Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty bk4

  • Số trang: 31 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 11 |
  • Lượt tải: 0
nganguyen

Đã đăng 34173 tài liệu

Mô tả:

Lêi më ®Çu Ngµy nay víi sù ph¸t triÓn cña c«ng nghÖ th«ng tin, nÒn kinh tÕ thÕ giíi ®· cã nh÷ng thay ®æi trong nhËn thøc vµ t- duy. Tr-íc yªu cÇu cña c¬ chÕ thÞ tr-êng c¸c tæ chøc còng nh- c¸c doanh nghiÖp ph¶i t×m mäi c¬ héi vµ biÖn ph¸p ®Ó t×m kiÕm, x© y dùng nguån th«ng tin cho chÝnh m×nh... §Ó t×m kiÕm ®-îc nguån th«ng tin th× viÖc x©y dùng mét hÖ thèng th«ng tin tèt nh»m khai th¸c tèt mäi luång th«ng tin lµ c«ng viÖc cÇn ph¶i lµm ®èi víi mçi doanh nghiÖp kinh doanh. Mét hÖ thèng th«ng tin tèt sÏ trë thµnh søc m¹nh trî gióp ®¾c lùc cho c¶ hÖ thèng trong tÊt c¶ c¸c quyÕt ®Þnh ®Ò ra. Mét khi c¸c ho¹t ®éng t¸c nghiÖp, giao dÞch, xuÊt nhËp hµng ho¸... ®-îc tin häc ho¸ th× viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña ®¬n vÞ ®iÒu ®-¬ng nhiªn. øng dông CNTT sÏ mang l¹i nh÷ng hiÖu qu¶ v« cïng to lín trong mäi lÜnh vùc, nhÊt lµ trong lÜnh vùc s¶n xuÊt kinh doanh. C¸c doanh nghiÖp hµng ®Çu thÕ giíi t¹i c¸c n-íc ¢u Mü ®¹t ®-îc nhiÒu thµnh c«ng mét phÇn còng do kh«ng ngõng ®Çu t-, c¶i tiÕn c¸c gi¶i p h¸p, c¸c s¶n phÈm phÇn cøng còng nh- phÇn mÒm cho chÝnh m×nh nh»m cho phÐp n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt -kinh doanh. ViÖc ph¸t triÓn øng dông CNTT vµo ho¹t ®éng kinh doanh cña ViÖt Nam chóng ta lµ mét xu thÕ tÊt yÕu. Cã kh«ng Ýt doanh nghiÖp ViÖt Nam giê ®©y ®ang cã g¾ng øng dông c¸c s¶n phÈm phÇn mÒm ®Ó tiÕn hµnh qu¶n lý c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña chÝnh m×nh. Hoµ nhËp cïng xu thÕ ph¸t triÓn chung ®ã C«ng ty th-¬ng m¹i vµ ph¸t triÓn c«ng nghÖ B¸ch Khoa 4 còng ®ang cè g¾ng tõng b-íc tin häc ho¸, x©y dùng hÖ th«ng th«ng tin chuÈn cho chÝnh c¸c ho¹t ®éng t¸c nghiÖp cña m×nh . Trong thêi gian thùc tËp tèt nghiÖp t¹i c«ng ty, nhËn biÕt ®-îc yªu cÇu ®Æt ra ®èi víi c«ng ty, ®ång thêi víi sù ®ång ý cña thÇy gi¸o h-íng dÉn thùc tËp em quyÕt ®Þnh lùa chän ®Ò tµi : Ph©n tÝch, thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin Qu¶n Lý B¸n Hµng t¹i c«ng ty BK4 Néi dung chuyªn ®Ò thùc tËp gåm 3 ch-¬ng :  Ch-¬ng I : Giíi thiÖu c«ng ty Th-¬ng m¹i vµ Ph¸t TriÓn C«ng NghÖ B¸ch Khoa 4.  Ch-¬ng II : C¬ së lý thuyÕt vµ ph-¬ng ph¸p l uËn chung vÒ x©y dùng hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý b¸n hµng.  Ch-¬ng III : ThiÕt kÕ HÖ Thèng Th«ng Tin qu¶n lý b¸n hµng øng dông cho ho¹t ®éng kinh doanh t¹i c«ng ty. PhÇn néi dung Ch-¬ng I Giíi thiÖu vÒ c«ng ty th-¬ng m¹i vµ ph¸t triÓn c«ng nghÖ B¸ch Khoa 4 1.Giíi thiÖu s¬ l-îc vÒ c«ng ty th-¬ng m¹i vµ ph¸t triÓn c«ng nghÖ b¸ch khoa 4 C«ng ty Th-¬ng M¹i vµ Ph¸t triÓn c«ng nghÖ B¸ch Khoa 4 lµ doanh nghiÖp t- nh©n, ®-îc Së KÕ ho¹ch ®Çu t- Thµnh phè Hµ Néi cÊp giÊy phÐp thµnh lËp ngµy 16 th¸ng 04 n¨m 2001 theo quyÕt ®Þnh sè : 2894/Q§ - UB cña Uû ban nh©n d©n thµnh phè Hµ Néi  Tªn c«ng ty C«ng ty th-¬ng m¹i vµ ph¸t triÓn c«ng nghÖ B¸ch Khoa 4  Tªn viÕt t¾t: BK4  Tªn giao dÞch C«ngTy Th-¬ng M¹i vµ Ph¸t TriÓn C«ng NghÖ B¸ch Khoa 4  Trô së c«ng ty Sè nhµ 29-CÇu Hoµ Môc-Thanh Xu©n-Hµ Néi  Gi¸m ®èc : NguyÔn v¨n Ph-íc  Tel: (04)9161100 – (04)5584098 – 0912028282. Fax: (04) 5584098 Email: BK4@fpt. vn 2. LÜnh vùc ho¹t ®éng chÝnh BK4 ® ¨ng kÝ - Kinh doanh thiÕt bÞ ®iÖn, ®iÖn tö, ®iÖn l¹nh, tin häc, ®iÒu khiÓn tù ®éng, m¸y v¨n phßng vµ c¸c thiÕt bÞ ®o l-êng. - ChuyÓn giao c¸c thiÕt bÞ ®iÖn tö, tin häc. - §¹i lý kinh doanh c¸c thiÕt bÞ ®iÖn tö b-u chÝnh viÔn th«ng. - DÞch vô söa ch÷a, b¶o d-ìng, b¶o hµnh c¸c thiÕt bÞ ®iÖn tö, tin häc, th«ng tin, m¸y v¨n phßng. - §µo t¹o vµ d¹y nghÒ: KÕ to¸n, Maketing, ngo¹i ng÷, ®iÖn, ®iÖn tö, ®iÖn l¹nh, tin häc, thiÕt bÞ v¨n phßng. 3. c¬ cÊu tæ chøc cña BK4  M« h×nh qu¶n lý cña BK4 cã d¹ng nh- sau : Ban Gi¸m §èc Phßng KÕ Ho¹ch Phßng Maketing Phßng KÕ To¸n Phßng Kü ThuËt Phßng Hµnh ChÝnh C¸c phßng ban cña c«ng ty n»m ngay t¹i trô së chÝnh ®ång thêi cã mét bé phËn n»m t¹i c¸c chi nh¸nh cu¶ c«ng ty. Nh©n viªn cña c¸c phßng ban mét bé phËn cè ®Þnh n»m t¹i chi nh¸nh, bé phËn nh©n viªn cßn l¹i th-êng ®-îc ®iÒu ®éng qua l¹i gi÷a trô së vµ chi nh¸nh cña c«ng ty. Th«ng qua sù ®iÒu ®éng nµy nã t¹o nªn sù g¾n kÕ chÆt chÏ qua l¹i gi÷a c¸c phßng ban còng nh- gi÷a trô së víi c¸c chi nh¸nh cña c«ng ty. + C¸c c¬ së chÝnh cña bk4 + Nhµ sè : 69 Phè Väng – QuËn Hai Bµ Tr-ng – TP Hµ Néi. Tel: (04)6281595-0912423118. + Nhµ sè : 88 Vò Träng Phông_Thanh Xu©n _Hµ Néi Tel: (04)5584097. + Nhµ sè :125 L¸ng H¹ - §èng §a – Hµ Néi. Tel: 5623298 - 5623299 – 0903446224. +Nhµ sè : 29 CÇu Hoµ Môc-§èng §a – Hµ Néi. Tel: (04)5584098. C¸c cöa hµng chi nh¸nh vµ trung t©m trùc thuéc nµy chñ yÕu thùc hiÖn viÖc kinh doanh l-u chuyÓn hµng ®-îc nhËp t¹i kho hµng 29 CÇu Hoµ Môc. 4. Chøc n¨ng nhiÖm vô cña c¸c phßng ban 4.1. ban Gi¸m ®èc c«ng ty Ban gi¸m ®èc cña c«ng ty gåm cã 4 thµnh viªn, mçi thµnh viªn ®Òu cã vai trß rÊt quan träng trong viÖc ho¹ch ®Þnh chiÕn l-îc kinh doanh cña toµn c«ng ty. C¸c thµnh viªn nµy ®Òu ®ãng gãp mét phÇn rÊt quan träng trong sè vèn kinh doanh cña toµn c«ng ty. NhiÖm vô vµ chøc n¨ng cña ban gi¸m ®èc lµ :  Nghiªn cøu vµ ®Ò ra c¸c chiÕn l-îc kinh doanh ng¾n h¹n vµ dµi h¹n cho c«ng ty.  Ra c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý.  Trùc tiÕp thùc hiÖn c¸c giao dÞch lín.  Thu nhËn nh÷ng ý kiÕn ®¸nh gi¸ cña cÊp d-íi. 4.2. Phßng KÕ ho¹ch  Tham m-u cho Gi¸m ®èc trong viÖc x©y dùng chiÕn l-îc vµ kÕ ho¹ch ph¸t triÓn cña toµn c«ng ty, ph©n tÝch ®Ò xuÊt chiÕn l-îc ph¸t triÓn kinh doanh vµ chiÕn l-îc qu¶n lý trong tõng giai ®o¹n.  X©y dùng kÕ ho¹ch nghiªn cøu c¸c dù ¸n c¶i tiÕn kü thuËt vµ n©ng cao hiÖu qu¶ cña ho¹t ®éng qu¶n lý kinh doanh.  Qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu, xuÊt nhËp trang thiÕt bÞ, vËt t-, hµng ho¸ t¹i trô së chÝnh cu¶ c«ng ty.  Phßng kÕ ho¹ch lu«n lµ n¬i khëi ®éng, b¾t ®Çu cña c¸c kÕ ho¹ch nghiªn cøu ®µo taä, x©y dùng c¸c gi¶i ph¸p kÜ thuËt, thiÕt lËp c¸c chi nh¸nh míi. T¹i phßng nµy c¸c chiÕn l-îc kinh doanh cña BK4 trong ng¾n h¹n còng nhtrong dµi h¹n ®Ò ®-îc ®Ò xuÊt vµ nghiªn cøu. Nh÷ng thµnh viªn thuéc phßng nµy cã thÓ lµ nh©n viªn trùc thuéc c¸c bé phËn kh¸c cña c«ng ty hoÆc cã thÓ lµ nh©n viªn thuéc c¸c tæ chøc x· héi kh¸c. 4.3. Phßng kinh doanh Do ®Æc thï cña m« h×nh kinh doanh cña c«ng ty nªn sè l-îng nh©n viªn thuéc phßng nµy lµ t-¬ng ®èi lín. C¸c nh©n viªn thuéc phßng nµy cã thÓ lµm viÖc t¹i trô së c«ng ty còng nh- cã thÓ lµm viÖc t¹i c¸c chi nh¸nh. Phßng Maketing th-êng ph¶i phô tr¸ch c¸c c«ng viÖc nh- sau :  LËp kÕ ho¹ch qu¶ng c¸o, giíi thiÖu s¶n phÈm trong mçi l« hµng cho c¸c ®¹i lý b¸n lÎ m¸y tÝnh kh¸c trong toµn bé khu vùc.  Trùc tiÕp bµn b¹c, thiÕt lËp c¸c giao dÞch ®èi víi c¸c ®èi t¸c trong vµ ngoµi khu vùc.  Cè vÊn, tham m-u cïng ban gi¸m ®èc trong vÊn ®Ò kinh doanh vµ giíi thiÖu s¶n phÈm.  Hç trî, hîp t¸c cïng phßng kü thuËt trong viÖc giao dÞch, mua b¸n hµng ho¸.  Thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc kh¸c ®-îc gi¸m ®èc giao cho … 4.4. Phßng KÕ to¸n  §Ò xuÊt, tham m-u cho Gi¸m ®èc trong viÖc x©y dùng: c«ng t¸c qu¶n lý, tæ chøc vµ nh©n sù; c¬ chÕ qu¶n lý kÕ to¸n, tµi chÝnh; chÕ ®é h¹ch to¸n, b¸o c¸o thèng kª; c¬ chÕ qu¶n lý lao ®éng, tiÒn l-¬ng cña toµn c«ng ty sao cho phï hîp víi quy ®Þnh nhµ n-íc.  X©y dùng c¸c b¸o c¸o ®Þnh kú cho trô së chÝnh còng nh- t¹i c¸c chi nh¸nh cña c«ng ty.  ThiÕt kÕ, x©y dùng kÕ ho¹ch tµi chÝnh, lao ®éng, tiÒn l-¬ng cho c«ng ty. Tæ chøc thùc hiÖn vµ cung cÊp chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ, kÞp thêi c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh kÕ to¸n khi cã yªu cÇu. 4.5. Phßng Kü thuËt  X©y dùng, thiÕt lËp, ®Ò xuÊt c¸c gi¶i ph¸p kü thuËt cho c«ng ty.  Phèi hîp víi phßng KÕ ho¹ch trong viÖc x©y dùng kÕ ho¹ch nghiªn cøu c¸c dù ¸n c¶i tiÕn kü thuËt vµ n©ng cao chÊt l-îng cña hµng ho¸ ®-îc b¸n ra ngoµi thÞ tr-êng.  Phèi hîp víi c¸c chi nh¸nh trong viÖc triÓn khai, b¶o tr× vµ l¾p r¸p, thùc hiÖn c¸c giao dÞch.  ThiÕt lËp vµ triÓn khai hÖ thèng kü thuËt, trang thiÕt bÞ, cho c¸c trô së còng nh- c¸c chi nh¸nh.  Phèi hîp víi phßng l-u tr÷ vËn hµnh vµ phôc håi d÷ liÖu trong viÖc triÓn khai hÖ thèng kü thuËt cã liªn quan ®Õn sao d÷ liÖu.  Phèi hîp víi phßng kÕ to¸n tæng hîp trong c«ng t¸c qu¶n lý tæ chøc nh©n sù, tiÒn l-¬ng; lËp b¸o c¸o ®Þnh kú, khÊu hao tµi s¶n cè ®Þnh, c«ng cô lao ®éng, c¸c thiÕt bÞ c«ng nghÖ chuyªn dïng…  Tæ chøc qu¶n lý, b¶o tr× vµ söa ch÷a c¸c trang thiÕt bÞ, m¸y mãc cña toµn c«ng ty.  Thùc hiÖn c¸c ch-¬ng tr×nh kiÓm tra kü thuËt, ®µo t¹o c¸n bé cho c¸c chi nh¸nh.  LËp kÕ ho¹ch c«ng t¸c vµ b¸o c¸o ®Þnh kú kÕt qu¶ thùc hiÖn cho Gi¸m ®èc, ®Ò xuÊt nh÷ng biÖn ph¸p c¶i tiÕn vÒ qu¶n lý vµ kü thuËt.  Thùc hiÖn mét sè nhiÖm vô kh¸c do Gi¸m ®èc giao … 4.6. Phßng Hµnh chÝnh Phßng hµnh chÝnh lu«n lu«n th-êng trùc t¹i c«ng ty, phßng hµnh chÝnh th-êng ®¶m nhiÖm c¸c c«ng viÖc sau :  Gióp ®ì kh¸ch hµng trong qu¸ tr×nh ®Õn c«ng ty giao dÞch bu«n b¸n hµng ho¸.  Céng t¸c, hç trî c¸c phßng ban kh¸c trong c¸c c«ng viÖc hµng ngµy.  ThiÕt lËp lÞch c«ng t¸c th-êng nhËt cho c¸c nh©n viªn.  Hç trî, tham m-u cïng gi¸m ®èc trong c¸c vÊn ®Ò kh¸c … 5. LÜnh vùc ho¹t ®éng hiÖn nay cña BK4 Tõ nh÷ng ®Æc thï trªn cña BK4 ta dÔ dµng nhËn ra lÜnh vùc mµ c«ng ty ®ang ho¹t ®éng còng nh- môc tiªu vµ ph-¬ng h-íng trong t-¬nglai cña BK4. C«ng ty ®ang cè g¾ng dÇn t¹o ra mét thÞ tr-êng trong c¸c lÜnh vùc :  Cung cÊp c¸c thiÕt bÞ m¸y vi tÝnh, m¸y in, m¸y fax, m¸y photocopy, c¸c thiÕt bÞ m¸y v¨n phßng víi sè l-îng kh«ng h¹n chÕ.  Söa ch÷a, b¶o d-ìng, n©ng cÊp c¸c lo¹i m¸y tÝnh.  Cµi ®Æt, cung cÊp phÇn mÒm m¸y vi tÝnh, c¸c gi¶i ph¸p tæng thÓ vÒ m¹ng.  LËp tr×nh øng dông trong qu¶n lý, kÕ to¸n … 6. Ph-¬ng h-íng ho¹t ®éng trong t-¬ng lai  TiÕn hµnh më réng ®Çu t-, mua s¾m c¸c ph-¬ng tiÖn, trang thiÕt bÞ cho c¸c c¬ së cña m×nh. Qua ®ã sÏ t¹o ®-îc sù g¾n kÕt chÆt chÏ gi÷a trô së víi c¸c chi nh¸nh còng nh- gi÷a c¸c chi nh¸nh víi nhau. Th«ng qua sù g¾n kÕt nµy c¸c phÇn cña c«ng ty sÏ dÔ dµng hç trî cho nhau trong tÊt c¶ c¸c lÜnh vùc cña m×nh.  Më réng c¸c ®¹i lý, chi nh¸nh trªn ph¹m vi toµn quèc nhÊt lµ ®èi víi khu vùc phÝ B¾c. C¸c ®¹i lý nµy sÏ tiÕn hµnh nhËp hµng ho¸ t¹i trô së nh-ng sÏ ®éc lËp trong c¸c giao dÞch cña m×nh. Qua møc hµng ho¸ nhËp vµo cña m×nh c¸c chi nh¸nh sÏ thu vÒ phÇn lîi nhuËn cã ®-îc th«ng qua chªnh lÖch gi÷a gi¸ mua vµ gi¸ b¸n cña hµng ho¸. Tõng b-íc thiÕt lËp mét thÞ tr-êng thèng nhÊt trong l Ünh vùc kinh doanh m¸y tÝnh. 7. Sù cÇn thiÕt vµ nh÷ng chøc n¨ng chÝnh cña phÇn mÒm qlbh Nh- ®· ph©n tÝch ë trªn, ho¹t ®éng chñ yÕu cña c«ng ty BK4 lµ kinh doanh bu«n b¸n hµng ho¸, thiÕt bÞ m¸y vi tÝnh. VÊn ®Ò nghiªn cøu x©y dùng mét hÖ thèng th«ng tin, qu¶n lý l-îng hµng ho¸ nhËp xuÊt, c¸c thiÕt bÞ m¸y vi tÝnh lµ träng. v« cïng quan §èi víi c«ng ty BK4 hiÖn nay, viÖc x©y dùng ngay mét phÇn mÒm qu¶n lý b¸n hµng, tin häc ho¸ dÇn c¸c thao t¸c trong giao dÞch bu«n b¸n lµ mét trong nh÷ng gi¶i ph¸p c«ng ngh Ö th«ng tin mang tÝnh chiÕn l-îc. PhÇn mÒm ®-îc x©y dùng víi môc ®Ých ®Çu tiªn lµ qu¶n lý l-îng hµng nhËp xuÊt, gi¶m bít c¸c thao t¸c thñ c«ng trong ho¹t kinh doanh. Ngoµi ra phÇn mÒm cßn cung cÊp c¸c th«ng tin vÒ t×nh h×nh xuÊt nhËp cña c¸c lo¹i thiÕt bÞ, biÕn ®éng cña l-îng hµng nhËp xuÊt, t×m kiÕm c¸c th«ng tin trî gióp, gi¶i ®¸p ý kiÕn kh¸ch hµng còng nh- ng-êi qu¶n lý. ViÖc sö dông phÇn mÒm qu¶n lý b¸n hµng sÏ t¨ng kh¶ n¨ng giao dÞch cña c«ng ty víi kh¸ch hµng, ®èi t¸c, gióp c«ng ty gi¶m bít ®-îc n hiÒu thao t¸c thñ c«ng, dÔ dµng trong qu¶n lý nhËp xuÊt, t×m kiÕm th«ng tin, cËp nhËp th«ng tin vÒ l-îng hµng nhËp xuÊt, l-îng hµng tån kho, nhµ cung cÊp vµ thêi gian xö lý ®¬n ®Æt hµng gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c s¶n xuÊt kinh doanh. C«ng viÖc cña ng-êi qu¶n lý lµ cËp nhËt th«ng tin c¸c thiÕt bÞ, linh kiÖn, qu¶n lý c¸c ®¬n ®Æt hµng, gãp ý cña kh¸ch hµng qu¶n lý ho¹t ®éng b¸n hµng mét c¸ch hiÖu qu¶, bao gåm qu¶n lý b¸n hµng, qu¶n lý kh¸ch hµng, qu¶n lý nhµ cung cÊp… §ång thêi, phÇn mÒm còng cã thÓ i n ra c¸c b¸o c¸o kÕt qu¶ cña c¸c ho¹t ®éng kinh doanh, c¸c b¸o c¸o vÒ c¸c th«ng tin c¸ nh©n qua ®ã hç trî cho viÖc ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý cña l·nh ®¹o c«ng ty… C¸c chøc n¨ng chÝnh cÇn ph¶i cã cña phÇn mÒm 1. Ho¸ ®¬n nhËp xuÊt hµng ho¸: PhÇn m«dule nµy hµng ho¸ nhËp xuÊt cña c«ng ty sÏ ®-îc tiÕn hµnh nhËp sè liÖu. C«ng viÖc nµy cã thÓ tiÕn hµnh ë phßng Maketing t¹i trô së cña c«ng ty còng nh- t¹i c¸c chi nh¸nh. 2. TÝnh tån kho hµng ho¸ theo ngµy nhËp, theo tªn hµng ho¸ theo th¸ng quý, n¨m : Th«ng qua c¸c th«ng tin t×m kiÕm ®ù¬c nhËp vµo phÇn m«dule nµy sÏ tù ®éng tra cøu trong c¬ së d÷ liÖu nh÷ng th«ng tin phï hîp nhÊt cung cÊp cho ng-êi sö dông. 3. T×m kiÕm hµng theo: m· hµng, tªn hµng, l-îng nhËp xuÊt … C¸c th«ng tin nµy sau khi ®ù¬c nhËp vµo sÏ ®-îc m¸y tÝnh tù ®éng t×m vµ phÇn d÷ liÖu phï hîp sÏ ®-îc ®-a ra. 4. CËp nhËt kh¸ch hµng. T¹i ®©y chóng ta cã thÓ tiÕn hµnh nhËp thªm mét kh¸ch hµng míi còng nh- cã thÓ chØnh söa theo ý muèn. 6. Lªn danh s¸ch kh¸ch hµng. Khi chóng ta muèn lªn mét danh s¸ch kh¸ch hµng theo mét tiªu chÝ nµo ®ã th× phÇn m«dule nµy sÏ gióp t¹o ra mét b¶ng danh s¸ch kh¸ch hµng. 7. Lªn danh s¸ch nh©n viªn PhÇn m«dule nµy hç trî viÖc t¹o vµ in ra mét b¶ng danh s¸ch c¸c nh©n viªn trong c¶ c«ng ty. 8. LËp danh s¸ch c¸c lo¹i hµng b¸n T¹i ®©y th× danh s¸ch cña c¸c lo¹i hµng b¸n sÏ ®-îc lËp vµ in ra theo mét tiªu chÝ nhÊt ®Þnh 9. Tra cøu t×m kiÕm kh¸ch hµng theo: m· kh¸ch, tªn kh¸ch, ®Þa chØ, ®iÖn tho¹i. 10. In hãa ®¬n b¸n hµng, nhËp hµng C¸c ho¸ ®¬n ®-îc lËp t¹i phÇn m«dule nhËp xuÊt hµng ho¸ sÏ ®-îc in ra tõ phÇ m«dule nµy. 11. LËp hãa ®¬n thanh to¸n 12. Tra cøu t×m kiÕm ho¸ ®¬n vµ xem hãa ®¬n Tõ c¸c th«ng tin tra cøu ®-îc nhËp vµo, phÇn mÒm nµy sÏ hç trî ng-êi sö dông ®Ó t×m kiÕm ®-îc mét th«ng tin phï hîp 13. Thèng kª Ch-¬ng II Mét sè vÊn ®Ò c¬ b¶n vÒ hÖ thèng th«ng tin I. Tæng quan vÒ hÖ thèng th«ng tin 1. Kh¸i niÖm vÒ HÖ thèng th«ng tin HÖ thèng th«ng tin lµ mét tËp hîp nh÷ng con ng-êi, c¸c thiÕt bÞ phÇn cøng, phÇn mÒm, d÷ liÖu …thùc hiÖn ho¹t ®éng thu thËp, l-u tr÷, xö lý vµ ph©n phèi th«ng tin trong mét tËp c ¸c rµng buéc ®-îc gäi lµ m«i tr-êng. Nã ®-îc thÓ hiÖn bëi nh÷ng con ng-êi, c¸c thñ tôc, d÷ liÖu vµ thiÕt bÞ tin häc hoÆc kh«ng tin häc. §Çu vµo(Inputs) cña hÖ thèng th«ng tin ®-îc lÊy tõ c¸c nguån(Sources) vµ ®-îc xö lý bëi hÖ thèng sö dông nã cïng víi c¸ c d÷ liÖu ®· ®-îc l-u tr÷ tõ tr-íc. KÕt qu¶ xö lý (Outputs) ®-îc chuyÓn ®Õn c¸c ®Ých (Destination) hoÆc cËp nhËp vµo kho d÷ liÖu(Storage). Mäi hÖ thèng th«ng tin ®Òu cã bèn bé phËn : bé phËn ®-a d÷ liÖu vµo, bé phËn xö lý, kho d÷ liÖu vµ bé phËn ®-a d÷ li Öu ra. Ta cã thÓ thÊy râ h¬n ®-îc vÊn ®Ò trªn th«ng qua h×nh vÏ minh ho¹ sau : Nguån Thu thËp §Ých Xö lý vµ l-u gi÷ Ph©n Ph¸t Kho d÷ liÖu VÝ dô 1 HÖ thèng tr¶ l-¬ng truyÒn thèng thu thËp d÷ liÖu vÒ thêi gian ®· lµm viÖc, xö lý chóng cïng víi c¸c d÷ liÖu l©u bÒn ®-îc ghi trªn c¸c hå s¬, t¹o ra c¸c tê sÐc tr ¶ l-¬ng hoÆc thùc hiÖn viÖc göi tiÒn tù ®éng vµo c¸c tµi kho¶n cña nh©n viªn ¨n l-¬ng vµ chuyÓn c¸c th«ng tin vÒ kho¶n tiÒn ®ã cho ng-êi ®-îc lÜnh. V©y ®©y lµ mét hÖ thèng th«ng tin. HÖ thèng tr¶ l-¬ng cã thÓ ®-îc thùc hiÖn mét c¸ch thñ c«ng hoÆc b»ng ph-¬ng tiÖn m¸y mãc. §ã cã thÓ lµ ph-¬ng tiÖn ch-a tù ®éng ho¸ hoÆc tù ®éng ho¸ hoµn toµn nh- maý tÝnh bá tói vµ m¸y ch÷, hoÆc cã thÓ lµ mét m¸y tÝnh ®iÖn tö g¾ng víi mét sè ®Üa tõ vµ m¸y in laser. HÖ thèng th«ng tin nµy còng chÞu sù rµng buéc cã thÓ lµ nh÷ng tho¶ thuËn gi÷a chñ vµ nh©n viªn, c¸c tho¶ thuËn vÒ thêi ®iÓm tr¶ l-¬ng cho tõng nhãm c«ng nh©n. VÝ dô 2 ViÖc ghi chÐp cña «ng chñ tÞch mét c«ng ty vÒ øng xö cña céng sù gÇn gòi, vÒ hiÖu qu¶ c«ng t¸c cña hä vµ møc ®é tù chñ trong c«ng viÖc. ViÖc sö dông nh÷ng ghi chÐp ®ã vµo nh÷ng thêi ®iÓm ®Ò b¹t, xÐt cho tham gia vµo c¸c c«ng viÖc hoÆc xÐt t¨ng l-¬ng… t¹o ra mét hÖ thèng th«ng tin. Trong tr-êng hîp nµy «ng chñ tÞch võa lµ ng-êi sö dông th«ng tin võa lµ ng-êi t¹o ra th«ng tin. Ph-¬ng tiÖn sö dông ch Ø ®¬n gi¶n lµ mét quyÓn sæ ghi chÐp c¸ nh©n. MÆc dï vËy th× ®©y vÉn ®-îc coi lµ mét hÖ thèng th«ng tin héi ®Çy ®ñ c¸c tiªu chuÈn vÒ hÖ thèng th«ng tin. Qua hai vÝ dô trªn ta thÊy cã hai lo¹i HÖ Thèng Th«ng Tin kh¸c nhau (1)HÖ thèng chÝnh thøc, (2) HÖ thèng kh«ng chÝnh thøc. Mét hÖ thèng th«ng tin chÝnh thøc th-êng bao gåm mét tËp hîp c¸c quy t¾c vµ c¸c ph-¬ng thøc lµm viÖc cã v¨n b¶n râ rµng hoÆc Ýt ra lµ ®-îc thiÕt lËp theo truyÒn thèng . §ã lµ hÖ thèng tr¶ l-¬ng nãi trªn hoÆc hÖ thèng qu¶n lý tµi kho¶n c¸c nhµ cung cÊp vµ tµi kho¶n kh¸ch hµng, ph©n tÝch b¸n hµng vµ x©y dùng kÕ ho¹ch ng©n s¸ch, hÖ thèng th-êng xuyªn ®¸nh gi¸ khÝa c¹nh tµi chÝnh cña nh÷ng c¬ héi mua b¸n kh¸c nhau còng nh- nh÷ng hÖ thèng chuyªn gia cho phÐp ®Æt ra c¸c chuÈn ®o¸n tæ chøc. 2. Ph©n lo¹i hÖ thèng th«ng tin t¹i trong mét tæ chøc : Cã hai c¸ch ph©n lo¹i hÖ thèng th«ng tin hay ®-îc dïng trong c¸c tæ chøc. Mét c¸ch lÊy môc ®Ých phôc vô cña th«ng tin ®Çu ra ®Ó ph©n lo¹i vµ mét c¸ch lÊy nghiÖp vô mµ nã phôc vô lµm c¬ së ®Ó ph©n lo¹i. 2. 1 ph©n lo¹i theo môc ®Ých phôc vô cña th«ng tin ®Çu ra : MÆc dï r»ng c¸c hÖ thèng th-êng sö dông c¸c c«ng nghÖ kh¸c nhau nh-ng chóng ph©n biÖt nhau tr-íc hÕt bëi lo¹i ho¹t ®éng mµ nã trî gióp. Theo c¸ch nµy cã n¨m lo¹i :  HÖ thèng th«ng tin xö lý giao dÞch.  HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý.  HÖ thèng trî gióp vµ ra quyÕt ®Þnh.  HÖ chuyªn gia .  HÖ thèng t¨ng c-êng kh¶ n¨ng c¹nh tranh. a. HÖ thèng xö lý giao dÞch TPS(Transaction Processing System) HÖ thèng nµy xö lý c¸c d÷ liÖu ®Õn tõ c¸c giao dÞch mµ tá chøc thùc hiÖn víi kh¸ch hµng, víi nhµ cung cÊp, nh÷ng ng-êi cho vay hoÆc nh÷ng nh©n viªn cña nã. C¸c giao dÞch s¶n sinh ra c¸c tµi liÖu vµ c¸c giÊy tê thÓ hiÖn c¸c giao dÞch ®ã . C¸c hÖ thèng xö lý giao dÞch cã nhiÖm vô tËp hîp c¸c d÷ liÖu cho phÐp th eo dâi c¸c ho¹t ®«ng cña tæ chøc . Chóng trî gióp c¸c ho¹t ®éng cña tæ chøc ë møc t¸c nghiÖp. Cã thÓ kÓ ®Õn c¸c hÖ thèng thuéc lo¹i nµy nh:HÖ thèng tr¶ l-¬ng, lËp ®¬n ®Æt hµng, lµm ho¸ ®¬n, theo dâi kh¸ch hµng, theo dâi nhµ cung cÊp, ®¨ng kÝ m«n häc cña sinh viªn, cho m-în s¸ch vµ tµi liÖu trong mét th- viÖn, cËp nhËp tµi kho¶n ng©n hµng vµ tÝnh thuÕ ph¶i tr¶ cña nh÷ng ng-êi nép thuÕ. b. hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý MIS(Managerment information System) Lµ hÖ thèng trî gióp c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý cña tæ chøc , c¸c ho¹t ®éng nµy n»m ë møc ®iÒu khiÓn t¸c nghiÖp, ®iÒu khiÓn qu¶n lý hoÆc lËp kÕ ho¹ch chiÕn l-îc. Chóng dùa chñ yÕu vµo c¸c c¬ së dò liÖu ®-îc t¹o ra bëi c¸c hÖ xö lý giao dÞch còng nh- tõ c¸c nguån d÷ liÖu ngoµi tæ chøc. Nãi chung chóng t¹o ra c¸c b¸o c¸o cho c¸c nhµ qu¶n lý mét c¸ch ®Þnh k× hoÆc theo yªu cÇu. C¸c b¸o c¸o nµy th-êng cã tÝnh chÊt so s¸nh, chóng lµm t-¬ng ph¶n t×nh h×nh hiÖn t¹i víi mét t×nh h×nh ®· ®-îc dù kiÕn tr-íc, t×nh h×nh hiÖn t¹i víi mét dù b¸o, c¸c d÷ liÖu hiÖn thêi cña mét c«ng ty trong cïng mét ngµnh c«ng nghiÖp, d÷ liÖu hiÖn thêi vµ c¸c d÷ liÖu lÞch sö. c. HÖ thèng trî gióp ra quyÕt ®Þnh DSS(Decision Support System) lµ hÖ thèng ®-îc thiÕt kÕ víi môc ®Ých râ rµng lµ trî gióp c¸c ho¹t ®éng ra quyÕt ®Þnh. Qu¸ tr×nh ra quyÕt ® Þnh th-êng ®-îc m« t¶ nh- mét quy tr×nh ®-îc t¹o thµnh tõ 3 giai ®o¹n : x¸c ®Þnh vÊn ®Ò, x©y dùng vµ ®¸nh gi¸ c¸c ph-¬ng ¸n gi¶i quyÕt vµ lùa chän mét ph-¬ng ¸n . d. HÖ thèng chuyªn gia ES(expert system) ®ã lµ hÖ thèng c¬ së trÝ tuÖ cã nguån gèc tõ ngiªn cøu trÝ tuÖ nh©n t¹o, trong ®ã cã sù biÓu diÔn b»ng c¸c c«ng cô tin häc nh÷ng tri thøc cña mét chuyªn gia vÒ mét lÜnh vùc nµo ®ã . e. HÖ thèng th«ng tin t¨ng c-êng kh¶ n¨ng c¹nh tranh ISCA(information system for competitive advantage) HÖ thèng lo¹i nµy ®-îc sö dông nh- mét trî gióp chiÕn l-îc . Khi nghiªn cøu mét HÖ Thèng Th«ng Tin mµ kh«ng tÝnh ®Õn m«i tr-êng trong ®ã nã ®-îc ph¸t triÓn, ta nghÜ r»ng nã chØ ®¬n gi¶n lµ mét hÖ thèng xö lý giao dÞch, hÖ th«ng th«ng tin qu¶n lý, hÖ thèng trî gióp ra quyÕt ® Þnh hoÆc mét hÖ chuyªn gia . HÖ thèng th«ng tin t¨ng c-¬ng kh¶ n¨ng c¹nh tranh ®-îc thiÕt kÕ cho nh÷ng ng-êi sö dông lµ nh÷ng ng-êi ngoµi tæ chøc, cã thÓ lµ mét kh¸ch hµng, mét nhµ cung cÊp, còng cã thÓ lµ tæ chøc kh¸c cña ngµnh c«ng nghiÖp… Nªó nh- nh÷ng hÖ thèng ®-îc x¸c ®Þnh tr-íc ®©y cã môc ®Ých râ rµng lµ trî gióp c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý cña tæ chøc th× hÖ thèng t¨ng c-êng søc c¹nh tranh lµ nh÷ng c«ng cô thùc hiÖn c¸c ý ®å chiÕn l-îc(v× vËy cã thÓ gäi lµ HÖ Thèng Th«ng Tin chiÕn l-îc). Chóng cho phÐp tæ chóc thµnh c«ng trong viÖc ®èi ®Çu víi c¸c lùc l-îng c¹nh tranh thÓ hiÖn qua kh¸ch hµng, c¸c nhµ cung cÊp, c¸c doanh nghiÖp c¹nh tranh míi xuÊt hiÖn, c¸c s¶n phÈm thay thÕ vµ c¸c tæ chøc kh¸c trong cïng mét ngµnh c«ng nghiÖp. 2. 2. Ph©n lo¹i HÖ Thèng Th«ng Tin t¹i c«ng ty BK4 C¸c th«ng tin trong c«ng ty BK4 ®-îc ph©n chia theo cÊp qu¶n lý, ®ång thêi chóng l¹i ®-îc chia theo nghiÖp vô mµ chóng phôc vô. §Ó hiÓu râ thªm vÒ c¸ch ph©n chia nµy ta ®i xem xÐt b¶ng ph©n lo¹i c¸c hÖ thèng th«ng tin øng víi doanh nghiÖp BK4. B¶ng ph©n lo¹i hÖ thèng th«ng tin theo lÜnh vùc vµ møc ra quyÕt ®Þnh t¹i c«ng ty BK4: Tµi ChÝnh Marketing Kinh doanh chiÕn l-îc chiÕn l-îc chiÕn l-îc Tµi chÝnh Marketing Kinh doanh chiÕn thuËt chiÕn thuËt chiÕn thuËt HÖ thèng th«ng tin v¨n phßng Tµi chÝnh Marketing Kinh doanh chiÕn t¸c t¸c nghiÖp t¸c nghiÖp nghiÖp 3. M« h×nh biÓu diÔn hÖ thèng th«ng tin Cïng mét hÖ thèng th«ng tin cã thÓ ®-îc m« t¶ kh¸c nhau tuú theo quan ®iÓm cña ng-êi m« t¶. Cã ba m« h×nh ®· ®-îc ®Ò cËp tíi ®Ó m« t¶ cïng mét hÖ thèng th«ng tin, ®ã lµ: m« h×nh logic, m« h×nh vËt lý ngoµi vµ m« h×nh vËt lý trong. 3.1 M« h×nh logic M« h×nh logic m« t¶ hÖ thèng lµm g×: d÷ liÖu mµ nã thu thËp, xö lý mµ nã ph¶i thùc hiÖn, c¸c kho ®Ó chøa c¸c kÕt qu¶ hoÆc d÷ liÖu ®Ó lÊy ra cho c¸c xö lý vµ nh÷ng th«ng tin mµ hÖ thèng s¶n sinh ra. M« h×nh nµy tr¶ lêi cÇu hái “ C¸i g×?” vµ “ §Ó lµm g×?” . Nã kh«ng quan t©m tíi ph-¬ng tiÖn ®-îc sö dông còng nh- ®Þa ®iÓm hoÆc thêi ®iÓm mµ d÷ liÖu ®-îc xö lý. 3.2 M« h×nh vËt lý ngoµi M« h×nh vËt lý ngoµi chó ý tíi nh÷ng khÝa c¹nh nh×n thÊy ®-îc cña hÖ thèng nh- lµ c¸c vËt mang d÷ liÖu vµ vËt mang kÕt qu¶ còng nh- h×nh thøc cña ®Çu vµo vµ cña ®Çu ra, ph-¬ng tiÖn ®Ó thao t¸c víi hÖ thèng, nh÷ng dÞch vô, bé phËn, con ng-êi vµ vÞ trÝ c«ng t¸c trong ho¹t ®éng xö lý, c¸c thñ tôc thñ c«ng còng nhnh÷ng yÕu tè vÒ ®Þa ®iÓm thùc hiÖn xö lý d÷ liÖu, lo¹i mµn h×nh hoÆc bµn phÝm ®-îc sö dông. M« h×nh nµy còng chó ý tíi mÆt thêi gian cña hÖ thèng, nghÜa lµ vÒ nh÷ng thêi ®iÓm mµ c¸c ho¹t ®éng xö lý d÷ liÖu kh¸c nhau x¶y ra. Nã tr¶ lêi c©u hái: C¸i g×? Ai? ë ®©u? vµ Khi nµo? 3.4 M« h×nh vËt lý trong M« h×nh vËt lý trong liªn quan tíi nh÷ng khÝa c¹nh vËt lý cña hÖ thèng, tuy nhiªn kh«ng ph¶i lµ c¸i nh×n cña ng-êi sö dông mµ lµ cña nh©n viªn kü thuËt. Ch¼ng h¹ n, ®ã lµ nh÷ng th«ng tin liªn quan tíi lo¹i trang thiÕt bÞ ®-îc dïng ®Ó thùc hiÖn hÖ thèng, dung l-îng kho l-u tr÷ vµ tèc ®é xö lý cña thiÕt bÞ, tæ chøc vËt lý cña d÷ liÖu trong kho chøa, cÊu tróc cña c¸c ch-¬ng tr×nh vµ ng«n ng÷ thÓ hiÖn. M« h×nh gi¶i ®¸p c©u hái: Nh- thÕ nµo? Mçi m« h×nh lµ kÕt qu¶ cña mét gãc nh×n kh¸c nhau, m« h×nh logic lµ kÕt qu¶ cña gãc nh×n qu¶n lý, m« h×nh vËt lý ngoµi lµ kÕt qu¶ cña gãc nh×n sö dông, vµ m« h×nh vËt lý trong lµ kÕt qu¶ cña gãc nh×n kü thuËt. Ba m« h×nh trªn cã ®é æn ®Þnh kh¸c nhau, m« h×nh logic lµ æn ®Þnh nhÊt vµ m« h×nh vËt lý trong lµ hay biÕn ®æi nhÊt. M« h×nh æn ®Þnh nhÊt C¸i g×? §Ó lµm g×? M« h×nh logic (gãc nh×n qu¶n lý) C¸i g×? ë ®©u? Khi nµo M« h×nh vËt lý ngoµi (gãc nh×n sö dông) Nh- thÕ nµo? M« h×nh vËt lý trong (gãc nh×n kü thuËt) M« h×nh hay thay ®æi nhÊt Ba m« h×nh cña mét hÖ thèng th«ng tin 4. C«ng cô m« h×nh hãa S¬ ®å luång th«ng tin vµ s¬ ®å luång d÷ liÖu lµ hai c«ng cô th-êng dïng nhÊt ®Ó ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin. Chóng thÓ hiÖn hai møc m« h×nh vµ hai gãc nh×n ®éng vµ tÜnh vÒ hÖ thèng. Sau ®©y lµ c¸c ký ph¸p cña hai lo¹i s¬ ®å nµy. S¬ ®å luång th«ng tin (IFD) S¬ ®å luång th«ng tin ®-îc dïng ®Ó m« t¶ hÖ thèng th«ng tin theo c¸ch thøc ®éng, tøc lµ m« t¶ sù di chuyÓ n cña d÷ liÖu, viÖc xö lý, viÖc l-u tr÷ trong thÕ giíi vËt lý b»ng c¸c s¬ ®å. C¸c ký ph¸p cña s¬ ®å luång th«ng tin: - Xö lý: Thñ c«ng Giao t¸c ng-êi - m¸y Tin häc ho¸ hoµn toµn - Kho l-u tr÷ d÷ liÖu Thñ c«ng - Dßng th«ng tin - §iÒu khiÓn Tin häc hãa Tµi liÖu
- Xem thêm -