Tài liệu Hoàn thiện tổ chức lực lượng bán bảo hiểm tại công ty tnhh mtv đại lý bảo hiểm prudential tại gia lai.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG LÊ VĂN ĐỨC HOÀN THIỆN TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN BẢO HIỂM TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN ĐẠI LÝ BẢO HIỂM PRUDENTIAL TẠI GIA LAI Chuyên ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH Mã số: 60.34.05 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng - Năm 2014 2 Công trình được hoàn thành tại ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học : TS. ĐẶNG VĂN MỸ Phản biện 1: TS. ĐOÀN GIA DŨNG Phản biện 2: PGS. TS. NGUYỄN PHÚC KHANH Luận văn đã được bảo vệ tại Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp tại Đại học Đà Nẵng vào ngày 21 tháng 7 năm 2014. Có thể tìm hiểu luận văn tại: Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Ngành kinh doanh bảo hiểm nhân thọ đã chính kiến những xung đột mạnh mẽ không chỉ từ những sản phẩm của các công ty, sự xung đột của hệ thống phân phối sản phẩm mà còn bị ảnh hưởng của lực lượng bán hàng, dẫn dắt các doanh nghiệp bước vào cuộc cạnh tranh khốc liệt cả về phương diện lực lượng bán hàng trong bối cảnh hội nhập khu vực và quốc tế. Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là làm thế nào để tổ chức tốt lực lượng bán hàng? Đâu là các nhân tố tác động trực tiếp và gián tiếp đến quá trình tổ chức lực lượng bán? Đặc điểm ngành nghề kinh doanh bảo hiểm nhân thọ chi phối quá trình tổ chức lực lượng bán hàng như thế nào cho có hiệu quả?... Là một công ty chuyên về các sản phẩm bảo hiểm nhân thọ nhiều năm liền trên thị trường tỉnh Gia Lai, những thành tựu đạt được trong quá trình phân phối không thể nói là nhỏ bé. Song việc tổ chức lực lượng bán hàng một cách có hiệu quả, đáp ứng tốt nhất các yêu cầu trong phân phối và bán hàng cũng như đối phó với lực lượng cạnh tranh và gia tăng doanh số, thị phần của công ty trên thị trường là một câu hỏi lớn đặt ra cho các nhà quản trị và điều hành công ty. Trên cơ sở nhận thức các lý thuyết được tích luỹ trong quá trình đào tạo và nghiên cứu, kết hợp với thực tiễn sinh động trong lĩnh vực kinh doanh và quản lý, tôi mạnh dạn lựa chọn và thực hiện đề tài: “Hoàn thiện tổ chức lực lượng bán bảo hiểm tại Công ty TNHH MTV Đại lý Bảo Hiểm Prudential tại tỉnh Gia Lai” làm luận án tốt nghiệp chương trình đào tạo thạc sĩ của mình. 2. Mục đích nghiên cứu
Tổng hợp cơ sở lý thuyết về bán hàng và lực lượng bán hàng. 2
Nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình phân phối sản phẩm bảo hiểm nói chung và quá trình bán hàng nói riêng.
Hình thành mô hình tổ chức lực lượng bán sản bảo hiểm nhân thọ, triển khai các hoạt động của lực lượng bán hàng trên thực địa có tính đến các biến số của thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh và xu hướng phát triển kinh doanh của ngành bảo hiểm nhân thọ. Các mục tiêu nghiên cứu của đề tài hướng đến hai đối tượng rõ rệt, một là cung cấp toàn cảnh cơ sở lý thuyết về công tác tổ chức lực lượng bán hàng phục vụ cho công tác nghiên cứu về phương diện lý thuyết, bổ sung và hoàn chỉnh lý thuyết về bán hàng và tổ chức lực lượng bán hàng; hai là, cung cấp các kỹ năng cần thiết cho các nhà quản trị doanh nghiệp, nhất là các nhà quản trị phân phối và bán hàng, những kinh nghiệm quản trị cần thiết trong công tác tổ chức và quản lý lực lượng bán hàng. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu của đề tài là quá trình phân phối và hoạt động của lực lượng bán các sản phẩm bảo hiểm Công ty TNHH Một Thành Viên Đại Lý Bảo Hiểm Prudential tại Gia Lai. - Đề tài được thực hiện trên cơ sở phân tích tình hình hiện tại và đề xuất các giải pháp nhằm tổ chức lực lượng bán các sản phẩm dịch vụ bảo hiểm nhân thọ từ nay đến 2020 tại Công ty TNHH Một Thành Viên Đại Lý Bảo Hiểm Prudential tại Gia Lai. Hoạt động phân phối sản phẩm và hoạt động của lực lượng bán hàng được xem xét trong không gian thị trường là tỉnh tây nguyên như Gia lai. 4. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu định tính là phương pháp được sử dụng trong nghiên cứu lý thuyết, mô hình hoá vấn đề nghiên cứu và xây dựng tình huống nghiên cứu. 3
Phương pháp nghiên cứu tình huống (case study) là phương pháp lựa chọn đối tượng nghiên cứu thực tế tại Công ty TNHH Một Thành Viên Đại Lý Bảo Hiểm Prudential tại Gia Lai. * Nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài Đề tài đã có những đóng góp quan trọng vào quá trình thay đổi nhận thức đối với không chỉ những người quản lý và kinh doanh trong công ty mà còn tác động trực tiếp đến các đối thủ cạnh tranh, công chúng và khách hàng của Công ty trên thị trường với hy vọng cải thiện tình hình của công ty và đáp ứng tốt nhất nhu cầu khách hàng. 5. Cấu trúc của luận văn Chương 1: Cơ sở lý thuyết về bán hàng và tổ chức lực lượng bán hàng. Chương 2: Tổ chức lực lượng bán bảo hiểm tại Công ty TNHH MTV Đại lý bảo hiểm Prudential tại Gia Lai. Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức lực lượng bán bảo hiểm tại công ty TNHH MTV Đại lý bảo hiểm Prudential tại Gia Lai trong thời gian tới. 6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu Các doanh nghiệp để có thể duy trì và tổ chức lực lượng bán hàng cần thiết phải nghiên cứu và thực thi các quyết định về phương diện quản trị quan trọng. Đã có nhiều công trình nghiên cứu công bố trên bình diện quốc gia và quốc tế về lĩnh vực này: - Giáo trình “Quản trị lực lượng bán hàng” của TS. Đỗ Ngọc Mỹ và TS. Đặng Văn Mỹ - Giáo trình "Tổ chức và quản lý tiếp thị bán hàng" của Lê Anh Cường, Nguyễn Kim Chi và Nguyễn Thị Lệ Huyền, (2004). - ... 4 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ BÁN HÀNG VÀ TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG 1.1. BÁN HÀNG VÀ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TRONG QUÁ TRÌNH PHÂN PHỐI SẢN PHẨM 1.1.1. Khái niệm của hoạt động bán hàng Hoạt động bán hàng được hiểu là hoạt động chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá của người bán cho người mua. 1.1.2. Hoạt động bán hàng trong quá trình phân phối sản phẩm Trong quá trình phân phối sản phẩm, hoạt động bán hàng có một vị trí quan trọng đặc biệt không chỉ giải quyết việc thay đổi quyền sở hữu giữa doanh nghiệp và các đối tác phân phối hoặc với khách hàng cuối cùng mà còn liên quan chủ yếu đến công tác quan hệ, phát triển khách hàng và chăm sóc khách hàng (Mudambi, 1994, p. 10, [7]). 1.1.3. Vị trí của bán hàng trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp Bán hàng cùng với các hoạt động khác, về phần mình là cơ sở và hoạt động quan trọng cho phép thực hiện các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp (Johnson, 1999, p.25, [12]). 1.2. LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG TRONG QUÁ TRÌNH PHÂN PHỐI 1.2.1. Khái niệm lực lượng bán hàng Lực lượng bán hàng được hiểu là tập hợp cấu trúc trong tổ chức lực lượng hoạt động thương mại và phân phối sản phẩm của doanh nghiệp (Zeyl & Dayan, 2000, p. 130, [15]). Lực lượng bán không chỉ là những phương tiện để tiêu thụ sản 5 phẩm sản xuất mà còn là yếu tố quan trọng thực hiện các chính sách thương mại của doanh nghiệp. Lực lượng bán còn được hiểu là toàn bộ cấu trúc, các hình thức tổ chức hoạt động thương mại của doanh nghiệp từ người quản lý thương mại cấp cao đến các nhân viên bán hàng. 1.2.2. Cấu trúc lực lượng bán hàng Lực lượng bán được hình thành chủ yếu đối với các doanh nghiệp thực hiện việc thương mại các sản phẩm hàng hoá tương đối đặc biệt. Cấu trúc của lực lượng bán là tập hợp những hình thức tổ chức của lực lượng bán và mối liên hệ của các bộ phận trong lực lượng bán có tính đến việc định vị chức trách, chức năng nhiệm vụ và nội dung trong hoạt động của lực lượng bán. Việc xác định cấu trúc lực lượng bán có ý nghĩa quan trọng cho phép xác định hình thức tổ chức lực lượng bán một cách hiệu quả. Những chức trách khác nhau trong cấu trúc lực lượng bán hàng từ cấp cao là người quản lý đến các nhân viên trực tiếp thực hiện công tác bán hàng bao gồm: Giám đốc thương mại ; Giám đốc bán hàng ; Trưởng bộ phận bán hàng ; Nhân viên bán hàng. 1.2.3. Phân loại, chức năng và nhiệm vụ của lực lượng bán hàng a. Phân loại lực lượng bán Về lý luận có nhiều kiểu lực lượng bán khác nhau tồn tại, tuy nhiên việc xem xét các kiểu lực lượng bán trong khuôn khổ tổ chức đã được nghiên cứu đề xuất bởi Mudambi (1994, p.8, [12]) bao gồm hai phương diện đó là theo hình thức sở hữu và theo hình thức vận động. + Lực lượng bán riêng + Lực lượng bán uỷ quyền 6 + Lực lượng bán bên trong + Lực lượng bán bên ngoài Ưu và nhược điểm của các kiểu lực lượng bán theo quan điểm của các tác giả được tổng hợp trong bảng 1.1. b.Chức năng và nhiệm vụ của lực lượng bán + Thăm dò và thu thập thông tin thị trường. + Tiếp xúc với khách hàng tiềm năng và đàm phán. + Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ kỹ thuật bán hàng. + Thiết lập hồ sơ về khách hàng + .... 1.3. TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG 1.3.1. Khái niệm tổ chức lực lượng bán hàng Tổ chức lực lượng bán là công tác đầu tiên và quan trọng của quá trình duy trì và quản lý lực lượng bán mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải quan tâm. 1.3.2. Nội dung tổ chức lực lượng bán hàng a. Xác định cấu trúc hoặc mô hình và kiểu lực lượng bán Về phương diện lý thuyết, các chuyên gia về lực lượng bán hàng đã chỉ ra rằng, tồn tại nhiều mô hình cấu trúc lực lượng bán có thể lựa chọn đối với các doanh nghiệp, cụ thể như:
Lực lượng bán được tổ chức theo vùng lãnh thổ, địa lý
Lực lượng bán được tổ chức theo sản phẩm
Lực lượng bán được tổ chức theo khách hàng
Lực lượng bán được tổ chức hỗn hợp b. Hoạch định vùng bán hàng và khu vực bán hàng cho lực lượng bán Vùng bán hàng và khu vực bán hàng là những khái niệm liên quan đến việc chia cắt toàn bộ không gian tổng thể về phân phối và 7 bán hàng của doanh nghiệp nhằm phục vụ cho việc phân chia lực lượng bán hàng chuyên trách theo mô hình cấu trúc và kiểu lực lượng bán đã được các định. Vùng bán hàng và khu vực bán hàng được tính toán chia cắt từ mạng lưới phân phối cũng như không gian địa lý của thị trường mà doanh nghiệp hình thành và phát triển trong quá trình phân phối và bán hàng. c. Xác định quy mô và số lượng nhân viên bán hàng. Số lượng nhân viên bán hàng mà doanh nghiệp duy trì trong lực lượng bán thường xuất phát từ 4 yếu tố cơ bản sau: Số khách hàng tiềm năng đối với sản phẩm, khả năng và yêu cầu công tác bán đối với các khách hàng, mức độ tập trung hay phân tán của khách hàng trong thị trường cũng như sự đầu tư và nguồn tài chính của doanh nghiệp. Theo Zeyl & Dayan (2000, p. 260, [15]) có 3 phương pháp cơ bản cho phép xác định qui mô lực lượng bán đó là phương pháp khối lượng công việc, phương pháp ngân sách và phương pháp phân bổ. d.Hoạch định và phân bổ mục tiêu cho lực lượng bán
Những mục tiêu chung của doanh nghiệp đến mục tiêu bán hàng.
Xác định một mục tiêu tốt và có chất lượng
Thiết lập hạn ngạch về bán hàng e. Tổ chức các công việc cho nhân viên bán hàng
Tổ chức những sự dịch chuyển đối với hình thức thương mại di động
Sự tổ chức vật chất và cụ thể của công việc
Sự phân bổ nhân viên tại các điểm bán đối với thương mại cố định. 8 1.4. KẾ HOẠCH HOÁ HOẠT ĐỘNG CỦA LỰC LƯỢNG BÁN 1.4.1. Kế hoạch hoá hoạt động của lực lượng bán
Xác định mục tiêu hoạt động thương mại cho lực lượng bán:
Thiết kế chiến lược cho lực lượng bán. Ngoài ra doanh nghiệp còn có thể tiến hành kế hoạch các chương trình đãi ngộ cho lực lượng bán thông qua sự hoàn trả các chi phí của hành trình và hoạt động bán hàng của nhân viên. 1.4.2. Phân tích đánh giá hoạt động của lực lượng bán
Kiểm soát và thúc đẩy hoạt động của lực lượng bán
Đánh giá hoạt động của lực lượng bán 1.4.3. Vấn đề hoàn thiện tổ chức lực lượng bán + Đánh giá hoạt động của lực lượng bán hiện tại rút ra các ưu và nhược điểm trong tổ chức. + Xác định những thay đổi của thị trường và khách hàng nhằm định hướng cho việc tổ chức lại lực lượng bán. + Tiến hành xác định các thông tin cần thiết cho việc thực hiện tổ chức lại lực lượng bán. + Kiến toàn tổ chức lực lượng bán theo các nội dung trong phần trên. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN BẢO HIỂM TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐẠI LÝ BẢO HIỂM PRUDENTIAL GIA LAI 2.1. GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC CÔNG TY 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty TNHH MTV Đại lý bảo hiểm Prudential Gia Lai được cấp giấy chứng nhận ĐKKD số 5900337012 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Tỉnh Gia Lai cấp. 9 Tên giao dịch đối nội : Công ty TNHH MTV đại lý bảo hiểm Prudential Gia Lai 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty a. Chức năng của Công ty b. Nhiệm vụ của Công ty 2.1.3. Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý a. Mô hình tổ chức và quản lý b. Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban 2.1.4. Tình hình nguồn lực và các yếu tố kinh doanh của Công ty Qua bảng số liệu 2.1 tổng hợp về nguồn lực và các yếu tố kinh doanh có thể nhận thấy rằng bản chất hoạt động kinh doanh thương mại và phân phối của Công ty được thể hiện rõ nét trong nguồn lực và các yếu tố kinh doanh. Về lực lượng lao động làm việc tại Công ty phát triển mạnh qua 2 năm, với tốc độ phát triển bình quân là 141%, trong đó lực lượng lao động trực tiếp là những nhân viên điều hành gia tăng với tốc độ 166%, lao động trực tiếp tăng 126% và lao động theo mùa vụ tăng 140%. Sự gia tăng nhanh về lực lượng lao động trực tiếp phản ánh từ nhu cầu về đội ngũ trong hoạt động phân phối và bán hàng mà Công ty định hướng phát triển nhanh chóng trong năm 2012 so với năm 2011. Về cơ sở vật chất kỹ thuật phản ánh chủ yếu ở văn phòng làm việc diện tích tăng hơn so với năm 2011 là 150%. Về vốn kinh doanh, sự phát triển về vốn chủ yếu tăng cường Vốn lưu động nhằm đáp ứng tình hình hoạt động và giải quyết các quyền lợi như chi trả khi có rủi ro và khi khách hàng đáo hạn. Tốc độ gia tăng vốn lưu động trong kinh doanh của Công ty là 200% qua 2 năm. 10 2.2. TÌNH HÌNH KINH DOANH DỊCH VỤ BẢO HIỂM NHÂN THỌ TẠI CÔNG TY THỜI GIAN QUA 2.2.1. Đặc điểm hoạt động bán sản phẩm bảo hiểm a. Đặc điểm sản phẩm dịch vụ bảo hiểm nhân thọ Bảo hiểm nhân thọ có đặc điểm phức tạp trong quá trình giới thiệu đến người dân đòi hỏi sự bảo vệ trọn vẹn cho khách hàng, bao gồm nhiều sản phẩm bảo hiểm khác nhau phát triển theo sự phát triển của xã hội. b/ Cơ cấu và chủng loại sản phẩm phân phối Sản phẩm hiểm nhân thọ tên Prudential do Công ty cung cấp rất đa dạng về cơ cấu và chủng loại. Thông tin cơ bản về các sản phẩm được minh hoạ trong bảng 2.2. c/ Đặc điểm thương mại sản phẩm Việc thương mại các sản bảo hiểm nhân thọ nói chung, bảo hiểm nhân thọ Prudential nói riêng về cơ bản do các Công ty bảo hiểm quyết định và chi phối trên cơ sở thiết lập hệ thống phân phối với các khu vực phân phối có đầy đủ năng lực đóng góp vào quá trình dịch chuyển sản phẩm bảo hiểm đến với khách hàng. d. Thị trường bán dịch vụ bảo hiểm của công ty Thị trường tiêu thụ các sản phẩm bảo hiểm nhân thọ mang tên Prudential của Công ty là thị trường tỉnh Gia lai. Theo phương pháp so sánh có thể nhận định rằng, không gian thị trường ở tỉnh Gia Lai kéo dài trên địa bàn rộng lớn nhưng tiềm năng bán hàng thấp hơn (chiếm khoảng 30%) trong thị trường cả nước và so với thị ở các tỉnh tây nguyên. e. Đặc điểm khách hàng của công ty Về cơ bản, khách hàng của Công ty có thể phân chia thành các nhóm như sau: 11
Nhóm 1 có độ tuổi từ 0 – 18 tuổi : chủ yếu là người lớn tham gia và bảo vệ thêm cho con em mình.
Nhóm 2 có độ tuổi từ 18 – 25 tuổi, tỷ lệ khách hàng này chiếm khoảng 18% trong tổng số khách hàng.
Nhóm 3 có độ tuổi từ 25 – 40 tuổi: chiếm tỉ lệ rất lớn chiếm 47% trong toàn bộ khách hàng của Công ty.
Nhóm 4 có độ tuổi từ 40 – 55 tuổi chiếm tỷ trọng cũng tương đối cao 35% trong toàn bộ khách hàng của Công ty. 2.2.2. Hệ thống kênh phân phối sản phẩm của công ty a. Tổ chức kênh phân phối hiện tại của công ty Hệ thống kênh phân phối sau nhiều năm hình thành và cải tiến, hiện tại hệ thống kênh phân phối được minh hoạ theo sơ đồ 2.1 sau đây: * Kênh bán hàng trực tiếp * Kênh bán hàng gián tiếp b. Mạng lưới phân phối và các trung gian phân phối Mạng lưới phân phối của Công ty từ khi thành lập đến nay đã dần bao phủ toàn bộ thị trường tỉnh Gia lai thông qua các nỗ lực của Công ty trong việc thành lập các văn phòng. 2.2.3. Tình hình bán sản phẩm bảo hiểm qua các năm a. Tình hình bán sản phẩm bảo hiểm theo các tiêu thức
Theo khu vực thị trường - Tình hình bán bảo hiểm qua 2 năm cho thấy tốc độ tăng trưởng của toàn bộ các sản phẩm trên tất cả các thị trường đối với nhóm sản phẩm Phú-An gia thành tài đạt 151%, tăng 20% năm 2013 so với năm 2012, đối với nhóm sản phẩm Phú-An lộc chỉ đạt 119,3%, tăng 26,5% năm 2013 so với năm 2012, đối với sản phẩm Phú-Toàn gia an phúc với tốc độ tăng 150% giữa 2 năm, đối với 12 nhóm sản phẩm Phú- Trương an giảm 91% và sản phẩm Phú- Bảo an đạt 47% tức giảm 53% giữa năm 2012 so với năm 2013.
Theo các đối tượng khách hàng Theo số liệu tổng hợp tại công ty, tình hình phân phối sản phẩm theo đối tượng khách hàng biểu thị thông qua số lượng khách hàng được phân chia theo mỗi loại và lượng sản phẩm cho từng đối tượng khách hàng. + Tình hình khách hàng của Công ty qua các năm Bảng 2.3. Tình hình khách hàng của Công ty qua các năm Tỷ trọng các nhóm khách hàng trong tổng thể cũng có sự biến thiên và phân bố khác nhau, cụ thể, đối với khách hàng nhóm 1 là đối tượng khách hàng còn dưới độ tuổi lao động nên chưa có tỷ trọng trong phân phối sản phẩm. Khách hàng nhóm 2 cũng là các đối tượng khách hàng có tiềm năng nhưng chiếm tỷ trọng còn thấp năm 2012 là 20% và giảm đi còn 18% năm 2013, tuy nhiên, về số lượng thì nhóm khách hàng này gia tăng nhanh chóng với tốc độ tăng trưởng đạt 134% qua 2 năm. b. Kết quả bán các sản phẩm bảo hiểm của công ty Kết quả hoạt động bán qua 2 năm thể hiện trong bảng 2.4 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ có tốc độ tăng trưởng qua 2 năm chỉ đạt 126%. Điều này được phản ánh do tác động của bán một số sản phẩm mang tính bảo vệ thấp giảm và áp lực cạnh tranh trên thị trường. Bên cạnh đó, tốc độ gia tăng chi phí kinh doanh qua 2 năm cao hơn tốc độ tăng doanh thu nên lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh và phân phối gia tăng nhanh hơn qua 2 năm và đạt 200%, nhưng lợi nhuận sau thuế tăng 223% so với cùng kỳ năm trước. 13 2.3. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LỰC LƯỢNG BÁN CỦA CÔNG TY 2.3.1. Mô hình tổ chức lực lượng bán của Công ty Lực lượng bán của Công ty được hình thành với sơ đồ cơ cấu tổ chức sau: Giám đốc Giám sát Kinh doanh Văn Phòng An Khê Văn Phòng Pleiku Nhân Văn Phòng Ayunpa Trưởng nhóm viên Tư vấn viên Sơ đồ 2.3. Mô hình tổ chức lực lượng bán của Công ty 2.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của lực lượng bán tại công ty  Chức năng của lực lượng bán + tổ chức các hoạt động giao dịch, đàm phán với khách hàng, chuyển giao sản phẩm đến với khách hàng + quản lý sản phẩm trong quá trình bán, lực lượng nhân viên bán hàng và tổ chức giới thiệu sản phẩm mới của công ty + tổ chức các cuộc điều tra, nghiên cứu nhu cầu thị trường + bán hàng và xúc tiến việc tiêu thụ các sản phẩm  Nhiệm vụ của lực lượng bán: Nhiệm vụ cơ bản và chủ yếu của lực lượng bán của Công ty là thực hiện tốt nhất các mục tiêu về kinh doanh và thương mại được ban lãnh đạo Công ty thiết lập và giao phó. Hoàn thành sứ mệnh là chiếc cầu nối giữa Công ty với khách hàng. Sứ mạng này được cụ thể hoá cho từng bộ phận cấu thành nên lực lượng bán của Công ty. 14 2.3.3. Cấu trúc và tổ chức lực lượng bán hiện tại của công ty Lực lượng bán hàng của Công ty được tổ chức theo khu vực thị trường. Tại thị trường tỉnh Gia Lai có các văn phòng Công ty với các nhân viên, tư vấn viên thực hiện việc bán các sản phẩm bảo hiểm nhân thọ đến người dân trên địa bàn. Cấu trúc và tổ chức lực lượng bán hiện tại của Công ty được minh hoạ trong sơ đồ 2.4. Nhìn chung, cấu trúc lực lượng bán và tổ chức lực lượng bán theo thị trường trong hiện tại đáp ứng tốt nhu cầu phân phối và kinh doanh của Công ty. 2.3.4. Qui mô lực lượng bán hiện tại của Công ty Lực lượng bán của Công ty cấu thành nên các bộ phận, đó là lực lượng bán tại Công ty và lực lượng bán tại các văn phòng. Lực lượng bán hàng tại Công ty cấu thành từ 02 bộ phận, đó là bộ phận bán tại các văn phòng của Công ty là các nhân viên văn phòng, tư vấn viên bán ở ngoài thị trường. Quy mô lực lượng bán của Công ty phản ánh số lượng các nhân viên cả trong quản lý và thực hiện các nghiệp vụ của việc bán cấu thành nên lực lượng bán của Công ty. Như đã mô tả ở phần trước, tham gia vào cấu trúc và tổ chức lực lượng bán hàng của Công ty là phòng kinh doanh. Số lượng nhân viên, trưởng nhóm, tư vấn viên cấu thành lực lượng bán biến động qua các năm được ghi nhận trong bảng 2.7. 2.3.5. Phân tích đánh giá hiệu quả hoạt động của lực lượng bán a. Tình hình thực hiện các hoạt động bán hàng
Hoạt động của nhân viên bán hàng trên thị trường - Hoạt động của nhân viên tại Công ty, văn phòng: Tại các văn 15 phòng luôn có 1 nhân viên quản lý chung, nhiệm vụ của nhân viên này là ghi chép hoạt động kinh doanh theo thời gian, số lượng hợp đồng bán được tại văn phòng. Từ đó tổng hợp số liệu và gửi tới giám sát của công ty. Ngoài ra, nhân viên này cũng có thể tham gia vào hoạt động bán hàng. - Hoạt động trên thực địa: Các nhân viên của Bộ phận kinh doanh tại Công ty và các nhân viên, tư vấn viên của 03 văn phòng không chỉ tổ chức bán hàng tại địa điểm nhất định mà còn thường xuyên thực hiện các hành trình bán hàng trên thực địa. Các công việc hiện nay của nhân viên và tư vấn viên bán tại Công ty bao gồm
Bán hàng
Thu thập thông tin
Giải quyết những thắc mắc, những ý kiến của khách hàng
Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng
Tham gia những khoá đào tạo liên quan đến nghiệp vụ bán hàng. Qui trình và nghiệp vụ bán hàng và phân phối các sản phẩm bảo hiểm nhân thọ không những được Giám đốc Công ty quan tâm đặc biệt mà còn là sự quan tâm thường xuyên của Công ty Prudential Việt Nam. Tuy nhiên, do chất lượng đối ngũ nhân viên, tư vấn viên cấu thành nên lực lượng bán của Công ty chưa qua đào tạo cơ bản, phần lớn còn trẻ tuổi nên chưa thực sự có nhiều kinh nghiệm trong bán hàng, đặc biệt là bán các sản phẩm bảo hiểm nhân thọ . Do đó, các kỹ năng và nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên, tư vấn viên chưa thật sự mạnh để có thể trở thành lực lượng tiên phong trong công tác phân phối và bán hàng. 16 Các quy trình quy phạm về bán hàng tuy được thực hiện đầy đủ, song tính tổ chức của quá trình chưa cao, các nhân viên, tư vấn viên chưa thực sự ý thức chủ động trong công việc, tổ chức lực lượng bán chưa thực sự chuyên nghiệp để có thể hoàn thành tốt nhất sứ mạng của mình. Để biết các nhân viên bán hàng của công ty hoạt động có hiệu quả không thì công ty tiến hành so sánh kết quả đạt được thực tế của từng nhân viên bán hàng trong lực lượng so với các chỉ tiêu mà công ty đề ra. Nhận xét: Nhìn chung công ty chưa chú trọng công việc đánh giá các nhân viên bán hàng một cách toàn diện và chính quy. Do đó việc đánh giá nhân viên bán hàng của công ty hiện nay còn phiến diện, đơn điệu. Các chỉ tiêu và kết quả đánh giá các nhân viên bán hàng của công ty chưa phản ánh được đầy đủ khả năng thực tế của từng nhân viên bán hàng. b. Đánh giá về công tác tổ chức lượng bán
Về Ưu điểm + Bộ máy tổ chức của Công ty tương đối đơn giản gọn nhẹ, các bộ phận có mối quan hệ mật thiết hỗ trợ nhau trong công việc kinh doanh + Lực lượng bán đã góp phần quan trọng trong việc thực hiện các mục tiêu trong kinh doanh của Công ty. + Cấu trúc và cách thức tổ chức lực lượng bán hiện tại của Công ty là tốt. + Tổ chức công việc của các nhân viên mang tính khoa học cao, đảm bảo mục tiêu hoàn thành tốt công việc. 17
Nhược điểm + Tầm và phạm vi kiểm soát của các nhân viên cấu thành nền lực lượng bán còn hạn chế. + Chưa định vị rõ chức năng, nhiệm vụ và xác định công việc của nhân viên bán một cách đồng bộ. + Cấu trúc lực lượng bán chưa thật sự thích ứng với mạng lưới phân phối + Hoạt động của nhân viên bán hàng đôi khi mang tính chất thụ động CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN BẢO HIỂM TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐẠI LÝ BẢO HIỂM PRUDENTIAL GIA LAI 3.1. MỤC TIÊU VÀ TIỀN ĐỀ TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN 3.1.1. Mục tiêu kinh doanh Mục tiêu nói chung và mục tiếu phân phối nói riêng đặt ra như là những thách thức lớn lao đối với lực lượng bán hàng mà Công ty sẽ tái cấu trúc và tổ chức lại trong thời gian đến. 3.1.2. Tiền đề của công tác tổ chức lực lượng bán tại Công ty a. Định hướng chiến lược kinh doanh của Công ty b. Những cơ hội, đe doạ và điểm mạnh, điểm yếu của Công ty c. Công tác tổ chức lực lượng bán hiện tại 3.2. NGHIÊN CỨU CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN 3.2.1. Nghiên cứu đặc điểm sản phẩm bảo hiểm nhân thọ - BHNT vừa mang tính tiết kiệm vừa mang tính rủi ro 18 - BHNT đáp ứng được rất nhiều mục đích khác nhau của người tham gia bảo hiểm - Các loại hợp đồng trong BHNT rất đa dạng và phức tạp - Phí BHNT chịu tác động tổng hợp của nhiều nhân tố - BHNT ra đời và phát triển trong những điều kiện kinh tế – xã hội nhất định. 3.2.2. Thị trường và nhu cầu của khách hàng về sản phẩm bảo hiểm nhân thọ
Về phương diện thị trường Qui mô thị trường địa lý trải dài theo chiều dài trên toàn tỉnh Gia Lai đòi hỏi phải tổ chức tốt thị trường mới có thể khai thác một cách có hiệu quả. Kết quả khảo sát các thị trường bán bảo hiểm của công ty cho phép tập hợp các đánh giá trong bảng 3.1.
Khách hàng và nhu cầu của khách hàng Khách hàng của Công ty phân bổ trên thị trường toàn tỉnh Gia lai. Khách hàng có thể bổ sung hoặc huỷ đi các sản phẩm bổ trợ mà minh đã tham gia bất cứ lúc nào. 3.2.3. Tình hình cạnh tranh và xu hướng cạnh tranh trong ngành kinh doanh a. Tính chất và đặc điểm cạnh tranh trong kinh doanh bảo hiểm nhân thọ + Cạnh tranh về các loại sản phẩm bảo hiểm khác nhau. + Cạnh tranh về tính bảo vệ và tiết kiệm của từng sản phẩm khác nhau. + Cạnh tranh về cách thức tổ chức phân phối và công tác tổ chức lực lượng bán hàng. + Cạnh tranh cách thức chăm sóc khách hàng, tri ân khách