Tài liệu Kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp in thuộc nhà xuất bản lao động – xã hội

LỜI NÓI ĐẦU Hiện nay, xu hướng toàn cầu hoá và thương mại hoá diễn ra một cách suất sắc trên mọi lĩnh của đời sống kinh tế, xã hội trên phạm vi toàn thế giới. Đối với ta, đang trong giai đoạn phát triển nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa để có nhiều cơ hội phát triển nước ta phải hội nhập vào nền kinh tế thương mại hoá với sự tự do cạnh tranh, bình đẳng giữa các thành phần kinh tế đề ra cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội vươn lên tự khẳng định mình .Tuy nhiên nó cũng cho các doanh nghiệp nhiều khó khăn, thử thách cần phải giải quyết. Các doanh nghiệp muốn đứng vững và cạnh tranh trên thị trường thì phải tạo ra uy tín và hình ảnh cho sản phẩm của mình thể hiện qua: Chất lượng mẫu mă giá cả…trong đó chất lượng về vấn đề then chốt. Để thưc hiện điều đó. Doanh nghiệp phải tiến hành quản lý một sự đồng bộ các yếu tố cũng như các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh hạch toán kế toán là một công cụ không thể thiếu được nhằm quản lý việc sử dụng tài sản, vât tư, vốn một cách chủ động sáng tạo và có hiệu quả. Trong các doanh nghiệp sản xuất kế hoạch NVL là một khâu quan trọng về chi phí NVL thường chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Cho nên một sự biến động nhỏ về NVL cũng ảnh hưởng đến thu nhập, lợi nhuận của doanh nghiệp. Chính vì vậy, quản lý NVL , giảm chi phí giá thành nâng cao sức cạnh tranh cho sản phẩm của doanh nghiệp. Hạch toán tới NVL đảm bảo cung cấp NVL một cách kịp thời kiểm tra và giám sát chặt chẽ việc chấp hành các định mức dữ trữ, tiêu hao vật liệu, ngăn chặn việc lạm dụng lẵng phí vật liệu trong sản xuất, từ đó hạ thấp giá thành sản phẩm, đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp. Xí nghiệp in- NXB Lao động xã hội là một doanh nghiệp trực thuộc NXB lao đông xã hội hoạt động trong lĩnh vực in ấn một lĩnh mà NVL là yếu tố then chốt của quá trình SXKD với ý thức sâu sắc vai trò quan trọng 1 của NVL trong quá trình sản xuất. Xí nghiệp đẵ rất chú trọng đến công tác kế toán NVL và coi một bộ phận quản lý không thể thiếu được trong toàn bộ công tác quản lý của xí nghiệp Trong thời gian thực tập tại xí nghiệp in NXB lao động xã hội được sự giúp đơ chỉ bảo tận tình của cán bộ phòng kế toán – tài vụ cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo: Trần Long nên em đă mạnh dạn lựa chọn đề tài “Kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp in thuộc nhà xuất bản lao động – xã hội”để thực hiện chuyên đề tốt nghiệp của mình. Mặc dù đă cố gắng nhưng do nhận thức và trình độ còn hạn chế nên chuyên đề của em chắc chắn không tránh khỏi những tồn tại và thiếu sót. Vì vậy em tất mong nhận sự đóng góp ý kiến của thầy, cô giáo các cô trong phòng kế toán – tài vụ của xí nghiệp in đẵ tận tình giúp em hoàn thành chuyên đề này. 2 CHƯƠNG I CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ I. KHÁI NIỆM ĐẶC ĐIỂM VÀ VAI TRÒ CỦA NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG SẢN XUẤT KINH DOANH 1. Khái niệm và đặc điểm của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ 1.1. Khái niệm + Nguyên liệu, vật liệu: trong các doanh nghiệp sản xuất là đối tượng lao động một trong 3 yếu tố cơ bản để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ, là cở sở vật chất cấu tạo nên cở sở vật chất của sản phẩm. + Công cụ, dụng cụ: là những tư liệu lao động không thoả mãn định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định hữu hình. Ngoài ra những tư liệu lao động không có tính bền vững như đồ dùng bằng sành sứ, thuỷ tinh, giày, dép, và quần áo làm việc dù thoả mãn định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định hữu hình những vẫn coi là công cụ, dụng cụ. 1.2. Đặc điểm +Nguyên liệu, vật liệu : - Chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất chế tạo sản phẩm cung cấp dịch vụ - Khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên liệu,vật liệu thay đổi hoàn toàn hình thái vật chất ban đầu và giá trị được chuyển toàn bộ, một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh. + Công cụ, dụng cụ : - Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất chế tạo sản phẩm và cung cấp dịch vụ 3 - Khi tham gia vào quá trình sản xuất vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu giá trị hao mòn dần được dịch chuyển từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. - Công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ hoặc thời gian sủ dụng ngắn được quản lývà hặch toán như tài sản lưu động 1.3. Vai trò của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ trong sản xuất kinh doanh. 1.3.1. Phân loại nguyên liệu, vật liệu, và công cụ, dụng cụ a. Phân loại nguyên liệu, vật liệu, và công cụ, dụng cụ. Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh sử dụng nhiều loại thứ nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ có vai trò chức năng và có các đặc tính lý, hoá khác nhau. Để tiến hành công tác quản lý và hạch toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ sử dụng trong doanh nghiệp thành từng loại, từng nhóm, từng thứ. Căn cứ vào vai trò và chức năng của nguyên liệu, vật liệu trong quá trình sản xuất, kinh doanh, nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh được chia thành các loại sau: - Nguyên liệu, vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) là các loại nguyên liêu, vật liệu, khi tham gia vào quá trình sản xuất cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm - Vật liệu phụ là những loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm - Vật liệu phụ : là những loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể của sản phẩm, nhưng có vai trò nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất Căn cứ vào công dụng, vật liêu phụ được chia thành các nhóm + Nhóm vật liệu làm tăng chất lượng nguyên liệu, vật liệu chính 4 + Nhóm vật liệu làm tăng chất lượng sản phẩm + Nhóm vật liệu đảm bảo điều kiện cho quá trình sản xuất Nhiên liệu là loại vật liệu phụ trong quá trình sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng . Nhiên liệu có thể tồn tại ở các thể rắn, thể lỏng hoặc thể khí Phụ tùng thay thế: là những chi tiết, phụ tùng máy móc thiết bị được dự trữ để sử dụng cho việc sửa, thay thế các bộ phận của TSCĐ hữu hình. Vật liệu và thiết bị XDCB là các loại vật liệu và thiết bị dùng cho công tác xây dựng cơ bản để hình thành TSCĐ. Vật liệu khác bao gồm các loại vât liệu chưa được phản ánh ở các loại vật liệu trên Công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất được phân chia như sau : Căn cứ vào nội dung kinh tế được phân thành các loại chủ yếu như sau : + Dụng cụ lắp, đồ nghề chuyên dùng cho sản xuất + Công cụ, dụng cụ, dùng cho công tác quản lý + Quần áo bảo hộ lao động + Khuôn mẫu đúc sẵn + Lán, trại tạm thời. + Các loại bao bì dùng để chứa đựng hàng hoá vật liệu . + Các loại công cụ, dụng cụ khác. Trong công tác quản lý và hạch toán công cụ, dụng cụ được chia ra làm 3 loại + Công cụ, dụng cụ + Bao bì luân chuyển + Đồ dùng cho thuê Để phục vụ cho công tác quản lý và kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu và công cụ, dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất, có thể căn cứ vào đặc tính lý hoá của từng loại để chia thành nhiều phần, từng thứ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dung cụ 1.3.2. Đánh giá nguyên liêu, vật liệu và công cụ, dụng cụ. 5 Đánh giá nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ là thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc kế toán hàng tồn kho (trong đó bao gồm cả nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ) phải được ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. *Đánh giá nguyên liệu, vật liệuvà công cụ dụng cụ theo giá gốc. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm :chi phí mua ,chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ trong DN được hình thành từ nhiều người khác nhau nên nội dung các yếu tố cấu thành giá gốc của nguyên liệu vật liệu và công cụ, dụng cụ được xác định theo từng trường hợp nhập xuất + Giá gốc của nguyên liệu vật liệu và công cụ, dụng cụ nhập kho. Giá gốc nguyên liệu Giá mua chi phí Các loại thuế vật liệu và công cụ trên hoá đơn khi không được dụng cụ mua ngoài = trừ đi các khoản nhập kho chiết khấu giảm giá Chi phí liên quan trực tiếp + hoàn lại + đến việc mua hàng Các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc xếp,bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quản trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho(chi phí bao bì, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi…) 6 + Giá gốc của nguyên liệu, vât liệu và công cụ, dụng cụ tự chế biến nhập kho được tính theo công thức sau: Giá gốc nguyên Giá gốc nguyên liệu, vật liệu = Chi phí liệu, vật liệu nhập kho + chế biến xuất kho Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất như: chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định, chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chế biến nguyên liêu, vật liệu và công cụ, dụng cụ. + Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến nhập kho, được tính theo công thức sau: Giá gốc nguyên Giá gốcNL,VL liệu, vật liệu và công = Tiền công Chi phí vận xuất kho thuê ngoài + phải trả cho + chuyển bốc cụ, dụng cụ nhập kho chế biến người chế biến dỡ, các chi phí có liên quan TT + Giá gốc của nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ nhận góp liên doanh vốn cổ phần hoặc thu hồi vốn góp được ghi nhận theo giá thực tế do hội đồng đánh giá lại và đẵ được chấp thuận công với các chi phí tiếp nhận(nếu có). + Giá gốc của NL,VL và CC, DC nhận, biếu, tặng. Giá gốcNL,VL và CC,DC nhập Giá trị hợp lý = ban đầu nhưngNLVL kho Các chi phí khác có + CCDC tương đương liên quan trực tiếp đến việc tiếp nhận + Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ được cấp. Giá gốc nguyên liệu vật liêu và công cụ dụng cụ nhập kho Giá trị hợp lý ban đầu = của nguyên liệu, vật liệu công cụ tương đương 7 Chi phí vận chuyển + bốc dỡ, chi phí có lien quan TT khác + Giá gốc của phế liệu thu hồi là giá ước tính theo giá trị thuần có thể thực hiện : - Do giá gốc của nguyên liêu, vật liêu và công cụ, dụng cụ nhập kho từ các nguồn nhập khác nhau như đẵ trình bày ở trên, để trích giá gốc hàng xuất kho, kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau: + Phương pháp tính theo giá đích danh: Giá trị thực tế của nguyên liêu, vật liệu và công cụ, dụng cụ xuất kho tính theo giá thực tế của từng lô hàng nhập, áp dụng đối với doanh nghiệp sử dụng ít thứ nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ có giá trị lớn và có thể nhận diện được. + Phương pháp bình quân gia quyền: Giá trị của các loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ (bình quân gia quyền cuối kỳ). Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi lô hàng về, phụ thuộc tình hình doanh nghiệp (bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập). Giá trị thực tế NLVL Và CC DC xuất kho = Số lượng NL VL x Đơn giá bình quân CC DC xuất kho Gia quyền Trong đó giá đơn vị bình quân có thể tính một trong các phương án sau : + Phương án 1 : tính theo giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ ( còn gọi là giá bình quân gia quyền toàn bộ luân chuyển trong kỳ ) Đơn giá Giá trị thực tế NL VL bình quân CC DC tồn kho đầu kỳ gia quyền cả = Số lượng NL,VL và CC,DC + Giá trị thực tế NL,VL CC,DC nhập kho trong kỳ + Số lượng NL,VL và CCDC kỳ dự trữ tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ + Phương án 2: Tính theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập (còn gọi là giá bình quân gia quyền liên hoàn). Đơn giá bình quân gia quyền sau Giá trị thực tế NL,VL CCDC tồn kho trước 8 Giá trị thực tế NL,VL CCDC nhập kho của mỗi lần nhập khi nhập = từng lần nhập Số lượng NL,VL và CCDC tồn kho trước + Số lượng NL,VL và CCDC nhập kho khi nhập của từng lần nhập + Phương pháp nhập trước, xuất trước: Trong phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của từng lô hàng nhập kho tại thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ,giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm gần cuối kỳ còn tồn kho. + Phương pháp nhập sau, xuất trước: Trong phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng,giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ còn tồn kho. * Đánh giá nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ theo giá hạch toán. - Đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, sản xuất nhiều mặt hàng thường sử dụng nhiều loại, nhóm, thứ, nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ, hoạt động nhập xuất nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ diễn ra thường xuyên, liên tục nếu áp dụng nguyên tắc tính giá gốc (giá trị thực tế) thì rất phức tạp, khó đảm bảo yêu cầu kịp thời của kế toán. Doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống giá hạch toán để ghi chép hàng ngày trên phiếu nhập, xuất và ghi sổ kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu và công cụ, dụng cụ. - Giá hạch toán là giá do kế toán doanh nghiệp tự xây dựng, có thể là giá kế hoạch ,hoặc giá trị thuần có thể thực hiện được trên thị trường. Giá hạch toán được sử dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp và được sử dụng tương đối 9 ổn định lâu dài. Trường hợp có sự biến động lớn về giá cả doanh nghiệp cần xây dựng lại hệ thống giá hạch toán. - Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ phải tuân thủ nguyên tắc tính theo giá trị thực tế. Cuối tháng kế toán phải xác định hệ số chênh lệch giữa trị thực và trị hạch toán của từng thứ (nhóm hoặc loại) nguyên liệu, vật liệuvà công cụ, dụng cụ để điều chỉnh giá hạch toán xuất kho thành giá trị thực tế. - Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của từng loại nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ được tính theo công thức sau: Giá trị thực tế NL, VL Hệ số chênh lệch giá = CCDC tồn kho đầu kỳ Giá trị hạch toán NL, VL CCDC tồn kho đầu kỳ Giá trị thực tế NL, VL CCDC xuất kho = + + Giá hạch toán NL, VL CCDC xuất kho Giá trị thực tế NL, VL CCDC nhập kho trong kỳ Giá trị hạch toán NL, VL CCDC nhập kho trong kỳ * Hệ số chênh lệch giá 1.3.3. Nhiệm vụ kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ Nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ sử dụng trong doanh nghiệp rất đa dạng phong phú về chủng loại. Để phục vụ cho công tác quản lý nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp đảm bảo cho sản xuất kinh doanh được tiến hành nhịp nhàng cân đối, tránh ứ đọng vật tư, đảm bảo an toàn tài sản thì kế toán phải theo dõi chi tiết về mặt giá trị và hiện vật theo từng kho và theo từng loại, nhóm, thứ nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ có giá trị, qui cách, chất lượng riêng biệt. Kế toán của doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, mở sổ kế toán chi tiết có liên quan phù hợp với tình hình thực tế của doanh 10 nghiệp nhằm phục vụ cho công tác quản lý tài sản nói chung và quản lý nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ nói riêng. 2. Thủ tục quản lý nhập xuất kho nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ và các chứng từ kế toán liên quan. 2.1 Các chứng từ có liên quan sử dụng. Chứng từ kế toán sử dụng được qui định theo chứng từ kế toán ban hành theo QĐ số 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các quyết định khác có liên quan bao gồm. - Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT) - Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03-VT) - Biên bản kiêm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu số 08-VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu số 02-BH) - Hoá đơn bán hàng - Hoá đơn GTGT Đối với các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo qui định của Nhà nước, phải lập kịp thời đầy đủ theo qui định về mẫu biểu, nội dung và phương pháp lập. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ngoài ra tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp, kế toán có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu số 04VT), biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu số 05-VT), phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( mẫu số 07-VT). 2.2. Thủ tục nhập kho nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ Bộ phận cung cấp vật tư căn cứ vào kế hoạch mua hàng va hợp đồng mua hàng đã ký kết, phiếu báo giá để tiến hành mua hàng. Khi hàng về đến nơi, nếu xét thấy cần thiết có thể lập ban kiểm nghiệm để kiểm nhận và đánh giá hàng mua về các mặt hàng số lượng, khối lượng, chất lượng. qui cách, căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm, ban kiểm nghiệm lập “biên bản kiểm nghiệm vật 11 tư”. Sau đó bộ phận cung cấp hàng lập “ phiếu nhập kho” trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm giao cho người mua hàng làm thủ tục nhập kho. Thủ tục sau khi cân, đong, đo, đếm sẽ ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập và sử dụng để phản ánh số lượng nhập và tồn của từng thứ vật tư vào thẻ kho, trường hợp phát hiện thừa thiếu sai qui cách, phẩm chất, thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao lập biên bản. Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển giao phiếu nhập cho kế toán vật tư làm căn cứ để ghi sổ kế toán. 2.3. Thủ tục xuất kho nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh các bộ phận sử dụng vật tư viết phiếu xin lĩnh vật tư.Căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật tư bộ phận cung cấp vật tư viết phiếu xuất kho trình giám đốc duyệt.Căn cứ vào phiếu xuất kho, sau đó ghi số lượng xuất và tồn kho của từng thứ vật tư vào thẻ kho .Hằng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho kế toán vật tư, kế toán tính giá hoàn chỉnh phiếu xuất để lấy số liệu ghi sổ kế toán .  Phương pháp kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ Tại kho thủ kho sử dụng thẻ kho để theo tình hình nhập xuất tồn của từng vật tư. Đầu năm kế toán vật liệu nhập the kho theo từng thứ vật tư liệu có trong sổ danh điểm vật tư, ghi các chỉ tiêu: Tên vật tư, nhăn hiệu quy cách, chất lượng đơn vị tính, mã số danh điểm vật liệu…Sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho. Thủ kho căn cứ vào từng phiếu nhập, phiếu xuất để ghi số lượng nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ nhập (xuất) kho để ghi vào thẻ kho của từng thứ và tính số lượng tồn kho sau mỗi lần nhập xuất. Sau đó phân loại phiếu nhập, phiếu xuất kho vật tư và chuyển giao cho kế toán vật tư để ghi sổ kế toán. Thẻ kho được thủ kho phân loại, sắp xếp theo từng loại, nhóm nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ và phải bảo quản chặt chẽ đảm bảo an toàn và thuận tiện cho việc sử dụng thẻ kho. Thủ kho phải thường xuyên 12 đối chiếu số lượng tồn kho trên thẻ kho với số lượng tồn kho thực tế của từng thứ vật tư. Tại phòng kế toán, kế toán chi tiết vật tư sử dụng. Sổ kế toán chi tiết theo dõi chi tiết từng thứ (nhóm) vật tư. Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết được áp dụng, kế toán chi tiết có thể sử dụng một trong các sổ kế toán chi tiết sau: - Sổ(thẻ)kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ . - Sổ đối chiếu luân chuyển. - Sổ số dư Ngoài ra trong thực tế, kế toán vật tư còn có thể mở các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng luỹ kế tổng hợp nhập, xuất, tồn, vật liệu, công cụ, dụng cụ để phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng và kịp thời. 3. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ. Hiện nay chế độ kế toán quy định việc hạch toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ được thực hiện đồng thời ở kho và ở phòng kế toán được tiến hành theo các phương pháp sau: - Phương pháp thẻ song song - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Phương pháp sổ số dư Mỗi một phương pháp trên đều có những ưu điểm, nhược điểm riêng trong việc ghi chép, phản ánh, kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán căn cứ vào điều kiện cụ thể từng doanh nghiệp về quy mô, chủng loại vật tư sử dụng, trình độ và yêu cầu quản lý, trình độ của nhân viên kế toán, mức độ ứng dụng tin học trong công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ để lựa chọn và áp dụng phưong pháp kế toán chi tiết vật liệu thích hợp, phát huy hiệu quả của công tác kế toán. 3.1. Phương pháp ghi thẻ song song 13 Nguyên tắc hạch toán: ở kho, thủ kho ghi chép tình hình Nhập- xuất- tồn trên thẻ kho tình hình Nhập- xuất- tồn của từng thứ vật tư về mặt số lượng và giá trị. Trình tự kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. (1) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ Nhập- xuất kho vật tư hợp pháp, hợp lệ thủ kho tiến hành nhập xuất kho và ghi số lượng nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ thực nhập thực xuất vào chứng từ sau đó ghi vào thẻ kho và tính số tồn kho phải chuyển những chứng từ Nhập- xuất do phòng kế toán có kèm theo giấy giao nhận chứng từ do thủ kho lập. (2) Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được chứng từ nhập- xuất vật tư, kế toán phải kiểm tra chứng từ kế toán, hoàn chỉnh chứng từ: ghi đơn giá, tính thành tiền phân loại chứng từ sau đó ghi vào Sổ( thẻ ) kế toán chi tiết (3) Đinh kỳ hoặc cuối tháng kế toán chi tiết vật tư và thủ kho đối chiếu số liệu giữa thủ kho với số (thẻ) kế toán chi tiết. (4) Căn cứ vào số liệu tổng hợp từ các số( thẻ ) kế toán chi tiết để lập Bảng cân đối tổng hợp nhập- xuất- tồn, mỗi thứ vật tư ghi một dòng sau đó tổng hợp theo từng nhóm, từng loại nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ. Số liệu này để đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp. Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song. SƠ ĐỒ KẾ TOÁN CHI TIẾT VL –CCDC THEO PHƯƠNG PHÁP THẺ SONG SONG Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất 1 1 Sổ chi tiết vl3 -ccdc 2 2 Bảng tổng hợp N – X -T 14 Sổ tổng hợp 4 5 * Ưu điểm, nhược điểm. + Ưu điểm: Việc ghi sổ đơn giản, rõ ràng dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, phát hiện sai sót trong việc ghi chép và quản lý. + Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn bị trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép nhiều. 3.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Nguyên tắc hạch toán: Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi số lượng nhập- xuất, tồn trên thẻ kho, kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi số lượng, giá trị nhập- xuất- tồn của từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ. Trình tự kế toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. (1) Thủ kho tiến hành công việc quy định tương tự phưong pháp thẻ song song (2) Định kỳ kế toán mở Bảng kê tổng hợp nhập, xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất của từng thứ nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ luân chuyển trong tháng theo chỉ tiêu trên số lượng và giá trị. (3) Căn cứ vào sổ tổng hợp trên Bảng kê để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển mỗi thứ ghi một dòng vào ngày cuối tháng sổ đối chiếu luân chuyển được mở và dùng cho cả năm. (4) Cuối tháng đối chiếu số lưọng nguyên liệu vật liệu, công cụ, dụng cụ, nhập, xuất, tồn của từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ trên thẻ kho và sổ đối chiếu luân chuyển. (5) Đối chiếu giá trị nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ, nhập, xuất, tồn trên ổ đối chiếu luân chuyển với sổ kế toán tổng hợp. 15 SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ THEO PHƯƠNG PHÁP ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN Thẻ kho (1) (1) Phiếu xuất Phiếu nhập (4) (2) Bảng kê nhập (2) Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển (3) (3) Sổ kế toán tổng hợp (5) * Ưu điểm, nhược điểm. + Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi sổ kế toán do chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng. + Nhược điểm: Việc ghi sổ kế toán vẫn bị trùng lặp với thẻ kho về mặt số lượng. Việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào kỳ kế toán do đó hạn chế chức năng của kế toán. 3.3. Phương pháp sổ số dư Nguyên tắc kế toán chi tiết: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép số lượng Nhập- xuất- tồn và cuối kỳ phải ghi sổ tồn kho đã tính được trên thẻ kho vào của từng nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ vào cột số lượng trên sổ số dư. Kế toán lập Bảng tổng hợp giá trị Nhập- xuất- tồn kho của từng của từng nhóm nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ của từng kho giá trị tồn kho 16 cuối kỳ của từng thứ nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ vào cột số tiền trên sổ số dư để có số liệu đối với Bảng tổng hợp giá trị Nhập- xuất- tồn kho về mặt giá trị. Sổ số dư được lập và dùng cho cả năm. Trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp Sổ số dư (1) Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi thẻ song song thủ kho tập hợp và phân loại chứng từ nhập, xuất phát sinh trong kỳ theo từng nhóm vật tư (2) Thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) của từng nhóm nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ đính kèm chứng từ gốc gửi cho kế toán vật tư. (3) Kế toán chi tiết vật liệu, khi nhận được phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) của từng nhóm nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ đính kèm chứng từ gốc phải kiểm tra việc phân loại chứng từ và ghi giá hạch toán trên từng chứng từ gốc, tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập, xuất. Sau đó lập Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho theo từng kho. (4) Kế toán chi tiết vật liệu căn cứ vào Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho để lập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn ( nếu vật tư được bảo quản ở nhiều kho) (5) Cuối tháng căn cứ vào thẻ kho, thủ kho ghi số lưọng vật liệu, công cụ dụng cụ vào sổ số dư sau đó chuyển vào phòng kế toán. Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho và dùng cho cả năm giao cho thủ kho vào ngày cuối cùng của tháng (6) Khi nhận sổ số dư, kế toán kiểm tra và ghi chỉ tiêu giá trị vào sổ số dư sau đó đối chiếu giá trị trên Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho hoặc Bảng nhập, xuất, tồn với sổ số dư 17 18 SƠ ĐỒ KẾ TOÁN CHI TIẾT VL – CCDC THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ SỐ DƯ Chứng từ nhập (1) Thẻ kho (2) Bảng giao nhận chứng từ nhập (4) Sổ số dư (6) (3) (1) Chứng từ xuất (2) Bảng giao nhận chứng từ xuất Sổ tổng hợp nhập - xuất – tồn Bảng luỹ kế nhập - xuất – tồn (3) (5) * Ưu điểm, nhược điểm. + Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lượng ghi chép hàng ngày do kế toán chi tiết vật liệu chỉ theo dõi về mặt giá trị của từng nhóm vật tư tránh được việc trùng lặp với thủ kho. Công việc kế toán tiến hành đều trong tháng, thực hiện việc kiểm tra, giám sát thường xuyên của kế toán + Nhược điểm: Kho phát hiện đuợc nguyên nhân khi đối chiếu phát hiện ra sai sót và đòi hỏi yêu cầu, trình độ quản lý của thủ kho và kế toán phải cao. 4. Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ 19 *. Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ là tài sản lưu động của doanh nghiệp được nhập xuất kho thường xuyên, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm NVL của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có các phương thức kiểm kê khác nhau. Có doanh nghiệp thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập –xuất kho(mỗi lần nhập – xuất kho đều có cân, đo, đong, đếm). Những cũng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ bằng cách cân, đo, đong, đếm,ước lượng NVL tồn cuối kỳ.Tương ứng với hai phương thức kiểm kê trong kế toán NVL nói riêng và kế toán các loại hàng tồn kho nói chung có hai phương pháp hạch toán tổng hợp: là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. - Phương pháp kê khai thường xuyên: Là phương pháp ghi chép phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập –xuất – tồn kho các loại vật liệu, công cụ ,dụng cụ, thành phẩm, hàng hoá trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập xuất .Phương pháp này sử dụng các tài khoản kế toán TK151, 152, 153, 156, 157. Phương pháp kê khai thường xuyên: Được áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất như: sản xuất công nghiệp, xây lắp và các đơn vị thường xuyên kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn. - Phương pháp kiểm kê định kỳ: Là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra trị giá vật tư, hàng hoá đẵ xuất trong kỳ theo công thức: Trị giá vật tư hàng hóa = xuất kho Trị giá vật tư hàng hoá mua + vào trong kỳ Trị giá vật tư Trị giá vật tư hàng hoá tồn - hàng hoá tồ đầu kỳ cuối kỳ Theo phương pháp này mọi biến động vật liệu, công cụ, dụng cụ không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho giá trị nguyên liệu, vật liệu 20