Tài liệu Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hoá của chi nhánh tổng công ty cổ phần dịch vụ kỹ thuật dầu khí việt nam - công ty cảng dịch vụ dầu khí ptsc

LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài: Trong xu thế thương mại toàn cầu hoá cùng với sự phát triển nhiều hình thức vận tải mới trong những thập niên qua, vận tải quốc tế đang ngày càng thể hiện rõ vai trò quan trọng trong hoạt động thương mại quốc tế. Song hành cùng sự phát triển kinh tế là tăng trưởng trong hoạt động xuất nhập khẩu, do đó ngành giao nhận lại thêm nhiều cơ hội phát triển. Điều đó cho thấy tiềm năng phát triển dịch vụ giao nhận Việt Nam còn khá lớn. Vì vậy mà ngành giao nhận vận tải quốc tế ngày càng được hoàn thiện và phát triển hỗ trợ cho lĩnh vực Xuất Nhập Khẩu. Như chúng ta đã biết, Vũng Tàu là Thành phố của ngành công nghiệp Dầu Khí, cảng biển. Từ sau khi Việt Nam gia nhập WTO vào tháng 11 năm 2006. Điều này đã tạo điều kiện phát triển cảng biển cùng với các hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển,…tại Vũng Tàu đặc biệt là đối với ngành Dầu Khí. Cùng với đà phát triển chung, thì Tổng Công ty Cổ Phần Dịch vụ Kỹ thuật Dầu Khí-PTSC xây dựng căn cứ cảng Hạ Lưu Vũng tàu là Công Ty Cảng Dịch Vụ Dầu Khí PTSC ( PTSC Supply Base) nhằm cung cấp dịch vụ hậu cần cũng như các phương tiện, thiết bị vận chuyển, nâng hạ , các dịch vụ giao nhận,… phục vụ công tác sản xuất kinh doanh của các nhà thầu trong và ngoài nước đáp ứng cho việc khai khác dầu khí tại Việt Nam. Nhận thấy được tầm quan trọng của ngành giao nhận, vận tải bằng đường biển trong nền kinh tế hiện nay cũng như thế mạnh của Thành phố Vũng Tàu. Em đã xin thực tập tại Công ty Cảng DVDK-PTSC. Qua thời gian thực tập, tìm hiểu và nghiên cứu về hoạt động giao nhận tại công ty Cảng DVDK-PTSC, cùng với sự giúp đỡ của các anh chị nhân viên trong công ty, đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của Ths.Ngô Thúy Lân và Ths.Cao Huyền Minh nên em đã quyết định chọn đề tài: “Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa của Chi Nhánh Tổng Công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam – Công Ty Cảng Dịch Vụ Dầu Khí PTSC.” làm đề tài luận văn tốt nghiệp. 2. Mục tiêu nghiên cứu: Đề tài nhằm tìm hiểu rõ hơn về hoạt động giao nhận hàng hóa, vật tư, thiết bị phục vụ cho khoan và khai khác dầu khí bằng đường biển. Nghiên cứu những vấn đề chủ yếu của quy trình và thực trạng của hoạt động giao nhận của công ty từ đó tìm ra những ưu nhược điểm của hoạt động. Qua đó đưa ra một số giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn nữa hoạt động giao nhận của công ty trong thời gian tới, góp phần thúc đẩy sự phát triển của công ty. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Trang 1 Đối tượng đề tài nghiên cứu là Chi Nhánh Tổng Công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam – Công Ty Cảng Dịch Vụ Dầu Khí PTSC. Phạm vi chủ yếu mà đề tài nghiên cứu là quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển tại công ty Cảng DVDK-PTSC 4. Phƣơng pháp nghiên cứu Thông qua việc tìm hiểu về quá trình hoạt động của công và những lần đi thực tế, em nắm rõ hơn quy trình giao nhận hàng hóa tại cảng, cũng như học hỏi những kiến thức thực tế. - Phương pháp phân tích: Phân tích các thông số, dữ liệu liên quan đến công ty để biết được tình hình hoạt động của công ty, những kết quả mà công ty đã đạt được cũng như những phần công ty còn chưa hoàn thành. - Phương pháp thống kê: Thống kê, tìm hiểu các chỉ tiêu về số lượng giao nhận, các chỉ tiêu về kinh doanh, chỉ tiêu về thị trường giao nhận... - Phương pháp logic: Tổng hợp, đánh giá về tình hình hoạt động cũng như đưa ra giải pháp trên cơ sở khoa học và mang tính thực tiễn. 5. Kết cấu của luận văn Nội dung của báo cáo thực tập tốt nghiệp gồm 3 chương : Chƣơng 1: Giới thiệu chung và các điều kiện sản xuất kinh doanh chủ yếu của Công ty Cảng Dịch Vụ Dầu Khí – PTSC ( Cảng DVDK-PTSC) Chƣơng 2: Cơ sở lý thuyết Chƣơng 3: Thực trạng công tác tổ chức giao nhận hàng hóa tại Công Ty Cảng Dịch Vụ Dầu Khí –PTSC. Chƣơng 4: Giải pháp và kiến nghị để nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa của Công ty Cảng Dịch Vụ Dầu Khí-PTSC Trang 2 CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VÀ CÁC ĐIỀU KIỆN SẢN XUẤT KINH DOANH CHỦ YẾU CỦA CÔNG TY CẢNG DỊCH VỤ DẦU KHÍ – PTSC ( DVDK-PTSC) 1.1 Tình hình chung của công ty cảng Dịch Vụ Dầu Khí – PTSC 1.1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của Công ty Cảng DVDK-PTSC: Công ty Cảng Dịch Vụ Dầu Khí trực thuộc Tổng Công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ Thuật Dầu khí Việt Nam Đến ngày 02/03/1993 Tổng công ty dầu mỏ khí đốt Việt Nam ra Quyết định số 210/DK- TCNS – ĐT thành lập Xí Nghiệp Cảng Dịch Vụ Dầu Khí trực thuộc công ty Dịch Vụ Kỹ Thuật Dầu Khí với tên giao dịch quốc tế là Petroleum Technical Servives Corporation Supply Base ( viết tắt là PTSC Supply Base). Đến tháng 12 / 2006 Xí nghiệp cảng dịch vụ dầu khí chuyển sang hoạt động dưới hình thức công ty cổ phần. Bảng 1.1 : Bảng thông tin liên lạc của Cảng DVDK-PTSC Thông tin liên lạc Nội dung Tên công Công ty Cảng Dịch Vụ Dầu Khí PTSC Tổng giám đốc Dương Văn Đua Vốn điều lệ 876 tỷ đồng. Tên giao dịch quốc tế PTSC Supply Base Địa chỉ Số 65A, đường 30/4 phường Thắng Nhất, TP. Vũng Tàu, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu. Điện thoại 064.3838.104 Fax 064.3838.313 Email [email protected] Website https://www.ptsc.com.vn/vie/GT/Thanh-vien/CangDVDK Hình ảnh: Cảng Dịch Vụ Dầu Khí - PTSC ( DVDK-PTSC) Trang 3 1.1.2 Nhiệm vụ, chức năng của Công ty Cảng DVDK-PTSC. 1.1.2.1 Chức năng: Thực hiện công tác dịch vụ dầu khí phục vụ cho việc tìm kiếm, thăm dò khai thác dầu khí tại Việt Nam và nước ngoài. 1.1.2.2 Nhiệm vụ:  Công ty cảng có chức năng và nhiệm vụ chính nhƣ sau: - Quản lý, điều hành, kinh doanh, khai thác Cảng dịch vụ dầu khí; - Vận chuyển, bốc xếp và bảo quản hàng hoá - Kinh doanh vận tải đa phương thức trong và ngoài nước. - Cung cấp lap động chuyên ngành dầu khí. - Cung cấp các dịch vụ chế tạo, sửa chữa, bảo dưỡng cơ khí. - Cung cấp vật tư, thiết bị, thực phẩm phục vụ ngành dầu khí, đại lý tàu biển. - Cung cấp dịch vụ kiểm tra thử tải, kiểm tra không phá huỷ, xử lý nhiệt trước và sau khi hàn, cung cấp dịch vụ hạ thuỷ, nâng hạng nặng, cân. - Kinh doanh nhiên liệu, xăng dầu, dầu mỡ bôi trơn và các sản phẩm dầu khí. - Kinh doanh cho thuê văn phòng làm việc, kho tàng, nhà xưởng, phương tiện vận tải. - Kinh doanh phân đạm và hoá chất phục vụ nông nghiệp. - Kinh doanh các ngành nghề khác theo ngành nghề kinh doanh của Tổng công ty và các ngành nghề khác mà pháp luật không cấm. - Dịch vụ cung cấp hậu cần toàn cầu (SCM) 1.2 Cơ sở vật chất của Công ty Cảng DVDK-PTSC. 1.2.1 Điều kiện về cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty Cảng DVDK-PTSC: 1.2.1.1 Hệ thống kho bãi, văn phòng. Công ty cảng vận hành và khai thác căn cứ hậu cần dầu khí trên tả ngạn sông Dinh Vũng Tàu gồm nhiều kho bãi ngoài trời và kho hàng có mái che đã được phân định với tổng diện tích mặt bằng là 68,3 ha trong đó: - Kho bãi: Khu 21.6 hecta - Diện tích kho, bãi khai thác cho thuê: 390.000 m2. ( Chia thành 12 lô bãi) - Đường đi: 60.000 m2. - Rãnh kỹ thuật: 17.000 m2. 1.2.1.2 Về phƣơng tiện, thiết bị nâng hạ và vận tải: - Xe cẩu với sức nâng từ (30T-160T) : 10 cái - Xe tải Sơmi Rơmoóc:19 cái. - Xe nâng hàng:25 cái.  Nói chung việc bốc xếp hàng hóa và vận chuyển đều được cơ giới hóa. Hầu hết các thiết bị và phương có tuổi bình quân khoảng 5 năm, nên có khả năng đáp ứng tốt nhu cầu vận chuyển hàng hóa của khách hàng. Trang 4 1.3 Tình hình tổ chức quản lý sản xuất và lao động của Công ty Cảng DVDKPTSC 1.3.1 Tổ chức quản lý: - Kể từ ngày thành lập tới nay, đội ngũ cán bộ công nhân viên lao động trong Công ty luôn không ngừng tăng lên cả về chất và lượng. Cán bộ công nhân viên trong Công ty có năng lực, trình độ chuyên môn tốt, am hiểu nghiệp vụ... đảm bảo đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng 24/ 24h. - Tính đến thời điểm tháng 12/2009, tổng số cán bộ công nhân viên chức, người lao động của Công ty hiện có là: 540 ngưòi, trong đó: - Ban Giám đốc ( 5 người), 9 Trưởng phòng, 5 Đội trưởng, 1 xưởng trưởng. - Trình độ học vấn của cán bộ công nhân viên trong Công ty:1 Thạc sĩ, 69 Kỹ sư, 50 Cử nhân, 1 Bác sĩ còn lại là công nhân kỹ thuật. - Việc quản lý tại Công ty PTSC Supply Base được thực hiện theo mô hình chức năng như sau: Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy Công Ty Cảng Dịch Vụ Dầu Khí- PTSC (Xin xem phụ lục 1 đính kèm) Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, đội, xƣởng trong Công ty:  Phòng Tổ chức Nhân sự: - Chức năng:Giúp Giám đốc Công ty quản lý, điều hành công tác tổ chức nhân sự, lao động tiền lương, đào tạo, thi đua khen thưởng - kỷ luật trong toàn Công ty. - Nhiệm vụ:  Nghiên cứu, đề xuất mô hình, cơ cấu tổ chức của Công ty. Xây dựng và triển khai thực hiện các quy chế, nội quy liên quan đến công tác tổ chức nhân sự, lao động tiền lương của Công ty.  Lập kế hoạch sử dụng, đánh giá, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển cán bộ; thực hiện công tác đánh giá, nhận xét cán bộ hằng năm, tổng hợp các báo cáo về đội ngũ cán bộ.  Thực hiện công tác quản lý nhân lực: Bao gồm tuyển dụng, tiếp nhận, điều động lao động, theo dõi sự biến động nhân sự trong toàn Công ty và quản lý hồ sơ cán bộ.  Quản lý hợp đồng lao động, làm các thủ tục ký kết hợp đồng lao động theo quy của Pháp luật; Thực hiện công tác Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các loại bảo hiểm khác theo quy định hiện hành của Nhà nước và Công ty.  Thực hiện các nhiệm vụ khác do ban Giám đốc giao.  Phòng Hành chính: - Chức năng: Quản lý, điều hành công tác quản trị, hành chính, văn thư lưu trữ của Công ty - Nhiệm vụ:  Tổ chức, quản lý và điều hành công tác văn thư, lưu trữ tài liệu thông tin liên lạc. Hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư, thông tin liên lạc và lưu trữ tài liệu ở các bộ phận trực thuộc Công ty. Trang 5  -  - -  -  Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc văn phòng làm việc cho bộ máy điều hành của Công ty.  Quản lý điều hành xe ô tô con phục vụ các hoạt động của Công ty.  Giao dịch với địa phương liên quan tới vấn đề quản lý đô thị an ninh - quốc phòng, bảo vệ, phòng cháy chữa cháy, các hoạt động nhân đạo từ thiện.  Thực hiện các công việc khác do Giám đốc giao. Phòng Kế hoạch - Đầu tƣ Chức năng:Nghiên cứu và tiến hành xây dựng các dự án đầu tư phương tiện thiết bị, các dự án đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng, các công trình XDCB của Công ty. Nhiệm vụ:  Nghiên cứu, tổng hợp, phân tích, đánh giá và đề xuất các chủ trương, biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý kinh tế của Công ty.  Thực hiện sửa chữa, bảo dưỡng văn phòng, kho bãi, nhà xưởng.  Thực hiện các nhiệm vụ khác được Giám đốc Công ty giao. Phòng Tài chính – Kế toán: Chức năng: Tiến hành công tác tài chính kế toán theo đúng Luật Kế toán, các chuẩn mực kế toán và các qui định của Nhà nước đảm bảo phản ánh toàn bộ các hoạt động kinh tế của Công ty. Tổ chức và quản lý, kiểm tra công tác tài chính kế toán phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh và sự phát triển của Công ty Nhiệm vụ:  Ghi chép tính toán, phản ánh số liệu hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.  Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, thu nộp, thanh toán, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng các loại tài sản, vật tư, tiền vốn, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những vi phạm pháp luật, chính sách chế độ tài chính của Nhà nước.  Lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu và quản lý tập trung thống nhất số liệu kế toán thống kê và cung cấp số liệu đó cho các bộ phận liên quan trong Công ty và cho các cơ quan quản lý cấp trên theo qui định.  Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc phân công. Phòng Điều độ sản xuất: Chức năng:Phối hợp hàng ngày với các phòng ban chức năng và các Đội, Xưởng triển khai thực hiện hợp đồng - dịch vụ theo chức năng, nhiệm vụ của mình. Nhiệm vụ:  Phối hợp đồng bộ với các phòng ban chức năng, đội, xưởng sản xuất liên quan và điều hành, triển khai các hợp đồng đã ký nhằm đảm bảo tiến độ và chất lượng dịch vụ.  Lập các chứng từ pháp lý và các báo cáo từ khâu tiếp nhận yêu cầu đến kết quả thực hiện các hợp đồng dịch vụ làm cơ sở cho công tác thanh lý các hợp đồng dịch vụ và thanh quyết toán tài chính của Công ty. Trang 6  -  - -  -  Thực hiện các yêu cầu khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc Công ty. Phòng An toàn chất lƣợng: Chức năng, nhiệm vụ:  Lập kế hoạch, kiểm tra, giám sát việc thực hiện bảo hộ lao động và tuân thủ hệ thống Quản lý An toàn, Sức khỏe và Môi trường theo tiêu chuẩn ISO 9001; 2000, OHSAS 18001: 1999 và ISO 14001: 2004.  Theo dõi tiến trình thực hiện Hệ thống quản lý Chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 trong các hoạt động thuộc Công ty Cảng Dịch vụ Dầu khí  Sửa đổi, cập nhật các Hệ thống Quản lý thuộc hệ thống quản lý thích hợp áp dụng cho Công ty Cảng Dịch Vụ Dầu Khí, bao gồm Hệ thống Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000, Hệ thống Quản lý Chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 và Hệ thống Quản lý Môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004.  Lập các báo cáo về an toàn, sức khỏe và môi trường.  Tiến hành đào tạo chuyên sâu về an toàn, sức khỏe, môi trường cho các đối tượng liên quan.  Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Công ty giao. Phòng Thƣơng mại: Chức năng:  Xây dựng chiến lược tiếp thị, giá cả dịch vụ để mở rộng thị trường cung cấp dịch vụ của Công ty.  Làm đầu mối quan hệ với các nhà thầu dầu khí và khách hàng trong nước. Nhiệm vụ:  Nghiên cứu thị trường khách hàng.  Tổ chức gọi thầu, chào thầu, đấu thầu và xét thầu, dự thầu các dự án dưới sự chỉ đạo của Giám Đốc Công ty theo phân công cấp Công ty.  Tiến hành đàm phán các hợp đồng kinh tế trong và ngoài nước theo sự phân cấp quản lý của Công ty.  Nhiệm vụ khác do Giám đốc phân công. Phòng Kinh doanh phát triển dịch vụ: Chức năng:Tổ chức, quản lý và thực hiện công tác phát triển kinh doanh dịch vụ của Công ty. Nhiệm vụ:  Tham mưu cho Ban giám đốc công ty hoạch định các chính sách, chiến lược và kế hoạch phát triển kinh doanh, dịch vụ mới trong nước và dịch vụ ra nước ngoài.  Tìm kiếm, liên hệ, đàm phán, chuẩn bị hợp đồng với các nhà cung cấp trong và ngoài nước để thực hiện việc cung cấp hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng.  Chủ trì các công tác chào giá, tham gia đấu thầu các dự án, cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Trang 7  Phòng Kỹ thuật- Vật tƣ: - Chức năng:  Tham mưu cho Giám đốc và các bộ phận trong hoạt động và quản lý vật tư.  Hỗ trợ hoạt động SXKD của Công ty thông qua các hoạt động: cung cấp vật tư, máy móc thiết bị, sửa chữa bảo dưỡng. - Nhiệm vụ:  Quản lý, tiếp nhận, bảo quản, cấp phát, thu hồi vật tư - thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty  Kết hợp các phòng ban chức năng kiểm tra, đánh giá giá trị còn lại những TSCĐ và máy móc thiết bị của Công ty.  Phối hợp các phòng ban thanh lý TSCĐ không còn sử dụng.  Phối hợp các phòng ban chức năng khác để phục vụ sản xuất và cung ứng dịch vụ cho khách hàng  Thực hiện các công việc khác do Giám đốc Công ty giao.  Xƣởng cơ khí: - Chức năng:Tư vấn và tham mưu về phương diện kỹ thuật, sử dụng, bảo dưỡng và sửa chữa cơ khí cho Ban Giám Đốc và các phòng ban khác trong Công ty. - Nhiệm vụ:  Sửa chữa, bảo dưỡng các thiết bị cơ khí trong Công ty như: xe cẩu, xe tải, xe nâng, xe con, máy phát điện, máy bơm nước...  Sửa chữa, phun cát, phun sơn và gia công các container và các cấu kiện kim loại của Công ty.  Dịch vụ sửa chữa, gia công các cấu kết kim loại và cung cấp vật tư, thiết bị cơ khí cho khách hàng.  Đảm bảo an toàn về vệ sinh môi trường trong khu vực Xưởng quản lý.  Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc phân công.  Đội bảo vệ: Xây dựng các phương án, nội quy, qui chế bảo vệ Công ty, phương án PCCC. - Nhiệm vụ:  Tổ chức tuần tra canh gác 24/24 trong khu vực cũng như vùng nước Cảng quản lý, kiểm tra kiểm soát phương tiện, vật tư, hàng hóa ra vào Cảng.  Phối hợp với các phòng ban trong Công ty và các cơ quan nghiệp vụ trong việc quản lý chất dễ cháy nổ, chất độc hại để có phương án, kế hoạch bảo vệ phù hợp.  Phối hợp chặt chẽ với công an phường 9, công an cửa khẩu và các đơn vị liên quan xây dựng khu vực an toàn về an ninh chính trị.  Thực hiện các công việc khác do Giám đốc Công ty giao.  Đội Điều độ Cảng: - Chức năng:Hướng dẫn, điều phối các tàu thuyền ra vào Cảng. - Nhiệm vụ: Trang 8  Nhận nhiệm vụ kế hoạch từ Ban Giám đốc Công ty, phối hợp với phòng ĐĐ& SX triển khai công việc, chuẩn bị sắp xếp cầu cảng cho tàu ra, vào và đảm bảo an toàn tuyệt đối.  Kết hợp với Đại lý tàu, Hoa tiêu cảng vụ và các nhà thầu dầu khí đảm bảo điều hành cho tất cả các tàu ra vào Cảng được an toàn và đúng kế hoạch.  Đội Xếp dỡ: - Chức năng:  Quản lý, điều hành hoạt động xếp dỡ hàng hóa tại Cảng Dịch Vụ Dầu Khí.  Cung cấp nhân lực cho khách hàng theo yêu cầu của Công ty. - Nhiệm vụ:  Đảm bảo công tác xếp dỡ hàng hóa tại Cảng tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu về an toàn, đúng tiến độ.  Bố trí, phân công công việc hợp lý, đảm bảo nhiệm vụ sản xuất thông suốt, liên tục 24/24 giờ.  Thực hiện các công việc khác do Giám đốc phân công.  Đội Thiết bị: - Chức năng: Quản lý và điều hành hoạt động của đội QLCPVT & XD gồm: Xe tải, xe cẩu, xe nâng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ của Công ty Cảng Dịch Vụ Dầu Khí. - Nhiệm vụ:  Điều động phương tiện, điều khiển phương tiện đảm bảo công tác dịch vụ 24/24 giờ an toàn và có hiệu quả.  Theo dõi hoạt động hàng ngày của các phương tiện để làm cơ sở cho kế hoạch duy tu, bảo dưỡng, sửa chữa, các phương tiện kịp thời và làm cơ sở cho quyết toán nhiên liệu cho các phương tiện.  Thực hiện các công việc khác do Giám đốc giao.. 1.3.2 Tổ chức sản xuất và chế độ làm việc: 1.3.2.1 Tổ chức sản xuất. Đối với vận chuyển hàng hoá thông thường: sau khi Ban Giám đốc cùng phòng thương mại, phòng kế hoạch ký hợp đồng về vận chuyển - xếp dỡ hàng hoá thì phòng kế hoạch điều độ sản xuất có trách nhiệm thực hiện hợp đồng đó. Phòng kế hoạch điều độ sản xuất sẽ phân công công việc cho Đội xếp dỡ và Đội phương tiện. Đội trưởng , Đội phó Đội xếp dỡ sẽ trực tiếp phân công số lượng công nhân làm, thời gian làm, ca làm. Đội trưởng, phó Đội phương tiện sẽ bố trí xe, người phục vụ cho xếp dỡ. Trong quá trình vận chuyển - xếp dỡ luôn có một nhân viên an toàn theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện các qui định về an toàn lao động. Trang 9 Đối với vận chuyển - xếp dỡ hang siêu trường siêu trọng : Tổ chức sản xuất sẽ dựa vào một qui trình riêng được lập chi tiết, cụ thể tuỳ thuộc vào từng loại hàng. Đội quản lý phương tiện Đội xếp dỡ Công nhân 1 Công nhân 2 Phương tiện 1 ……. Phương tiện 2 ……. Hình 1.3: Sơ đồ tổ chức sản xuất ở đội 1.3.2.2 Chế độ làm việc.  Chế độ làm việc của Công ty đƣợc áp dụng nhƣ sau: - Khối quản lý: chế độ làm việc được thực hiện theo đúng qui định của Bộ lao động thương binh và xã hội. Khối này làm việc 8h/ ngày và một tuần 5 ngày, tổng số giờ làm việc một tuần là 40 h. Thời gian làm việc như vậy là tương đối hợp lý vì cán bộ công nhân viên có 2 ngày cuối tuần để nghỉ tái sản xuất sức lao động. - Khối sản xuất trực tiếp: Để công việc vận chuyển - xếp dỡ diễn ra đúng tiến độ thời gian thì khối này sẽ được bố trí làm việc theo ca. Số lượng công nhân trong một ca được bố trí nhiều hay ít tuỳ thuộc vào khối lượng công việc là nhiều hay ít. - Lịch phân ca khối sản xuất: CaI (s): 6h – 12h ; caI (c): 12h – 18h ; ca II : 18h – 24h;0h-6h. 1.3.2.3 Tổ chức lao động Đặc điểm kinh doanh của Công ty là quàn lý, điều hành kinh doanh, khai thác Cảng và cung cấp dịch vụ, nên đòi hỏi nhân viên phải có trình độ chuyên sâu về chuyên môn phụ trách và có nhiều kinh nghiệm để làm việc… 1.3.3 Công tác sản xuất kinh doanh dịch vụ: 1.3.3.1 Dịch vụ căn cứ Cảng: Duy trì thực hiện tốt và đáp ứng kịp thời các yêu cầu về dịch vụ kho bãi, văn phòng, nhà xưởng… cho tất cả các Công ty và nhà thầu Dầu khí: JVPC, TNK, Hoàn Vũ, KNOC, Premier Oil, Cửu Long-PVEP, Petronas, Đại Hùng ... Cung cấp đầy đủ dịch vụ (kho bãi, nhà xưởng, phương tiện, thiết bị …) và phục vụ đúng tiến độ cho các Dự án Thăng Long Đông Đô, Dừa, Sư Tử Trắng, Biển Đông… Thực hiện cung ứng dịch vụ SCM tới tất cả các khách hàng là nhà thầu Dầu khí trong và ngoài nước. Tiếp nhận tàu cập và xuất Cảng an toàn hiệu quả, thực hiện bốc xếp dỡ hàng hóa đảm bảo an toàn, phát triển tốt dịch vụ cơ khí và cung ứng vật tư, thiết bị cho các Trang 10 nhà thầu Dầu khí trong khu căn cứ Cảng DVDK (trong năm 2009, đã thực hiện dịch vụ trên 2.000 lượt tàu). 1.3.3.2 Dịch vụ lao động: Cung ứng đầy đủ và kịp thời nhân lực cho các nhà thầu Dầu khí hoạt động ngoài giàn khoan và tất cả các nhà thầu Dầu khí trong khu căn cứ, được khách hàng đánh giá cao về chất lượng nguồn nhân lực. 1.3.3.3 Dịch vụ khác: Ngoài những dịch vụ chính Công ty Cảng còn cung cấp và phát triển nhiều loại hình dịch vụ khác, được khách hàng đánh giá cao về chất lượng dịch vụ cung cấp như: Dịch vụ Dự án (Hạ thủy, cân, NDT..) - Dịch vụ cho thuê phương tiện (Xe cẩu, xe nâng) - Dịch vụ cung cấp vật tư thiết bị ngành Dầu khí, dịch vụ cơ khí - Dịch vụ cung cấp nước ngọt, nhiên liệu, … - Đồng thời tiến hành công tác tiếp thị dịch vụ, hoàn thiện mạng lưới đối tác trong và ngoài nước cũng như hoàn thiện các khâu trong chuỗi cung ứng dịch vụ SCM: Giao nhận, hải quan, bảo dưỡng thiết bị… KẾT LUẬN CHƢƠNG 1 Công ty Cảng DVDK-PTSC là công ty trực thuộc Tổng Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Kỹ Thuật Dầu Khí Việt Nam. Với hơn 15 năm hoạt động trong ngành dầu khí, Công ty đã xây dựng được thương hiệu và vị thế đứng nhất định của mình trên thị trường. Là đơn vị cảng chuyên cung cấp thực hiện các công tác hậu cần phục vụ cho việc tìm kiếm, thăm dò, khai thác dầu khí tại Việt Nam và nước ngoài. Với quy mô hoạt động cùng với hệ thống cơ sở vật chất đủ điều kiện phục vụ cho việc quản lý, điều hành và kinh doanh khai thác dầu khí. Qua chương này, giúp em hiểu thêm về những vấn đề cơ bản của Công ty. Từ đó để đi sâu phân tích các vấn đề nghiên cứu của đề tài. Trang 11 CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1 Khái quát chung về giao nhận 2.1.1 Định nghĩa về giao nhận và ngƣời giao nhận  Định nghĩa về giao nhận: Giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng). Người giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác.  Định nghĩa về ngƣời giao nhận: - Người kinh doanh dịch vụ giao nhận gọi là người giao nhận – forwarder - Đại lý làm dịch vụ giao nhận gọi là Forwarding Agent. - Người giao nhận có thể là chủ hàng – shipper, chủ tàu – ship’s owner, công ty xếp dỡ – stevedoring company, kho hàng hay bất kỳ một người nào làm việc giao nhận hàng hóa. 2.1.2 Quyền hạn, nghĩa vụ của ngƣời giao nhận: Ðiều 167 Luật thương mại quy định, người giao nhận có những quyền và nghĩa vụ sau đây: - Nguời giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác. - Thực hiện đầy đủ nghiã vụ của mình theo hợp đồng - Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng. - Sau khi ký kết hợp đồng, nếu thấy không thể thực hiện được chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo cho khách hàng để xin chỉ dẫn thêm. - Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp đồng không thoả thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng. 2.1.3 Nội dung cơ bản của nghiệp vụ giao nhận : Bao gồm bốn nội dung cơ bản sau đây: - Nhận ủy thác giao nhận vận tải trong và ngoài nước bằng các phương tiện vận tải khác nhau với các loại hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng hội chợ, hàng triển lãm, ngoại giao, quá cảnh, công trình, hàng tư nhân đóng trong container, hàng bao kiện rời,… - Làm đầu mối vận tải đa phương thức, kết hợp sử dụng nhiều phương tiện vận tải để đưa hàng đi bất cứ nơi nào theo yêu cầu của chủ hàng. - Thực hiện mọi dịch vụ có liên quan đến giao nhận, vận tải như lưu cước tàu chợ, thuê tàu chuyến, thuê phương tiện vận tải khác, mua bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu, bảo quản hàng, tái chế, đóng gói, thu gom hoặc chia lẻ hàng. Thuê Trang 12 - hoặc cho thuê vỏ container giao hàng đến tận cơ sở sản xuất hoặc địa điểm tiêu thụ. Làm tư vấn cho nhà kinh doanh xuất nhập khẩu về mọi vấn đề liên quan đến giao nhận, vận tải, bảo hiểm. Nhận ủy thác xuất nhập khẩu và thu gom hàng hóa xuất nhập khẩu. 2.2 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng biển: 2.2.1 Đối với hàng xuất khẩu:  Ðối với hàng hoá không phải lƣu kho bãi tại cảng: Ðây là hàng hoá XK do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các nơi trong nước để xuất khẩu, có thể để tại các kho riêng của mình chứ không qua các kho của cảng. Từ kho riêng, các chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác có thể giao trực tiếp cho tàu. Các bước giao nhận cũng diễn ra như đối với hàng qua cảng. - Ðưa hàng đến cảng: do các chủ hàng tiến hành. - Làm các thủ tục xuất khẩu, giao hàng cho tàu. Chủ hàng ngoại thương phải đăng ký với cảng về máng, địa điểm, cầu tàu xếp dỡ. Làm các thủ tục liên quan đến xuất khẩu như hải quan, kiểm dịch... Tổ chức vận chuyển, xếp hàng lên tàu. Liên hệ với thuyền trưởng để lấy sơ đồ xếp hàng. Tiến hành xếp hàng lên tàu do công nhân của cảng làm, nhân viên giao nhận phải theo dõi quá trình để giải quyết các vấn đề xảy ra, trong đó phải xếp hàng lên tàu và ghi vào tally sheet (phiếu kiểm kiện). Lập biên lai thuyền phó ghi số lượng, tình trạng hàng hoá xếp lên tàu (là cơ sở để cấp vận đơn). Biên lai phải sạch. Người chuyên chở cấp vận đơn, do chủ hàng lập và đưa thuyền trưởng ký, đóng dấu. Lập bộ chứng từ thanh toán tiền hàng được hợp đồng hoặc L/C quy định. Thông báo cho người mua biết việc giao hàng và phải mua bảo hiểm cho hàng hoá (nếu cần). Tính toán thưởng phát xếp dỡ hàng nhanh chậm .  Ðối với hàng phải lƣu kho bãi của cảng: Ðối với loại hàng này, việc giao hàng gồm hai bước lớn: chủ hàng ngoại thương (hoặc người cung cấp trong nước) giao hàng XK cho cảng, sau đó cảng tiến hành giao hàng cho tàu. *Giao hàng XK cho cảng bao gồm các công việc: Trang 13 - Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác ký kết hợp đồng lưu kho bảo quản hàng hoá với cảng. Trước khi giao hàng cho cảng, phải giao chi cảng các giấy tờ: Danh mục hàng hoá XK (cargo list) Thông báo xếp hàng của hãng tàu cấp ( shipping order) nếu cần. Chỉ dẫn xếp hàng (shipping note) - Giao hàng vào kho, bãi cảng *Cảng giao hàng cho tàu: Trước khi giao hàng cho tàu, chủ hàng phải: Làm các thủ tục liên quan đến XK: hải quan, kiểm dịch, kiểm nghiệm (nếu có) Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến (ETA), chấp nhận NOR. - Giao cho cảng sơ đồ xếp hàng Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu. Trước khi xếp, phải tổ chức vận chuyển hàng từ kho ra cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số máng xếp hàng, bố trí xe và công nhân và người áp tải nếu cần. Tiến hành bốc và giao hàng cho tàu. Việc xếp hàng lên tàu do công nhân cảng làm. Hàng sẽ được giao cho tàu dưới sự giám sát của đại diện hải quan. Trong quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm của cảng phải ghi số lượng hàng giao vào Tally Report, cuối ngày phải ghi vào Daily Report và khi xếp xong một tàu, ghi vào Final Report. Phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi kết quả vào Tally Sheet. Việc kiểm đếm cũng có thể thuê nhân viên của công ty kiểm kiện. - Khi giao nhận xong một lô hoặc toàn tàu, cảng phải lấy biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt) để trên cơ sở đó lập vận đơn (B/L) - Lập bộ chứng từ thanh toán: Căn cứ vào hợp đồng mua bán và L/C, nhân viên giao nhận phải lập hoặc lấy các chứng từ cần thiết tập hợp thành bộ chứng từ, xuất trình cho ngân hàng để thanh toán tiền hàng. Nếu thanh toán bằng L/C thì bộ chứng từ thanh toán phải phù hợp một cách máy móc với L/C và phải phù hợp với nhau và phải xuất trình trong thời hạn hiệulực của L/C.  Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hànghoá (nếu cần). Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho.... Tính toán thưởng phạt xếp dỡ, nếu có. Ðối với hàng XK đóng trong container: Trang 14 *Nếu gửi hàng nguyên (FCL) Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác điền vào booking note và đưa cho đại diện hãng tàu để xin ký cùng với bản danh mục XK (cargo list) Sau khi đăng ký booking note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container để chủ hàng mượn. Chủ hàng lấy container rỗng về địa điềm đóng hàng của mình. Mời đại diện hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám đinh (nếu có) đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container. Sau khi đóng xong, nhân viên hải quan sẽ niêm phong, kẹp chì container. - Chủ hàng vận chuyển và giao container cho tàu tại CY quy định, trước khi hết thời gian quy định (closing time) của từng chuyến tàu (thường là 8 tiếng trước khi tàu bắt đầu xếp hàng) và lấy biên lai nhận container để chở MR. - Sau khi container đã xếp lên tàu thì mang MR để đổi lấy vận đơn. *Nếu gửi hàng lẻ (LCL): Chủ hàng gửi booking note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về hàng XK. Sau khi booking note được chấp nhận, chủ hàng sẽ thoả thuận với hãng tàu về ngày, giờ, địa điểm giao nhận hàng. Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác mang hàng đến giao cho người chuyên chở hoặc đại lý taị CFS hoặc ICD quy định. Các chủ hàng mời đại diện hải quan kiểm tra, kiểm hoá, giám sát việc đóng hàng vào container của người chuyên chở hoặc người gom hàng. Sau khi hải quan niên phong kẹp chì container, chủ hàng hoàn thành nốt thủ tục để bốc container lên tàu và yêu cầu cấp vận đơn. Người chuyên chở cấp biên lai nhận hàng hoặc một vận đơn chung chủ Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến. 2.2.2 Đối với hàng nhập khẩu:  Ðối với hàng không phải lƣu kho, bãi tại cảng. - Trong trường hợp này, chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác đứng ra giao nhận trực tiếp với tàu.Ðể có thể tiến hành dỡ hàng, 24 giờ trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu, chủ hàng phải trao cho cảng một số chứng từ. - Chủ hàng xuất trình vận đơn gốc cho đại diện của hãng tàu trực tiếp nhận hàng từ tàu và lập các chứng từ cần thiết trong quá trình nhận hàng - Khi dỡ hàng ra khỏi tàu, chủ hàng có thể đưa về kho riêng để mời hải quan kiểm hoá. Nếu hàng không có niêm phong cặp chì phải mời hải quan áp tải về kho Làm thủ tục hải quan. - Chuyên chở về kho hoặc phân phối hàng hoá  Ðối với hàng phải lƣu kho, lƣu bãi tại cảng Trang 15 * Cảng nhận hàng từ tàu: Dỡ hàng và nhận hàng từ tàu (do cảng làm) Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận (nhân viên giao nhận phải cùng lập). Ðưa hàng về kho bãi cảng. *Cảng giao hàng cho các chủ hàng Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O - delivery order). Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao 3 bản D/O cho ngƣời nhận hàng. Chủ hàng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai. Chủ hàng mang biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng hoá đơn và phiếu đóng gói đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, tại đây lưu 1 bản D/O. Chủ hàng mang 2 bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ 1D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng. Làm thủ tục hải quan. 2.3 Các chứng từ liên quan đến giao nhận hàng hóa XNK tại cảng. Giao nhận hàng hoá XNK bằng đường biển đòi hỏi rất nhiều loại chứng từ. Việc phân loại chứng từ có ý nghĩa quan trọng trong quản lý và sử dụng chúng. Ðể đơn giản và tiện theo dõi, chúng ta có thể phân thành hai loại:  Chứng từ dùng trong giao hàng xuất khẩu.  Chứng từ dùng trong nhận hàng nhập khẩu. 2.3.1 Chứng từ dùng trong giao nhận hàng XK: Khi xuất khẩu hàng hoá bằng đường biển, người giao nhận được uỷ thác của người gửi hàng lo liệu cho hàng hoá từ khi thông quan cho đến khi hàng được xếp lên tàu. Các chứng từ sử dụng trong quá trình này cụ thể như sau:  Chứng từ hải quan  Chứng từ với cảng và tàu  Chứng từ khác  Chứng từ hải quan: - 01 bản chính văn bản cho phép xuất khẩu của Bộ thương mại hoặc Bộ quản lý chuyên ngành (đối với hàng xuất khẩu có điều kiện) để đối chiếu với bản sao phải nộp. - 02 bản chính tờ khai hải quan hàng xuất khẩu.01 bản sao hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc giấy tờ có giá trị tương đương như hợp đồng. - 01 bản giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp (chỉ nộp một lần khi đăng ký làm thủ tục cho lô hàng đầu tiên tại mỗi điểm làm thủ tục hải quan). Trang 16 - 02 bản chính bản kê chi tiết hàng hoá (đối với hàng không đồng nhất).  Chứng từ với cảng và tàu : Ðược sự uỷ thác của chủ hàng. Người giao nhận liên hệ với cảng và tàu để lo liệu cho hàng hóa được xếp lên tàu. Các chứng từ được sử dụng trong giai đoạn này gồm:  Chỉ thị xếp hàng (shipping note)  Biên lai thuyền phó (Mate’s receipt)  Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading)  Bản lược khai hàng hoá (Cargo Manifest)  Phiếu kiểm đếm (Dock sheet Tally sheet)  Sơ đồ xếp hàng (Ship’s stowage plan)  Chỉ thị xếp hàng: Ðây là chỉ thị của người gửi hàng cho công ty vận tải và cơ quan quản lý cảng, công ty xếp dỡ, cung cấp những chi tiết đầy đủ về hàng hoá được gửi đến cảng để xếp lên tàu và những chỉ dẫn cần thiết.  Biên lai thuyền phó Biên lai thuyền phó là chứng từ do thuyền phó phụ trách về gửi hàng cấp cho người gửi hàng hay chủ hàng xác nhận tàu đã nhận xong hàng. Việc cấp biên lai thuyền phó là một sự thừa nhận rằng hàng đã được xếp xuống tàu, đã được xử lý một cách thích hợp và cẩn thận. Do đó trong quá trình nhận hàng người vận tải nếu thấy tình trạng bao bì không chắc chắn thì phải ghi chú vào biên lai thuyền phó. Dựa trên cơ sở biên lai thuyền phó, thuyền trưởng sẽ ký phát vận đơn đường biển là tàu đã nhận hàng để chuyên chở.  Vận đơn đƣờng biển Vận đơn đường biển là một chứng từ vận tải hàng hoá bằng đường biển do người chuyên chở hoặc đại diện của họ cấp cho người gửi hàng sau khi đã xếp hàng lên tàu hoặc sau khi đã nhận hàng để xếp. Vận đơn đường biển là một chứng từ vận tải rất quan trọng, cơ bản về hoạt động nghiệp vụ giữa người gửi hàng với người vận tải, giữa người gửi hàng với người nhận hàng. Nó có tác dụng như là một bằng chứng về giao dịch hàng hoá, là bằng chứng có hợp đồng chuyên chở.  Bản khai lƣợc hàng hoá Ðây là bản lược kê các loại hàng xếp trên tàu để vận chuyển đến các cảng khác nhau do đại lý tại cảng xếp hàng căn cứ vào vận đơn lập nên. Bản lược khai phải chuẩn bị xong ngày sau khi xếp hàng, cũng có thể lập khi đang chuẩn bị ký vận đơn, dù sao cũng phải lập xong và ký trước khi làm thủ tục cho tàu rời cảng. Bản lược khai cung cấp số liệu thông kê về xuất khẩu cũng như nhập khẩu và là cơ sở để công ty vận tải (tàu) dùng để đối chiếu lúc dỡ hàng.  Phiếu kiểm đếm: Trang 17 Dock sheet là một loại phiếu kiểm đếm tại cầu tàu trên đó ghi số lượng hàng hoá đã được giao nhận tại cầu. Tally sheet là phiếu kiểm đếm hàng hoá đã xếp lên tàu do nhân viên kiểm đếm chịu trách nhiệm ghi chép. Công việc kiểm đếm tại tàu tuỳ theo quy định của từng cảng còn có một số chứng từ khác như phiếu ghi số lượng hàng, báo cáo hàng ngày.... Phiếu kiểm đếm là một chứng từ gốc về số lượng hàng hoá được xếp lên tàu. Do đó bản sao của phiếu kiểm đếm phải giao cho thuyền phó phụ trách về hàng hoá một bản để lưu giữ, nó còn cần thiết cho những khiếu nại tổn thất về hàng hoá sau này.  Sơ đồ xếp hàng: Ðây chính là bản vẽ vị trí sắp xếp hàng trên tàu. Nó có thể dùng các mà khác nhau đánh dấu hàng của từng cảng khác nhau để dễ theo dõi, kiểm tra khi dỡ hàng lên xuống các cảng. Khi nhận được bản đăng ký hàng chuyên chở do chủ hàng gửi tới, thuyền trưởng cùng nhân viên điều độ sẽ lập sơ đồ xếp hàng mục đích nhằm sử dụng một cách hợp lý các khoang, hầm chứa hàng trên tàu cân bằng trong quá trình vận chuyển.  Các chứng từ khác Ngoài các chứng từ xuất trình hải quan và giao dịch với cảng, tàu, người được sự uỷ thác của chủ hàng lập hoặc giúp chủ hàng lập những chứng từ về hàng hoá, chứng từ về bảo hiểm, chứng từ về thanh toán... Trong đó có thể đề cập đến một số chứng từ chủ yếu sau:  Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin)  Hoá đơn thương mại (Commercial invoice)  Phiếu đóng gói (Packing list)  Giấy chứng nhận số lương/trọng lượng (Certificate of quantity/weight)  Chứng từ bảo hiểm  Giấy chứng nhận xuất xứ Giấy chứng nhận xuất xứ là một chứng từ ghi nơi sản xuất hàng do người xuất khẩu kê khai, ký và được người của cơ quan có thẩm quyền của nước người xuất khẩu xác nhận. Chứng từ này cần thiết cho cơ quan hải quan để tuỳ theo chính sách của Nhà nước vận dụng các chế độ ưu đãi khi tính thuế. Nó cũng cần thiết cho việc theo dõi thực hiện chế độ hạn ngạch. Ðồng thời trong chừng mực nhất định, nó nói lên phẩm chất của hàng hoá bởi vì đặc điểm địa phương và điều kiện sản xuất có ảnh hưởngmtới chất lượng hàng hoá. Trang 18  Hoá đơn thƣơng mại Sau khi giao hàng xuất khẩu, người xuất khẩu phải chuẩn bị một hoá đơn thương mại. Ðó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hoá đơn  Phiếu đóng gói Phiếu đóng gói là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng. Phiếu đóng gói được sử dụng để mô tả cách đóng gói hàng hoá ví dụ như kiện hàng được chia ra làm bao nhiêu gói, loại bao gói được sử dụng, trọng lượng của bao gói, kích cỡ bao gói, các dấu hiệu có thể có trên bao gói... Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi để trong một túi gắn bên ngoài bao bì  Giấy chứng nhận số lƣợng/trọng lƣợng Ðây là một chứng thư mà người xuất khẩu lập ra, cấp cho người nhập khẩu nhằm xác định số trọng lượng hàng hoá đã giao. Tuy nhiên để đảm bảo tính trung lập trong giao hàng, người nhập khẩu có thể yêu cầu người xuất khẩu cấp giấy chứng nhận số/trọng lượng do người thứ ba thiết lập như Công ty giám định, Hải quan hay người sản xuất.  Chứng từ bảo hiểm Người giao nhận theo yêu cầu của người xuất khẩu có thể mua bảo hiểm cho hàng hoá. Chứng từ bảo hiểm là những chứng từ do cơ quan bảo hiểm cấp cho các đơn vị xuất nhập khẩu để xác nhận về việc hàng hoá đã được bảo hiểm và là bằng chứng của hợp đồng bảo hiểm. Chứng từ bảo hiểm thường được dùng là đơn bảo hiểm (Insurance Policy) hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate) 2.3.2 Chứng từ dùng trong giao hàng XK Khi nhận hàng nhập khẩu, người giao nhận phải tiến hành kiểm tra, phát hiện thiếu hụt, mất mát, tổn thất để kịp thời giúp đỡ người nhập khẩu khiếu nại đòi bồi thường. Một số chứng từ có thể làm cở sở pháp lý ban đầu để khiếu nại đòi bồi thường, đó là:  Biên bản kết toán nhận hàng với tàu: Ðây là biên bản được lập giữa cảng với tàu sau khi đã dỡ xong lô hàng hoặc toàn bộ số hàng trên tàu để xác nhận số hàng thực tế đã giao nhận tại cảng dỡ hàng qui định. Văn bản này có tính chất đối tịch chứng minh sự thừa thiếu giữa số lượng hàng thực nhận tại cảng đến và số hàng ghi trên bản lược khai của tàu. Vì vậy đây là căn cứ để người nhận hàng tại cảng đến khiếu nại người chuyên chở hay công ty bảo hiểm (nếu hàng hoá đã được mua bảo hiểm). Ðồng thời đây cũng là căn cứ để cảng tiến hành giao nhận hàng nhập khẩu với nhà nhập khẩu và cũng là bằng chứng về việc cảng đã hoàn thành việc giao hàng cho người nhập khẩu theo đúng số lượng mà mình thực tế đã nhận với người chuyên chở. Trang 19  Biên bản kê khai hàng thừa thiếu Khi giao nhận hàng với tàu, nếu số lượng hàng hoá trên ROROC chênh lệch so với trên lược khai hàng hoá thì người nhận hàng phải yêu cầu lập biên bản hàng thừa thiếu. Như vậy biên bản hàng thừa thiếu là một biên bản được lập ra trên cơ sở biên bản kết toán nhận hàng với tàu và lược khai.  Biên bản hƣ hỏng đổ vỡ : Trong quá trình dỡ hàng ra khỏi tàu tại cảng đích, nếu phát hiện thấy hànghoá bị hư hỏng đổ vỡ thì đại diện của cảng (công ty giao nhận, kho hàng). và tàu phải cùng nhau lập một biên bản về tình trạng đổ vỡ của hàng hoá. Biên bản này gọi là biên bản xác nhận hàng hư hỏng đỏ vỡ do tàu gây nên.  Biên bản giám định phẩm chất: Ðây là văn bản xác nhận phẩm chất thực tế của hàng hoá tại nước người nhập khẩu (tại cảng đến) do một cơ quan giám định chuyên nghiệp cấp. Biên bản này được lập theo qui định trong hợp đồng hoặc khi có nghi ngờ hàng kém phẩm chất.  Biên bản giám định số lƣợng/ trọng lƣợng: Ðây là chứng từ xác nhận số lượng, trọng lượng thực tế của lô hàng được dỡ khỏi phương tiện vận tải (tàu) ở nước người nhập khẩu. Thông thường biên bản giám định số lượng, trọng lượng do công ty giám định cấp sau khi làm giám định.  Biên bản giám định của công ty bảo hiểm Biên bản giám định của công ty bảo hiểm là văn bản xác nhận tổn thất thực tế của lô hàng đã được bảo hiểm do công ty bảo hiểm cấp để làm căn cứ cho việc bồi thường tổn thất.  Thƣ khiếu nại : Đây là văn bản đơn phương của người khiếu nại đòi người bị khiếu nại thoả mãn yêu sách của mình do người bị khiếu nại đã vi phạm nghĩa vụ hợp đồng (hoặc khi hợp đồng cho phép có quyền khiếu nại).  Thƣ dự kháng : Khi nhận hàng tại cảng đích, nếu người nhận hàng thấy có nghi ngờ gì về tình trạng tổn thất của hàng hoá thì phải lập thư dự kháng để bảo lưu quyền khiếu nại đòi bồi thường các tổn thất về hàng hoá của mình. Như vậy thư dự kháng thực chất là một thông báo về tình trạng tổn thất của hàng hoá chưa rõ rệt do người nhận hàng lập gửi cho người chuyên chở hoặc đại lý của người chuyên chở. Sau khi làm thư dự kháng để kịp thời bảo lưu quyền khiếu nại của mình, người nhận hàng phải tiến hành giám định tổn thất của hàng hoá và lập biên bản giám định tổn thất hoặc biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng để làm cơ sở tính toán tiền đòi bồi thường. Trang 20