Tài liệu Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty tnhh hưng phát

LỜI NÓI ĐẦU Trong môi trường cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường để đạt được hiệu quả sản xuất kinh doanh là một vấn đề phức tạp đòi hỏi các doanh nghiệp phải có các biện pháp quản lý phù hợp với biến đổi của thị trường cũng như tình hình thực tế của doanh nghiệp mình. Việc đảm bảo lợi ích cá nhân của người lao động là động lực cơ bản trực tiếp khuyến khích người lao động đem hết khả năng của mình, nỗ lực phấn đấu sáng tạo trong công việc. Một trong những công cụ hiệu quả nhất nhằm đạt tới mục tiêu trên là việc trả lương cho người lao động. Tiền lương thực sự phát huy được tác dụng hợp lý nhất với tình hình thực tế của các đơn vị sản xuất kinh doanh, đúng với sự cống hiến của người lao động, công bằng và hợp lý giữa những người lao động trong doanh nghiệp. Có như vậy tiền mới thực sự là đòn bẩy kinh tế kích thích sản xuất phát triển. Việc trả lương theo lao động là tất yếu khách quan nhưng lựa chọn hình thức nào trả lương nào cho phù hợp với điều kiện, đặc điểm sản xuất của từng ngành, từng doanh nghiệp để thúc đẩy sản xuất kinh doanh, cho người lao động luôn quan tâm đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của mình cũng như của toàn doanh nghiệp. Từ đó thấy kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp là rất quan trọng. Do vậy em chọn đề tài “Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Hưng Phát” làm chuyên đề báo cáo thực tập. Do trình độ và thời gian có hạn nên trong báo cáo thực tập này của em không thể tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế vì vậy em mong được sự chỉ bảo và giúp đỡ của giảng viên – Nguyễn Thị Hồng Sương. Em xin chân thành cảm ơn cô đã giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này. 1 Kết cấu của báo cáo này bao gồm 3 phần: Phần I: Lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp Phần II: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công Ty TNHH Hưng Phát Phần III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công Ty TNHH Hưng Phát 2 PHẦN I LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Đặc điểm, vai trò, vị trí của tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp. 1.1.1. Bản chất và chức năng của tiền lương Tiền lương là biểu hiện bằng tiền phần sản phẩm xã hội trả cho người lao động tương ứng với thời gian chất lượng và kết quả lao động mà họ đã cống hiến. Như vậy tiền lương thực chất là khoản trù lao mà doanh nghiệp trả cho người lao động trong thời gian mà họ cống hiến cho doanh nghiệp. Tiền lương có thể biểu hiện bằng tiền hoặc bằng sản phẩm. Tiền lương có chức năng vô cùng quan trọng nó là đòn bẩy kinh tế vừa khuyến khích người lao động chấp hành kỷ luật lao động, đảm bảo ngày công, giờ công, năng suất lao động, vừa tiết kiệm chi phí về lao động, hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. 1.1.2 . Vai trò và ý nghĩa của tiền lương 1.1.2.1.Vai trò của tiền lương Tiền lương có vai trò rất to lớn nó làm thoả mãn nhu cầu của người lao động. Vì tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, người lao động đi làm cốt là để cho doanh nghiệp trả thù lao cho họ bằng tiền lương để đảm bảo cuộc sống tối thiểu cho họ. Đồng thời đó cũng là khoản chi phí doanh nghiệp bỏ ra trả cho người lao động vì họ đã làm ra sản phẩm cho doanh nghiệp. Tiền lương có vai trò như một nhịp cầu nối giữa người sử dụng lao động với người lao động. Nếu tiền lương trả cho người lao động không hợp lý sẽ làm cho ngưòi lao động không đảm bảo ngày công và kỉ luật lao động cũng như chất lượng lao động. Lúc đó doanh nghiệp sẽ không đạt được mức tiết kiệm chi phí lao động cũng như lợi nhuận cần có được để doanh nghiệp tồn tại lúc này cả hai bên đều không có lợi. Vì vậy việc trả lương cho người lao động cần phải tính toán một cách hợp lý để cả hai bên cùng có lợi đồng thời kích thích người lao động tự giác và hăng say lao động. 3 1.1.2.2.Ý nghĩa của tiền lương Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động. Ngoài ra người lao động còn được hưởng một số nguồn thu nhập khác như: Trợ cấp BHXH, tiền thưởng, tiền ăn ca… Chi phí tiền lương là một phận chi phí cấu thành nên giá thành sản phẩm, dịch vụ cho doanh nghiệp sản xuất ra. Tổ chức sử dụng lao động hợp lý, hạch toán tốt lao động, trên cở sở đó tính đúng thù lao lao động, thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản liên quan từ đó kích thích người lao động quan tâm đến thời gian, kết quả và chất lượng lao động, chấp hành tốt kỷ luật lao động, nâng cao năng suất lao động, góp phần tiết kiện chi phí về lao động sống, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp đồng thời tạo điều kiện nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động. 1.2. Các hình thức tiền lương trong doanh nghiệp 1.2.1. Hình thức tiền lương theo thời gian: Tiền lương trả cho người lao động tính theo thời gian làm việc, cấp bậc hoặc chức danh và thang lương theo quy định được tính theo 2 cách: Lương thời gian giản đơn và lương thời gian có thưởng - Lương thời gian giản đơn được chia thành: +Lương tháng: Tiền lương phải = Mức lương x Số ngày thực tế làm trả trong tháng ngày việc trong tháng Trong đó: Mức lương ngày Mức lương tối thiểu x [ hệ số lương + hệ số phụ cấp(nếu có)] = Số ngày làm việc trong tháng theo chế độ *Tiền lương tuần: là tiền lương trả cho 1 tuần làm việc và được xác định: Tiền lương tuần Tiền lương tháng x 12 tháng = 52 tuần 4 +Lương ngày: Được tính bằng cách lấy lương tháng chia cho số ngày làm việc theo chế độ. Lương ngày làm căn cứ để tính trợ cấp BHXH phải trả CNV, tính trả lương cho CNV trong những ngày hội họp, học tập, trả lương theo hợp đồng. +Lương giờ: Được tính bằng cách lấy lương ngày chia cho số giờ làm việc trong ngày theo chế độ. Lương giờ thường làm căn cứ để tính phụ cấp làm thêm giờ. Tiền lương Tiền lương ngày giờ = Số giờ làm việc trong ngày theo quy định - Lương thời gian có thưởng: là hình thức tiền lương thời gian giản đơn kết hợp với chế độ tiền thưởng trong sản xuất. Trả lương theo thời = trả lương theo thời gian có thưởng + các khoản gian giản đơn tiền thưởng 1.2.2. Hình thức tiền lương theo sản phẩm 1.2.2.1. Theo sản phẩm trực tiếp: Là hình thức tiền lương trả cho người lao động được tính theo số lượng sản lượng hoàn thành đúng quy cách, phẩm chất và đơn giá lương sản phẩm. Tổng tiền = Lương phải trả Số lượng sản x Đơn giá phẩm hoàn thành lương + Trả lương theo sản phẩm có thưởng: Là kết hợp trả lưong theo sản phẩm trực tiếp hoặc gián tiếp và chế độ tiền thưởng trong sản xuất ( thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng tăng suất lao động, năng cao chất lượng sản phẩm ). + Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến: Tổng tiền lương phải trả = ∑ Số lượng sản phẩm hoàn thành mức i x Đơn giá lương mức i 1.2.2.2. Theo sản phẩm gián tiếp: Được áp dụng để trả lương cho công nhân làm các công việc phục vụ sản xuất ở các bộ phận sản xuất như: công nhân vận chuyển nguyên vật liệu, thành phẩm, bảo dưỡng máy móc thiết bị. Trong trường hợp này căn cứ vào kết quả sản xuất của lao động trực tiếp để tính lương cho lao động phục vụ sản xuất. 5 Tổng tiền = Lương phải trả ` Tiền lương bộ x Tỉ lệ tiền lương phận gián tiếp gián tiếp 1.2.2.3. Theo khối lượng công việc: Là hình thức tiền lương trả theo sản phẩm áp dụng cho những công việc lao động đơn giản, công việc có tính chất đột xuất như: khoán bốc vác, khoán vận chuyển nguyên vật liệu, thành phẩm. 1.2.2.4. Các hình thức đãi ngộ khác ngoài tiền lương: Ngoài tiền lương, BHXH, công nhân viên có thành tích trong sản xuất, trong công tác được hưởng khoản tiền thưởng, việc tính toán tiền lương căn cứ vào quyết định và chế độ khen thưởng hiện hành Tiền thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng, căn cứ vào kết quả bình xét A,B,C và hệ số tiền thưởng để tính. Tiền thưởng về sáng kiến nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư, tăng năng suất lao động căn cứ vào hiệu quả kinh tế cụ thể để xác định. 1.3. Quỹ BHXH, quỹ BHYT, quỹ BHTN và KPCĐ 1.3.2. Quỹ bảo hiểm xã hội Quỹ BHXH là khoản tiền được trích lập theo tỉ lệ quy định là 26% trên tổng quỹ lương thực tế phải trả cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp nhằm giúp đỡ họ về mặt tinh thần và vật chất trong các trường hợp CNV bị ốm đau, thai sản, tai nạn, mất sức lao động… Quỹ BHXH được hình thành do việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả CNV trong kỳ, Theo chế độ hiện hành, hàng tháng doanh nghiệp tiến hành trích lập quỹ BHXH theo tỷ lệ 26% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng, trong đó 18% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động, 8% trừ vào lương của người lao động. Quỹ BHXH được trích lập nhằm trợ cấp công nhân viên có tham gia đóng góp quỹ trong trường hợp họ bị mất khả năng lao động, cụ thể: - Trợ cấp công nhân viên ốm đau, thai sản. - Trợ cấp công nhân viên khi bị tai nạn lao động hay bệnh nghề nghiệp. 6 - Trợ cấp công nhân viên khi về hưu, mất sức lao động. - Chi công tác quản lý quỹ BHXH Theo chế độ hiện hành, toàn bộ số trích BHXH được nộp lên cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm để chi trả các trường hợp nghỉ hưu, nghỉ mất sức lao động. 1.3.3 Quỹ Bảo Hiểm Y Tế Quỹ BHYT là khoản tiền được tính toán và trích lập theo tỉ lệ quy định là 4,5% trên tổng quỹ lương thực tế phải trả cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của công ty nhằm phục vụ, bảo vệ và chăm sóc sức khoẻ cho người lao động. Cơ quan Bảo Hiểm sẽ thanh toán về chi phí khám chữa bệnh theo tỉ lệ nhất định mà nhà nước quy định cho những người đã tham gia đóng bảo hiểm. Quỹ BHYT được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả công nhân viên trong kỳ. Theo chế độ hiện hành, doanh nghiệp trích quỹ BHXH theo tỷ lệ 4,5% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng, trong đó 3% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động, 1,5% trừ vào lương của người lao động. Quỹ BHYT được trích lập để tài trợ cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh. Theo chế độ hiện hành, toàn bộ quỹ BHYT được nộp lên cơ quan chuyên môn chuyên trách để quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế. 1.3.4. Kinh phí công đoàn: Kinh Phí Công Đoàn là khoản tiền được trích lập theo tỷ lệ là 2% trên tổng quỹ lương thực tế phải trả cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp nhằm chăm lo, bảo vệ quyền lợi chính đáng cho người lao động đồng thời duy trì hoạt của công đoàn tại doanh nghiệp. Theo chế độ hiện hành hàng tháng doanh nghiệp trích 2% kinh phí công đoàn trên tổng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng và tính hết vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động. Toàn bộ số kinh phí công đoàn trích được một phần nộp lên cơ quan công đoàn cấp trên, một phần để lại doanh nghiệp để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp. Kinh phí công đoàn được trích lập để 7 phục vụ chi tiêu cho hoạt động của tổ chức công đoàn nhằm chăm lo, bảo vệ quyền lợi cho người lao động. 1.3.5. Quỹ bảo hiểm thất nghiệp Chính phủ vừa ban hành Nghị định 127/2008/NĐ-CP ngày 12/12/2008 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật baot hiểm xã hội về bảo hiểm thất nghiệp BHTN, có hiệu lực thi hành từ ngày 1/1/2009. Nguồn hình thành quỹ BHTN gồm: Người lao động đóng bằng 1% tiền lương, tiền công tháng đóng BHTN, người sử dụng lao động đóng bằng 1% quỹ tiền lương, tiền công đóng BHTN của những người lao động tham gia BHTN, hằng tháng, Nhà nước hỗ trợ ngân sách bằng 1% quỹ tiền lương, tiền công đóng BHTN của những người lao động tham gia BHTN, tiền sinh lời của hoạt động đầu tư quỹ và các nguốn thu hợp pháp khác. Người lao động sẽ được hưởng BHTN khi đáp ứng đủ 3 điều kiện sau : Đã đóng BHTN đủ 12 tháng trở lên trong vòng 24 tháng trước khi mất việc làm hoặc chấm dứt HĐLĐ, HĐLV, đã đăng kí với cơ quan lao động khi mất việc làm, chấm dứt HĐLĐ hoặc HĐLV và chưa tìm được việc làm sau 15 ngày kể từ ngày đăng kí với cơ quan lao động. Khi người lao động đáp ứng đủ 3 điều kiện trên thì được hưởng trợ cấp thất nghiệp do tổ chức bảo hiểm xã hội chi trả, được hỗ trợ học nghề, hỗ trợ tìm việc làm và được hưởng chế độ bảo. Tiền lương, tiền công tháng – làm cơ sở tính đóng thất nghiệp: tương tự đóng BHXH bắt buộc Có thể hình dung các khoản trích và trừ vào lương như sau : Các khoản trích Trích theo lương Trừ vào lương Cộng theo lương BHXH BHYT KPCĐ BHTN Cộng đưa vào chi phí 18% 3% 2% 1% 24% nhân viên 8% 1,5% 1% 10.5% 26% 4,5% 2% 2% 34,5% 1.4 Kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương 1.4.1. Hạch toán số lượng lao động: 8 Căn cứ vào chứng từ ban đầu là bảng chấm công hàng tháng tại mỗi bộ phận, phòng ban, tổ, nhóm gửi đến phòng kế toán để tập hợp và hạch toán số lượng lao động trong tháng đó tại doanh nghiệp và cũng từ bảng chấm công kế toán có thể nắm được từng ngày có bao nhiêu người làm việc, bao nhiêu người nghỉ với lý do gì. Hằng ngày tổ trưởng hoặc người có trách nhiệm sẽ chấm công cho từng người tham gia làm việc thực tế trong ngày tại nơi mình quản lý sau đó cuối tháng các phòng ban sẽ gửi bảng chấm công về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, kế toán tiền lương sẽ tập hợp và hạch toán số lượng công nhân viên lao động trong tháng. 1.4.2. Hạch toán thời gian lao động: Chứng từ để hạch toán thời gian lao động là “Bảng chấm công” Bảng chấm công là bảng tổng hợp dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ bảo hiểm xã hội của từng người cụ thể và từ đó để có căn cứ tính trả lương, bảo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong doanh nghiệp. Hằng ngày tổ trưởng (phòng, ban, nhóm…) hoặc người được uỷ quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình quản lý để chấm công cho từng người trong ngày và ghi vào các ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến 31 theo các kí hiệu quy định trong bảng. Cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội… về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu, quy ra công để tính lương và bảo hiểm xã hội. Kế toán tiền lương căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người rồi tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng để ghi vào các cột 32, 33, 34, 35, 36 trên bảng chấm công. Ngày công quy định là 8 giờ nếu giờ còn lẻ thì đánh thêm dấu phẩy ví dụ: 24 công 4 giờ thì ghi 24,4. Bảng chấm công có thể chấm công tổng hợp: Chấm công ngày và chấm công giờ, chấm công nghỉ bù nên tại phòng kế toán có thể tập hợp tổng số liệu thời gian lao động của từng người. Tuỳ thuộc vào điều kiện, đặc điểm sản xuất, công tác và trình độ hạch toán đơn vị có thể sử dụng một trong các phương pháp chấm công. 1.4.3.Hạch toán kết quả lao động: 9 Căn cứ vào phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành. Do phiếu là chứng từ xác nhận số lượng sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân người lao động nên nó làm cơ sở để kế toán lập bảng thanh toán tiền lương hoặc tiền công cho người lao động. Phiếu này được lập thành 02 liên: 1 liên lưu và 1 liên chuyển đến kế toán tiền lương để làm thủ tục thanh toán cho người lao động và phiếu phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc, người nhận việc, người kiểm tra chất lượng và người duyệt. Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành được dùng trong trường hợp doanh nghiệp áp dụng theo hình thức lương trả theo sản phẩm trực tiếp hoặc lương khoán theo khối lượng công việc. Đây là những hình thức trả lương tiến bộ nhất đúng nguyên tắc phân phối theo lao động, nhưng đòi hỏi phải có sự giám sát chặt chẽ và kiểm tra chất lượng sản phẩm một cách nghiêm ngặt. 1.4.4.Hạch toán tiền lương cho người lao động: Căn cứ vào bảng chấm công để biết thời gian động cũng như số ngày công lao động của người sau đó tại từng phòng ban, tổ nhóm lập bảng thanh toán tiền lương cho từng người lao động ngoài Bảng Chấm Công ra thì các chứng từ kèm theo là bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu xác nhận thời gian lao động hoặc công việc hoàn thành. Cơ sở lập bảng thanh toán tiền lương là các chứng từ về lao động như: Bảng chấm công, bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu xác nhận thời gian lao động hoặc công việc hoàn thành. Căn cứ vào các chứng từ liên quan, bộ phận kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương, chuyển cho kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát lương. Bảng này được lưu tại phòng kế toán. Mỗi lần lĩnh lương, người lao động phải trực tiếp vào cột “ ký nhận” hoặc người nhận hộ phải ký thay. Từ Bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ khác có liên quan kế toán tiền lương lập Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương 1.5. Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương 1.5.1.Các chứng từ ban đầu hạch toán tiền lương, BHXH, BHYT,KPCĐ, BHTN 10 Các chứng từ ban đầu hạch toán tiền lương thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương gồm các biểu mẫu sau: Mẫu số 01-LĐTL Bảng chấm công Mẫu số 02-LĐTL Bảng thanh toán tiền lương Mẫu số 03-LĐTL Phiếu nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội Mẫu số 04-LĐTL Danh sách người lao động hưởng BHXH Mẫu số 05-LĐTL Bảng thanh toán tiền thưởng Mẫu số 06-LĐTL Phiếu xác nhận SP hoặc công việc hoàn chỉnh Mẫu số 07-LĐTL Phiếu báo làm thêm giờ Mẫu số 08-LĐTL Hợp đồng giao khoán 1.5.2. Tài khoản sử dụng 1.5.2.1. Tài khoản 334 – Phải trả người lao động Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác thuộc về thu nhập của người lao động và lao động thuê ngoài. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 334: Bên Nợ: - Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho người lao động. - Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động. - Các khoản tiền lương và thu nhập của người lao động chưa lĩnh, chuyển sang các khoản thanh toán khác. Bên Có: 11 Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH vá các khoản phải trả, phải chi cho người lao động. Số dư bên Có: Phản ánh các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH vá các khoản phải trả, phải chi cho người lao động. Số dư bên Nợ (nếu có) : Phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiên lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản phải trả khác cho người lao động. Tài khoản 334 phải được hạch toán chi tiết theo 2 nội dung: Thanh toán tiền lương và các khoản thanh toán khác. Tài khoản 334 có tài khoản cấp 2: Tài khoản 3341 :phải trả cho công nhân viên”: phản ánh các khoản phải trả và thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên về tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản pahir trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên. Tài khoản 3348 “ phải trả người lao động khác”: Phản ánh các tài khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động khác ngoài công nhân viên của doanh nghiệp về tiền công, tiền thưởng có tính chất tiền công và các khoản khác thuộc về thu nhập của người lao động. Sơ đồ 1.1: Kế toán các khoản phải trả CNV 12 TK 111,112 TK 334 Trả lương công nhân viên TK 241,622,627,641,642 Tiền lương phải trả công nhân viên TK 141 TK 431 Tạm trừ vào lương Tiền thưởng phải trả công nhân viên TK 338 TK 338 BXH,BHYT Tiền BHXH phải trả trừ vào lương công nhân viên TK 138 TK 335 Các khoản phải thu khác trừ vào lương Trích trước tiền lương nghĩ phép CNSX TK 333 TK 622 Thuế thu nhập trừ Tiền ăn ca của công nhân vào lương CNV TK 111,112 Ứng trước tiền công lương cho CNV TK 623 Tiền ăn ca của CN sử dụng máy thi công TK 512 TK 627 Trả lương cho CNV bằng sản phẩm Tiền ăn ca của NV phân xưởng TK 3331 TK 111,112 TK641,642 Trả tiền ăn ca cho Tiền ăn ca của NV bán công nhân viên hàng và quản lí 1.5.2.2. Tài khoản 338 – phải trả, phải nộp khác. 13 Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải nộp ngoài các tài khoản cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức đoàn thể xã hội, cho cấp trên về: KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN, các khoản cho vay, cho mượn tạm thời, giá trị tài sản chờ xử lí… Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 338 liên quan đến hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Bên Nợ: - BHXH, BHYT, BTHN, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý. - Trợ cấp BHXH, BHTN phải trả cho công nhân viên trong kỳ. -KPCĐ đã chi tại doanh nghiệp. - Xử lý giá trị thừa, các khoản đã trả, đã nộp khác. Bên Có: - Trích BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ. - BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vượt chi được cấp bù. Số dư bên Có: Phản ánh BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đã truchs chưa nộp cho cơ quan quản lý hoặc số quỹ để lại cho doanh nghiệp chưa chi hết. Số dư bên Nợ: Phản ánh số dư BHXH, BHTN và KPCĐ vượt mức chưa được cấp bù. Liên quan đến các khoản trích theo lương có các tài khoản cụ thể như sau: - Tài khoản 3382: Kinh phí công đoàn: phản ánh tình hình trích và thanh toán KPCĐ ở đơn vị. - Tài khoản 3383 : Bảo hiểm xã hội : phản ánh tình hình trích và thanh toán BHXH ở đơn vị. - Tài khoản 3384: Bảo hiểm y tế : phản ánh tình hình trích và thanh toán BHYT ở đơn vị. 14 - Tài khoản 3389: Bảo hiểm thất nghiệp :tài khoản này dùng để phản ánh tình hình trích và đóng Bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động ở đơn vị theo quy định của pháp luật về bảo hiểm thất nghiệp. Doanh nghiệp phải mở sổ chi tiết để theo dõi và quyết toán riêng Bảo hiểm thất nghiệp. Sơ đồ 1.2 : Kế toán các khoản trích theo lương TK334 TK338 BHXH phải trả NLĐ TK622,641,642 Trích BHXH, BHYT BHTN, KPCĐ vào CP TK 111,112 TK334 Nộp BHXH, BHYT, BHTN, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ cho NLĐ KPCĐ khấu trừ vào lương TK3382 TK 111, 112 Chi KPCĐ tại công ty Nhận tiền chi hộ BHXH, PHẦN II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH HƯNG PHÁT 2.1. Khái quát chung về công ty TNHH Hưng Phát 15 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Công ty TNHH Hưng Phát là một công ty tư nhân do các thành viên nhất trí góp vốn hành lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, hoạch toán kế toán độc lập, công ty có con dấu và tài khoản riêng, chịu trách nhiệm đối với tài sản của mình. Công ty TNHH Hưng Phát được thành lập vào ngày:1/05/2001 và hoạt động theo giấy phép kinh doanh số: 3302080051 do sở kế hoạch đầu tư tỉnh Quảng Nam cấp lần đầu vào ngày 05/01/2000 nhưng do một số trở ngại nên đã chính thức đi vào hoạt động ngày 01/04/2000. Tên công ty: Công ty TNHH Hưng Phát - - Tên giao dịch: Công ty TNHH Hưng Phát - Địa chỉ: Lô G3- KDC Hòa Thuận-Tp Tam Kỳ- Quảng Nam - Điện Thoại : (0510)3 824 087 - Fax : (0510)3 824 905 - Mã số thuế : 4000347249 - Vốn điều lệ : 8000.0000.000 đồng - Người đại diện : Ông Bùi Quang Địa chỉ trụ sở chính của công ty: Lô G3- KDC Hòa Thuận-Tp Tam Kỳ- Quảng Nam Công ty TNHH Hưng Phát là một công ty tư nhân mới thành lấp hoạt động trong cơ chế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt, nhưng với sự năng động củ lãnh đạo công ty cộng với sự uy tín trong quá trình thi công công trình xây dưng. Tuy là doanh thu chưa cao nhưng vào những năm gần đây kết quả sản xuất kinh doanh có nhiều triển vọng, với đôi ngủ cán bộ còn rất trẻ, hơn 50 cán bộ công nhân viên là kĩ sư trung cấp ngành xấy dựng. Công ty từng bước nâng cao năng lực lãnh đao, chú ý đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ và kĩ thuật đầu tư mua săm trang thiết bị thi công mở rộng địa bàn hoạt động tạo thêm nhiều việc làm cho người lao dộng, từng bước nâng cao thu nhập, nâng cao chất lượng cuộc sống cho công nhân viên và người lao dộng, làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước, tăng tích lũy cho đơn vị. 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty * Chức năng -Vận chuyển đường bộ -Kinh doanh và khai thác vật liệu xây dựng -San ủi và cải tạo mặt bằng các công trình 16 -Cho thuê và kinh doanh vật tư thiết bị đường bộ -Thi công xây dựng các công trình dân dụng, giao thông thủy lợi và xây lắp điện -Sữa chữa máy móc , thiết bị. * Nhiệm vụ Căn cứ giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh,công ty TNHH Hưng Phát có những chức năng và nhiệm vụ như: - Hoàn thành khối lượng chỉ tiêu công việc, doanh thu, lợi nhuận do ccong ty đề ra. - Nâng cao năng suất lao động , không ngừng thay đổi trang thiết bị, đào tạo đội ngũ công nhân viên có năng lực cao đáp ứng yêu cầu của thị trường. - Hoạt động đúng theo ngành nghề kinh doanh đã đăng kí. - Tận dụng mọi nguồn vốn đầu tư đồng thời quản lý khai thác có hiệu quả nguồn vốn của công ty. - Tuân thủ thực hiện mọi chính sách do nhà nước ban hành,thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước. - Nghiêm chỉnh thực hiện mọi cam kết,hợp đồng mà công ty đã kí kết. - Có chính sách đưa ra kịp thời nhằm thu hút vốn đầu tư từ trong và ngoài nước. - Tự chủ quản lý tài sản,quản lý nguồn vốn,cũng như quản lý cán bộ công nhân viên. - Thực hiện nguyên tắc phân phối theo lao động,đảm bảo nguyên tắc công bằng xã hội,chăm lo đời sống vật chất và tinh thần của người lao động,tổ chức bồi dưỡng thường xuyên nhằm nâng cao trình độ chuyên môn,nănglực làm việc đội ngũ cán bộ kĩ thuật,cán bộ quản lý. - Thực hiện tốt công tác bảo hộ lao động,an toàn trong sản xuất... - Nâng cao chất lượng sản phẩm ngày càng khẳng định thương hiệu vốn có của công ty. - Thực hiện đúng chế độ hoạch toán kính tế,báo cáo thường xuyên và trung thực theo đúng quy định tài chính. - Luôn đưa ra mục tiêu và định hướng cho sự phát triển lâu dài và vững chắc,áp dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật cho tất cả các phòng ban để luôn theo kịp sự phát triển ngày một đi lên của đất nước. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty 2.1.3.1. Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty 17 SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY GIÁM ĐỐC Phòng hành chính Phòng kế hoạch kĩ thuật Phòng tài chính-kế toán Phòng đội xe và cung ứng vật tư 2.1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận quản lý - Giám đốc: Được Hội đồng quản trị bổ nhiệm trực tiếp điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, thực hiện phân công phân cấp cho phó giám đốc, các trưởng phòng, các phòng ban chức năng của công tynhằm phát huy nguồn lực nhằm phục vụ hiệu quả cho hoạt động sản xuất kinh doanh.Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và pháp luật về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao. Giám đốc chịu trách nhiệm chung về toàn bộ hoạt động của công ty, là người chịu trách nhiệm trước tập thể về các Nghị quyết của mình và việc làm của CBCNV, đồng thời phối hợp với các phòng ban quản lý để xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. - Phòng Kế hoạch Kĩ thuật: tham mưu cho HĐQT và Giám đốc về công tác kế hoạch và chiến lược phát triển công ty; công tác kỹ thuật; công tác quản lý kinh tế; quản lý kỹ thuật; tổ chức hệ thống thông tin kinh tế; công tác quản lý vật tư, thiết bị; thường xuyên báo cáo GĐ các nhiệm vụ được giao; tìm kiếm và tạo ra những kế hoạch mới đồng thời luôn đảm bảo chất lượng, lợi ích của công ty. Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty theo từng tháng, từng quý năm.Báo cáo tổng hợp kết quả hoạt động sản xuất để HĐQT và Giám đốc có kế hoạch phù hợp với xu thế của thị trường.Nghiên cứu thị trường, tập hợp các thông tin liên quan đến nghiệp vụ kinh doanh của công ty,tham mưu kịp thời cho lãnh đạo của công ty để có chiến lược kinh doanh ngắn và dài hạn đạt hiệu quả cao. - Phòng tài chính-kế toán: tham mưu cho HĐQT và GĐ trong lĩnh vực tài chính-kế toán-tín dụng của côg ty.Kiểm soát bằng đồng tiền các hoạt động kinh tế trong công ty theo quy định về quản lý kinh tế của Nhà nước và của công ty.Quản lývề chi phí; doanh thu; tiền; công nợ; tài sản cố định, các quỹ doanh nghiệp theo chế độ và quy chế tài chính công ty...Lập báo cáo tổng hợp và thực hiện công tác kế toán tại công ty.Công tác thuế: 18 thanh, kiểm tra tài chính, các nghĩa vụ nộp phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán tại công ty. - Phòng đội xe và cung ứng vật tư: Bố trí thiết bị tham gia thi công, có nhiệm vụ cung ứng vật tư kịp thời trên cơ sở tiếp cận kế hoạch thi công và đảm bảo chất lượng, đủ khối lượng, khai thác mọi nguồn vật tư, mua tận gốc để giảm giá thành, ngoài ra còn phải quản lí tốt tài sản ngoài công trình. 2.1.4. Đặc điểm về lao động tại công ty Chỉ tiêu về lao động: Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Lao động trực tiếp 40 45 47 Lao động gian tiếp 98 154 159 Tổng cộng 138 199 206 2.2. Đặc điểm công tác kế toán tại công ty 2.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty. SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán tổng hợp Kế toán tiền mặt Kế toán đội thi công công trình XL-XDCB Kế toán vật tư sản xuất Thủ quỹ Kế toán đội thi công công trình GTTL 2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ từng phần hành. - Kế toán trưởng: Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức kế toán tại công ty.Chịu tránh nhiệm trực tiếp trước Giám đốc công ty về các công việc thuộc phạm vi tránh nhiệm và quyền hạn của kế trưởng.Thực hiện các quyết định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị kế toán.Tổ chức điều hành bộ máy kế toán 19 theo quy định của luật kế toán.Lập báo cáo tài chính.Và tham gia vào các công tác quản lý của đơn vị. - Kế toán tổng hợp: Có tránh nhiệm hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận; kế toán thu thập các thông tin số liệu chi tiết để vào sổ kế toán tổng hợp; lập cáo biểu mẫu báo cáo, báo cáo thuế và quyết toán tài chính theo quy định của nhà nước. - Kế toán tiền mặt: Theo dõi tình hình biến động tiền mặt trong công ty. -Kế toán vật tư tài sản: Theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho NVL, hàng hóa và ghi chép các sổ liên quan. Tham gia kiểm kê định kì và bất thường tại kho. -Thủ quỹ: Có trách nhiệm quản lí tiền mặt của công ty, thực hiện việc chi tiêu tiền mặt có phiếu thu, phiếu chi ở các bộ phận kế toán chuyển sang. Cuối mỗi ngày ghi vào sở sách và kiểm kê việc thu chi tìm thực tế đối chiếu với sổ sách kế toán trên sổ TK 111. Theo dõi tình hình tăng giảm các loại tiền mặt, ngân phiếu và các loại vốn bằng tiền khác để báo cáo số liệu tồn quỹ hàng tháng, quý, năm. Kế toán đội thi công: theo dõi tiến độ thi công công trình của các đội. * Về mối quan hệ: Do đặc điểm của công tác kế toán nên việc kế toán hằng ngày trong công ty của từng bộ phận đều có mối quan hệ mật thiết với nhau. Vì vậy, trong bộ máy kế toán của công ty kế toán trưởng quan hệ với các bộ phận theo quan hệ chỉ đạo ngoài ra còn có quan hệ phối hợp trong công tác tổng hợp chi phí , xác định kết quả kinh doanh, báo cáo tài chính... 2.2.3. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty. Là hình thức “chứng từ ghi sổ”. Trình tự ghi chép có thể biểu diển bằng sơ đồ sau: SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH HƯNG PHÁT 20