Tài liệu Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty tnhh xuất nhập khẩu và thương mại đông thành

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà LỜI CẢM ƠN Trong thời đại ngày nay, CNTT phát triển từng ngày từng giờ, và được áp dụng ở mọi lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội. Những thành tựu của khoa học kỹ thuật hiện đại đang đi sâu vào cuộc sống của mỗi con người. Là một sinh viên chuyên ngành Quản trị HTTT thị trường và thương mại, em nhận thấy rất rõ tầm quan trọng của CNTT nói chung, HTTT nói riêng trong các doanh nghiệp hiện nay. Xuất phát từ nhu cầu thực tế của Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành, em đã chọn đề tài khóa luận của mình là: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại Đông Thành”. Với mục tiêu phân tích, thiết kế hệ HTTT quản lý bán hàng trong Công ty nhằm đạt được hiểu quả quản lý và kinh doanh cao hơn, đề tài đã nghiên cứu công tác quản lý bán hàng trong điều kiện ứng dụng CNTT. Em xin cảm ơn Thạc sĩ Đinh Thị Hà - giảng viên thuộc bộ môn Tin học, Trường Đại học Thương Mại đã hướng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này. Do năng lực bản thân có hạn và thời gian không cho phép, khóa luận của em thực hiện còn nhiều thiếu sót, em mong được sự góp ý của quý thầy cô. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày… tháng… năm 2013 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Thanh Mai SV: Nguyễn Thị Thanh Mai i MSV: 09D190197 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN...............................................................................................................i MỤC LỤC.................................................................................................................... ii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ........................................................iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT.....................................................................................vi Phần 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU......................................................1 1.1. Tầm quan trọng và ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu.................................1 1.2. Tổng quan vấn đề nghiên cứu....................................................................2 1.3. Mục tiêu vấn đề nghiên cứu.......................................................................3 1.4. Đối tượng và phạm vi vấn đề nghiên cứu.................................................3 1.5. Phương pháp thực hiện vấn đề nghiên cứu..............................................3 1.6. Kết cấu của khóa luận................................................................................5 Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THƯƠNG MẠI ĐÔNG THÀNH...................................................................................................6 2.1. Cơ sở lý luận...............................................................................................6 2.1.1. Các khái niệm cơ bản.........................................................................6 2.1.2. Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin..............................9 2.1.3. Công cụ phân tích thiết kế hệ thống.................................................12 2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành........................................................17 2.2.1. Tổng quan về Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành..............17 2.2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành..................................22 Phần 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG THEO HƯỚNG CHỨC NĂNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THƯƠNG MẠI ĐÔNG THÀNH........................29 3.1. Phân tích yêu cầu......................................................................................29 3.1.1. Phân tích yêu cầu bài toán...............................................................29 3.1.2. Các yêu cầu đối với hệ thống...........................................................30 3.2. Mô hình hóa các yêu cầu của hệ thống....................................................31 3.2.1. Sơ đồ phân cấp chức năng...............................................................31 SV: Nguyễn Thị Thanh Mai ii MSV: 09D190197 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà 3.2.2. Sơ đồ mức ngữ cảnh.........................................................................31 3.2.3. Sơ đồ mức đỉnh.................................................................................32 3.2.4. Sơ đồ mức dưới đỉnh........................................................................32 3.3. Phân tích hệ thống dữ liệu.......................................................................34 3.3.1. Mô hình liên kết thực thể ER..........................................................34 3.3.2. Mô hình quan hệ dữ liệu..................................................................35 3.4. Thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng........................................36 3.4.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu.......................................................................36 3.4.2. Một số giao diện của chương trình.................................................38 3.4.3. Một số kiến nghị nhằm nâng cao quản lý bán hàng tại công ty TNHH XNK & TM Đông Thành...............................................................46 KẾT LUẬN................................................................................................................47 TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................48 PHỤ LỤC................................................................................................................... 49 SV: Nguyễn Thị Thanh Mai iii MSV: 09D190197 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Hình 2.1. Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT...................................................7 Hình 2.2. Các dạng HTTT trong doanh nghiệp.............................................................8 Hình 2.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành......19 Hình 2.4. Mẫu hóa đơn mua hàng của Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành.......25 Hình 2.5. Mẫu phiếu nhập kho của Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành.............25 Hình 2.6. Mẫu hóa đơn bán hàng của Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành........26 Hình 2.7. Mẫu phiếu xuất kho của Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành..............26 Hình 2.8. Mẫẫu báo cáo nhập xuẫất tồồn của Cồng ty TNHH XNK & TM Đồng Thành ...............................27 Bảng 2.1. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành giai đoạn 2010-2012…………………………………………………………………………..22 Bảng 3.1. Bảng khách hàng…………………………………………………………………..36 Bảng 3.2. Bảng hóa đơn bán hàng..............................................................................36 Bảng 3.3. Bảng chi tiết hóa đơn bán hàng...................................................................36 Bảng 3.4. Bảng hóa đơn mua hàng.............................................................................36 Bảng 3.5. Bảng chi tiết hóa đơn mua hàng..................................................................37 Bảng 3.6. Bảng nhân viên............................................................................................37 Bảng 3.7. Bảng phiếu nhập kho...................................................................................37 Bảng 3.8. Bảng phiếu xuất kho....................................................................................38 Bảng 3.9. Bảng loại sản phẩm.....................................................................................38 Bảng 3.10. Bảng sản phẩm..........................................................................................38 Bảng 3.11. Bảng nhà cung cẫấp.............................................................................................................38 Hình 3.1. Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống……………………………………….31 Hình 3.2. Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống.......................................................................31 Hình 3.3. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống................................................32 Hình 3.4. Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng “quản lý mua”.............32 Hình 3.5. Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng “quản lý bán”..............33 Hình 3.6. Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng “quản lý kho”..............33 Hình 3.7. Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng “thống kê, báo cáo”....33 Hình 3.8. Mô hình thực thể liên kết ER của hệ thống..................................................34 Hình 3.9. Mô hình quan hệ dữ liệu của hệ thống.........................................................35 SV: Nguyễn Thị Thanh Mai iv MSV: 09D190197 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà Hình 3.10. Giao diện kết nối với SQL Server.............................................................39 Hình 3.11. Giao diện đăng nhập................................................................................40 Hình 3.12. Giao diện menu chính...............................................................................40 Hình 3.13. Giao diện menu quản lý bán.....................................................................42 Hình 3.14. Giao diện quản lý khách hàng..................................................................43 Hình 3.15. Giao diện khách hàng mua hàng..............................................................43 Hình 3.16. Giao diện chi tiết hóa đơn bán..................................................................44 Hình 3.17. Giao diện in hóa đơn bán hàng................................................................45 SV: Nguyễn Thị Thanh Mai v MSV: 09D190197 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT 1 2 3 4 5 6 7 Từ viết tắt CNTT HTTT TMĐT DN DT HGT TNHH 8 TNHH XNK & TM Giải nghĩa Công nghệ thông tin Hệ thống thông tin Thương mại điện tử Doanh nghiệp Doanh thu Hộp giảm tốc Trách nhiệm hữu hạn Trách nhiệm hữu hạn xuất nhập khẩu và thương mại Nhà cung HCM Hồ Chí Minh KH Khách hàng NK PNK XK PXK DTBH HTK NK NV SP HĐM Nhập kho Phiếu nhập kho Xuất kho Phiếu xuất kho Doanh thu bán hàng Hàng tồn kho Nhập xuất Nhân viên Sản phẩm Hóa đơn mua HĐB Hóa đơn bán cấp9 11NC C 10 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Ngườ i sử dụng 22 N SD 23 SV: Nguyễn Thị Thanh Mai vi MSV: 09D190197 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà Phần 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1. Tầm quan trọng và ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu Ngày nay, với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin, ngày càng có nhiều ứng dụng tin học được sử dụng vào mọi lĩnh vực của đời sống, đặc biệt là trong vấn đề quản lý rất được mọi người quan tâm. Nhiều công nghệ mới được áp dụng giúp cho mọi hoạt động của con người trở nên đơn giản, dễ dàng và đạt nhiều hiệu quả hơn trước. Như vậy, vấn đề ứng dụng CNTT vào quản lý doanh nghiệp là nhu cầu thiết yếu của mỗi doanh nghiệp. Việc xây dựng một HTTT đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp đòi hỏi phải có cái nhìn không chỉ về mặt công nghệ mà còn về cả hoạt động cụ thể tại tổ chức, doanh nghiệp muốn ứng dụng, và một tầm nhìn xa hơn để có thể ứng dụng và nâng cấp HTTT đó. Ứng dụng CNTT trong quản lý đã trở nên khá phổ biến ở các mặt như: quản lý công văn đi đến, quản lý tài liệu- hồ sơ, quản lý tài chính- kế toán, quản lý nhân sự, quản lý khách hàng, quản lý thiết bị- vật tư, quản lý bán hàng,… Trong đó hệ thống thông tin quản lý bán hàng đang được các doanh nghiệp thương mại quan tâm khá nhiều. Hệ thống thông tin quản lý bán hàng là một trong những hệ thống ứng dụng tích hợp ưu việt trong việc quản lý và thực hiện bán hàng. Với hệ thống này, các nhà quản lý kinh doanh sẽ thấy được bức tranh tổng thể về khách hàng và tình hình kinh doanh, cho phép đưa ra các quyết định dựa trên các số liệu trực tuyến thực tế, giúp kiểm soát quá trình bán hàng nhằm đem lại lợi nhuận cao. Các nhà quản lý và nhân viên kinh doanh có thể truy cập các thông tin về thời gian, tiến độ công việc, khách hàng ... giúp đẩy nhanh hoạt động kinh doanh. Hệ thống quản lý bán hàng tự động hoá quá trình bán hàng và chuyển giao thông tin kịp thời và chính xác giúp cải thiện công tác quản lý điều hành, gia tăng doanh thu, lợi nhuận và phát triển quan hệ khách hàng. Trong suốt thời gian thực tập tại Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành, em đã nhận thấy sự cần thiết phải phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho Công ty nhằm mục đích tối ưu hơn trong công tác quản lý dữ liệu bán hàng, để tăng năng suất, nâng cao chất lượng, giảm thiểu chi phí tối đa, rút ngắn thời gian làm việc và đảm bảo tính chính xác cao, đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp từ việc lưu trữ dữ liệu đến việc tìm kiếm thông tin, lập các báo cáo… giúp cho công tác quản lý đựơc thực hiện một cách dễ dàng hơn. SV: Nguyễn Thị Thanh Mai 1 MSV: 09D190197 Khóa luận tốt nghiệp 1.2. GVHD: ThS. Đinh Thị Hà Tổng quan vấn đề nghiên cứu Một số công trình nghiên cứu liên quan đến phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng: Một số đồ án, chuyên đề về xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng: - Đồ án tốt nghiệp: “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại Công ty TNHH Đức Ngoan” của sinh viên Nguyễn Hải Đăng, Khoa Tin học kinh tế 46A, Đại học Khoa Học Tự Nhiên. + Ưu điểm: Đã hoàn thành các chức năng của bài, thiết kế giao diện đồng thời tạo luôn cơ sở dữ liệu kết nối với giao diện và viết code để bài hoàn chỉnh hơn. Đồng thời phần mềm này có thể đóng gói đem sử dụng. + Khuyết điểm: Bài làm không được kỹ do vẫn chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực buôn bán hàng, giao diện còn thô sơ. - Đồ án tốt nghiệp: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán vật liệu xây dựng tại Công ty TNHH một thành viên Hoa Sen” của sinh viên Nguyễn Vũ Trung Quân, Khoa Toán – Tin Học, Đại học Quốc Gia HCM. + Ưu điểm:  Hỗ trợ các nghiệp vụ chính trong Công ty: Nhập hàng, xuất hàng và bán hàng.  Cung cấp báo cáo thống kê với nhiều tiêu chí: Theo số phiếu, theo mặt hàng và theo nhà cung cấp.  Cung cấp chức năng hỗ trợ khách hàng tìm kiếm thông tin sản phẩm. + Khuyết điểm: Giao diện còn thô sơ. Một số phần mềm quản lý bán hàng được cung cấp trên thị trường: Hiện tại trên thị trường có rất nhiều sản phẩm phần mềm quản lý bán hàng như EBIZSTORE, HOSCO POS.NET, DevSoft.Stores, Tiger Soft, Perfect Sales,… + Phần mềm Tiger Soft có các chức năng quản lý doanh thu, quản lý xuất nhập tồn, quản lý công nợ, quản lý sổ quỹ tiền mặt. + Phần mềm bán hàng HOSCO POS.NET của Công ty phần mềm HOSCO đã được sử dụng tại hệ thống siêu thị Attimos Louis-Vuiton Việt Nam, Tracy, VietMart, Chicland Fashion, Lady Land, Beabon Shop,… và được phản hồi khá tốt. HOSCO cung cấp các phân hệ tính năng cơ bản và đầy đủ như quản lý kho hàng, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, trả hàng, quản lý nhân viên,… SV: Nguyễn Thị Thanh Mai 2 MSV: 09D190197 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà Tuy nhiên các phần mềm này đều là các phần mềm đóng gói trên thị trường, theo kiểu một phần mềm áp dụng cho mọi doanh nghiệp, không phải đơn vị nào cũng có thể sử dụng các phần mềm được viết sẵn theo chuẩn như vậy, bởi vì không phải Công ty nào cũng có cơ chế quản trị chuẩn mực và quy mô phù hợp với phần mềm đó. Các phần mềm này có thể không đáp ứng được một số yêu cầu riêng của đơn vị, các chức năng chưa thỏa mãn. Mỗi loại hình doanh nghiệp trong mỗi ngành lại có các đặc điểm khác nhau trong quản lý, điều đó dẫn đến sự khác nhau trong các yêu cầu về phần mềm quản lý. Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành là một doanh nghiệp kinh doanh quy mô nhỏ, đang trên đà mở rộng và phát triển, các nghiệp vụ phát sinh và yêu cầu quản lý có nhiều nét riêng, nếu sử dụng các phần mềm đóng gói sẵn có trên thị trường sẽ dẫn đến sự không phù hợp, do vậy cần phải phân tích thiết kế một hệ thống thông tin quản lý bán hàng trên cơ sở nghiên cứu thực trạng về hệ thống và các nghiệp vụ, các yêu cầu của đơn vị đối với việc quản lý để hệ thống mới phù hợp với đơn vị, đem lại hiệu quả cao hơn trong quản lý và kinh doanh. 1.3. - Mục tiêu vấn đề nghiên cứu Đưa ra cơ sở lý luận chung về hệ thống thông tin. Đánh giá thực trạng hiện tại của hệ thống thông tin quản lý, đi sâu đánh giá hiện trạng quản lý bán hàng tại Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành. - Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành. 1.4. Đối tượng và phạm vi vấn đề nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Về hệ thống thông tin quản lý của doanh nghiệp, tập trung phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản bán hàng tại Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành. - Phạm vi đề tài: Trong Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành. 1.5. Phương pháp thực hiện vấn đề nghiên cứu - Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập thông tin là công đoạn đầu tiên trong quá trình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin. Mục tiêu của công đoạn này là có được các thông tin liên quan đến mục tiêu đã đề ra với độ tin cậy và chính xác cao. Phương pháp thu thập thông tin trong giai đoạn này bao gồm: Nghiên cứu tài liệu, phỏng vấn, phát phiếu điều tra và quan sát trực tiếp. Để phục vụ cho quá trình khảo sát thực trạng hệ thống quản lý bán hàng tại Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành, em đã sử dụng phương pháp điều tra trắc nghiệm hiện trường thông qua phiếu điều tra và bảng câu hỏi. Phương pháp quan sát: Giúp thu thập được những thông tin không có trong tài liệu và không thu thập được qua quá trình phỏng vấn, có được một bức tranh khái quát SV: Nguyễn Thị Thanh Mai 3 MSV: 09D190197 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà về tổ chức và cách quản lý các hoạt động của tổ chức. Phương pháp này đòi hỏi khá nhiều thời gian và sự quan sát cẩn thận, tỉ mỉ. - Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu: + Phương pháp định lượng: Dữ liệu sau khi thu thập sẽ được đưa ra phân tích thông qua việc sử dụng phần mềm excel để xử lý thông tin sơ cấp thông qua bảng câu hỏi được thiết kế sẵn, đánh giá các dữ liệu thu thập được, có thể rút ra một số đánh giá về thực trạng công tác quản lý bán hàng và tình hình hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty. + Phương pháp định tính: Tiến hành chọn lọc, phân tích, tổng hợp các dữ liệu thu thập được thông qua các câu hỏi phỏng vấn chuyên sâu và các dữ liệu, thông tin được thu thập từ các nguồn khác (như Internet...) nhằm chọn được thông tin phù hợp với mục đích sử dụng và nội dung nghiên cứu. - Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài: + Microsoft SQL Server 2008 Microsoft SQL Server Management Studio cung cấp một giao diện thân thiện giúp cho người dùng thực hiện các thao tác một cách dễ dàng. Một số các thao tác cơ bản bao gồm: tạo CSDL mới, xóa CSDL, tạo bảng, xóa bảng… và ta có thể thao tác với cơ sở dữ liệu thông qua câu lệnh truy vấn SQL. SQL là một ngôn ngữ hoàn thiện được sử dụng trong các hệ thống cơ sở dữ liệu và là một thành phần không thể thiếu trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Mặc dù SQL không phải là một ngôn ngữ lập trình như C, C++, Java... song các câu lệnh mà SQL cung cấp có thể được nhúng vào trong các ngôn ngữ lập trình nhằm xây dựng các ứng dụng tương tác với cơ sở dữ liệu. + Ngôn ngữ lập trình Microsoft Visual Studio 2010 Việc lựa chọn ngôn ngữ lập trình đóng vai trò quan trọng đến việc thành công của chương trình. Các ngôn ngữ được đánh giá bởi các tiêu thức như: Mức độ hỗ trợ người lập trình, khả năng trong việc thiết kế giao diện, sự đáp ứng yêu cầu trong quản lý cơ sở dữ liệu, yêu cầu về phần cứng, tốc độ chương trình, tính thông dụng. Microsoft Visual Studio có những chức năng cơ bản sau: soạn thảo mã (code editor), trình gỡ lỗi (debugger) và thiết kế (Designer). Sau đây sẽ là một số công cụ quan trọng của chức năng Designer – đây được xem là một trong những điểm nhấn của Microsft Visual Studio.  WinForms Designer: Đây là công cụ tạo giao diện đồ họa dùng WinForms. Điểm đặc biệt ở đây là giao diện với người dùng sinh động, dễ nắm bắt. Nó bao gồm SV: Nguyễn Thị Thanh Mai 4 MSV: 09D190197 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà các phím bấm, thanh tác vụ, hay các box đa dạng (textbox, list box, grid view…). Người dùng có thể di chuyển, kéo ra, nhúng thả chúng một cách dễ dàng.  WPF Designer: Còn có tên mã là Cider, được hỗ trợ trong Visual Studio. Nó tạo các mã XAML cho giao diện người sử dụng (UI), mã này tích hợp với trình ứng dụng Microsoft Expression Design.  Web designer: Visual Studio cũng hỗ trợ công cụ thiết kế trang web, trong đó cho phép các công cụ thiết kế trang web được kéo, thả, rê, nhúng một cách dễ dàng… Công cụ này dùng để phát triển trình ứng dụng ASP.NET và hỗ trợ HTML, CSS and JavaScript.  Class designer: Đây là công cụ dùng để thực thi và chỉnh sửa lớp. Nó có thể dùng mã C# và VB.NET…  Data designer: Đây là công cụ dùng để chỉnh sửa một cách sinh động, linh hoạt các lược đồ dữ liệu, bao gồm nhiều loại lược đồ, liên kết trong và ngoài.  Mapping designer: Đây là công cụ tạo các mối liên hệ giữa sơ đồ dữ liệu và các lớp để quản lý dữ liệu một cách hiệu quả hơn. 1.6. Kết cấu của khóa luận Ngoài các phần lời cảm ơn, mục lục, danh sách bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, phụ lục, thì kết cấu khóa luận gồm các chương sau: - Phần 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu. - Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng quản lý bán hàng tại Công ty trách nhiệm hữu hạn xuất nhập khẩu và thương mại Đông Thành. - Phần 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng theo hướng chức năng tại Công ty trách nhiệm hữu hạn xuất nhập khẩu và thương mại Đông Thành. Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THƯƠNG MẠI ĐÔNG THÀNH 2.1. Cơ sở lý luận 2.1.1. Các khái niệm cơ bản Dữ liệu (data): Là các giá trị phản ánh về các sự vật, hiện tượng trong thế giới khách quan. Dữ liệu là giá trị thô, chưa có ý nghĩa với người sử dụng. Có thể là một tập hợp các giá trị mà không biết được mối liên hệ giữa chúng. Dữ liệu có thể biểu diễn dưới nhiều dạng khác nhau (âm thanh, văn bản, hình ảnh). Thông tin (Information): Là ý nghĩa được rút ra từ dữ liệu thông qua quá trình xử lý (phân tích, tổng hợp) phù hợp với mục đích của người sử dụng. Thông tin có thể SV: Nguyễn Thị Thanh Mai 5 MSV: 09D190197 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà gồm nhiều giá trị dữ liệu được tổ chức sao cho nó mang lại ý nghĩa cho một đối tượng cụ thể, trong một ngữ cảnh cụ thể. Hệ thống (System): Là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung. Trong hoạt động có trao đổi vào ra với môi trường ngoài. Hệ thống thông tin (Informatinon System): Là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần mềm và các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ chức. Các thành phần của hệ thống thông tin: Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phận chính: Con người, phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng. - Con người: Là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin. Trong một HTTT phần cứng và phần mềm được coi là đối tượng trung tâm còn con người đóng vai trò quyết định. Con người là chủ thể, trung tâm thu thập, xử lý số liệu, thông tin để máy tính xử lý. Công tác quản trị nhân sự HTTT trong doanh nghiệp là công việc lâu dài và khó khăn nhất. Nguồn lực con người ở đây được chia thành hai nhóm chính: + Người xây dựng và bảo trì hệ thống là nhóm người làm nhiệm vụ phân tích, lập trình, khảo sát, bảo trì. + Nhóm sử dụng hệ thống là các cấp quản lý, người thiết lập các mục tiêu, xác định nhiệm vụ, tạo quyết định. SV: Nguyễn Thị Thanh Mai 6 MSV: 09D190197 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà Hình 2.1. Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT (Nguồn: Nguyễn Văn Vỵ, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý) - Phần cứng: Gồm các thiết bị chủ yếu là thiết bị vật lý, được sử dụng trong quy trình xử lý thông tin. Phần cứng trong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý, truyền thông tin. - Phần mềm: Là tập hợp các chỉ lệnh theo một trật tự nhất định nhằm điều khiển thiết bị phần cứng tự động thực hiện một công việc nào đó. Phần mềm được viết thông qua ngôn ngữ lập trình. - Cơ sở dữ liệu: Là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, có liên quan được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thứ cấp, để có thể thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với mục đích khác nhau. - Mạng máy tính: Là một tập hợp các máy tính và thiết bị được nối với nhau bằng các đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềm năng của mạng. Các thành phần của hệ thống thông tin có các mối liên hệ với nhau. Mối liên kết giữa các thiết bị trong một hệ thống thông tin bằng các dây dẫn là những mối liên hệ của hệ thống có thể nhìn thấy được. Ngược lại, phần lớn các mối liên kết giữa các yếu tố cấu thành nên hệ thống thông tin là không thể nhìn thấy được. Chúng được hình thành và diễn ra khi hệ thống hoạt động. Chẳng hạn, như việc lấy dữ liệu từ các cơ sở SV: Nguyễn Thị Thanh Mai 7 MSV: 09D190197 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà dữ liệu, và việc truyền dữ liệu đi xa hàng trăm cây số, việc lưu trữ dữ liệu trên các thiết bị. Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System_MIS): Là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, làm các quyết định quản lý trên cơ sở các quy trình và thủ tục cho trước. Hệ thống sử dụng các dữ liệu từ hệ xử lý giao dịch và tạo ra các báo cáo định kỳ hay theo yêu cầu. - Phân loại HTTT quản lý trong doanh nghiệp: Hình 2.2. Các dạng HTTT trong doanh nghiệp (Nguồn: Nguyễn Văn Vỵ, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý) + Các hệ thống ở mức chiến lược: Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành ESS (Executive Support Sytem) là HTTT đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhà quản trị cấp cao nhằm mục đích hoạch định và kiểm soát chiến lược. ESS cho phép truy cập thông tin từ các kết quả kiểm soát và tình trạng chung của doanh nghiệp. + Các hệ thống ở mức chiến thuật: Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Infomation System) là các HTTT trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp, báo cáo và ra quyết định ở các cấp quản lý bậc trung. Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System) là HTTT kết hợp giữa tri thức của con người với khả năng của môi trường, cải thiện chất lượng quyết định, là SV: Nguyễn Thị Thanh Mai 8 MSV: 09D190197 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà một hệ thống hỗ trợ dựa trên máy tính giúp cho những nhà quản lý giải quyết vấn đề trong một hoàn cảnh nhất định. + Các hệ thống ở mức kiến thức: HTTT quản lý tri thức KWS (Knowledge Work Systems) là các hệ thống được thiết kế để hỗ trợ việc chia sẻ kiến thức hơn là việc chia sẻ thông tin. Hệ thống này hỗ trợ việc phân loại dữ liệu và thông tin, đồng thời kiểm soát, thiết kế, lập kế hoạch và lịch hoạt động, tạo các giải pháp khác nhau để giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó cho doanh nghiệp. HTTT tự động hóa văn phòng OAS (Officer Automation System) là một hệ thống dựa trên máy tính nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ, gửi thông báo, tài liệu, và các dạng truyền tin khác nhau giữa các cá nhân, các nhóm làm việc và các tổ chức khác nhau. + Các hệ thống ở mức tác nghiệp: HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) là hệ thống dùng ở cấp tác nghiệp. HTTT xử lý giao dịch giúp tự động hóa các hoạt động xử lý thông tin lặp lại, thu thập và lưu trữ dữ liệu giao dịch giúp DN thực hiện các hoạt động hàng ngày. 2.1.2. Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin gồm các giai đoạn sau: Lập kế hoạch, phân tích hiện trạng, phân tích khả thi, đặc tả, thiết kế, lập trình, kiểm thử, khai thác, bảo trì. Các giai đoạn cụ thể được trình bày như sau: 2.1.2.1. - Lập kế hoạch Thực hiện một dự án tin học hóa có thể rất tốn kém, đòi hỏi nhiều công sức và thời gian trước khi mang lại lợi nhuận. - Các nhân tố thường ảnh hưởng đến việc lập kế họach là: Thời gian, mức đầu tư (investment), những yếu tố không chắc chắn của dự án, nguồn nhân lực (số lượng, trình độ, khả năng… của người thiết kế và những người sử dụng cuối), những tình huống bất ngờ, những đánh giá sai lệch thực tế… - Người ta thường cấu trúc hóa việc lập kế hoạch bằng cách:  Tách riêng các phân bổ nhân lực, thời gian và kinh phí.  Lập dự án tổng thể, kế hoạch cho một giai đoạn và các kế hoạch chi tiết.  Song song với việc lập kế hoạch là việc kiểm tra, báo cáo định kỳ. Kết quả của giai đoạn lập kế hoạch là xác định rõ ràng các phân hệ, chức năng của chúng trong HTTT tương lai, xác định các khả năng ứng dụng trên mạng hoặc truyền thông, bố trí công việc theo nhóm chuyên gia, phân chia kinh phí… SV: Nguyễn Thị Thanh Mai 9 MSV: 09D190197 Khóa luận tốt nghiệp 2.1.2.2. - GVHD: ThS. Đinh Thị Hà Phân tích hiện trạng Phân tích (hay khảo sát) hiện trạng là giai đoạn phân tích các hoạt động của HTTT vật lý hiện hữu. Mục tiêu cần đạt được là làm sao có được các thông tin (liên quan đến những yêu cầu đặt ra trong bước lập kế hoạch) với độ tin cậy cao và chuẩn xác nhất, mới nhất. - Có nhiều phương pháp phân tích hiện trạng:  Phỏng vấn, trực tiếp hoặc gián tiếp, các đối tượng liên quan (giám đốc, nhân viên, vị trí làm việc…)  Lập phiếu điều tra, thăm dò.  Quan sát, thu nhập mẫu biểu.  Mỗi phương pháp đều có ưu điểm, nhược điểm riêng và được áp dụng sao cho phù hợp với tình hình thực tế.  Nguyên tắc: Biết cách đặt các câu hỏi thiết thực thì biết càng nhiều thông tin về môi trường hoạt động của một tổ chức, càng dễ hiểu các vấn đề đang được đặt ra và tìm được phương án giải quyết.  Sau khi có được các kết quả phân tích hiện trạng, phân tích viên phải biết cách tổng hợp các dữ liệu, các xử lý thu nhập được và hợp thức hóa. 2.1.2.3. - Phân tích khả thi Giai đoạn này có vai trò quyết định vì nó sẽ dẫn đến các lựa chọn quyết định HTTT tương lai cùng các bảo đảm tài chính. Gồm 4 bước:  Bước 1: Phân tích, phê phán HTTT hiện hữu nhằm làm rõ các điểm yếu hoặc mạnh. Sắp xếp các vấn đề cần giải quyết theo thứ tự mức độ quan trọng của chúng.  Bước 2 : Xác định các mục tiêu mới của các dự án, khả năng sinh lãi, thời gian trả lãi… nếu như việc này chưa được thực hiện ở giai đoạn lập kế hoạch.  Bước 3 : Xác định một cách tổng quát các giải pháp về chi phí triển khai phân hệ (dự án), chi phí hoạt động trong tương lai, kết hợp phân tích ưu điểm và khuyết điểm của từng giải pháp.  Bước 4: Lựa chọn những người chịu trách nhiệm phù hợp với giải pháp nào đó đã xác định. Nếu không tìm được những người như vậy hoặc chi phí ước tính cao so với mục tiêu đề ra thì phải quay lên bước 2. Bước 4 trong trường hợp này thường lặp đi lặp lại nhiều lần. SV: Nguyễn Thị Thanh Mai 10 MSV: 09D190197 Khóa luận tốt nghiệp 2.1.2.4. - GVHD: ThS. Đinh Thị Hà Đặc tả Giao diện giữa hệ thống thông tin (HTTT) và người sử dụng (NSD): Xác định HTTT cung cấp những gì cho NSD và ngược lại, NSD có thể khai thác được những gì từ HTTT? - Các công việc và các cài đặt cần thực hiện. - Diễn biến tiến trình từ mức ý niệm đến lúc thể hiện: Triển khai kế hoạch, phân công nhóm làm việc… - Kết quả của đặc tả là tập hợp các văn bản hồ sơ hay tư liệu về quá trình phân tích và thiết kế HTTT. 2.1.2.5. - Thiết kế Giai đoạn này xác định:  Kiến trúc chi tiết của HTTT, liên quan đến các giao diện với người sử dụng và các quy tắc quản lý, cấu trúc dữ liệu.  Thiết kế các chương trình, chuẩn bị lập trình.  Quy cách thử nghiệm chương trình, sử dụng các thư viện.  Quy cách khai thác, ứng dụng bảo trì, hướng dẫn sử dụng…  Các phương tiện và thiết bị liên quan. 2.1.2.6. Lập trình Giai đoạn này là thể hiện vật lý của HTTT bằng việc chọn công cụ phần mềm để xây dựng các tệp dữ liệu (database files), viết các chương trình, chạy thử, kiểm tra, ráp nối, lập hồ sơ hướng dẫn, chú thích chương trình. 2.1.2.7. - Thử nghiệm Giai đoạn này bao gồm việc định nghĩa các thử nghiệm các chương trình, thử nghiệm hệ thống, hoàn thiện quá trình đào tạo người sẽ sử dụng hệ thống, sửa chữa các chương trình nguồn, hoàn thiện các văn bản báo cáo và hướng dẫn sử dụng. - Việc thử nghiệm cho phép kết quả nhận được là phù hợp với các đặc tả ban đầu. Các phương pháp thử nghiệm được nghiên cứu chi tiết trong lĩnh vực công nghệ phần mềm (Software Engineering). - Các yếu tố liên quan đến thử nghiệm bao gồm:  Kế hoạch thử nghiệm.  Danh mục (thư viện) thử nghiệm. SV: Nguyễn Thị Thanh Mai 11 MSV: 09D190197 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà  Dữ liệu thử nghiệm.  Các công cụ thử nghiệm. - Các thử nghiệm đơn thể do người lập trình thực hiện:  Các nhánh chương trình.  Tập hợp các thông số khác nhau.  Các dữ liệu thường (normal data) và các dữ liệu đặc biệt, các giá trị bất thường.  Các thử nghiệm tích hợp hệ thống do người phụ trách dự án triển khai 2.1.2.8. Khai thác Đây là giai đoạn quyết định đến kết quả tương lai của HTTT. Tùy theo kết quả khai thác, người sử dụng sẽ quyết định có sử dụng HTTT vừa xây dựng để thay thế HTTT thủ công hay không? 2.1.2.9. - Bảo trì Giai đoạn này gồm các công việc: Bảo trì, cải thiện và thích nghi hóa HTTT với những thay đổi nội tại cũng như với môi trường xung quanh. - Nếu có kết quả phân tích ý niệm chính xác, xây dựng mô hình phù hợp và thể hiện vật lý hoàn hảo thì việc bảo trì HTTT sẽ dễ dàng. Ngược lại sẽ dẫn đến chi phí bảo trì tốn kém, khó làm thỏa mãn yêu cầu của người sử dụng. 2.1.3. Công cụ phân tích thiết kế hệ thống.  Phân tích hệ thống thông tin (Phân tích theo hướng chức năng) Trong giai đoạn phải tiến hành mô hình hoá hệ thống thông tin để thấy được những chức năng, ưu điểm của hệ thống thông tin mới so với hệ thống thông tin cũ. Các công cụ dùng để mô hình hoá hệ thống thông tin: Biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu.  Biểu đồ phân cấp chức năng: Là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện. Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống. - Các thành phần của biểu đồ phân cấp chức năng:  Các chức năng: Được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn Kí hiệu: Tên chức năng SV: Nguyễn Thị Thanh Mai 12 MSV: 09D190197 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà  Kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp và được ký hiệu bằng đoạn thẳng nối chức năng cha tới chức năng con.  Biểu đồ luồng dữ liệu( BLD): Là một công cụ dùng để trợ giúp bốn hoạt động chính của các phân tích viên hệ thống đó là phân tích, thiết kế, biểu đạt, tài liệu. - Mục đích của biểu đồ luồng dữ liệu: + Bổ sung khiếm khuyết của mô hình phân rã chức năng bằng việc bổ sung các luồng thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng. + Cho ta cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống. + Là một trong số các đầu vào cho quá trình thiết kế hệ thống. + Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu: Chức năng (Tiến trình): Là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động lên thông tin như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới. Nếu trong một chức năng không có thông tin mới được sinh ra thì đó chưa phải là chức năng trong BLD.  Cách đặt tên: Động từ + bổ ngữ.  Biểu diễn: Tên chức năng + Luồng dữ liệu: Là luồng thông tin vào hay ra của mộ chức năng xử lý.  Cách đặt tên: Danh từ + tính từ. Luồng dữ liệu  Biểu diễn: Chú ý: Các luồng dữ liệu phải chỉ ra được thông tin logic chứ không phải tài liệu vật lý. Các luồng thông tin khác nhau phải có tên gọi khác nhau. + Kho dữ liệu: Là nơi biểu diễn thông tin cần cất giữ, để một hoặc nhiều chức năng sử dụng chúng.  Cách đặt tên: Danh từ + Tính từ (chỉ nội dung dữ liệu trong kho).  Biểu diễn: Kho dữ liệu SV: Nguyễn Thị Thanh Mai 13 MSV: 09D190197 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà Quan hệ giữa kho dữ liệu, chức năng và luồng dữ liệu Vào Đưa thông tin vào kho Ra Lấy thông tin từ kho Cập nhật Vừa lấy thông tin ra xử lý vừa cập nhật lại thông tin + Tác nhân ngoài: Là một người hoặc một nhóm người nằm ngoài hệ thống nhưng có trao đổi trực tiếp với hệ thống. Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống, định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài. Tác nhân ngoài là nguồn cung cấp thông tin cho hệ thống và là nơi tiếp nhận các sản phẩm của hệ thống.  Cách đặt tên: Danh từ + tính từ (nếu cần).  Biểu diễn: + Tên tác Tên tác nhân nhân Tác nhân trong: Là một chức năng hoặc hệ thống con của hệ thống đang xét nhưng được trình bày ở một trang khác của mô hình. Mọi sơ đồ luồng dữ liệu đều có thể bao gồm một số trang, thông tin truyền giữa các quá trình trên các trang khác nhau được chỉ ra nhờ ký hiệu này.  Cách đặt tên: Động từ + Bổ ngữ.  Biểu diễn: Tác Tác nhân nhân - Các mức của biểu đồ luồng dữ liệu: Kỹ thuật phân mức: 3 mức trong trong Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Phân rã sơ đồ: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ (Explosion). Bắt đầu từ sơ đồ mức ngữ cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức 1, mức 2…  Thiết kế hệ thống thông tin SV: Nguyễn Thị Thanh Mai 14 MSV: 09D190197