Tài liệu Luận văn kế toán hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cp cơ khí phổ yên

Chuyên đề thực tập chuyên ngành LỜI NÓI ĐẦU Trong giai đoạn kinh tế khó khăn chung của cả thế nhu cầu nói chung trên thị trường đều giảm sút ,những mặt hàng với chất lượng tốt nhưng giá trị lại cao đã bị giảm sút mà thay vào đó những mặt hàng có chất lượng và giá cả phù hợp hơn .Do đó hiện nay trên thị trường nói chung các doanh nghiệp cạnh tranh với nhau vể cả giá cả lẫn chất lượng hàng hóa .Một nhà quản lý sẽ phải luôn giải quyết bài toán tối giảm chi phí những vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm và đời sống người lao động . Kế toán là một bộ phận quan trọng trong quản lý kinh tế tài chính, giữ vai trò tích cực trong quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo tính đồng bộ, cung cấp thông tin cần thiết cho việc điều hành và quản lý các doanh nghiệp cũng như quản lý vĩ mô của Nhà nước. Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, khoản mục về chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do vậy, biện pháp cơ bản nhất để hạ giá thành sản phẩm là giảm tối đa chi phí về nguyên vật liệu nhưng vẫn phải đảm bảo chất lượng về sản phẩm. Xuất phát từ yêu cầu đó, em đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu và chọn đề tài: “ Hoàn thiện kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty CP Cơ Khí Phổ Yên ” cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em gồm 3 phần chính: CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 1 Chuyên đề thực tập chuyên ngành CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ PHỔ YÊN 1.1 ĐẶC ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ PHỔ YÊN 1.1.1 Đặc điểm chung về NVL công ty Cổ phần Cơ khí Phổ Yên Công ty cổ phần cơ khí Phổ Yên bao gồm nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau như: sản xuất phụ tùng, luyện cán thép, sản xuất hàng cơ khí..Với nhiều hoạt động như vậy, cho nên công ty cũng cần số lượng nguyên vật liệu đầu vào rất lớn, đa dạng cả về chủng loại và quy cách. Nguyên vật liệu của công ty bao gồm nhiều loại nhiều kích thước được phân thành nhiều nhóm khác nhau như: sắt, thép, gang, nhôm, đồng, v.v... ngoài ra còn có cả bán thành phẩm mua ngoài. Cũng giống như hầu hết các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh khác, nguyên vật liệu của công ty đều mang những đặc điểm chung. Đó là, vật liệu là những đối tượng lao động, thể hiện dưới dạng vật hoá. Vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn trong sản phẩm tạo thành. Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu bị biến dạng hoặc tiêu hao hoàn toàn. 1.1.2 Phân loại NVL của công ty Công ty sản xuất nhiều sản phẩm với hai mảng sản phẩm lớn đó là nhóm sản phẩm vòng bi có truyền thống của công ty và nhóm sản phẩm do hãng Honda đặt hàng (Chấn chống , Tay gương ...) .Do vây số lượng nguyên vật liệu của là tương đối lớn ,theo số lượng thông kê nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất của công ty đến năm 2012 khoảng 6.500 mặt hàng .Như vậy để SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 2 Chuyên đề thực tập chuyên ngành có thể quản lý một cách có hiệu công ty đã thực hiện phân loại nguyên vật liêu theo công dụng như sau - Nguyên vật liệu chính :Doanh nghiệp phân loại NVLC thành hai nhóm cơ bản : Nhóm 1 : Những nguyên vật liệu dùng cho hoạt động sản xuất các sản phẩm truyền thống của công ty : + Nhóm kim loại màu : Đồng thau ,đồng đỏ , Nhôm ,Thép , Niken + Nhóm thép : Thép SUJ2 , IIIX15, AISI 52100 .... Ngoài ra công ty còn mua ngoài một số bán thành phẩm như phanh hãm vòng bi ,phôi con lăn , phôi bánh răng … Nhóm 2 : Những nguyên vật liệu dùng cho hoạt động sản xuất các sản phẩm mà Honda đặt hàng Các NVL này được công ty trực tiếp đặt hàng từ các nhà cung cấp ,bên công ty chủ yếu chụi trách nhiệm gia công theo yêu và tiêu chuẩn chất lượng mà phía đối tác là công ty Honda đề ra .Lá Tôn FI34, Thép SUJ4,… - Vật liệu phụ : là những vật liệu có tác dụng phục vụ trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với NVL chính làm tăng chất lượng, mẫu mã của sản phẩm hoặc sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc dùng để phục vụ nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý như Sơn , que hàn , dung môi , bột đá , dầu giấy dáp - Nhiên liệu : Nhiên liệu thực chất là vật liệu phụ được tác thành 1 nhóm riêng do vai trò quan trọng của nó và nhằm mục đích quản lý và hạch toán thuận tiện hơn. Nhiên liệu cung cấp năng lượng cho sản xuất như : xăng, xăng công nghiệp dầu , - Nhiên liệu phụ : mỡ, nước thuỷ tinh, cát trắng, cát vàng... - Phụ tùng thay thế : Gồm các loại phụ tùng để thay thế, sữa chữa máy móc, thiết bị sản xuất như : gioăng, van, vòng bi các loại, bulong… SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 3 Chuyên đề thực tập chuyên ngành 1.1.3 Tính giá NVL . a.Tính giá NVL nhập kho . Nguyên vật liệu dùng cho sản xuất của công ty được mua bên ngoài. Kế hoạch thu mua và nhập nguyên vật liệu được lập và duyệt theo từng tháng, theo kế hoạch và quá trình sản phẩm. - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho: Giá thực tế NVL Nhập kho Chi phí Thuế nhập Giá gốc ghi trên vận = + khẩu + hoá đơn chuyển (nếu có) bốc dỡ Các khoản giảm trừ (nếu có) - Đối với nguyên vật liệu nhập kho do thuê ngoài gia công: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá trị NVL xuất gia công + Chi phí gia công và các chi phí khác - Đối với nguyên vật liệu là phế liệu thu hồi, sản phẩm hỏng thì giá nhập kho là giá trị có thể thu hồi được. b Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty mà số lần xuất kho là liên tục theo từng lần, số lượng nhập là nhiều, do đó công ty áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ để xác định giá trị nguyên vật liệu xuất kho Đơn giá thực tế bìnhquân NVL xuất kho Giá thực tế NVL tồn kho ĐK = Khối lượng NVL xuất kho Số lượng NVL tồn kho ĐK = Giá thực tế NVL Quân NVL xuất kho + Giá thực tế NVL nhập kho TK + Số lượng NVL nhập kho TK * Đơn giá thực tế bình xuất kho Công ty áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự để tính trị giá nguyên vật liệu xuất kho là hoàn toàn hợp lý, đảm bảo độ chính xác không chênh lệch quá SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 4 Chuyên đề thực tập chuyên ngành nhiều so với giá trị thị trường, đảm bảo tính thực tế của kế toán áp dụng phương pháp này, việc tính toán được thực hiện cuối mỗi tháng, giá trị nguyên vật liệu xuất kho ngày nào cũng được ghi sổ, các nghiệp vụ luôn được cập nhật không dồn vào cuối tháng, có thể cung cấp số liệu tại bất kỳ thời điểm nào theo yêu cầu quản lý. 1.2 TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIÊU CỦA CÔNG TY Là một doanh có bề dày hoạt động trong ngành công nghiệp của cả nước , mức lợi nhuận của doanh nghiệp trong 40 năm gần đây năm sau đều cao hơn năm trước .Tuy vậy trong thời kỳ kinh tế suy thoái công ty cũng không thể tránh khỏi tình hình khó khắn ,làm cho doanh thu và lợi nhuận của công ty bị suy giảm .Do vây doanh nghiệp đã không ngừng áp dụng nhiều biển pháp để giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động .Là doanh nghiệp cơ khi chuyên sản xuất các chi tiết thì NVL chính là thép luôn chiếm tỷ trọng lớn về chi phí .công ty luôn quản lý chặt chẽ khâu thu mua xây dựng định mức, sử dụng, bảo quản…NVL. Bộ phận vật tư của phòng sản xuất chịu trách nhiệm thu mua, xây dựng định mức, sử dụng, kiểm kê và bảo quản NVL. Bộ phận gồm 10 nhận viên: - Trưởng bộ phận vật tư: phụ trách công việc chung và là người có quyền lực cao nhất trong bộ phận. - Hai nhân viên phụ trách việc lập kế hoạch , xây dựng định mức sử dụng NVL. - Ba nhân viên phụ trách công việc thu mua NVL - Bốn thủ kho chiu trách nhiệm xuất nhập, bảo quản NVL ở mỗi kho * Hệ thống kho tàng của Cty gồm có 04 kho chính và mỗi xưởng đều có kho riêng của mình. Số mặt hàng của công ty có khoảng 6500 mặt hàng thuộc phòng vật tư quản lý. - Kho kim khí: Chủ yếu là nguyên vật liệu chính, gồm nơi gia công, chế SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 5 Chuyên đề thực tập chuyên ngành tạo gồm 01 thủ kho. Số lượng mặt hàng gồm 927 loại, thủ kho quản lý ghi chép bằng thẻ kho để hàng ngày nhập xuất và tính số lượng từng kho thực tế. - Kho nhiên liệu và hoá chất: Số lượng mặt hàng: 500 loại và được phân loại thành các nhóm sau: + Nhóm nhiên liệu: xăng, dầu , than củi, than cục, ôxy, đất đèn khí cacbonni + Nhóm nhiên liệu phụ như: mỡ, nước thuỷ tinh, cát trắng, cát vàng... + Nhóm hoá chất: axit, sut, muối... Hoá chất cho thí nghiệm, hợp chất mẫu, các loại bình dùng cho thí nghiệm. - Kho dụng cụ phụ tùng thay thế, vật liệu điện, vật kẻ biển mau hỏng, văn phòng phẩm: Khối lượng mặt hàng khoảng 2700 loại và cũng được chia thành nhiều nhóm (Nhóm vòng bi các loại từ đầu 1 đến đầu 9, nhóm dây đai, nhóm vật liệu điện, nhóm văn phòng phẩm phục vụ quản lý,...). - Kho vật liệu phụ và phụ tùng máy móc thiết bị dự phòng, các loại vật liệu hỏng thanh lý: Số lượng mặt hàng khoảng 2314 mặt hàng và được phân chia thành từng nhóm và được theo dõi bằng thẻ, cụ thể như sau: + Nhóm hàng IM 350 của Italia. + Nhóm hàng TS 60, TS 105, TS 130, hàng Đài Loan. + Các loại hàng dùng cho xưởng đúc. ............. Công việc của thủ kho trên là phải nhập đúng, nhận đủ về lượng, trọng lượng, quy cách, tiêu chuẩn kỹ thuật. Ngoài ra, thủ tục nhận hàng phải đúng quy định. Do đặc điểm NVL của phụ thuộc nhiều vào mối trường xung nên kho vật liệu được xây dựng theo những tiêu chuẩn rất nghiêm ngặt về ánh sáng, độ ẩm…và được trang bị rất đầy đủ các thiết bị nhằm bảo quản tốt NVL như: máy điều hỏa, tủ lạnh, quạt, thiết bị phòng cháy chữa cháy…. Mặt khác các SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 6 Chuyên đề thực tập chuyên ngành thứ NVL được bố trí rất khoa học theo các kệ , mã vật tư để tiện cho công tác quản lý.Kho thành phẩm và kho vỏ chai cũng được sắp xếp khoa học và đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn khoa học. Mỗi kho có một nhận viên thủ kho chịu trách nhiệm trong kho 1.2.1. Công tác xây dựng định mức của công ty Định mức tiêu dùng NVL có ý nghĩa hết sức quan trọng trong khâu sản xuất cũng như quản lý NVL. Việc lập định mức tiêu dùng NVL hợp lý sẽ giúp cho nhà quản lý có kế hoạch thu mua NVL hợp lý cung ứng đầy đủ kịp thời cho sản xuất và không gây ứ đọng tồn kho nhiều. Thực hiện tốt công tác xây dựng định mức sẽ giúp Công ty giảm chi phí do gián đoạn sản xuất vì thiếu NVL, tiết kiệm chi phí bảo quản, tránh được các phí tổn vì hao hụt và hư hỏng. Nắm được ý nghĩa quan trọng trên, Công ty thường xuyên quan tâm đến công tác xây dựng định mức NVL. Cuối mỗi quý, căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong quý tới cùng với lượng NVL tồn kho bộ phận vật tư xây dựng định mức NVL tiêu dùng trong quý 1.2.2. Công tác thu mua NVL của công ty . Với khối lương Nguyên vật liệu lớn công ty phải thực hiện thu mua từ nhiều nhà cung cấp lớn cả trong và ngoài nước . Công ty tiến hành thu mua theo phương thức trực tiếp. Đối với những NVL phải mua với giá trị lớn thì công ty đặt hàng trực tiếp với nhà cung cấp và trả bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc nợ. Đối với những NVL có giá trị không lớn thì nhân viên thu mua trả tiền sau đó dưa hóa đơn và vật tư về. Dựa trên kế hoạch sản xuất trong năm được ban giám đốc của công ty phê duyệt cùng với việc xác định nhu cầu thị trường . Bộ phận vật tư của phòng sản xuất của công ty sẽ lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu một cách chi tiêt sau đó trình trưởng phòng sản xuấ và Giám đốc phê duyệt .Sau đó Bộ phân thu mua SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 7 Chuyên đề thực tập chuyên ngành của phòng thị trường sẽ dựa trên kế hoạch thu mua NVL để thực hiện thu mua . Do một số. Một số NVL phải mua của công ty nước ngoài do vậy công ty thường mua với số lượng lớn, do công tác thu mua khó khăn, thời gian thu mua dài hơn so với các NVL khác . Với những NVL với giá trị lớn, nguồn cung cấp ở xa Công ty thường đặt hàng trực tiếp với nhà cung cấp và trả bằng chuyển khoản qua ngân hàng hoặc nợ. Hàng tháng Công ty đề nghị các nhà cung cấp gửi bảng báo giá về các thứ NVL, một mặt là để kiểm soát giá cả trên thị trường, mặt khác là để lựa chọn nhà cung cấp hợp lý.NVL sau khi được vận chuyển đến công ty , trước khi nhập kho được bộ phận KSC kiểm tra rất chặt chẽ về số lượng, mẫu mã, quy cách, phẩm chất sau đó mới tiến hành thủ tục nhập kho. Công tác thu mua được quản lý chặt chẽ do vậy NVL mua về luôn đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn lý hóa, và cung cấp đầy đủ cho hoat động sản xuất được diễn ra lien tục. 1.2.3. Công tác sử dụng và bảo quản nguyên vật . Bảo quản lưu kho NVL của doanh nghiệp là vô cùng quan trọng ,Giá trị NVL chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất sản phẩm , không những vậy việc dự trữ lưu kho bảo đảm cho doanh nghiệp sản xuất đúng kế hoạch , liên tục không bị gián đoạn . Môi trường bên ngoài ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng NVL ,nếu không bảo quản tốt sẽ dễ dẫn đến hiện tượng rỉ sét . Ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm sản xuất sau này của doanh nghiệp .Công ty luôn đề cao việc dự trữ để đảm bảo đủ cho sản xuất ,giảm thiểu các hao mòn về giá trị trong quá trình dự trữ .Đối với những NVL có sẵn trong nước công ty thường chủ động ký hợp đồng dài hạn nhưng nhập hàng với số lượng không quá lớn để đảm bảo cho NVL không để trong kho quá lâu hơn nữa cũng để cân đối tài chính cho công ty .Đối với những NVL mà nhập khẩu ở nước ngoài do bị ảnh hưởng bởi nhiều SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 8 Chuyên đề thực tập chuyên ngành yếu tố do công ty vẫn phải nhập với khối lượng lớn thường đủ sản xuất trong hai quý do vậy việc kiểm tra chất lượng đầu vào được đặc biệt quan tâm ,hơn thế nữa công tác kiểm tra hiện trang diễn ra liên tục . Đây là khâu rất quan trọng trong công tác quản lý NVL ảnh hưởng đến qúa trình sản xuất của công ty . Công tác này được công ty đặc biệt quan tâm. * Khâu bảo quản nguyên vật liệu : NVL của công ty mang đặc trưng tách rời giữa quá trình mua sắm và quá trình sản xuất lên công ty luôn phải thực hiện lưu trữ và bảo quản nguyên vật liệu . Công ty đã xây dựng hệ thống kho tàng thích hợp .Giữa mua săm ,vận chuyển và lưu kho luôn tồn tại mối quan hệ .Mọi hàng hóa sau khi được mua bên ngoài thị trường về sẽ được lưu kho nếu không sản xuất ngay .Việc tính toán ,bố trí kho tàng được công ty tính toán nhằm mục tiêu đáp ứng hoạt động sản xuất một cách kịp thời thông qua đó giúp công ty giảm thiểu chi phí . Mọi kho tànng của công ty đều được xây trên những tiêu chuẩn : + Diện tích kho tàng lớn ,đáp ứng được các nhu cầu lưu trữ ,nhập kho và xuất kho + Kho tàng sáng sủa dễ quan sát + Kho tàng luôn được đảm bảo an toàn : Phòng chống cháy nổ , thiết kế đường thoát hiểm khi có sự cố xảy ra . + Việc sắp xếp NVL phải đảm bảo “Dễ tìm ,dễ thấy ,dễ lấy , dễ kiểm tra ” cũng như tuân thủ nguyên tắc “ hàng nhập trước xuất trước ,hàng nhập sau xuất sau ” + Việc bảo quản NVL trong kho được tiến hành chặt chẽ ,theo dõi thường xuyên có sự kết hợp giữa bộ phận kho và bộ phận kế toán * Khâu sử dụng : Căn cứ vào định mức NVL và giấy đề nghị cấp vật tư đã được ký duyệt, SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 9 Chuyên đề thực tập chuyên ngành bộ phận vật tư của phòng sản xuất thực hiện lập phiếu xuất kho. Tại kho, khi nhận được phiếu xuất kho thủ kho tiến hành kiểm tra NVL được xuất để bảo đảm số lượng chính xác ghi trên phiếu xuất kho và tiến hành ghi sổ NVL có ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí của sản xuất do vậy ảnh hưởng đến giá thành và lợi nhuận của công ty . Do khâu lập định mức tiêu dùng NVL được tiến hành chặt chẽ phù hợp với từng thời kỳ sản xuất do vật NVL tại Nhà máy luôn sử dụng trong định mức không gây lãng phí. Mặt khác tại các phân xưởng việc quản lý sử dụng NVL rất nghiêm ngặt, thực hiện chủ trương tiết kiệm tối đa nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm. 1.2.4 Công tác kiểm kê NVL Do tác động của điều kiện ngoại cảnh nên NVL bảo quản trong kho có thể bị hao hụt, mất mát, hư hỏng, biến chất,ri sét . Vì vậy định kỳ 3 tháng một lần Công ty tiến hành kiểm kê kho để xác định số lượng, chất lượng, quy cách, phẩm chất vật tư. Tìm ra nguyên nhân từ đó có biện pháp xử lý kịp thời. Công tác kiểm kê được tiến hành công khai trong công ty, với đội ngũ kiểm kê gồm phòng vật tư ,phòng kiểm tra chất lượng và bộ phận thủ kho.Sau khi làm các thủ tục kiểm tra đánh giá chất lượng làm một tờ trình gửi cho giám đốc để có biện pháp xử lý . SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 10 Chuyên đề thực tập chuyên ngành CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ PHỔ YÊN 2.1 KẾ TOÁN CHI TIẾT NVL CỦA CÔNG TY CP CƠ KHÍ PHỔ YÊN 2.1.1 Chứng từ và thủ tục ghi sổ Công ty sử dụng các loại chứng từ trong phần hành kế toán bao gồm: - Phiếu kiểm tra chất lượng KCS - Phiếu cân - Phiếu xuất kho - Phiếu nhập kho - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá và một số chứng từ khác có liên quan 2.1.1.1 .Quy trình lập và luân chuyển phiếu nhập kho Phòng KH sản xuất Tìm kiếm nguồn thu mua Người giao hàng Đề nghị nhập hàng Ban kiểm nghiệm Phòng vật tư Lập biên bản kiểm nghiệm Lập phiếu nhập kho Thu kho Lập kho và ghi thẻ kho Kế toán vật tư Ghi sổ kế toán Bảo quản và lưu trữ Theo quy định tất cả các nguyên vật liệu khi về đến công ty đều phải tiến hành làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Thực tế, hàng tháng do nhu cầu về nguyên vật liệu của công ty là rất lớn, vì thế để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được thực hiện liên tục và đạt hiệu quả cao trong sản xuất, công ty đã rất quan tâm đến khâu thu mua nguyên vật liệu. Nhiệm vụ này SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 11 Chuyên đề thực tập chuyên ngành được giao cho phòng kế hoạch sản xuất lập kế hoạch tìm kiếm nguồn thu mua. Khi nguyên vật liệu chuyển đến công ty, phải báo cho bảo vệ biết. Trước khi tiến hành nhập kho phải có một ban kiểm nghiệm kiểm tra xem lô hàng đó có đảm bảo về yêu cầu chất lượng, số lượng, khối lượng và có đúng quy cách chủng loại vật tư hay không. Ban kiểm nghiệm bao gồm: một nhân viên kỹ thuật, một cán bộ thu mua, một thủ kho công ty và một người đại diện bên bán. Sau khi kiểm tra xong, ban kiểm nghiệm vật tư sẽ lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Nếu đạt yêu cầu, vật tư sẽ được nhập kho. Nhân viên tiếp liệu mang hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho của bên bán hàng trong đó có ghi các chỉ tiêu như: chủng loại vật tư, số lượng vật tư, đơn giá bán, thuế GTGT lên phòng kế hoạch sản xuất xem xét hoá đơn. Nếu các điều kiện ghi trên hoá đơn phù hợp, đúng đắn về số lượng, chất lượng như biên bản kiểm nghiệm đã ghi thì lúc này phòng kế hoạch sản xuất sẽ viết phiếu nhập vật tư. Phiếu nhập vật tư được chia thành 03 liên: - 1 liên lưu lại phòng kế hoạch sản xuất - 1 liên dùng làm cơ sở để ghi thẻ kho - 1 liên gửi lên phòng kế toán tài chính Thủ kho căn cứ vào hoá đơn và xem xét cụ thể, nếu nguyên vật liệu mua về đúng chủng loại, số lượng, khối lượng (Phiếu cân) và chất lượng (Phiếu kiểm tra chất lượng) thì sẽ tiến hành nhập kho và thủ kho ký nhận số thực nhập là 3 phiếu và chỉ nhận lại 1 phiếu để ghi vào thẻ kho, còn lại đưa lên cho các phòng ban chức năng như đã nêu ở trên. Ví dụ 1a: Ngày 4/11/2012 Công ty nhập của Doanh nghiệp Trung Thành với số lượng là 19.000 kg thép SUJ2, đơn giá chưa thuế là 18.000đ/kg, thuế GTGT 10%. Kèm theo Hòa đơn GTGT số 0041489 ngày 3 tháng 11 năm 2012 (Biểu ...). SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 12 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Biểu 2.1: Hóa đơn giá trị gia tăng HÓA ĐƠN Mẫu số:01 GTKT3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG (GTGT) LH/2012B Liên 2: Giao cho khách hàng 0041489 Ngày: 04/ 11/ 2012 Đơn vị bán hàng: Doanh nghiệp Trung Thành Địa chỉ: Tổ 19 – P.Trung Thành – Thái Nguyên Điện thoại:............................................MST: 4600201989 Họ tên người mua hàng: Bùi Văn Thứ Đơn vị: Công ty Cổ phần cơ khí Phổ Yên Địa chỉ: Thị trấn Bãi Bông- Phổ Yên –Thái Nguyên Số tài khoản:.................................................................................................... Hình thức thanh toán: Tiền mặt/ chuyển khoản........MS: 4600355393 STT Tên hàng hoá, dịch A 1 vụ B thép SUJ2 ĐVT Số lượng 1 19.000 D kg Cộng tiền hàng Thuế suất GTGT: 10% Đơn giá 2 18.000 Thành tiền 3= 2x1 342.000.000 342.000.000 Tiền thuế GTGT: 34.200.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 376.200.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm bảy mươi sáu triệu, hai trăm nghìn đồng./ Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 2.2: Phiếu cân Công ty cổ phần cơ khí phổ yên PHIẾU CÂN: 0135 Ngày cân 04/11/2012 SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 13 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Số xe Địa điểm cân Chủ hàng Tên hàng Giờ cân bì KL bì KL hàng KL tổng 20K-9956 Nhà cân Quang Dung Nhập xưởng Đúc 1 thép SUJ2 75% 15:37 13.916,00 19.000,00 kg 32.916,00 kg Bảo vệ xác nhận Người cân xác nhận (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 14 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Biểu 2.3: Phiếu kiểm tra chất lượng Bộ công nghiệp Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Tổng công ty MĐL và MNN Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Phòng QLCL ---------------Số 01/1 Thái Nguyên ngày 02 tháng 10 năm 2012 PHIẾU KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG Tên chi tiết:.................SUJ2........................................................ Kí hiệu:.........................thép SUJ2 .....................vật liệu................................ 1. Kết quả kiểm tra: Kiểm tra 02 mẫu Thông số kỹ thuật STT bản vẽ Theo TCVN 2676% Thông số thực tế Số lượng Ghi chú C 01: %Si = 6,40 C 02: % Si = 6,50 Cácbon = 6%-7% Trung bình: %Si = 73,95% 2. Kết luận:............................................................................................. .......... Đạt thép SUJ2................................................................................ Người kiểm tra (Ký, họ tên) Phòng QLCL (Ký, họ tên) SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 Giám đốc (Ký, họ tên) 15 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Biểu 2.4: Phiếu nhập kho Chứng từ gốc PHIẾU NHẬP KHO Số: 1/0041-VN Ngày 07- 01- 2012 Người nhập: Bùi Văn Thứ Đơn vị bán: Doanh nghiệp Trung Thành Nhập vào kho: Kim khí STT 1 Tên và quy cách Số lượng ĐVT C.từ T.tế Đơn giá (đồng) 19.000 18000 thép SUJ2 kg 19.000 Cộng tiền hàng Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán Thành tiền Ghi (đồng) chú 342.000.000 342.000.000 34.200.000 376.200.000 Số tiền viết bằng chữ:: Ba trăm bảy mươi sáu triệu, hai trăm nghìn đồng./ Người lập phiếu Người nhập Thủ kho P.Sản xuất P.Giám đốc (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên) SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 16 Chuyên đề thực tập chuyên ngành 2.1.1.2. Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho . Phân xưởng Quản đốc Phòng KH SX Thủ kho Đề nghi xuất NVL Duyệt lệnh xuất Lập phiếu xuất Xuất kho Kế toán vật tư Ghi sổ Bảo quản vật tư Tại công ty Cổ phần cơ khí Phổ Yên việc xuất kho nguyên vật liệu dùng cho xưởng đều có một "Sổ lĩnh vật tư ", trong quá trình sản xuất phân xưởng có nhu cầu sử dụng vật tư thì nhân viên phụ trách vật tư sẽ viết vào "sổ lĩnh vật sản xuất được tiến hành như sau: Mỗi ngày khi có nhu cầu về vật tư thì nhân viên phân xưởng sẽ viết vào Sổ lĩnh vật tư " (theo tên vật tư, số lượng, chủng loại vật tư) rồi đưa quản đốc ký sau đó đưa lên phòng kế hoạch sản xuất. Hàng ngày , phòng kế hoạch sản xuất căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất từng phân xưởng, bộ phận phụ trách xuất vật tư viết phiếu xuất kho, phiếu này được chia thành 3 liên: + Một liên lưu lại phòng kế hoạch sản xuất để làm cơ sở theo dõi và quyết toán vật tư + Hai liên được người đi lĩnh vật tư mang xuống kho vật liệu, thủ kho căn cứ vào nội dung ghi trên phiếu xuất mà cấp phát vật tư. Sau khi xác nhận số lượng thực xuất, ở kho giữ lại một liên để vào thẻ kho và lưu kho, còn một liên gửi lên phòng kế toán tài chính để làm cơ sở hạch toán. Cuối ngày thủ kho căn cứ vào thẻ kho để tính ra số lượng nhập, xuất, tồn của từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 17 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Ngày 03/ 01/ 2012. Phân xưởng cơ điện cần một số nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm. Nhân viên phụ trách vật tư sẽ viết vào "Sổ lĩnh vật tư", sau đó mang lên phòng kế hoạch sản xuất, căn cứ vào "sổ lĩnh vật tư" người phụ trách cung tiêu sẽ viết phiếu xuất kho. Cụ thể như sau: Biểu 2.5: Sổ xin lĩnh vật tư Công ty Cổ phần cơ khí Phổ Yên Phổ Yên -TN SỔ XIN LĨNH VẬT TƯ tháng 01 năm 2012 Phân xưởng Cơ điện STT 1 2 3 4 5 Ngày Tên vật tư tháng 03/01/2012 Vòng bi 80306 (6306 2ZR) 03/01/2012 Vòng bi 6004 (104) 03/01/2012 Dây đai 22x2800 (C110) 03/01/2012 Vòng bi 46203 03/01/2012 Vòng bi 6004 (104) SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 ĐVT Số lượng vòng vòng cái vòng vòng 2,00 2,00 3,00 4,00 2,00 Xác nhận Ghi của QĐ chú 18 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Biểu 2.6: Phiếu xuất kho Công ty Cổ phần cơ khí Phổ Yên Phổ Yên -TN Mẫu số 03 - TT (Ban hành theo QĐ số:15/2006/CĐBTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 03 tháng 01 năm 2012 Số: 6/M Họ tên người nhận: Nguyễn Văn Tùng Lí do xuất kho: Xuất điều chuyển – Từ kho: 3 – Kho Dụng cụ & Phụ tùng sang kho; 22 – Kho PX Cơ Điện Xuất tại kho: 3 – Kho dụng cụ & Phụ tùng ST T 1 2 3 Tên hàng ĐVT Số lượng Yêu Thực Vòng bi 80306 (6306 vòng cầu 2,00 xuất 2,00 2ZR) Vòng bi 6004 (104) vòng Dây đai 22x2800 cái 2,00 3,00 2,00 3,00 Đơn giá Thành tiền 36.000 72.000 13.211 26.421 56.000 168.000 (C110) 4 Vòng bi 46203 vòng 4,00 4,00 25.000 100.000 5 Vòng bi 6004 (104) vòng 2,00 2,00 13.211 26.421 Tổng cộng 392.842 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm chín mươi hai ngàn tám trăm bốn mươi hai đồng chẵn./. Người lập biểu (Ký, họ tên) Người nhận Thủ kho Phòng Sản xuất (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 19 Chuyên đề thực tập chuyên ngành 2.1.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Do danh mục NVL của công ty nhiều gồm khoảng hơn 6.500 nghìn NVL các loại. Để thuận tiện hơn trong công việc kiểm tra ,đối chiếu và đồng thời cung cấp thông tin N – X – T trong kì cho công ty do đó Công ty áp dụng phương pháp “Ghi thẻ song song ” để hạch toán chi tiết NVL . Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ kế toán chi tiết : Ghi hàng ngày : Đối chiếu Bảng kê nhập xuất tồn : Ghi cuối tháng 2.1.2.1 Hạch toán tại các kho của công ty Hàng ngày khi có các nghiệp vụ nhập, xuất kho nguyên vật liệu thực tế phát sinh, thủ kho thực hiện việc thu phát vật liệu và ghi số lượng thực tế nhập, xuất vào chứng từ nhập xuất và thẻ kho. Nhưng trước tiên thủ kho phải tiến hành kiểm tra tính hợp lí, hợp lệ của từng chứng từ. Mỗi thứ vật liệu được ghi trên một tờ thẻ kho, mỗi chứng từ được ghi một dòng trên tờ thẻ kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho ghi vào cột nhập, căn cứ vào phiếu xuất kho ghi vào cột xuất. Cuối ngày thủ kho tính ra số lượng vật liệu tồn kho để ghi vào cột tồn của thẻ kho. Sau khi ghi thẻ kho, các chứng từ nhập, xuất được sắp xếp lại giao cho phòng kế toán. Cuối tháng thủ kho phải đối chiếu thẻ kho của phòng kế hoạch sản xuất và sổ chi tiết nguyên vật liệu của phòng kế toán xem có khớp không. SV: Nguyễn Văn Dũng - Kế toán tổng hợp 51 20