Tài liệu Luận văn quản trị kinh doanh hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty vilexim thực trạng và giải pháp

LỜI CAM ĐOAN Trong quá trình làm chuyên đề thực tập này em có tham khảo một số tài liệu, luận văn tốt nghiệp và sách báo, tạp chí có liên quan nhưng em xin cam kết, đây là tài liệu do tự bản thân nghiên cứu, không hề có sự sao chép từ bất cứ tài liệu nào. Nếu sai em xin chịu trách nhiệm và chịu mọi hình thức kỷ luật của nhà trường. Chữ kí của sinh viên 1 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty Bảng 2: Cơ cấu chất lượng lao động của Công ty VILEXIM Bảng 3 : Cơ cấu doanh thu của Công ty theo lĩnh vực hoạt động. Bảng 4: Trị giá kim ngạch xuất nhập khẩu của Công ty VILEXIM Bảng 5: Tỷ trọng kim ngạch XNK của Công ty VILEXIM năm 2008-2009 Bảng 6: Phí nhập khẩu uỷ thác qua VILEXIM: Bảng 7: Báo cáo kim ngạch nhập khẩu qua các năm Bảng 8: Biểu đồ thể hiện sự biến động trong kim ngạch nhập khẩu Bảng 9: Bảng kết quả kinh doanh nhập khẩu hàng hóa của Công ty thời kì từ năm 2005-2009 Bảng 10: Tỉ trọng kim ngạch nhập khẩu theo phương thức nhập khẩu Bảng 11: Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu Bảng 12: Biểu đồ thể hiện sự biến động của kim ngạch nhập khẩu theo cơ cấu mặt hàng Bảng 13: Cơ cấu kim ngạch nhập khẩu theo thị trường Bảng 14: Phân bổ chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh năm 2010 của Công ty VILEXIM 2 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY VILEXIM...................................7 1.Tên gọi, trụ sở, nguồn vốn của Công ty............................................................7 2.Lịch sử hình thành và phát triển.......................................................................8 3.Bộ máy tổ chức và chức năng nhiệm vụ của Công ty.......................................9 3.1 Bộ máy tổ chức...................................................................................... 9 3.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty......................................................9 3.1.2 Chức năng của các phòng ban............................................................10 3.2 Chức năng,nhiệm vụ của Công ty...........................................................12 3.2.1 Chức năng của Công ty......................................................................12 3.2.2 Nhiệm vụ của Công ty......................................................................12 4.Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty....................................13 4.1 Lĩnh vực kinh doanh của Công ty...........................................................13 4.2 Lực lượng lao động của Công ty.............................................................15 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY VILEXIM...........................................17 1.Vai trò hoạt động kinh doanh nhập khẩu trong tòan bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty............................................................................................ 17 2.Thực trạng quy trình tổ chức hợp đồng nhập khẩu của Công ty VILEXIM.....19 2.1 Quy trình nhập khẩu ủy thác của Công ty VILEXIM..............................20 2.1.1. Nhận đơn đặt hàng từ khách nội:.......................................................20 2.1.2. Ký kết hợp đồng uỷ thác :.................................................................21 2.1.3. Phòng Kinh doanh lên phương án :...................................................22 2.1.4.Ký hợp đồng với đối tác nước ngoài:.................................................24 2.1.5. Mở L/C:............................................................................................ 24 2.1.6. Làm thủ tục nhập khẩu và nhận hàng :..............................................26 2.1.7. Kiểm tra hàng hoá :........................................................................... 27 2.1.8. Giao hàng cho khách hàng nội và nhận thanh toán :..........................27 2.1.9. Quyết toán lô hàng :.......................................................................... 27 2.2 Quy trình nhập khẩu trực tiếp của Công ty VILEXIM.............................28 2.2.1. Nghiên cứu thị trường....................................................................... 28 2.2.2 Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu..........................30 3 2.2.3.Thực hiện hợp đồng nhập khẩu..........................................................31 3.Kết quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hóa........................................33 3.1 Kim ngạch nhập khẩu qua các năm.........................................................33 3.2 Lợi nhuận và tỉ suất lợi nhuận nhập khẩu qua các năm............................34 3.3 Phương thức nhập khẩu........................................................................... 36 3.4 Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu....................................................................37 3.6 Phương thức thanh tóan dùng trong hợp đồng nhập khẩu ở Công ty VILEXIM..................................................................................................... 41 3.6.1 Các phương thức thanh toán dùng trong hợp đồng nhập khẩu ở Công ty VILEXIM.................................................................................................. 41 3.6.2.1 Mở L/C..................................................................................... 42 3.6.2.2 Thanh toán cho ngân hàng để nhận bộ chứng từ........................45 4.Kết luận rút ra qua phân tích thực trạng hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty............................................................................................................. 47 4.1 Những kết quả đạt được..........................................................................47 4.2 Những hạn chế còn tồn tại....................................................................... 48 4.3 Những nguyên nhân chủ quan và khách quan..........................................49 4.3.1 Nguyên nhân chủ quan......................................................................49 III-Một số giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh nhập khẩu tại Công ty VILEXIM......................................................................................................... 51 1.Định hướng hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty.............................51 1.1Mục tiêu hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty...........................51 1.2.Phương hướng hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty.................53 2.Một số biện pháp phát triển hoạt động kinh doanh nhập khẩu........................53 2.1.Nâng cao và hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa...........................53 2.2.Tìm kiếm và phát triển các thị trường mới..............................................54 2.3.Đa dạng hóa phương thức nhập khẩu......................................................55 2.4.Hoàn thiện hệ thống quản trị tổ chức và nhân sự.....................................56 2.6.Tuyển dụng và đào tạo đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn giỏi............59 2.7.Chú trọng vào công tác marketing...........................................................60 2.8.Tạo nguồn ngoại tệ cho nhập khẩu thông qua hoạt động xuất khẩu.............60 KẾT LUẬN LỜI MỞ ĐẦU 4 Trước xu thế toàn cầu hoá hiện nay, đặc biệt là kể từ sau khi Việt Nam gia nhập sân chơi thương mại lớn nhất thế giới WTO, thị trường quốc tế và các quan hệ kinh tế quốc tế đang trở nên rộng mở và cũng khốc liệt hơn bao giờ hết. Khi sự bảo hộ của Nhà nước không còn nhiều nữa thì mỗi doanh nghiệp cần phải tự đi trên chính đôi chân của mình. Doanh nghiệp nào có sức cạnh tranh lớn, có khả năng cũng như tiềm lực lớn, thì doanh nghiệp đó có thể tồn tại, khẳng định mình và phát triển. Trong xu hướng đó, các Công ty Xuất Nhập Khẩu sẽ là những cầu nối thiết yếu, làm tăng thêm sự găn kết giữa các mối quan hệ kinh tế trong và ngoài nước, qua đó góp phần thúc đẩy thêm sự phát triển và phồn vinh của đất nước. Một trong những Công ty xuất nhập khẩu được xếp hạng trong 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam do Vietnam report bình chọn, và đã từng nhận được giải thưởng Sao vàng Đất Việt, là Công ty cổ phần Xuất Nhập Khẩu và Hợp Tác Đầu tư VILEXIM. Đây là Công ty có truyền thống lâu năm hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Mặc dù bước đầu thành lập còn nhiều khó khăn, nhưng trong suốt quá trình hoạt động của mình, Công ty đã không ngừng thay đổi và cải tiến hiệu quả làm việc, qua đó nâng cao chất lượng của công việc, ngày càng tạo được nhiều mối quan hệ với bạn hàng trong và ngoài nước, uy tín cũng như danh tiếng của Công ty không ngừng được nâng cao. Bản thân hiện đang là sinh viên năm thứ 4 khoa Thương Mại và Kinh tế Quốc Tế của trường đại học Kinh tế Quốc Dân, may mắn được thực tập cuối khóa tại Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu 3 của Công ty VILEXIM, em đã có cơ hội để được học hỏi thêm thực tế cũng như kinh nghiệm của các cơ, chú, anh, chị trong phòng cũng như toàn Công ty. Công việc chủ yếu của phòng là thực hiện những hợp đồng nhập khẩu.Với những công việc đã được tiếp cận và học hỏi trong suốt quá trình thực tập, em quyết định chọn đề tài 5 của chuyên đề thực tập cuối kì là: “Hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty VILEXIM: thực trạng và giải pháp” Bản chuyên đề thực tập được chia làm 3 phần: I- Khái quát về Công ty VILEXIM II-Thực trạng hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hóa tại Công ty VILEXIM III- Một số giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh nhập khẩu tại Công ty Vilexim Do thời gian thực tập ngắn và kiến thức còn hạn chế nên bản chuyên đề báo cáo thực tập không thể tránh khỏi sai sót, em mong muốn nhận được sự đóng góp ý kiên của các thầy cô để em có thể hoàn thiện bản chuyên đề hơn nữa. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo TS Nguyễn Việt Cường đã giúp em hoàn thành bản chuyên đề này. Em cũng xin cảm ơn các cơ, chú, anh, chị tại Công ty VILEXIM và Phòng kinh doanh 3 đã tạo điều kiện tốt nhất cho em trong thời gian thực tập tại Công ty. 6 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY VILEXIM 1. Tên gọi, trụ sở, nguồn vốn của Công ty a. Tên gọi. Tên doanh nghiệp: Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư VILEXIM Tên giao dịch quốc tế:VILEXIM Import-Export and Co-operation Investment Joint Stock Company. b. Trụ sở Trụ sở chính: 170 đường Giải Phóng, Q. Thanh Xuân, Tp. Hà Nội Ngoài trụ sở chính, Công ty còn có các đơn vị trực thuộc và các chi nhánh đặt tại các tỉnh, thành phố sau: *Chi nhánh Hồ Chí Minh: 36/22 đường D2, Q.Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh * Trung tâm hợp tác lao động quốc tế VILEXIM: 139 Lò Đúc, Q. Hai Bà Trưng, Tp. Hà Nội * Chi nhánh Hải Phòng: 138 Lê Lai, Q.Ngô Quyền, Tp. Hải Phòng * Chi nhánh Hưng Yên : Xã Trưng Trắc, Huyện Văn Lâm, Tỉnh Hưng Yên * Công ty sản xuất thép tại Lào (VILASTEEL) : Woonsaat, Quận Siksotta Boong, Viên Chăn, Lào * Liên doanh sản xuất bánh kẹo và thực phẩm tại Ghana : RED VOLTA COMPANY LTD D17 Okoi Gonno, Spintex Road, Accra, Ghana c. Nguồn vốn hoạt động của Công ty Vốn điều lệ ( năm 2000) : 9.717.179.746 VNĐ. Vốn điều lệ ( năm 2010) : 20.160.000.000 VNĐ Vốn lưu động: 12.096.000.000 VNĐ 7 Vốn cố định: 8.064.000.000 VNĐ Qua số liệu trên, có thể thấy rằng số vốn điều lệ của Công ty đã tăng lên đáng kể ( gấp đôi trong vòng 10 năm), thể hiện rõ sự tăng trưởng và phát triển của Công ty qua các thời kì. Trong những năm tới, Công ty vẫn đang có xu hướng tiếp tục bổ sung nguồn vốn cho kinh doanh bằng cách trích từ lợi nhuận của Công ty. 2. Lịch sử hình thành và phát triển Quá trình hình thành và phát triển của Công ty có thể chia thành 2 giai đoạn chính: - Giai đoạn 1: từ năm 1986- 1993 Công ty cổ phần xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư VILEXIM là một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu đa ngành, đa chức năng, đa lĩnh vực của bộ công thương, có tiền thân là Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư VILEXIM được thành lập năm 1986. Ban đầu chức năng của Công ty là thực hiện các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu với nước cộng hồ dân chủ nhân dân Lào. - Giai đoạn 2: từ năm 1993 đến nay Năm 1993, Bộ thương mại ( nay là Bộ công thương) đã ra quyết định số 332 TM.TCCB ngày 31.3.1993 thành lập Doanh nghiệp nhà nước Công ty xuất nhập khẩu với Lào. Do quá trình cổ phần hoá các doanh nghiệp nhà nước nên Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư được chuyển sang hình thức Công ty cổ phần theo quyết định số 1188.QĐ – BTM ngày 23 tháng 8 năm 2004. Công ty chính thức đi vào hoạt động dưới hình thức Công ty cổ phần từ ngày 1.1 năm 2005. Tuy nhiên, Công ty mới chỉ tiến hành cổ phần hoá một phần trong đó nhà nước vẫn nắm giữ 51% cổ phần. Từ năm 1993 đến nay theo xu thế của cơ chế thị trường và sự đổi mới của đất nước, để có thể thích ứng và phát triển vươn lên đòi hỏi Công ty phải có những thay đổi trong chiến lược xuất nhập khẩu, kinh doanh và thị trường. Do vậy Bộ Công Thương ( khi đó là Bộ Thương Mại) đã có những điều chỉnh để 8 Cơng ty không chỉ thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu với Lào mà còn được phép tiến hành kinh doanh xuất nhập khẩu với tất cả các nước trên thế giới và cả thị trường trong nước,góp phần vào sự phát triển nói chung của nền kinh tế nước ta. 3.Bộ máy tổ chức và chức năng nhiệm vụ của Công ty 3.1 Bộ máy tổ chức 3.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty Bảng 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty Giám Giámđốc đốc Phó Phógiám giámđốc đốc thường thườngtrực trực Phòng Phòng tổ tổ chức chức hành hành chính chính Phòng Phòng kế kế toán toán tài tàivụ vụ Phó Phógiám giámđốc đốc chi chinhánh nhánh Các Cácchi chinhánh, nhánh,đơn đơn vị trực vị trựcthuộc thuộc Phòng Phòng thủ thủ công công mü mü nghệ nghệ Phòg Phòg du du lịch lịch Phòng Phòng XNK XNK 11 Phòn Phòn gg XNK XNK 22 Phòng Phòng XNK XNK 33 Bộ máy quản trị doanh nghiệp của Công ty VILEXIM được tổ chức theo kiểu cơ cấu trực tuyến- chức năng. Theo kiểu cơ cấu này giám đốc được sự giúp đỡ của các phòng ban chức năng, các chuyên gia trong việc suy nghĩ, nghiên cứu bàn bạc, tìm những giải pháp tối ưu cho những vấn đề phức tạp. 9 Phòng Phòng XNK XNK 44 Tuy nhiên điều quyết định cuối cùng vẫn phụ thuộc vào ban giám đốc. Các phòng ban chức năng có trách nhiệm tham mưu cho toàn bộ hệ thống.Cách tổ chức này tạo điều kiện cho người lãnh đạo sự dụng được tài năng chuyên môn của một số chuyên gia mà không cần một cơ cấu tổ chức quá phức tạp. Tuy nhiên hạn chế của mô hình này là sẽ xuất hiện nhiều ý kiến trái ngược nhau đòi hỏi Giám đốc phải có khả năng chỉ đạo chung, quyết đoán và phối hợp tốt giữa các phòng ban. 3.1.2 Chức năng của các phòng ban Giám đốc: Do Bộ trưởng Bộ Thương mại trực tiếp bổ nhiệm, Giám đốc trực tiếp điều hành Công ty theo chế độ một thủ trưởng và có toàn quyền quyết định mọi hoạt động của Công ty. Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước và Bộ Thương mại về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, đảm bảo phổ biến và thi hành các chính sách pháp luật của Nhà nước. Giám đốc cũng là đại diện cho toàn thể cản bộ công nhân viên trong Công ty. Hai Phó giám đốc: dưới giám đốc là 2 Phó giám đốc. Các phó giám đốc do giám đốc đề nghị và được Bộ Thương mại bổ nhiệm. Phó giám đốc Công ty làm tham mưu cho giám đốc trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong đó có một phó giám đốc thường trực thay mặt giám đốc giám sát, chỉ đạo các bộ phận chức năng trong hoạt động sản xuất kinh doanh tại trụ sở chính, báo cáo lên giám đốc. Phó giám đốc thứ 2 thay mặt giám đốc chỉ đạo và điều hành hoạt động kinh doanh cho các chi nhánh và đơn vị trực thuộc. Là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về hoạt động kinh daonh, chịu trách nhiệm trong việc thi hành các chế độ chính sách Nhà nước rồi báo cáo lên giám đốc. Dưới Giám đốc và Phó giám đốc là các phòng ban, văn phòng đại diện chi nhánh trực thuộc cụ thể: Phòng kế toán hành chính : 10 Xây dựng và hoàn thiện các quy chế về quản trị nhân sự - lao động tiền lương. Phối hợp cùng các phòng chức năng theo dõi diễn biến tiền lương thu nhập, tránh để vượt chi quỹ lương. Tổng hợp các báo cáo kết quả đánh gía thi đua của các đơn vị trình hội đồng thi đua xem xét. Tham mưu cho giám đốc trong việc tổ chức thực hiện quy chế.Thực hiện công tác hành chính văn thư lưu trữ đảm bảo để bộ máy hoạt động có hiệu quả. Phòng Kế toán- Tài vụ: phụ trách hoạt động tài chính, xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, dài hạn và đề xuất các biện pháp điều hòa vốn, trích lập các quỹ. Có nhiệm vụ làm công tác theo dõi nghiệp vụ liên quan đến công tác hạch toán kế toán, làm công tác kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện các chế độ quản lý kinh tế, lập báo cáo quyết toán phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh theo định kỳ. Chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động tài chính của Công ty, trong đó kế toán trưởng có nhiệm vụ chỉ đạo nhân viên trong phòng kế toán hạch toán theo đúng chế độ mà Nhà nước đã quy định. Phòng thủ công mỹ nghệ: phụ trách việc tìm nguồn hàng trong nước cũng như tìm thị trường xuất khẩu mặt hàng thủ công mỹ nghệ, một trong những mặt hàng chủ lực mới trong hoạt động xuất khẩu của Công ty VILEXIM. Phòng du lịch: hoạt động như một agency du lịch, lữ hành, chuyên tổ chức tour du lịch trong và ngoài nước nhằm phục vụ khách hàng, cũng như phụ trách việc tổ chức du lịch cho cán bộ công nhân viên trong Công ty trong các hoạt động tập thể. Phòng Xuất nhập khẩu ( I, II, III, IV): hiện nay, tại trụ sở chính của Công ty VILEXIM có tất cả 4 phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. Các phòng này được coi là trụ cột của Công ty, chịu trách nhiệm thực hiện các khâu trong kinh doah đối ngoại như kinh doanh hàng xuất nhập khẩu trực tiếp, ủy thác. Tổ chức thực hiện quá tình nghiệp vụ kinh doanh,vạch ra những phương án xuất nhập hàng hóa tối ưu nhất, tìm kiếm khách hàng và mở rộng thị trường 11 khách hàng, nguồn hàng. Chi nhánh và văn phòng đại diện: hoạt động theo phương thức khoán. Trưởng chi nhánh, văn phòng đại diện có quyền quyết định và quản lý mọi hoạt động kinh doanh của chi nhánh, văn phòng đại diện, có quan hệ với các cơ quan chủ quản cấp trên, với các ngành, các đơn vị kinh doanh trong và ngoài nước. Đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đúc, trước pháp luật và tập thể cán bộ công nhân viên của chi nhánh về quá trình hoạt động của mình. 3.2 Chức năng,nhiệm vụ của Công ty 3.2.1 Chức năng của Công ty Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư VILEXIM là một đơn vị kinh doanh lớn của Bộ Công thương, hiện nay, Công ty đã mở rộng hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu với nhiều nước: Singapore, Malaysia, Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc, Đài Loan, Hồng Kông, Nga, EU, và một số nước Châu Phi, Trung Đông và Mỹ La Tinh... Các chức năng chính của Công ty: -Kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp, xuất nhập khẩu uỷ thác các mặt hàng nông lâm sản, hoá chất dược liệu (trừ hoá chất nhà nước cấm), bông vải sợi, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, hàng tiêu dùng, thủ công mỹ nghệ. -Xuất khẩu lao động, đào tạo ngoại ngữ, giáo dục định hướng và nghề nghiệp cho lao động đi làm việc tại nước ngoài; - Liên doanh liên kết hợp tác sản xuất với các tổ chức kinh tế thuộc các thành phần kinh tế trong và ngoài nước. 3.2.2 Nhiệm vụ của Công ty Các nhiệm vụ chủ yếu của Công ty VILEXIM là: - Đẩy mạnh và phát triển quan hệ thương mại, hợp tác đầu tư thông qua hoạt động xuất nhập khẩu và các hoạt động khác có liên quan đến kinh tế đối ngoại với các tổ chức kinh tế Việt Nam và nước ngoài. - Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh của Công ty 12 theo quy chế hiện hành để thực hiện mục đích và nội dung hoạt động của Công ty. Quản lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ kinh doanh của Công ty. - Tuân thủ các chính sách, chế độ, pháp luật của Nhà nước và quản lý kinh tế tài chính, quản lý xuất nhập khẩu và trong giao dịch đối ngoại thực hiện nghiêm chỉnh các cam kết hợp đồng kinh tế mà Công ty đã ký. - Trực tiếp xuất nhập khẩu hàng hóa giữa nước ta với Lào và các nước khác, xuất khẩu trực tiếp những sản phẩm do Công ty liên doanh sản xuất, nhập khẩu nguyên vật liệu phục vụ cho liên doanh sản xuất của Công ty. - Nhận ủy thác xuất nhập khẩu và nhận làm các dịch vụ thuộc phạm vi kinh doanh của Công ty theo yêu cầu của khách hàng trong và ngoài nước. - Nghiên cứu và thực hiện có hiệu quả việc nâng cao chất lượng của hàng hóa, nâng cao sức cạnh tranh và mở rộng thị trường tiêu thu, góp phần tăng nguồn thu ngoại tệ cho đất nước. - Quản lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ trong quá trình hoạt động của Công ty. 4. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. 4.1 Lĩnh vực kinh doanh của Công ty  Xuất khẩu hàng hóa Tại Công ty VILEXIM, 2 mặt hàng chủ lực trong hoạt động xuất khẩu của Công ty đó là hàng thủ công mỹ nghệ ( túi xách, giỏ đựng, đồ lưu niệm… bằng mây, tre, dương xỉ…)và hàng nông sản ( gạo, cà phê, nhân đậu phộng, hồ tiêu…). Trong đó trụ sở chính tại Hà Nội chủ yếu thực hiện hoạt động xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ còn chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh chủ yếu xuất khẩu hàng nông sản. Năm 2007, kim ngạch xuất khẩu hàng hoá của VILEXIM đạt 24,4 triệu USD, tăng trên 37% so với năm 2006 và vượt kế hoạch của Bộ Công thương giao tới 53%. Để có được kết quả này, Công ty vừa kết hợp đẩy mạnh hoạt động xuất 13 khẩu các mặt hàng truyền thống, vừa luôn luôn cố gắng trong việc phát triển nhiều mặt hàng mới và thị trường mới cộng với việc mạnh dạn đầu tư. Công ty luôn nhận thực rõ rằng hoạt động xuất khẩu tạo cơ hội cho doanh nghiệp tham gia vào cuộc cạnh tranh về giá cả, chất lượng, mẫu mã hàng hóa trên thị trường thế giới. Chính yếu tố này buộc doanh nghiệp phải năng động, sáng tạo hơn, phải không ngừng nâng cao trình độ quản trị kinh doanh, tăng cường đầu tư đổi mới trang thiết bị... để tự hoàn thiện mình.Hoạt động xuất khẩu còn tạo cơ hội cho doanh nghiệp mở rộng quan hệ buôn bán với nhiều đối tác nước ngoài từ đó cũng là cơ hội để doanh nghiệp tìm hiểu và mở rộng thị trường. Đây cũng là một nguồn thu ngoại tệ cho doanh nghiệp để mở rộng và nâng cao trình độ sản xuất đồng thời tạo việc làm và thu nhập ổn định cho người lao động trong doanh nghiệp.  Nhập khẩu hàng hóa Hoạt động nhập khẩu hàng hóa là một trong những lĩnh vực quan trọng của Công ty, đóng góp phần lớn vào sự gia tăng doanh thu và phát triển của Công ty trong những năm qua. Đây là kết quả của việc Công ty luôn chú trọng đến lĩnh vực nhập khẩu trang thiết bị, máy móc, nguyên nhiên liệu phục vụ cho sản xuất. Các mặt hàng nhập khẩu truyền thống là thế mạnh của VILEXIM gồm: các loại sắt thép, đồng, nhôm, kẽm thỏi, hạt nhựa, vòng bi, các nguyên nhiên liệu phục vụ sản xuất trong nước và các mặt hàng tiêu dùng thiết yếu khác. Năm 2007 kim ngạch nhập khẩu của Công ty đạt 57,638 triệu USD, tăng 128% so với năm 2006 và vượt 142% kế hoạch Bộ giao.  Xuất khẩu lao động Xuất khẩu lao động, đào tạo lao động để xuất khẩu cũng là thế mạnh của VILEXIM. Đến nay, Công ty đã xây dựng được năm cơ sở đào tạo, giáo dục định hướng, dạy nghề và dạy tiếng nước ngoài. Với đội ngũ giáo viên chuyên nghiệp, nhiệt tình, giàu kinh nghiệm, Trung tâm xuất khẩu lao động 14 VILEXIM đã tiến hành đào tạo được hàng ngàn lao động có tay nghề cao, đáp ứng được sự đòi hỏi cao của các thị trường lao động nước ngoài. Những công nhân Việt Nam do VILEXIM đào tạo và đưa đi làm việc ở nước ngoài thường có trình độ cao, chính vì vậy mà tỷ lệ vi phạm hợp đồng lao động của công nhân rất thấp. Hiện Công ty đã chiếm lĩnh việc xuất khẩu lao động sang làm việc tại nhiều thị trường như Malaysia, Đài Loan, Macao, khu vực Trung Đông, Nhật Bản và Algeria,… Đó cũng chính là một trong những điều mang lại uy tín và danh tiếng cho VILEXIM.  Đầu tư liên doanh Về hoạt động đầu tư, Công ty đã đầu tư hàng trăm tỷ đồng xây dựng cơ sở vật chất và sản xuất hàng hoá trong nước. Đặc biệt Công ty đã mở rộng hướng liên doanh hợp tác ra nước ngoài với hai dự án ban đầu : nhà máy sản xuất thép tại Lào và Liên doanh sản xuất bánh kẹo thực phẩm tại Ghana. Ở nhà máy sản xuất thép tại Lào, trải qua nhiều thăng trầm trong hoạt động sản xuất kinh doanh, hiện nay hoạt động sản xuất của nhà máy đã đi vào ổn định và phát triển. Thép sản xuất ra đã có thị trường tiêu thụ ổn định. Công ty đang mở rộng đầu tư sản xuất với tổng vốn đầu tư vào dự án là 1 triệu USD.Kế hoạch lâu dài của VILEXIM là sẽ tiếp tục xúc tiến tìm hiểu các thị trường tiềm năng mới. 4.2 Lực lượng lao động của Công ty 15 Bảng 2: Cơ cấu chất lượng lao động của Công ty VILEXIM Trình độ CBCNV Các bộ phận Số lao động Đại học Cao đẳng % 100 % 3 SL 3 SL Ban giám đốc Kế toán tài vụ 10 8 80 2 20 Phòng XNK 25 20 80 5 20 Tổ chức hành chính 5 2 40 3 60 Phòng TCMN 5 5 Phòng du lịch 5 Các chi nhánh và văn Độ tuổi Trung cấp SL % < 30 SL > 45 SL % SL 3 % 10 8 80 2 20 12 48 5 20 5 100 100 5 100 5 100 4 80 1 20 37 25 67 12 33 10 27 15 40 12 33 90 68 75.5 22 24.5 18 20 49 54.4 28 25. 8 % 31 - 44 32 phòng đại diện Toàn công ty Dựa vào bảng trên cho thấy đội ngũ nhân lực của Công ty có trình độ chuyên môn khá cao. Đa số cán bộ công nhân viên đều đã tốt nghiệp đại học chiếm tới 75.5% toàn Công ty. Đặc biệt trong số này, phần lớn nhân viên đều là những người được đào tạo trong các chuyên ngành như: quản trị kinh doanh, thương mại quốc tế, kế toán... nên đã có những kiến thức vững vàng để công tác trong ngành ngoại thương, tạo cho Công ty có một thế mạnh lớn khi hoạt động trong lĩnh vực này. Ngoài ra, trong suốt những năm qua Công ty đã và đang thực hiện chủ trương trẻ hóa đội ngũ nhân viên nhằm tăng thêm sự năng động, sáng tạo cho Công ty.Hiện nay tỷ lệ lao động thấp hơn 44 tuổi chiếm tới 74.4% tổng số nhân viên toàn Công ty, hứa hẹn rằng đội ngũ nhân viên này sẽ còn có thể đóng góp công sức cho Công ty trong một thời gian dài. 25,6% còn lại là những nhân viên đã có thâm niên công tác lâu năm, tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu, là một đội ngũ viên nòng cốt và rất quan trọng trong việc đưa ra những tư vấn, phân tích quan trọng đối với hoạt động kinh doanh và giúp đỡ đào tạo lớp nhân viên trẻ kế cận. CHƯƠNG II 16 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY VILEXIM 1. Vai trò hoạt động kinh doanh nhập khẩu trong tòan bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Như đã đề cập, công ty VILEXIM thực hiện kinh doanh chủ yếu trên bốn lĩnh vực:  Kinh doanh xuất khẩu hàng hóa  Kinh doanh nhập khẩu hàng hóa  Xuất khẩu lao động  Đầu tư liên doanh Bảng 3 : Cơ cấu doanh thu của Công ty theo lĩnh vực hoạt động. Lĩnh vực hoạt động Kinh doanh xuất khẩu hàng hóa Kinh doanh nhập khẩu hàng hóa Xuất khẩu lao động Đầu tư liên doanh Tổng Năm 2007 Doanh thu Tỷ Năm 2008 Doanh thu Tỷ Năm 2009 Doanh thu Tỷ (Tỷ VNĐ) trọng (Tỷ VNĐ) trọng ( Tỷ VNĐ) trọng 224,916 36% 296,155 33% 179,834 30% 306,136 49% 457,694 51% 317,707 53% 62,477 31,238 10% 5% 89,744 53,846 10% 6% 47,955 53,950 8% 9% 624,767 100% 897,439 100% 599,446 100% Nguồn : báo cáo kết quả kinh doanh của các phòng ban Ta có thể thấy trong 4 lĩnh vực trên, lĩnh vực kinh doanh nhập khẩu hàng hóa luôn mang lại cho Công ty doanh thu lớn với tỷ trọng cao nhất và mức tăng trưởng ổn định qua các thời kì. Tỷ trọng của lĩnh vực kinh doanh nhập khẩu trong cơ cấu doanh thu của Công ty đã tăng từ 49% năm 2007 lên 51% năm 2008 và tiếp tục đạt tới 53% trong năm 2009. Các số liệu này cũng cho ta thấy rằng chỉ riêng lĩnh vực kinh doanh nhập khẩu đã luôn chiếm tới 50% 17 doanh thu của toàn Công ty, trong khi 3 lĩnh vực còn lại là kinh doanh xuất khẩu hàng hóa, xuất khẩu lao động và đầu tư liên doanh đóng góp phần còn lại.Doanh thu từ kinh doanh nhập khẩu năm 2007 từ khoảng 306 tỷ VNĐ đã tăng lên 457 tỷ VNĐ vào năm 2008, tuy số liệu tuyệt đối của doanh thu do hoạt động kinh doanh nhập khẩu mang lại có giảm vào năm 2009 ( xuống còn 317 tỷ VNĐ) do tác động của khủng hoảng kinh tế thế giới nhưng nó vẫn tiếp tục tăng lên về mặt tỷ trọng so với các lĩnh vực khác. Qua đó có thể thấy được phần nào về tầm quan trọng của hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty. Để thấy rõ hơn vai trò của hoạt động kinh doanh nhập khẩu, đặc biệt khi so sánh với hoạt động xuất khẩu, ta có thể nhìn vào số liệu sau: Bảng 4: Trị giá kim ngạch xuất nhập khẩu của Công ty VILEXIM Năm 2006 Trị giá Năm 2007 Trị giá Năm 2008 Trị giá ( 1000 USD) ( 1000 USD) ( 1000 USD) Kim ngạch XK 21,606 20,322 17,527 Kim ngạch NK 45,913 57,649 56,141 Tổng 67,519 77,971 73,668 Nguồn: báo cáo nội bộ phòng xuất nhập khẩu Năm 2009 Trị giá ( 1000 USD) 8,025 31,441 39,466 Có thể thấy rằng hoạt động nhập khẩu của Công ty chiếm một vị trí rất quan trọng trong hoạt động của Công ty. Trị giá kim ngạch nhập khẩu năm 2006 chỉ mới gấp đôi trị giá kim ngạch xuất khẩu thì đến năm 2008 con số này đã tăng lên là 3 lần và đến năm 2009 là xấp xỉ 4 lần. Từ bảng số liệu này, ta có thể vẽ được biểu đồ thể hiện rõ về tương quan tỷ trọng giữa kim ngạch xuất khẩu và nhập khẩu của Công ty như sau: Bảng 5: Tỷ trọng kim ngạch XNK của Công ty VILEXIM năm 2008-2009 18 Nguồn: báo cáo kết quả kinh doanh nội bộ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. Biểu đồ trên cho ta thấy tỷ trọng kim ngạch nhập khẩu luôn chiếm tỷ lệ áp đảo so với kim ngạch xuất khẩu. Cụ thể năm 2008 kim ngạch nhập khẩu chiếm tới 74,44% trong khi tỷ lệ này đối với kim ngạch nhập khẩu là 25,56%. Sang năm 2009, tỷ trọng kim ngạch nhập khẩu tiếp tục tăng với 79,67% trong khi kim ngạch xuất khẩu giảm xuống còn 20,33%. Điều này càng thể hiện rõ sự lớn mạnh của hoạt động kinh doanh nhập khẩu trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như vai trò vô cùng quan trọng của hoạt động nhập khẩu đối với sự tồn tại và phát triển của Công ty VILEXIM. 2. Thực trạng quy trình tổ chức hợp đồng nhập khẩu của Công ty VILEXIM Công ty VILEXIM hoạt động kinh doanh nhập khẩu dưới hai hình thức chủ yếu đó là:  Nhập khẩu trực tiếp  Nhập khẩu ủy thác Nhập khẩu trực tiếp: hàng hóa được mua trực tiếp từ nước ngoài không thông qua trung gian. Bên xuất khẩu giao hàng trực tiếp cho bên nhập khẩu. Trong hình thức này, doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu phải trực tiếp làm các hoạt động tìm kiếm đối tác,đàm phán kí kết hợp đồng… và phải tự bỏ vốn để kinh doanh hàng nhập khẩu, phải chịu mọi chi phí giao dịch,nghiên cứu thị trường, giao nhận, lưu kho bãi, nộp thuế tiêu thụ hàng hóa và tìm thị trường 19 tiêu thụ cho hàng hóa. Trên cơ sở nghiên cứu kĩ thị trường trong nước và quốc tế, các doanh nghiệp tính toán chính xác chi phí,tuân thủ đúng chính sách, luật pháp quốc gia và pháp luật quốc tế. Khi sử dụng hình thức nay, các doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu phải hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với các hoạt động của mình. Độ rủi ro của hình thức nhập khẩu trực tiếp cao hơn song lại đem lại lợi nhuận cao hơn so với các hình thức khác. Nhập khẩu ủy thác: là hình thức nhập khẩu gián tiếp thông quan trung gian thương mại. Bên nhờ ủy thác sẽ phải tra một khoản tiền cho bên nhận ủy thác dưới hình thức phí ủy thác, còn bên nhận ủy thác có trách nhiệm thực hiện đúng nội dung của hợp đồng ủy thác đã được kí kết giữa các bên. 2.1 Quy trình nhập khẩu ủy thác của Công ty VILEXIM 2.1.1. Nhận đơn đặt hàng từ khách nội: Khi muốn nhập khẩu hàng hoá, doanh nghiệp trong nước có hai lựa chọn : nhập khẩu trực tiếp hoặc nhập khẩu gián tiếp thông qua một đơn vị dịch vụ kinh doanh xuất nhập khẩu. VILEXIM là một đơn vị đóng vai trị thực hiện các hoạt động dịch vụ xuất nhập khẩu. Trong đó mảng kinh doanh nhập khẩu là mảng chính trong hoạt động của Công ty. Hình thức kinh doanh mà doanh nghiệp thực hiện chủ yếu là nhập khẩu uỷ thác ( chiếm tới 85% tỉ trọng kim ngạch nhập khẩu của Công ty) và nhận đơn hàng từ khách hàng nội là bước đầu tiên trong nghiệp vụ nhập khẩu ủy thác. Công ty trong nước đặt hàng với VILEXIM và thỏa thuận về các điều khoản cần thiết để VILEXIM nhập khẩu cho họ mặt hàng nào đó. Trong đơn đặt hàng, người uỷ thác nêu cụ thể về hàng hoá định nhập khẩu và tất cả những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng uỷ thác. Nội dung đơn đặt hàng thường bao gồm tên và địa chỉ đơn vị đặt hàng , số hiệu tài khoản và ngân hàng giao dịch, số và ngày tháng lập đơn đặt hàng, tên hàng, quy cách phẩm chất, mục đích sử dụng, số lượng, ước giá, thời hạn và địa điểm hàng về Việt Nam. Dựa trên đơn đặt hàng, VILEXIM ký kết hợp đồng 20