Luận văn tốt nghiệp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực xây lắp thiết kế tại tổng công ty công trình giao thông 5 - cicenco 5

  • Số trang: 112 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 8 |
  • Lượt tải: 0
tranphuong

Đã đăng 58976 tài liệu

Mô tả:

Luận văn tốt ngiệp LỜI MỞ ĐẦU Nếu là một nhà đầu tư, đứng trước một quyết định đầu tư vào một Doanh nghiệp nào đó thì bạn quan tâm đến vấn đề gì đầu tiên. Hay với tư cách là một nhà quản lý Doanh nghiệp thì bạn mong muốn điều gì ở doanh nghiệp của mình. Chắc chắn rằng bất cứ ai ở địa vị đó cũng không mong muốn gì hơn là Doanh nghiệp đó hoạt động có hiệu quả. Vậy thì làm thế nào tin tưởng rằng Doanh nghiệp đó hoạt động có hiệu quả? Hoạt động kiểm toán ra đời từ đáp ứng nhu cầu đó. Để có thể đảm bảo hoạt động của Doanh nghiệp là có hiệu quả thì các nhà lãnh đạo phải mời các chuyên gia kiểm toán đến để thực hiện kiểm toán cho Doanh nghiệp của mình. Biện pháp này rất có hiệu quả tuy nhiên chi phí lại tốn kém và lại không thể thực hiện một cách thường xuyên được. Bên cạnh đó có một biện pháp khác là Doanh nghiệp tự thiết lập một bộ phận chuyên trách thực hiện nhiệm vụ kiểm soát các hoạt động của các bộ phận. Biện pháp này giúp Doanh nghiệp đảm bảo hiệu quả hoạt động trong từng khâu công việc mà chi phí lại không tốn kém như biện pháp trên. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, cùng với tiến trình công nhiệp hoá hiện đại hoá đất nước thì việc thiết lập Hệ thống kiểm soát nội bộ đang trở thành một vấn đề cần thiết hơn bao giờ hết đặc biệt đối với các Doanh nghiệp có qui mô lớn, các tập đoàn kinh tế, các Tổng công ty… Là một sinh viên chuyên ngành kiểm toán, ngay từ đầu đã rất tâm đắc với các vấn đề về việc xây dựng và thiết lập Hệ thống kiểm soát nội bộ trong Doanh nghiệp. Được thực tập tại Tổng công ty Công trình giao thông 5 Cicenco 5 là một cơ hội tốt cho em được tiếp tục học hỏi sâu thêm về vấn đề này. và cũng chính vì thế mà em quyết định chọn đề tài “ Hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực xây lắp thiết kế tại Tổng công ty Công trình giao thông 5 - Cicenco 5“ làm Luận văntốt nghiệp của mình. Luận vănbao gồm 3 phần: Phần 1. Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại các Doanh nghiệp Trình bày các vấn đề liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ tại Doanh nghiệp. Ngô Thị Thanh Tâm 1 Kiểm toán 42C Luận văn tốt ngiệp Phần 2. Thực trạng Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Công trình giao thông 5 - Cicenco 5nói chung và trong lĩnh vực xây lắp thiết kế nói riêng. Trình bày về cách thức tổ chức Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Công trình giao thông 5 - Cicenco 5và cách thức tổ chức quản lý trong lĩnh vực xây lắp thiết kế Phần 3. Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Công trình giao thông 5 - Cicenco 5 Trong qúa trình thực tập em đã nhận được sự giúp đỡ rất tận tình của các thầy cô giáo trong khoa kế toán đặc biệt là thầy Phan Trung Kiên và các cô các chú trong ban tài chính kế toán, các cô các chú trong Tổng công ty Công trình giao thông 5 - Cicenco 5 RPMU tại Tổng công ty. Qua đây em xin gửi lời chân thành cảm ơn tới các thầy giáo cùng các bác trong ban tài chính kế toán của Tổng công ty đã giúp đỡ em hoàn thành Luận vănnày. Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Thanh Tâm Ngô Thị Thanh Tâm 2 Kiểm toán 42C Luận văn tốt ngiệp PHẦN I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP I. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP Chúng ta chắc hẳn ai cũng biết đến vai trò của công tác kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp là rất quan trọng. Vậy kiểm soát là gì? và vì sao phải thực hiện công việc kiểm soát? Sau đây sẽ trình bày cụ thể về các vấn đề đó. 1. Kiểm soát trong quản lý 1.1. Khái niệm kiểm soát trong quản lý Quản lý là quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Quá trình này bao gồm nhiều chức năng và có thể chia thành nhiều pha (giai đoạn): ở giai đoạn định hướng cần có những dự báo về nguồn lực và mục tiêu cần và có thể đạt tới, kiểm tra lại các thông tin về nguồn lực và mục tiêu, xây dựng các chương trình, kế hoạch... Sau khi các chương trình, kế hoạch đã được kiểm tra có thể đưa ra các quyết định cụ thể để tổ chức thực hiện, cần kết hợp các nguồn lực theo phương án tối ưu, đồng thời thường xuyên kiểm tra diễn biến và kết quả của các quá trình để diều hoà các mối quan hệ, điều chỉnh các định mức và mục tiêu trên quan điểm tối ưu hoá kết quả hoạt động. Như vậy là kiểm tra kiểm soát không phải là một pha hay một giai đoạn của quá trình quản lý mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình này. Bởi vậy kiểm tra kiểm soát được hiểu là một chức năng của quản lý. Hay nói cách khác kiểm soát là một chức năng thẩm định độc lập được thiết lập nhằm mục đích để xem xét và đánh giá các hoạt động của một tổ chức với tư cách là một sự trợ giúp đối với tổ chức đó. Vậy kiểm soát nội bộ là gì? kiểm soát nội bộ cũng là một loại kiểm soát tức cũng có nghĩa là một chức năng thẩm định nhưng chức năng này được thiết lập bên trong một tổ chức để xem xét và đánh giá các hoạt động của tổ chức đó và cũng với tư cách là một sự trợ giúp đối với các tổ chức đó. Ngô Thị Thanh Tâm 3 Kiểm toán 42C Luận văn tốt ngiệp Quá trình kiểm soát là rất cần thiết trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của con người, của một tổ chức hay của toàn Xã hội. Kiểm soát được xem là một hoạt động của tổ chức hay là một bộ phận của bất kỳ hoạt động có tổ chức nào đó nên nó tồn tại ở hầu hết các cấp độ tổ chức và nó thu hút được sự quan tâm của nhiều người trong tổ chức đó. Kiểm soat tồn tại như một khâu độc lập của quả trình quản lý nhưng đồng thời nó lại là một bộ phận xuyên suốt của quá trình đó. Cũng như tất cả các bộ phận khác, mội bộ phận được thiết lập và hoạt động đều có mục đích của nó. Và chức năng kiểm soát được thiết lập nhằm mục đích giúp tổ chức, giúp các bộ phận thực hiện được các mục tiêu của mình. 1.2. Phân loại kiểm soát Kiểm soát là chức năng thẩm định nói chung nhưng do mục tiêu của các hoạt động được kiểm soát khác nhau, do yêu cầu của các nhà quản lý trong từng trường hợp khác nhau nên cũng có tương ứng các cách tiến hành kiểm soát khác nhau do đó mà cũng có tương ứng nhiều loại kiểm soát khác nhau. Nhìn chung kiểm soát có thể chia làm 3 loại:  Kiểm soát hướng dẫn  Kiểm soát “có” “ không”  Kiểm soát sau hành động  Kiểm soát hướng dẫn Là loại kiểm soát mà thông qua định dạng các sự kiện giúp chúng ta có hành động trung gian góp phần đạt những mục tiêu lớn hơn. những việc trung gian đó rất rõ ràng hoặc rất rộng nhưng đặc điểm chung là nó cảnh báo chúng ta cần có một hoạt động quản lý kịp thời nhằm mục tiêu đưa hoạt động đang được kiểm soát đó đạt được những mục tiêu mong muốn.  Kiểm soát “có” “không” Là loại kiểm soát nhằm vào chức năng bảo vệ chúng ta một cách máy móc hay nói cách khác là giúp chúng ta bảo đảm đạt được những kết quả mong muốn với hình thức đơn giản nhất nó có thể là một tiêu thức kiểm soát chất lượng mà thông qua đó chỉ có sản phẩm đúng đặc điểm kỹ thuật mới có thể qua được. Hay nói cách khác kiểm soát có thể là một sự thông qua bắt buộc của một loại hình kinh doanh từ đó đảm bảo rằng một cá nhân cụ thể Ngô Thị Thanh Tâm 4 Kiểm toán 42C Luận văn tốt ngiệp phải thực hiện việc tóm lược hoạt động có liên quan. Việc thiết kế những nhiệm vụ của tổ chức cũng có thể tạo ra những cơ hội đảm bảo cần thiết qua sự đánh giá những quyết định kinh doanh chủ yếu và hành động thực hiện. Nhân tố chung là có một kế hoạch kiểm soát lập sẵn hoắc có một cách sắp đặt để trong điều kiện bình thường sẽ mặc nhiên giúp vào một hành động bảo vệ hoặc cải tiến.  Kiểm soát sau hành động Loại kiểm soát thứ ba này trùng với hai loại kiểm soát đã trình bày ở trên, nhưng nó được phân biệt là hành động kiểm soát xảy ra sau, và tiến hành theo hình thức có hiệu quả nhất trong hoàn cảnh hiện thời. Hoạt động đó có thể là sửa chữa một sản phẩm hoặc thay đổi một chủ trương hay một tiến trình. Hoặc là hành động có thể thải hồi hay tái tuyển một nhân viên. Hoạt động sau sự việc có thể là đã làm ngay hay phải nghiên cứu thêm và triển khai. Ở đây, kiểm soát cần được hiểu là xem xét lại quá khứ nhưng bao giờ cũng hướng vào cải tiền tương lai. 2. Hệ thống kiểm soát nội bộ Ở phần trên chúng ta đã biết thế nào là kiểm soát nội bộ, vậy thì Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì ? và nó khác gì so với khái niệm về Kiểm soát nội bộ ? Có rất nhiều khái điểm khác nhau về Hệ thống kiểm soát nội bộ. Trong khuôn khổ báo cáo này em xin nêu lên một số quan điểm khác nhau về Hệ thống kiểm soát nội bộ. 2.1. Quan điểm của Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) Theo quan niệm này thì “Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống những chính sách và thủ tục nhằm 4 mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm hiệu quả của các hoạt động” Theo đó, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đề ra của đơn vị  Bảo vệ tài sản của đơn vị: Ngô Thị Thanh Tâm 5 Kiểm toán 42C Luận văn tốt ngiệp Tài sản của đơn vị được bảo vệ bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình và các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng… của doanh nghiệp  Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin muốn nói ở đây chính là thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp. Thông tin này cần được bảo đảm độ tin cậy bởi vì nó là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính.  Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức.  Bảo đảm hiệu quả của các hoạt động và năng lực quản lý Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong Doanh nghiệp Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của Hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Tóm lại có thể khái quát rằng quan niệm này xem xét khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ theo con mắt quan sát của kế toán nên nó hướng về các mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp 2.2. Quan điểm của các kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA) Các định nghĩa của viện kế toán viên công chứng (IACPA) ở Mỹ về Kiểm soát nội bộ liên quan đến từng lĩnh vực cụ thể. Trong phần thực hành kiểm toán Kiểm soát nội bộ được định nghĩa như sau: “Kiểm soát nội bộ gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp, biện pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra độ chính xác và độ tin cậy của các thông tin kế toán, Ngô Thị Thanh Tâm 6 Kiểm toán 42C Luận văn tốt ngiệp thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đã đề ra” Theo quan niêm này thì hệ thống kiểm soát nội bộ cũng có xu hướng thiên về phục vụ các mục tiêu của doanh nghiệp gần với quan niệm của liên đoàn kế toán quốc tế Ngô Thị Thanh Tâm 7 Kiểm toán 42C Luận văn tốt ngiệp 2.3. Quan điểm của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) Theo VSA 400 Hệ thống kiểm soát nội bộ được định nghĩa như sau:” Hệ thống kiểm soát nội bộ là các qui định và các thú thục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừavà phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ thụckiểm soát.” Trong đó: Hệ thống kế toán: Là các qui định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính. Môi trường kiểm soát: Là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của thành viên hội đồng quản trị, ban giám đốc đối với Hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị. Thủ tục kiểm soát: Là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể Theo quan niệm này thì hệ thống kiểm soát nội bộ được mô tả theo con mắt của các kiểm toán viên độc lâp là những người bên ngoài doanh nghiệp và nó cũng hướng đến phục vụ các mục tiêu của các kiểm toán viên khi thực hiện kiểm toán tại đơn vị đó 3. Sự cần thiết phải thiết lập Hệ thống kiểm soát nội bộ trong Doanh nghiệp Như phần trên đã đề cập, chúng ta đã biết tầm phần nào tầm quan trọng của việc thiết lập Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Doanh nghiệp. Vậy việc đó nó quan trọng như thế nào và vì sao ta lại phải thiết lập Hệ thống kiểm soát nội bộ. Trong phần này chúng ta sẽ làm rõ hơn về vấn đề đó. 3.1. Yêu cầu của quản lý Nói đến từ “quản lý” hay “nhà quản lý” sẽ gợi nhiều cách nghĩ cho nhiều người khác nhau. Nhưng tổng quát nhất có thể hiểu quản lý là quá trình sử dụng nguồn lực có hiệu quả. Định nghĩa này thừa nhận rằng quản lý là một quá trình tích cực, nó chăm lo đến các nguồn lực (bao gồm cả nguồn nhân lực Ngô Thị Thanh Tâm 8 Kiểm toán 42C Luận văn tốt ngiệp và nguồn phi nhân lực) với mục tiêu cuối cùng là sử dụng các nguồn lực đó theo cách hiệu quả nhất có thể. Tối đa hoá việc sử dụng có hiệu quả các nguồn lực và các nhà quản lý muốn đạt được kết quả tốt nhất có thể được và họ phải có cách làm tốt nhất để đạt được mong muốn đó. Quản lý được coi như là một chuỗi các quá trình có liên hệ với nhau. Các quá trình đó bao gồm: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch, cung cấp các nguồn lực để thực hiện kế hoạch, điều hành thực hiện kế hoạch và kiểm soát  Lập kế hoạch quản lý: Bao gồm toàn bộ việc lập kế hoạch từ những quyết định ở mức cao nhất về các mục đích và mục tiêu chủ yếu đến những chiến lược và các chủ trương hỗ trợ ở mức thấp hơn, đến các trình tự và phương pháp ở mức thấp hơn nữa cho việc thực hiện các nghiệp vụ cụ thể. Lập kế hoạch quản lý cũng là căn cứ cho tất cả các quá trình khác  Tổ chức thực hiện kế hoạch: Quá trình này phải chia công việc của tổ chức thành nhiều phần sau đó phối hợp các phần này với nhau sao cho toàn bộ công việc của tổ chức được hoàn thành. Nó giúp cho mỗi người trong tổ chức biết họ phải làm gì và ai là người có trách nhiệm giúp đỡ họ thực hiện công việc đó. Quá trình này được xây dựng dựa trên cơ sở của việc lập kế hoạch chung nói trên.  Cung cấp các nguồn lực: Đây là quá trình cung cấp các nguồn lực cần thiết nó bao gồm việc mua sắm các nguồn lực vật chất như máy móc thiết bị và các loại vật tư cung ứng… và việc tuyển dụng, phát triển nhân lực. Đặc biệt hoạt động chuẩn bị nguồn lực về con người được các nhà quản lý hết sức quan tâm  Điều hành quản lý: Đây là quá trình khi công việc được tiến hành trong thực tế. Nó bao gồm 3 loại hoạt động hỗ trợ làm cơ sở cho việc thực thi các nghiệp vụ được giao: hướng dẫn, phối hợp, chỉ đạo thực hiện kế hoạch  Kiểm soát: Việc hoàn thành công việc hiện tại không trành khỏi bị ảnh hưởng của những điều kiện thay đổi và năng lực con người không đồng đều. Do đó, chúng ta phải thấy được những sai lệch so với kế hoạch và xử lý những chỗ Ngô Thị Thanh Tâm 9 Kiểm toán 42C Luận văn tốt ngiệp sai lệch đó một cách có hiệu quả. Việc kiểm soát là một tiểu qúa trìnhcần thiết giúp chúng ta đạt được một cách tốt nhất những mục tiêu đã xây dựng. Trong kinh doanh, mục tiêu cuối cùng của các doanh nghiệp là lợi nhuận và mọi hoạt động của doanh nghiệp đều hướng đến mục tiêu đó. Các nhà quản lý luôn luôn làm mọi cách để nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Bên cạnh đó như chúng ta đã biết, kiểm soát là một chức năng thẩm định các hoạt động của doanh nghiệp, nhằm giúp doanh nghiệp thực hiện một cách tốt nhất các mục tiêu của mình, chính vì thế mà hiện nay người ta có xu hướng đưa hoạt động kiểm soát vào gắn liền với từng khâu trong quá trình quản lý mà chúng ta chỉ có thể đạt được điều đó thông qua hoạt động của bộ phận kiểm soát nội bộ. Vì vậy, việc thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ đang ngày càng cần thiết đối với các doanh nghiệp. 3.2. Quan hệ giữa kiểm soát và quá trình quản lý tổng thể Như chúng ta đã biết, chức năng kiểm soát bắt đầu bằng việc xác định các mục tiêu và kết thúc khi đạt các mục tiêu đó. Với việc thực hiện công tác quản lý hay nói cách khác là thực hiện các giai đoạn của quá trình quản lý thì chức năng kiểm soát đó chủ yếu là xem xét tính hiệu quả của các hành động thực hiện mà nhờ đó các chiến lược được chuyển thành các hành động cụ thể để đạt được các mục tiêu và kết quả đã đặt ra. Điều đó cũng rất thiết thực để xem xét kỹ hơn các chức năng của kiểm soát tương quan như thế nào với các giai đoạn chủ yếu của quá trình quản lý là lập kế hoach, tổ chức thực hiện, cung cấp nguồn lực và quản trị. 3.2.1. Quan hệ với lập kế hoạch: Lập kế hoạch liên quan đến việc xác định các mục tiêu hoàn chỉnh cho công ty cả trên góc độ tổng thể và từng bộ phận cấu thành tổ chức. Những mục tiêu tổng thể và bộ phận cung cấp những luận điểm hỗ trợ cho các hoạt động kiểm soát. Việc lập kế hoạch đầy đủ và toàn diện làm cơ sở cho chức năng kiểm soát. chúng ta biết là quản lý thấy rõ nhu cầu phải lập kế hoạch tốt điều đó cũng nhấn mạnh rằng đất kỳ ai quan tâm tới việc phát triển hoặc cải tiến hiệu quả kiểm soát cần phải chú ý tới cả tính đầy đủ của việc lập kế hoạch và hiệu qủa mà việc lập kế hoạch thực sự đem lại. Do đó mối quan tâm đầu tiên của chúng ta là việc lập kế hoạch thật tốt cho toàn công ty. Ngô Thị Thanh Tâm 10 Kiểm toán 42C Luận văn tốt ngiệp 3.2.2. Quan hệ với việc tổ chức: Tổ chức là một khâu quan trọng trong quá trình quản lý, thông qua việc tổ chức mà các công việc được giao, được uỷ quyền, được hạch toán. Với cách nhìn nhận này tổ chức tạo lập tiến trình cho kiểm soát. hơn thế nữa, trách nhiệm trong việc tổ chức của các cá nhân hay nhóm là xây dựng các mục tiêu và đo lường các kết quả của các hoạt động. điều này có nghĩa là nếu chúng ta muốn kiểm soát có hiệu quả thì chúng ta phải quan tâm cải tiến kế hoạch tổ chức hoàn hảo và những việc bố trí tổ chức theo kế hoạch đó. 3.2.3. Quan hệ với việc cung cấp các nguồn lực: Các việc mua sắm, quản lý và sử dụng những nguồn lực đều có những vấn đề cần thiết để kiểm soát. Đặc biệt là kiểm soát trong lĩnh vực cung cấp nguồn lực con người, cũng như toàn bộ quá trình quản lý, kiểm soát là một bộ phận, là quá trình do con người làm, những con người đã được chọn lọc, huấn luyện và quản lý. Hơn nữa ở đau có nhà quản lý giỏi thì ở đó chức năng kiểm soát cũng được quản lý với một hình thức hiệu quả hơn. Vì vậy, kiểm soát tốt phải bao gồm tất cả các mặt chủ yếu của chức năng quản lý đội ngũ và nhân sự 3.2.4. Quan hệ với việc điều hành: Trong giai đoạn điều hành quản lý, các nhà quản lý phải ra chỉ thị, giám sát nhân viên, phối hợp công việc và chỉ đạo. ở giai đoạn này các nhà quản lý cũng điều hành hệ thống kiểm soát và có những hành động cần thiết khi việc thực hiện kế hoạch quản lý có thay đổi. Cách thức điều hành trực tiếp này có thể hỗ trợ hoạt động kiểm soát tuy nhiên đôi khi nó lại cản trở công việc kiểm soát. Như vậy, muốn kiểm soát tốt phải cộng tác tốt với những nhà quản lý có trách nhiệm để công việc ở đây đảm bảo là hỗ trợ những nhu cầu kiểm soát. 3.3. Phạm vi quan tâm của hệ thống kiểm soát nội bộ Như đã trình bày ở phần trên, hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống các chính sách và thủ tục nhằm 4 mục tiêu: Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của các hoạt động của đơn vị. Chính vì thế mà phạm vi Ngô Thị Thanh Tâm 11 Kiểm toán 42C Luận văn tốt ngiệp quan tâm của hệ thống kiểm soát nội bộ là tất cả các hoạt động ở các lĩnh vực của các cấp khác nhau của đơn vị: Từ những hoạt động về tuyển dụng nguồn nhân lực, vật lực đến những hoạt động liên quan đến việc áp dụng, điều khiển các nguồn lực đó vào việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp; từ hoạt động của các nhà quản lý cho đến các hoạt động của các nhân viên cấp dưới. Tuy nhiên mức độ quan tâm của ban lãnh đạo của đơn vị đối với các lĩnh vực khác nhau là khác nhau và nó cũng quyết định đến kiểm soát hoạt động đó. II. TỔ CHỨC HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP 1. Khái quát về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp 1.1. Thiết kế và thực hiện kiểm soát Để hiểu rõ về chức năng kiểm soát người ta có thể xe xét trên khía cạnh thiết kế và thực hiện Thiết kế trong chức năng kiểm soát được hiểu là thực hiện lựa chọn các khía cạnh cụ thể cần được kiểm soát, xác định các khía cạnh đó được thực hiện tới mức nào và tìm ra cách thực hiện nó. Những dự kiến này chủ yếu tập trung vào những mặt cơ bản của nhu cầu quản lý: Một chuẩn mực nào đó được xác định, một trình tự đo lường kết quả được triển khai, một chương trình lập ra cho việc thẩm tra và hành động cần thiết. Tất cả những điều đó đều liên quan đến một sự xem xét, cân nhắc giữa lợi ích có thể có với chi phí phải gánh chịu. Phần thứ hai của hệ thống kiểm soát là thực hiện cụ thể tức là bố trí rõ hệ thống và việc theo dõi hệ thống. ở đây chúng ta tập trung ngay vào công việc cụ thể và những người liên quan. Cũng ở đây, ta cần tới kỹ năng quản trị và nhận định để giải quyết những tình thế phát sinh ngoài dự kiến và về những vấn đề không tránh được về con người 1.2. Sự cần thiết phải hoà nhập kiểm soát vào hoạt động quản lý Một vấn đề liên quan chặt chẽ với dự kiến và thực hiện nói trên là phạm vi mà các biện pháp kiểm soát có thể hoà nhập với các trình tự và hành động quản lý bình thường. điều mà chúng ta phải luôn tự nhủ rằng không coi Ngô Thị Thanh Tâm 12 Kiểm toán 42C Luận văn tốt ngiệp những biện pháp kiểm soát là những hoạt động phụ thêm và tách rời. Thay vào đó, chúng ta tìm được mục đích kiểm soát của chúng ta thông qua quá trình hoạt động bình thường. Sở dĩ chúng ta nên làm như vậy là vì nếu làm như vậy chúng ta sẽ tiết kiệm được chi phí và loại trừ bớt bực tức cho những người trực tiếp hay gián tiếp bị kiểm tra. Ví dụ như nều chấp nhận được một bộ phận cụ thể từ một tổ của phân xưởng sản xuất có thể tự động xác định được liệu nó có phù hợp trong dây truyền lớn hơn không mà không cần phải có một nhóm thanh tra trung gian nào nữa. tương tự như vậy, chúng ta cứ xem việc xử lý kiểm soát như là quan hệ quản lý bình thường chứ không phải là một vấn đề tách biệt. Các chuyên gia kiểm soát bao giờ cũng có những thuận lợi như vậy để thực hiện kiểm soát, coi kiểm soát như một hoạt động thông thường. 1.3. Qui mô bảo vệ và xây dựng Khi xem xét chức năng kiểm soát người ta còn xem xét qui mô bảo vệ và xây dựng của chúng và cố gắng tối đa hoá qui mô đó. Một phạm vị khá lớn của kiểm soát thực hiện là để phục vụ mục tiêu bảo vệ cho các nhà quản lý cấp cao hơn và tránh những sai sót ở mức thấp hơn. Một số việc kiểm soát phải có một trong những mục đích chính là đề phòng những loại hành động nào đó mà chúng nhà quản lý cấp cao không muốn ví dụ như là sử dụng sai một bất đông sản của công ty hay những cam kết quá mức được phép hoặc lập sai một tờ khai nào đó. Những việc kiểm soát là để bảo vệ vì quản lý cấp trên cũng muồn biết những loại việc đang triển khai để họ có những hành động khắc phục hoặc sửa chữa kịp thời. Trong một số trường hợp, kiểm soát chú trọng vào khả năng xây dựng, lúc đó kiểm soát như là một hoạt động hướng dẫn đối với lĩnh vực hoạt động của chúng ta. Ví dụ một kiểm soát hình thức thử nghiệm sở thích của người tiêu dùng có thể giúp chúng ta làm ra những loại sản phẩm mới hoặc trình bày những sản phẩm hiện có theo kiểu dáng mới khác theo thị hiếu của người tiêu dùng. Cách xây dựng này thực hiện được vì có phần chú trọng vào các mặt tích cực thường có của các hoạt động, mang tính chất bảo vệ ngay từ lúc đầu có thể minh hoạ bằng việc thoả mãn người tiêu dùng và danh tiếng của công ty là kết quả của các biện pháp thanh tra kiểu bảo vệ. điều đó cũng có thể Ngô Thị Thanh Tâm 13 Kiểm toán 42C Luận văn tốt ngiệp được hiểu theo một hình thức rộng hơn là nó sẽ khuyến khích tốt hơn những người bị kiểm soát. ví dụ kiểm soát thực hiện lợi nhuận của một chi nhánh thay cho việc kiểm soát hoạt đông chi tiết. Trong trường hợp khác, tính chất xây dựng có thể thông qua sự hiểu biết kỹ hơn và việc xử lý tế nhị của kiểm soát. Trong tất cả những tình huống đó, mục tiêu của chuyên viên kiểm soát là đề cập đến những nhu cầu của bảo vệ ở một hình thức mà tránh nhấn mạnh vào hướng đó, vào tiềm năng xây dựng đó. 1.4. Phân tích rủi ro đối với các mục tiêu bảo vệ Như đã phân tích ở trên, chúng ta thấy rõ việc đánh giá kiểm soát nội bộ bao gồm hai mục tiêu là bảo vệ và xây dựng. Thực chất của lợi ích sóng đôi như vậy rất quan trọng đối với các nhà quản lý của doanh nghiệp, đối với các kiểm toán viên nội bộ _ là người tìm cách phục vụ toàn bộ lợi ích quản lý. Ngoài ra, việc đánh giá công việc kiểm soát còn phải đặt trong mối quan hệ với các mục tiêu cải tiến rộng hơn là xây dựng, đó là loại đánh giá ở trình độ cao hơn và công phu hơn nhất là khi các mục tiêu cải tiến bao hàm khả năng sinh lời của tập đoàn đã được tăng. Nhưng các mục tiêu bảo vệ căn bản là rất quan trọng và cần được đề cập thích đáng. Như thường xảy ra, việc đánh giá của kiểm soát nội bộ về các mục tiêu bảo vệ tự nó đặc biệt làm cho việc phân tích rủi ro có tổ chức và khoa học hơn Việc đánh giá rủi ro cho các mục tiêu bảo vệ trực tiếp xoáy vào:  Tính chất phạm vi và ảnh hưởng của từng loại khiếm khuyết tiềm ẩn  Tính khả thi và chi phí của công việc kiểm soát thực tế Loại đánh giá này tất nhiên phải làm riêng cho từng loại công ty và theo các tình huống hoạt động khác nhau. Nhưng khi đánh giá như vậy nên xem cần loại kiểm soát gì? phạm vi kiểm soát để có lợi cho kinh doanh. Nhưng điều làm phức tạp cho việc đánh giá sau là thường có mâu thuẫn giữa việc làm giảm tốn thất với nhu cầu rộng thêm của quản lý và các mục tiêu. Tất cả diều đó có nghĩa là phân tích rủi ro tôt hay không về mặt quản lý còn tuỳ thuộc vào phạm vi được thừa nhận và đánh giá của các mục tiêu quản lý có liên quan 1.5. Vấn đề phản ứng của con người với kiểm soát Ngô Thị Thanh Tâm 14 Kiểm toán 42C Luận văn tốt ngiệp Con người liên quan đến quá trình kiểm soát và nó đòi hỏi con người phải rất khéo léo khi giải quyết các mối quan hệ. Trong khi thực hiện, triển khai một hệ thống kiểm soát có hiệu lực thì thấy có các vấn đề: Nguồn gốc chủ yếu của các vấn đề là hầu hết ai cũng có bản năng hành động độc lập và tự do. Thực tế cho thấy rằng con người phải làm gì đó khiến họ có khuynh hướng ác cảm với một việc kiểm soát thậm chí phản đối. Mức độ chấp nhận đối với những việc kiểm soát phần lớn tuỳ thuộc vào chính con người_ sự thông minh, có kinh nghiệm, vốn văn hoá, tình cảm vững bền… Nhưng chúng ta có thể nói rằng xu hướng thông thường là con người bực bội với kiểm soát và ít nhiều chống lại. điều đó phụ thuộc nhiều vào cách thức kiểm soát được triển khai chúng diễn ra và được điều khiển như thế nào. Do đó, trong sự cố gắng của chúng ta làm công việc kiểm soát có hiệu quả, chúng ta cần phải có sự hiểu biết về sự phản ứng bình thường đó của con người và làm mọi việc cần thiết có thể để tối thiểu hoá những phiền toái Chúng ta có thể xử lý như thế nào với những cản trở của con người với kiểm soát? có những giải pháp sau để giải quyết những mâu thuẫn đó:  Tăng uy tín của toàn công ty  Cách trình bày  Tính hợp pháp của nguồn gốc  Sự tham gia  Cách điều hành 2. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ Để đáp ứng nhu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động của các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ với bốn yếu tố chính: Môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin (hệ thống kế toán), các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ Để có thể hiểu rõ hệ thống kiểm soát nội bộ của tổng công ty như thế nào và hoạt động ra sao, trước tiên chúng ta phải tìm hiểu về các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ 2.1. Môi trường kiểm soát Ngô Thị Thanh Tâm 15 Kiểm toán 42C Luận văn tốt ngiệp Môi trường kiểm soát là khái niệm bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài của đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ Theo VSA 400 môi trường kiểm soát là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hành động của các thành viên hội đồng quản trị,ban giám đốc đối với hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ thống kiểm soát trong đơn vị Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng đến hiệu quả của các thủ tục kiểm soát trong doanh nghiệp. Môi trường kiểm soát mạnh sẽ hỗ trợ đáng kể cho các thủ tục kiểm soát cụ thể ngược lại môi trường kiểm soát mà yếu thì các thủ tục kiểm soát cũng khó có thể phát huy hiệu quả được Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát nói chung chủ yếu liên quan đến quan điểm thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong doanh nghiệp. trên thực tế tính hiệu quả của các hoạt động kiểm tra kiểm soát trong các hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại doanh nghiệp đó. Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động của đơn vị thì mọi thành viên trong đơn vị đó sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra kiểm soát và tuân thủ mọi qui đinh cũng như chế độ đề ra. Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các qui chế về hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ được vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên của đơn vị. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát bao gồm: 2.1.1. Các đặc thù về quản lý: Nói đến các đặc thù về quản lý tức là đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các qui định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp. bởi vì chính các nhà quản lý và đặc biệt là các nhà quản lý cao cấp nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại các doanh nghiệp 2.1.2. Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức là cách thức tổ chức quản lý trong doanh nghiệp hay có thể hiểu cơ cấu tổ chức là cách phân quyền trong bộ máy quản lý Ngô Thị Thanh Tâm 16 Kiểm toán 42C Luận văn tốt ngiệp Cơ cẩu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cẩu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiên các quyết định đó trong toàn doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống: tức là phải thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng, bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiên công việc 2.1.3. Chính sách nhân sự Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp. nếu nhân viên có năng lực và tin cậy thì nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ. Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu qủa. Tóm lại, với những lý do nêu trên, các nhà quản lý doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và sự rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, xắp xếp. đề bạt khen thưởng, kỷ luật nhân viên. việc đào tạo bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất địo đức, đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp 2.1.4. Công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quĩ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai, là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. nếu việc lập và thực hiện kế hoach được tiến Ngô Thị Thanh Tâm 17 Kiểm toán 42C Luận văn tốt ngiệp hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạchvà dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm, xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoach đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời 2.1.5. Uỷ ban kiểm soát Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát Uỷ ban kiểm soát đặt ra để thực hiện những nhiệm vụ: giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty, kiểm tra giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ, giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính, dung hoà các bất đồng nếu có giữa ban giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài… 2.1.6. Môi trường bên ngoài: Môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ và phong cách điều hành của cac nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các qui chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Nhóm các nhân tố bên ngoài bao gồm: sự kiểm soát của các cơ quan chức năng nhà nước, ảnh hưởng của cac đối tác làm ăn, môi trường pháp lý, đường lối phát triển đất nước… Như vậy môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanh nghiệp 2.2. Hệ thống kế toán Hệ thống thông tin chủ yếu của doanh nghiệp là hệ thống kế toán. hệ thống kế toán chủ yếu của doanh nghiệp bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, Ngô Thị Thanh Tâm 18 Kiểm toán 42C Luận văn tốt ngiệp hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán Trong đó quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập, phân loại ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thoả mãn các chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt đông kế toán. Một hệ thống kế toán hoạt động hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết: Ngô Thị Thanh Tâm 19 Kiểm toán 42C Luận văn tốt ngiệp Tính có thật Cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thật vào sổ sách của đơn vị mà ngược lại mọi nghiệp vụ đã được ghi chép vào sổ sách kế toán của đơn vị đều phải đảm bảo là đã xảy ra Sự phê chuẩn Đảm bảo mọi nghiệp vụ xảy ra đều được phê chuẩn hợp lý, đúng qui cách đúng thẩm quyền Tính đầy đủ Đảm bảo việc phản ánh trọn vẹn (đầy đủ) các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tức là các nghiệp vụ kinh tế nếu đã phát sinh thì đều được ghi sổ. Sự đánh giá Đảm bảo không có sai phạm gì trong việc tính toán các khoản giá và phí. Sự phân loại Đảm bảo các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán. Tính đúng kỳ Bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời theo quy định. Quá trình Số liệu kế toán được ghi vào sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các báo tổng hợp chính cáo tài chính của doanh nghiệp xác 2.3. Các thủ tục kiểm soát Thủ tục kiểm soát là các qui chế và các thủ tục do nhà quản lý thiết lập và thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu quản lý cụ thể Theo VSA 400 thủ tục kiểm soát là các qui chế và thủ tục do ban lãnh đạo của đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được các mục tiêu quản lý cụ thể Các thủ tục kiểm soát chủ yếu trong doanh nghiệp bao gồm: Ngô Thị Thanh Tâm 20 Kiểm toán 42C
- Xem thêm -