Tài liệu Luận văn kế toán tổ chức công tác kế toán tại công tytnhh phong châu

Báo cáo thực tập tổng hợp MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ......................................................................................................1 PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH PHONG CHÂU ...............................3 1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Phong Châu..3 1.2Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty TNHH Phong Châu....4 1.3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Phong Châu. ......4 1.3.1. Nội dung các lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh............................ 4 1.3.2. Đặc điểm về xuất khẩu hàng hoá tại công ty TNHH Phong Châu.. 7 1.3.3 Cách thức tổ chức sản xuất và chính sách nguồn hàng của công ty TNHH Phong Châu. ......................................................................12 1.3.4 Quy trình xuất khẩu hàng mây tre đan của công ty TNHH Phong Châu. ................................................................................................13 1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Phong Châu ...15 PHẦN II:ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH PHONG CHÂU ...................................................................................18 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Phong Châu18 2.2. Tình hình vận dụng chế độ kế toán tại công ty TNHH Phong Châu” 18 2.2.1.Chính sách,chế độ kế toán mà công ty áp dụng........................................18 2.2.2. Tình hình vận dụng chế độ chứng từ kế toán ..........................................19 2.2.4 Tình hình vận dụng chế độ sổ kế toán .......................................................22 2.2.5 Tình hình vận dụng chế độ báo cáo kế toán .............................................23 2.3 Đặc điểm kế toán một số phần hành chủ yếu tại công ty TNHH Phong Châu .........................................................................................23 2.3.1. Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp tại công ty Phong Châu............23 2.3.2 Kế toán nghiệp vụ công ty nhận uỷ thác xuất khẩu .................................27 2.3.3.Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp...................................................31 2.3.4. Hạch toán chi phí bán hàng .......................................................................32 2.3.5: Hạch toán dự phòng khoản phải thu khó đòi..........................................34 SVTH: Lê Hải Yến Lớp: Kế toán 47A Báo cáo thực tập tổng hợp PHẦN 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY PHONG CHÂU ...................................................................35 3.1 Những thành tựu đã đạt đƣợc: ...........................................................35 3.1.1 Về bộ máy kế toán của công ty: ...................................................................35 3.1.2 Về hệ thống chứng từ kế toán sử dụng tại công ty ...................................36 3.1.3 Về hệ thống tài khoản kế toán sử dụng......................................................37 3.1.4 Về hệ thống sổ sách mà Công ty áp dụng:.................................................37 3.1.5 Về phương pháp hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động xuất khẩu hàng hoá tại Công ty TNHH Phong Châu: ...................................38 3.2. Những hạn chế chủ yếu trong công tác hạch toán xuất khẩu hàng hoá tại công ty. ....................................................................................39 3.2.1. Về hệ thống tài khoản kế toán. ...................................................................39 3.2.3. Về công tác hạch toán một số nghiệp vụ...................................................40 KẾT LUẬN .......................................................................................................41 TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................42 SVTH: Lê Hải Yến Lớp: Kế toán 47A Báo cáo thực tập tổng hợp DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG Sơ đồ 1.1: Quy trình xuất khẩu ........................................................................14 Sơ đồ 1.2: Bộ máy tổ chức quản lý của công ty có thể khái quát như sau: .....16 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: .......................................................18 Sơ đồ 2.2: Quy trình ghi sổ ..............................................................................22 Sơ đồ 2.3: Trình tự tiến hành nghiệp vụ xuất khẩu .........................................25 Sơ đồ 2.4: Hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp tại công ty TNHH Phong Châu ....................................................................................26 Sơ đồ 2.5: Hạch toán xuất khẩu uỷ thác (nhận uỷ thác) tại công ty TNHH Phong Châu ....................................................................................30 Bảng 1.1: Kim ngạch xuất khẩu mây tre đan của công ty Phong Châu ............5 Bảng 1.2: Kim ngạch xuất khẩu hàng mây tre đan ............................................6 Bảng 1.3: Danh số tiêu thụ từ các thị trường ...................................................10 Bảng 2.1: Các loại báo cáo ...............................................................................23 Bảng 2.1: Các báo cáo khác .............................................................................23 SVTH: Lê Hải Yến Lớp: Kế toán 47A Báo cáo thực tập tổng hợp LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường ngày một phát triển đa dạng về mọi mặt, với nền công nghệ hiện đại hoá ngày càng cao. Để một doanh nghiệp phát triển bền vững trên thị trường nhiều sự cạnh tranh quyết liệt, bắt buộc doanh nghiệp phải có những sự lựa chọn đúng đắn về chiến lược phát triển cũng như các định hướng tương lai. Tuy nhiên, trong quá trình phát triển không tránh khỏi những thiếu sót làm ảnh hưởng đến mục tiêu phát triển. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp luôn phải phan tích tình hình hoạt động của doanh nghiệp để khắc phục sửa chữa những bất lợi hay phát huy những thế mạnh của doanh nghiệp làm cho doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh hơn về mọi mặt. Nhằm mục đích ứng dụng những kiến thức đã được học ở trường để phân tích tình hình hoạt động , phát triển kinh doanh của một doanh nghiệp, qua quá trình thực tập tốt nghiệp này sẽ giúp bản thân em hoàn thiện hơn về mặt lý thuyết khi ứng dụng vào thực tế. Để mở rộng kiến thức lý thuyết được áp dụng vào thực tế một cách đầy đủ nhất, em đã lựa chọn cơ sở thực tập là Công ty TNHH Phong Châu (gọi tắt là Phong Châu). Với gần15 năm xây dựng và phát triển, trước xu thế hội nhập quốc tế và sự tác động phức tạp của thị trường, Phong Châu đã nỗ lực không ngừng và đã trở thành 1 trong những doanh nghiệp xuất nhập khẩu lớn trong nước tuy gặp rất nhiều khó khăn. Đó chính là lý do em lựa chọn Phong Châu là nơi ứng dụng những kiến thức của mình nhằm hoàn thiện hơn giữa lý thuyết và thực tế. Em xin chân thành cảm ơn những người đã giúp đỡ em trong thời gian thực tập cũng như sự giúp đỡ tận tình của GĐ.Nguyễn Ngọc Lượng cùng các anh, chị tại Phòng kế toán và các Phòng nghiệp vụ khác trong Phong Châu để SVTH: Lê Hải Yến 1 Lớp: Kế toán 47A Báo cáo thực tập tổng hợp em được ứng dụng vốn kiến thức đã trau dồi tại trường học vào thực tế. Đồng thời, xin gửỉ lời cảm ơn sâu sắc tới thầy Ths.Nguyễn Quốc Trung đã hướng dẫn và chỉ bảo tận tình để em được rõ hơn về thực tế và lý thuyết và cách ứng dụng học và hành hiệu quả nhất. Những nội dung chính của báo cáo: Phần I: Tổng quan về công ty TNHH Phong Châu. Phần II: Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty Phần III: Nhận xét đánh giá về công tác kế toán tại công ty Phong Châu. SVTH: Lê Hải Yến 2 Lớp: Kế toán 47A Báo cáo thực tập tổng hợp PHẦN I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH PHONG CHÂU 1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Phong Châu - Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Phong Châu. - : Tầng 8-9 Toà nhà Mecanimex, số 4 Vũ Ngọc Phan, Đống Đa, Hà Nội. - Website: www.phongchau.com.vn, www.vietshoes.vn - Điện thoại: (043).7764888/7764505/7764555 - Fax: 04.7764889 - Giấy phép ĐKKD Số: 043968 do sở KH và ĐT TP Hà Nội, cấp ngày 27/12/1994. - Mã số thuế: 0 1 0 0 9 2 1 2 7 6 Được thành lập từ năm 1994, Công ty TNHH Phong Châu là một công ty TNHH ba thành viên, với những mặt hàng kinh doanh chủ yếu ban đầu là sản phẩm may mặc, giầy dép xuất khẩu. Từ khi mới thành lập nhân viên công ty chỉ có 6 người đến nay số lượng nhân viên lên đến hơn 20 người. Trải qua giai đoạn khó khăn những năm 1996-1998, trước sự khủng hoảng tài chính chung của khu vực, công ty TNHH Phong Châu đã gặp phải những khó khăn nhất định trong việc duy trì thị trường xuất khẩu. Tuy nhiên, với sự nỗ lực cao của Ban lãnh đạo công ty gồm những người rất có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực xuất khẩu, công ty đã vượt qua được khó khăn, xây dựng thêm được các ngành hàng xuất khẩu nằm trong nhóm các mặt hàng xuất khẩu chủ lực được nhà nước quan tâm đó là: giầy dép, thủ công mỹ nghệ mây tre đan và đồ gỗ. Công ty cũng mở rộng phạm vi hoạt động ra nhiều tỉnh thành trong cả nước. SVTH: Lê Hải Yến 3 Lớp: Kế toán 47A Báo cáo thực tập tổng hợp 1.2Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty TNHH Phong Châu: Công ty Phong Châu đuợc phép xuất khẩu trực tiếp hoặc nhận uỷ thác xuất khẩu các mặt hàng giày dép, bảo hộ lao động, thủ công mỹ nghệ và đồ gỗ phục vụ nhu cầu sản xuất và đời sống theo kế hoạch, theo yêu cầu của các địa phương, các ngành, các xí nghiệp thuộc các thành phần kinh tế theo quy định của nhà nước. Công ty có nhiệm vụ xây dựng và tổ chức thực hiện có hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh và các kế hoạch có liên quan. Tự tạo nguồn vốn, quản lý và khai thác, sử dụng nguồn vốn một cách có hiệu quả, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước, tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoại, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ ghi trong các hợp đồng kinh tế có liên quan, nâng cao chất lượng, gia tăng lượng hàng xuất khẩu, mở rộng thị trường nước ngoài, thu hút ngoại tệ và đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu, đào tạo cán bộ lành nghề đồng thời làm tốt công tác xã hội. Công ty được phép đề xuắt với Bộ Thương mại về việc xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch có liên quan đến hoạt động của công ty. Trong hoạt động kinh doanh được phép vay vốn bằng tiền mặt và ngoại tệ, trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế trong nước và nước ngoài. được mở rộng và buôn bán các sản phẩm, hàng hoá theo quy định của Nhà nước. Công ty được phép tham dự các hội chợ triển lãm để giới thiệu các sản phẩm của công ty ở trong và ngoài nước, và đặt đại diện và chi nhánh ở nước ngoài, xây dựng kế hoạch đào tạo, tuyển dụng, sử dụng, dề bạt, kỷ luật cán bộ, công nhân viên. 1.3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Phong Châu. 1.3.1. Nội dung các lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh. Cùng với sự vận động của thương mại hoá toàn cầu, công ty cũng xây dựng cho mình những chiến lược kinh doanh táo bạo để thích ứng với nhịp độ SVTH: Lê Hải Yến 4 Lớp: Kế toán 47A Báo cáo thực tập tổng hợp phát triển nhanh chóng của thị trường. Ngành nghề kinh doanh của công ty bao gồm: sản xuất, kinh doanh hàng thủ công mỹ nghệ; sản xuất, kinh doanh giầy dép và nguyên liệu giầy, nhập khẩu đồ chơi và thiết bị giáo dục. Nhưng thực tế thì hiện nay nhiệm vụ chính của công ty là chuyên kinh doanh xuất khẩu mặt âfng thủ công mỹ nghệ như: tre đan, tre ghép (Nam Định); các sản phẩm từ cói (Ninh Bình); các sản phẩm từ cây dừa (Bến Tre); đồ nội thất gia đình từ gỗ và tre (Bắc Ninh). Từ năm 1994 mới thành lập đến năm 2003 công ty TNHH Phong Châu chủ yếu sản xuất gia công cung cấp các sản phẩm mây tre đan cho các công ty lớn như IKEA, T&C, INTERMAX, BAROTEX, ARTETPORT, LICOLA, NAORIVEX… Đầu năm 2002 công ty mạnh dạn đầu tư cơ sở vật chất, nguồn vốn trực tiếp xuất khẩu ra thị trường nước ngoài. Mặt hàng chủ yếu công ty kinh doanh là: thu mua, sản xuất các sản phẩm từ mây tre, tre ghép dùng trang trí nội thất xây dựng.. Công ty TNHH Phong Châu chuyên sâu kinh doanh mặt hàng mây tre đan xuất khẩu, qua thời gian công ty đã tích luỹ rất nhiều kinh nghiệm năm bắt được thị hiếu khách hàng, xu hướng thị trường về mẫu mã, chất lượng, màu sắc của hàng hoá. Hiểu rõ quy trình kỹ thuật sản xuất, có hướng đầu tư đúng đã đẩy kim ngạch xuất khẩu tăng lên qua từng năm cụ thể như sau: Bảng 1.1: Kim ngạch xuất khẩu mây tre đan của công ty Phong Châu Đơn vị tính: USD Năm Kim ngạch 6 tháng đầu năm 2008 159.689.04 353.913.43 361.767.00 507.228.96 675.562.62 450.375.08 2003 2004 2005 2006 2007 (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH Phong Châu) năm 2008. Qua bảng trên ta thấy được kim ngạch xuất khẩu mây tre đan của công ty SVTH: Lê Hải Yến 5 Lớp: Kế toán 47A Báo cáo thực tập tổng hợp tăng khá ổn định qua từng năm. Năm 2003, kim ngạch chỉ đạt 159.698.04 usd sở dĩ là do thời điểm này công ty bắt đầu chuyển đổi cơ cấu kinh doanh từ nhà cung cấp hàng sang trực tiếp xuất khẩu cho khách hàng nước ngoài. Năm 2004 kim ngạch tăng nhanh do thị trường Nhật Bản tăng mạnh về nhập khẩu, mặt hàng mây tre đan đạt 353.613.43 usd. Đây cũng là tình hình chung của kim ngạch xuất khẩu mặt hàng này trong cả nước. đến năm 2006 kim ngạch lại tăng vọt 507.228.96 usd do công ty ký hợp đồng với Đan Mạch cung cấp hàng rào Tre trị giá 200.000 usd và trong năm 2007 tổng kim ngạch của công ty tăng lên 675.562.62 usd. Từ cuối năm 2007, đến nay các thị trường đểu tăng nhờ công ty có phương án kinh doanh, khai thác mở rộng thị trường, thể hiện 6 tháng đầu năm 2008 kim ngạch đạt 450.375.08 usd. Doanh số tiêu thụ từ các thị trường qua các năm thể hiện qua bảng sau: Bảng 1.2: Kim ngạch xuất khẩu hàng mây tre đan Đơn vị tính: usd Nước nhập khẩu 2003 2004 2005 2007 77.997.25 108.866.36 6 tháng 2008 Nhật 95.970.87 Đan mạch 13.796.76 7.313.03 29.070.56 115.199.85 176.673.75 116.782.25 Pháp 1.954.50 5.883.53 20.155.59 14.355.37 17.152.53 11.435.02 Mỹ - 7.803.83 8.255.15 9.662.61 6.441.74 Tây ban nha - 4.306.75 3.085.09 6.011.18 4.007.74 Đức - - 8.358.34 8.781.55 5.854.36 4.630.68 18.338.14 26.363.43 5.486.47 3.657.64 Thị trường khác Tổng 5.950.41 253.025.61 127.049.13 2006 75.775.73 117.672.24 270.852.84 206.724.00 253.614.48 332.634.44 223.954.48 (Nguồn: kế toán công ty TNHH Phong Châu năm 2008) Đây là mặt hàng mũi nhọn của công ty nên được đầu tư và khai thác triệt để từ khâu mẫu mã đến kinh phí sản xuất. Hàng năm kim ngạch của mặt hàng này chiếm tỷ trọng lớn trong tổng kim ngạch. SVTH: Lê Hải Yến 6 Lớp: Kế toán 47A Báo cáo thực tập tổng hợp 1.3.2. Đặc điểm về xuất khẩu hàng hoá tại công ty TNHH Phong Châu. a.Hàng hoá xuất khẩu của công ty: Hàng hoá xuất khẩu chủ yếu là: + Giầy dép. + Hàng bảo hộ lao động. + Thủ công mỹ nghệ và đồ gỗ. Do đòi hỏi của thị trường nên nhóm mặt hàng của công ty cũng ngày càng trở nên đa dạng và phong phú hơn. *Mặt hàng tre ghép: đây là những sản phẩm được làm bằng chất liệu từ những cây tre, cây nứa, cây bương…nên các khâu sản xuất cũng rất đơn giản và mang tính thủ công cao: Pha cây thô ngâm nước và chất chống mối mọt (30-60 ngày), pha chế chẻ nhỏ ghép thành dáng sản phẩm bằng các loại bột gắn kết và keo đặc biệt, bào trà mặt thô, hoàn thiện…Trước những năm 2000 mặt hàng này với công ty chỉ xuất hiện những mẫu mã đơn giản như : bát, khay, đĩa, cốc, lọ…và mặt hoàn thiện bên ngoài chủ yếu là phun PU tự nhiên và phun sơn dầu, gần đây đã xuất hiện những mẫu mã như: tủ, bàn ghế, giường…những sản phẩm này thực sự đã đáp ứng được nhu cầu đang đòi hỏi thị trường và dần khẳng định vị trí của nó qua kim ngạch mỗi ngày một tăng và trở thành một trong những mặt hàng mũi nhọn của công ty. * Mặt hàng tre đan: đây là nguồn hàng dồi dào nhất của doanh nghiệp cả về nguồn cung cấp và mẫu mã. Nhưng do đặc tính của mặt hàng có giá trị thấp và có nhiều rủi ro mốc, mọt và cồng kềnh nên khách hàng rất kỹ và cẩn trọng trong việc đặt hàng. Mặc dù vậy, nhu cầu về mặt hàng này cũng rất lớn thị trường của nó chỉ tập trung chủ yếu là Nhật Bản, các nước trong khu vực. Đây chính là lợi thế và cũng là nhược điểm của mặt hàng này. * Mặt hàng cói: mặt hàng này được làm kết hợp với các nguyên liệu là thực vật: như bèo tây, vỏ than cây chuối, vỏ cây đay…nên nếu các nguyên SVTH: Lê Hải Yến 7 Lớp: Kế toán 47A Báo cáo thực tập tổng hợp liệu thực vật này không được khai thác đúng mùa vụ, không đủ tuổi và không được xử lý tốt thì rất dễ bị mối mọt xâm nhập làm hư hỏng. Hơn nữa, các mặt hàng này dễ bị mốc ngay cả trong lúc sản xuất, lưu kho và trong quá trình chuyển giao đi nước ngoài. Việt nam lại là nước có khí hậu nhiệt đới gió mùa – nóng ẩm, vì vậy hàng mây tre đan nói chung và hàng cói nói riêng khi xuất sang các nước có khí hậu khô hanh và lạnh rất dễ bị cong vênh, nứt, nổ… Tuy vậy, mỗi tháng doanh nghiệp cũng xuất khẩu được 3 container, giá bình quân là 3.000 USD/container cả năm sản xuất và xuất khẩu khoảng 40 container với trị giá là 120.000USD ( chiếm 5% kim ngạch) và thị trường chủ yếu của nhóm mặt hàng này cũng tập trung tại thị trường EU. b.Thị trường hàng hoá xuất khẩu: Vì công ty có số vốn nhỏ so với các doanh nghiệp lớn trên thế giới, chưa kể đến việc thiếu kinh nghiệm và phải đối mặt với cạnh tranh quốc tế ngày càng cao thì công ty TNHH Phong Châu chỉ có thể quan tâm tới một số các thị trường trọng điểm nhất định. ♦ Thị trường Nga và Đông Âu, Nga, Ba Lan, Tiệp Khắc, Bungari, Rumani… Đây là khu vực thị trường rộng lớn và có quan hệ lâu dài với nước ta. Vào những năm trước thập kỷ 90 của thế kỷ trước thì các sản phẩm mây tre đan xuất khẩu chủ yếu là được xuất vào thị trường này vẫn là một thị trường đáng được lưu ý. ♦Thị trường Châu Á – Thái Bình Dương. Châu Á là một khu vực kinh tế năng động, có tỷ lệ tăng trưởng cao và khá nóng nhưng vẫn là khu vực kinh tế phát triển nhanh nhất và trở thành một trung tâm kinh tế thế giới. Và đây cũng là khu vực có dung lượng thị trường lớn, đa dạng, kim ngạch nhập hàng mấy tre đan cũng đứng thứ 2 trên thế giới. Trọng điểm cho nhập khẩu mặt hàng này vẫn là các nước lớn như: Nhật Bản, SVTH: Lê Hải Yến 8 Lớp: Kế toán 47A Báo cáo thực tập tổng hợp Hàn Quốc, Hồng Kông, Singapore, Đài Loan và các nước trong khu vực ASEAN. Đây là những nước chủ yếu nhập khẩu nguyên liệu và bán thành phẩm về để chế biến thành phẩm hoàn thiện. Trong đó, đứng đầu nhập khẩu sản phẩm mây tre đan của thị trường này vẫn là thị trường Nhật Bản, một thị trường có sức tiêu thụ của nước này chủ yếu là các sản phẩm thô, nguyên liệu, bán thành phẩm khá lớn trong kim ngạch xuất sang Châu Á và trong cả kim ngạch xuất khẩu sản phẩm này. ♦ Thị trường Châu Âu: Anh, Pháp, Italia, Tây Ban Nha, Hà Lan…Châu Âu là một thị trường lớn, đa dạng, mức thu nhập của dân cư cao, tập quán tiêu dung khác nhau và có quy chuẩn tương đối khắt khe với các sản phẩm, nhất là các sản phẩm có khả năng gây ảnh hưởng đến sức khoẻ và môi trường. Sản phẩm mây tre đan của công ty xuất sang thị trường này là lớn nhất, đứng đầu là thị trường Tây Ban Nha. ♦ Thị trường Châu Mỹ: Châu Mỹ chiếm khoảng 19% lượng nhập khẩu mây tre của toàn thế giới. Các nước nhập khẩu chính là Mỹ, Canada, Achentina và người tiêu dung ở các thị trường này rất thích các sản phẩm mây tre đan. Trong tương lai, đây sẽ là một thị trường lớn và rất có triển vọng để xuất khẩu. Với sản phẩm mây tre đan của công ty thì thị trường Mỹ là thị trường lớn thứ 3 trong toàn bộ các thị trường của công ty. Thị trường này được đánh giá là thị trườngcó thị hiếu dễ tính hơn so với thị trường Nhật và Đức, và đây cũng là thị trường mà công ty xác định là một trong những thị trường cần giữ vững và mở rộng. Doanh số tiêu thụ từ các thị trường qua các năm thể hiện qua bảng sau: SVTH: Lê Hải Yến 9 Lớp: Kế toán 47A Báo cáo thực tập tổng hợp ĐVT: Đô la mỹ STT Thị trƣờng/khách hàng Năm 2004 2005 2006 170.340.00 120.676.00 60.764 15.636 260.372 291.151 I Hàn Quốc II Đan Mạch II Đài Loan IV Đức 166.000 V Malayxia 272.130 VI Nauy 3.786 VII Nga 18.035 VIII Canada 21.750 IX Nhật Bản 25.482 50.186 17.782 5.202 Bảng 1.3: Danh số tiêu thụ từ các thị trƣờng d.Quan hệ đối tác, nhà cung cấp: Trong những năm gần đây công ty Phong Châu đã xây dựng được những quan hệ dối tác chiến lược trong cả 3 ngành hàng xuất khẩu nói trên: - Quan hệ đối tác chiến lược là đại lý marketing và bán hàng dài hạn cho Công ty Shinec - Hải phòng thuộc tập đoàn Vinashin, cũng như một số công ty sản xuất đồ gỗ tên tuổi khác như: Đức Thành – TP Hồ Chí Minh, Thế Vũ – TP Qui nhơn. - Hệ thống nhà cung cấp tại hầu hết các tỉnh thành từ Hà nội tới TP Hồ Chí Minh và các làng nghề tiêu biểu…đối với mặt hàng TCMN. - Quan hệ đối tác, đặt hàng với các Công ty, nhà máy sản xuất giầy dép của Việt Nam và các Công ty liên doanh với Hàn Quốc, Đài Loan. - Công ty Phong Châu là hội viên chính thức của các hiệp hội ngành hàng lớn như hiệp hội da giày, hiệp hội gỗ và lâm sản Việt Nam, Hiệp hội gỗ SVTH: Lê Hải Yến 10 Lớp: Kế toán 47A Báo cáo thực tập tổng hợp và TCMN thành phố Hồ Chí Minh…. Bên cạnh việc xây dựng đối tác chiến lược với các đơn vị lớn trong và ngoài nước, Công ty chúng tôi đã phát huy được lợi thế thương mại lớn trong việc phát triển các bộ sưu tập mẫu mới phù hợp với yêu cầu thị trường cũng như tìm kiếm các nhà cung cấp với giá cả cạnh tranh nhất với quy trình giám sát chất lượng và các dịch vụ hậu mãi chặt chẽ. Phát huy những điểm mạnh nói trên, công ty TNHH Phong Châu đã đặt quan hệ với một số tập đoàn lớn trên thế giới như Walmat, Tschibo…Trong khuôn khổ phương án kinh doanh dự án xuất khẩu hàng rào cây thanh hao cho tập đoàn Intermas Nets S.A Tây Ban Nha. e. Phương thức thanh toán quốc tế trong hợp đồng xuất khẩu hàng hoá ở công ty: Nhận thức được vai trò quan trọng của hoạt động thanh toán, trong thời gian qua công ty đã vận dụng hết sức linh hoạt các phương thức thanh toán quốc tế đối với bạn hàng đồng thời cố gắng xây dựng 1 quy trình thanh toán an toàn và hiệu quả trong khả năng của mình. + Về đồng tiền thanh toán: đồng tiền sử dụng trong thanh toán của công ty chủ yếu là VNĐ. Ngoài ra, trong 1 số hợp đồng xuất khẩu, công ty còn sử dụng đơn vị USD và EURO. + Về thời gian thanh toán: để đảm bảo cho việc thanh toán nhanh, công ty muốn điều kiện trả tiền là trả tiền trước nhưng thực tế thì tuỳ từng bạn hàng mà công ty áp dụng linh hoạt thời gian thanh toán, có thể trả tiền trước, trả tiền ngay hoặc thậm chí trả tiền sau. Đối với những khách hàng mới giao dịch thì công ty thường áp dụng phương thức trả tiền trước hoặc trả tiền ngay còn đối với những bạn hàng lâu năm thì phương thức thanh toán sau được sử dụng phổ biến. + Về địa điểm thanh toán: để đảm bảo cho việc thanh toán, công ty thường thoả thuận với bạn hàng thanh toán qua ngân hàng Indovina bank hoặc ngân hàng BIDV. + Về phương thức thanh toán: công ty sử dụng nhiều phương thức thanh toán quốc tế khác nhau tuỳ thuộc vào yêu cầu thanh toán của khách hàng. Các SVTH: Lê Hải Yến 11 Lớp: Kế toán 47A Báo cáo thực tập tổng hợp phương thức thanh toán hay được áp dụng là phương thức chuyển tiền bằng điện (TTR) trả trước hoặc trả sau, phương thức nhờ thu kèm chứng từ (D/C), phương thức thư tin dụng (L/C) và các phương thức thanh toán quốc tế khác như : séc, hối phiếu….Tuy nhiên phương thức thanh toán chủ yếu vẫn là phương thức nhờ thu kèm chứng từ và l/C vì các phương thức này bảo đảm lợi ích cho công ty về tiền hàng do bên nhập khẩu thanh toán. Còn các phương thức thanh toán khác chỉ áp dụng với những khách hàng quen thuộc và có sư tin tưởng lẫn nhau. 1.3.3 Cách thức tổ chức sản xuất và chính sách nguồn hàng của công ty TNHH Phong Châu. * Tổ chức sản xuất: sáng tác mẫu mã hoặc làm theo mẫu yêu cầu của khách hàng, nghiên cứu công nghệ, xử lý nguyên liệu thô, mẫu thô, hoàn thiện sản phẩm khi ký được hợp đồng xuất khẩu, công ty giao cho các xưởng và các cơ sở bên ngoài theo chuyên môn hoá sản phẩm theo khả năng sản xuất của làng nghề. Cán bộ XNK người trực tiếp bàn luận, đàm phán, quyết định chịu trách nhiệm hướng dẫn công nghệ và lắp ghép hoàn chỉnh sản phẩm xuất khẩu cho thật chính xác theo yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra CB KCS có trách nhiệm cùng CB XNK giám sát nghiêm khắc những cơ sở sản xuất. Như vậy vừa bảo đảm chất lượng sản phẩm đồng đều, lại vừa nắm bắt được những ưu nhược điểm của sản phẩm đáp ứng nhu cầu của bạn hàng. Sau hi hoàn thành sản phẩm, công ty tổ chức nghiệm thu đóng gói, tiếp đến tổ chức thu hoá từng đơn vị hàng. Người thu hoá phải kiểm tra cẩn thận và ký nhận vào sản phẩm, tránh tình trạng cảm tình riêng làm ẩu để dẫn đến ảnh hưởng tín nhiệm của công ty, thậm chí bị phạt. Sau khi nghiệm thu xong hàng được đưa vào bao bì và xếp bảo quản trong kho chuẩn bị xuất hàng. * Chính sách nguồn hàng: Để nguồn hàng xuất khẩu được ổn định công ty đã có chính sách: liên doanh, liên kết: doanh nghiệp trực tiếp liên kết với các chủ doanh nghiệp tư nhân cả hai cùng bỏ vốn kinh doanh, tỷ lệ lãi lỗ chia theo vốn góp nhằm để đảm bảo nguồn hàng cho xuất khẩu, với hình thức này công ty đã giúp người SVTH: Lê Hải Yến 12 Lớp: Kế toán 47A Báo cáo thực tập tổng hợp sản xuất về nguyên liệu, phương tiện sản xuất, ký hợp đồng bao tiêu với phương châm hai bên cùng có lợi vì vậy các nhà sản xuất yên tâm về thị trường tiêu thụ của sản phẩm về phía công ty. Đồng thời vì có nguồn hàng chủ động và thường xuyên nên công ty không bị ảnh hưởng của biến động giá cả những mặt hàng này, tận dụng được cơ hội xuất khẩu khi giá tăng. Tuy nhiên hình thức này có hạn chế là: nguồn vốn của doanh nghiệp hạn hẹp và bị chia sẻ cho nhiều hoạt động khác như đầu tư nhà xưởng, phòng trưng bày…nên hiệu quả sử dụng vốn không cao. Hỗ trợ sản xuất: đây là hình thức giúp đỡ của doanh nghiệp với một số đơn vị khi họ mở rộng sản xuất, khi một hoặc một số mặt hàng thủ công mỹ nghệ có sức tiêu thụ lớn tren thị trường mà các đơn vị, phân xưởng của doanh nghiệp không có đủ vốn để tăng cường sản xuất đáp ứng nhu cầu thị trường bằng những hợp đồng có tính ràng buộc hai bên, doanh nghiệp sẽ giúp họ một số vốn nhất định( thường là 30% trị giá hợp đồng) để họ có thể nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như mở rộng sản xuất. Bù lại học phải cam kết với công ty là bán toàn bộ sản phẩm của họ với giá ưu đãi hơn so với giá thị trường đồng thời có trách nhiệm bảo mật mật mã của doanh nghiệp và đặc biệt là phải chịu trách nhiệm về chất lượng hàng hoá đến tay người nhập khẩu nước ngoài. 1.3.4 Quy trình xuất khẩu hàng mây tre đan của công ty TNHH Phong Châu. Nguồn khách hàng chủ yếu của công ty là những hội chợ thương mại quốc tế, nên công việc chuẩn bị cho một hội chợ là vô cùng kỹ lưỡng cả về chiến lược, mẫu mã, giá cả và tinh thần để sẵn sàng cho một cuộc chiến đấu rất gay gắt trên thương trường. Trên cơ sở nghiên cứu thị hiếu của thị trường và mặt hàng đã lựa chọn từ các nguồn cung cấp, công ty tính giá chào bán tốt nhất và gửi cho khách thư chào hàng (thường là chào gái FOB Việt Nam). Sau đó tiến hành gửi mẫu đến địa chỉ hội chợ (theo thủ tục xuất khẩu bình thường). Tại hội chợ công ty trưng bày sản phẩm, đàm phán và ký hợp đồng với khách hàng. Đây cũng chính là đặc điểm kinh doanh riêng của hàng thủ công mỹ nghệ. Quy trình xuất khẩu của hàng mây tre đan của công ty Phong Châu được SVTH: Lê Hải Yến 13 Lớp: Kế toán 47A Báo cáo thực tập tổng hợp diễn ra bao gồm các bước sau: Chuẩn bị mẫu mã tham gia hội chợ Giao dịch báo giá và gửi mẫu đối Đàm phán ký kết hợp đồng Thực hiện hợp đồng – Giao hàng Gửi chứng từ và thanh toán Sơ đồ 1.1: Quy trình xuất khẩu - Chuẩn bị mẫu mã tham gia hội chợ quốc tế: trên cơ sở giấy mời và những thông báo của ban tổ chức hội chợ triển lãm về kế hoạch tham dự hội chợ, công ty lập kế hoạch công tác, kế hoạch mua bán, danh mục hàng sẽ trưng bày, lên phương án thiết kế mẫu mã và chuẩn bị gửi hàng đến địa chỉ gian hàng tại hội chợ. Khi mẫu hội chợ đã sản xuất xong được tập trung tại công ty và chọn lọc theo thị hiếu từng thị trường cụ thể. Mẫu này được đánh mã ký hiệu, kích thước, giá dự định chào bán, đóng gói…và đóng gói cẩn thận để gửi tới điạ chỉ gian hàng đã đăng ký tại hội chợ. Song song với nó là việc nghiên cứu thị trường (tình hình kinh tế, môi trường, pháp luật, chính trị , thương mại, thị hiếu, giá cả, quảng cáo, giấy mời, mẫu đơn chào hàng, hợp đồng…) được giám đốc công ty là người kinh nghiệm lập ra một cách kỹ lưỡng, chi tiết và thông báo chương trình cho toàn thể cán bộ công nhân viên nghe và đóng góp ý kiến để kế hoạch hoàn hảo nhất. Nguồn thu gom sản phẩm mẫu của công ty chủ yếu qua các nguồn như: mẫu do xưởng và các cơ sở làng nghề cung cấp, mẫu đi mua hoặc tham khảo từ các nguồn catalogue, website bạn, mẫu từ các trung tâm thương mại trong và ngoài nước cung cấp… - Giao dịch gưỉ thư chào bán, gửi mấu đối cho khách hàng: trước khi quyết định tham gia hội chợ quốc tế nào đó công ty đã phải tự xây dựng cho mình một chiến lược sản phẩm mẫu, chiến lược khách hàng, và mang tính đầu SVTH: Lê Hải Yến 14 Lớp: Kế toán 47A Báo cáo thực tập tổng hợp tư lớn của toàn bộ công nhân viên công ty. - Đàm phán ký kết hợp đồng: dựa trên những thoả thuận trong khi giao dịch của thư chào hàng và các nguyên tắc quốc tế về ký kết hợp đồng thương mại, hai bên thống nhất đi đến ký kềt hợp đồng xuất nhập khẩu. - Tổ chức thực hiện hợp đồng, giao hàng: khi hai bên xác nhận ký kết vào hợp đồng, thì công ty yêu cầu người mua mở thư tín dụng (L/C), hoặc yêu cầu chuyền tiền đặt cọc nếu thanh toán bằng chuyển tiền ( thường là 30% trị giá hợp đồng xuất khẩu ). Công việc chuẩn bị cho việc giao hàng được cán bộ xuất khẩu và cán bộ kiểm tra chất lượng hàng hoá phối hợp thực hiện thống nhất, triệt để từ việc thu gom hàng đủ, đúng phẩm chất đến khâu đóng gói bao bì, kỹ mã hiệu, mã vạch… Trên thực tế, công ty chào bán cho khách hàng là giá FOB lẽ ra việc thuê tàu chuyên chở là do bên mua thực hiện hoặc chỉ định hãng tàu, nhưng phần lớn là khách hàng yêu cầu công ty thuê và tiến hành giao hàng theo yêu cầu. -Thanh toán và gửi chứng từ cho khách: sau khi hàng được làm thủ tục thông quan, cán bộ chứng từ kiểm tra số lượng hàng thực xuất sau đó gửi bộ chứng từ qua Fax để khách hàng xác nhận lại tất cả các thông tin về lô hàng: mặt hàng, số lượng, số vận đơn, C/O, trị giá thanh toán….khách xác nhận lại những thông tin trên và chuyển tiền thanh toán. Cán bộ kế toán kiểm tiền trong tài khoản thấy báo có tiền về thì thông báo cho cán bộ chứng từ gửỉ cho khách bộ chứng từ gốc đầy đủ để khách làm thủ tục nhận hàng. 1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Phong Châu - Là loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ, tổ chức bộ máy hoạt động của công ty đơn giản, gọn nhẹ, hợp lý. SVTH: Lê Hải Yến 15 Lớp: Kế toán 47A Báo cáo thực tập tổng hợp Bộ máy tổ chức quản lý của công ty có thể khái quát nhƣ sau: Giám đốc Phó giám đốc Phòng kinh doanh XNK Phòng kế toán Cừa hàng trƣng bày giới thiệu sản phẩm Phòng mẫu Cơ sở sản xuất 1 Cơ sở sản xuất 2 Kiểm tra hàng Phòng kỹ thuật Xƣởng sản xuất Kho nguyên liệu Kho thành phẩm Sơ đồ 1.2: Bộ máy tổ chức quản lý của công ty có thể khái quát nhƣ sau: Giám đốc là người chỉ đạo toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Phó giám đốc là người chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ các vấn đề như: tình hình khách hàng, hợp đồng nội - hợp đồng ngoại, giao hàng, thanh toán, đời sống của cán bộ công nhân viên. Các cán bộ cấp dưới trên cơ sở sự hướng dẫn của Phó giám đốc cùng phối hợp xử lý một thương vụ có hiệu quả nhất. Từ khâu báo giá, triển khai mẫu, soạn hợp đồng, kiểm tra chất lượng hàng hoá, thuê phương tiện vận tải, giao hàng, hoàn tất bộ chứng từ thanh toán và theo dõi tiền về ngân hàng. SVTH: Lê Hải Yến 16 Lớp: Kế toán 47A Báo cáo thực tập tổng hợp Xưởng sản xuất của công ty có trách nhiệm trực tiếp sản xuất những mặt hàng theo đơn đặt hàng của khách hàng. Mặc dù quy mô của xưởng vẫn còn nhỏ nhưng vẫn đáp ứng được tất cả các đơn hàng và góp phần không nhỏ cho chiến lược giá cả của công ty – do trực tiếp sản xuất nên hạ được giá thành (chi phí nguyên vật liệu, vận chuyển chất lượng đảm bảo tạo khả năng cạnh tranh trên thị trường. Tuy nhiên để đáp ứng hết được yêu cầu sản xuất của các đơn hàng của bộ phận xưởng nên công ty phải đặt mối quan hệ thương mại với các cơ sở sản xuất ở các làng nghề: Hà Tây, Hưng Yên, Nam Định, Ninh Bình, Thanh Hoá. Phòng mẫu là nơi tập trung trưng bày những mẫu hàng, bảo quản mẫu đối vừa có mục đích giới thiệu sản phẩm vừa là nơi khách hàng đến tham quan, làm việc và đặt hàng. Mặc dù đội ngũ nhân viên chỉ có hơn 20 thành viên, nhưng được trang bị đầy đủ các phương tiện giao dịch hiện đại nhất: hơn 15 máy vi tính được kết nối nội bộ và nối mạng quốc tế cùng với trình độ chuyên môn cao, năng động, sáng tạo đã duy trì và đáp ứng được hầu hết các yêu cầu của khách hàng một cách kịp thời và chính xác nhất. SVTH: Lê Hải Yến 17 Lớp: Kế toán 47A