Tài liệu Một số lý luận cơ bản về tổ chức và cơ cấu tổ chức

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp CHƢƠNG I – MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC I – CƠ CẤU TỔ CHỨC 1. Khái niệm Chƣơng I :Một số lý luận cơ bản về tổ chức và cơ cấu tổ chức I.Cơ cấu tổ chức 1.Khái niệm : 1.1.Tổ chức Tổ chức là một hệ thống gồm nhiều ngƣời cùng hoạt động vì mục đích chung.Tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch,là một chức năng của quá trình quản lý bao gồm việc phân bổ,sắp xếp nguồn lực con ngƣời và gắn liền với con ngƣời là những nguồn lực khác nhau nhằm thực hiện thành công công tác kế hoạch của tổ chức. 1.2.Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức thể hiện các mối quan hệ chính thức hoạch phi chính thức giữa những con ngƣời trong tổ chức.Sự phân biệt hai loại mối quan hệ đó làm xuất hiện hai dạng cơ cấu trong tổ chức là cơ cấu chính thức và cơ cấu phi chính thức.Cơ cấu tổ chức chính thức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau,đƣợc chuyên môn hóa,có những nhiệm vụ,quyền hạn và trách nhiệm nhất định,đƣợc bố trí theo những cấp,những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định. Cơ cấu tổ chức thể hiện cách thức trong đó các hoạt động của tổ chức đƣợc phân công giữa các phân hệ,bộ phận và cá nhân.Nó xác định rõ mối tƣơng quan giữa các hoạt động cụ thể,những nhiệm vụ quyền hạn và trách nhiệm gắn liền với các cá nhân,bộ phận,phân hệ của tổ chức và các mối quan hệ quyền lực bên trong tổ chức. 2. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức 2.1. Chuyên môn hoá công việc Chuyên môn hoá công việc có nghĩa là khi một ngƣời, một bộ phận, phân hệ…chỉ thực hiện một hoặc một số chức năng nhiệm vụ có mối quan hệ tƣơng đồng. [Type text] Page 1 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nhƣ vậy, chuyên môn hoá sẽ chia công việc ra thành những việc nhỏ, đơn giản, dễ đào tạo để thực hiện. Ƣu điểm lớn nhất của chuyên môn hoá đó chính là nâng cao năng suất và hoàn thiện đƣợc kỹ năng lao động nhất định cho ngƣời lao động. Tuy nhiên, chuyên môn hoá công việc cũng có những mặt tiêu cực. Đó chính là sự tẻ nhạt, nhàm chán đối với công việc mà ngƣời lao động phụ trách. Bên cạnh đó, khả năng sáng tạo, tìm tòi, sự thích nghi với những công việc mới rất thấp trong khi sự phát triển của khoa học công nghệ hiện đại đòi hỏi ngƣời lao động phải có sự tổng hợp rất nhiều kỹ năng cần thiết khác. Để khắc phục những nhƣợc điểm trên, ngƣời ta khuyến khích tổng hợp hoá những kỹ năng cho ngƣời lao động. Tổng hợp hoá đó xảy ra khi một ngƣời, bộ phận, phân hệ…thực hiện công việc nhiều nhiệm vụ, nhiều chức năng mang tính tƣơng đối. 2.2. Bộ phận và các mô hình tổ chức bộ phận Trong tổ chức, sự chuyên môn hoá theo chiều ngang làm xuất hiện những bộ phận, phân hệ, vị trí công tác mang tính tƣơng đối và thực hiện những hoạt động nhất định. Sự hình thành các bộ phận phân hệ của tổ chức đƣợc thực hiện theo nhiều tiêu chí khác nhau sẽ xuất hiện các mô hình, các kiểu tổ chức khác nhau. Trong xã hội hiện đại ngày nay đã xuất hiện nhiều mô hình cơ cấu tổ chức mới, đó là sự pha trộn, kết hợp giữa các mô hình cổ điển và xu thế phát triển của từng chủ thể. Một số mô hình cơ cấu tổ chức điển hình: (1) Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến là cơ cấu tổ chức đƣợc xây dựng theo đƣờng thẳng, đơn giản, dễ hiểu, chỉ có một chủ thể cấp cao nhất và một số cấp dƣới chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc của toàn đơn vị. Đặc điểm: - Cấp trên trực tiếp ra quyết định cho cấp dƣới mà không thông qua cấp trung gian - Hoạt động của tổ chức đƣợc lãnh đạo, điều hành theo chiều dọc - Cá nhân ở một cấp nhất định độc lập với các cá nhân cùng cấp và chỉ chịu trách nhiệm với ngƣời điều hành trực tiếp [Type text] Page 2 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp BAN LÃNH ĐẠO LÃNH ĐẠO KHU VỰC I ABC BCD LÃNH ĐẠO KHU VỰC II GHK NML XYZ Ƣu điểm: - Mô hình phù hợp với các nhiệm vụ đơn giản, vận hành tốt khi môi trƣờng đạt tới trạng thái ổn định. - Dễ kiểm tra và kiểm soát. - Thuận lợi cho việc ra quyết định trong phạm vi tổ chức. Nhƣợc điểm: - Thiếu sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận. - Dễ có nguy cơ tập trung hoá quyền lực. - Ngƣời lãnh đạo phải có năng lực, hiểu biết rộng, có thể phản ứng linh hoạt với những thay đổi của môi trƣờng. Điều kiện áp dụng: Mô hình thƣờng áp dụng cho các tổ chức có quy mô nhỏ và đơn giản nhƣ hộ kinh doanh cá thể, trang trại, sản xuất, cung ứng một sản phẩm dịch vụ nào đó trong thời gian dài. (2) Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân hoạt động trong cùng một lĩnh vực chức năng đƣợc hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu. Ƣu điểm: - Hiệu quả tác nghiệp cao nếu nhiệm vụ có tính tác nghiệp lặp đi lặp lại hàng ngày. - Phát huy đầy đủ hơn những ƣu thế của chuyên môn hoá ngành nghề. [Type text] Page 3 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Giữ đƣợc sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu. - Đơn giản hoá việc đào tạo. - Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tƣ cách nhân viên. - Tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất. Nhƣợc điểm: - Thƣờng dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra các chỉ tiêu và chiến lƣợc. - Thiếu sự phối hợp hành động giữa các phòng chức năng. - Chuyên môn hoá quá mức và tạo ra cách nhìn quá hạn hẹp ở các cán bộ quản lý - Đổ trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất. Điều kiện áp dụng: Mô hình này phù hợp với tổ chức có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động trong mọi lĩnh vực, đơn sản phầm, đơn thị trƣờng. GIÁM ĐỐC TRƢỞNG PHÒNG NHÂN SỰ TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC PGĐ MARKETING Nghiên cứu thị trƣờng PGĐ KỸ THUẬT Quản lý kỹ thuật PGĐ SẢN XUẤT Lập kế hoạch sản xuất Kế hoạch Kỹ thuật Phân xƣởng (3) ) Mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lược marketing điện ….. [Type text] ….. ….. PGĐ TÀI CHÍNH Lập kế hoạch tài chính Ngân quỹ ….. Page 4 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khi mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức đã trở lên quá phức tạp, ngăn cản sự phối hợp, các nhà lãnh đạo cấp cao sẽ tìm cách tạo nên các đơn vị chiến lƣợc mang tính độc lập cao, có thể tự tiến hành các hoạt động nhƣ ban đầu của nó. Đơn vị chiến lƣợc khác với các tổ chức độc lập ở chỗ ngƣời lãnh đạo đơn vị chiến lƣợc phải báo cáo với cấp lãnh đạo cao nhất của tổ chức. HIỆU TRƢỞNG KHOA KHOA KHOA TÀI KHOA KẾ KHOA KINH KHOA KINH HỌC CHÍNH TOÁN TẾ TẾ QUẢN LÝ NGÂN HÀNG KIỂM TOÁN ĐẦU TƢ BẢO HIỂM …. Ƣu điểm: - Xây dựng lên cơ sở phân đoạn chiến lƣợc nên giúp đánh giá đƣợc vị trí của tổ chức trên thị trƣờng, đối thủ cạnh tranh và diễn biến môi trƣờng. - Hoạt động dựa vào những trung tâm chiến lƣợc, cho phép tiến hành kiểm soát trên một cơ sở chung thống nhất. Nhƣợc điểm: - Có thể xảy ra tình trạng lợi ích của các đơn vị chiến lƣợc lấn át lợi ích của tổ chức - Chi phí tăng do sự phình to của cơ cấu. - Các chuyên gia dễ bị phân tán trong các đơn vị chiến lƣợc. - Công tác kiểm soát các cấp gặp nhiều khó khăn. (4) Mô hình tổ chức ma trận Mô hình này là sự kết hợp của hai hay nhiều mô hình tổ chức bộ phận khác nhau, dùng để thực hiện những mục tiêu lớn và quan trọng thông qua những chƣơng [Type text] Page 5 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp trình, dự án triển khai các dịch vụ mới. Sau khi đạt đƣợc những mục tiêu các chƣơng trình, dự án sẽ kết thúc. TỔNG GIÁM ĐỐC PGĐ KỸ THUẬT TRƢỞNG PHÒNG KỸ THUẬT PGĐ TÀI CHÍNH TRƢỞNG PHÒNG TÀI CHÍNH …. … CHỦ NHIỆM DỰ ÁN A CHỦ NHIỆMDỰ CHỦ NHIỆM DỰ ÁN B ÁN A CHỦ NHIỆM CHƢƠNG TRÌNH Ƣu điểm: - Sắp xếp và bố trí nguồn nhân lực một cách linh hoạt, số lƣợng lao động vẫn giữ nguyên sau khi dự án kết thúc, tập trung vào khâu xung yếu. - Phát huy đƣợc hết khả năng của cán bộ quản lý và các chuyên gia trong các dự án, chƣơng trình cụ thể. - Với mô hình này, tổ chức có thể thích ứng nhanh chóng và hiệu quả với sự thay đổi của môi trƣờng. [Type text] Page 6 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nhƣợc điểm: - Mô hình có tính linh hoạt cao nên cơ cấu tổ chức không ổn định. - Khả năng thống nhất trong mệnh lệnh thấp. - Cơ cấu phức tạp có thể gây lãng phí 2.3. Mô hình cơ cấu tổ chức xét theo cấp quản lý và tầm quản lý Tầm quản lý (còn đƣợc gọi là tầm kiểm soát) là số ngƣời và bộ phận mà một nhà quản lý có thể kiểm soát hiệu quả. Tầm quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý, còn tầm quản lý hẹp sẽ dẫn đến nhiều cấp. Trong một tổ chức, khi hệ thống cấp quản lý càng lớn, càng phức tạp sẽ tạo ra nhiều khó khăn trong việc ra quyết định (từ trên xuống) cũng nhƣ tiếp nhận và báo cáo thông tin (từ dƣới lên, từ môi trƣờng bên ngoài) làm mất nhiều thời gian, thông tin bị bóp méo. Vì vậy, trong hoàn thiện cơ cấu tổ chức ngƣời ta thƣờng giảm số cấp quản lý xuống đến mức nhất định và nâng tầm quản lý. Muốn xác định tầm quản lý phù hợp phải tìm hiểu những mối quan hệ sau:  Tầm quản lý và trình độ của cán bộ quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch. Năng lực của cán bộ quản lý càng cao thì tầm quản lý càng rộng và ngƣợc lại. Để nâng cao năng lực cho cán bộ quản lý cần: Nâng cao trình độ thông qua việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; Nâng cao kỹ năng biến hoạt động thành thực tiễn; Nâng cao phẩm chất đạo đức. Ngoài ra, cần tạo cho nhà quản lý các công cụ: Phƣơng pháp, công cụ kỹ thuật, hệ thống thông tin; Các quy trình hoạt động, những lý thuyết mô hình mang tính định lƣợng.  Tầm quản lý và sự rõ ràng trong việc xác định nhiệm vụ, quyền hạn có quan hệ tỷ lệ thuận.  Tính phức tạp của hoạt động quản lý, tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch.  Trình độ và ý thức tôn trọng, tuân thủ mệnh lệnh của cấp dƣới với tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận. Có 3 mô hình cơ cấu tổ chức căn cứ vào số cấp quản lý:  Cơ cấu nằm ngang (có từ 1-2 cấp quản lý) [Type text] Page 7 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp  Cơ cấu hình tháp nhọn (từ 3 cấp quản lý trở nên)  Cơ cấu mạng lƣới (không có cấp quản lý) 2.4. Quyền hạn và mối quan hệ về quyền hạn trong tổ chức Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ theo quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức. Trong một tổ chức tồn tại 3 loại quyền hạn cơ bản là: quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mƣu, quyền hạn chức năng.  Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho phép ngƣời quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dƣới (chế độ thủ trƣởng).  Quyền hạn tham mưu là quyền hạn đƣa ra lời khuyên, ý kiến tƣ vấn, phản biện kiến nghị mà không trực tiếp ra quyết định cho các nhà quản lý trực tuyến. Trong tổ chức, mối quan hệ giữa ngƣời có quyền hạn trực tuyến và quyền hạn tham mƣu là phức tạp nhất. Giám đốc Quyền hạn trực tuyến Trợ lý TP kế hoạch TP kỹ thuật TP tổ chức Quyền hạn tham mƣu Giám sát [Type text] Thi công Cơ giới Page 8 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Vì vậy, ngƣời ta đƣa ra lời khuyên nhƣ sau:  Đối với những nhà tham mƣu:  Không nên coi thƣờng lãnh đạo mình kém hơn mình, phải hiểu rằng ngƣời sử dụng lời khuyên của chúng ta giỏi hơn rất nhiều.  Trong mối quan hệ với ngƣời nắm quyền hạn trực tuyến thì tham mƣu là ngƣời đứng thứ hai, nhiệm vụ là giúp cho ngƣời có quyền hạn trực tuyến làm việc hiệu quả và hiệu quả cao nhất.  Lời khuyên phải có giá trị sử dụng và giá trị thực hiện ngay.  Phải trung thành với ngƣời lãnh đạo, biết giữ bí mật thông tin, vì lợi ích của ngƣời lãnh đạo, của tổ chức mà hoạt động.  Đối với những ngƣời nắm quyền hạn trực tuyến:  Phải coi việc tham mƣu là tất yếu vì không ai có thể giỏi toàn bộ các chức năng hoạt động.  Phải biến việc tham mƣu thành lối sống của tổ chức.  Bảo đảm cho tham mƣu có đầy đủ các thông tin thuộc các lĩnh vực của mình.  Chế độ đãi ngộ xứng đáng cho nhà tham mƣu (đa dạng hoá các phƣơng thức trả công, gắn liền vị thế quản lý, xây dựng hệ thống vị thế về mặt chuyên môn).  Quyền hạn chức năng là quyền trao cho cá nhân hoặc bộ phận đƣợc ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phận khác. Thông thƣờng trong tổ chức thì những ngƣời có quyền hạn chức năng là ngƣời: Có quyền hạn tham mƣu; Có quyền ra quyết định theo chế độ uỷ quyền và chế độ phân quyền; Sự đại diện của họ luôn đứng sau “thừa lệnh, thay mặt”. 2.5. Sự phân bổ quyền hạn giữa các cấp trong tổ chức “Tập trung xảy ra khi ngƣời quản lý cao nhất nắm tất cả các quyền ra quyết định”. “Phi tập trung xảy ra khi ngƣời quản lý cấp cao chấp thuận trao quyền quyết định cho ngƣời quản lý cấp thấp hơn”. [Type text] Page 9 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Có 3 hình thái phi tập trung: Tham gia, phân quyền và uỷ quyền. - Phân quyền là xu hƣớng phân tán quyền ra quyết định cho cấp quản lý thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Phân quyền là hiện tƣợng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mô và trình độ phát triển nhất định làm một ngƣời hay một cấp quản lý không thể đảm đƣơng đƣợc mọi công việc quản lý. - Uỷ quyền trong quản lý tổ chức là hành vi của cấp trên trao cho cấp dƣới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định. 2.6. Sự phối hợp các bộ phận, phân hệ trong tổ chức Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của những con ngƣời, bộ phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức. Bản chất của phối hợp là xây dựng, củng cố và phát triển các mối quan hệ thông tin và truyền thông. Mục tiêu của phối hợp là đạt đƣợc sự thống nhất trong hoạt động của các bộ phận, phân hệ bên trong cũng nhƣ các đối tác bên ngoài tổ chức. Khi mục tiêu của tổ chức càng lớn đòi hỏi mức độ phối hợp càng cao. Các công cụ phối hợp: - Công cụ hữu hình: kế hoạch, mô hình tổ chức, hệ thống tiêu chuẩn kỹ thuật - Công cụ vô hình: Văn hoá (những giá trị chuẩn mực, đƣờng lối, quan điểm…), quan hệ cá nhân… 3. Các yếu tố ảnh hƣởng đến cơ cấu tổ chức 3.1. Chiến lược của tổ chức Chiến lƣợc và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời trong việc thực hiện các mục tiêu chiến lƣợc của tổ chức. Cơ cấu tổ chức là công cụ để thực hiện các mục tiêu chiến lƣợc. Khi chiến lƣợc, mục tiêu, định hƣớng phát triển của tổ chức thay đổi thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi cho phù hợp với nó. [Type text] Page 10 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp BẢNG 1: MỐI QUAN HỆ GIỮA CHIẾN LƢỢC VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CHIẾN LƢỢC CƠ CẤU TỔ CHỨC Kinh doanh đơn ngành nghề Chức năng Đa dạng hoá các hoạt động theo dây Chức năng với các trung tâm lợi ích – chuyền sản xuất chi phí Đa dạng hoá các ngành nghề có mối Đơn vị quan hệ chặt chẽ Đa dạng hoá các ngành nghề có mối Cơ cấu hỗn hợp quan hệ không chặt chẽ Đa dạng hoá các hoạt động độc lập Công ty mẹ nắm giữ cổ phần (Holding Company) 3.2. Quy mô của tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức Quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức có ảnh hƣởng rất lớn tới cơ cấu tổ chức. Tổ chức có quy mô càng lớn, thực hiện các hoạt động càng phức tạp thƣờng có mức độ chuyên môn hoá, hình thức hoá càng cao, ít tập trung hơn các tổ chức nhỏ và thực hiện các hoạt động không quá phức tạp. Còn tổ chức có quy mô nhỏ thƣờng có sự quản lý đơn giản, cơ cấu tổ chức cũng ít phức tạp. Do vậy, tuỳ vào từng quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động để đƣa ra cơ cấu tổ chức cho phù hợp nhất. 3.3. Công nghệ Công nghệ đƣợc hiểu là khoa học kỹ thuật mới, tiên tiến, hiện đại và cơ sở hạ tầng mà tổ chức sử dụng cho hoạt động của mình. Tổ chức áp dụng khoa học công nghệ hiện đại thì sẽ có điều kiện phát triển tốt hơn. Những tổ chức chú trọng đến công nghệ cao thì có tầm quản lý thấp. Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức thƣờng đi sau các nhu cầu công nghệ. Vì vậy, hiện nay các tổ chức đểu cố gắng áp dụng khoa học công nghệ một cách khá tốt cho nhu cầu, công việc của tổ chức. [Type text] Page 11 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 3.4. Thái độ của ban lãnh đạo và năng lực làm việc của nhân viên Phong cách, thái độ của nhà lãnh đạo và các mô hình phƣơng pháp mà họ sử dụng sẽ chi phối cách xây dựng cơ cấu tổ chức. Tuỳ theo quan điểm và cách nhìn nhận khác nhau mà các nhà lãnh đạo có thể lựa chọn cho tổ chức của mình những hình thức tổ chức khác nhau. Họ thƣờng sử dụng các mô hình cổ điển nhƣ mô hình tổ chức theo chức năng với hệ thống thứ bậc, hƣớng tới sự kiểm soát tập trung hơn là sử dụng các mô hình tổ chức mang tính phân tán với các đơn vị chiến lƣợc. Đôi khi quan điểm của các nhà lãnh đạo cũng có thể có những sai sót hoặc mang tính chủ quan duy ý chí. Vì vậy, vận dụng mô hình cơ cấu tổ chức, các nhà lãnh đạo nên xem xét quan điểm của đội ngũ cán bộ nhân viên. II.Hoàn thiện cơ cấu tổ chức 1.Khái niệm Hoàn thiện chính là sự thay đổi để mang lại cho cơ cấu tổ chức sự thích nghi với những môi trƣờng xung quanh để đạt đƣợc những mục đích mới. 2.Lý do hoàn thiện Một cơ cấu tổ chức không phù hợp sẽ kéo theo nhƣng thiệt hại rất lớn cho các doanh nghiệp,các tổ chức.Hoàn thiện cơ cấu tổ chức sẽ giúp khắc phục đƣợc những sai lệch trong cơ cấu tổ chức cũ,nâng cao hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh.Trong quá trình hoạt động của một bộ máy,một tổ chức hoàn thiện sẽ giúp nó vận hành kịp thời,chính xác,linh hoạt trƣớc những thay đổi của môi trƣờng,khắc phục đƣợc sự trì trệ,ì ạch của bộ máy cũ. 3.Quá trình hoàn thiện -Bố trí,sắp xếp lại bộ máy: Trong nền kinh tế thị trƣờng,cơ cấu tổ chức bộ máy quản ls phải luôn đƣợc hoàn thiện theo hƣớng ngày càng thích hợp với mục tiêu và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo mối quan hệ hợp lý giữa số lƣợng,số khâu quản lý ít nhất,gọn nhẹ nhất,hiệu quả nhất.Bố trí cán bộ nhân viên quản lý hợp về chuyên môn,nghiệp vụ nhằm đảm bảo bộ máy quản lý đơn giản,có hiệu lực. [Type text] Page 12 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp -Xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ cho cán bộ quản lý.Dựa trên nghiệp vụ của Nhà nƣớc đồng thời kết hợp với chủ trƣơng,phƣơng pháp xây dựng và phát triển ngành trên cơ sở đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ quản lý -Bồi dƣỡng nâng cao trình độ quản lý doanh nghiệp Con ngƣời là nhân tố quyết định sự phát triển của các doanh nghiệp nên đào tạo cán bộ quản lý là một hoạt động nhằm không ngừng nâng cao trình độ lý luận cũng nhƣ thực tiễn,tạo ra một đội ngũ cán bộ quản lý có khả năng đảm nhận các chức vụ quản lý doanh nghiệp. -Cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nƣớc là một biện pháp chuyển doanh nghiệp từ sở hữu Nhà nƣớc sang sở hữu nhiều thành phần,trong đó tồn tại một phần sở hữu Nhà nƣớc. Lựa chọn mô hình cho cơ cấu tổ chức,phải đảm bảo tiêu chí hiệu quả công việc cao,phát huy đƣợc tối đa chức năng,nhiệm vụ của các phòng ban chức năng. Phân chia các phòng ban chức năng,dựa theo tính chất công việc để đƣa ra nhiệm vụ chức năng của mỗi phòng. Xác định số lƣợng lao động mỗi phòng ban,chức năng nhiệm vụ của mỗi thanh viên,không để thiếu thừa tránh lãng phí. Lập sơ đồ,phan tích mối liên hệ các phòng ban chức năng với giám đốc,phó giám đốc. [Type text] Page 13 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY NGÂN HÀNG ĐẦU TƢ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM CHI NHÁNH THĂNG LONG I.Tổng quan về công ty 1.Quá trình hình thành và phát triển của chi nhánh Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Thăng Long 1.1.Lịch sử hình thành và phát triển của chi nhánh _ Ngân hàng Đầu tƣ và phát triển Thăng Long - Ngân hàng Đầu tƣ phát triển Việt Nam, có trụ sở chính tại đƣờng Phạm Văn Đồng huyện Từ Liêm – Hà Nội. Ra đời trực thuộc Ngân hàng kiến thiết Trung ƣơng theo quyết định số 103/TC-QĐ-TCCB ngày 3/1/1974 nhằm mục đích cấp phát, kiểm tra , thanh toán vốn xây dựng cơ bản cho công trình xây dựng cầu Thăng Long, phòng này đặt tại Hà Nội. Đến năm 1981 theo quyết định số 75 NH/QĐ ngày 17/07/1981 Tổng Giám đốc Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam Nguyễn Duy Gia ký, đƣợc mang tên Chi nhánh Ngân hàng Đầu tƣ xây dựng cầu Thăng Long, đƣợc giao nhiệm vụ : Thu hút và quản lý tất cả các nguồn vốn dành cho đầu tƣ XDCB, tiến hành cho vay, cấp phát thanh toán , quản lý tiền mặt , quản lý chi tiêu quỹ trong lĩnh vực XDCB, thực hiện phục vụ theo đúng chính sách, thể lệ, kế hoạch và chế độ của Nhà nƣớc.  Về mặt tổ chức lúc bấy giờ Chi nhánh chịu sự quản lý của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam. Còn về thực hiện công tác nghiệp vụ thì ngân hàng trực thuộc Ngân hàng ĐT – XD Việt Nam.  Để cho việc chỉ đạo của NH Đầu tƣ và phát triển Việt Nam đƣợc toàn diện, năm 1991 có quyết định số 38 NH/QĐ ngày 02/04/1991 đƣợc Thống đốc Ngân hàng Cao Sỹ Khiêm ký, đƣợc thành lập và mang tên Chi nhánh NH Đầu tƣ và phát triển Thăng Long trực thuộc NH Đầu tƣ và phát triển Việt Nam. Đến 01/01/95theo quyết định số 293 NH/QĐ ngày 18/11/94 của Thống đốc NH Cao Sỹ Khiêm ký nhằm điều chỉnh chức năng huy động vốn trung và dài hạn trong và ngoài nƣớc để cho vay các dự án phát triển kinh tế, kĩ thuật kinh doanh tiền tệ, tín dụng, dịch vụ Ngân hàng chủ yếu trong lĩnh vực đầu tƣ phát triển, đƣợc phép thực [Type text] Page 14 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp hiện các hoạt động của NHTM quyết định tại pháp lệnh NH, hợp tác xã tín dụng và công ty tài chính theo điều lệ mới đƣợc Thống đốc NH phê quyệt. 1.2.Quá trình phát triển  Cùng với sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc và với sự phát triển toàn diện của toàn ngành, Ngân hàng Đầu tƣ và phát triển Việt Nam Chi nhánh (BIDV) Thăng Long ngày càng phát triển và khẳng định vai trò, vị trí của mình trong hệ thống NH Việt Nam. BIDV Thăng Long là một trong những NHTM hàng đầu Việt Nam và đóng góp một phần đáng kể trong việc thực hiện mục tiêu phát triển kinh tế mà Đảng và Nhà nƣớc vạch ra, đồng thời tham gia vào việc thực thi chính sách tiền tệ nhằm góp phần kiềm chế và đẩy lùi lạm phát, thúc đẩy nền kinh tế tăng trƣởng và phát triển từng bƣớc hòa nhập vào kinh tế nói chung của thế giới đang hoạt động rất sôi động.  Với đội ngũ 120 cán bộ quản lý và nhân viên có trình độ chuyên môn cao và nhiệt tình, BIDV Thăng Long đã và đang phục vụ một cách nhiệt tình đối với khách hàng của Ngân hàng, chủ yếu là các tổ chức kinh tế trong lĩnh vực công nghiệp, xây dựng, giao thông vận tải, bƣu điện, TM , dịch vụ, du lịch và khách hàng cá nhân tại các khu tập trung dân cƣ.  Là một đơn vị hạch toán độc lập nhƣng tƣơng đối phụ thuộc vào NH VIDB, có quyền tự chủ kinh doanh, có con dấu riêng và đƣợc mở tài khoản giao dịch tại NHNN cũng nhƣ các tổ chức tín dụng khác trong cả nƣớc.Kể từ khi thành lập đến nay, BIDV Thăng Long đã và đang hoạt động kinh doanh trên cơ sở tự kinh doanh , tự bù đắp và có lãi.  Tuy nhiên, bên cạnh đó BIDV Thăng Long không tránh khỏi sự cạnh tranh gay gắt của các Ngân hàng khác trong hệ thống. Điều này đòi hỏi BIDV Thăng Long chú trọng tìm những bịên pháp nhằm giữ khách hàng chung, đồng thời thu hút, lôi kéo và phát triển khách hàng tiềm năng. Đó là việc không ngừng nâng cao chất lƣợng nghiệp vụ , giảm thiểu thủ tục hành chính rƣờm rà gây khó dễ cho khách hàng tạo điều kiện cho khách hàng vay vốn mở rộng sản xuất kinh doanh góp phần cho nên kinh tế phát triển. [Type text] Page 15 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 2.Chức năng,lĩnh vực hoạt động kinh doanh 2.1.Chức năng Chuyên kinh doanh về tín dụng,đầu tƣ,thanh toán quốc tế ,tham gia vào các hoạt động cộng đồng trên cả nƣớc. Kinh doanh và thực hiện các dịch vụ Ngân hang bằng ngoại tệ và tiền mặt Cung cấp tín dung Bảo lãnh Đầu tƣ Cung cấp đầy đủ và toàn diện các sản phẩm và dịch vụ Ngân hàng có chất lƣợng cao,sang tạo nhằm đáp ứng nhu cầu và mong muốn của từng đối tƣợng khách hàng. 2.2.Lĩnh vực hoạt động kinh doanh 2.2.1.Hoạt động dịch vụ: -Dịch vụ kinh doanh ngoại tệ và sản phẩm phát sinh: Sự biến động giữa giá USD/VND mạnh mẽ tạo ra nhiều cơ hội trong hoạt động kinh doanh tiền tệ.Bằng sự linh hoạt,khả năng dự đoán và tận dụng thời cơ,hoạt động kinh doanh ngoại tệ của BIDV Thăng Long đã đạt kết quả tốt. -Dịch vụ bảo lãnh: Dịch vụ áp dụng đối với các khách hàng cá nhân.Đây là dịch vụ truyền thống và cơ ƣu thế của BIDV Thăng Long,đặc biệt là trong lĩnh vực xây dựng cơ bản.BIDV sẽ nhận bảo lãnh thực hiện nghĩa vụ tài chính thay cho các tổ chức,doanh nghiệp khi tổ chức,doanh nghiệp đáp ứng đƣợc nhu cầu của BIDV. -Dịch vụ chuyển tiền và thanh toán quốc tế: Lựa chọn ngân hàng uy tín để thay mặt thanh toán và nhận tiền trong giao dịch quốc tế là mối quan tâm lớn của nhiều công ty xuất nhập khẩu.Hoạt động thanh toán của BIDV Thăng Long tƣơng đối ổn định,tốc độ thanh toán,chuyển tiền rất nhanh,an toàn,chính xác,đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng và nền kinh tế.Hoạt động chuyển tiền quốc tế tăng trƣởng tƣơng đối tốt về cả doanh số chuyển tiền đi và chuyển tiền đến. [Type text] Page 16 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp -Dịch vụ ngân quỹ -Dịch vụ đại lý -Dịch vụ bảo hiểm -Hoạt động bảo hiểm.. 2.2.2.Hoạt động tín dụng Về chất lƣợng tín dụng trƣớc những biến động khó lƣờng của nền kinh tế,chất lƣợng tín dụng của BIDV Thăng Long vẫn đƣợc kiểm soát chặt chẽ.Bên cạnh đó nó còn đƣợc cải thiện mạnh mẽ do BIDV đã thực hiện thu nợ vay chứng khoán,thắt chặt cho vay bất động sản,cơ cấu lại các khoản nợ gặp khó khăn do tác động của khủng hoảng tài chính thế giới theo chủ trƣơng của Chính phủ.Tập trung thu nợ xấu và thắt chặt đánh giá định hạng doanh nghiệp,cho vay có chọn lọc,kiểm soát chặt chẽ tăng trƣởng gắn với chất lƣợng tín dụng. 2.2.3.Hoạt động đầu tƣ Tiền gửi tiết kiệm cá nhân : an toàn và hiệu quả Tiền gửi tiết kiệm doanh nghiệp :an toàn,sinh lợi thuận tiện,hiệu quả trong thanh toán. Xét cơ cấu,các khoản đầu tƣ thuộc lĩnh vực kinh doanh chính(tài chính,ngân hàng,bảo hiểm và chứng khoán) và các dự án trọng điểm theo chỉ đạo của Chính phủ. II. THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY 1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của BIDV Thăng Long Năm 1991, Chi nhánh gồm 22 ngƣời đƣợc chia làm 3 phòng, đó là: - Phòng Tín dụng cấp phát và Kinh doanh . - Phòng Kế toán thƣờng vụ . - Phòng Tổ chức - Hành chính - ngân quỹ . a Tính đến thời điểm 30/06/2009 Chi nhánh có 13 phòng, ban; 7 phòng giao dịch và 3 điểm giao dịch; với 120 cán bộ công nhân viên, số cán bộ chủ chốt là 24 ngƣời trong đó Ban giám đốc gồm 3 ngƣời (một Giám đốc và hai Phó giám đốc) Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Đầu tƣ và Phát triển Việt Nam - Chi nhánh Thăng [Type text] Page 17 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Long đƣợc khái quát qua sơ đồ sau: MÔ HÌNH TỔ CHỨC CỦA BIDV THĂNG LONG PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH ĐIỂM GIAO DỊCH 5 tòa nhà F5 – khu đô thị Yên Hòa PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG KẾ HOẠCH TỔNG HỢP PHÒNG DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG DOANH NGHIỆP PHÒNG DỊCH VỤ 114 Hào Nam KHÁCH ĐIỂM GIAO DỊCH 9 Số 6 Lô A1 Khu 02 HÀNG CÁ NHÂN PHÒNG GIAO DỊCH 1 Đô thị Nghĩa Đô BAN 109 Nguyễn Chí Thanh GIÁM PHÒNG GIAO DỊCH A4 Làng Quốc tế Thăng Long 2 PHÒNG GIAO 110 Hồ Tùng Mậu DỊCH 3 PHÒNG GIAO 551 Kim Mã DỊCH 4 ĐỐC ĐIỂM GIAO DỊCH 7 PHÒNG GIAO DỊCH 8 Tòa B TTTM The Manner Mỹ Đình PHÒNG GIAO DỊCH 10 Đƣờng Phạm Văn Đồng PHÒNG TIỀN TỆ KHO QUỸ PHÒNG QUẢN LÝ RỦI RO PHÒNG QUẢN TRỊ TÍN DỤNG [Type text] Page 18 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 2. Chức năng nhiệm vụ từng phòng ban 2.1. Phòng quan hệ khách hàng 1 2.1.1.Công tác tiếp thị và phát triển khách hàng: 2.1.1.1.Tham mƣu,đề xuất chính sách,kế hoạch phát triển quan hệ khách hàng: -Xây dựng chính sách và các văn bản hƣớng dẫn thực hiện chính sách khách hàng,phát triển thị trƣờng,thị phần,triển khai các sản phẩm hiện có(tín dụng,dịch vụ ngân hàng,phi ngân hàng...)phù hợp với điều kiện cụ thể của chi nhánh và theo hƣớng dẫn của BIDV.Đề xuất cải tiến,phát triển các sản phẩm dành cho khách hàng doanh nghiệp tới Ban Phát triển sản phẩm và tài trợ thƣơng mại. -Xác định thị trƣờng mục tiêu,khách hàng mục tiêu,xây dựng và triển khai chƣơng trình,kế hoạch bán sản phẩm tháng/quý/năm và các giải pháp tiếp thị,marketing nhằm phát triển khách hàng,thị trƣờng,thị phần,quảng bá thƣơng hiệu,sản phẩm,dịch vụ theo mục tiêu của chi nhánh và của BIDV. -Đánh giá danh mục sản phẩm đối với các khách hàng doanh nghiệp,đề xuất khả năng khai thác các sản phẩm và kiến nghị về cải thiện sản phẩm dịch vụ của chi nhánh để đáp ứng yêu cầu của khách hàng và nâng cao khả năng cạnh tranh. 2.1.1.2.Trực tiếp tiếp thị và bán sản phẩm(sản phẩm bán buôn,tài trợ thƣơng mại,dịch vụ...) -Triển khai thực hiện chính sách khách hàng doanh nghiệp của BIDV phù hợp với đặc điểm khách hàng tại chi nhánh;tiếp thị,tìm hiểu nhu cầu,tìm kiếm khách hàng,dự án;tiếp nhận yêu cầu và ý kiến phản hồi của khách hàng.Phối hợp với các phòng liên quan,đề xuất với Giám đốc chi nhánh,cách giải quyết nhằm đáp ứng sự hài lòng của khách hàng và bán đƣợc nhiều sản phẩm. -Đầu mối phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện các biện pháp marketing,quảng bá thƣơng hiệu;bán sản phẩm,dịch vụ ngân hàng của chi nhánh/BIDV cho khách hàng(tín dụng,tài trợ thƣơng mại,dịch vụ,quản lý tiền mặt..).Xác định cơ hội thực hiện việc hợp tác sử dụng sản phẩm dịch vụ,xác định cơ [Type text] Page 19 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp cấu sản phẩm,dịch vụ phù hợp với yêu cầu của khách hàng tiến tới cung ứng trọn gới sản phẩm tài chính-ngân hàng(tín dụng,tài trợ thƣơng mại,tiền gửi,ngoại hối,thanh toán và các sản phẩm khác nhƣ bảo hiểm,dịch vụ tài chính doanh nghiệp,chứng khoán...)với tiện ích ngày càng cao. -Tham gia đề xuất xây dựng các sản phẩm mới,cải tiến nâng cao chất lƣợng,tiện ích các sản phẩm,dịch vụ đã có. -Tìm hiểu nhu cầu của khách hàng;tƣ vấn cho khách hàng lựa chọn sử dụng sản phẩm tín dụng,dịch vụ ngân hàng;phổ biến,hƣớng dẫn và giải đáp thắc mắc cho khách hàng về quy định,quy trình tín dụng,dịch vụ ngân hàng,đảm bảo phục vụ khách hàng một cách hiệu quả với tính chuyên nghiệp cao; 2.1.1.3Chịu trách nhiệm thiết lập,duy trì và phát triển quan hệ hợp tác với khách hàng và bán sản phẩm của ngân hàng: -Thiết lập,duy trì,quản lý và phát triển quan hệ với khách hàng hiện tại,khách hàng tiềm năng trong thi trƣờng mục tiêu;mở rộng nền khách hàng;đàm phán mở rộng các lĩnh vực hợp tác với khách hàng;chăm sóc toàn diện khách hàng,đảm bảo khách hàng đƣợc phục vụ đầy đủ với chất lƣợng ngày càng cao. -Thu thập,cập nhật hồ sơ,thông tin khách hàng. -Chịu trách nhiệm chính về việc bán sản phẩm.nâng cao thị phần của chi nhánh,tối ƣu hóa doanh thu và quản lý cân đối lãi/lỗ trong quan hệ khách hàng doanh nghiệp nhằm đạt lợi nhuận mục tiêu đề ra trên cơ sở đảm bảo phù hợp với chính sách và mức độ chấp nhận rủi ro của ngân hàng. 2.1.2.Công tác tín dụng: 2.1.2.1.Trực tiếp đề xuất hạn mức,giới hạn tín dụng và đề xuất tín dụng: -Thu thập thông tin,phân tích,thẩm định đánh giá dự án,khoản vay;Đối chiếu với các điều kiện tín dụng;đánh giá tài sản đảm bảo;phối hợp thẩm định đối với các dự án thuộc thẩm quyền đề xuất. -Lập báo cáo đề xuất tín dụng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt/chuyển Phòng Quản ly rủi ro rà soát,thẩm định rủi ro theo đúng quy trình cấp tín dụng của BIDV.Thông báo cho khách hàng về quyết định tín dụng của Chi nhánh/BIDV. [Type text] Page 20