Tài liệu Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý văn thư tại văn phòng bộ y tế

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ Y TẾ Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. LÂM THU HẰNG Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ HÀ Mã số sinh viên, Khoá, Lớp : 1305QTVD010, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13D HÀ NỘI - 2017 LỜI CAM ĐOAN Sinh viên: Nguyễn Thị Hà Mã SV: 1305QTVD010 Lớp: ĐH_QTVP13D Khoa: Quản trị Văn phòng Trong thời gian từ ngày 10 tháng 2 năm 2017 đến ngày 10 tháng 3 năm 2017 em có cơ hội được thực tập tại Văn phòng Bộ Y Tế để nâng cao kiến thức thực tế và nghiên cứu đề tài khóa luận tốt nghiệp “Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế”. Em xin cam đoan rằng đề tài này được nghiên cứu dựa trên những kiến thức lý luận đã được học trên nhà trường và số liệu được cung cấp bởi phòng Hành chính Văn phòng Bộ Y Tế và tham khảo tại các tạp chí, internet. Vì vậy kết quả nghiên cứu hoàn toàn trung thực, nếu có gì sai sót em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm. Hà Nội, ngày tháng Sinh viên Nguyễn Thị Hà năm 2017 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu ........................................................................................ 2 3. Mục tiêu nghiên cứu ...................................................................................... 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................................... 3 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ................................................................. 3 6. Giả thiết nghiên cứu ...................................................................................... 3 7. Phương pháp nghiên cứu............................................................................... 4 8. Kết cấu của khóa luận ................................................................................... 4 CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ ..................................................................................... 6 1.1. Một số khái niệm ..................................................................................... 6 1.1.1. Khái niệm Tổ chức ........................................................................... 6 1.1.2. Khái niệm Quản lý ........................................................................... 7 1.1.3. Một số khái niệm về Công tác Văn thư ............................................ 8 1.1.4. Vị trí, ý nghĩa, yêu cầu của công tác văn thư trong hoạt động hành chính hiện nay .......................................................................................... 13 1.1.4.1. Vị trí .................................................................................................... 13 1.1.4.2. Ý nghĩa ................................................................................................ 13 1.1.4.3. Yêu cầu của công tác văn thư ............................................................. 14 1.2. Nội dung về công tác tổ chức và quản lý về văn thư.......................... 14 1.2.1. Tổ chức thực hiện công tác văn thư ................................................ 14 1.2.2. Tổ chức bộ máy công tác văn thư. .................................................. 15 1.2.3. Tổ chức nhân sự thực hiện công tác văn thư................................... 15 1.2.4. Hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá thực hiện công tác văn thư của cơ quan .............................................................................................. 16 1.2.5. Trang thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư ....................................................................................................... 16 1.2.6. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư ...................... 17 1.2.7. Khen thưởng, kỉ luật trong thực hiện công tác văn thư ................... 17 1.3. Trách nhiệm tổ chức và quản lý công tác văn thư ............................. 18 1.3.1. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan ............................................. 18 1.3.2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) ....................................................................................................... 18 1.3.3. Trách nhiệm của Trưởng đơn vị ..................................................... 19 1.3.4. Trách nhiệm của các cán bộ chuyên môn ....................................... 19 1.3.5. Trách nhiệm của cán bộ văn thư ..................................................... 19 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ Y TẾ.................................................... 21 2.1. Khái quát chung về Bộ Y Tế ................................................................ 21 2.1.1. Lịch sử hình thành .......................................................................... 21 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ Y Tế ........................... 22 2.1.3. Cơ cấu tổ chức ................................................................................ 25 2.2. Giới thiệu chung về Văn phòng Bộ Y Tế ............................................ 25 2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Bộ .................. 25 2.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Y Tế......................................... 26 2.3. Thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế ................................................................................................................. 28 2.3.1. Tổ chức bộ phận phụ trách văn thư ................................................ 28 2.3.2. Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư ........................................... 30 2.3.3. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư ............................... 33 2.3.3.1. Trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng trong tổ chức thực hiện công tác văn thư ........................................................................................................... 33 2.3.3.2. Xây dựng và ban hành văn bản ........................................................... 34 2.3.3.3. Tổ chức và quản lý văn bản đi ............................................................ 36 2.3.3.4. Tổ chức và quản lý văn bản đến ......................................................... 40 2.3.3.5. Quản lý và sử dụng con dấu ................................................................ 43 2.3.3.6. Công tác Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ ................................................. 44 2.3.4. Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra công tác văn thư........... 47 2.3.4.1. Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ ............................................................ 47 2.3.4.2. Công tác kiểm tra công tác văn thư .................................................... 48 2.3.5. Trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư .................. 49 2.3.6. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư ...................... 51 2.3.7. Khen thưởng và kỷ luật trong công tác văn thư .............................. 52 CHƯƠNG 3. ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ Y TẾ ............................................................................... 54 3.1. Đánh giá về tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế ................................................................................................................. 54 3.1.1. Những thành tựu đạt được .............................................................. 54 3.1.2. Những tồn tại, hạn chế trong công tác tổ chức và quản lý về văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế ............................................................................ 55 3.1.3. Nguyên nhân của những kết quả đạt được và hạn chế tồn tại trong công tác tổ chức quản lý về văn thư ......................................................... 56 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý về văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế .......................................................... 58 3.2.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo đối với công tác văn thư của cơ quan ....................................................................................................... 58 3.2.2. Đào tạo, bồi dưỡng cho Lãnh đạo các khóa bồi dưỡng nghiệp vụ ............................................................................................................. 60 3.2.3. Chuẩn hóa trình độ và năng lực của các cán bộ văn thư ................. 60 3.2.4. Chuẩn hóa quy trình, nghiệp vụ văn thư ......................................... 61 3.2.5. Tăng cường, đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư ...... 62 3.2.6. Nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức, quản lý công tác văn thư tại cơ quan ............................................................................. 63 3.2.7. Đẩy mạnh việc kiểm tra, đánh giá về thực hiện tổ chức và quản lý công tác văn thư ....................................................................................... 64 3.2.8. Xây dựng các chính sách phù hợp để nâng cao vai trò của công tác văn thư ..................................................................................................... 65 3.2.9. Một số giải pháp khác .................................................................... 65 KẾT LUẬN .................................................................................................... 67 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 68 PHỤ LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Thống kê tổ chức nhân sự làm công tác văn thư năm 2016..... 32 Bảng 2.2. Thống kê số lượng văn bản đi của Bộ Y Tế năm 2015-2016 .... 38 Biểu đồ 2.1 Số lượng văn bản đi Bộ Y Tế năm 2015 - 2016 ...................... 39 Bảng 2.3. Số lượng văn bản đến của Bộ Y Tế năm 2015-2016.................. 42 Biểu đồ 2.2 Số lượng văn bản đến Bộ Y Tế năm 2015 - 2016 ................... 42 Bảng 2.4. Trang thiết bị được dùng cho Văn thư....................................... 50 DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT CTVT : Công tác văn thư VP : Văn phòng CNTT : Công nghệ thông tin MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Sự phát triển của công nghệ thông tin ngày càng mạnh mẽ, có ảnh hưởng sâu sắc tới các hoạt động của con người trong đó có hoạt động quản lý nhà nước. Để đảm bảo trong hoạt động quản lý có những quyết định chính xác và hợp lý nhất các nhà quản lý phải có nguồn thông tin chính xác, trong hoạt động hành chính ở Việt Nam hiện nay vẫn chủ yếu sử dụng kênh thông tin truyền thống là văn bản giấy tờ. Tại các cơ quan lớn với khối lượng văn bản sản sinh trong hoạt động quản lý là rất lớn, vì vậy vấn đề đặt ra là làm thế nào để tổ chức và quản lý khối lượng giấy tờ này tốt nhất, phục vụ quyết định quản lý hiệu quả nhất? Nước ta hiện nay đang trong quá trình thực hiện cải cách hành chính Nhà nước, theo đó việc hiện đại hóa các công việc giấy tờ là yêu cầu cần thiết và quan trọng. Đổi mới quy trình soạn thảo văn bản, quản lý văn bản để thông tin chuẩn xác nhất, nhanh chóng nhất để phục vụ cho hoạt động quản lý của lãnh đạo. Để đổi mới được toàn diện hiệu quả công tác văn thư đòi hỏi quá trình tổ chức phải khoa học, hợp lý và Lãnh đạo cơ quan tổ chức cần quản lý chặt chẽ, đề ra được những biện pháp để hạn chế những tồn tại, khó khăn phát huy tối đa những thế mạnh để nâng cao hiệu quả công tác văn thư. Nhờ vậy trong nền hành chính nước ta, công tác văn thư ngày càng được chú trọng thực hiện theo đúng các quy định của nhà nước về văn thư. Công tác văn thư là mắt xích quan trọng trong hoạt động của các cơ quan t ổ chức, là nhiệm vụ quan trong của Văn phòng mỗi cơ quan. Công tác văn thư phục vụ thông tin cho các cơ quan tổ chức trong việc quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan. Hiện nay trong hoạt động của Bộ Y Tế, Văn phòng là đơn vị chịu trách nhiệm về việc tổ chức và quản lý công tác văn thư của cơ quan Bộ Y Tế và các đơn vị trực thuộc Bộ. Bên cạnh những kết quả đã đạt được trong công tác 1 tổ chức và quản lý về văn thư tại Văn phòng Bộ vẫn còn những vướng mắc khó khăn cần phải tiếp tục nghiên cứu, điều chỉnh và bổ sung cách thức tổ chức quản lý, nhân lực, trang thiết bị. Nhận thức được vấn đề đó trong quá trình thực tập thực tế tại Văn phòng Bộ Y Tế kết hợp với những kiến thức lý luận, lý thuyết, tác giả đã thực hiện nghiên cứu đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế” cho Khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu Về mặt lý luận đã có một số công trình nghiên cứu sau: * Vương Đình Quyền, Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2007. Quyển giáo trình cung cấp về mặt lý luận chung về công tác văn thư và những vấn đề liên quan. * Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2008), Những văn bản của Đảng và Nhà nước về công tác ban hành văn bản công tác văn thư, NXB Giao thông vận tải Cung cấp cho nghiên cứu các văn bản làm cơ sở pháp lý, là căn cứ để đối chiếu so sánh và đề xuất các giải pháp dựa trên cơ sở pháp luật. * Vi Thị Lợi (2016), Khóa luận tốt nghiệp, “Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động thương binh và xã hội”, Đại học Nội vụ Hà Nội * Nguyễn Thị Luyến ( 2016 ), Khóa luận tốt nghiệp, “Tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND thành phố Bắc Ninh”, Đại học Nội vụ Hà Nội Các đề tài khóa luận trên cung cấp cho tác giả những kiến thức có liên quan đến văn thư và là cơ sở thực tế để so sánh được hoạt động văn thư tại các cơ quan khác từ đó đưa ra những nhận định đánh giá đúng đắn, khách 2 quan. Đồng thời là cơ sở để đưa ra những hướng giải pháp khắc phục những vấn đề còn tồn tại cho các nghiên cứu sau này. Ngoài ra đề tài tham khảo thêm các bài báo, tạp chí và các bài viết có liên quan của một số tác giả. 3. Mục tiêu nghiên cứu Trên cơ sở những lý luận về công tác văn thư; Lý luận về công tác tổ chức và kiểm tra về văn thư trong hoạt động của văn phòng; Qua quá trình thực tập và tìm hiểu về hoạt động văn thư của Văn phòng Bộ Y Tế: - Làm rõ các vấn đề lý luận tổ chức và quản lý công tác văn thư - Khảo sát về thực tiễn công tác quản lý văn thư từ đó làm sáng tỏ các vấn đề về lý luận công tác quản lý như quản lý về bộ máy làm công tác văn thư, về nghiệp vụ công tác văn thư tại VP Bộ Y Tế . 4. Nhiệm vụ nghiên cứu - Khảo sát và đánh giá công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế từ đó đưa ra những nguyên nhân, ưu điểm, nhược điểm trong công tác tổ chức và quản lý văn thư của Văn phòng Bộ Y Tế. - Đề xuất những nhiệm vụ, phương hướng, giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức và quản lý văn thư trong hoạt động của Văn phòng Bộ Y Tế. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu công tác tổ chức, quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế. 6. Giả thiết nghiên cứu Căn cứ vào các lý luận trong giáo trình, các nghiên cứu và các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, về công tác tổ chức quản lý cùng với 3 những số liệu thực tế, đề tài làm rõ được một số vấn đề lý luận và thực tế về công tác tổ chức và quản lý về văn thư. Đánh giá đúng thực trạng về công tác tổ chức, quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế. Từ đó đề xuất các giải pháp nhằm khắc phục nhược điểm, nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng Bộ Y Tế trong thời gian tới. Kết quả của quá trình nghiên cứu là nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý về công tác văn thư cho lãnh đạo Văn phòng và các đơn vị thuộc Bộ Y tế. Đồng thời đây là nguồn tài liệu tham khảo cho những nghiên cứu sau này đê làm rõ hơn về công tác văn thư. 7. Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thiện được đề tài trong quá trình nghiên cứu tác giả đã thực hiện một số phương pháp sau: - Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: nguồn số liệu từ phòng hành chính, phòng lưu trữ, phòng Công nghệ thông tin thuộc Văn phòng Bộ Y tế, nguồn từ các đề tài nghiên cứu trước đó, qua sách báo, mạng internet… - Phương pháp quan sát: Quan sát các cán bộ phòng ban thực hiện nghiệp vụ và lãnh đạo thực hiện chức năng quản lý và điều hành của mình. - Phương pháp so sánh, đối chiếu: so sánh đối chiếu số liệu, thông tin giữa các thời kì, các đơn vị với nhau. - Phương pháp tổng hợp, đánh giá: Tổng hợp những thông tin đã xử lý từ đó đưa ra các đánh giá Từ việc sử dụng các phương pháp trên tác giả tìm ra những tư liệu để đưa ra các đánh giá khách quan nhất về công tác tổ chức và quản lý về văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế. 8. Kết cấu của khóa luận Ngoài các phần Mở đầu, Kết luận, Phụ lục, Danh mục tài kiệu tham khảo thì phần Nội dung của đề tài được kết cấu gồm có 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về công tác tổ chức và quản lý văn thư 4 Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế 5 CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ 1.1. Một số khái niệm 1.1.1. Khái niệm Tổ chức Có rất nhiều khái niệm về tổ chức đã được đưa ra ở cả hai nghĩa về danh từ và động từ: Theo từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ thì tổ chức có các nghĩa sau đây: - Làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng nhất định - Làm những gì cần thiết đế tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được một hiệu quả lớn nhất. - Làm công tác tổ chức cán bộ. Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp ‘Organon’ nghĩa là ‘hài hòa’, từ tổ chức nói lên một quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống” . Theo Chester I. Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức. Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức là “việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”. Qua tìm hiểu có thể tóm lại khái niệm tổ chức như sau: “Tổ chức là quá trình sắp xếp, bố trí các công việc và đưa ra các quy tắc để ổn định điều hành, thực hiện các mục tiêu trên nguyên tắc đảm bảo 6 đúng chuyên môn, đánh giá khách quan, cân đối công việc và có sự phối hợp công việc giữa các thành viên. Trong mỗi cơ quan tổ chức việc thiết lập bộ máy, cách thức hoạt động là điều rất cần thiết để duy trì một tổ chức tốt”[23,1] 1.1.2. Khái niệm Quản lý Khái niệm quản lý được nhiều nhà khoa học nghiên cứu, có nhiều cách tiếp cận khác nhau, ở nhiều góc độ khác nhau. - Mary Parker Follet: "Quản lý là nghệ thuật khiến cho công việc được thực hiện thông qua người khác". - Robert Albanese: "Quản lý là một quá trình kỹ thuật và xã hội nhằm sử dụng các nguồn, tác động tới hoạt động của con người và tạo điều kiện thay đổi để đạt được mục tiêu của tổ chức". - Harolk Kootz & Cyryl O'Donell: "Quản lý là việc thiết lập và duy trì môi trường nơi mà cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu và có kết quả, nhằm đạt được các mục tiêu của nhóm" - Robert Kreitner: "Quản lý là tiến trình làm việc với và thông qua người khác để đạt các mục tiêu của tổ chức trong một môi trường thay đổi. Trọng tâm của tiến trình này là kết quả và hiệu quả của việc của việc sử dụng các nguồn lực giới hạn". - "Quản lý là việc đạt tới mục đích của tổ chức một cách có kết quả và hiệu quả thông qua quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực của tổ chức" (Khoa học quản lý, tập I, Trường ĐH KTQD, Hà Nội 2001). Trong đề tài này có thể hiểu: “Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực, thời cơ của tổ chức để đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến đổi”[19,6] 7 1.1.3. Một số khái niệm về Công tác Văn thư Văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng chỉ tên gọi chung của các loại văn bản gồm văn bản của cá nhân, dòng họ và văn bản do Nhà nước ban hành để phục vụ cho quản lý và điều hành công việc chung[16,11] Văn thư là hoạt động xuất hiện từ sớm ở Phương Đông đặc biệt là ở Trung Quốc dưới thời phong kiến, khi vua chúa thường ban hành các chiếu chỉ, sắc lệnh để cai trị đất nước. Ở nước ta văn thư cũng được du nhập vào và là phương tiện để các vua chúa thực hiện quyền cai trị của mình. Đến ngày nay văn thư vẫn giữ vai trò vô cùng quan trong ttrong các lĩnh vực đặc biệt là hành chính nhà nước. Công tác văn thư ( CTVT): Ngày nay CTVT là phương tiện chủ yếu được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức, cá nhân sử dụng để thực hiện thông tin trong hoạt động quản lý của mình, thuật ngữ CTVT ngày càng được sử dụng nhiều và trở nên quen thuộc với các cán bộ, công chức. Có rất nhiều khái niệm để định nghĩa về CTVT: - Theo định nghĩa trong giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư (2009) của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành quá trình tổ chức hoạt động của các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân. - Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Từ các định nghĩa đã được trình bày có thể đưa ra định nghĩa về công tác văn thư như sau: Công tác văn thư chỉ toàn bộ các công việc liên quan đến soạn thảo 8 văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức.[16,11-12] Nội dung cơ bản của công tác văn thư trong các cơ quan hiện nay bao gồm:  Soạn thảo và ban hành văn bản: Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Soạn thảo văn bản thộc trách nhiệm của cán bộ chuyên môn, khi được giao thảo văn bản cần phải xác định được mục đích, yêu cầu của văn bản cần thảo từ đó thu thập thông tin đúng với những yêu cầu của văn bản; Trưởng đơn vị soạn thảo chịu trách nhiệm trong việc duyệt, bổ sung về nội dung của văn bản; Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) duyệt về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thủ trưởng cơ quan ký ban hành văn bản theo thẩm quyền quy định.  Quản lý văn bản đi: Quy trình quản lý văn bản đi được thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ và tài kiệu vào lưu trữ cơ quan. Thứ nhất: Quản lý văn bản đi gồm 5 bước: - Kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày tháng cho văn bản: Trước khi phát hành văn bản đi văn thư kiểm tra lần cuối về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản nếu phát hiện sai sót phải báo cho người có thẩm quyền xem xét và giải quyết. Ghi số văn bản theo hệ thống số chung của cơ quan và tuân theo những quy định của pháp luật; Ngày tháng năm được ghi theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ. - Đăng ký văn bản đi: Văn bản đi được đăng ký bằng sổ hoặc phần mềm trên máy tính. Mẫu sổ được thực hiện theo quy định; Đối với đăng ký bằng phần mềm dữ liệu phải thực hiện trên phần mềm của cơ quan cung cấp 9 và tuân thủ những quy định của pháp luật về lĩnh vực này. - Nhân bản, đóng dấu cơ quan văn bản và dấu mức độ mật, khẩn: Việc nhân bản văn bản phải tuân thủ nhân bản đúng số lượng ở nơi nhận, đối với văn bản mật cần tuân thủ theo quy định của pháp luật. Đối với việc đóng dấu văn bản theo đúng quy định đóng ngay ngắn trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Đối với dấu mật khẩn được thực hiện theo các văn bản quy định hiện hành của Bộ Nội Vụ và Bộ Công an . - Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc chuyển phát: Sau khi văn bản thực hiện đầy đủ các thủ tục văn thư cơ quan thực hiện chuyển phát văn bản (Lựa chịn bao bì, trình bày bì, dán bì, đóng dấu mật khẩn nếu có). Văn bản được chuyển phát đi trong ngày hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo, sau khi văn bản chuyển đi, văn thư phải theo dõi quá trình chuyển phát văn bản. - Lưu văn bản đi: Mỗi văn bản đi phải lưu lại 2 bản (1 bản gốc lưu tại văn thư, 1 bản chính lưu tại hồ sơ công việc)  Quản lý văn bản đến - Tiếp nhận văn bản đến: Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, văn thư cơ quan cần phải kiểm tra tính đầy đủ của văn bản, kiểm tra, đối chiếu trước khi ký nhận văn bản. Sau đó tiến hành bóc bì văn bản đảm bảo tính nguyên vẹn của văn bản, đảm bảo thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về bóc bì văn bản. - Đăng ký, vào sổ văn bản đến: Việc đăng ký văn bản đến có thể thực hiện đăng ký bằng sổ hoặc đăng ký bằng phần mềm theo đúng quy định và lập sổ đăng ký văn bản đúng theo mẫu quy định trong Thông tư số 07/2012/TTBNV của Bộ Nội Vụ ngày 22 tháng 11 năm 2012. - Trình và chuyển giao văn bản đến: Văn thư sau khi đăng ký văn bản đến phải trình văn bản lên Lãnh đạo cơ quan hoặc người có trách nhiệm để xem xét và phân phối ý kiến chỉ đạo giải quyết. Khi phân phối văn bản văn 10 thư cơ quan đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký và tiến hành chuyển giao văn bản theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo. - Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản: Văn bản chuyển đến các đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo quy định. Người đứng đầu cơ quan hoặc Chánh văn phòng (Trưởng phòng hành chính) có trách nhiệm nhắc nhở đôn đốc trong quá trình giải quyết văn bản.  Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: Lập hồ sơ có nghĩa là tập hợp và sắp xếp các văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức theo nguyên tắc và phương pháp nhất định. Nghiệp vụ được thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình giải quyết công việc, cán bộ chuyên môn phải có trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo thời hạn Luật định  Quản lý và sử dụng con dấu: Thực hiện theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm quản lý con dấu cơ quan và kiểm tra việc sử dụng dấu; Cán bộ văn thư cơ quan có trách nhiệm bảo quản và sử dụng con dấu theo sự chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan. Khái niệm Văn bản: Là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ nhất định. Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực của đời sống. Tùy theo từng lĩnh vực xã hội và quản lý nhà nước mà văn bản có nội dung và thể thức khác nhau.[17,23] Khái niệm Văn bản đi: Là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.[7,1] Khái niệm văn bản đến: Là tất cả các loại văn bản quy phạm pháp 11 luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả văn bản fax, văn bản chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức[7,1] Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản: Là trình tự các bước được sắp xếp khoa học mà cơ quan quản lý nhà nước tiến hành trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của cơ quan. Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý và được sử dụng trên các văn bản của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước. Con dấu có nhiều loại: Con dấu có hình Quốc huy, con dấu có hình biểu tượng, con dấu không có hình biểu tượng, được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi[5,1]. Con dấu có thể được khắc chìm hoặc khắc nổi nhằm mục đích tạo nên một hình dấu cố định trên văn bản, con dấu thể hiện tính pháp lý và tư cách pháp nhân cho một cơ quan, tổ chức hay cá nhân trong hoạt động của cơ quan tổ chức. Khái niệm về Hồ sơ: Là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân[2,2] Khái niệm về Lập hồ sơ: Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành hồ sơ theo những nguyên tác và phương pháp nhất định[2,2]. Quy trình lập hồ sơ được thực hiện qua 3 bước : - Mở hồ sơ: trong bước này có thể chia làm 2 trường hợp là những cơ quan tổ chức đã xây dựng danh mục hồ sơ và những cơ quan chưa có danh mục hồ sơ, tùy theo trường hợp để thực hiện mở hồ sơ phù hợp. - Thu thập, cập nhật tài liệu đưa vào hồ sơ - Kết thúc hồ sơ: Để kết thúc hồ sơ cần thực hiện các khâu nghiệp vụ như kiểm tra mức độ đầy đủ của hồ sơ; phân chia đơn vị bảo quản đối với những hồ sơ dày; sắp xếp văn bản trong hồ sơ theo các cách như thời gian 12