Tài liệu “khóa luận khoa hệ thông thông tin quản lý phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi công nghệ cao minh tâm

GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy LỜI CẢM ƠN Với vốn kiến thức tích lũy được trong thời gian học tập dưới mái trường Đại Học Thương Mại thân yêu, dưới sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy cô giáo cùng với những kiến thức thực tế thu được qua quá trình thực tập tại Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi Công nghệ cao Minh Tâm, em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Phân tích thiết kế Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi Công nghệ cao Minh Tâm”. Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn đến nhà trường, các thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã giảng dạy và truyền đạt cho em những kiến thức bổ ích trong bốn năm học qua. Em xin chân thành cảm ơn giảng viên - TS. Nguyễn Thị Thu Thủy thuộc bộ môn Tin học, khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập và làm khóa luận tốt nghiệp. Cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn đến các anh chị ở Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi Công nghệ cao Minh Tâm đã tạo điều kiện, giúp đỡ em trong quá trình thực tập tại công ty. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Tống Thị Ngọc Bích 1 SVTH: Tống Thị Ngọc Bích GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN................................................................................................................. i MỤC LỤC..................................................................................................................... ii DANH MỤC BẢNG BIỂU..........................................................................................iv DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ...................................................................................v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT.......................................................................................vi LỜI MỞ ĐẦU.............................................................................................................vii Chương I. TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ...................................................................................................1 1.1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài..................................................................1 1.2 Tổng quan nghiên cứu đề tài................................................................................1 1.3 Mục tiêu của đề tài...............................................................................................2 1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu........................................................................3 1.5 Phương pháp nghiên cứu và thực hiện đề tài.......................................................3 1.6 Kết cấu khóa luận................................................................................................5 Chương II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY SẢN XUẤT THỨC ĂN CHĂN NUÔI CNC MINH TÂM.........................6 2.1 Cơ sở lý luận........................................................................................................6 2.1.1 Khái niệm thông tin, hệ thống thông tin..............................................................6 2.1.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin...........................................................6 2.1.3 Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức..................................................8 2.1.4 Các giai đoạn xây dựng hệ thống thông tin..........................................................8 2.1.4.1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu...............................................................................8 2.1.4.2 Giai đoạn phân tích chi tiết...............................................................................9 2.1.4.3 Giai đoạn thiết kế logic.....................................................................................9 2.1.4.4 Giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp......................................................9 2.1.4.5 Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài........................................................................10 2.1.4.6 Giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống............................................................10 2.1.4.7 Giai đoạn cài đặt và khai thác hệ thống..........................................................10 2.1.5 Xây dựng Hệ thống thông tin hướng chức năng................................................10 2 SVTH: Tống Thị Ngọc Bích GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy 2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi CNC Minh Tâm................................................................18 2.2.1 Giới thiệu về Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi CNC Minh Tâm...................18 2.2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi CNC Minh Tâm................................................................20 2.2.2.1 Thực trạng hệ thống và công tác quản lý nhân sự...........................................20 2.2.2.2 Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin............................................................21 Chương III. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ THEO HƯỚNG CHỨC NĂNG TẠI CÔNG TY SẢN XUẤT THỨC ĂN CHĂN NUÔI CNC MINH TÂM.............................................................................................24 3.1 Bài toán.............................................................................................................. 24 3.1.1 Phát biểu bài toán...............................................................................................24 3.1.2 Các yêu cầu của hệ thống...................................................................................25 3.1.3 Các nhóm chức năng của hệ thống....................................................................26 3.2 Phân tích hệ thống.............................................................................................27 3.2.1 Phân tích chức năng..........................................................................................27 3.2.2. Phân tích dữ liệu.............................................................................................29 3.3. Thiết kế hệ thống..................................................................................................30 3.3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu.........................................................................................30 3.3.2 Thiết kế giao diện..............................................................................................34 3.3.3 Demo 1 số chức năng cơ bản..............................................................................39 3.4 Một số kiến nghị................................................................................................41 KẾT LUẬN.................................................................................................................42 TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................................................43 3 SVTH: Tống Thị Ngọc Bích GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy DANH MỤC BẢNG BIỂU Tên bảng Bảng 2.1 Nội dung Trang Cơ cấu nhân sự chính thức tại Công ty sản xuất 24 Bảng 2.2 Bảng 3.1 Bảng 3.2 Bảng 3.3 Bảng 3.4 Bảng 3.5 thức ăn chăn nuôi CNC Minh Tâm năm 2012 Nhân sự công ty năm 2009 đến năm 2012 Bảng phòng ban nhân viên Bảng nhân viên Bảng lương nhân viên Bảng chức vụ nhân viên Bảng chấm công nhân viên 4 SVTH: Tống Thị Ngọc Bích 24 42 43 43 44 44 GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Tên sơ đồ, Nội dung hình vẽ Hình 2.1 Hình 2.2 Hình 2.3 Sơ đồ tổng quát các thành phần của hệ thống thông tin Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin Sơ đồ khối về cơ cấu bộ máy của Công ty sản xuất thức ăn Hình 3.1 Hình 3.2 Hình 3.3 Hình 3.4 Hình 3.5 Hình 3.6 Hình 3.7 Hình 3.8 Hình 3.9 Hình 3.10 Hình 3.11 Hình 3.12 Hình 3.13 Hình 3.14 chăn nuôi CNC Minh Tâm Sơ đồ phân câp chức năng Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1của hệ thống Mô hình thực thể liên kết Lược đồ quan hệ các thực thể Mô hình quan hệ Giao diện Menu chính Giao diện Quản lý nhân viên Giao diện Quản lý chấm công Giao diện Tính lương nhân viên Giao diện Tra cứu nhân viên Giao diện Trợ giúp Giao diện Chức năng quản lý nhân viên Giao diện Chức năng tính lương nhân viên 5 SVTH: Tống Thị Ngọc Bích Trang 11 12 24 34 35 36 37 38 40 44 45 46 47 48 49 GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT 1 2 3 4 5 6 Từ viết tắt CNC TT HTTT CNTT BHXH BHYT 6 SVTH: Tống Thị Ngọc Bích Nghĩa của từ Công nghệ cao Thông tin Hệ thống thông tin Công nghệ thông tin Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy LỜI MỞ ĐẦU Trong điều kiện bùng nổ của tri thức và thông tin, sự quá tải thông tin trở thành một gánh nặng và vì thế để tìm được những thông tin cần thiết cho việc ra quyết định hoặc giải quyết vấn đề là cực kỳ khó, tốn kém rất nhiều thời gian và công sức cho tất cả mọi người, do vậy công nghệ thông tin trở thành một phần không thể thiếu trong các chiến lược cạnh tranh của các doanh nghiệp và quốc gia. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đã trở nên khá phổ biến ở các mặt như: quản lý công văn đi đến, quản lý tài liệu- hồ sơ, quản lý tài chính – kế toán, quản lý nhân sự, quản lý khách hàng, quản lý thiết bị - vật tư, quản lý bán hàng,… Trong đó hệ thống thông tin quản lý nhân sự đang được các doanh nghiệp thương mại quan tâm khá nhiều. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự đã ra đời phục vụ cho công tác nghiệp vụ của con người làm giảm thiểu tối đa những vất vả trong công việc ví dụ như hồ sơ trước đây phải lưu trữ rất nhiều trong các kho chứa thì bây giờ chỉ cần một chiếc máy tính nhỏ gọn cũng có thể lưu trữ cả kho hồ sơ của công ty. Em mong muốn tìm hiểu một phần nhỏ trong kho tàng phát triển của công nghệ thông tin, em đã đi vào tìm hiểu về cách thức tổ chức và hoạt động của Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi Công nghệ caoMinh Tâm để từ đó xây dựng phần “ Phân tích thiết kế Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi Công nghệ cao Minh Tâm” nhằm phục vụ cho lợi ích của công ty. Do năng lực có hạn và thời gian không cho phép, khóa luận do em thực hiện còn có thiếu sót, em mong được sự góp ý của quý thầy cô, em xin chân thành cảm ơn! 7 SVTH: Tống Thị Ngọc Bích GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy Chương I. TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1.1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài Quản lý nhân sự là một trong những vấn đề then chốt trong mọi công ty. Quản lý nhân sự không tốt sẽ dẫn đến nhiều vấn đề bất cập trong công ty: khi có sự thay đổi về hợp đồng ký được, cấp bậc, khen thưởng, kỷ luật, chức danh... thì cán bộ tổ chức phải qua từng bước tìm từng người để bổ sung sửa đổi cho phù hợp với thực tế, sau đó lại phải lưu vào hồ sơ, vì vậy số lượng hồ sơ ngày một tăng, người quản lý hồ sơ cũng phải tăng theo dẫn đến quản lý cán bộ cũng gặp nhiều khó khăn; hay khi lấy ra một hồ sơ cán bộ nhân viên do cấp trên yêu cầu thì việc tìm kiếm gặp nhiều khó khăn tốn nhiều công sức thời gian; đặc biệt là phải kết xuất ra được các báo cáo như báo cáo lương, báo cáo theo hồ sơ nhân viên,...cung cấp cho quá trình quản lý nhân sự. Các vấn đề trên không những gây nhiều trở ngại, ách tắc cho công việc mà còn có thể xảy ra sai sót nhầm lẫn.Vì vậy, yêu cầu đặt ra là làm thế nào để có thể lưu trữ, cập nhật, tìm kiếm hồ sơ và lương của nhân viên một cách hiệu quả nhất, giúp cho nhân viên trong công ty có thể yên tâm và thoải mái làm việc đạt kết quả cao. Công ty còn có nhiều thiếu sót trong việc kiểm soát cũng như nắm bắt nhân viên, việc quản lý vẫn ở dạng tin học hóa cục bộ và chưa thống nhất, chưa hình thành rõ ràng một hệ thống quản lý nhân sự. Thực tế hiện nay việc quản lý nhân sự tại công ty chỉ được xây dựng và quản lý trên Excel gây khó khăn rất nhiều cho cán bộ quản lý nhân sự. Vì vậy, việc xây dựng hệ thống quản lý nhân sự để nâng cao vấn đề nắm bắt con người, tổ chức, nhân viên của công ty là cần thiết. Xuất phát từ nhu cầu đó, em quyết định lựa chọn để tài: "Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi công nghệ cao Minh Tâm". Đề tài nhằm mục đích đi sâu tìm hiểu quá trình quản lý nhân sự, cũng như phân tích những mặt mạnh và điểm yếu còn tồn tại để khắc phục, bổ sung, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác tối ưu nguồn nhân lực của công ty. 1.2 Tổng quan nghiên cứu đề tài Một số công trình nghiên cứu liên quan đến phân tích thiết kế hệ thống thông tin(HTTT) quản lý nhân sự: - Một số đồ án, chuyên đề về phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự 1 SVTH: Tống Thị Ngọc Bích GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy Luận văn tốt nghiệp của Phạm Thị Thu Huyền, lớp Tin 45A, Khoa Tin học kinh tế, Đại học Kinh tế quốc dân, 2008, với đề tài “Phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự tại Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST”. Đề tài đã đưa ra một số lý luận về HTTT, cơ sở dữ liệu của HTTT và trình tự phân tích HTTT. Từ đó tiến hành phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự tại Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST. Luận văn tốt nghiệp của Nguyễn Thị Loan, lớp Tin 46A, Khoa Tin học kinh tế, Đại học Kinh tế quốc dân, 2009, với đề tài “Phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần Goldstar Việt Nam”. Đề tài đã nêu khái quát về tổ chức hoạt động trong Công ty từ đó đưa ra mục tiêu của đề tài. Tuy nhiên các đề tài còn tồn tại một số vấn đề như sau: Chưa nêu bật được tầm quan trọng ý nghĩa của đề tài, phân tích đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại công ty còn chung chung chưa cụ thể để làm rõ ưu điểm và nhược điểm của công tác quản lý nhân sự tại Công ty. Do đó, các đề tài thiếu tính thực tiễn chưa đáp ứng được nhu cầu của các nhà quản lý trong quản lý nhân sự. - Một số phần mềm quản lý bán hàng được cung cấp trên thị trường. Hiện tại trên thị trường có rất nhiều sản phẩm phần mềm quản lý bán hàng như: Bizzone, MisaHRM.NET, OrangeHRM, WaypointHR, Open Applicant, Latric Tuy nhiên, Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi Công nghệ cao ( CNC) Minh Tâm là một doanh nghiệp kinh doanh quy mô vừa, đang trên đà mở rộng và phát triển và hoàn thiện, các nghiệp vụ phát sinh và yêu cầu quản lý có nhiều nét riêng, nếu sử dụng các phần mềm đóng gói sẵn có trên thị trường sẽ dẫn đến sự không phù hợp, do vậy cần phải đi phân tích thiết kế một HTTT quản lý nhân sự trên cơ sở nghiên cứu thực trạng về quy trình quản lý nhân sự để hệ thống mới phù hợp với đơn vị, đem lại hiệu quả cao hơn trong quản lý 1.3 Mục tiêu của đề tài Việc phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự tại Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi CNC Minh Tâm nhằm các mục đích như sau: - Quản lý hồ sơ cán bộ. - Cung cấp HTTT phản ánh có hệ thống, khái quát và chi tiết vấn đề có liên quan đến đội ngũ nhân sự trong các phòng ban của công ty. 2 SVTH: Tống Thị Ngọc Bích GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy Trên cơ sở thông tin(TT) của từng nhân sự trong từng phòng ban, cán bộ quản lý thực hiện các công việc sau: - Phân tích, thiết kế hệ thống chương trình lưu trữ, tra cứu nhanh các TT với độ chính xác, tin cậy cao trong thời gian nhanh nhất. - Cung cấp nhanh chóng, đầy đủ chính xác TT theo yêu cầu của cán bộ quản lý, các cấp lãnh đạo có liên quan. - Các đơn vị gửi báo cáo lên không phải thông qua nhiều công văn giấy tờ mà chỉ cần một đĩa mềm do hệ thống lưu trữ của các số liệu sau đó gửi lên trên, hệ thống sẽ tự động xử lý và in ra báo cáo. Mỗi đề tài có những điểm mạnh và điểm yếu riêng, vấn đề mà chúng tôi ưu tiên khi chọn lựa đề tài phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự là đưa ra được các mẫu quản lý nhân sự: dễ sử dụng, có thể mô hình hóa một cách tổng quát nhất các vấn đề đặt ra trong thực tế, có khả năng áp dụng cho lớp các bài toán phục vụ quản lý và có khả năng chuyển thành chương trình sử dụng trong thực tế nhanh nhất 1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng Trong khuôn khổ phạm vi khóa luận tốt nghiệp, đối tượng nghiên cứu của đề tài là cán bộ nhân viên của Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi CNC Minh Tâm nhằm phân tích, thiết kế HTTT quản lý nhân sự phù hợp Phạm vi nghiên cứu: Đánh giá thực trạng về công tác quản lý nhân sự tại Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi CNC Minh Tâm từ năm 2009 – 2012. Phương pháp thực hiện phân tích và thiết kế hệ thống theo hướng chức năng. 1.5 Phương pháp nghiên cứu và thực hiện đề tài  Phương pháp thu thập dữ liệu Thu thập TT là công đoạn đầu tiên trong quá trình phân tích hệ thống. Mục tiêu của công đoạn này đó là có được các TT liên quan đến mục tiêu đã đề ra với độ tin cậy và chính xác cao. Phương pháp thu thập TT trong giai đoạn này bao gồm: Phương pháp thu thập qua phiếu điều tra Phương pháp phỏng vấn Phương pháp quan sát hệ thống 3 SVTH: Tống Thị Ngọc Bích GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp  Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu Phương pháp định lượng Dữ liệu sau khi thu thập sẽ được đưa ra phân tích thông qua việc sử dụng phần mềm excel để xử lý TT sơ cấp thông qua bảng câu hỏi được thiết kế sẵn, đánh giá các dữ liệu thu thập được, có thể rút ra một số đánh giá về thực trạng công tác quản lý nhân sự và tình hình HTTT quản lý nhân sự tại công ty. Phương pháp định tính Tiến hành chọn lọc, phân tích, tổng hợp các dữ liệu thu thập được thông qua các câu hỏi phỏng vấn chuyên sâu và các dữ liệu, TT được thu thập từ các nguồn khác (như Internet...) nhằm chọn được TT phù hợp với mục đích sử dụng và nội dung nghiên cứu.  Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài Lựa chọn ngôn ngữ lập trình đóng một vai trò quan trọng đối với thành công của chương trình. Việc lựa chọn ngôn ngữ lập trình nào là dựa trên nhiều yếu tố khách quan, chủ quan như khả năng của người sử dụng, thói quen của người sử dụng, yều cầu về môi trường phần cứng, phần mềm… Chương trình quản lý nhân sự hiện tại của công ty la do lập trình bằng ngôn ngữ Foxpro cho nên khả năng bảo mật thông tin kém. Do đó với đề tài này em đã quyết định sử dụng ngôn ngữ lập trình Microsoft Visual Basic 6.0 kết hợp với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2000. - Với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2000 giúp ta có thể tạo ra và duy trì các bảng dữ liệu gọi là các Table. Nhờ Access ta còn có thể tổ chức cơ sở dữ liệu gồm rất nhiều bảng khác nhau, đồng thời tạo ra mối liên kết giữa các bảng thông qua thuộc tính khoá ngoại lai, từ đó có thể trích rút hoặc thao tác trên cơ sở dữ liệu một cách chính xác, đây chính là mô hình hệ thống quản trị dữ liệu quan hệ. Một nhóm các Table có liên quan với nhau được quản lý bởi một Database. - Sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic để thiết kế các form và viết phần mã lệnh. Khi lập trình qua Visual Basic có thể thấy ngay qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện. Đồng thời Visual Basic còn cho phép ta chỉnh sửa 1 cách 4 SVTH: Tống Thị Ngọc Bích GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy nhanh chóng, đơn giản về kích thước màu sắc, hình dáng của các đối tượng có trong ứng dụng cũng như thiết kế dữ liệu cho ứng dụng đó. - Ngoài ra, chương trình con sử dụng phần mềm Tiếng Việt trong khi tạo các mã chương trình 1.6 Kết cấu khóa luận Ngoài các phần lời cảm ơn, lời mở đầu, danh sách bảng, biểu, hình vẽ, danh sách các từ viết tắt, mục lục, danh sách tài liệu tham khảo, phụ lục, thì kết cấu khóa luận gồm các chương sau: - Chương I: Tổng quan về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự: Nêu ra tính cấp thiết, mục tiêu và phạm vi nghiên cứu của đề tài. Bên cạnh đó, em sẽ đưa ra những phương pháp nghiên cứu và các công cụ để thực hiện đề tài. - Chương II: Cơ sở lý luận và thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi CNC Minh Tâm: Đưa ra các cơ sở lý luận về thông tin, hệ thống thông tin. Khái niệm và những đặc điểm của phân tích thiết kế hướng chức năng. Nêu ra những thực trạng, những tồn tại và khó khăn tại công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi CNC Minh Tâm, từ đó đề ra phương án giải quyết. - Chương III: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi công nghệ cao Minh Tâm theo hướng chức năng và kiến nghị để khắc phục những hạn chế, cải thiện thực tiễn mà chương 2 đã chỉ ra. 5 SVTH: Tống Thị Ngọc Bích GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy Chương II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY SẢN XUẤT THỨC ĂN CHĂN NUÔI CNC MINH TÂM 2.1 Cơ sở lý luận 2.1.1 Khái niệm thông tin, hệ thống thông tin Khái niệm thông tin Thông tin là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói rộng hơn thông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng. ( Giáo trình Tổ chức Hệ thống thông tin thị trường và thương mại vĩ mô, Đại học Thương Mại). Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý. Tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầu cần thiết của nhà quản lý, để thực hiện các chức năng và các hoạt động quản lý, hoạch định chính sách, các quyết định kinh tế đối với các doanh nghiệp. Khái niệm hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. (Giáo trình Quản trị Hệ thống thông tin doanh nghiệp, Đại học Thương mại). Tùy thuộc vào mỗi hệ thống mà mô hình HTTT của mỗi tổ chức có đặc thù riêng, tuy nhiên chúng vẫn tuân theo một quy tắc nhất định. HTTT được thực hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học, nhiệm vụ của HTTT trong doanh nghiệp là xử lý các TT trong tổ chức thuộc nhiều bộ phận như TT kinh doanh, TT nhân sự, khách hàng,…. Ta hiểu xử lý TT là tập hợp những thao tác áp dụng lên TT nhằm chuyển chúng về một dạng trực tiếp sử dụng được, làm cho chúng trở thành hiểu được, tổng hợp hơn, truyền đạt hơn, hoặc có dạng đồ họa… 2.1.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin Mỗi hệ thống thông tin có năm bộ phận: Phần cứng, phần mềm, dữ liệu, mạng, con người: 6 SVTH: Tống Thị Ngọc Bích GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy Hình 2.1. Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT (Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương mại) Phần cứng: Là các bộ phận cụ thể của máy tính hay hệ thống máy tính, hệ thống mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong HTTT. Phần cứng trong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý, truyền thông tin. Phần mềm: là tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định nhằm tự động hóa thực hiện một số chức năng hoặc giải quyết một bài toán nào đó. Dữ liệu: Tài nguyên về dữ liệu gồm các cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu là tập hợp các bảng có liên quan tới nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau. Cơ sở dữ liệu cần phải được thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa học để tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng. Mạng: Mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo quy ước thông tin nào đó.Hệ thống mạng cho phép chia sẻ tài nguyên trong hệ thống. Hệ thống mạng truyền thông cho phép trao đổi thông tin giữa người sử dụng ở các vị trí địa lý khác nhau bằng các 7 SVTH: Tống Thị Ngọc Bích GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy phương tiện điện tử. Như vậy, việc quản lý các tài nguyên trong hệ thống có sự thống nhất và tập trung. Con người: Con người trong HTTT là chủ thể điều hành và sử dụng HTTT. Đây là thành phần quan trọng nhất của một HTTT. Trong một HTTT phần cứng và phần mềm được coi là đối tượng trung tâm còn con người đóng vai trò quyết định. Con người là chủ thể, trung tâm thu thập, xử lý số liệu, thông tin để máy tính xử lý. Công tác quản trị nhân sự HTTT trong doanh nghiệp là công việc lâu dài và khó khăn nhất. 2.1.2.3Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức Lưu trữ Xử lý Phân tích Sắp xếp Tính toán Thu thập Phân phối Phản hồi Hình 2.2 . Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin. (Nguồn: Giáo trình quản trị Hệ thống thông tin doanh nghiệp, Đại học Thương mại) Một HTTT bao gồm các chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và phản hồi thông tin nhằm phục vụ mục đích sử dụng của con người. 2.1.4 Các giai đoạn xây dựng hệ thống thông tin Việc xây dựng HTTT quản lý bao gồm 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn bao gồm nhiều công đoạn khác nhau. .1.4.1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo, tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính hiệu quả và khả thi của một sự án xây dựng HTTT quản lý. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. - Làm rõ yêu cầu. 8 SVTH: Tống Thị Ngọc Bích GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy - Đánh giá khả năng thực thi. - Báo cáo đánh giá yêu cầu .1.4.2 Giai đoạn phân tích chi tiết Nhằm hiểu rõ vấn đề đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, xác định đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định những mục tiêu mà HTTT mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay ngừng phát triển hệ thống mới. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch phân tích chi tiết - Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại - Nghiên cứu hệ thống thực tại - Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp - Đánh giá lại tính khả thi - Thay đổi đề xuất dự án - Báo cáo phân tích chi tiết .1.4.3 Giai đoạn thiết kế logic Giai đoạn này xác định tất cả các thành phần logic của một HTTT, cho phép loại bỏ các vấn đề của hệ thống thực tế và cho phép đạt được những mục tiêu đã đặt ra ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao gồm TT mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện và các dữ liệu sẽ được nhập vào. Gồm các công đoạn sau: - Thiết kế cơ sở dữ liệu - Thiết kế xử lý - Thiết kế các luồng dữ liệu vào - Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic - Hợp thức hóa cho mô hình logic .1.4.4 Giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp Từ mô hình logic, chúng ta phải đưa ra các giải pháp khác nhau để cụ thể hóa mô hình logic đó. Mỗi giải pháp là một phác họa của mô hình vật lý ngoài, ứng với 9 SVTH: Tống Thị Ngọc Bích GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy mỗi phương án đều có các khuyến nghị cụ thể, phải có những phân tích về chi phí, lợi ích. Các công đoạn của giai đoạn này gồm: - Xác định các ràng buộc tin học và các ràng buộc tổ chức - Xây dựng các phương án của giải pháp - Đánh giá các phương án của giải pháp - Báo cáo các giai đoạn đó .1.4.5 Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài Bao gồm tài liệu chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới cần có và tài liệu dành cho người sử dụng mà nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hóa. Gồm những công đoạn chính sau: - Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài - Thiết kế chi tiết các giao diện - Thiết kế các hình thức tương tác với phần tin học hóa - Thiết kế các thủ tục thủ công - Báo cáo về thiết kế vật lý ngoài .1.4.6 Giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống Tin học hóa HTTT. Các công đoạn chính ở giai đoạn này: - Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật - Thiết kế vật lý trong - Lập trình - Thử nghiệm hệ thống - Chuẩn bị tài liệu .1.4.7 Giai đoạn cài đặt và khai thác hệ thống Đây là giai đoạn chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch cài đặt - Chuyển đổi - Khai thác và bảo trì - Đánh giá 2.1.5 Xây dựng Hệ thống thông tin hướng chức năng 10 SVTH: Tống Thị Ngọc Bích GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy Phương pháp hướng cấu trúc Đặc trưng của phương pháp hướng cấu trúc là phân chia chương trình chính thành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm đến thực hiện một công việc xác định. Cách thực hiện của phương pháp hướng cấu trúc là phương pháp thiết kế từ trên xuống (top-down). Phương pháp này tiến hành phân rã bài toán thành các bài toán nhỏ hơn, rồi tiếp tục phân rã các bài toán con cho đến khi nhận được bài toán có thể cài đặt được ngay sử dụng các hàm ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc. - Đặc điểm: + Tập trung vào công việc cần thực hiện (thuật toán) + Chương trình lớn được chia thành các hàm nhỏ hơn. + Phần lớn các hàm sử dụng dữ liệu chung + Các hàm (thủ tục) truyền TT cho nhau thông qua cơ chế truyền tham số. + Dữ liệu trong hệ thống được chuyển động từ hàm này sang hàm khác. + Đóng gói chức năng (sử dụng hàm/thủ tục mà không cần biết nội dung cụ thể) + Chương trình được thiết kế theo cách tiếp cận từ trên xuống (top – down)  Phân tích hệ thống thông tin Phân tích chức năng: Trong giai đoạn phải tiến hành mô hình hoá HTTT để thấy được những chức năng, ưu điểm của HTTT mới so với HTTT cũ. Các công cụ dùng để mô hình hoá HTTT: Biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu.  Biểu đồ phân cấp chức năng - Khái niệm: Là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện. Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống. - Thành phần: + Các chức năng: Được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn Kí hiệu: 11 SVTH: Tống Thị Ngọc Bích Tên chức năng GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy + Kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp và được ký hiệu bằng đoạn thẳng nối chức năng cha tới chức năng con.  Biểu đồ luồng dữ liệu. - Khái niệm: Là công cụ mô tả các dòng thông tin liên hệ giữa các chức năng với nhau và giữa các chức năng với môi trường bên ngoài. - Thành phần: + Chức năng xử lý: Là chức năng biểu đạt các thao tác, nhiệm vụ hay tiến trình xử lý nào đó. Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi TT từ đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức lại TT hoặc tạo ra TT mới. Biểu diễn: Hình tròn hoặc hình oval trong có tên chức năng. Tên chức năng là một động từ (có thể kèm thêm bổ ngữ). Tên chức năng + Luồng dữ liệu: Là việc chuyển giao TT (dữ liệu) vào hoặc ra khỏi chức năng nào đó. Biểu diễn: Là mũi tên có hướng trên đó có ghi tên luồng dữ liệu. Tên luồng dữ liệu là một danh từ (có thể kèm tính từ). Tên luồng dữ liệu + Kho dữ liệu: Là các TT cần lưu giữ lại trong một khoảng thời gian, để sau đó có một hoặc nhiều chức năng truy nhập vào. Biểu diễn: Cặp đường thẳng song song, bên trong có tên kho. Tên kho là danh từ hoặc là danh sách thuộc tính. Tên kho dữ liệu + Tác nhân ngoài: Là một người, nhóm người hay tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống nhưng đặc biệt có một số hình thức tiếp xúc, trao đổi TT với hệ thống. Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống, định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài. 12 SVTH: Tống Thị Ngọc Bích GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy Biểu diễn: Hình chữ nhật bên trong có ghi tên tác nhân ngoài. Tên tác nhân ngoài là một danh từ. Tên tác nhân ngoài + Tác nhân trong: Là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống được mô tả ở trang khác của biểu đồ. Biểu diễn: Hình chữ nhật khuyết một cạnh, bên trong ghi tên tác nhân trong. Tên tác nhân trong là động từ (có thể kèm theo bổ ngữ). . Tên tác nhân trong Các mức của biểu đồ luồng dữ liệu Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện khái quát nội dung chính của HTTT. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Phân rã sơ đồ Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ mức ngữ cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức 1, mức 2…. Phân tích dữ liệu Phân tích dữ liệu là một phương pháp xác định các đơn vị TT cơ sở có ích cho hệ thống và định rõ mối quan hệ bên trong hoặc các tham khỏa giữa chúng. Điều này có nghĩa là mọi phần dữ liệu sẽ chỉ được lưu trữ một lần trong toàn bộ hệ thống của tổ chức và có thể thâm nhập được từ bất kỳ chương trình nào; phải có chỗ cho mọi thứ đều ở đúng chỗ của nó. Công cụ sử dụng cho việc này chính là mô hình thực thể. Mô hình thực thể liên kết còn gọi là mô hình dữ liệu logic hoặc sơ đồ tiêu chuẩn. Mô hình thực thể liên kết được xây dựng từ các khái niệm logic chính: + Thực thể: Là chỉ đối tượng, nhiệm vụ, sự kiện trong thế giới thực hay tư duy được quan tâm trong quản lý. Một thực thể tương đương với một dòng trong bảng nào đó. 13 SVTH: Tống Thị Ngọc Bích