Tài liệu Luận văn kế toán hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cp cơ khí phổ yên

Chuyên đề thực tập chuyên ngành LỜI NÓI ĐẦU Trong giai đoạn kinh tế khó khăn chung của cả thế nhu cầu nói chung trên thị trƣờng đều giảm sút ,những mặt hàng với chất lƣợng tốt nhƣng giá trị lại cao đã bị giảm sút mà thay vào đó những mặt hàng có chất lƣợng và giá cả phù hợp hơn .Do đó hiện nay trên thị trƣờng nói chung các doanh nghiệp cạnh tranh với nhau vể cả giá cả lẫn chất lƣợng hàng hóa .Một nhà quản lý sẽ phải luôn giải quyết bài toán tối giảm chi phí những vẫn đảm bảo chất lƣợng sản phẩm và đời sống ngƣời lao động . Kế toán là một bộ phận quan trọng trong quản lý kinh tế tài chính, giữ vai trò tích cực trong quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo tính đồng bộ, cung cấp thông tin cần thiết cho việc điều hành và quản lý các doanh nghiệp cũng nhƣ quản lý vĩ mô của Nhà nƣớc. Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, khoản mục về chi phí nguyên vật liệu thƣờng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do vậy, biện pháp cơ bản nhất để hạ giá thành sản phẩm là giảm tối đa chi phí về nguyên vật liệu nhƣng vẫn phải đảm bảo chất lƣợng về sản phẩm. Xuất phát từ yêu cầu đó, em đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu và chọn đề tài: “ Hoàn thiện kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty CP Cơ Khí Phổ Yên ” cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em gồm 3 phần chính: CHƢƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY. CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CHƢƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 1 Chuyên đề thực tập chuyên ngành CHƢƠNG I ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ PHỔ YÊN 1.1 ĐẶC ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ PHỔ YÊN 1.1.1 Đặc điểm chung về NVL công ty Cổ phần Cơ khí Phổ Yên Công ty cổ phần cơ khí Phổ Yên bao gồm nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau nhƣ: sản xuất phụ tùng, luyện cán thép, sản xuất hàng cơ khí..Với nhiều hoạt động nhƣ vậy, cho nên công ty cũng cần số lƣợng nguyên vật liệu đầu vào rất lớn, đa dạng cả về chủng loại và quy cách. Nguyên vật liệu của công ty bao gồm nhiều loại nhiều kích thƣớc đƣợc phân thành nhiều nhóm khác nhau nhƣ: sắt, thép, gang, nhôm, đồng, v.v... ngoài ra còn có cả bán thành phẩm mua ngoài. Cũng giống nhƣ hầu hết các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh khác, nguyên vật liệu của công ty đều mang những đặc điểm chung. Đó là, vật liệu là những đối tƣợng lao động, thể hiện dƣới dạng vật hoá. Vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn trong sản phẩm tạo thành. Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu đƣợc chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu bị biến dạng hoặc tiêu hao hoàn toàn. 1.1.2 Phân loại NVL của công ty Công ty sản xuất nhiều sản phẩm với hai mảng sản phẩm lớn đó là nhóm sản phẩm vòng bi có truyền thống của công ty và nhóm sản phẩm do hãng Honda đặt hàng (Chấn chống , Tay gƣơng ...) .Do vây số lƣợng nguyên vật liệu của là tƣơng đối lớn ,theo số lƣợng thông kê nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất của công ty đến năm 2012 khoảng 6.500 mặt hàng .Nhƣ vậy để SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 2 Chuyên đề thực tập chuyên ngành có thể quản lý một cách có hiệu công ty đã thực hiện phân loại nguyên vật liêu theo công dụng nhƣ sau - Nguyên vật liệu chính :Doanh nghiệp phân loại NVLC thành hai nhóm cơ bản : Nhóm 1 : Những nguyên vật liệu dùng cho hoạt động sản xuất các sản phẩm truyền thống của công ty : + Nhóm kim loại màu : Đồng thau ,đồng đỏ , Nhôm ,Thép , Niken + Nhóm thép : Thép SUJ2 , IIIX15, AISI 52100 .... Ngoài ra công ty còn mua ngoài một số bán thành phẩm nhƣ phanh hãm vòng bi ,phôi con lăn , phôi bánh răng … Nhóm 2 : Những nguyên vật liệu dùng cho hoạt động sản xuất các sản phẩm mà Honda đặt hàng Các NVL này đƣợc công ty trực tiếp đặt hàng từ các nhà cung cấp ,bên công ty chủ yếu chụi trách nhiệm gia công theo yêu và tiêu chuẩn chất lƣợng mà phía đối tác là công ty Honda đề ra .Lá Tôn FI34, Thép SUJ4,… - Vật liệu phụ : là những vật liệu có tác dụng phục vụ trong quá trình sản xuất, đƣợc sử dụng kết hợp với NVL chính làm tăng chất lƣợng, mẫu mã của sản phẩm hoặc sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thƣờng hoặc dùng để phục vụ nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý nhƣ Sơn , que hàn , dung môi , bột đá , dầu giấy dáp - Nhiên liệu : Nhiên liệu thực chất là vật liệu phụ đƣợc tác thành 1 nhóm riêng do vai trò quan trọng của nó và nhằm mục đích quản lý và hạch toán thuận tiện hơn. Nhiên liệu cung cấp năng lƣợng cho sản xuất nhƣ : xăng, xăng công nghiệp dầu , - Nhiên liệu phụ : mỡ, nƣớc thuỷ tinh, cát trắng, cát vàng... - Phụ tùng thay thế : Gồm các loại phụ tùng để thay thế, sữa chữa máy móc, thiết bị sản xuất nhƣ : gioăng, van, vòng bi các loại, bulong… SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 3 Chuyên đề thực tập chuyên ngành 1.1.3 Tính giá NVL . a.Tính giá NVL nhập kho . Nguyên vật liệu dùng cho sản xuất của công ty đƣợc mua bên ngoài. Kế hoạch thu mua và nhập nguyên vật liệu đƣợc lập và duyệt theo từng tháng, theo kế hoạch và quá trình sản phẩm. - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho: Giá thực tế NVL Nhập kho Chi phí Thuế nhập vận = Giá gốc ghi trên + + khẩu hoá đơn chuyển (nếu có) bốc dỡ Các khoản giảm trừ (nếu có) - Đối với nguyên vật liệu nhập kho do thuê ngoài gia công: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá trị NVL xuất gia công + Chi phí gia công và các chi phí khác - Đối với nguyên vật liệu là phế liệu thu hồi, sản phẩm hỏng thì giá nhập kho là giá trị có thể thu hồi được. b Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty mà số lần xuất kho là liên tục theo từng lần, số lƣợng nhập là nhiều, do đó công ty áp dụng phƣơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ để xác định giá trị nguyên vật liệu xuất kho Đơn giá thực tế bìnhquân = NVL xuất kho Khối lƣợng NVL xuất kho Giá thực tế NVL tồn kho ĐK Số lƣợng NVL tồn kho ĐK = Giá thực tế NVL Quân NVL xuất kho SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 + Giá thực tế NVL nhập kho TK + Số lƣợng NVL nhập kho TK * Đơn giá thực tế bình xuất kho 4 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Công ty áp dụng phƣơng pháp bình quân cả kỳ dự để tính trị giá nguyên vật liệu xuất kho là hoàn toàn hợp lý, đảm bảo độ chính xác không chênh lệch quá nhiều so với giá trị thị trƣờng, đảm bảo tính thực tế của kế toán áp dụng phƣơng pháp này, việc tính toán đƣợc thực hiện cuối mỗi tháng, giá trị nguyên vật liệu xuất kho ngày nào cũng đƣợc ghi sổ, các nghiệp vụ luôn đƣợc cập nhật không dồn vào cuối tháng, có thể cung cấp số liệu tại bất kỳ thời điểm nào theo yêu cầu quản lý. 1.2 TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIÊU CỦA CÔNG TY Là một doanh có bề dày hoạt động trong ngành công nghiệp của cả nƣớc , mức lợi nhuận của doanh nghiệp trong 40 năm gần đây năm sau đều cao hơn năm trƣớc .Tuy vậy trong thời kỳ kinh tế suy thoái công ty cũng không thể tránh khỏi tình hình khó khắn ,làm cho doanh thu và lợi nhuận của công ty bị suy giảm .Do vây doanh nghiệp đã không ngừng áp dụng nhiều biển pháp để giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động .Là doanh nghiệp cơ khi chuyên sản xuất các chi tiết thì NVL chính là thép luôn chiếm tỷ trọng lớn về chi phí .công ty luôn quản lý chặt chẽ khâu thu mua xây dựng định mức, sử dụng, bảo quản…NVL. Bộ phận vật tƣ của phòng sản xuất chịu trách nhiệm thu mua, xây dựng định mức, sử dụng, kiểm kê và bảo quản NVL. Bộ phận gồm 10 nhận viên: - Trƣởng bộ phận vật tƣ: phụ trách công việc chung và là ngƣời có quyền lực cao nhất trong bộ phận. - Hai nhân viên phụ trách việc lập kế hoạch , xây dựng định mức sử dụng NVL. - Ba nhân viên phụ trách công việc thu mua NVL - Bốn thủ kho chiu trách nhiệm xuất nhập, bảo quản NVL ở mỗi kho * Hệ thống kho tàng của Cty gồm có 04 kho chính và mỗi xƣởng đều có kho riêng của mình. Số mặt SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 5 Chuyên đề thực tập chuyên ngành hàng của công ty có khoảng 6500 mặt hàng thuộc phòng vật tƣ quản lý. - Kho kim khí: Chủ yếu là nguyên vật liệu chính, gồm nơi gia công, chế tạo gồm 01 thủ kho. Số lƣợng mặt hàng gồm 927 loại, thủ kho quản lý ghi chép bằng thẻ kho để hàng ngày nhập xuất và tính số lƣợng từng kho thực tế. - Kho nhiên liệu và hoá chất: Số lƣợng mặt hàng: 500 loại và đƣợc phân loại thành các nhóm sau: + Nhóm nhiên liệu: xăng, dầu , than củi, than cục, ôxy, đất đèn khí cacbonni + Nhóm nhiên liệu phụ nhƣ: mỡ, nƣớc thuỷ tinh, cát trắng, cát vàng... + Nhóm hoá chất: axit, sut, muối... Hoá chất cho thí nghiệm, hợp chất mẫu, các loại bình dùng cho thí nghiệm. - Kho dụng cụ phụ tùng thay thế, vật liệu điện, vật kẻ biển mau hỏng, văn phòng phẩm: Khối lƣợng mặt hàng khoảng 2700 loại và cũng đƣợc chia thành nhiều nhóm (Nhóm vòng bi các loại từ đầu 1 đến đầu 9, nhóm dây đai, nhóm vật liệu điện, nhóm văn phòng phẩm phục vụ quản lý,...). - Kho vật liệu phụ và phụ tùng máy móc thiết bị dự phòng, các loại vật liệu hỏng thanh lý: Số lƣợng mặt hàng khoảng 2314 mặt hàng và đƣợc phân chia thành từng nhóm và đƣợc theo dõi bằng thẻ, cụ thể nhƣ sau: + Nhóm hàng IM 350 của Italia. + Nhóm hàng TS 60, TS 105, TS 130, hàng Đài Loan. + Các loại hàng dùng cho xƣởng đúc. ............. Công việc của thủ kho trên là phải nhập đúng, nhận đủ về lƣợng, trọng lƣợng, quy cách, tiêu chuẩn kỹ thuật. Ngoài ra, thủ tục nhận hàng phải đúng quy định. Do đặc điểm NVL của phụ thuộc nhiều vào mối trƣờng xung nên kho vật liệu đƣợc xây dựng theo những tiêu chuẩn rất nghiêm ngặt về ánh sáng, độ SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 6 Chuyên đề thực tập chuyên ngành ẩm…và đƣợc trang bị rất đầy đủ các thiết bị nhằm bảo quản tốt NVL nhƣ: máy điều hỏa, tủ lạnh, quạt, thiết bị phòng cháy chữa cháy…. Mặt khác các thứ NVL đƣợc bố trí rất khoa học theo các kệ , mã vật tƣ để tiện cho công tác quản lý.Kho thành phẩm và kho vỏ chai cũng đƣợc sắp xếp khoa học và đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn khoa học. Mỗi kho có một nhận viên thủ kho chịu trách nhiệm trong kho 1.2.1. Công tác xây dựng định mức của công ty Định mức tiêu dùng NVL có ý nghĩa hết sức quan trọng trong khâu sản xuất cũng nhƣ quản lý NVL. Việc lập định mức tiêu dùng NVL hợp lý sẽ giúp cho nhà quản lý có kế hoạch thu mua NVL hợp lý cung ứng đầy đủ kịp thời cho sản xuất và không gây ứ đọng tồn kho nhiều. Thực hiện tốt công tác xây dựng định mức sẽ giúp Công ty giảm chi phí do gián đoạn sản xuất vì thiếu NVL, tiết kiệm chi phí bảo quản, tránh đƣợc các phí tổn vì hao hụt và hƣ hỏng. Nắm đƣợc ý nghĩa quan trọng trên, Công ty thƣờng xuyên quan tâm đến công tác xây dựng định mức NVL. Cuối mỗi quý, căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong quý tới cùng với lƣợng NVL tồn kho bộ phận vật tƣ xây dựng định mức NVL tiêu dùng trong quý 1.2.2. Công tác thu mua NVL của công ty . Với khối lƣơng Nguyên vật liệu lớn công ty phải thực hiện thu mua từ nhiều nhà cung cấp lớn cả trong và ngoài nƣớc . Công ty tiến hành thu mua theo phƣơng thức trực tiếp. Đối với những NVL phải mua với giá trị lớn thì công ty đặt hàng trực tiếp với nhà cung cấp và trả bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc nợ. Đối với những NVL có giá trị không lớn thì nhân viên thu mua trả tiền sau đó dƣa hóa đơn và vật tƣ về. Dựa trên kế hoạch sản xuất trong năm đƣợc ban giám đốc của công ty phê duyệt cùng với việc xác định nhu cầu thị trƣờng . Bộ phận vật tƣ của phòng sản SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 7 Chuyên đề thực tập chuyên ngành xuất của công ty sẽ lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu một cách chi tiêt sau đó trình trƣởng phòng sản xuấ và Giám đốc phê duyệt .Sau đó Bộ phân thu mua của phòng thị trƣờng sẽ dựa trên kế hoạch thu mua NVL để thực hiện thu mua . Do một số. Một số NVL phải mua của công ty nƣớc ngoài do vậy công ty thƣờng mua với số lƣợng lớn, do công tác thu mua khó khăn, thời gian thu mua dài hơn so với các NVL khác . Với những NVL với giá trị lớn, nguồn cung cấp ở xa Công ty thƣờng đặt hàng trực tiếp với nhà cung cấp và trả bằng chuyển khoản qua ngân hàng hoặc nợ. Hàng tháng Công ty đề nghị các nhà cung cấp gửi bảng báo giá về các thứ NVL, một mặt là để kiểm soát giá cả trên thị trƣờng, mặt khác là để lựa chọn nhà cung cấp hợp lý.NVL sau khi đƣợc vận chuyển đến công ty , trƣớc khi nhập kho đƣợc bộ phận KSC kiểm tra rất chặt chẽ về số lƣợng, mẫu mã, quy cách, phẩm chất sau đó mới tiến hành thủ tục nhập kho. Công tác thu mua đƣợc quản lý chặt chẽ do vậy NVL mua về luôn đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn lý hóa, và cung cấp đầy đủ cho hoat động sản xuất đƣợc diễn ra lien tục. 1.2.3. Công tác sử dụng và bảo quản nguyên vật . Bảo quản lƣu kho NVL của doanh nghiệp là vô cùng quan trọng ,Giá trị NVL chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất sản phẩm , không những vậy việc dự trữ lƣu kho bảo đảm cho doanh nghiệp sản xuất đúng kế hoạch , liên tục không bị gián đoạn . Môi trƣờng bên ngoài ảnh hƣởng rất lớn đến chất lƣợng NVL ,nếu không bảo quản tốt sẽ dễ dẫn đến hiện tƣợng rỉ sét . Ảnh hƣởng đến chất lƣợng sản phẩm sản xuất sau này của doanh nghiệp .Công ty luôn đề cao việc dự trữ để đảm bảo đủ cho sản xuất ,giảm thiểu các hao mòn về giá trị trong quá trình dự trữ .Đối với những NVL có sẵn trong nƣớc công ty thƣờng chủ động ký hợp đồng dài hạn nhƣng nhập hàng với số lƣợng không quá lớn để đảm bảo cho SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 8 Chuyên đề thực tập chuyên ngành NVL không để trong kho quá lâu hơn nữa cũng để cân đối tài chính cho công ty .Đối với những NVL mà nhập khẩu ở nƣớc ngoài do bị ảnh hƣởng bởi nhiều yếu tố do công ty vẫn phải nhập với khối lƣợng lớn thƣờng đủ sản xuất trong hai quý do vậy việc kiểm tra chất lƣợng đầu vào đƣợc đặc biệt quan tâm ,hơn thế nữa công tác kiểm tra hiện trang diễn ra liên tục . Đây là khâu rất quan trọng trong công tác quản lý NVL ảnh hƣởng đến qúa trình sản xuất của công ty . Công tác này đƣợc công ty đặc biệt quan tâm. * Khâu bảo quản nguyên vật liệu : NVL của công ty mang đặc trƣng tách rời giữa quá trình mua sắm và quá trình sản xuất lên công ty luôn phải thực hiện lƣu trữ và bảo quản nguyên vật liệu . Công ty đã xây dựng hệ thống kho tàng thích hợp .Giữa mua săm ,vận chuyển và lƣu kho luôn tồn tại mối quan hệ .Mọi hàng hóa sau khi đƣợc mua bên ngoài thị trƣờng về sẽ đƣợc lƣu kho nếu không sản xuất ngay .Việc tính toán ,bố trí kho tàng đƣợc công ty tính toán nhằm mục tiêu đáp ứng hoạt động sản xuất một cách kịp thời thông qua đó giúp công ty giảm thiểu chi phí . Mọi kho tànng của công ty đều đƣợc xây trên những tiêu chuẩn : + Diện tích kho tàng lớn ,đáp ứng đƣợc các nhu cầu lƣu trữ ,nhập kho và xuất kho + Kho tàng sáng sủa dễ quan sát + Kho tàng luôn đƣợc đảm bảo an toàn : Phòng chống cháy nổ , thiết kế đƣờng thoát hiểm khi có sự cố xảy ra . + Việc sắp xếp NVL phải đảm bảo “Dễ tìm ,dễ thấy ,dễ lấy , dễ kiểm tra ” cũng nhƣ tuân thủ nguyên tắc “ hàng nhập trƣớc xuất trƣớc ,hàng nhập sau xuất sau ” + Việc bảo quản NVL trong kho đƣợc tiến hành chặt chẽ ,theo dõi thƣờng xuyên có sự kết hợp giữa bộ phận kho và bộ phận kế toán SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 9 Chuyên đề thực tập chuyên ngành * Khâu sử dụng : Căn cứ vào định mức NVL và giấy đề nghị cấp vật tƣ đã đƣợc ký duyệt, bộ phận vật tƣ của phòng sản xuất thực hiện lập phiếu xuất kho. Tại kho, khi nhận đƣợc phiếu xuất kho thủ kho tiến hành kiểm tra NVL đƣợc xuất để bảo đảm số lƣợng chính xác ghi trên phiếu xuất kho và tiến hành ghi sổ NVL có ảnh hƣởng trực tiếp đến chi phí của sản xuất do vậy ảnh hƣởng đến giá thành và lợi nhuận của công ty . Do khâu lập định mức tiêu dùng NVL đƣợc tiến hành chặt chẽ phù hợp với từng thời kỳ sản xuất do vật NVL tại Nhà máy luôn sử dụng trong định mức không gây lãng phí. Mặt khác tại các phân xƣởng việc quản lý sử dụng NVL rất nghiêm ngặt, thực hiện chủ trƣơng tiết kiệm tối đa nhƣng vẫn đảm bảo chất lƣợng sản phẩm. 1.2.4 Công tác kiểm kê NVL Do tác động của điều kiện ngoại cảnh nên NVL bảo quản trong kho có thể bị hao hụt, mất mát, hƣ hỏng, biến chất,ri sét . Vì vậy định kỳ 3 tháng một lần Công ty tiến hành kiểm kê kho để xác định số lƣợng, chất lƣợng, quy cách, phẩm chất vật tƣ. Tìm ra nguyên nhân từ đó có biện pháp xử lý kịp thời. Công tác kiểm kê đƣợc tiến hành công khai trong công ty, với đội ngũ kiểm kê gồm phòng vật tƣ ,phòng kiểm tra chất lƣợng và bộ phận thủ kho.Sau khi làm các thủ tục kiểm tra đánh giá chất lƣợng làm một tờ trình gửi cho giám đốc để có biện pháp xử lý . SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 10 Chuyên đề thực tập chuyên ngành CHƢƠNG II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ PHỔ YÊN 2.1 KẾ TOÁN CHI TIẾT NVL CỦA CÔNG TY CP CƠ KHÍ PHỔ YÊN 2.1.1 Chứng từ và thủ tục ghi sổ Công ty sử dụng các loại chứng từ trong phần hành kế toán bao gồm: - Phiếu kiểm tra chất lƣợng KCS - Phiếu cân - Phiếu xuất kho - Phiếu nhập kho - Biên bản kiểm kê vật tƣ, sản phẩm hàng hoá và một số chứng từ khác có liên quan 2.1.1.1 .Quy trình lập và luân chuyển phiếu nhập kho Phòng KH sản xuất Tìm kiếm nguồn thu mua Ngƣời giao hàng Đề nghị nhập hàng Ban kiểm nghiệm Phòng vật tƣ Lập biên bản kiểm nghiệm Lập phiếu nhập kho Kế toán vật tƣ Thu kho Lập kho và ghi thẻ kho Ghi sổ kế toán Bảo quản và lƣu trữ Theo quy định tất cả các nguyên vật liệu khi về đến công ty đều phải tiến hành làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Thực tế, hàng tháng do nhu cầu về nguyên vật liệu của công ty là rất lớn, vì thế để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đƣợc thực hiện liên tục và đạt hiệu quả cao trong sản xuất, công ty đã rất quan tâm đến khâu thu mua nguyên vật liệu. Nhiệm vụ này SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 11 Chuyên đề thực tập chuyên ngành đƣợc giao cho phòng kế hoạch sản xuất lập kế hoạch tìm kiếm nguồn thu mua. Khi nguyên vật liệu chuyển đến công ty, phải báo cho bảo vệ biết. Trƣớc khi tiến hành nhập kho phải có một ban kiểm nghiệm kiểm tra xem lô hàng đó có đảm bảo về yêu cầu chất lƣợng, số lƣợng, khối lƣợng và có đúng quy cách chủng loại vật tƣ hay không. Ban kiểm nghiệm bao gồm: một nhân viên kỹ thuật, một cán bộ thu mua, một thủ kho công ty và một ngƣời đại diện bên bán. Sau khi kiểm tra xong, ban kiểm nghiệm vật tƣ sẽ lập biên bản kiểm nghiệm vật tƣ. Nếu đạt yêu cầu, vật tƣ sẽ đƣợc nhập kho. Nhân viên tiếp liệu mang hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho của bên bán hàng trong đó có ghi các chỉ tiêu nhƣ: chủng loại vật tƣ, số lƣợng vật tƣ, đơn giá bán, thuế GTGT lên phòng kế hoạch sản xuất xem xét hoá đơn. Nếu các điều kiện ghi trên hoá đơn phù hợp, đúng đắn về số lƣợng, chất lƣợng nhƣ biên bản kiểm nghiệm đã ghi thì lúc này phòng kế hoạch sản xuất sẽ viết phiếu nhập vật tƣ. Phiếu nhập vật tƣ đƣợc chia thành 03 liên: - 1 liên lƣu lại phòng kế hoạch sản xuất - 1 liên dùng làm cơ sở để ghi thẻ kho - 1 liên gửi lên phòng kế toán tài chính Thủ kho căn cứ vào hoá đơn và xem xét cụ thể, nếu nguyên vật liệu mua về đúng chủng loại, số lƣợng, khối lƣợng (Phiếu cân) và chất lƣợng (Phiếu kiểm tra chất lƣợng) thì sẽ tiến hành nhập kho và thủ kho ký nhận số thực nhập là 3 phiếu và chỉ nhận lại 1 phiếu để ghi vào thẻ kho, còn lại đƣa lên cho các phòng ban chức năng nhƣ đã nêu ở trên. Ví dụ 1a: Ngày 4/11/2012 Công ty nhập của Doanh nghiệp Trung Thành với số lƣợng là 19.000 kg thép SUJ2, đơn giá chƣa thuế là 18.000đ/kg, thuế GTGT 10%. Kèm theo Hòa đơn GTGT số 0041489 ngày 3 tháng 11 năm 2012 (Biểu ...). SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 12 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Biểu 2.1: Hóa đơn giá trị gia tăng HÓA ĐƠN Mẫu số:01 GTKT3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG (GTGT) LH/2012B Liên 2: Giao cho khách hàng 0041489 Ngày: 04/ 11/ 2012 Đơn vị bán hàng: Doanh nghiệp Trung Thành Địa chỉ: Tổ 19 – P.Trung Thành – Thái Nguyên Điện thoại:............................................MST: 4600201989 Họ tên ngƣời mua hàng: Bùi Văn Thứ Đơn vị: Công ty Cổ phần cơ khí Phổ Yên Địa chỉ: Thị trấn Bãi Bông- Phổ Yên –Thái Nguyên Số tài khoản:.................................................................................................... Hình thức thanh toán: Tiền mặt/ chuyển khoản........MS: 4600355393 STT Tên hàng hoá, dịch ĐVT vụ Số Đơn giá Thành tiền 2 3= 2x1 lƣợng A B D 1 thép SUJ2 kg 1 19.000 Cộng tiền hàng 18.000 342.000.000 342.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 34.200.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 376.200.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm bảy mươi sáu triệu, hai trăm nghìn đồng./ Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 13 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Biểu 2.2: Phiếu cân Công ty cổ phần cơ khí phổ yên PHIẾU CÂN: 0135 Ngày cân 04/11/2012 Số xe 20K-9956 Địa điểm cân Nhà cân Quang Dung Chủ hàng Nhập xƣởng Đúc 1 Tên hàng thép SUJ2 75% Giờ cân bì 15:37 KL bì 13.916,00 KL hàng 19.000,00 kg KL tổng 32.916,00 kg Bảo vệ xác nhận Ngƣời cân xác nhận (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 14 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Biểu 2.3: Phiếu kiểm tra chất lƣợng Bộ công nghiệp Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Tổng công ty MĐL và MNN Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Phòng QLCL ---------------Số 01/1 Thái Nguyên ngày 02 tháng 10 năm 2012 PHIẾU KIỂM TRA CHẤT LƢỢNG Tên chi tiết: ................. SUJ2........................................................ Kí hiệu: ........................ thép SUJ2 .....................vật liệu................................ 1. Kết quả kiểm tra: Kiểm tra 02 mẫu Thông số kỹ thuật STT bản vẽ Thông số thực tế Theo TCVN 26- C 01: %Si = 6,40 76% C 02: % Si = 6,50 Số lƣợng Ghi chú Cácbon = 6%-7% Trung bình: %Si = 73,95% 2. Kết luận:............................................................................................. .......... Đạt thép SUJ2................................................................................ Ngƣời kiểm tra (Ký, họ tên) Phòng QLCL (Ký, họ tên) SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 Giám đốc (Ký, họ tên) 15 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Biểu 2.4: Phiếu nhập kho PHIẾU NHẬP KHO Chứng từ gốc Ngày 07- 01- 2012 Số: 1/0041-VN Ngƣời nhập: Bùi Văn Thứ Đơn vị bán: Doanh nghiệp Trung Thành Nhập vào kho: Kim khí STT 1 Số lƣợng Tên và quy ĐVT cách thép SUJ2 kg giá C.từ T.tế 19.000 19.000 18000 Cộng tiền hàng Thuế GTGT: 10% Đơn Thành tiền Ghi (đồng) chú (đồng) 342.000.000 342.000.000 Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán 34.200.000 376.200.000 Số tiền viết bằng chữ:: Ba trăm bảy mươi sáu triệu, hai trăm nghìn đồng./ Ngƣời lập phiếu Ngƣời nhập Thủ kho P.Sản xuất P.Giám đốc (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên) SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 16 Chuyên đề thực tập chuyên ngành 2.1.1.2. Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho . Phân xƣởng Quản đốc Phòng KH SX Thủ kho Đề nghi xuất NVL Duyệt lệnh xuất Lập phiếu xuất Xuất kho Kế toán vật tƣ Ghi sổ Bảo quản vật tƣ Tại công ty Cổ phần cơ khí Phổ Yên việc xuất kho nguyên vật liệu dùng cho xƣởng đều có một "Sổ lĩnh vật tƣ ", trong quá trình sản xuất phân xƣởng có nhu cầu sử dụng vật tƣ thì nhân viên phụ trách vật tƣ sẽ viết vào "sổ lĩnh vật sản xuất đƣợc tiến hành nhƣ sau: Mỗi ngày khi có nhu cầu về vật tƣ thì nhân viên phân xƣởng sẽ viết vào Sổ lĩnh vật tƣ " (theo tên vật tƣ, số lƣợng, chủng loại vật tƣ) rồi đƣa quản đốc ký sau đó đƣa lên phòng kế hoạch sản xuất. Hàng ngày , phòng kế hoạch sản xuất căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất từng phân xƣởng, bộ phận phụ trách xuất vật tƣ viết phiếu xuất kho, phiếu này đƣợc chia thành 3 liên: + Một liên lƣu lại phòng kế hoạch sản xuất để làm cơ sở theo dõi và quyết toán vật tƣ + Hai liên đƣợc ngƣời đi lĩnh vật tƣ mang xuống kho vật liệu, thủ kho căn cứ vào nội dung ghi trên phiếu xuất mà cấp phát vật tƣ. Sau khi xác nhận số lƣợng thực xuất, ở kho giữ lại một liên để vào thẻ kho và lƣu kho, còn một liên gửi lên phòng kế toán tài chính để làm cơ sở hạch toán. Cuối ngày thủ kho căn cứ vào thẻ kho để tính ra số lƣợng nhập, xuất, tồn của từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 17 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Ngày 03/ 01/ 2012. Phân xƣởng cơ điện cần một số nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm. Nhân viên phụ trách vật tƣ sẽ viết vào "Sổ lĩnh vật tƣ", sau đó mang lên phòng kế hoạch sản xuất, căn cứ vào "sổ lĩnh vật tƣ" ngƣời phụ trách cung tiêu sẽ viết phiếu xuất kho. Cụ thể nhƣ sau: Biểu 2.5: Sổ xin lĩnh vật tƣ Công ty Cổ phần cơ khí Phổ Yên Phổ Yên -TN SỔ XIN LĨNH VẬT TƢ tháng 01 năm 2012 Phân xƣởng Cơ điện STT Ngày tháng Tên vật tƣ ĐVT Số lƣợng 1 03/01/2012 Vòng bi 80306 (6306 2ZR) vòng 2,00 2 03/01/2012 Vòng bi 6004 (104) vòng 2,00 3 03/01/2012 Dây đai 22x2800 (C110) cái 3,00 4 03/01/2012 Vòng bi 46203 vòng 4,00 5 03/01/2012 Vòng bi 6004 (104) vòng 2,00 SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 Xác nhận Ghi của QĐ chú 18 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Biểu 2.6: Phiếu xuất kho Công ty Cổ phần cơ khí Phổ Yên Phổ Yên -TN Mẫu số 03 - TT (Ban hành theo QĐ số:15/2006/CĐBTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 03 tháng 01 năm 2012 Số: 6/M Họ tên ngƣời nhận: Nguyễn Văn Tùng Lí do xuất kho: Xuất điều chuyển – Từ kho: 3 – Kho Dụng cụ & Phụ tùng sang kho; 22 – Kho PX Cơ Điện Xuất tại kho: 3 – Kho dụng cụ & Phụ tùng ST T 1 2 3 Số lƣợng ĐVT Tên hàng Vòng bi 80306 (6306 vòng Yêu Thực cầu xuất 2,00 2,00 2,00 2,00 3,00 3,00 2ZR) Vòng bi 6004 (104) Dây đai vòng 22x2800 cái (C110) Đơn giá Thành tiền 36.000 72.000 13.211 26.421 56.000 168.000 4 Vòng bi 46203 vòng 4,00 4,00 25.000 100.000 5 Vòng bi 6004 (104) vòng 2,00 2,00 13.211 26.421 Tổng cộng 392.842 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm chín mươi hai ngàn tám trăm bốn mươi hai đồng chẵn./. Ngƣời lập biểu (Ký, họ tên) Ngƣời nhận Thủ kho Phòng Sản xuất (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 19 Chuyên đề thực tập chuyên ngành 2.1.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Do danh mục NVL của công ty nhiều gồm khoảng hơn 6.500 nghìn NVL các loại. Để thuận tiện hơn trong công việc kiểm tra ,đối chiếu và đồng thời cung cấp thông tin N – X – T trong kì cho công ty do đó Công ty áp dụng phƣơng pháp “Ghi thẻ song song ” để hạch toán chi tiết NVL . Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ kế toán chi tiết : Ghi hàng ngày : Đối chiếu Bảng kê nhập xuất tồn : Ghi cuối tháng 2.1.2.1 Hạch toán tại các kho của công ty Hàng ngày khi có các nghiệp vụ nhập, xuất kho nguyên vật liệu thực tế phát sinh, thủ kho thực hiện việc thu phát vật liệu và ghi số lƣợng thực tế nhập, xuất vào chứng từ nhập xuất và thẻ kho. Nhƣng trƣớc tiên thủ kho phải tiến hành kiểm tra tính hợp lí, hợp lệ của từng chứng từ. Mỗi thứ vật liệu đƣợc ghi trên một tờ thẻ kho, mỗi chứng từ đƣợc ghi một dòng trên tờ thẻ kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho ghi vào cột nhập, căn cứ vào phiếu xuất kho ghi vào cột xuất. Cuối ngày thủ kho tính ra số lƣợng vật liệu tồn kho để ghi vào cột tồn của thẻ kho. Sau khi ghi thẻ kho, các chứng từ nhập, xuất đƣợc sắp xếp lại giao cho phòng kế toán. Cuối tháng thủ kho phải đối chiếu thẻ kho của phòng kế hoạch sản xuất và sổ chi tiết nguyên vật liệu của phòng kế toán xem có khớp không. SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 20