Tài liệu Luận văn quản trị văn phòng thực trạng tình hình công tác quản lý văn bản đi của cơ quan.

A. MỤC LỤC A. MỤC LỤC B. LỜI MỞ ĐẦU.............................................................................................1 C. NỘI DUNG..................................................................................................4 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN.................................4 1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan..........................4 1.1. Sự ra đời.................................................................................................4 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ngọc Lặc.......................................................................................................5 1.2.1. Chức năng........................................................................................5 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn......................................................................6 1.2.3. Cơ cấu tổ chức.................................................................................6 1.3. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Ngọc Lặc.......................................................................................................9 1.3.1. Chức năng........................................................................................9 1.3.2. Nhiệm vụ.......................................................................................10 1.3.3. Cơ cấu tổ chức...............................................................................11 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI CỦA CƠ QUAN....................................................................14 2.1. Tình hình công tác văn thư của cơ quan...............................................14 2.1.1. Quản lý công tác văn thư...............................................................14 2.1.2. Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của UBND huyện Ngọc Lặc..16 2.2. Quản lý văn bản đi của UBND huyện Ngọc Lặc.................................18 CHƯƠNG III: NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN...26 3.1. Nhận xét...............................................................................................26 3.1.1. Ưu điểm.........................................................................................29 3.1.2. Nhược điểm...................................................................................30 3.2. Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao công tác quản lý văn bản đi của UBND huyện Ngọc Lặc...................................................................31 3.2.1. Một số giải pháp............................................................................31 3.2.2. Một số kiến nghị............................................................................32 D. KẾT LUẬN...............................................................................................33 Đ. PHỤ LỤC..................................................................................................34 0 1 B. LỜI MỞ ĐẦU Trong công cuộc đổi mới của đất nước và xu hướng hội nhập của nền kinh tế, cùng với sự bùng nổ của khoa học công nghệ, sự phát triển của công nghệ thông tin thì mỗi ngành, mỗi lĩnh vực trong xã hội đều không ngừng có sự đổi mới và hiện đại hoá. Hoà theo xu thế đó công tác văn thư đã không ngừng có những tiến bộ mới để đẩy mạnh sự phát triển của cơ quan tổ chức. Đặc biệt là công tác Quản lý văn bản đi. Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác, bí mật. Đồng thời công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý của một cơ quan là một mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào một phần của công tác này có được làm tốt hay không. vì đây là một công tác vừa mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kỹ thuật và liên quan nhiều cán bộ, công chức. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia. Nắm bắt được tầm quan trọng đó Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền hành chính quốc gia trong đó có công tác văn thư được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn. Có thể nói, công tác văn thư đóng một vai trò vô cùng quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả, năng suất công việc của cơ quan nên nhu cầu hiện đại hoá công tác văn thư là cần thiết và quan trọng, đổi mới, hiện đại 2 trên từng khâu nghiệp vụ: Soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản đi đến... Và thực tế từng cơ quan, sự lựa chọn hình thức văn thư như thế nào là một vấn đề bức thiết và đóng vai trò rất quan trọng trong hiệu quả công tác hoạt động. Là một học sinh của lớp Hành chính văn thư. Sau 3 năm được học tập, rèn luyện và được trang bị những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ tại trường em đã có những kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ nhất định nhưng " Học phải đi đôi với hành", kiến thức và lý thuyết ở lớp phải được áp dụng vào công việc thực tế tại cơ quan, để đáp ứng được yêu cầu đó Trường đại học Nội vụ Hà Nội đã thực hiện kế hoạch đào tạo tổ chức cho học sinh đi thực tập tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức. Việc thực tập này giúp cho học sinh làm quen với công việc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức, lý thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan. Đây cũng là dịp cho học sinh tổng hợp, củng cố lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất, đạo đức của một người cán bộ công chức là cơ hội cho học sinh đúc rút được những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau này. Thực hiện kế hoạch của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về việc thực tập tốt nghiệp lớp Hành chính văn thư K3 cùng với sự giúp đỡ của các lãnh đạo UBND huyện Ngọc Lặc đã tạo điều kiện nhận em về thực tập. Thời gian thực tập bắt đầu từ ngày 09/4 đến ngày 01/6/2012. Thời gian thực tập tuy không dài nhưng nhờ sự giúp đỡ của lãnh đạo văn phòng và cán bộ làm công tác văn thư trong UBND đã tạo cơ hội cho em áp dụng lý thuyết được trang bị vào thực tiễn công tác, rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi nghiệp vụ, từ đó nhận thức được rõ hơn về tần quan trọng của công tác văn thư. Đặc biệt dưới sự hướng dẫn của cán bộ văn thư là chị: Trần Thị Tuyến đã truyền cho em lòng say mê công việc, giúp em nhận thức được sâu sắc nghĩa vụ, trách nhiệm và vai trò quan trọng của cán bộ văn thư. Từ đó đã rèn luyện phẩm chất đạo đức, nghề nghiệp như cẩn thận hơn, tỉ mỉ hơn,... và nâng cao năng lực của bản thân để hoàn thành tốt công việc. 3 Kết quả đợt thực tập tại văn phòng HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc được em hệ thống lại trong ba chương như sau: Chương I: Giới thiệu vài nét về cơ quan. Chương II: Thực trạng tình hình công tác quản lý văn bản đi của cơ quan. Chương III: Nội dung công tác văn thư của cơ quan. Tuy nhiên trong quá trình đi thực tập do chưa được làm quen nhiều với thực tế công việc nên trong thời gian thực tập tại cơ quan bản thân em nhận thấy mình còn rất nhiều hạn chế và thiếu sót trong quá trình tiến hành công việc. Vì vậy thông qua bản báo cáo thực tập này em kính mong Ban Giám hiệu, khoa văn thư- Lưu trữ, cùng các thầy cô giáo bộ môn góp ý, sửa chữa và giúp đỡ để em có thể hoàn thiện hơn trong công tác nghiệp vụ của mình, để em được trau dồi thêm kiến thức để làm tốt trách nhiệm và phận sự của một người cán bộ làm công tác Hành chính văn thư trong tương lai. Và em xin chân thành cảm ơn UBND huyện Ngọc Lặc đã tạo mọi điều kiện để em tìm hiểu và vận dụng được những kiến thức sách vở vào thực tế công việc và để em có thể hoàn thành tốt báo cáo này. Đồng thời em cũng xin chân thành cảm ơn tới các thầy cô giáo bộ môn khoa Văn thư- Lưu trữ cùng thầy cô giáo trong trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã hết lòng giúp đỡ và truyền truyền đạt cho em những kiến thức bổ ích trong quá trình học tập. Hà Nội, ngày tháng năm 2012. Sinh viên Mai Thị Nga 4 C. NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN 1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan 1.1. Sự ra đời Ngọc Lặc là huyện Miền núi phía Tây của tỉnh Thanh Hoá từ thị trấn Ngọc Lặc, trung tâm chính trị, kinh tế, văn hoá của huyện theo đường Hồ Chí Minh ra Hà Nội đến đường Láng - Hoà Lạc là 136 km, về phía Đông đến thành phố Thanh Hoá là 77 km, về phía Tây lên Biên giới Việt Lào (cửa khẩu Na Mèo) khoảng 120 km, về phía Tây Bắc lên huyện Quan Hoá, sang Mai Châu (Hoà Bình) khoảng 100 km. Nằm ở toạ độ 19055' đến 20055' vĩ độ Bắc, 105031' đến 104055' kinh độ Đông, trung tâm vùng hành chính của huyện ở 20004' vĩ độ Bắc, 105022' kinh độ Đông, phía Bắc giáp huyện Cẩm Thuỷ và huyện Bá Thước, phía Nam giáp huyện Thường Xuân, phía Tây giáp huyện Lang Chánh, phía Đông giáp huyện Thọ Xuân, Yên Định. (Hình ảnh hoạt động) (Hình ảnh công sở UBND huyện Ngọc Lặc - Phụ lục 1) Tổng diện tích tự nhiên là 495,53km2 (49.553,04ha) chiếm 4,41% diện tích toàn tỉnh. Dân số là 129.926 người, bình quân 262người/km2 trong đó: dân tộc mường 88.999 người (68.5%), dân tộc Kinh 38.458người (29.6%), dân tộc Dao 1.312 người (1.01%) dân tộc Thái 987 người (0.76%) các dân tộc khác là 170 người (0.13%). (Hình ảnh múa pồn pông của đồng bào dân tộc Mường - Ngọc Lặc - Phụ lục 2) Ngọc Lặc gồm 21 xã và 1 thị trấn đó là: Xã La, Sơn, Mỹ Tân, Thuý Sơn, Cao Ngọc, Vân Am, Phùng Giáo, Phùng Minh, Phúc Thịnh, Nguỵêt Ấn , Kiên Thọ, Minh Tiến, Minh Sơn, Ngọc Khê, Ngọc sơn, Ngọc Trung, Cao Thịnh, Lộc Thịnh, Đồng Thịnh Ngọc Liên, Quang Trung, Thạch Lập và thị trấn Ngọc Lặc. 5 Địa hình Ngọc Lặc được chia làm 2 vùng rõ rệt được tạo bởi các dãy núi đá vôi và núi đồi thấp, vùng núi cao chiếm 56.2%, vùng núi thấp chiếm 43.8% diện tích toàn huyện. Ngọc Lặc có 3 con sông chính là Sông âm, sông Cầu Chày và sông Hép. Khí hậu nhiệt đới có 2 mùa rõ rệt, mùa mưa từ tháng 4 đến tháng 9, mùa khô từ tháng 10 đến tháng 3 năm sau. Điều kiện tự nhiên đã ưu ái cho Ngọc Lặc có ưu thế chiến lược quan trọng về kinh tế, quốc phòng, an ninh tạo thành đặc điểm và truyền thống con người của các dân tộc huyện Ngọc Lặc. (hình ảnh huấn luyện quân sự tại UBND huyện Ngọc Lặc - Phụ lục 3) Như vậy, vùng đất Ngọc Lặc từ lâu đời đã có cư dâ người Mường cư trú. Đến nay các dân tộc Mường, Kinh, Thái, Dao sinh sống đan xen đoàn kết, cùng nhau xây dựng quê hương. Trải qua hàng ngàn năm các dân tộc sống trên vùng đất này đã cùng nhau chung sức chống chọi lại với sự khắc nghiệt của thiên nhiên, sự xâm lược, áp bức bóc lột của các thế lực thực dân phong kiến, để khai phá, xây dựng quê hương đất Ngọc Lặc tươi đẹp như ngày nay. Chính từ trong quá trình đó đã hình thành và hun đúc nên những giá trị truyền thống tốt đẹp trong xây dựng và bảo vệ quê hương. Trong sản xuất con người Ngọc Lặc cần cù lao động, sáng tạo, tự lực, tự cường có ý chí vươn lên vượt qua khó khăn gian khổ trong đấu tranh bảo vệ tổ quốc, quê hương, có lòng yêu nước nồng nàn, không chịu khuất phục dưới sự áp bức bóc lột cường quyền của đế quốc thực dân xâm lược. Sáng tạo ra nền văn hoá giàu ính nhân văn,yêu thương đoàn kết, giàu lòng nhân ái. Đặc biệt là dưới sự lãnh đạo của Đảng cộng sản Việt Nam, nhân dân các dân tộc Ngọc Lặc đã phát huy được truyền thống tốt đẹp đó, đứng lên đấu tranh giành độc lập tự do, xây dựng quê hương giàu đẹp. 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ngọc Lặc 1.2.1. Chức năng UBND huyện Ngọc Lặc là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, là cơ quan chấp hành của HĐND huyện Ngọc Lặc. Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Ngọc Lặc được quy định cụ thể trong Luật tổ chức HĐND và 6 UBND số 11/2003/QH11 của Quốc hội ban hành ngày 26 tháng 11 năm 2003 với UBND huyện Ngọc Lặc, các văn bản không có quy định gì khác so với luật. Theo đó, UBND huyện Ngọc Lặc có chức năng quản lý Nhà nước tại địa bàn huyện Ngọc Lặc về toàn diện các mặt của đời sống, kinh tế - xã hội, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý, thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từ trung ương đến cơ sở. 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Ngọc Lặc thực hiện theo điều 97, 98 đến điều 110 của Luật Tổ chức HĐND - UBND được quốc hội thông qua ngày 26/11/2003. Căn cứ Nghị định số 107/2004/NĐ-CP ngày 01 tháng 04 năm 2004, của chính phủ quy định số lượng phó chủ tịch và cơ cấu thành viên của UBND các cấp, căn cứ luật tổ chức HĐND - UBND (sửa đổi) 1.2.3. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức bao gồm chủ tịch, hai phó chủ tịch và các uỷ viên Căn cứ Luật tổ chức HĐND - UBND Huyện Ngọc Lặc được tổ chức như sau: Chủ tịch UBND huyện là người đứng đầu UBNd huyện và chỉ đạo chung công việc của UBND trước HĐND huyện và UBND tỉnh, ban chấp hành đảng bộ huyện và HĐND huyện. Phó chủ tịch UBND là người giúp việc chủ tịch UBND huyện trong các lĩnh vực công tác được phân công, ký thay khu được chủ tịch UBND huyện uỷ quyền. Chịu trách nhiệm trước chủ tịch về kết quả thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao, ngoài ra phó chủ tịch thay mặt chủ tịch giải quyết những vấn đề phát sinh thuộc lĩnh vực được chủ tịch phân công. 01 Phó chủ tịch - Phụ trách khối văn xã 01 Phó chủ tịch - Phụ trách khối kinh tế Các thành viên khác của UBND huyện bầu ra bằng hình thức bỏ phiếu tín theo sự giới thiệu của chủ tịch UBND. Có nhiệm vụ tham gia giải quyết 7 của chủ tịch UBND. Có nhiệm vụ tham gia giải quyết các công việc thuộc tập thể UBND huyện, thuộc các công việc thuộc tập thể UBND huyện, thuộc các thành viên và các có liên quan đến chức năng của ngành được phân công phụ trách. Các thành viên UBND chịu trách nhiệm trước chủ tịch UBND huyện, về việc triển khau thực hiện chức năng, nhiệm vụ củă ngành, xã, địa bàn được phân công phụ trách được quyền giải quyết một số công việc quan trọng của UBND huyện khi được chủ tịch uỷ quyền bằng văn bản. Ngoài chủ tịch và 2 phó chủ tịch còn có 5 uỷ viên. - Uỷ viên phụ trách công tác văn phòng - Uỷ viên phụ trách thanh tra huyện - Uỷ viên phụ trách kinh tế - Uỷ viên phụ trách công tác An ninh - Uỷ viên phụ trách công tác Quốc phòng Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Ngọc Lặc bao gồm 16 phòng. - Văn phòng HĐND, UBND: tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND, giúp UBND cấp huyện về công tác dân tộc, tham mưu cho chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của chủ tịch UBND, cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý và hoạt động của HĐNDm UBND và các cơ quan Nhà nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật của HĐND, UBND. - Phòng Nội vụ: tham mưu giúp UBND thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính sự nghiệp Nhà nước, cải cách hành chính, chính quyền địa phương, địa giới hành chính, cán bộ công chức, viên chức nhà nước, tôn giáo, thi đua khen thưởng. - Phòng tư pháp: tham mưu giúp UBND thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác xây dựng văn bản quy phạm, pháp luật kiểm tra, xử lý các văn bản quy phạm pháp luật, phổ biến giáo dục pháp luật, thi hành án dân sự, chứng thực, hộ tịch, trợ giúp pháp lý. 8 - Phòng tài nguyên - môi trường: Tham mưu giúp UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nươc về tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường khí tượng thuỷ văn, đo đạc, bản đồ - Phòng tài chính - kế hoạch: tham mưu giúp UBNd thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: Tài chính, tài sản, kế hoạch và đầu tư đăng ký kinh doanh, tổng hợp, thống nhất quản lý về kinh tế hợp tác xã, kinh tế tư nhân. - Phòng lao động thương binh và xã hội: giúp UBND về vấn đề lao động, việc làm, dạy nghề, tiền công, tiền lương, bảo hiểm xã hội,bảo hiểm thất nghiệp, an toàn lao động, người có công, bảo trợ xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em, phòng chống tệ nạn xã hội. - Phòng văn hoá và thông tin: tham mưu giúp UBND cấp huyện về văn hoá, gia đình, thể dục, thể thao, du lịch, bưu chính viễn thông và Internet, công nghệ thông tin, hạ tầng thông tin, phát thanh báo chí. - Phòng giáo dục - đào tạo: tham mưu giúp UBND về mục tiêu chương trình và nội dung giáo dục và đào tạo, tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học, văn bằng, chứng chỉ. - Phòng y tế: giúp UBND cấp huyện về vấn đề sức khoẻ, y tế dự phòng, khám chữa bệnh, phục hồi chức năng, y dược cổ truyền, thuốc phòng bệnh chữa bệnh cho người, mỹ phẩm, vệ sinh an toàn thực phẩm, bảo hiểm y tế, trang thiết bị, dân số - Phòng nông nghiệp: tham mưu, giúp UBNd về lâm nghiệp, nông nghiệp, thuỷ lợi, thuỷ sản, phát triển nông thôn, phát triển kinh tễ, kinh tế trang trại nông thôn, kinh tế hợp tác xã nông, lâm nghiệp gắn với các ngành nghề, làng nghề trên địa bàn. - Phòng công thương: Tham mưu giúp UBND về công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, xây dựng, phát triển đô thị, kiến trúc, cơ sở hạ tầng, giao thông 9 - Thanh tra huyện: tham mưu giúp UBND cấp huyện về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong phạm vi quản lý nhà nước của UBND, thực hiện nhiệm vụ quyền hạn giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng chống tham nhũng theo quy định của pháp luật. - Phòng dân tộc - Phòng thống kê - Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ bản. Đứng đầu mỗi phòng đều có trưởng phỏng, phó phòng (đối với văn phòng HĐND - UBND huyện là chánh văn phòng và phó chánh văn phòng, đối với thanh tra huyện là chánh thanh tra và phó thanh tra) chịu trách nhiệm trước UBND và chủ tịch UBND các thành viên khác của UBND và của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện. 1.3. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Ngọc Lặc 1.3.1. Chức năng Văn phòng HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc là cơ quan chuyên môn thuộc UNND huyện Ngọc Lặc, có chức năng tham mưu tổng hợp cho UBNd huyện về hoạt động của UBND, tham mưu giúp UBND về công tác dân tộc, tham mưu giúp chủ tịch UBND huyện,cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật cho hoạt động của HĐND, UBND. Là một cơ quan giúp việc văn phòng HĐND, UBND huyện Ngọc Lặc có 2 chức năng giống như chức năng của văn phòng nói chung: - Chức năng tham mưu tổng hợp: Văn phòng chịu trách nhiệm thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin để cung cấp cho hoạt động quản lý của cơ quan và lãnh đạp, đồng thời cũng là bộ phận có chức năng tham mưu tư vấn cho lãnh đạo cơ quan và các bộ phận chuyên môn khác về các vấn đề liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của HĐND - UBND và bản thân văn phòng 10 - Chức năng hậu cần: Văn phòng có chức năng đảm bảo cơ sở vật chất và công tác phục vụ cho mọi hoạt động của HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc như: đảm bảo điện, nước, trang thiết bị trong trụ sở cơ quan, phục vụ các cuộc họp, hội nghị và các hoạt động khác của cơ quan và lãnh đạo. 1.3.2. Nhiệm vụ Văn phòng HĐNH - UBND huyện Ngọc Lặc thực hiện những nhiệm vụ sau: - Giúp HĐNH - UBND huyện xây dựng, thẩm tra và quản lý việc ban hành văn bản thuộc thẩm quyền của HĐNH - UBND huyện, đảm bảo đúng chủ trương, đường lối của đảng, chính sách của Nhà nước. - Xây dựng chương trình kế hoạch, công tác tuần, tháng, quý, năm giúp thường trực HĐND, các ban của HĐND, lãnh đạo UBND huyện chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạch, công tác đó. - Chuẩn bị các báo cáo về hoạt động của HĐNH - UBND huyện, biên tập và quản lý hồ sơ biên bản các kỳ họp HĐND, các cuộc họp và làm việc của thường trực HĐNH - UBND huyện, phục vụ các kỳ họp của HĐND huyện. - Theo dõi, đôn đốc HĐNH - UBND các xã, thị trấn các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện chuẩn bị các đề án trước khi trình HĐND - UBND huyện xem xét quyết định hoặc để HĐND - UBND huyện trình người có thẩm quyền quyết định. - Đảm bảo thu thập thông tin, tổng hợp và xử lý thông tin thường xuyên kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác lãnh đạo điều hành của HĐND và UBND huyện, thực hiện chế độ báo cáo lên cơ quan cấp trên theo quy định. - Phối hợp với thanh tra huyện và các phòng ban của huyện tiếp nhận, phân loại đơn thư khiếu nại, tố cáo và thực hiện các kết luận, kiên nghị sau thanh tra, kiểm tra theo thẩm quyền. 11 - Phụ trách quản lý trực tiếp bộ phận tiếp nhận và hoàn trả kết quả theo đề án cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế một chửa, một cửa liên thông của UBND huyện. - Đôn đốc kiểm tra, nhắc nhở các phòng ban của huyện thực hiện các quy định hành chính của cơ quan UBND huyện - Tham mưu, giúp UBND huyện về công tác dân tộc, phối hợp với các phòng, ban, ngành đoàn thể có liên quan và UBND các xã, thị trấn tuyên truyền, thực hiện chính sách, pháp luật về dân tộc trong cán bộ quần chúng nhân dân. - Tổ chức và thực hiện mối quan hệ với các cơ quan tổ chức cấp trên, cấp dưới về phục vụ các hội nghị của cơ quan. - Tổ chức và thực hiện mối quan hệ với các cơ quan tổ chức cấp trên, cấp dưới về phục vụ các hội nghị của cơ quan. - Thực hiện công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ và công tác lưu trữ cuae cơ quan. - Đảm bảo nhu cầu kinh phí chi tiêu, cơ sở vật chất, phương tiện cho hoạt động của HĐND và UBND huyện. - Quản lý cán bộ công chức nhân viên, người lao động và tài sản của văn phòng UBND huyện. - Thực hiện các nhiệm vụ được giao khác của thường trực HĐND lãnh đạo UBND huyện. 1.3.3. Cơ cấu tổ chức Về vị trí, văn phòng HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc chịu sự chỉ đạo trực tiếp của thường trực HĐND và UBND huyện và văn phòng UBND tỉnh Thanh Hoá ( về nghiệp vụ) Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình, cơ cấu tổ chức của văn phòng phải tương đối chặt chẽ, cơ cấu tổ chức văn phòng gồm 3 đồng chíd: 01 chánh văn phòng 12 01 Phó chánh văn phòng - Phụ trách biên tập 01 Phó chánh văn phòng - Phụ trách tiếp dân Số lượng và trình độ của cán bộ văn phòng HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc được thống kê như sau: Số Biên lượng chế Lãnh đạo văn phòng Chuyên viên văn phòng Chuyên viên kế toán Cán bộ tiếp dân phân 03 01 01 01 03 01 01 01 loại và xử lý đơn thư Nhân viên văn thư Nhân viên thủ quỹ Nhân viên phục vụ Lái xe Bảo vệ cơ quan Tổng số 01 01 03 02 03 16 01 01 02 02 Cán bộ văn phòng 12 Hợp đồng Trên LĐ ĐH Trình độ đào tạo Cao Trung Dưới ĐH đẳng cấp TC 03 01 01 01 01 01 01 03 03 07 02 01 01 01 01 Đội ngũ cán bộ văn phòng HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc, chủ yếu có trình độ địa học và Cao đẳng, chưa có cán bộ nào trên đại học và được đào tạo từ nhiều ngành khác nhau như kế toán, hành chính, công nghệ thông tin, văn hoá thông tin, đặc biệt là đội ngũ lãnh đạo văn phòng có trình độ đại học, nhiều năm công tác nên cód rất nhiều kinh nghệm trong công tác quản lý và công tác văn phòng. Chuyên viên là người đã có tốt nghiệp Đại học phù hợp với chuyên ngành đào tạo cũng như có nhiều năm kinh nghiệm trong công việc của mình.Những nhân viên còn lại có trình độ dưới đại học đang được cử dần đi học để nâng cao trình độ chuyên môn của mình. Trong đó, chánh văn phòng là người lãnh đạo cao nhất của văn phòng, phụ trách chung, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng HĐND - UBND huyện về các hoạt động của cơ quan văn phòng. Phó chánh văn phòng giúp chánh văn phòng chỉ đạo, điều hành công việc của văn 13 phòng, chịu trách nhiệm trực tiếp trước chánh văn phòng về các lĩnh vực công tác được phân công hoặc uỷ quyền giải quyết. Chánh văn phòng và phó chánh văn phòng định kỳ mà tháng họp 1 lần để bàn bạc, kiểm tra tiến độ thực hiện nhiệm vụ của văn phòng nhằm đảm bảo các nhiệm vụ được thực hiện đầy đủ đúng yêu cầu. Văn phòng HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc có mối quan hệ chặt chẽ với tất cả các phòng, ban, tổ chức trực thuộc uỷ ban. 14 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI CỦA CƠ QUAN 2.1. Tình hình công tác văn thư của cơ quan 2.1.1. Quản lý công tác văn thư UBND huyện Ngọc Lặc, lãnh đạo uỷ ban cũng như lãnh đạo văn phòng đã phần nào xác định được tầm quan trọng của công tác văn thư trong hoạt động của ơ quan. Trong thời gian qua hoạt động của văn phòng nói chung cũng như công tác văn thư nói riêng đã hoạt động dựa trên các văn bản quy định của Nhà nước và được thực hiện nghiêm túc, hầu như chưa có sai phạm gì lớn. Hình thức tổ chức công tác văn thư của UBND huyện Ngọc Lặc là hình thức văn thư tập trung, tất cả cá văn bản đi và đến đều được tập trung ở bộ phận văn thư. Sau đó, bộ phận văn thư đóng dấu văn bản và chuyển đến các cơ quan. Việc chỉ đạo công tác văn thư được tiến hành chủ yếu thông qua các cuộc họp Văn phòng do Chánh văn phòng chủ trì, trong đó nêu rõ nội dung của công tác văn thư cũng như trách nhiệm của cán bộ văn thư. Khi có sự điều chỉnh trong quản lý văn bản thì cán bộ công tác văn thư dựa trên cá văn bản của cục văn thư - Lưu trữ nhà nước, của Chính phủ để thực hiện. Phòng làm việc của văn thư cơ quan là một phòng làm việc độc lập được bố trí nằm ở tầng 1 ngay lối ra vào của cơ quan với diện tích 20m2, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp nhận văn bản đến, trao đổi thông tin giữa UBND huyện với các đơn vị khá và thuận lợi cho việc tiếp nhận thông tin bên ngoài được nhanh chóng, kịp thời và chính xác. (Sơ đồ phòng làm việc của cán bô văn thư - xem phụ lục 4) Uỷ ban cũng rất quan tâm đến việc trang trí các trang thiết bị văn phòng phục vụ cho công tác văn thư. Các máy móc đều được đầu tư, nếu hư hỏng thì được sửa chữa kịp thời để đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của công việc. Hiện 15 nay cơ quan đã ứng dụng công nghệ thông tin vào trong việc quản lý văn bản đi, đến (Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc). Trang thiết bị có vai trò rất quan trọng giúp cho cán bộ tiết kiệm được thời gian và công sức khi tiến hành công việc, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời và chính xác. Giống như các Văn phòng hiện nay văn phòng HĐND UBND huyện Ngọc Lặc đã được trang bị tương đối đầy đủ các loại máy móc hiện đại, dụng cụ, phương tiện văn phòng từ nhỏ đến lớn như: Kẹp ghim, máy tính, tủ đựng bảo quản con dấu, bàn làm việc, máy tính, máy fax, điện thoại, máy in, máy photocopy. Bên cạnh đó phòng làm việc còn đượcbố trí một cách hợp lý, thiết kế khoa học, trong phòng và bên ngoài được trồng cây cảnh và cây xanh tạo không khí thoáng mát, thoải mái, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ văn thư làm việc một cách có hiệu quả. Một số trang thiết bị được dùng trong phòng văn thư - xem phụ lục 5 Nhận thức được tầm quan trọng của việc nâng cao chất lượng, đội ngũ cán bộ văn phòng nên lãnh đạo cơ quan đã tạo điều kiện thuận lợi cho các cán bộ được tham gia các lớp tập huấn, các lớp học ngắn hạn dài hạn về nghiệp vụ, chuyên môn, đặc biệt tham gia các hội nghị, hội thảo về công tác văn thư. Nhờ có sự quan tâm chỉ đạo, mà công tác văn thư của cơ quan ngày càng đi vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả Nhìn chung, lãnh đạo cơ quan đã rất quan tâm chú trọng tới việc mua sắm các loại trang thiết bị phục vụ công việc hàng ngày. Việc bố trí bàn ghế, máy móc, tủ đựng tài liệu trong phòng làm việc tương đối khoa học, tạo điều kiện thuận lợi khí cán bộ tiến hành giải quyết công việc. Bàn ghế trong các phòng đều được sắp xếp gọn gàng và được thu dọn hàng ngày, vị trí của tất cả các vật dụng, sổ sách được cố định để thuận tiện cho việc sử dụng khi cần thiết. Ví dụ như điện thoại được để ở góc dưới, phía trái bàn làm việc của cán bộ văn thư, các sổ đăng ký công văn đi đến và các sổ sách, giấy tờ cần thiết được sắp xếp ở góc trên. 16 Ở mỗi phòng làm việc của văn phòng đều được trang bị 01 máy vi tính đã được nối mạng, được cài đặt 1 số phần mềm nhằm phục vụ cho công tác tra tìm tài liệu, soạn thảo văn bản, quản lý như Word XP, Word, Office (Office là phần mềm gồm cả Word và Exel)… hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các công tác văn phòng ở UBNd huyện Ngọc Lặc còn tiến hành nối mạng máy tính nội bộ (mạng LAN) Để đảm bảo cho công tác văn thư được tiến hành nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn, UBND huyện Ngọc Lặc đã cài đặt một số phần mềm trên mạng (Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc ) chuyên để đăng ký công văn đi đến, lưu trữ công văn và tra tìm khi cần thiết. Hiện tại thì cơ quan chưa có trang bị máy huỷ tài liệu, phần lớn tài liệu, giấy tờ loại ra trong quá trình giải quyết công việc đều được tiêu huỷ bằng phương pháp thủ công Với sự trợ giúp của trang thiết bị văn phòng tương đối đầy đủ và hiện đại, văn phòng HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc luôn luôn hoàn thành mọi công việc được giao. 2.1.2. Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của UBND huyện Ngọc Lặc Giống như các cơ quan tổ chức khác, để cho công tác văn thư được hoạt động có hiệu quả ngoài việc đầu tư hệ thống cơ sở vật chất, kỹ thuật hiện đại, cùng đội ngũ cán bộ văn thư có trình độ chuyên môn nghiệp vụ thì công tác chỉ đạo điều hành đúng đắn, kịp thời, chính xác từ cấp trên là rất quan trọng,. Có như thế thù mới đảm bảo được hiệu quả tốt nhất cho công tác văn thư của UBND huyện. Công tác văn thư của HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc bao gồm nhiều nội dung và có mức độ phức tạp khác nhau. Tuỳ thuộc vào chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị, cá nhân được giao phụ trách những nội dung nhất định và phân công trách nhiệm rõ ràng như sau: - Trách nhiệm của UBND huyện Ngọc Lặc: 17 Chủ tịch UBND huyện Ngọc Lặc chịu trách nhiêm quản lý công tác văn thư trong phạm vi cơ quan mình và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới, đơn vị trực thuộc. Chỉ đạo giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến của cơ quan. Trực tiếp ký các văn bản do HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc ban hành (ký theo hình thức thay mặt hoặc uỷ quyền cho cán bộ cấp dưới như Phó chủ tịch). - Trách nhiệm của chánh văn phòng Chánh văn phòng là người trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc. Trực tiếp chỉ đạo công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc. Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo thủ trưởng cơ quan về những công việc quan trọng Ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan một số văn bản được thủ trưởng giao và ký những văn bản do Văn phòng trực tiếp ban hành tham gia vào việc thảo, duỵêt văn bản theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan. Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả các văn bản trước khi gửi đi. Tổ chức việc đánh máy văn bản đi - Trách nhiệm của công chức viên chức trong UBND huyện Nl Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của thủ trưởng và cán bộ phụ trách đơn vị. Thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mìh. Lập hồ sơ công việc của mình làm và nộp hồ sơ vào lưu trữ theo đúng quy định của cơ quan Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản, tài liệu. Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể trong chế độ công tác văn thư của HĐND - UBND huyện 18 - Trách nhiệm của văn thu chuyên trách đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đi Tiếp nhận các dự thảo văn bản, trình người có thẩm quyền xem xét, duỵêt, ký, ban hành Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản ghi sổ ngày tháng cho văn bản Đóng dấu văn bản đi Đăng ký văn bản đi Chuyển giao văn bản đi Sắp xếp bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng bảo lưu Quản lý và làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường Lập và bảo quản sổ sách của cơ quan, như sổ đăng ký văn bản đi đến, sổ chuyển giao văn bản 2.2. Quản lý văn bản đi của UBND huyện Ngọc Lặc UBND huyện Ngọc Lặc có chức nưang quản lý nhà nước tại địa phương về toàn diện các mặt củă đời sống kinh tế xã hội. Do vậy, hệ thống văn bản hình thành trong hoạt đọng của uỷ ban đa dạng cả về hình thức và nội dung. Vì vậy mà việc quản lý văn bản đi là công việc quan trọng trong công tác quản lý văn bản được cán bộ văn thư thực hiện nghiêm túc. Bộ phận văn thư quản lý văn bản theo sổ đăng ký văn bản và hồ sơ công việc. Văn bản đi của cơ quan là tất cả các văn bản do cơ quan sản sinh ra để quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn để gửi đến các đối tượng liên quan. Việc quản lý văn bản đi phải đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm và đúng quy trình mà nhà nước đã quy định. Hiện nay để có thể quản lý được khối lượng văn bản mà cơ quan mình ban hành các cán bộ văn thư của UBND huyện Ngọc Lặc đã lập sổ đăng ký văn bản đi nhờ đó mà mọi văn bản do cơ quan ban hành gửi đi đều được lưu giữ lại nhằm phục vụ cho công tác hoạt động của UBND. Tuy nhiên hiện nay 19