Tài liệu Nghiên cứu về quy trình đàm phán ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu của doanh nghiệp

Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG GIA CÔNG XUẤT KHẨU TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH XUẤT KHẨU CỦA DOANH NGHIỆP 1.1 Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài Hiện nay, kinh tế Việt Nam đã hội nhập với kinh tế thế giới, với mốc đánh dấu là Việt Nam trở thành thành viên của WTO. Vì thế kinh tế Việt Nam chịu những tác động tích cực cũng như những tác động tiêu cực của nền kinh tế thế giới. Những tác động đó ảnh hưởng đến toàn bộ nền kinh tế trong đó có hoạt động thương mại quốc tế. Do đó tình hình xuất nhập khẩu ảnh hướng lớn tới GDP của Việt Nam. Là một mặt hàng xuất khẩu có thế mạnh, Dệt may Việt Nam đang từng bước khẳng định vai trò của mình trong nền kinh tế quốc dân cũng như nền kinh tế thế giới. Đàm phán là khâu quyết định hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vì đàm phán có thành công thì mới ký kết được hợp đồng, mới thực hiện được mục tiêu lợi nhuận đã đề ra, chỉ khi đó doanh nghiệp mới đứng vững trên thương trường trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt như hiện nay. Thực tế cho thấy, hoạt động đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc tế của Tổng công ty may Đức Giang còn nhiều hạn chế. Số lượng cuộc đàm phán thành công còn chưa cao. Trước tình hình kinh tế hiện nay, Tổng công ty cần phải coi trọng và đánh giá đúng tầm quan trọng của đàm phán trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, nâng cao khả năng, hiệu quả đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc tế để có thể tồn tại và phát triển. 1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề nghiên cứu Dựa trên cơ sở kiến thức đã được học và qua thời gian tìm hiểu thực tế cũng như những tài liệu thu thập được, em đã chọn đề tài: “ Hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ của Tổng công ty may Đức Giang” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp của mình. Nguyễn Thị Hằng – K43E6 Khoa Thương mại quốc tế Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại -Với đề tài nghiên cứu này trước hết em tiếp cận lý thuyết về đàm phán ký kết hợp đồng - Sau phần tiếp cận lý thuyết, em đưa ra phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng về quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ của Tổng công ty may Đức Giang. - Với những phân tích về quy trình đàm phán của công ty, em sẽ đưa ra những thành công, hạn chế cũng như các nguyên nhân chủ quan, khách quan trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc của công ty. - Cuối cùng em đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ của Tổng công ty may Đức Giang. 1.3 Các mục tiêu nghiên cứu - Hệ thống lại những vấn đề lý thuyết cơ bản về đàm phán ký kết hợp đồng trong thương mại quốc tế. - Thu thập dữ liệu điều tra để đánh giá thực trạng quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu của công ty. - Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ của Tổng công ty may Đức Giang. 1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ của Tổng công ty may Đức Giang - Phạm vi nghiên cứu Về không gian: Tổng công ty may Đức Giang Về thời gian: Từ năm 2008 đến 2010 Thị trường nghiên cứu: Thị trường Mỹ 1.5 Kết cấu của luận văn Ngoài mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo và các phụ lục thì luận văn bao gồm bốn chương: Nguyễn Thị Hằng – K43E6 Khoa Thương mại quốc tế Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại Chương 1 : Tổng quan nghiên cứu quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu. Chương 2 : Một số lý luận về quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ của Tổng công ty may Đức Giang. Chương 4: Một số kết luận và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ tại Tổng công ty may Đức Giang. Nguyễn Thị Hằng – K43E6 Khoa Thương mại quốc tế Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại CHƯƠNG 2 TÓM LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU 2.1 Khái niệm về đàm phán TMQT Trong thương mại quốc tế các bên giao dịch thường có những sự khác biệt về văn hóa, ngôn ngữ, phong tục tập quán và chịu sự điều tiết của hệ thống chính trị, pháp luật, tiền tệ, tài chính khác nhau. Quyền lợi của các bên không thống nhất, nhiều khi trái ngược nhau cho nên thường có những bất đồng trong quan hệ thương mại. Để giải quyết bất đồng, các bên phải tiến hành trao đổi bàn bạc để thống nhất các quan điểm. Quá trình như thế gọi là đàm phán thương mại. Trong thực tiễn nghiên cứu có rất nhiều khái niệm đàm phán nói chung và đàm phán thương mại quốc tế nói riêng. Theo Joseph Burnes : “ Đàm phán là một thảo luận giữa hai hay nhiều bên để đi đến mục đích chung là đạt được thỏa thuận về những vấn đề ngăn cách các bên mà không bên nào đủ sức mạnh – hoặc có sức mạnh nhưng không muốn dùng sức mạnh để giải quyết vấn đề ngăn cách đó.” Theo Roger Fisher và William Ury: “ Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được điều chúng ta mong muốn từ người khác. Đó là sự trao đổi ý kiến qua lại nhằm đạt được thỏa thuận trong khi bạn và phía kia có một số lợi ích chung và một số lợi ích đối kháng.” Tóm lại, đàm phán thương mại là một quá trình mà các bên tiến hành thương lượng, thảo luận nhằm thống nhất các mối quan tâm chung và những quan điểm bất đồng dựa trên các yếu tố thiết yếu của hợp đồng thương mại. Đàm phán trong thương mại quốc tế là quá trình trao đổi, thỏa thuận giữa các chủ thể về các điều kiện mua bán ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế. 2.2 Một số lý thuyết về đàm phán ký kết hợp đồng trong thương mại quốc tế 2.2.1 Đặc điểm của đàm phán trong thương mại quốc tế Đàm phán trong thương mại quốc tế có một số đặc điểm sau: Nguyễn Thị Hằng – K43E6 Khoa Thương mại quốc tế Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại -Trong đàm phán thương mại quốc tế, các bên tham gia đàm phán có ít nhất hai bên có trụ sở kinh doanh đặt ở các quốc gia khác nhau. Đây là điểm phân biệt cơ bản rõ nét nhất giữa đàm phán thương mại quốc tế với đàm phán thương mại trong nước. Trong quá trình đàm phán không những vì lợi ích của doanh nghiệp mà còn cả vì lợi ích quốc gia. - Các bên tham gia đàm phán thương mại quốc tế có các quốc tịch khác nhau và thường sử dụng ngôn ngữ phổ thông khác nhau. Điều này sẽ gây khó khăn cho người tham gia đàm phán trong quá trình tiếp nhận, truyền đạt các thông tin và ý tưởng của mình cho đối tác, dễ có hiểu nhầm và sơ hở dẫn đến các rủi ro trong kinh doanh. - Các bên tham gia đàm phán thương mại quốc tế, có thể khác nhau về thể chế chính trị sẽ dẫn đến sự khác nhau về quan điểm, lập trường, tư tưởng và tính dân tộc được đề cao. Trong quá trình đàm phán các bên khó hòa hợp, ít thiện cảm, phòng thủ lẫn nhau, dễ gây ra các xung đột trong quá trình đàm phán. - Trong quá trình đàm phán có sự gặp gỡ của các hệ thống pháp luật khác nhau. Các luật pháp khác nhau có các khái niệm cũng như quy phạm khác nhau, cùng một hiện tượng nhưng có các cách giải thích và đưa ra các kết luận cũng khác nhau, điều này có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình thực hiện hợp đồng sau này, dễ dàng tạo ra các rủi ro cho hoạt động kinh doanh. - Trong đàm phán thương mại quốc tế có sự gặp gỡ giữa các nền văn hóa, phong tục tập quán khác nhau. Mỗi quốc gia đều có một nền văn hóa truyền thống và phong tục tập quán riêng, nó hình thành nên tính cách, phong cách ứng xử, thái độ đàm phán và cách thức sử dụng các kỹ thuật, chiến thuật, ra quyết định trong đàm phán khác nhau. 2.2.2 Các nguyên tắc trong đàm phán thương mại quốc tế Trong đàm phán thương mại quốc tế cần đảm bảo các nguyên tắc sau: - Chỉ đàm phán khi xuất hiên vùng thỏa thuận đàm phán: Thực chất trong kinh doanh thương mại, người ta chỉ tiến hành đàm phán khi các bên chưa thống nhất với nhau về các điều kiện thương mại. Giữa các bên đàm phán cần phải có vùng thỏa thuận trong các mâu thuẫn còn tồn tại. Nguyễn Thị Hằng – K43E6 Khoa Thương mại quốc tế Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại - Đảm bảo lợi ích của các bên tham gia đàm phán: Cơ sở gốc rễ của mọi hoạt động đàm phán là lợi ích, đàm phán là quá trình tác động giữa các chủ thể có lợi ích riêng, lợi ích chung, lợi ích xung đột nhằm tối đa hóa lợi ích chung và giảm thiểu sự xung đột lợi ích giữa các bên, từ đó đi đến các giải pháp có thể chấp nhận lẫn nhau. - Kết hợp tính khoa học và tính nghệ thuật trong đàm phán: Trong đàm phán cần phải tiến hành một cách khoa học, từ nghiên cứu, phân tích, lập phương án và tiến hành đàm phán theo một quy trình đàm chặt chẽ, với những đối sách thích hợp. Đồng thời trong đàm phán người đàm phán phải biết ứng xử linh hoạt và sử dụng các kỹ năng, kỹ xảo để nâng đàm phán trở thành một nghệ thuật, có như thế mới nâng cao hiệu quả của hoạt động đàm phán. - Trong đàm phán phải tập trung vào quyền lợi chứ không tập phải lập trường quan điểm: Vì con người tham gia vào quá trình đàm phán thường dễ có cảm xúc, dẫn đến việc trình bày và đánh giá các vấn đề thương lượng không được khách quan, hay giữ lập trường quan điểm riêng của mình, nhiều khi quá giữ lập trường mà ít quan tâm đến quyền lợi. Vì vậy trong quá trình đàm phán phải biết tách cảm xúc ra khỏi vấn đề đàm phán, chú trọng đến quyền lợi mà ít tập trung vào lập trường. - Kiên quyết bảo vệ các tiêu chuẩn khách quan: Đặc biệt khi đàm phán với những người chỉ bảo vệ lập trường riêng của mình, thì tốt nhất là kiên quyết đảm bảo các thỏa thuận phải phản ánh các tiêu chuẩn khách quan công bằng, không phụ thuộc vào lập trường của bên nào. Từ đó chấp nhận một giải pháp công bằng cho cả hai bên. 2.2.3 Các hình thức đàm phán trong thương mại quốc tế Căn cứ vào hình thức giao tiếp của đàm phán , đàm phán được chia làm ba loại : 2.2.3.1 Đàm phán trực tiếp Đây là kiểu đàm phán mà các bên tham gia đàm phán trực tiếp để tiến hành trao đổi và thỏa thuận về các điều kiện kinh doanh. Các hình thức này giúp các bên nắm bắt thái độ, tâm lý, phản hồi của nhau một cách dễ dàng và trực tiếp, từ Nguyễn Thị Hằng – K43E6 Khoa Thương mại quốc tế Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại đó có thể giúp các bên điều chỉnh tốc độ của cuộc đàm phán và cùng nhau tìm ra thỏa thuận chung. 2.2.3.2 Đàm phán qua thư tín Đàm phán qua thư tín là hình thức đàm phán thông qua việc trao đổi thư thương mại. Đàm phán qua thư giúp tiết kiệm chi phí, có thời gian chuẩn bị và diễn đạt ý kiến, có thể che giấu được những thái độ thật sự khi cần thiết. Tuy nhiên, đàm phán qua hình thức này không nhanh chóng đưa đến kết quả chung vì mất nhiều thời gian xử lý thư và chuẩn bị để viết thư. 2.2.3.3 Đàm phán qua điện thoại Đàm phán qua điện thoại dễ dàng và nhanh chóng đảm bảo được tính thời điểm. Nhưng hình thức này đòi hỏi người tham gia thương lượng phải có kỹ năng nghe nói ngoại ngữ tốt, có khả năng xử lý thông tin và ứng biến nhanh. Bên cạnh đó, chi phí để thực hiện đàm phán qua điện thoại cao do phải liên lạc đường dài giữa các quốc gia khác nhau. Mặt khác, không có gì làm bằng chứng cho các thỏa thuận. Hình thức đàm phán qua điện thoại được sử dụng trong trường hợp cần thiết như sợ bị lỡ cơ hội kinh doanh hoặc chỉ để xác nhận một vài chi tiết của hợp đồng. 2.2.4 Các chiến lược đàm phán trong thương mại quốc tế 2.2.4.1 Chiến lược đàm phán kiểu cứng Đàm phán kiểu cứng là một cuộc ganh đua về sức mạnh ý chí, một bên dùng thế lực để gây sức ép và buộc bên kia lùi bước; thái độ trong thương lượng luôn luôn cứng nhắc và cương quyết; lợi ích của bên này có được dựa trên sự thua thiệt của bên kia. 2.2.4.2 Chiến lược đàm phán kiểu mềm Đàm phán theo chiến lược mềm là cách đàm phán mà các bên tham gia đàm phán đều coi nhau là bạn bè, bình đẳng, cùng tỏ rõ thiện chí hợp tác và xây dựng niềm tin cho nhau, tôn trọng quyền lợi của nhau; thương lượng trên quan điểm lập trường vì lợi ích chung, xác định nhượng bộ để đổi lấy nhượng bộ, lợi ích mà mỗi bên đạt được trên cơ sở hợp tác giữa các bên. Nguyễn Thị Hằng – K43E6 Khoa Thương mại quốc tế Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại 2.2.4.3 Chiến lược đàm phán kiểu nguyên tắc Chiến lược đàm phán kiểu nguyên tắc là kiểu đàm phán mà các bên tách riêng vấn đề quan hệ và vấn đề công việc, vị thế và lợi ích; trong quan hệ thì mềm dẻo và hòa nhã nhưng trong công việc thì cứng rắn và kiên định. Trong ba chiến lược đàm phán, thì chiến lược đàm phán kiểu nguyên tắc có nhiều ưu thế hơn cả, vì thế chiến lược này được dùng nhiều. 2.2.5 Các phương pháp tiếp cận đàm phán trong thương mại quốc tế 2.2.5.1 Cách thức tiếp cận kiểu thắng – thua Cách thức tiếp cận kiểu thắng – thua hay còn gọi là cách tiếp cận kiểu phân chia là việc các bên cố gắng dùng mọi chiến lược và thủ thuật để phân chia lợi ích làm cho mình càng nhiều lợi ích càng tốt. Cách tiếp cận kiểu thắng – thua có ưu điểm là bên có sức mạnh và có thế lực có thể tối đa hóa lợi ích của mình trước một bên yếu thế hơn. Tuy nhiên, cách tiếp cận này cũng có những nhược điểm là không thể có thỏa thuận chung nếu các bên đều sử dụng vì không bên nào nhượng bộ bên nào. 2.2.5.2 Cách thức tiếp cận kiểu thua - thắng Cách thức tiếp cận kiểu thua – thắng là cách tiếp cận trong đó một bên chủ động là bên thua, sẵn sàng nhượng bộ và tạo cơ hội thuận lợi cho đối tác thắng. Đàm phán theo cách thức tiếp cận này có những ưu điểm giúp các bên có được kết quả theo ý muốn, tạo cảm giác dễ chịu và ấn tượng tốt đẹp cho đối tác, quan hệ trong tương lai được củng cố và phát triển. 2.2.5.3 Cách thức tiếp cận thắng – thắng Cách thức tiếp cận thắng – thắng còn được gọi là cách tiếp cận kiểu hội nhập hay kiểu hợp tác là việc các bên tham gia đàm phán với tinh thần hợp tác, cùng nhau tìm ra giải pháp tốt nhất để thỏa mãn lợi ích của nhau, để các bên tham gia đều là những người thắng. Trên cơ sở lợi ích chung của các bên, các bên đều có trách nhiệm bảo vệ lợi ích của đối tác cũng chính là bảo vệ lợi ích của chính mình. Bởi vậy, các bên tham gia đàm phán với cách tiếp cận này sẵn sàng nhượng bộ để đổi lấy sự nhượng bộ. Nguyễn Thị Hằng – K43E6 Khoa Thương mại quốc tế Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại 2.2.6 Văn hóa trong đàm phán thương mại quốc tế 2.2.6.1 Khái niệm văn hóa Theo định nghĩa văn hóa của UNESCO: “ Văn hóa là tổng thể sống động các hoạt động sáng tạo của các cá nhân và các cộng đồng trong quá khứ, hiện tại, qua các thế kỷ hoạt động sáng tạo ấy hình thành nên hệ thống các giá trị văn hóa, các truyền thống và cách thể hiện, đó là những yếu tố xác định đặc tính riêng của mỗi dân tộc.” Theo bách khoa toàn thư Việt Nam: “ Văn hóa là toàn bộ những hoạt động sáng tạo và những giá trị của nhân dân một nước, một dân tộc về mặt sản xuất vật chất và tinh thần trong sự nghiệp dựng nước và giữ nước.” Như vậy có thể hiểu văn hóa bao gồm những giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo ra và mang đặc thù riêng của mỗi dân tộc. 2.2.6.2 Các yếu tố của văn hóa và tác động của các yếu tố văn hóa đến quy trình đàm phán ký kết hợp đồng trong thương mại quốc tế Các yếu tố chính trị của văn hóa đó là các quy định, tiêu chuẩn, mô hình ứng xử được thừa nhận, sự phân tầng xã hội, tôn giáo, ngôn ngữ, giáo dục, nghệ thuật và tính thẩm mỹ, văn hóa vật chất và điều kiện sống. Tất cả các yếu tố đó ảnh hưởng đến phong cách, đến hành vi ứng xử của các thành viên trong nền văn hóa đó. Nó tác động bằng nhiều cách đến các quá trình đàm phán, đến những đặc tính phong cách của người đàm phán. Mỗi quốc gia đều có nền văn hóa riêng và hình thành nên phong cách đàm phán riêng, do đó đàm phán thương mại quốc tế bị ảnh hưởng lớn do sự khác biệt về văn hóa đó. Khi tham gia đàm phán thương mại quốc tế, các bên phải tìm hiểu về văn hóa đàm phán của đối tác để có thể đạt được hiệu quả cao nhất. 2.3 Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu về đàm phán ký kết hợp đồng trong kinh doanh quốc tế của những công trình năm trước Một số luận văn nghiên cứu về đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc tế tại thư viện trường Đại học Thương Mại như: Nguyễn Thị Hằng – K43E6 Khoa Thương mại quốc tế Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại - Dương Tuyết Loan – Luận văn tốt nghiệp – Tăng cường hiệu lực quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu tại công ty cổ phần bong đèn phích nước Rạng Đông. (2008) - Nguyễn Lan Anh – Luận văn tốt nghiệp – Tăng cường hiệu lực quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng tại công ty cổ phần dịch vụ và thương mại hàng không Airseco (2008) - Nguyễn Thị Thu Thủy – Luận văn tốt nghiệp – Tăng cường hiệu lực quản trị quy trình đàm phán quốc tế tại công ty cổ phần sản xuất dịch vụ XNK Từ Liêm (2008) - Cung Thị Thắm – Luận văn tốt nghiệp – Quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu hàng dệt may của xí nghiệp may Intimex Hà Nội (2009) Những bài báo, luận văn tốt nghiệp có nghiên cứu về đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc tế đã nêu lên được những lý luận cơ bản về đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc tế. Tuy nhiên đa số các luận văn từ các năm trước vẫn được viết theo bố cục, hình thức cũ và dừng lại ở việc tăng cường hiệu lực quản trị quy trình đàm phán quốc tê, còn những bài báo chỉ nêu chung chung cho toàn bộ nền kinh tế chứ không cụ thể vào một doanh nghiệp nhất định. Các luận văn có tại thư viện trường Đại học Thương Mại chưa có luận văn nào nghiên cứu về hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng hàng may mặc sang thị trường Mỹ của Tổng công ty may Đức Giang. 2.4 Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng trong thương mại quốc tế 2.4.1 Lập kế hoạch đàm phán Kế hoạch hóa hoạt động đàm phán của doanh nghiệp bao gồm có hai phần là lập kế hoạch đàm phán và điều chỉnh kế hoạch đàm phán. Sau khi phân tích tình thế của môi trường đàm phán, người lập kế hoạch đàm phán phải tiến hành lập kế hoạch đàm phán theo nội dung sau:  Diễn giải sơ lược tình thế đàm phán Trong phần này người lập kế hoạch cần phân tích khái quát những nét cơ bản của thị trường thế giới, những đặc điểm của đối tác, văn hóa của đối tác, doanh nghiệp có liên quan, có tác động đến hoạt động đàm phán, những điểm Nguyễn Thị Hằng – K43E6 Khoa Thương mại quốc tế Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại mạnh, điểm yếu, những thuận lợi, khó khăn là cơ sở để xác định mục đích và mục tiêu đàm phán.  Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán Xác định mục đích đàm phán rất quan trọng, có tác dụng định hướng và là đích đến của hoạt động đàm phán. Khi xác định mục đích phải đảm bảo được ba yêu cầu cơ bản sau: phải rõ ràng, dễ hiểu, phải phù hợp với mục đích chung của doanh nghiệp, phải phù hợp với điều kiện cụ thể và có thể thực hiện được. Sau khi đã xác định được mục đích thì phải xác định mục tiêu, mục tiêu cũng phải đảm bảo được yêu cầu cơ bản sau: có định lượng, phù hợp với mục đích đàm phán, định hướng được hành động.  Lập kế hoạch hành động: Lập kế hoạch hành động bao gồm kế hoạch chiến lược, kế hoạch nhân sự, kế hoạch về địa điểm và kế hoạch cho chương trình đàm phán. Lập kế hoạch về chiến lược là phải xác định được tư duy chiến lược, các biện pháp chiến lược, các kỹ thuật cụ thể cho từng nội dung đàm phán để đạt được mục tiêu đề ra. Lập kế hoạch nhân sự cần phải xác định được những nhà đàm phán của đối tác, những người đã tham gia đàm phán với chúng ta, những người mà chúng ta đã biết trước và những người mà chúng ta chưa từng biết. Lập chương trình đàm phán phải cụ thể, chi tiết từ khâu chuẩn bị, tiến hành đàm phán và kiểm tra đánh giá rút kinh nghiệm sau khi đàm phán.  Kiểm tra và điều khiển kế hoạch Quá trình kiểm tra kế hoạch đàm phán có thể tiến hành theo trình tự sau: - Phân tích tình huống đàm phán - Kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch, xác định những nội dung bất hợp lý cần điều chỉnh - Xác định nguyên nhân - Xác định mức độ điều chỉnh - Điều chỉnh kế hoạch cho hợp lý với điều kiện cụ thể 2.4.2 Tổ chức đàm phán 2.4.2.1 Chuẩn bị đàm phán Nguyễn Thị Hằng – K43E6 Khoa Thương mại quốc tế Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại  Chuẩn bị thông tin phục vụ đàm phán Hệ thống thông tin giữ một vị trí quan trọng trong hoạt động đàm phán của doanh nghiệp, nó quyết định đến chất lượng của hoạt động đàm phán. Như vậy, khi đàm phán doanh nghiệp cần phải thu thập và xử lý thông tin hiệu quả mới đáp ứng tốt yêu cầu của hoạt động đàm phán.  Yêu cầu về thông tin phục vụ hoạt động đàm phán: - Cung cấp thông tin chính xác, đảm bảo độ tin cậy - Nội dung thông tin theo đúng yêu cầu và đảm bảo tính cập nhật - Cung cấp thông tin kịp thời  Quy trình thu thập và xử lý thông tin của doanh nghiệp: - Xác định nhu cầu thông tin và phân loại - Xác định nguồn thu thập thông tin - Phân tích, xử lý lưu trữ và sử dụng thông tin  Chuẩn bị nội dung đàm phán: Đoàn đàm phán cần xác định được nội dung cần đàm phán, phương án cho mỗi nội dung và trình tự đàm phán cho mỗi nội dung. Các bước xác định nội dung đàm phán:  Xác định nội dung cần đàm phán: Những nội dung đàm phán cơ bản bao gồm: đàm phán để thống nhất về các định nghĩa dùng trong hợp đồng, số lượng, quy cách sản phẩm, bao bì, ký mã hiệu, giá cả, thanh toán, thời gian, địa điểm giao hàng, vận tải bảo hiểm, bảo hành, kiểm tra hàng hóa, phạt và bồi thường thiệt hại, nội dung bất khả kháng, trọng tài và một số nội dung khác.  Lựa chọn phương án đàm phán: Trong mỗi cuộc đàm phán bao gồm nhiều nội dung cơ bản, trong mỗi nội dung có nhiều tiểu mục, trong mỗi tiểu mục có nhiều phương án đàm phán khác nhau. Trong khi đàm phán người đàm phán phải nhận dạng được các phương án có thể xảy ra để phân tích nhận dạng được các phương án tối ưu nhất.  Xác định trình tự đàm phán các nội dung: Khi đã xác định được nội dung đàm phán thì cần phải xác định thứ tự đàm phán, nội dung nào đàm phán trước, nội dung nào đàm phán sau. Các nội dung phải được xác định trình tự dựa trên các yêu cầu: Nguyễn Thị Hằng – K43E6 Khoa Thương mại quốc tế Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại - Sắp xếp theo một trình tự kế tiếp logic - Các nội dung quan trọng phải được đàm phán trước - Các nội dung được sắp xếp sao cho không bỏ sót các nội dung, không trùng lặp hoặc chồng chéo, phải dễ hiểu, đầy đủ, mạch lạc.  Chuẩn bị nhân sự Chuẩn bị nhân sự đàm phán có vị trí quan trọng và đòi hỏi phải có sự chuẩn bị chu đáo. Thành phần nhân sự trong đàm phán thương mại quốc tế phải hội tụ đủ chuyên gia ở ba lĩnh vực: pháp lý, kỹ thuật và thương mại. Sự phối hợp ăn ý, nhịp nhàng của ba loại chuyên gia này là cơ sở quan trọng trong quá trình đàm phán để đi tới ký kêt hợp đồng chặt chẽ, khả thi và có hiệu quả cao. Những người tham gia đàm phán phải là người có năng lực, trình độ và kinh nghiệm tham gia vào các hoạt động giao dịch thương mại quốc tế, có tinh thần sáng tạo, có đầu óc phân tích, phán đoán, tổng hợp, quyết đoán và phản ứng linh hoạt trước các tình huống, am hiểu về hàng hóa và đối tác đàm phán thương mại quốc tế. Ngoài ra, người đàm phán còn phải là người có phẩm chất đạo đức tốt, có tinh thần trách nhiệm cao, trung thành với lợi ích quốc gia và dân tộc, biết kết hợp lợi ích pháp nhân với lợi ích quốc gia.  Chuẩn bị địa điểm Địa điểm đàm phán có thể được lựa chọn ở nước người bán, nước người mua hoặc nước thứ ba. Dù chọn địa điểm ở đâu cũng phải đảm bảo thời điểm tối ưu và địa điểm đàm phán phải đảm bảo tâm lý thoải mái và tiện nghi phù hợp cho tất cả các bên.  Chuẩn bị chương trình làm việc Cần có chương trình làm việc cụ thể, chi tiết và giao trước cho đối tác. Từ đó có thể đàm phán đoán được các phản ứng của đối tác trong các bước đi tiếp theo của đàm phán. 2.4.2.2 Tiến hành đàm phán  Giai đoạn tiếp cận Giai đoạn tiếp cận là giai đoạn mở đầu cho đàm phán. Giai đoạn này dành cho việc thảo luận các vấn đề nằm ngoài vấn đề thương lượng để giới thiệu các Nguyễn Thị Hằng – K43E6 Khoa Thương mại quốc tế Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại bên, cùng các câu nói lịch sự hoặc những câu chuyện về đề tài kinh tế, thể thao, văn hóa nghệ thuật, thời tiết… Thời gian tiếp cận và chủ đề bàn đến trong giai đoạn này phụ thuộc vào văn hóa của các bên đàm phán.  Trao đổi thông tin Trong giai đoạn trao đổi thông tin, những người đàm phán cung cấp và thu nhận thông tin về nội dung của cuộc đàm phán để chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo. Những thông tin này nhằm làm sáng tỏ những quan điểm, củng cố một số luận chứng… có thể đươc cung cấp bằng lời nói, hoặc không bằng lời nói. Yêu cầu thông tin phải đầy đủ, dễ hiểu và có tính thuyết phục cao. Đây là giai đoạn rất quan trọng, các thông tin làm cho các bên hiểu được quan điểm, lập trường, mục tiêu và quyền lợi của nhau, làm cơ sở phân tích, tổng hợp để đưa ra các quyết định thuyết phục hay nhượng bộ sau này, dẫn đến cuộc đàm phán kết quả cao.  Giai đoạn thuyết phục Trên cơ sở các thông tin đã cung cấp cho đối tác và các thông tin nhận được từ phía đối tác, người đàm phán phải tiến hành phân tích, so sánh mục tiêu, quyền lợi, chiến lược, những điểm mạnh, điểm yếu của đối phương so với mình để đưa ra một chiến lược thuyết phục đối phương nhượng bộ theo quan điểm của mình. Thực chất của giai đoạn này là giai đoạn giành giật, bảo vệ quyền lợi của mình, thực hiện các mục tiêu đề ra. Muốn đạt được kết quả cao nhất người đàm phán phải sử dụng kết hợp nhiều kỹ năng và chiến lược đàm phán.  Giai đoạn nhượng bộ và thỏa thuận Kết quả của quá trình đàm phán là kết quả của những thỏa hiệp và nhượng bộ lẫn nhau. Sau giai đoạn thuyết phục sẽ xác định được các mâu thuẫn còn tồn tại giữa hai bên mà cần phải có sự nhượng bộ và thỏa thuận giữa các bên thì mới đưa cuộc đàm phán đến thành công. Những nhượng bộ này có thể được thực hiện từng phần nhỏ kế tiếp hoặc nhượng bộ toàn phần. Sự nhượng bộ là kết quả của những cái được và cái thua trong thương lượng nên người đàm phán phải biết kết hợp chặt chẽ sự nhượng Nguyễn Thị Hằng – K43E6 Khoa Thương mại quốc tế Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại bộ của mình và nhượng bộ của đối tác làm sao để đàm phán được thành công mà các bên đều có lợi, đặc biệt là đạt được mục tiêu đàm phán của mình.  Kết thúc đàm phán Kết thúc đàm phán trong thương mại quốc tế có thể có hai tình huống sau: - Đàm phán không đi đến thống nhất khi bên đối tác đưa ra những đề nghị không thể chấp nhận được hoặc trong quá trình đàm phán xuất hiện những thông tin làm cho những thỏa thuận của đối tác với ta không còn tính hấp dẫn nữa, phương án kinh doanh không hiệu quả hoặc không còn thực thi được thì điều tốt nhất là nên rút khỏi đàm phán. Khi rút khỏi đàm phán phải tìm lý lẽ giải thích một cách hợp lý về việc ta không thể tiếp tục đàm phán mà vẫn giữ được mối quan hệ tốt giữa các bên. - Đàm phán thành công, các bên tiến hành ký kết hợp đồng hoặc các bên đạt được những thỏa thuận nhất định và cần có đàm phán tiếp theo mới có thể dẫn tới ký hợp đồng thì các bên phải tiến hành xác nhận những thỏa thuận đã đạt được. Trong trường hợp trên tốt nhất là giành được quyền chắp bút hoặc soạn thảo các hợp đồng đã thỏa thuận được. 2.4.3 Kiểm tra, kiểm soát, đánh giá và rút kinh nghiệm Sau mỗi lần đàm phán bao giờ cũng cần phải phân tích đánh giá kết quả của đàm phán so với mục tiêu đã đề ra và rút ra các bài học kinh nghiệm cho những cuộc đàm phán tiếp theo. Doanh nghiệp có thể phân tích đánh giá kết quả của cuộc đàm phán theo mô hình hoặc theo cách lập bảng biểu. Các nhà đàm phán có thể lập bảng biểu để phân tích và tiến hành theo các bước sau: Hình 2.1 Phân tích hoạt động đàm phán Nguyễn Thị Hằng – K43E6 Khoa Thương mại quốc tế Luận văn tốt nghiệp STT Chỉ tiêu 1 2 1. Trường Đại học Thương mại Hệ số Giá trị Những Những Nguyên quan các chỉ thành tồn tại nhân trọng tiêu công 3 4 5 Các chỉ tiêu về phân tích môi trường đàm phán Các chỉ tiêu về 2. lập kế hoạch đàm phán 3. Các chỉ tiêu về chuẩn bị đàm phán 4. Các chỉ tiêu về tiến hành đàm phán - Nguyễn Thị Hằng – K43E6 Khoa Thương mại quốc tế 6 7 Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại Bước 1: Xác định nội dung kiểm tra: Ghi vào cột 2 Bước 2: Hình thành hệ thống chỉ tiêu để đánh giá: Liệt kê vào cột 2 Bước 3: Xác định hệ số quan trọng của các chỉ tiêu (M): Ghi vào cột 3 Bước 4: Xác định giá trị các chỉ tiêu (q): Ghi vào cột 4 Bước 5: Phân tích những thành công: Ghi vào cột 5 Bước 6: Phân tích những tồn tại: Ghi vào cột 6 Bước 7: Phân tích những nguyên nhân: Ghi vào cột 7 Bước 8: Phân tích đánh giá và rút ra những bài học kinh nghiệm Nguyễn Thị Hằng – K43E6 Khoa Thương mại quốc tế Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại CHƯƠNG 3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG MAY MẶC SANG THỊ TRƯỜNG MỸ CỦA TỔNG CÔNG TY MAY ĐỨC GIANG 3.1 Phương pháp nghiên cứu 3.1.1 Điều tra trắc nghiệm Phiếu điều tra trắc nghiệm được thiết kế bằng các câu hỏi dưới dạng trắc nghiệm và đánh giá cho điểm. Thang điểm gồm 5 mức từ 1 đến 5 tương đương với các mức đánh giá sau: Rất tốt = 5 điểm, Tốt = 4 điểm, Khá = 3 điểm, Trung bình = 2 điểm, Kém = 1 điểm. Kết quả của phương pháp điều tra được tính theo phương pháp tính trung bình các điểm đánh giá. Điểm trung bình bằng tổng các điểm đánh giá chia cho tổng số phiếu thu được. Trong quá trình phát phiếu điều tra trắc nghiệm, em đã phát 5 phiếu điều tra trắc nghiệm tới các anh chị nhân viên phòng Kinh doanh Xuất Nhập Khẩu và đã thu về đủ 5 phiếu. Tuy nhiên, trong 5 phiếu có một vài phiếu thiếu một số nội dung nhỏ nhưng đã được làm hoàn thiện thông qua kết quả phỏng vấn trực tiếp. Danh sách người được điều tra và mẫu phiếu điều tra trắc nghiệm được đính kèm tại phụ lục. 3.1.2 Phỏng vấn trực tiếp Để làm rõ va hiểu sâu sắc hơn nội dung được trả lời tại phiếu điều tra trắc nghiệm, em đã tiến hành phỏng vấn trực tiếp một số nhân viên trực tiếp tham gia vào quá trình đàm phán của Tổng công ty may Đức Giang. Mục đích của cuộc phỏng vấn là để làm rõ lý do tại sao các hoạt động trong quá trình đàm phán của xí nghiệp được đánh giá với mức độ tốt hay không tốt,… và để hoàn thiện hơn phiếu điều tra trắc nghiệm. Danh sách người được phỏng vấn được đính kèm tại phụ lục. Nguyễn Thị Hằng – K43E6 Khoa Thương mại quốc tế Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại 3.1.3 Thu thập số liệu thứ cấp Số liệu thứ cấp là những số liệu được thu thập từ những nguồn có sẵn như báo cáo, internet, bài báo, thống kê,… Những số liệu đó có thể thu thập được để dùng cho mục đích khác nhưng có liên quan tới vấn đề nghiên cứu. Được sự đồng ý và giúp đỡ của các anh chị tại phòng Kinh doanh Xuất Nhập Khẩu em đã thu thập được số liệu thứ cấp bao gồm: - Báo cáo tài chính năm 2009-2010 Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh tháng 12 năm 2010 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2009 1 vài số liệu về tình hình xuất khẩu hàng may mặc snag thị trường Mỹ giai đoạn 2008-2010 - Báo cáo tổng kết cuối năm của Tổng công ty May Đức Giang - Tài liệu lưu trữ về nội dung chương trình các cuộc đàm phán tại công ty Bên cạnh đó, em cũng thu thập thông tin từ một số bài báo, luận văn nghiên cứu về Tổng công ty may Đức Giang. 3.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố môi trường tới quy trình đàm phán ký hết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ tại Tổng công ty may Đức Giang. 3.2.1 Đánh giá tổng quan tình hình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ của Tổng công ty may Đức Giang 3.2.1.1 Giới thiệu tổng quát về Tổng công ty may Đức Giang Tổng công ty may Đức Giang là thành viên của tập đoàn dệt may Việt Nam có trụ sở chính tại số 59 phố Đức Giang – Quận Long Biên – Hà Nội. Tên giao dịch : Tổng công ty may Đức Giang Tên giao dịch quốc tế: DUC GIANG IMPORT – EXPORT GARMENT COMPANY. Tên viết tắt: DUGARCO.  Sản phẩm và thị trường chính Sản phẩm xuất khẩu hàng may mặc chủ yếu của công ty bao gồm áo jacket các loại, áo blu-dông, áo măng-tô, áo sơ mi nam nữ,… Nguyễn Thị Hằng – K43E6 Khoa Thương mại quốc tế Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại Sản phẩm của may Đức Giang đã có mặt ở hầu hết các thị trường trên thế giới như Mỹ, EU, Nhật Bản, Trung Đông, Nam Mỹ,… thông qua các nhà nhập khẩu lớn tại nhiều nước  Lĩnh vực kinh doanh May Đức Giang đã khẳng định được sự thành công trong và ngoài nước bởi thương hiệu DUGARCO FASHION – nhà sản xuất và thiết kế thời trang nổi tiếng trong lĩnh vực Dệt may. Tổng công ty may Đức Giang chuyên hoạt động trong các lĩnh vực sau:  Sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu các sản phẩm dệt may, nguyên phụ liệu, máy móc, thiết bị, phụ tùng, linh kiện ngành dệt may.  Kinh doanh, xuất nhập khẩu các sản phẩm thủ công mỹ nghệ, sản phẩm nông nghiệp, lâm nghiệp, hải sản, thực phẩm công nghệ.  Kinh doanh các sản phẩm dân dụng, thiết bị văn phòng, phương tiện vận tải, vật liệu điện, điện tử, điện lạnh, cao su.  Dịch vụ xuất nhập khẩu  Kinh doanh khách sạn, nhà hàng, kinh doanh lữ hành nội địa và quốc tế.  Cơ cấu tổ chức Nguyễn Thị Hằng – K43E6 Khoa Thương mại quốc tế