Tài liệu Hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng mây tre đan sang nhật bản tại công tnhh hợp tác tm và xnk việt nhật

Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế Chương I: Tổng quan nghiên cứu đề tài” Hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng mây tre đan sang Nhật Bản tại công ty TNHH hợp tác TM và XNK Viêt Nhật”. 1.1.Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài Hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa có vai trò đặc biệt quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Đặc biệt đối với các nước đang phát triển, xuất khẩu hàng hóa được coi là mục tiêu không thể xa rời để đưa nền kinh tế phát triển. Hoạt động xuất khẩu tạo nguồn tài chính cho hoạt động nhập khẩu, duy trì và thúc đẩy hoạt động nhập khẩu, tạo công ăn việc làm cho người lao động, tăng thu ngoại tệ đảm bảo cho sự cân bằng của cán cân thanh toán ngoại thương, cuối cùng là đưa nền kinh tế phát triển lên các bậc cao hơn.Công ty TNHH hợp tác TM và XNK Viêt Nhật là một đơn vị tiêu biểu trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu hàng thủ công mỹ nghệ .Thị trường của công ty không ngừng mở rộng từ chỗ chỉ xuất khẩu theo nghị định thư thì ngay nay hàng thủ công mỹ nghệ của công ty xuất khẩu hầu hết các thị trường lớn có yêu cầu cao như :Nhật Bản ,Hoa Kỳ.Trong đó,Nhật Bản được đánh giá là một thị trường nhiều tiềm năng ,một trong ba trung tâm kinh tế lớn nhất thế giới.Việt Nam và Nhật Bản chính thức thiết lập quan hệ ngoại giao ngày 21 tháng 9 năm 1973 ,cùng với những lỗ lực cố gắng của hai phía ,quan hệ thương mại Việt Nam- Nhật Bản ngày càng phát triển và đã có những tác động mạnh mẽ đến sự phát triển thương mại của Việt Nam .Kim ngạch buôn bán với Nhật Bản chiếm tỷ trọng không nhỏ trong tổng Kim ngạch xuất nhập khẩu của Việt Nam Tuy nhiên,hàng thủ công mỹ nghệ của công ty trên thị trường thế giới đang gặp phải sự cạnh tranh gay gắt của các sản phẩm cũng loại của các đối thủ lớn như :Đài Loan,Thái Lan,…Vì vậy cần có những nghiên cứu cụ thể về những lợi thế ,hạn chế trong hoạt động xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ của công ty trên thị trường Nhật Bản.Trong đó việc tồn tại các vướng mắc trong công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu có ảnh hưởng mạnh đến hoạt động xuất khẩu hàng thủ Nguyễn Thị Mận - K43E6 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế công mỹ nghệ mây tre đan của công ty .Chính vì thế trong quá trình thực tập tại công ty em đã lựa chọn đề tài“Hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng mây tre đan sang Nhật Bản tại công TNHH hợp tác TM và XNK Việt Nhật”để nghiên cứu sâu vấn đề và từ đó đưa ra một số giải pháp hoàn thiện quy trình tác nghiệp này. 1.2.Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài Vấn đề trọng tâm nghiên cứu là quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng mây tre đan sang Nhật Bản tại công ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt Nhật. 1.3.Các mục tiêu nghiên cứu - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiên quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng mây tre đan tại công ty. Đưa ra một số kiến nghị với nhà nước trong công tác hỗ trợ xuất khẩu cho các doanh nghiệp. 1.4. Phạm vi nghiên cứu - Thời gian :2008-2010 Không gian:công ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt Nhật Thị trường xuất khẩu :Nhật Bản Nghiên cứu:Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu.Mặt hàng nghiên cứu:Hàng thủ công mỹ nghệ mây tre đan. 1.5.Khái quát về hợp đồng và quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu. 1.5.1.Khái niệm, đặc điểm hợp đồng thương mại quốc tế. Khái niệm:Hợp đồng thương mại quốc tế là sự thỏa thuận giữa cácđương sự có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau ,theo đó một bên gọi là bên bán (bên xuất khẩu ) có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu cho bên khác gọi là bên mua (bên nhập khẩu ) một tài sản nhấtđịnh gọi là hàng hóa .Bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng. Hợp đồng thương mại quốc tế có vai trò quan trọng trong kinh doanh thương mại quốc tế (TMQT),nó xác nhận những nội dung giao dịch mà hai bên đã thỏa thuận vè cam kết thực hiện nội dung đó.Trong hợp đồng thương mại quốc tế,có Nguyễn Thị Mận - K43E6 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế sự thỏa thuận của các bên ký kết hợp đồng ,đó chính là bản chất của hợp đồng thương mại quốc tế.Điều cơ bản là hợp đồng phải thể hiện ý chí thực sự thỏa thuận không được cưỡng bức,lừa dối lẫn nhau và có những nhầm lẫn không thể chấp nhận được. Đặc điểm của hợp đồng thương mại quốc tế: Hợp đồng thương mại quốc tế cũng là một hợp đồng kinh tế nó có đầy đủ mọi đặc điểm như hợp đồng khác .Tuy nhiên sự khác biệt giữa ngoại thương và hợp đồng kinh doanh nội địa là tình quốc tế của nó . - Hợp đồng thương mại quốc tế mang tính chất kinh doanh thương mại Chủ thể tham gia ký kết là những thương nhân có trụ sở thương mại ở những quốc gia khác nhau .Mỗi quốc gia lại có sự khác nhau về môi trường pháp luật ,văn hóa ,chính trị xă hội... gây ra những khó khăn ,phức tạp trong việc đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc tế.Do vậy cần quy định rõ quy tắc nguồn luật điều chỉnh ở mỗi hợp đồng thương mại quốc tế. Hàng hóa theo hợp đồng phải được di chuyển qua biên giới của một quốc gia .Vì vậy ,rào cản về thuế quan phi thuế quan được dựng lên ở mỗi quốc gia và khoảng cách trong vận chuyển hàng hóa (đặc biệt là hàng hóa cồng kềnh từ nước này sang nước khác ,từ châu lục này sang châu lục khác cũng là những trở ngại trong việc mở rộng thị trường ,ký kết các hợp đồng thương mại quốc tế. Đồng tiển thanh toán là ngoại tệ đối với cả hai bên tham gia ký kết .Nó chịu sự biến động của tỷ giá hối đoái ,chính sách ngoại hối khác nhau giữa các nền kinh tế .Do đó để đảm bảo quyền lợi cho chủ thể tham gia phải xác định rõ đồng tiền thanh toán là đồng tiền nào trong hợp đồng xuất khẩu. 1.5.2.Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Hợp đồng xuất khẩu là kết quả của một quá trình nghiên cứu thị trường xác định nhu cầu ,lựa chọn đối tác lập phương án kinh doanh ,tiến hành giao dịch và ký kết hợp đồng .Thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế và tự nguyện thực hiện các điều khoản mà các bên thỏa thuận và cam kết ,là thực hiện quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên ,là thực hiện một chuỗi các công việc theo trình tự logic kế tiếp nhau,cam kết chặt chẽ với nhau tác động lẫn nhau và tiền đề của nhau. Nguyễn Thị Mận - K43E6 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế Nhìn chung,quá trình thực hiện hợp đồng xét về mặt lý thuyết gồm 10 bước nhưng trên thực tế tùy từng hàng hóa xuất khẩu và sự thỏa thuận giữa hai bên mà có đầy đủ hoặc rút ngắn của 10 bước này. 1.5.2.1.Xin phép giấy xuất khẩu. Xin giấy phép xuất khẩu là khâu đầu tiên trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu ,mà bất cứ doanh nghiệp nào khi muốn tham gia XK đều cần có nó .Hàng hóa xuất nhập khẩu phù hợp với mặt hàng như trong giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân, trừ những mặt hàng thuộc danh mục cấm xuất ,cấm nhập. Việc xin giấy phép XK phải lập tờ khai 6 bản trên mẫu do bộ thương mại phát hành 1.5.2.2.Chuẩn bị hàng xuất khẩu. Là việc chuẩn bị hàng theo đúng tên hàng ,đúng số lượng ,phù hợp với chất lượng,bao bì ,ký mã hiệu và có thể giao hàng đúng quy định trong hợp đồng đã ký kết .Quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm các nội dung :Tập trung hàng hóa xuất khẩu ,bao bì đóng gói ,kẻ ký mã hiệu hàng hóa. 1.5.2.2.1.Tập chung hàng xuất khẩu. Thường thì các hợp đồng xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài thường được ký với số lượng lớn nhưng việc sản xuất hàng xuất khẩu nước ta hiện nay còn phân tán chưa tập trung nên việc thu gom hàng để xuất khẩu đòi hỏi nhiều nỗ lực từ phía doanh nghiệp.Nguồn hàng hóa xuất khẩu hiện nay chủ yếu có từ các nguồn sau: - Hàng hóa do doanh nghiệp tự sản xuất Hàng hóa do doanh nghiệp tự thu mua Hàng hóa do doanh nghiệp đặt doanh nghiệp khác thi công Hàng hóa do doanh nghiệp ủy thác của doanh nghiệp khác 1.5.2.2.2. Bao gói hàng xuất khẩu. Trong thương mại quốc tế có không ít hàng hóa để trần hay để rời ,nhưng đại bộ phận hàng hóa yêu cầu cần phải được đóng gói bao bì trong quá trình vận Nguyễn Thị Mận - K43E6 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế chuyển hoặc bảo quản.Bao bì là một loại vật dụng hàng hóa để bao gói và chứa đựng hàng hóa ,hạn chế những tác động từ bên ngoài nhằm bảo vệ hàng hóa về chất lượng số lượng trong quá trình vận chuyển,bảo quản trong điều kiện bốc xếp giao nhận ,đồng thời có tác dụng quảng cáo hấp dẫn người tiêu dùng. Đóng gói hàng hóa:Để đóng gói hàng hóa xuất khẩu cần xác định nhu cầu về bao bì tương thích với số hàng hóa cần bao gói và có kế hoạch để cung ứng bao bì phù hợp về chất lượng ,đủ về số lượng và đúng thời điểm. 1.5.2.2.3. Kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu. Ký mã hiệu là những ký hiệu bằng chữ ,bằng số hoặc bằng hình vẽ ghi trên các bao bì bên ngoài nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình giao nhận ,bốc dỡ ,vận chuyển và bảo quản hàng.Đây là khâu cuối trong quá trình chuẩn bị hàng XK,bao gồm: - Những thông tin cần thiết cho việc vận chuyển hàng từ tên nước và địa chỉ hàng đế,tên nước và địa chỉ hàng đi,hành trình chuyên chở,số vận đơn trên tàu ,số hiệu của chuyến đi. Những thông tin hướng dẫn cách xếp bốc dỡ ,bảo quản hàng trống mưa dê vỡ ,nguy hiểm,tránh ẩm… Mã số vạch mã của hàng hóa. 1.5.2.3.Kiểm tra hàng xuất khẩu. Việc kiểm tra hàng hóa XK nhằm: - Ngăn chặn kịp thời những hậu quả xấu dẫn đến các khuyết tật ,đổi hàng mới,giao hàng bù,hạ giá …làm giảm hiệu quả của hợp đồng XK Phân định trách nhiệm của mỗi bên trong quá trình xuất khẩu,đảm bảo quyền lợi của khách hàng và của người xuất khẩu. Việc kiểm tra hàng hóa phải được tiến hành ở 2 cấp:  Cấp cơ sở (Đơn vị sản xuất chạm thu mua,chế biến gia công) Nội dung kiểm tra thường là: Về chất lượng :Chỉ cho phép hàng hóa đủ tiêu chuẩn chất lượng như trong hợp đồng quy định được phép xuất khẩu.Kiểm tra sự phù hợp của bao bì như hình dáng,kích thức,số lớp… Nguyễn Thị Mận - K43E6 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế Kiểm tra số lượng và trọng lượng :Số lượng và trọng lượng của mỗi bao kiện,tổng số lượng và trọng lượng. Việc kiểm tra ở cơ sở do tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm tiến hành .Tuy nhiên thủ trưởng đơn vị là người chịu trách nhiệm chính.Việc kiểm dịch thực vật do phòng thú y ở quận,huyện hoặc nông trường tiến hành. 1.5.2.4.Thuê phương tiện vận tải. Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu ,tùy theo điều kiện cơ sở giao hàng mà công ty sẽ tiến hành thuê phương tiện vận tải.Công ty thông thường xuất khẩu theo điều kiện FOB Hải Phòng nên việc thuê phương tiện chuyên chở do đối tác nước ngoài thực hiện. 1.5.2.5.Mua bảo hiểm hàng hóa. Do công ty thực hiện xuất khẩu theo Incoterms 2000 thì xuất theo giá FOB,bên xuất khẩu không có nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hóa.Khi đó người bán phải thông báo cho người mua theo yêu cầu của người mua các thông tin cần thiết để người mua mua bảo hiểm cho hàng mây tre đan .Các thông tin thường phải cung cấp bao gồm:số vận đơn ,giờ tầu rời cảng xếp hàng. 1.5.2.6. Làm thủ tục hải quan. Đối với từng quốc gia trong từng thời điểm khác nhau lại có quy định về việc tiến hành làm thủ tục hải quan khác nhau ,nhưng nói chung gồm 3 bước sau: Khai báo hải quan: Có hai hình thức khai hải quan là khai trực tiếp đến cơ quan hải quan để thực hiện khai hải quan,hoặc sử dụng hình thức khai điện tử. Người khai hải quan sau khi khai vào tờ khai hải quan,cùng với các chứng từ tạo thành hồ sơ hải quan.Hồ sơ hải quan bao gồm: - Tờ khai hải quan Hóa đơn thương mại Hợp đồng mua bán hàng hóa Giấy phép xuất khẩu đối với hàng hóa mà theo pháp luật quy định phải có Chứng từ khác đối với từng mặt hàng cho cơ quan hải quan tại trụ sở hải quan. Nguyễn Thị Mận - K43E6 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế Kiểm tra khai hải quan:Doanh nghiệp phải xuất trình hàng hóa tại địa điểm quy định và tạo mọi điều kiện để cơ quan hải quan kiểmt tra hàng hóa thực tế . Thực hiện các quy định của hải quan:Sau khi kiểm tra giấy tờ và hàng hóa ,hải quan sẽ quyết định : - Cho hàng hóa qua biên giới. Cho hàng hóa qua biên giới có điều kiện như phải sửa chữa ,phải khắc phục lại,phải nộp thuế xuất khẩu,và thực hiện nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật. Không được phép xuất khẩu. Trách nhiệm của chủ hàng là phải nghiêm trọng thực hiện các quyết định . 1.5.3.7.Giao hàng cho phương tiện vận tải. Giao hàng với tàu biển. Căn cứ vào các chi tiết hàng xuất khẩu ,bảng lập kê khai chuyên chở cho người vận tải để đổi lấy sơ đồ xếp hàng ,kế hoạch giao hàng.Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững kế hoạch giao hàng.Lập kế hoạch và tổ chức vận chuyển hàng vào cảng. Bốc hàng lên tàu:Trong quá trình này cần phải giám sát,nắm chắc số lượng hàng giao và giải quyết vướng mắc.Sau khi giao hàng xong,lấy biên lai phí để xác nhận hàng đã giao nhận xong.Trong đó xác nhận số lượng hàng ,tình trạng bốc hàng lên tàu,cảng đến… 1.5.3.8. Làm thủ tục thanh toán. Phương thức thanh toán hiện này màcông ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt Nhậtáp dụng là phương thứcthanh toán bằng chứng từ tín dụng không hủyngang(L/C) và thanh toán toàn bộ 100%trị giá hợp đồng sau khi hoàn thành việc giao hàng Đây là phương thức thanh toán mà ngân hàng dựa trên cơ sở yêu cầu bên mua cam kết sẽ trả tiền cho bên bán hoặc do một người bên bán chỉ định.Nếu bên bán thỏa thuận các yêu cầu đề ra trong một thư tín dụng(L/C). 1.5.3.9. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại. Nguyễn Thị Mận - K43E6 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế Trong thực hiện hợp đồng xảy ra các trường hợp khiếu nại sau: - Người mua khiếu nại người bán hàng hoặc người bán hàng khiếu nại người mua hàng Người mua khiếu nại người bán nếu :Giao hàng không đúng khối lượng ,trọng lượng sai quy cách ,bao bì ,ký mã hiệu không đúng phẩm chất. Người bán khiếu nại người mua nếu người mua vi phạm các điều khoản quy định trong hợp đồng như:thanh toán chậm,không thanh toán,không chỉ định phương tiện vận tải đến nhận hàng hoặc đến chậm.. Hồ sơ khiếu nại gồm:Đơn khiếu nại,các chứng từ kèm theo gửi trực tiếp đến cho người chuyên chở hoặc đại diện của người chuyên chở trong thời gian ngắn nhất. 1.5.3.10.Thanh lý hợp đồng. Sau khi đã thực hiện xong hợp đồng ,nếu không có gì vướng mắc hoặc khiếu nại thì hai bên người bán và người mua tiến hành thanh lý hợp đồng .Việc thanh lý hợp đồng phải được làm theo văn bản,có đủ chữ ký của hai bên.Hợp đồng thanh lý sẽ hủy bỏ mọi khiếu nại của hợp đồng. Chương II: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng mây tre đan sang Nhật Bản tại công ty TNHH hợp tác TM và XNK Viêt Nhật. 2.1. Phương pháp nghiên cứu các vấn đề. 2.1.1.Phương pháp thu thập dữ liệu. Nguyễn Thị Mận - K43E6 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế 2.1.1.1.Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp Trong quá trình thực tập em đã phát 10 phiếuđiều tra trắc nghiệm và phỏng vấn các chuyên gia nhằm thu thập thông tin về việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu mây tre đan tại công ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt Nhật (xem phần phụ lục). Thu thập bằng phiếu điều tra trắc nghiệm:Xây dựng phiếu điều tra trắc nghiệm,phát phiếu,thu thập,thống kê và đưa ra nhận xét kết luận.Trong quá trình thực tập em đã phát 10 phiếu điều tra phỏng vấn các chuyên gia nhằm thu thập thông tin vè việc.Trong quá trình thực tập em đã phát 10 phiếu điều tra trắc nghiệm và phỏng vấn các chuyên gia nhằm thu thập thông tin về việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu mây tre đan tại công ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt Nhật (xem phần phụ lục). Phương pháp phỏng vấn chuyên gia:Xây dựng phiếu phỏng vấn,lựa chọn cán bộ phỏng vấn,tiến hành phỏng vấn và ghi chép và đưa ra nhậnxét kết luận 2.1.1.2.Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp. Dữ liệu nội bộ của công ty TNHH hợp tác TM và XNK Viêt Nhật:Báo cáo hàng năm từ năm 2008-2010,dữ liệu phòng kế toán,dữ liệu phòng XNK. Dữ liệu trên sách báo, tạp trí. Dữ liệu trên Website. 2.1.2.Phương pháp phân tích dữ liệu Phương pháp phân tích mô hình hóa. Phương pháp thống kê. Sử dụng phần mền máy tính là excel để sử lý số liệu và vẽ mô hình. 2.2.Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng mây tre đan sang Nhật Bản tại công ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt Nhật giai đoạn 2008-2010 2.2.1.Khái quát chung về công ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt Nhật 2.2.1.1.Giới thiệu chung.  Giới thiệu về công ty Vốn là người yêu lao động, yêu nghề sản xuất đồ thủ công truyền thống của làng nghề, làm sao để mở rộng thị trường hoạt động, đưa sản phẩm thủ công truyền thống mây tre đan đến với nhiều người tiêu dùng ở khắp mọi nơi, không những Nguyễn Thị Mận - K43E6 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế trong nước mà còn cần phải đưa ra tiêu thụ ở thị trường nước ngoài, để vừa tăng thu nhập, cải thiện điều kiện sống của gia đình, vừa xây dựng làng nghề xứng đáng với tiềm năng và truyền thống của làng nghề. Năm 2006,Công ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt Nhật được hình thành với bàn tay khối óc cùng tâm huyết của anh Cao Bá Quát và gia đình. Với mặt hàng chủ yếu là: hàng thủ công được làm từ các nguyên liệu tự nhiên như mây, tre, ...Đó là các loại khay, đĩa, hộp, miếng lót, tăm hương, tăm xỉa răng..... dùng trong nhà bếp, văn phòng, trên bàn, trang trí...với nhiều mẫu mã đa dạng có thể đáp ứng được các yêu cầu khắt khe nhất của khách hàng. Với sự đồng lòng quyết tâm trong toàn doanh nghiệp và gia đình,Công ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt Nhật hứa hẹn sẽ là một doanh nghiệp hàng đầu trong làng sản xuất và xuất khẩu các sản phẩm mây tre đan nói riêng, thủ công mỹ nghệ nói chung. Đến với Công ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt Nhật là đến với sự tin cậy về chất lượng, sáng tạo trong sản phẩm, tiến độ trong sản xuất đó cũng chính là phương châm xuyên suốt trong quá trình hình thành và xây dựng nên Công ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt Nhật của hôm nay và mai sau. 2.2.1.2.Cơ cấu tổ chức,nguồn lực của công ty.  Cơ cấu tổ chức Sơ đồ 1 :Cơ cấu bộ máy quản lý công ty TNHH hợp tácTM và XNK ViệtNhật Nguyễn Thị Mận - K43E6 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế Giám đốc: Có quan hệ chỉ đạo trực tiếp đến phó giám đốc và các phòng quản lý theo chức năng :Phòng kinh doanh,phòng hành chính-kế toán,phòng xuất nhập khẩu,phòng thông tin-Kỹ thuật Phó giám đốc :Vừa chịu trách nhiệm quan hệ chỉ đạo trực tiếp từ giám đốc vừa có quan hệ chỉ đạo trực tiếp các phòng ban Phòng hành chính kế toán:Tham mưu giúp Giám đốc chỉ đạo, quản lý điều hành công tác kinh tế tài chính và hạch toán kế toán; Xúc tiến huy động tài chính và quản lý công tác đầu tư tài chính Phòng tổ chức XNK:Theo dõi, kiểm tra hoạt động mang tính chiến lược trong lĩnh vực kinh doanh thuộc lĩnh vực cung ứng hàng hoá, đáp ứng nhu cầu hoạt động SXKD công ty. Phòng thông tin kỹ thuật:Qui hoạch, lập báo cáo nghiên sản phẩm, lập đề cương khảo sát quy trình sản xuất sản phẩm.  Nguồn lực của công ty Bảng 1:Nguồn lực tài chính của Công ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt Nhật (Đơn vị:VNĐ) STT 1 Năm 2008 1.329.550.046 Năm 2009 1.673.787.099 Năm 2010 1.938.639.915 1.278.555.252 1.401.625.841 1.536.550.795 3 Chỉ tiêu Tài sản NH Tài sản DH Vốn CSH 495.699.507 784.781.523 1.008.591.648 4 Tổng NV 2.708.105.298 2 3.075.412.940 3.475.190.710 (Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh) Nhận xét:Qua bảng báo cáo kết của hoạt động kinh doanh của công ty ta thấy Nguồn vốn của công ty được tăng dần theo các năm:Ví dụ năm 2008 vốn 2.708.105.298 VNĐ,nhưng đến năm 2010 đã tăng lên 3.475.190.710VNĐ.Điều đó thể hiện hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh.Công ty đang đi đúng hướng và nên mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của mình . 2.2.2.Các nhân tố môi trường ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng mây tre đan sang thị trường Nhật Bản tại công ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt Nhật. Nguyễn Thị Mận - K43E6 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế 2.2.2.1. Ảnh hưởng của nhân tố chủ quan.  Ảnh hưởng của nguồn lực tài chính Tình trạng chung của các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam hiện nay là thiếuvốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh .Trong khi đó ,nguồn cung ứng vốn chủ yếu từ ngân hàng thì khó vay ,lãi xuất cao có khi lên tới 19%-20% nếu không được vay ưu đãi. Đây cũng là một nhân tố quan trọng đối với quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng mây tre đan của công ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt Nhật.Hoạt động sản xuất kinh doanh không thể thiếu được nhân tố vốn. Vốn sử dụng để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh theo cả chiều rộng và chiều sâu .Mọi hoạt động kinh doanh đều cần nhiều vốn,nếu công ty có nguồn vốn dồi dào ,có nguồn lực tài chínhổnđịnh thì có thểđảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình diên ra liên tục,không bị giánđoạn và khả năng cạnh tranh của công ty sẽ thực sự cao hơn.Bên cạnhđó công ty cũng có thể mở rộng ngành nghề sản xuất kinh doanh. Kết luận:Nguồn vốnảnh hưởng không nhỏ đến quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp .Bởi thế doanh nghiệp phảicó biện pháp hữu hiệu để khắc phục tình trạng này.Đó là doanh nghiệpcầnphải nhanh chóng thu hồi công nợ,sử dụng nguồn vốn hiện có một cách hiệu quảbằng cách tìm kiếm nguồn hàng với giá hợp lý.  Trình độ cán bộ công nhân viên. Trình độ công nhân viên bao gồm sự am hiểu về thị trường hàng hóa ,nghiệp vụ xuất nhập khẩu,trình độ ngoại ngữ sự thông hiểu luật pháp quốc gia mình và luật quốc gia bạn hàng cũng như điều lệ ,luật quốc tế,tập quán quốc tế,văn hóa môi trường nước xuất khẩu Đây lànhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thực hiện hợp đồng .Một sự am hiểu về hàng hóa góp phần cho công việc chuẩn bị thu mua hàng hóa diên ra một cách nhanh gọn tránh trường hợp mua hàng hóa không đúng theo yêu cầu Nguyễn Thị Mận - K43E6 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế của hợp đồng hay mua hàng với chất lượng kém làm ảnh hưởng đến chi phí giá cả hàng hóa,ảnh hưởng đến uy tín của công ty. Kết luận:Công ty có nguồn nhân lực chuẩn bị hàng hóa khá dồi dào,nhưng bề dầy kinh nghiệm của các cán bộ chưa đồng đều ,phần đông là thiếu kinh nghiệm. 2.2.2.2. Ảnh hưởng của nhân tố khách quan.  Ảnh hưởng của nguồn hàng . Nguồn hàng có vai trò quyết định xem hợp đồng xuất khẩu có thực hiện được không bởi có nguồn hàng thì mới có được hàng hóa để tiến hành xuất khẩu.Do phải thu mua hàng hóa ở nhiều nới khác nhau nhiều khi nguồn hàng khan hiếm làm cho giá cả hàng hóa cao và nhiều khi chất lượng không đảm bảo ảnh hưởng đến chất lượng cũng như giá cả hàng hóa khi xuất khẩu,giảm tính cạnh tranh cho hàng hóa giảm uy tín của Công ty trên thị trường .Bên cạnh việc khan hiếm nguồn hàng thì vấn đề khác là vị trí của các nguồn hàng so với địa điểm của doanh nghiệp xuất khẩu ở các vùng xa Hà Nội như :Ninh Bình,Thanh Hóa các nguồn hàng ở xa trung tâm ,đường quốc lộ khâu vận chuyển thu mua rất khó khăn chi phí cho khâu thu mua vận chuyển,bảo quản cao cũng ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Kết luận:Để hoạt động kinh doanh diên ra thông suốt thì phải lựa chọn những chân hàng tốt,uy tín có quan hệ hợp tác lâu dài với công ty.  Cơ chế chính sách pháp luật. Sự thay đổi chính sách là nhân tố đầu tiên cản trở đến thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty.Nó là những quy định những điều luật liên quan đến thương mại quốc tế .Những thay đổi chính sách làm cho các doanh nghiệp gặp khó khăn như các hàng hóa không được khuyến khích phải đối mặt với các quy định về thuế ,hạn ngạch ảnh hưởng đến việc xuất khẩu. Kết luận:Sự thay đổi trong chính sách gây khó khăn cho mặt hàng kinh doanh và lựa chọn đối tác doanh nghiệp trong thời gian dài  Chính sách thương mại của Nhật Bản: Bên cạnh cam kết mở của thị trường WTO,Nhật Bản còn áp dụng nhiều biện pháp tác động trược tiếp vào hàng hóa nhập khẩu vào nước mình như thủ túc hải Nguyễn Thị Mận - K43E6 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế quan ,quy tắc xuất sứ ,biểu thuế quan CCT,thuế gián tiếp ,giấy phép tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa ,chống bán phá giá,hạn ngạch …Đối với hàng nhập khẩu mức thuế đánh vào hàng nông sản là 18%,với hàng công nghiệp là 2%,sản phẩm từ mây trúc có thuế là 5,6%....Những điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hàng mây tre đan của công ty sang thị trường Nhật Bản cả về mặt tài chính lẫn thời gian thực hiện đơn hàng xuất khẩu Bảng 2:Các bước doanh nghiệp thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng mây tre đan 2.3. Kết quả điều tra trắc nghiệm và tổng hợp các ý kiến chuyên gia trong quá trình hiện hợp đồng xuất khẩu hàng mây tre đan sang thị Nhật Bản tại công ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt Nhật 2.3.1.Kết quả điều tra trắc nghiệm. Phát 10 phiếu điều tra trắc nghiệm thu về 10 phiếu (xem phụ lục) + Trưởng phòng XNK :1 phiếu+ Nhân viên phòng XNK :4 phiếu + Trưởng phòng kinh doanh:1 phiếu+ Nhân viên phòng kinh doanh :4 phiếu 2.3.1.1.Chuẩn bị hàng xuất khẩu. Bảng 2:Các bước doanh nghiệp chuẩn bị hàng mây tre đan xuâất kh ẩu Quy trình chuẩn bị hàng Công ty thực hiện Nhà cung cấp thực hiện mây tre xuất khẩu Tập trung hàng hóa Bao gói hàng hóa Kẻ ký mã hiệu hàng hóa 0/10 10/10 10/10 Nguyễn Thị Mận - K43E6 10/10 0/10 0/10 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế Kiểm tra hàng hóa 10/10 0/10 (Nguồn: Kết quả phiếu điều tra trắc nghiệm) Nhận xét:Công ty chịu trách nhiệm tập chung hàng hóa và kiểm tra hàng hóa ,hai khâu bao gói và kẻ ký mã hiệu được thực hiện tại cơ sở sản xuất ,làng nghề thủ công.Tất cả các quy trình này chịu sự kiểm tra quản lý ,giám sát của các cán bộ công ty điều xuống. 2.3.1.2 Đánh giá của các cán bộ về việckiểm tra hàng mây tre đan xuất khẩu hàng Bảng 3:Đánh giá của các cán bộ về việc kiểm tra hàng mây tre đan xuất khẩu Thực hiện Tốt 20%Khá 2/10 Kiểm tra hàng hóa 3/10 5/10 Tỷ trọng 30% 50% Trung bình (Nguồn: Kết quả phiếu điều tra trắc nghiệm) Nhận xét:Nhìn vào kết quảđiều tra,ta thấy việc thực hiện kiểm tra hàng hóa của doanh nghiệp thực hiện khá tốt 80% hàng hóa kiểm tra đềuđạt chất lượngđúng theo yêu cầu .Tuy nhiên để tránh gặp phải những sai sót không đáng có trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng mây tre đan của mình công ty cần phải có biện phát khắc phục sai sót không đáng có trong quá trình kiểm tra hàng xuất khẩu. 2.3.1.3 Nguyên nhân của các vấn đề khó khăn trong quy trình thực hiện đơn hàng XK 2.3.2.Kết quả phỏng vấn các chuyên gia 2.3.2.1. Chuẩn bị hàng xuất khẩu.  Tập chung hàng xuất khẩu Việc mua bán ngoại thương thường tiến hành trên cơ sở số lượng lớn.Trong khi đó sản xuất hàng mây tre đan xuất khẩu ở nước ta ,về cơ bản là sản xuất manh mún ,phân tán vì vậy muốn thành lô xuất khẩu công ty phải tiến hành thu gom Nguyễn Thị Mận - K43E6 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế tập trung từ nhiều lô hàng.Cơ sở pháp lý để làm việc đó là công ty phải ký hợp đồng giữa công ty với các chân hàng. Việc nghiên cứu lựa chọn mặt hàng mây tre đan tốt góp phần đáp ứng kịp thời và chính xác nhu cầu thị trường ,thực hiện đúng thời hạn của hợp đồng với chất lượng hàng tốt đem lại cho công ty nhiều lợi nhuận và giữ được uy tín với khách hàng nước ngoài .Quá trình tập trung hàng mây tre đan dành cho xuất khẩu đòi hỏi có thời gian xác định kèm theo khối lượng,số lượng của mặt hàng quy định trong hợp đồng đồng thời phải thực hiện đúng thời gian để giao hàng cho khách hàng.Trên thực tế thời gian này mất khoảng 15 đến 20 ngày. Hiện nay công ty thu gom hàng dưới hình thức sau: Khi ký kết hợp đồng thì kèm theo hợp đồng có mẫu sản phẩm do một trong hai bên đưa ra: - Mẫu do Công ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt Nhật chào hàng với đối tác được đối tác chấp nhận và coi mẫu đó là cơ sở để thực hiện hợp đồng. Mẫu do bên mua đạt hàng và được hai bên chấp nhận là phẩn không thể thiếu của hợp đồng. Sau khi ký hợp đồng có mẫu,công ty mới đặt hàng ở các làng nghề mây tre đan ,việc công ty sẽ đặt hàng ở các làng nghề :là việc thực hiện hợp đồng một chiều mua hàng dành cho xuất khẩu(Công ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt Nhật là bên mua ,còn bên bán là cơ sở sản xuất hàng mây tre đan tại các làng nghề truyền thống ).Hợp đồng mua hàng mây tre đan xuất khẩu có những điều khoản về tên hàng,số lượng ,phẩm chất hàng hóa giá cả và thời gian giao hàng.Trong đó các điều khoản về tên hàng ,số lượng ,chất lượng phải phù hợp với yêu cầu hàng mây tre đan ,giá cả phải hợp lý để thực hiện hiệu quả kinh doanh của công ty.Tập trung hàng theo hình thức có hợp đồng rồi mới thu gom hàng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công ty tiến hành đặt hàng và đôn đốc các làng nghề mây tre đan truyền thống mà công ty có quan hệ từ trước như các làng nghề Phú Túc –Phú Xuân,Kim Sơn-Ninh Bình…giúp cho công ty có thể giảm thiểu sự không đồng đều về chất lượng đúng đủ về số lượng và chủ động về thời Nguyễn Thị Mận - K43E6 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế gian thực hiện hợp đồng,cùng với việc chủ động để tiêu thụ nguồn hàng thu gom được… Để tao được nguồn hàng có chất lượng cao đáp ứng đòi hỏi của khách hàng công ty đã thiết lập quan hệ thường xuyên với các xí nghiệp ,cơ sở sản xuất có thiết bị máy móc hiện đại,đủ tài chính để đặt hàng. Khó khăn chủ yếu khi công ty chuẩn bị nguồn hàng là các cơ sở sản xuất ở địa phương mang tính chất thủ công,mẫu mã nhiều khi không được đảm bảo khi sản xuất vì vậy mất nhiều thời gian để sửa chữa.Mặt khác mặt hàng này phụ thuộc nhiều vào thời tiết.Khi thời tiết không tốt ảnh hưởng lớn đến số lượng chất lượng  Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu. Trước khi giao hàng công ty phải kiểm tra hàng về phẩm chất ,số lượng bao bì đóng gói ,ký mã hiệu xem có đúng quy định như trong hợp đồng hay không? Đây là giai đoạn quan trọng xác định xem hàng hóa có phù hợp với hợp đồng và L/C hay không,giúp phát hiện kịp thời những sai sót và thiếu để có thể sửa chữa hợp đồng một cách kịp thời giữ được uy tín của công ty tránh những tranh chấp và những phí tổn không nên có trong công ty. Chính vì tầm quan trọng của công việc này nên các cán bộ xuất nhập khẩu đã thực hiện khâu này rất cẩn thận và nghiêm túc .Công ty đã cử những cán bộ thường xuyên xuống các chân hàng để đôn đốc ,kiểm tra hàng từ giai doạn sản xuất ,để đảm bảo hàng hóa đặt chất lượng tốt nhất và đồng đều. Tuy vậy nhưng công việc kiểm tra của công ty vẫn còn nhiều thiếu sót do mặt hàng mây tre đan phụ thuộc nhiều vào thời tiết ,nguyên vật liệu,tay nghề của công nhân dẫn đến sản phẩm sản xuất ra khó đồng đều về chất lượng ,ngoài ra chất lượng hàng xuất đi còn phụ thuôc vào trình độ của cán bộ kiểm tra hàng .Hiện nay với lỗ lực cao của cán bộ kiểm tra hàng hóa xuất khẩu nhưng việc gặp sai sót trong các lô hàng xuất khẩu đi vẫn còn đó là do trình độ hiểu biết sản phẩm của cán bộ kiểm tra còn hạn chế. 2.3.2.2.Thuê phương tiện vận tải Nguyễn Thị Mận - K43E6 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu ,tùy theo điều kiện cơ sở giao hàng mà công ty sẽ tiến hành thuê phương tiện vận tải.Công ty thông thường xuất khẩu theo điều kiện FOB Hải Phòng nên việc thuê phương tiện chuyên chở do đối tác nước ngoài thực hiện.Công ty chỉ phải thuê phương tiện vận tải vận chuyển hàng ra cảng biển như :công ty vận tải Trường An,Công ty vận tải Bảo Longđây là hai đối tác có quan hệ tốt với công ty. 2.3.2.3.Mua bảo hiểm cho hàng hoá Do công ty thực hiện xuất khẩu theo Incoterms 2000 thì xuất theo giá FOB,bên xuất khẩu không có nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hóa.Khi đó người bán phải thông báo cho người mua theo yêu cầu của người mua các thông tin cần thiết để người mua mua bảo hiểm cho hàng mây tre đan .Các thông tin thường phải cung cấp bao gồm:số vận đơn ,giờ tầu rời cảng xếp hàng. 2.3.2.4.Làm thủ tục hải quan Hiện nay công ty sử dụng hình thức khai điện tử. Người khai hải quan trên máy tính sau khi khai vào tờ khai hải quan,cùng với các chứng từ tạo thành hồ sơ hải quan và gửi tớiđịa chỉ Website của cục hải quan.Hồ sơ hải quan bao gồm: - Tờ khai hải quan Hóa đơn thương mại Hợp đồng mua bán hàng hóa Giấy phép xuất khẩu đối với hàng hóa mà theo pháp luật quy định phải có Chứng từ khác đối với từng mặt hàng cho cơ quan hải quan tại trụ sở hải quan. Kiểm tra khai hải quan:Doanh nghiệp phải xuất trình hàng hóa tại địa điểm quy định và tạo mọi điều kiện để cơ quan hải quan kiểmtra hàng hóa thực tế . 2.2.3.5. Nghiệp vụ thanh toán Sau khi hoàn thanh nghĩa vụ giao hàng cho phương tiện vận tải ,công ty nhanh chóng lập bộ chứng từ để thực hiện thanh toán cho hàng nhập khẩu.Công ty sau khi nhận được vận đơn đường biển hoàn hảo,nhanh chóng ghi đúng vận đơn vào các chứng từ cần thiết nêu trong bộ chứng từ . Đó là những chứng từ chứng nhận Nguyễn Thị Mận - K43E6 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế chất lượng kiểm dịch (nếu hợp đồng yêu cầu ),giây chứng nhận xuất xứ , đơn bảo hiểm hàng hóa xuất khẩu. Công ty thực hiện việc thanh toán bằng chứng từ tín dụng không hủy ngang(L/C) và thanh toán toàn bộ 100%trị giá hợp đồng sau khi hoàn thành việc giao hàng.Thanh toán là khâu quan trọng trong quá trình thực hiện hợpđồng xuất khẩu,chính vì vậy mà trong quá trình ký kết hợp đồng với bạn hàng ,công ty hết sức cẩn trọng trong việc thỏa thuận để lưa chọn phương thức thanh toán .Tùy từng bạn hàng và mức độ quen thuộc khác nhau mà điều khoản thanh toán trong hợp đồng sẽ quy định khác nhau ,nhằm đảm bảo sau khi giao hàng khách hàng sẽ thanh toán tiền hàng cho công ty . Hiện nay công ty thực hiện thanh toán bằng L/C như sau - Trên cơ sở hợp đồng đã ký kết ,người mua hàng của công ty sẽ làm đơn mở L/C để yêu cầu ngân hàng phục vụ mình mở một L/C cho bên hưởng lợi là công ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt Nhật. Sau khi cân nhắc rủi ro ,ngân hàng phục vụ bên mua chấp nhận mở L/C và chuyển L/C đến ngân hàng Vietcombank Ngân hàng Vietcombank sẽ kiểm tra hình thức của L/C,sau đó chuyển nguyên văn nội dung L/C cho công ty mà không được phép ghi chú hay dịch thuật bất kỳ chi tiết nào trên L/C. Sau khi so sánh những điều kiện trên L/C phù hợp với hợp đồng đã ký kết,công ty giao hàng xuống tàu và nhận vận đơn .Nếu các điều khoản trên L/C không phù hợp hoặc gây bất lợi cho công ty thì công ty sẽ đề nghị phía khách hàng và ngân hàng mở L/C sửa đổi ,bổ sung L/C hoặc gửi giấy thông báo tới xác nhận sự sai sót với hợp đồng.Sau đó công ty mới tiến hành giao hàng . Sau khi giao hàng xong ,công ty lập bộ chứng từ thanh toán gửi tới Vietcombank nhờ ngân hàng này đòi tiền hộ công ty qua ngân hàng mở L/C. Sau khi kiểm tra bộ chứng từ thanh toán,nếu thấy phù hợp ,khách hàng sẽ ký vào hối phiếu chấp nhận trả tiền .Ngay khi đó ngân hàng mở L/C sẽ thông báo với ngân hàng Vietcombank về việc thanh toán tiền hàng của khách hàng . Nguyễn Thị Mận - K43E6 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế Muốn được thanh toán tiền hàng công ty phải chuẩn bị chu đáo ,chính xác bộ chứng từ.  Vận đơn đường biển sạch :(3 bản gốc) B/L là một chứng từ rất quan trọng và duy nhất xác định hàng hóa đã được giao ,cho người vận tải,cũng là chứng từ chính mà NB phải xuất trình với ngân hàng để được thanh toán(phải là vận đơn đường biển sạch) Ở trước vận đơn ghi rõ những thông tin :Số vận đơn ,tên và địa chỉ người gửi hàng ,tên và địa chỉ người nhận hàng ,tên và địa chỉ người nhận thông báo giao hàng ,tên tàu ,nơi giao hàng,cảng xếp hàng,cảng dỡ hàng …  Hóa đơn thương mại :(3 bản gốc) Đây là chứng từ cơ bản phục vụ cho công tác thanh toán yêu cầu người mua trả số tiền mây tre đan đã ghi trên hóa đơn .Hóa đơn nói rõ đặc điểm hàng hóa , đơn giá và tổng giá trị hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng phương thức thanh toán ,phương thức chuyên chở hàng hóa. Nội dung của hóa đơn thương mại :số hóa đơn,ngàu lập hóa đơn ,tên và địa chỉ của người bán -người mua,số hiệu hợp đồng, đơn giá… Đây là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán :Nó yêu cầu người mua phải thanh toán số tiền đã được ghi trên hóa đơn.  Phiếu đóng gói (Packinglist): 1 bản gốc Là bảng kê khai tất cả mặt hàng đựng trong một kiện hàng (container,hòm…).Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho có thể dê dàng tìm thấy. Nội dung của packinglist :tên NB-NM,số hợp đồng,tên hàng,số hiệu và ngày mở L/C,cách đóng gói ,số lượng hàng hóa trong mỗi thùng mỗi bao.  Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality) Là chứng từ xác nhận số lượng của hàng hóa thực giao .Chứng từ này được dùng nhiều trong trường hợp hàng hóa mua bán là những hàng tính bằng số Nguyễn Thị Mận - K43E6