Tài liệu Kế toán vốn bằng tiền vào công nợ tại công ty cổ phần thương mại và đại lý dầu tỉnh bà rịa - vũng tàu

LỜI MỞ ĐẦU  1. Lý do chọn đề tài: Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn đạt được lợi nhuận cao thì đều phải quan tâm đến yếu tố hàng đầu là vốn bằng tiền vì vốn bằng tiền là cơ sở quyết định sự tồn tại, phát triển của doanh nghiệp. Trong quá trình sản xuất, kinh doanh thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến hạch toán vốn bằng tiền và các khoản công nợ nên kế toán phải có trách nhiệm ghi chép, theo dõi và phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác liên tục hàng ngày, tránh làm thất thoát công quỹ, qua đó giúp cho các nhà quản trị hiểu được tình hình tài chính của doanh nghiệp để có những quyết định điều hành đúng đắn. Việc sử dụng, quản lý nguồn vốn bằng tiền hợp lý nhằm đem lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp đang và ngày càng trở nên cần thiết, phổ biến hiện nay. Vấn đề then chốt đặt ra là phải không ngừng cải tiến, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn bằng tiền và khả năng thu hồi công nợ của doanh nghiệp. Chính vì vốn bằng tiền và các khoản công nợ có ý nghĩa quan trọng như vậy, nên tôi đã chọn đề tài “Kế toán vốn bằng tiền và công nợ” để viết bài luận văn tốt nghiệp. 2. Mục tiêu nghiên cứu: Mục tiêu nghiên cứu của bài luận văn tốt nghiệp này là vận dụng những cơ sở lý luận về phần hành kế toán vốn bằng tiền và công nợ để nghiên cứu, phân tích thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền và công nợ tại Công ty, từ đó có thể đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán vốn bằng tiền và công nợ. 3. Đối tƣợng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu là phần hành kế toán vốn bằng tiền và công nợ tại Công ty Cổ Phần Thương Mại & Đại Lý Dầu tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. 4. Phạm vi nghiên cứu: Trong phạm vi nghiên cứu của bài luận văn sẽ tập trung trình bày về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 12/2012 tại Công ty Cổ Phần Thương Mại & Đại Lý Dầu tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu có liên quan đến kế toán vốn bằng tiền gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và kế toán công nợ gồm khoản phải thu khách hàng, khoản phải trả người bán, khoản tạm ứng. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu: Quan sát, tiếp cận thực tế, xem số liệu, chứng từ, sổ sách kế toán kết hợp với các phương pháp liên hệ, phân tích, so sánh,… -1- 6. Bố cục của luận văn: Trong luận văn này, ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và tài liệu tham khảo thì bố cục của luận văn gồm có bốn chương: Chương 1: Giới thiệu về Công ty Cổ Phần Thương Mại & Đại Lý Dầu tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. Chương 2: Cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền và công nợ. Chương 3: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền và công nợ tại Công ty Cổ Phần Thương Mại & Đại Lý Dầu. Chương 4: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán vốn bằng tiền và công nợ tại Công ty Cổ Phần Thương Mại & Đại Lý Dầu. Trong quá trình viết bài, mặc dù đã cố gắng rất nhiều nhưng chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót, do thời gian có hạn cũng như kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế, rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến, chỉ bảo tận tình của quý thầy cô, các cô chú, anh chị trong Công ty để bài luận văn được hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn! -2- Chƣơng 1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI & ĐẠI LÝ DẦU TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU 1.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI & ĐẠI LÝ DẦU TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU:  Tên đầy đủ: Công ty Cổ Phần Thương Mại & Đại Lý Dầu tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.  Tên giao dịch: Ba Ria - Vung Tau Trading and Oil Agency Joint Stock Company.  Tên thương mại: TRADOCO.  Địa chỉ: Số 408A, đường Lê Hồng Phong, phường Thắng Tam, Tp.Vũng Tàu, tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.  Số điện thoại: (064) 3852569 - (064) 3859451.  Số Fax: (064) 3858822.  Mã số thuế: 3500102799.  Số tài khoản: 102010000341802 tại Ngân hàng Công Thương chi nhánh tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu (VietinBank).  Vốn điều lệ: 31.438.130.000 đồng (Ba mươi mốt tỷ bốn trăm ba mươi tám triệu một trăm ba mươi ngàn đồng).  Email: [email protected]  Website: www.tradoco.com.vn 1.2. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY: 1.2.1. Lịch sử hình thành của Công ty: Công ty Cổ Phần Thương Mại & Đại Lý Dầu tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu (TRADOCO), tiền thân là Doanh nghiệp Nhà nước được thành lập theo quyết định số 36/QĐ.UB ngày 10/01/1991 của Uỷ ban nhân dân Đặc khu Vũng Tàu - Côn Đảo. Thực hiện quyết định số 260/QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ phê duyệt phương án cổ phần hoá, Uỷ ban nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu đã ban hành quyết định số 8185/QĐ.UB ngày 29/10/2004 về việc chuyển Doanh nghiệp Nhà nước Công ty Thương Mại & Đại Lý Dầu thành Công ty Cổ Phần Thƣơng Mại & Đại Lý Dầu tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu. -3- Công ty đã chính thức hoạt động từ ngày 01/01/2005 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 4903000138 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu cấp ngày 27/12/2004. 1.2.2. Quá trình phát triển của Công ty: Hiện nay, TRADOCO có đội ngũ cán bộ quản lý và công nhân kỹ thuật lành nghề, tận tụy với công việc; cơ sở vật chất đầy đủ, hiện đại gồm: đội tàu, đội xe, xưởng cơ khí, hệ thống kho cảng, cửa hàng… Gần 20 năm xây dựng và phát triển, TRADOCO luôn hoạt động hiệu quả, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, có uy tín, kinh doanh có lãi và đóng góp đáng kể cho ngân sách nhà nước, được khách hàng trong và ngoài nước tín nhiệm, tin tưởng. Doanh thu liên tục tăng trưởng từ 20-30% một năm. TRADOCO đã và đang là một trong các doanh nghiệp hàng đầu của tỉnh trong lĩnh vực dịch vụ dầu khí, kinh doanh xăng, dầu, nhớt, vật tư, vật liệu xây dựng,... đồng thời không ngừng lớn mạnh vươn ra hoạt động thành công trên nhiều lĩnh vực khác như: kinh doanh xuất nhập khẩu, kinh doanh bất động sản, xây dựng các công trình giao thông, dân dụng, công trình điện, sửa chữa giàn khoan, đại lý và cung ứng tàu biển...nhờ những định hướng kinh doanh đúng đắn, phù hợp với thực tế phát triển của Công ty dựa trên lợi thế về kinh tế địa phương. Trong thời gian tới, TRADOCO sẽ tiếp tục chủ động trong việc ứng dụng các phương tiện, các công nghệ hiện đại, tăng cường hơn nữa đội ngũ quản lý có chất lượng giỏi về chuyên môn, khả năng thích ứng thị trường cao, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000, chính sách an toàn HSE trong hoạt động dịch vụ dầu khí để tạo tiền đề quan trọng cho sự phát triển bền vững của TRADOCO. 1.3. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY: 1.3.1. Chức năng:  Cung ứng nhiên liệu, vật tư, vật liệu xây dựng, vận chuyển hàng hoá và các dịch vụ dầu khí khác ở cảng và trên biển.  Dịch vụ cung ứng tàu biển, đưa đón các thuyền viên, thuỷ thủ.  Sửa chữa, bảo trì các công trình cơ khí, tàu biển, giàn khoan dầu khí.  Xây dựng các công trình dân dụng, công trình giao thông, công trình điện đến 35KV.  Chế biến hải sản, chế biến gỗ, sản xuất đồ gỗ dân dụng.  Kinh doanh xăng, dầu nhớt, khí hoá lỏng trên đất liền và ở biển.  Kinh doanh xuất nhập khẩu. -4-  Kinh doanh địa ốc, bất động sản: môi giới, tư vấn, định giá bất động sản. 1.3.2. Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh: Với khả năng về nguồn vốn, kinh nghiệm và quan hệ kinh doanh mà Công ty đã tạo dựng được trong suốt thời gian qua, phương châm của Công ty là luôn đảm bảo: “UY TÍN, CHẤT LƯỢNG, TIẾN ĐỘ, KỸ MỸ THUẬT VÀ LÒNG NHIỆT TÌNH”.  Quản lý tốt các loại vật tư, thiết bị máy móc trong Công ty.  Không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng yêu cầu của khách hàng và khả năng cạnh tranh trên thị trường.  Phấn đấu kinh doanh có lãi và chấp hành nghiêm chỉnh việc trích nộp các khoản thuế cho ngân sách nhà nước, góp phần phục vụ các hoạt động kinh tế chung của xã hội. 1.4. CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY: 1.4.1. Sơ đồ tổ chức: Công ty Cổ Phần Thương Mại & Đại Lý Dầu bao gồm 4 phòng ban chính và 6 xí nghiệp trực thuộc. Tổng số cán bộ công nhân viên toàn Công ty là 230 người, trong đó có Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát cùng Ban Tổng Giám đốc trực tiếp điều hành Công ty. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty theo kiểu trực tuyến-chức năng. -5- Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT TỔNG GIÁM ĐỐC CÁC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Phòng Quản Trị Nhân Sự Xí nghiệp Vật Liệu Xây Dựng 125 Phòng Tài Chính Kế Toán Xí nghiệp Vật Liệu Xây Dựng 15 Xí nghiệp Xây Lắp Điện Phòng Kinh Doanh Xăng Dầu Xí nghiệp Sản Xuất và Kinh Doanh Đá Xây Dựng Phòng Dịch Vụ Kỹ Thuật Dầu Khí Xí nghiệp Kinh Doanh Lƣơng Thực Xí nghiệp Dịch Vụ Sửa Chữa Cơ Khí và Công Trình Biển (Nguồn: Phòng Tài Chính - Kế Toán) 1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban:  Hội đồng quản trị:  Quản lý chung toàn bộ hoạt động của Công ty.  Chịu trách nhiệm về việc quản lý thực hiện của cấp dưới.  Định hướng cho sự phát triển của Công ty.  Tổng Giám đốc:  Là người đại diện cho quyền lợi và trách nhiệm của cán bộ, công nhân viên trong Công ty.  Ký kết hợp đồng với người lao động làm việc tại Công ty, với các cơ quan nhà nước có liên quan đến chức năng hoạt động của Công ty.  Chịu trách nhiệm trực tiếp điều hành toàn bộ hoạt động của các nhân viên dưới quyền theo năng lực và yêu cầu công việc. -6-  Quy định mức lương bổng, các hình thức, chế độ khen thưởng và kỷ luật tại Công ty.  Xây dựng, hoạch định chiến lược kinh doanh cho Công ty sao cho sử dụng vốn kinh doanh một cách có hiệu quả nhất.  Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước và khách hàng về các hoạt động có liên quan.  Các Phó Tổng Giám đốc:  Thay mặt Tổng Giám đốc điều hành Công ty khi Tổng Giám đốc vắng mặt.  Đàm phán, ký kết các giao dịch và có trách nhiệm thực hiện các hợp đồng giữa Công ty với khách hàng.  Trực tiếp chỉ đạo công tác kinh doanh xăng, dầu, nhớt.  Phòng Quản Trị Nhân Sự:  Quản lý hồ sơ, tài liệu của cán bộ công nhân viên, kịp thời bổ sung những thay đổi thuận tiện cho việc sử dụng tình hình nhân sự tại Công ty và các yêu cầu của cấp trên.  Điều động phân bổ lực lượng lao động theo yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra của Công ty.  Xây dựng kế hoạch đào tạo cán bộ công nhân viên về chuyên ngành.  Thực hiện đầy đủ các chế độ xã hội như: hưu trí, ốm đau, thai sản, tai nạn, các bệnh nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn...  Xây dựng phương án tiền lương tại Công ty cho phù hợp với yêu cầu chung và vận dụng vào thực tế tại Công ty, trực tiếp tính lương cho cán bộ công nhân viên trong Công ty.  Giải quyết công việc hàng ngày về thủ tục hành chính, quản lý việc cấp giấy giới thiệu, công văn đi đến.  Quản lý tốt con dấu và lưu trữ công văn đầy đủ.  Phòng Tài Chính - Kế Toán:  Kiểm soát tài chính đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.  Tham mưu cho Tổng Giám đốc về phân tích tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.  Tổ chức thực hiện công tác kế toán của Công ty theo đúng quy định của Bộ tài chính.  Bảo quản và lưu trữ các tài liệu, sổ sách, chứng từ kế toán. -7-  Cung cấp các báo cáo tài chính theo yêu cầu của cấp trên hoặc cho các bộ phận có liên quan.  Phòng Kinh Doanh Xăng Dầu:  Chịu trách nhiệm theo dõi các hợp đồng kinh tế, lập dự toán chi phí các hoạt động kinh doanh xăng, dầu, nhớt.  Trình Ban Giám đốc phê duyệt các phương án triển khai kinh doanh xăng, dầu, nhớt.  Đánh giá tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh xăng, dầu, nhớt để báo cáo với cấp trên về kết quả hoạt động của Công ty.  Phòng Dịch Vụ Kỹ Thuật Dầu Khí:  Cung cấp các dịch vụ dầu khí ở cảng và trên biển.  Cung ứng nhiên liệu, vật tư, vật liệu, vận chuyển hàng hoá.  Cung cấp các dịch vụ cảng, dịch vụ cung ứng tàu biển. 1.5. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VÀ PHƢƠNG HƢỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY: 1.5.1. Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty: Trong giai đoạn đầu, từ năm 1991-2004 (trước khi cổ phần hoá), Công ty nhanh chóng ổn định, củng cố tổ chức và liên tục phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh. Sau 6 năm thực hiện cổ phần hoá, từ năm 2005 cho đến nay, Công ty có những bước phát triển vượt bậc: từ nguồn vốn ban đầu gần như số không, đến nay giá trị tài sản của TRADOCO đã hơn 750 tỷ đồng; từ kinh doanh đơn thuần, Công ty đã mở rộng sản xuất kinh doanh, thương mại và dịch vụ trên 20 lĩnh vực, ngành nghề khác nhau, phục vụ cả thị trường trong và ngoài nước. TRADOCO luôn hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch cấp trên giao, không ngừng phấn đấu để đạt mức tăng trưởng bình quân từ 40-50%/năm, liên tục sản xuất kinh doanh có lãi, năm sau cao hơn năm trước, đóng góp tích cực vào ngân sách nhà nước. Năm 2012 tiếp tục là một năm thành công trên chặng đường phát triển 20 năm của TRADOCO, Công ty luôn tăng cường các mặt công tác quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, đảm bảo chuẩn mực về an toàn sức khoẻ môi trường HSE, thực hành tốt tiết kiệm, chống lãng phí, nâng cao giá trị thương hiệu TRADOCO. 1.5.2. Phƣơng hƣớng phát triển của Công ty: TRADOCO tiếp tục tập trung vào thị trường truyền thống của Công ty và mở rộng phát triển thêm thị trường trong và ngoài nước trên cơ sở giữ chữ tín, duy trì khách hàng thân thiết. -8- TRADOCO xác định các mục tiêu chiến lược nhằm đưa Công ty phát triển lên tầm cao mới, trở thành một doanh nghiệp lớn mạnh và có vai trò quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, dịch vụ dầu khí, bất động sản của tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu và của nước nhà:  Huy động và sử dụng hiệu quả các nguồn vốn đầu tư phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh mang lại lợi nhuận tối đa, đảm bảo tốc độ tăng trưởng nhanh và bền vững, tăng cổ tức cho các cổ đông, đóng góp tích cực vào ngân sách nhà nước.  Phát triển đa ngành nghề nhưng tập trung vào lĩnh vực thế mạnh và truyền thống như các hoạt động thương mại, dịch vụ dầu khí, kinh doanh bất động sản,... gắn liền với kinh tế biển tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu.  Quan tâm tạo công ăn việc làm, nâng cao thu nhập cho cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện cho người lao động có cơ hội phát huy tính năng động, sáng tạo và đoàn kết của tập thể toàn Công ty cũng như trau dồi thêm kinh nghiệm làm việc. 1.6. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY: 1.6.1. Sơ đồ tổ chức: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty theo mô hình tập trung. Toàn bộ công việc kế toán được tập trung xử lý ở Phòng Tài Chính - Kế Toán. Bộ máy kế toán của Công ty gồm 1 Kế toán trưởng, 1 Kế toán tổng hợp và 7 kế toán viên và 1 thủ quỹ. Mỗi kế toán viên chịu trách nhiệm thực hiện từng phần hành kế toán riêng sau đó chuyển cho Kế toán tổng hợp kiểm tra, đối chiếu lại nhằm hạn chế sai sót trong hạch toán, ghi sổ và cuối cùng là trình lên cho Kế toán trưởng xét duyệt. Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Kế Toán Trƣởng Kế toán Tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán công nợ Kế toán tiền gửi ngân hàng Kế toán mua bán hàng hoá Kế toán tài sản cố định Kế toán kho Kế toán thuế Thủ quỹ (Nguồn: Phòng Tài Chính - Kế Toán) -9- 1.6.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành kế toán:  Kế toán trƣởng:  Là người trực tiếp quản lý, chỉ đạo, tổ chức, hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, chính sách kế toán do nhà nước quy định.  Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc về hoạt động tài chính và tham mưu cho Giám đốc về các chiến lược kinh tế - tài chính của Công ty.  Tổ chức phân công công tác kế toán phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.  Kiểm tra và duyệt các báo cáo tài chính, có quyền yêu cầu các phòng ban trong công ty cung cấp các tài liệu cần thiết nhằm phục vụ công tác kế toán tài chính của Công ty.  Thực hiện tốt kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân viên kế toán trong Công ty.  Kế toán tổng hợp:  Kiểm tra các chứng từ, nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm.  Tổng hợp, tính toán các số liệu và phản ánh chính xác, kịp thời vào sổ sách kế toán.  Tính các khoản trích nộp ngân sách nhà nước, các quỹ tiền lương, tiền thưởng của cán bộ công nhân viên.  Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và lập các báo cáo kế toán, thống kê theo quy định.  Kế toán thanh toán:  Có nhiệm vụ theo dõi và cập nhật sổ sách, hạch toán đầy đủ, chính xác các khoản thu chi dựa trên các phiếu thu, phiếu chi.  Đối chiếu sổ sách với thủ quỹ hàng ngày nhằm phát hiện kịp thời những sai sót về tình hình biến động vốn bằng tiền trong quá trình hạch toán.  Kiểm tra và lưu trữ các chứng từ gốc theo đúng chế độ quy định.  Kế toán công nợ:  Mở sổ sách theo dõi tình hình công nợ của Công ty.  Phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời toàn bộ các khoản phải thu, phải trả vào sổ sách kế toán.  Lưu trữ, bảo quản các chứng từ gốc theo đúng chế độ quy định. - 10 -  Kế toán tiền gửi ngân hàng:  Quan hệ tốt với ngân hàng, tạo điều kiện giúp đỡ Công ty trong việc vay vốn sản xuất kinh doanh.  Kiểm tra các chứng từ chuyển tiền thanh toán chi trả cho khách hàng và tiền khách hàng trả qua ngân hàng.  Phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời toàn bộ số liệu thu, chi ở ngân hàng vào sổ sách kế toán.  Định kỳ kiểm tra, đối chiếu số liệu với ngân hàng và báo cáo với Kế toán trưởng về kế hoạch vay vốn và trả nợ tiền vay.  Kế toán mua bán hàng hoá:  Theo dõi quá trình mua bán hàng hóa của Công ty.  Lập các hóa đơn mua bán hàng hoá.  Kiểm tra tình hình nhập - xuất hàng hoá.  Phản ánh đầy đủ, chính xác doanh thu, chi phí mua bán hàng hoá vào sổ sách kế toán.  Kế toán tài sản cố định:  Mở sổ sách theo dõi toàn bộ TSCĐ và tình hình biến động tăng, giảm của TSCĐ.  Tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ.  Kiểm kê định kỳ để kịp thời phát hiện tài sản hư hỏng, thừa thiếu.  Tham gia giám sát, quản lý chi phí sửa chữa TSCĐ, kịp thời đề xuất phương án giải quyết hiệu quả.  Kế toán kho:  Kiểm tra các chứng từ gốc mua bán vật tư, hàng hoá, thiết bị đảm bảo đúng chế độ quy định của nhà nước.  Tiến hành lập thủ tục nhập, xuất vật tư, hàng hoá kịp thời, chính xác.  Mở sổ sách theo dõi chi tiết từng chủng loại vật tư, hàng hoá, đối chiếu kịp thời hàng ngày, hàng tháng với thủ kho.  Tham gia quản lý bảo quản vật tư, hàng hoá của công ty, phát hiện những hàng hoá, vật tư bị thiếu hụt, mất mát, hư hỏng và báo cáo kịp thời cho kế toán trưởng và lãnh đạo Công ty biết để giải quyết và xử lý. - 11 -  Kế toán thuế:  Luôn tuân thủ và chấp hành những quy định của luật thuế do pháp luật nhà nước quy định.  Kiểm tra các hoá đơn mua bán hàng hoá để tổng hợp chính xác thuế GTGT đầu vào, đầu ra của Công ty.  Tổng hợp số liệu thuế của các đơn vị trực thuộc, quyết toán thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN hàng tháng, hàng quý.  Tính đúng và nộp đủ thuế vào ngân sách nhà nước.  Thủ quỹ:  Quản lý thực tế tình hình thu - chi, nhập - xuất quỹ tiền mặt tại Công ty dựa trên các chứng từ gốc hợp pháp, hợp lệ.  Kiểm tra tình hình tồn quỹ, tiến hành đối chiếu số liệu của sổ quỹ tiền mặt với sổ kế toán tiền mặt và báo cáo với Kế toán trưởng, ban Giám đốc về tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt theo quy định. 1.6.3. Chính sách kế toán áp dụng:  Chế độ kế toán: Theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính.  Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 hàng năm.  Phần mềm kế toán sử dụng: Kế toán Việt Nam.  Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.  Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kiểm kê định kỳ.  Phương pháp xác định trị giá nguyên vật liệu xuất kho: Phương pháp bình quân gia quyền.  Phương pháp trích khấu hao TSCĐ: Phương pháp khấu hao đường thẳng theo Thông tư số 203/2009/TT-BTC ngày 20/10/2009 của Bộ tài chính.  Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép sổ sách kế toán: Việt Nam đồng. 1.6.4. Hình thức kế toán áp dụng: Hiện nay, Công ty sử dụng hình thức kế toán là Chứng từ ghi sổ. Đặc điểm của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là Chứng từ ghi sổ. Công ty không sử dụng Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: - 12 - -Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán, Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, kế toán lập Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. -Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có trên Chứng từ ghi sổ và số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh. -Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Sổ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra (Nguồn: Phòng Tài Chính - Kế Toán) Tại Công ty quy định các Chứng từ ghi sổ như sau (trích các Chứng từ ghi sổ có liên quan đến các TK 111,112,131,141,331):  Chứng từ ghi sổ số 01: Ghi Có TK 1111 đối ứng bên Nợ với các TK 1121,1331,1361,138,141,3112,331,334,635,641,642.  Chứng từ ghi sổ số 02: Ghi Có TK 141 đối ứng bên Nợ với các TK 1111,1331,6428. - 13 -  Chứng từ ghi sổ số 03: Ghi Nợ TK 1111 đối ứng bên Có với TK 6428.  Chứng từ ghi sổ số 04: Ghi Có TK 3112 đối ứng bên Nợ với các TK 1111,1121.  Chứng từ ghi sổ số 05: Ghi Nợ TK 1111 đối ứng bên Có với các TK 131,1361,138.  Chứng từ ghi sổ số 07: Ghi Nợ TK 1121 đối ứng bên Có với các TK 131,1361,138.  Chứng từ ghi sổ số 08: Ghi Có TK 331 đối ứng bên Nợ với các TK 1331,635,6417.  Chứng từ ghi sổ số 09: Ghi Nợ TK 331 đối ứng bên Có với TK 711.  Chứng từ ghi sổ số 10: Ghi Nợ TK 1121 đối ứng bên Có với TK 515.  Chứng từ ghi sổ số 11: Ghi Nợ TK 1122 đối ứng bên Có với TK 515.  Chứng từ ghi sổ số 12: Ghi Có TK 1122 đối ứng bên Nợ với TK 6428.  Chứng từ ghi sổ số 13: Ghi Có TK 1121 đối ứng bên Nợ với các TK 1111,1331,1361,3111,3112,331,334,635,641,642.  Chứng từ ghi sổ số 15: Ghi Nợ TK 131 đối ứng bên Có với các TK 333,511.  Chứng từ ghi sổ số 19: Ghi Có TK 331 đối ứng bên Nợ với các TK 1331,152,156.  Chứng từ ghi sổ số 23: Ghi Có TK 331 đối ứng bên Nợ với các TK 1331,153,211. Kết luận chƣơng 1 Công ty Cổ Phần Thương Mại & Đại Lý Dầu tỉnh Bà Rịa -Vũng Tàu là đơn vị kinh doanh lớn, đạt được nhiều thành tích quan trọng, đóng góp vào sự phát triển kinh tế của tỉnh cũng như của nước nhà. Công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng không ngừng được củng cố và hoàn thiện. Bộ máy quản lý được tổ chức một cách khoa học theo mô hình trực tuyến chức năng phù hợp với tình hình hoạt động của Công ty. Ngoài ra, tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung, phân công nhiệm vụ rõ ràng giúp đảm bảo hiệu quả công tác kế toán. - 14 - Chƣơng 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÔNG NỢ 2.1. KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN: 2.1.1. Tổng quan về kế toán vốn bằng tiền: 2.1.1.1. Khái niệm vốn bằng tiền: Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động trong doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái tiền tệ, có tính thanh khoản cao nhất. Vốn bằng tiền được dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp, thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí. Vốn bằng tiền bao gồm: -Tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp. -Tiền gửi ở các ngân hàng, kho bạc Nhà nước. -Các khoản tiền đang chuyển. 2.1.1.2. Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền: Hạch toán vốn bằng tiền sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là Việt Nam đồng. Các doanh nghiệp có sử dụng ngoại tệ trong sản xuất, kinh doanh phải đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng, do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ. Ngoại tệ được hạch toán chi tiết theo từng loại nguyên tệ trên tài khoản 007 - “Ngoại tệ các loại”. Cuối niên độ kế toán, số dư cuối kỳ của các tài khoản vốn bằng tiền là ngoại tệ phải được điều chỉnh theo tỷ giá giao dịch vào thời điểm báo cáo. Đối với vàng bạc, đá quý, kim khí quý phản ánh ở nhóm tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho các đơn vị không đăng ký kinh doanh vàng bạc, đá quý, kim khí quý. Khi tính giá xuất của vàng bạc, đá quý, kim khí quý có thể tính bằng một trong các phương pháp sau: giá nhập trước xuất trước (FIFO), giá nhập sau xuất trước (LIFO), giá bình quân gia quyền, giá thực tế đích danh. 2.1.1.3. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền: Phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác số liệu về các khoản thu, chi bằng tiền tại doanh nghiệp. Thường xuyên đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tiền mặt, sổ quỹ tiền mặt với số kiểm kê thực tế nhằm kiểm tra tình hình sử dụng vốn bằng tiền. - 15 - Tổ chức thực hiện thống nhất việc chấp hành các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán vốn bằng tiền. Cung cấp số liệu cho việc lập báo cáo và phân tích tình hình thu, chi, tồn quỹ về các khoản vốn bằng tiền. 2.1.2. Kế toán tiền mặt tại quỹ: 2.1.2.1. Khái niệm tiền mặt tại quỹ: Tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu), ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý. Mọi nghiệp vụ thu, chi bằng tiền mặt và việc bảo quản tiền mặt tại quỹ do thủ quỹ của doanh nghiệp thực hiện. 2.1.2.2. Nguyên tắc hạch toán: Chỉ ghi nhận vào tài khoản 111 số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý thực tế nhập xuất quỹ. Đối với tiền mặt thu được chuyển nộp ngay ngân hàng không qua quỹ của đơn vị thì không phản ánh vào tài khoản 111. Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý nhập xuất tiền về mặt thực tế, hàng ngày phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt và đối chiếu với sổ kế toán, nếu phát hiện chênh lệch phải xử lý kịp thời. Khi nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi, có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. 2.1.2.3. Chứng từ sử dụng:  Phiếu thu, phiếu chi.  Bảng kê tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý.  Biên lai thu tiền.  Biên bản kiểm kê tồn quỹõ.  Giấy đề nghị tạm ứng,... 2.1.2.4. Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 111-Tiền mặt để phản ánh số hiện có và tình hình thu, chi tiền mặt tại quỹ. - 16 - Tài khoản 111 có 3 tài khoản cấp 2: -Tài khoản 1111: Tiền Việt Nam -Tài khoản 1112: Ngoại tệ -Tài khoản 1113: Vàng bạc, đá quý, kim khí quý Tài khoản 111 là tài khoản tài sản, kết cấu gồm: Bên Nợ: + Số dư đầu kỳ + Số phát sinh tăng trong kỳ + Số dư cuối kỳ Bên Có: + Số phát sinh giảm trong kỳ TK 111 Nợ Có SDĐK:xx -Các khoản tiền thu vào phát sinh -Các khoản tiền chi ra phát sinh trong kỳ. trong kỳ. -Kiểm kê quỹ phát hiện thừa. -Kiểm kê quỹ phát hiện thiếu. SDCK:xx 2.1.2.5. Phương pháp hạch toán: - 17 - Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hạch toán tổng hợp tài khoản 111 TK 111 TK 511,512 TK 152,153,156,211,213 Chi mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ Doanh thu bán hàng TK 121,128,221,222,228 Chi đầu tư chứng khoán, góp vốn liên doanh TK 121,128,221,222,228 Thu hồi vốn đầu tư ngắn/dài hạn TK 515,711 Thu nhập hoạt động tài chính, khác TK 627,641,642,635 Chi phí sản xuất chung, quản lý, bán hàng, tài chính TK 112 TK 112 Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt Gửi tiền mặt vào ngân hàng TK 131,136,138 TK 311,331,333,334,338 Chi tiền thanh toán các khoản nợ phải trả Thu hồi các khoản nợ TK 144,244 Thu hồi tiền ký quỹ, ký cược ngắn/dài hạn TK 144,244 Thế chấp, ký quỹ, ký cược ngắn/dài hạn TK 3386,344 Nhận ký quỹ, ký cược ngắn/dài hạn TK 3386,344 Hoàn trả khoản nhận ký cược, ký quỹ ngắn/dài hạn TK 3381 Phát hiện thừa quỹ chưa rõ nguyên nhân TK 1381 Phát hiện thiếu quỹ chưa rõ nguyên nhân 2.1.3. Kế toán tiền gửi ngân hàng: 2.1.3.1. Khái niệm tiền gửi ngân hàng: Tiền của doanh nghiệp phần lớn được gửi ở ngân hàng, kho bạc nhà nước, công ty tài chính để thực hiện việc thanh toán không dùng tiền mặt. Lãi từ khoản TGNH được hạch toán vào thu nhập hoạt động tài chính của doanh nghiệp - tài khoản 515. 2.1.3.2. Nguyên tắc hạch toán: Khi nhận được chứng từ của ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo, trường hợp có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp với số liệu trên chứng từ của ngân hàng (bản sao kê hoặc sổ phụ) thì kế toán phải báo cho ngân hàng biết để cùng đối chiếu xác minh và - 18 - xử lý kịp thời. Cuối tháng vẫn chưa xác định rõ nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu trên bản sao kê hoặc sổ phụ của ngân hàng, phần chênh lệch được hạch toán vào tài khoản 1381 nếu chênh lệch thiếu hoặc tài khoản 3381 nếu chênh lệch thừa. Kế toán phải mở sổ chi tiết số tiền gửi theo từng tài khoản ngân hàng để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. 2.1.3.3. Chứng từ sử dụng:  Phiếu báo có, phiếu báo nợ của ngân hàng.  Bản sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc: uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc, giấy nộp tiền, giấy rút tiền,... 2.1.3.4. Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 112-Tiền gửi ngân hàng để theo dõi về số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của tiền gửi ngân hàng. Tài khoản 112 có 3 tài khoản cấp 2: -Tài khoản 1121: Tiền Việt Nam -Tài khoản 1122: Ngoại tệ -Tài khoản 1123: Vàng bạc, đá quý, kim khí quý Tài khoản 112 là tài khoản tài sản, kết cấu gồm: Bên Nợ: + Số dư đầu kỳ + Số phát sinh tăng trong kỳ + Số dư cuối kỳ Bên Có: + Số phát sinh giảm trong kỳ Nợ TK 112 Có SDĐK:xx -Các khoản tiền gửi vào ngân hàng. -Các khoản tiền rút ra từ ngân hàng. -Kiểm kê quỹ phát hiện thiếu. -Kiểm kê quỹ phát hiện thừa. SDCK:xx 2.1.3.5. Phương pháp hạch toán: - 19 - Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hạch toán tổng hợp tài khoản 112 TK 111,113 TK 112 Tiền mặt, tiền đang chuyển gửi vào ngân hàng TK 131,136,138 TK 111 Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt TK 311,331,333,334,338 Thu hồi các khoản nợ TK 511,512,711 Chi tiền thanh các khoản nợ phải trả TK 152,153,156,211,213 Chi mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ TK 144,244 Doanh thu bán hàng, khác TK 144,244 Thu hồi tiền ký quỹ, ký cược ngắn/dài hạn Thế chấp, ký quỹ, ký cược ngắn/dài hạn TK 411 TK 411,421 Nhận vốn góp liên doanh Trả vốn góp cổ tức, lợi nhuận TK 515 TK 627,641,642,635 Lãi tiền gửi định kỳ Chi phí sản xuất chung, quản lý, bán hàng, tài chính TK 121,128,221,222,228 TK 121,128,221,222,228 Thu hồi vốn đầu tư ngắn/dài hạn Chi đầu tư chứng khoán, góp vốn liên doanh TK 1381 TK 3381 Số liệu trên sổ kế toán thừa so với bản sao kê ngân hàng Số liệu trên sổ kế toán thiếu so với bản sao kê ngân hàng 2.1.4. Kế toán tiền đang chuyển: 2.1.4.1. Khái niệm tiền đang chuyển: Tiền đang chuyển là khoản tiền đã nộp vào ngân hàng, kho bạc hoặc đã làm thủ tục chuyển tiền qua bưu điện để thanh toán nhưng chưa nhận được giấy báo của đơn vị thụ hưởng. - 20 -