tư là một hệ thống đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý vật tư tại kho hàng của DN. Bởi khi DN phát triển mở rộng quy mô thì số lượng dữ liệu cần xử lý ngày càng nhiều vượt quá khả năng thủ công bình thường. Vìệc nghiên cứu hoàn thiện HTTT quản lý kho tại một DN có một tầm quan trọng vô cùng lớn. Nó giúp cho DN có được một HTTT quản lý hàng hóa một cách chính xác, thuận tiện, nhanh chóng số lượng hàng xuất - nhập - tồn tại kho đồng thời giúp người quản lý DN có thể đưa ra kế hoạch, quyết định đúng đắn, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Như vậy HTTT quản lý kho mang đến sự tiện lợi và ưu việt cho việc giải quyết các bài toán về quản lý hàng hóa trong kho. 1.1.2 Ý nghĩa của đề tài Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên tôi thấy rằng hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng mở rộng, các mặt hàng nhập về ngày một nhiều và đa dạng về chủng loại vì thế việc lưu trữ dữ liệu về hàng hóa cũng như khối lượng các công việc của bộ phận quản lý kho hàng cần phải xử lý rất lớn. Hiện tại công ty đang quản lý kho dưới dạng hồ sơ, sổ sách và trên phần mềm Excel nên việc quản lý gặp rất nhiều khó khăn. Vì vậy việc nghiên cứu hoàn thiện HTTT quản lý kho dựa trên những yêu cầu nghiệp vụ mà công ty đang sử dụng trên phần mềm Excel và khắc phục được những nhược điểm của phần mềm quản lý hiện tại là rất cần thiết. Hoàn thiện HTTT quản lý kho hàng sẽ giúp cho công ty có được một hệ thống quản lý kho vật tư giúp cập nhật, tìm kiếm nhanh chóng, chính xác thông tin của vật tư cần tìm, thống kê số lượng hàng xuất nhập, hỗ trợ công tác báo cáo tổng hợp hàng tồn chi tiết từ đó có những quyết định chính xác kịp thời tận dụng cơ hội thị trường. Nghiên cứu hoàn thiện HTTT quản lý kho giúp công ty tận dụng được những khả ưu việt của máy tính, tiết kiệm nguồn nhân lực giúp cắt giảm chi phí nâng cao năng lực cạnh tranh. 1 Với tầm quan trọng và ý nghĩa của HTTT quản lý kho vật tư như trên tôi đã quyết định lựa chọn đề tài Khóa luận là: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tại Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên”. 1.2 Tổng quan nghiên cứu đề tài Nhận biết được tầm quan trọng của HTTT quản lý kho hàng tại các DN nên cũng đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về HTTT quản lý kho hàng. . Khóa luận “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại công ty TNH Ngọc Khánh” do sinh viên Nguyễn Bích Ngọc- Đại học Kinh tế quốc dân (năm 2011) thực hiện. Đề tài “ Xây dựng phần mềm quản lý kho hàng tại công ty TNHH Quỳnh Nhi” do sinh viên Đỗ Thị Minh Huệ - Đại học Kinh tế quốc dân (năm 2011) thực hiện. Khóa luận “ Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý xuất nhập hàng tại Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế” do sinh viên Đỗ Hoàng Nam - Đại học Bách khoa Hà Nội (năm 2013) thực hiện. Các đề tài nghiên cứu trên đã: đánh giá thực trạng, phân tích thiết kế (xây dựng phần mềm) đáp ứng các yêu cầu quản lý hàng hóa trong kho hàng của Công ty cũng như giúp nhà quản lý truy xuất nhanh thông tin cần tìm. Tuy nhiên các đề tài phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho theo hướng chức năng không phù hợp với hệ thống thường xuyên thay đổi, áp dụng cho việc thiết kế ứng dụng có thể khiến phát sinh nhiều khó khăn. Vì vậy việc nghiên cứu đề tài: “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tại công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên” sẽ đánh giá toàn diện, tổng thế về thực trạng quản lý kho vật tư để tiến tới tin học hóa toàn bộ các hoạt động của Công ty. Và việc trước hết là tiến hành phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tại Công ty. Đề tài sẽ tiếp cận theo hướng đối tượng với những ưu điểm của nó. 1.3.Mục tiêu nghiên cứu của đề tài Thứ nhất: hệ thống hóa kiến thức một số lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin trong doanh nghiệp như: khái niệm, phân loại, phương pháp phân tích thiết kế hệ thống, một số lý thuyết về quản lý kho vật tư. 2 Thứ hai: phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tại Công ty. Thứ ba: phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tại Công ty. Thứ tư: đưa ra một số đề xuất, kiến nghị. 1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Vật tư hàng hóa và các thông tin về vật tư hàng hóa, quy trình quản lý nhập xuất nguồn vật tư, những người tham gia và có ảnh hưởng đến hoạt động quản lý trong kho vật tư. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu của đề tài xét trong giới hạn không gian và thời gian. Về không gian: mô hình quản lý kho vật tư tại công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên. Về thời gian : từ năm 2012 đến năm 2014. 1.5 Phương pháp thực hiện đề tài Khóa luận được thực hiện trên cơ sở vận dụng tổng hợp các phương pháp nghiên cứu như phân tích, so sánh, thống kê, tổng hợp, việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin tiến hành theo phương pháp hướng đối tượng. Thu thập thông tin về hệ thống cũ bằng các phương pháp: - Quan sát hệ thống: tiến hành quan sát các quy trình nghiệp vụ hàng ngày của bộ phận quản lý kho hàng để rút ra các yêu cầu cần thiết cho hệ thống. - Nghiên cứu tài liệu về hệ thống bao gồm: các chứng từ, hóa đơn, văn bản… liên quan tới việc nhập xuất, vận chuyển trong kho vật tư,… 1.6 Kết cấu của khóa luận Khóa luận được chia làm ba phần chính. Phần 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài Trình bày tính cấp thiết của đề tài, đồng thời đặt ra mục tiêu cụ thể cần giải quyết trong đề tài, đối tượng, phạm vi nghiên cứu, phương pháp thực hiện đề tài. Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng quản lý kho vật tư tại Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên Trình bày các cơ sở lý luận cơ bản bao gồm: khái niệm hệ thống thông tin, phân loại các hệ thống thông tin, mô hình tổng quát của hệ thống thông tin và các phương pháp, mô hình phân tích thiết kế hệ thống thông tin. Tiếp đến là phân tích, đánh giá về thực trạng việc quản lý kho vật tư hiện tại của Công ty nhằm tạo cơ sở cho việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật tư. Phần 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật tư 3 Dựa trên kết quả phân tích từ Phần 2 tiến hành phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tại Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên theo hướng đối tượng. Tổng kết lại đề tài khóa luận và đưa ra hướng phát triển của đề tài. Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH MTV NHỰA BẢO THIÊN 2.1. Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin 2.1.1. Các khái niệm cơ bản về phân tích thiết kế hệ thống thông tin Sau đây là một số khái niệm cơ bản được tham khảo từ tài liệu Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Hà Nội, 2003, của tác giả Nguyễn Văn Ba a. Hệ thống và Hệ thống thông tin Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung. Phần tử có thể là vật chất hoặc phi vật chất: con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, quy tắc, quy trình xử lý Mục tiêu của hệ thống là lý do tồn tại của hệ thống. Để đạt được mục tiêu, hệ thống cần tương tác với môi trường bên ngoài của nó. Hệ thống thông tin là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần mềm và các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ chức. Đặc điểm của hệ thống thông tin: - Hệ thống thông tin được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại. - Hệ thống thông tin được cấu thành bởi nhiều hệ thống con. Khi các hệ con này được nối kết và tương tác với nhau, chúng sẽ phục vụ cho việc liên lạc giữa các lĩnh vực hoạt động khác nhau của tổ chức. - Hệ thống thông tin hướng đến mục tiêu cung cấp thông tin cho việc ra quyết định và kiểm soát. - Hệ thống thông tin là một kết cấu hệ thống mềm dẻo và có khả năng tiên hóa. Các tổ chức có thể sử dụng các hệ thống thông tin với nhiều mục đích khác nhau. Trong việc quản trị nội bộ, hệ thống thông tin sẽ giúp đạt được sự thông hiểu nội bộ, thống nhất hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế cạnh tranh. 4 Với bên ngoài, hệ thống thông tin giúp nắm bắt được nhiều thông tin về khách hàng hơn hoặc cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà cho phát triển. Tùy thuộc vào mỗi hệ thống mà mô hình hệ thống thông tin của mỗi tổ chức có đặc thù riêng, tuy nhiên chúng vẫn tuân theo một quy tắc nhất định. Hệ thống thông tin được thực hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học, nhiệm vụ của Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là xử lý các thông tin trong tổ chức thuộc nhiều bộ phận như thông tin kinh doanh, thông tin nhân sự, khách hàng...Ta hiểu xử lý thông tin là tập hợp những thao tác áp dụng lên thông tin nhằm chuyển chúng về một dạng trực tiếp sử dụng được, làm cho chúng trở thành hiểu được, tổng hợp hơn, truyền đạt hơn, hoặc có dạng đồ họa… Các chức năng chính của hệ thống thông tin: - Nhập dữ liệu - Xử lý dữ liệu - Xuất dữ liệu - Lưu trữ dữ liệu - Cung cấp các thông tin phản hồi Sơ đồ 2.1: Chức năng của hệ thống thông tin (Nguồn: Bài giảng môn Quản trị hệ thống thông tin- Bộ môn Công nghệ thông tin, Trường Đại học Thương Mại) Các nguyên tắc trong xây dựng HTTT  Nguyên tắc xây dựng theo chu trình - Quy trình xây dựng HTTT bao gồm nhiều công đoạn tương ứng với nhiều nhiệm vụ - Công đoạn sau dựa trên thành quả của công đoạn trước. Phải tuân theo nguyên tắc tuần tự không bỏ dở công đoạn nào. 5 - Sau mỗi công đoạn trên cơ sở phân tích đánh giá, bổ sung phương án được thiết kế, có thể quay lại công đoạn trước đó để hoàn thiện thêm rồi mới chuyển sang công đoạn tiếp theo theo cấu trúc chu trình.  Nguyên tắc đảm bảo độ tin cậy - Phải đảm bảo độ tin cậy của thông tin và HTTT - Các thông tin phải được phân cấp theo vai trò và chức năng - Thông tin cho lãnh đạo phải tổng hợp có tính bao quát cao, có tính chiến lược - Thông tin cho cán bộ điều hành tác nghiệp phải chi tiết, chính xác và kịp thời. - Phải bảo mật thông tin trong hệ thống quản lý  Tiếp cận hệ thống Yêu cầu phương pháp - Phải xem xét hệ thống trong tổng thể vốn có của nó cùng với các mối liên hệ của các phân hệ nội tại cũng như mối liên hệ với các hệ thống bên ngoài. Khi khảo sát phân tích HTTT: - Phải xem xét doanh nghiệp như một hệ thống thống nhất về kinh tế, kỹ thuật và tổ chức, sau đó mới đi vào các vấn đề cụ thể trong từng lĩnh vực - Trong mỗi lĩnh vực lại chia thành các vấn đề cụ thể Phát triển hệ thống thông tin Lý do dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin Khi doanh nghiệp chưa có HTTT thì phát triển HTTT là một tất yếu do những yếu kém và tồn tại của HTTT thủ công Khi doanh nghiệp đã có HTTT nhưng phát hiện những yếu kém của HTTT hiện tại và những yêu cầu cho tương lai như: - Những vấn đề về quản lý - Những yêu cầu mới của nhà quản lý - Sự thay đổi của công nghệ - Sự thay đổi sách lược chính trị Các nguồn lực HTTT Con người Con người là thành phần rất quan trọng của hệ thống thông tin, là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin. Con người trong hệ thống thông tin được chia làm hai nhóm: nhóm xây dựng, bảo trì hệ thống và nhóm sử dụng hệ thống. Phần cứng Phần cứng gồm các thiết bị được sử dụng trong quy trình xử lý thông tin. Phần cứng là các thiết bị hữu hình có thể nhìn thấy và cầm nắm được. Dựa trên chức năng và cách thức hoạt động, người ta phân biệt các thiết bị phần cứng ra thành thiết bị nhập/ thiết bị xuất, thiết bị xử lý, thiết bị lưu trữ. 6 Phần mềm Là tập các chỉ lệnh theo một trật tự xác định nhằm điểu khiển thiết bị phần cứng tự động thực hiện một công việc nào đó. Phần mềm được biểu diễn thông qua ngôn ngữ lập trình. Phần mềm sử dụng bởi hệ thống thông tin được chia ra thành: phần mềm hệ thống (hệ điều hành), phần mềm ứng dụng (hệ soạn thảo văn bản, bảng tính, hệ quản trị cơ sở dữ liệu…), và phần mềm chuyên dụng trong các lĩnh vực ngân hàng, kế toán, … Cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, có liên quan được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thứ cấp để có thẻ thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với mục đích khác nhau. Chức năng của cơ sở dữ liệu hệ thống thông tin: + Lưu trữ thông tin + Đáp lại các truy vấn tức thời… Mạng Mạng máy tính là một tập hợp các máy tính và thiết bị được nối với nhau thông quan các đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ dữ liệu. Sơ đồ 2.2: Các thành phần của hệ thống thông tin (Nguồn: Bài giảng môn Quản trị hệ thống thông tin- Bộ môn Công nghệ thông tin, Trường Đại học Thương mại) b. Hệ thống thông tin quản lý 7 Khái niệm: Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp (hay nói rộng hơn là của một tổ chức). Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình trạng hiện thời của doanh nghiệp. Hệ thống thông tin thu thập các thông tin đến từ môi trường của doanh nghiệp, phối hợp với các thông tin có trong cơ sở dữ liệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ảnh đúng thực trạng hiện thời của doanh nghiệp (Nguồn: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nguyễn Văn Ba, Đại học quốc gia, 2003) Tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý đối với doanh nghiệp HTTT quản lý cung cấp cho các thành viên trong tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Nó giúp cho công việc quản lý được thực hiện một cách nhanh gọn, chính xác và giúp cho nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt được các thông tin về tổ chức hay doanh nghiệp của mình. HTTT là tài sản quý đối với mỗi DN, việc quản lý và sử dụng tốt HTTT đem lại lợi ích cho các DN, là cầu nối giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của hệ thống nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. HTTT đạt hiệu quả tốt giúp cho lãnh đạo đưa ra được các quyết định đúng đắn, phù hợp, hoạch định tốt các nguồn lực, tăng khả năng cạnh tranh cho các DN. c. Hệ thống thông tin quản lý kho hàng Sau đây là một số khái niệm về hàng hóa và kho hàng được tham khảo trong Giáo trình “Quản trị Logistics” - Trường Đại học Thương mại, 2009 Khái niệm hàng hóa: Hàng hóa là một trong những phạm trù cơ bản của kinh tế chính trị. Theo nghĩa hẹp, hàng hóa là vật chất tồn tại có hình dáng xác định trong không gian và có thể trao đổi, mua bán được. Theo nghĩa rộng, hàng hóa là tất cả những gì có thể trao đổi, mua bán được. Kho hàng: Kho hàng là nơi mà lưu giữ và chứa hàng hóa, nó thực hiện các chức năng sau đây: - Tập hợp hàng hóa để vận chuyển - Cung cấp và trộn hàng hóa Các hoạt động trong kho hàng được mô tả và sắp xếp như trong hình dưới đây: 8 Sơ đồ 2.3: Một ví dụ về hoạt động quản lý kho hàng Hệ thống thông tin quản lý kho hàng Là một hệ thống thông tin có chức năng tổng hợp tất cả những thông tin về nhập xuất hàng hóa trong kho....để từ đó có thể quản lý dễ dàng. Giúp công ty, doanh nghiệp thực hiện công tác quản lý hàng hóa được chính xác, khoa học và tiết kiệm thời gian. Hệ thống quản lý kho hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động của tổ chức, các thông tin do hệ thống quản lý kho hàng mang lại có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định liên quan đến quản lý vật tư tại tổ chức, DN. Xây dựng và phát triển tốt một hệ thống thông tin quản lý kho hàng sẽ giúp cho quá trình quản lý vật tư tại DN cho phép lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếm các thông tin về hàng hóa trong kho hàng nhanh chóng, chính xác… (Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý - Trường Đại học Kinh tế Huế, 2006) 9 2.1.2 Một số phương pháp phân tích thiết kế hệ thống Sau đây là một số phương pháp phân tích thiết kế hệ thống được tham khảo trong cuốn “Phân tích và thiết kế Hệ thống thông tin” của Thạc Bình Cường, Đại học Bách Khoa Hà Nội, 2001: Phương pháp hướng cấu trúc Đặc trưng của phương pháp hướng cấu trúc là phân chia chương trình chính thành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm đến thực hiện một công việc xác định. Cách thực hiện của phương pháp hướng cấu trúc là phương pháp thiết kế từ trên xuống (top-down). Phương pháp này tiến hành phân rã bài toán thành các bài toán nhỏ hơn, rồi tiếp tục phân rã các bài toán con cho đến khi nhận được bài toán có thể cài đặt được ngay sử dụng các hàm ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc. Đặc điểm: - Tập trung vào công việc cần thực hiện (thuật toán) - Chương trình lớn được chia thành các hàm nhỏ hơn. - Phần lớn các hàm sử dụng dữ liệu chung - Các hàm (thủ tục) truyền thông tin cho nhau thông qua cơ chế truyền tham số. - Dữ liệu trong hệ thống được chuyển động từ hàm này sang hàm khác. - Đóng gói chức năng (sử dụng hàm/thủ tục mà không cần biết nội dung cụ thể) - Chương trình được thiết kế theo cách tiếp cận từ trên xuống (top - down) Phương pháp hướng đối tượng Với cách tiếp cận hướng đối tượng, một hệ thống được chia tương ứng thành các thành phần nhỏ gọi là các đối tượng, mỗi đối tượng bao gồm đầy đủ cả dữ liệu và hành động liên quan đến đối tượng đó. Các đối tượng trong một hệ thống tương đối độc lập với nhau và phần mềm sẽ được xây dựng bằng cách kết hợp các đối tượng đó lại với nhau thông qua các mối quan hệ và tương tác giữa chúng. Đặc điểm: - Đặt trọng tâm vào đối tượng, tập trung vào dữ liệu thay vì hàm . - Chương trình được chia thành các đối tượng . - Các đối tượng tác động và trao đổi thông tin cho nhau thông qua các hàm với cơ chế thông báo. 10 - Đóng gói chức năng và dữ liệu (với mỗi đối tượng ta không thể truy cập trực tiếp vào các thành phần dữ liệu của nó mà phải thông qua các thành phần chức năngphương thức) - Các cấu trúc dữ liệu được thiết kế để đặc tả được các đối tượng - Các hàm xác định trên các vùng dữ liệu của đối tượng được gắn với nhau trên cấu trúc dữ liệu đó. - Chương trình được thiết kế theo cách tiếp cận từ dưới lên Một số khái niệm cơ bản trong hướng đối tượng bao gồm: - Đối tượng (object): một đối tượng biểu diễn một thực thể vật lý, một thực thể khái niệm hoặc một thực thể phần mềm. - Lớp (class): là mô tả một nhóm đối tượng có chung các thuộc tính, hành vi và các mối quan hệ. Như vậy, một đối tượng là thể hiện của một lớp và một lớp là một định nghĩa trừu tượng của đối tượng. - Thành phần (component): là một phần của hệ thống hoạt động độc lập và giữ một chức năng nhất định trong hệ thống. - Gói (package): là một cách tổ chức các thành phần, phần tử trong hệ thống thành các nhóm. Nhiều gói có thể được kết hợp với nhau trở thành một hệ thống con (subsystem). - Kế thừa: trong phương pháp hướng đối tượng, một lớp có thể sử dụng lại các thuộc tính và phương thức của một hay nhiều lớp khác. Kiểu quan hệ này gọi là quan hệ kế thừa, và được xây dựng dựa trên mối quan hệ kế thừa trong bài toán thực tế. So sánh phương pháp hướng cấu trúc và phương pháp hướng đối tượng Phương pháp hướng cấu trúc có ưu điểm là tư duy phân tích thiết kế rõ ràng, chương trình sáng sủa, dễ hiểu. Tuy nhiên, phương pháp này có một số nhược điểm. Phương pháp hướng cấu trúc không hỗ trợ việc sử dụng lại. Các chương trình hướng cấu trúc phụ thuộc chặt chẽ vào cấu trúc dữ liệu và bài toán cụ thể, do đó không thể dùng lại một modul nào đó trong phần mềm này cho phần mềm mới với các yêu cầu về dữ liệu khác. Phương pháp này cũng không phù hợp cho phát triển các phần mềm lớn. Nếu hệ thống thông tin lớn, việc phân ra thành các bài toán con cũng như phân các bài toán con thành các modul và quản lý mối quan hệ giữa các modul đó sẽ là không phải dễ dàng và dễ gây ra các lỗi trong phân tích và thiết kế hệ thống, cũng như 11 khó kiểm thử và bảo trì. Có hàm có thể truy cập và thay đổi dữ liệu chung gây khó kiểm soát (nhất là đối với chương trình lớn, phức tạp). Nếu thay đổi cấu trúc dữ liệu dùng chung cho một số hàm thì phải thay đổi các hàm liên quan dữ liệu đó. Mô hình được xây dựng theo cách tiếp cận này không mô tả được đầy đủ và trung thực hệ thống trong thực tế (phân tích, thiết kế). Chính vì thế phương pháp này không thích hợp để xây dựng những phần mềm rất lớn. Khác với phương pháp hướng cấu trúc chỉ tập trung hoặc vào dữ liệu hoặc vào hành động, phương pháp hướng đối tượng tập trung vào cả hai khía cạnh của hệ thống là dữ liệu và hành động. Đối với phương pháp hướng đối tượng dữ liệu và các hàm mới có thể dễ dàng bổ sung vào đối tượng nào đó khi cần thiết khiến hệ thống dễ nâng cấp thành hệ thống lớn hơn. Dữ liệu được bao bọc, che dấu và không cho phép các hàm ngoại lai truy cập tự do mà dữ liệu của một đối tượng chỉ có thể được truy cập bởi chính các hàm xác định trong đối tượng đó đảm bảo chương trình an toàn. Mô hình được xây dựng gần với hệ thống thực tế .Thông qua nguyên lý kế thừa, loại bỏ đoạn chương trình lặp lại khi khai báo lớp và mở rộng khả năng sử dụng các lớp, ngắn gọn, tiết kiệm thời gian. Cách thiết kế đặt trọng tâm vào dữ liệu, xây dựng mô hình chi tiết và cài đặt dễ hơn. 2.1.3 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin bằng UML UML (Unifield Modeling Language) là một ngôn ngữ mô hình hoá thống nhất có phần chính bao gồm những ký hiệu hình học, được các phương pháp hướng đối tượng sử dụng để thể hiện và miêu tả các thiết kế của một hệ thống. Nó là một ngôn ngữ để đặc tả, trực quan hoá, xây dựng và làm sưu liệu cho nhiều khía cạnh khác nhau của một hệ thống có nồng độ phần mềm cao. UML có thể được sử dụng làm công cụ giao tiếp giữa người dùng, nhà phân tích, nhà thiết kế và nhà phát triển phần mềm. (Theo Đặng Văn Đức (2001), Phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng bằng UML, Nhà xuất bản Giáo dục, Hà Nội). Các bước phân tích thiết kế hướng đối tượng được xây dựng trên biểu đồ các kí hiệu UML, đây là ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất được xây dựng để mô hình hóa quá trình phát triển hệ thống phần mềm hướng đối tượng. Phân tích thiết kế hướng đối tượng chia làm hai pha: pha phân tích và pha thiết kế. Pha phân tích: 12 - Xây dựng Biểu đồ use case: Dựa trên tập yêu cầu ban đầu, người phân tích tiến hành xác định các tác nhân, use case và các quan hệ giữa các use case để mô tả lại các chức năng của hệ thống. Một thành phần quan trọng trong biểu đổ use case là các kịch bản mô tả hoạt động của hệ thống trong mỗi use case cụ thể. - Xây dựng biểu đồ lớp: Xác định tên các lớp, các thuộc tính của lớp, một số phương thức và mối quan hệ cơ bản trong sơ đồ lớp. - Xây dựng biểu đồ trạng thái: Mô tả các trạng thái và chuyển tiếp trạng thái trong hoạt động của một đối tượng thuộc một lớp nào đó. Pha thiết kế: - Xây dựng các biểu đồ tương tác (biểu đồ cộng tác và biểu đồ tuần tự): mô tả chi tiết hoạt động của các use case dựa trên các scenario đã có và các lớp đã xác định trong pha phân tích. - Xây dựng biểu đồ lớp chi tiết: tiếp tục hoàn thiện biểu đồ lớp bao gồm bổ sung các lớp còn thiếu, dựa trên biểu đồ trạng thái để bổ sung các thuộc tính, dựa trên biểu đồ tương tác để xác định các phương thức và mối quan hệ giữa các lớp. - Xây dựng biểu đồ hoạt động: Mô tả hoạt động của các phương thức phức tạp trong mỗi lớp hoặc các hoạt động hệ thống có sự liên quan của nhiều lớp. - Xây dựng biểu đồ thành phần: xác định các gói, các thành phần và tổ chức phần mềm theo các thành phần đó. - Xây dựng biểu đồ triển khai hệ thống: xác định các thành phần và các thiết bị cần thiết để triển khai hệ thống, các giao thức và dịch vụ hỗ trợ. 2.2. Thực trạng hệ thốống thống tn quản lý kho vật tư tại Cống ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên 2.2.1. Giới thiệu về Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên và khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên, được thành lập 1/2012, là đơn vị thành viên của Công ty cổ phần Nhựa Bảo Vân. Công ty cổ phần Nhựa Bảo Vân khởi đầu là Công ty TNHH Nhựa Bảo Vân được thành lập từ năm 1993, là một công ty sản xuất bao bì PET đầu tiên và lớn nhất Việt Nam. Là Công ty duy nhất ở Việt Nam xuất khẩu sản phẩm phôi nhựa PET sang thị trường Mỹ và Canada với mức tăng trưởng 40% một năm. Tập đoàn Bảo Vân phát triển không ngừng với tốc độ tăng trưởng bình quân là 45% mỗi năm trong suốt 17 13 năm qua. Ngày nay Công ty cổ phần Nhựa Bảo Vân đã vươn tới tầm cao là nhà sản xuất phôi chai PET hàng đầu Đông Nam Á. Trụ sở chính : Công ty Cổ phần Nhựa Bảo Vân Địa chỉ : 99/2 Khu phố Bình Đáng, Phường Bình Hòa, TX.Thuận An, Tỉnh Bình Dương. Điện thọai : +84 0650.3782473 /474 (08 line) Fax : +84 0650.3743870 Email : [email protected] Website : bavico.com.vn Các chi nhánh và văn phòng đại diện nước ngoài:  Chi nhánh Công ty Cổ Phần Bảo Vân Biên Hòa  Chi nhánh Công ty Cổ Phần Nhựa Bảo Vân Thủ Đức  Chi Nhánh Công ty nhựa Bảo Vân Bắc Ninh (Mikofood)  Văn phòng đại diện tại Hoa Kỳ 1 đặt tại thành phố Vernon, bang California  Công ty TNHH MTV Nhựa Thiên Quốc  Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên Nhà máy sản xuất phôi, thổi chai PET Bắc Ninh. Tel : +84 02 413848245 /247 Fax: 02413848248 Tên công ty: CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN NHỰA BẢO THIÊN Tên công ty giao dịch: CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN NHỰA BẢO THIÊN Loại hình công ty: Công ty TNHH một thành viên Địa chỉ: Lô B1-2, khu công nghiệp Đại Đồng - Hoàn Sơn, Xã Hoàn Sơn, Huyện Tiên Du, tỉnh Bắc Ninh Số điện thoại: 0906333399 Mã số DN: 2300772032 Ngày cấp phép hoạt động: 25/01/2012 Người đại diện pháp luật: NGUYỄN QUỐC BẢO Nơi đăng ký thường trú: G 157Z tổ KP7, Phường Long Bình, thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai Vốn điều lệ: 50,000,000,000 VNĐ 14 Ngành nghề, lĩnh vực hoạt động Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên chuyên sản xuất các loại phôi, chai nhựa Sản phẩm của Công ty sử dụng trong các lĩnh vực sau: Đựng dầu ăn, đựng nước các loại nước giải khát không có ga, đựng các loại nước giải khát có ga, đựng các loại nước chấm, đựng Mỹ phẩm cao cấp, đựng các sản phẩm thuốc uống, đựng hoá chất, các loại chai miệng rộng đựng bánh kẹo ... Ngay từ đầu Công ty đã sử dụng các công nghệ tiên tiến nhất và trang thiết bị sản xuất hoàn toàn tự động của Husky (Canada), Sidel (Pháp), Nissei (Nhật Bản). Tất cả các mặt hàng đều được sản xuất trên dây chuyền tự động và hiện đại nhất đảm bảo chất lượng sản phẩm luôn ổn định, sử dụng tốt cho các dây chuyền thổi chai, chiết chai có tốc độ cao nhất trên thế giới hiện nay. Các sản phẩm của Công ty đang được nhiều Công ty ở Mỹ, Canada và Nhật sử dụng từ nhiều năm qua. Định hướng chiến lược phát triển của Công ty Do ngày nay đang là thời kỳ bước vào hội nhập với những thử thách và cạnh tranh lớn, nên mục tiêu trước mắt của Công ty là mở rộng thị trường kinh doanh, tối đa hóa chất lượng sản phẩm. Còn mục tiêu lâu dài của công ty là trở thành một thương hiệu mạnh của Công ty cổ phần Nhựa Bảo Vân nói riêng và của ngành công nghiệp Việt Nam nói chung.  Tăng cường hợp tác và xây dựng thương hiệu. Tăng cường quan hệ hợp tác với các đối tác cũ của doanh nghiệp, mở rộng quan hệ hợp tác và tìm kiếm đối tác mới. Phát triển củng cố thương hiệu.  Giữ được thị trường hiện có và mở thêm thị trường mới. - Tăng cường bộ phận chăm sóc khách hàng và phát triển thị trường. Bộ phận này sẽ chăm sóc và củng cố các khách hàng hiện có và tìm kiếm những khách hàng tiềm năng. - Xây dựng chính sách đối với khách hàng trước trong và sau khi đặt hàng, tạo ra sự gắn kết lâu dài, kết hợp tốt các mặt: chất lượng tốt, thời gian đảm bảo, giá cả hợp lý với sự tín nhiệm của khách hàng đối với doanh nghiệp. - Tiếp tục tăng cường công tác quản trị dự án, nâng cao năng lực đội ngũ nhân sự quản lý.  Củng cố và tăng cường mặt nhân sự. 15