Tài liệu Mô tả, đánh giá và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện phần mềm quản lý nhân sự của công ty cổ phần phần mềm trực tuyến và thương mại điện tử onenet

Khóa luận tôt nghiệp Trương Đại Học Thương Mại LỜI CẢM ƠN Trong thế kỷ XXI công nghệ thông tin trên toàn thế giới phát triển như vũ bảo. Điều này giúp cho nền kinh tế các nước Đông Nam Á tăng trưởng mạnh. Muốn đưa Việt Nam về cơ bản thành một nước “Công nghiệp hóa hiện đại hóa” và từng bước bắt kịp các nước phát triển trên thế giới thì một trong những điều cốt yếu là nâng cao chất lượng và hiệu quả của kinh tế. Hiểu rõ vấn đề hơn ai hết, nhà nước và chính phủ Việt Nam đã chỉ đạo thực hiện “chương trình quốc gia về CNTT”. Chương trình được tiến hành từ năm 1996 và đã thu được những kết quả cũng như những kinh nghiệm ban đầu khả quan trong quá trình tổ chức thực hiện. Hiện nay tại với chỉ thị 58/CT-TW và quyết định 81/2001/QTTT về CNTT, chương trình đưa CNTT vào cuộc chính trị, kinh tế đã được đẩy mạnh thực hiện hơn nữa. Và ngày nay nhu cầu về nguồn thông tin của cán bộ quản lý đã trở nên phức tạp, đòi hỏi mức độ chi tiết ngày càng cao. Điều này là một khó khăn trở ngại lớn cho các cơ sở vẫn duy trì biện pháp sao lưu, thống kê báo cáo theo phương pháp thủ công giấy bút thông thường. Chính vì thế đối với các hoạt động này giải pháp duy nhất thích hợp là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhân sự là vô cùng quan trọng. Nó quyết định phần lớn sự thành công hay thất bại của công ty. Nhận thức được điều đó nên em đã chọn đề tài “Mô tả, đánh giá và đề xuất giải pháp nhằm thực hiện phần mềm quản lý nhân sự của công ty cổ phần phần mềm trực tuyến và thương mại điện tử Onenet” làm khóa luận tốt nghiệp đồng thời mong muốn qua đề tài này nhằm trợ giúp cho công tác quản lý nhân sự tại công ty đạt hiệu quả cao hơn. Do thời gian và trình độ còn hạn chế nên việc thực hiện cũng như kết quả của đề tài nay còn nhiều thiếu sót. Em rất mong được thầy cô và các bạn đóng góp ý kiến để giúp đề tài em hoàn thiện hơn nữa. Đề tài là một thành công đầu tiên của em trong việc tổng hợp các kiến thức đã được thầy cô truyền đạt với kiến thức kham khảo trên sách báo. Với sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của giảng viên TS Nguyễn Thị Thủy và các thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế- Trường Đại học thương mại, các đồng nghiệp, cùng các phòng ban tại công ty cổ phần phần mềm trực tuyến và thương mại điện tử ONENETJ.S.C. Em xin trân thành cám ơn vì những giúp đỡ quý báu đó đã giúp em hoàn thành khóa luận này. SVTH: Phan Thị Thanh Dung i K45S1 Lớp: Khóa luận tôt nghiệp Trương Đại Học Thương Mại MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN...............................................................................................................i MỤC LỤC.................................................................................................................... ii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VE........................................................iv DANH MỤC VIẾT TẮT.............................................................................................v PHẦN 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU...................................................1 1.1. Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài.................................................................1 1.1.1. Tầm quan trọng..................................................................................................1 1.1.2. Ý nghĩa................................................................................................................2 1.2. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu.........................................................................3 1.3. Mục tiêu nghiên cứu đề tài...................................................................................4 1.4. Đối tượng nghiên cứu...........................................................................................4 1.5. Phương pháp nghiên cứu.....................................................................................5 1.6. Kết cấu khóa luận.................................................................................................5 PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM TRỰC TUYẾN VÀ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ ONENET.........................................................................6 2.1. Cơ sở lý luận quản lý nhân sư..............................................................................6 2.1.1. Tìm hiểu sơ lược về hệ thống thông tin quản lý...............................................6 1.1.2. Khái niệm hệ thống, hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý.............7 2.2. Thưc trạng của quy trình quản lý nhân sư tại công ty cổ phần phần mềm trưc tuyến và thương mại điện tư.............................................................................13 2.2.1. Giới thiệu chung về công ty..............................................................................13 2.2.1.1. Thông tin chung về công ty............................................................................13 2.2.1.2. Lĩnh vực hoạt động........................................................................................14 2.2.1.3. Quá trình thành lập và phát triển.................................................................14 2.2.1.4. Cơ cấu tổ chức...............................................................................................15 2.2.1.5. Tình hình nhân sự.........................................................................................18 2.2.1.6. Tình hình hoạt động......................................................................................20 2.2.2. Phân tích tình hình ứng dung công nghệ thông tin........................................21 2.2.2.1. Về phần cứng.................................................................................................21 SVTH: Phan Thị Thanh Dung ii K45S1 Lớp: Khóa luận tôt nghiệp Trương Đại Học Thương Mại 2.2.2.2. Hệ thống phần mềm.......................................................................................21 2.2.2.3. Webbsite công ty.............................................................................................22 2.2.2.4. Thương mại điện tử.......................................................................................25 2.3. Phân tích phần mềm quản lý nhân sư OneMan...............................................25 2.3.1. Giới thiệu tổng quan phần mềm quản lý nhân sư.........................................25 2.3.2. Mô tả các chức năng của phần mềm quản lý nhân sư...................................26 2.4. Đánh giá phần mềm đang sư dụng tại công ty..................................................39 PHẦN 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY PHẦN MỀM TRỰC TUYẾN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ ONENET..........................................................................................41 KẾT LUẬN SVTH: Phan Thị Thanh Dung iii K45S1 Lớp: Khóa luận tôt nghiệp Trương Đại Học Thương Mại DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VE STT 1 TÊN BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VE Hình 2.1 Mô hình hệ thống thông tin TRANG 8 2 Hình 2.2 : Cơ cấu tổ chức của công ty (nguồn 15 3 www.onenet.vn) Bảng số 2.1: Kết cấu nhân viên theo tiêu chuẩn hệ thống chất 19 4 5 lượng ISO9001-2008 Bảng 2.2: Bảng kết cấu nhân viên trong công ty Biểu đồ 1: Biểu đồ tăng trưởng doanh thu của Công ty qua các 19 20 6 7 8 năm 2007 – 2011 Bảng số 2.3: Hệ thống phần cứng trong Công ty Sơ đồ số 1: Quy trình yêu cầu của khách hành Sơ đồ 2: Sơ đồ sử lý yêu cầu của khách hàng 21 23 23 9 10 11 11 12 13 14 15 16 17 18 3619 21Hình Sơ đồ 3: Sơ đồ quy trình sử lý yêu cầu của khách hàng Bảng 2.4: Mẫu yêu cầu nhận và hỗ trợ của khách hàng vào hệ thống WebSupport Hình 2.3: Chức năng của nhân viên Bảng 2.5: Chức năng của nhân viên Bảng 2.6: Quản lý nhân sự Bảng 2.7: Quản lý lương Hình 2.4: Giao diện đăng nhập vào hệ thống Hình 2.5: Sau khi đăng nhập Hình 2.6: Khi xem danh sách nhân viên Hình 2.7: Danh sách nhân viên cụ thể Hình 2.8: Xem thông tin nhân viên Hình 2.9 : Sửa thông tin nhân viên Hình 2.11: Xóa nhân viên 24 24 Hình 2.12: Mẫu khen thưởng (kỷ luật) nhân viên Hình 2.13: khen thưởng (kỷ luật) nhân viên 38 39 27 37 30 31 32 32 33 34 34 36 37 2.10: Sửa thông tin nhân viên 20 22 23 DANH MỤC VIẾT TẮT STT TỪ VIẾT TẮT SVTH: Phan Thị Thanh Dung NGHĨA TIẾNG VIỆT iv K45S1 Lớp: Khóa luận tôt nghiệp Trương Đại Học Thương Mại 1 CNTT 2 CT Chỉ thị 3 CĐ Cao đẳng 4 TNHHTM 5 DN 6 XDTLHN ĐVHC Công nghệ thông tin Trách nhiệm hữu hạn thương mại Doanh nghiệp Xuân đỉnh từ liêm hà nội Đơn vị hành chính 7 SVTH: Phan Thị Thanh Dung v K45S1 Lớp: Khóa luận tôt nghiệp Trương Đại Học Thương Mại PHẦN 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1. Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài 1.1.1. Tầm quan trọng Công nghệ thông tin từ rất lâu đã được đánh giá có vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế và doanh nghiệp. Việc cập nhật thông tin một cách nhanh chóng và chính xác giúp mang lại nguồn lợi nhuận rất lớn cho mỗi cá nhân nói riêng và đặc biệt đối với doanh nghiệp. Ngày nay với sự bùng nổ của Công nghệ thông tin (CNTT) và sự phát triển của Internet thì nhận định rằng: “Ai nắm được thông tin người đó sẽ thắng” lại càng trở nên đúng đắn. Chính từ việc tin học hóa thông tin với sự trợ giúp của máy tính và phần mềm đã đưa tới những khái niệm mới như kỷ nguyên kỹ thuật số, nền kinh tế tri thức ra đời. Công nghệ thông tin phát triển chính là một khía cạnh để đánh giá sự phát triển của một quốc gia trên thế giới. Qua thống kê thập niên 90 cho thấy nền kinh tế nước Mỹ trở nên vượt trội so với các nước Châu Âu. Một trong những nguyên nhân chủ yếu là do Mỹ đã kết hợp đồng thời xây dựng hệ thống xa lộ thông tin và tiến hành tin học hóa quản lý kinh tế nhanh và toàn diện hơn nên đã đi trước Châu Âu và Nhật một bước. Còn khu vực Đông Nam Á của chúng ta thì Singapore là một quốc gia phát triển và có khả năng cạnh tranh mạnh hơn hẳn so với các nước khác và một trong những yếu tố quan trọng giúp Singapore phát triển kinh tế chính là đã mạnh dạn ứng dụng tin học vào quản lý điều hành. Chính vì những điều đó mà Việt Nam đã có nhiều đổi mới trong việc đưa công nghệ thông tin vào các hoạt động sản xuất kinh doanh đối với nước ta hiện nay. Với công nghệ thông tin, thông tin được thu thập, xử lý, phổ biến, một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả. Đã đi qua thời tính toán, lưu trữ dữ liệu bằng các phương pháp thủ công truyền thống mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời cũng như trong việc quản lý nhân viên chủ yếu bằng hồ sơ, sổ sách mỗi lần muốn tìm hồ sơ một nhân viên nào đó nằm ở đâu thì người quản lý phải tìm thông tin nhân viên đó trong sổ sách. Như vậy mất khá nhiều thời gian mà có khi không tìm ra do hồ sơ nhân viên quá nhiều. Công việc lưu trữ hồ sơ sẽ nhiều lên nắm bắt được tình hình đó công nghệ thông tin đã đi vào các ngành với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanh chóng mà không mất đi sự chính xác. Đặc biệt, nó đã đánh dấu một bước SVTH: Phan Thị Thanh Dung 1 K45S1 Lớp: Khóa luận tôt nghiệp Trương Đại Học Thương Mại ngoặt trong việc áp dụng tin học vào trong hệ thống quản lý chính là phần mềm quản lý nhân sự. Sau khi đưa phần mềm quản lý nhân sự vào sử dụng trong công ty đã giải quyết được các vấn đề trong việc chấm công hoặc lưu trữ sai thông tin nhân viên không còn là mối lo lắng của nhân viên tạo điều kiện giúp nhân viên chuyên tâm trong công việc. Qua thời gian thực tập, em nhận thấy công tác quản lý nhân sự là một bước quan trọng trong hoạt động phát triển của các công ty. Đây cũng chính là một trong những mối quan tâm của rất nhiều công ty trong giai đoạn hiện nay. Trong thời gian thực tập, em đã được tiếp xúc và nghiên cứu về phần mềm quản lý nhân sự tại công ty cổ phần phần mềm trực tuyến và thương mại điện tử Onenet đã giải quyết để giảm đi những bất cập trong công tác quản lý nhân sự và lương trong công ty, giải pháp hiệu quản nhất hiện nay là đầu tư công nghệ và thiết bị hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin và tự động hóa trong điều hành và quản lý nhân sự để nâng cao chất lượng phục vụ, đổi mới phương thức quản lý tăng năng xuất hiệu quả...Đó là những nội dung cơ bản đề cập đến trong đề tài này. Công ty Onenet hiểu được lợi ích mà phần mềm quản lý nhân sự mang lại cho doanh nghiệp chính vì vậy công ty đã đưa phần mềm quản lý nhân sự vào trong hoạt động quản lý của công ty và phần mềm đang được nhân viên ngày hoàn thiện hơn. Tuy phần mềm chưa hoàn thiện và còn nhiều thiếu sót nhưng phần mềm đã góp phần không nhỏ vào thành công của doanh nghiệp. 1.1.2. Ý nghĩa Quản lý nhân sự là một trong những bộ phận quan trọng trong công ty, đặc biệt là trong các công ty lớn trong nước và các công ty nước ngoài, sự thành công của công ty phụ thuộc vào cách thức tổ chức nhân sự có tốt không. Trong năm vừa qua quản lý nhân sự đang dần phát triển mạnh mẽ không những ở các công ty nước ngoài mà các công ty tư nhân cũng đang dần nhận thấy sự quan trọng của cơ cấu tổ chức nhân sự trong công ty. Phần mềm quản lý nhân sự sẽ là người hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý nhân sự của công ty. Bạn không cần thiết phải biết nhiều tin học, bạn vẫn có thể sử dụng phần mềm quản lý nhân sự một cách hiệu quả. Giao diện thuận tiện dễ sử dụng và chương trình sẽ luôn khiến bạn cảm thấy thoải mái khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự này. SVTH: Phan Thị Thanh Dung 2 K45S1 Lớp: Khóa luận tôt nghiệp Trương Đại Học Thương Mại 1.2. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu Các doanh nghiệp thuộc các nước phát triển họ coi việc đầu tư về con người là một trong những chiến lược hàng đầu mang lại sự thành công và phát triển cho doanh nghiệp. Thấy được hiểu quả đó nước Cộng hòa Séc, để đón trước cơ hội và thúc đẩy hội nhập thành công vào liên minh châu Âu (EU), Séc đã xây dựng và hoàn thành chiến lược phát triển nguồn nhân lực (tháng 12-2000). Chiến lược này là một bộ phận cấu thành. Nắm bắt được vấn đề này công tác quản lý nhân sự của các doanh nghiệp trong nước là một vấn đề có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do nhận thấy tầm quan trọng của công tác quản lý nhân sự nên đã có rất nhiều công trình nghiên cứu tới vấn đề này. Sau đây là một số công trình nghiên cứu liên quan: Đồ án tốt nghiệp của Phạm Tuấn Anh với đề tài “quản lý nhân sự của công ty Marketing Việt nam”. Đề tài đưa ra một số lý luận về hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin. Trên cơ sở lý luận đi sâu vào tìm hiểu thực trạng về phần mềm quản lý nhân sự hiện tại doanh nghiệp đang sử dụng, tuy nhiên phần mềm công ty còn chưa hoàn thiện khi người dùng còn gặp nhiều khó khăn, nắm bắt được tình hình đó sinh viên Phạm Tuấn Anh đã đề xuất giải pháp nhằm giúp phần mềm thân thiện với người dùng, thân thiện hơn với người dùng. Khóa luận tốt nghiệp của Lê Quang Vũ, lớp CĐ TIN 31B, trường cao đẳng công nghiệp tuy hòa với đề tài “ hoàn thiện phần mềm quản lý nhân sự tại công ty TNHH TM và tin học thái minh. Đề tài nêu khái quát hoạt động trong Công ty từ đó đưa ra mục tiêu của đề tài. Trong đề tài đã nêu khái niệm về thông tin, hệ thống thông tin và đưa ra những mặt đạt được của phần mềm quản lý nhân sự hiện tại doanh nghiệp đang sử dụng và đưa các giải pháp nhằm hoàn thiện phần mềm quản lý hiện tại. Tuy các đề tài còn tồn tại một số vấn đề như sau:chưa nêu tầm quan trọng ý nghĩa của đề tài, cònnêu thực trang phần mềm hiện tại của doanh nghiệp còn chung chung chưa cụ thể làm rõ ưu điểm và nhược điểm của công tác quản lý khi đưa phần mềm quản lý nhân sự vào trong hệ thống quản lý của công ty. Và qua phần mềm hiện tại đề tài còn chưa nêu cụ thể các giải pháp nhằm hoàn thiện phần mềm quản lý giúp cho phần mềm thân thiện với người sử dụng hơn. SVTH: Phan Thị Thanh Dung 3 K45S1 Lớp: Khóa luận tôt nghiệp Trương Đại Học Thương Mại Công ty cổ phần phần mềm trực tuyến và thương mại điện tử Onenet sau 6 năm thành lập và phát triển các phần mềm ứng dụng trong doanh nghiệp đã đang ngày càng dành được uy tín trên thị trường. Hiện nay, công ty đang ngày càng mở rộng lĩnh vực hoạt động của mình. Để có thể đáp ứng cho phát triển Công ty thì yếu tố quan trọng đóng vai trò quyết định là các hoạt động phát triển nguồn nhân lực đảm bảo cho công ty có đủ nhân viên về số lượng và chất lượng. Muốn vậy tổ chức quản lý nguồn nhân lực là vấn đề cần ban quản lý trong công ty quan tâm nhiều hơn giúp phần mềm ngày càng hoàn thiện hơn. Bởi vậy, nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhân sự của Công ty em đã lựa chọn đề tài “mô tả, đánh giá và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện phần mềm quản lý nhân sự của công ty cổ phần phần mềm trực tuyến và thương mại điện tử onenet”. 1.3 Mục tiêu nghiên cứu đề tài Một số lý thuyết về việc sử dụng phần mềm hiện tại trong công ty. Qua việc hệ thống hóa sơ sở lí luận trên nhằm cung cấp một cái nhìn đầy đủ hơn và tạo lập phương pháp nhằm hoàn thiện phần mềm hiện tại trong công ty. Trên cơ sở nhận thức lí luận chuyên ngành, tiếp cận và đánh giá hoạt động đã phát hiện những khó khăn và tồn tại trong quá trình sử dụng phần mềm hiện tại trong công ty. Trên cơ sở thu thập và phân tích dữ liệu trong quá trình thực tập tại công ty đưa ra nhận xét đánh giá về thực trạng sử dụng phần mềm hiện tại trong công tycổ phần phần mềm trực tuyến và thương mại điện tử Onenet. Đề xuất một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện phần mềm tại công ty cổ phần phần mềm trực tuyến và thương mại điện tử Onenet. 1.4 Đối tượng nghiên cứu  Đối tượng nghiên cứu Đề tài tập trung vào mô tả công tác quản lý và đánh giá phần mềm và từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện phần mềm tại công ty cổ phần phần mềm trực tuyến và thương mại điện tử Onenet.  Phạm vi nghiên cứu - Các số liệu được lấy từ các năm 2009-2011 của công ty cổ phần phần mềm trực tuyến và thương mại điện tử Onenet. - Đề tài được thực hiện trong khoảng thời gian từ 19/3/2013-18/5/2013. 1.5 Phương pháp nghiên cứu SVTH: Phan Thị Thanh Dung 4 K45S1 Lớp: Khóa luận tôt nghiệp Trương Đại Học Thương Mại Đề tài nghiên cứu sử dụng một số phương pháp sau: Phương pháp nghiên cứu tài liệu hệ thống, phương pháp quan sát, phương pháp điều tra, phỏng vấn, phương pháp phân tích, thống kê, tổng hợp. 1.6 Kết cấu khóa luận Ngoài lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ hình vẽ, danh mục từ viết tắt, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, kết cấu khóa luận gồm ba phần:  Phần 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu.  Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng mô tả, đánh giá của phần mềm quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần phần mềm trực tuyến và Thương mại điện tử Onetet.  Phần 3: Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện phần mềm quản lý nhân sự tại công ty cổ phần phần mềm trực tuyến và Thương mại điện tử Onetet. SVTH: Phan Thị Thanh Dung 5 K45S1 Lớp: Khóa luận tôt nghiệp Trương Đại Học Thương Mại PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM TRỰC TUYẾN VÀ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ ONENET 2.1. Cơ sở lý luận quản lý nhân sư 2.1.1 Tìm hiểu sơ lược về hệ thống thông tin quản lý  Tìm hiểu sơ lược về thông tin Thông tin là sự phản ánh sự vật, sự việc, hiện tượng của thế giới khách quan và các hoạt động của con người trong đời sống xã hội. Điều cơ bản là con người thông qua việc cảm nhận thông tin làm tăng hiểu biết cho mình và tiến hành những hoạt động có ích cho cộng đồng. Môi trường vận động thông tin là môi trường truyền tin, nó bao gồm các kênh liên lạc tự nhiên hoặc nhân tạo. Kênh liên lạc thường nối các thiết bị của máy móc với nhau hay nối với con người. Con người có hình thức liên lạc tự nhiên và cao cấp là tiếng nói, từ đó nghĩ ra chữ viết. Ngày nay nhiều công cụ phổ biến thông tin đã xuất hiện: máy in, điện tín, điện thoại, phát thanh truyền hình, phim ảnh...  Khái niệm thông tin Thông tin là tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói rộng hơn thông tin bao gồm những tri thức về đối tượng. Theo quản điểm của nhà quản lý thì thông tin là những thông báo, số liệu dùng làm cơ sở cho việc ra quyết định. Các tài liệu này chia làm 4 loại: - Tài liệu, số liệu có ích cho việc ra quyết định: thông tin về năng xuất, giá thành, doanh thu... - Tài liệu số liệu dùng ra quyết định sau này: thông tin dự trữ - Tài liệu, số liệu không liên quan đến việc ra quyết định: tư liệu, số liệu thừa... - Tài liệu, số liệu giả do các đối thủ tung ra gây nhiễu. Có nhiều cách phân loại thông tin. Chúng ta quan tâm đến cách phân loại dựa vào đặc tính liên tục hay rời rạc của tín hiệu vật lý.  Các loại thông tin quản lý - Thông tin quản lý là những dữ liệu được xử lý và sẵn sàng phục vụ công tác quản lý của tổ chức. Có 3 loại thông tin quản lý trong một tổ chức, đó là thông tin chiến lược, thông tin chiến thuật và thông tin điều hành. SVTH: Phan Thị Thanh Dung 6 K45S1 Lớp: Khóa luận tôt nghiệp Trương Đại Học Thương Mại - Thông tin chiến lược là: thông tin sử dung do chính sách dài hạn của tổ chức, chủ yếu phục vụ cho các quản lý cao cấp khi dự đoán tương lai. Loại thông tin này thường từ bên ngoài tổ chức. Đây là loại thông tin được cung cấp trong những trường hợp đặc biệt. - Thông tin chiến thuật: là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý phòng ban trong tổ chức. Loại thông tin này trong khi cần mang tính tổng hợp vẫn đòi hỏi phải có mức độ chi tiết nhất định dạng thống kê. Đây là loại thông tin cân được cung cấp định kỳ. - Thông tin điều hành: (thông tin tác nghiệp) sử dụng cho công tác điều hành tổ chức hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp của tổ chức. Loại thông tinn này cần được chi tiết, được rút ra từ quá trình xử lý các dữ liệu trong tổ chức. Đây là loại thông tin cần được cung cấp thường xuyên.  Vai trò của thông tin trong tổ chức Thông tin có vai trò rất quan trọng đối với người lãnh đạo, quản lý trong mọi tổ chức hoạt động để hoàn thành mục tiêu ngắn hạn, trung hạn, dài hạn. Công việc lãnh đạo và quản lý đòi hỏi thông tin phải chính xác và kịp thời để ra quyết định đúng đắn, đem lại hiệu quả trong các hoạt động. Chất lượng và tính kịp thời của thông tin là yếu tố rất quan trọng chỉ sau yếu tố con nười trong công việc lãnh đạo và quản lý. Vấn đề chủ yếu hiện nay đang đặt ra cho những người làm công tác lãnh đạo và quản lý là phải thường xuyên phải xử lý khối lượng thông tin càng lớn và càng đa dạng thì việc xử lý và quản lý thông tin càng khó khăn. 1.1.2. Khái niệm hệ thống, hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý  Hệ thống Khái niệm Là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung. Trong hoạt động có trao đổi vào ra với môi trường ngoài. Các yếu tố cơ bản của hệ thống Môi trường: là tất cả các yếu tố, điều kiện nằm bên ngoài hệ thống có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của hệ thống. Các yếu tố đầu vào, ra: - Đầu vào: tập hợp tất cả tác động có thể của môi trường lên hệ thống - Đầu ra: tập hợp các tác động ngược lại của hệ thống lên môi trường. SVTH: Phan Thị Thanh Dung 7 K45S1 Lớp: Khóa luận tôt nghiệp Trương Đại Học Thương Mại Cấu trúc hệ thống: là sự sắp xếp các bộ phận hoặc phần tử bên trong của một hệ thống và mối quan hệ qua lại giữa chúng. Mục tiêu của hệ thống: là trạng thái mong muốn của hệ thống sau một thời gian nhất định.  Hệ thống quản lý Là một hệ thống có một mục đích mang lại lợi nhuận hoặc lợi ích nào đó. Đặc điểm của hệ thống là có sự tham gia của con người và trao đổi thông tin. Hệ thống quản lý chia thành hai hệ thống con: - Hệ tác nghiệp: Gồm con người, phương tiện, phương pháp trực tiếp thực hiện mục tiêu đã đề ra. - Hệ quản lý: Gồm con người, phương tiện, phương pháp cho phép điều khiển hoạt động của hệ thống.  Hệ thống thông tin (information system) Hệ thống thông tin là một tập hợp nhiều thành phần có chức năng thu thập, lưu trữ, xử lý, truyền và phân phối thông tin để hỗ trợ cho việc làm quyết định điều hành trong một tổ chức. Hệ thống thông tin tối thiểu bao gồm con người, quy trình, và dữ liệu. Con người tuân theo quy trình để xử lý dữ liệu tạo ra thông tin. Nguồn Đích Thu thập Xử lý và lưu giữ Phân phát Kho dữ liệu Nguồn: Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, Thạc Bình Cường Hình 2.1 Mô hình hệ thống thông tin Trong hệ thống thông tin các yếu tố đầu vào (Input) của hệ thống gắn liền với việc thu thập dữ liệu đưa vào hệ thống xử lý. Quá trình xử lý (Proccessing) gắn liền với quá trình biến đổi đầu vào thành đầu ra (Output) và được chuyển đến đích (Destination) hay cập nhập vào các kho dữ liệu (Storage) của hệ thống.  Hệ thống thông tin quản lý nhân sự: SVTH: Phan Thị Thanh Dung 8 K45S1 Lớp: Khóa luận tôt nghiệp Trương Đại Học Thương Mại Là một hệ thống thông tin dùng để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan đến nguồn nhân lực trong tổ chức để hỗ trợ cho việc ra quyết định. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, các thông tin do hệ thống mang lại có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định liên quan đến nhân sự tại cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nếu ta ứng dụng tin học vào công tác nhân sự thì dữ liệu của hệ thống thông tin quản lí nhân sự tại cơ quan sẽ được lưu trữ và bảo quản trên các phương tiện nhớ của máy tính điện tử, các chương trình quản lí nhân sự cho phép ta lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếm các thông tin về nhân sự một cách nhanh chóng, thuận lợi. Với hạt nhân là cơ sở dữ liệu hợp nhất, hệ thống thông tin quản lý có thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp cho nhà quản lý công cụ và khả năng dễ dàng truy cập thông tin, hệ thống thông tin quản lý công cụ và khả năng dễ dàng truy cập thông tin, hệ thống thông tin quản lý có các chức năng chính Thứ nhất: thu thập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những thông tin có ích được cấu trúc hóa để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học. Thứ hai: thay đổi, sữa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra thông tin mới. Thứ ba: phân phối cung cấp thông tin. Hệ thống thông tin thường được cấu thành bởi:  Các phần cứng Phần mềm Các hệ mạng Dữ liệu Con người trong hệ thống thông tin Khái quát về quản lý nhân sự Khái niệm Quản lý nhân sự là sự khai thác và sử dụng nguồn nhân lực của một tổ chức hay một công ty một cách hợp lý và hiệu quả. Quản lý nhân sự có thể áp dụng cho mọi lĩnh vực, không riêng gì trong sản xuất kinh doanh (nguồn: theowww.vi.wikippedia.org ). Các doanh nghiệp đều có các nguồn lực, bao gồm tiền bạc, vật chất, thiết bị và con người để tạo ra hàng hóa và dịch vụ mà doanh nghiệp đưa ra thị trường. Hầu hết SVTH: Phan Thị Thanh Dung 9 K45S1 Lớp: Khóa luận tôt nghiệp Trương Đại Học Thương Mại các doanh nghiệp đều xây dựng các thủ tục và quy trình về cung cấp nguyên vật liệu và thiết bị nhằm đảm bảo việc cung cấp đầy đủ chúng khi cần thiết. Tương tự như vậy các doanh nghiệp cần phải quan tâm đến quy trình quản lý con người – một nguồn lực quan trọng của họ. Quản trị nhân sự bao gồm tất cả các quyết định và hoạt động quản lý có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp. Mục tiêu chủ yếu của quản trị nhân sự nhằm đảm bảo số lượng lao động với mức trình độ và kỹ năng phù hợp, bố trí họ vào đúng công việc và vào đúng thời điểm để đạt các mục tiêu của doanh nghiệp. Yếu tố giúp ta nhận biết được một xí nghiệp hoạt động tốt hay không tốt, thành công hay không thành công chính là lực lượng nhân sự của nó - những con người cụ thể với lòng nhiệt tình và óc sáng kiến. Mọi thứ còn lại như: máy móc, thiết bị của cải vật chất, công nghệ kỹ thuật đều có thể mua được, học hỏi được, sao chép được, nhưng con người thì không thể. Vì vậy có thể khẳng định rằng quản lý nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp nói chung cũng như công nghệ tin học nói riêng. Vị trí trong quản lý nhân sự Trong một tổ chức, công ty nhỏ thì trưởng bộ phận quản lý nhân sự có thể phải giải quyết tất cả mọi khía cạnh về công việc nhân sự. Nó đòi hỏi người phụ trách công việc này phải có một vốn kiến thức khá rộng. Trách nhiệm của trưởng phòng quản lý nhân sự khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu của công ty. Trong một tập đoàn lớn thì ban quản lý nhân sự hàng đầu thông thường phát triển và quản lý các chương trình, chính sách về nguồn nhân lực của công ty. Những chính sách này thường được thực thi bởi giám đốc hoặc người quản lý nhân sự, trong một vài trường hợp là giám đốc của các ngành có liên quan. Giám đốc nhân sự: có thể giám sát một vài bộ phận. Mỗi người giám sát mỗi bộ phận như vậy phải là người có kinh nghiệm quản lý và có chuyên môn về một lĩnh vực hoạt động của quản lý nhân sự, ví dụ như mảng việc làm, mảng bồi thường, lợi ích, đào tạo và phát triển, hay các mối quan hệ trong nhân viên. Nhân viên tuyển dụng: thực hiện các công việc như tuyển nhân viên và sắp xếp công việc, phân chia việc làm cho nhân viên. Người tuyển dụng duy trì mối liên hệ SVTH: Phan Thị Thanh Dung 10 K45S1 Lớp: Khóa luận tôt nghiệp Trương Đại Học Thương Mại trong cộng đồng từ các trường cao đẳng cho đến đại học để tìm ra những ứng cử viên triển vọng cho công việc. Họ có thể phải di chuyển rất nhiều. Nhân viên tuyển dụng phải sàng lọc, phỏng vấn, và đôi khi phải kiểm tra các ứng cử viên. Những nhân viên này cũng giải quyết những vấn đề liên quan đến sự công bằng về quyền lợi giữa các nhân viên hoặc cơ hội thăng tiến của nhân viên trong những tổ chức lớn. Họ kiểm tra và giải quyết những phàn nàn, kiểm tra và kết hợp các nguyên tắc để đưa ra sự can thiệp cần thiết, đồng thời họ cũng biên soạn và trình những bản báo cáo thống kê về vấn đề này. Tương tự như vậy, phỏng vấn viên là người giúp kết nối các yêu cầu của công ty với những người tìm việc đủ tiêu chuẩn. Nhân viên lương thưởng và phúc lợi: quản lý hệ thống tiền lương, các khoản tiền liên quan đến thu nhập của người lao động. Họ lập kế hoạch chăm lo phúc lợi và đời sống nhân viên, quản lý hợp đồng lao động, hồ sơ nhân viên. Họ thường quản lý hệ thống đánh giá hoạt động của công ty, thiết kế chế độ khen thưởng như tiền thưởng cho các kế hoạch hoạt động thành công, hoàn thành công việc xuất sắc… Tất cả những công việc của họ đều nhằm đảm bảo tính công bằng về quyền lợi của người lao động trong công ty với nhau, giữa công ty họ với công ty khác, và phù hợp với quy định lương thưởng và phúc lợi của Nhà nước. Nhân viên quản lý về lương bổngcủa nhân viên là những người quản lý các chương trình về lương bổng của nhân viên công ty, đặc biệt là về bảo hiểm sức khỏe và trợ cấp lương hưu. Chuyên gia phân tích công việc: phân tích công việc, thực hiện chỉ đạo các chương trình cho các công ty và có thể chuyên về những lĩnh vực chuyên môn như phân loại vị trí công việc. Họ thu thập và kiểm tra những thông tin chi tiết về yêu cầu công việc để chuẩn bị cho bản miêu tả công việc. Bản miêu tả công việc sẽ giải thích về những nhiệm vụ, đào tạo và kỹ năng mà từng công việc yêu cầu. Mỗi khi công ty lớn đưa ra một công việc mới và xem xét lại những công việc đang có thì công ty sẽ phải nhờ đến kiến thức chuyên môn của các nhà phân tích công việc. Chuyên gia phân tích ngành nghề thường là ở các công ty lớn. Họ thường quan tâm đến các hệ thống phân loại ngành nghề và nghiên cứu những ảnh hưởng của ngành và các xu hướng ngành nghề đến mối quan hệ giữa nhân viên và công ty (việc ở lại SVTH: Phan Thị Thanh Dung 11 K45S1 Lớp: Khóa luận tôt nghiệp Trương Đại Học Thương Mại hay ra đi của nhân viên trong công ty). Họ cũng có thể làm các việc liên lạc thuộc kỹ thuật giữa công ty của họ với các công ty khác, với chính phủ và liên đoàn lao động. Nhân viên quản lý dự án, hỗ trợ nhân viên: còn được gọi là quản lý phúc lợi nhân viên là những người chịu trách nhiệm về rất nhiều chương trình bao gồm từ an toàn nghề nghiệp, tiêu chuẩn và thực tiễn về sức khỏe, kiểm tra y tế và chữa bệnh, các hoạt động trợ giúp, an toàn máy móc, xuất bản, dịch vụ lương thực thực phẩm, và nghỉ ngơi giải trí. Ghi nhận những đề xuất của nhân viên, chăm sóc cho trẻ em và người già, các dịch vụ hướng dẫn… Nhân viên quản lý về đào tạo huấn luyện và phát triển: chỉ đạo và giám sát các chương trình đào tạo và phát triển cho nhân viên. Chuyên gia đào tạo huấn luyện nhân viên: đặt ra kế hoạch, tổ chức và chỉ đạo rất nhiều hoạt động đào tạo. Những người huấn luyện tư vấn cho các giám sát viên ở nơi làm việc về tăng hiệu quả làm việc và chỉ đạo các buổi giới thiệu định hướng, sắp xếp các đợt huấn luyện về công việc cho nhân viên mới. Họ cũng giúp nhân viên duy trì và nâng cao những kỹ năng trong công việc, chuẩn bị cho những công việc đòi hỏi nhiều kỹ năng hơn. Họ giúp cho các giám sát viên nâng cao kỹ năng giao tiếp giữa người và người để làm việc hiệu quả với nhân viên. Họ có thể thiết lập các kế hoạch đào tạo cá nhân để củng cố thêm những kỹ năng đã có của nhân viên hoặc dạy cho người mới.  Phân định nội dung nghiên cứu  Nội dung của việc xây dựng hệ thống quản lý nhân sự Công việc quản lý nhân sự do phòng quản lý hành chính nhân sự của cục đảm nhiệm, cụ thể là phải quản lý những vấn đề sau:  Quản lý về công tác tuyển dụng  Quản lý về hồ sơ nhân viên  Quản lý về khen thưởng, kỷ luật  Quản lý về đào tạo  Quản lý về quá trình công tác  Quản lý lương  Quản lý về chính sách cho người lao động  Quản lý về nghỉ việc, nghỉ hưu, nghỉ phép SVTH: Phan Thị Thanh Dung 12 K45S1 Lớp: Khóa luận tôt nghiệp  Trương Đại Học Thương Mại Yêu cầu của hệ thống quản lý nhân sự Tin học hóa những khâu: - Lưu trữ hồ sơ lao động - Lư trữ quá trình công tác lao động - Lưu trữ khen thưởng, kỷ luật lao động - Lưu trữ quá trình diễn biến lương của người lao động - Lưu trữ các thông tin về bảo hiểm xã hội của từng người lao động cụ thể - Các thông tin mới nhất sẽ dễ dàng được cập nhật - Giải quyết các chính sách, chế độ cho người lao động nhanh chóng và chính xác - Quá trình đóng bảo hiểm xã hội  Quá trình xử lý dữ liệu - Các thông tin về lao động được lưu trữ trong kho dữ liệu hồ sơ - Các thông tin phát sinh trong quá trình công tác sẽ liên tục cập nhật nhanh chóng, chính xác, kịp thời - Đối với các trường hợp đặc biệt như: điều động, thuyên chuyển công tác, nghỉ hưu hay nghỉ chế độ thì các dữ liệu liên quan sẽ được xử lý tùy theo yêu cầu cụ thể của người quản lý - Công tác theo dõi diễn biến lương của người lao động sẽ lấy các dữ liệu liên quan từ kho dữ liệu hồ sơ cùng các quy định về lương của nhà nước để áp dụng cho người lao động cụ thể sau đó tất cả dữ liệu sẽ được đẩy vào kho dữ liệu lương. - Quá trình đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động sẽ căn cứ vào các dữ liệu từ kho dữ liệu lương để trích ra số tiền mà lao động phải trích để đóng BHXH. 2.2. Thưc trạng của quy trình quản lý nhân sư tại công ty cổ phần phần mềm trưc tuyến và thương mại điện tư 2.2.1. Giới thiệu chung về công ty 2.2.1.1. Thông tin chung về công ty - Tên Công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM TRỰC TUYẾN VA THƯƠNG MẠI ĐIỆN TƯ - Tên tiến anh : ONLINE SOFTWARE AND ELECTRONUC-COMMERCE NETWORK JOINT STOCK COMPANY - Tên giao dịch: ONENET - Địa chỉ: Số 5 Khu p10 Ngõ 91 Nguyễn An Ninh, Tương Mai, Hoàng Mai, Hà Nội - VP: Tầng 5 Toà nhà E3B Đường Trung Yên 1, Q. Cầu Giấy, Hà Nội SVTH: Phan Thị Thanh Dung 13 K45S1 Lớp: Khóa luận tôt nghiệp Trương Đại Học Thương Mại - Điện thoại: 04.22181623 - Email: [email protected] - Website: www.onenet.vn - Mã số doanh nghiệp: 0102310265 - Cấp ngày: 03/07/2007 - Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội - Mã số thuế : 0102310265 - Người đại diện : Phạm Huy Triều 2.2.1.2. Lĩnh vực hoạt động Công ty đã phát triển và cung cấp các giải pháp quản lý, giải pháp phần mềm hệ thống thông tin, các dịch vụ trực tuyến, giải pháp phần cứng, cung cấp thiết bị, bản quyền phần mềm chất lượng cao với chi phí phù hợp cho khách hàng trong và ngoài nước. Với sự tin tưởng ngày càng tăng của khách hàng doanh nghiệp không ngừng nghiên cứu các ứng dụng công nghệ mới để tạo ra các sản phẩm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. 2.2.1.3. Quá trình thành lập và phát triển Onenet được thành lập vào năm 2007 bởi một đội ngũ kỹ sư, thạc sỹ, tiến sỹ tài năng và nhiệt huyết nhiều năm kinh nghiệm tại các tập đoàn, trường đại học hàng đầu Việt nam và nước ngoài. Nắm bắt khuynh hướng phát triển của thị trường công nghệ thông tin, công ty đã phát triển và cung cấp các giải pháp quản lý, giải pháp phần mềm hệ thống thông tin, các dịch vụ trực tuyến, giải pháp phần cứng, cung cấp thiết bị, bản quyền phần mềm chất lượng cao với chi phí phù hợp cho khách hàng trong và ngoài nước. Với sự tin tưởng ngày càng tăng của khách hàng công ty luôn nổ lực cố gắng đáp ứng các nhu cầu của khách hàng một cách chu đáo nhất mang lại cho khách hàng sự hài lòng với công ty. Bằng nỗ lực và sự phấn đấu không ngừng, đến nay Onenet đã triển khai hàng trăm dự án công nghệ thông tin cho các cơ quan đơn vị của Nhà nước, cung cấp sản phẩm cho hàng ngàn khách hàng là các doanh nghiệp. Thông qua đó Onenet khẳng định là một công ty chuyên nghiệp và luôn được khách hàng tín nhiệm trên thị trường công nghệ thông tin được các đơn vị nhà nước cũng như tư nhân tin cậy ký hợp đồng. Onenet luôn trú trọng nghiên cứu cải tiến quy trình sản xuất, nâng cao năng lực tổ chức và sự tận tụy trong phục vụ khách hàng để từng bước nâng cao chất lượng sản SVTH: Phan Thị Thanh Dung 14 K45S1 Lớp: Khóa luận tôt nghiệp Trương Đại Học Thương Mại phẩm và dịch vụ, khẳng định uy tín trên thị trường. Onenet quan niệm rằng: “Mức độ hài lòng của khách hàng” là tiêu chí đánh giá sự thành công của công ty. Onenet có đội ngũ đông đảo các kỹ sư có kinh nghiệm với trình độ chuyên môn cao, năng động, sáng tạo và không ngừng học hỏi. Onenet tạo ra môi trường thuận lợi để phát huy tối đa sức mạnh của mỗi cá nhân trong một tập thể đoàn kết và đó chính là nền tảng dẫn dắt tới sự thành công của công ty. Triết lý kinh doanh của Onenet là: “Đặt khách hàng là trọng tâm, chúng tôi sử dụng những con người ưu tú và các đối tác tin cậy để tạo ra những sản phẩm dịch vụ thực sự chất lượng và hữu ích”. Onenet không ngừng tìm hiểu nhu cầu của khách hàng. 2.2.1.4. Cơ cấu tổ chức Sơ dồ cấu trúc tổ chức. Ban giám đốc Kiểm soát chất lượng Tư vấn giải pháp và đào tạo -Tư vấn phát triển hệ thống -Tư vấn xây dựng hệ thống cntt -Đào tạo cntt Ban kiểm soát Kinh doanh Sản xuất Hổ trợ -Truyền thống CSKH -Nghiên cứu phát triển -Hành chính nhân sự -Phát triển thị trường bán hàng - Các dự án -Tài chính kế toán (nguồn www.onenet.vn) Hình 2.2 : Cơ cấu tổ chức của công ty  Chức năng và nhiệm vụ của đơn vị Chức năng của đơn vị: - Hội đồng quản trị ban giám đốc Onenet: SVTH: Phan Thị Thanh Dung 15 K45S1 Lớp: