Tài liệu Luận văn kế toán hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ cát tường

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................1 CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VỀ HÀNG HÓA VÀ QUẢN LÝ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CP TM VÀ DV CÁT TƯỜNG............................................................3 1.1 Đặc điểm về hàng hóa tại Công ty CP TM và DV Cát Tường.........................3 1.2 Đặc điểm tổ chức hệ thống tiêu thụ hàng hoá và thị trường tiêu thụ hàng hoá tại công ty CP TM và DV Cát Tường......................................................................6 1.3 Các phương thức tiêu thụ hàng hoá và thanh toán áp dụng tại công ty CP TM và DV Cát Tường.....................................................................................................7 1.4 Đặc điểm tổ chức quản lý tiêu thụ hàng hoá tại công ty...................................8 1.4.1 Tổ chức công tác marketing.......................................................................8 1.4.2 Quản lý khâu bán hàng...............................................................................9 1.4.3 Chính sách của công ty liên quan đến tiêu thụ.........................................12 1.4.4 Tổ chức phòng ban quản lý hoạt động bán hàng của công ty Cổ phần TM và DV Cát Tường........................................................................................12 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TM VÀ DV CÁT TƯỜNG........................................................................14 2.1 Kế toán doanh thu tiêu thụ tại Công ty CP TM và DV Cát Tường.................14 2.1.1 Thủ tục chứng từ, quy trình luân chuyển và chi tiết doanh thu bán hàng hóa tại công ty CP TM và DV Cát Tường.........................................................14 2.2 Kế toán giá vốn hàng bán tại công ty CP TM và DV Cát Tường...................36 2.2.1 Thủ tục chứng từ và chi tiết hàng bán tại công ty CP TM và DV Cát Tường.................................................................................................................36 2.3 Kế toán chi phí bán hàng tại công ty CP TM và DV Cát Tường....................40 2.4 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty CP TM và DV Cát Tường 45 2.5 Xác định kết quả bán hàng tại Công ty CP TM và DV Cát Tường.................50 CHƯƠNG 3: PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾT TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP TM VÀ DV CÁT TƯỜNG.................................................................................................................. 51 3.1 Đánh giá tổng quát về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty CP TM và DV Cát Tường.........................................................................51 3.3.1 Những ưu điểm trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Cơng ty CP thương mại và dịch vụ Cát Tường.................................................51 3.3.2 Những nhược điểm trong công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty CP TM và DV Cát Tường..................................54 3.2 Phương hướng hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty CP thương mại và dịch vụ Cát Tường.....................................................55 3.2.1 Cơ sở và sự cần thiết để hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty CP thương mại và dịch vụ Cát Tường............................55 3.2.2 Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty CP TM và DV Cát Tường................................................55 KẾT LUẬN............................................................................................................60 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..............................................................62 DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT CP TM và DV GTGT T –H – T’ PXK TNHH Cổ phần Thương mại và dịch vụ Giá trị gia tăng Tiền – Hàng – Tiền Phiếu xuất kho Trách nhiệm hữu hạn DANH MỤC BẢNG BIỂU Biểu 2.1 Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho.....................................................15 Biểu 2.2 Thẻ kho.......................................................................................................17 Biểu 2.3 Hoá đơn GTGT............................................................................................18 Sơ đồ 1.1: Quy trình bán hàng...................................................................................10 Sơ đồ 2.1 Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho......................................................16 Sơ đồ 2.2: Khái quát trình tự ghi sổ kế toán tiêu thụ tại công ty...............................22 LỜI MỞ ĐẦU Với bất kỳ doanh nghiệp nào dự hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hay lĩnh vực thương mại dịch vụ thì khâu tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa luôn được các doanh nghiệp chú trọng đề cao, xây dựng thành kế hoạch và chiến lược xác định mục tiêu rõ ràng để đạt được kết quả cao. Đặc biệt với doanh nghiệp thương mại hoạt động chính là lưu thông phân phối hàng hóa trên thị trường buôn bán của từng quốc gia riêng biệt hoặc giữa các quốc gia với nhau theo chu kỳ T – H –T’. Hay nói cụ thể nó gồm hai giai đoạn mua hàng và bán hàng. Chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy rõ trong chu kỳ ấy vai trò quan trọng của khâu bán hàng, nó không chỉ chi phối mà còn thúc đẩy các hoạt động khác diễn ra nhịp nhàng ăn khớp với nhau. Bán hàng cũng chính là giai đoạn chuyển hàng thành tiền, nhằm mục đích quay vòng vốn để tái đầu tư và thu lợi nhuận. Nếu công tác bán hàng được tổ chức quản lý tốt, việc xác định kết quả kinh doanh được thực hiện chính xác hợp lý sẽ giúp cho người quản lý có những quyết định và hướng đi đúng đắn, doanh nghiệp hoạt động hiệu quả ngày càng phát triển, mở rộng cả về quy mô và chất lượng. Hiện nay nền kinh tế thị trường với những biến động liên tục, những chính sách thắt chặt làm giảm cầu, gây khó khăn cho không ít doanh nghiệp trong hoạt động tiêu thụ, để tồn tại và thích nghi được doanh nghiệp cần có sự điều chỉnh kịp thời. Đặc biệt để quản lý tốt nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa thì kế toán bán hàng cần phải thay đổi và hoàn thiện cho phù hợp với tình hình mới. Thích nghi với sự biến động của thị trường. Với ý nghĩa quan trọng của vấn đề trên, trong quá trình thực tập ở Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Cát Tường được sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Nguyễn Quốc Trung cùng với sự giúp đỡ của các cán bộ kế toán trong phòng Kế toán Công ty, em đã thực hiện chuyên đề tốt nghiệp của mình với đề tài: “Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Thương Mại và Dịch Vụ Cát Tường” 1 Chuyên đề tốt nghiệp gồm 3 chương: Chương 1 : Đặc điểm về hàng hóa và quản lý hàng hóa tại Công ty CP TM và DV Cát Tường Chương 2 : Thực trạng về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Cơng ty CP TM và DV Cát Tường Chương 3 : Phương hướng hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty CP TM và DV Cát Tường. Thời gian thực tập tại công ty có hạn nên chuyên đề này không tránh khỏi những thiếu sót và khiếm khuyết. Rất mong sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các anh chị em phòng kế toán của Công ty CP TM và DV Cát Tường để chuyên đề này được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! 2 CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VỀ HÀNG HÓA VÀ QUẢN LÝ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CP TM VÀ DV CÁT TƯỜNG 1.1 Đặc điểm về hàng hóa tại Công ty CP TM và DV Cát Tường * Đặc điểm kinh doanh của Công ty CP TM và DV Cát Tường Công ty Cát Tường từng bước phát triển với nền tảng ban đầu từ ngành phát hành báo chí qua nhiều giai đoạn hiện nay Cát Tường là một trong những đơn vị nhập khẩu lớn của phía Bắc về các sản phẩm máy in nhãn hiệu HP, máy in EPSON, màn hình Sam Sung, màn hình Colorview. Các sản phẩm bảng ma trận để lắp đặt biển quảng cáo, hệ thống đèn chiếu sáng Led đẹp tiết kiệm điện. Để có nguồn hàng cung cấp ra ngoài thị trường thì cả trụ sở chính và chi nhánh Cát Tường đều phụ trách việc nhập khẩu hàng sau đó căn cứ vào tình hình hàng hóa tại từng nơi mà tiến hành điều chuyển hàng theo yêu cầu trưởng phòng kinh doanh từng nơi đó. Hoặc Công ty cũng đảm nhận là đại lý của hãng HP trong nước, và nhập lại hàng của các đơn vị lớn chuyên phân phối màn hình sam sung chính hãng. * Danh mục các loại hàng hóa của Công ty Cát Tường. Các sản phẩm kinh doanh chính của Công ty hiện nay là: - Các sản phẩm tin học như: STT Tên hàng 1 Máy in HP 1102 2 Máy in CP 1215 3 Máy in HP 2035 4 5 6 7 Máy in HP 2055 Máy in HP 2055d Máy in HP 2055dn 8 Máy in M1536 nf Máy in M1212nf Chức năng Máy in đen trắng đơn chức năng, tốc độ in 18 trang / phút Máy in màu Máy in đen trắng đơn chức năng tốc độ in 30 trang/ phút Máy in đen trắng đơn chức năng, tốc độ in 33 trang / phút Máy in đen trắng, đơn chức năng in đảo mặt Máy in đen trắng đơn chức năng, đảo mặt có thể in qua mạng Máy in đa chức năng scan, fax, photo, in, tốc độ in 18 trang / phút Máy in đa chức năng scan, fax, photo, in, tốc độ in 25 3 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Máy in HP 5200 Máy in HP 5200L Máy quét 2410 Máy in G3110 Máy in LQ 300 Máy in canon 3300 Máy in canon 2900 Màn hình sam sung B1930 Màn hình sam sung E1920 Màn hìnhColorview 19 Màn hìnhColorview 17 Màn hìnhColorview 15 ……………. trang /phút Máy in A3 Máy in A3 có chức năng in qua mạng Chức năng scan Chức năng scan Máy in đơn chức năng Máy in đơn chức năng đen trắng hãng Canon Máy in đơn chức năng đen trắng hãng Canon Màn hình máy tính Màn hình máy tính Màn hình máy tính Màn hình máy tính Màn hình máy tính ………………………………………………………. - Sản phẩm ngành hàng Led. STT Tên hàng Chức năng 1 Đèn ốp trần 3w Đèn trang trí phòng 2 Đèn ốp trân 5w Đèn trang trí phòng 3 Đèn ốp trần 7w Đèn trang trí phòng 4 Đèn ốp trần 9w Đèn trang trí phòng 5 Đèn ốp trần 21w Đèn trang trí phòng 6 Đèn chiếu 10w Đèn chiếu sản phẩm 7 Đèn chiếu 20w Đèn chiếu sản phẩm 8 Đèn chiếu 30w Đèn chiếu sản phẩm 9 Đèn chiếu 50w Đèn chiếu sản phẩm 10 Modul P 16 3 màu Biển quảng cáo 11 Modul P20 3 màu Biển quảng cáo 12 Modul P10 trong nhà Biển quảng cáo 13 Búng F5 đúc Bóng làm biển quảng cáo 14 Búng F8 đúc Bóng làm biển quảng cáo 15 Nguồn 5v/40a Nguồn cung cấp điện 4 16 17 Nguồn 12/20a Nguồn/10a …………….. Nguồn cung cấp điện Nguồn cung cấp điện …………………………. Các sản phẩm mà công ty tiêu thụ đều là những mặt hàng thị trường cần và có nhu cầu sử dụng cao. Đối với mặt hàng tin học như máy in, màn hình.... đối tượng sử dụng là những cá nhân, hộ gia đình, nhà máy xí nghiệp, các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp, trường học. Mặt hàng Led thiên về trang trí, làm biển bảng quảng cáo thì đối tượng sử dụng là các cửa hàng lớn nhỏ có nhu cầu giới thiệu cửa hàng, các cơ quan nhà nước làm bảng cổng chào, các đơn vị làm màn hình cho các đơn vị tổ chức sự kiện thuê. Mảng bóng chiếu sáng phục vụ cho các hộ gia đình có nhu cầu trang trí phòng, các quán karaoke, các khách sạn, các tòa nhà, các khu vui chơi giải trí ...... Những nơi cần trang trí đẹp lộng lẫy nhưng tiết kiệm điện. Công ty liên tục cập nhật những mẫu hàng mới đáp ứng thị hiếu người tiêu dùng. Ngày nay khi xã hội ngày càng phát triển nhu cầu của người dân trong cuộc sống ngày càng cao, vì thế những sản phẩm công nghệ mà công ty kinh doanh ngày càng được sử dụng rộng rãi. Đây cũng là cơ hội để công ty tiếp tục phát triển và mở rộng hơn nữa quy mô cả về chất lượng và số lượng. Với phương châm hoạt động của công ty lấy khách hàng làm trung tâm do vậy đội ngũ nhân viên kinh doanh của công ty thường xuyên đi tiếp xúc khách hàng, tìm hiểu thị trường từ đó có những đánh giá chi tiết, cụ thể về khách hàng về thị trường để có thể đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp cho từng đối tượng khách hàng trong từng giai đoạn. 1.2 Đặc điểm tổ chức hệ thống tiêu thụ hàng hoá và thị trường tiêu thụ hàng hoá tại công ty CP TM và DV Cát Tường. * Các kênh phân phối của công ty. 5 Với uy tín mà bao năm công ty đã gây dựng được Ban giám đốc công ty xác định mục tiêu phấn đấu dẫn đầu về thị phần trên thị trường nên trong chiến lược kinh doanh của mình, phòng kinh doanh đã lên kế hoạch sử dụng triệt để các kênh phân phối cả trực tiếp, gián tiếp nhằm mở rộng tối đa hệ thống mạng lưới khách hàng. + Kênh phân phối trực tiếp: Hàng tháng đều có một bộ phận kinh doanh tư vấn và bán trực tiếp cho đối tượng khách hàng mua lẻ, đối tượng khách hàng này biết đến các công ty và các sản phẩm của công ty thông qua những người thân quen giới thiệu, hoặc qua tìm hiểu trên mạng. Ngoài ra việc đi thị trường tìm kiếm khách hàng đã giúp cho phòng kinh doanh tìm được những dự án lớn cũng là đối tượng tiêu dựng trực tiếp cuối cùng cho công ty. + Kênh phân phối gián tiếp: Công ty sử dụng chủ yếu kênh phân phối này vì phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn. Để tới tay người tiêu dùng cuối cùng sản phẩm của công ty phải qua các hệ thống trung gian như: Các đại lý bán lẻ, các đại lý bán buôn mua lại, các đơn vị bán phân phối, các đơn vị hoặc cá nhân làm môi giới, các đơn vị làm công tác thi công.. * Thị trường tiêu thụ Mong muốn đưa sản phẩm của mình đến khắp mọi miền đất nước Công ty Cát Tường đã thực hiện được điều đó khi thành lập trụ sở chính tại Hà Nội để phân phối sản phẩm cho các tỉnh phía Bắc. Thành lập chi nhánh Cát Tường tại Đà Nẵng để phân phối sản phẩm cho các tỉnh khu vực miền Trung và thành lập chi nhánh Cát Tường Sài Gòn để phân phối sản phẩm cho các tỉnh phía Nam. Như vậy với mạng lưới kinh doanh trải khắp, thị trường của Công ty đã phủ rộng trên cả 3 miền của tổ quốc. Với chiến lược kinh doanh lâu dài và bền vững công ty luôn chú trọng về mặt chất lượng nên uy tín và vị trí của công ty trên thị trường ngày càng được củng cố và mở rộng hơn. + Khách hàng thường xuyên của công ty: Đối với các sản phẩm tin học thì khách hàng thường xuyên là các công ty bán lẻ, các công ty bán phân phối, 6 các siêu thị điện máy. Còn đối với sản phẩm Led thì khách hàng thường xuyên là: Các đơn vị bán buôn, các cửa hàng bán lẻ, các cá nhân, đơn vị môi giới, các đơn vị thi công lắp ráp. + Khách hàng không thường xuyên: Đây là những khách hàng mua lẻ, là người trực tiếp sử dụng sản phẩm mua về phục vụ nhu cầu cá nhân hoặc gia đình. + Khách hàng tiềm năng: Hiện nay công ty đang tiếp tục khai thác đối tượng khách hàng này, đây là những đơn vị bán buôn hay đơn vị lắp ráp thi công ở ngoại tỉnh, các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực dự án, tư vấn giải pháp. 1.3 Các phương thức tiêu thụ hàng hoá và thanh toán áp dụng tại công ty CP TM và DV Cát Tường. Công ty áp dụng hai phương thức bán hàng chính là bán buôn và bán lẻ trong đó bán buôn chiếm vai trò chủ đạo. * Bán buôn Công ty thực hiện hình thức bán buôn qua kho trực tiếp bởi do đặc điểm của công ty chủ yếu bán các sản phẩm do công ty nhập khẩu. Lượng hàng nhập khẩu trong một lần tương đối nhiều với số vốn ban đầu rất lớn vì vậy hình thức bán buôn giúp công ty tiêu thụ hàng cho các đại lý số lượng hàng lớn, trong thời gian ngắn, nhanh chóng thu hồi vốn để quay vòng tránh tồn vốn quá lâu trong hàng tồn kho. Tổ chức hình thức bán buôn cũng giúp công ty tránh được sự cạnh tranh về giá cả và sự cạnh tranh về khách hàng. Việc tìm kiếm đơn vị mua hàng cũng dễ hơn. Việc bán buôn được thực hiện thông qua hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng của các đơn vị mua hàng trên cơ sở đó bộ phận nhập hàng có căn cứ lên được kế hoạch nhập hàng một cách chủ động. Ngoài ra bộ phận kinh doanh luôn theo dõi thị trường đặc biệt là các đơn vị đồng bán buôn để biết mặt hàng nào đang có cầu cao từ đó nhập hàng kịp thời phục vụ việc bán hàng đẩy mạnh số lượng tiêu thụ trên thị trường. 7 Về giá cả công ty thực hiện khá linh động, liên tục cập nhật những biến động về giá trên thị trường để đưa ra mức giá hợp lý, cạnh tranh với các công ty cùng bán phân phối. Mặt khác tùy theo số lượng hàng hóa các đơn vị mua mà có những mức giá tương ứng. Các đơn hàng số lượng càng nhiều thì mức giá sẽ được giảm trong phạm vi cho phép nhằm kích thích các đơn vị nhập hàng nhiều. Về thanh toán, công ty chấp nhận các hình thức thanh toán như: thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, thanh toán bằng chuyển khoản, tiền thanh toán có thể bằng Việt Nam đồng hoặc ngoại tệ. Những khách hàng lớn công ty hỗ trợ bằng cách cho phép thanh toán chậm sau mấy ngày nhận hàng hoặc cho công nợ một phần có giới hạn thời gian thanh toán. * Bán lẻ Đối với những khách hàng là người cuối cùng sử dụng hoặc khách hàng mua với số lượng ít công ty bán theo giá bán lẻ, hình thức thanh toán trực tiếp và phải thanh toán ngay. Tuy nhiên số lượng khách hàng mua lẻ không nhiều. 1.4 Đặc điểm tổ chức quản lý tiêu thụ hàng hoá tại công ty 1.4.1 Tổ chức công tác marketing Trong việc đẩy mạnh tiêu thụ hàng hóa thì công tác marketing rất được công ty coi trọng thực hiện, bởi marketing chính là cầu nối giữa doanh nghiệp với khách hàng, kéo khách hàng lại gần doanh nghiệp hơn. Để công tác marketing được hiệu quả trong cuộc họp hàng tháng ban giám đốc công ty cùng với nhân viên kinh doanh đều có những chiến lược cụ thể như: Thường xuyên đi tìm hiểu thị trường quen thuộc và đi tìm kiếm khách hàng mới khu vực ngoại tỉnh, mang theo sản phẩm của công ty đi làm mẫu cho khách hàng tận mắt thấy được kiểu dáng, mẫu mã, chất lượng sản phẩm mà công ty cung cấp, giới thiệu cho khách hàng biết tới thương hiệu của công ty. Làm những mẫu catalog với những hình ảnh thật, sinh động hấp dẫn giới thiệu về những 8 sản phẩm mà công ty có, những công trình mà công ty tham gia thi công trực tiếp để tạo thêm niềm tin cho khách hàng. Mời khách hàng tới công ty tham quan để biết được quy mô hoạt động, số lượng sản phẩm hàng hóa của công ty phong phú đa dạng như thế nào. Ngoài ra để khách hàng dễ tìm đến với các sản phẩm của mình, công ty đã xây dựng trang web riêng, đẹp, hấp dẫn trên đó có các thông tin cần thiết về sản phẩm, có địa chỉ liên hệ cụ thể rõ ràng. 1.4.2 Quản lý khâu bán hàng Tương ứng với 2 loại mặt hàng chính hiện nay là hàng tin học và hàng Led công ty đang kinh doanh thì khâu bán hàng cũng có những điểm khác biệt. + Mặt hàng tin học. Xuất phát từ nhu cầu của thị trường về mặt hàng này khá ổn định, sự thay đổi mẫu mã và ra đời các dòng máy mới không phải liên tục mà khá chậm, nân phòng kinh doanh thường phải tìm hiểu số lượng hàng trên thị trường thông qua các đơn vị cùng bán phân phối để có kế hoạch nhập hàng về kho dự trữ bán dần. Việc tìm hiểu nhu cầu thị trường do phòng kinh doanh của công ty đảm nhiệm, việc nhập hàng do ban giám đốc liên hệ trực tiếp với các đối tác nước ngoài để đặt hàng và chỉ đạo cho bộ phận kế toán làm các thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa. Khi hàng sắp về thì nhân viên kinh doanh lên phương án chào hàng, báo giá tới các khách hàng, báo thời gian hàng về để khách hàng biết và gọi hàng khi cần. Sau đó việ bán hàng được thực hiện theo quy trình như sau: + Bước 1: Nhân viên kinh doanh lập đề nghị xuất hàng , chuyển đề nghị qua kế toán vật tư. + Bước 2: Kế toán vật tư lập phiếu xuất gồm 3 liên, chuyển qua kế toán trưởng ký duyệt, sau đó chuyển cho thủ kho. + Bước 3: Thủ kho khi nhận phiếu xuất kho kiểm tra lại các thông tin về số lượng hàng, mã vật tư, mã kho xem chính xác chưa sau đó căn cứ vào phiếu xuất thủ kho xuất hàng cho khách hoặc giao cho giao hàng chuyển cho khách. 9 + Bước 4: Đội giao hàng nhận hàng và ký nhận trên phiếu xuất. Phiếu xuất liên 1 thủ kho lưu lại, phiếu xuất liên 2 được giao hàng đưa cho khách cùng hàng hóa, phiếu xuất liên 3 được khách hàng ký nhận và được giao hàng đưa về cho thủ quỹ cùng tiền thanh toán hoặc đưa về cho kế toán nếu khách hàng công nợ thanh toán sau. + Bước 5: Cuối ngày kế toán in bảng kê bán hàng chuyển sang cho thủ quỹ + Bước 6 : Dựa vào bảng kê bán hàng thủ quỹ cùng với thủ kho kiểm tra lại thông tin các các đơn hàng chưa thấy về thanh toán xem đơn hàng đó đã được giao chưa, ai là người giao đơn hàng đó. Quy trình bán hàng của công ty thể hiện qua sơ đồ sau: Khách có nhu cầu gọi hàng (1) Chăm sóc sau bán hàng (7) Kinh doanh đề nghị xuất hàng (2) Kế toán vật tư lập phiếu xuất (3) Thủ kho xuất hàng (5) Kế toán trưởng ký duyệt (4) Lái xe giao hàng (6) Sơ đồ 1.1: Quy trình bán hàng (1) Khách hàng có nhu cầu sẽ liên lạc với nhân viên kinh doanh qua điện thoại hoặc qua mạng để làm việc về giá và số lượng hàng cần lấy, hình thức thanh toán. Khi đã đồng ý và thống nhất khách hàng sẽ đề nghị kinh doanh chuyển hàng. (2) Nhận được yêu cầu của khách, nhân viên kinh doanh sẽ lập đề nghị xuất hàng, trên đó ghi rõ các thông tin về tên hàng, giá, hình thức thanh toán, địa chỉ giao hàng sau đó chuyển lên cho kế toán vật tư lập phiếu xuất. (3) Kế toán vật tư khi nhận được đề nghị xuất hàng của nhân viên kinh doanh sẽ kiểm tra lại các thông tin trên xem số lượng hàng còn đủ không, giá 10 nhân viên kinh doanh đưa ra đã hợp lý chưa rồi mới lập phiếu xuất sau đó đưa sang kế toán trưởng. (4) Kế toán trưởng là người thay mặt thủ trưởng đơn vị kiểm tra lại lần cuối và ký duyệt vào phiếu xuất hàng. Sau đó chuyển lại cho kế toán vật tư để chuyển xuống kho. (5) Thủ kho nhận được phiếu xuất kiểm tra lại thông tin trên phiếu một lần nữa trước khi xuất hàng nếu sai mã vật tư hoặc vì lý do nào đó khách hàng giảm số lượng hàng hóa thì thủ kho là người sửa bằng tay trên phiếu xuất và ký vào phần cần sửa sau đó tiến hành kê vào sổ sửa để giám đốc sửa lại trên phần mềm kế toán. Thủ kho xuất hàng cho người nhận hàng. Người nhận hàng có thể là khách hàng đến lấy hoặc có thể là người giao hàng của công ty. Thủ kho cũng là người sắp xếp việc giao hàng nên trong trường hợp thời gian không kịp phải báo ngay với kinh doanh phụ trách khách hàng hoặc liên hệ trực tiếp với khách hàng để bố trí việc giao hàng cho hợp lý. (6) Bộ phận giao hàng sau khi nhận hàng từ kho đem giao cho khách cần yêu cầu khách kiểm tra hàng về số lượng và chứng từ đi kèm, nhận tiền thanh toán từ khách hàng và nộp về cho thủ quỹ nếu khách hàng thanh toán ngay hoặc đề nghị khách hàng ký nhận rõ ràng trong trường hợp thanh toán sau và gửi chứng từ này về cho kế toán theo dõi công nợ của khách hàng. (7) Sau bán hàng nếu sản phẩm của công ty gặp vấn đề gì vướng mắc hay trục trặc thì bộ phận bảo hành có trách nhiệm giải đáp và xử lý kịp thời đảm bảo cho sản phẩm hoạt động tốt nhất. + Mặt hàng điện tử Led: Đặc điểm ngành hàng này là các sản phẩm liên tục có sự thay đổi mẫu mã, hình dáng, chủng loại và giá. Các sản phẩm ra sau luôn có sự cải tiến đổi mới về công nghệ hơn so với các sản phẩm trước đó do vậy không thể dự trữ hàng hóa quá lâu trong kho tránh tình trạng lỗi thời về công nghệ. Vì thế hầu hết các sản phẩm nhập về đều là những đơn do khách đặt hàng trước bằng các hợp đồng kinh tế. Việc thỏa thuận làm hợp đồng kinh 11 tế với khách hàng do chính kinh doanh phụ trách quản lý khách hàng đó thực hiện, trao đổi với khách của mình, sau khi hợp đồng kinh tế được ký kết kinh doanh lập đề nghị nhập hàng gửi lên ban giám đốc để xét duyệt. Sau khi giám đốc đã ký duyệt thì đề nghị nhập hàng được chuyển qua người phụ trách nhập mặt hàng Led. Khi hàng được nhập về kho thì quy trình xuất kho và bán hàng thực hiện như mặt hàng tin học ở trên. 1.4.3 Chính sách của công ty liên quan đến tiêu thụ. + Đối với khách hàng: Những khách hàng thường xuyên lấy hàng, những khách hàng lấy với số lượng lớn sẽ được công ty ưu đãi về giá, giảm giá trực tiếp trên mỗi sản phẩm bán ra, ngoài ra công ty hỗ trợ công nợ cho những đơn hàng lớn. Chế độ chăm sóc và hỗ trợ kỹ thuật nhiệt tình tới khách hàng của khách hàng. Với những khách hàng mới lấy hàng, những khách hàng mới tham gia vào ngành nghề sẽ được tư vấn kỹ lưỡng, hướng dẫn chi tiết về các sản phẩm mua hoặc những đề nghị mong được tư vấn khác. Chính sự chăm sóc nhiệt tình, sự tư vấn đúng đắn về giải pháp công nghệ, sự hỗ trợ tối ưu về kỹ thuật đã giúp cho khách hàng có những hợp đồng kinh doanh từ đó lại quay lại lấy hàng, đặt hàng của công ty thúc đẩy doanh số tiêu thụ hàng hóa cho công ty. + Đối với nhân viên tham gia khâu tiêu thụ đặc biệt đối với nhân viên kinh doanh, thì khi hoàn thành vượt mức doanh số đề ra trong tháng sẽ được ban giám đốc công ty thưởng cuối tháng và thưởng cuối năm, việc đó đã kích thích tinh thần làm việc nỗ lực, cố gắng hết sức của nhân viên. 1.4.4 Tổ chức phòng ban quản lý hoạt động bán hàng của công ty Cổ phần TM và DV Cát Tường. - Giám đốc Công ty: là người đứng đầu Công ty, chịu trách nhiệm trước Công ty và Nhà nước về mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Giám đốc là người đại diện toàn quyền của Công ty trong mọi hoạt động kinh doanh, có quyền ký kết hợp đồng kinh tế có liên quan tới mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, có quyền tổ chức bộ máy quản lý, lựa chọn, đề bạt, bổ 12 nhiệm, bãi miễn, khen thưởng và kỷ luật cán bộ công nhân viên dưới quyền theo đúng chính sách pháp luật của Nhà nước và quy định của công ty. Chịu trách nhiệm về mọi quyền lợi hợp pháp khác cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Giám đốc cũng là người làm việc trực tiếp với nhà cung cấp nước ngoài về hàng hóa, giá cả để nhập khẩu hàng về cho công ty. - Phó giám đốc: có nhiệm vụ tham mưu giúp giám đốc trong công việc quản lý hoạt động kinh doanh của công ty. Đồng thời có nhiệm vụ đôn đốc, giám sát mọi hoạt động của các phòng ban. - Phòng kế toán: Có nhiệm vụ cung cấp thông tin, kiểm tra hóa đơn chứng từ các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng như: chi phí tiếp khách, chi phí xăng xe, điện thoại…định kỳ thực hiện các quy định về báo cáo với Nhà nước như báo cáo thuế, báo cáo tài chín, theo sát các khoản công nợ để kịp thời thu hồi tránh bị chiếm dụng vốn trong thời gian quá lâu. - Phòng hành chính : Có nhiệm vụ điều động nhân sự hỗ trợ bộ phận bán hàng như điều động thêm nhân sự giao hàng trong trường hợp có rất nhiều đơn hàng cần giao nhưng thiếu giao hàng. Thực hiện công việc tuyển dụng nhân sự vào các vị trí khi có yêu cầu của ban giám đốc. Xây dựng các quy chế chính sách, nét văn hóa của công ty. Đôn đốc việc thực hiện các quyết định của ban giám đốc đưa ra. - Phòng kinh doanh: Là bộ phận bán hàng trực tiếp của công ty, có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh cụ thể theo từng thời kỳ. Tìm hiểu thị trường, tìm hiểu khách hàng và cả các đối thủ cạnh tranh để có chính sách bán hàng phù hợp. Chăm sóc hệ thống khách hàng sẵn có của công ty nhưng cũng phải tiếp tục tìm kiếm khách hàng mới để mở rộng thị trường tiêu thụ đặc biệt là ở ngoại tỉnh, các khu vực lân cận. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI 13 CÔNG TY CỔ PHẦN TM VÀ DV CÁT TƯỜNG 2.1 Kế toán doanh thu tiêu thụ tại Công ty CP TM và DV Cát Tường 2.1.1 Thủ tục chứng từ, quy trình luân chuyển và chi tiết doanh thu bán hàng hóa tại công ty CP TM và DV Cát Tường. * Thủ tục chứng từ kế toán sử dụng: Trong kế toán tiâu thụ theo phương pháp trực tiếp bao gồm: Hợp đồng mua bỏn, Đơn đặt hàng, Phiếu xuất kho, Thẻ kho, Hóa đơn GTGT, Giấy báo Nợ, Giấy báo có, Phiếu thu, Phiếu giao nhận hàng hỉa * Quy trình luân chuyển chứng từ theo phương pháp bán trực tiếp qua kho như sau: Căn cứ vào nhu cầu đặt hàng và đề nghị mua hàng của khách, căn cứ vào khả năng cung cấp hàng của công ty, nhân viên kinh doanh phụ trách khách hàng đó lập đề nghị xuất hàng và được chuyển cho kế toán vật tư. Dựa vào số lượng và đơn giá trong đề nghị xuất hàng của kinh doanh kế toán vật tư lập phiếu xuất kho gồm 3 liên và chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, phiếu xuất được kế toán giữ 1 liên, thủ kho giữ 1 liên và giao cho khách hàng 1 liên và kế toán vật tư cũng lập biên bản bàn giao hàng hóa gồm 2 liên, kế toán giữ 1 liên, giao cho khách hàng 1 liên. 14 Biểu 2.1 Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG KIÊM PHIẾU XUẤT KHO Liên 1: Lưu Ngày 30 thỏng 5 năm 2011 Mẫu số: 01 GTKT3LL Số phiếu : 889 TK nợ: 1311HN1 Đơn vị bán hàng: Công ty Cát Tường Họ tên người mua hàng: Đơn vị mua hàng: H5LND_DUCANH- Công ty TNHH Công nghệ Đức Anh Địa chỉ giao hàng: Số 5 Lý Nam Đế Hình thức thanh toán MST: 0104120661 Diễn giải : Thanh toán ngay STT Mã kho Mã vật tư Tên vật tư đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 HN01 HPML20 Máy in Lazer HP2035 Bộ 1 4045 453 4 045 453 2 HN01 MTCAP01 Cáp máy in USB cái 1 0 0 Cộng tiền hàng: 4 045 453 Thuế suất GTGT: 10% Tổng cộng tiền thanh toán: Tiền thuế GTGT: 404 545 4 449 998 Bằng chữ: Bốn triệu, bốn trăm bốn chín nghìn, chín trăm chín tám đồng Nguời mua hàng ( Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) 15 Kế toán vật tư (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên) Khách hàng Đề nghị mua hàng Nhân viên kinh doanh Đề nghị xuất hàng Kế toán vật tư Lập phiếu xuất kho Thủ trưởng đơn vị Duyệt phiếu xuất kho Thủ kho Xuất kho, ghi thẻ kho Giao hàng Nhận pxk, biên bản bghh, HĐ gtgt Kế toán Lập hóa đơn gtgt Ghi sổ Bảo quản lưu trữ Sơ đồ 2.1 Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho 16