Tài liệu Luận văn kế toán thực tế tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần đông ấn

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .............................................................................................................. 1 NỘI DUNG .................................................................................................................. 3 PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÔNG ẤN VIỆT NAM ...... 3 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty ...................................................... 3 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Đông Ấn ...................... 4 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lí của công ty Đông Ấn.................................... 7 PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY ĐÔNG ẤN .............................................................................................. 15 2.1. Bộ máy kế toán của công ty ............................................................................. 15 2.2. Tổ chức hệ thống kế toán tại công ty ............................................................... 17 2.2.1. Các chính sách kế toán chung ................................................................... 17 2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán ............................................. 18 2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán .......................................... 19 2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán ............................................. 19 2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán ............................................................. 21 PHẦN 3: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY ĐÔNG ẤN ................................................................... 23 3.1. Đánh giá tổ chức bộ máy kế toán ..................................................................... 23 3.2 Đánh giá về tổ chức công tác kế toán tại công ty ............................................. 24 KẾT LUẬN ................................................................................................................ 26 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................. 27 1 LỜI MỞ ĐẦU Đối với mỗi doanh nghiệp thông tin kế toán là nguồn thông tin quan trọng và cần thiết.Đối với nội bộ doanh nghiệp thông tin kế toán phục vụ cho các nhà quản trị, cho công nhân viên.Đối với ngoài DN thì thông tin kế toán phục vụ cho các cổ đông, cho các nhà đầu tƣ, cho các cơ quan quản lý....Nhƣ vậy nguồn thông tin kế toán phục vụ cho nhiều đối tƣợng với những mục đích sử dụng khác nhau Kế toán cung cấp những thông tin về cơ cấu tài sản và nguồn vốn, tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của công ty thông qua các bản báo cáo và chỉ tiêu kinh tế khác...Qua đó các nhà quản lí thấy rõ đƣợc tình hinh hoạt động của công ty từ đó đề ra những biện pháp khắc phục cũng nhƣ phát huy. Hiện nay nƣớc ta đang trong quá trình chuyển đổi kinh tế mạnh mẽ nhằm tiến tới nền kinh tế thị trƣờng có sự quản lý của nhà nƣớc, đồng thời đang chịu tác động mạnh mẽ của sự khủng hoảng kinh tế toàn thế giới. Do vậy công tác quản lý kinh tế đang đối mặt với rất nhiều khó khăn, phức tạp. Kế toán với vai trò là một công cụ đắc lực cho công tác quản lí doanh nghiệp ngày càng phải thể hiện đƣợc vai trò của mình. Việc thực hiện tốt hay không tốt công tác kế toán đều ảnh hƣởng đến chất lƣợng và hiệu quả của công tác quản lý. Công ty cổ phần cửa sổ nhựa Đông Ấn là một doanh nghiệp chuyên sản xuất các loại cửa cũng đang đứng trƣớc nhƣng khó khăn và thách thức đó. Bộ máy kế toán trong Công ty hiện nay đã phát huy đƣợc hiệu quả, giúp quản lý chặt chẽ chi phí sản xuất, đồng thời cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết cho ban giám đốc. Chính vì vậy, em đã chọn Công ty cổ phần cửa nhựa Đông Ấn làm nơi để học tập và thực hành nhằm nắm vững cách thức tiến hành công tác kế toán trong thực tế tại các doanh nghiệp. 2 Sau đây là những tìm hiểu chung của em về đặc điểm của công ty, tình hình kết quả sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của công ty cổ phần cửa nhựa Đông Ấn. Đặc biệt là về đặc điểm công tác kế toán của công ty. Bản báo cáo của em gồm 3 phần: - Phần 1:Tổng quan về công ty cổ phần Đông Ấn - Phần 2: Thực tế tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần Đông Ấn - Phần 3: Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại công ty cổ phần Đông Ấn 3 NỘI DUNG PHẦN 1:TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÔNG ẤN VIỆT NAM 1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY: * Thông tin chung về công ty - Tên công ty bằng tiếng Việt Nam : CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÔNG ẤN VIỆT NAM - Tên viết tắt bằng tiếng Việt Nam : CÔNG TY ĐÔNG ẤN - Tên công ty bằng tiếng Anh : VIETNAM EAS INDIA CORPORATION - Tên viết tắt của công ty là : DAV.,CORP - Trụ sở của công ty : Số Nhà 11Ngõ 84 Kim Ngƣu –HBT-HN Điện thoại : (84-4) 37 47 47 00 - Fax : (84-4) 37 47 47 11 - Loại hình doanh nghiệp : CÔNG TY CỔ PHẦN - Loại hình hoạt động : DOANH NGHIỆP - Ngƣời đại diện theo pháp luật: Chủ tịch hội đồng quản trị: ĐỖ THỊ THANH PHƢƠNG  Quá trình hình thành và phát triển của công ty Đông Ấn Đông Ấn là công ty 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài do T&M Trans Company Limited (Bahamas) - một công ty thành viên thuộc tập đoàn T&M Trans - đầu tƣ, đƣợc thành lập ngày 29/08/2002 theo Luật đầu tƣ nƣớc ngoài của Việt Nam với số vốn đầu tƣ là 12 triệu đô la Mỹ.(Giấy phép kinh doanh số 25/GP – VP). Tháng 5/2007, Đông Ấn đã chính thức chuyển đổi từ hình thức công ty 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài thành Công ty cổ phần theo Luật đầu tƣ mới của Việt Nam. Đầu tháng 11/2007, Đại hội đồng cổ đông Công ty Cổ phần Cửa sổ nhựa Châu Âu đã họp và nhất trí thông qua phƣơng án phát hành tăng vốn điều lệ lên 4 290 tỷ đồng với sự tham gia góp vốn của BankInvest. Đây là đợt phát hành tăng vốn đầu tiên của công ty. Công ty cũng đang có kế hoạch niêm yết cổ phiếu trên sàn giao dịch chứng khoán Hà Nội hoặc TP Hồ Chí Minh trong năm 2008 này. Số cổ phần hiện nay là 29.000.000 cổ phiếu, cổ tức một cổ phần năm vừa qua là 1.125 đồng / CP. Hiện nay, 55% số cổ phần đƣợc nắm giữ bởi thành viên trong công ty, còn lại là do các đối tƣợng bên ngoài nắm giữ, trong đó BankInvest là cổ đông chiến lƣợc nƣớc ngoài lớn nhất của Đông Ấn. Hiện nay, trụ sở chính của công ty đặt tại số 11 Ngõ 84 Kim Ngƣu -HBTHà Nội. Công ty có 3 nhà máy sản xuất: nhà máy một đƣợc xây dựng tại Khu công nghiệp Quang Minh, huyện Mê Linh, tỉnh Vĩnh Phúc, nhà máy hai tại khu 4 thị trấn Uyên Hƣng, huyện Tân Uyên, tỉnh Bình Dƣơng, nhà máy ba tại khu công nghiệp Hòa Khánh, quận Liên Chiêu, thành phố Đà Nẵng. Ngoài ra, công ty còn có hệ thống đại lý, showroom rộng khắp trên toàn quốc. 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Đông Ấn  Ngành nghề kinh doanh và sản phẩm chủ yếu Sản phẩm chủ yếu của Công ty là các loại cửa nhựa bằng vật liệu uPVC cao cấp.Sản phẩm này đƣợc sản xuất trên dây chuyền hiện đại, đồng bộ, có tính tự động hoá cao, nhập từ các hãng URBAN, MACOTEC… của CHLB Đức và Italy với tổng công suất thiết kế 800. 000 m2 cửa/năm.Doanh thu từ sản phẩm này chiếm phần lớn tổng doanh thu của công ty. Lao động :xây dựng đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm ,năng động trong hoạt động kinh doanh đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý và mục tiêu hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần Đông Ấn. Máy móc : Tăng cƣờng trang thiết bị , cơ sở vật chất tiên tiến hiện đại để đƣa ra các sản phẩm công nghệ cao. Các sản phẩm chính của công ty bao gồm: Cửa tự động xoay tròn cánh GEZE, cửa trƣợt tự động 4 cánh G – U, Cửa trƣợt tự động 2 cánh GEZE, cửa đi xếp trƣợt 4 cánh, cửa cuốn tự động, cửa sổ mở quay lật vào trong, cửa sổ mở quay hất ra ngoài, cửa sổ mở trƣợt, … vách ngăn tấm uPVC, vách ngăn kính, nan kính, kính màu, kính hoa văn, kính an toàn.Nếu chia theo nguồn gốc 5 nguyên vật liệu thì sản phẩm của công ty bao gồm các loại cửa: Đông Ấn, Asiawindow và Vietwindow.  Đặc điểm thị trƣờng thị trƣờng đầu ra và vị thế cạnh tranh của công ty. - Thời gian đầu mới ra nhập thị trƣờng, khách hàng chính mà Đông Ấn xác định là ngƣời tiêu dùng có thu nhập cao hoặc những công trình có suất đầu tƣ lớn nhƣ khách sạn, công sở, biệt thự, các đại sứ quán… - Sau đó, nhờ sự đa dạng hoá sản phẩm, sản phẩm của Đông Ấn đã phần nào đáp ứng đƣợc nhu cầu phong phú và đa dạng của mọi đối tƣợng khách hàng kể cả các đối tƣợng có thu nhập bình dân. … Cụ thể, từ năm 2005, công ty còn đƣa ra 2 dòng sản phẩm mới là Asiawindow và Vietwindow với nguyên liệu đƣợc sản xuất tại Việt Nam và các nƣớc châu Á nhƣ Trung Quốc, Đài Loan, Malaysia… (có mức giá rẻ hơn so với Đông Ấn) - Đến nay đã có hơn 5000 công trình khách sạn, toà nhà Văn phòng, chung cƣ, biệt thự, căn hộ cao cấp…sử dụng sản phẩm của Đông Ấn. - Các đối thủ cạnh tranh chủ yếu đối với sản phẩm của Đông Ấn là sản phẩm cửa SMartWindow của công ty CP nhựa Đông Á, VIETSECWINDOW - sản phẩm của công ty quốc tế Việt Séc, KoreaWindow – SP của công ty cửa nhựa Hàn Quốc – SX tại Hàn Quốc,… Tuy nhiên, sản phẩm của Đông Ấn vẫn đƣợc ngƣời tiêu dùng Việt Nam ƣa chuộng hơn cả. Cho nên, tính đến thời điểm cuối năm 2008, sản phẩm của Đông Ấn đã chiếm hơn 60% thị phần cửa nhựa uPVC tại Việt Nam với 2 thị trƣờng lớn là miền Bắc và miền Nam.  Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm - Đặc điểm sản xuất kinh doanh: trừ những sản phẩm đƣợc sản xuất để trƣng bày, quảng cáo tại các Showroom, hội chợ,… thì còn lại 100% sản phẩm đƣợc sản xuất theo đơn đặt hàng. - Hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra nhƣ sau: Đầu tiên, khách hàng làm việc với nhân viên kinh doanh đơn đặt hàng đề nghị sản xuất gửi đến Phòng kĩ thuật, tại đây, phòng KT lập hồ sơ thiết kế gửi đến bộ phận kế hoạch, phòng Kĩ thuật công nghệ kiểm tra xem hồ sơ có phù hợp không, nếu không phù hợp thì đơn đặt hàng bị từ chối. Nếu hồ sơ phù hợp thì bộ phận kế 6 hoạch lập Lệnh sản xuất chuyển đến xƣởng sản xuất và phòng vật tƣ viết phiếu cấp định mức và bắt đầu quy trình sản xuất. - Quy trình sản xuất gồm 2 giai đoạn song song. 1. Cắt hàn thanh Profile Lắp phụ kiện kim khí Hoàn thiện khung 2. Kính nguyên liệu  lắp hộp kính 3. Sau đó, lắp ráp hộp kính vào khung và hoàn thiện sản phẩm - Tuy nhiên, tại cùng một thời điểm công ty thƣờng có rất nhiều đơn đặt hàng nên quy trình trên diễn ra một cách liên tục, đồng bộ và không bị gián đoạn.  Đặc điểm cơ sở vật chất kĩ thuật. Hiện nay, toàn bộ dây chuyền máy móc thiết bị của công ty tại cả ba nhà máy ở Vĩnh Phúc và Bình Dƣơng, Đà Nẵng đều đƣợc đầu tƣ đồng bộ ngay từ đầu và chủ yếu nhập khẩu từ CHLB Đức và Italy với công nghệ tiên tiến, hiện đại. Cơ sở hạ tầng gồm nhà xƣởng, nhà văn phòng, … cũng đƣợc trang bị rất tiện nghi, hiện đại và tiện ích.Cơ sở vật chất kỹ thuật nhƣ trên đã góp phần không nhỏ vào những thành công của công ty trong thời gian vừa qua. Sản phẩm Đông Ấn có nhiều ƣu điểm nổi bật về tính cách âm, tính cách nhiệt, độ bền, khả năng chịu lực cao và không cong vênh, co ngót phù hợp với điều kiện với điều kiện khí hậu nhiệt đới ở Việt Nam.Sản phẩm Đông Ấn thích hợp với nhiều loại công trình nhƣ biệt thự, chung cƣ, tòa nhà văn phòng, khách sạn hoặc trung tâm thƣơng mại. Sau sáu năm hoạt động, Đông Ấn đã có đƣợc vị trí vững chắc trên thị trƣờng Việt Nam, sản phẩm của Đông Ấn bổ sung cho các loại hình cửa ở Việt Nam theo truyền thống chỉ có cửa gỗ, cửa sắt, cửa nhôm.Với việc mở rộng ba nhà máy sản xuất ở ba miền, Đông Ấn đã tạo ra một thị trƣờng rộng lớn, đồng thời rút gắn đƣợc thời gian đặt hàng, hạ giá thành sản phẩm. Mặc dù thời gian hoạt động của Đông Ấn không dài nhƣng công ty đã đạt đƣợc nhiều thành tích trong sản xuất kinh doanh. 7 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lí của công ty Đông Ấn  Tổ chức nhân sự. - Tính đến 3/2/2014 tổng số lao động trong công ty là 945 ngƣời. - Trong đó, số lao động trực tiếp chiếm khoảng gần 50%, còn lại hơn 50% là lao động gián tiếp. - Cơ cấu nhân sự của công ty tính đến thời điểm 3/2/2014 nhƣ sau: STT Tiêu thức phân chia Theo ngạch, cấp bậc A Số lượng (người) 945 1. - Tổng giám đốc 1 2. - Phó tổng giám đốc 5 3. - Giám đốc các khối 4 4. - Trƣởng đơn vị và tƣơng đƣơng 12 5. - Phó đơn vị và tƣơng đƣơng 16 6. - Trƣởng bộ phận 34 7. - Nhân viên nghiệp vụ 417 8. - Công nhân 385 9. - Lao động tạp vụ và lái xe 71 B- Theo thời hạn Hợp đồng lao động 945 1. - HĐLĐ không thời hạn 60 2. - HĐLĐ có thời hạn từ 1 - 3 năm 801 3. - HĐLĐ có thời hạn dƣới 12 tháng 84 C- Theo trình độ 945 1. - Cao đẳng, Đại học trở lên 397 2. - Trung học chuyên nghiệp 200 3. - Công nhân kĩ thuật có bằng nghề 140 4. - Lao động phổ thông 208 8  Tổ chức bộ máy quản lý. Bộ máy quản lý của công ty tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng, tức là tổ chức quản lý theo một cấp, thể hiện ở các nhà máy không hạch toán kinh tế, chỉ thực hiện việc ghi chép ban đầu, mọi công việc hạch toán đều do phòng kế toán đảm nhận. 9 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty như sau: 1 Chủ tịch HĐQT Tổng GĐ 3 Phó Tổng GĐ phụ trách kinh doanh miền Bắc 7 8 GĐ nhân sự 9 GĐ Tài chính Phòng Hành chính – Nhân sự Phòng Tài chính Kế toán 22 Phòng KSNB Phó Tổng GĐ phụ trách sản xuất và vật tƣ Phó Tổng GĐ phụ trách CN SX Bình Dƣơng 11 Trƣởng phòng Kĩ thuật GĐ Quảng cáo và PTTH Trƣởng phòng CNTT Trƣởng phòng Vật tƣ – XNK – Kho bãi GĐ Kinh doanh 23 Phòng Q/cáo và PTTH 24 Phòng Kinh doanh 16 15 GĐ nhà máy 1 25 Phòng Kĩ thuật 6 Phó Tổng GĐ phụ trách KD dự án Chi nhánh TP HCM 12 14 Trƣởng phòng KSNB 21 5 10 13 20 4 26 Phòng CNTT 27 Phòng Vật tƣ – XNK – Kho bãi GĐ nhà máy 2 28 29 Nhà máy Vĩnh Phúc Nhà máy Bình Dƣơng 17 Trƣởng BP chăm sóc KH 30 BP Chăm sóc Khách hàng 18 GĐ chi nhánh Đà Nẵng 31 Chi nhánh Đà Nẵng 19 GĐ chi nhánh TP HCM 32 Chi nhánh TP Hồ Chí Minh 10 Cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty bao gồm: ( 1) Chủ tịch hội đồng quản trị: là ngƣời có quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến công ty. (2) Tổng giám đốc: là ngƣời điều hành hoạt động hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng quản trị. (3,4,5,6..) Phó tổng giám đốc, giám đốc, trưởng phòng: là ngƣời giúp Tổng giám đốc điều hành một hoặc một số nhiệm vụ theo sự phân công và uỷ quyền của Tổng giám đốc , chịu trách nhiệm trƣớc Tổng giám đốc. * Ban kiểm soát: Kiểm tra, thẩm định tính trung thực, chính xác, hợp lí và sự cẩn trọng từ các số liệu trong Báo cáo tài chính cũng nhƣ các Báo cáo cần thiết khác.Ban kiểm soát làm việc theo nguyên tắc độc lập, khách quan, trung thực.  (24)Phòng Kinh doanh: gồm có 10 người do giám đốc kiinh doanh (14)làm lãnh đạo và là người được phó tổng giám đốc kinh doanh miền Bắc(3) bổ nhiệm. + Theo dõi, tìm kiếm thông tin, phát hiện nhu cầu và gợi ý mua hàng với khách hàng. + Thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị trƣờng. Nắm bắt các nhu cầu cũng nhƣ các yêu cầu của khách hàng. + Thực hiện chức năng lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, đôn đốc kiểm tra tiến độ thực hiện kế hoạch, chuẩn bị cho giám đốc kí kết các hợp đồng kinh tế, theo dõi việc thực hiện hợp đồng. + Gửi các bản chào hàng tới khách hàng. + Đàm phán, ký kết các hợp đồng với khách hàng. + Theo dõi tiến trình thực hiện hợp đồng và tiến hành thanh lý các hợp đồng khi đến hạn. + Báo cáo tình hình kinh doanh với ban giám đốc theo định kỳ. 11 (20) Phòng Tổ chức hành chính Là bộ phận thực hiện chức năng quản lý nhân sự, nghiên cứu, bố trí lao động phù hợp với tính chất của công việc. nghiên cứu, bố trí, sắp xếp tổ chức bộ máy quản lý, phân xƣởng sản xuất trong công ty, là nơi nghiên cứu và thực hiện đầy đủ các chính sách của nhà nƣớc đối với cổ đông và ngƣời lao động, làm tốt công tác quản lý hồ sơ nhân sự, nghiên cứu biện pháp bảo hộ lao động, xây dựng an toàn nhà xƣởng, trả lƣơng cho công nhân viên trong công ty, chăm lo đời sống sức khoẻ ngƣời lao động góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty.Thực hiện các công tác khác nhƣ văn thƣ, tiếp tân, bảo mật, bảo vệ, vệ sinh, y tế…của công ty. Phòng này gồm có 5 ngƣời do giám đốc nhân sự (7)là ngƣời lãnh đạo và là ngƣời đƣợc tổng giám đốc (2 ) bổ nhiệm. (25)Phòng kĩ thuật: Thực hiện chức năng đôn đốc hƣớng dẫn sản xuất ở từng nhà máy, xây dựng và quản lí các quy trình công nghệ, tiêu chuẩn chất lƣợng, tiêu chuẩn kĩ thuật, quy cách, quy phạm cho từng sản phẩm, xác định định mức nguyên vật liệu, quản lý bảo dƣỡng và sửa chữa máy móc thiết bị. Phòng này gồm có 10 ngƣời do trƣởng phòng kỹ thuật (10)là ngƣời lãnh đạo và là ngƣời đƣợc tổng giám đốc (2) bổ nhiệm. * Phòng tài chính kế toán: Là phòng thực hiện chức năng tham mƣu cho giám đốc về công tác quản lý tài chính của công ty đảm bảo cho công ty làm ăn có lãi, đời sống, thu nhập của công ty ngày càng cao. chấp hành đúng pháp luật về kế toán tài chính và luật thuế nhà nƣớc. Phòng này gồm có 10 ngƣời do giám đốc tài chính (8)là ngƣời lãnh đạo và là ngƣời đƣợc tổng giám đôc (2) bổ nhiệm. 12 - Thực hiện những công việc về tài chính kế toán theo đúng chuẩn mực kế toán mà nhà nƣớc quy định, nguyên tắc kế toán hiện hành…. - Theo dõi và phản ánh sự vận động của vốn kinh doanh của Công ty dƣới mọi hình thái và cố vấn cho Ban Tổng giám đốc về các vấn đề liên quan. - Tham mƣu, cố vấn cho Ban Tổng Giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ. - Cùng với các bộ phận khác trong công ty tạo nên hệ thống thông tin quản lý năng động, hiệu quả. - Tham gia xây dựng Hệ thống Quản lý Chất lƣợng, Hệ thống Quản lý Môi trƣờng và Hệ thống Quản lý Trách nhiệm Xã hội. Có các nhiệm vụ sau : - Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tƣ, tiền vốn; quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng vốn của Công ty. - Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính việc thu, nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tƣ, tiền vốn; phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện tƣợng lãng phí, vi phạm chế độ, qui định của Công ty. - Phổ biến chính sách chế độ quản lý tài chính của nhà nƣớc với các bộ phận liên quan khi cần thiết. - Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ công tác lập và theo dõi kế hoạch. Cung cấp số liệu báo cáo cho các cơ quan hữu quan theo chế độ báo cáo tài chính, kế toán hiện hành. - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho ban Tổng giám đốc. 13 1.4 Tình hình tài chính qua các năm của công ty Cổ phần Đông Ấn Bảng một số chỉ tiêu về hoạt động sản xuất kinh doanh Đơn vị tính: 1000 VNĐ Chỉ Năm 2011 tiêu 1.Dthu thuần 2.Tong LNTT 3.Thuế TNDN Năm Năm 2012 2113 Chênh lệch 2013 so với Năm 2011 +/- Năm 2012 % +/- % 5.154.879 16.342.764 20.167.589 15.012.710 291 3.824.825 23 528.364 2.265.076 2.699.789 2.171.425 410 434 19 147.942 634.222 755.941 607.999 410 121.719 19 1.926.000 2.178.000 2.900.000 974.000 722.000 33 4.Thu nhập bình 5 quân 5.Vốn chủ sở 10.430.974 11.769.057.873 25.657.879.098 15.226.904.284 145 13.888.821.225 118 hữu Qua số liệu ở bảng trên ta thấy, doanh thu của công ty trong các năm qua liên tục tăng lên với tốc độ mạnh mẽ.Công ty đã có nhiều cố gắng trong việc đa dạng hoá sản phẩm bằng việc đƣa ra hai dòng sản phẩm mới là Asiawindow và Vietwindow với giá thành rẻ hơn mà chất lƣợng vẫn đảm bảo. Đồng thời, vẫn đảm bảo uy chất lƣợng và gia tăng tính thẩm mỹ cho sản phẩm truyền thống là Đông Ấn. Chính những nỗ lực này đã góp phần tạo nên niềm tin của khách hàng đối với sản phẩm của Đông Ấn. Bên cạnh đó, công ty còn mở rộng chính sách tín dụng với các đối tƣợng khách hàng và nhiều dịch vụ chăm sóc khách hàng. Với những phấn đấu không ngừng nhằm thoả mãn tối đa nhu cầu ngƣời tiêu dùng nhƣ vậy, doanh thu của công ty trong những năm qua tăng với tốc độ mạnh mẽ, sản phẩm của Đông Ấn ngày càng đƣợc ngƣời tiêu dùng Việt Nam ƣa chuộng. 14 Bên cạnh việc tăng doanh thu, lợi nhuận của công ty cũng có sự gia tăng đáng kể qua các năm, hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh ngày một tăng.Đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty đƣợc cải thiện đáng kể thể hiện qua mức thu nhập bình quân tăng lên qua các năm. Đến năm 2007, thu nhập bình quân 1CNV là 3,85 triệu đồng / tháng, riêng nhân viên kinh doanh có mức lƣơng bình quân là 7 triệu đồng / tháng. Qua xem xét kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Đông Ấn một số năm vừa qua cho thấy, hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao, đời sống ngƣời lao động ngày càng đƣợc nâng cao, quy mô sản xuất kinh doanh ngày càng mở rộng, uy tín của công ty trên thị trƣờng ngày càng đƣợc khẳng đinh. Điều này phần nào cho thấy hƣớng đi đúng đắn của công ty, cần đƣợc khuyến khích và phát triển hơn nữa trong thời gian tới. Bên cạnh đó, công ty đã đạt đƣợc nhiều danh hiệu do các cơ quan, tổ chức bình chọn: -Giấy chứng nhận tiêu chuẩn quốc tế của tập đoàn KOMMERLING (Đức) năm 2003. - Chứng chỉ ISO 9001:2000 của tổ chức DNA (Na uy) năm 2004. -Thành viên hội vật liệu xây dựng Việt Nam năm 2004. -Giải thƣởng sao vàng Đất Việt do hội doanh nghiệp trẻ năm 2004, 2005, 2006, 2007, 2008. -Giải thƣởng Chất lƣợng Việt lƣợng Việt Nam năm 2004, 2005, 2006 của Bộ khoa học công nghệ. -Giải thƣởng rồng vàng 2004, 2005, 2006 của Thời báo kinh tế Việt Nam. -Danh hiệu Hàng Việt Nam chất lƣợng cao do ngƣời tiêu dùng bình chọn năm 2004, 2005, 2006, 2007, 2008. -Danh hiệu thƣơng hiệu mạnh do Thời báo kinh tế bình chọn năm 2004, 2005, 2006. 15 PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY ĐÔNG ẤN 2.1 Bộ máy kế toán của công ty - Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Tài chính Kế toán: Giám đốc tài chính (3) (1) (2) Phó GĐ Tài chính Kế toán trƣởng (4) (5) Bộ phận tài chính Bộ phận kế toán (6) (7) Nhân viên tài chính 1 (8) Nhân viên tài chính 2 (9) (10) (11) KT Doanh thu (12) KT thanh toán KT Công nợ 1 (13) KT Công nợ 2 KT tiền gửi (14) Thủ quỹ Nviên kế toán tổng hợp (15) Kế toán NVL, tài sản1 (17) KT giá thành (18) KT thuế (16) Kế toán NVL, tài sản2 (19) (20) KT các chi nhánh KT các nhà máy - Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận trong bộ máy kế toán. (2) -Kế toán trƣởng : ngƣời đứng đầu bộ phận kế toán trong công ty, đồng thời cũng là ngƣời có trách nhiệm về công tác kế toán trong công ty. 16 (6)Nhân viên kế toán tổng hợp : là ngƣời chịu trách nhiệm về công tác kế toán đối với kế toán trƣởng, họ có trách nhiệm tổng hợp thông tin kế toán của những phần hành cụ thể. (9)Kế toán doanh thu : kế toán về tất cả những khoản thu của công ty. (10)Kế toán công nợ : là ngƣời có trách nhiệm theo dõi, ghi chép những khoản công nợ phải thu, phải trả của công ty. (12)Kế toán thanh toán : ngƣời chịu trách nhiệm về những khoản thanh toán bằng tiền (13)Kế toán tiền gửi : Có trách nhiệm về những khoản tiền của công ty tại ngân hàng. (14)Thủ quỹ : Ngƣời giữ trách nhiệm bảo quản những khoản tiền tại quỹ của công ty, cũng nhƣ những nhiệm vụ liên quan tới việc nhập, xuất tiền vào quỹ. (15)Kế toán NVL, tài sản cố định : Ngƣời có trách nhiệm theo dõi tình hình NVL trong kho,giá trị NVL của công ty.Đồng thời theo dõi tình hình tài sản cố định, mua, bán, thanh lý, khấu hao của tài sản cố định. (17)Kế toán giá thành : Là một công ty sản xuất vì thế tính giá thành sản phẩm là công việc quan trọng.Kế toán giá thành có trách nhiệm tổng hợp các chi phí sản xuất để tính giá thành một cách chính xác. (18)Kế toán thuế : theo dõi và tính thuế đầu ra, thuế đầu vào cũng nhƣ số thuế phải nộp cho cơ quan thuế. (19)Kế toán các chi nhánh : Công ty có hệ thống các chi nhánh rộng lớn trên toàn quốc vì thế kế toán chi nhánh có trách nhiệm theo dõi hoạt động tại mỗi chi nhánh đó về doanh thu, tiêu thụ sản phẩm… (20)Kế toán nhà máy : kế toán theo dõi tình hình chi phí sản xuất, tài sản cố định… tại mỗi nhà máy sản xuất đó. 17 2.2 TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY: 2.2.1 : Các chính sách kế toán chung:  Chế độ kế toán áp dụng: công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trƣởng Bộ tài chính.  Niên độ kế toán áp dụng: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm  Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền: Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ : hạch toán theo tỷ giá thực tế của ngân hàng Nông nghiệp và phát triển Nông Thôn thành phố Hà Nội  Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: + Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phƣơng pháp kiểm kê thƣờng xuyên.Tính giá xuất kho theo phƣơng pháp bình quân gia quyền.  Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ và bất động sản đàu tư: + Nguyên Tắc ghi nhận TSCĐ (hữu hình, vô hình, thuê tài chính): Theo giá gốc. + Phƣơng pháp tính khấu hao TSCĐ(hữu hình, vô hình, thuê tài chính): Theo QĐ 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trƣởng Bộ tài chính ( Phƣơng pháp khấu hao theo đƣờng thẳng).  Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: + Doanh thu bán hàng: Tai thởi điểm hàng đƣợc xuất ra khỏi kho + Doanh thu cung cấp dịch vụ: Tại thời điểm thu đƣợc tiền. + Doanh thu hoạt động tài chính: Tại thời điểm nhận đƣợc giấy báo có của NH hoặc số tiền thu đƣợc. + Doanh thu hợp đồng xây dựng: Tại thời kết thúc công trình xây dựng hoặc thời điểm hoàn thành giai đoạn của công trình xây dựng. 18  Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chi phí tài chính: Theo khế ƣớc vay tiền. 2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán: Hệ thống chứng từ của công ty áp dụng theo quy định 15/2006/QĐ-BTC Một số chừng từ đƣợc sử dụng tại công ty nhƣ sau: - Phần hành vốn bằng tiền: + Phiếu thu tiền + Phiếu chi tiền + Giấy đề nghị tạm ứng + Giấy thanh toán tạm ứng - Phần hành lao động tiền lƣơng: + Hợp đồng lao động + Bảng chấm công + Bảng tính lƣơng + Phiếu làm thêm giờ + Bảng thanh toán tiền lƣơng và bảo hiểm xã hội -Phần hành hàng tồn kho: + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho + Thẻ kho - Phần hành TSCĐ: + Biên bản giao nhận tài sản cố định + Biên bản thanh lý tài sản cố định + Thẻ TSCĐ + Biên bản kiểm kê TSCĐ + Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ - Phần hành bán hàng: 19 + Hoá đơn giá trị gia tăng + Hoá đơn bán hàng + Hợp đồng kinh tế -Và các chứng từ khác. 2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo đúng trong quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính. Gồm có các tài khoản cấp 1 và chi tiết theo tài khoản cấp 2. Một số TK tổng hơp áp dụng từ hệ thống kế toán thống nhất TK loại 1: TK 111 “Tiền mặt”, TK 112 “Tiền gửi ngân hàng “,TK 141 “Tạm ứng”. TK loại 2: Tài sản cố định TK 211,214 TK loại 3: Nợ phải trả TK 331,311. TK loai 4: Nguồn vốn chủ sở hữu TK411,421 TK loại 5,6,9: Doanh thu , chi phí ,xác định kết quả TK 511,632,6421,6422,911... TK loại 7,8: Thu nhập ,chi phí khác TK 711,811,821. Ngoài ra Doanh nghiệp còn mở thêm một số tài khoản chi tiết theo yêu cầu quản lý cụ thể của Công ty để việc theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đƣợc thuận lợi và nhanh chóng hơn 2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán: Hiện tại Công ty cổ phần Đông Ấn đang sử dụng hình thức Nhật ký chung. Sổ Nhật kí chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản để thực hiện việc ghi sổ cái. Sổ cái các tài khoản là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo niên độ kế toán